Paperista bittiin – kokemuksia uuden

Paperista bittiin
Kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Esipuhe
Hanna Willner...................................................................................................4
Johdatus VIDICO-hankkeeseen
Hanna Willner...................................................................................................7
Uudistuksia kahdella sektorilla
– kokemuksia Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien
sähköistämisestä sekä pk-yritysten toimintojen sähköistämisestä
Virpi Messman, Miia Kujala ja Hanna Willner..................................................17
Digital Campus – oppimista ja kohtaamisia projektien maailmassa
Anu Sipilä ja Kitte Marttinen..........................................................................39
Luova tulevaisuustila ja tulevaisuuden osaamisen ennakointi
Sirkka Heinonen ja Juho Ruotsalainen...........................................................59
Innopark Programmes Oy, Visamäentie 33, 13100 Hämeenlinna, [email protected]
Taitto: Mainostoimisto Precis Oy Paino: Kopijyvä Oy
ISBN 978-952-67941-2-9 (nid.) ISBN 978-952-67941-3-6 (PDF)
Paperista bittiin
Kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
4
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Siren Arkkitehdit Oy
ESIPUHE
Aika VIDICO-hankkeen parissa on vierähtänyt
kuin siivillä. Loppusyksystä 2009 pidetyn yhteisen
aloitustilaisuuden jälkeen on tapahtunut todella
paljon. Paljon on mahtunut erilaisia ihmisiä ja asioita VIDICO-hankkeessa matkan varrelle. Aikaa on
käytetty jonkin verran hankebyrokratiaan: siihen,
että on kilpailutettu, raportoitu ja täytelty erilaisia
pakollisia, mutta merkityksettömiltä tuntuvia
lippulappuja. Eniten aikaa on käytetty onneksi
juuri siihen mihin pitikin: osaamisen näkyväksi
tekemiseen, digitalisoimiseen ja jakamiseen sekä
ennen kaikkea toimintakulttuurin muutoksen
käynnistämiseen niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla. Hankkeessa on saatu aikaan aidosti
hyviä tuloksia.
Pääosin asiat VIDICO-hankkeessa ovat sujuneet
mallikelpoisesti. Mutta myönnetään, että aina
kaikki ei ole mennyt ”ihan niin kuin Strömsöössä”.Tehdyt suunnitelmat ovat menneet välillä
uusiksi, kun pilottiprojekteissa on todettu, että
tehdyt kokeilut eivät ole syystä tai toisesta
toimineet. Järjestelmien kehittämisen kanssa on
tullut aikatauluongelmia ja tietotekniikan kanssa
kun pelataan, niin ainahan laitteet eivät toimi niin
kuin pitäisi ja silloin kuin pitäisi. Ja kilpailuttaminenkin on aiheuttanut välillä harmaita hiuksia.
Mutta kaikesta on selvitty, mokista ja ongelmista
on otettu opiksi.
Välillä on vuodatettu verta, hikeä ja kyyneleitä
maksatushakemuspapereihin, ihan kirjaimellisestikin. Mutta myös naurua on matkan varrella
riittänyt. Projektikoordinaattorina olen oppinut,
että työnkuvaani kuuluu ihan kaikki, mitä kukaan
muu hankkeessa ei tee – kolmemetrisen pehmolohikäärmeen kantamisesta sovittelijan roolin
kautta aina kahden järjestelmän arkkitehtuurin
yhteensovittamisen aprikointiin. Kahta samanlaista päivää ei ole ollut, ja hyvä niin.Tämä on ollut
opettavainen matka niin minulle kuin varmasti
myös kaikille muille VIDICOlaisille.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Me VIDICOlaiset emme ole ainoa taho aikaan
saatujen tulosten takana. VIDICO-hanke on saanut
eri tahoilta paljon tukea työssään tehdä osaamista näkyväksi digitaalisilla sisällöillä. VIDICOhankkeen toimijat haluavat ensinnäkin kiittää
rahoittajia; EAKR- ja valtion rahoitusta hankkeelle
myöntänyttä Päijät-Hämeen liittoa tuesta ja
hyvästä yhteistyöstä hankkeen aikana. Kiitämme
myös kuntarahoitusta hankkeelle myöntäneitä
tahoja Hämeenlinnan kaupunkia, Kehittämiskeskus Oy Hämettä, Porvoon kaupunkia ja Helsingin kaupunkia saamastamme tuesta hankkeen
toteuttamiselle. Olemme kiitollisia hankkeen
ohjausryhmälle saamistamme kannustavista
sanoista ja vinkeistä. Haluamme kiittää kaikkia
yhteistyökumppaneitamme hyvästä yhteistyöstä
sekä yhteisen vision jakamisesta.
VIDICO-hanketta alusta asti luotsanneena projektikoordinaattorina haluan erityisen lämpimästi
kiittää yhteisen matkan kulkemisesta teitä kaikki
VIDICOlaisia, joiden kanssa minulla on ollut ilo
ja kunnia työskennellä tämän hankkeen aikana.
Haluan osoittaa kiitokseni avusta ja tuesta myös
Päijät-Hämeen liittoon Petri Veijalaiselle ja Eila
Ilkolle, joiden ohjauksessa VIDICO-hanketta on
viety eteenpäin. Haluan lopuksi vielä kiittää kaikkia hankkeen kohderyhmään kuuluvia toimijoita,
jotka ovat lähteneet ennakkoluulottomasti viemään osaamista paperista bittiin kanssamme.
Hämeenlinnassa 27.2.2013
Hanna Willner, projektikoordinaattori
VIDICO-hanke, Innopark Programmes Oy
5
Johdatus VIDICO-hankkeeseen
Hanna Willner
Innopark Programmes Oy
8
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Sisällysluettelo
VIDICO-hanke lyhyesti............................................................................................................................... 9
Innopark siirsi pk-yrityksiä digiaikaan...................................................................................................... 10
Hämeenlinnan kaupungille uusia sähköisiä palveluita............................................................................. 10
HAAGA-HELIA loi Digital Campuksen...................................................................................................... 11
Tulevaisuuden tutkimuskeskus testasi Luovaa Tulevaisuustila –konseptia............................................... 11
Innovaatioareenoilla uusia eväitä kehitystyöhön...................................................................................... 12
Mikä on innovaatioareena?.................................................................................................................. 12
Hiljaisen tiedon innovaatioareena Verkatehtaalla 12.11.2010............................................................. 12
Luovan Länsirannan digitaalinen lähiviestintä 13.5.2011 Porvoon Campuksella................................ 12
Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareena Hämeenlinnan raatihuoneella 23.5.2011.......................... 13
Tulevaisuuden tutkimuksen innovaatioareena Postimuseossa 13.12.2011......................................... 13
Ylimaakunnallista yhteistyötä ja osaamisen jakamista.............................................................................. 14
VIDICO muutosagenttina......................................................................................................................... 15
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
VIDICO-hanke lyhyesti
VIDICO – Osaaminen näkyväksi digitaalisilla
sisällöillä (Visible Digital Competence) -hanke on
Päijät-Hämeen liiton rahoittama EAKR-rahoitteinen ylimaakunnallinen teemahanke(TL5), jonka
yhdessä toteuttavat Innopark Programmes Oy,
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon
yksikkö sekä Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Hankkeen hallinnoija on Innopark
Programmes Oy. VIDICO-hanketta toteutettiin Etelä Suomen EAKR-alueella vuosina 2009–2013.
Tavoitteena VIDICO-hankkeessa oli tehostaa
toimintoja tekemällä osaamista näkyväksi digitaa-
lisilla sisällöillä. VIDICO-osahankkeissa luodaan
konkreettisia toimintamalleja, menetelmiä ja
tuotteita osaamisen saamiseksi aikaisempaa
tehokkaampaan ja hyödyllisempään käyttöön eri
alueilla. Projektin vaikutusten toivotaan pitkällä
tähtäimellä näkyvän toimintojen merkittävänä
tehostumisena ja digitalisoinnin tuomien kustannussäästöjen kautta.
VIDICOn avulla on Innoparkissa tarjottu pk-yrityksille uusia eväitä toimintojen kehittämiseen ja
liiketoiminnan kasvuun sekä ratkottu Hämeenlinnan kaupungin palveluiden sähköistämistarpeita.
Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Porvoon yksikön käyttöön on kehitetty sähköinen palvelualus-
9
10
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
ta tehostamaan projektimuotoista opiskelua ja
Tulevaisuuden tutkimuskeskus on testannut fyysiseen tilaan liitettyjen digitaalisten elementtien
hyödyntämistä tulevaisuuden tutkimuksessa sekä
tehnyt työelämän osaamistarpeiden ennakointia.
Innopark siirsi pk-yrityksiä digiaikaan
Innopark on kehittänyt VIDICO-hankkeen kautta
hiljaisen tiedon ja osaamisen siirtämistä 15:ssa
eteläsuomalaisessa pk-yrityksessä, joissa on
pilotoitu yrityslähtöisten tarpeiden mukaan niin
yhteisöllisen osaamisen kerryttämistä, wikien
käyttöönottoa, videoperehdytysjärjestelmää kuin
osaamisen siirtämistä mobiililaitteiden avullakin. VIDICO-pilottien ja osaamisen näkyväksi
tekemisen avulla on yrityksissä saatu aikaan mm.
toimintojen tehostumista, laadun paranemista,
parempaa tiedonkulkua, selkeämpiä prosesseja,
työvoiman tehokkaampaa hyödyntämistä sekä
ajokilometrien vähenemistä.
Pk-yrityksiltä saadun palautteen perusteella he
ovat hyötyneet piloteista usein jopa ennakoitua
enemmän. Monesti osaamisen digitalisointipilotin kautta yritys on lähtenyt uudelleen arvioimaan muitakin prosessejaan ja tehostamaan
toimintaansa laajemminkin. Pk-yrityksissä toteutetut pilottiratkaisut eivät ole vaatineet kalliita
investointeja, vaan lähinnä kyse on ollut uusien
toimintatapojen käyttöönotosta, edullisten sovellusten yhteensovittamisesta sekä tiedonkulun
optimoinnista yrityksessä.
TL Sippolan Trendikodin työmaapalaverissa
Obaid Ahmadyar (vas.), työmaamestari Pekka
Linnanmäki ja Juho Kokkoniemi (oik.)
(Kuva TL Sippola)
Hämeenlinnan kaupungille uusia
sähköisiä palveluita
Innopark on pilotoinut Hämeenlinnan kaupungille
uutta kuntalaisvaikuttamisen kanavaa, joka mahdollistaa avoimemman vuorovaikutuksen kaupungin
Copyright: Hämeenlinnan kaupunki
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Opettaja Josi Sierra Espanjasta ja professori Kirsti Lonka Helsingin työn touhussa käytössä Porvoo
Campuksella (Kuva: Kitte Marttinen)
ja kuntalaisen välillä. Sähköisen palautekanavan
kautta kuntalaisella on mahdollisuus antaa palautetta sekä myös seurata palautteensa käsittelyn
etenemistä. Palautetta käytetään hyväksi Hämeenlinnan kaupungin asiakaslähtöisyyden kehittämisessä ja tulevien palveluiden suunnittelussa. Lisäksi
VIDICOssa on ratkottu Hämeenlinnan kaupungin
palveluiden sähköistämistarpeita esiselvitysten
kautta ja pilotoimalla rakennusvalvonnan prosessien uudistamista sähköisen käyttöarkiston ja
prosessimallinnusten avulla. Sähköisten palvelujen
kehitystyö jatkuu hankkeen päättymisen jälkeenkin ja kehitystyön tueksi on luotu Sähköisten
palvelujen kehittämisen käsikirja.
opetusta tiivistäen yritysten ja opiskelijoiden
yhteistyötä sekä parantaen toimijoiden välistä
kommunikaatiota. Kehitettävän LeaP (Learning
and Projects) - järjestelmän käyttöönotto Porvoossa on alkanut. LeaP-alusta mahdollistaa entistä
tiiviimmän yhteistyön yritysten kanssa. Lisäksi
projektimuotoinen oppiminen antaa opiskelijoille
kosketuksen yritysmaailman oikeisiin ongelmanratkaisutilanteisiin jo opiskeluaikana. LeaPin
avulla opiskelijoiden osaaminen on digitaalisten
sisältöjen avulla saatu monipuolisemmin esille.
HAAGA-HELIA loi Digital Campuksen
Tulevaisuuden tutkimuskeskuksessa on toteutettu
osana VIDICO-hanketta Luova TulevaisuusTila
-osahanke professori Sirkka Heinosen johdolla.
Luova tulevaisuustila –konseptin ideana on luoda
fyysinen tila, joka tukee käyttäjien luovuusajattelua ja toisaalta samanaikaisesti myös tulevaisuusajattelua. Luova Tulevaisuustila -pilotteja on toteutettu Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen toimesta
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon
yksikössä toteutetaan VIDICO-hankkeen Digital
Campus –osaprojektia. Hankkeen aikana valmistuneen uuden Porvoo Campuksen käyttöön on
luotu HAAGA-HELIAssa sähköistä palvelualustaa,
jonka tavoitteena on tukea projektimuotoista
Tulevaisuuden tutkimuskeskus testasi
Luovaa Tulevaisuustila –konseptia
11
12
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Helsingin kaupungin Lasipalatsin kirjastossa syksyllä 2009 sekä Hämeenlinnassa Teknologiakeskus Innoparkin ja Hämeen ammattikorkeakoulun
tiloissa keväällä 2011. Rakennetuissa pilottitiloissa
on järjestetty erityisiä tulevaisuusklinikka-sessioita, joiden avulla on pyritty analysoimaan ja
kehittämään testattavaa konseptia. Osahankkeessa
ennakoitiin myös tulevaisuuden osaamistarpeita.
Innovaatioareenoilla uusia eväitä
kehitystyöhön
Mikä on innovaatioareena?
Innovaatioareena on yksi tapa saattaa eri alojen
toimijoita yhteiseen tilaisuuteen miettimään ja kehittämään jotakin ennalta sovittua tuotetta, toimintamallia tai palvelua. Innovaatiotilaisuuden järjestäminen edellyttää osallistujien viemistä pois omista
arkiympäristöistään, ajattelun ja ideoiden herättelyä
sekä erilaisten kohderyhmien yhteen saattamista.
Innovaatioareenassa on yksinkertaisimmillaan kyse
juuri tästä. Luodaan puitteet, joissa eri tahot voivat
yhdessä pohtia ja kehittää heille tärkeitä asioita, luoda uudenlaisia palvelukonsepteja tai edistää uusien
tuotteiden ja asiakaskuntien kohtaamista.
VIDICO-hankkeessa järjestettiin yhteensä 4 innovaatioareenatapahtumaa, joiden avulla on tuotettu
lisäarvoa osallistujille ja kerätty arvokasta aineistoa
hankkeen puitteissa tehtävää kehittämistyötä varten.
Hiljaisen tiedon innovaatioareena
Verkatehtaalla
VIDICO-hankkeen ensimmäisen innovaatioareenan teemana oli hiljainen tieto. Hiljaisen tiedon
innovaatioareena järjestettiin Hämeenlinnassa
Verkatehtaalla 12.11.2010 klo 12.00-16.00.
VIDICO-hankkeen hiljainen tieto yrityksissä
-osaprojektin järjestämä tilaisuus oli kohdistettu
erityisesti pk-yrityksille ja alueen muille toimijoille. Päivän teemoina olivat mm. hiljainen tieto,
mentorointi, sosiaalinen media sekä pk-yritysten
edulliset digisivellukset. Iltapäivän aikana kuultiin
asiantuntijapuheenvuoroja, verkostoiduttiin sekä
käytiin ryhmissä keskusteluja päivän teemoista.
Tapahtumassa järjestettiin työpajat neljästä eri
aiheesta ja niistä jokainen mukaan tuleva saattoi
valita itseään kaksi eniten kiinnostavaa aihetta.
Aiheina työpajoissa olivat hiljainen tieto, verkkoviestintä, digityökalut ja mentorointi.
Päivän lopuksi vedettiin yhteen työpajojen tulokset sekä mietittiin jatkotoimenpiteitä. Hiljaisen
tiedon innovaatioareenan avulla onnistuttiin lisäämään osallistujien ymmärrystä hiljaisesta tiedosta,
sen mallintamisesta sekä erilaisista käytössä olevista sähköisistä työkaluista, joilla osaaminen voidaan
tehdä näkyväksi digitaalisia sisältöjä hyödyntäen.
Lisäksi innovaatioareenan kautta hanketoimijat saivat kehittämistyössä tarvittavaa tietoa pk-yritysten
hiljaiseen tietoon liittyvistä haasteista.
Luovan Länsirannan digitaalinen lähiviestintä
Porvoon Campuksella
VIDICO-hankkeen toinen innovaatioareena järjestettiin uudella Porvoon Campuksella perjantaina
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareenatapahtumassa Hämeenlinnan Raatihuoneella työstettiin
hämeenlinnalaista vaikuttamisen mallia nyt ja tulevaisuudessa.(kuva:VIDICO-hanke)
13.5.2011.Tilaisuuteen oli kokoontunut joukko
alueen keskeisiä yhteistyötahoja pohtimaan Länsirannan toimijoiden keskinäisiä viestintätarpeita
sekä kuluttajaviestintää (digital street visibility).
Tilaisuudessa työstettiin kahdessa eri ryhmässä omista teemoista mindmeisterin avulla ajatuksia ja ideoita
eteenpäin työstettäviksi.Aktiivista osallistumista ja
iloista puheensorinaa täynnä ollut tilaisuus sai hyvää
palautetta sekä loi verkostoja ja synnytti uusia ideoita, joiden pohjalta Luovan Länsirannan viestintää oli
hyvä lähteä viemään yhdessä eteenpäin.
Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareena
Hämeenlinnan raatihuoneella
VIDICOn kolmas innovaatioareena järjestettiin
Hämeenlinnan Raatihuoneella maanantaina
23.5.2011 Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämistä toteuttavan osahankkeen
teemoilla. Hämeenlinnan raatihuoneella pohdittiin hämeenlinnalaisten omaa mallia vaikuttamiseen VIDICO-hankkeen organisoimassa Innovaa-
tioareenassa. Miten ihmiset haluavat vaikuttaa ja
osallistua? Mitä kanavia halutaan käyttää vaikuttamiseen? Miten kuntalaisten ääni kuuluu myös
poliittisessa vaikuttamisessa? Miten kuntalaisten
ääni saadaan kuulumaan jo asioiden valmisteluvaiheessa päätösten kommentoinnin sijaan?
Tapahtumassa nähtiin aktiivista osallistumista,
rohkeaa mielipiteiden esittämistä, positiivista
henkeä ja valmiutta kyseenalaistaa rutinoituneita
ajatus- ja toimintamalleja. Innovaatioareenasta
kerättyä aineistoa hyödynnettiin hankkeessa
kehiteltäessä Hämeenlinnan kaupungin asukaspalautejärjestelmää sekä strategista asukaskyselyä.
Tulevaisuuden tutkimuksen innovaatioareena
Postimuseossa
VIDICOn neljäs innovaatioareena järjestettiin
tiistaina 13.12.2011 Postimuseossa, Helsingin pääpostin tiloissa. Luova Tulevaisuustila -osahankkeen
innovaatioareenan teemana oli ”Co-creative and
Innovative Futures Design – How to do it?”.
13
14
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Postimuseon neuvottelutilassa järjestetyssä
tilaisuudessa kuultiin ensin professori Sirkka
Heinosen ja projektitutkija Juho Ruotsalaisen
puheenvuoro ja katseltiin Työn ja vertaistuotannon tulevaisuusikkuna.Tämän jälkeen kuultiin
Finpron Elina Hiltusen ja VATTin Osmo Kuusen
kommenttipuheenvuorot tulevaisuuden innovaatioiden löytämisestä sekä niiden vaikutuksesta
toimintatapojen muuttumiseen.
Tapahtumassa pohdittiin myös sitä, mitä on hyvä
digikulttuuuri ja miten digitaalisten keinojen ja
sosiaalisen median avulla voidaan edistää yhteisluovaa tulevaisuuksien innovointia.Tulevaisuusvisailussa hyvin pärjänneet saivat kotiin viemisiksi
mukaansa Tulevaisuusluotsin diplomin.
Tapahtumassa kerättyä aineistoa hyödynnettiin
osana muita lähdeaineistoja.Tilaisuudessa käyneille
jäi käteen saadun diplomin ohella uusia ajatuksia toimintakulttuurin muutoksesta sekä yhteisöllisyydestä.
Ylimaakunnallista yhteistyötä ja osaamisen jakamista
VIDICO-hankkeessa Innopark Programmes Oy Hämeenlinnasta, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun
Porvoon yksikkö ja Turun yliopiston Tulevaisuuden
tutkimuskeskus yhdistivät voimansa ja pureutuivat
osaamisen näkyväksi tekemiseen ja tietämyksen
digitalisointiin EAKR-rahoituksen tuella.
Ylimaakunnallista yhteistyötä hankkeessa on tehty mm. innovaatioareena-tapahtumien kautta, joissa yhteisen asian ääreen kokoontuivat kohderyhmien edustajat, yhteistyökumppanit sekä tietysti
VIDICO-hankkeen toimijat. Innovaatioareenoissa
työstettiin Hiljaisen tiedon teemaa Hämeenlinnassa syksyllä 2010, Luovan länsirannan digitaalista
lähiviestintää Porvoossa ja kuntalaisvaikuttamista
Hämeenlinnassa keväällä 2011 sekä yhdessä luotavaa tulevaisuutta Helsingissä joulukuussa 2011.
Hankkeen loppuseminaari järjestettiin Helsingin
Finlandia-talolla 10.4.2013.
VIDICO-hankkeen eri toimijoilla ja osahankkeilla
on ollut hyvin erilainen tulokulma yhteiseen
teemaamme – osaamisen näkyväksi tekemiseen,
mikä on rikastuttanut toimintaa. Osahankkeissa
on hyödynnetty osatoteuttajalta toiselle siirrettyä osaamista esimerkiksi käyttämällä Innoparkin pk-yrityspiloteissa opittuja tulevaisuuden
tutkimuksen metodeja. Toisena esimerkkinä
ylimaakunnallisesta yhteistyöstä ja osaamisen
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
siirtämisestä toimijalta toiselle on Luova Tulevaisuustila –osahankkeen Hämeenlinnassa Teknologiakeskus Innoparkin tiloissa järjestetty pilotti
talvella 2011.
VIDICO muutosagenttina
Hankkeen aikana on tapahtunut selvää yleistä
toimintakulttuurin muutosta, osaamista siirretään yhä enemmän paperista bittiin. Nyt hankkeen päättyessä, kun ajattelee aikaa taaksepäin
hankkeen alkuun, on vaikea uskoa sitä, kuinka
paljon muutosta on tapahtunut vain muutaman
vuoden aikana. VIDICO on ollut muutosagenttina mukana toteuttamassa toimintakulttuurin
muutosta ja osaamisen näkyväksi tekemistä eri
tyyppisissä organisaatioissa; kuntaorganisaatiossa, oppilaitoksessa ja pk-yrityksissä. VIDICOhanke on ollut mukana käynnistämässä monia
osaamisen näkyväksi tekemiseen, jakamiseen ja
kartuttamiseen tähtääviä kehitysprosesseja. Organisaatiosta riippumatta on ollut havaittavissa,
että tiedon jakamisen ja jalostumisen merkitys ja
mahdollisuudet on niissä ymmärretty. Aika aloittaa toimintatapojen muutos, tiedon siirtäminen
paperilta bittiin, muissakin organisaatioissa olisi
viimeistään nyt.
Osaamisen siirtäminen paperista bittiin mahdollistaa tiedon aiempaa nopeamman ja helpomman
jakamisen.Toimintakulttuurin muutos vaikuttaa
myös toimintaprosesseihin. Uusien toimintatapojen käyttöönotto vaatii vanhojen toimintamallien
kyseenalaistamista sekä uudelleen arvioimista,
jotta muutos aidosti kehittää ja tehostaa organisaation toimintaa.
VIDICO-hanke on pystynyt auttamaan toimintakulttuurien muutoksessa ja on aikaansaatu konkreettisia tuloksia uusien toimintatapojen vaikutuksesta. Ja kun osaamisen näkyväksi tekemisen
ja digitalisoinnin merkitys korostunee entisestään
tulevaisuudessa, niin hankkeen tuloksille on
jatkossakin varmasti kysyntää.
Kaikki VIDICO-hankkeen tuloksena syntyneet
aineistot sekä julkaisut löytyvät hankkeen nettisivuilta osoitteesta www.vidico.fi.
