1. No category

Tehtäväpohjaisuus ei
olekaan täydellistä
sivut 30-31
2/2011
Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti
Asianhallinnan hyötyä
voidaankin mitata
sivut 32-33
TEEMA: ARKISTOT
Esittelyssä
Yritysten
Urho Kekkosen arkiston pitkä
Arkisto
tie Elkaksi
sivut 4-8
sivut 9-13
Saamelaisille
oma arkisto
Inariin
sivut 14-19
FAILI 2/2011
Toimitus
Päätoimittaja: Osmo Palonen,
Mikkelin Ammattikorkeakoulu
[email protected]
Julkaisutyöryhmä
Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto,
Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto,
Rauni Bildjushkin, Espoon kaupunki,
Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto,
Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto,
Juho Rännäli, Tulli
Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida
julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset
pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txtmuodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat
JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran
resoluutiolla
Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.
Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa.
ISSN 1237-2196
Painosmäärä 550 kpl
Julkaisija
Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI
www.liikearkistoyhdistys.fi
Puh. 050 550 6093, Faksi (09) 325 6093
Tilaukset
[email protected]
Ilmoitukset
Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999
Ilmoitushinnat
1/1 sivu takakansi 4-väri 1200
1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1000
1/1 muut sivut 4-väri 800
½ muut sivut 4-väri 500
Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa
20%,
2 ilmoituskertaa 10%.
Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu.
Oman mainosmateriaalin postitus lehden
mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi
sisäänpisto- ja postituskulut.
Hintoihin lisätään arvonlisävero.
Hinnat sitoutumuksetta.
Ilmoitusaineiston tekniset tiedot
Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm).
Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi,
tiedostomuodot valmiit aineistot painettava
pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows.
Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK.
Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä
Aineiston toimitusosoite:
osmo.palonen@liikearkistoyhdistys tai
Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, 50120 Mikkeli
SISÄLTÖ
PÄÄKIRJOITUS
3
4
9
14
20
21
22
23
28
29
30
32
34
36
38
Amerikassa
Osmo Palonen
ARKISTOT
Salaisuuksien talosta valtionapuarkistoksi
Pekka Lähteenkorva
Elkan synnyttäminen kesti vuosikymmeniä
Jarmo Luoma-aho
Saamelaisarkisto syntyy Sajokseen
Vuokko Joki
WSOY:n arkisto järjestetty – omistus vielä avoinna
Juha Laatunen
TAPAHTUMAT
LAY WSOY:llä
Pekka Anttonen
Sarkk-palvelua luvassa 2012
Katariina Ryhänen
TAPAHTUMAT
Archiving 2011 tarjosi laajan tietovalikoiman
Osmo Palonen
Britit valmistautuvat Moreq2010:n tulemiseen
Juho Rännäli
Moreq 2010 ydin julkaistu
Osmo Palonen
TUTKIMUS
Tehtäväpohjaisuus ei ole täydellinen ratkaisu
Pekka Henttonen
Miten mitata todellisia hyötyjä ja tuottavuutta?
Marjo Rita Valtonen
Kymmenen asiaa, jotka humanistitutkija haluaa
Pekka Henttonen
INSIDER
MAPILLA PÄÄHÄN: Ei ketään!
Insider
ABSTRACTS
Faili 2/2011
Osmo Palonen
Kansi: Urho Kekkosen Arkisto Orimattilassa on talonpoikaispuolueesta lähteneelle
presidentille sopivasti entinen maatilan päärakennus, joka nyt tunnetaan nimellä Hovila. Kuva: Pekka Lähteenkorva. Kuvat artikkaleissa kirjoittajien ellei muuta
mainita.
Paino:
Laine Direct Oy, Järvenpää 2011
2
FAILI nro 2/ 2011
PÄÄKIRJOITUS
Amerikassa
U
SA on toisenlainen kuin
me yleensä ymmärrämme. Se koostuu kovin
erilaisista osista ja kaikilla niiillä on omat,
erilaiset taustansa. Television vahvistamat stereotyyppeihin perustuvat näkemykset eivät siellä päde,
mutta sen havaitsemiseen tarvitaan
muutakin kuin viikon matka johonkin suurkaupunkiin.
