Mavasoft-FAQ
Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 1/13 Mauri Valkonen Sisällysluettelo Yleistä ............................................................................................................................................................ 3 FAQ eli usein kysytyt kysymykset ................................................................................................................. 3 Ohjelma ei käynnisty muistin vähyyden takia .................................................................................. 3 Tulostinasetukset ........................................................................................................................... 4 Luottotappion käsittely ................................................................................................................... 4 Miten otan tavaraa varastoon? ....................................................................................................... 4 Miten saan määriteltyä ostohinnan? ............................................................................................... 5 Myyntilaskun käsittelyvinkki ........................................................................................................... 5 Verkkolaskuterminologiaa .............................................................................................................. 5 Miten saan helposti selville, millä hinnalla tätä tuotetta on myyty tälle asiakkaalle aiemmin? .......... 6 Muistutus myyjälle ......................................................................................................................... 6 Kone kaatuu kesken ohjelman ........................................................................................................ 6 Tietokantaan ei saada yhteyttä (Varmuuskopio) .............................................................................. 6 Miten tyhjennän kassavalikon pikapainikkeen? ............................................................................... 7 Miten tyhjennän kassavalikossa ylimääräiset rivit? .......................................................................... 7 Miten saan oman yritykseni logon laskulle?..................................................................................... 7 Käteisostolaskun tekeminen ........................................................................................................... 7 Miten luon hyvän salasanan? .......................................................................................................... 7 HTML-sähköpostiviestin kirjoittaminen ........................................................................................... 8 Tilinumeron syöttäminen ................................................................................................................ 8 Ajo-ohje asiakkaalle ........................................................................................................................ 8 Miten merkitsen, kun tuon vaihtorahaa kassalaatikkoon? ............................................................... 8 ALV-muutos.................................................................................................................................... 8 Varmuuskopio ................................................................................................................................ 9 Hyvityslasku ................................................................................................................................... 9 PIN-ohitus maksupäätteessä ......................................................................................................... 10 Liikaa maksettu ............................................................................................................................ 