Lataa PDF - Tapahtumatoimisto
TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN OPAS SISÄLLYSLUETTELO Mitä ja miksi? Kädessäsi on Tapahtumajärjestäjän opas eli tietopaketti siitä, miten järjestät onnistuneen tapahtuman Tampereella. Opas auttaa sinua tapahtuman järjestämisessä aina tapahtuman ideoinnista sen jälkeisiin toimenpiteisiin saakka. Oppaan on toteuttanut Tampereen kaupungin Tapahtumatoimisto yhteistyössä kaupungin viranomaisten ja poliisin kanssa. ”Me Tapahtumatoimistossa haluamme auttaa sinua tapahtumien järjestämisessä. Tampere on upea tapahtumien kaupunki, tervetuloa järjestämään tapahtumia Tampereelle.” Perttu Pesä tapahtumajohtaja Tapahtumatoimisto www.tapahtumatoimisto.com Tampereen tapahtumatoimisto Aleksis Kiven katu 14-16 C PL 487, 33101 Tampere Toimittaja: Saara Paavola Tilaaja: Tampereen kaupungin Tapahtumatoimisto Tuottaja: JS-Suomi Kuvat: Taru Kalvi, Olli Ruokolainen, Emil Bobyrev, Maria Rautio, Ari Järvelä, Tapahtumatoimisto Kannen kuva: Olli Ruokolainen Painosmäärä: 2500 kpl Julkaisuvuosi: 2012 Painopaikka: Offset Ulonen Oy, Tampere 2 Mitä ja miksi?............................................................................................................. 2 1. Tapahtuman suunnittelu........................................................................................ 4 Mikä on tapahtuma?........................................................................................ 4 Tapahtuman ideointi......................................................................................... 4 Tapahtuman organisaatio................................................................................. 5 Tapahtumapaikan valinta.................................................................................. 5 Tapahtuman talous........................................................................................... 6 Tapahtuman tiedottaminen ja markkinointi........................................................ 6 Tapahtuman turvallisuus................................................................................... 7 Tapahtuman riskienhallinta........................................................................ 7 Läheltä piti –tilanteet ja onnettomuudet.................................................... 7 Tapahtuman siisteys ja ympäristöystävällinen tapahtuma.................................. 8 Siisteys ja ympäristöystävällisyys imagotekijöinä....................................... 8 Keinoja siistiin tapahtumaan..................................................................... 8 2. Tapahtuman luvat, ilmoitukset ja tiedottaminen................................................ 10 Tapahtumapaikka........................................................................................... 10 Ilmoitus yleisötilaisuudesta.............................................................................. 10 Milloin ilmoitusta ei tarvita?..................................................................... 10 Turvallisuussuunnitelma.................................................................................. 12 Pelastussuunnitelma...................................................................................... 12 Katulupa........................................................................................................ 13 Meluilmoitus................................................................................................... 13 Jätehuoltosuunnitelma................................................................................... 13 Elintarvikkeet.................................................................................................. 14 Lemmikkieläimet............................................................................................. 14 Kuluttajaturvallisuus........................................................................................ 16 WC-tilat.......................................................................................................... 16 Tupakkatuotteiden myynti............................................................................... 16 Musiikin esittäminen....................................................................................... 18 Tilapäiset anniskeluluvat................................................................................. 18 Tiedottaminen................................................................................................ 18 Viranomaistapaamiset.................................................................................... 19 Viranomaistarkastus............................................................................... 19 SISÄLLYSLUETTELO 3. Nyt tapahtuu!................................................................................................................................................................................... 20 Tapahtuman rakentaminen......................................................................................................................................................... 21 Sähkö................................................................................................................................................................................. 21 Vesi.................................................................................................................................................................................... 21 Rakenteet........................................................................................................................................................................... 21 Meluntorjunta..................................................................................................................................................................... 21 Anniskelualue..................................................................................................................................................................... 22 Wc-tilat.............................................................................................................................................................................. 22 Tupakointi................................................................................................................................................................................... 22 Löytötavarat............................................................................................................................................................................... 22 Henkilökunta.............................................................................................................................................................................. 23 Siisteys ja jätehuolto................................................................................................................................................................... 23 Jäteastiat................................................................................................................................................................................... 23 Tapahtumapaikan siivoaminen.................................................................................................................................................... 24 Tapahtuman ensiapu.................................................................................................................................................................. 24 Esteettömyys............................................................................................................................................................................. 24 Vakuutukset............................................................................................................................................................................... 26 Tapaturmavakuutus............................................................................................................................................................ 26 Vastuuvakuutus.................................................................................................................................................................. 26 Saapuminen ja liikkuminen.......................................................................................................................................................... 26 Muut tapahtuman palvelut.......................................................................................................................................................... 26 4. Tapahtuman jälkeen........................................................................................................................................................................ 29 5. Viranomaiskalenteri, Tapahtumajärjestäjän muistilista & yhteystiedot......................................................................................... 30 Viranomaiskalenteri..................................................................................................................................................................... 31 Tapahtumajärjestäjän muistilista.................................................................................................................................................. 