15
Uudistuksia kahdella sektorilla
– kokemuksia Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien
kehittämisestä sekä pk-yritysten toimintojen sähköistämisestä
Virpi Messman, Miia Kujala ja Hanna Willner
Innopark Programmes Oy
18
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Sisällysluettelo
Innopark sähköisti kaupungin palveluprosesseja ja auttoi pk-yrityksiä digiaikaan...................................19
1 VIDICO-hanke kehittämistyön mahdollistajana....................................................................................19
2 Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisen pilotit...................................................19
2.1 Tavoitteena paremmat palvelut hämeenlinnalaisille..................................................................19
2.2 Osallistava kuntalaisuus – asukaspalautejärjestelmä...................................................................20
2.3 Suun terveydenhuollon ajanvarausjärjestelmän uudistus...........................................................20
2.4 Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistäminen.........................................21
2.5 Sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli...................................................................22
3 Hiljainen tieto pk-yrityksissä................................................................................................................23
3.1 Johdatus hiljaiseen tietoon.........................................................................................................23
3.2 HIljaisen tiedon tallennus...........................................................................................................24
3.3 Pk-yritys pilottien toteutus.........................................................................................................25
3.4 Hiljaisen tiedon pilottiprojektit..................................................................................................26
Wiki osaamisen hallinnan apuna: Case Opiferum......................................................................26
Kosketusnäyttö ja osaamisen tekeminen näkyväksi: Case Mansikkapuisto................................27
Etäyhteydet ja tiedonhallinta: Case Condens Heat Recovery Oy................................................27
Wiki ratkaisuna osaamisen tallentamiseen: Case Elekno............................................................27
Äänimuistiinpanot tietämyksen tallentamisessa: Case IT-Palvelu................................................28
WIKI-oppimisalustana: Haabio Oy..............................................................................................28
Sähköiset työkalut aloittavassa yrityksessä: Case Linnan pyöräverstas.......................................28
Wiki yhteisöllisen oppimisen ja tiedon jaon välineenä: Case Peltosirkun tila............................29
Osaamisen ja prosessien mallintaminen: Case Skapat................................................................29
Videot perehdytyksessä: Case Kamux........................................................................................30
Sosiaalinen media toiminnan tukena: Case Kaipaus...................................................................30
Toimintaympäristön dokumentointi: Case Ellibs........................................................................30
Rakennusliikkeen työmaat mobiiliaikaan: Case TL Sippola.........................................................31
Ohjelmistotoimittajan projektienhallintaan syvyyttä: Case Codelma.........................................32
Osaamisenhallintaa: Case Linnan Vartijat....................................................................................32
3.5Valmennusohjelma.....................................................................................................................32
4. Oivalluksia matkan varrelta..................................................................................................................33
4.1 Kokemuksia ja havaintoja Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisessä.......33
Osallistava asukaspalautejärjestelmä..........................................................................................33
Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistäminen...........................................33
4.2 Kokemuksia ja havaintoja hiljaisen tiedon yrityspiloteista.........................................................34
Multimedian keinoin tehokkaampaan perehdytykseen.............................................................34
Osaamisen jakaminen digitaalisilla sisällöillä..............................................................................34
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Copyright: Hämeenlinnan kaupunki
Innopark sähköisti kaupungin palveluprosesseja ja auttoi pk-yrityksiä digiaikaan
1. V
idico-hanke kehittämistyön
mahdollistajana
Innoparkissa vastattiin VIDICO-hankkeen koordinoinnista koko hankkeen ajan vuosina 2009–2013
sekä toteutettiin VIDICO-hanketta kahden osakokonaisuuden voimin. Ensimmäinen osakokonaisuus perehtyi Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämiseen ja toinen hiljaiseen
tietoon yrityksissä. Seuraavaksi esitellään hankkeessa tehdyt toimenpiteet sekä kerrotaan tuloksista.
2. H
ämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisen pilotit
2.1 T
avoitteena paremmat palvelut
hämeenlinnalaisille
Innopark Programmes Oy toimi Hämeenlinnan kaupungin kumppanina palveluprosessien sähköistämisprojektissa. Osakokonaisuuden tavoitteiden taustalla oli vuonna 2009 toteutettu kuntaliitos, jossa
Hämeenlinnan kaupunkiin liitettiin Hauho, Kalvola,
Lammi, Renko ja Tuulos. Kuntauudistuksen myötä
tuli voimakas tarve kehittää ja tehostaa palveluprosesseja. Julkisten palveluiden sähköistämisen kautta
pyrittiin vastaamaan tavoitteeseen tuottaa palvelut
uudistuneessa kunnassa entistä innovatiivisemmin,
asiakaslähtöisemmin ja tehokkaammin.
Erilaiset rakennemuutokset luovat tilanteita, joissa
organisaatiot joutuvat etsimään uusia toimintatapoja. Uusien digitaalisten menetelmien ja työkalujen avulla voidaan saavuttaa merkittävää hyötyä ja
tehostumista organisaatioiden toimintatavoissa ja
prosesseista sekä tuoda ratkaisuja ongelmiin.
VIDICO -hankkeen aluksi toteutettiin nykytilaanalyysi, jonka avulla pyrittiin tunnistamaan
ominaisuuksiltaan, kyvykkyydeltään ja halukkuudeltaan sopivimmat kaupunginorganisaatiot
palveluprosessien sähköistämisen kohteeksi.
Analyysin perusteella valittiin kolme hankkeessa
toteutettavaa pilottikohdetta.
19
20
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Seuraavissa kappaleissa on kerrottu tarkemmin
ensimmäisen kokonaisuuden toimenpiteistä
pilottikohteissa. Pilotteina toteutettiin osallistavaa
kuntalaisuutta edistävä asukaspalautejärjestelmä,
hammashoidon ajanvarausjärjestelmän tehostaminen sekä Hämeenlinnan rakennusvalvonnan
lupaprosessien sähköistäminen.Toteutettujen
pilottien pohjalta luotiin myös sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli ja käsikirja.
2.2 O
sallistava kuntalaisuus
– asukaspalautejärjestelmä
Kuntalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen ovat
olennainen osa kaupunkien toimintaa. Selkeiden
vaikuttamiskanavien puuttuminen vaikeuttaa
kunnallisen demokratian toteutumista ja demokratia jää osittain toteutumatta. VIDICO -hankkeen alkuvaiheessa todettiin, että Hämeenlinnan
kaupungilla ei ollut asukkaille selkeää sähköistä
vaikuttamiskanavaa. Kuntalaisvaikuttamisen kanavat nousivat kehittämisalueeksi kaikilla kaupungin toimialoilla. VIDICO -hankkeeseen otettiin siis
mukaan pilotti, jonka tarkoituksena oli saada eri
toimialueisiin kohdistuva asiakaspalaute dokumentoitua ja seurattua palautteen antamista aina
palautteen aiheuttamien toimenpiteiden toteuttamiseen saakka. Pilotin tarkoituksena oli testata
asiakaspalauteprosessin sähköistämistä ja siihen
liittyvää järjestelmää strategisella asukaskyselyllä
ja avoimella asukaspalautejärjestelmällä.
Pilotin aluksi hankkeessa toteutettiin määrittely
siitä, mitä ominaisuuksia järjestelmältä toivotaan.
Järjestelmälle asetettiin reunaehtoja joita palveluntarjoajan tulisi pystyä tarjoamaan. Reunaehdot
jaoteltiin toiminnallisiin vaatimuksiin ja teknisiin
vaatimuksiin.
Strategisen asukaskyselyjärjestelmän toteutus
saatiin valmiiksi pilottivaiheeseen elokuussa
2011. Asukaspalautejärjestelmä oli avoimena koko
syksyn 2011 ajan, ja ensimmäinen asukaspalautekierros johon kutsuttiin osallistujia, järjestettiin
vuoden 2011 loppupuolella. Kierrosta varten
lähetettiin kutsu 9000 satunnaisesti valitulle
kaupunkilaiselle.
Asukaspalautejärjestelmä toteutettiin linkitettynä paikkatietojärjestelmään, joka jo valmiiksi oli
käytössä Hämeenlinnan kaupungilla. Järjestelmän
kautta asukas voi antaa palautetta kaupungin palveluista, toiminnasta ja päätöksenteosta tai esittää
kehittämisideoita. Palautteen voi myös sijoittaa suoraan kaupungin kartalle koskemaan tiettyä aluetta.
Asukaspalautejärjestelmä mahdollistaa sen, että
palaute kulkee yhtä nopeasti etäisyydestä riippumatta aina Hämeenlinnan reuna-alueilta, esim. Lammilta, keskustaan kuin keskustassa talosta toiseen.
Käytännössä järjestelmään pääsee Hämeenlinnan
kaupungin sivuilla olevan linkin kautta (http://
kartta.hameenlinna.fi/eFeedback). Jätetty palaute
ohjataan asiasta vastuussa olevalle henkilölle ja
palautteen antaja voi halutessaan seurata palautteen etenemistä. Lisäksi palautteen antaja voi valita
haluaako, että häneen ollaan yhteydessä palautteeseen liittyen, ja miten häneen ollaan yhteydessä.
Syksyn aikana saadut kokemukset palautejärjestelmästä olivat hyviä. Palautteen määrä oli lisääntynyt aikaisempiin vuosiin verrattuna ja palautteen
käsittely oli parantunut selkeästi.
Kuntalaisen kannalta katsottuna järjestelmä
tarjoaa ajasta ja paikasta riippumattoman palautteenantomahdollisuuden. Järjestelmä luo
edellytykset tasavertaiselle kuntademokratialle:
kuntakeskuksessa ja haja-asutusalueella olevien
kuntalaisten mahdollisuus palautteen antamiselle
helpottuu. Palautteen seurattavuus paranee sekä
kuntalaiselle että kaupungin henkilökunnalle ja
se lisää mahdollisuuksia suoralle vuorovaikutukselle kuntalaisen ja kaupungin virkamiesten sekä
työntekijöiden välillä.
2.3 Suun terveydenhuollon
ajanvarausjärjestelmän uudistus
Hämeenlinnan suun terveydenhuollon pilotissa
tavoitteeksi nousi toimialan saamien puhelinkontaktien määrän vähentäminen jonkin sähköisen
ajanvarausjärjestelmän avulla. Ajanvaraustoimisto
oli ylityöllistetty ja puheluiden määrä ylitti selkeästi vastaamiskapasiteetin.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Suunterveydenhuollon organisaation toiveena oli
hallita ajanvarausprosessia muuten kuin puheluin.
Tähän tarpeeseen tutkittiin mahdollisuutta hoitaa
ajanvarauksia ja varattujen aikojen peruutuksia
tekstiviestien kautta. Mahdollisen yhteistyökumppanin selvittelyissä tuli vastaan yritys, jonka
massatekstiviestiratkaisu olisi vastannut Hämeenlinnan kaupungin tarpeita.
Projektin aikana kävi kuitenkin ilmeiseksi että
mahdollisen yhteistyökumppanin tarjoama
ratkaisu ja Hämeenlinnan kaupungin käyttämä
potilastietojärjestelmä eivät olleet integroitavissa
keskenään mm. potilastietojen käsittelyn vuoksi.
Projektin fokusta päädyttiin muuttamaan niin,
että tutkittiin yhden ratkaisun sijaan toimijoiden
kenttä ja muut tarpeeseen vastaavat ratkaisut.
Sähköisen ajanvaraustoimiston tarpeet määriteltiin yhdessä asiakasorganisaation kanssa esiselvitystä varten. Esiselvityksenä toteutettiin laajempi
benchmarking -tutkimus, jonka avulla selvitettiin
millaisia ratkaisuja on tarjolla sähköiseen ajanvaraustoimistoon ja vertailtiin millaisia kokemuksia
on todettu muissa kunnissa, joissa sähköinen järjestelmä on jo käytössä. Vertailukunniksi valittiin
Tampere, Helsinki, Oulu ja Espoo.
Sähköisen ajanvarauksen esiselvitystyö valmistui
huhtikuussa 2011. Selvityksen tuloksena todettiin,
että sähköisen ajanvarausjärjestelmän toteuttaminen pelkästään suunterveydenhuollon alalle voi
olla liian kannattamatonta. Lisäksi sähköisen ajanvarauksen todettiin olevan huomattavan sidoksissa
potilastietojärjestelmään ja sen toteutuksen liittyvän myös laskutukseen. Näin ollen järjestelmää
tulisi lähteä kehittämään yhteistyössä Hämeenlinnan terveyskeskuksen sekä potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa. Sähköisen ajanvarauksen
uudistusta päätettiin lähteä toteuttamaan koko
terveydenhuollon yhteisenä ja tämä kehitysprojekti rajattiin VIDICO -hankkeen ulkopuolelle.
2.4 H
ämeenlinnan rakennusvalvonnan
lupaprosessien sähköistäminen
Rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistämisprosessi aloitettiin esiselvitystyöllä, jonka
Copyright Hämeenlinnan kaupunki
tavoitteena oli selvittää miten rakennusvalvonta
voitaisiin hoitaa sähköisesti ja minkälaisia ratkaisuja muissa kunnissa ja kaupungeissa on jo toteutettu. Vertailututkimus ymmärryksen lisäämiseksi
ja parhaiden käytäntöjen löytämiseksi rakennusluvanhakuprosesseista tehtiin Espoon, Jyväskylän,
Lahden,Turun, Oulun ja Hämeenlinnan välillä.
Selvityksen avulla pystyttiin kartoittamaan, missä
kaupungeissa on tehty Hämeenlinnan rakennusvalvonnan sähköistämisen kanssa samantyyppisiä
projekteja, joiden pohjalta hanketta voitaisiin lähteä toteuttamaan. Selvityksen myötä todettiin, että
kolmessa kaupungissa on toteutettu järjestelmän
sähköistämisiä, joista voidaan ottaa mallia: Espoo,
Lahti ja Jyväskylä. Jyväskylän rakennusvalvonnan
digitointiprojektiin käytiin tutustumassa myös
paikan päällä. Jyväskylän kaupungin rakennusvalvonnassa oli päädytty digitoimaan kaikki lupapaperit ja kuvat. Hämeenlinnassa todettiin, että ainakin
tässä vaiheessa riittää pääpiirustuksien digitointi
ja mahdollisesti myöhemmin muiden lupapapereiden ja kuvien organisointi resurssien salliessa.
21
22
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Skannaustyö aloitettiin tuoreimmista kuvista ja kokonaisuudessaan suurin osa skannatuista kuvista oli
vuosilta 2009–2012. Skannaustyön eteneminen oli
hidasta skannausmateriaalin esityön vuoksi. Kaikki
kuvat tuli järjestellä uudestaan ja erotella skannattavat piirustukset muista kuvista. Lisäksi kuvat
tuli järjestellä ja nimetä niin, että itse skannaustyö
tapahtuisi mahdollisimman tehokkaasti.Arkistoa digitoidessa käytettiin Arkistolaitoksen määrittelemiä
standardeja asiakirjojen koosta ja tarkkuudesta.
Projektin aikana päädyttiin kokoamaan ohjeistus
rakennusvalvonnan työntekijöille arkistointia ja
digitointia koskien. Ohjeistuksen avulla on tavoitteena saada arkisto pysymään sellaisessa kunnossa, jossa skannauksen jatkaminen on mahdollista
mahdollisimman tehokkaasti. Digitointityön vielä
jatkuessa päästiin toteuttamaan testiympäristö,
joka testaa arkistojärjestelmän ja tuotantoympäristön toimivuutta yhteen.Testiympäristön avulla
luodaan mahdollisimman toimiva toimintamalli
sähköisen arkistoinnin ja uusien työtapojen käyttöönoton järkevöittämiseksi.
Rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistämisessä tehty kehitystyö on toteutettu silmällä
pitäen tavoitetta, että sähköinen asiointi saadaan
käynnistymään mahdollisimman pian. Hämeenlinnan kaupunki tulee jatkamaan palvelun sähköistämistä vielä hankkeen päättymisen jälkeen.
Tavoitteena on, että Hämeenlinnan kaupungin
rakennuslupien hakuprosessi olisi kokonaan sähköistä vuoden 2013 loppuun mennessä.
2.5 S
ähköisten palveluiden kehittämisen
toimintamalli
Hämeenlinnan kaupunki tarvitsi toimintamallin
sähköisten palvelujen kehittämiseen.Toimintamallin
kehittämistyön toteutti Tieto Oyj.Työ piti sisällään
toimintamallin luomisen, kuvaamisen ja dokumentoinnin. Mallia kehitettiin työpajatyöskentelyllä
kolmen VIDICO -hankkeessa toteutetun sähköistämispilotin parissa työskennelleiden ihmisten kanssa.
Sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli
ja mallin sisältöä esittelevä käsikirja valmistuivat
joulukuussa 2012 ja ne julkaistiin huhtikuussa 2013.
Käsikirjassa esitelty toimintamalli kuvaa ja ohjeistaa strukturoidun ja suunnitelmallisen toimintatavan kehittää asiakaslähtöisiä sähköisiä palveluita. Käsikirja toimii ohjeena Hämeenlinnan
kaupungin johdolle, esimiehille, asiantuntijoille
ja palvelujen tuottajille, jotka rahoittavat, ideoivat
sekä tuottavat sähköisiä palveluita. Se on soveltuvin osin tarkoitettu myös muiden kaupunkien
hyödynnettäväksi. Käsikirja avaa mallissa käytettyjä käsitteistöjä, jotka liittyvät sähköiseen palveluun ja sähköiseen asiointipalveluun. Käsikirjassa
otetaan esille lainsäädäntö ja tavoitteet, jotka on
asetettu julkisille sähköisille palveluille.
Malli kuvaa myös sähköisten palveluiden kehittämistä aina suunnittelu- ja hankintavaiheesta
prosessin loppumetreille asti. Malli esittelee sähköisten palveluiden suunnitelmallisen kehittämisen sekä sen miten voidaan muodostaa strategiset
linjaukset kehittämiselle.Toimintamallin käsikirjassa tuodaan myös esiin eri innovointimenetelmiä ja näkökulmia, joita kehittämisessä voidaan
hyödyntää. Lisäksi käsikirjaa voi käyttää apuna
nykytilan arvioinnissa ja tavoitteiden asettelussa
sähköisten palveluiden kehittäjille.
Sähköisillä palveluilla tavoitellaan hyötyjä sekä
palvelun tarjoavalle organisaatiolle, että palvelun
käyttäjille.Toimintamalli pyrkii antamaan myös
ideoita siihen miten sähköisten palvelujen hyötyjä voidaan arvioida eri näkökulmista katsottuna.
Kirja esittelee mallissa kuvattuja näkökulmia, joita
ovat mm. taloudellinen hyöty, asiakkaiden saamat
hyödyt, toiminnan ja prosessien tehostumisen
hyödyt sekä osaamisen ja henkilöstön näkökulmasta saavutettavat hyödyt.
Malli ja käsikirja antavat työkaluja palvelun suunnitteluun mm. asiakaslähtöisyyden ja palvelumuotoilun keinoin. Palvelun saavutettavuuden ja käytettävyyden periaatteita on myös avattu. Käsikirjassa
on kuvattu menetelmiä palvelun konseptointiin,
prototypointiin ja laatukriteeristöön ja periaatteita,
sekä sitä kuinka ne helpottavat käyttöönottoa.
Palvelun sisällön suunnitteluun, löydettävyyteen
ja tuottamiseen on käsikirjassa myös hyväksi koet-
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
tuja keinoja.Toiminnallisten ja teknisten vaatimusten kuvaamiseen on annettu esimerkkejä, kuinka
ne voidaan toteuttaa.
3. Hiljainen tieto pk-yrityksissä
Sähköisten palveluiden käyttöönoton onnistumiseen on mallissa esitelty lukuisia keinoja, aina
toimintaympäristön ja toimintatapamuutosten
valmistelusta, viestintään ja markkinointiin. Käsikirjassa ohjeistetaan myös muutoksen johtamista
helpottavia menetelmiä, sekä palvelun hallintaan
ja kehittämiseen liittyviä vinkkejä.
Hiljaisen tiedon jakaminen on Innopark Programmes Oy:n osahankkeen toisen toimenpidekokonaisuuden teemana. Kokonaisuudessa pyritään
hahmottamaan sitä miten pk-yritysten sisäistä
hiljaista tietoa voidaan jakaa koko yrityksen tietoisuuteen. Monen pk-yrityksen työtekijöillä on runsaasti sellaista yrityksen toimintaan ja yrityksen
asiantuntemukseen liittyvää tietoa, joka on opittu
nimenomaan ei-sanallisesti, monien yritysten ja
erehdysten kautta ja jonka sanallinen selittäminen
ei ole aina yksinkertaista.
Käsikirjasta löytyvät myös muutossuunnitelmapohja, sekä mallipohjia käsikirjan menetelmien
hyödyntämiseen käytännössä. Mikäli käsikirjan
lukija jää vielä kaipaamaan lisätietoja, kirjan
sähköisessä versiossa on julkaistu aihekohtaisesti valtava määrä linkkejä, sekä lukuisia vinkkejä
siihen mistä löytyy lisätietoa jokaisesta käsitellystä aiheesta.
3.1 Johdatus hiljaiseen tietoon
Amerikkalaista Michael Polanyitä pidetään yleisesti hiljaisen tiedon käsitteen keksijänä. Hänen
ajatuksiinsa perustuu hiljaiseen tietoon liitettävä
ajatus siitä, että ihminen tietää enemmän kuin
23
24
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
pystyy kertomaan. Hiljainen tieto on kiinteästi
sidottu ihmisten henkilökohtaisiin kokemuksiin,
osaamiseen, uskomuksiin ja näkökulmiin. Henkilökohtaisen tiedon tutkimukseen liittyy useimmiten haasteita, eikä ihmisen itse ole helppoa sitä
tuoda esille tai jakaa.
Hankkeessa kokonaisuuden hahmottamisessa ja
hiljaisen tiedon näkyväksi tekemisessä hyödynnettiin professori Ikujiro Nonakan ja Hirotaka
Takeuchi SECI mallia, joka koostuu neljästä vaiheesta; sosialisaatiosta, ulkoistamisesta, yhdistelystä ja sisäistämisestä.
Mallin ensimmäisessä vaiheessa (sosiaalisaatio)
tieto on vielä hiljaisessa muodossa. Sosiaalisaatiossa hiljainen tieto pyritään ryhmässä jakamaan
muille ryhmän jäsenille suoralla sosiaalisella
vuorovaikutuksella. Käytännössä ajateltuna tässä
vaiheessa eri pilottikohteissa järjestettiin erilaisia
työpajoja joiden kautta hiljaista tietoa pyrittiin
tunnistamaan ja kartoittamaan.
Mallin toinen vaihe, eli ulkoistamisvaiheessa
sosisaalisaatiovaiheessa tunnistettu ja kartoitettu
hiljainen tieto pyritään saattamaan ulkoiseen,
tallennettuun muotoon. Eli pyritään luomaan
erilaisia malleja ja jaettuja käsityksiä. Hankkeen
pilottikohteissa ulkoiseen muotoon saattaminen
pyrittiin tekemään erilaisten digitaalisten menetelmien avulla, eli pyrittiin käyttämään digitaalisia
sovelluksia, joiden avulla työyhteisön hiljainen tieto voidaan jakaa koko työyhteisön tietoisuuteen.
Yhdistämisvaiheessa ulkoistettu tieto pyritään
yhdistämään jo ihmisen opittuihin kaavoihin.
Tavoitteena on siis, että eri lähteiden sisällöt ja
näkökulmat kohtaavat. Osittain ollaan jo sisäistämisvaiheessa eli osin sisäistetään uusia asioita
ja osin vielä yhdistellään uusia asioita omiin jo
opittuihin sisältöihin.Tässä vaiheessa siis uusi
teoria tai uusi digitaalinen menetelmä esitellään
yrityksen työntekijöille.
Sisäistämisvaiheessa tieto on olemassa ulkoisessa
muodossa, josta se saatetaan opiskellen osaksi
oppijan omaa tietopohjaa.Tavoitteena on, että
lopuksi uudet käsitteet ja käytännöt sulautuvat ihmisten toimintaan ja muuntuvat takaisin
hiljaiseksi tiedoksi. Mallin mukaan, tästä hiljaisen
tiedon oppimisen ja tunnistamisen mallista tulisi
tulla kiertävä kehä ja hiljaisen tiedon jakamisesta
ja omaksumisesta tulisi jatkuva prosessi. Käytännössä ajateltuna kerran kierrettyään työntekijät
ovat oppineet jo uutta hiljaista tietoa, joka on jälleen opetettava koko työyhteisölle. Mallin avulla
hiljaisen tiedon tunnistaminen ja jakaminen tulee
osaksi työyhteisön työskentelytapoja.
Seuraavissa kappaleissa käsitellään tarkemmin,
miten SECI-mallia on sovellettu käytännössä
Innoparkin hiljaisen tiedon toimenpidekokonaisuudessa ja millaiset digitaaliset menetelmät on
todettu tehokkaimmiksi tavoiksi tunnistaa ja jakaa
hiljaista tietoa pilottiyrityksissä.
3.2 Hiljaisen tiedon tallennus
VIDICO-hankkeessa erityisesti SECI-mallin
sosiaalistaminen on ollut keskeinen kehitysvaihe
monissa pk-yrityksissä. Hankkeen aikana on pohdittu paljon sitä, miten organisaatioiden ihmiset
saadaan sosiaalistamaan omaa osaamistaan. Sosiaalisen median yhteisöissä jaetaan herkemmin
uskomuksia ja omia kokemuksia kuin virallisemmissa yhteyksissä. Kuitenkin kynnys kirjoittaa on
monelle vielä korkeampi kuin puhuminen vaikka
kahvipöydässä. Myös videolla esiintyminen on
jännittävä kokemus.
