1. No category

KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
KUNTALIITOS KESÄLAHTI-KITEE: VIESTINTÄ- JA TIEDOTUSSUUNNITELMA
[Hyväksytty valmisteluryhmässä Kesälahdella 6.2.2012]
1. Lähtökohdat
Kuntaliitos on kuntien henkilöstöön, kuntalaisiin ja sidosryhmiin laajasti vaikuttava muutosprosessi, jonka johtamisessa ja onnistumisessa oikeaaikainen ja -sisältöinen tiedotus ja viestintä ovat avainasemassa. Avoin, vuorovaikutteinen ja osallisuutta edistävä viestintä vähentää epävarmuutta ja
tukee eri sidosryhmien sitoutumista.
Kesälahden kunnan ja Kiteen kaupungin kuntaliitosprosessi jakaantuu kolmeen vaiheeseen, joissa jokaisessa tiedotuksella ja viestinnällä on erilainen
tavoite ja fokus. Kuntaliitoksen valmistelun (tammi-huhtikuu 2012) aikana korostuu liitoksen valmistelun etenemiseen ja erityisesti muutosten
arvioituihin vaikutuksiin liittyvä viestintä. Viestinnän vuorovaikutteisuus tuo valmisteluun ja päätöksentekoprosesseihin arvokasta tietoa. Mahdollisen
myönteisen liitospäätöksen jälkeen (touko-joulukuu 2012) viestinnän kautta rakennetaan uuden kunnan yhteistä identiteettiä ja tuetaan uuden
kuntayhteisön ja –organisaation muodostumista. Uuden kunnan aloitettua virallisesti toimintansa (1.1.2013 lähtien) viestinnän fokus on palveluiden ja
toiminnan käytännönjärjestelyissä ja niissä (mahdollisesti) tapahtuneissa muutoksissa.
Tässä viestintä- ja tiedotussuunnitelmassa keskitytään pääsääntöisesti ensimmäiseen eli valmisteluvaiheeseen (helmi-huhtikuu 2012). Siinä
hahmotellaan sekä tiedotuksen että viestinnän roolia valmisteluprosessissa: Yksisuuntaisemman tiedotuksen avulla välitetään faktaa
valmisteluprosessin vaiheista, päätöksenteon tuloksista, aikatauluista jne. Vuorovaikutteisemmalla viestinnällä luodaan vuoropuhelua eri
sidosryhmien kanssa ja osallistetaan niitä prosessiin, tavoitteena sitoutuminen ja luottamus.
Vuorovaikutteisuuden edistämiseksi kuntaliitoksen verkkosivulle luodaan sähköinen kysely kuntaliitoksessa askarruttavista kysymyksistä. Vastauksia
kysymyksiin annetaan eri muodoissa ja foorumeilla viestintä- ja tiedotussuunnitelman mukaisesti. Myöhemmin sähköisen kyselyn kautta on myös
mahdollisuus kommentoida yhdistymissopimus, kuntaliitosselvitystä ym. virallisia asiakirjoja.
KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
Kuntaliitoksen asetelma synnyttää helposti mielikuvan, jossa ”suuri kaupunki nielaisee pienen kunnan ja sanelee sille ehdot”. Siksi viestinnän ”punaisena
lankana” on oltava koko ajan ”yksi yhteinen, uusi kunta”, jonka kuntalaiset ja henkilöstö ovat tasa-arvoisessa asemassa, ja jossa kunnan toimintaa
tarkastellaan, suunnitellaan ja kehitetään yhtenä yhteisenä kokonaisuutena.
Kuntaliitosprosessissa viestinnällä on eräänlainen itseisarvo: Viestinnän tulee olla säännöllistä ja jatkuvaa, vaikkei mitään viestittävää tai tiedotettavaa
varsinaisesti olisikaan. Viesti siitä, ettei mitään tiedotettavaa ole juuri nyt, on arvokas ja odotettu. Myös siitä, että asiat eivät kuntaliitoksen myötä
muutu, tulee viestiä. Viestinnän tulee olla tasapuolisen aktiivista molemmissa kunnissa. Vaikka liitos näytettäisiin hyväksyttävän helpommin Kiteellä,
molempien kuntien asukkaat on huomioitava yhdenveroisesti.
