Viekö projekti sinua vai sinä projektia_JanneMarniemi
KAJ/Viesti -jäsenistön projektikoulutus 23.1.2015 Tampere-talo Janne Marniemi KOULUTUSMATERIAALI RAMBOLL MANAGEMENT CONSULTING (RMC) RMC Denmark RMC Germany RMC Belgium RMC Sweden RMC Norway RMC Finland • Noin 600 työntekijää. • Euroopan johtava julkishallintoon keskittynyt johdon konsulttitoimisto. • Toimistot Århusissa, Kööpenhaminassa, Berliinissä, Hampurissa, Brysselissä, Oslossa, Tukholmassa, Helsingissä ja Tampereella. • Suomessa noin 20 työntekijää. KOULUTUSMATERIAALI LYHYT ESITTELYKIERROS • Kuka olen ja kokemukseni projektityöstä KOULUTUSMATERIAALI KOULUTUKSEN SISÄLTÖTEEMAT Klo 10.00-16.00 • Milloin projekti? Projektityön hyödyt ja sudenkuopat • Tauko • Projektityön ja projektijohtamisen laatutekijät • Lounas 12.00 • Projektihallinnan menetelmät ja työkalut • Kahvitauko 14.00 • Projektien onnistumisen arviointi KOULUTUSMATERIAALI MILLOIN PROJEKTI? PROJEKTITYÖN HYÖDYT JA SUDENKUOPAT KOULUTUSMATERIAALI ALKUVERRYTTELY • Mitä tarkoittaa projekti? KOULUTUSMATERIAALI Projekteista ja prosesseista • Prosessilla on omistaja • Prosessi on toistuva • Prosessia mitataan hajonnalla ja suorituskyvyllä • Prosessissa on kuvaus • Prosessilla on toiminto • Syklinen, toistuva • Projektilla on päällikkö • Projekti alkaa ja päättyy • Projektia mitataan vertaamalla suunnitelmiin • Projektissa on projektisuunnitelma • Projektilla on tehtävä / tavoite • Lineaarinen, ainutkertainen KOULUTUSMATERIAALI PROJEKTIN YKSI (HYVÄ) MÄÄRITELMÄ ”Projekti on kertaluonteinen toimenpide tai hanke, jolla on tietty organisaatio ja resurssit, joka pyrkii toteuttamaan tiettyä ennalta sovittua tehtävää ja joka etenee tiettyjen kehitysvaiheiden (suunnittelu, käynnistäminen, toimeenpano, ohjaus ja arviointi) mukaan sen perusteella, mikä hankkeen tehtäväksi on määritelty. (Petri Virtanen 2000) KOULUTUSMATERIAALI PORINA • Milloin törmäsit itse ensimmäisen kerran projektiin? KOULUTUSMATERIAALI PROJEKTITYÖN TAUSTAA • Monet projektihallinnan ja –johtamisen työkalut kehitettiin 1950-luvulla Yhdysvalloissa • NASA, Puolustusvoimat • ilman ydinpommeja ei ehkä olisi nykyisiä projektihallinnan menetelmiä! • Oppenheimerilla oli 120 000 projektityöntekijää! • Julkiselta sektorilta yksityiselle (vrt. muut johtamisopit) • ”Project management, it is said, is about planning the work and then working the plan (Deveaux 1999)” KOULUTUSMATERIAALI Tilastokeskus Projektit eivät ole vastaus kaikkiin kehityshaasteisiin! • Perustyö on usein prosessiluonteista eli toistuvaa, joten se on jatkuvuuden kannalta myös syytä pitää sellaisena. Toisaalta on paljon organisaatioita, joissa valtaosa työstä muodostuu erillisten projektien muodostamasta kokonaisuudesta. • Vellova ameba on hankala muovata projektin muotoon – projekti edellyttää selkeästi rajatun teeman ja tehtävän. • Muista 1: Projektit vaativat erityistä panostamista, valmiuksia, suunnitelmallisuutta. • Muista 2: Projekti on liikkeelle sysääjä, mutta ei sellaisenaan liikkeen ylläpitäjä. • Muista 3: projekti on aina myös väliaikainen organisaatio organisaation sisällä! • Muista 4: Projektien johtaminen oman työn ohessa on usein haastavaa! • Muista 5: Erityyppiset projekti vaativat erilaista projektihallintaa! KOULUTUSMATERIAALI PROJEKTITYÖN JA PROJEKTIJOHTAMISEN LAATUTEKIJÄT KOULUTUSMATERIAALI PARI PORINA • Valitse yksi esimerkkiprojekti, joka on sinulle tuttu, tai jossa sinä olet työskennellyt: • Mitkä olivat keskeiset haasteet projektin aikana? • Miten niistä selvittiin? KOULUTUSMATERIAALI PROJEKTITYÖN YLEISIMMÄT SUDENKUOPAT • Projektin tavoite on liian epäselvä - ongelma-analyysi (ongelmapuu) on huonosti tehty. • Projektin riskienhallinta pettää. • Projektin suunnittelu epäonnistuu – esimerkiksi resurssit versus tavoitteet ovat epätasapainossa (LogFrame). • Projektin