Petri Lintunen Esa Lovén Tiina Äijälä Tampere3/Tuki- ja hallintopalvelut –valmisteluryhmän raportti 1. Kuvaus valmisteluryhmän agendasta Tuki- ja hallintopalvelut -valmisteluryhmän tavoitteena on selvittää uuden korkeakouluyhteisön yhteinen toimintamalli tuki- ja hallintopalveluiden osalta. Tavoitteena on kuvata yhteisen toimintamallin perusratkaisut, hyödyt ja sen toteuttamiseen mahdollisesti liittyvät esteet. Valmisteluryhmä perusti joulukuussa 2014 8 alatyöryhmää selvittämään kunkin toiminnon nykytilaa ja yhteistyömahdollisuuksia: 1. Opintopalvelut (kansainväliset palvelut, opiskelijapalvelut sis. avoimen opetuksen palvelut sekä täydennyskoulutus) 2. Kirjasto 3. Talous ja toiminnan suunnittelu 4. Henkilöstöpalvelut 5. Tilapalvelut (laajuus ja kustannukset, organisointitapa: itse tuotetut ja ostetut palvelut sekä tilojen kartoitus ja hallinnointi) 6. Tietohallinto ja tietojärjestelmät (ml. kokonaisarkkitehtuuri) 7. Viestintä (ulkoinen ja sisäinen viestintä, alumnitoiminta, kumppanuudet sekä tapahtumien järjestäminen) 8. Tutkimus- ja innovaatiopalvelut Tietohallintoryhmä sai lisäksi tehtäväkseen selvittää kolmen korkeakoulun järjestelmien yhtenäistämiseen liittyvät kustannukset ja aikataulun. 1 2. Yhteinen toimintamalli/ Vaihtoehtoiset toimintamallit 2.1 Kuvaus toimintatavasta Yhdessä organisaatiossa tulee olla keskitetty hallinto ja yhtenäiset toimintatavat. Kampuskohtaiset palvelut määritellään erikseen myöhemmässä vaiheessa. Palvelujen tuottaminen on mahdollista useilla eri tavoilla, toteuttamistapa tulee harkita palveluittain kustannus- ja laatukysymykset huomioiden. Määrittelytyötä jatketaan alaryhmien laatimien raporttien pohjalta. Mikäli isoa muutosta lähdetään toteuttamaan, tulee se projektoida ja varata riittävä resursointi sekä kiinnittää avainhenkilöt mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. 2.2 Merkittävät riskit esitetyissä ratkaisuissa 1. 2. 3. 4. Tarvittavat lakimuutokset / kriittiset päätökset viivästyvät Valmisteluun ei varata riittävästi aikaa Muutosvaiheen kustannuksiin ei saada riittävää rahoitusta/resursointia Kuka tekee päätökset hallinnollisista ratkaisuista ja millä kriteereillä 2.3. Haasteet, jotka vaativat ratkaisua     Tietojärjestelmien yhtenäistäminen hallitusti ja kustannustehokkaasti Sekä vanhojen että uusien opiskelijoiden hoitaminen "kunnialla" siirtymäkauden ajan Muutosjohtaminen; mm. riittävä muutosviestintä vahvistaa muutosmyönteisyyttä; henkilöstöllä oltava kokemus, että tiedämme, mitä teemme. Työehtosopimusten yhtenäistäminen (sopimuskaudet, palkkaus ja palkitseminen, opetuksen osuus kokonaistyöajasta) > merkittävä kustannusvaikutus 3. Alustava aikataulu toteutukselle Tietohallintojohtajat ovat laatineet yhteistyössä substanssitoimijoiden kanssa päätöksentekoon liittyvän kriittisten pisteiden taulukon (alla). Taulukossa on aikataulutettu hankkeeseen ja yhteisiin toimintamalleihin liittyvä päätöksenteko IT-järjestelmien yhtenäistämisen kannalta. Valmistelun perusteella yhteinen opiskelijatietojärjestelmä voidaan ottaa käyttöön aikaisintaan keväällä 2020 edellyttäen, että tarvittavat päätökset tehdään alla olevan taulukon kuvaamissa aikaikkunoissa. Muiden järjestelmien toteuttaminen ei ole aikataulullisesti näin kriittistä. 2 3 Liite: työhön osallistuneet alaryhmät ja niiden jäsenet Alaryhmien tehtävänä on ollut tuottaa raportti, joka sisältää a) nykytilanteen kartoituksen ko. tehtäväalueen osalta sekä b) yhteistyömahdollisuudet nykytilanteessa, sekä pidempää selvittelyä vaativat yhteistyömuodot mahdollisine toteutusaikatauluineen. Valmisteluryhmä on nimennyt kuhunkin alaryhmään edustajan jokaisesta korkeakoulusta. Puheenjohtajuus on kiertänyt nimettyjen edustajien välillä. Puheenjohtajat ovat lisäksi osallistaneet työhön valintansa mukaan muita asiantuntijoita sekä henkilöstön että opiskelijoiden keskuudesta. 1. Opintopalvelut  TaY: Mikko Markkola, TTY: Kirsi Aalto, TAMK: Aura Loikkanen 2. Kirjasto  TaY: Minna Niemi-Grundström, TTY: Riitta Lähdemäki, TAMK: Kaisa Rissanen 3. Talous ja toiminnan suunnittelu  TaY: Päivi Mäntysaari, TTY: Katja Vikki, TAMK: Merja Saarinen 4. Henkilöstöpalvelut  TaY: Pirjo Hankala, TTY: Hanna Rinne, TAMK: Merja Jortikka 5. Tilapalvelut:  TaY: Taina Vimpari, TTY: Ilpo Kytölä, TAMK: Petri Ojala 6. Tietohallinto ja tietojärjestelmät (ml. kokonaisarkkitehtuuri)  TaY: Seppo Visala, TTY: Jussi-Pekka Pispa, TAMK: Matti Hartikainen 7. Viestintä  TaY: Katja Kannonlahti, TTY: Katja Ayres, TAMK: Leena Stenman 8. Tutkimus- ja innovaatiopalvelut  TaY: Hannele Auffermann, Jorma Helin, TTY: Harri Länsipuro, Ilkka Virtanen, TAMK: Perttu Heino, Markku Oikarainen 4