Monitoimilaitteen osto-opas
Kiitos kun latasit uusimman version monitoimilaitteen osto-oppaasta.
Tästä on hyvä aloittaa kilpailutus. Yleensä monitoimilaite hankintaan
kolmen – neljän vuoden välein ja siksi on hyvä vähän päivittää alan
tapoja sekä miettiä kuka on sopivin toimittaja.
Ennen tarjouspyyntöä on hyvä miettiä seuraavia seikkoja:
1. Kuinka monta väri- ja mustavalkosivua toimistollanne tehdään keskimäärin kuukaudessa? Jos et tiedä,
niin kerro toimistotyöntekijä x 250 arkkia / kk. Jos esimerkiksi toimistollanne on 10 toimistotyöntekijää = käyttömääräsi on noin 2 500 arkkia / kk, joista yleensä värillisiä on 20%.
2. Annatteko tulostusmateriaaleja eteenpäin asiakkaille, jolloin kuvanjälki pitäisi olla laadukasta?
3. Monitoimilaitteissa on yleensä vakiona tulostus, skannaus ja kopiointi. Tarvitsetteko myös faxia, nidontaa, rei’itystä tai vihkotaittoa?
4. Jos toimistollanne on käytössä MAC työasemia, niin tarvitsette PostScript3 tulostinajurin.
5. Mieti myös laitteen rahoitus. Vaihtoehtoina on osto, leasing ja suoravuokra. Näistä suosituin on leasing ja suoravuokra, koska silloin sinun ei tarvitse investoida pääomaa laitteeseen ja saat sen tuottamaan muualle.
6. Nykyään on saatavilla laadukkaita peruskunnostettuja monitoimilaitteita, jotka ovat edullisempia
kuin uudet. Jos olet kiinnostunut peruskunnostetusta, niin kannattaa kysyä, että mistä laite on tullut
myyjälle ja saako siihen huoltosopimusta?
7. Tänä päivänä 90% yrityksistä hankkii värimonitoimilaitteen, koska niillä tulostaminen on kaikista edullisinta.
Nyt kun sinulla on selvänä käyttömäärät, ominaisuudet ja toivottu rahoitusmalli, niin on luontevaa pyytää tarjouksia.
Tarjouspyynnössä huomioitavia seikkoja:
1. Leasingkausi on yleensä 36kk - 60kk ja suoravuokrakausi on 12kk - 36kk.
2. Huoltosopimus kannattaa aina pyytää mukaan, koska silloin toimittajalla on vastuu laitteen toimivuudesta ja voit helposti budjetoida laitteen kokonaiskustannukset per tilikausi.
3. Pyydä mukaan automaattinen väri- ja huoltokutsujärjestelmä. Tämä helpottaa työtäsi ja takaa sen,
ettei värisi pääse loppumaan.
4. Pyydä mukaan varalaitepalvelu, jotta tulostaminen ei lopu vaikka pääkone olisi pidempään huollossa.
5. Pyydä myös verkkotuki ja koulutuspalvelu. Tämä on tärkeää, koska jos muutat tai verkot vaihtuvat,
niin laite pitää asentaa uudestaan.
6. Pyydä vielä mukaan tietoturvaratkaisu, koska monitoimilaitteen kovalevylle jää kaikki tulosteesi ja
skannauksesi muistiin. Näin varmistat ettei liiketoiminnan kannalta tärkeät asiakirjat joudu myöhemmin vääriin käsiin.
Kun saat tarjoukset, niin mieti seuraavia asioita:
1. Onko toimittajalla oma huolto vai ovatko he ulkoistaneet sen? Kokemukset osoittavat, että palvelu ja
sen laatu on vaikeaa saada toivotulle tasolle, kun palvelu on ulkoistettu.
2. Mikä on huollon vasteaika? Mitataanko sitä? Kaikki lupaavat käytännössä neljä tuntia, mutta todella
harva siihen pääsee.
3. Kuinka tärkeä olet toimittajalle? Vastaako yhtiösi koko ja tapa toimia toimittajan kohderyhmää. Jos
toimittajalla on kymmenien tai satojen monitoimilaitteiden asiakkaita, niin oletko suhteessa heihin
tarpeeksi merkittävä asiakas? Jos tässä on eroa, niin se näkyy yleensä huollon vasteajassa ja myyjän
palvelualttiudessa.
4. Kysy, että onko myyjä / yhteyshenkilö omistajana yrityksessä. Tämä on tärkeää sen vuoksi, että sopimuskauden aikana ns. rivimyyjä vaihtaa helposti työpaikkaa ja tiedot sinun ympäristöstäsi ja sovituista
asioista katoavat hänen mukanaan.
5. Pieni, mutta tärkeä seikka on puhelinnumero, johon soitat huoltokutsun. Tuleeko se suoraan toimittajan toimistoon asiasta ymmärtävälle henkilölle vai meneekö se ulkoistettuun Call Centeriin?
6. Onko tarjouksessa sivukuluja? Näitä löytyy yleensä seuraavista asioista: laskutuslisä, kilometrikorvaukset huoltokeikoissa, laitteen asennuksessa ja koulutuksessa.
7. Onko hinnoissa iso hajonta? Halpa ja hyvä palvelu kohtaavat harvoin tälläkään alalla.
Ylläolevien lisäksi on olemassa lisäohjelmistoja skannaukseen, turvatulostukseen ja dokumenttien hallintaan. Nämä ovat yleensä toteutettu palvelinsovelluksilla ja siksi ne vaativat aina oman selvityksen.
Hyvää kilpailutusta ja hyviä päätöksiä!
Ystävällisin terveisin,
Janne Mikkola
0400 421 740
[email protected]
Mikava Oy | Virnatie 5A | 01300 Vantaa
www.mikava.fi