Toimintakäsikirja - Polamk - Poliisiammattikorkeakoulu
Poliisiammattikorkeakoulun toimintakäsikirja Versio: Elokuu 2011 1. Poliisiammattikorkeakoulu Poliisiammattikorkeakoulu (Polamk) on valtakunnallinen poliisin yksikkö, jota tulosohjaa Poliisihallitus. Kuvio 1. Poliisiammattikorkeakoulu osana valtakunnallista poliisihallintoa Poliisiammattikorkeakoulu vastaa poliisikoulutukseen rekrytoinnista, tutkintoa suorittamaan otettavien opiskelijavalinnoista, poliisin perus- ja jatkotutkinnoista, oppilaitoksessa annettavasta täydennyskoulutuksesta sekä poliisialaan liittyvästä tutkimus- ja kehittämistoiminnasta. Poliisiammattikorkeakoulu järjestää edellä mainittuihin tutkintoihin liittyvää koulutusta, ammatillisia erikoistumisopintoja, laadun kehittämiseen liittyvää koulutusta sekä muuta turvallisuusalan koulutusta. Linkit: Laki poliisikoulutuksesta 4.2.2005/68 Asetus poliisin hallinnosta 15.3.1996/158 Poliisiammattikorkeakoulua johtaa rehtori. Toiminta on organisoitu kolmeen osastoon, jotka ovat hallinto-osasto, koulutusosasto ja tutkimus- ja kehittämisosasto. 1 Kuvio 2. Poliisiammattikorkeakoulun organisaatio Poliisiammattikorkeakoulun hallitus kehittää, ohjaa ja seuraa Poliisiammattikorkeakoulun toimintaa. Hallituksessa on jäseninä opetusalan, poliisialan ja poliisitoimintaan liittyvien muiden sidosryhmien edustajia. Hallituksessa on lisäksi henkilöstön ja opiskelijoiden edustajat. Linkki: Valtioneuvoston asetus poliisikoulutuksesta 283/2005 Poliisiammattikorkeakoulun toimintaa ohjaavat periaatteet on ilmaistu poliisin yhteisissä arvoissa ja tulevaisuuden tahtotila on ilmaistu Poliisiammattikorkeakoulun visiossa. Poliisin arvot ovat: oikeudenmukaisuus, ammattitaito, palveluperiaate ja henkilöstön hyvinvointi. Poliisiammattikorkeakoulun visio on: ”Poliisiammattikorkeakoulu on vuonna 2020 arvostettu ja yhä vetovoimaisempi poliisin koulutuksen, tutkimuksen ja kehittämisen osaaja, joka toimii kansallista ja kansainvälistä turvallisuusalan yhteistyötä edistäen”. Poliisiammattikorkeakoulun toimintaa ohjaa edellisten lisäksi vuonna 2010 vahvistettu strategia. Liitteet 1. Poliisiammattikorkeakoulun strategia (suomi) 2. Polisyrkeshögskolans strategi 2 2. Laadunvarmistusjärjestelmä Laadunvarmistusjärjestelmä kattaa Poliisiammattikorkeakoulun organisaation, vastuunjaon, menettelytavat, toiminnalliset prosessit ja resurssiohjauksen. Sen avulla oppilaitosta ohjataan kaikissa toiminnan ja tuotosten laatuun liittyvissä asioissa. Se varmistaa yhdenmukaisen ja tehokkaan toiminnan ja on perusta jatkuvalle kehittämiselle. Lisäksi laadunvarmistusjärjestelmä tekee Poliisiammattikorkeakoulun toiminnan näkyväksi ja ymmärrettäväksi henkilökunnalle, opiskelijoille, sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille. 2.1 Rakenne ja vastuut Poliisiammattikorkeakoulu vastaa toimintansa ja järjestämänsä koulutuksen laadusta laatupolitiikan ja laadunvarmistusjärjestelmän mukaisesti. Laadunvarmistusjärjestelmän toimivuus todennetaan säännöllisesti suoritettavilla sisäisillä arvioinneilla (CAF) ja osallistumalla määräajoin ulkopuoliseen arviointiin. Poliisiammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän rakenne on seuraava: Kuvio 3. Poliisiammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän rakenne Laatupolitiikka on osa laadunvarmistusjärjestelmää ja sen määrittelee rehtori. Voimassa oleva toimintakäsikirja ja toimintaohjeet ovat Seitti-intranetin kautta koko henkilöstön ja opiskelijoiden saatavilla. Toimintakäsikirjan ja toimintaohjeiden lisäksi järjestelmään liitetään tarvittavaa viiteaineistoa helpottamaan työskentelyä Poliisiammattikorkeakoulussa. Laadunvarmistus perustuu ohjesäännön mukaiseen tehtävä- ja vastuujakoon. Toimintakäsikirjan ylläpidosta vastaa laatupäällikkö yhdessä laaturyhmän ja prosessien omistajien kanssa. Laaturyhmän muodostavat laatupäällikkö ja jokaisen osaston nimeämät kaksi edustajaa. Laaturyhmän keskeisin tehtävä on toimintakäsikirjan kokonaisuuden hallinta, sisällön päivittäminen ja toimintakäsikirjan kehittäminen saadun käyttäjäpalautteen perusteella. Laaturyhmän tehtävänä on lisäksi koordinoida ja edistää laatutyötä Poliisiammattikorkeakoulussa. Laadunvarmistusjärjestelmä tukee Poliisiammattikorkeakoulun prosessimaista toimintatapaa. Toiminnan kannalta keskeisimmät prosessit on kuvattu toimintakäsikirjassa. Prosesseille on nimetty omistaja, jonka tehtävänä on prosessin ylläpito ja kehittäminen palaute- ja arviointitiedon pohjalta. 3 Kuvio 4. Poliisiammattikorkeakoulun prosessikartta Linkki: Prosessimatriisi (Toimintakäsikirjan luku 5) 2.2 Soveltamisalue Poliisiammattikorkeakoulussa laadunvarmistus kattaa organisaation kaikki toiminnot, eikä hallintajärjestelmän soveltamisessa ole tehty poissulkevia rajauksia. Laadunvarmistusjärjestelmän soveltamisessa ja laatutyössä otetaan huomioon poliisin laatustrategian määrittelemät ja laatutyölle asetetut tavoitteet. Laatustrategian mukaan laatutyössä kehitetään prosesseja, resursseja ja osaamista, jotta organisaatio kykenee vastaamaan tehtäviinsä ja asiakkaan odotuksiin. Laatutyössä painotetaan ydinprosessien ja osaamisen kehittämistä sekä tiimien toiminnan kehittämistä. 2.3 Laadunvarmistuksen menettelyt ja dokumentointi Laadunvarmistuksen toimintaperiaatteet on kuvattu yksityiskohtaisesti kutakin menettelyä koskevissa prosessikaavioissa, prosessikorteissa ja toimintaohjeissa (luku 5). 4 Poliisiammattikorkeakoulu seuraa prosessien suorituskykyä ja kehittää niitä jatkuvan kehittämisen kehän (PDCA: Plan, Do, Check, Act) mukaisesti. Kuvio 5: Laadunvarmistusjärjestelmän menettelyitä Poliisiammattikorkeakoulussam Poliisiammattikorkeakoulussa on laadunvarmistusjärjestelmään liittyen dokumentoitu: laatupolitiikka 5 toimintakäsikirja prosesseihin liittyviä prosessikaavioita ja prosessikortteja toimintaohjeita. Poliisiammattikorkeakoulussa kerätään tallenteita osoittamaan laadunvarmistusjärjestelmän toimivuus. Tallenteita ovat mm. palautteet, itsearviointien tulokset, parantamisen paikka -tallenteet, laatutyöhön liittyvien palavereiden muistiot sekä johdon katselmuksien ja rehtorin yksikkövierailujen muistiot. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyviä tallenteita säilytetään 2 vuotta. Asiakirjat arkistoidaan poliisin tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaan. Siinä määritellään tarkemmin arkistoinnin menettelyt ja vastuut, säilytysajat ja asiakirjojen hävittäminen. Asianhallintaan, päätöksentekoon ja arkistointiin käytetään sähköistä ASPO-järjestelmää. 