Yhteisöllisen tiedon tuottamiseen on monia
teknisiä ratkaisuja. Monille kokeneille kirjoittajille
wikit ovat helposti omaksuttava keino tuottaa
yhteisöllistä tekstiä. Pikaviestimet ovat vähemmän
kirjoittaneillekin helppo tekstiviestin omainen
tapa tuottaa tekstimuodossa olevaa sisältöä.
Kumpikaan tekninen ratkaisu ei kuitenkaan
poista motivointiongelmaa, miksi joku tuottaisi
juuri tähän wikiin tai mikroblogialustalle sisältöä.
Motivointiin tarvitaan usein inhimillinen tekijä.
Tämä voi olla esimerkiksi yhteisön muut jäsenet.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Jäsenissä on usein vahvoja ja aktiivisia sisällöntuottajia, jotka saavat yhteisön eläväksi ja sisällön
kiinnostavaksi. Joissakin yhteisöissä on tehtävään
palkattu yhteisömanageri.Yhteisö ei synny ilman
aikaa ja vaivaa. Jos halutaan hyvä yhteisö, miksei
työstä maksettaisi palkkaa?
yhteisössä tuodaan näkyväksi yrityksen toiminta
ja tuotekehitykseen saadaan uutta potkua. Myös
asiakkaiden ja sidosryhmien osallistuminen tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen on tulossa osaksi
yritysten prosesseja.Verkottuneessa toimintamallissa tämä voidaan toteuttaa joustavasti ja helposti.
Tässä toimenpidekokonaisuudessa etsittiin
vastausta kysymykseen, miten hiljaista tietoa
(tacit knowledge) voidaan tallentaa ja mallintaa.
Toimenpidekokonaisuuden tavoitteena oli käytännössä toteutettavien pilottien kautta mallintaa
asiantuntemusta ja erityisesti hiljaista tietoa sekä
kehittää yritysten osaamista ja osaamispääoman
hallintaa hyödyntäen sosiaalisen median keinoja.
Toimenpidekokonaisuuden tuloksena saatiin
hyviä käytäntöjä verkottuneesta toimintamallista
yrityksissä.Tuloksena saatiin myös kokemusperäistä tietoa verkkoyhteisöjen toiminnassa
pilottiyrityksissä.
Hiljaisen tiedon keräämiseen käytettiin erilaisia digitaalisia ratkaisuja.Yksilötasolla kerättiin
yksityiskohtaista henkilökohtaista tietämystä ja
ryhmätasolla tallennettiin tietämystä ”tietämyspankkiin”, joka on kaikkien työyhteisön jäsenten
hyödynnettävissä.Tallennettu, näkyväksi tehty,
osaaminen ja hiljainen tieto jaetaan organisaation
jäsenten kesken ja hyödynnetään jokapäiväisessä
toiminnassa. Parhaita käytäntöjä dokumentoimalla ja jakamalla osaamisen taso organisaatiossa
nousee. Osaamisen ja hiljaisen tiedon dokumentoinnin ja jakamisen tukeminen lisäävät työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota sekä luovat
yhteisöllistä ilmapiiriä.
Hiljaisen tiedon ja osaamisen tallenteet toimivat
myös osaamisen johtamisen työkaluna. Mallinnettua osaamista ja tietämystä voidaan hyödyntää
mm. osaamisen kehittämisessä, tehtäväkuvien
selkeyttämisessä, perehdyttämisessä, urasuunnittelussa, osaamistarpeiden arvioinnissa, kehityskeskustelujen apuvälineenä, osaamisen ja tietämyksen
jakamisen sekä rekrytoinnin apuvälineenä.
Sosiaalisen median työkalut ja toimintatavat
tarjoavat uudenlaisen verkottuneen toimintamallin
yritysten käyttöön.Verkkoyhteisöissä tapahtuva
työskentely lisää tehokkuutta ja vähentää palavereiden pitämistä ja sähköpostiliikennettä.Verkko-
Tuloksia hyödynnetään uusien ammattitaitovaatimusten määrittelyssä digitalisoituneissa työyhteisöissä, uudenlaisen työkulttuurin läpiajossa ja
lanseerauksessa toimialoista riippumattomasti sekä
uudenlaisen työssäoppimisen mallin määrittelyssä.
3.3 Pk-yritys pilottien toteutus
Pilottiyritysten valinta ja sitouttaminen aloitettiin
talvella 2009 ja viimeiset pilottiprojektit päättyivät keväällä 2013. Pilottiyrityksiksi valikoitui
hankkeen aikana erikokoisia eteläsuomalaisia
pk-yrityksiä. Näille yrityksille yhteinen nimittäjä
oli uudistumis- ja kehittymishalukkuus sekä kiinnostus hyödyntää uusia digitaalisia menetelmiä.
Yrityksissä nähtiin tarve tehostaa toimintoja sekä
ottaa käyttöön uusia toimintatapoja.
Pilottien toteuttaminen aloitettiin laatimalla yrityskohtaiset pilottisuunnitelmat, joissa määriteltiin pilotin tavoitteet ja sovittiin toteutettavista
toimenpiteistä. Pilotteja lähdettiin toteuttamaan
suunnitelmien mukaisesti. Piloteissa annettiin
perehdytystä valittuihin työvälineisiin ja uusiin
teknologioihin sekä dokumentoitiin ja mallinnettiin yrityksissä liikkuvaa hiljaista tietoa sekä
tiedonkulun prosesseja. Mobiileja työkaluja,
yhteisöllisiä työkaluja ja sosiaalista mediaa hyödynnettiin piloteissa mahdollisuuksien mukaan.
Pilottiyrityksiltä kerättiin tehdyistä kehittämistoimenpiteistä havaintoja ja palautteita pilotin
aikana sekä sen jälkeen.
25
26
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Toimenpiteet toteutettiin hyödyntäen kuvan,
äänen ja videon käyttöä osaamisen kehittämisessä
ja tallentamisessa.Tietoa tallennettiin käyttäen
mahdollisuuksien mukaan mobiileja menetelmiä
mm. älypuhelimia ja tablet-laitteita. Useassa pilotissa perehdyttiin verkostomaisen wikityökalun
testaamiseen yhteisöllisen sisällöntuottamisen ja
ideoinnin alustana sekä laadun parantamiseen.
Suurimmassa osassa pilotteja työstettiin myös
yritysten sisäisten sosiaalisen median toimintaympäristöjen rakentamista ja hyödynnettiin sosiaalista mediaa, kuten pikaviestimiä ja mikroblogeja
osaamisen kehittämisessä ja yhteisen tietovarannon rakentamisessa.
Tuotetut tietovarannot toimivat yrityksissä strategisen suunnittelun lähtökohtana. Lisäksi piloteissa
mukana olleissa yrityksissä tuotettiin käyttöön
malleja, toimintaohjeita ja dokumentoitiin hyviä
käytäntöjä yritysten ja organisaatioiden verkkoyhteisöjen toiminnasta.
Hankkeen aikana toteutettiin yhteensä 15 kappaletta tarvelähtöisiä pk-yrityspilotteja. Piloteissa
hyödynnettiin erilaisia ratkaisuja osaamisen hallintaan ja tiedon digitalisointiin. Pilotit toteutettiin
sellaisilla ratkaisuilla, jotka sopivat pk-yritysten
tarpeisiin sekä sisällöltään että kustannustasoltaan. Pilotissa saatuja kokemuksia voidaan
hyödyntää mm. organisaatioissa, jotka toimivat
projektiluontoisesti ja mobiilisti. Pilottiprojekteissa tyypillistä on se, että niitä ei voi toistaa identtisinä, vaan muuttuvat tekijät vaativat työntekijöiltä
hiljaista tietoa parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen johtavasta toimintamallista.
3.4 Hiljaisen tiedon pilottiprojektit
Monen organisaation työtekijöillä on runsaasti
sellaista toimintaan ja asiantuntemukseen liittyvää osaamista ja tietoa, joka on opittu monien
työtuntien aikana ja jonka sanoiksi pukeminen ei
ole kovin helppoa. Näissä pilottiyrityksissä tätä
haastetta ratkottiin erilaisin menetelmin.
Pilottiyritykset ja projektit on kuvattu tässä lyhyesti kertoen mitä haasteita erityisesti ratkottiin
hiljaisen tiedon osalta ja minkälaisilla työkaluilla
haasteisiin pyrittiin vastaamaan. Jokainen yritys
on ainutlaatuinen ja siksi jokaiselle yritykselle
pyrittiin räätälöimään pilottiprojekti juuri tarpeita
vastaavaksi.
Wiki osaamisen hallinnan apuna:
Case Opiferum
Opiferum on hämeenlinnalainen vuonna 2003
perustettu verkkopalveluihin erikoistunut ohjelmointitalo. Opiferumissa tehdään web-pohjaisia
ratkaisuja sekä koodausta, ja tarjotaan web-hotellipalvelua.
Tavoitteena Opiferumin pilotissa oli saada piloteissa projektikohtaista tietämystä tallennettua
yrityksen tietovarannoksi.Tietovaranto toimisi
myös työntekijöiden tukena työn teolle.
Opiferumin pilotti toteutettiin MediaWikillä.
Pilotissa testattiin kokouskäytäntöjä ja projektimuistioiden työstämistä wiki -sovellusten avulla.
Pilotissa haettiin tiedon levittämisen nopeutumista työyhteisössä. Tiedon nopea leviäminen
paransi työntekijöiden mahdollisuuksia hahmottaa oman työnsä kannalta tärkeitä asioita ja
auttoi myös yrityksen johtoa päätöksentekoprosessissa. Pyrkimyksenä oli oppiva työympäristö,
joka tukee oppimista ja motivoi siihen. Työyhteisö, joka tuntee omat osaamisalueensa ja kykenee
pitämään yllä jatkuvaa, uutta osaamista synnyttävää oppimista.
Pilotissa kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia.Tietoa pyrittiin tallentamaan laadukkaammin mm. asiakkaista, yhteistyökumppaneista,
kilpailijoista, mielenkiintoisista uusista tekniikoista tai palveluista.Tällä parannettiin palvelun
laatua sekä pyrittiin löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Pilotin aikana pohdittiin,
mitä tietoa asiakassuhteesta olisi tallennettava,
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
jotta palvelu tuotettaisiin entistä laadukkaammin.
Todettiin, että on tärkeää olla kiinnostunut myös
omasta toiminnasta ja kerätä siitä jatkuvasti palautetta samalla sitä myös analysoiden. Pilotin yhtenä
tavoitteena oli saada yrityksen sisällä syntyviä
ideoita paremmin esille.
Kosketusnäyttö ja osaamisen tekeminen
näkyväksi: Case Mansikkapuisto
Mansikkapuisto Oy on moniammatillinen ja
kokenut lastensuojelun erityisosaaja Hämeenlinnassa.Yrityksen arvoina ovat lapsi- ja nuorikeskeisyys, aito välittäminen, sitoutuminen ja vastuu,
ammatillisuus ja yhteisöllisyys. Vuonna 1996
perustetun yrityksen pääpalveluja ovat lastensuojelun ennaltaehkäisevät avopalvelut, laitoshoidon
ydinpalvelut sekä jälkihuollon palvelut. Asiakkuutta käsitellään Mansikkapuistossa moniulotteisesti;
palvelujen asiakkaina nähdään kuntien tilaajat,
palvelujen käyttäjät ja heidän perheensä.
Etäyhteydet ja tiedonhallinta: Case Condens
Heat Recovery Oy
Condens Heat Recovery Oy toimii energia- ja ympäristöaloilla ja sen tuotteet ovat kaasun lämmön
talteenotto- ja puhdistuslaitteet sekä niihin liittyvät vedenkäsittelylaitteet. Toimipisteitä yrityksellä
on Hämeenlinnassa ja Porissa.
Condensin pilotissa siirrettiin tietämystä digitaalisesti äänen välityksellä eri toimipisteiden
välillä. Pilotissa on käytetty IP-pohjaisia konferenssipuheluita ja dokumenttien jakamista
kahden toimipisteen välillä. Hämeenlinnan ja
Porin toimipisteiden välillä haettiin asiantuntijoiden avulla parannettua ratkaisua. Lähtökohtana
oli aluksi videoneuvottelu, joka vaihtui suunnitteluvaiheen jälkeen konferenssipuheluihin
ja tiedostojen jakamiseen. Skaalautuvuus myös
ulkomaisiin kontakteihin katsottiin eduksi vientiponnisteluja tehtäessä.
Mansikkapuiston pilotissa henkilöstön osaamista tehtiin näkyväksi selainkäyttöisellä wikillä,
jonka käyttöliittymä pyörii yrityksessä kosketusnäytön kautta. Kosketusnäytöllä pyrittiin
madaltamaan käyttökynnystä. Hoiva-alalla on
havaittavissa vastustusta tietotekniikan ja hoitotyön ulkopuolelle jäävien toimenpiteiden tekemiseen. Pilotissa kiinnitettiin erityistä huomiota
näiden raja-aitojen murtamiseen hiljaisen tiedon
tallentamiseksi.
Condens Heat Recoveryn pilottia jatkettiin
dokumenttien hallinnan kehittämisellä. Prosessien tarkastelun ja toimintamallien hiomisen seurauksena yrityksessä työskentelevien
tietämys on tallentunut paremmin digitaaliseen
muotoon ja on nyt helpommin löydettävissä
kuin aikaisemmin.
Pilotissa saatiin tuloksia mm. wikin hyödyntämisestä yhteisökasvatuksessa, joka on ammatillista huippuosaamisaluetta Mansikkapuistossa.
Mansikkapuiston pilotissa käynnistettiin toinen
osa, jossa pyritään kehittämään verkkopalvelua,
jossa osaaminen tuodaan paremmin näkyväksi.
Verkkopalvelua lähestytään käyttäjälähtöisesti
ja sinne pyritään tuottamaan entistä parempaa
digitaalista sisältöä. Pilotissa pyrittiin nostamaan
myös henkilöstön valmiuksia välittää osaamista
digitaalisilla sisällöillä.
Elekno Oy on Piispanristissä toimiva elektroniikan sopimustoimittaja, jonka liiketoiminnan
tärkein tehtävä on tarjota asiakkailleen luotettavia, toimitusvarmoja ja kokonaisvaltaisia
elektroniikka-alan palvelukokonaisuuksia.
Palvelukokonaisuudet sisältävät suunnittelun ja
tuotekehityksen, valmistuksen ja varaosahuollon
kokonaisuudessaan.
Wiki ratkaisuna osaamisen tallentamiseen:
Case Elekno
Eleknon pilotissa lähdettiin tekemään erittäin
perinpohjaista määritelmää wikiratkaisun han-
27
28
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
kintaan. Pilotissa konsultoitiin wiki-sovelluksen
hankintaa ja käyttöönottoa nopeasti kasvavassa
organisaatiossa, jossa tarvitaan tehokkaita keinoja
tietämyksen levittämiseen uusille työntekijöille.
Wiki otettiin käyttöön Eleknossa ja sillä on saavutettu merkittäviä tuloksia osaamisen tallentamisessa. Eleknon laatupäällikkö Janne Mäkilä sanoi
”Wikistä on ollut järjettömän paljon hyötyä.”Tämä
kuvastaa hyvin sitä, että projektin alussa ei vielä
nähty kaikkia saavutettavia hyötyjä, joita saadaan
pitkään pilotin päätyttyäkin.
Äänimuistiinpanot tietämyksen tallentamisessa: Case IT-Palvelu
IT-palvelu on tietotekniikan asiantuntijayritys, joka
tarjoaa asiakkailleen kokonaisvaltaisen ratkaisun
sekä laitteistoja, että ohjelmistoja. IT-Palvelun tilat
sijaitsevat Hämeenlinnassa, mutta toiminta-alue on
laajalti eteläisessä Suomessa.Viisi vakituista työntekijää ovatkin harvoin saman kahvipöydän ääressä.
Hiljaisen tiedon tallentaminen mobiililaitteella
kiehtoi ajatuksena IT-Palvelussa pilotista vastannutta Heikki Iso-Pietilää, joka oli käynyt VIDICOn
hiljaisen tiedon innovaatioareena-tapahtumassa ja
seurannut naapuriyrityksen pilotointia.
IT-Palvelun oma pilotti käynnistettiin helmikuussa
2011 ja työntekijät lähtivät innokkaasti mukaan
kokeiluun. IT-Palvelun kanssa testattiin erilaisia
äänimuistiinpanoja tietämyksen tallentamisessa.
Apuna hiljaisen tiedon tallentamisessa oli konsultti, joka asiantuntemukseen kuului perehtyneisyys
hiljaisen tiedon tunnistamiseen ja tallentamiseen.
VIDICOn avulla IT-Palvelu on saanut tukea uusien
toimintamallien löytämiseen. Hankkeessa mukana
olleet ovat päässeet keskustelemaan ja lähestymään osaamisen tallentamista uusista näkökulmista. Erilaisten teknisten toimintojen testaaminen
on ollut IT-Palvelun työntekijöille luontaista ja
palkitsevaa toimintaa.Yhteistyö Koulutuskeskus Tavastilan on tuonut mobiilitallentamisesta
päättötyön tietojenkäsittelyn opiskelijalle. Pilotin
aikana mietittiin teknisten ratkaisujen lisäksi mm.
työyhteisöasioita, tietoturvaa ja henkilötietolakia.
Pilotissa testattiin kännyköillä tapahtuvaa äänitallenteiden tekoa ja hallinta.Tällaisia tallenteita voivat olla mm. äänimuistiot, puhelut sekä
nettipohjaiset neuvottelut. Vaadittava tekniikka ja
käytännöt eivät kuitenkaan olleet vielä käytännössä mahdollista toteuttaa.
Heikki Iso-Pietilä IT-Palvelu: ”Puheluiden tallennuksen hyödyntäminen pilotissa olisi tarvinnut
vielä yhteistyökumppania. Konkreettinen toteutus jäi vielä uupumaan.”
Wiki-oppimisalustana: Case Haabio Oy
Haabio on hattulalainen vuonna 2009 perustettu yhtiö. Haabio tarjoaa mm GLP, GCP, GMP ja ISO13485
konsultaatiota ja koulutusta bioalan yrityksille.
VIDICOn Haabio -pilotti testasi wikialustan
soveltuvuutta tietämyksen siirrossa ja oppimisympäristönä vuoden ajan alkaen maaliskuusta 2010.
Wikissä pyrittiin oppimisympäristöön, joka tukee
ja motivoi oppimista, sekä lisää yhteisöllisen oppimisen kautta hiljaisen tiedon siirtymistä. Pilotissa
kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia
sekä pyrittiin joukkoälyttämään ja näin syventämään oppimiskokemusta.
Haabion toteuttama koulutustoiminta on ollut
suunniteltua vähäisempää pienentyneen kysynnän takia.Toteutuneissa koulutuksissa wikialustaa
on käytetty. Haabiossa pohditaan, miten wikialustaa voisi hyödyntää jatkossa muussakin toiminnassa kuin tietopankkina ja oppimisalustana.
Sähköiset työkalut aloittavassa yrityksessä:
Case Linnan Pyöräverstas
Linnan Pyöräverstas Oy aloitti toiminnan Hämeenlinnassa marraskuussa 2010. Pyöräverstas on
yhdistetty myymälä ja kahvila, sekä tarjoaa mm.
pyörien vuokraus- ja huoltopalveluita. Linnan Pyöräverstas myy uusia ja käytettyjä pyöriä, mopoja ja
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
varaosia. Palveluihin kuuluvat pyörien huollot ja
korjaukset, noutopalvelu, talvisäilytys- ja huoltopaketit, talvirenkaiden vaihdot ja pyörien vuokraus.
Linnan pyöräverstaan pilotissa haettiin hiljaisen tiedon ratkaisuja asiakastietojen hallintaan,
perehdyttämisen tueksi sekä laadun parantamiseksi sähköisillä työkaluilla. Pilotointi aloitettiin
prosessien kuvauksilla, joista johdettiin pilotin
teemat: oman työn ohjaus, ajankäytön seuranta,
työn suunnittelu, asiakashistoria ja asiakastiedot.
Asiakastiedon käsittelyn sujuvuus, flow, nousi
merkittäväksi tekijäksi kuvattaessa yrityksessä
siirtyvää tietämystä.
Linnan pyöräverstaan pilotissa oli tarkoitus
tallentaa oppimisympäristöön tietoa tuotteista,
asiakkaista, yhteistyökumppaneista ja mielenkiintoisista uusista kokemuksista, palveluista ja
muista uusista ideoista.Tämän tarkoituksena oli
auttaa yritystä parantamaan palvelun laatua sekä
löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia.
Pilotin aikana pohdittiin myös, mitä hiljaista tietoa
asiakassuhteesta olisi tallennettava, jotta palvelu
tuotettaisiin asiakkaalle entistä laadukkaammin.
Oppimisympäristön avulla liiketoimintaansa aloitellut yritys on pystynyt lähes toimintansa alusta
asti dokumentoimaan organisaationsa osaamista
sekä jakamaan tietoa hallituin ja strukturoiduin
menetelmin.
Wiki yhteisöllisen oppimisen ja tiedon jaon
välineenä: Case Peltosirkun tila
Peltosirkku on marjatila, joka on 2008 perustettu
Hattulaan. Peltosirkun marjatilalla on monipuolista toimintaa. Siellä viljellään mm. eri marjalajikkeita ja hyödynnetään tunneliviljelyä.
Peltosirkun pilotti edisti digitaalisten työkalujen
käyttöä yritysten osaamisen hallinnassa ja osaamisen siirtämisessä. Projekti mallinsi mobiililaitteiden ja sosiaalisen median keinojen avulla
yksilöiden ja ryhmän asiantuntemusta, parhaita
käytäntöjä ja hiljaista tietoa.
Pilotin tuotoksena tehtiin tunneliviljelywiki.
Peltosirkun pilotti testasi wikialustan soveltuvuutta tietämyksen siirrossa ja oppimisympäristönä.
Wikissä pyritään viljelytiedon tallentamiseen,
motivoimaan tiedon tuottamiseen sekä lisäämään
yhteisöllisen oppimisen kautta hiljaisen tiedon
siirtymistä. Pilotin tarkoituksena oli kehittää tunneliviljelyn dokumentointia ja osallistaa tunneliviljelystä kiinnostuneita, aina ammattiviljelijöistä
harrastajiin, syventämään tietämystään aiheesta.
Pilotti päätettiin kesällä 2012. Pilotista tehtiin
päätelmä, että suomalaiset viljelijät eivät ole vielä
valmiita jakamaan osaamistaan avoimessa wikissä.
Yrittäjä aikoo kuitenkin jatkaa wikikirjoittamista
ja suunnittelee wikistä tulevaisuudessa käyttäjätunnusten takana olevaa palvelua.TunneliWikiin oli haasteellista saada kirjoittajia, joten
jatkotoimiksi yrittäjän kanssa pohdittiin wikin
muuttamista suljetuksi.Tämä siksi, että kirjoittajat
uskaltaisivat kertoa helpommin kokemuksiaan ja
voisivat arvostaa wikiä enemmän, kun se ei ole
kaikille avoin.
Osaamisen ja prosessien mallintaminen:
Case Skapat
Skapat Energia on monipuolinen energia-alan
asiantuntija, joka on puolueeton ja luotettava
sähkönhankinnan sekä energiatehokkuuden
ammattilainen. Skapat Energian asiakkaat ovat
teollisuuden, yritysten ja julkisen sektorilla. Skapat toimii asiakkaidensa kumppanina sähkömarkkinoilla sekä asiakkaiden energian säästökonsultoinnissa. Vuodesta 1998 alalla toiminut Skapat
Energia on suurin suomalainen sähkönhankinnan
asiantuntijayritys. Skapat Energian palveluita on
mahdollista hyödyntää Suomen ja Ruotsin lisäksi
myös Norjassa ja Tanskassa.
Pilotin tavoitteena oli Skapatin prosessien kuvaaminen vuokaavioon huomioiden digitaalisen
sovelluksen hankintaa varten tehtävät määrittelyt. Pilotissa tehtiin osaamisen kartoittamista ja
29
30
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
prosessien järkevöittämistä sekä tarkasteltiin, mitä
tehdään eri kohdassa prosessia ja mitä toimintoja
voi yhdistää. Keskeisiä tavoitteita olivat prosessien tehostaminen, riskien minimoiminen ja toiminnan laadun parantaminen.
Skapatissa tehtiin pilotin puitteissa tiedon tarpeen
määrittely: mitä tietoa tarvitaan missäkin vaiheessa ja
missä tieto on tehokkainta tuottaa. Samalla tutkittiin
joukkoälyttämisen ja sosiaalisen median keinojen
hyödyntämismahdollisuuksia prosessien näkökulmasta. Skapatille prosessien ja osaamisen kuvaamisen kautta saadun tiedon perusteella tuotettiin
näkemyksiä uusien tuotteiden kehittelyyn ja tuotteistamisen suunnitteluun sekä kehitettiin koulutus- ja
perehdytysmateriaalia huomioiden uudet tuotteet,
tulevat kasvutavoitteet ja ikärakennemuutokset.
Videot perehdytyksessä: Case Kamux
Kamux on vuonna 2000 perustettu hämeenlinnalainen yritys, joka myy autoja sekä siihen liittyviä
rahoitus- ja vakuutuspalveluita. Kamuxin toiminta perustuu pieniin kustannuksiin ja nopeaan
varaston vaihtumiseen sekä innostuneeseen ja
motivoituneeseen henkilökuntaan.
