3/2012 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti TAPAHTUI: ICA ja Ritva Australiassa s.9-14 ISKO ja Pekka Intiassa s. 4-5 DLM ja Markku Tanskassa... s. 6-8 kuten Osmo ja Archiving 2012 s. 15-17 UPM:n arkisto uusiin tiloihin sivu 20-21 FAILI 3/2012 Toimitus Päätoimittaja: Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu [email protected] Julkaisutoimikunta Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txtmuodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran resoluutiolla Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 54,50, opiskelijat 10,90 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 9 %. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093, Faksi (09) 325 6093 Tilaukset [email protected] Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 2012 1/1 sivu takakansi 4-väri 1250 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1050 1/1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä. Aineiston toimitusosoite: [email protected] tai Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, 50120 Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2012 2 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS 3 4 6 9 15 18 20 22 24 26 30 33 34 36 37 38 Toistenkin virheistä kannattaa oppia Osmo Palonen TAPAHTUMAT Tiedon organisoinnissa tarvitaan uusia ratkaisuja Pekka Henttonen DLM Forum panostaa tietoon Markku Nenonen Muutoksen ilmapiiri Brisbanen ICA:ssa Ritva Toivonen Archiving 2012:n anti monipuolinen Osmo Palonen IHMISET Paluu yliopistoon Sari Järn ARKISTOT UPM:lle uusi keskusarkisto Osmo Palonen JÄRJESTÖT LAY etsi suuntaa Savonlinnassa Juha Anttila DIGITOINTI Käyttö määrittää digitoinnin arvon Marjo Rita Valtonen TUTKIMUS Täysin sähköinen hybridiä tehokkaampi Johanna Dahl ARKISTOKOKEMUKSIA Pelkoa ja inhoa arkistoissa Timo J. Tuikka TYÖKALUT DIRKS:Olemassa olevien järjestelmien arviointi Pekka Henttonen KOLUMN Molnet – vår vän och fiende Jessica Parland-von Essen KIRJAT Kehu pitää paikkansa Pekka Henttonen INSIDER Mapilla päähän: Kesäloman väliin jättäneille Insider INDEX & SUMMARY Faili3/2012 Osmo Palonen Kansi: Ritva Toivonen sai hollantilaisen metadatapelin lahjaksi tekijältä Brisbanessa Australiassa ICA:n neljän vuoden välein järjestettävässä konferenssissa. Kuva: Maija Pylkkänen. Artikkeleiden kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainita. FAILI nro 3/ 2012 PÄÄKIRJOITUS Virheistä pitää oppia! S yksyn ja loppukesän aikana on puhuttu paljon tietotekniikan kustannuksista, eturivissä terveydenhuollon hankkeet. On sentään hyvä että keskustelua käydään kerrankin etukäteen. Siinä tuskin päästään sen pidemmälle, ellei muuteta muutamaa keskeistä tekijää järjestelmien hankinnassa. Näiden hankkeiden keskeinen ongelma on pelkuruus. Se on kirjattu tarjouspyyntöihin siten, että tarjoajalla on oltava referenssejä vastaavista asennuksista ja ne pisteytetään hienossa kilpailutusmenettelyssä korkealle. Miten sitten voi tehdä uutta ja innovatiivista tietojärjestelmää, kun sitä ei pääse edes tarjoamaan. Sama tauti eiintyy myös siinä, keitä toteuttajaksi valitaan. Olen kuullut useammastakin tapauksesta, jossa on valittu tuttu toimittaja, vaikka on tiedetty, etteivät sen tuotteet ole erityisen hyviä. Kaikkein kummallisinta on, että päädytään ihan hyvään järjestelmätuotteeseen, mutta ei uskalleta ostaa sitä varsinaiselta toimittajalta. Mukaan otetaan turvallinen mutta täysin tarpeeton väljvouhka, joka paitsi nostaa erittäin merkittävästi kustannuksia, myös ns. järjestelmäintegraatoria leikkiessään sotkee tietämättömyydessään asioita. Siksi kannatta kuunnella kuunnella mitä USA:n kansallisarkisto oppi omasta sähköisen arkiston hankkeesta ERA, joka niitti tuhlarin mainetta melkein kuin kuin Sitran huuhailut potilastietojärjestelmien parissa. FAILI nro 3/ 2012 Pääsin kuulemaan Archiving 2012 -konferenssissa mitkä olivat opittavat asiat eli lessons learned ERAn rakentamisesta. Toivoisin, että kaikki julkisen vallan IT-hankkeista päättävät ottaisivat kokemukset vastaan. Megan Phillipsin keskeisin sanoma