Pohjois-Espoon Ponsi Ry Taloudenhoidon ohjeet joukkueille, vuosi 2015 Kari Alho / 15.1.2015 Nämä ohjeet täydentävät ja tarkentavat PEPin Talousohjesääntöä ja antavat joukkueidenjohtajille ja rahastonhoitajille käytännön ohjeita taloudenhoitoon. 1. Joukkueet ovat osa seuraa Seura on rekisteröity yhdistys, jonka alaisuudessa joukkueiden toiminta tapahtuu. Joukkue ei voi siten täysin itsenäisesti päättää taloudenhoidostaan, vaan sen on tapahduttava seuran kokousten ja johtokunnan päätösten mukaisesti. Muun muassa pankkitilien avauksesta ja käyttöoikeuksista päättäminen kuuluu seuran johtokunnalle. Joukkue ei myöskään saa tehdä itse merkittäviä taloudellisia sopimuksia tai sitoumuksia vaan niihin tarvitaan seuran nimenkirjoitus tai johtokunnan päätös, mm. seuraavan laatuisissa asioissa:  Useampivuotinen sponsorisopimus  Palkan maksu  Ulkomaille suuntautuva turnaus Seuran jalkapallo- ja salibandyjaosto hoitavat keskitetysti Espoon kaupungilta varattavien kenttä- ja salivuorojen varaukset ja seuran vuorojen jaon joukkueille. Seuran johtokunta kokoontuu noin kerran kuukaudessa ja siellä ovat edustettuna molemmat jaostot. Johtokunta valitaan syyskokouksessa joulukuun loppuun mennessä. Johtokunnan kokoonpano yhteystietoineen näkyy seuran www-sivuilta: http://www.pep.fi/yhteystiedot/. 2. Joukkueen rahastonhoitaja Joukkueen/vanhempien kokous valitsee keskuudestaan rahastonhoitajan. Valinta vahvistetaan johtokunnassa, ja samalla johtokunta myöntää rahastonhoitajalle käyttöoikeuden joukkueen pankkitiliin. Jos valittu rahastonhoitaja tulee esteelliseksi, tulee joukkueen valita uusi henkilö tilalle. Rahastonhoitajan tehtävät:  Valmistelee yhdessä joukkueenjohtajan / seuran taloudenhoitajan kanssa joukkueen talousarvion hyvissä ajoin ennen seuran syyskokousta.  Laskuttaa joukkuemaksut pelaajilta/vanhemmilta joukkueen tilille.  Maksaa joukkueelle kohdistuvat laskut. Laskut tulee maksaa eräpäivänä, mikäli mahdollista, se helpottaa osaltaan kirjanpitoa. Epäselvissä tilanteissa laskut tarkastutetaan joukkueenjohtajilla/valmentajilla tai seuran johtokunnassa. Matkalaskut tarkastaa ja hyväksyy joukkueenjohtaja. Joukkueenjohtajan laskut hyväksyy seuran taloudenhoitaja.  Toimittaa tositteet seurasihteerille kuukauden välein seuraavan kuun 15 päivään mennessä. Tositteista kerrotaan tarkemmin luvussa 5. Joukkueiden rahastonhoitajien yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero) tulee pitää näkyvillä seuran www-sivuilla joukkueen yhteystiedot -osassa. Rahastonhoitajien postituslista on [email protected]. 3. Tilitoimisto Seuran toiminnanjohtaja toimittaa aineiston tilitoimistoon vähintään neljännesvuosittain, jolloin ne viedään varsinaiseen kirjanpitoon (Fortnox-järjestelmä). Koska kirjanpidon tekee ulkopuolinen taho, on erittäin tärkeää, että tositteista ja tiliotteista käy selkeästi ja yksikäsitteisesti ilmi tulojen ja menojen kohteet. 4. Kassa ja pankkitilit Käteiskassojen pitoa tulee välttää ja käteisenä saadut tulot tulee tilittää viipymättä joukkueen tilille riittävän selvityksen kanssa. Seuran ja joukkueiden pankkitilit ovat Handelsbankenissa. Joukkueiden tileille on käyttöoikeus joukkueen rahastonhoitajalla, seuran taloudenhoitajalla ja seuran toiminnanjohtajalla. Jaoston puheenjohtajalle voidaan myöntää lajin joukkueiden tilien katseluoikeus. Kukin käyttäjä saa tilin käyttöä varten verkkopankkitunnukset ja tarvittavan opastuksen seuran