32 yhteystiedot................................................................................................................................................................................ 34 Lähdeviitteet........................................................................................................................................................................................ 34 3 1. Tapahtuman suunnittelu Mikä on tapahtuma? Tapahtumia on monenlaisia. On pieniä tapahtumia, suuria tapahtumia ja kaikkea siltä väliltä. Kokoontumislaki määrittelee tapahtumaksi yleisölle avoimen huvitilaisuuden, kuten festivaalin, näytöksen tai kilpailun. Kokoontumislakiin perustuvat esimerkiksi poliisille tehtävät tapahtumailmoitukset. Oppaassa käsittelemme suuria ja pieniä tapahtumia. Tapahtuman koon määrittely ei ole yksiselitteistä, myöskään laissa ei ole määrätty, minkä kokoista tapahtumaa voidaan pitää suurena. Pelastuslakiin liittyvän asetuksen mukaan yli 200 osallistujan suuruisesta tapahtumasta pitää tehdä pelastussuunnitelma. Tätä on hyvä pitää ohjenuorana. (Lähdeviite: i) Tapahtuman ideointi Tapahtuman ideointiin on hyvä sijoittaa aikaa ja resursseja, sillä siten tapahtumalle saadaan sisältöä, jota ei välttämättä aluksi ollut suunnitteilla. Ideointivaiheessa on tarkoitus synnyttää runsaasti erilaisia ideoita, joita voidaan myöhemmin muokata käyttökelpoisiksi tai karsia. Ideointimenetelmistä käytetyimpiä ovat miellekartat ja aivoriihet. Miellekartta toimii hyvänä alustuksena keskustelulle ja se kokoaa eri- ”Jos tarvitset apua tapahtuman ideointiin, suunnitteluun tai haudutteluun, ota yhteyttä Tapahtumatoimistoon.” Anna Saarni vastaava tuottaja Tapahtumatoimisto tyyppiset ideat yhteen. Aivoriihityöskentelyssä tuotetaan paljon erilaisia ideoita, joita karsitaan myöhemmin pois. Tapahtumaa ideoidessa on hyvä ajatella myös tapahtuman toteuttamisen aikataulua. Tapahtuman järjestäminen voidaankin nähdä projektina, joka etenee vaiheesta toiseen. (Lähdeviite: ii) Tapahtuman järjestämisessä aikataulutus on tärkeää, sillä esimerkiksi lupa-asiat pitää hoitaa ajoissa, jotta tapahtuma voidaan järjestää. Myös esimerkiksi tapahtumapaikan varaaminen, esiintyjien ja rakenteiden tilaaminen sekä mahdollinen työntekijöiden palkkaaminen pitää hoitaa ajoissa. Tapahtuman ajankohtaa on hyvä suunnitella; on esimerkiksi selvitettävä, onko kaupungissa samaan aikaan muita samantyylisiä tapahtumia ja jos on, olisiko kannattavaa siirtää oma tapahtuma toiseen ajankohtaan vai voiko muista tapahtumista saada synergiaetua. Tapahtuman organisaatio Hyvää tapahtumaa ei kukaan tee yksin. Varsinkin suurissa tapahtumissa vastuun jakaminen tapahtumaorganisaation kesken on välttämätöntä tapahtuman onnistumisen takaamiseksi. Tapahtumalle on nimettävä projektipäällikkö, joka kantaa vastuun projektin etenemisestä. Tapahtuman työryhmän ja henkilöstön lisäksi tapahtumalle voidaan hankkia yhteistyökumppaneita, jotka voivat osallistua joko tapahtuman jonkin osa-alueen tekemiseen tai mahdollisuuksien mukaan tapahtuman kustannuksiin. Yhteistyökumppanit on hyvä saada näkyville tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa esimerkiksi logojen liittämisellä mainoksiin ja tapahtuman nettisivuille. Tapahtumapaikan valinta Tampereelta löytyy tapahtuman järjestämiseen monia, hyvinkin erilaisia paikkoja. POHDITTAVIA KYSYMYKSIÄ • Kenelle tapahtumaa tehdään? • Millainen tapahtuman sisältö on? • Millainen tapahtumapaikka sopii tapahtumalle? • Millainen aikataulu tapahtumalla on? • Millainen yhteistyökumppani sopisi tapahtumaan? • Mistä tapahtuman rahoitus muodostuu? 4 Tampereen kaupungin alueelta löydät tapahtumapaikan niin urheilutapahtuman, konsertin kuin ulkoilmatapahtumankin järjestämiseen. Tapahtumapaikan valintaan vaikuttavat tapahtuman luonne, tapahtuma-aika, tapahtuman kohderyhmä, sijainti, tavoitettavuus, esteettömyys sekä vuokrakustannukset. Jos haluat järjestää tapahtumasi ulkotiloissa, esimerkiksi puistossa, paikan valintaan vaikuttaa myös se, onko sähköä, vettä tai muuta tarvittavaa infrastruktuuria saatavilla. Tämä kannattaa selvittää, ennen kuin päätöksiä paikasta tehdään. Kun varaat tapahtumapaikkaa, muista varmistaa, onko varaus selvä vai tarvitaanko sitä varten esimerkiksi erillinen hakemus. Kun tapahtumapaikka on valittu ja varattu, on hyvä alkaa suunnitella, miten toiminnot sijoitetaan tapahtuma-alueelle. Tapahtumapaikasta on siis piirrettävä kartta. Kartta voi alkuvaiheessa olla suuntaa antava, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava, ja lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen kartta. Karttaan on merkittävä niin tapahtuman rakenteet, toimipaikat, poistumistiet, alkusammutuskaluston sijainti kuin ensiapupistekin. Lisätietoa tapahtumapaikan valinnasta: www.tapahtumatoimisto.com/fi/ tapahtumapaikan-valinta ”Tiloja varatessasi muista toimittaa myös hakemus meille!” Pekka P. Paavola Tampereen kaupungin liikuntapalvelut TAPAHTUMALLE ON NIMETTÄVÄ: • Projektipäällikkö/-vastaava • Taloudenhoitaja • Lupavastaava • Turvallisuusvastaava 5 Tapahtuman talous Tapahtuman talouden suunnittelu on hyvä aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Hyvin suunniteltu budjetti auttaa myös itse tapahtuman suunnittelussa. Budjettiin on listattava, millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja on mahdollisuus saada. Menoja syntyy niin tapahtumapaikasta, työntekijöiden palkoista, rakenteista, esiintyjistä, mainostamisesta jne. Lisäksi on hyvä varautua ennalta arvaamattomiin menoihin. Perinteisiä tulomuotoja ovat muun muassa pääsylippu- ja sponsoritulot. Tapahtumalle on mahdollisuus hakea myös ulkopuolista rahoitusta. Yhteistyökumppanien mahdollisuudet rahoittaa tapahtumaa kannattaa selvittää etukäteen. Tapahtumille voidaan hakea myös julkista rahoitusta kaupungilta, valtiota, säätiöiltä ja EU:lta. Suunnitteluvaiheessa olisi hyvä pohtia myös, löytyykö tapahtumalle jonkinlaista ansaintalogiikkaa, eli voidaanko tapahtumaan järjestää sellaista oheistoimintaa, jonka avulla tapahtuman tuloja saadaan lisättyä. Tuloja voidaan kerryttää esimerkiksi vuokraamalla tapahtuma-alueelta myyntipisteitä. Jos tapahtuman rahoituskeinot mietityttävät, ota yhteyttä Tapahtumatoimistoon, niin pohditaan yhdessä! Pohdi tapahtumasi ansaintalogiikkaa! 6 Lisätietoa tapahtumien rahoituksesta http://tapahtumatoimisto.com/fi/ tapahtuman-talous Tapahtuman tiedottaminen ja markkinointi Tapahtumaa markkinoidaan ja siitä tiedotetaan. Tapahtuman markkinointi kohdistetaan yleisölle ja tapahtumassa kävijöille sekä yritysyhteistyökumppaneille. Tapahtumasta tiedottaminen on ns. virallisen tiedon välittämistä tapahtumasta. Tiedottamisella halutaan tavoittaa ne viranomaiset, jotka jäävät ilmoitus- tai lupamenettelyn ulkopuolelle. (Viranomaisten tiedottamisesta lisää seuraavassa luvussa.) Tapahtumaa on markkinoitava kuin mitä tahansa tuotetta. Tapahtuma tehdään yleisölle ja osallistujille. Tavoitellun yleisön osallistuminen tapahtumaan on kriittistä tapahtuman onnistumisen kannalta. Jotta haluttu kohderyhmä tavoitetaan, on tapahtuman tiedottaminen ja markkinointi osattava kohdistaa oikein. Tässä auttaa kohderyhmän kartoittaminen etukäteen. Kartoituksen avulla voidaan valita mainontakeino niin, että se täsmää halutun kohderyhmän kanssa. Esimerkiksi iäkkäämpi yleisö ei ole niin aktiivista sosiaalisessa mediassa kuin nuorempi, joten jos halutaan tavoittaa vanhempi kohderyhmä, on käytettävä toista mainontakeinoa. Tiesitkö, että Visit Tampere -matkailutoimisto nostaa tapahtumia esiin nettisivuillaan www.visittampere.fi. Kanava on hyvä sekä kotimaisten että kansainvälisten matkailijoiden tavoittamiseen. Tee lyhyt kuvaus tapahtumastasi ja toimita se Visit Tampereelle. Lisätietoa: [email protected]. TIEDOTUS- JA MARKKINOINTIKEINOJA • Lehdistötiedotteet (lyhyt kuvaus tapahtumasta ja yhteystiedot) • Sosiaalinen media • Mainokset lehdissä, radiossa, tv:ssä • Banderollit kaupungilla • Tapahtumakalenterit netissä • Julisteet kaupungin ilmoitustauluilla • Kutsujen lähettäminen Lisätietoa tapahtuman tiedottamisesta ja markkinoinnista: www.tapahtumatoimisto.com/fi/ tapahtuman-tiedottaminen-ja-markkinointi Tapahtuman turvallisuus Tapahtuman turvallisuuden suunnittelulle on hyvä varata aikaa. Erilaiset lait ja säädökset säätelevät tapahtumien turvallisuutta; esimerkiksi pelastuslaki, terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin tapahtuman järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja lupien tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä. Esimerkiksi kuluttajaturvallisuuslaki määrää tapahtuman järjestäjää tekemään tapahtumasta ilmoituksen kuluttajapalveluita valvovalle viranomaiselle. Poliisille on laadittava turvallisuussuunnitelma tapahtuman turvallisuudesta. Pelastuslaitokselle on toimitettava pelastussuunnitelma, joka kannattaa toimittaa myös poliisille. Suunnitelmat voi yhdistää yhdeksi suunnitelmaksi, kunhan siinä on huomioitu kaikki vaadittavat asiat. Suunnitelmiin on selvitettävä kokonaisvaltaisesti tapahtuman mahdolliset riskit, toimintamallit onnettomuuksien ehkäisemiseksi, toimintamallit yllättävien tapahtumien varalle sekä muut turvallisuusjärjestelyt. Jos tapahtumassa on tapahtumajärjestäjän lisäksi ulkopuolisia toimijoita, on heidän turvallisuus- ja pelastussuunnitelmansa sisällytettävä koko tapahtumaa koskeviin suunnitelmiin. Vaikka jonkin tapahtuman palvelun tai toiminnan (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaisi ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnan turvallisuudesta. Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat tapahtumajärjestäjän asettamat järjestyksenvalvojat. Perussääntö on, että järjestyksenvalvojia on oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Poliisi asettaa järjestyksenvalvojien määrälle minimirajoitteen tapahtumakohtaisesti, ja voi tarvittaessa tilaisuuden aikanakin vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien määrää, jos tapahtuman luonne tai ajankohta niin vaatii. Turvallisuudesta vastaavien henkilöiden on voitava olla yhteydessä toisiinsa esimerkiksi radiopuhelimilla. Tapahtuman kävijämäärää on seurattava, jotta tilan suurin sallittu henkilömäärä ei ylity. Tapahtuma-alueelta on löydyttävä ensiapupiste, jonka ensiapuvalmius, taso ja laajuus riippuvat tapahtuman koosta, yleisömäärästä sekä tapahtuman luonteesta ja riskien tasosta. Tapahtumassa keskimäärin neljä henkilöä tuhannesta tarvitsee ensiapua, ja heistä noin yksi prosentti tarvitsee jatkohoitoa (Lähdeviite: iii). Pirkanmaan Sairaanhoitopiirin Ensihoitokeskuksen vastuuhenkilö määrittelee ensiapuvalmiuden tason tapauskohtaisesti. voidaan kutsua myös riskienhallinnaksi. Riskienhallintaa toteutetaan kartoittamalla, millaiset riskit voivat uhata tapahtumaa, tapahtumassa kävijöitä, tapahtuman työntekijöitä tai sen rakenteita. Läheltä piti -tilanteet ja onnettomuudet Jos tapahtuman riskien selvittämisestä ja riskienhallinnasta huolimatta tapahtumassa sattuu läheltä piti –tilanne tai jopa onnettomuus, on tehtävä ilmoitus kuluttajapalveluita valvovalle viranomaiselle, joka Tampereella on kaupungin ympäristöterveysyksikkö. Viranomainen raportoi tapahtuneesta eteenpäin Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle. Tapahtuman järjestäjä on vastuussa ilmoituksen tekemisestä. Lisätietoa tapahtumien turvallisuudesta: www.tapahtumatoimisto.com/fi/ tapahtuman-turvallisuus Poliisi Tapahtuman riskienhallinta Turvallisuus on mahdollisten onnettomuuksien tai muiden haitallisten tapahtumien ennakointia. Tätä ennakointia Pirkanmaan pelastuslaitos 7 MAHDOLLISIA HENKILÖRISKEJÄ: • Tapaturmat • Ihmisten pakkautuminen (paniikki) • Rakennelmien sortuminen • Rajuilmat • Pyrotekniikka, ilotulitusnäytökset Tapahtuman siisteys ja ympäristöystävällinen tapahtuma Tapahtumajärjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtuman siisteydestä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa on mietittävä, miten tapahtumasta saisi mahdollisimman ympäristöystävällisen. Tampereen kaupunki on sitoutunut edistämään alueellaan kestävää kehitystä ja siksi tapahtuman järjestäjien halutaan ottavan nämä seikat huomioon. Jotta järjestäjän ympäristötavoitteet toteutuisivat, on saatava myös tapahtuman työntekijät ja tapahtumassa kävijät noudattamaan näitä periaatteita. ”Kerro siisteys- ja ympäristöteoistasi tapahtumasi nettisivuilla. Kannustat samalla tapahtumassa kävijöitä toimimaan arvojesi mukaisesti.” Saara Saarteinen, tuottaja Tapahtumatoimisto 8 Siisteys ja ympäristöystävällisyys imagotekijöinä Siisteys on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman viihtyvyyden ja turvallisuuden kannalta. Siisteys ja ympäristönäkökulmien huomioon ottaminen tapahtumajärjestämisessä voidaan nähdä myös imagotekijöinä, sillä siisteys ja ympäristöystävällisyys ovat positiivisia brändiominaisuuksia. Jos tapahtuma-alue on roskainen, ei tapahtumassa kävijöille synny tapahtumasta mukavaa kokemusta, eikä tapahtuma välttämättä houkuta enää toisella kertaa. Imagon rakentamisesta on tullut tärkeä osa tapahtuman järjestämistä. Hyvä imago on kilpailuvaltti myös tapahtumakentällä. Keinoja siistiin ja kestävään tapahtumaan Tapahtumajärjestäjän vastuulla on mahdollistaa yleisölle siisti toiminta tapahtuma-alueella. Roskaisuus saa aikaan roskaisuutta, joten mitä siistimpänä tapahtuma-alue säilyy, sitä vähemmän roskia sinne jätetään, tämän taustalla on konkreettisen jätehuollon onnistumisen lisäksi myös psykologinen vaikutus. Siistiä ei haluta sotkea! Siisteyttä ja ympäristöystävällisyyttä voidaan edesauttaa roska-astioiden oikealla sijoittelulla, lajittelumahdollisuuksien tarjoamisella ja siisteysneuvonnalla eli esimerkiksi oppaalla, joka neuvoo tapahtumassa kävijöitä lajittelussa. Tapahtumalle voi laatia oman ympäristöohjelman. Tapahtuman siisteydestä ja ympäristöasioista kannattaa viestiä myös etukäteen tapahtuman nettisivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Jätelaki määrittelee jätteen käsittelylle etusijajärjestyksen. Ensisijaisesti jätteen määrää on pyrittävä minimoimaan. Toissijaisesti syntynyt jäte on pyrittävä uusio- VINKKEJÄ SIISTIIN JA YMPÄRISTÖYSTÄVÄLLISEEN TAPAHTUMAAN • Valitse kerättävät jätejakeet eniten syntyvien jätelajien perusteella • Pyri ennaltaehkäisemään jätteen syntymistä ja mieti, onko sekajätettä mahdollista vähentää jollain muulla jätejakeella • Hanki riittävä määrä selkeästi merkittyjä roska-astioita, sijoittele ne kulkureittien varrelle ja huolehdi astioiden riittävästä tyhjennyksestä • Mahdollista lajittelu esimerkiksi ruokailualueilla • Vältä turhia pakkauksia ja kertakäyttötuotteita • Suosi kierrätystä ja uusiokäyttöä myös tapahtuman fyysisissä rakenteissa • Suosi luomu-, lähi- ja Reilun kaupan tuotteita • Vältä turhaa paperinkäyttöä, esimerkiksi flyereita ja jaa materiaalia sähköisesti • Tiedota siisteistä ja ympäristöystävällisistä valinnoista Kuva: Ari Järvelä käyttämään, kierrättämään tai hyödyntämään muulla tavalla. Jos kierrättämätöntä jätettä kuitenkin syntyy, on sen loppukäsittelystä huolehdittava. Tapahtuma-aikaisen viestinnän välineinä voidaan käyttää valokuvia, videoita, julisteita ja vaikkapa somisteita. Pyri järjestämään tapahtuman ruokailu käyttäen luomu-, lähi- ja Reilun kaupan tuotteita. Pyri järjestämään ruokailu siten, että siitä syntyy mahdollisimman vähän jätteitä eli hanki pestäviä ja uudelleen käytettäviä astioita ja vaihda kertakäyttötuopit pantillisiin kestotuotteisiin. Mieti myös miten tapahtumasi energia tuotetaan ja sitä, olisiko mahdollista hankkia se ympäristöystävällisemmin tuotettuna. Tavoitteet jätteiden vähentämiselle ovat laissa määrättyjä, sillä jätelaki määrittelee jätteen käsittelylle etusijajärjestyksen. Ensisijaisesti on pyrittävä minimoimaan syntyvän jätteen määrää ja toissijaisesti on syntynyt jäte pyrittävä uusiokäyttämään, kierrättämään tai hyödyntämään muulla tavalla. Mikäli kierrättämätöntä jätettä kuitenkin syntyy, on sen loppukäsittelystä huolehdittava asianmukaisesti. (Lähdeviite: iv) Lisätietoa tapahtumien siisteydestä ja kestävän kehityksen periaatteista: www.tapahtumatoimisto.com/fi/ tapahtuman-siisteys-ja-ekologisestikestava-tapahtuma 9 2. Tapahtuman luvat, ilmoitukset ja tiedottaminen Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja tapahtuman koosta. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat tapahtumapaikan haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Lupien hakeminen ja ilmoitusten tekeminen on tapahtuman järjestäjän vastuulla. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää, ja poliisilla on oikeus katkaista tapahtuma edellytettyjen lupien puuttuessa. (Viranomaisten yhteystiedot löydät luvusta 5.) Tapahtuman järjestäjän on otettava hyvissä ajoin selvää, millaisia lupia tai ilmoituksia tapahtumalle on haettava. Jos epäröit, ota yhteyttä Tapahtumatoimistoon. Yleisimmät lupalomakkeet löydät nettisivujemme osiosta varasto: www.tapahtumatoimisto.com Jos olet järjestämässä tapahtumaa ravintolaan, Tampere-taloon tai muuhun tilaan, jossa on pysyvä henkilökunta, lupia ei tarvita. Ravintolan henkilökunta hoitaa järjestelyt. Lupia tarvitset vasta silloin, kun tapahtuma järjestetään julkisella paikalla, kun siihen voi osallistua kuka tahansa tai kun siihen myydään pääsylippuja. Huomioithan lupien ja ilmoitusten aikataulut. Katso kohta Viranomaiskalenteri. Jos tapahtuman kestää yli seitsemän vuorokautta, on tapahtuman kalusteille (teltat, aidat ja muut näkyvät kalusteet) pyydettävä kaupungin hyväksyntä. Hyväksyntä anotaan maankäyttöluvan yhteydessä kiinteistötoimelta. Arvioinnin kalusteista tekee Tampereen kaupungin kaupunkikuvaarkkitehti. Tapahtumapaikka Lähetä maankäyttölupa-anomus osoitteeseen: [email protected] Kaupungin omistamilla maa-alueilla, kuten toreilla, puistoissa ja katualueilla, on tapahtuman järjestäminen maksullista ja tarvitset poliisin luvan lisäksi myös maanomistajan maankäyttöluvan. Lupa-anomukset osoitetaan kaupungin kiinteistötoi- 10 meen. Suuret tapahtumat vaativat erilliset neuvottelut. Luvan saajan on sovittava kaupungin eri yksiköiden kanssa tapahtumaan mahdollisesti liittyvistä toimenpiteistä ja kustannuksista. Tapahtumajärjestäjältä voidaan tapauskohtaisesti periä määriteltävä takuusumma mahdollisten jälkisiivouskulujen peittämiseksi. Ongelmitta sujuneen tapahtuman jälkeen takuusumma palautetaan. Ilmoitus yleisötilaisuudesta Poliisille on tehtävä ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä. Ilmoituksen voi tehdä poliisin internetsivuilla tai lomakkeella. Ilmoitus