oli, että arkiston, olipa se sitten vaikka Nara, on otettava itse vastuu järjestelmien kehittämisestä: lopputulos ei voi olla hyvä, jos uskotaan että kokenut, suuri ja mahtava järjestelmäintegraattori osaa ja tietää miten järjestelmä on rakennettava. Jos näin olisi, järjestelmäintegraattorit hoitaisivat myös sen arkiston. Ilman substanssin ymmärrystä nämä eivät kuitenkaan pysty hallitsemaan kokonaisuutta. Meganin mielestä olisikin parempi tilata asiaa syvästi ymmärtäviltä pienemmiltä toimijoilta rajattuja tehtäviä ja hallita itse kokonaisuutta. Siis syödä norsu pala kerrallaan. qqq Mikkelin ammattikorkeakoulun tutkijayliopettaja Markku Nenonen raportoi tässä lehdessä DLM Forumin jäsenkokuksesta. Raportti muistuttaa päätoimittajaa yhden tehtävänsä laiminlyönnistä. Sen sijaan, että veneilin kesän pitkin Saimaata, minun olisi pitänyt huolehtia Moreq 2010 käännöksestä. Lupaan että kun tämä lehti on tehty, asia etenee ja järjestämme Moreq 2010 seminaariin syksyn aikana. Markun raportissa oli yksi asia, josta olen varoittanut ennenkin. Älkää uskoko Moreq 2010:n kirjoittajaa Jon Gardea kun kyseessä on arkistointi. Hän nyt vain ei yksinkertaisesti ymmärrä, että arkisto on lukuisien arkistoitavaa tietoa sisältävien järjestelmien yhteinen resurssi. Jos aineistot eivät niistä vielä ole siirtyneet sähköisiin arkistojärjestelmiin, on huolehdittava, että niin tapahtuu. Nämä säilyttävät arkistot eivät sitten olekaan mitään internet-resursseja. Jos yhteen kuuluvia aineistoja siirretään eri aktiivijärjestelmästä toiseen viiden vuoden kilpailutusvälillä, on varmaa, että katkoja siirrossa tulee. Eikä Jon ole niistä teidän puolestanne vastaamassa. qqq Katselin minne sijoittaisin jutun Liikearkistoyhdistyksen kesäkuussa järjestämästä koulutusiltapäivästä, enkä löytänyt sille enää tilaa lehden sivuilta. Sähköinen arkisto – nytkö totta -teema keräsi Kansallisarkiston alakerran salin täyteen asiasta kiinnostuneita. Kun keskiviikkona 6. kesäkuuta pidetty tapahtuma on hyvä edes jotenkin dokumentoida Failin sivuillakin, liitetään oheen kuva joka kertoo jäsenistön ja muidenkin kiinnostuksesta asiaan. Osmo Palonen 3 INDEX & SUMMARY FAILI 3/2012 EDITORIAL Page 3 Learn others mistakes also The editor Osmo Palonen writes about the huge costs of giant IT systems in public sector. He blames on the cowardice of decision makers: they stick on the big wellknown suppliers and even make rules that prohibit the newcomers with new approaches to get orders. He advises taking seriously the lessons learned in project ERA in the USA and points at the paper Megan Phillips of NARA presented at the Archiving 2012 conference. He agrees with Phillips that it is essential to have the control over the complete project in house, not to trust contracted ”system integrator”. If the system integrator could take care the entirety, they have to be able to run the national archives as well, Palonen evaluates. EVENTS P. 4 New solutions needed in organising information The conference report on ISKO held in Mysore India by Pekka Henttonen, Director of Degree Programme at the University of Tampere P. 6 DLM Forum puts emphasis on information The report on DLM members’ meeting in Copenhagen by Markku Nenonen, researcher - senior lecturer at the Mikkeli UAS. P. 9 ICA in Brisbane: The atmosphere of change Report on ICA Conference by Ritva Toivonen, Principal Consultant in the Affecto Plc. Ritva is also the cover girl of this issue. P. 15 Archiving 2012 many-sided again The conference report on Archiving 2012 in Copenhagen written by Osmo Palonen, project manager at the Mikkelí UAS PEOPLE P. 18 Back to university Interview of Sari Mäkinen who took the baton from retired Marjo Rita 38 Valtonen as university lecturer in the University of Tampere written by Sari Järn, informaticist in the publisher Etelä-Savon Viestintä. ARCHIVES p. 20 New Central Archives for UPM The forest industry giant opened a new Central archive in Valkeakoski Osmo Palonen met the head of records management Ari Sirén in the newly opened Central archive that