taloudenhoitajalta. Tlinumerot, linkki verkkopankkiin ja pankin yhteystiedot löytyvät täältä: http://www.pep.fi/ohjeet/joukkueenjohto/rahastonhoitaja/ Pankin maksuista perimä kulu on suurempi, mikäli saapuvissa maksuissa ei ole viitenumeroa. Joukkueita suositellaan lähettämään kaikki maksut pelaajille/vanhemmille ja sponsoreille myClubjärjestelmän kautta, jolloin viitenumerot generoituvat järjestelmässä ja myös maksujen seuranta tapahtuu automaattisesti myClubissa. Viitenumerollisia laskuja saa lähettää vain myClubin kautta. 5. Laskut ja tositteet Tositteet toimitetaan, mikäli mahdollista, pdf-muodossa sähköpostin liitteinä seurasihteerille kuukauden välein seuraavan kuun 15 päivään mennessä.  Ostolaskut, joissa on seuran/joukkueen nimi kannattaa pyytää toimittajalta suoraan sähköisessä muodossa, niin säästyy skannaustyötä. Käteiskuitit, joista ei selviä laskutettava taho, nidotaan paperille johon kirjoitetaan selvitys ja maksupäivä jonka jälkeen ne skannataan pdf-muotoon. Jokaisen joukkueen rahastonhoitajan tai joukkueenjohtajan tulee säilyttää itsellään alkuperäiset kuitit vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä lukien.  Myyntilaskut (vanhemmille, sponsoreille) kannattaa tehdä myClub-järjestelmässä. Kun laskut tehdään oikeilla laskutuskategorioilla (Joukkuemaksut, Turnausmaksut, Varustemaksut, Markkinointi, jne.) ja maksetaan viitenumerolla, maksujen seuranta ja tiliöinnit helpottuvat oleellisesti. Pankista haettavan viiteaineiston avulla laskujen maksun tila päivittyy automaattisesti myClub:iin. Kirjanpitoon tarvittavat tiliöinnit tehdään seuran puolesta, joten myClub-laskuja ei tarvitse enää toimittaa seuralle kuukausiaineiston mukana.  Joukkue voi periä vähintään 14 päivää erääntyneestä laskusta muistutusmaksua 5€. Tämä on myClubissa omana tuotteena.  Seura laskuttaa vuoden 2015 helmikuun alusta joukkueiden tilille tulevista viitteettömistä maksuista 1€/kpl kirjanpitomaksua.  myClubin ulkopuolisista tilille tulevista maksuista pitää olla kuitti tai muu selvitys. Esimerkiksi:  o Sponsorirahasta lasku tai sopimus o Varainhankinta/myyntikampanjan tuotoista kuitti tai laskelma Tilityksissä vältetään eri asioiden yhdistelmiä tyyliin ”Villen toimintamaksusta vähennetty joukkueelle ostettu pallo”. Vaikka ajatellaan että säästetään pankkimaksuissa, niin kontrolli hankaloituu.  PDF-muotoisten tositteiden jatkokäsittelyn helpottamiseksi suosittelemme skannausta enintään 200dpi tarkkuudella. Tiedostot suositellaan nimettäväksi seuraavasti: ”Joukkue VVVV-KK-PP Maksunsaaja.pdf”. Joukkueiden taloudenhoidossa käytetyt lyhenteet löytyvät täältä: http://www.pep.fi/ohjeet/joukkueenjohto/rahastonhoitaja/ Jos on epävarma miten tulee toimia, kannattaa aina kysyä seuran toiminnanjohtajalta tai seurasihteeriltä (etukäteen). 6. Jäsenmaksut, toimintamaksut ja joukkuemaksut Käsitteet Jäsenmaksu Seuran syyskokous määrää kalenterivuosittaiset jäsenmaksut. Jäsenmaksu on pakollinen maksu pelaajille ja vapaaehtoinen muille seuratoimijoille. Jäsenmaksutuloilla katetaan seuran yhteisiä kuluja (kirjanpito, web-sivut, hallinto, Ponnen majan ylläpito, seuran yhteiset tilaisuudet). Jäsenmaksulla saa myös äänioikeuden seuran vuosikokouksessa ja alennusta Ponnen majan vuokrauksesta ja muita jäsenetuja. Toimintamaksu Pelaajakohtainen toimintamaksu peritään kaikilta säännölliseen kilpailutoimintaan osallistuvilta pelaajilta. Maksulla katetaan Espoon kaupungin kenttä- ja hallimaksut, seuran