10 Miten lasken kassan? .................................................................................................................... 10 Miten merkitsen laskun maksetuksi? ............................................................................................ 10 MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 2/13 Mauri Valkonen Miten toimin lahjakortin kanssa? .................................................................................................. 11 Miten muutan laskulle toisen asiakkaan? ...................................................................................... 11 Voinko kopioida tilaus- tai laskurivin? ........................................................................................... 12 Miten yhdistän useamman laskurivin yhdeksi riviksi? .................................................................... 12 Ohjelma herjaa puuttuvista lisensseistä ........................................................................................ 12 Kirjanpito vilkuttaa punaista? ....................................................................................................... 12 Ohjelma herjaa, että varmenne on vanhentunut ........................................................................... 12 MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 3/13 Mauri Valkonen Mavasoft-FAQ Yleistä Tässä ohjeessa on vastauksia usein esilletulleisiin kysymyksiin. Nämä kannattaa vilkaista aina ensin läpi, josko täältä jo vastaus löytyy. FAQ eli usein kysytyt kysymykset Ohjelma ei käynnisty muistin vähyyden takia Käyttöjärjestelmä antaa Javalle tietyn muistiavaruuden käyttöön. Kun tietomassa kasvaa ja käytetään Mavasoftissa välimuistimoodia (cached), niin kaikki data ei mahdu kerralla muistiin, vaikka tietokoneessa olisi fyysistä muistia vapaana. Javalle voidaan määritellä osoitettavaksi enemmän muistitilaa seuraavasti.Määrittele osoitettava muistimäärä tietokoneen ominaisuuksissa oheisen kuvan mukaisesti. -Xms512m -Xmx3g, missä 3g tarkoittaa maksimimäärää. Se voi olla tietokoneen kokonaismuistimäärästä riippuen vaikka 1g…4g, mutta kuitenkin aina vähintään 1GB vähemmän kuin kokonaismuisti. MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 4/13 Mauri Valkonen Tulostinasetukset Mavasoft käyttää tietokoneen käyttöjärjestelmän tulostimia. Jos käytössä on vain yksi tulostin ja se on tietokoneen oletustulostin, niin silloin riittää Mavasoftissa, että kaikissa tulostinasetuksissa on laitettu tulostimeksi ”oletus”. Jos laittaa Mavasoftissa kohtaan ”Oletus” (ks. kuva) tulostimeksi jonkun tulostimen, niin Mavasoftin MUISSA tulostinasetuksissa valinta ”Oletus” viittaa tähän. Eli ei ole pakko laittaa joka kohtaan muuta kuin oletus. Mutta jos on käytössä useampia tulostimia ja halutaan ohjata eri asiat eri tulostimille, niin se on tietenkin mahdollista. Luottotappion käsittely 1. Tee hyvityslasku 2. Poista tuotteet varastosta inventoimalla (joko tuotekortilla Pikainventointi tai normaalilla inventoinnilla) 3. Tee uusi tiliöinti luottotappiotilille Debet (8700) ja myyntitilille Kredit (3000) alviton summa. Miten otan tavaraa varastoon? Tuotteet tulevat varastoon joko ostotilauksella, ostolaskulla tai inventoimalla. Ostotilauksella on jopa mahdollista luoda tuotteita eli kun olet tehnyt ostotilauksen ja tilaat tuotteet painamalla Tilaa-nappia, on ylimmäisenä ruksin paikka Luo tuotteet. Mavasoft luo silloin ne tuotteet, joita ei ollut ennen olemassa. Sen jälkeen on hyvä määrittää tuotteille myyntihinnat ja muut halutut ominaisuudet. MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 5/13 Mauri Valkonen Miten saan määriteltyä ostohinnan? Tuotteelle tulee hankintahinta varastoon tuonnin yhteydessä, ks. edellä. Eli esimerkiksi ostolaskulla tuote tulee varastoon juuri