VIDICO – pilotin tavoitteena oli kehittää Kamuxin
uusien työtekijöiden nopeaa perehdyttämistä. Pilotissa tallennettiin digitaaliseen muotoon videoille
hiljaista tietoa, joka aikaisemmin on ollut hajanaisena työntekijöiden ja asiakkaiden sähköposteissa,
sopimuksissa, puhuttuna ja mielessä.Videoiden
käsittelyyn ja jakamiseen luotiin virtuaalinen
työtila, joka mahdollistaa tietämyksen siirtämisen
videoiden avulla. Samalla rakennettiin arkisto,
josta työntekijä voi käydä tarvittaessa katsomassa
videoita ja antaa niiden pohjalta uusia ideoita toiminnan kehittämiseen. Järjestelmän tarkoituksena
oli tehostaa Kamuxin toimintaa, kun perehdytys- ja
ohjeistusmateriaali saadaan samaan paikkaan ja
työntekijöiden kommentoitavaksi. Helppokäyttöisen ja kevyen ohjelmiston avulla videoita voidaan
muutamassa viikossa tuottaa satoja.
Videoiden tuotantotyökalut otettiin käyttöön
Innoparkissa pidetyssä lähikoulutuksessa, jossa
kaikki yrityksessä tärkeäksi koetut toiminnot
saatiin dokumentoitua. Kamuxin eri toimipisteiden myyjät saivat aikaan vilkkaan keskustelun
perehdytysvideoita työstäessä.Yleisesti todettiin,
että hiljaista tietoa välittyi jo ensimmäisiä videoita
tehdessä runsaasti. Eri toimipisteissä havaitut
hyvät käytännöt nousivat esiin, kun pohdittiin
miten osaamista kannattaisi välittää ytimekkäästi.
Yhteistyö yrityksen kanssa toimi hyvin ja hiljaisen
tiedon siirtämiselle oli selkeä tarve voimakkaasti
kasvavassa yrityksessä, ja toimintatapoja hiottiin
vastaamaan Kamuxin tarpeita.
Sosiaalinen media toiminnan tukena:
Case Kaipaus
Kaipaus on vuonna 2006 perustettu yritys, joka
suunnittelee ja myy tuoksukoruja. Kaipaustuoksukorujen Nanofrago®-tuoksuydin pohjautuu
innovaatioon, jossa tuoksu imeytetään korun
keraamiseen sydämeen, mistä se haihtuu ympäristöön molekyyli kerrallaan.
Yrityksen haasteena oli työntekijöiden ja jälleenmyyjien sijoittuminen erimantereille. Lisäksi
asiakkaita haluttiin osallistaa aikaisempaa enemmän ja syventää asiakaskokemusta yrityksessä.
Tähän tarkoitukseen Kaipaukselle suunniteltiin
uudenlaista verkkoratkaisua, joka hyödyntää
laaja-alaisesti sosiaalisen median keinoja yrityksen
toiminnassa. Pilotin käynnistyksessä oli mukana
eri toimijoista koostunut tiimi, jonka työskentelyssä otettiin käyttöön sosiaalisen median keinot.
Yammer-työkalu osoittautui kaipauslaisille uudeksi ja toimivaksi ratkaisuksi. Kaipauksen suunnittelija työskentelee toiselta mantereelta käsin ja
hänet saatiin aikaeroista ja etäisyydestä huolimatta hyvin osaksi tiimiä käyttöön otettujen uusien
digitaalisten työkalujen ansiosta.
Toimintaympäristön dokumentointi:
Case Ellibs
Ellibs Oy on e-kirjojen myyntiin, markkinointiin
ja teknologiaan erikoistunut yritys. Ellibs tarjoaa
myös automatisoituja elektroniseen julkaisuun
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Kuva: TL Sippola
sekä aineistojen hallintaan liittyviä palveluja.
Yhteystyökumppaneita ovat lukuisat tietokirjojen
julkaisijat sekä kirjastot ja yritykset kansainvälisesti.
Ellibsin pilotissa tavoitteena oli tehdä kartoitus
siitä, mihin suuntaan tietojärjestelmiä ollaan viemässä tulevaisuudessa; mitä sovellusta käytetään
mihinkin ja miten tietoa levitettäisiin ja luotaisiin
parhaiten sekä missä tieto olisi parhaassa ja helppokäyttöisimmässä paikassa. Pilotissa kehitettiin
toimintaympäristön dokumentointia.Tämä auttoi
toiminnan mallintamisessa ja parantamaan laatua
sekä mahdollisesti löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia.
Pilotissa käytettiin hyödyksi aiemmin toteutettuja
ratkaisuja sekä päivitettiin tietämykseen liittyviä
prosesseja sekä toimintatapoja. Pilotin tavoitteena
oli aktivoida tiedon liikkumista sovelluksissa ja
samalla vähentää sähköposteissa olevan tietoa.
Pilotissa parannettiin tiedon jakamista organisaation sisällä. Ellibsissä on ollut aiemmin käytössä
lukuisia tietojärjestelmiä, joita käytetään hyvin
hajanaisesti. VIDICO -pilotin avulla yhtenäistettiin
järjestelmien käyttöä, jotta tiedon leviäminen
tehostuisi. Lisäksi kehitettiin asiakkaisiin liittyvän tiedon, kuten heikkojen signaalien ja liidien
tallentamista ja hyödyntämistä.
Rakennusliikkeen työmaat mobiiliaikaan:
Case TL Sippola
TL Sippola on rakennusliike Hämeenlinnan
seudulla. Rakennusliike tekee talot valmiiksi tai
sovittuun vaiheeseen passiivi- tai matalaenergiaratkaisuna.Yritys on perustettu vuonna 2003 ja
sen kotipaikka on Hattula.
Pilotin tavoitteena oli saattaa yrityksen työmaat
mobiiliaikaan toteuttamalla yrityksessä oppilastyönä
tehdyn asentajan käsikirjan käyttöönotto työmailla
tablettilaitteiden avulla.Tarkoituksena oli testata
asentajan käsikirjan lukemista, sisällön tuottamista ja
sisällön hyödyntämistä työmaaolosuhteissa.
31
32
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Pilotissa haettiin kokemuksia siitä, voidaanko
osaamista siirtää mobiilityökalun avulla paremmin
työntekijöiden välillä.Tarkoituksena oli vähentää
sähläämistä ja helpottaa hyvien käytäntöjen välittymistä työyhteisössä.TL-Sippolalla otettiin käyttöön kesäkuussa 2012 tablettilaitteet, jonka kautta
sisäistä wikiä luetaan ja sinne tuotetaan sisältöä.
Pilotin tuotokset todettiin niin hyviksi, että ne
ovat jääneet yritykseen pysyviksi käytännöiksi.
Linnan Vartijat ovat toimineet turvallisuuden
ja viihtyvyyden varmistamiseksi sekä rikosten
ennaltaehkäisemiseksi. Linna Vartijat toimivat
Hämeenlinnan, Hyvinkään, Riihimäen ja Forssan
seuduilla. Hälytyskeskus sijaitsee Hämeenlinnassa
ja palvelee asiakkaita ympäri vuorokauden. Osa
palveluista on tarjolla valtakunnallisesti. Piiri-,
paikallis-, myymälä- ja muita vartiointitehtäviä
yrityksessä hoitaa noin 80 vartijaa.
Ohjelmistotoimittajan projektienhallintaan
syvyyttä: Case Codelma
Pilotin ideana oli hyödyntää BookIT järjestelmää
Linnan Vartijoiden toiminnassa. Sovellukselle löytyi
kaksi toimintoa, joita pilotoitiin. Ensimmäisellä
toiminnolla kevennetään päivystäjän työtaakkaa automatisoimalla kysely työtekijöiden turvallisuuden
tarkistamisesta. Liikkuvat työntekijät vastaavat kyselyihin matkapuhelimellaan. Päivystäjän ei tarvinnut
pilotin aikana soittaa työtekijöille vaan järjestelmä
teki kyselyn päivystäjän puolesta. Päivystäjä näki
tietokoneeltaan ajantasaisen tiedon, ketkä työntekijät ovat vastanneet kyselyihin. Myös vastauksen
sisällöt olivat päivystäjän nähtävissä ja arkistoituvat
järjestelmään.Toisella toiminnolla haettiin mobiilisti
osaajia kun tarvetta sijaiselle ilmeni.
Codelma Oy tuottaa asiakaskohtaisia laitteistolähtöisiä ohjelmistoratkaisuja puolustusväline- ja
työkonevalmistajille sekä muihin vaativiin ympäristöihin. Codelman menestys perustuu vahvan
ohjelmisto-osaamisen lisäksi puolustusvälinesektorin toimialaosaamiseen.
Codelman pilotissa tehostettiin projektien
hallintaa ja projekteihin liittyvän tiedon käsittelyä. Projekteihin liittyy paljon sekä näkyvää
että hiljaista tietoa, jonka käsittelyn tehostaminen kehittää yrityksen kilpailukykyä ja auttaa
poikkeustilanteista selviämistä. Pilotissa haettiin
Codelman tarpeisiin parhaiten soveltuva projektinhallintajärjestelmä sekä tuodaan se käyttöön.
Järjestelmään liittyvät tarpeet ja vaihtoehdot
käytiin läpi koko henkilöstön ja lähimpien
yhteistyökumppanien kanssa. Tällä pyrittiin varmistamaan sopivimman järjestelmän valinta sekä
tuettiin järjestelmän käyttöönottoa ja toimintatapojen muutosta. Pilotissa otettiin uusi järjestelmä käyttöön pilottiyrityksen sisäisessä käytössä
sekä asiakasprojektissa.
Kati Mansikkaniemi, Codelma Oy: ”Työkalun täytyy olla moderni ja helppokäyttöinen asiakkaan
näkökulmasta ja siitä pitää saada näkemys kuinka
projekti etenee.”
Osaamisenhallintaa: Case Linnan Vartijat
Linnan Vartijat Oy on yksi Suomen suurimpia
yksityisiä vartiointiliikkeitä. 40 vuoden ajan
Pilotin lopussa ohjelman toimittaja ei ollut ehtinyt tehdä toivottuja muutoksia sovellukseen.
Lopputuloksena oli, ettei sovellus sopinut sellaisenaan Linnan Vartijoiden käyttöön. Sovellukseen
tehtävien muutosten avulla se olisi ollut paremmin hyödynnettävissä ja tarvittavien muutosten
vuoksi sovellus jäi pois yrityksen käytöstä.
3.5 valmennusohjelma
VIDICOn Hiljaisen tiedon -valmennusohjelma
toteutettiin 26.4.–14.6.2012 ja siihen ilmoittautui
28 henkilöä 16 eri organisaatiosta.Valmennusohjelmassa valmennuskertoja oli viisi, joista kaksi
toteutettiin lähiopetuksena ja kolme etäopetuksena verkon kautta siten, että oppimisalustana
toimi Moodle ja etävalmennus toteutettiin WebEx
ohjelmalla.Valmennusohjelmassa oli ensimmäisenä
kertana lähikerta, jolloin tutustuttiin valmennusohjelmassa käytettäviin työkaluihin sekä perehdyttiin
videotallentamiseen ja videon erityispiirteisiin ver-
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
rattuna muihin medioihin ja kuultiin pk-yrityksen
kokemuksia videoperehdytyspilotista.
Toinen valmennuskerta toteutettiin etäopetuksena ja käsitteli asiakaspalvelua. Valmennuksessa
käytiin läpi erilaisia menetelmiä viestiä yrityksen
osaamista ulospäin digitaalisien menetelmien
avulla. Valmennuskerralla kuultiin myös pk-yritysten pilottikokemuksia.
Kolmannella etävalmennuskerralla käsiteltiin
yrityksen sisäisten viestien ja osaamisen siirtoa.
Neljännellä, myös etävalmennuksena toteutetulla
kerralla, aiheena olivat prosessit ja osaamisen
hallinta sekä käytiin läpi pk-yritysesimerkin avulla
tarvetta miettiä prosessit uudelleen digitalisoimishankkeen yhteydessä.
Viimeinen kerta oli lähiopetuksena toteutettu
testauslaboratorio, jossa osallistujat pääsivät testailemaan erityyppisiä ratkaisuja tiedon tallentamiseen ja jakamiseen. Valmennuskerroilla jaettiin
hyvin omia kokemuksia ja pohdittiin aiheeseen
liittyviä kokemuksia sekä sitä miten eri ratkaisut
vaikuttavat osaamisen ja tiedon välittymiseen.
Kaiken kaikkiaan valmennusohjelmassa käytettiin
käytännönläheisiä keinoja, joilla tunnistetaan ja
tallennetaan yrityksen osaamispääomaa digitaaliseen muotoon. Osaamispääoman hoitaminen ja
kehittäminen ovat tärkeitä, kun halutaan turvata
yrityksen kilpailukyky kiihtyvillä markkinoilla. Osaamisen johtamisella pk-yritys kehittyy
oppivaksi organisaatioksi. Valmennusohjelman
tavoitteena oli lisätä työntekijöiden taitoja johtaa
yrityksen osaamisen kehittämistä ja hyödyntää siinä digitaalisia menetelmiä. Valmennukseen osallistuvat olivat sitä mieltä, että yrityksen osaaminen
on saatavissa näkyväksi digitaalisten menetelmien
ja työkalujen avulla
4. Oivalluksia matkan varrelta
4.1 Kokemuksia ja havaintoja
Hämeenlinnan kaupungin
palveluprosessien sähköistämisessä
Osallistava asukaspalautejärjestelmä
Asukaspalautteesta toivottiin helppokäyttöistä.
Asukkaan ei tarvitse tuntea kaupungin organisaatiorakennetta, saadakseen palautteen menemään oikealle henkilölle. Asukas voi halutessaan
linkittää palautteen karttaan ja tehdä sen myös
julkiseksi.
Asukkaan antaman palautteen ohjautuminen oikealle henkilölle vaati kaupunginorganisaatiossa
paljon suunnittelua ja palautteen ohjautumista on
ylläpidettävä muuttuvissa tilanteissa. Palautteen
ohjautumisen ylläpitäminen on helppoa ja palautteet saadaan aiempaa nopeammin ja tehokkaammin käsiteltyä.
Läpinäkyvässä palautejärjestelmässä palautteen
antaja voi valita näkyykö palaute kaikille netin
käyttäjille. Kaupungin näkymässä palautteiden
käsittely on rakennettu niin, että palautteita voi
käsitellä useampi henkilö ja niitä voi ohjata organisaation sisällä. Palautteen antaja saa halutessaan
viestin palautteen etenemisestä ja käsittelystä.
Tarvittaessa palautteen antajaan voidaan olla
yhteydessä, jotta palautteen kohteena oleva asia
saadaan mahdollisimman hyvin hoidettua.
Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistäminen
Hämeenlinnan rakennusvalvonnassa haettiin ratkaisua kasvavaan arkistoon ja niukkoihin resursseihin. Nyt tehty työ ja panostukset järjestelmän
ja toimintatapojen kehittämiseen tulevat kantamaan hedelmää pitkällä aikavälillä, työn kaikki
hyödyt eivät näy välittömästi. Nyt pitää ennakoida
ja nähdä tulevat säästöt ja parannukset. Arkiston
vaatima tila tulee pienenemään, arkistosta tiedon
hakeminen ja palauttaminen ovat huomattavasti
33
34
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
nopeampaa. Asiakkaat säästyvät matkustamiselta
ja palvelua on mahdollista käyttää ajasta ja paikasta riippumattomasti.
Rakennusvalvonnassa on käytössä tuotantojärjestelmä ja arkistointijärjestelmä. Saadakseen
arkistolaitokselta luvan sähköiseen arkistoimiseen
on järjestelmän oltava Arkistolaitoksen hyväksymä tai auditoima. Myös sähköisen allekirjoituksen
arkistoiminen on vielä keskeneräinen asia muuallakin kuin Hämeenlinnassa. Arkiston, sovellusten
ja toimintatapojen valmisteleminen sähköisten
standardien ja uusien toimintamallien mukaiseksi
etenee vaiheittain ja Hämeenlinnan rakennusvalvonnassa otetaan askeleita päämäärätietoisesti
kohti sähköistä toimintaympäristöä.
4.2 K
okemuksia ja havaintoja hiljaisen tiedon
yrityspiloteista
Multimedian keinoin tehokkaampaan
perehdytykseen
Piloteista saatujen kokemuksen perusteella uusien työntekijöiden perehdytyksen digitalisoiminen
videomuotoon mahdollistaa hallittua kasvua ja on
suositeltavaa erityisesti tilanteissa joissa kasvuun
liittyy runsaasti rekrytointeja. Myös sosiaalisen
median linkittäminen perehdytysprosessiin avaa
uusia ovia työssäoppimiseen ja sen arviointiin
sekä seurantaan. Perehdytysmateriaaleissa voidaan hyödyntää myös multimediaa ja nettiä ja tätä
kautta madaltaa kynnystä oppimiseen ja tehostaa
uuden työntekijän perehdytystä.
Videoperehdytyksen tavoitteena voi olla tuottaa
organisaation toiminnasta sellaista tietoa digitaaliseen muotoon, joka aikaisemmin on ollut
hajanaisena työntekijöiden ja asiakkaiden sähköposteissa, sopimuksissa, puhuttuna ja mielessä.
Videoiden avulla voidaan myös parantaa yrityksen
viestintää ja tätä kautta mahdollistaa esimerkiksi
viestin saamisen rikkaampana eri toimipaikkoihin
samanaikaisesti.
Työntekijöiden perehdytyksen ja viestinnän
sähköistäminen tehostavat toimintaa, kun perehdytys- ja ohjeistusmateriaali saadaan samaan
paikkaan ja työntekijöiden kommentoitavaksi. Havaituista virheistä tai paremmista toimintatavoista
voi kommentoida suoraan materiaalin yhteyteen.
Narratiivisessa muodossa tuotettu oppimateriaali
jää myös paremmin mieleen, kun onnistumiset ja
epäonnistumiset tulee kerrottua tarinana oppimateriaalissa.Tarinan tulisi aina voida korvata luettu
teoria tai luennointi.
Perehdyttämisen sähköistäminen avaa ovet myös
sille, että oppiminen ei ole enää sidottua aikaan
tai paikkaan. Eri aistien ja tunnetilojen hyödyntäminen tehostuu, kun oppimista lähestytään kokonaisvaltaisesti ja monimuotoisesti. Edut verrattuna
vanhanaikaisiin perehdytyskansioihin paperimateriaaleineen ovat havaittavissa yrityksessä kuin
yrityksessä.
Osaamisen jakaminen digitaalisilla sisällöillä
Digitaaliset sisällöt antavat yrityksille osaamisen
jakamiseen keinoja, joita aikaisemmin ei ole ollut
käytettävissä.Tiedon ja osaamisen jakaminen ovat
hyvin keskeisessä roolissa palveluiden ja tuotteiden käyttökokemuksen kehittämisessä.
Organisaatioissa vanhentuvia intranettejä on
alettu vaihtamaan sosiaalisen median työkaluihin myös sisäisessä toiminnassa. On huomattu,
että www-pohjaiset intranetit ovat usein yksisuuntaisia tiedotuskanavia, joissa muutamat henkilöt lisäävät tietoa ja muut käyvät lukemassa.
Uusissa työkaluissa jokainen työyhteisön jäsen
on tasavertainen tiedontuottaja. Tietotyöläiset
tuottavat yhdessä tietoa joukkoälyttämällä tai
osallistamalla.
Yksi joukkoälyttämisen työkalu on wiki, jota
testattiin useammassa VIDICO-pilotissa. Wikejä käytettiin mm. uuden tiedon tuottamiseen,
olemassa olevan tiedon parempaan järjestelyyn
ja viestintään. Eri wiki-alustoihin on myös saa-
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
tavissa paljon erilaisia liitännäisiä. Lisäksi wikin
käyttöoikeusasetuksissa on eroja eri alustojen
välillä. Wikien vertailua tehtiin useammassa
pilotissa miettimällä ehdottomia vaatimuksia
ja vähemmän kriittisiä ”mitä olisi kiva olla”
ominaisuuksia ja sitten testaamalla käytännössä
muutamia lupaavimpia wikialustoja. Wikimäinen
työskentelytapa osoittautui monesti erittäin
tehokkaaksi tavaksi käsitellä työssä tarvittavaa
tietoa jos kyseessä oli projekti tai tuotekehitystyyppinen työ.
Erilaiset mikroblogit, pikaviestimet ja etäkonferenssijärjestelmät helpottivat sähköpostiähkyä.
Tietoa oli helpompi saada työkaverilta tai asiakkaalta.Työkalut ovat myös erittäin kustannustehokkaita. Matkustamisen tarve väheni ja tästä tuli
suoraan työajan ja matkakustannuksien säästöä.
Monen hiljaisen tiedon toimenpidekokonaisuuden pilotin yhteisenä tavoitteena on ollut löytää
tehokkaat yhteneväiset käytännöt organisaation
sisäiseen toimintaan ja näin vähentää turhaa
työtä. Usean pilotin tavoitteissa korostui myös
projektien tehokkaampi hallinta ja tiedon tallentuminen. Yhtenä keskeisenä keinona on siirtää
kommunikointi sähköpostista verkkotyökaluihin,
joissa tieto tallentuu tehokkaammin ja jäsentyneemmin.
Tiedon tallennuttua digitaaliseen muotoon,
ihmisten perehdyttäminen helpottuu ja yrityksen
riskien hallinta on paremmalla pohjalla. Poikkeustilanteista, kuten esimerkiksi sairaustapauksista
on helpompi selvitä, kun tieto ihmisten osaamisesta on helpommin löydettävissä ja hyödynnettävissä. Samoin esimerkiksi työntekijöiden siirtyessä
eläkkeelle, osaamista on voitu jo etukäteen siirtää
sähköiseen muotoon ja näin ennakoida mahdollisen tiedon katoaminen yrityksen sisältä.
Yhteiset, dokumentoidut käytännöt tiedon tuottamisessa ja tallentamisessa helpottavat tiedon
hyödyntämistä. Organisaatiossa kannattaa miettiä,
mitä tietoa yrityksessä liikkuu ja mihin se kan-
nattaa tallentaa. Organisaatioiden välillä liikkuva
tieto voidaan tallentaa sosiaalisen median keinoin
helposti saataville.Tietoturvaa edellyttävän materiaalin kanssa on hyvä tehdä arviointeja, mihin
materiaalia on järkevää ja turvallista tallentaa.
Asiakkaiden osallistaminen sitouttaa asiakasta ja
luo syvempiä asiakassuhteita.
Useassa pilotissa kuvattiin prosesseja sekä
niiden sähköistämistä. Pilottiyritysten prosessien
tarkastelussa tuotiin esiin kohdat, joissa sähköistämisen hyödyt nousivat esille. Prosessien
sähköistäminen tarkoittaa useimmiten myös
prosessien muuttumista. Vanhan toimintamallin
mukaan toteutetussa sähköistämissä menetetään
yleensä osa sähköistämisellä saavutettavissa olevista hyödyistä. Nopeasti kehittyvissä organisaatioissa on tehty joskus ratkaisuja, jotka eivät ole
kokonaisuuden kannalta tehokkaita ja järkeviä.
VIDICOn kautta organisaatioissa tunnistettiin
näitä epäkohtia sekä tehostettiin ja sähköistettiin
prosesseja. Osaamisen ja toimintojen mallintamisella luotiin pohja, jonka perusteella on hyvä
lähteä tehostamaan toimintaa sekä suunnitella
muita uudistustoimia.
Rationaalisen suunnittelun tilalle yrityksissä on
nousemassa kommunikatiivinen suunnittelu.
Kommunikatiivisessa suunnittelussa tietoa luodaan vuorovaikutteisessa prosessissa. Yhteisymmärrykseen pääseminen ja yhdessä suunnitteleminen sitouttavat vahvasti lopputulokseen.
Samalla uusi tapa luo tarpeen uudenlaiselle
johtamiselle. Sosiaalisen median yhteisöissä ja
työpaikoilla onkin syntynyt uusi ammattinimike
community manager eli yhteisövastaava. Yhteisövastaavan tehtävänä on uuteen vietteleminen,
toimintavaihtoehtojen lisääminen, hyötyjen
tarjoaminen toimijoille uutuuksien sisäistämiseksi. Olisiko yhteisömanagerin palkkaaminen
pk-yrityksissäkin kenties tulevaisuudessa kannattavaa?
Pilottityöskentelyn aikana asetettiin kysymyksiä, joihin pyrittiin löytämään ratkaisut; Miten
35
36
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
tehdään yrityksen prosessien kriittinen tarkasteleminen? Kuinka tarkastelun tuloksia käytetään
yrityksen liiketoiminnan kehityksen välineenä?
Mitä liiketoimintaprosesseilla kuvataan ja miten?
Miten hyödyntää liiketoimintaprosessit järjestelmien ja muiden toiminnan työkalujen vaatimusten määrittäjänä?
