Download Report

FMBB-‐TAPAHTUMAN SELVITYSRAPORTTI Selvitystyöryhmä sai tehtäväkseen koota selvityksen FMBB-‐tapahtumasta SBPKY ry:n sääntömääräisessä kevätkokouksessa maaliskuun 28. päivä 2015. Kevätkokous myös vaati tilinpäätöksen hyväksymisen ehdoksi, että FMBB-‐kirjanpidon tiliöinnit oikaistaan selkeästi ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. FMBB-‐tiliöintien oikaisu jätettiin yhdistyksen johtokunnan vastuulle. Selvitystyöryhmä pyysi rahastonhoitaja Pirjo Ritovuorta pyytämään ulkopuolista apua, sillä tiliöintien oikaisu olisi hyvin monimutkainen tehtävä, eikä selvitystyöryhmästä löytynyt riittävää osaamista niiden korjaamiseen. Aineistojen koonti käynnistyi välittömästi. Selvitystyöryhmä pyysi saada haltuunsa vuoden 2013 ja 2014 SBPKY:n johtokunnan pöytäkirjat, koko FMBB-‐tapahtumaan liittyvän projektiaineiston, jonka oli koostanut FMBB-‐toimikunta sekä lisäksi FMBB:n kirjanpidon, johon tiliöinnit olisi oikaistu kevätkokouksen vaatimalla tavalla. Vuosien 2013 ja 2014 aikana osa silloisen johtokunnan kokouksista käytiin SBPKY:n keskustelupalstalla, joten selvitystyöryhmä kävi näin ollen myös niiden sisällöt läpi kokous kokoukselta. Näiden aineistojen lisäksi selvitystyöryhmälle toimitettiin otteita Facebookissa käydyistä keskusteluista, sähköposteja sekä annettiin pääsy esimerkiksi Facebookissa olevaan FMBB Yleishallinto –ryhmään. Aineistoa jaettiin selvitystyöryhmän jäsenten kesken ja alkoi sen perusteellinen läpikäynti. Ensimmäiseksi aineiston pohjalta alettiin rakentamaan aikajanaa, joka kattaa FMBB-‐
tapahtumaa edeltäneet, sen aikaiset ja jälkeiset tapahtumat. Selvitystyöhön toi haasteen se, että sen jäsenet asuivat eripuolilla Suomea, joten työtä tehtiin hyvin pitkälti verkossa. Selvitystyöryhmä kokousti myös tarvittaessa etänä. Lauantaina 17. lokakuuta selvitystyöryhmä kokoontui yhteen ja kävi vielä koko aineiston läpi. Koko kesän selvitystyöryhmä odotti tiliöintien oikaisua, sillä oli tärkeää saada aineisto kokonaisuudessaan kasaan. Tiliöintien oikaisua tekivät Pirjo Ritovuori, Kaarina Pirilä, Nina Palmu sekä Kalle Kivimaa. Oikaisua olivat seuraamassa myös selvitystyöryhmän jäsenet Jenni Sairanen ja Toni Aho. Selvitystyöryhmälle oikaistut tiliöinnit toimitettiin 5. lokakuuta ja 6. lokakuuta Nina Palmu toimitti kokoamansa selvityksen, mitä tiliöintejä oli oikaistu mistäkin. Selvitystyöryhmän käytyä kirjanpitoa läpi, sen todettiin kuitenkin olevan yhä riittämätön. Kevätkokouksen vaatima tiliöintien oikaisu ei selvitystyöryhmän mielestä täyttänyt täysin sille asetettuja vaatimuksia, vaikka oikaistut tiliöinnit olikin jo hiukan paremmin purettu auki, kuin kevätkokouksessa esitetty kirjanpito. Tiliöinneissä oli kuitenkin yhä selittämättömiä maksusuorituksia, joista ei voitu sanoa yksiselitteisesti mitä ne kattavat. Myös Nina Palmun toimittama power point –esitys sisälsi selvitystyöryhmän mielestä yhä liikaa summia, joiden sisältöä ei oltu purettu, eikä sekään ollut siksi kelvollinen. Selvitystyöryhmä pyysi tiliöinteihin yhä perusteellisempaa purkua. Perusteellisesti puretut tiliöinnit puuttuvat selvitystyöryhmältä yhä. Lisäksi FMBB-‐