2. Viestinnän työn- ja vastuunjako
Kuntaliitoksen valmisteluvaiheessa tiedotus- ja viestintätoimenpiteet linjaa valmisteluryhmä/työvaliokunta. Valmisteluryhmän ja työvaliokunnan
viestintävastaavana toimii kehitysjohtaja Nina Holopainen. Viestintävastaava huolehtii valmistelu- ja päätöksentekoprosessiin liittyvän viestinnän
koordinaatiosta ja välityksestä edelleen muille viestinnästä vastaaville henkilöille sekä viestintä- ja tiedotusmateriaalin arkistoinnista.
Kuntaorganisaatioissa ja toimialoilla selkiytetään tiedotukseen ja viestintään liittyvät vastuut ja tehtävänkuvat.
Poliittisella ja operatiivisella johdolla on prosessissa erilaiset roolit. Poliittinen johto toimii kuntaliitosta koskevan viestinnän kasvoina. Johtavien
poliittisten luottamushenkilöiden näkyvyyttä viestinnässä tulee korostaa ja edistää. Operatiivinen johto huolehtii viestinnän toimeenpanosta ja
käytännön toimenpiteistä.
3. Sisäinen viestintä
Sisäisen viestinnän kohderyhmiä ovat Kesälahden kunnan ja Kiteen kaupungin esimiehet, henkilöstö, luottamusmiehet ja luottamushenkilöt.
Henkilöstö on kuntaliitosprosessin onnistumisen kannalta avainasemassa. Heidän sitoutumisensa ja panoksensa ratkaisee liitoksen onnistumisen.
Henkilöstölle kerrotaan muutoksesta, sen vaikutuksista, aikatauluista ym. aina ensin eli ennen kuin siitä viestitään medialle, kuntalaisille ja muille
organisaation ulkopuolisille tahoille. Alkuvaiheessa tulee turvata tiedonsaanti työntekijöiden henkilökohtaisesta tulevaisuudesta eli kuntaliitoksen
vaikutuksesta tehtäviin, palvelussuhde-ehtoihin jne. Henkilöstöä tulee aidosti kuulla ja kuunnella. Työntekijöille tulee antaa myös mahdollisuus
KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
osallistua kuntaliitoksen valmisteluun ja suunnitteluun oman työtehtävänsä ja –pisteensä osalta. Henkilöstöön kohdistuva viestintä ja tiedotus takaavat
myös ulkoisen, erityisesti kuntalaisille ja asiakkaille suunnatun viestinnän onnistumisen: hyvin informoitu ja muutokseen myönteisesti suhtautuva
työntekijä on myös paras ja tehokkain viestinviejä.
Henkilöstöön kohdentuva viestintä kanavoidaan ensisijaisesti esimiesten kautta. Esimiesten säännöllinen tiedonsaanti sekä mahdollisuus
keskusteluun yhdistymisen lähtökohdista, vaikutuksista ja käytännön toteutuksesta on varmistettava.
Tiivis yhteistyö myös luottamusmiesten kanssa on onnistumisen kannalta avainasemassa. Tiedotuksen ja viestinnän pelisäännöistä on sovittava myös
heidän kanssaan. Muodollisen yhteistoimintaprosessin rinnalla tulee mahdollistaa aito vuoropuhelu.
Poliittisia luottamushenkilöitä tiedotetaan säännöllisesti prosessin vaiheista päätöksenteon tahdissa. Valtuustoryhmät organisoivat kuntaliitoksen
valmisteluun liittyvän tiedotuksen ja viestinnän osaksi normaaleja käytänteitään.
Sisäisen viestinnän mahdollisuuksia hyödyntää esim. Kiteen intraa yhteisenä alustana selvitetään PTTK Oy :n kanssa.
SISÄINEN VIESTINTÄ
KENELLE? = viestinnän
kohderyhmät
Esimiehet
MITÄ? = viestin sisältö ja
sanoma
Yhdistymisen lähtökohdat,
tarve ja tavoitteet
MITEN? = keinot ja välineet,
mediat
Sähköpostit + Intra/esimiesten
työtila (tiedotteet palstalla
Kuntaliitos)
Vaikutukset palveluiden
organisointiin ja sitä kautta
henkilöstön tehtäviin,
asemaan jne.
