TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 § 1(2) Laatimispäivä: 1.9.2015 SAP HR –HENKILÖSTÖTIETOJÄRJESTELMÄN TIETOSUOJASELOSTE REKISTERINPITÄJÄ Helsingin yliopisto, Y-tunnus 0313471-7 Henkilöstö- ja lakiasiat PL33 (Yliopistonkatu 4), 00014 Helsingin yliopisto YHTEYSHENKILÖ Henkilöstöasiantuntija Suvi Pato-Oja Pl 33 (Yliopistonkatu 4), 00014 Helsingin yliopisto puhelin: 02941 44290 sähköposti: [email protected] HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen. Helsingin yliopisto käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Helsingin yliopiston työntekijöitä, palkkion- ja apurahansaajia, tutkijoita, dosentteja sekä emeritusprofessoreja koskevat tiedot: - henkilötiedot: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, kotiosoite, pankkitili - koulutustiedot - palvelussuhde- ja palkkaustiedot - poissaolot, vuosilomat ja työstävapautukset - järjestelmän käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien rajaamiseen käytettävät tiedot SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET - rekisteröity itse - henkilöstöhallinnolliset päätökset - rekrytointijärjestelmä SAP eRekry - Aditro Personec F –palkanlaskentajärjestelmä - yliopiston käyttäjähallintajärjestelmä ja henkilöroolirekisteri HERO Henkilöstö- ja lakiasiat PL 33, 00014 Helsingin yliopisto Käyntiosoite Yliopistonkatu 4, Helsinki www.helsinki.fi/ TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 § 2(2) TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET Rekisterin tietoja siirretään säännönmukaisesti seuraaviin yliopiston tietojärjestelmiin: - rekrytointijärjestelmä SAP eRekry - Aditro Personec F –palkanlaskentajärjestelmä - yliopiston käyttäjähallintajärjestelmä ja henkilöroolirekisteri HERO - yliopiston tietovarasto Tietoja voidaan siirtää myös muihin yliopiston tietojärjestelmiin sekä luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET A) MANUAALINEN AINEISTO Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Asiakirjoja pääsevät käsittelemään vain henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisteröityjen tietoja. B) ATK:LLA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu siten, että tietoja pääsee katsomaan ja muokkaamaan vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö. Pääsy rekisteriin on rajoitettu ja käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjän oikeuksia rekisterin tietoihin rajataan käyttöoikeusrooleilla. Rekisterin käyttö on mahdollista vain Helsingin yliopiston sisäverkossa tai muodostamalla suojattu yhteys yliopiston palvelimeen. Ohjelmat ja tietokannat sijaitsevat palvelimilla, jotka sijaitsevat Helsingin yliopiston omissa konesaleissa. Konesalit ovat lukittuja, kulunvalvonnalla suojattuja tiloja, joihin on pääsy vain ylläpito- ja huoltotehtäviä suorittavilla henkilöillä. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA Rekisteröidyillä on henkilötietolain 28 §:n mukainen oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa ja 29 §:n mukainen oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Tarkastus- ja korjauspyynnöt esitetään rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle. LOKITIEDOSTOT Rekisterin käytöstä lokiin kertyviä tietoja käytetään palvelimen ja tietoliikenteen kapasiteetin seurantaan sekä teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen. Pääsy lokitietoihin on sallittu vain niille henkilöille, jotka osallistuvat edellä kuvattujen ongelmien selvittämiseen. Henkilöstö- ja lakiasiat PL 33, 00014 Helsingin yliopisto Käyntiosoite Yliopistonkatu 4, Helsinki www.helsinki.fi/