6 3. Johdon vastuu 3.1 Johdon sitoutuminen Poliisiammattikorkeakoulun johto on sitoutunut laadunvarmistusjärjestelmän mukaiseen toimintaan ja järjestelmän jatkuvaan kehittämiseen ja parantamiseen. Rehtori määrittelee laatupolitiikan ja suorittaa rehtorin yksikkövierailuja sekä yhdessä johtoryhmän kanssa johdon katselmuksia. Jatkuva prosessien kehittäminen on yksi neljästä Poliisiammattikorkeakoulun vahvistetuista strategisista tavoitelinjauksista. Rehtori määrittelee toiminnan ja kehittämisen keskeiset linjaukset ja tavoitteet. Linkki: Turvallisuusohjeet (luku 5: Johtaminen / Riskienhallinta) 3.2 Asiakaskeskeisyys ja sidosryhmien nykyisten ja tulevien tarpeiden tunnistaminen Asiakkaiden tarpeita tunnistetaan toimimalla jatkuvassa vuorovaikutussuhteessa asiakaskuntaan. Tarpeita tunnistetaan toimintaympäristön arvioinnin, asiakkaiden palautteen ja osaamistarpeiden arvioinnin avulla. Lisäksi asiakkaiden tarpeita kartoitetaan vuosittaisilla koulutustarvekyselyillä, joita hyödynnetään mm. koulutuksen määrällisessä ja laadullisessa suunnittelussa. Poliisiammattikorkeakoulun keskeisimpiä asiakkaita ovat opiskelijat, poliisihallinto ja tutkimus- ja kehittämishankkeiden tilaajat ja rahoittajat. Lisäksi asiakaskuntaan kuuluu sidosryhmien organisaatioita. Poliisiammattikorkeakoulun ydinprosessien tuottamat koulutus-, ohjaus- sekä tutkimus- ja kehittämispalvelut tuotetaan asiakas- ja työelämälähtöisesti. Tavoitteena on asiakkaan tyytyväisyys ja asiakkaalle tuotettu lisäarvo. 3.3 Laatupolitiikka Poliisiammattikorkeakoulun laatupolitiikka ohjaa päivittäistä työskentelyä ja laadun kehittämistä: Arvot, väestörakenne ja teknologia muuttuvat suomalaisessa yhteiskunnassa jatkuvasti. Poliisin toiminta on sovitettava näihin muutoksiin ja tulevaisuuden poliisihenkilöstöä kouluttavan Poliisiammattikorkeakoulun toimintaa kehitettävä niitä ennakoiden. Koulutuksen ja tutkimustoiminnan jatkuva parantaminen voidaan toteuttaa vain järjestelmällisellä laatutoiminnalla. Poliisiammattikorkeakoulun laatujärjestelmä kattaa organisaation, vastuunjaon, menettelytavat, toiminnalliset prosessit ja resurssiohjauksen. Sen avulla oppilaitosta ohjataan kaikissa toiminnan ja tuotosten laatuun liittyvissä asioissa. Poliisiammattikorkeakoulun tavoitteena on tehdä laatujärjestelmästä toiminnanohjausjärjestelmä. Toiminnot kuvataan prosesseina ja niitä kehitetään kattavan sisäisen ja ulkoisen arvioinnin ja palautteen perusteella. Laatujärjestelmä varmistaa yhdenmukaisen toiminnan ja luo perustan jatkuvalle kehittämiselle. Lisäksi se tekee Poliisiammattikorkeakoulun toiminnan näkyväksi henkilökunnalle, opiskelijoille, sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille. Siten laatujärjestelmä tukee Poliisiammattikorkeakoulua sen toteuttaessa perustehtäväänsä, poliisihenkilöstön osaamisen ja tietoperustan ylläpitämistä ja parantamista. 7 Hervannassa 8.7.2011 Kimmo Himberg rehtori 3.4 Strateginen suunnittelu, tulosohjaus ja -johtaminen Poliisiammattikorkeakoulun strategisesta suunnittelusta vastaa rehtori, ja siihen osallistuvat johtoryhmä sekä muut määritellyt avainhenkilöt. Strategiset tavoitelinjaukset määritellään tarkemmin 1 + 4 vuotta -mallilla laadittavassa toiminta ja taloussuunnitelmassa (TTS). Vuosittaista toimintaa ohjaa tulossopimus ja toiminta- ja taloussuunnitelma. Ryhmä- ja henkilökohtaisissa tulos- ja kehityskeskusteluissa asetetaan toimintaan liittyvät tavoitteet ryhmille ja yksittäisille viranhaltijoille. Linkit: Poliisiammattikorkeakoulun strategia Polisyrkeshögskolans strategi Vuosikirja 2010/2011 (verkkoversio, suomi & ruotsi) Annual Report 2010/2011 (verkkoversio) Liitteet Pedagoginen strategia Toiminta- ja taloussuunnitelma 2011-2014 Tulossopimus 2010 Tutkimusstrategia 3.5 Laadunvarmistusjärjestelmän suunnittelu ja ylläpito Laadunvarmistusjärjestelmän ylläpidosta vastaa laatupäällikkö johdon tuella yhdessä laaturyhmän kanssa. Laatupäällikkö esittelee laadunvarmistusjärjestelmää koskevat asiat rehtorille, joka päättää laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteiden, toimintojen, toimijoiden sekä vastuiden määrittelystä ja dokumentaatiosta. Laatutavoitteet on johdettu strategioista ja laatupolitiikasta. Laatutavoitteet on kirjattu tulossopimukseen ja toiminta- ja taloussuunnitelmaan. Prosessien omistajat vastaavat prosessien toiminnasta, tuloksesta ja kehittämisestä johdon, esimiesten ja henkilöstön tuella. Laatupäällikön tehtävänä on varmistaa ja tukea prosessien toimivuutta yhdessä laaturyhmän kanssa. Laatupäällikkö raportoi johtoryhmälle laadunvarmistusjärjestelmän suorituskyvystä ja parannustarpeista sekä varmistaa, että tietoisuutta laadunvarmistusjärjestelmän vaatimuksista levitetään kaikkialla organisaatiossa. 3.6 Vastuut ja valtuudet Toiminnan ohjauksen ja laadunvarmistuksen vastuut ja valtuudet on kuvattu Poliisiammattikorkeakoulun ohjesäännössä (alla). 8 Prosessien omistajat johdon, esimiesten ja henkilöstön tuella vastaavat prosessien toiminnasta, tuloksesta ja kehittämisestä. Laatutyö ja laadun kehittäminen kuuluvat jokaisen Poliisiammattikorkeakoulussa työskentelevän viranhaltijan ja työntekijän päivittäiseen työhön. Linkki: Prosessien omistajat (luvun 5 taulukoissa) Liitteet Poliisiammattikorkeakoulun ohjesääntö 3.7 Viestintä Poliisiammattikorkeakoulun viestinnällä tuetaan oppilaitoksen strategisia tavoitteita ja rakennetaan yhtenäistä poliisia. Poliisiammattikorkeakoulu vastaa poliisihallinnossa oman toimialansa viestinnästä. Viestinnän kokonaisvastuu on rehtorilla, ja viestintätiimi koordinoi ja hoitaa viestinnän käytännön toimia. Esimiehet toimivat alueensa viestinnän vastuuhenkilöinä. Hankkeiden ja prosessien viestinnästä vastaavat hankkeiden vastuuhenkilöt. Viestintätyössä sovelletaan poliisihallinnon yhteisiä viestinnän periaatteita ja käytäntöjä, jotka on kirjattu poliisin viestintästrategiaan ja koko hallintoa koskeviin viestintäohjeisiin. Oppilaitoksen viestinnän työnjakoja, vastuita, välineitä ja resursseja linjataan tarkemmin Poliisiammattikorkeakoulun viestintäsuunnitelmassa. Poliisiammattikorkeakoulun sisäisen viestinnän tavoitteena on varmistaa tietojen saatavuus, suunnittelu- ja päätösprosessien avoimuus sekä osallistumisen mahdollisuus yhteisön jäsenille. Sisäisen viestinnän pääkanava on Polamkin Seitti-intranet. Muita tärkeitä sisäisen tiedonkulun muotoja ovat esimerkiksi esimiesviestintä ja infotilaisuudet. Oppilaitoksen ulkoisen viestinnän päämääränä on tavoittaa kaikki oppilaitoksen sidosryhmät. Ulkoisen viestinnän keskeinen muoto on verkkoviestintä: osoitteeseen www.polamk.fi on koottu yleis- ja ajankohtaistieto oppilaitoksesta, poliisikoulutuksesta, poliisialan tutkimuksesta sekä hakuja valintatiedosta. Polamkin ulkoiset tiedotteet julkaistaan www-sivuilla. Sosiaalisessa mediassa, kuten Facebookissa ja IRC-galleriassa, Polamk on osa poliisin toimintaa. Vuosikirja, hakuopas ja muu sidosryhmille osoitettu viestintämateriaali on jaossa sidosryhmille joko painettuna versiona tai sähköisessä muodossa www-sivuilla. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyvästä viestinnästä vastaa laatupäällikkö. Viestintä tapahtuu tiimi- ja henkilöstöpalavereissa, esimiespäivillä ja Seitin välityksellä. Liitteet - Poliisin viestintästrategia 2010 - 2013 Poliisin sisäisen ja ulkoisen viestinnän käsikirja Poliisiammattikorkeakoulun viestintäsuunnitelma 9 3.8 Johdon katselmus ja rehtorin yksikkövierailut Johtoryhmä tekee johdon katselmuksen kaksi kertaa vuodessa. Keväällä strategian tarkastelun ja toimeenpanon seurannan yhteydessä ja vuodenvaihteessa tulossuunnittelun ja vuosiarvion yhteydessä. Johdon katselmuksessa tarkastellaan: itsearviointien ja ulkoisten arviointien tuloksia kerättyjä palautteita, niiden yhteenvetoja ja parannus- ja kehittämistoimenpiteitä prosessien suorituskykyä korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden toimeenpanoa aikaisempien johdon katselmusten seurantatoimenpiteitä laatujärjestelmään liittyviä muutoksia kehittämishankkeiden toteuttamista. Johdon katselmusten tulokset dokumentoidaan johtoryhmän pöytäkirjaan. Katselmusten tuloksena tehdään tarvittavat päätökset siitä, mitä toimenpiteitä käynnistetään laadunvarmistusjärjestelmän kehittämiseksi, prosessien parantamiseksi tai resurssitarpeiden korjaamiseksi. Lisäksi rehtori vierailee yksiköissä. Yksikkötapaamisilla muun muassa lisätään johdon ja henkilöstön avointa vuorovaikutusta, kehitetään toimintaa ja laatua, saadaan palautetta organisaation toiminnasta ja edistetään yhteistyötä. Rehtorin vierailut dokumentoidaan yksikön normaalien palaverikäytäntöjen mukaan, ja muistiot/pöytäkirjat säilytetään yksikössä. 10 4. Resurssien hallinta 4.1 Opiskelijat Poliisiammattikorkeakoulun tärkeä voimavara ovat motivoituneet ja sitoutuneet opiskelijat. Tämän voimavaran saavuttamisessa olennaisia tekijöitä ovat opiskelijavalinnat, korkealaatuinen koulutus sekä opiskelijoiden vaikutusmahdollisuuksien turvaaminen, erityisesti opintojen kehittämisessä. Poliisiammattikorkeakoulussa opiskelee vuosittain noin 5 000 opiskelijaa, joista tuhat on tutkintoopiskelijoita. Lähiopetuksessa olevien opiskelijoiden määrä vaihtelee kurssien ja opintojen vaiheen mukaan. Poliisikoulutukseen hakeutuvien on oltava sekä fyysisesti että psyykkisesti hyväkuntoisia, luonteeltaan auttamishaluisia ja heidän on tultava toimeen erilaisten ihmisten kanssa. Poliisiammattikorkeakoulussa annetaan ammatillista, tutkintoon johtavaa koulutusta seuraavan kaavion mukaisesti: 11 Opiskelijoiden vaikutusmahdollisuudet Poliisiammattikorkeakoulussa toimii oppilaskunta, jonka jäseniä ovat automaattisesti kaikki Poliisiammattikorkeakoulun täysipäiväiset opiskelijat. Oppilaskunnan tarkoituksena on taata kaikille opiskelijoille virikkeellinen opiskeluympäristö yhteistyössä eri oppilaitosten oppilaskuntien sekä Poliisiammattikorkeakoulun ja sen henkilöstön kanssa. Oppilaskunta keskittyy koulutukseen ja opintoihin liittyviin kysymyksiin sekä osallistuu tarvittaessa yhteiskunnalliseen keskusteluun oppilaskuntaa ja poliisitoimintaa koskevissa asioissa. Oppilaskunnan ylintä päätäntävaltaa käyttää kurssiedustajista ja erikseen valituista luottamushenkilöistä koostuva oppilaskunnan hallitus, jota johtaa puheenjohtaja yhteistyössä varapuheenjohtajan kanssa. Puheenjohtajan ja muiden luottamushenkilöiden toimikauden pituus on noin puoli vuotta. Puheenjohtaja valitaan oppilaskunnan jäsenistön keskuudesta oppilaskunnan yleiskokouksessa. Oppilaskunnan hallitus kokoontuu viikoittain keskustelemaan ja päättämään ajankohtaisista asioista ja toimintalinjoista ja nimittää joukostaan opiskelijaedustajan Poliisiammattikorkeakoulun hallitukseen sekä erilaisiin työryhmiin ja lautakuntiin. Oppilaskunnan kanssa tiiviissä yhteistyössä Poliisiammattikorkeakoulussa toimii opiskelijayhdistys Poliisiopiskelijat ry, jonka tarkoituksena on edistää ja tukea Poliisiammattikorkeakoulun opiskelijoiden vapaa-ajan toimintaa. Yhdistys julkaisee kurssimatrikkeleita ja järjestää erilaisia vapaa-ajan tilaisuuksia ja tapahtumia. Sen jäseneksi voidaan hyväksyä kaikki Poliisiammattikorkeakouluun opiskelemaan hyväksytyt ja yhdistyksen jäseneksi haluavat henkilöt, eikä se kerää jäsenmaksua. Oppilaskunnan ja opiskelijayhdistyksen lisäksi jokainen opiskelija voi käyttää vaikutusmahdollisuuksiaan Poliisiammattikorkeakoulun opiskelijapalautejärjestelmän kautta. Järjestelmän tavoitteena on tuottaa systemaattista ja dokumentoitua tietoa, jota voidaan hyödyntää opetuksen ja oppimisympäristön kehittämisessä. Opintoihin liittyvää palautetta kerätään säännöllisesti kaikista oppiaineista ja opintojaksoista ja opiskelijoiden antaman palautteen jälkeen opettaja on velvollinen antamaan vastapalautteen ryhmälle muun muassa palautteen aiheuttamista kehittämistoimenpiteistä. Lisäksi opiskelijat voivat antaa oppilaitokselle avointa palautetta sekä sähköiseen palautelaatikkoon että paperilla. Opiskelijoiden antamista palautteista tehdään kooste, joka menee tiedoksi opettajalle, hänen lähiesimiehelleen, koulutuspäällikölle ja koulutussuunnittelijalle. Opetusalueiden tiimit käsittelevät saatua palautetta säännöllisesti tiimipalavereissaan. Opiskelijoille palautteen vaikuttavuudesta tiedotetaan intranetissä. Lisäksi on toivottavaa, että opiskelijat antaisivat opetuksen yhteydessä opettajalle myös välitöntä palautetta, jolloin siihen on helpompi reagoida nopeasti. Palautteenanto ja saaminen eivät rajoitu ainoastaan opiskelua koskevaan palautteeseen, vaan opiskelijat voivat antaa palautetta myös Poliisiammattikorkeakoulun palveluntuottajille, kuten opiskelijaravintola Amicalle sekä kirjastolle. Molemmille em. tahoista palautetta voidaan antaa sekä Internetin välityksellä että paperisella lomakkeella. Yhteystiedot antaessaan palautteenantajan on myös mahdollista saada vastaus palautteeseensa. 4.2 Henkilöstö Poliisiammattikorkeakoulun henkilöstötyö perustuu vahvistettuun henkilöstöstrategiaan ja henkilöstösuunnitelmaan. Henkilöstöstrategia kytkee henkilöstönäkökulman osaksi organisaation strategista suunnitteluprosessia sekä tukee henkilöstötoimien osalta oppilaitoksen päästrategiaa ja siinä asetettujen toiminnallisten tavoitteiden saavuttamista. Henkilöstöstrategian mukaista toimintaa ohjataan henkilöstösuunnitelmalla, jossa määritetään strategisten tavoitteiden edellyttämät toimenpiteet viisivuotiskausittain. 12 Rekrytoinnin tavoitteena on valita ammattitaitoisin, osaavin ja henkilökohtaisilta ominaisuuksiltaan tehtävään soveltuvin henkilö kulloinkin avoinna olevaan virkaan tai virkasuhteeseen. Henkilöstön rekrytoinnit perustuvat Poliisiammattikorkeakoulussa pää- ja henkilöstöstrategiaan sekä niiden pohjalta laadittavaan henkilöstösuunnitelmaan ja henkilöstöbudjettiin. Uuden työntekijän perehdyttämisestä vastaa lähiesimies. Perehdytyksen kattavuuden varmistamiseksi Poliisiammattikorkeakoulussa on käytössä perehdytyssuunnitelma, johon toteutunut perehdytys aihealueittain kuitataan. Perehdytyksen jälkeen perehdytyssuunnitelma toimitetaan arkistoitavaksi hallinto- ja henkilöstöyksikköön. Uusia työntekijöitä varten on lisäksi laadittu erillinen Uuden työntekijän opas, johon on koottu keskeistä virkasuhteen alkuvaiheessa tarvittavaa tietoa. Henkilöstön osaamisen ylläpitäminen ja kehittäminen varmistetaan vuosittaisissa ryhmä- ja yksilökohtaisissa kehityskeskusteluissa, joiden pohjalta kullekin työntekijälle laaditaan henkilökohtainen kehittymis- ja koulutussuunnitelma. Esimiehet kokoavat osaamistarpeista lisäksi tiimikohtaiset yhteenvedot, joiden