HELSINKIMISSIO TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 § Laatimispvm: 1.9.2008 Päivitetty 10.10.2013 1. Rekisterinpitäjä 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö 3. Rekisterin nimi (nimen tulee kuvata rekisterin tietosisältöä) 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus (Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, tästä voidaan sisällyttää maininta tähän kohtaan.) Nimi Helsinkimissio ry Yhteystiedot (osoite, puhelin…) Albertinkatu 33 00180 HELSINKI 09 2528 2711 Nimi Kristiina Backberg Yhteystiedot (osoite, puhelin…) Helsinkimissio ry Albertinkatu 33 00180 HELSINKI 09-2528 2711 DUF Asiakashallintajärjestelmä HR-Contactor - vapaaehtoistyön toiminnanohjausjärjestelmä Duf-asiakasrekisteri toimii HelsinkiMission omalla sisäisellä palvelimella. HR-Contactor on pilvipalveluna ulkoisella palvelimella. 5. Rekisterin tietosisältö (Esim. rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero jne.) 6. Säännönmukaiset tietolähteet (Mitä tietoja saadaan, keneltä ja millä perusteella, esim. suostumus tai lainsäännös) 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika tai -vuosi, sukupuoli, markkinointioikeudet sekä muita tietoja riippuen rekisteröidyn yhteydestä yhdistykseen, esim. suoraveloitusvaltakirjan antaneiden tukijoiden pankkitilin numero. HR-Contactor vapaaehtoistyön toiminnanohjausjärjestelmä sisältää tietoa vapaaehtoisten toiminnasta ja koulutushistoriasta HelsinkiMissiossa Henkilön tullessa yhdistyksen jäseneksi, työntekijäksi, vapaaehtoistyöntekijäksi, tukijaksi tai osallistuessa sellaiseen toimintaan, jossa nimen, osoitteen ja puhelinnumeron rekisteröinti on tarpeellista (esim. matkat). Henkilön ostaessa yhdistyksen palveluja, esim. koulutusta tai kalentereita. Henkilön osallistuessa kampanjoihin. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Erillisellä sisäisellä tietokantaserverillä ja pilvipalvelussa, joissa käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja johon on pääsy vain talon sisäisestä verkosta tietyillä nimetyillä työntekijöillä. 9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen (Kuvataan tarkastusoikeuden sisältö HetiL 26-28 §:n mukaisesti. Merkitään kenelle tarkastuspyynnöt osoitetaan) Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat itseä koskevat tiedot. 10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen (Kuvataan tiedonkorjaamisoikeuden sisältö HetiL 29 §:n mukaisesti. Merkitään kenelle tiedonkorjaamispyynnöt osoitetaan) Virheellisiä tietoja korjataan jatkuvasti tarvittaessa. 11. Muut mahdolliset oikeudet (Esim. HetiL 30 §:ssä säädetty rekisteröidyn oikeus kieltää itseään koskevien hlötietojen käsittely. Merkitään kenelle kielto osoitetaan) TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO puh. 010 36 66700 (vaihde) puh. 010 36 16670 (neuvonta klo 9.00 – 15.00) MALLILOMAKE telefax 010 36 66735 17.06.2005 www.tietosuoja.fi