sillä hinnalla, mikä tuotteesta on maksettu. Samoin kappalemäärä määräytyy tässä yhteydessä. Myös inventoinnin kautta voi määritellä ostohintoja. Erikoistapauksessa voit myös määritellä ostohinnan tuotteelle, jota ei ole varastossa. Se tapahtuu tuotekortin Toiminto – Syötä uusi ostohintavalikon kautta. Käytä tätä vain, jos ei ole muuta keinoa. HUOM! Luonnollisesti voit määritellä ostohinnan vain silloin kun lisäät tuotteita varastoon. Myyntilaskun käsittelyvinkki Kun myyntilaskulla on paljon rivejä, saat samalle näytölle kerralla paljon rivejä käsiteltäväksi, kun suurennat myyntilaskuikkunan koko tietokoneen ruudun kokoiseksi. Silloin jätetään näkyviin mahdollisimman paljon laskurivejä eikä näytetä juuri muuta. Kun taas palautat ikkunan koon normaaliin, näkyy kaikki kuten ennenkin. Windows 7 käyttöjärjestelmässä koko näyttö saadaan raahaamalla hiirellä ikkuna aivan yläreunaan kiinni. Vanhemmissa käyttöjärjestelmissä tuplaklikkaamalla ikkunan yläreunaa. Verkkolaskuterminologiaa Verkkolaskusta käytetään jonkin verran kirjavaa ja vakiintumatonta sanastoa. Verkkolasku eli e-lasku tarkoittaa normaalisti Suomessa käytössä olevaa finnvoice-määrittelyn mukaista sähköistä laskua. Finnvoicessa on eri versioita. Tällä hetkellä ollaan siirtymässä 1.2-versiosta 1.3-versioon. Mavasoft-asetuksissa kannattaa laittaa käyttöön jo 1.3versio. Kun haluat laskuttaa jotakin verkkolaskulla, tarvitset verkkolaskun välittäjän eli verkkolaskuoperaattorin tunnuksen ja verkkolaskuosoitteen. Jotkut operaattorit (lähinnä Itella) vaatii myös OVT-tunnuksen käyttöä. OVTtunnus ei ole sama kuin verkkolaskuosoite noin yleisesti, mutta ne voivat olla samat. OVT-tunnukselle on Mavasoftissa oma paikkansa laskutustiedoissa. Joskus asiakas ilmoittaa verkkolaskutiedoikseen esimerkiksi seuraavasti: OVT-tunnuksemme on 003721269922 ja operaattori Itella Information Oy. Silloin hän tarkoittanee, että OVT-tunnus on sama kuin verkkolaskuosoite ja välittäjä on Itella, jonka tunnus on 003710948874, joka pitää syöttää elaskuoperaattori-kenttään. Varmimmin syöttäminen tapahtuu alasvetovalikosta, jossa on valmiina operaattorit. Huom! Verkkolaskujen välittämisessä eri operaattoreiden ja pankkien välillä esiintyy vieläkin joitakin ongelmia. Esimerkiksi lähetettäessä Maventaan pankin kautta saattaa verkkolasku mennäkin perille laittamalla operaattoriksi pankin välittäjätunnus. Nämä on selvitettävä tapauskohtaisesti. Nyt uutena tietona Maventa kertoo, että välittäjäksi tulee laittaa DABAFIHH, kun lähettää pankkiverkosta (siis mistä tahansa pankista) MAVENTAn kautta. 22.9.2014. MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 6/13 Mauri Valkonen OVT-tunnus muodostuu Y-tunnuksesta. Y-tunnuksen alkuun lisätään maatunnus eli 0037 ja sitten Y-tunnus ilman väliviivaa. Joskus voi olla perässä vielä 5-numeroinen tarkenne. Miten saan helposti selville, millä hinnalla tätä tuotetta on myyty tälle asiakkaalle aiemmin? Myyntilaskurivillä tuotteen kohdalla klikkaamalla hiiren vasemmalla napilla aktiiviseksi tuote ja sitten hiiren oikealla napilla saat näkyviin tuotteen historiatiedot eli millä hinnalla on aiemmin myyty tälle asiakkaalle. Muistutus myyjälle Usein on tarvetta muistaa tietty asia myyntitilanteessa tiettyä tuotetta tai tuoteryhmää myytäessä. Esimerkiksi pitäisi muistaa aina kertoa asiakkaalle tietyn tuotteen käytön vaaroista tai käytön erityispiirteistä. Tai pitäisi muistaa tarjota jotain toista tuotetta samalla, joka on tarpeellinen ensimmäisen tuotteen yhteydessä. Helposti unohtuu, etenkin kun myyjät vaihtuvat. Mavasoftissa on tuotekortissa ja tuoteryhmässä paikka tällaiselle muistutukselle. Aina kun sellainen tuote lisätään laskulle, pomppaa muistutus-popup ruudulle. Kone kaatuu kesken ohjelman Jos tietokone kaatuu, kun Mavasoft on käynnissä, siitä voi seurata erinäisiä