Onnistunutta ohjelmistohankintaa edeltää prosessien ja osaamisen kuvaaminen. Hankittavan itratkaisun tulee tukea yrityksen toimintaa; on siis
ymmärrettävä mitä yritys tekee, ja kyettävä kertomaan se myös ohjelmistotoimittajalle. Haasteena
on se, miten määritellä kattavasti vaatimukset
hankittavalle ohjelmistolle? Prosessien kuvaaminen ja prosessien kriittinen tarkastelu on ratkaisu
klassiseen ongelmaan: liiketoiminnan tarpeet ja
teknologioiden määrä ja yhteensopimattomuus.
Menestyksekkään sosiaalisen median työkalujen
käyttöä edeltää useimmiten paljon työtä. Sosiaalisen median käytön suunnittelussa kannattaa
huomioida viestintästrategia. Osalle pilottiyrityksistä tehtiin viestintästrategia tai tiedon
tallentamisstrategia. Nämä pilotit, jossa strategiatyöhön panostettiin alussa, etenivät reippaammin. Samoin lopputulokset olivat selkeämpiä ja
motivaatio viestimiseen ja tietämyksen tallentamiseen oli selkeästi parempaa. Viestintästrategia
muodostuu määrittelyistä, valinnoista ja tavoitteista. Sosiaalisen median tavoitteena voivat olla esim.
uudet tulkinnat tutuista asioista, olemassa olevan
tiedon jäsentäminen, pääsy tiedon lähteille, omaa
toimintaa tukevan tiedon saaminen, merkitysten
ja tulkintojen luominen yhdessä muiden kanssa,
oppia sekä kilpailijoiden että yhteistyökumppaneiden aivoituksista. Näin on mahdollista päästä
strategisiin tavoitteisiin, joita voivat olla esim.
edelläkävijyys, kasvu, laadulliset tai kehitystyötä
vauhdittavat tekijät.
Sosiaalisen median tavoitteen saavuttamiseksi
kannatta laatia sosiaalisen median strategia, josta
selviää konkreettiset toimet kuinka tavoitteet saavutetaan nykytilanteesta.Tämä voi olla taulukko
työkaluista, ajankohdista ja teemoista tai yhden
työkalun käyttösuunnitelma esim. bloggaussuunnitelma mindmapissa. Netistä pitää haarukoida
yhteisöjä, jotka liittyvät omaan toimintaan. Näissä
yhteisöissä aktiivisesti toimiminen yleensä palkitaan. Kun yhteisöihin antaa, niin niistä myös saa
paljon.Yhteisöissä toimiminen myös helpottaa
organisaation löydettävyyttä ja näin organisaatio
saa nettinäkyvyyttä.
Viestinnässä tärkeää on muistaa kohderyhmä.
Jokaiselle käytetylle sosiaalisen median työkalulle
kannattaa miettiä sidosryhmä, kenelle, mitä ja
miten viestitään. Mitä organisaation kotisivut viestivät ja ovatko sosiaalisen median väylät samassa
linjassa kotisivujen viestin kanssa?
Tavoitetilan määrittely ja sen testaus tutuilla
yhteistyökumppaneilla on todettu hyväksi menetelmäksi.Yhteistyökumppanilta kannattaa kysyä:
Onko viesti selkeästi ymmärrettävissä? Lyhyellä
ns. hissipuheella kiteytetään viesti. Viesti kannattaa myös visualisoida ja käyttää visualisointia sähköisessä mediassa hyödyksi. Videot ja animaatiot
lisäävät viestin huomioarvoa sosiaalisessa mediassa. Selkeä viesti lisää luotettavuutta. Luotettavien
kumppaneiden kanssa myös mieluusti tehdään
yhteistyötä.
Tarina vetoaa myös sosiaalisessa mediassa.
Kannattaa miettiä, kuinka omasta organisaatiosta saisi kerrottua tarinoita. Nämä tarinat tuovat
usein hyvää nettinäkyvyyttä. Pilottiorganisaatioiden kanssa mietittiin omaa osaamista, miten
sen saisi tarinaksi ja kerrottua osaamisesta myös
digitaalisin menetelmin. Sosiaaliseen median
oppii käyttämällä, kyselemällä ja seurailemalla.
Organisaatiossa on hyvä miettiä sitä, paljonko
sosiaaliseen mediaan on mahdollista laittaa työntekijöiden työpanosta ja mitä tällä panostuksella
halutaan saavuttaa.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Lähteet:
Polanyi, Michael ([1966] 1983):The Tacit Dimesion. Garden City, New York: Doubleday & Company.
Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka (1995):The
Knowledge-Creating Company: How Japanese
Companies Create the Dynamics of Innovation.
New York: Oxford University Press
Nuutinen, Olli. Kansalaisyhteiskunnan tutkimusportaali. Jyväskylän yliopisto. Viitattu
10.3.2013. http://kans.jyu.fi/sanasto/sanat-kansio/
hiljainen-tieto
VIDICO-hanke Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistäjänä 2009-2011, VIDICOhankeaineisto, Piia Liikka
37
Digital Campus
– oppimista ja kohtaamisia projektien maailmassa
Anu Sipilä ja Kitte Marttinen
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
40
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Sisällysluettelo
1. Johdanto.............................................................................................................................................. 41
1.1. Oppimisen muuttuvat tarpeet .................................................................................................. 42
1.2. Uusia verkostoja Porvoon Länsirannalla .................................................................................. 43
2. Leap – Learning and Projects ............................................................................................................. 44
2.1. Projektit oppimisympäristönä .................................................................................................. 44
2.2. LeaP -verkkopalvelun kehittämisprosessi ................................................................................. 45
2.3 LeaP ´in keskeiset toiminnot .................................................................................................... 46
Uuden projektin käynnistäminen ............................................................................................. 46
Projektityöskentely LeaP -työtilassa .......................................................................................... 47
Tekijät ja projektit verkottuvat ................................................................................................ 49
Tulosten jakaminen ja hyödyntäminen...................................................................................... 49
2.4. Mitä LeaP on opiskelijalle?......................................................................................................... 49
2.5 Mitä LeaP on yhteistyökumppanille?......................................................................................... 51
2.6 Leap opettajan ja tutkijan näkökulmasta .................................................................................. 52
Kehittämisprosessissa opittua................................................................................................... 53
3. Oppimisen ja työelämän yhteinen tulevaisuus ................................................................................... 54
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
1. Johdanto
Työmarkkinoiden voimakas muutos on ajankohtainen aihe, josta käydään tällä hetkellä vilkasta
keskustelua (kts.Työ- ja elinkeinoministeriö 2012;
Myrskylä 2012). Samaan keskusteluun kytkeytyvät tiiviisti kysymykset koulutussektorin kyvystä
sopeutua muutokseen ja tuottaa osaajia työmarkkinoiden nopeasti muuttuviin tarpeisiin. Esimerkkinä muutoksesta osa-aikaiset ja kausiluontoiset
työsuhteet lisääntyvät ja ovat jo kiinteä osa
työelämän arkea. Moni perinteinen ammatti katoaa ja tilalle syntyy kokonaan uusia toimenkuvia,
joiden osaamisvaatimukset ovat uusia ja vaikeasti
määriteltäviä. Muutos herättää epävarmuutta
koulutuskentällä ja uravalintojaan pohtivien
nuorten keskuudessa.Työllistyvätkö nuoret yhä
kovenevilla työmarkkinoilla? Millainen oikeastaan
on se työelämä ja tulevaisuus, johon nuoria tulisi
valmentaa oppilaitoksissa?
Myös yrityskentällä eletään muutosten aikaa.
Yritykset elävät uudella vuosituhannella tilanteessa, jossa niiden tulisi kyetä tuottamaan ainutlaatuisia, jatkuvasti kehittyviä palveluja ja tuotteita
asiakkaille voidakseen kehittää toimintaansa ja
pärjätäkseen kilpailussa.Yhteiskunnan elinkeinorakenteen muuttuessa yhä palveluvaltaisemmaksi
asiakkaiden ja loppukäyttäjien tarpeiden syvällinen tuntemus korostuu yrityksissä. Käyttäjälähtöisessä kehittämisessä asiakkaat tai loppukäyttäjät
otetaan aktiivisesti mukaan tuote- ja palvelukehitykseen tuottamaan yrityksille tuotekehitystä
palvelevia ideoita ja ratkaisuja. Uudet, käyttäjälähtöiset toimintatavat edellyttävät yrityksiltä uudenlaista, osallistavaa innovaatio-osaamista. Monialaisissa verkostoissa tapahtuva yhteiskehittely ja
erilaisen osaamisen yhdistäminen mahdollistavat
yrityksissä yhteisen oppimisen ja luovat samalla
edellytykset uusille innovaatioille. (Alasoini 2010,
17–19, 25.) Ammattikorkeakoulut ovat viime
vuosina olleet aktiivisesti mukana käyttäjälähtöisen innovaatiotoiminnan ja käyttäjälähtöisten
menetelmien kehittämisessä ja luoneet samalla
runsaasti uusia käytänteitä yritysten ja oppilaitosten väliselle yhteistyölle (Tuomi 2012, 11).
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon
yksikössä ryhdyttiin 2000 – luvulla etsimään ja
kokeilemaan aktiivisesti ja ennakkoluulottomasti
uusia lähestymistapoja oppimiseen, jotta opiskelijat ja työelämä kohtaisivat toisensa entistä
paremmin. HAAGA-HELIAn uuden kampuksen
kehitystyö Porvoossa käynnistyi pyrkimyksestä
lähentää oppimista ja työelämää ja mahdollistaa
uutta luova yhteiskehittely. Pedagogisten uudistusten tueksi työelämäyhteistyön kehittämiseen
tartuttiin VIDICOn Digital Campus -osahankkeessa oppimisteknologian näkökulmasta; millaisia
digitaalisia välineitä ja toimintatapoja oppilaitos
tarvitsisi voidakseen yhdistää osaamistaan työelämän kanssa, jakaa tietoa tehokkaammin ja edistää
verkottumista alueella? Miten yhteiskehittelyn
ja yhdessä oppimisen mahdollisuuksia voitaisiin
edistää sähköisissä yhteistyöverkostoissa? Hankkeen tavoitteena oli edistää luovuutta, oppimista
ja innovatiivisuutta digitaalista palvelukonseptia
hyödyntäen. (Vidico – hanke 2013.) Konkreettisena tuloksena hankkeessa vahvistettiin ammattikorkeakoulun ja sen sidosryhmien välisiä
toimintaprosesseja ja kehitettiin työelämää, opiskelijoita ja oppilaitoksen henkilökuntaa yhdistävä
verkkopalvelu, LeaP (Learning and Projects).
Seuraavissa kappaleissa kuvataan tarkemmin LeaP
- palvelujärjestelmän kehittämiseen johtanutta
muutosprosessia sekä kerrotaan itse palvelusta ja
sen toiminta-ajatuksesta.
Nyt kun tie on tehty, päästään itse tekemiseen!
(Enroth-Niemi 2013)
41
42
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
1.1. Oppimisen muuttuvat tarpeet
VIDICOn Digital Campus – osahankkeen ensimmäinen hankesuunnitelmaversio kirjoitettiin
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon
yksikössä syksyllä 2008. Osahankkeen tavoitteet
kytkeytyivät tiiviisti uuteen Porvoo Campukseen,
jonka suunnittelu oli samaan aikaan hyvässä
vauhdissa. Kampuksen toimintaidean kehittämisestä vastasi Campus Concept - työryhmä, jossa
oli mukana korkeakoulujen henkilökunnan lisäksi
Porvoon kaupungin, alueen elinkeinoelämän ja
luovan toimialan edustajia. (Enroth-Niemi 2013.)
Uusi Porvoo Campus otettiin käyttöön vuoden
2011 alussa. Samalle kampukselle sijoittuvat myös
Laurea ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö
sekä Porvoon kaupungin sivistystoimi.
Kuva 1. Opiskelijoita uudella Porvoo Campuksella.
Uudet tilat haluttiin suunnitella alusta lähtien
tukemaan ja ilmentämään uudenlaista lähestymistapaa oppimiseen ja työelämän kehittämiseen
– avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja mahdollisuuksia
kohtaamiseen. Uutta työ – ja oppimisympäristöä
suunniteltaessa arvioitiin samalla vanhoja toimintatapoja ja ryhdyttiin pohtimaan oppimisnäkemystä, joka tuottaisi osaamista parhaalla mahdollisella tavalla työelämän tarpeisiin. Uudistumisen
tarve oli noussut vahvana esille monelta taholta
koulutuskentässä ja ympäröivässä yhteiskunnassa,
ja se kannusti etsimään vaihtoehtoisia toimintatapoja ammattikorkeakoulun keskeisen tehtävän
toteuttamiseksi. Muutospaineet nousivat pintaan
myös organisaation sisältä; koettiin, että parempaa
tulosta saadaan aikaan vain yhteistyötä kehittämällä. (Enroth-Niemi 2013.)
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Uuden opetussuunnitelman kehittämiseksi
tehtiin mittavia taustaselvityksiä. Niiden pohjalta
osaamistarpeisiin vaikuttaviksi tulevaisuuden
megatrendeiksi hahmotettiin muun muassa
yksilön kyky toimia muuttuvissa ja moniaineksisissa verkostoissa sekä taito jäsentää kasvavaa ja
globaalia informaatiotulvaa. Oppiminen hahmottui tässä kontekstissa opiskelijan, opettajan ja työelämäkumppanien yhteiseksi toiminnaksi, jossa
myös oppimiselle asetetut tavoitteet määritellään
yhdessä. Uuden opetussuunnitelman pohjaksi
valikoitui koko HAAGA-HELIAn pedagogista näkemystä edustava tutkiva ja kehittävä oppiminen.
(Hakkarainen ym. 1999). Opiskelussa päätettiin
uuden suunnitelman myötä siirtyä perinteisestä
luokkaopetuksesta yhä tiiviimmin elinkeinoelämän kanssa yhdessä toteutettaviin projekteihin ja
kehittämistehtäviin (Enroth-Niemi 2013; Ritalahti
2009, 141, 144–145.)
1.2. Uusia verkostoja Porvoon Länsirannalla
Kampusprojektin ollessa vireillä käynnistyi myös
kampusalueen viereen sijoittuvan Porvoon vanhan Taidetehtaan ja sitä ympäröivän alueen kehittäminen Porvoon kaupungin toimesta. Kampuksen ja Taidetehtaan samanaikainen kehittäminen
tarjosi innostavat puitteet luovan ja monialaisen
yhteistyöverkoston rakentamiselle ja uudenlaisten
yhteistyömallien kehittämiselle. Uudistunut kulttuuri- ja tapahtumatoiminnan keskus ja asukkaita
ja matkailijoita palveleva yrityskeskittymä avattiin
Porvoon Länsirannalle keväällä 2012. Porvoo
Campus työelämän kehittäjänä ja uusien osaajien
tuottajana,Taidetehdas luovan alan keskuksena ja
ympäristöön kehittyvät muut palvelut muodostavat nyt yhdessä alueelle monipuolisen oppimista,
liiketoimintaa, vapaa-aikaa ja asumista yhdistävän
palvelukokonaisuuden (Ritalahti 2009, 141–142).
Alueella on omaleimaista, vanhan kulttuuriperinnön ja uusien palvelukokonaisuuksien yhdessä
muodostamaa vetovoimaa.
Kampuksen suunnittelun edetessä ammattikorkeakoulussa käytiin keskustelua uudistuvista
käytännöistä myös teknologian ja digitaalisten
ratkaisujen osalta. Uudet tilat ja toimintatavat
ja lisääntyvä sidosryhmäyhteistyö edellyttivät
korkeakoululta uusia ja ajanmukaisia työvälineitä
oppimisen ja työelämäyhteistyön projektimaisten
työtapojen hallitsemiseksi ja johtamiseksi. Näihin
tarpeisiin samaan muutosprosessiin kytkeytynyt
VIDICO –hanke vastasi hyvin. (Enroth-Niemi
2013.) Digital Campus – osahanke käynnistyi syksyllä 2009 noin puolitoista vuotta ennen uusiin
oppimistiloihin siirtymistä.
Porvoo Campus edustaa innovatiivista lähestymistapaa monimuotoiseen oppimiseen – Porvoo
Campus on uusi, luova käsite oppimiselle, liiketoiminnalle ja kulttuurille. Lisäksi se on käsite, joka
yhdistää fyysisten tilojen modernin suunnittelun
sekä uuden oppimisteknologian. (Marttinen ym.
2012). Uudella Porvoo Campuksella opintonsa
aloittavilla opiskelijoilla on tässä toimintaympäristössä uusien tilojen, välineiden, menetelmien
ja ympäröivän yritysverkoston ansiosta innostavat puitteet osaamisensa kehittämiseen. Digital
Campus –hankkeessa kehitetty LeaP –verkkopalvelun tarkoitus on tarjota tulevaisuudessa luovia
rajanylityksiä mahdollistava, yhteistoiminnallinen
työskentelyalusta Porvoon Campuksen ja sen
sidosryhmien yhteisille projekteille.
43
44
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
2. Leap – Learning and Projects
2.1. Projektit oppimisympäristönä
Työelämän muuttuessa myös työssä vaadittavat
tiedot ja taidot muuttavat muotoaan. Ammatillisen
osaamisen saavuttamiseksi ja ylläpitämiseksi tarvitaan yhä enemmän taitoja, joiden tuella nopeasti
uudistuvan tiedon omaksuminen ja jäsentäminen,
verkostoissa työskentely ja elinikäinen oppiminen mahdollistuvat. Porvoo Campuksella syksyllä
2010 käyttöön otetussa uudessa opetussuunnitelmassa oppimista on lähestytty perinteisten
kurssien ja oppiaineiden sijaan määrittelemällä se
keskeinen työelämässä tarvittava osaaminen, jota
opiskelun aikana tavoitellaan. Projektiosaaminen,
tutkimus- ja kehittämisosaaminen, valmennusosaaminen, arkiluovuus ja innovaatio-osaaminen
ovat opetussuunnitelmassa näitä yhteisiä meta-
taitoja. Kaikki kuusi koulutusohjelmaa kattavalla
opetussuunnitelmalla pyritään mahdollistamaan
innovatiivinen, luova ja monialainen yhteistyö oppilaitoksen ja elinkeinoelämän välillä ja luomaan
olosuhteet, joilla tuetaan opiskelijan itseohjautuvuutta ja vastuuta omasta oppimisesta. (Ritalahti
2009, 146–147; HAAGA-HELIA 2011, 3.)
Opetussuunnitelman tavoitteisiin pääsemiseksi opiskelu Campuksella tapahtuu pääasiassa
erilaisissa projekteissa aitojen, motivoivien ja
sopivasti haastavien työtehtävien kautta. Vastuu omasta oppimisesta ja aidot toimeksiannot
kasvattavat opiskelijan motivaatiota, kykyä sietää
epävarmuutta ja toimia luovasti ennakoimattomissakin tilanteissa.Teoria ja käytäntö kytkeytyvät
projekteissa työskennellessä luontevasti toisiinsa.
Kunkin lukukauden punaisena lankana kulkee jokin teema, jonka opettajat yhdessä suunnittelevat
Kuvio 1. Matkailun koulutusohjelman opetussuunnitelma Porvoo Campuksella
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
ja johon projektit ja muut oppimiskokonaisuudet
kytkeytyvät.Toimeksianto projektiin voi tulla
sekä ulkopuolisista yrityksistä ja organisaatioista
että oppilaitoksen sisältä. Opiskelijat, opettajat
ja toimeksiantajat osallistuvat yhdessä sisältöjen
ja tavoitteiden määrittelyyn tutkivan ja kehittävän oppimisen menetelmin; tietoa rakennetaan
yhteisillä foorumeilla ratkaisemalla aitoja, työelämästä nousevia ongelmia ja kehittämishaasteita
(Hakkarainen ym. 1999, 202–204; Ritalahti 2009,
147–148; Räihä 2011, 3).
Uuden opetussuunnitelman mukaan oppiminen
tapahtuu lukemalla kirjallisuutta, osallistumalla
luentoihin, seminaareihin ja erilaisiin työpajoihin,
etsimällä ratkaisumalleja itsenäisesti sekä työskentelemällä yhteisillä oppimisfoorumeilla (HAAGAHELIA 2011, 3).Toimeksiantajat osallistuvat
oppimisprosessiin kussakin projektissa erikseen
sovitulla tavalla, ja kulkevat rinnalla parhaimmillaan myös kanssaoppijan ja valmentajan rooleissa.
Opettajan rooli on toimia projektioppimisympäristössä lähinnä ohjaajana ja valmentajana, ei
tiedon jakajana. Samaan aikaan, kun opettajat etsivät uutta rooliaan, he joutuvat kohtaamaan sen
tosiasian, että traditionaalisten opetusmenetelmien tulee muuttua. Arjessa tarvitaan ennen kaikkea
uusia vuorovaikutustapoja.Tästä syystä teknologiasta on tullut uuden ja tehokkaan yhteistyön
sekä aktiivisen oppimisen edistäjä. (Marttinen ym.
2012).
2.2. LeaP -verkkopalvelun kehittämisprosessi
Tutkiva ja kehittävä oppimisnäkemys ja projektimainen työskentely haastavat opettelemaan
uudenlaisia työskentelytapoja ja kehittämään välineitä, jotka tukevat uutta toimintatapaa. Käytössä
olevat oppimisalustat ja perinteinen sähköpostikulttuuri eivät parhaalla mahdollisella tavalla
tue verkostomaista työskentelymallia, jossa tietoa
rakennetaan yhdessä ja pyritään jakamaan usean,
myös oppilaitoksen ulkopuolisen toimijan kesken.
Näitä työskentelyyn liittyviä haasteita ryhdyttiin
ratkomaan Digital Campus – hankkeessa. Kehittä-
mistyön tuloksena syntyi LeaP - opiskelijoita, opettajia ja sidosryhmiä palveleva sähköinen oppimisja verkottumisalusta. LeaP´in tehtävä määriteltiin
kehittämistyön alussa seuraavalla tavalla:
LeaP on väline oppilaitoksessa tapahtuvan
projektimuotoisen oppimistoiminnan koordinointiin, oppimisprojektien toteutukseen,
kumppanuuksien hallintaan ja toiminnan ja
osaamisen näkyväksi tekemiseen.
Idea LeaP ´in kehittämisestä lähti liikkeelle
HAAGA-HELIAn ja sen keskeisten sidosryhmien
yhteisissä työpajoissa Digital Campus –hankkeessa kesällä 2010. Käydyissä keskusteluissa keskeisiksi haasteiksi arvioitiin toimijoiden välisten yhteisten projektien ja yhteistyöprosessien sujuvuus
sekä keskinäisen viestinnän kehittäminen. Nämä
haasteet oli tunnistettu myös ammattikorkeakoulun omassa toiminnassa ja ne nähtiin keskeisinä
kehittämiskohteina uuteen, projektimaiseen
oppimistoimintaan siirryttäessä. Työpajoissa tultiin johtopäätökseen, että haasteisiin tarttuminen
edellyttää yhteiskehittelyä tukevan ja keskinäistä
tiedonvälitystä kanavoivan työskentelyalustan
kehittämistä.
Suunnittelua jatkettiin syksyllä 2010 toteuttamalla
palvelujärjestelmän tarvemäärittely HAAGAHELIAn ja Laurean Porvoon yksikön opettajista
ja opiskelijoista koostuvan ryhmän tuella. Laurea
ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö osallistui
kehittämisprosessiin muutoinkin tiiviisti keskeisen yhteistyökumppanin ja toisen kampukselle
sijoittuvan korkeakoulun roolissa.Tarvemäärittelystä edettiin konsulttien johdolla talven aikana
yksityiskohtaisempaan vaatimusmäärittelytyöhön,
jonka päätteeksi järjestettiin sidosryhmiä yhteen
kokoava katselmointitilaisuus. Katselmoinnin
pohjalta järjestelmän vaatimuksia vielä tarkennettiin. Määrittelytyön valmistuttua järjestelmän
kehittämispalvelut kilpailutettiin ja elokuussa
2011 tehdyn hankintapäätöksen mukaisesti palvelun toimittajaksi valittiin tietotyön tuottavuuden
parantamiseen erikoistunut Sulava Oy.
45
46
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Järjestelmän varsinainen kehittämistyö käynnistettiin syyskuussa 2011 Sulava Oy:n johdolla.
Sulavan esittämän tarjouksen mukaisesti alustan
pohjaksi valikoitui Microsoftin SharePoint 2010,
jolle palvelua ryhdyttiin räätälöimään. Prosessi
eteni aiemmin määriteltyjen vaatimusten tarkennuksilla oppilaitoksen henkilökunnan yhteisissä
työpajoissa. Syksyn aikana työstettiin myös järjestelmän käyttöehtoja, käynnistettiin visuaalisen
ilmeen suunnittelu ja päätettiin palvelun nimestä.
”LeaP”, Learning and Projects, valittiin kuvaamaan
paitsi uutta oppimistapaa, myös ilmentämään
oppijan heittäytymistä toisinaan omalle epämukavuusalueelle, uuteen ja tuntemattomaan, jotta
oppimista voi tapahtua.
Kevään 2012 aikana kehittämistyössä edettiin testaamisen myötä ensimmäisiin projektikokeiluihin
uudessa oppimisympäristössä. Digital Campus hankkeen nyt päättyessä, keväällä 2013, LeaP´issa
työskentelee jo kokonaisia opiskelijaryhmiä erilaisten projektien parissa. Projekteissa on mukana
myös ensimmäisiä yhteistyökumppaneita, vaikka
palvelua ei tämän julkaisun kirjoittamishetkellä
ole vielä virallisesti julkaistu.