elinkaari on huonosti määritelty/hahmotettu. • Projektiin sitoutuminen on heikkoa – omistaja, linjaorganisaatio, projektitiimi, projektipäällikkö ja muut sidosryhmät. • Projektin hallinta pettää – aika loppuu lähes aina kesken projektista kesken. • Muutosjohtamisen merkitys unohtuu. • Projektin tuotosten juurruttaminen epäonnistuu. KOULUTUSMATERIAALI Projektinhallinnan 6 menestystekijää . KOULUTUSMATERIAALI Laadukkaan projektin yleiset kulmakivet • Projektin laajuus on realistinen ja hallinnassa. • Sitoutuminen kunnossa. • Osaaminen oikeaa ja riittävää. • Mitattavissa olevat tavoitteet. • Projektin koko elinkaari hyvin hallinnassa. • Projektiriskit ovat hallinnassa. • Projektioppiminen huomioitu. • Suunnittelu- ja juurruttamisvaiheisiin on kiinnitetty riittävä huomio. KOULUTUSMATERIAALI KESKUSTELUA PROJEKTIEN ELINKAARESTA • Mitkä ovat omat kokemuksesi projektin elinkaaresta? • Tunnistatko eri vaiheiden merkityksen ja niihin liittyvät vastuut? KOULUTUSMATERIAALI KOULUTUSMATERIAALI PROJEKTINHALLINNAN VAIHEET 1 Projektin määrittely § Idean ja tavoitteiden hahmottelu - relevanssi § Karkea arvio tarvittavista työvaiheista ja resursseista § Levittämisen ja juurruttamisen huomioiminen alustavasti jo tässä vaiheessa 2 Projektin suunnittelu § Projektisuunnitelma liitteineen § Viestintäsuunnitelma § “Riskisuunnitelma” § Mallintamissuunnitelma (kaikki edellä mainittu joko yhdessä tai erikseen) 3 Projektin toteutus ja seuranta § Työvaiheiden toteutus § Tuotosten ja tulosten seuranta § Riskien seuranta ja korjaavat toimenpiteet § Suunnitelman muutokset § Viestintä § Systemaattinen työskentelytapa – ketterä projektinhallinta 4 Projektin tulokset ja vaikutukset § Tulosten todentaminen ja esittäminen § Levittäminen ja juurruttaminen § Tuotosten ja tulosten dokumentointi § Projektin arviointi § Opittujen asioiden dokumentointi ja levittäminen ü PROJECT CYCLE MANAGEMENT (PCM-MALLI) KYTKENTÄ OHJELMIIN JA TARVEKARTOITUS PÄÄTTÄMINEN JA ARVIOINTI PROJEKTIKONSEPTIN HAHMOTUS TOIMEENPANO JA SEURANTA PROJEKTISUUNNITELMA TOTEUTUSPÄÄTÖS KOULUTUSMATERIAALI 1/26/20 15 TK:N PROJEKTIN PÄÄVAIHEET, PCM-SYKLIN MUKAISESTI KUVATTUNA 1. Tarpeen ennakointivaihe - TTS-suunnitelma 2. Valmistelu-/esiselvitysvaihe - Projektikuvaus 8. Arviointivaihe - Arviointiraportti 7. Projektin tuotosten soveltamisvaihe - Toiminnan seuranta Laadunvarmistus kaikissa vaiheissa 6. Päättämisvaihe - Loppuraportti - Toimeenpanosuunnitelma 3. Projektin asettamisvaihe - Asettamiskirje 4. Projektisuunnitelmavaihe - Projektisuunnitelma 5. Toteutusvaihe - Edistymis- ja väliraportit - Pöytäkirjat - Ryhmätapaamiset KOULUTUSMATERIAALI Projektin päättäminen ei ole vaihe, vaan prosessi • Projekti on luonteeltaan kertaluonteinen ja sen kuuluu alkaa ja päättyä tiettynä rajattuna aikana. • Liian usein projektin päättäminen nähdään kuitenkin yhtenä irrallisena vaiheena, joka aloitetaan vasta projektin toimintajakson viimeisillä hetkillä. • Hyvä projekti ei ainoastaan ole tuloksellinen, vaikuttava ja toimeenpanoltaan onnistunut - hyvän projektin tunnuspiirteisiin kuuluu myös arvio, oppi ja kokemus tulevaisuutta varten. à hieman paradoksaalisesti - projektin päättäminen tulisi aloittaa jo projektin suunnitteluvaiheessa KOULUTUSMATERIAALI HARJOITUS: MÄÄRITTELE PROJEKTIN ELINKAAREN VAIHEET JA TEHTÄVÄT ? ? ? ? ? KOULUTUSMATERIAALI Suunnittelu on jatkuva prosessi • Projektisuunnittelu on läpi projektin jatkuva prosessi, ei vain projektin alkamista edeltävä yksittäinen toiminto • Projektin suunnittelussa tulisi olla mukana kaikki projektin onnistumisen kannalta relevantit sidosryhmät (vrt. sitouttaminen, juurruttaminen ja muutostyö). • Projektisuunnittelu perustuu systemaattiseen toimintaympäristön analyysiin. • Projektisuunnitelma on strategia-asiakirja, joka selvästi ilmaisee mitkä ovat projektin