tapahtumaan liittyviä virallisia yhteistyösopimuksia ei ole ja FMBB-‐toimikunnan pöytäkirjat ovat sisällöiltään puutteellisia tai niitä ei ole ollenkaan. Sen perusteella FMBB-‐tapahtumasta täysin kattavan selvityksen teko on ollut erittäin haasteellista, jopa mahdotonta. Selvitystyöryhmä julkaisee puretut tiliöinnit välittömästi verkkosivuilla, kun saamme ne. LÄHTÖTILANNE Excel-‐aikajana (Liite 1) Kaikki raportissa kursiivilla esitetyt kohdat ovat suoria lainauksia kirjallisesta aineistosta. Vuoden 2011 SBPKY:n sääntömääräisessä syyskokouksessa silloinen puheenjohtaja Jouni Vatanen ehdotti jäsenistölle vuoden 2014 FMBB-‐kilpailuiden anomista. Tuolloin Vatanen myös mainitsi, että Kennelliitolta voitaisiin anoa tappiotakuuta siltä varalta, jos tapahtuma tuottaa tappiota järjestäjille. Kevään 2012 sääntömääräisessä kevätkokouksessa FMBB-‐kilpailuiden anomisesta äänestettiin. FMBB-‐tapahtuman järjestämisen puolesta äänestettiin tuloksin 24/4 (kyllä/ei). Kyseisessä kevätkokouksessa on esitelty ensimmäinen budjettiluonnos FMBB-‐kilpailuille, jota selvitystyöryhmä ei ole saanut haltuunsa. Belgianpaimenkoirat-‐lehdessä ei kyseistä budjettia koskaan esitelty. FMBB-‐toimikunta muodostettiin ja sen alkuperäinen kokoonpano oli seuraava: Heli Salminen / Nina Palmu (vetäjät), Henriikka Havukunnas, Ari Koskelma, Seppo Savikko, Titta Järvenpää, Mia Skogster FMBB-‐toimikunta piti ensimmäisen kokouksensa 9. huhtikuuta vuonna 2012. Kyseisen kokouksen pöytäkirjan perusteella FMBB-‐toimikunta päätti anoa silloiselta johtokunnalta seuraavanlaista valtuutusta: a) kotisivutila sekä domainin rekisteröinti b) järjestämispaikka neuvottelut c) sponsorointi d) budjetin puitteissa toimiminen yleisesti, raportointivelvollisuus 3-‐6 kk välein e) tapahtuma-‐anomiset ilman johtokunnan hyväksyntää f) FMBB yhteistyö sekä kommunikaatio 9.6.2012 SBPKY:n johtokunnan kokouksessa silloinen johtokunta on myöntänyt niin sanotun ”toimintavapauden” FMBB-‐toimikunnalle budjetin rajoissa (Liite 2). Kyseisenä ajankohtana Nina Palmu oli johtokunnan jäsen ja toimi yhdistyksen sihteerinä. Vuosi 2013 Sääntömääräisessä syyskokouksessa 2012 Nina Palmu valittiin vuodelle 2013 SBPKY:n johtokunnan puheenjohtajaksi. Johtokunnan ensimmäisessä kokouksessa 27. tammikuuta 2013 vahvistettiin vastuualueet. Nina Palmu toimi puheenjohtajana sekä vastasi taloudesta, luonnetesteistä, sponsoreista ja toimi tutkimusvastaavana. Kyseisessä kokouksessa myönnettiin tilinkäyttöoikeudet puheenjohtajalle sekä rahastonhoitaja Pirjo Ritovuorelle. Kevään 2013 SBPKY:n johtokunnan kokouksissa ei käsitelty talousasioita juurikaan pöytäkirjojen perusteella. FMBB-‐toimikunta kokousti vuoden 2013 aikana virallisesti neljä kertaa (tammikuu, elokuu, lokakuu ja joulukuu). Virallisesti sanamuotoa käytetään edellä olevassa lauseessa siitä syystä, että selvitystyöryhmälle on toimitettu ainoastaan neljä pöytäkirjaa. Kaksi pöytäkirjoista oli sähköisiä ja kaksi printattuna sekä osin allekirjoitettuna osana FMBB-‐toimikunnan toimittamaa projektiaineistoa. Vuonna 2013 FMBB-‐toimikunta teki FMBB-‐markkinointimateriaaleja, josta ilmenevät seuraavat vastuualueet ja toimihenkilöt: Agility: Seppo Savikko Toko: Henriikka Havukunnas Mondioring: Katri Moisala IPO: Heli