pohjalta valmistellaan Poliisiammattikorkeakoulun vuosittainen yleistä henkilöstökoulutusta koskeva suunnitelma. Henkilöstöllä on mahdollisuus osallistua myös kansainväliseen Euroopan poliisiakatemian (CEPOL) järjestämään koulutukseen. Koulutuksesta julkaistaan vuosittainen koulutuskalenteri poliisin intranetissa. CEPOL:in järjestämään koulutukseen hakeudutaan kansainvälisen yksikön kautta. Työhyvinvoinnin ylläpitäminen ja kehittäminen on Poliisiammattikorkeakoulussa osa työsuojelutoimintaa ja perustuu työhyvinvointisuunnitelmaan. Työsuojelutoimikunta koordinoi ja toteuttaa työhyvinvointityötä yhdessä henkilöstöhallinnon ja johdon kanssa sekä raportoi tarvittaessa työhyvinvointiasioista johdolle ja johtoryhmälle. Henkilöstön työterveyshuollon palvelut tuottaa Tampereen työterveys ry. Toiminnan tavoitteena on henkilöstön työ- ja toimintakyvyn ylläpitäminen ja parantaminen ja se perustuu määräajaksi solmittuun sopimukseen ja toimintasuunnitelmaan. Työterveysasioiden tilaa, toteutumista ja kehittämistarpeita seurataan säännöllisillä yhteistyöpalavereilla. Liitteet Henkilöstöstrategia 2011 Henkilöstösuunnitelma 2011 - 2015 Perehdytyssuunnitelma Työhyvinvointisuunnitelma Työterveyshuollon toimintasuunnitelma Uuden työntekijän opas 4.3 Kumppanuudet Merkittävimmät yhteistyökumppanit ovat Poliisihallitus, poliisin valtakunnalliset yksiköt ja poliisilaitokset. Muita yhteistyötahoja ovat muut valtion turvallisuusviranomaiset, yksityinen turvaala, yhteistyöyliopistot, tutkimuslaitokset, turvallisuusalan oppilaitokset sekä muut ammattikorkeakoulut. Muita tärkeitä asiakas- ja yhteistyötahoja ovat Pelastusopisto, Hätäkeskuslaitos, Tulli, Rajavartiolaitos ja yksityinen turva-ala, joiden henkilöstöä opiskelee Poliisiammattikorkeakoulussa tai joille Poliisiammattikorkeakoulu tuottaa koulutuspalveluita 13 Keskeisiä palveluntuottajia ovat poliisin tekniikkakeskus, hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK, hallinnon palvelukeskus Palkeet ja Senaattikiinteistöt. Lisäksi hankitaan kiinteistöhuolto-, siivous- ja ravitsemuspalveluita sekä media-, mainos- ja painotuotepalveluita eri palveluntuottajilta. Kuvio 6. Poliisiammattikorkeakoulun verkostotarkastelu Yksi Poliisiammattikorkeakoulun strategian mukaisista linjauksista on kansainvälistyminen. Keskeisin yhteistyökumppani kansainvälisessä toiminnassa on Euroopan poliisiakatemia CEPOL. Eurooppalaista poliisitutkimusyhteistyötä tehdään myös European Police Research Institute Collaboration (EPIC) -verkoston kanssa. Pohjoismainen yhteistyö tapahtuu NORDCOP-yhteistyössä ja pohjoismaisessa poliisitutkimuksen verkostossa. Baltia-yhteistyö perustuu poliisiylijohtajien sopimukseen ja se toteutuu pääasiassa opintovierailujen merkeissä. Venäjä-yhteistyö perustuu ministeritason sopimuksiin sekä Poliisiammattikorkeakoulun ja yhteistyökumppaneiden kahdenvälisiin sopimuksiin. Venäjällä Poliisiammattikorkeakoulun yhteistyökumppaneita ovat The Academy of Management of the Interior of the Russian Federation Moskovassa ja St. Petersburg University of the Ministry of the Interior of the Russian Federation Pietarissa. Liitteet 14 Tutkimus- ja kehittämisosaston sidosryhmäkartoitus 4.4 Rahoitus Poliisiammattikorkeakoulun rahoitus muodostuu seuraavista osa-alueista: - valtion budjetista saatava kehysrahoitus - maksullisen palvelutoiminnan tulot - Poliisihallituksen myöntämä hankerahoitus - muu tutkimukseen ja kehittämiseen saatu erillisrahoitus Poliisiammattikorkeakoulun kokonaisrahoitus on 25 miljoonaa euroa, josta tulorahoituksen osuus on noin viisi prosenttia. Poliisihallituksen kanssa vuosittain tehtävässä tulossopimuksessa sovitaan resursseista ja toiminnan tavoitteista. Resurssien jako perustuu Poliisihallituksen vahvistamaan resurssienjakomalliin. Poliisiammattikorkeakoulun tulossopimukset ja toimintakertomukset ovat nähtävillä Poliisiammattikorkeakoulun www-sivuilta. Liitteet: Poliisin valtakunnallisten yksiköiden resurssimallien vahvistaminen (Poliisihallituksen päätös 29.6.2011, 2020/2011/2102) Poliisiammattikorkeakoulun resurssimalli Resurssien sisäinen jako Poliisiammattikorkeakoulun rehtori päättää rahan jaosta ja henkilöresursseista sekä vahvistaa tulosyksiköiden ja tiimien tulotavoitteet. Sisäisellä resurssien jaolla tuetaan strategian toteutumista, tulossopimuksessa sovittujen tavoitteiden saavuttamista ja erikseen sovittujen kehittämishankkeiden toteuttamista. Talouden seuranta Poliisiammattikorkeakoulun käyttötaloussuunnitelmien reaaliaikainen seuranta tapahtuu yksikkö-, tiimi- ja projektikohtaisten Web-raporttien avulla, joiden katseluoikeus on koko henkilökunnalla. Linkit: Talousarviolaki 13.5.1988/423 Talousarvioasetus 11.12.1992/1243 4.5 Tilahallinta Poliisiammattikorkeakoulu toimii Senaatti-kiinteistöjen omistamissa tiloissa Tampereella Hervannassa. Poliisiammattikorkeakoulun Poliisikoiralaitos- yksikön toimitilat ovat Hämeenlinnassa Koiramäellä. 15 Hervannan toimitilat ovat valmistuneet vuosina 1978 - 2007 ja Poliisikoiralaitoksen 1920-luvulla. Hervannan kampusalueen tontin pinta-ala on 23 hehtaaria ja tilojen kokonaispinta-ala lähes 40 000 m2. Kampusalue sisältää oppilaitoksen päärakennuksen, ravintolatilat, liikunta- ja ajoneuvohallit, harjoitusalueen, testiradan, ajoharjoitteluradan sekä opiskelijoiden majoitustilat (773 vuodepaikkaa). Myös Poliisimuseo toimii kampuksella. Poliisikoiralaitoksella Hämeenlinnassa on käytössä toimintatiloja noin 2000 m2 ja Koiramäen tontin suuruus on kuusi hehtaaria. Tilojen varaus Opetustilat varataan opintopalveluiden ylikonstaapeleilta. Tilojen käytön suunnitteluun käytetään Mimosa-lukujärjestysohjelmaa. Suunnittelu rakentuu kuuden viikon opetussuunnitelmaan. Varaukset ja toivomukset opetustilojen käytöstä tulee toimittaa opintopalveluiden ylikonstaapeleille 4 viikkoa ennen kurssin ajankohtaa. Henkilöstö voi itse varata neuvottelutilat Outlook kalenterin kautta. Harjoitusalue varataan täydennyskoulutusyksikön harjoitustilat-toiminteen ylikomisariolta tai harjoitusmestarilta. Ampumaradat varataan täydennyskoulutusyksikön maksullisen voimankäyttöopetuksen opettajalta. Ampumaratoja hallinnoidaan varauskalenterilla, johon on ensin merkitty suomen- ja ruotsinkielisen perustutkinnon varaukset sekä täydennyskoulutuksen maksullisen koulutuksen varaukset. Ampumarataa tarvitseva kurssinjärjestäjä ilmaisee tilatarpeensa varauksista vastaavalle opettajalle ja tämän jälkeen varaus merkitään varauskalenteriin. Johtokeskuksen tilahallinnointi tapahtuu johtokeskusneukkarissa olevalla varauskalenterilla. Opiskelijoiden ja ammatilliseen täydennyskoulutukseen osallistuvien majoitus on järjestetty kampusalueella sijaitsevissa majoitustiloissa. Majoitukseen liittyvät ohjeet ovat kurssille tulijan ohjeessa, majoitusohjeessa sekä majoitustiloissa. Majoittumista kampusalueella ohjaa myös Poliisiammattikorkeakoulun järjestyssääntö. Pysäköinti Poliisiammattikorkeakoululla on mahdollisuus tarjota ajoneuvojen pysäköintipaikat henkilökunnalle ja opiskelijoille. Kampusalueen