konkreettiset tavoitteet ja millä keinoilla ne saavutetaan. • Suunnitellut toiminnat ovat oikeassa suhteessa projektin resursseihin ja projektin tavoitteet on mahdollista saavuttaa olemassa olevin resurssein • HUOM! Sekä tavoitteita että toimintaa voi tarkastella ja muuttaa! KOULUTUSMATERIAALI Suunnittelun lähtökohtia • Projekti perustuu : • Havaittuun tarpeeseen tai • Ennakoitavissa olevaan tarpeeseen tai • Perusteltuun näkemykseen muutoksesta • Tavoitteet on ilmaistu selkeästi edunsaajille tulevina hyötyinä, etuina. • Projektilla on yksi selkeä päätavoite. • Tavoitteet ovat konkreettisia; ylevistä ja ympäripyöreistä tavoitteista ei ole kenellekään hyötyä. • Tavoitteiden ovat mitattavia; niiden saavuttaminen on oltava arvioitavissa. • Tavoitteiden on oltava saavutettavissa, realistisia ja aikasidonnaisia. KOULUTUSMATERIAALI Päätavoitteen määrittely § Tavoitepuu osoittaa myös usein, mitä tavoitteita ei projektin avulla voida saavuttaa tai ovat epärealistisia à valitaan projektin strategia! § Tavoitepuun avulla voidaan määritellä projektin päätavoite ja ylempi kehitystavoite § Projektilla voi olla vain yksi päätavoite, joka voidaan jakaa osatavoitteisiin § Tavoitteiden on oltava konkreettisia; ylevistä ja ympäripyöreistä tavoitteista ei ole kenellekään hyötyä § Tavoitteiden on oltava mitattavia, niiden saavuttaminen on oltava arvioitavissa. (Rahoittajia ja asettajia kiinnostaa!) § Tavoitteiden on oltava saavutettavissa, realistisia ja aikasidonnaisia KOULUTUSMATERIAALI Suunnittelu on “tulosketjun” määrittelyä Vaikutukset Yleinen päämäärä Pitkän ajan vaikutukset Projektin hyödyt Tulokset Välitön vaikutus Projektin tavoite Toiminnan aikaansaannokset Tuotokset Tuotteet ja palvelut Operatiiviset tavoitteet Panokset Inhimilliset ja taloudelliset resurssit Toiminta/ Toimenpiteet KOULUTUSMATERIAALI MENESTYKSEKÄS PROJEKTIN TOTEUTUS EDELLYTTÄÄ REAGOINTIA MUUTOKSIIN Toteutusvaiheen tehtävät: • Projektin toimeenpano ja seuranta • Projektiaikataulun ja työsuunnitelman tarkentaminen projektin edetessä • Kustannus – ja tuntiraportointi projektipäällikölle ja ohjausryhmälle • Projektin työn ohjaus esim. projektikokoukset • Tulosten laadun varmistus ja katselmukset • Projektin hallinnollisten ja tuotantodokumenttien hallinta • Tehokas ajankäytön hallinta • Käyttöönottosuunnitelman tarkentaminen ja toteuttaminen • Muista säännölliset ohjausryhmän kokoukset • Muutosehdotukset ja muutoksen hallintadokumentit Toteutuksen lopputulos • Ohjaus- ja projektiryhmän kokouspöytäkirjat • Käyttöönottosuunnitelma ja sen hyväksyntä • Projekti on toteuttanut suunnitellun lopputuloksen – tavoitteet on saavutettu tai ne on mahdollista saavuttaa KOULUTUSMATERIAALI Miten suhtautua muutoksiin? Pehmeä projektiohjaus Refleksiivinen projektiohjaus (ketterä) Kova projektiohjaus Tavoitteiden, toiminnan ja tulosten suhde jatkuvassa muutoksessa § § § Projektisuunnitelman päivittäminen, joustavuus, kriittisyys, analyyttisuus, seurantatiedon hyödyntäminen projektin toimintaa tai tavoitteita täsmentäen Projektisuunnitelma on ankkuri, jonka perässä mennään vaikka meren pohjaan 29 Virtanen P. Projektityö 2000 KESKUSTELUA • Minkälainen projektin johtamis-/ hallintatapa on sinulle luontevinta? KOULUTUSMATERIAALI Riskienhallinta on hyötyjen varmistamista • Projektia ei voi kontrolloida systemaattisesti, jos sitä ei ole suunniteltu loogisesti. • Pelkkä jälkikäteiskontrolli on vain palojen sammuttamista – riskit pitää ennakoida. • Projektikontrolli on kaikkien yhteinen asia. • Älä ylikontrolloi projektia – jätä liikkumavaraa yllättäville muutoksille. • Kaikki projektit eivät onnistu eivätkä kaikissa projekteissa kaikki asiat onnistu – riskiä täytyy myös uskaltaa ottaa. KOULUTUSMATERIAALI RISKIEN HALLINNAN PROSESSI KESKUSTELUA • Kokemuksia projektien riskien