Salminen Näyttelyt: Nina Palmu Yleishallinto: Nina Palmu Web: Titta Järvenpää / Jessica Ristimäki Huolto, tekniikka: Mika Reijonen Majoitus, kuljetus: Nina Palmu Myyntipaikat: Magnus Nyberg Ruokahuolto: Pirkka Hilden Sponsorit: Heli Salminen Talous: Tarja Löfman, Torpan Tilit SBPKY:n johtokunnan kokouksessa 28.9.2013 keskusteltiin pöytäkirjan perusteella myydyistä tukituotteista. Selvitystyöryhmä ei ole saanut selville, mitä tukituotteita kyseisenä ajankohtana on myyty. Nina Palmun koostaman FMBB-‐tappioselvityksen perusteella, joka esiteltiin sääntömääräisessä kevätkokouksessa maaliskuussa 2014, vasta 23.11.2013 pidetyssä johtokunnan kokouksessa päätettiin tukituotteiden määrät. Ilowillan tukituotelaskun loppusumma on 11 500 euroa. Johtokunnan pöytäkirjoista ei löydy päätöstä tukituotehankinnasta, ei määristä tai tietoa milloin tukituotteet on saatu haltuun. Selvitystyöryhmä ei ole tietoinen mitä tukituotteita on mahdollisesti myyty jo syyskuussa. Asiaan liittyen ei löydy myöskään minkäänlaisia mainintoja FMBB-‐toimikunnan pöytäkirjoista. 30.11.2013 FMBB-‐toimikunta julkaisee päivitetyn kokonaisbudjetin (Nova budjetti) Facebookin Yleishallinto -‐ryhmässä. SBPKY:n johtokunnan pöytäkirjoissa 2013 tai 2014 ei löydy merkintää, että kyseinen päivitetty Nova budjetti olisi toimitettu johtokunnalle nähtäväksi. Pöytäkirjojen perusteella muu johtokunta ei tiennyt päivitetystä budjetista mitään. Nova budjetissa on laskettu tapahtuman tuoton olevan 3300 euroa. FMBB-‐toimikunta arvioi puoli vuotta ennen varsinaista tapahtumaa, että FMBB-‐kilpailuiden menot tulisivat olemaan kokonaisuudessaan yli 188 000 euroa ja tulot puolestaan noin 192 000e. Minkäänlaisia merkintöjä ei löydy FMBB-‐toimikunnan pöytäkirjoista, että kyseisen budjetin perusteella ja sen tiukan voittomarginaalin seurauksena olisi FMBB-‐toimikunnassa alettu tekemään kulukarsintaa tai etsitty säästökohteita. Vuoden 2013 FMBB-‐toimikunnan pöytäkirjojen sisällöistä on huomioitavaa seuraavaa: • Pöytäkirjassa 13.1.2013 käsitellään sponsoreita, mutta todetaan neuvotteluiden olevan kesken lähes kaikkien toimijoiden kanssa eikä allekirjoitettuja sopimuksia ole. Pöytäkirjan perusteella myös ”Nina Palmu tarkistaa paljonko tuomarimajoitukseen on tulossa henkilöitä ja pyytää lukumäärän mukaan tarjoukset Tuusulan alueen hotelleista.” Tarjouksia ei kuitenkaan käsitellä myöhemmissä kokouksissa, eikä sponsorisopimuksia käsitelty enää vuoden 2013 aikana FMBB-‐toimikunnan pöytäkirjoissa. • Pöytäkirjassa 20.8.2013 FMBB-‐toimikunta päätti siirtää FMBB-‐tapahtuman rahaliikenteen (sis. kaikkien tapahtumaan liittyvien laskujen maksamisen) tammikuun 2014 alusta Torpan tili Oy:n vastuulle. Minkäänlaista päätöstä Torpan tili Oy:n käyttämisestä FMBB-‐tapahtumassa ei löydy FMBB-‐toimikunnan pöytäkirjoista. Tieto yhteistyöstä Torpan tili Oy:n kanssa kerrotaan SBPKY:n johtokunnalle kokouksessa 28.9.2013. • Pöytäkirjassa 28.10.2013 todetaan ”Keskusteltlin majoitustilanteesta ja todettiin, että FMBB hallitus tarvitsee 5 yhden hengen huonetta. Yleishallinnon ryhma kokoontuu keskustelemaan kaikista järjestelyihin liittyvista asloista marraskuun aikana.” Marraskuulta ei ole saatavissa pöytäkirjaa, eikä