holds 14 kilometers material in shelf’s. Beside the local removal in Valkeakoski, archives from other locations in Finland were carried into the former paper process factory building. The Central archives include not only the material from forest industry but from various other predecessors of the current UPM Corporation. Those have been manufacturing everything from a bite of wood powder to giant oil rigs sold world-wide by former Rauma-Repola. As an example there are half-a-million drawings of ships preserved. The main duty for the central archives is today’s material; the historical contents are kept along with, tells Sirén. The Central archive is open to the research: based on the company policy records and documents older than 30 years are available. In the archives they have not only paper. In the neighboring hall the first paper machine built in Finland in 1907 is renovated as a museum machine. ORGANISATIONS P. 22 FBAA was looking course in Savonlinna Report on Finnish Business Archives Association’s strategy seminar held in Savonlinna by Juha Anttila, MD in the IITC Ltd. DIGITIZATION P. 24 Usage evaluates the value of digitization Evaluation of the study of the usage of digitized material in research by Marjo Rita Valtonen RESEARCH P. 26 Completely electronic more efficient than hybrid Johanna Dahl presents her Master thesis where she compared the processes and costs of records management in the Finnish law courts when using completely electronic or hybrid RM. Dahl found remarkable savings in time and streamlining opportunities in worklow when using completely digital processes. EXPERIENCES IN ARCHIVES P. 30 Fear and disgust in the archives Historian Timo J. Tuikka, specialised in former president Kekkonen era and circles, has the approach of a user in archives. He tells his experiences in studying political science and history, growing a historian and doing research work in archives. Beside the fear and disgust there have been benefits in using the archives. He took his then girlfriend with him as research-assistant to Kekkonen’s archive and overnight there on the bed Kekkonen used to use. The pair is now having a son. TOOLS P. 33 DIRKS, part 7: Evaluating of the current systems Presentation of the Australian RM tools by Pekka Henttonen. COLUMN P. 34 Cloud - our friend and enemy Jessica Parland-von Essen, director of Brages Pressarkiv, deliberates over the social media and the role of archive and considers how a private person can keep the digital memories. BOOKS P. 36 Promise is kept Pekka Henttonen evaluates Introduction to information science and technology by Davis & Debora. INSIDER P. 37 Columnist Insider gives this time his critics to those who work on vacation. FAILI nro 2/ 2012 Uusi SÄHKE2-sertifioitu versio saatavilla. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä SharePointdokumentit Asiankäsittelyn dokumentit Muu dokumenttien hallinta Arkisto Suomen ensimmäinen SÄHKE2-sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä – Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelmien ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä tarjoaa rajapinnan operatiivisille järjestelmille ja se toimii luontevasti SharePoint -pohjaisessa dokumenttien hallinnassa. Käyttäjän on helppo luoda asiakirja mallipohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot. Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n vaatimukset ja eAMS-tehtäväluokituksen Tehtäväluokitus ja metatietokentät ovat vapaasti muokattavia Monipuoliset raportointiominaisuudet Liittymät tietojärjestelmiin ja XMLmuotoisen suunnitelman tuontiin ja vientiin CERTIFIED BY SÄHKE 2 2011 COUNTRY PARTNER OF THE YEAR Finland Winner Innofactor Oyj, Keilaranta 19, 02150 Espoo, Vaihde 010 272 9000 39 Ahdistaako asianhallinta? Vastaako vaatimuksia? Viivästyykö aikataulut? Painaako prosessit? Piinaako budjetti? Älä vaivu synkkyyteen EMC Documentum pelastaa päivän ? Olisiko palaverin paikka EMC Computer-Systems Oy | +358 (0)201 202 200 [email protected] | www.documentum.com