tehdään järjestämispaikkakunnan poliisilaitokselle. Ilmoitus tulee jättää vähintään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusohjeissa ilmoituksen jättämisen määräajaksi on merkitty kokoontumislain mukainen viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta tämä aika ei varsinkaan kesällä ruuhka-aikaan ole riittävä. On suositeltavaa, että ilmoitus toimitetaan mahdollisimman varhain. Suurtapahtumien kohdalla kannattaa ensimmäinen yhteydenotto poliisiin tehdä jo jopa vuosi ennen tapahtumaa. Tällöin on riittävästi aikaa valmistella tapahtuman turvallisuuteen ja lupamenettelyihin liittyviä asioita. Yleisötilaisuudet poliisin sivuilla: www.poliisi.fi/poliisi/home.nsf/pages/D7D4 F9B18EEEF6BDC2256BC3002E7F92?ope ndocument Milloin ilmoitusta ei tarvita? Pienet yleisötilaisuudet, joissa on vähän osallistujia ja jotka tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan takia eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä, eivät edellytä ilmoitusta. Kyse voi olla sekä sisäettä ulkotiloissa järjestettävistä tilaisuuksista (mm. säännölliset elokuva-, teatterija oopperanäytökset sekä konsertit, joihin ei ole tarpeen asettaa järjestyksenvalvojia). Jos olet epävarma ilmoituksen tekemisestä, tarkista asia aina Poliisin lupayksiköstä. ”Mitä suuremmasta tai poikkeuksellisemmasta tapahtumasta on kysymys, sitä parempi, mitä aikaisemmin toimitat ilmoituksen. Esimerkiksi kesäaikaan käsittely saattaa ruuhkautua.” Ismo Rajala Pirkanmaan poliisilaitos 11 Turvallisuussuunnitelma Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä suunnitelma, joka sisältää selvityksen tapahtuman luonteesta, tapahtuman riskeistä ja niiden ennakoinnista ja järjestyksenpidosta tapahtuma-alueella sekä tapahtuman turvallisuudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot. Turvallisuussuunnitelma toimitetaan poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä. Vaikka poliisi ei vaatisikaan yleisötilaisuusilmoitusta, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava tapahtuman turvallisuudesta, sillä pienessäkin tapahtumassa voi sattua tapaturmia. Usein tapahtuman turvallisuudesta tehdään kattava turvallisuussuunnitelma, jonka osaksi laaditaan pelastussuunnitelma. Hyvin tehty turvallisuus- ja pelastussuunnitelma toimii myös tapahtumajärjestäjän muistilistana, joka auttaa turvallisuuteen liittyvien asioiden läpikäyntiä. (Lisää tapahtuman turvallisuussuunnittelusta 1. luvussa.) (Lähdeviite: v) Pelastussuunnitelma Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista tiedoksi alueen pelastusviranomaiselle. Pelastussuunnitelman on sisällettävä kattava kuvaus tapahtuman riskeistä ja niihin liittyvistä pelastustoimista, toimintaohjeista sekä yhteyshenkilöis- 12 PELASTUSSUUNNITELMA ON LAADITTAVA, JOS • yleisömäärä on yli 200 • käytetään avotulta tai tehosteita • poistumisjärjestelyt poikkeavat normaaleista • tapahtuman luonne aiheuttaa vaaraa tä. Suurissa tapahtumissa on hyvä olla erillinen turvallisuuspäällikkö. Pirkanmaan yleisötapahtumien pelastussuunnitelmat voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Malli lomakkeesta löytyy internetsivuilta: http:// www.tampere.fi/aluepelastuslaitos/onnettomuuksienehkaisy/pelastussuunnittelu. html. Jos tapahtuma järjestetään tilassa, johon on laadittu oma pelastussuunnitelma, mutta joka ei huomioi kyseistä tapahtumaa, tulee tapahtumajärjestäjän laatia oma pelastussuunnitelma. Tapahtuman pelastussuunnitelmaan voidaan sisällyttää jo olemassa oleva suunnitelma. Pelastussuunnitelman osaksi voidaan laatia myös erillinen ensiapusuunnitelma; tämä on olennaista erityisesti suurien ja paljon riskejä sisältävien tapahtumien kohdalla. Suunnitelman laatii tapahtuman turvallisuuspäällikkö yhteistyössä sairaanhoitopiirin ensihoitohenkilökunnan kanssa. Jos tapahtumassa on ilotulitus tai jokin muu pelastussuunnitelmaa vaativa osa, on sen pelastussuunnitelma toimitettava erikseen tai sisällytettävä päätapahtuman pelastussuunnitelmaan. Jos tapahtumapaikka sijaitsee veden äärellä, on huolehdittava myös vesipelastuksesta. Toiminnan taso ja resurssit on määriteltävä yhteistyössä pelastusviranomaisten kanssa. Pelastusyksikölle on järjestettävä esteetön pääsy riskialueille. Myös järjestyksenvalvojia voidaan käyttää vartioimaan riskialueita. (Lähdeviite: vi) Pelastussuunnitelman laatimisen lisäksi on tapahtumajärjestäjän huolehdittava myös sen jalkauttamisesta tapahtuman toimijoiden ja henkilöstön piiriin. Suunnitelma pitää käydä läpi henkilöstön koulutus- tai infotilaisuudessa. Lisätietoa turvallisuus- ja pelastussuunnitelmista: www.tapahtumatoimisto.com/fi/ pelastussuunnitelma Pelastussuunnitelma Katulupa Meluilmoitus Jos tapahtuma vaatii kadun, pysäköinti tai muun yleisen alueen osittaista tai kokonaan sulkemista ja siitä johtuen tilapäisiä liikennejärjestelyjä, on tapahtumajärjestäjän haettava toiminnalle katulupa. Katuluvan myöntää Tampereen kaupungin katutilavalvonta. Katulupaa on haettava 14 - 21 vuorokautta ennen liikennejärjestelyjen toteuttamista. Katulupahakemuksen liitteenä on toimitettava suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä. Liikennejärjestelyjen sujuvuudesta vastaa tapahtumajärjestäjä, ja hänen velvollisuutenaan on tarvittaessa järjestää tapahtumapaikalle liikenteenohjaajia ja tarvittavat liikennemerkit. Katulupaa haetaan lomakkeella, ja luvan hakijan on lupaa noutaessaan allekirjoituksellaan vahvistettava katuluvan vastaanottaminen. Lupa noudetaan katutilavalvonnasta tai se toimitetaan hakijalle sähköpostin liitetiedostona. Äänentoistoa voi käyttää klo 07–20 välillä järjestettävissä tapahtumissa ilman meluilmoituksen tekemistä edellyttäen, että äänenvoimakkuus pidetään kohtuullisella tasolla. Musiikkia ei saa soittaa niin äänekkäästi, että se on kuultavissa asunnoissa, herkissä kohteissa tai laajalti tapahtumaalueen ulkopuolella. Tapahtumista on aina etukäteen tiedotettava naapureille, ja on huomioitava tapahtumaympäristön melulle herkät kohteet, kuten hoitolaitokset, koulut ja kirkot. Jos suljettavalla kadulla kulkee linja-autoreitti, on tapahtumajärjestäjän lisäksi sovittava Tampereen kaupungin joukkoliikenteen kanssa tilapäisistä reiteistä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Linja-autoreittien kannalta kaikkia katuja ei voi sulkea, avoimeksi on aina jätettävä Hämeenpuisto, Itsenäisyydenkatu, Rautatienkatu, Satakunnankatu ja Ratinansilta. Hyväksytty katulupa tilapäisistä liikennejärjestelyistä on toimitettava myös poliisille yleisötilaisuusilmoituksen liitteenä. Lähetä lupa-anomus osoitteeseen: [email protected] Jos tapahtuman melun on syytä olettaa olevan häiriötä aiheuttavaa, on siitä tehtävä meluilmoitus Tampereen kaupungin ympäristönsuojeluyksikköön vähintään 30 vrk ennen tapahtumaa. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi klo 20 jälkeen päättyvät ulkoilmakonsertit, festivaalit, kaupunkitapahtumat ja moottoriurheilukilpailut, joissa käytetään äänentoistoa. Meluilmoituksesta tehtävä päätös on maksullinen. Meluilmoituksen tekemiseen löytyvät ohjeet ja lomake osoitteesta http://www.tampere.fi/ymparistojaluonto/ymparistonsuojelu/luvatjailmoitukset.html#Meluilmoitus. Meluilmoituspäätöksessä sovelletaan linkistä löytyvän taulukon mukaisia meluraja-arvoja, jotka vaihtelevat sen mukaan, kuinka myöhään tapahtuma kestää. Rajaarvojen tavoitteena on ohjata tapahtumia loppumaan aikaisemmin lisäämällä velvoitteita ja laskemalla melutasoa myöhään jatkuvien tapahtumien osalta. Melurajoitustaulukko: www.tapahtumatoimisto.com/fi/ meluilmoitus ”Jos epäröit kuinka toimia, ota meihin yhteyttä jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa.” Tampereen kaupungin ympäristönsuojelu Jätehuoltosuunnitelma Tilaisuuden järjestäjä on vastuussa jätehuollon järjestämisestä ja roskaantuneiden alueiden jälkisiivouksesta. Jätehuollon järjestämisestä on laadittava jätehuoltosuunnitelma, jos tapahtumassa syntyy paljon roskia tai jätteitä, tapahtuman lupaehdoissa sitä edellytetään tai viranomainen sitä erikseen pyytää. Suunnitelma on hyväksytettävä ympäristönsuojeluyksiköllä vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua. Jos tapahtuman luonteen takia jätehuoltosuunnitelmaa ei tarvitse hyväksyttää, on suunnitelma silti hyvä tehdä, sillä yksikään tapahtuma ei ole roskaton. Tapahtumajärjestäjän on hyvä tehdä oma muistio siitä, 13 millaisia roskia tapahtumasta syntyy ja miten niiden syntyä voidaan ehkäistä sekä miten jätehuolto tapahtumassa järjestetään. JÄTEHUOLTOSUUNNITELMASTA ON HYVÄ ILMETÄ MM. SEURAAVAT ASIAT: • Kuka jätehuollosta ja siivouksesta vastaa ja mitkä ovat hänen yhteystietonsa? • Kuinka paljon roska-astioita on varattu tapahtumaa varten ja miten ne on sijoiteltu? • Kuinka usein tapahtuma-aluetta siivotaan? • Miten roska-astioiden tyhjennys on järjestetty? • Jos roska-astiat täyttyvät ennenaikaisesti, miten toimitaan? • Kuinka tapahtuman aikainen siivous ja loppusiivous on järjestetty? Valviran ohjeistus WC-määristä: www.valvira.fi/files/tiedostot/v/a/ Valvira_ohje_14_2011.pdf Elintarvikkeet Jos tapahtumaan liittyy elintarvikkeiden myyntiä tai tarjoilua, on tehtävä ilmoitus kaupungin elintarvikevalvontaan. Tapahtuman järjestäjän tulee varmistua siitä, että tapahtumaan osallistuvan elintarvi- 14 ketoimijan liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai siitä on tehty toiminnan aloittamisilmoitus toimijan kotikunnan elintarvikevalvontaan. Jos liikkuva elintarvikehuoneisto on hyväksytty tai ilmoitettu viranomaiselle, tapahtuman järjestäjän tulee varmistua, että liikkuvasta elintarvikehuoneistosta tiedotetaan tapahtumapaikkakunnan elintarvikeviranomaisille. Tiedotus on tehtävä vähintään neljä vuorokautta ennen toiminnan aloittamista. Pienempien toimijoiden, kuten yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäisestä elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta, ei tiedottamista vaadita. Tapahtuman järjestäjän tulisi varmistaa, että toimijat, jotka maahantuovat eläinperäisiä elintarvikkeita (kuten juustoja ja lihajalosteita) tekevät kirjallisen ilmoituksen ensisaapumistoiminnastaan Eviraan. Ilmoitus tulee tehdä vähintään 14 vrk ennen toiminnan aloittamista. Torimyynnistä (ei kuitenkaan tarjoilusta syntyvästä ruokajätteestä) syntyvään, entisiin eläimistä saataviin elintarvikkeisiin (esimerkiksi kalan perkeet) sovelletaan sivutuotelainsäädäntöä. Jos torialueella on yhteiskerättyjen entisten eläimistä saatujen elintarvikkeiden määrä yli 50 kg viikossa, on sivutuotteiden käsittelyyn sovellettava sivutuotelainsäädännön vaatimuksia. Jos yhteistä jätehuoltoa ei ole järjestetty ja jos yksittäisellä myyjällä sivutuotteiden määrä jää alle 50 kg viikossa, myyjä voi hävittää myynnistä syntyneet entiset eläimistä saadut elintarvikkeet tavallisena biojätteenä. Lisätietoja: www.evira.fi/files/attachments/fi/ sivutuotteet/kaupan_entisten_elaimista_ saatujen_elintarvikkeiden_ kasittelyohje_16088.pdf Juomaveden sekä ruoanvalmistukseen, astioiden pesuun, siivoukseen ja puhdistukseen käytettävän veden tulee täyttää talousveden laatuvaatimukset. Mikäli vesi tuodaan tapahtumaan esim. tankkiautoilla, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus varmistua veden laadusta ja sen soveltuvuudesta käyttötarkoitukseen. Lemmikkieläimet Lemmikkieläinten tuominen tapahtumaalueelle ja myyntikojujen välisille kulkukäytäville on sallittua, ellei tapahtuman järjestäjä ole sitä erikseen kieltänyt. Järjestyslaki kieltää kuitenkin eläinten tuonnin torialueelle toriaikana. Näkövammaisten opaskoirat, liikuntavammaisten avustajakoirat sekä kuulovammaisten kuulokoirat saa tuoda torialueelle myös toriaikana. Tampereen kaupungin Elintarvikevalvonta Kuva: Emil Bobyrev Lisätietoa ulkomyynnistä: www.evira.fi/files/attachments/fi/evira/ lomakkeet_ja_ohjeet/elintarvikkeet/ulkomyynti/ ulkomyyntiohje_2012.pdf Eviran ensisaapumisohje: www.evira.fi/attachments/elintarvikkeet/ ensisaapumisvalvonta/ohje_ensisaapumistoimijoille_ liitteineen.pdf 15 Kuluttajaturvallisuus Tapahtumasta, joka sisältää merkittävän riskin ja josta voi riskin toteutuessa aiheutua yleisölle vaaraa, on tehtävä kuluttajaturvallisuuslain 6 §:n mukainen ilmoitus sekä laadittava turvallisuusasiakirja (KutuL 7 §). Riskin voi aiheuttaa ihmisten suuri määrä tai muu erityinen syy, kuten tatuointi-/lävistyspalvelut, benji-hyppy, trampoliini tai muut palvelut, joista voi aiheutua vaaraa. Koska yleisötapahtumat ovat niin monimuotoisia, on ilmoitusvelvollisuus harkittava tapauskohtaisesti. Sen takia ota aina ajoissa yhteyttä Tampereen kaupungin terveydensuojeluryhmään ([email protected]) ja tiedustele tapahtumaasi koskevista vaatimuksista. Tapahtuman järjestäjä laatii ilmoituksen ja turvallisuusasiakirjan koko tapahtumasta, jos terveydensuojelun tarkastaja toteaa tapahtuman ilmoitusvelvolliseksi. Jos tapahtuman sisällä on lisäksi yksityisiä palveluntarjoajia, tekevät myös he ilmoituksen omasta toiminnastaan sekä laativat turvallisuusasiakirjan. Tapahtuman järjestäjän on varmistettava, että ilmoitukset tulevat tehdyiksi. Myös järjestäjä sisällyttää omaan ilmoitukseensa kaikki palveluntarjoajat; toiminnot, vastuuhenkilöiden nimet ja yhteystiedot. Ilmoitus tehdään kaupungin terveydensuojeluun. Lisätietoa turvallisuusasiakirjan laatimisesta löydät TUKESin sivuilta. Kaupungin terveydensuojelu auttaa sinua kuluttajaturvallisuuteen liittyvissä asioissa. 16 Lähetä ilmoitus osoitteeseen: [email protected] Terveydensuojelu WC-tilat Kuluttajaturvallisuus Tukes: www.tukes.fi/fi/Toimialat/ Kuluttajaturvallisuus/ Vaatimuksia-palveluntarjoajalle/ Ilmoituslomake: www.tampere.fi/material/attachments/ k/66ry69PVs/KuTuL_6 _ilmoituslomake.pdf Kuluttajaturvallisuuslaki: www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2011/20110920 ”Tapahtuman järjestäjä on aina vastuussa tapahtumansa sisällä tarjottavasta toiminnasta.” Tampereen kaupungin Terveydensuojelu Kaupungin Terveydensuojeluun on tehtävä vapaamuotoinen ilmoitus tapahtumasta. Ilmoituksessa tulee olla lyhyt selvitys tapahtuman kestosta ja luonteesta, arvio paikalla samanaikaisesti olevasta yleisömäärästä sekä wc-tilojen määrä. Lähetä ilmoitus osoitteeseen: [email protected] Valviran ohjeet: www.valvira.fi/files/tiedostot/v/a/ Valvira_ohje_14_2011.pdf Tupakkatuotteiden myynti Tupakkatuotteiden myyntiin tarvitaan myyntilupa. Myyntiluvanhaltijan tulee olla sama, joka tuotteita myy eli myyjän tulee itse hakea lupa. Lisätietoa myyntiluvasta löydät Tampereen kaupungin Terveydensuojelun sivuilta. Sähkösavukkeen mainontakielto on yhtä laaja kuin tupakkatuotteilla ja tupakointivälineillä. Lisätietoa: www.tampere.fi/terveyspalvelut/ ymparistoterveys/terveydensuojelu/ tupakkavalvonta.html 17 Musiikin esittäminen Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä Teoston (tekijäkorvaukset) että Gramexin (esittäjäkorvaukset) korvausten maksamista. Musiikin ja äänitteiden julkinen esittäminen edellyttää aina hyvissä ajoin haettua lupaa. Luvan voi hakea sekä sähköisesti että puhelimitse, joko yhtä tilaisuutta varten tai toistaiseksi. Gramex miota tilaisuuden luonteeseen ja laajuuteen sekä anniskelujärjestelyihin ja hakijan edellytyksiin hoitaa anniskelun valvonta ja järjestyksenpito tilaisuudessa. Lupa voidaan jättää myöntämättä tai lupaa voidaan rajoittaa silloin, kun anniskelulupaa haetaan urheilutapahtumaan tai tilaisuuteen, joka on luonteeltaan perhetapahtuma tai johon muuten osallistuu runsaasti lapsia ja nuoria. Tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää vain erityisistä syistä, esimerkiksi jos alueella olevien anniskeluravintoloiden kapasiteetti ei riitä anniskelun hoitamiseen. www.avi.fi/fi/virastot/ lansijasisasuomenavi/alkoholihallinto/ sivut/default.aspx Teosto Hakemus alkoholijuomien anniskeluun: www.avi.fi --> elinkeinot Tiedottaminen Tilapäiset anniskeluluvat Tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää sellaisen tilaisuuden ajaksi, jonka kesto on selvästi etukäteen määritelty. Tilapäinen lupa myönnetään enintään yhden kuukauden ajaksi. Anniskeluluvat myöntää aluehallintoviranomainen eli Tampereella Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto. Hakemuksen käsittelyyn on varattava aikaa noin 1-2 kuukautta. Tilapäisiä lupia myönnettäessä kiinnitetään erityistä huo- 18 Lupien hakemisen ja ilmoitusten julkaisemisen lisäksi tapahtumasta on tiedotettava eri tahoja. Tiedottamisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tapahtumasta on tiedotettava kaikkia niitä tahoja, joiden toimintaan tapahtumalla voi olla vaikutuksia, mutta joille ei erillistä lupahakemusta tai ilmoitusta tehdä. Näin tapahtumajärjestäjä välttyy mahdollisilta väärinkäsityksiltä. Tiedotettavia tahoja löytyy niin kaupungin yksiköistä kuin muistakin toimijoista. Tampereen seudun liikenteenhallintakeskus valvoo liikennettä sekä Tampereen saapumisteillä että suurimmilla kaduilla kaupungin sisällä. Suurista tapahtumista tai tapahtumista, joilla on vaikutusta liikenteeseen on hyvä tiedottaa liikenteenhallintakeskusta. Keskus voi tarvittaessa tiedottaa tienvarsitauluissa ennakoivasti mahdollisista ruuhkista. Tampereen kaupungin joukkoliikenteen kanssa on ennakkoon neuvoteltava, jotta osataan ennakoida liikkuminen ja bussien tarve tai huomioida mahdolliset poikkeusreitit. Joukkoliikennettä on hyvä tiedottaa myös konserteista, peleistä sekä turnauksista. Tampereen kaupungin viestintäyksikölle on hyvä tiedottaa tapahtumasta, jos tapahtumalla on merkittäviä, tilapäisiä liikennejärjestelyjä. Tällöin voidaan asiasta tiedottaa myös kaupungin nettisivujen kautta. Myös lähialueen asukkaita on tiedotettava tapahtumasta. Jos esimerkiksi tapahtumasta syntyy asukkaiden kannalta kovaa melua tai asukkaisiin vaikuttavia liikennejärjestelyjä, on tästä tiedotettava. Tiedottaminen toteutetaan jakamalla tiedotteita lähitaloihin ja ilmoittamalla tapahtuma-alueella tapahtumasta jo ennakkoon. Tiedotteisiin on merkittävä tapahtumajärjestäjän nimi ja yhteystiedot. Jos tapahtumaan liittyy suuria kuvausryhmiä tai jos järjestetään tv-kuvauksia kaupungilla, on kuvausten sijainnista tiedotettava poliisia ja pelastuslaitosta, jotta mahdollisten hälytystilanteiden kohdalla tiedetään niiden sijainnista. Jos kuvausryhmien välineistöä tai sähköjohtoja joudutaan sijoittamaan kadulle, on tästä tiedotettava katutilavalvontaa. Jos kyseessä on laajempi tv-kuvaus, saattaa toiminnalle joutua anomaan katuluvan. Viranomaisten yhteystiedot löydät luvusta 5. ”Tiedota meitä tapahtumastasi, niin pystymme ennakoimaan ruuhkatilanteita.” Liikenteenhallintakeskus Viranomaistapaamiset Tapahtumajärjestäjän on tapahtumaa suunnitellessaan ja järjestäessään