hallinnasta… KOULUTUSMATERIAALI JUURRUTTAMISESSA ON KYSE MUUTOKSEN AIKAANSAAMISESTA • Väite: aidosti uudistavan projektin yhtenä tehtävänä on muutosvastarinnan synnyttäminen jossakin sen elinkaaren vaiheessa • Muutos on eri näköinen eri näkökulmista: • Kehittäjät vs. muut henkilöstö • Yhteistyökumppanit • Tilaaja- asiakkaat • Käyttäjä –asiakkaat • Jne. MUUTOSPROSESSI TUNNETILOINA 8. Sitoutuminen 2. Vastustaminen Esimerkillä johtaminen: jokaiselle toimijalle oma rooli muutoksessa Kuuntele: hyödynnä ihmisten aktiivisuutta ja kritiikkiä 3. Luovuttaminen Anna ihmisille aikaa oppia uutta: valmenna, kouluta 7. Yhteistyö Seuraa ja palkitse edistymisestä 6. Tekeminen näkyvissä Kannusta yhteistyöhän piilossa 1. Sabotaasi Jalkaudu - havaitse sabotöörit, jaa faktaa: katkaise huhuilta siivet 5. Hyväksyminen 4. Neutraalius Havaitse hiljaiset hyväksyjät, aktivoi ja kannusta Tue, ota mukaan, aktivoi KOULUTUSMATERIAALI Lähde: Kurt Lewinin mallin pohjalta Reijo Korhonen, Unto Pirnes, Juha Arikoski; ks. myös Stenvall & Virtanen 2007 TUNNISTA MUUTOKSEN KOKO JA VAIKUTUSPIIRI • Pieni muutos eli toiminnan parannus (change): nykyisen toiminnan parantaminen • Keskisuuri muutos eli uudistus (transition): olemassa olevan korvaaminen jollakin uudella • Suuri muutos eli muodonmuutos (transformation): monimutkaisin ja syvin muuttumisen laji – vaatii radikaalia käännöstä ajattelutavassa, organisaatiokulttuurissa ja käyttäytymisessä à Erilaiset muutokset edellyttävät erilaista johtamista ja viestintää sekä toimeenpanon aikatauluja. KOULUTUSMATERIAALI TÄMÄ ON HYVÄ PITÄÄ MIELESSÄ… Ymmärryksen syntyminen Toimintatapojen muuttaminen 0-2 -vuotta 2-5 -vuotta Toimintakulttuurin muuttaminen 3-15 -vuotta KOULUTUSMATERIAALI ONNISTUNUT MUUTOS EI = NOPEA TOIMEENPANO Vanhan heikentäminen Tunne Tehtävät Uuden vahvistaminen Empatia (Empathy) Energia (Energy) Sitouttaminen (Engagement) Toimeenpano (Enforcement) Taso Järki KOULUTUSMATERIAALI (Mukaillen A framework for facilitating adaption to organizational transition – Mitchell Lee Marks) MUUTOSJOHTAMISEN RATKAISUJA PROJEKTITYÖSSÄ Esimerkkejä Esimerkkien kautta – asian tutuksi tekeminen, osallistaminen Koulutuksen ja tuen antaminen Kuvaa, piirrä, kerro 1. Tee uudesta tuttu Henkilösuhteet, määrän supistaminen Tiedottaminen Asiakkaan aikatauluun ja tarpeeseen räätälöinti Kokemuksen painottaminen Esimerkkinä muille toimiminen, osallistaminen 2. Tee uudesta miellyttävä Valmiit toimintamallit (työohjeet, check list) Hyödyn ja tulosten kuvaaminen Hyvän fiiliksen ja innostumisen tartuttaminen Yhdessätekemisen korostaminen Ohjeistuksen selkeyttäminen Riskien esilletuonti (ajankäyttö) 3. Tee vanhasta epämiellyttävä Hyödyn osoittaminen esimerkkien kautta Tehokkuuden ja vaikuttavuuden painottaminen Tehottomuusden osoittaminen, ajankäyttö Myynnillisen otteen korostaminen virkamiestasolle Asiakkaan tyytymättömyyden osoittaminen Virheiden ja epätarkkuuksien esilletuonti KOULUTUSMATERIAALI MUUTOKSEN TOTEUTTAMINEN KOULUTUSMATERIAALI (de Woot 1996; Merilä 2006; Stenvall & Virtanen 2007) TEHOKKAIDEN AJANKÄYTTÄJIEN YLEISIÄ TUNNUSPIIRTEITÄ 1. Päättäväisyys ØTietoiset päätökset 2. Kokonaiskuvan hahmottaminen ØSelkeä kokonaiskuva vastuista sekä tavoitteista, vrt. muutos ja muuttuvat prosessit 3. Järjestelmällisyys ØOma tapa pitää asiat ja tieto järjestyksessä 4. Rentous ØEivät stressaannu helposti 5. Huomiokyky ØKeskittynyt huomiokyky kulloinkin työn alla olevassa asiassa KOULUTUSMATERIAALI MITEN ELIMINOIN ”AIKAVARKAAT”? Sisäiset aikavarkaat • Paranna itsekuriasi ja vältä asioiden lykkäämistä ja viivyttelyä • Panosta töiden hyvään suunnitteluun Ulkoiset aikavarkaat • Puhelut ja sähköposti § Suunnittele puhelusi etukäteen – mieti valmiiksi mitä haluat sanoa ja mitä haluat selvittää ja varaa itsellesi tietty aika, jolloin hoidat kaikki puhelusi § Lue sähköposti esimerkiksi vain 1-2 kertaa päivässä • Työkaverit § Panosta tiedon jakamiseen ja oppimiseen epävirallisissa tilanteissa • Paperien etsiminen § Huolehdi työpöytäsi järjestyksestä ja toimivasta arkistoinnista • Toimimattomat työvälineet – hankkiudu eroon • Tarpeettomat kokoukset § Kokousten huolellinen suunnittelu ja tehostaminen KOULUTUSMATERIAALI TIIVISTÄEN • Ajankäytön tehostamisessa ja organisoimisessa on kaksi avaintekijää: itsetuntemus ja oman työn syvällinen tuntemus • Muutos joko työtehtävien sisällössä tai organisaatiorakenteessa aiheuttaa usein ajankäyttöön haasteita • Ajankäytön hallinnassa tulee aina sekä priorisoida että fokusoida • Ajankäytön tehostamiseksi tulee tunnistaa aikavarkaat – nimetä ne • Ajankäytössä tehostamiseksi tulee optimaalisesti hyödyntää käytettävissä olevia työkaluja – usein niiden käyttö vaihtelee eri työntekijöiden välillä hyvinkin radikaalisti ja yhteiset pelisäännöt ovat hajanaisia • Ajankäytön hallitsemiseksi on tehtävä sekä henkilökohtainen että mahdollisesti organisaatiotason päätös! muutoksen aikaansaamiseksi! KOULUTUSMATERIAALI PRIORISOINTIMATRIISI: Asian merkitys/tärkeys Asian tekonopeus Nopea: Hidas: Erittäin suuri merkitys/tärkeys: • Tee asia heti • Aloita tekeminen heti kun mahdollista ja varaa aikaa kalenterista jatkotyöstämiseen lähipäivinä. Melko suuri merkitys/tärkeys: • Aloita tekeminen heti, kun pystyt, jos et pysty tekemään heti, niin raivaa tilaa kalenterista lähipäivinä. • Varaa tekemiselle aikaa kalenterista lähiviikkoina ja aikatauluta loppu kalenteriin. Kohtalainen suuri merkitys/tärkeys: • Etsi kalenterista tilaa ja tee myöhemmin, esim. seuraavan viikon aikana • Palaa asiaan seuraavan viikkojen/kuukauden aikana – tee asiasta merkintä ja aikatauluta loput kalenteriin. Pieni merkitys/tärkeys: • Jos vapautuu yllättävästi aikaa, niin tartu asiaan, jos ei ole tärkeämpää tekemistä. • Unohda koko juttu - älä tee lainkaan! KOULUTUSMATERIAALI Hyvin pieni merkitys/tärkeys: • Unohda koko juttu - älä tee lainkaan! • Unohda koko juttu - älä tee lainkaan! PARETON PERIAATE: 20% TEKEMISESTÄ TUOTTAA 80% TULOKSISTA Eat Your Frog! Kirkasta tavoitteesi Suunnittele huominen “Eat a live frog every morning, and nothing worse will happen to you the rest of the day.” -Mark Twain Motivoi itseäsi Syö sammakkosi Tee se heti! Pureskele ja niele Take the worst thing on your to do list and do it first thing every morning! Tee se kerralla loppuun ja onnittele itseäsi Lähde: Mukaillen Brian Tracy, 2007 KOULUTUSMATERIAALI TYÖKALU TEHTÄVIEN PRIORISOINTIIN ABCDE-PRIORISOINTIMALLI SOVELTUU USEIMMILLE IHMISILLE • A = Kaikki työt, jotka ovat aivan välttämättä pakko tehdä Tehtävä Prioriteetti A-E Tehtävä 1 • B = Kaikki työt, jotka tulee tehdä kyseisellä ajanjaksolla (ei kuitenkaan aivan välttämättä ole pakko) • C = Kaikki muut työtehtävät Tehtävä 2 • D = Kaikki tehtävät, jotka voin delegoida jonkun muun tehtäväksi • E = Kaikki tehtävät, jotka voin huoletta jättää tekemättä Tehtävä 3 Tehtävä 4 KOULUTUSMATERIAALI KESKUSTELUA ABCDE- MALLISTA • Onko sinulla kyseisen malli käytössä? Tietoisesti, vai tiedostamatta? • Onko teidän työssänne mahdollista virallisesti priorisoida työtehtäviä, vai tehdäänkö sitä ”salaa”? • Käyttekö yleistä keskustelua tehtävien priorisoinnista? KOULUTUSMATERIAALI MITEN AJANKÄYTTÖÄ SUUNNITELLAAN? • Luo kokonaiskuva ja valitse tavoite • Aseta aikaraja. Tärkeät päivät ja deadlinet heti kalenteriin. • Arvioi työmäärä realistisesti • Jaa tavoitteesi osatavoitteisiin – tehtävälistat ja työnositus! • Aseta omia aikarajoja ennen lopullista deadlinea • Sijoita vaikeimmat tehtävät alkuun kun olet tehokkain ja priorisoi • Huomioi oma vireystilasi – oletko tehokkaimmillasi aamulla vai illalla • Sovella 80/20% sääntöä suunnitelmissasi § Täytä vain 80% ajasta suunnitellessasi