pysäköintipaikat (lämpöpistokepaikat) ovat maksullisia ja niiden käytöstä tehdään kirjallinen sopimus talousyksikössä. Lisäksi on käytössä maksuttomia pysäköintipaikkoja opiskelijoille ja kurssilaisille Poliisiammattikorkeakoulun läheisyydessä Vaajakadulla. Linkki: Ajo-ohjeet ja tietoa pysäköinnistä www-sivuilla Liitteet Järjestyssääntö (suomi) Ordningsstadga Kampusalueen kartta Kurssille tulijan opas Majoituskortti (suomi) 16 Inkvarteringskort Opiskelijan opas (suomi) Studieguide 4.6 Ajoneuvot Poliisiammattikorkeakoulun hallinnassa on noin 100 ajoneuvoa. Ajoneuvot ovat opetuksen resursseja, ja niitä käytetään henkilökunnan virkamatkoilla. Virkamatkaa varten ajoneuvo tulee varata ensisijaisesti sähköpostilla, jouko.kilpelä@poliisi.fi tai puhelimella 071 878 3115. Ajoneuvo tulisi varata viimeistään yhtä työpäivää ennen virkamatkaa. Ajoneuvon kuljettajalla tulee olla voimassa oleva ajolupa. Uusien työntekijöiden ajoluvan edellytyksenä olevan ajonäytteen ottaa vastaan liikennetiimin ajo-opettajat, joihin tulee ottaa yhteyttä ajoluvan hankkimiseksi. Poliisiammattikorkeakoulussa toimii poliisihallinnon reserviautojärjestelmä Liite Poliisiammattikorkeakoulun ajoneuvomääräys 67/1.1.1/2/2009 27.1.2009 4.7 Poliisiammattikorkeakoulun kirjasto ja tiedonhankinta Poliisiammattikorkeakoulun kirjasto on erikoistunut poliisialaan. Sen ensisijaisena tehtävänä on tukea opetusta, opiskelua ja poliisialan tutkimusta. Kokoelma keskittyy poliisialaan, johtamiseen, oikeustieteisiin, kriminologiaan ja muihin yhteiskunta- ja käyttäytymistieteisiin. Kirjasto palvelee kaikkia poliisiorganisaatiossa työskenteleviä. Linkit: ETSIVÄ-kokoelmatietokanta, aukioloajat ja yhteystiedot Tietoa kirjastosta Tiedon lähteille Poliisiammattikorkeakoulun henkilökunnan ja opiskelijoiden käytössä kansainvälisenä oppimis- ja tiedonhankintafoorumina on CEPOL:n verkkosivut. CEPOLin verkkosivut on jaettu julkiseen ja rekisteröitymistä vaativaan osioon. Jokainen kirjautunut käyttäjä pääsee CEPOLin e-kirjastoon, joka sisältää jäsenmaiden ammatti- ja tutkimusjulkaisuja. Poliisiammattikorkeakoulussa CEPOLin e-kirjastoa ylläpitää kirjasto. CEPOLin e-Net-verkkopalveluun kuuluu e-kirjaston lisäksi dokumenttien hallintajärjestelmä, verkko-oppimisympäristö, keskustelupalstat ja chat-huone, joihin pääsee omien oikeuksiensa mukaisesti. Linkit: CEPOLin verkkosivut Rekisteröityminen 17 4.8 Poliisimuseo Poliisimuseon tehtävänä on kerätä, tallentaa, tutkia ja asettaa näytteille Suomen poliisihallinnon eri yksiköiden toimintaan liittyvää esineistöä, perinnettä ja historiaa. Poliisimuseo on osa Poliisiammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehittämisosastoa. Poliisimuseo palvelee suurta yleisöä, poliisiorganisaatiota ja alan tutkijoita. Linkit: Poliisin museot Poliisimuseo 4.9 Materiaalien ja palveluiden hankinta Poliisiammattikorkeakoulun hankintatoimea ja -suunnittelua ohjaa sisäasiainhallinnon hankintaohje, Poliisiammattikorkeakoulun hankintaohje ja ohjesääntö. Hankintojen toteutus perustuu hankintasuunnitelmaan. Hankinnat toteutetaan vuosibudjetin mukaisesti hyödyntäen ensisijaisesti valtionhallinnon puitesopimuksia. Ostopalveluiden hankintojen (ravitsemuspalvelut, siivous, turvapalvelut, tulostuspalvelut, työterveys, liinavaatehuolto) yhteydessä määritellään palvelun laatu ja laadun seuranta. Laadun seurannasta vastaavat nimetyt yhteyshenkilöt. Ostopalvelut kilpailutetaan sisäisen laatumatriisin mukaisesti. Poliisiammattikorkeakoulun talousyksikkö koordinoi hankintoja ja ohjeistaa ja opastaa hankintoihin ja palvelujen ostoon liittyvissä tehtävissä. Liitteet: Laadunvarmistuksen menettelyt ja kilpailuttamissuunnitelma ostopalveluissa Poliisiammattikorkeakoulun hankintaohje liitteineen Voimassa olevat puitesopimukset Linkit: Laki julkisista hankinnoista (hankintalaki) 30.3.2007/348 Asetus julkisista hankinnoista 24.5.2007/614 http://palvelusivusto.hansel.fi Laskutusosoite 4.10 Tietohallinto ja verkko-opetus Poliisiverkkoon liittyvä perustietotekniikka on ulkoistettu poliisin yhteisen sopimuksen mukaisesti HALTIK:lle. Muusta tietohallinnosta (mm. siviiliverkko, AV-laitteet, omat järjestelmät) vastaa tietohallintotiimi. 18 Poliisiammattikorkeakoulussa verkko-opetus on sulautuvaa opetusta. Verkko-opetusta on toteutettu vuodesta 2005 alkaen. Sen painopiste on asynkronisessa verkko-opetuksessa, jossa opettaja ja oppilas voivat työskennellä verkossa aikaan tai paikkaan sitoutumatta. Kaikilla tutkintotasoilla on käytössä Moodle-oppimisalusta. Opetuksessa käytetään lisäksi Webexohjelmaa, jota voidaan hyödyntää webinaareissa, web-vierailijaluennoissa, synkronisessa verkkoopetuksessa ja palavereissa. Poliisiammattikorkeakoulun strategisen tavoitelinjauksen mukaan oppimisympäristöjä kehitetään nykyistä monimuotoisemmiksi erityisesti verkkopedagogiikkaa hyödyntämällä. Linkit: Perustutkintokoulutuksen Moodle (Elli2) Päällystötutkintokoulutuksen Moodle 4.11 Riskienhallinta ja turvallisuus Kokonaisvastuu riskienhallinnasta ja turvallisuudesta on Poliisiammattikorkeakoulun rehtorilla. Poliisiammattikorkeakoulun riskienhallinnan seurannan organisoinnista, riskienarvioinnin toteuttamisesta ja riskienarvioinnin tulosten esittelystä johdolle vastaa laatupäällikkö ja hänen varahenkilönään lakimies. Riskienhallinta on jatkuva prosessi ja riskien kokonaisarviointi päivitetään puolivuosittain siten, että riskienhallinnan tulokset ovat hyödynnettävissä tulossuunnitteluprosessissa. Muu riskienhallinta (esim. työsuojelu, tietoturva) toteutetaan sovitun mukaisesti. Organisaatioturvallisuutta kehittää turvallisuuspäällikkö, joka voi antaa yksittäistapauksessa kaikkia velvoittavia määräyksiä turvallisuuden ylläpitämiseksi. Poliisin organisaatioturvallisuus jakautuu kahdeksaan osa-alueeseen:1) poliisin organisaatioturvallisuuden ohjaus- ja tukipalvelut, 2) henkilöstöturvallisuus, 3) toimitilaturvallisuus, 4) tietoturvallisuus (vastaa tietohallinto), 5) tarkastustoiminta, 6) koulutus, 7) ympäristöturvallisuus ja 8) turvallisuusyhteistyö. Turvallisuuspäällikkö esittelee rehtorille tämän ratkaistavaksi tulevat turvallisuusasiat, kuten pelastus- valmius- ja turvallisuuden toimintasuunnitelman laatiminen ja ylläpito. Hän vastaa myös tehtäväalueeseen liittyvästä koulutuksesta, harjoituksista ja tarkastusten suorittamisesta sekä niiden raportoinnista. Turvallisuuspäällikkö toimii valmiuspäällikkönä, suojelujohtajana ja työsuojelupäällikkönä. Jatkuvan tilanneseurannan ja oikean reagoinnin mahdollistamiseksi jokaisen on raportoitava viivytyksettä akuuteista ja vakavista ja laajoista turvallisuuteen vaikuttavista muutoksista, poikkeamista, läheltäpiti tilanteista tai niiden epäilyistä viivytyksettä poliisihallitukselle, yksikön johdolle, turvallisuuspäällikölle, turvallisuusorganisaatiossa asiasta vastaavalle henkilölle ja työsuojelutapausten osalta myös työsuojelupäällikölle. Raportoinnin välineinä käytetään raportointia varten valmistettuja erillisiä sähköisiä raportointipohjia, jotka ovat käytettävissä ”poikkeamailmoitukset”-työtilassa: https://neukkari.intermin.fi/poliisi/sivustohakemisto/poikkeamailmoitukset/default.aspx 19 5. Poliisiammattikorkeakoulun toiminta Poliisiammattikorkeakoulu toimii prosessimaisesti, ja sen toiminnassa on tunnistettu prosessikartassa mainitut prosessit. Ydinprosesseja ovat opetus ja oppiminen sekä tutkimus ja kehittäminen. Ydinprosessit jakaantuvat pääprosesseihin ja edelleen osaprosesseihin. Yhteiset palveluprosessit ovat ydinprosessien välttämättömiä tukitoimintoja. Jokaisella prosessilla on prosessin omistaja ja hänen apunaan prosessin vastuuhenkilö. 