MILLOIN? = aikataulu
Säännöllisesti (vähintään
aina valmisteluryhmän
kokouksen jälkeen, ennen
ulkoista tiedotusta)
KUKA? = työn- ja
vastuunjako
Hallintojohtaja KES/
kehitysjohtaja KIT
(henkilöstöpäällikkö)
Valmisteluryhmän
viestintävastaava
Toimialojen esimiespalaverit
Tarpeen mukaan/
säännöllisesti
Esimiesten aamu/iltapäiväkahvit
(KIT) (yhteiset Kesälahden kanssa
esim. 4.5 alkaen)
10.2, 16.3, 13.4, 4.5
Päätöksenteko: aikataulu ja
vaiheet, päätösten sisällöt
KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
Henkilöstö
Yhdistymisen lähtökohdat,
tarve ja tavoitteet
Päätöksenteko: aikataulu ja
vaiheet, päätösten sisällöt
Vaikutukset omaan
tulevaisuuteen: tehtävät,
palvelussuhde-edut, asema
organisaatiossa jne.
Työpaikkapalaverit
Säännöllisesti
Esimiehet
Intra/Kuntaliitos –sivu (mm.
valmisteluryhmän
kokoustiedotteet)
Säännöllisesti
Hallintojohtaja KES/
kehitysjohtaja KIT/
henkilöstöpalvelut KIT
Yhteiset henkilöstötiedotteet ym.
erillistiedotteet
1 krt/kk + tarvittaessa (aina
ennen ulkoista tiedotusta)
Hallintojohtaja KES/
kehitysjohtaja KIT/
henkilöstöpalvelut KIT
Ay-luottamusmiesten kautta
Järjestöjen oman
tiedotussuunnitelman
mukaan
Pääluottamusmiehet
Valmisteluryhmän kokoukset
Kokousaikataulun mukaan
Hallintojohtaja KES/
Kehitysjohtaja KIT
Yt-toimikunnan kokoukset
Kokousaikataulun mukaan
Muutokset työn
organisoitumisessa:
työpisteet, yksiköt,
esimiehet
Ay-luottamusmiehet ja
työsuojeluvaltuutetut
Muutokset palveluissa ja
käytännön toiminnassa
Yhdistymisen lähtökohdat,
tarve ja tavoitteet
Vaikutukset palveluiden
organisointiin ja sitä kautta
henkilöstön tehtäviin,
asemaan jne.
Päätöksenteko: aikataulu ja
vaiheet, päätösten sisällöt
Poliittiset luottamushenkilöt
Yhdistymisen lähtökohdat,
tarve ja tavoitteet
Työsuojelupäälliköt
Pääluottamusmiesten yhteiset
työkokoukset (teemakokoukset)
Kokousaikataulun mukaan –
tarvittaessa (esim. 2
teemakokousta kevään
aikana)
Sähköposti ja/tai
intra/Kuntaliitossivu (mm.
valmisteluryhmän tiedotteet)
Valtuuston, hallituksen ja
lautakuntien kokoukset
Kokousaikataulun mukaan
Hallintojohtajat KES/KIT
Valmisteluryhmän
KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
Päätöksenteko: aikataulu ja
vaiheet, päätösten sisällöt
Vaikutus palveluihin
Sähköposti ja
intra/kuntaliitossivu (mm.
valmisteluryhmän
kokoustiedotteet)
Säännöllisesti (vähintään
kokousten jälkeen)
viestintävastaava
Vaikutus henkilöstöön
4. Ulkoinen viestintä
Ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat kuntalaiset (asiakkaat) eli kesälahtelaiset ja kiteeläiset ja lukuisat sidosryhmät, mm. vapaa-ajan asukkaat,
seurakunnat, yritykset, järjestöt ja yhdistykset, kylät, ympäröivät kunnat ja maakuntaliitto, seudulliset kehittämisorganisaatiot (Keti Oy ja Maaseudun
kehittämisyhdistys Keski-Karjalan Jetina ry) sekä alueelliset koulutusorganisaatiot.
”Kuntalaiset” ovat heterogeeninen joukko erilaisia viiteryhmiä, joihin kuntaliitos vaikuttaa eri tavoin, ja joita askarruttavat siinä eri asiat. Lapsilla,
lapsiperheillä, nuorilla, vanhuksilla, sosiaali- ja terveystoimen ym. erityisryhmillä, työttömillä jne. on omat mielenkiinnon kohteensa, joiden mukaan
tiedotusta ja viestintää tulisi pyrkiä eriyttämään sekä sen sisällön että keinojen osalta.
Ulkoisen viestinnän keskeinen yhteistyökumppani ovat tiedotusvälineet eli alueella ilmestyvät sanomalehdet (Itä-Savo, Karjalainen), paikallislehdet
(Puruvesi ja Koti-Karjala) sekä radiot (YLE Pohjois-Karjala ja Iskelmä-Rex). Tiedotusvälineisiin pidetään yhteyttä säännöllisesti ja niitä palvellaan
aktiivisesti ja oma-aloitteisesti. Tiedotusvälineet kutsutaan mahdollisimman moniin tilaisuuksiin tai niistä tiedotetaan välittömästi jälkeenpäin.