ongelmia. Mikään ohjelma ei täysin hallitse tilannetta, jossa se yhtäkkiä kaadetaan kesken kaiken. Suosittelemme siksi erityisesti UPS-laitteen käyttöä sähkökatkojen varalta. Kun Mavasoft-ohjelma käynnistetään, muodostaa se erityisen lockfiletiedoston C:/Mavasoft/Tietokanta-hakemistoon. Tämä siitä syystä, että estetään kaksoiskäynnistys. Kun Mavasoft normaalisti lopetetaan, poistaa se tämän tiedoston. Jos ohjelma kaatuu kesken, jää tuo lockfile-tiedosto poistamatta, eikä Mavasoft käynnisty uudelleen, vaan ilmoittaa, että tietokanta on lukossa. HUOM! virheilmoitus jää helposti piiloon, kun näyttöön tulee asetukset. Siirrä asetusikkunaa sen verran, että näet virheilmoitusikkunan. Tämän jälkeen varmista, että et ole käynnistänyt Mavasoftia kahteen kertaan. Viisainta olisi käynnistää tietokone uudelleen tässä vaiheessa. Jos ei ole muuta ongelmaa, voit poistaa tuon lockfile-tiedoston ja käynnistää Mavasoftin uudelleen. Tämä edellä kerrottu pätee yhden koneen versioon, jossa käytetään erityistä XML-tietokantaa. Tietokantaan ei saada yhteyttä (Varmuuskopio) Jos Mavasoft ilmoittaa, että tietokantaan ei saada yhteyttä ja että ei pysty lataamaan tietokantataulua x, on kyseessä tavalla tai toisella tietokannan korruptoituminen. HUOM! virheilmoitus jää helposti piiloon, kun MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 7/13 Mauri Valkonen näyttöön tulee asetukset. Siirrä asetusikkunaa sen verran, että näet virheilmoitusikkunan. Voit ottaa käyttöön edellisen varmuuskopion. Jos kyseessä on yhden koneen XML-tietokanta, oletuksena löytyy hakemistosta C:/Mavasoft/backup- edelliset tietokannat. Tietokannat ovat päivämäärän mukaisesti hakemistoissa vvvvkkpv. Voit poistaa käytössä olevan tietokannan, joka on siis hakemistossa C:/Mavasoft/Tietokanta ja korvata sen uusimmalla varmuuskopiolla. Oletuksena Mavasoft osoittaa Tietokanta-nimiseen hakemistoon eli kun sen korvaa backup-hakemistosta edellisella tietokannalla, ohjelma käyttää sitten sitä. Miten tyhjennän kassavalikon pikapainikkeen? Kassanäytössä voit tyhjentää pikanäppäimen painamalla samanaikaisesti Vaihto(Shift)-näppäintä ja klikkaamalla hiiren vasemmalla painikkeella haluttua pikanäppäintä. Voit muuttaa pikanäppäimen osoittamaa tuotetta klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella pikanäppäintä. Värejä voit muuttaa myös massana kassanäytön Toiminto – muuta värejävalikolla. Vain sellaisten pikanäppäinten värit jäävät voimaan, joissa on joku tuote. Miten tyhjennän kassavalikossa ylimääräiset rivit? Kassanäytössä voit tyhjentää laskurivit kaikki kerralla painamalla Tyhjennäpainiketta. Jos haluat poistaa tietyt rivit, niin merkkaa ne ruksilla vasemmassa reunassa ja paina sitten Tyhjennä-painiketta. Miten saan oman yritykseni logon laskulle? Oman yrityksen logon saa laskulle sijoittamalla jonnekin tietokoneen levylle logo-kuvan ja kertomalla asetuksissa, missä logo sijaitsee Asetukset – Oman yrityksen tiedot. Ohjelma hakee logon automaattisesti tuosta paikasta. Logo olisi hyvä olla kuvasuhteeltaan pitkänomainen eli esimerkiksi korkeuden suhde leveyteen 1x4 ja JPG-tiedostomuoto. Käteisostolaskun tekeminen Jos haetaan jostain tavaraa ja raha otetaan kassasta ja sitten tarvitsee viedä asia Mavasoftiin, niin se tapahtuu helpoiten tekemällä ostolasku eli päämenussa Laskut – uusi ostolasku ja sitten lisäämällä tuotteet laskulle tai tekemällä laskurivi (jos ei haluta tehdä tuotetta). Valitaan tai kirjoitetaan asiakas, mistä tuote oin hankittu ja sitten voi suoraan painaa nappia Maksettu eli ei tarvitse antaa erikseen ostopäivää eikä eräpäivää, jos kyseessä on sama päivä, sillä Mavasoft täyttää ne kentät automaattisesti. Miten luon hyvän salasanan? Mavasoftissa on nyt salasanageneraattori, jonka avulla voit luoda vahvan salasanan mihin tahansa käyttöön. Se löytyy