5.1 Opetus ja oppiminen Opetuksen ja oppimisen prosessia ohjaavat strategiat ja toiminnan suunnittelu, ja prosessin tuloksena syntyy oppimistuloksia. Kuvio 7. Opetuksen ja oppimisen toimintakaavio Pääprosessit ja osaprosessit Koulutustoiminnan suunnittelu, ohjaus ja arviointi Prosessin omistaja Prosessin vastuuhenkilö Koulutusjohtaja Koulutusjohtaja Erikoissuunnittelija Prosessin kuvaaminen Tunnistettu Vuosikello 20 Opiskelijarekrytoinnit Valintayksikön ylitarkastaja Suunnittelija Prosessikaavio Prosessikortti Toimintaohjeet: to_1_Laki_poliisikoulutuksesta_68_2005 to_2_VnA_poliisikoulutuksesta_238_2005 to_3_SM_paatos_aloituspaikkojen_maara to_4_POHA_valintaperusteet Opiskelijavalinnat Valintayksikön ylitarkastaja Suunnittelija to_5_Rekrytointistrategia_2010_2014 Prosessikaavio Prosessikortti Pääprosessit ja Prosessin Prosessin Prosessin kuvaaminen osaprosessit omistaja vastuuhenkilö Koulutuspäällikkö Koulutussuunnittelija Prosessikaavio Poliisin perustutkinnon opetussuunnitelmaprosessi Prosessikortti Poliisipäällystön tutkinnon Koulutuspäällikkö Koulutussuunnittelija opetussuunnitelmaprosessi Perustutkinnon opintojen Koulutuspäällikkö Opinto-ohjaaja Prosessikaavio ohjaus Prosessikortti Poliisin päällystötutkinnon Koulutuspäällikkö Opintojakson opintojen ohjaus vastuuopettaja ja kurssinjohtaja Opiskelijan työssäoppiminen Koulutuspäälliköt Opintopalveluiden Prosessikaavio (vastuualueittain) ylikomisario Prosessikortti Perustutkinnon opinnäyteprosessi Koulutuspäällikkö Opettaja Päällystötutkinnon opinnäyteprosessi Koulutustilaisuuksien palveluprosessi Poliisihallinnon vuotuisen koulutuskalenterin valmisteluprosessi Koulutustapahtumien hallinta Poliisikoiraohjaajan koulutusprosessi Koulutuspäällikkö Yliopettaja Prosessikaavio Prosessikortti Koulutuspäällikkö Koulutussihteeri Tunnistettu Koulutusjohtaja Prosessikaavio Koulutuspäällikkö Koulutuspäällikkö Kurssinjohtaja Tunnistettu Koulutuspäällikkö Poliisikoiralaitoksen Prosessikaavio esimies Prosessikortti Opetuksen ja oppimisen tukipalvelut Koulutusvoimavarojen Opintopalveluiden Ylikonstaapeli ylitarkastaja Prosessikaavio 21 käyttösuunnittelu Prosessikortti Opintorekisterin ylläpito Koulutuksen palautejärjestelmä Opintotuki Opintopalveluiden Ylikonstaapeli Tunnistettu ylitarkastaja Opintopalveluiden Koulutussuunnittelija Prosessikaavio ylitarkastaja Prosessikortti Opintopalveluiden Koulutussihteeri Prosessikaavio ylitarkastaja Prosessikortti Liitteet Vuotuisen koulutuskalenterin päivitys 5.2 Tutkimus ja kehittäminen Tutkimus- ja kehittämistoiminta jäsentyy projekteina. Tunnistettujen ja kuvattujen prosessien tehtävänä on toimia projektien tukena. Kuvio 8. Tutkimuksen ja kehittämisen toimintakaavio Pääprosessit ja osaprosessit Prosessin omistaja Prosessin vastuuhenkilö Prosessin kuvaaminen Tutkimusjohtaja 22 Tutkimus- ja kehittämistoiminna n suunnittelu: - Tutkimus- ja Tutkimusjohtaja kehittämistoiminnan strateginen suunnittelu - Vuosittainen Tutkimusyksikön tutkimus- ja päällikkö kehittämistoiminnan ja talouden suunnittelu ja arviointi osana tulosohjausta Tutkimus- ja kehittämishankkee n toteuttaminen: Tutkimusjohtaja Tunnistettu Tutkimusstrategia Toimintaympäristökatsaus ja tutkimusohjelma Tutkimusyksikön Tunnistettu päällikkö - Tutkimus- ja Hankkeen Hankkeen kehittämishankkeen vastuullinen johtaja vastuullinen suunnittelu ja johtaja käynnistäminen Projektikäsikirja Prosessikaavio 1 Prosessikaavio 2 Prosessikortti Toimintaohjeet: Polamkin tutkimuslupalomakkeet: https://seitti.poliisi.fi/templates/Page.aspx?id=161 273 to_7_ohjeet_kustannuslaskurille to_8_kustannuslaskuri - Tutkimus- ja Hankkeen Hankkeen kehittämishankkeen vastuullinen johtaja vastuullinen ohjaus ja johtaja toteuttamisen seuranta - Tutkimus- ja Hankkeen Hankkeen kehittämishankkeen vastuullinen johtaja vastuullinen päättäminen ja johtaja päättyneen hankkeen arviointi - Julkaisujen laadunvarmistus to_9_tutkimussopimus Prosessikaavio 1 Prosessikaavio 2 Prosessikortti Prosessikaavio Prosessikortti Julkaisutoimikunna Julkaisutoimikunt Prosessikaavio 1 n pj. a Prosessikaavio 2 Prosessikaavio 3 Prosessikortti 23 - Julkaisutiedote Tutkimussihteeri Tutkimu ssihteeri Prosessikaavio Prosessikortti Tutkimusyksikön Tutkimus- ja kehittämistoiminna päällikkö n seuranta ja arviointi: - Tulosarviointi- ja Tutkimusyksikön raportointiprosessi päällikkö Tutkimusyksikön päällikkö Ohje julkaisutiedottamiseen Tutkimusyksikön Tunnistettu päällikkö Tutkimus- ja kehittämisosaston tuloskortti Tuloskortin tunnuslukujen kuvaukset Toimintaohjeet: to_10_tkhankkeidenpalautekysely - Itsearviointi (CAF), määräajoin - Tutkimus- ja kehittämistoiminnan ulkoinen arviointi, määräajoin Tutkimusyksikön päällikkö Tutkimusyksikön päällikkö to_11_toimintakertomuslomake Tutkimusyksikön Tunnistettu päällikkö Tutkimusyksikön Tunnistettu päällikkö 5.3 Johtaminen Kuvio 9: Johtamisen toimintakaavio 24 3llSURVHVVLWMD osaprosessit 3URVHVVLQ omistaja vastuuhenkLO| Rehtori Johtoryhmä Rehtori Johtoryhmä Strateginen suunnittelu, toteutus ja seuranta Rehtori Toiminta- ja taloussuunnittelu Psin kuvaaminen Tunnistettu Talouspäällikkö - Toiminta- ja Rehtori taloussuunnitelman laadinta Talouspäällikkö - Tulossopimuksen Rehtori laadinta Talouspäällikkö Prosessikortti Prosessikaavio Hallintojohtaja Prosessikortti Tunnistettu Toiminnan seuranta ja arviointi Rehtori Tuloskortti Rehtori Tilinpäätös ja tilinpäätösraportoi nti Toiminnan kehittäminen - Organisaation kehittäminen - Prosessien kehittäminen Johtamisen tukiprosessit Laadunvarmistus Riskienhallinta Prosessikaavio Talouspäällikkö Tuloksen ja toiminnan arvioinnissa käytettävät tunnusluvut Prosessikaavio Prosessikortti Rehtori Hallintojohtaja Tunnistettu Rehtori Prosessin omistaja Tunnistettu Rehtori Laatupäällikkö Rehtori Koulutusjohtaja Tunnistettu Tunnistettu Hallintojohtaja Toimintaohjeet: Tutkimusjohtaja to_15_jarjestyssaanto (på svenska) Prosessien omistajat to_16_maaraysharjoitusturvallisuudesta to_17_virkamiesten_varallaolo_2010 Turvallisuuspäällik kö to_18_polamk_valvomontoimintaohje Esimiehet to_19_polamk_henkilokunnanturvallisuuskoulutus to_20_polamk_pandemiavarautuminen to_21_pelastussuunnitelma 25 to_22_rajahdyssuojaasiakirja to_23_tyosuojeluntoimintaohjelma2010_2011jasuunnitelm a2010 Viestintä Rehtori Tiedottaja Tunnistettu Toimintaohjeet: - Poliisiammattikorkeakoulun viestintäsuunnitelma - Poliisin viestintästrategia - Poliisin sisäisen ja ulkoisen viestinnän käsikirja 5.4 Yhteiset palveluprosessit Kuvio 10. Tukiprosessien toimintakaavio Henkilöstöhallinto Taloushallinto Kirjasto ja tietopalvelu PolStat Poliisimuseon toiminta Resurssien hallinta 5.4.1 Henkilöstöhallinto Pääprosessit ja osaprosessit Prosessin omistaja Prosessin vastuuhenkilö Prosessin kuvaaminen 26 Henkilöstön rekrytointi Henkilöstöpäällikkö Hallintosihteeri Prosessikaavio Prosessikortti Palvelusuhteen hallinta: - Perehdyttäminen Henkilöstöpäällikkö Yksikön esimies Tunnistettu Toimintaohjeet: to_24_perehdyttamissuunnitelma to_25_uudentyontekijanopas Henkilöstöpäällikkö Henkilöstösuunnittelija Prosessikaavio Kehityskeskustelut /osaamisen Prosessikortti kehittäminen Toimintaohjeet: to_26_paatos_tulos_ja_kehityskeskustelujen_eriyttaminen to_27_kehityskeskusteluohje_2010 to_28_ryhmakeskustelu_muistio to_29_kehityskeskustelulomake_2010 Henkilöstöpäällikkö Henkilöstösihteeri Tuloskeskustelut/ palkan muodostuminen to_30_tiimikohtainen_kehittamissuunnitelma_2010 Prosessikaavio Prosessikortti - Työajankäytön Henkilöstöpäällikkö Henkilöstösuunnittelija Prosessikaavio kohdentaminen ja seuranta Prosessikortti Toimintaohjeet: to_31_tyoaikamaarays to_32_maarays_etatyon_periaatteet to_33_paatos_tyoajan_erittelysta to_34_esmikko_ohje - Työhyvinvointi Työsuojelutoimikunta Henkilöstöpäällikkö to_35_esmikko_uusi_ohje Tunnistettu Toimintaohjeet: 27 to_36_tyhy_suunnitelma to_37_tyosuojeluntoimintaohjelma to_38_tasa_arvosuunnitelma to_39_tyoterveyshuollon_toimintas to_40_liikunta_ja_tyokunnon_yllapito to_41_virkistystoiminta to_42_hierontapalvelut 5.4.2 Taloushallinto Pääprosessit ja osaprosessit Prosessin omistaja Prosessin vastuuhenkilö Taloussuunnittelu Talouspäällikkö Talouspäällikkö Talouspäällikkö Prosessin kuvaaminen Prosessikaavio Taloussuunnittelija Prosessikortti Käyttötaloussuunnitelma Toimintaohjeet: to_43_vahvistettukaytttaloussuunnitelma2011 Tilipuitteisto Talouspäällikkö Tunnistettu Toimintaohjeet: to_52_polamk_tilipuitteet_2011 Kirjanpito Talouspäällikkö Taloussuunnittelija Tunnistettu Toimintaohjeet: to_58_talousohje_polamk 2011 to_59_poha_palkeet_vastuunjakotaulukko to_62_poliisihallitus_ taloussaanto_2011 to_63_rondo_ohje Matkanhallinta Talouspäällikkö Taloussihteeri Tunnistettu 28 Toimintaohjeet: to_65_poha_m2ohje Laskutus to_68_m2_loppukayttajan_koulutusmateriaali Talouspäällikkö Taloussuunnittelija Tunnistettu Toimintaohjeet: to_71_menetelmakuvaus_tisma to_72_laskutusilmoitus_lomakelaskutuksenerittely Tunnistettu Kassatoiminnot Talouspäällikkö Taloussihteeri Raportointi Talouspäällikkö Taloussuunnittelija Tunnistettu Toimintaohjeet: Tuloksellisuuslaskenta to_76_esimerkkiwebaportista Talouspäällikkö Taloussuunnittelija Tunnistettu Tuloskortti Toimintaohjeet: to_74_polamkinhinnasto_1.7.2010_lukien to_75_poliisimuseon_hinnasto_1.7.2010_lukien to_77_valtionmaksuperusteasetus to_78_kokonaiskustannuslaskennan_mukaiset_kertoimet_2 to_79_ohje_maksullinen_toiminta_ja_hinnoittelu Materiaalihallinto Hankintatoimi Talouspäällikkö Materiaalitarkastaja Prosessikaavio Prosessikortti Toimintaohjeet: to_80_lakijulkisistahankinnoista Omaisuuden hallinta to_81_hankintaohje 2009 Talouspäällikkö Materiaalitarkastaja Tunnistettu 5.4.3 Kirjasto ja tietopalvelu Pääprosessit ja osaprosessit Prosessin omistaja Prosessin vastuuhenkilö Prosessin kuvaaminen 29 Kokoelma - Kirjakokoelma Tietopalvelupäällikkö Informaatikko Tietopalvelupäällikkö Informaatikko Tunnistettu Prosessikaavio Prosessikortti Kokoelmatyön toimintaohjeet - Sähköisten aineistojen kokoelma Tietopalvelupäällikkö Tietopalvelupäällikkö Prosessikaavio Prosessikortti - Lehtikokoelma Kokoelmatyön toimintaohjeet Tietopalvelupäällikkö Tietopalvelusihteeri Prosessikaavio Prosessikortti Tiedonhaun ohjausprosessi Kokoelmatyön toimintaohjeet Prosessikaavio Tietopalvelupäällikkö Informaatikko Prosessikortti 5.4.4 PolStat Pääprosessit ja osaprosessit Poliisin tulostietojärjestelmän järjestelmäkehitys ja ylläpito Prosessin omistaja Tiiminvetäjä (PolStat) Prosessin vastuuhenkilö Tiiminvetäjä (PolStat) Prosessin kuvaaminen Prosessikaavio Prosessikortti Prosessikaavio Tietovarasto Tiiminvetäjä (PolStat) Tiiminvetäjä (PolStat) Raportointiväline Tiiminvetäjä (PolStat) Tiiminvetäjä (PolStat) Prosessikaavio Käyttöliittymä Tiiminvetäjä (PolStat) Tiiminvetäjä (PolStat) Prosessikaavio 5.4.5 Poliisimuseon toiminta Pääprosessit ja osaprosessit Kokoelmien tallentaminen Prosessin omistaja Intendentti Prosessin vastuuhenkilö Tutkija Prosessin kuvaaminen - Kokoelmien luettelointi Intendentti Tutkija Prosessikortti Prosessikaavio - Poistot kokoelmista Intendentti Tutkija Prosessikortti Prosessikaavio Poliisimuseon näyttelytoiminta Intendentti Tutkija Prosessikortti Prosessikaavio Prosessikaavio Prosessikortti 30 Toimintaohjeet: to_94_poliisimuseonkokoelmaohjelma to_95_poliismuseon_erikoisnayttelyt 5.4.6 Resurssien hallinta Pääprosessit ja osaprosessit AJONEUVOT Ajoneuvohallinta Huolto- ja korjaus Prosessin omistaja Prosessin vastuuhenkilö Prosessin kuvaaminen Ajoneuvotiimin tiiminvetäjä Ajoneuvotiimin tiiminvetäjä Prosessikaavio Ajoneuvotiimin tiiminvetäjä Ajoneuvotiimin tiiminvetäjä Ajoneuvovaraus Ajoneuvotiimin tiiminvetäjä Ajoneuvotiimin tiiminvetäjä Reserviautojärjestelmä Ajoneuvotiimin tiiminvetäjä Ajoneuvotiimin tiiminvetäjä Prosessikortti Prosessikaavio Prosessikortti Prosessikaavio Prosessikortti Prosessikaavio Prosessikortti KOIRAT Koiran hankintaprosessi Koiran hallintaprosessi TILAHALLINNOINTI Majoitus Poliisikoiralaitoksen Poliisikoiralaitoksen Prosessikaavio esimies esimies Prosessikortti Poliisikoiralaitoksen Poliisikoiralaitoksen Prosessikaavio esimies esimies Prosessikortti Opintopalveluiden Virastopalvelujen ylitarkastaja esimies Prosessikaavio Prosessikortti 31 6. Mittaus, analysointi, jatkuva parantaminen 6.1 Seuranta ja mittaus Prosessien suorituskykyä arvioidaan pääsääntöisesti osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä. Prosesseilla, joilla ei ole tulosmittareita, on palautejärjestelmä, jonka perusteella niiden suorituskykyä arvioidaan ja niitä kehitetään. Opetuksen ja oppimisen prosessin laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi kerätään säännöllisesti tietoa sähköisen palautejärjestelmän kautta. Jokainen tutkinto-opiskelija antaa palautteen jokaisesta opintojaksosta. Palautteen antaminen on osa opintosuoritusta. Opintojakson opettaja käsittelee palautteen ja antaa siitä vastapalautteen opiskelijoille. Opetussuunnitelmatyöryhmät seuraavat säännöllisesti palautetta, ja koulutuksen johtoryhmä käsittelee saadun palautteen vuosittain ja linjaa saatuun palautteeseen perustuvat kehittämistoimenpiteet. Tutkimuksen ja kehittämisen prosessien laadun seuraamisessa tarvittavaa tietoa kerätään säännöllisesti. Tutkimus- ja kehittämishankkeista ja julkaisutoiminnasta kerätään keskeiset tunnusluvut kolme kertaa vuodessa. Tutkimusjohtaja raportoi tunnusluvut johtoryhmälle. Vuosittaisen tavoitteen mukaan noin kolmasosassa julkaisuista käytetään laaduntarkkailussa vertaisarviointia. Poliisiammattikorkeakoulun julkaisusarjojen laatua valvoo julkaisutoimikunta. Tutkimuksen ulkoinen arviointi toteutetaan osana sisäasiainministeriön hallinnon alan tutkimuksen arviointia. Poliisihallinnossa toteutetaan kaikkia poliisiyksiköitä koskevia useita arviointimenettelyitä. Henkilöstöbarometri on yksi keskeisimmistä tietolähteistä määriteltäessä henkilöstön työhyvinvoinnin ja työyhteisön kehittämisen painopisteitä. Esimiestyön kehittämisen ja arvioinnin välineenä käytetään 360-arviointia. Riskienarviointimalli yhtenäistettiin keväällä 2011. CAFitsearviointi on kattaa kaikki keskeiset toiminnot ja tulokset. CAF-itsearvioinnissa hyödynnetään muiden arviointien tuloksia. Arviointimenettelyiden aikautulu on alla olevassa taulukossa. Arviointien perusteella tehdään kehittämissuunitelmat, jotka kyteketään tulossuunnitteluun ja johtamiseen. 