työntekijöiden palvelut joukkueille ja jäsenille, yhteiset varusteet, lajikohtaiset tapahtumat, sekä joukkueiden toimihenkilöiden koulutus valmennuslinjan mukaisesti. Jalkapallojoukkueilla maksuun sisältyvät myös tavanomaiset piirin sarjamaksut (ei futsal) ja erotuomaripalkkiot. Joukkue on kuitenkin itse vastuussa kilpailutoiminnassa aiheutuneista rangaistussakoista ja myöhästymismaksuista. Maksujen suuruudesta päättää seuran syyskokous talousarvion hyväksymisen yhteydessä, ja se määräytyy joukkueen aiheuttamien kulujen mukaisesti ikäluokka- ja lajikohtaisesti. Joukkuemaksu Pelaajakohtaisen joukkuemaksun suuruuden määrittää joukkue. Perittävien maksujen tulee olla kohtuulliset ja kaikille pelaajille samansuuruiset. (Poikkeuksena kuitenkin tehoharjoitteluryhmät kuten taitokoulut, joiden osalta voidaan periä oma maksu, mikäli ryhmästä aiheutuu merkittäviä kuluja kuten oma hallivuoro). Joukkuemaksuilla katetaan joukkueen muut kulut, kuten joukkueen omat kenttä- ja salivuokrat, salibandyn erotuomarimaksut, turnaukset, leirit, peliasut, varusteet jne. Maksut ja perintä vuonna 2015 Jäsenmaksut 2015 Juniorit ja varsinaiset jäsenet 46€ Perhejäsen (samassa taloudessa toisen jäsenen kanssa) 23€ Tukijäsen 100€ Maksuaikataulu Seura laskuttaa jäsenmaksut vanhoilta jäseniltä myClub-järjestelmän kautta kaksi kertaa vuodessa. Keväällä: 1.3 jäsentilanteen mukaan, eräpäivä 15.3.2015 Syksyllä (salibandypelaajat): 15.9 jäsentilanteen mukaan, eräpäivä 1.10.2015 Uusilta jäseniltä laskutetaan jäsenmaksu ja mahdollinen toimintamaksu kuukauden kuluessa liittymisestä. Toimintamaksu Pelaajakohtainen toimintamaksu peritään kaikilta säännölliseen kilpailutoimintaan osallistuvilta pelaajilta. Maksulla katetaan Espoon kaupungin kenttä- ja hallimaksut, seuran työntekijöiden palvelut joukkueille ja jäsenille, yhteiset varusteet, lajikohtaiset tapahtumat, sekä joukkueiden toimihenkilöiden koulutus valmennuslinjan mukaisesti. Jalkapallojoukkueilla maksuun sisältyvät myös tavanomaiset piirin sarjamaksut ja erotuomaripalkkiot. Joukkue on kuitenkin itse vastuussa kilpailutoiminnassa aiheutuneista rangaistussakoista ja myöhästymismaksuista. Maksujen suuruudesta päättää seuran vuosikokous/syyskokous talousarvion hyväksymisen yhteydessä, ja se määräytyy joukkueen aiheuttamien kulujen mukaisesti ikäluokka- ja lajikohtaisesti. Toimintamaksutasot Vuoden 2015 vahvistetut toimintamaksut ovat: Jalkapallo - miehet 75€ Jalkapallo - tulevaisuusmaailma (B16-A19) 125€ Jalkapallo - kaverimaailma (D12-C15) 150€ Jalkapallo - leikkimaailma (E10-E11) 125€ Jalkapallo - leikkimaailma (F9 ja nuoremmat) 100€ Salibandy 75€ Salibandy - A-juniorit 50€ Salibandy - Miehet 25€ *Mikäli salibandyn pelaaja on mukana myös jalkapallossa, annetaan tästä maksusta alennusta 25€ Maksuaikataulu - jalkapallo Toimintamaksujen laskutus tehdään joukkueessa 1.3.2015 olleiden pelaajien lukumäärän mukaan. Eräpäivä maksuille on 15.3.2015. Toimintamaksujen laskutus voidaan joukkueen halutessa tehdä kahdessa erässä. 1.7. - 30.11.2015 toimintaan mukaan tulleilta pelaajilta peritään 50% koko vuoden toimintamaksusta sekä jäsenmaksu. Maksu erääntyy kuukauden kuluttua liittymisestä. Maksuaikataulu - salibandy Seura laskuttaa kauden 2015-2016 toimintamaksun joukkueessa 15.9.2015 olleiden pelaajien lukumäärän mukaan. Eräpäivä maksuille on 1.10.2015. Samassa yhteydessä laskutetaan myös jäsenmaksu. 