2.3 LeaP ´in keskeiset toiminnot
LeaP - palvelun toimintaideassa keskeistä on
opiskelijoiden ja työelämäkumppanien kohtaamisen mahdollistaminen ja toiminnan läpinäkyväksi
tekeminen; se avoimuus, jota uudenlainen oppiminen ja yhteistyö työelämän kanssa edellyttävät.
Tavoitteena on avata ja luoda uusia yhteistyömahdollisuuksia molemmille osapuolille. Opiskelijat
tarvitsevat työelämäkontakteja ja aitoja projekteja osaamisensa kehittämiseksi, ja työnantajat
tarvitsevat tekijöitä moninaisille kehittämishankkeilleen sekä uutta näkökulmaa arkisen työnsä
kehittämiseen. Ammattikorkeakoulun näkökulmasta toiminnan läpinäkyvyyden lisääntyminen
antaa mahdollisuuden kirkastaa profiilia ja tuoda
palvelut lähemmäs alueen yrittäjiä ja muita yhteistyökumppaneita.
”Projekti” –käsite tarkoittaa palvelussa mitä
tahansa toimintaa, jonka tarpeisiin uusi työtila
perustetaan. Suuri osa toiminnasta liittyy erilaisiin
oppimisprojekteihin, joita opiskelijat useimmiten
ryhmissä toteuttavat. ”Projekti” voi kuitenkin olla
myös yhden hengen oppimistehtävä tai opinnäytetyö, jolloin työtilaa käytetään henkilökohtaisena
oppimisalustana.Työtila voidaan avata myös organisaation sisäisten työryhmien käyttöön välineeksi, jonka kautta jaetaan muistiot ja pöytäkirjat, ja
johon tallentuu yhteinen keskustelu ajankohtaisista aiheista (Forsblom 2013.). Palveluun on mahdollista avata myös kokonaan avoimia projekteja,
jolloin projektityötila voi toimia tapahtuman tai
palvelun markkinointikanavana ulospäin. Työtilan
käyttötavan määrää siis lopulta käyttäjä; palvelu
itsessään taipuu moneen tarpeeseen.
Uuden projektin käynnistäminen
Uusi projekti voi LeaP´issa käynnistyä usealla
eri tavalla.Yritykset voivat lähestyä oppilaitosta
yhteistyöideoin jättämällä palveluun toimeksiannon tai yhteydenottopyynnön, josta käy ilmi
projektin tai kehittämistehtävän keskeinen tavoite lyhyesti kuvattuna.Yhteydenotot julkaistaan
palvelun etusivulla avoimina projekteina, joihin
voi hakea. Opettajat tarkentavat toimeksiantojen
sisältöä tarvittaessa ottamalla yhteyttä yrityksiin,
ja jäsentävät ideoita pienempiin tai suurempiin
projektikokonaisuuksiin.Toimeksianto voidaan
toteuttaa myös opinnäytetyönä, tai se voi tarjota
mahdollisuuksia työharjoitteluun. Projekteihin
jätetyt hakemukset käsitellään asianomaisten
opettajien toimesta ja osallistujat valitaan yhdessä
neuvotellen.Tavoitteena on löytää sopivat tekijät
toimeksiannon näkökulmasta varmistaen samalla,
että opiskelijat saavat meneillään oleviin opintokokonaisuuksiinsa sopivaa tehtävää. Projektien
roolituksella on mahdollista tarjota opiskelijoille
erilaisia haasteita; ensimmäisen vuoden opiskelija saattaa työskennellä isossa yhteisprojektissa
työntekijänä asiakaspalvelutehtävissä, kun taas
kolmannen vuoden opiskelija voi hakea samaan
projektiin johtotehtäviin.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Opiskelijat ja opettajat voivat myös itse käynnistää järjestelmässä uusia projekteja yksittäisistä
opinnäytetöistä laajoihin lukukausiprojekteihin
saakka. Uutta projektia käynnistettäessä projekti nimetään ja sen tavoitteet kuvataan lyhyesti
avauslomakkeelle. Projektille määritellään käynnistysvaiheessa kieli (suomi, ruotsi tai englanti),
jolla työskentely-ympäristö tämän jälkeen toimii.
Avauslomakkeen määrityksin järjestelmään aukeaa projektille oma työtila, johon projektin toiminta käynnistyttyään keskittyy. Projektin metatietoja
(toteutusaika, menetelmät, osallistujat, yhteistyökumppanit, toimiala, jne.) voidaan täydentää ja
korjata myöhemmin tarpeen mukaan.
Uusi projekti saa järjestelmässä oman verkkoosoitteen, jonka kautta työtilaan on mahdollista
päästä kaikkialla missä verkkoyhteys on käytettävissä. Omat projektit listautuvat kunkin käyttäjän
henkilökohtaiseen profiiliin, joka avautuu käyttäjälle palvelun etusivulla.
Projekteja on mahdollista suodattaa eri hakukriteerein metatietoja hyödyntäen. Projektit näkyvät
myös muille palvelun käyttäjille yhteisessä
pääsivulle avautuvassa projektilistassa, josta on
mahdollista nähdä projektin nimi ja lyhyt kuvaus
sen sisällöstä. Itse työtilat ja niiden sisältö dokumentteineen ja keskusteluineen ovat avoimia vain
niihin erikseen liitetyille käyttäjille.
Projektityöskentely LeaP -työtilassa
Oma työtila tarjoaa projektissa mukana oleville
osallistujille välineen hallita ja johtaa projektin toimintaa. Alusta tarjoaa runsaasti erilaisia
toimintoja ja harjaantunut käyttäjä voi ”tuunata”
työtilan omia tarpeitaan vastaavaksi.Tarpeettomat toiminnot on vastaavasti mahdollista poistaa
projektikohtaisesti toiminnan selkiyttämiseksi.
Lähtökohtaisesti kaikissa työtiloissa on erilaisia
dokumenttikirjastoja, tila projektissa meneillään
oleville keskeisille tehtäville, keskustelualue,
ilmoitustaulu ja kalenteri.
Kuvio 1. Ote kirjautuneelle käyttäjälle avautuvalta henkilökohtaiselta etusivulta LeaP ´issa
47
48
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Dokumenttien hallintatyökalut ovat alustalla
monipuolisia ja nämä ominaisuudet ovat ensimmäisten testikuukausien aikana tuoneet nopeaa
ja konkreettista hyötyä projektityöskentelylle.
Työtilaan on mahdollista liittää erilaisia tiedostoja
tekstiasiakirjojen, kuvien, videoiden tai minkä
tahansa muiden dokumenttityyppien muodossa.
Kun tiedosto on kerran tallennettu projektin työtilaan, sitä voidaan vapaasti käsitellä ja muokata
samassa tilassa ilman, että uusia versioita tarvitsee
siirtää ja tallentaa väliaikaisesti omalle koneelle tai
nimetä uudelleen. Automaattinen versionhallinta
pitää huolen siitä, että dokumentin aiemmat versiot ovat tallessa ja löydettävissä. Dokumentteja voi
myös muokata usean tekijän kesken samanaikaisesti, mikä poistaa tarpeen lähetellä eri versioita
sähköpostilla tekijältä toiselle tietojen päivittämiseksi. Muokkauksen alla oleva alue dokumentista
lukkiutuu, jolloin muut näkevät osion olevan työn
alla ja päällekkäisten päivitysten mahdollisuus
poistuu. Opiskelija voi myös halutessaan lähettää
työtilasta opettajan sähköpostiin keskeneräiseen
dokumenttiin kytkeytyvän linkin, josta opettaja
pääsee suoraan työtilaan ja kyseiseen asiakirjaan antamaan palautetta.Tallennuksen jälkeen
dokumentti palautteineen on jälleen työtilassa
luettavissa – ei liitteenä täyttämässä sähköpostia.
Projektille voidaan määritellä työtilassa erilaisia
tehtäviä, jotka voidaan tarvittaessa kohdentaa
myös tietylle osallistujalle. Tehtävien kuvaaminen
helpottaa projektin johtamista ja toteutuksen
etenemisen seurantaa.
”…meillä se on toiminut mahtavasti. Meillä on
työtilassa projektisuunnitelma, checklista, ja
muutamia muita (dokumentteja); ehkä viisi
sellaista tiedostoa, jotka on kaikille yhteisiä. Me
ei aina edes tarvita muistioita, kun ne tiedot
päivittyvät sinne, ja kaikki käy ne lukemassa.
Se on niin operatiivista se meidän touhu nyt
esim. Porvoo Worksiin (tapahtumaprojekti)
liittyen. Käytännöt kyllä muuttuvat. Että minkä
takia me oikeastaan tehtäisiin niitä muistioita
kun niitä ei tarvita..””..Ja sekin kun kaikilla on
samat käyttöoikeudet. Ei tarvita erillistä projektipäällikköä. Meillä on järjestelmässä vaan
tehtäviä, ja heti kun yksi tehtävä on suoritettu
niin siirrytään seuraavaan. Meillä on todella
matala organisaatio.” (Birkle 2013)
Tehtäville voidaan määritellä aikatauluja ja riippuvuussuhteita, ja niitä voidaan myös arvioida
sekä opettajan että muiden osallistujien toimesta.
Arvioinnit ovat henkilökohtaisia ja näkyvät vain
Kuvio 2. Porvoo Campuksen koko henkilöstölle räätälöity yhteinen työskentelyalusta LeaP ´issa
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
arvion saajalle itselleen.Työtilasta löytyy myös
muille oppimisalustoille tyypillinen drop-box
-ominaisuus, paikka, johon opiskelija voi palauttaa
annettuja tehtäviä ilman, että ne näkyvät muille
käyttäjille.
Työtilassa olevalla keskustelufoorumilla projektin osallistujat voivat avata uusia viestiketjuja, ja
hyödyntää alustaa paitsi ajankohtaisten uutisten
jakamiseen myös yhteissuunnitteluun ja ideointiin.Työtilasta on mahdollista lähettää sähköpostia
tai kokouskutsuja keskitetysti kaikille projektin
osallistujille, tai, hakuvaiheessa olevan projektin
ollessa kyseessä, kaikille projektiin hakeneille.
Projektin luonne määrittelee pitkälti työtilan
käyttötavan.Toiminnan tavoitteena voi olla ideointi tai yhteiskehittely yhteisen teeman äärellä,
toimeksianto uuden palvelun tuottamisesta,
tapahtumaprojekti aikatauluineen, tehtävineen ja
rooleineen, tiedon jakaminen valitulle ryhmälle
tai vain yksikertaisesti tarve arkistoida tuotettua
aineistoa tulevaa käyttöä varten.
Tekijät ja projektit verkottuvat
Järjestelmän verkostomainen rakenne tekee
palvelusta monikäyttöisen.Toteutetut projektit
linkittyvät palvelussa niihin osallistuneisiin yhteistyökumppaneihin, opiskelijoihin ja opettajiin,
jolloin on mahdollista seurata millaisissa projekteissa kukin on ollut mukana.Yhteistyökumppanit antavat erikseen luvan tietojensa näkymisestä.
Projektien ja tekijöiden välille rakentuvat yhteydet ovat avuksi muun muassa silloin, kun etsitään
yhteistyötahoja uusiin hankkeisiin. Projektiarkistosta nähdään, millaisessa toiminnassa kukin on
ollut aiemmin mukana.Yrittäjän näkökulmasta
oppilaitoksen kanssa toteutetut hankkeet voivat
toimia markkinointikeinona; oppilaitosyhteistyö
kertoo yrityksen kehittämishalusta ja rakentaa
yrityksestä positiivista kuvaa nuorille, tuleville
työntekijöille. Palvelun avulla tehtyä yhteistyötä
on mahdollista esitellä yhteistyökumppaneille.
Sama verkostomaisuus palvelee organisaation
sisäistä tiedonkulkua, jossa on aiemmin ollut
haasteita. Kun projekteja on yhtaikaa meneillään
kymmeniä, on vaikeaa tietää tehdäänkö talossa
toisaalla jo samoja asioita, joita omassa koulutusohjelmassa suunnitellaan. LeaP ´ista opettajat
näkevät toisillaan meneillään olevat projektit, ja
jokaisella on siten ajantasainen tieto siitä, mitä
talossa tapahtuu ja keneltä voi pyytää lisätietoja
meneillään olevista hankkeista.
Tulosten jakaminen ja hyödyntäminen
Projekteissa syntyy toiminnan tuloksena vuosittain merkittävä määrä erilaisia tuotoksia; raportteja, tutkimuksia, selvityksiä, portfolioita, videoita
jne. Näiden tuotosten hautautuminen opiskelijoiden ja opettajien omien sähköisten kansioiden
uumeniin on harmillisen tavallista, jollei kyseessä ole lähtökohtaisestikin julkinen ja yleisölle
näkyvä tuote. LeaP tarjoaa kanavan, jonka kautta
voidaan tehdä näkyväksi kaikkea sitä tekemistä,
kehittämistä ja osaamista, joka projekteissa syntyy.
Sekä palvelun sisäisellä, käyttäjien omassa profiilissa avautuvalla etusivulla että palvelun pääsivulla esitellään ajankohtaisia uutisia ja tapahtumia,
ja jaetaan tietoa kaikesta siitä, mitä projekteissa ja
yhteistyöverkostoissa tapahtuu. Projektihistorian
ja dokumenttikirjastojen kertyminen yhteen paikkaan helpottaa tiedon jakamista merkittävästi.
Aktiiviseen tiedottamisen kulttuuriin siirtyminen
vaatii myös toimintatapojen muutosta. Pelkkä
väline ei muuta arkea myöskään muiden yhteistyön käytänteiden osalta, jollei omaa toimintakulttuuria olla valmiita tarkastelemaan ja kehittämään
kriittisellä otteella muutoksia tavoiteltaessa. LeaP´
in kehittämisen rinnalla Porvoo Campuksella on
tästä syystä kiinnitetty erityistä huomiota toimintatapojen kehittämiseen, ja välineen ja toiminnan
kehittämisen prosessit ovat edenneet Digital
Campus – hankkeessa rinta rinnan. Käyttöön
otetut, uudet oppimisen menetelmät ja välineet ja
niiden sovittaminen arkeen vaativat pitkänjänteisyyttä, paljon rohkeita kokeiluja ja aikaa.
2.4. Mitä LeaP on opiskelijalle?
Opiskelijan näkökulmasta LeaP on väline, joka tuo
työelämän lähemmäs opiskelun arkea konkreettis-
49
50
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
ten työelämäprojektien muodossa. LeaP´issa opiskelija voi hakeutua erilaisiin opintoja edistäviin
projekteihin, ja toisaalta hallita ja ohjata oppimistaan ja työskentelyään projekteissa.
”Me ollaan käytetty sitä mm. niin, että kun on
tehty markkinointitutkimuksia eri yrityksille
niin se on kätevä, kun sitä pystyy moni ihminen muokkaamaan yhtaikaa. Ei tarvi olla edes
paikan päällä, pystyt vaikka kotona tekemään
hommia ja toinen tekee koulussa…ettei tule
sitä, että pitää lopuksi kasata 50 eri tiedostoa..”
(Levo 2013.)
”…Meillä oli opinnäytetyöprojekti, tapahtuman järjestäminen” ”… Nopeuttaa asioita ja
yksinkertaistaa oppimisien näkökulmasta. Toimintoja olisi kyllä todella paljon, jos niitä vain
haluaa hyödyntää.” (Kuortti & Kuronen 2013.)
LeaP on kanava, jonka kautta opiskelija voi jo
opintojensa aikana verkottua elinkeinoelämän
kanssa ja edistää siten työllistymismahdollisuuksiaan.Tähän hyötyyn kytkeytyy tiiviisti palvelun
Kuva 2.Yhteiskehittelyä Porvoo Campuksella.
profiili-ominaisuus. Jokaisella käyttäjällä on LeaP
– palvelussa henkilökohtainen profiili, joka on
muokattavissa SharePointin tarjoamien ominaisuuksien mukaan. Lisäksi omaan profiiliin liittyy
vielä kehitysvaiheessa oleva ”kompetenssisalkku” - ominaisuus, jonka kautta opiskelijan on
mahdollista seurata osaamisensa kehittymistä.
Kompetenssisalkun ideana on, että Campuksen
opetussuunnitelman mukaiset opintokokonaisuudet näkyvät opiskelijan profiilissa opintopisteillä
täyttyvinä moduuleina. Esimerkiksi projekti,
jossa opiskelija toimii viestintätehtävissä täyttää
kompetenssisalkussa viestintäosaamisen moduulia suoritettujen pisteiden verran.Toiminto
auttaa opiskelijaa opintojensa suunnittelussa, kun
”puuttuva osaaminen” on moduuleittain selkeästi
esillä. Profiiliin on lisäksi mahdollista liittää niitä
tuotoksia, joita kyseiseen moduuliin liittyvissä
projekteissa on tehty, ja jotka kertovat tarkemmin
millaista osaamista opiskelijalle on kertynyt.
Parhaimmillaan kompetenssisalkku -ajattelu tukee
opiskelijaa työelämään siirtymisessä. Opintojen
aikana tehdyt projektit ja niissä syntyneet tuo-
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
tokset muodostavat pohjan osaamista kuvaavalle
portfoliolle, jota opiskelija voi esitellä potentiaaliselle työnantajalle.Tiivis työelämäyhteistyö
jo opintojen aikana, ja sen osoittaminen omaa
projektiprofiilia hyödyntämällä antaa opiskelijalle
uusia työkaluja työllistymistä helpottamaan.
Tutkivaa ja kehittävää oppimista ja uutta opetussuunnitelmaa on toteutettu Campuksella vasta
vähän aikaa. Ensimmäiset opiskelijat, jotka ovat
opiskelleet alusta lähtien uuden opetussuunnitelman mukaisesti alkavat pian valmistua. Nopeimmin valmistuneilta ja erityisesti heidän työnantajiltaan on saatu kuitenkin jo hyvää palautetta;
ammattikorkeakoulussa hankitut valmiudet ja
osaaminen näyttävät vastaavan hyvin työnantajien
tarpeisiin (Birkle 2013). Onnistumisesta kertoo
myös seuraava esimerkki:
”Kollegalta tuli hyvä esimerkki. (Ulkomaalainen) opiskelija…tuli sanomaan, että se ei tykännyt tästä koulutouhusta alkuun, että hänen
mielestään tässä ei ollu päätä eikä häntää tässä
touhussa. Että kauhee kaaos, ja kukaan ei tiedä
mistään mitään…Ja sitten se meni työharjoitteluun ja ajatteli – mä oon nähny tämän!. Et mä
ymmärrän mistä tässä on kysymys! Että sen sijaan, että se oli siinä kohdin saanu hirvittävän
angstin että ”mä en tiedä mitään”, niin se totesi,
että tää on tätä samaa, että mä osaan luovia
tässä tilanteessa!. Tällaset tuo lohtua siihen, et
kun puhutaan metakompetensseista et mitä se
oikee osaaminen on… ”(Räihä 2013)
Kampuksella opiskelevan ulkomaalaisen opiskelijan arjessa uudet toimintatavat ovat näkyneet
muutoinkin erityisen positiivisesti. Uudet oppimismenetelmät ovat johtaneet osaltaan siihen,
että useat ulkomaalaiset opiskelijat ovat saaneet
vakituisia työpaikkoja jo opintojensa aikana.
Työllistyminen on ollut heille aiemmin vaikeaa
heikon kielitaidon vuoksi. Uusi opetussuunnitelma näyttää kuitenkin antavan opiskelijoille juuri
sitä osaamista ja niitä valmiuksia, joita työnantajat odottavat. (Enroth-Niemi 2013.) LeaP ´in
tehtävänä on edistää tämän suuntaista kehitystä;
avata opiskelijoille yhä useampia ovia työelämään
ja tehdä näkyväksi sitä monimuotoista ja –alaista
osaamista ja potentiaalia, joka opiskelijoissa piilee.
2.5 Mitä LeaP on yhteistyökumppanille?
Asiakas- ja käyttäjälähtöisyyden lisääntyminen
yritysten kehittämistyössä ja lisääntyvä tarve
vuorovaikutukselle erilaisissa verkostoissa asettaa monille, erityisesti pienille yrityksille uusia
työskentelymenetelmiin ja – välineisiin liittyviä
vaatimuksia. Yksi LeaP ´in kehittämisen keskeinen tavoite oli nostaa vuorovaikutuksen laatua
yritysten ja oppilaitoksen välillä yhteistyön
prosesseja yhdenmukaistamalla ja keskinäistä
viestintää parantamalla. Yhteistyön tekemisen
haasteet oppilaitoksen kanssa saattoivat aiemmin näkyä yrittäjille vaikeutena löytää oikeaa
kontaktihenkilöä kulloiseenkin tarpeeseen,
vastausten viipymisenä tai epätietoisuutena siitä,
mitä palveluja ammattikorkeakoulu oikeastaan
tarjoaa yrityksille. Yhteisissä projekteissa ongelmia esiintyi erityisesti tiedonkulussa; toimeksiantaja ei aina tiennyt, missä vaiheessa annettu
toimeksianto oli menossa ja kuka projektista tai
viestinnästä oli vastuussa. Vastaavasti toimeksiannon parissa työskentelevät opiskelijat saattoivat
kokea, ettei heillä ollut annetusta tehtävästä
riittävästi tietoa eikä tarpeellista vuorovaikutusta
toimeksiantajan kanssa, jotta vastaan tulleet epäselvyydet olisi voitu ajoissa selvittää. Yhteistyön
laadun kehittyminen onkin selkein yhteistyökumppanien, ja samalla ammattikorkeakoulun
saama hyöty uudesta työkalusta.
LeaP helpottaa jatkossa yhteydenottoa oppilaitokseen tarjoamalla yrityksille ja muille yhteistyökumppaneille selkeän kontaktipisteen, jonka
kautta toimeksiantoja voi tarjota ja josta on
mahdollista löytää nuoria ja innokkaita tekijöitä
uusille hankkeille. Nimetyt yhteyshenkilöt ovat
selkeästi esillä projektikuvauksissa. Toimeksiantajat pääsevät käyttäjiksi itse palveluun ja sitä kautta
sisään projektiensa työtiloihin, jolloin heillä on
mahdollisuus seurata ajantasaisesti toimeksiannon etenemistä, ja halutessaan osallistua myös
51
52
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
itse kehittämistyöhön – ja oppia uutta opiskelijoiden mukana.Yhteinen foorumi tarjoaa yrittäjälle
myös paikan markkinoida itseään ja tutustua ja
solmia kontakteja tuleviin osaajiin.
mistä. Ja se ohjauskin vaatii kyllä enemmän
aikaa kuin se että pitää jonkun luennon... Se
on koko ajan sitä räätälöintiä ja tilanteisiin
reagoimista.”(Birkle 2013)
Projektien ollessa koottuna yhteen paikkaan myös
niiden hallinnointi voi tapahtua keskitetysti.Tämä
selkiyttää toimintaprosesseja oppilaitoksen sisällä ja
näkyy yhteistyökumppaneille sujuvana ja laadukkaana yhteistyönä. Opettajat näkevät järjestelmästä mitä
projekteja kulloinkin on tarjolla, eivätkä toimeksiannot enää jää yksittäisten henkilöiden henkilökohtaisten kontaktien varaan. Myös päällekkäisyyksien riski
vähenee. Projektiyhteistyötä ei ehdoteta ensimmäiseksi yrittäjälle, jolla on jo ennestään useita projekteja meneillään, tai yhteistyökumppanille, jonka
kanssa toinen ryhmä on tehnyt samankaltaisen
projektin jo aiemmin. Projektihistorian kertyminen
keskitetysti yhteen paikkaan mahdollistaa myös
kehittymisen; yhteisistä tuotoksista jää jaettu dokumentaatio, josta voidaan helposti jatkaa syvemmälle
aiheeseen seuraavassa projektissa – myös jonkun
muun, kuin alkuperäisten tekijöiden toimesta.
”Opettajan ”autopilottia” ei saa päälle enää.”
(Räihä 2013)
Yhteisten projektien kautta palvelu tuo tulevaisuudessa mukana oleville yrityksille näkyvyyttä alueellisella ja jopa kansainvälisellä tasolla
projekteista riippuen.Toimintakonsepti avaa
myös runsaasti uusia mahdollisuuksia yrityksen
kehittämiselle ja verkottumiselle alueen muiden
organisaatioiden kanssa.
2.6 Leap opettajan ja tutkijan näkökulmasta
Ohjaus- ja valmennustyö yhteisissä projekteissa
tarjoaa opettajille mahdollisuuden luoda uusia
verkostoja ja ylläpitää ja kehittää omaa osaamistaan. Projektityöskentely kuitenkin myös muuttaa
opettajan työnkuvaa, ja tuo siihen runsaasti uusia
ulottuvuuksia. Tekemiseen tarvitaan siksi toisenlaisia välineitä kuin ennen.
”Hallinnointi vie paljon aikaa, kaikki se mikä
ei liity opetukseen ja oppimiseen. Ja sitten ihan
toimenkuvan näkökulmasta, työ on enemmän oppimisen ohjausta eikä sitä tyrkyttä-
Oppimisprojekteissa opettaja ei enää lähtökohtaisesti johda toimintaa, ainakaan yksin.