päävalikosta Käyttäjät – Luo salasana. Kohtuullisen hyvän salasanan pituudeksi riittää 8 merkkiä. Kannattaa luoda kuitenkin sellainen salasana, jonka pystyy muistamaan, sillä paperille ylöskirjoittaminen luonnollisesti heikentää salasanan arvoa. MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 8/13 Mauri Valkonen Voit generoida peräkkäin niin monta salasanaa, että löydät mieleisen ja voit toki muuttaa vain osan generoidusta salasanasta. HTML-sähköpostiviestin kirjoittaminen Kun kirjoitat esimerkiksi markkinointiviestiä HTML-muotoisena, niin paras tapa on ensin kirjoittaa viesti välittämättä fontista ja muotoilusta ja sitten sen jälkeen maalaat hiirellä halutun kohdan viestistä ja muutat sitten fonttia tai tekstikokoa. Älä paina enteriä rivin lopuksi vaan ainoastaan kappaleen lopuksi! Sähköpostiohjelmat rivittävät itse viestit vastaanottopäässä sopiviksi riippuen katseluikkunan leveydestä. Tilinumeron syöttäminen Voit syöttää tilinumeron asiakaskortin laskutus- ja maksutiedot-välilehteen perinteisellä tavalla tai IBAN-muodossa. Sinun ei tarvitse syöttää kuin jommassa kummassa muodossa ja kun painat Tallenna-nappia, Mavasoft muuntaa automaattisesti toiseenkin muotoon, jos muut kentät ovat tyhjiä. Ajo-ohje asiakkaalle Asiakaskortilla on toiminne, jolla saat Googlen kartoilla näkyviin matkan ja reitin asiakkaalle. Toiminne löytyy tekstivalikosta Asiakaskortilla Toiminto – Näytä kartalla. Tämä on kätevä esimerkiksi määriteltäessä kilometrikorvausta tai sitten ihan vain ajo-ohje asiakkaalle. Miten merkitsen, kun tuon vaihtorahaa kassalaatikkoon? Kun tuot esimerkiksi pankista vaihtorahaa kassaan, merkitse se negatiivisenä ”Viedään pankkiin”, kun lasket kassan Mavasoftilla. Ja kun viet rahaa pankkiin, merkitse se ”Viedään pankkiin” Mavasoftin kassanlaskussa. Jos käytössäsi on Mavasoft Kirjanpito, tiliöi suoritus siellä omana tiliöintinään. Sinun ei välttämättä tarvitse jättää kassaan jotakin tiettyä tasasummaa, vaan otat pankkiin vietäväksi tasasumman, yleensä seteleitä. On täysin turhaa ottaa kassasta kolikoita ja tuoda mahdollisesti taas takaisin kolikoita. Paras malli riippuu tietysti kaupankäynnin luonteesta. Molempien kassanlaskumallien ohje löytyy varsinaisesta käyttöohjeesta. ALV-muutos Varoitus: Ota ensin varmuuskopio, sillä kun ajetaan massamuutoksia, virheellisesti ajettu muutos ei ole aina peruttavissa. Mavasoftissa voit helposti muuttaa massana tuotteiden ALV-kantoja. Se tapahtuu seuraavasti tuotekortissa eli Toiminto – Massamuutos. Siinä ikkunassa ylimpänä on ALV-muutoksen tekeminen. Kirjoitat vain ensimmäiseen ruutuun nykyisen ALV-prosentin eli esimerkiksi 23 ja toiseen uuden ALV:n eli 24. Ruksaa Muuta kaikkiin tuotteisiin ja paina vieressä olevaa nappia Suorita. Jos sinulla on muita ALV-kantoja, tee niille vastaavasti 9->10, 13->14. Tämä muutos säilyttää tuotteen alvittoman MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 9/13 Mauri Valkonen hinnan ennallaan, vain alvillinen myyntihinta muuttuu vastaavasti. Jos haluat säilyttää alvilliset hinnat, niin ruksaa ”Säilytä verolliset hinnat”. Perusasetuksissa (päämenu Tiedosto-Asetukset) voit muuttaa oletusALV:n haluamaksesi. Sitä käytetään vain uuden tuotteen luomisessa. Tällä samalla massamuutosikkunalla voit sitten ”sievistää” alvillisiä myyntihintoja nätimmiksi, jotka alv-muutoksessa saattoivat hieman nousta. Se tapahtuu kohdassa Hinnan pyöristys samassa ikkunassa. Valitse Muuta kaikkiin tuotteisiin ja sitten haluttu toiminto. Voit esimerkiksi pyöristää ylöspäin seuraavaan 5 senttiin. Varoitus: Tee varmuuskopio ennen massamuutoksia, sillä kaikki muutokset eivät välttämättä ole peruttavissa! Varmuuskopio Jos kyseessä on yhden koneen versio ja käytössä on XML-tietokanta, voit määritellä Mavasoftin ottamaan varmuuskopion automaattisesti jokaisessa