tarvittaessa aktiivisesti konsultoitava viranomaisia onnistuakseen turvallisen ja viihtyisän tapahtuman järjestämisessä. Suurista tapahtumista sekä tapahtumista, joista voi aiheutua yleisölle tai ulkopuolisille haittaa on järjestettävä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa viranomaispalaveri, johon kutsutaan kaikki tarvittavat viranomaistahot. Palaverissa käydään tapahtuma läpi, ja kukin viranomainen asettaa omat ehtonsa, jotka järjestäjän tulee huomioida. Tilaisuuden luonteen mukaan tapaamiseen osallistuvat muun muassa poliisi, pelastusviranomainen, rakennusvalvonnan edustaja, ympäristönsuojelun, terveyden- suojelun ja elintarvikevalvonnan edustajat sekä katutilavalvonnan ja kiinteistötoimen edustajat. Tapaamiseen kutsutaan asianomaiset tahot ja siitä tehdään muistio. Palaverin järjestämiseen voit pyytää apua Tapahtumatoimistosta. Viranomaistarkastus Ennen tapahtuman alkua järjestetään viranomaistarkastus, johon viranomaiset osallistuvat intressiensä mukaisesti. Tarkastuksen koollekutsumisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tarkastus järjestetään tapahtuma-alueella. Viranomaistarkastukselle sovitaan aika etukäteen ja siitä ilmoitetaan kaikille viranomaistahoille. Tarkastuksessa käydään läpi tapahtuman kriittiset tekijät, turvallisuusriskit ja muut viranomaisten näkökulmasta olennaiset tekijät. Ota tarkastukseen mukaan tarvittavat dokumentit. Tapahtumatoimiston tukipalvelut 19 3. Nyt tapahtuu! Tapahtuman aikajana Tapahtuman toteutusvaihe alkaa viimeistään 1-2 kuukautta ennen tapahtuman alkua. Toteutusvaiheessa tehdään konkreettiset toimet itse tapahtuman toteutumiseksi. 12 kk tapahtumaan The Bright Festivals for You! ”Pirkanmaa tunnetaan runsaasta, monipuolisesta ja ympärivuotisesta festivaalitarjonnasta. Pirkanmaan festivaalit, Pirfest ry, on 36 pirkanmaalaisen kulttuurifestivaalin muodostama verkosto. Pirfest edistää jäsenfestivaaliensa toimintaedellytyksiä ja tekee niitä tunnetuksi meillä ja maailmalla. Tiesitkö, että Pirfestin sivuilta löydät festivaalityön tietopankin, josta löydät paljon tietoa tapahtuman tuottamisesta.” • Tapahtuman suunnittelu käynnistyy • Tapahtumapaikan varaaminen • Avustusmahdollisuuksien selvittäminen ja tukien hakeminen 8 kk tapahtumaan • Yhteistyökumppaneiden, sponsoreiden ja tapahtumatukien haku • Ohjelman suunnittelu • Tapahtuman markkinoinnin suunnittelu 6 kk tapahtumaan • Ensimmäinen viranomaistapaaminen • Budjetin tarkistus • Esiintyjien varaaminen 12 kk Pirkanmaan festivaalit 20 8 kk 6 kk • Rakenteiden varaaminen • Työtekijöiden palkkaaminen • Tapahtuma-alueen suunnittelu, karttojen teko 3 kk tapahtumaan • Lupien haku • Tapahtuman markkinointi käynnistyy 1 kk tapahtumaan • Lupien haku ja ilmoitusten teko jatkuu 1 vko tapahtumaan • Viimeiset tarkistukset • Tapahtuman jälkeen • Palautteen keruu • Arviointipalaverin pito 3 kk 1 kk 1 vko Tapahtuman rakentaminen Sähkö Tapahtuman järjestämiseksi tapahtumapaikalle tarvitaan sähköä. Kun varaat tapahtumapaikkaa, tiedustele paikan vuokraajalta sähkön saatavuutta. Sisätiloissa sähkön saaminen onnistuu helpommin kuin ulkotiloissa. Kaupungin maa-alueilla, kuten toreilla ja puistoissa, on sähköpisteitä, joista tapahtumajärjestäjän on mahdollisuus saada sähkö tapahtumalle. Tapahtumissa tulee ensisijaisesti käyttää tapahtumapaikan olemassa olevia sähköpisteitä. Mikäli sähköpisteitä ei ole tai niitä ei ole riittävästi, ota yhteyttä verkkoyhtiön asiakaspalveluun. Asiakaspalvelussa tarkastellaan toteuttamisvaihtoehdot ja suunnitellaan rakentamisaikataulu tilapäiselle liittymälle. Tampereen kaupungin alueella verkkoyhtiö on Tampereen Sähköverkko Oy. Pohdi etukäteen, mihin tapahtumassasi tarvitaan sähköä, ja tee lista sähköä tarvitsevista rakenteista ja toimijoista. Listan avulla ammattilaiset osaavat arvioida sähkönkulutuksesi ja tapahtumallesi osataan tilata tarpeeksi sähköä. Tilapäinen sähkö on tilattava vähintään kaksi viikkoa ennen sähkön kytkemistä. Jos tilapäinen sähkö tilataan tämän määräajan jälkeen, peritään lisäkustannuksia. Ulkotapahtumissa on kiinnitettävä huomiota sähköturvallisuuteen, sähkölaitteet on suojattava sateelta sekä ilkivallalta ja sähköjohdot on pidettävä pois kulkuväyliltä. Sähköasennukset saa tehdä vain ammattilainen. ”Pohdi ajoissa, mihin sähköä tapahtumassasi tarvitaan, niin ammattilaiset osaavat arvioida todellisen sähköntarpeesi.” Markus Joonas projektipäällikkö, Tapahtumatoimisto Vesi Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on tapahtumapaikalle saatava myös vettä. Sähkön lisäksi myös veden saatavuudesta on tiedusteltava tapahtumapaikan vuokraajalta. Esimerkiksi kaikilla kaupungin maa-alueilla vettä ei ole saatavilla. Useimmilta toreilta löytyy kaupungin vesipiste, mutta puistoissa pisteitä ei ole. Vesipisteen käytöstä toreilla on sovittava torivalvojien kanssa. Jos vesipiste puuttuu, on vesi tuotava paikalle esimerkiksi vesisäiliössä. Veden saatavuudesta vesipisteen puuttuessa voi keskustella Tampereen Veden kanssa. Rakenteet Tapahtumaa varten tarvitaan erilaisia rakenteita, kuten lava, telttoja ja wc-tiloja. Useimmiten tapahtuman toimijoita varten hankitaan myös katoksia tai telttoja, tai toimijat tuovat rakenteet itse mukanaan. Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt, kuten ukkosmyrskyn. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan vuokraaja, mutta tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistua rakenteiden kestävyydestä. Suurten tapahtumien, ja tapahtumien, joissa on runsaasti rakenteita, rakenteet hyväksyy rakennusvalvontaviranomainen. Tapahtumaa rakennettaessa on huolehdittava, että pelastusteille ja poistumisteille jää riittävästi tilaa. Tapahtumajärjestäjän onkin tehtävä tapahtuma-alueesta mahdollisimman tarkka kartta, joka jaetaan kaikille tapahtuman rakentamiseen osallistuville tahoille. Jos tapahtuma sisältää suuria rakenteita, on rakenteet hyväksytettävä Tampereen kaupungin rakennusvalvonnalla. Lisätietoja: [email protected]. Meluntorjunta Melun leviämistä tapahtuma-alueen ulkopuolelle on estettävä esimerkiksi rakenteilla tai maaston muodoilla. Kaiuttimet on suunnattava niin, ettei melu leviä tarpeettomasti. Muista ottaa huomioon myös meluilmoituspäätöksessä annetut määräykset esimerkiksi melutilanteen seuraamisesta. 21 Anniskelualue Tapahtuman anniskelualue on eristettävä muusta alueesta aidoilla. Alue voi sijaita niin, että sieltä on mahdollista seurata ohjelmaa. Aluetta ei saa kuitenkaan sijoittaa esiintymislavan edustalle tai poistumisteiden reiteille. Asiakaspaikoille tulee varata tilaa yksi neliömetri asiakasta kohden. Anniskelualueen sisäänkäynti tulee sijoittaa niin, että mahdollinen jono ei haittaa muiden kävijöiden liikkumista. Ostavien jono voidaan rajata anniskelupisteestä poistuvien kulkuväylästä esim. aidalla, jolloin mahdollisilta järjestyshäiriöiltä vältytään. Wc-tilat Yleisöä varten on tapahtumapaikalle hankittava wc-tiloja käsienpesupisteineen. Wc-tiloja on oltava sekä naisille että miehille ja myös liikuntaesteiset on huomioitava. Wc-tilat on sijoiteltava eri puolille tapahtuma-aluetta ja alueelle on laitettava opasteita niiden sijainnista. Käsienpesupaikalla on oltava kertakäyttöpyyhkeitä ja jäteastiat käytetyille pyyhkeille. Jos pesumahdollisuuksia ei pystytä järjestämään esimerkiksi vedensaannin takia, voidaan korvaavana keinona käyttää desinfioivia nestepulloja tai kosteuspyyhkeitä. Lisätietoa wc-määristä löydät Valviran ohjeesta: www.valvira.fi/files/tiedostot/v/a/ Valvira_ohje_14_2011.pdf Tilaisuuden luonteesta riippuen voidaan wc-tilojen kokonaismäärästä poiketa, jos esimerkiksi tapahtuma-aika on lyhyt tai 22 tapahtuma-alueen läheisyydessä on yleisiä käymälöitä. Käymälöiden määrää tulee vastaavasti lisätä, jos tapahtuma kestää yli viisi tuntia tai jos tilaisuudessa on anniskelua. ”Järjestysmiehet on ohjeistettava valvomaan tupakointimääräysten noudattamista.” Terveydensuojelu Tupakointi Löytötavarat Tupakointi sisätiloissa on pääsääntöisesti kielletty. Lain mukaan tupakointi on kielletty ravitsemusliikkeiden sisätiloiksi laskettavissa tiloissa, lukuun ottamatta tupakointiin hyväksyttyä tilaa. Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava löytötavaroista ja suunniteltava niiden vastaanottaminen. Löytötavarat toimitetaan ensisijaisesti Pirkanmaan löytötavaratoimistoon tai poliisin löytötavaratoimistoon. Tapahtumassa kävijöitä on tiedotettava löytötavaroiden vastaanottamisesta esimerkiksi tapahtuman internetsivuilla. Tupakkalain 12 §:n mukaan tupakointi on kielletty ulkoalueilla järjestettävien tapahtumien: • katoksissa • katsomoissa • muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan (esiintymislavan edustalla). Tapahtuma-alueelta voidaan rajata erillinen, tupakointiin tarkoitettu tila, kunhan tupakansavu ei pääse kulkeutumaan tupakointikieltoalueelle tai sisätiloihin. Tapahtumajärjestäjän on merkittävä tupakointikieltoalue ja tupakointialue sekä valvottava tupakointikiellon noudattamista esimerkiksi ohjeistamalla järjestysmiehet tarkkailemaan tilannetta. Henkilökunta Tapahtuma ei synny ilman tapahtuman työntekijöitä. Henkilökunta muodostuu niin palkatusta henkilökunnasta kuin mahdollisesta vapaaehtoisesta talkooväestä. Talkooväkeä voi houkutella ja innostaa mukaan vaikkapa ilmaisella sisäänpääsyllä tai tapahtumaan liittyvillä tuotteilla ja palveluilla. Työntekijöille ja talkoolaisille on tiedotettava työnkuvasta ja työvuoroista etukäteen sekä heille on hyvä pitää lyhyt koulutus tai infotuokio tulevista tehtävistä. Koulutuksessa on hyvä käydä läpi myös tapahtuman ympäristövastuullisuuteen liittyvät seikat. Henkilökunnalle on varattava taukotiloja ja saniteettitilat. Tauoista on sovittava etukäteen. Työnantajan eli tapahtuman järjestäjä vastaa työsopimuksista ja vakuutuksista. Työntekijöille on myös hyvä hankkia yhtei- Siisteys ja jätehuolto Tapahtumajärjestäjä on lupavaiheessa hyväksyttänyt jätehuoltosuunnitelman viranomaisilla tai ainakin tehnyt jätehuollon järjestämisestä itselleen muistion. Ennen tapahtuman tuotantovaihetta on hyvä vielä kerrata, miten jätehuolto käytännössä järjestetään. Tapahtuman järjestäjä on vastuussa hyötyjätteiden erottelua koskevasta ohjauksesta ja neuvonnasta. Alueen puhdistus ja jäteastioiden tyhjennys on tehtävä välittömästi tilaisuuden päätyttyä ja tapahtuman aikana asioiden täyttyessä. Monipäiväisissä tapahtumissa alue on puhdistettava päivittäin. Jäteastiat Tapahtumaa suunniteltaessa on otettava huomioon, millaiset mahdollisuudet roskien keräämiselle tapahtumapaikka itsessään tarjoaa. Onko paikalla ennestään jäteastioita? Jos on, voidaanko niitä käyttää tapahtumassa? Tähän on saatava lupa tapahtumapaikan vuokraajalta. Roska-astioiden paikat on hyvä merkitä myös tapahtuma-alueen karttaan, ettei niitä vahingossa sijoiteta poistumis- tai pelastusreiteille. Tapahtumapaikalle on tilattava riittävästi roska-astioita. Pyörälliset, 240-litraiset jäteastiat ovat tapahtumissa käytännöllisiä yleisön jäteastioita, koska niitä on tarvittaessa helppo siirtää paikasta toiseen. Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyn- tiä, anniskelua tai muuta paljon jätteitä tuottavaa toimintaa, tarvitaan myös isompia, esimerkiksi 600-litraisia, jäteastioita. Jos tapahtuman jätteet lajitellaan, on tästä tiedotettava toimijoita jo etukäteen ja lajitteluastiat on merkittävä selkeästi. Jos roska-astiat ovat tapahtumapaikalla vakinaisesti sijaitsevia ja tapahtuman järjestäjä voi olettaa astioiden täyttyvän tapahtuman aikana, on järjestäjän huolehdittava myös niiden tyhjentämisestä. Lisätietoja tästä antaa tapahtumapaikan vuokraaja. Kuva: Maria Rautio nen työasu, esimerkiksi t-paidat sekä passi tai muu nimikortti, joka kertoo tapahtumassa kävijöille työntekijän tehtävistä. 23 Tapahtumapaikan siivoaminen Jos tapahtumapaikka on roskainen ennen tapahtumaa, ota yhteys tapahtumapaikan vuokraajaan. Tapahtuma-aluetta on siivottava myös tapahtuman aikana; näin tapahtuma-alue säilyy viihtyisänä. Tapahtuman aikaisesta siivouksesta on sovittava etukäteen tapahtuman työntekijöiden kanssa. Siivouksen sujuvuuden takia on päätettävä etukäteen, milloin alue siivotaan ja ketkä sen tekevät. Siivousta varten voidaan perustaa myös ns. roskapartioita, joihin voidaan ottaa vapaaehtoista talkooväkeä. Tapahtumapaikka on siivottava tapahtuman jälkeen. Tilaisuuden järjestäjän on siivottava myös tapahtumapaikan läheisyydessä olevat, roskaantuneet alueet. Jos roskia ei pystytä keräämään paikalta käsin, on järjestäjän huolehdittava koneellisesta siivouksesta, jota voi tiedustella tapahtumapaikan vuokraajalta. ”Keskustorilta löytyy jätepuristin, johon saat meiltä avaimen. Jätepuristin on hyödyllinen tapahtumissa, jotka tuottavat runsaasti jätettä, kuten tapahtumissa, joissa on ruoan myyntiä.” Torivalvoja 24 Roska-astioiden sijoittelu näkyvästi keskeisille kulkuväylille ja poistumisteiden reunoille elintarvike- ja ruoanmyyntikojujen läheisyyteen. Tapahtuman ensiapu Tapahtumajärjestäjän on varauduttava tapahtuman ensiavun järjestämiseen. Järjestäjä vastaa myös ensiapuvalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä. Ensiapuvalmiuden taso riippuu tapahtuman luonteesta ja kävijämäärästä. Pienissä ja vähäriskisissä tapahtumissa ei erillistä ensiapuryhmää tarvita, mutta tällöinkin tapahtuma-alueella on oltava välineet ensihoidon järjestämiseen, esimerkiksi SPR järjestää ensiapupalveluita tapahtumiin. Ensiapuryhmät on varattava tapahtumaan kuukautta ennen tapahtuman alkua. Ensiapuryhmän tai pelastus- ja ensihoitoviranomaisten ottaminen mukaan tapahtuman suunnitteluun ja esimerkiksi riskien kartoittamiseen auttaa tapahtumajärjestäjää ehkäisemään vaaratilanteet entistä laajemmin. Riskialttiissa ja suurissa tapahtumissa tulee olla turvapäällikkö, joka toimii pelastusja ensihoitoviranomaisten yhteyshenkilönä ja laatii heidän kanssaan hälyttämisohjeet sekä ensiapusuunnitelman. Ohjeet jaetaan jokaiselle ensiapuun osallistuvalle, tapahtuman toimijoille, järjestysmiehille sekä muille tapahtuman järjestämiseen osallistuville. Tärkeintä on, että jokainen tietää, miten toimia ja kehen ottaa yhteyttä tapaturman tai sairauskohtauksen sattuessa. Ensiapuryhmien koot vaihtelevat yhdestä 2-3 hengen partiosta useisiin partioihin, ratkaisevia ovat tapahtuman luonne sekä riskien vakavuus ja laajuus. Lisätietoa ensiapuryhmien suositusmääristä löydät Tapahtumatoimiston nettisivuilta. Jos ensiavun järjestäminen mietityttää, ota yhteys sairaanhoitopiirin ensihoitokeskukseen. Lisätietoa ensiavusta: www.tapahtumatoimisto.com/fi/ tapahtuman-ensiapu Esteettömyys Esteettömyys mahdollistaa ihmisten tasavertaisen osallistumisen tapahtumaan. Esteettömyydestä huolehtiessaan tapahtuman järjestäjä takaa tapahtuman olevan esteetön sekä liikkumis- ja osallistumismahdollisuuksiltaan, mutta myös näkemis- ja kuulemisympäristöltään. www.esteeton.fi/portal/ • Onko osa parkkipaikoista invapaikkoja? Kuva: Olli Ruokolainen POHDITTAVIA KYSYMYKSIÄ ESTEETTÖMYYDESTÄ • Pääsevätkö invataksilla saapuvat sisäänkäynnin lähelle? • Jos tapahtumassa on katsomo, onko siellä pyörätuolipaikkoja? • Jos tapahtumassa kävijä on pyörätuolissa, pystyykö hän esteettä näkemään lavalle? • Pääsevätkö kaikki ruokailupaikalle? • Pääseekö pyörätuolilla pöydän ääreen? 25 Vakuutukset Viranomaisille toimitettavat luvat ja ilmoitukset eivät poista tapahtumajärjestäjän vastuuta mahdollisista onnettomuuksista. Tapaturmien ja onnettomuuksien korvausvastuu säilyy aina tapahtuman järjestäjällä. On hyvä muistaa, että yrityksen tai yhdistyksen yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaa yleisölle tapahtumassa sattuneet vahingot. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin selvittää jo suunnitteluvaiheessa, millaisia vakuutuksia tapahtumaan tarvitaan. Tapaturmavakuutus Tapaturmavakuutus kattaa sekä tapahtumajärjestäjälle, tapahtuman henkilöstölle että talkooväelle tapahtuneet tapaturmat. Jos tapahtumajärjestäjällä on palkattua henkilökuntaa, määrää laki maksamaan jokaisesta työntekijästä tapaturmavakuutusta. Vapaaehtoista talkooväkeä ei ole pakko vakuuttaa, mutta asianosaisten kanssa on sovittava tulevatko he töihin omalla vastuulla vai sillä ehdolla, että tapahtumajärjestäjä maksaa tapaturmavakuutuksen. Vastuuvakuutus Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolista kohdanneesta henkilö- tai esinevahingosta. Vakuutus ei korvaa tapahtuman järjestäjälle, henkilökunnalle tai 26 talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Poliisi edellyttää vastuuvakuutusta tapahtumasta tehtävän yleisötilaisuusilmoituksen hyväksymiseksi. Saapuminen ja liikkuminen Tampereella järjestettäviin tapahtumiin saapuminen on helppoa, sillä kaupunkiin pääsee niin junalla, lentäen kuin bussiyhteyksilläkin. Kaupungin sisällä liikkuminen onnistuu julkisilla kulkuneuvoilla kattavien bussireittien myötä. Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä miettiä, miten tapahtuman kävijät pääsevät tapahtumapaikalle ja tulevatko odotetut kävijät kaupungin sisältä vai toisista kaupungeista. Kävijöitä on tiedotettava erilaisista kulkumahdollisuuksista, esimerkiksi lisäämällä tietoa eri kulkuyhteyksistä ja aikatauluista tapahtuman nettisivuille. Kävijöitä kannattaa kannustaa joukkoliikenteen käyttöön tai saapumiseen jalkaisin tai polkupyörillä. Julkisen liikenteen ja kevyen liikenteen käyttäminen on huomattavasti ympäristöystävällisempää kuin yksityisautoilu ja siten myös kannustettavaa, vaikka parkkitilaa löytyisikin. Kaupunki ei myönnä tapahtumille omia parkkipaikkoja tai parkkilupia. Polkupyöräilyyn voidaan kannustaa järjestämällä pyöräilijöille vartioitu pyöräparkki. Julkisenliikenteen käyttöön voi kannustaa esimerkiksi liittämällä pääsylippuun bussilipun tai vaikkapa järjestämällä shuttle bus -liikennettä tapahtuman ja keskustaalueen välille. Erikoisjärjestelyistä ja niiden kustannuksista voi neuvotella Tampereen kaupungin Joukkoliikenteen kanssa. Muut tapahtuman palvelut Tapahtuman sisällä on usein muutakin ohjelmaa kuin tapahtuman pääohjelma. Tapahtumaan voidaan sijoittaa myynti-, esittely- tai toimintapisteitä tapahtuman luonteen mukaan. Tapahtuman oheisohjelma tarjoaa yleisölle tekemistä silloin, kun pääohjelmistossa on tauko, mm. ruokailumahdollisuudet saavat yleisön viihtymään tapahtuma-alueella pidempään. Oheisohjelman järjestäminen voi olla tapahtumajärjestäjälle myös ansaintakeino. Esimerkiksi myyntipisteitä voidaan vuokrata sovittuun hintaan. Oheisohjelmalle on varattava tarpeeksi tilaa, ja pisteiden sijoittelussa on huomioitava toiminnallisuus niin asiakkaiden saavutettavuuden, huollon kuin pelastusteidenkin suhteen (Lähdeviite: vii). Myyntipisteille on järjestettävä jätehuolto ja tilaa tapahtuman aikaisille tavarakuljetuksille. Jos tapahtumassa käytetään suuria jätteidenkeruusäiliöitä, ei myyntipisteitä saa sijoittaa säiliöiden välittömään läheisyyteen syttymisvaaran vuoksi. 