Johtamisvastuuta on jakamassa joukko opiskelijoita, mahdollisesti muita opettajia ja myös
yhteistyökumppaneita, mikä tarkoittaa ennen
kaikkea runsasta vuorovaikutusta ja paljon
irrallisia lankoja solmittavaksi ennen tavoitteisiin
pääsemistä. Tehtyä työtä on kuitenkin entiseen
tapaan kyettävä arvioimaan ja ohjaamaan oppimistavoitteiden saavuttamiseksi. LeaP kokoaa
toiminnan ja vuorovaikutuksen yhteen paikkaan
ja auttaa opettajaa pysymään ajan tasalla projektin etenemisestä. Yhteiset dokumentit ja tehtävät
keskitetään yhteiseen projektityötilaan kaikkien
nähtäväksi. Kun tekeminen on näkyvää, ohjausta
on mahdollista antaa silloin kun tilanne sitä vaatii. Oman käyttäjäprofiilin etusivulta opettajalle
avautuvat kaikki meneillään olevat projektit, jolloin oman työn kokonaisuus pysyy hahmotettavana. Projektityötiloista voi tarvittaessa tilata sähköpostiin hälytyksiä, jotka kertovat toiminnasta
tietyllä foorumilla. Lähtökohtaisesti sähköpostin
määrä kuitenkin vähenee merkittävästi; palautettavien tehtävien ja dokumenttien viimeisimmät
versiot löytyvät työskentelyalustalta, jossa niitä
voi kommentoida, sen sijaan, että keskeneräinen
raportti kuljeksii usean eri version muodossa
sähköpostitse arvioitavana.
Edellisessä kappaleessa kuvattu yhteistyön prosessien yhdenmukaistuminen selkiyttää vastuita
opettajan työssä ja helpottaa samalla viestintää
suhteessa yrityskumppaneihin ja kollegoihin.
LeaP ´in pohjaton tietopankki – ominaisuus auttaa työn kehittämisessä; omien tuotosten lisäksi
nähtävissä on myös runsaasti muissa projekteissa
syntynyttä aineistoa, josta on mahdollista ammentaa ideoita ja tutkimusaihioita uusiin hankkeisiin.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Tutkimusnäkökulmasta LeaP tarjoaa oppilaitokselle runsaudensarven. Palveluun kertyvän aineiston pohjalta voidaan tutkia omaa toimintaa niin
määrällisesti kuin laadullisestikin: kuinka monta
projektia vuositasolla toteutetaan, moniko projekteista on kansainvälinen, kuinka paljon hankkeissa on vuoden aikana ollut osallistujia, kuinka
monessa projektissa on mukana yrityskumppaneita, mihin toimialoihin tehdyt projektit liittyvät,
millaisia menetelmiä projekteissa on käytetty?
Päättyneiden projektien ja raporttien säilyminen
projektiarkistossa mahdollistaa palaamisen vanhojen aineistojen ääreen pitkienkin aikojen kuluttua
ja tuo perspektiiviä omaan tekemiseen.
Kehittämisprosessissa opittua
Toimintatapojen ja työkalujen samanaikainen kehittäminen on ollut Digital Campus – hankkeessa
hedelmällisen itsetutkiskelun paikka oppilaitoksen
henkilökunnalle, ja myös yhteistoiminnallinen
ponnistus itsessään.Arkikäytänteitä on ollut pakko
tutkia ja arvioida, jotta toimintatavat ja toisaalta palveleva työkalu saadaan keskustelemaan keskenään
joustavasti ja tuottamaan yhdessä organisaatiolle
lisäarvoa.Tärkeää on ollut pitää mielessä, että järjestelmät palvelevat käyttäjää ja tekevät yksinään vain
niitä asioita, joita niiltä pyydetään – ihmiset antavat
edelleen toiminnalle merkityksen ja sielun.
Uusi oppimisteknologia ja digitalisoituva maailma
palvelevat parhaimmillaan ihmisen luovuutta ja
luontaista oppimisen halua ja tarjoavat moninaiset välineet osaamisen nostamiseksi uudelle
tasolle. Sähköiset verkostot mahdollistavat innovaatioiden ja oivallusten jakamisen ja kehittymisen pidemmälle, kuin mihin yksittäinen ihminen
kykenee. Digitaalisten työvälineiden käyttö kasvaa
työelämässä nopeasti ja vaatimus välineiden hallitsemisesta vyöryy esiin kaikkialta. Niin yritysten
kuin opettajien ja opiskelijoidenkin tulisi hallita ja
omaksua uusia mentelmiä, joilla tulevaisuudessa
tehdään työtä (Enroth-Niemi 2013). Tulevaisuuden oppimisen haasteina ovat kuitenkin sukupolvien väliset erot digitaalisten oppimisvälineiden
ja uuden teknologian käytön hallinnassa. Monet
opettajat Porvoo Campuksella toteavatkin, että
he tarvitsevat vielä lisäkoulutusta oppimisteknologian aktiivista ja monipuolista käyttöä varten.
(Marttinen ym. 2012). Mielessä on hyvä pitää
myös vaihtoehtoisen tulevaisuuden mahdollisuus,
jos inhimillinen kehittyminen ja oppiminen välineellistetään tarkoitusta miettimättä:
”…samaan aikaan, kun otetaan käyttöön uutta teknologiaa pitää miettiä, että miksi sulla
on mitään kanavaa, jos sulla ei ole mitään
sanottavaa.” (Räihä 2013)
53
54
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
3. O
ppimisen ja työelämän yhteinen
tulevaisuus
teistyön edistämiseksi on tehty ja voidaan tehdä
(Enroth-Niemi 2013).
Porvoo Campus on aloittanut nyt, vuoden 2013
alussa, kolmannen toimintavuotensa uusissa
tiloissa. Samaan aikaan ammattikorkeakoulukenttä
on suuressa muutoksessa. Opetus- ja kulttuuriministeriön johtama vireillä oleva uudistus pyrkii
vahvistamaan ammattikorkeakoulujen edellytyksiä vastata joustavammin työelämän muuttuviin ja moninaisiin kehittämistarpeisiin. Myös
rahoitus- ja säädösohjausta muutetaan. (Opetus- ja
kulttuuriministeriö 2013.) Muutokset tarkoittavat
monille ammattikorkeakouluille omien toimintaedellytysten ja menetelmien kriittistä tarkastelua.
Alueellisen vaikuttavuuden arviointi nousee tässä
keskustelussa merkittävään rooliin. Ammattikorkeakoulujen on kyettävä tekemään näkyväksi
sidosryhmilleen tuomansa lisäarvo, mikä tekee
arvokkaaksi kaikki ne toimet, joita alueellisen yh-
Tulevaisuuden työhön liittyen Sitra toteaa helmikuussa 2013 verkkosivuillaan seuraavaa:
Kuva 3. Uusia näköaloja oppimiseen.
” Uusi työ on purskeista, yrittäjämäistä ja monimuotoista.. Työelämässä ei enää edetä suoraviivaisesti koulusta työn kautta eläkkeelle. Uusi
työ on polveilevaa ja reittiä saatetaan vaihtaa
montakin kertaa. Siksi tarvitaan yrittäjämäistä asennetta ja uskallusta ottaa myös riskejä.”
(Sitra 2013)
Nuorten työllistymisestä kannetaan Suomessa
tällä hetkellä erityistä huolta. Keskustelua käydään myös nuorten työelämätaidoista. Suomen
Yrittäjien Pk- yrityksille suuntaaman yritysbarometrin mukaan nuorten työllistymisen suurimaksi
esteeksi nousevat puutteet osaamisessa, erityisesti
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
yleisissä työelämävalmiuksissa ja ammatillisessa
osaamisessa (Suomen Yrittäjät 2012). Tulokset
kertovat selkeästä tarpeesta lisätä ja kehittää
oppilaitosten ja elinkeinoelämän yhteistyötä,
jotta opiskelun aikana voitaisiin kehittää nuorten
tarvitsemia valmiuksia luovia Sitran kuvailemassa
tulevaisuuden monimuotoisessa työkulttuurissa.
Lähteet:
”Uskon siihen, että työelämä tulee aina vaan
tärkeämmäksi ammattikorkeakoulussa. Uskon
myös, että työelämä joutuu tulevaisuudessa ottamaan enemmän vastuuta – (osaamisen) tarpeet
ja tavoitteet ovat siellä.” (Enroth-Niemi 2013.)
Birkle, M. 2013. Lehtori, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu
31.1.2013, Porvoo Campus.
HAAGA-HELIAn Porvoon yksikön ja Sulava Oy:n
yhdessä kehittämä LeaP – verkkopalvelu on uusi
yhteistyön, viestinnän ja verkottumisen väline
oppilaitokselle ja sen sidosryhmille. Digitaalisen
oppimisalustan avulla Porvoo Campuksen opiskelijat tulevat jatkossa näkyvämmin ja konkreettisemmin alueensa voimavaraksi, ja hallitsevat
työelämään siirtyessään aidosti elinkeinoelämän
ja sen kilpailukyvyn kehittämiseen tarvittavaa
osaamista.Tulevaisuudessa palvelua voivat
toivottavasti hyödyntää myös muut koulutusalan
toimijat ja elinkeinoelämä omien toimintatapojensa kehittämisessä.
Paljon kehittämistyötä on edelleen edessä myös
Porvoo Campuksella. Kuluneiden vuosien aikana
tapahtuneet muutokset ovat vaatineet pitkäjänteistä työtä ja uudet toimintatavat työelämäprojektien toteutuksessa hakevat edelleen muotoaan.
LeaP on työväline, jonka tarkoitus on palvella
uuttaa toimintatapaa, ei ohjata tai määritellä sitä.
Uusia käyttökokemuksia kertyy joka päivä, ja
kehittämistyö jatkuu käytännön kokeilujen kautta,
toimintatapojen kehittymisen rinnalla, oppilaitoksen ja yhteistyökumppanien arjesta esiin
nousevia tarpeita kuunnellen.
Alasoini,T. 2010. Uusi tapa oppia ja tuottaa innovaatioita: osallistava innovaatiotoiminta.Työpoliittinen aikakauskirja 3/2010. Luettu 7.3.2013.
Luettavissa: http://www.tem.fi/files/27869/Alasoini.pdf
Enroth-Niemi, L-M. 2013.Yksikön johtaja, HAAGAHELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus.
Haastattelu 31.1.2013, Porvoo Campus.
Forsblom, Mona. 2013.Taloushallinnon assistentti,
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu 31.1.2013, Porvoo Campus.
HAAGA-HELIA. 2011. Matkailun koulutusohjelman
opetussuunnitelma. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö.
Hakkarainen, K., Lonka, K. & Lipponen, L. 1999.
Tutkiva oppiminen. Älykkään toiminnan rajat ja
niiden ylittäminen. WSOY, Porvoo.
Kuortti, L. & Kuronen, K. 2013. Opiskelija, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus.
Haastattelu 31.1.2013, Porvoo Campus.
Levo, H. 2013. Opiskelija, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu
31.1.2013, Porvoo Campus.
55
56
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Marttinen, K., Patala,T., Ketonen, E., Ruusunen, R.,
Lonka, K. 2012. Students’ and Teachers’ perceptions of an innovative blended learning environment – Case Porvoo Campus. Research paper
presented at EDEN Conference in Porto, Portugal
in June 2013.
Miettinen, R.,Toikka, K.,Tuunainen, J., Lehenkari,
J. & Freeman, S. 2006. Sosiaalinen pääoma ja luottamus innovaatioverkostoissa. Tutkimusraportteja
9.Toiminnan teorian ja kehittävän työn tutkimuksen yksikkö, Helsingin yliopisto. Luettu 4.3.2013.
Luettavissa: http://www.edu.helsinki.fi/activity/
publications/files/320/Miettinen_et_al_2006.pdf
Myrskylä, P. 2012. Alueellisten työmarkkinoiden
muutos.Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja.
Työ ja yrittäjyys. 1/2012.Työ- ja elinkeinoministeriö. Luettu 7.3.2013. Luettavissa: http://www.tem.
fi/files/31991/1_2012_netti.pdf
Räihä, K. 2011. What is Campus Markets and how
is it going to help implementing the new curriculum at HAAGA- HELIA Porvoo Campus? Research
paper presented at icEIC , Conference on Education, Informatics and Cybernetics in Orlando, USA
in December 2011.
Räihä, K. 2013. Lehtori, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu, Porvoo Campus. Haastattelu
31.1.2013, Porvoo Campus.
Sitra. 2013. Uusi työ. Uusi työ on purskeista, yrittäjämäistä ja monimuotoista. On selvää että työ on
murroksessa. Mutta miten muuttuu Suomi? Luettu
4.2.2013. Luettavissa: http://www.sitra.fi/uusi-tyo
Suomen yrittäjät. 2012. Nuorten puutteelliset
työelämätaidot puhuttavat. Luettu 4.3.2013.
Luettavissa: http://www.yrittajat.fi/fi-FI/suomenyrittajat/tiedotustoiminta/uutiskirje/nuortenpuutteelliset-tyoelamataidot-puhuttavat/
Opetus- ja kulttuuriministeriö 2013. Ammattikorkeakouluja uudistetaan. Luettu 3.2.2013. Luettavissa: http://www.minedu.fi/OPM/Koulutus/
ammattikorkeakoulutus/ammattikorkeakoulu_
uudistus/?lang=fi
Työ- ja elinkeinoministeriö (2012). Väliraportti
työvoimatrendeistä: Määräaikaiset työsuhteet
vakiintuneet, itsensä työllistäjät uusi trendi.
Tiedotteet 2012. Luettu 7.3.2013. Luettavissa:
http://www.tem.fi/index.phtml?109336_
m=106601&s=5236
Ritalahti, J. 2009. Opettaja työelämäyhteistyössä.
Teoksessa Toyhtäri-Nyrhinen, A. (toim.). Suunnannäyttäjä – Uusia avauksia ammttikorkeakouluopettajien työhön. HAAGA-HELIAn kehittämisraportteja 4/2009. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu.
Tuomi, L. 2012. Living labit – ammattikorkeakoulut käyttäjälähtöisyyden edistäjinä.Teoksessa
Lassila, S. &Rantanen,T. (toim.). 2012. Käyttäjälähtöisyyttä oppimassa – SYMBIO Living Lab – hankkeen kokemuksia käyttäjälähtöisestä tapahtumatuotannosta. HAAGA-HELIA Kehittämisraportteja
1/2012. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu.
VIDICO –hanke. 2013. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu: Digital Campus. Luettu 30.1.2013.
Luettavissa: http://vidico-hanke.blogspot.fi/p/
vidico-hankekuvaus.html
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
57
Luova tulevaisuustila ja tulevaisuuden osaamisen ennakointi
Sirkka Heinonen ja Juho Ruotsalainen
Tulevaisuuden tutkimuskeskus, Turun yliopisto
60
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Sisällysluettelo
Mikä on Luova tulevaisuustila?................................................................................................................. 61
Luovan tulevaisuustilan edelläkävijäkokeilut....................................................................................... 64
Luova tulevaisuustila vastaa työn ja yhteiskunnan muutokseen.......................................................... 67
Tietoyhteiskunnasta merkitysyhteiskuntaan....................................................................................... 68
Ammattilaisista amatööreihin.............................................................................................................. 70
Tulevaisuuden osaamistarpeiden timantti............................................................................................70
Ubiikki oppiminen ja sivistys uutena osaamiskulttuurina................................................................... 72
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Mikä on Luova tulevaisuustila?
Luova tulevaisuustila = fyysisen, virtuaalisen ja digitaalisen tilan yhdistävä sosiaalinen hybriditila
luovuuden ja tulevaisuusajattelun sekä ennakointiosaamisen vahvistamiseksi.
Innovaatioita syntyy siellä, missä luovuuden ilmaisemiselle ja kehittämiselle on aikaa ja tilaa sekä
suotuisa, vapaa ympäristö. Erityisesti tarvitaan tiloja, joissa ihmiset voivat kohdata toisensa ja vaihtaa
ajatuksia. Erilaistuakseen ja uudistuakseen innovatiivisuuden ja luovuuden kautta organisaatiot ja
yritykset – niin työpaikat kuin koulut – tarvitsevat
uudenlaisia työvälineitä, työskentelytapoja ja konsepteja. VIDICO:n Luova tulevaisuustila –osahankkeessa suunniteltiin ja pilotoitiin tulevaisuuden
työtila, joka antaa välineitä syvään organisaatiomuutokseen. Luovassa tulevaisuustilassa työntekijät voivat kehittää organisaation yhteisöluovuutta,
tulevaisuustietoisuutta, ennakointikykyä ja innovatiivisuutta. Samalla sen avulla voidaan parantaa
työmotivaatiota luomalla uudenlaista työ- ja
oppimisympäristöä. Siinä uudenlainen, tuottavasta
vapaa-ajasta ammentava työkulttuuri yhdistetään
stimuloivien virikkeiden ideakiihdyttämöön (idea
powerhouse) ja luovuudelle tilaa antavaan hitaan
elämän (slow life) elementteihin.
Luova tulevaisuustila (LTT) on konkreettinen
työympäristö – joko erillinen työskentelytila tai
rajattu osa isompaa tilaa organisaation sisällä. Luova tulevaisuustila suunnitellaan yrityskohtaisesti
räätälöiden siten, että tila kannustaa epämuodolliseen vuorovaikutukseen. Vuorovaikutus toteutuu
fyysisesti yhdessä tulevaisuuksia luodaten, digitaalisia ja virtuaalisia elementtejä hyödyntäen. Sisustuksessa kiinnitetään huomiota toisaalta ajatuksia
stimuloivaan ja provosoivaan kokeellisuuteen,
toisaalta rauhoittaviin, rentouttaviin elementteihin – sekä näiden yhdistelmiin. Esimerkiksi vihreä
väri on yhtä aikaa rauhoittava ja luovaa ajattelua
stimuloiva.Tilaa voidaan käyttää uudenlaisena
työ- ja kokoustilana ja siellä voidaan järjestää erilaisia ennakointisessioita, joissa luodataan valitun
Kuva 1. Luovan tulevaisuustilan rakennuselementteinä ja tulevaisuusideoinnissa käytettiin
taideteoksia.
61
62
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
aihepiirin tai yksittäisen asian tulevaisuuksia.Tilan
”tarkoitus” on, että siellä voi tehdä ”jokapäiväisiä”
töitä toisin ajatellen, tulevaisuuden näkökulmasta,
vapautuen rutiineista, yksin tai ryhmässä – tai
sitten kokeilla jotain aivan uutta. Vaikka tilassa
voidaan järjestää erillisiä ennakointitilaisuuksia,
tarkoituksena on, että uutta etsivä tulevaisuusajattelu nivoutuu kaikkeen työhön.
Luovan tulevaisuustilan pilottikohteissa (ks.
seuraava alaluku) tilaelementteinä käytettiin tulevaisuusjulisteita, tulevaisuuskirjahyllyä, taideteoksia, tulevaisuuslinkkejä, ennakointimetodilipastoa,
digikehyksessä esitettyjä tulevaisuusaforismeja,
koululaisten tulevaisuuspiirustuksia, sekä digiseinää. Ennakointisessioissa hyödynnettiin useita
ennakointimenetelmiä, erityisesti visuaalisuutta
hyödyntäviä metodeja. Digitaalista Tulevaisuusikkunaa käytettiin heikkojen signaalien (=merkki
orastavasta, mahdollisesti vahvistuvasta ilmiöstä)
Kuva 2. Luovan tulevaisuustilan konsepti.
visualisointiin. Sarjakuvalakanoita käytettiin heikkojen signaalien ja mustien joutsenten (=yllättävä
ja epätodennäköinen tapahtuma, jolla on radikaaleja vaikutuksia) ideoinnin apuna. Heikkoja
signaaleja ja mustia joutsenia esitettiin myös kuvakortteina. Muina metodeina käytettiin tulevaisuudentutkimuksesta tuttua toimintaympäristön
analyysia: tunnistettiin ja analysoitiin jatkuvuuksia – trendejä ja megatrendejä – sekä epäjatkuvuuksia – heikkoja signaaleja ja mustia joutsenia
sekä pohdittiin niiden vaikutuksia. Ennakoinnin
perustyökaluina käytettiin mindmap –tyyppistä
tulevaisuuspyörää sekä PESTEC-taulukkoa, jonka
avulla voidaan systemaattisesti tarkastella jonkin
ilmiön poliittisia (P), taloudellisia (E), sosiaalisia
(S), teknologisia (T), ympäristöllisiä (E) ja sosiokulttuurisia (C) ulottuvuuksia. Lisäksi sovellettiin
Edward de Bonon kehittämää, luovuuden ja
tulevaisuusajattelun yhdistävää kuuden hatun ja
kolmen tuolin tekniikoita.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Kuva 3. Teknologiakeskus Innoparkissa sarjakuvalakanoihin tutustuttiin keskustellen ja tulevaisuuden siemeniä etsien.
Luovan tulevaisuustilan kantavana ajatuksena on
yhdistää luova ajattelu tulevaisuusajatteluun. Projektin aikana saatuja keskeisiä oivalluksia on ollut
se, että luovuus, tulevaisuusajattelu, työ ja tilat
kytkeytyvät liki elimellisesti toisiinsa. Luovuuden
voi määritellä niin, että se on sellaista yksilön ja
ryhmien toimintaa, joka totunnaisesta irrottautuen ja tekemiseen paneutuen yhdistää jo olevaa
uudella, omaperäisellä tavalla sekä löytää asioiden
välisiä yllättäviä ja epätavanomaisia yhteyksiä niin,
että syntyy jotain uutta. Juuri samoja ominaisuuksia tarvitaan tulevaisuuksien ennakoinnissa.
Työ puolestaan on lähtökohtaisesti uutta luovaa
toimintaa, joka nostaa esiin ja valjastaa inhimillisiä kykyjämme ja suuntaa ne uuden luomiseen.
Tulevaisuusajatteluun kuuluu periaate, että tulevaisuus ei tapahdu itsestään, vaan se luodaan –
työllä.Tilat taasen luovat kaikelle toiminnallemme
ympäristön, ohjaavat toimintaa ja ruokkivat – tai
ovat ruokkimatta – luovuutta.
Kuva 4. Luovassa tulevaisuustilassa työskentely rakentuu eri näkökulmia yhteen kokoavalle tulevaisuusdialogille.
63
64
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Kuva 5. Ryhmätyöskentelyä Kohtaamispaikassa ja Teknologiakeskus Innoparkissa.
Luovan tulevaisuustilan edelläkävijäkokeilut
Luovan tulevaisuustilan konsepti voidaan räätälöidä
erilaisten organisaatioiden tarpeisiin – esimerkiksi
yrityksiin, julkisorganisaatioihin, kouluihin, kirjastoihin, sairaaloihin, matkakeskuksiin, kaupunginsaleihin ja hallintoelimiin.Tässä hankkeessa Luovan
tulevaisuustilan konseptia testattiin ja pilotoitiin
Helsingin kaupunginkirjaston Kohtaamispaikassa Lasipalatsissa,Teknologiakeskus Innoparkissa Hämeenlinnassa sekä Hämeenlinnan AMK:n kirjastossa.
Ensimmäinen pilotti toteutettiin Helsingin
kaupunginkirjaston Kohtaamispaikkaan vuonna
2009.Tavoitteena oli testata ja kehittää Luovan
tulevaisuustilan konseptia sekä tuoda kirjastojen
tilojen kehittämiseen uusia ideoita, kokeilla ideoita käytännössä sekä luodata kirjastojen mahdollisia tulevaisuuksia.
Kohtaamispaikassa pidetyissä ennakointisessioissa
hahmottuneen ensimmäisen skenaarioon mukaan
kirjasto on tulevaisuudessa yhä useampien ja mo-
Kuva 6.Visionaarisia hahmotuksia tulevaisuuden kirjastosta.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
ninaisempien kohtaamisten näyttämö. Kirjaston
tilojen, teknologioiden, toimintojen, tuotteiden ja
palvelujen tulee mahdollistaa kohtaamiset. Sekä
tarkoituksenhakuiset että satunnaiset kohtaamiset
ovat yhtä tärkeitä kirjaston käyttöpotentiaalin
toteutumisessa. Kirjastossa kohtaavat toisensa
kirjaston käyttäjät ja kirjaston henkilökunta, sekä
kirjaston käyttäjät keskenään. Kirjastossa kohtaavat toisensa myös ihmiset ja tilat – niin fyysiset,
digitaaliset kuin virtuaalisetkin tilat. Ihminen kohtaa toisen ihmisen, ihminen kohtaa tilan, ihminen
kohtaa teknologian ja ihminen kohtaa sisällöt.
Tässä kohtaamisten kokonaisuudessa fyysisten
tilojen suunnittelu, toteutus ja muunneltavuus
ovat ensiarvoisen tärkeitä.