käynnistyksessä. Varmuuskopio tehdään samalle kiintolevylle. Se tapahtuu asetuksissa eli Päämenu Tiedosto – Asetukset – Tietokanta. Lisävarmuutta antaa, jos vielä sitten ottaa varmuuskopiota ulkopuolisiin tallennuspaikkoihin. Kätevä tapa on hankkia sopiva palvelu pilvestä, jolloin varmuuskopio on aivan eri paikassa kuin missä fyysinen laite sijaitsee. Jos tietokanta on vioittunut, katso kohdasta ”Tietokantaan ei saada yhteyttä”. Hyvityslasku Jos saat osahyvityslaskun eli negatiivisen ostolaskun, voit lähettää sen pankkiin varsinaisen laskun kanssa yhtäaikaa, niin Mavasoft vähentää hyvityssumman varsinaisesta laskusta ja maksat vain erotuksen. HUOM! Hyvitettäviä laskuja voi olla vain yksi kerrallaan, mutta hyvityslaskuja voi olla useita samassa lähetyksessä. Jos asiakkaalle pitää tehdä hyvityslasku, onnistuu se parhaiten kuittaamalla koko myyntilasku toiminnolla Toiminto – Tee hyvityslasku, jolloin hyvityslaskulla automaattisesti kuitataan varsinainen lasku, tuodaan tavarat varastoon takaisin ja merkitään laskujen maksusuoritukset tehdyiksi. Jos kyseessä on esimerkiksi tilanne, jossa kassasta pitää palauttaa rahaa asiakkaalle (ja asiakas on maksanut alkuperäisen laskun kortilla), niin silloin kannattaa tehdä seuraavasti Toiminto – Kopioi – Tee hyvityslasku. Silloin ohjelma tekee negatiivisen myyntilaskun (hyvityslaskun) ja jättää MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 10/13 Mauri Valkonen sen avoimeksi, jolloin voit esimerkiksi osahyvittää ja merkitä maksutavaksi (siis rahan palautustavaksi) vaikka käteisen eli annat kassasta rahaa. PIN-ohitus maksupäätteessä Jos käytät integroitua maksupäätettä, voit ohittaa PIN-kyselyn. Jos asiakas on siis unohtanut PIN-koodin, niin painamalla maksupäätteessä vihreää OK-nappia, silloin kun maksupääte pyytää PIN-koodia, tulee tietokoneen ruudulle popup, jossa kysytään, että hyväksytkö PIN-koodin ohituksen. Jos vastaat siihen, että Kyllä, tulostaa kuittitulostin kaksi tositetta, joista toiseen kannattaa pyytää asiakkaan allekirjoitus ja SOTUn loppusosa. Liikaa maksettu Jos asiakas on vahingossa maksanut liikaa, voit merkitä laskun maksetuksi ja palauttaa ylimenevän osan tekemällä ostolaskun, jonka sitten maksat. HUOM! Siinä alvin tulee olla nolla. Tiliöi tämä ostolasku kirjanpidossa esimerkiksi tilille 2979 Kredit-puolelle ja sitten Debet-puolella, jolloin vaikutus kumoutuu, kuten pitääkin. Miten lasken kassan? Katso käyttöohje. Miten merkitsen laskun maksetuksi? Myyntilasku voidaan merkita automaattisesti maksetuksi noutamalla pankista viitemaksuaineisto. Tämä edellyttää Reskontra-moduulia. Voit merkitä laskun maksetuksi myös manuaalisesti klikkaamalla hiirellä laskun MAKSETTU-kenttää. Silloin aukeaa kalenterinäkymä, josta voit valita maksupäivän. MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 11/13 Mauri Valkonen Sitten aukeaa maksutapa-valikko, josta voit valita maksutavan klikkaamalla hiirellä sopivaa kenttää. Voit valita myös useamman maksutavan. Miten toimin lahjakortin kanssa? Lahjakortin käsittelyyn liittyy arvonlisäveron käsittely. Kun käytetään lahjakorttia liikkeessä, jossa on eri alvin alaisia tuotteita, kannattaa määritellä lahjakortti yleiskortiksi eli sillä voi siis ostaa kaikkia liikkeen tuotteita. Silloin lahjakorttia myydessä ei voi tietää, mitä alvia tulisi käyttää, jolloin käsittääkseni lahjakortin voi myydä (ja myöhemmin hyvittää) alvittomana. Tee Mavasoftiin tuote Lahjakortti, laita alv 0, hinnaksi mitä haluat tai 0, ei fyysinen tai jos fyysinen, niin ostohinnaksi 0 (ei kasvata varastoarvoa). Myy lahjakortti samoin kuin normaali tuote (siis alv 0). Kun asiakas tulee ja maksaa osan tai kaikki ostokset lahjakortilla, niin hyvitä ostosta laittamalla laskulle tuote ”Lahjakortti” ja määräkenttään miinusmerkki. Alv-kentässä siis nytkin 0. Toisin sanoen