Minulla oli tänä keväänä mahdollisuus tarkastella maisemaa Chicagosta länteen taas kerran, mutta
nyt lähempää kuin olen sitä aikaisemmin tehnyt. Kimmokkeena tässä oli kaksi asiaa. Ensimmäinen
syntyi, kun vuosisadan vaihteen
tienoilla lensin usein keskilännestä
Las Vegasiin yli suurten tasankojen
näkemättä oikeasti mitään muuta
kuin pyöreitä kastelualueita, mutta
ymmärtämättä miten siellä alhaalla
elettiin. Toinen oli amerikkalaisuuden ehkä loistavimman kuvaajan
John Steinbeckin kertomus omasta
yrityksestään ymmärtää maataan
matkalla koiransa Charlien kanssa, jonka luin vasta tämän oman
Amerikkka-vaiheeni jälkeen. Vaikka
minulla ei ollut asuntoautoa eikä aikaa pysähdellä ihan missä milloinkin halusin, yritin täydentää omaa
kuvaani maailman mahtavimmaksi
väitetyn valtion arkipäivästä.
Matka läpi suurten tasankojen oli
siihen käytetyn ajan veroinen. Pelkästään se, että voi nähdä maata
tai karjaa viljelevien ihmisten elinehtojen muutoksen maan viljavuuden muuttuessa Illinoisista Wyomingiin ja yli Kalliovuorten edelleen
Nevadaan, on paljon ymmärrettävämpää, kun sen näkee omin simin
FAILI nro 2/ 2011
kuin että sen lukisi jostakin historiakirjasta tai taloudellisesta raportista.
Matkan aikana murtui myös amerikkalaisten lyhyen historian myytti
Kansasissa. Liittovaltion museossa
ei suinkaan aloitettu ensimmäisistä uudisraivaajista, vaan ensimmäisistä kansoista alueella ja aikajana
ulottui tuhansien vuosien taakse.
Tänä keväänä minulla oli myös toinen näkökulma Amerikkaan. Tyhmyyksissäni valitsin yliopiston historian klassikko -esseen aiheeksi
Alexis de Tocquevillen Democracy in America -kirjan. Tyhmyys on
siinä että tämä matkakertomus on
aika tavalla pidempi kuin omani
edellä. 900 sivun lukeminen kahta
opintopistettä varten ei ole järkevää, kun esseen aiheeksi olisi voinut valita vaikka 90 pikkuruista
sivua isolla präntillä suomeksi painetun Lukianoksen Miten historiaa on kirjoitettava. Mutta jos 5000
mailia autolla oli vaivan väärti, oli
Tocquevillen 1830-luvun matkaraportin lukemisellakin puolensa.
Esseessäni tarkastelin Yhdysvaltojen paikallishallintoa Tocquevillen
silmin ja näin tekstin kovin ajankohtaiseksi Suomessa. Toqueville
näet ihaili suoraan osallistumiseen
ja yhteiseen vastuuseen perustunutta itsenäistä paikallishallintoa,
johon osallistumalla kaikille muodostui käsitys siitä, miten demokratia toimii ja miten siinä voidaan
vaikuttaa. Hän vertasi mallia Ranskan suuren vallankumouksen tuottamaan ylhäältä johdettuun hierarseen hallintoon. Se jätti kansalaiset
ilman oikeutta päättää omista asioistaan ja keskitti vallan ylimmällä
tasolla Pariisiin ja alimmalla tasolla
ylempien hallintoherrojen asettamalle kaupunginjohtajalle, joka oli
kaiken vallan napa. Amerikkalaiset
taas jakoivat vallan omasta joukos-
taan valituille selectmaneille, jotka
kukin hoitivat vain omaa tonttiaan.
Ylin valta jäi kansalaisille, jotka
vuosittain valitsivat veronkerääjänsä, koulujen valvojansa ja tusinan
verran muuta vastuullista tehtäviin,
josta ei voinut kieltäytyä.
Matkan aikaan Tocqueville oli
25-vuotias juristi, joka oli ehtinyt jo
hoitaa työtään useita vuosia. Niinpä
ihailusta huolimatta hän suorastaan tuskastui siitä, ettei amerikkalaisella paikallishallinnolla ollut
ylempiä tahoja valvomassa ja huolehtimassa, että kaikki tehdään
”oikein”. Tämä huoli ulottui myös
asiakirjahallintoon: vaihtuvuus aiheutti Tocquevillen mielstä sen, että
hallinnosta jäi jälkeen vähemmän
asiakirjoja kuin yhdeltä perheeltä. ”Hallinto luovuttaa asiakirjansa suulliseen traditioon perustuen.
Mitään ei kirjoiteta tai jos kirjoitetaan ne häviävät ensimmäisen tuulenpuuskan mukana.” Tocqueville
arvioi, että historia kirjoitetaankin
vain sanomalehtiin ja että viidenkymmenen seuraavan vuoden aikana amerikkalaisesta yhteiskunnasta
jää vähemmän asiakirjoja kuin oli
jäljellä keskiaikaisesta hallinnosta
Ranskassa.