Toisessa hahmottuneessa skenaariossa kirjasto
on vastapaino nyky-yhteiskunnan kiireen läpi-
tunkemalle elämäntavalle. Nykyajan hektisessä
elämänrytmissä ihminen kaipaa mahdollisuutta hidastaa, rauhoittua, rentoutua ja pysähtyä
paikalleen ajassa ja tilassa. Kirjasto on hitauden
keidas kiireen keskellä. Siellä ei juosta eivätkä
puhelimet pirise. Kirjasto tarjoaa tilat ja välineet,
joilla ihminen voi nipistää kiireisestä arjesta hiukan aikaa itselleen ja syventyä rauhassa itseään
kiinnostaviin sisältöihin.
Luovan tulevaisuustilan toinen pilottikokeilu
rakennettiin Hämeenlinnaan vuonna 2010:
Teknologiakeskus Innoparkiin ja HAMK:n kirjastoon. Innoparkin tila rakennettiin slow-tilaksi ja
HAMK:n kirjaston tila stimulus-tilaksi. Hämeenlinnan piloteissa ennakoitiin edelleen kirjastojen
tulevaisuuksia, sekä eri tavoin työn ja teknologiakeskusten tulevaisuuksia.
Kuva 7. Sisäänkäynti luovaan tulevaisuustilaan tai tulevaisuuden kirjastoon?
65
66
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Kuva 8. HAMK:n kirjastossa tunnusteltiin merkitysosaamisen ulottuvuuksia vuonna 2020.
Sekä teknologiakeskusten että kirjastojen tulevaisuus hahmottui pilvi-metaforan varaan. Metafora
juontuu viime vuosina yleistyneistä pilvipalveluista, joissa tietokoneiden tallennus- ja laskentatoimintoja siirretään palvelinkoneiden muodostamaan ”pilveen”. Pilvipalvelut paitsi helpottavat
työskentelyä, mahdollistavat uudenlaisia organisaatiomalleja – pilvipalveluiden avulla organisaation verkottuminen ja esimerkiksi etätyöskentely
helpottuvat merkittävästi. ”Pilviorganisaatioiden”
varaan rakennetussa yhteiskunnassa informaation
jakaminen ja kommunikaatio ovat yhä tärkeämpiä.
Kirjastoilla on tällaisessa tilanteessa luonteva rooli
toisaalta tilojen tarjoajana, toisaalta merkityksellisen tiedon kerääjänä ja välittäjänä.
Teknologiakeskukset voivat puolestaan soveltaa
pilviajattelua radikaalin avoimien ja joustavien
organisaatiorakenteiden luomisessa, jolloin teknologiakeskusten toiminta rakentuu yhä vahvemmin
työntekijöiden oma-aloitteisuudesta ja itseorganisoitumisesta sekä toisaalta yhä tiheämmästä ja
avoimemmasta verkottumisesta teknologiakeskusten ulkopuolisten toimijoiden kanssa.Teknologiakeskukset voivat tulevaisuudessa tarjota monenlaisia yhdistelmiä julkisen ja yksityisen tilan,
fyysisen, digitaalisen ja virtuaalisen toiminnan
sekä ihmisen, luonnon ja teknologian yhteen kietoutumisesta.Tila on palvelua, joka mahdollistaa
yritysten ja yksilöiden mielekkään toiminnan.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Luova tulevaisuustila vastaa työn ja yhteiskunnan muutokseen
Talouden ja yhteiskunnan muutos muuttaa työtä,
työssä vaadittavia taitoja sekä työympäristöjä.
Vanhoista hyviksi havaituista toiminta- ja ajattelutavoista on kuitenkin vaikea päästä eroon.
Suomessa lamanjälkeinen nousu maailman johtavaksi tietoyhteiskunnaksi loi itsetyytyväisyyden
harhaluuloja siitä, että kaikki on tehty oikein ja
että muutoksesta on näin vain haittaa. 2000-luvun
alusta lähtien Suomen tietoyhteiskuntasijoitus
on kuitenkin jatkuvasti pudonnut ja nyt Suomi
on kaukana kärjestä.Tämän hetken tilannetta ja
murroskohtaa ilmentää yhtäällä Nokian alho ja
toisaalla Rovion ja Sulakkeen kaltaisten yhtiöiden
nopea nousu. Jää nähtäväksi, kuinka hyvin Suomi
sopeutuu Nokian jälkeiseen aikaan.
Kuva 9. Harvinaisia yllätyksellisiä tapahtumia
voi ideoida mustien joutsenten lakanaan.
Vaikka sana ”innovaatio” onkin jo tietoyhteiskunnan loppuun kaluama iskusana, tulevaisuuden
työelämässä luovuus on yhä keskeisempi tuotannontekijä.Tulevaisuudessa luovuus sulautuu kaikkeen ympäristöömme – tiloihin, joissa elämme ja
työskentelemme. Samalla tilojen tulisi olla paitsi
innostavia ja työhyvinvointia tukevia, myös täyttää ekologisen kestävyyden vaatimukset. Koska
Luova tulevaisuustila –hanke keskittyi luoviin,
tulevaisuussuuntautuneisiin tiloihin, ekologiset
näkökohdat eivät olleet primäärisiä. Hankkeen
kuluessa vahvistui kuitenkin näkemys, että ekologiset reunaehdot tulee ottaa itsestään selvänä
lähtökohtana kaikessa organisaatioiden uudistustyössä. Suomalaisessa rakentamisessa sekä työ- ja
asuinympäristöjen suunnittelussa tulisikin etsiä
innovaatioita, jotka yhdistävät tilojen luovuuden
ja hyvinvoinnin edistämisen ympäristön kantokykyyn ja talouden kestävyyteen.
Luova tulevaisuustila –hankkeessa uuteen tilanteeseen tartuttiin kehittämällä tilakonsepti, joka
toisi tulevaisuuden työelämää tähän päivään.
Luova tulevaisuustila suunniteltiin edistämään
luovuutta, ennakointiajattelua ja uudenlaista
työkulttuuria. Luovan tulevaisuustilan pilottikohteiden ennakointisessioissa uudenlaista työkult-
67
68
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
tuuria toteutettiin käytännössä sekä hahmoteltiin
tulevaisuuden työelämän keskeisiä ominaisuuksia.
Ennakointisessioiden tulosten ja kirjallisuustutkimuksen pohjalta laadittiin teoreettinen esitys
niin tulevaisuuden työelämän kuin myös koko
yhteiskunnan keskeisistä piirteistä.
Luova tulevaisuustila –hankkeen keskeinen väite
on, että suoraviivaiseen tehokkuuteen pyrkivästä,
teknologia- ja insinöörivetoisesta tietoyhteiskunnasta siirrytään kokonaisvaltaiseen luovuuteen pyrkivään, kulttuurivetoiseen merkitysyhteiskuntaan.
Tämä ei kuitenkaan tapahdu automaattisesti, vaan
ainoastaan mikäli uskalletaan irrottautua vanhakantaisista käytänteistä ja luodaan mahdollisuudet
uudenlaiseen työympäristöön ja mielenmaailmaan.
Tietoyhteiskunnasta merkitysyhteiskuntaan
Merkitysyhteiskunnassa siirrytään tavaroiden ja
tiedon käsittelystä, tuotannosta ja kuluttamisesta
kulttuuristen merkitysten käsittelyyn, tuotantoon ja kuluttamiseen. Kulttuurialat kasvattavat
osuuttaan taloudellisesta tuotannosta, mutta
ihmiset myös tuottavat omaehtoisesti itse erilaisia
merkityssisältöjä ja jakavat ne vapaasti internetissä muiden käytettäväksi.Toisaalta merkityshaku ei
koske pelkästään kulttuurituotteita, vaan kaikkea
ihmisten toimintaa kulutuksesta työhön ja poliittiseen toimintaan ajaa ihmisten pyrkimys merkityksellisiin kokemuksiin. Merkitysyhteiskunnassa
innovaatiotkin nousevat nimenomaan mielekkäästä ja merkityksellisestä työstä.
Kuva 10. Digitaalisessa kulttuurissa fyysinen ja virtuaalinen sulautuvat.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Merkitysyhteiskunnassa ihmisten elämäntapavalinnat, identiteetin rakentaminen, yksilöllisesti
merkitykselliset kokemukset, yksilöllisyyden ja
yhteisöllisyyden yhdistävä uusyhteisöllisyys sekä
erityisesti ruohonjuuritasolta nouseva toimiva toimivat niin talouden kuin yhteiskunnan vetureina
ja muotoilevat ajan henkeä. Internet, sosiaalinen
media, mobiiliteknologiat, pilvipalvelut ja sovelluspalvelut – kaiken kaikkiaan ubiikki, kaikkialla läsnä
oleva ja mutkattomasti käytettävä, hyvin eriytynyttä sisältöä tarjoava internet – ovat ajan keskeisiä
teknologioita, joita hyödynnetään yhä enemmän
työssä siinä missä vapaa-ajallakin. Kun internet on
yhä vahvemmin läsnä kaikissa toiminnoissa, sen
arvot ja toimintatavat leviävät vastaavasti kaikkialle.
Ehkä keskeisin internetin vaikutus on jo tietoyhteiskunnassa vahvaksi trendiksi noussut verkottuminen, jossa päätösvalta siirtyy yksilöille ja heidän
yhteenliittymilleen ja jossa eri sektorien, toimijoiden ja elämänalueiden väliset rajat murtuvat – nyt,
ubiikin internetin vaikutuksesta verkottuminen
syvenee ja etenee edelleen.
Digitalisaatio on mitä luultavimmin kaikilla yhteiskunnan alueilla tulevaisuuden tärkein trendi
– pidemmällä aikavälillä kaiken kattava kulttuuristeknologinen megatrendi. Digitalisaatio vapauttaa
fyysisistä rajoitteista niin vuorovaikutusta kuin
tuotantoa ja kulutusta. Digitalisaatioon sisältyy
vahva luova potentiaali. Potentiaali ei kuitenkaan aktualisoidu itsestään. Digitalisaatio vaatii
omat toimintatapansa, arvonsa, periaatteensa ja
ideansa – digitaalisen kulttuurin. Digikulttuuria
voi kehittää, vaalia ja hyödyntää sille soveltuvissa
ympäristöissä, joista Luova tulevaisuustila on
yksi esimerkki. Pidettyjen ennakointisessioiden
mukaan hyvän digikulttuurin ominaisuuksia ovat
keskustelevuus, ihmislähtöisyys, sisältörikkaus ja
mukaan ottavuus, alojen ja elämänalueiden sekoittuminen, yksilöiden omaehtoinen toiminta, rohkeus, ennakkoluulottomuus sekä moniarvoisuus.
Suomi aikoo profiloitua digitaalisten palvelujen
edelläkävijämaana. Sen onnistuminen riippuu
teknologiakehityksen ohella hyvän digikulttuurin
viljelyn onnistumisesta.
Kuva 11. Hyvä digikulttuuri edellyttää palveluilta luotettavuutta – pelkkä saatavuus ei riitä.
69
70
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Ammattilaisista amatööreihin
Uudessa yhteiskuntamuodossa työn ja vapaa-ajan
maailmat sulautuvat toisiinsa sekä eri toimialat
keskenään. Kuten jo nyt vapaa-ajaltaan, ihmiset
haluavat tulevaisuudessa myös työltä innostavia
ja inspiroivia kokemuksia sekä runsaita ja rikkaita
ihmissuhteita. Jos työnantajat onnistuvat tukemaan
näitä haluja ja tavoitteita, työelämästä tulee paitsi
yhä mielekkäämpää, myös aivan uudella tavalla luovaa.Yhdellä tapaa työn muutos voi merkitä paluuta
palkkatyötä edeltäneeseen aikaan. Palkkatyö on
ennen kaikkea välinearvoista toimintaa – työ perinteisen organisaation ja johdon alaisuudessa ei voi
olla täysin omaehtoista.Työ sinänsä taas on yleistä
inhimillistä kykyä luoda; se käsittää kaiken ihmisten luovan, tuottavan ja valmistavan toiminnan.
Kun puhutaan työstä sinänsä, myös työn ja vapaaajan välinen raja muuttuu merkityksettömäksi.
Vertaistuotannon hengessä myös asiakkaita ja
kuluttajia otetaan mukaan tuotantoon.Toisaalta,
erityisesti erilaisten digitaalisten valmistusmenetelmien kuten 3D-printterien avulla, entiset ”asiakkaat” ja ”kuluttajat” alkavat itse tuottaa tavaroita ja
palveluita.Tällaisessa prosumeristisessa (producer
+ consumer) taloudessa yritysten on elintärkeää
verkottua erityisesti pientoimijoiden kanssa – innovaatiot nousevat uusista, innokkaista pienyrityksistä
ja niiden yhteenliittymistä.Yritykset voivat ottaa
”amatöörituottajilta” mallia myös oman yrityskulttuurinsa kehittämisessä tuomalla vapaa-aikaan liitettyjä ominaisuuksia työelämään. Maailmalla leviää jo
nyt Googlen malli, jossa työntekijät voivat käyttää
yhden työpäivän viikossa omiin projekteihinsa –
tällä ajalla ovat syntyneet kaikki keskeiset Googlen
innovaatiota gmailista google+:aan ja Googlen
itseään ajavasta autosta Google Glasses -projektiin.
Tulevaisuuden työelämä onkin entistä syvemmin
ja syvällisemmin verkottunutta. Internetin myötä
vuorovaikutuksesta muodostuu uusi iskusana
vanhan tietoyhteiskunnan iskusanojen, tehokkuuden ja innovatiivisuuden tilalle.Tehokkuus ja
luovuus eivät tietenkään katoa, ne vain ymmärretään uudella tapaa.Tehokkuutta ei ole enää
”virtaviivaistaminen” ja ”rationalisoiminen”, vaan
koko inhimillisten ominaisuuksien kirjon hyödyntäminen sekä uusien vuorovaikutuksen muotojen soveltaminen. Luovuus ei piile yksilöissä ja
organisaatioissa, vaan mahdollisimman runsaiden
informaatiovirtojen ja yhteyksien verkostoissa;
luovuus ei tähtää ensisijaisesti toimintatapojen ja
teknologioiden kehittämiseen, vaan sisältöjen ja
palveluiden tuottamiseen. Luovuutta myös vaalitaan yhä enemmän itseisarvona eikä välineenä
tavoitteiden saavuttamiseen. Tulevaisuudessa työ
on omaehtoista – työ löytyy yhä useammin siitä
mitä ihminen itse on ja mitä haluaakin tehdä –
mielekkään työn markkinoiden löytymistä helpottaa digitaaliset palvelut ja sosiaalinen media.
Tulevaisuuden osaamistarpeiden timantti
Tulevaisuudessa työntekijöiden keskeisiä osaamistarpeita ovat substanssiosaamisen lisäksi monenlaiset yleiset osaamistarpeet, joihin ei ole tähän
asti kiinnitetty tarpeeksi huomiota. Erityisen
keskeiseksi nousevat merkitys- ja vuorovaikutusosaaminen. Näiden tukemiseen tulevaisuuden
organisaatioilta vaaditaan uutta ajattelua ja ennakkoluulottomia kokeiluja. Esimerkiksi työntekijöiden itseorganisoitumisen tukeminen ja heidän
välisten yhteyksien lisääminen – myös ja erityisesti yhteyksien kehittäminen asiakkaisiin ja muiden
yritysten työntekijöihin – sosiaalisilla teknologioilla sekä ”vapaaseen”, omaehtoiseen toimintaan
kannustaminen ovat tehokkaita keinoja kehittää
yrityksen ja organisaation merkitys- ja vuorovaikutusosaamista.Yhteistyöosaaminen puolestaan
tarkoittaa kykyä olemassa olevan yhteistyön jatkuvaan rikastamiseen ja uudenlaisten kumppanuuksien hakemiseen. Systeemiosaaminen tarkoittaa
asioiden kokonaisvaltaisen hahmottamisen ja
keskinäisten kytkentöjen tunnistamisen kykyä.
Ympäristosaaminen kattaa tietoisuuden oman ja
muiden toiminnan aiheuttamasta ekologisesta
jalanjäljestä ja tavoittelun sen pienentämiseksi.
Teknologiaosaaminen tarkoittaa teknologian mahdollisuuksien hyödyntämistä niin arjen toimintojen ja yritysten tehokkuuden parantamiseksi.
Merkitys- ja vuorovaikutusosaamisen lisäksi myös
aika- ja ennakointiosaaminen nousee tulevai-
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
suuden työelämässä.Tähän on ainakin kolme
syytä.Yhä kiivastahtisempi muutos vaatii ajan
hallintaa ja ennakoinnin taitoja. Alhaalta ylös –
toimintatapojen leviäminen antaa kansalaisille ja
työntekijöille uusia mahdollisuuksia vaikuttaa tulevaisuuteensa ja lisää näin ihmisten tulevaisuussuuntautuneisuutta. Kolmanneksi ennakointiajattelu ja tulevaisuussuuntautuneisuus kytkeytyvät
suoraan luovuuteen. Molemmat vaativat mielikuvitusta ja uusien mahdollisuuksien hahmottamista. Ajattelu ei voi olla ennakoivaa olematta luovaa;
luova ajattelu edellyttää aina tulevaisuuden
näkemistä nykyhetkestä poikkeavaksi.
Aikaosaamiseen kuuluu ennakointiosaamisen lisäksi toisin ajattelun taito. Siihen puolestaan kytkeytyy
innovaatio-osaaminen – vainu uusien keksintöjen,
tuotteiden, palveluiden ja toimintatapojen kehittämiseksi. Globaalissa maailmassa innovaatiot ovat jo
pitkään olleet keskeinen kilpailuetua antava tekijä.
Viime vuosina sekä kansakuntien että yritysten
kilpailukyvyn kytkennät innovatiivisuuteen ovat
entisestään korostuneet. Suomi kansantaloutena
menestyy vahvistamalla toimijoiden, yritysten ja
instituutioiden innovatiivisuutta ja ennakointiosaamista. Innovatiivisuuden käsitteeseen tarvitaan kuitenkin uutta, tuoretta sisältöä. Luova tulevaisuustila
–hankkeen johtopäätösten mukaan innovaatioita
tukee parhaiten työntekijöiden oman, sisäisen luovuuden salliminen. Käytännössä tämä voi tarkoittaa
esimerkiksi jo mainittua amatööri-innostuksen
tuomista työpaikalle. Tulevaisuudessa yritysten
tärkeintä pääomaa ovat henkinen ja sosiaalinen
pääoma: kokonaisvaltainen työntekijöiden tietojen,
taitojen, tunteiden ja arvojen tukeminen, kehittäminen ja valjastaminen. Henkinen ja sosiaalinen
pääoma tukevat myös yrityksen uudistumiskykyä
niin, että sen toimintakyky säilyy ja paranee.
Lisäksi organisaatiot voivat kehittää työntekijöidensä luovuutta ja ennakointiajattelua erityisesti
edistämällä tulevaisuustietoisuutta.Tulevaisuustietoisuus auttaa suuntaamaan jatkuvasti ja aktiivisesti tulevaisuuteen, olemaan tietoinen lukuisista
vaihtoehtoisista tulevaisuuksista sekä omista vaikutusmahdollisuuksistaan niihin.Tulevaisuustietoi-
Kuva 12. Tulevaisuuden osaamistarpeiden timantissa on monta särmää.
71
72
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
suus auttaa kuvittelemaan oivaltavasti nykytilasta
poikkeavia tulevaisuuden tiloja ja mahdollisuuksia.
Tulevaisuustietoisuus on vapaata, radikaalistikin
uutta luovaa ajattelua.Tämän hetken kiinnikkeistä
ja totuuksista irtautuessaan se on kuitenkin myös
hyvin vaativa ajattelun malli ja tietoisuuden muoto.
Se edellyttää hyvää kokonaisuuksien ja yhteyksien
hahmottamisen kykyä. Ennen kaikkea tulevaisuustietoisuus vaatii eettistä tietoisuutta ja maailmasta
välittämistä – ihanteita, joita kohden pyrkiä ja jotka
antavat tulevaan suuntaavalle toiminnalle mielen.
Organisaatiot voivat hyödyntää tulevaisuustietoisuutta tulevaisuusstrategian laatimisessa.Tulevaisuusstrategia on tavanomaista strategiaa pidemmälle tulevaisuuteen luotaava strategia, jonka
laadinnassa hyödynnetään ennakointimetodeja,
kehitetään ääreisnäköä ja toisin ajattelua.Tulevaisuusstrategian tavoitteena on hahmottaa kokonaisvaltaisesti toimintaympäristön muutosta ja ilmiöiden keskinäisiä kytkentöjä, sekä analysoida näistä
aiheutuvia muutoksia muutamasta vuodesta jopa
esimerkiksi kahdenkymmenen vuoden päähän.
Tulevaisuusstrategia kytketään perinteiseen strategiatyöhön lisäämällä siihen ennakoinnin osuutta ja
pidempi aikatähtäin keskipitkän ohella. Kaikilla yrityksillä voisi oilla oma systemaattisesti ennakointia
hyödyntäen laadittu tulevaisuusstrategia.
Eettisesti ja ekologisesti kestävän merkitysyhteiskunnan työelämän ihanne on tasapainotila, jossa
luonnonvaroja kuluttavasta, aineellisesta ja ”merkityksettömästä” tuotannosta siirrytään luontoa
säästävään, aineettomaan ja merkityskylläiseen,
henkistä ja kulttuurista hyvinvointia ruokkivaan
tuotantoon, jossa työ vahvistaa työntekijän minuutta, identiteettiä ja elämän merkityksellisyyttä,
tuote palvelee kuluttajaa samassa tarkoituksessa ja
jossa sekä tuotanto että kulutus ovat ekologisesti
kestäviä. Niinpä merkitysyhteiskunta enteilee uutta
”suurta kertomusta” kuolleiden tilalle: toisaalta
ihmisen ja Maapallon, toisaalta ihmisen ja työn/
tuotannon/talouden tasapainoa.Tulevaisuus on toivon valtakuntaa.Tulevaisuus tehdään nykyhetken
päätöksillä ja valinnoilla. Jokainen pienikin teko
vaikuttaa tulevaisuuteen. Ihmisten, yritysten ja kansakuntien vastuu itsestään, toisista ja ympäristöstä
on edellytys paremman huomisen luomiseksi.
Ubiikki oppiminen ja sivistys uutena osaamiskulttuurina
Luova tulevaisuustila on ennen kaikkea oppimisympäristö. Oppimisympäristöjen, koulutuksen ja
kasvatuksen tulisi tukea sellaista oppimista, joka
tuottaa paitsi osaamista, myös yleistä inhimillistä
kasvua. Parhaimmillaan ne tunnistavat lahjakkuuksia ja mahdollistavat luovuuden ja älyn liiton
matkalla osaamiskulttuurin huipulle: sivistykseen.
Tulevaisuuden oppimisparadigmana voi olla ubiikki oppiminen (ubique = latinaksi kaikkialla) – vrt.
”elinikäinen oppiminen” – jossa oppiminen ei ole
rajattu tiettyyn aikaan ja paikkaan ja määrättyihin
sisältöihin, vaan tapahtuu kaikkialla – kotona, koulussa, työpaikalla, eri mediaympäristöissä jne. Kun
työelämässä voi hyödyntää yhä suurempaa osaa inhimillisten potentiaalien kirjoista, myös oppimisen
sisällöt monipuolistuvat liki rajattomasti ja tähän
muutokseen perinteiset koulutusinstituutiot eivät
luonnollisesti kykene muuttumatta vastaamaan.
Tulevaisuudessa ihmiset oppivat yhä enemmän
itse, heitä itseään kiinnostavia asioita, yhdessä vertaisten kanssa. Samalla työntekijöiden tuottavuus
kasvaa, kun he sisäistävät tauotta uutta tietoa, jota
voi mahdollisesti hyödyntää myös työelämässä.
Yhä monipuolisemmalle osaamiselle rakentuvan
merkitysyhteiskunnan tavoiteltavana huippuna tulisi olla yhteiskunta ja työelämä, jotka ovat viisauden
ja sivistyksen läpäisemiä – ne vastaavat kokonaisen
ihmisen kaipuuseen.Tulevaisuuden työelämän on
otettava hokemansa todesta ja irtauduttava sektoriajattelusta.Vain luopumalla totunnaisista, rajaavista
käsitteistä ja ymmärtämällä työntekijät ensi sijassa
ihmisinä – aktiivisina, sisäisesti motivoituneina ja
syvästi sosiaalisina – voivat yritykset ja organisaatiot
saavuttaa todellisen innovatiivisuuden.
LÄHTEET
Heinonen, Sirkka, Ruotsalainen, Juho ja Kurki, Sofi
(2012). Luova tulevaisuustila ja tulevaisuuden
osaamisen ennakointi.Tutu e-julkaisuja 4/2012.
http://www.utu.fi/fi/yksikot/ffrc/julkaisut/e-tutu/
Documents/eTutu_2012-4.pdf
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
73
VIDICO – Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) A31003
VIDICO-hanke on Päijät-Hämeen liiton rahoittama EAKR-rahoitteinen ylimaakunnallinen teemahanke, jonka yhdessä toteuttavat Innopark Programmes Oy, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun
Porvoon yksikkö sekä Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Hankkeen hallinnoijana toimii
Innopark Programmes Oy. VIDICO-hanke toteutetaan vuosina 2009–2013.
ISBN 978-952-67941-2-9 (nid.) ISBN 978-952-67941-3-6 (PDF)
www.vidico.fi