2008 1 2 CAF HB Sipa Viitta 360 Riski KKA TTS TK TA 3 4 x 2009 1 2 x 3 4 x 2010 1 2 3 4 x 2011 1 2 x 3 4 x 2012 1 2 3 4 x 2013 1 2 x 3 4 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Lyhenteiden selitykset: CAF HB Sipa Viitta 360 Riski KKA TTS TK TA Common Assessment Framework henkilöstöbarometri sisäisen palvelun kysely talous- ja henkilöstöhallinnon tilan itsearviointi poliisin johtamisen 360°-palaute- ja arviointijärjestelmä riskienarviointi Korkeakoulujen arviointineuvosto, laadunvarmistusjärjestelmän auditointi toiminta- ja taloussuunnitelma toimintakertomus tulosarvio 32 Ulkoisesta viestinnästä kerätään palautetta mediabarometrin ja mediaseurannan avulla. Kansalaisilla on mahdollisuus antaa palautetta www-sivujen kautta. Kansalaispalautteen käsittelystä ja palautteisiin vastaamisesta vastaa viestintätiimi. Sisäisen viestinnän toimivuutta arvioidaan osana sisäisten palvelujen kyselyä. Intranetia kehitetään käyttäjäkyselyistä saatavan palautteen avulla. Kuvio 9. Yhteys CAF-itsearviointimallin ja toimintakäsikirjan välillä Poliisiammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän mukaisesti tuotetaan laadun varmistamiseksi ja toiminnan tulosten seurantaa ja kehittämistä varten toiminnan tunnuslukuja. Tunnuslukujen kokonaisuus on koottu tuloskortille ja se muodostuu seuraavista toimintakokonaisuuksista: - valtion talousarvion mittaritiedot tulossopimuksen tunnusluvut toiminta- ja taloussuunnitelman tunnusluvut strategian mittarit toimintakertomuksen tunnusluvut Tuloskortti on sovittujen mittareiden seuranta- ja arviointiväline, johon sisältyy tietoa toiminnan vaikuttavuudesta, toiminnallisesta tehokkuudesta ja suoritteiden määristä laadunhallinnasta sekä henkisistä voimavaroista. Tuloksen ja seurannan mittaritietoa kerätään osavuosikatsastusten (30.4. ja 31.8.) ja tilinpäätöksen (31.12.) yhteydessä tuloskortille, jolle muodostuu mittareiden aikasarjat. Tuloskortin tietojen keräämisestä vastaavat tuloskortin tekstiosassa nimetyt vastuuhenkilöt. Poliisiammattikorkeakoulun tuloskortin lisäksi tutkimusosasto tuottaa tutkijakohtaiset tuloskortit. Liitteet: Tuloskortti ja 5-vuotistuloskortti Tuloksen ja toiminnan arvioinnissa käytettävä tunnusluvut 33 Poliisiammattikorkeakoulun ostopalveluiden laadun seuranta on kuvattu ostopalveluiden laatumatriisissa: Laadunvarmistuksen menettelyt ja kilpailuttamissuunnitelma ostopalveluissa 6.2 Tiedon analysointi Prosessien omistajat ja esimiehet analysoivat laadunvarmistusjärjestelmän ja muiden tietolähteiden tuottamaa tietoa. Palautetietoa käsitellään ja dokumentoidaan yksiköiden ja tiimien henkilöstöpalavereissa. Analysoinnin tulokset johtavat toiminnan kehittämiseen organisaation eri tasoilla. Tiedon analysoinnista raportoidaan tarvittaessa johtoryhmälle. Henkilöstöbarometri käsitellään yksikkö/tiimitasolla. Tulosten analysoinnin jälkeen valitaan kehittämiskohteita, joista osa on koko Poliisiammattikorkeakoulun koskevia ja osa tiimi/yksikkökohtaisia. Esimiesten 360-arvioinnin tulokset kytketään osaksi kehityskeskusteluita. Sisäisen palvelun kyselyn ja CAF-itsearvioinnin tulosten pohjalta laaditaan kehittämissuunnitelma, jonka johto vahvistaa. Myös riskienkartoituksen ja -arvioinnin johdosta tehtävistä toimenpiteistä päättää johto. Kulllekin arviointimenettelylle on nimetty vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on tulosten analysointi ja esittely johdolle. Toimintaa arvioidaan lisäksi osavuosiarviossa. Taloudellisen suorituskyvyn arviointi toteutuu tilinpäätöksen yhteydessä. 6.3 Poikkeamat ja kehittämiskohteet Kehittämisehdotukset ja reklamaatiot käsitellään viipymättä, ja korjaavat toimenpiteet tehdään mahdollisimman nopeasti. Jokaisen on raportoitava viivytyksettä akuuteista ja vakavista ja laajoista turvallisuuteen vaikuttavista muutoksista, poikkeamista, läheltäpiti tilanteista tai niiden epäilyistä viivytyksettä yksikön johdolle ja turvallisuuspäällikölle. Raportointi tehdään sähköisillä raportointipohjilla ”poikkeamailmoitukset”-työtilassa. https://neukkari.intermin.fi/poliisi/sivustohakemisto/poikkeamailmoitukset/default.aspx Ehkäisevät toimenpiteet ovat osa jokapäiväistä toimintaa. Esimiespäivien, henkilöstöpalavereiden ja tiimipalavereiden yhteydessä käsitellään esiin nousevia ehkäiseviä toimenpiteitä ja päätetään niiden käynnistämisestä eri tiimeissä tai koko organisaation tasolla. Jatkuvan oppimisen avulla siirretään tietoa organisaation sisällä ja edistetään ehkäisevien toimenpiteiden käynnistämistä. Organisaation kehittäminen on systemaattista, ja se perustuu saatuun palautteeseen, prosessimittareiden tuottamaan tietoon tai muilla tavoin havaittuihin kehittämistarpeisiin. Aloitteita organisaation kehittämiseen voivat tehdä myös yksittäiset viranhaltijat tai työntekijät. Toiminnan kehittämisen tavoitteet Poliisiammattikorkeakoulu liittää TTS:aan ja tulossopimukseen. Yksittäiset kehittämissuunnitelmat sisältävät kehittämiskohteiden lisäksi aikataulun ja vastuuhenkilön. Kehittämissuunnitelmien toteutumista seurataan johdon katselmuksissa. 6.4 Jatkuva parantaminen Jatkuva parantaminen on osa Poliisiammattikorkeakoulun normaalia toimintaa. Parantamisen kohteet voivat koskea joko tiimi- tai yksikkötasoa tai koko organisaatiota. 34 Toiminnan kehittämiseksi voidaan nimetä työryhmiä tai sisäisiä selvitysmiehiä. Työryhmät voivat olla joko määräaikaisia tai pysyviä. Eri arviointimenettelyihin osallistetaan henkilöstöä arvioitsijoina ja haastateltavina. Arviointien tuloksia käsitellään yksikkö- ja tiimitasolla. Henkilöstöbarometrin kehittöämissuunnitelman laatimiseen voi osallistua koko henkilöstö. Prosessien suorituskykyä parannetaan palautejärjestelmän ja tunnuslukujen tuottaman palautetiedon perusteella. Toiminnan ja laadun jatkuva parantaminen on jokaisen Poliisiammattikorkeakoulussa työskentelevän oikeus ja velvollisuus. Opiskelijoiden keskeisin vaikuttamiskanava on palautejärjestelmä. Henkilöstön hyvinvoinnin jatkuvaa parantamista tehdään työsuojelun toimintaohjelman, työhyvinvointisuunnitelman ja päihdesuunnitelman mukaisesti. 35
© Copyright 2024