päiviä § Varaa 20% ajastasi viivästyksille ja yllättäville tapahtumille • Seuraa omaa ajankäyttöäsi – seuranta antaa realistisen kuvan ajankäytöstäsi ja tuo esiin piilevät aikavarkaat KOULUTUSMATERIAALI PROJEKTIHALLINNAN MENETELMÄT JA TYÖKALUT KOULUTUSMATERIAALI ESIMERKKITYÖKALU: LOGICAL FRAMEWORK • • • • • • Projektisuunnittelun ja -hallinnan työkalu Yhteensopiva viitekehys projektin elinkaariajattelun kanssa Auttaa/pakottaa erottamaan toisistaan päämäärät, tavoitteet ja keinot Auttaa arvioimaan projektin toteutuskelpoisuutta Auttaa riskianalyysin tekemisessä Muodostaa perustan projektin seurannalle ja arvioinnille KOULUTUSMATERIAALI Logical Framework (LogFrame) Toimintalogiikka Indikaattorit Tietolähteet Ennakko-oletukset ja riskit Mitä laajempaa päämäärää projektilla pyritään edistämään? (yhdessä muiden kanssa) Millä mitataan? Mistä tiedot saadaan? Mikä on projektin päätavoite? (tämän projekti voi itse saavuttaa) Millä mitataan? Mistä tiedot saadaan? Mitä muuta tarvitaan päämäärän edistämiseksi? Mitä tuloksia projektin tavoitteen saavuttaminen edellyttää? Millä mitataan? Mistä tiedot saadaan? Mitä muuta tarvitaan projektin tavoitteen saavuttamiseksi? Mitä toimenpiteitä kukin tulos edellyttää? Tuotokset ja resurssit Mittarit Mitä muuta tarvitaan, että tulokset saavutetaan? Mitä vaaditaan, että projekti käynnistyisi? Mitä pitää huomioida ennakolta? Esimerkki: Suomen Curling- joukkue ja Vancouver 2010 (tehty vuonna 2006) Tavoitteet Mittarit ja tuotokset Päämäärä - Curlingin harrastajien määrä Suomessa 3- kertaistuu - harrastajien lukumäärä (miehet/ naiset) - nuorten harrastajien lukumäärä - harrastajamäärän kasvu vuodesta 2006 Hankkeen tarkoitus / tavoite - Vancouverin Olympialaisten miesten Curlingturnaus - Kultamitali Vancouver 2010! Tietolähteet: turnauksen tulosluettelo, suora tv-lähetys, lehdet… Ennakko-oletukset ja riskit Päämäärän saavuttamiseen liittyvät oletukset - Kultamitali voitetaan - Curling-junioritoiminta käynnistyy - Suomeen rakennetaan 1-2 uutta hallia - Curlingista tulee työpaikkaurheilua Tulokset 1. kv- ranking nousee top 3:een 2. 1-2 kansainvälisen turnauksen voitto / vuosi - EM ja MM-kisat top 6 vuosittain 1. kv- rankinglista 2. kv-turnausten tulosluettelot 3. EM- ja MM-kisojen tulosluettelot Projektin tarkoituksen saavuttamiseen liittyvät oletukset - Joukkue valitaan Olympialaisiin - Pelin taso säilyy Olympialaisten aikana - M-15 ei sairastu Olympialaisten aikana Toiminta 1. Vuosittain kotimaiseen sarjaan osallistuminen joukkueena 2. Kotimaan leiritys 2x 1 vko/ v 3. Kansainvälisiä turnauksia 4-6/ v 4. Viisi pääsponsoria Tuotokset ja resurssit 1. Sarjaan osallistuminen 20 000 euroa 2. Kotimaan leiritys 10 000 euroa/ v 3. Ulkomaan kisat 20 00 euroa/ v menot = 500 000 euroa projektin aikana 4. Sponsoritilaisuudet 2/ v/ pääsponsori = 10 tilaisuutta Tulosten saavuttamiseen liittyvät oletukset - Joukkueen työrauha säilyy - Joukkueen sisäinen eheys säilyy hyvänä - Joukkue pystyy nostamaan suoritustasoaan - Suomi pysyy mukana välinekehityksessä - M-15 jatkaa uraa - Uusi, ulkomaalainen valmentaja Ennakkoedellytykset - Curling säilyy Olympialajina 26/01/ - Projektin rahoitus turvataan KOULUTUSMATERIAALI 2015 - Curling liitto pystyy hyödyntämään nosteen - M-15 suostuu projektin veturiksi Toimintalogiikka Mittarit Tietolähteet Ennakko-oletukset ja riskit Mitä laajempaa päämäärää projektilla pyritään edistämään? (yhdessä muiden kanssa) • Millä mitataan? Mistä tiedot saadaan? Mikä on projektin päätavoite? (tämän projekti voi itse saavuttaa) • • Millä mitataan? Mistä tiedot saadaan? Mitä muuta tarvitaan päämäärän edistämiseksi? • • Mitä tuloksia projektin tavoitteen saavuttaminen edellyttää? • • • Millä mitataan? Mistä tiedot saadaan? Mitä muuta tarvitaan projektin tavoitteen saavuttamiseksi? • • Mitä