Voin, mm. kuultuani liittovaltion arkistonhoitajaa, vakuuttaa että näin
huonosti eivät asiat ainakaan enää
ole. Jopa sähköiset jäjet jäävät nyt
talteen. Sen sijaan tuo paikallishallinto näyttää verkkosivujen perusteella olevan perustaltaan samanlainen. Mutta mistä saataisiin
Suomeen ymmärrys kansalaisten
välittömän osallistumisen merkityksestä.
Osmo
Palonen
3
SUOMEN XIII LIIKEARKISTOPÄIVÄT
Sibeliustalo, kongressi- ja konserttikeskus, Lahti 4.-6.10.2011
OHJELMA
Tiistai 4.10.2011
16.30 – 18.00
Torstai 6.10.2011
Vierailu Oy Hartwall Ab. Kasaajankatu 13, 15520 Lahti
Vierailuun sisältyy yritysesittely, tehdaskierros ja maistiaiset
09.30 – 10.00
Aihe: Sähköinen, päivän vetäjä Osmo Palonen
Johdanto sähköiseen arkistointiin – Suunnittelupäällikkö Ritva Toivonen, Affecto Finland Oy
10.00 – 10.45
Keskiviikko 5.10.2011
Aihe: Perinteinen, päivän vetäjä
Johtaja Pekka Anttonen, Päivälehden Arkisto
09.00 – 09.30
Moreq2010 – Tulliylitarkastaja Juho Rännäli, Tullihallitus
10.45 – 11.30
09.30 – 09.40
Sharepointille toteutettu KEVAn intranetratkaisu
ja tulevaisuuden näkymät – Asiakirjahallintopäällikkö Jukka Helle, Kuntien Eläkevakuutus
Tervetulosanat – Liikearkistoyhdistyksen puheenjohtaja Matti Happonen
11.30 – 12.30 LOUNAS
12.30 – 13.15
09.40 – 10.00
Päivien avaus
Sähköpostien säilyttäminen – Toimitusjohtaja Juha
Anttila, Industrial ITC Oy
10.00 – 10.45
13.15 – 14.00
Asiakirjahallinnan tilanne ja tulevaisuudennäkymät – Toimitusjohtaja Kimmo Kaario, Relator Oy
Capture-hanke – Projektipäällikkö Olli Alm, Suomen
Elinkeinoelämän Keskusarkisto
10.45 – 11.30
14.00 – 14.30 KAHVI
14.30 – 16.00
Ilmoittautuminen, aamukahvi
Yrityshistorian tutkijan näkökulma yritysten arkistoista ja tutkimuksen muutoksesta, case Kone –
Johtaja, professori Karl-Erik Michelsen, Etelä-Karjala instituutti
Muistitietoa – Toimittaja Arto Astikainen, Päivälehden Arkisto
Digitointi paneelikeskustelu, puheenvuorot:
Eläketurvakeskus ja digitointi – Järjestelmpällikkö
Pentti Latva-Koivisto, Eläketurvakeskus
Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot – Projektinvetäjä Outi Hupaniittu, Svenska Litteratursällskapet
Kokemuksia Pikadigi-projektista – Tutkija Riku
Keski-Rauska, Porvarillisen Työn arkisto
13.15 – 14.00
16.00 – 16.10
Tutkijat ja hakemistotietojen visualisointi – Yliassistentti Pekka Henttonen, Tampereen yliopisto, Informaatiotutkimus ja interaktiivinen media
Liikearkistopäivien päätös – Liikearkistoyhdistyksen
puheenjohtaja Matti Happonen
11.30 – 12.30 LOUNAS
12.30 – 13.15
14.00 – 14.30 KAHVI
14.30 – 15.30
Arkiston käytöstä ja hyödyntämisestä – Vastaava
tuottaja Michael Franck, Franck Media Oy
17.00 – 18.30 VASTAANOTTO
19.00 - ILLALLINEN
Päivien osallistumismaksu 700 € jäsenet 800 € muut koko päivien osalta ja 400/450 euroa yhdeltä päivältä. Ilmoittautumiset lomakkeella http://www.liikearkistoyhdistys.fi/lomake/ tai yhdistyksen sihteerille.
FAILI nro 2/ 2011
27
ABSTRACTS FAILI 2/2011
The Editor has been travelling in
the United States and reading Alexis de Tocqueville’s report about his
trip to US in 1931. Osmo Palonen
found out again the differences between the regions and people living
there. Palonen tries to provide the
readers the analogy between 1830’s
and 2010’s. Tocqueville was worried about status of the records – if
those were written at all – and the
practice to use oral communication
in the society. At the end of his leader, Palonen confirms that based on
the federal archivist, things are better now at least at the federal level.