Kesälahden tai Kiteen verkkosivuille perustetaan erillinen kuntaliitokseen liittyvä alasivusto, josta tehdään linkitys myös toisen kunnan verkkosivuille.
ULKOINEN VIESTINTÄ
KENELLE? = viestinnän
kohderyhmät
Tiedotusvälineet
MITÄ? = viestin sisältö ja
sanoma
Yleinen informaatio kaikesta
kuntaliitosprosessiin
liittyvästä
MITEN? = keinot ja välineet,
mediat
Tiedotus- ym. infotilaisuudet (1.
tilaisuus järjestetään 6.2.2012
kello 15-16 Kesälahdella)
MILLOIN? = aikataulu
Säännöllisesti pääsääntöisesti ainakin
valmisteluryhmän kokousten
jälkeen
KUKA? = työn- ja
vastuunjako
Valmisteluryhmän pj :t
Valmisteluryhmän
viestintävastaava
KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
Kuntalaiset (asiakkaat)
Lapset ja lapsiperheet
Nuoret
Vanhukset
Sosiaali- ja terveystoimen
ym. erityisryhmät
Työttömät
...
Päätöksenteko: aikataulu ja
vaiheet, päätösten sisällöt
Yhdistymisen tavoitteet sekä
hyödyt mm. talouden,
palveluiden, kilpailukyvyn,
vetovoimaisuuden ym.
kannalta
Konkreettiset vaikutukset
palveluihin, muutokset
yhteyshenkilöissä/tiedoissa,
mahdolliset uudet
toimintamallit
Yhdistymissopimuksen
sisältö
Tiedotteet
Välittömästi
valmisteluryhmän
kokouksien/ tilaisuuksien
jälkeen
Juttuvinkit
Säännöllisesti
Kesälahden ja Kiteen kuntien
verkkosivut (oma kuntaliitossivu)
Jatkuvaa
Kesälahden ja Kiteen kuntien
verkkosivut (oma kuntaliitossivu)
Jatkuvaa (verkkosivu
valmiina 6.2 alkavalla
viikolla)
Keväällä Kiteellä –
asukastiedotuslehti 1/2012 (KIT)
Ilmestyy 21.3
Valmisteluryhmän
tiedotusvastaava
Kuntien tiedotusvastaavat
Tiedotusvälineet – tiedotteet tai
tiedotustilaisuudet
Jokaisen työvaliokunnan/
valmisteluryhmän/
valtuuston
(yhteis)kokouksen jälkeen?
Info- ja kuulemistilaisuudet
Kesälahti 28.3
(kuntalaistilaisuudet) Kesälahdella Kitee 3.4
ja Kiteellä – kuntakohtaiset,
teemakohtaiset?
kohderyhmäkohtaiset?
Facebook –sivusto(t) (KIT)
Jatkuvaa
Palvelualueiden omat tiedotteet
Tarvittaessa
Esimiehet ja yksiköiden
viestintävastaavat
KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
Yrittäjät/yritykset
Yhteiset lehti-ilmoitukset
”Kriittiset” vaiheet
Yhteistyö ProKesälahti ry :n
kanssa (verkkosivut ym.)
Jatkuvaa
(Aurinkokunnan kevätmessut)
(19.-20.5.2012)
Päätöksenteko: aikataulu ja
vaiheet, päätösten sisällöt
Kesälahden ja Kiteen kuntien
verkkosivut (oma kuntaliitossivu)
Jatkuvaa
Kunnanjohtajat ym. Keti/
yritysyhteyshenkilöt
Yhdistymisen tavoitteet sekä
hyödyt mm. talouden,
palveluiden, kilpailukyvyn,
vetovoimaisuuden ym.
kannalta
Kuntien yhteinen info/kuulemistilaisuus yrittäjille
yhteistyössä yrittäjäyhdistysten
(KES ja KIT), Keti Oy :n ja MTK :n
kanssa?
maalis-huhtikuu 2012
Kuntien tiedotusvastaavat
Päätöksenteko: aikataulu ja
vaiheet, päätösten sisällöt
Kesälahden ja Kiteen kuntien
verkkosivut (oma kuntaliitossivu)
Jatkuvaa
Kuntien kumppanuus-, kyläym. vastaavat
Yhdistymisen tavoitteet sekä
hyödyt mm. talouden,
palveluiden, kilpailukyvyn,
vetovoimaisuuden ym.
