Loppuraportti Tuki- ja hallintopalvelut - AMK-päivät 2015

Petri Lintunen
Esa Lovén
Tiina Äijälä
Tampere3/Tuki- ja hallintopalvelut
–valmisteluryhmän raportti
1. Kuvaus valmisteluryhmän agendasta
Tuki- ja hallintopalvelut -valmisteluryhmän tavoitteena on selvittää uuden korkeakouluyhteisön yhteinen
toimintamalli tuki- ja hallintopalveluiden osalta. Tavoitteena on kuvata yhteisen toimintamallin
perusratkaisut, hyödyt ja sen toteuttamiseen mahdollisesti liittyvät esteet.
Valmisteluryhmä perusti joulukuussa 2014 8 alatyöryhmää selvittämään kunkin toiminnon nykytilaa ja
yhteistyömahdollisuuksia:
1. Opintopalvelut (kansainväliset palvelut, opiskelijapalvelut sis. avoimen opetuksen palvelut sekä
täydennyskoulutus)
2. Kirjasto
3. Talous ja toiminnan suunnittelu
4. Henkilöstöpalvelut
5. Tilapalvelut (laajuus ja kustannukset, organisointitapa: itse tuotetut ja ostetut palvelut sekä tilojen
kartoitus ja hallinnointi)
6. Tietohallinto ja tietojärjestelmät (ml. kokonaisarkkitehtuuri)
7. Viestintä (ulkoinen ja sisäinen viestintä, alumnitoiminta, kumppanuudet sekä tapahtumien
järjestäminen)
8. Tutkimus- ja innovaatiopalvelut
Tietohallintoryhmä sai lisäksi tehtäväkseen selvittää kolmen korkeakoulun järjestelmien yhtenäistämiseen
liittyvät kustannukset ja aikataulun.
1
2. Yhteinen toimintamalli/ Vaihtoehtoiset
toimintamallit
2.1 Kuvaus toimintatavasta
Yhdessä organisaatiossa tulee olla keskitetty hallinto ja yhtenäiset toimintatavat. Kampuskohtaiset
palvelut määritellään erikseen myöhemmässä vaiheessa.
Palvelujen tuottaminen on mahdollista useilla eri tavoilla, toteuttamistapa tulee harkita palveluittain
kustannus- ja laatukysymykset huomioiden. Määrittelytyötä jatketaan alaryhmien laatimien raporttien
pohjalta. Mikäli isoa muutosta lähdetään toteuttamaan, tulee se projektoida ja varata riittävä resursointi
sekä kiinnittää avainhenkilöt mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
2.2 Merkittävät riskit esitetyissä ratkaisuissa
1.
2.
3.
4.
Tarvittavat lakimuutokset / kriittiset päätökset viivästyvät
Valmisteluun ei varata riittävästi aikaa
Muutosvaiheen kustannuksiin ei saada riittävää rahoitusta/resursointia
Kuka tekee päätökset hallinnollisista ratkaisuista ja millä kriteereillä
2.3. Haasteet, jotka vaativat ratkaisua




Tietojärjestelmien yhtenäistäminen hallitusti ja kustannustehokkaasti
Sekä vanhojen että uusien opiskelijoiden hoitaminen "kunnialla" siirtymäkauden ajan
Muutosjohtaminen; mm. riittävä muutosviestintä vahvistaa muutosmyönteisyyttä; henkilöstöllä
oltava kokemus, että tiedämme, mitä teemme.
Työehtosopimusten yhtenäistäminen (sopimuskaudet, palkkaus ja palkitseminen, opetuksen
osuus kokonaistyöajasta) > merkittävä kustannusvaikutus
3. Alustava aikataulu toteutukselle
Tietohallintojohtajat ovat laatineet yhteistyössä substanssitoimijoiden kanssa päätöksentekoon liittyvän
kriittisten pisteiden taulukon (alla). Taulukossa on aikataulutettu hankkeeseen ja yhteisiin
toimintamalleihin liittyvä päätöksenteko IT-järjestelmien yhtenäistämisen kannalta. Valmistelun
perusteella yhteinen opiskelijatietojärjestelmä voidaan ottaa käyttöön aikaisintaan keväällä 2020
edellyttäen, että tarvittavat päätökset tehdään alla olevan taulukon kuvaamissa aikaikkunoissa. Muiden
järjestelmien toteuttaminen ei ole aikataulullisesti näin kriittistä.
2
3
Liite: työhön osallistuneet alaryhmät ja niiden jäsenet
Alaryhmien tehtävänä on ollut tuottaa raportti, joka sisältää
a) nykytilanteen kartoituksen ko. tehtäväalueen osalta sekä
b) yhteistyömahdollisuudet nykytilanteessa, sekä pidempää selvittelyä vaativat yhteistyömuodot
mahdollisine toteutusaikatauluineen.
Valmisteluryhmä on nimennyt kuhunkin alaryhmään edustajan jokaisesta korkeakoulusta.
Puheenjohtajuus on kiertänyt nimettyjen edustajien välillä. Puheenjohtajat ovat lisäksi osallistaneet
työhön valintansa mukaan muita asiantuntijoita sekä henkilöstön että opiskelijoiden keskuudesta.
1. Opintopalvelut
 TaY: Mikko Markkola, TTY: Kirsi Aalto, TAMK: Aura Loikkanen
2. Kirjasto
 TaY: Minna Niemi-Grundström, TTY: Riitta Lähdemäki, TAMK: Kaisa Rissanen
3. Talous ja toiminnan suunnittelu
 TaY: Päivi Mäntysaari, TTY: Katja Vikki, TAMK: Merja Saarinen
4. Henkilöstöpalvelut
 TaY: Pirjo Hankala, TTY: Hanna Rinne, TAMK: Merja Jortikka
5. Tilapalvelut:
 TaY: Taina Vimpari, TTY: Ilpo Kytölä, TAMK: Petri Ojala
6. Tietohallinto ja tietojärjestelmät (ml. kokonaisarkkitehtuuri)
 TaY: Seppo Visala, TTY: Jussi-Pekka Pispa, TAMK: Matti Hartikainen
7. Viestintä
 TaY: Katja Kannonlahti, TTY: Katja Ayres, TAMK: Leena Stenman
8. Tutkimus- ja innovaatiopalvelut
 TaY: Hannele Auffermann, Jorma Helin, TTY: Harri Länsipuro, Ilkka Virtanen, TAMK:
Perttu Heino, Markku Oikarainen
4