toimenpiteitä kukin tulos edellyttää? • • • Toimenpiteiden avulla syntyvät tuotokset ja vaadittavat resurssit Mittarit Mitä muuta tarvitaan, että tulokset saavutetaan? • • Mitä vaaditaan, että projekti käynnistyisi? Mitä pitää huomioida ennakolta? • • HARJOITUS: Strateginen päämäärä (asia, jota projekti osin edistää, mutta ei yksin voi saavuttaa): Projektin tavoite (projektin maali, tähän pyritään): Projektin tulokset (nopeat hyödyt, jotka edesauttavat tavoitteet saavuttamista): Projektin tuotokset (syntyvät välittömästi tekemisen seurauksena): Projektin toiminta (projektin prosessit/tekeminen): 54 Ongelmapuu § Ongelmapuu-tekniikka on työkalu ongelmien tunnistamiseksi ja analysoimiseksi § Tunnistetaan keskeiset ongelmat ja niiden väliset syy- ja seuraussuhteet § Ongelmapuu “visualisoi” nykytilanteen ongelmien syyseuraussuhteet hierarkiseksi rakennelmaksi (=juurina syyt, oksina seuraukset) § Hierarkiassa alemman tason ongelma johtaa ylemmän tason ongelmaan – yhdysviivat tarkoittavat syy-seuraussuhdetta Ongelmapuun rakentamiseen liittyen • Yleisiä ongelmia: 1. Riittämätön ongelman määrittely – liian ympäripyöreä (“huono hallinto”) muotoilu ei kerro mitään ongelman syistä 2. Käänteiset muotoilut – ei kuvata nykyistä ongelmaa, vaan halutun tilan puuttumista (“ei tarpeeksi koulutettua työvoimaa”) KOULUTUSMATERIAALI Ongelmapuu SEURAUKSET YDINONGELMA SYYT KUVITELTU ESIMERKKI ONGELMAPUUSTA Työntekijöiden vuotaminen kilpailijoille Kannattavuuden lasku Markkina- aseman heikkeneminen Osaamisen vanhentuminen Brändin heikkeminen Sisäiset ristiriidat Tuotekehitys on jämähtänyt paikoilleen Tilaus- ja työkanta ovat täynnä Heikko ymmärrysasiakastarpeesta SEURAUKSET YDINONGELMA Työmotivaation heikkeneminen SYYT Globaalit taloushaasteet Heikot analyysityökalut Huono johtaminen KOULUTUSMATERIAALI Tavoitepuu TAVOITTEET KEINOT TYÖNOSITUSKAAVIO: HARJOITUS Projekti 1. Tehtäväkokonaisuus 1.4. 1.3. 1.2. 1.1. 2. Tehtäväkokonaisuus 2.4. 2.3. 2.2. 2.1. 3. tehtäväkokonaisuus 3.4. 3.3. 3.2. 3.1. KOULUTUSMATERIAALI Ongelmapuusta tavoitepuuhun • Tavoitepuu: • Kuvaa tilanteen tulevaisuudessa kun ongelmat on ratkaistu • Osoittavat tavoitehierarkian • Osoittaa keinojen ja tavoitteiden väliset suhteet • Ongelmapuun ongelmat muunnetaan ratkaisuiksi, jotka ilmaistaan myönteisenä kehityksenä ja saavutuksina • Tavoitepuu visualisoi tulevaisuuden tavoitetilan KOULUTUSMATERIAALI Tavoitepuu • Positiivinen, haluttu tulevaisuuden tila • Tavoitepuu on ongelmapuun peilikuva • Syy ja seuraus muutetaan tavoitteiksi ja keinoiksi • Tarvelähtöinen KOULUTUSMATERIAALI TYÖNOSITUS (WORK BRAKEDOWN STRUCTURE) § Projektihallintatyökalut liittyvät tavallisesti projektien aikataulujen ja kustannusten välisen suhteen arviointiin § Aikataulut= projektisuunnitelman muuntaminen operationaalisiksi tehtäväkokonaisuuksiksi § Aikataulujen tarkkuus vaihtelee projektin koon, merkityksen ja tärkeyden perusteella § Työnositus on projektin prosessin kuvaamista eli tekemisen kuvaus. § Kuten LogFrame – ei anna vastausta kaikkiin ongelmiin (mikään työkalu ei anna vastausta kaikkiin ongelmiin…) KOULUTUSMATERIAALI TYÖNOSITUS Työnosituksella vastataan kolmeen kysymykseen: § § Mitä projektin aikana pitää saada tehdyksi § Kenen vastuulla tekeminen on yksittäisten tehtäväkokonaisuuksien osalta § Kuinka paljon aikaa ja muita resursseja tekemiseen on käytössä § Työnositus vaatii huolellista projektisuunnittelua: projekti elinkaaren eri vaiheet tulee määritellä täsmällisesti ennen projektin varsinaista käynnistysvaihetta § Työnosituksen tuloksena syntyy ajatusrakennelma ja projektin toimintaa ohjaava suunnitelma, jossa hanke on jaettu hierarkkisesti eri tehtäväkokonaisuuksien keston ja merkityksen perusteella toisistaan erillisiin suoritusvaiheisiin § Käytännössä työnosituksen avulla täytetään LogFramen