15.9. - 30.11.2015 toimintaan mukaan tulleiden maksu erääntyy kuukauden kuluttua liittymisestä. 30.11.2015 jälkeen mukaan tulleilta laskutetaan vain jäsenmaksu. Syksyllä aloittavalta uudelta salibandyjoukkueelta laskutetaan ainoastaan jäsenmaksut. Seura laskuttaa kaikki jäsenmaksut ja seuran toimintamaksut suoraan pelaajilta myClub:in kautta. Huom. joukkuelaskuja tehtäessä kannattaa siksi aina tarkastaa järjestelmään tallennettu viimeksi käytetty pankkitili. 7. Pelaajalisenssit Sarjapeleissä kilpailevat pelaajat tarvitsevat vakuutuksen ja lisenssin (pelipassin). Maksujen suuruus määräytyy ikäkauden mukaan. Jalkapallossa pelioikeus ja vakuutusturva saadaan hankkimalla pelipassi ja vakuutus Palloliiton verkkopalvelusta: http://www.palloliitto.fi/seura/palloverkko/ Jatkavien pelaajien osalta jalkapallojoukkueet keräävät lisenssimaksut keväällä pelaajilta ja tilittävät seuralle. Seurasihteeri ostaa lisenssit nipussa Palloverkosta. Lisenssin hinta voidaan lisätä pelaajan maksamaan toimintamaksuun tai se peritään erikseen joukkueelta. Mikäli pelaaja ei halua maksaa vakuutusta pelipassin osana, vakuutusyhtiön antama todistus vastaavan tasoisen vakuutuksen voimassaolosta tulee toimittaa joukkueenjohtajalle. Joukkueenjohtaja vastaa, että kaikilla joukkueen pelaajilla on voimassa oleva lisenssi ja vakuutusturva koko pelikauden ajan. Pelipasseihin liittyvistä ja muista seuran vakuutuksista on ajantasainen tieto täällä: http://www.pep.fi/ohjeet/vakuutukset/ Salibandyjoukkueissa joukkueen päätöksen mukaan joukkue voi hankkia lisenssit nipussa tai vaihtoehtoisesti vanhemmat maksavat/hankkivat pelaajien lisenssit itse verkkokaupasta. http://salibandy.net/asioi-verkossa/lisenssit/lisenssin-maksaminen 8. Vaatehankinnat Joukkueet tekevät usein omia vaatehankintoja, joihin voidaan kerätä rahoja joukkueen tilille ja sitten maksaa vaatekaupan lasku tililtä. On tärkeää että ulosmenevät ja sisääntulevat summat täsmäävät ja tulevistakin rahoista on kirjanpidon mukana selvitys tai lasku. Seuralla on voimassaoleva yhteistyösopimus Intersport Suomenojan kanssa, jonne varustehankinnat tulee keskittää. Seuramalliston mukaisista hankinnoista seura saa ostohyvitteen, josta puolet palautetaan hankinnan tehneelle joukkueelle. Hyvitteen voi käyttää uusissa hankinnoissa. Varustesopimuksesta on lisätietoa täällä. Vaatteiden hankintakuluja voidaan myös sisällyttää aloitus- tai kausimaksuihin, kunhan selkeästi tiedotetaan mitä varusteita maksuihin sisältyy. Vain vähäisiä hankintoja voidaan tehdä kirjanpidon ulkopuolella keräämällä rahat käteisellä ja maksamalla käteisellä/laskulla henkilökohtaisesti. 9. Erotuomaripalkkiot käteisellä Joukkueiden käteisellä maksamat erotuomaripalkkiot ovat niiden saajille veronalaista tuloa, joista seura on velvollinen tekemään ilmoitukset verottajalle. Tämän takia on ehdottomasti varmistettava maksun yhteydessä että saadussa kuitissa on tuomarin henkilötunnus ja allekirjoitus. Yli 20 euron kertapalkkiosta tulee lisäksi suorittaa ennakonpidätys erotuomarin esittämän verokortin mukaan, tai 60% jos ei ole verokorttia. Palkkiot maksetaan käteisellä, ja rahastonhoitaja tilittää rahat maksaneelle tarkastettua tositetta vastaan. Palkkiokuitit toimitetaan muun aineiston mukana seurasihteerille (viimeistään tammikuussa 2016), jonka jälkeen niistä tehdään vuosi-ilmoitus verottajalle. 