The archive of the former president of the republic Urho Kekkonen is now presented in the article
written by MA Pekka Lähteenkorva, the director of the archives since 1995. Lähteenkorva writes that
the records in the archives are now
open for the research. The archive is located in Orimattila less than
100 km from Helsinki. The building is the former main house of
a farm and it was rebuild as the
archive in 1971. The original aim
was that Kekkonen will write his
memoirs in the study build in the
archive and rooms for researchers
to overnight were build. Kekkonen
had planned to retire from his job
in the mid-1970’s but that was not
the case before 1982. On that time,
he was sick and couldn’t write his
memoirs. The archive was reserved for the biography work of Dr.
Juhani Suomi that is published in
eight bindings. The late president
had wished that the archive will
be open for the research, and that
happened in 1995. Since 1999, the
Urho Kekkonen’s archive has been
one of the government-funded private archives. Beside material from
Urho Kekkonen, the archive has
38
some other private collections of
former politicians.
In this issue, several other archives
are presented. In his article Jarmo
Luoma-aho, the director of national
business archive Elka, has written
the history to establish the national business archive. The road to
Kalevankangas in Mikkeli, where
Elka is located, was long and windy. The idea came up in 1930’s and
committee of Ekonomiska Samfund
could not get the job done before
war. After the WWII the planning
continued in the Chamber of Commerse organisation and second
committee was in 1947 set up. The
work was completed in 1953 and a
proposal for establish a society to
found an archive for the business
records was published. However,
the money needed by the enterprises could not be found. One result
of the activities was the establishment of Association of Business
Archives LAY in 1960, but still it
took another 20 years before Elka
started to take in archive material
in Mikkeli. The law of the government funding for the private archives was accepted in 1974 gave
the economic bases for the planning of a new archive, but there
was additional funding needed by
the municipality. This competition
was won by Mikkeli. The first director of Elka, Matti Lakio was one
of the specialists in the committee
planning the archive in the city of
Mikkeli. Other key players in the activities in Mikkeli were director of
provincial archives in Mikkeli Raimo Wiikki and executive director of
Southern Savo Regional Union Olli
Kervinen. In 1979, the city of Mikkeli made a proposal to State Archives and LAY including a plan to
refurbish a former military building
to an archive. LAY made an enquiry
to key organisations in the Finnish
business and industry sector. After
getting green light, the foundation
for Elka was established in 12. December 1979.
Vuokko Joki, the director of Oulu
provincial archives is the writer for
the next archive presentation. In
her article the newest part of the
National archive service Sami national archive is under construction. The inauguration of the archive is planned to be in February
2012. The archive will be part of
the Sajos, the center of Sami culture
and was planned based on the Norwegian model. The planning for the
Sami national archive is and will be
done in the Oulu provincial archive, where the new archive in NAS
organisation is connected. Based
on the principle of provenance the
archives including records concerning Sami people will not be broken. Instead the digitization of the
material will be widely used. Vuokko Joki explains that the key is the
private collections; those will be the
other key element of a new archive beside the digitized government
material.
This issue includes also conference reports from Juho Rännäli and
Osmo Palonen, Rännäli has been in
the Information and Records Management Society’s conference in
Brighton in April. Palonen reports
of Archiving 2011 held in Salt Lake
City in May. There are also evaluations and comments about Northumbrian Impact Calculator (IC) by
Marjo Rita Valtonen and the Fiorella Foscarini’s doctoral thesis (2009)
Function-based records classification systems by Pekka Henttonen.
FAILI nro 2/ 2011
FAILI nro 2/ 2011
39
Asiakirjakeskeinen asianhallinta

EMC Documentum xCP on sisällöt ja liiketoimintaprosessit yhdistävä
työkalu, jolla kehitetään asianhallintapohjaisia ratkaisuja.
Mitä xCP tekee?








Säilyttää dokumentit ja muut sisällöt turvallisesti
Täyttää asiakirjahallinnon tiukimmatkin vaatimukset ja standardit
Keskitetty säilytyspaikka kaikelle sisällölle
Ohjaa prosesseja ja seuraa toimintoja automaattisesti
Prosessien mallinnus + toimintojen hallinta ja monitorointi
Integrointi muihin järjestelmiin perustuu vakiomuotoisiin rajapintoihin
Tarjoaa tilanne- ja käyttötapauskohtaisen käyttöliittymän
Roolipohjainen näkymä:

Käsittelyn status, työnkulun vaihe, elinkaaren vaihe, toiminnot ja
omat tehtävät
EMC Computer-Systems Oy | [email protected] | +358 (0) 201 202 200 | www.emc.com/xcp