vasemman alakulman laatikko eli toimenpiteet. KOULUTUSMATERIAALI KRIITTINEN POLKU • Kriittinen polku (Critical path) on peräkkäin suoritettavien asioiden kokonaisuus, jotka on toteutettava aikataulussa, jotta projekti pysyisi aikataulussa. • Kriittinen polku luodaan määrittämällä projektin tehtävät ja mallintamalla niiden väliset riippuvuudet/yhteydet (mikä tehtävä on suoritettava ennen toista). • Kun riippuvuudet on mallinnettu: • Mietitään jokaisen tehtävän kesto, • Ja lasketaan jokaisen polun kesto lisäämällä ensimmäisen tehtävän kestoon toinen, lisäämällä näiden summaan kolmannen kesto jne. • Pisin kaikista mahdollisista poluista on projektin kriittinen polku KOULUTUSMATERIAALI TYÖNOSITUKSEN NYRKKISÄÄNNÖT § Käytä toiminnallisia termejä tehtäväkokonaisuuksien määrittelyssä § Määritä jokainen osatoiminta siten, että ne ovat tuote- ja/tai päämääräorientoituneita – eli projektin lopputulokseen tähtääviä. § Pilkottujen osatoimintojen summan tulee palautua ylätasolle § Jokaisella vanhemmalla on enemmän kuin yksi lapsi § Aseta jokainen osa-tehtävä jonkun vastuulle KOULUTUSMATERIAALI TYÖNOSITUS KÄYTÄNNÖSSÄ § Käytännössä laadit työnositusmallin seuraavasti: § Tehtävän päämäärää (projektin tavoite) § Tehtävän suorittamiseen vaadittavat tehtäväkokonaisuudet § Tehtäväkokonaisuuksien suorittamiseen vaadittavat osatehtäväkokonaisuudet § Osatehtäväkokonaisuuksien suorittamiseen tarvittavat yksittäiset suoritteet KOULUTUSMATERIAALI RUOHON LEIKKAAMISEN TYÖNOSITUS • Työnositus ruohon leikkaamisesta. Tehtävä/ päämäärä: • 1. Ruohon leikkaaminen (aika x min) Tehtäväkokonaisuudet • 1.1 Valmistautuminen ruohon leikkaamiseen • 1.2 Varsinainen ruohon leikkaaminen • 1.3 Viiimeistelytoimenpiteet I • 1.4 Viimeistelytoimenpiteet II KOULUTUSMATERIAALI PROJEKTIEN ONNISTUMISEN ARVIOINTI KOULUTUSMATERIAALI ”Toiminta ja arviointi ovat saman kolikon vastakkaiset puolet. Toimintaa tuottaa arvioitavan kohteen, jota arvioinnin avulla tarkastellaan. Arviointi tuottaa viisauden siitä, että ymmärrämme mitä oikein on tapahtumassa, tai tapahtunut…” Pressman & Wildavsky (1984, xv). KOULUTUSMATERIAALI 1/26/2 015 POHDISKELUA • Miten projektien onnistumista voi arvioida? KOULUTUSMATERIAALI SEURANTA, TUTKIMUS JA ARVIOINTI SEURANTA TUTKIMUS ARVIOINTI KUVAILEVA TIETO ILMIÖISTÄ $$ $$ $$ TIEDON SYNTETISOINTI JA ANALYYSI ¾ $$ $$ ONNISTUNEISUUTTA KOSKEVAT JOHTOPÄÄTÖKSET ¾ ¾ $$ MUUTOKSEEN TÄHTÄÄVÄT TOIMENPITEET ¾ ¾ $$ KOULUTUSMATERIAALI 1/26/20 15 PROJEKTIN HYÖDYT? Luonnos Ehdotus Potentiaaliset hyödyt ennen projektia Toteutus Projektinaikaiset hyödyt Päättynyt Todelliset hyödyt projektin jälkeen 12 kk 24 kk KOULUTUSMATERIAALI MITÄ PROJEKTISSA VOI ARVIOIDA? Projektin tarve Vaikutukset PROJEKTIEN TOIMEENPANON TARKOITUKSENMUKAISUUS Tavoitteet Panokset (tuotannontekijät ja kustannukset) Tulokset Tuotokset (suoritteet) TEHOKKUUS / TUOTTAVUUS/ TALOUDELLISUUS KUSTANNUSVAIKUTTAVUUS RELEVANSSI KOKONAISVAIKUTTAVUUS PYSYVYYS HYÖDYLLISYYS KOULUTUSMATERIAALI Tilastokeskus ERILAISIA VAIKUTUKSIA… VAIKUTUKSET Aiotut vaikutukset Hyödylliset (nollavaikutukset) Ei-aiotut vaikutukset Kielteiset Hyödylliset Kielteiset Vaikutusten… Ensisijaiset Toissijaiset Jne. Ensisijaiset Toissijaiset Jne. tärkeys Ensisijaiset Toissijaiset Jne. Ensisijaiset Toissijaiset Jne. Välittömät Välilliset Välittömät Välilliset ajallinen frekvenssi Välittömät Välilliset Välittömät Välilliset Pysyvät Väliaikaiset Pysyvät Väliaikaiset ajallinen pysyvyys Pysyvät Väliaikaiset Pysyvät Väliaikaiset 1/26/2 KOULUTUSMATERIAALI Vedung 1997 015 Virtanen & Uusikylä 2004 HARJOITUS Aiotut positiiviset vaikutukset • • • • • • Ei-aiotut positiiviset vaikutukset • • • • • • Aiotut negatiiviset vaikutukset • • • • • • Ei-aiotut negatiiviset vaikutukset • • • • • • KOULUTUSMATERIAALI KIITOS! KOULUTUSMATERIAALI
© Copyright 2024