10. Kulukorvaukset Työntekijöille ja luottamushenkilöille (esim. valmentajat) voidaan maksaa kulukorvauksia todellisten kustannusten mukaan huomioiden verohallinnon voimassaolevat määräykset, katso www.vero.fi. Päivärahoja ja kilometrikorvauksia maksetaan vain oikein täytetyn ja hyväksytyn matkalaskulomakkeen perusteella. Maksimimäärä luottamushenkilöille vuodessa on 2000 € kmkorvauksia ja 20 päivärahaa. Seuran matkalaskulomake löytyy sivulta: http://www.pep.fi/ohjeet/joukkueenjohto/rahastonhoitaja/. Muut kulut, esim. matkaliput korvataan tositteiden mukaisesti. 11. Sponsoroinnit Joukkue voi hakea tukea omilta sponsoreiltaan ja tarjota yrityksille esimerkiksi näkyvyyttä peliasuissa tai banneria seuran tai joukkueen web-sivuille (yhteys webmasteriin). Pitempiaikaiset sopimukset tulee hyväksyttää seuran johtokunnassa. Seuratason mainonnasta/sponsoroinnista taloudenhoitaja kirjoittaa laskun myClub-järjestelmällä (laskutuskategoria Markkinointi). Joukkueen keräämä varainhankinta hyödyttää täysimääräisenä joukkuetta, siitä ei tarvitse tilittää mitään seuran tilille, vaan sitä voidaan käyttää mm. alentamaan pelaajien toimintamaksuja tai rahoittamaan matkoja. Tukijat voivat myös liittyä kannatusjäseniksi ja jäsenmaksu voidaan kohdistaa joukkueelle. Yrityksille suunnattavan markkinoinnin tukena voi käyttää esitettä PEP Markkinointi 2015, jossa on kerrottu esimerkkihintoja eri markkinointipaketeista. 12. Avustukset Toiminta-avustukset kaupungilta ja muilta järjestöilta hakee pääsääntöisesti seuran johtokunta. Vuotuisen toiminta-avustuksen määrään vaikuttavat mm. jäsenmäärä ja lisenssipelaajien määrä. Erikoisavustukset, kuten koulutus-, ulkomaan toiminta ja yksityisten pelitilojen vuokran avustus voivat kohdistua myös joukkueelle, jolloin seura tilittää saadun avustuksen tai osan takaisin joukkueelle. Seura hakee Espoon kaupungilta vuokra-avustuksia yksityisten liikuntatilojen käytöstä kaksi kertaa vuodessa (23.1. ja 7.8.). Avustusta voi saada n. 25-30% vuokrasta. Hakemista varten seura tarvitsee joukkueilta ajantasaisen tositeaineiston. 13. Talkootyö ja varainhankinta Joukkue voi kerätä varoja talkootyöllä, esim. myyntikampanjoilla. Talkootyön hyödyn tulee kohdistua tasan koko joukkueelle, joten talkootyö ei voi esimerkiksi pienentää tietyn pelaajan toimintamaksua. Talkootyön tuotto voidaan tilittää ”puhtaana” joukkueen tilille, mutta tilityksestä tulee ehdottomasti selvitä miten se on saatu esim. myytyjen tavaroiden määrä ja niistä saatu kate. Vaihtoehtoisesti myyntitavarat voidaan ostaa joukkueen nimiin ja myyntituotot tilittää suoraan joukkueen tilille. Tarpeetonta kierrätystä kannattaa kuitenkin välttää kustannusten ja byrokratian minimoimiseksi. Yrityksille myytäessä kuitenkin kirjoitetaan myyntilasku, kerätään myyntituotto tilille ja maksetaan ostohinta toimittajalle. 14. Verotus Seura on yleishyödyllinen yhteisö ja sen sääntöjenmukainen toiminta on pääsääntöisesti vapaata veroista. Seuran laskuihin ei lisätä arvonlisäveroa, eikä sitä voi myös vähentää. 15. Yhteystietoja ym. Seuran toiminnanjohtaja: Kari Alho p. 040-7700801 [email protected] Seuran taloudenhoitaja: Tommi Nupponen p. 050-4994535 (8-16) [email protected] Seuran Y-tunnus: 0931104-0 Seuran pankkitili (päätili): IBAN FI9531311000931539 Joukkueiden pankkitilit ja muu taloudenpidon ohjeistus: http://www.pep.fi/ohjeet/joukkueenjohto/rahastonhoitaja/ Tilitoimisto: ImproveIt Oy Kimmo Kotimäki p. 040-5544987 Tilintarkastus: Tilintarkastus Silander T Oy Tinatie 2 B 26, 00440 HELSINKI Puhelin: 09-6946415