lahjakortti on alviton myydessä ja hyvitettäessä, tuotteet normaalilla alvilla. Mavasoftin osalta alvit menevät oikein kirjanpitoon ilman niitä varten perustettavaa erityistä uutta "lahjakortti"-tiliä. Voit myös helposti seurata joko raportista tai tuotekortilta, että lahjakortteja ei tule sullepäin enempää kuin olet myynyt niitä! Seurantaa varten ei tarvitse perustaa uutta kirjanpidon tiliä. Miten muutan laskulle toisen asiakkaan? Joskus pitääkin valmisteltu lasku osoittaa toiselle asiakkaalle. Se onnistuu helposti niin, että vaihtaa vain asiakasrekisteristä uuden asiakkaan laskun asiakaskenttään Asiakashaku-napilla. MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 12/13 Mauri Valkonen HUOM! Ei pidä missään nimessä lähteä muokkaamaan asiakaskortin tietoja kokonaan toiseksi asiakkaaksi, koska silloin asiakkaan alle kerättyihin laskuihin tulee myös tuo uusi tieto, koska tietokannassa on linkki laskuista tuohon tiettyyn asiakaskorttiin. Jos haluttua asiakasta ei ole asiakaskortistossa, niin silloin voi klikata Tyhjennä-nappia, jonka jälkeen siihen voi kirjoittaa uuden asiakkaan tiedot. Avaa-napilla voi sitten avata tallentamisen jälkeen asiakaskortin ja täydentää tiedot. Voinko kopioida tilaus- tai laskurivin? Voit kopioida rivin aktivoimalla rivin ja Windowsista tutulla copy/pastetoiminnolla eli ctrl-C ja ctrl-V koko rivi kopioituu. Miten yhdistän useamman laskurivin yhdeksi riviksi? Voit yhdistää myyntilaskulla usean rivit yhdeksi riviksi ruksaamalla rivit ja painamalla ctrl-G. Voit nyös purkaa yhdistetyt rivit samalla tavalla. Ohjelma herjaa puuttuvista lisensseistä Mavasoftiin voi lisätä työasemia yksinkertaisesti kopioimalla jostain toisesta koneesta koko Mavasoft-kansion. Jos java ei ole asennettu, pitää se asentaa. Ohjelma valvoo ainoastaan verkkolisensien kokonaismäärää, ei yksittäisiä asennuksia. Jos ohjelma herjaa, että lisenssejä ei ole riittävästi, se antaa mahdollisuuden poistaa lisenssejä eli työasemia. Niitä voi poistaa huoletta vaikka kaikki, sillä ohjelma jakaa niitä aina uudelleen, kunnes ostettu määrä täyttyy. Näin ollen myös lisenssin siirto työasemasta toiseen onnistuu helposti. Kirjanpito vilkuttaa punaista? Mavasoftin Kirjanpito-moduuli vilkuttaa punaista, jos kirjanpitoa ei ole lukittu johonkin hetkeen. Kirjanpito tulee pitää aina lukittuna johonkin päivään, tyypillisesti käsitellyn kuukauden viimeiseen päivään. Tarkoituksena on estää tahattomat muutokset menneisyydessä, koska ne vaikuttavat myös tulevaisuuteen. Kirjanpito lukitaan Kirjanpitomoduulissa Toiminto- Lukitse/vapauta kirjanpito. Ohjelma herjaa, että varmenne on vanhentunut Reskontra-moduulin suorien pankkiyhteyksien autentikointi eli käyttöoikeuksien varmentaminen tapahtuu ns. varmenteen (sertifikaatin) ja MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH Ver. 2.2 FAQ 13.12.2015 MavaSoft-FAQ.docx Sivu 13/13 Mauri Valkonen salasanan avulla. Varmenne on tiedosto, joka ladattiin pankista, kun ohjelmaa aloitettiin käyttämään. Salasanan olet voinut keksiä itse ja sitä kysytään ainoastaan silloin, kun lähetät ostolaskuja pankkiin maksettavaksi. Uusi varmenne pitää ladata muutaman vuoden välein Ohjelma muistuttaa tästä. HUOM! Varmenne pitää ladata uudestaan ennenkuin se vanhenee. Jos se pääsee vanhenemaan, pitää pyytää pankista uusi varmenne. Uusiminen onnistuu helposti Mavasoftilla Konekohtaiset asetukset-Web ServicesLataa varmenne. Jos käytät pankkiyhteyksiä useammalta tietokoneelta, pitää tuo varmenne-tiedosto kopioida vaikka musititikulla kaikille niille koneille ja osoittaa em. asetuksissa osoittamaan oikeaan varmennetiedostoon. MavaCom Oy Savilahdenkatu 5-7, 50100 Mikkeli puh. 0440 703 001 email: [email protected] www.mavacom.fi Y - 212 6992-2 Nordea 109930-423180 IBAN FI82 1099 3000 4231 80 BIC NDEAFIHH
© Copyright 2024