27 Kuva: ? 28 Kuva: Emil Bobyrev 4. Tapahtuman jälkeen Tapahtuman päätyttyäkään ei tapahtumajärjestäjän työ ole ohi. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta sekä tapahtuman rakenteiden purkamisesta ja muun lainatun välineistön palauttamisesta. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa on sovittava siitä, kuka vastaa purkamisesta ja millä aikataululla se tehdään. Tapahtuman jälkeen on arvioinnin aika. On käytävä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin parantaa. Arviointi voidaan toteuttaa palautekyselyllä ja arviointitilaisuudella. Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä päättää arvioinnin aikataulusta, kenelle palautteen keruu kohdistetaan ja miten palaute kootaan. Saatu palaute analysoidaan ja käydään läpi arviointitilaisuudessa. Tilaisuuteen osallistuvat kaikki tapahtuman järjestelytöihin osallistuneet tahot sekä yhteistyökumppanit. Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös jälkimarkkinoinnista. Yhteistyökumppaneita on kiitettävä esimerkiksi sähköpostitse ja tapahtuman osallistujia nettisivujen kautta. Tapahtumatoimiston nettisivuilta löytyy tapahtuman arviointilomake, jota voi hyödyntää arviointivaiheessa. 29 Kuva: Taru Kalvi 5. Viranomaiskalenteri, Tapahtumajärjestäjän muistilista & yhteystiedot 30 Tampereen viranomaiskalenteri Lupa /ilmoitus Toimitusaika viimeistään: Taho, jolle toimitetaan: Toimitustapa: Maankäyttölupa 2 kk Kiinteistötoimi Vapaamuotoinen anomus s-postilla: [email protected] Anniskelulupa 2 kk Aluehallintoviranomainen Lomake s-postilla: [email protected] Meluilmoitus 1 kk Kaupungin Ympäristönsuojelu Lomake s-postilla: [email protected] Jätehuoltosuunnitelma 1 kk Kaupungin Ympäristönsuojelu Vapaamuotoinen suunnitelma s-postilla: [email protected] Katulupa 21 vrk Kaupungin katutilavalvonta Lomake s-postilla: [email protected] Ilmoitus yleisötilaisuudesta 14 vrk Poliisi Sähköisellä lomakkeella tai palauttamalla lomake poliisin lupapalveluihin. Pelastussuunnitelma 14 vrk Pelastuslaitos Lomake tai vapaamuotoinen suunnitelma s-postilla: [email protected] Tilapäinen sähkö 14 vrk Tampereen sähköverkko Ota yhteyttä asiakaspalveluun. Sopimus musiikin esittämisestä 14 vrk Gramex www.gramex.fi Tapahtuman ilmoittaminen 14 vrk Teosto www.teosto.fi Kuluttajaturvallisuuslain mukainen ilmoitus 14 vrk Kaupungin Terveydensuojelu Lomake s-postilla: [email protected] Tupakanmyyntilupa 14 vrk Kaupungin Terveydensuojelu Sähköisellä lomakkeella tai lomake s-postilla: [email protected] Ilmoitus yleisö- ja Wc-määristä 14 vrk Kaupungin Terveydensuojelu Vapaamuotoinen ilmoitus s-postilla: [email protected] Tiedotus liikkuvasta elintarvikehuoneistosta 4 vrk Elintarvikevalvonta Lomake s-postilla: [email protected] 31 TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN MUISTILISTA Tapahtuman organisaatio Projektipäällikkö Vastuualueiden jako Purkuaikataulu Ohjelma ja osallistujat Esiintyjät Talous Sisäinen rahoitus Ulkoinen rahoitus Sponsorit Tapahtuman luvat ja sopimukset Sopimukset Luvat Juontaja Oheisohjelma Kutsuvieraat Yleisö Tiedotusvälineet Turvallisuus ja riskienhallinta Järjestyksenvalvonta Vartiointi Ilmoitukset Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma Tiedottaminen Riskien arviointi Viranomaispalaveri Tapahtuman aikataulut Rakennusaikataulu Pääaikataulu Oheisohjelmien aikataulu 32 Viranomaistarkastus Tapahtumapaikka Rakenteet Somisteet Infopiste Ensiapupiste Wc:t Roska-astiat Siivoaminen Työntekijät ja talkoolaiset Järjestyksenvalvonta Koulutus Liikenteenohjaus Työtehtävät Vakuutukset Työvuorot Muista suunnitella Kartta myös varasuunnitelmat, Loppuarviointi Viestintä Viestintäsuunnitelma Nettisivut Sosiaalinen media siltä varalta, että jokin osa-alue Palautteen kerääminen Palautteen toimittaminen mukana olleille tahoille ja yhteistyökumppaneille ei onnistuisikaan! Media Julisteet Lehti-ilmoitukset Lehdistötiedote Tapahtuman siisteys ja ympäristö Ympäristöteot Ympäristöteoista viestiminen vuokrateltat - vuokrakalusteet - promotuotteet Toritunkatu 1, Tampere www.telttarent.fi 33 Yhteystiedot Pirfest www.pirfest.fi Elintarvikevalvonta www.tampere.fi/terveyspalvelut/ ymparistoterveys/elintarvikevalvonta.html [email protected] Puh. 03 5656 4400 Pirkanmaan Pelastuslaitos www.tampere.fi/aluepelastuslaitos.html [email protected] vaihde p.03 3565612 Gramex ry www.gramex.fi Pirkanmaan poliisilaitos www.poliisi.fi/pirkanmaa Lupa-asiat p. 071 874 5422 Joukkoliikenne joukkoliikenne.tampere.fi [email protected] Puh. 03 565 611 Katutilavalvonta www.tampere.fi/liikennejakadut/ katutilavalvonta.html [email protected] Puh. 03 5656 5321 Kiinteistötoimi www.tampere.fi/hallintojatalous/ organisaatio/konsernihallinto/ kaupunkikehitysryhma/kiinteistotoimi.html [email protected] Puh. keskus 03 565 611 Liikenteenhallintakeskus [email protected] Länsi- ja Sisä-Suomen Aluehallintoviranomainen (Avi) www.avi.fi/fi/virastot/ lansijasisasuomenavi/Sivut/default.aspx Lupahakemusten toimitus: [email protected] 34 Rakennusvalvonta www.tampere.fi/terveyspalvelut/ ymparistoterveys/elintarvikevalvonta/ yhteystiedot.html [email protected] Puh. 050 327 6325 Sairaanhoitopiirin ensihoitoyksikkö www.pshp.fi/default. aspx?contentid=16679 Sähköverkko www.tampereensahkoverkko.fi [email protected] Puh. 03 5653 5112 Tampereen vesi http://www.tampere.fi/vesi.html puh. 03 565 611 Tampereen Vera www.tampereenvera.fi [email protected] Puh. 03 5653 5113 Tapahtumatoimisto www.tapahtumatoimisto.com [email protected] Teosto www.teosto.fi Terveydensuojelu www.tampere.fi/terveyspalvelut/ ymparistoterveys/terveydensuojelu.html [email protected] Puh. 03 5656 4400 (Palvelupiste Frenckel) Tilakeskus www.tampere.fi/tilakeskus.html Visit Tampere www.visittampere.fi [email protected] Ympäristönsuojelu http://www.tampere.fi/ymparistojaluonto/ ymparistonsuojelu.html [email protected] Puh. 03 5656 4400 (Palvelupiste Frenckell) Lähdeviitteet i Valtioneuvoston asetus 5.5.2011/407,3§ ii Leskinen, Satu 2011. Tapahtumajärjestäjän opas. Kajaanin ammattikorkeakoulu. Lainattu 15.11.2012 http://urn.fi/ URN:NBN:fi:amk-2011112515637 iii Vuoripuro. Keski-Uudenmaan Pelastuslaitos. Lainattu: 15.11.2012 www.ku-pelastus.fi/index. php?option=com_docman&task=doc_ view&gid=121 Lainattu 21.11.2012 MUISTIINPANOJA iv Jätelaki 17.6.2011/646, 8§ v Vuoripuro. Keski-Uudenmaan Pelastuslaitos. Lainattu: 15.11.2012 www.ku-pelastus.fi/index. php?option=com_docman&task=doc_ view&gid=121 Lainattu 21.11.2012 vi Vuoripuro. Keski-Uudenmaan Pelastuslaitos. Lainattu: 15.11.2012 www.ku-pelastus.fi/index. php?option=com_docman&task=doc_ view&gid=121 Lainattu 21.11.2012 vii Vuoripuro. Keski-Uudenmaan Pelastuslaitos. Lainattu: 15.11.2012 www.ku-pelastus.fi/index. php?option=com_docman&task=doc_ view&gid=121 Lainattu 21.11.2012 35 Me tarjoamme TILAISUUDEN SBS Radio ja Online Pirkanmaan alueen tavoittavin sähköinen media. Kiinnostavaa sisältöä eri kohderyhmille radiossa ja netissä! • yleisö- ja yritystapahtumat • koulutukset • kokoukset • kongressit • tapahtumat • tilaisuudet • seminaarit • messut • juhlat • festarit • tilat ja palvelut ! n e e t u u s i a l i t u t r a T Tavoitat lähes 1 800 000 radiokuuntelijaa ja yli 400000 nettikävijää viikossa. Voit kohdentaa viestisi alueellisesti vain Pirkanmaalle tai laajemmalle alueelle. Toimi heti! Ota yhteyttä mediamyyntiimme radiocity.fi/tampere. Ideoimme monipuolisista mainosvaihtoehdoista juuri Sinun tarpeisiisi sopivimman! 36 SBS TAMPERE Kehräsaari B, PL 957 33101 TAMPERE Puh. 020 747 4100 www.radiocity.fi www.iskelma.fi www.voice.fi I R E T T A E T IA D E M KO UUKSIA! TALO TÄYNNÄ TÄHTIÄ ja TILAIS LAADUKASTA TEATTERIA TYYLIKKÄITÄ JUHLIA YRITYSTILAISUUKSIA VIINIKOULUTUKSIA KOKOUKSIA ja TYKY-PÄIVIÄ TERVETULOA OSAAVIIN KÄSIIN! JUHLASALI, KRISTALLISALI, PÄÄNÄYTTÄMÖ, KESÄTEATTERI, KABINETTI, LOUNGE – TILOJA MONEEN KÄYTTÖÖN ERIKOKOISILLE TILAISUUKSILLE ja TAPAHTUMILLE. I TEATTER KOMEDIA TÄHTIÄ ! TÄYNNÄ TAMPEREEN KOMEDIATEATTERI | Lapintie 3 a | puh. 0207 288 388 ISÄÄ LUE L tteri.fi fi diatea kome ravintolat. n o l a juhlat Puhelun hinta lankapuhelimesta 0,069€/min+0,0821€/puhelu, matkapuhelimesta 0,149€/min+0,0821€/puhelu AIROSTI LAARUKAS KIRJAPAINO WWW.ULONEN.COM Tel. +358 3 240 5400 www.pirkanmaan-jatehuolto.fi 37 Hauskinta mitä työ voi tuoda tullessaan. Särkänniemi inspiroi yrityksesi tunnelmat korkealle. Voit varata vieraillesi koko huvipuiston tai kokoontua pienemmällä porukalla antoisaan erilaiseen tapahtumaan. Yhdistä huvi ja hyöty – Särkänniemestä saat myös toimivat kokoustilat, tekniikan ja tarjoilut. Sinun toiveesi toteuttaa Särkänniemen myyntipalvelu, puh. 0207 130 212, avoinna arkisin klo 8.30–16.00 .fi Katso hinnat ja aukiolot www.sarkanniemi.fi. Puh. 0207 130 200 Lankapuhelimesta 8,28 snt/puhelu + 7 snt/min (alv 23%), matkapuhelimesta 8,28 snt/puhelu + 17 snt/min (alv 23%) 38 [email protected], puh. (03) 243 4800 www.tampere-talo.fi 39 • Concept: JS Media Tools A/S • www.jssuomi.fi • Concept: JS Media Tools A/S • www.jssuomi.fi
© Copyright 2024