kannalta
Kuntien yhteinen info/kuulemistilaisuus järjestöille,
yhdistyksille ja kylille yhteistyössä
Jetina ry :n ja ProKesälahti ry :n
kanssa?
maalis-huhtikuu 2012
Kuntien tiedotusvastaavat
Artikkeli tms. Koti-Karjalan Oma
Lehti ilmestyy 14.3, messut
Valmisteluryhmän
Valmisteluryhmän
viestintävastaava
Dialogi: vaikutukset
yrittäjien/yrittäjäjärjestöjen
yhteistyöhön
Järjestöt, yhdistykset ja
kylät (kumppanit)
Dialogi: vaikutukset
järjestöjen ja yhdistysten
yhteistyöhön
Vapaa-ajan asukkaat
Yhdistymisen tavoitteet sekä
KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
hyödyt mm. talouden,
palveluiden, kilpailukyvyn,
vetovoimaisuuden ym.
kannalta
mökki –teemanumeroon + jakelu
Oma mökki –messuilla
29.3. – 1.4.
viestintävastaava
Facebook –sivusto (KIT)
Jatkuvaa
Tiedotteet
1-2 kertaa helmi-huhtikuun
aikana
1-2 kertaa helmi-huhtikuun
aikana
Valmisteluryhmän
viestintävastaava
Valmisteluryhmän
viestintävastaava
Tiedotteet
1-2 kertaa helmi-huhtikuun
aikana
Valmisteluryhmän
viestintävastaava
Yhteinen neuvottelu
Tiedotteet
Helmi-maaliskuussa
1-2 kertaa helmi-huhtikuun
aikana
Valmisteluryhmän pj :t
Valmisteluryhmän
viestintävastaava
Elinkeino-ohjelman
seurantakokous (KIT)
(ajankohta auki)
Kunnanjohtajat ym. Ketiyhteyshenkilöt
Ketin hallituksen kokoukset
kokousaikataulun mukaan
Tiedotteet
1-2 kertaa helmi-huhtikuun
aikana
Valmisteluryhmän
viestintävastaava
Yhdessä valmisteltava ja
maalis-huhtikuu 2012
Kuntien Jetina -
Kuntien tiedotusvastaavat
Konkreettiset vaikutukset
palveluihin, muutokset
yhteyshenkilöissä/tiedoissa,
mahdolliset uudet
toimintamallit
Muut sidosryhmät
Maakuntaliitto
Muut Keski-Karjalan ja
lähialueen (Kerimäki,
Punkaharju, Parikkala)
kunnat
Seurakunnat (erityisesti
luterilaiset, myös
ortodoksinen)
Keti (hallitus ja henkilöstö)
Maaseudun
kehittämisyhdistys Jetina ry.
Tiedotteet
KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
toteutettava tiedotustilaisuus
järjestöille ja kylille
Koulutusorganisaatiot (PKKY,
PKAMK, Itä-Savon
koulutuskuntayhtymä, Ev.
kansanopisto...) ja
neuvontaorganisaatiot
(esim. ProAgria)
yhteyshenkilöt
Tiedotteet
1-2 kertaa helmi-huhtikuun
aikana
Valmisteluryhmän
viestintävastaava
Maakuntakorkeakoulupalaverit
Kokousaikataulun mukaan
Kuntien
maakuntakorkeakoulu yhteyshenkilöt
KESÄLAHDEN KUNTA
KITEEN KAUPUNKI
5. Viestinnän raportointi ja seuranta
Tiedotus ja viestintä ovat jokaisen valmisteluryhmän ja työvaliokunnan kokouksen asialistalla. Kokouksissa paitsi suunnitellaan ja tarkennetaan
tulevia toimenpiteitä, myös arvioidaan niiden vaikuttavuutta. Viestinnästä vastaava henkilö raportoi tehdystä viestinnästä ja sen perusteella
saadusta palautteesta. Kokouksissa käydään läpi myös eri kanavien kautta kuntalaisilta ym. sidosryhmiltä saatuja kuntaliitosta koskevia kysymyksiä,
jotka muodostavat osaltaan tulevien viestintä- ja tiedotustoimenpiteiden sisältöä.
LÄHDE:
Muutosviestinnän avaimet kuntaliitoksissa (Kuntaliitto 2008)