majoitusten kilpailuttamisesta tai tarjouksista ole mainintoja myöhemmin. • Pöytäkirjan 01.12.2013 mukaan kokouksessa käsiteltiin Nova budjettia ”Budjettirunko on toimitettu yleishallinnon työryhmälle etukäteen (liite 1). Kävimme yhdessä läpi lajikohtaisesti budjetin ja teimme tarvittavat korjaukset lajeittain. Uusi budjetti toimitetaan FB ryhmään. Aikaisemmin luotu tarvikeluettelo on toimitettava Arille ja Jarmolle. Hyväksyttiin budjetti ja sitoudutaan budjetin mukaisiin maksimikuluihin lajeittain.” Pöytäkirjassa ei mainita, että tarkennettu budjetti toimitettaisiin SBPKY:n johtokunnalle nähtäväksi. • Samassa kokouksessa ”Pohdittiin muita keinoja saada tapahtumasta tuottoja. Todettiin, että Sami Savukoski yhdessä Pirkko Hildenin kanssa selvittävät oluen myyntimahdollisuudet, sillä tämä toisi erittäin paljon tuottoja järjestäjälle.” Muunlaisia tuottoehdotuksia tai –ideoita saatikka kulukarsintaa ei pöytäkirjoista löydy vuonna 2013. •
Pöytäkirjassa myös mainitaan lisäksi, että ”Nina Palmu hoitaa kuljetuspalvelut Kuljetusliike Ismo Rajamäki Oy:n kanssa. Kuljetuspalvelu pitää sisällään lentokenttäkuljetukset hotellille sekä hotellin ja tapahtumakeskuksen väliset kuljetukset.” Kuljetusliikkeiden kilpailuttamisesta tai tarjousten summista ei ole muuta mainintaa FMBB-‐toimikunnan pöytäkirjoissa. Käsittelemme kuljetusliike Rajamäen tapausta myöhemmin tässä raportissa vielä tarkemmin. •
Kuten jo edelläkin on todettu, vuoden 2013 FMBB-‐toimikunnan pöytäkirjat eivät kerro miten yhteistyökumppaneiden kilpailutusprosessit ovat tapahtuneet. Tarjouksista tai summista ei myöskään ole juuri mainintoja. Yhteistyökumppaneiden nimet nousevat esiin vasta siinä kohtaa, kun ”sopimus” on jo tehty. FMBB-‐projektiaineistossa ei kuitenkaan ole nimeksikään kirjallisia sopimuksia. Katri Moisalan erottaminen Facebookin FMBB Yleishallinto –ryhmässä käytiin keskustelua lokakuussa 2013 FMBB-‐
tapahtuman vastuualueista ja niiden jakautumisesta. Katri Moisala kyseenalaisti Nina Palmun kyvykyyden hoitaa kaiken (yleishallinto & näyttelyt) ja kysyi voitaisiinko tehtäviä hajauttaa useammalle henkilölle. Kyseenalaistaminen tapahtui perustuen rotumestaruuskilpailuiden osittain epäonnistuneeseen projektinhoitoon. Kyseisen tilanteen jälkeen Katri Moisala erotettiin FMBB-‐toimikunnasta luottamuspulaan vedoten. SBPKY:n johtokunnan pöytäkirja 23.11.2013: ”7.3.1 Päätettiin erottaa Katri Moisala FMBB 2014 MM-‐kisojen mondioring lajivastaavan tehtävistä, taloudellisista epäselvyyksistä johtuvan luottamuspulan vuoksi. Vahvistettiin Ari Koskelma FMBB 2014 toimikunnan ehdotuksen mukaisesti mondioring lajivastaavaksi.” SBPKY:n johtokunnan pöytäkirja 12.12.2013: ”7.4.1 Johtokunta vahvistaa sihteerin lähettämän kirjelmän Katri Moisalalle. Päätettiin, että asiasta ei anneta tietoja ulkopuolisille tahoille. Lisätietoja tarvittaessa Katri Moisalalle antaa puheenjohtaja Nina Palmu.” FMBB-‐kilpailut ja vuosi 2014 FMBB-‐toimikunnan kokous 25.1.2014. Todettiin, että ”Olutmyynnin asian suhteen täytyy ensin selvittää, onko Nokian panimo lähtemässä sponsoroimaan tapahtumaa. Myös huomioitiin, että Alkoholipassi pitää olla kahdella henkilöllä. Keskusteltiin mahdollisuudesta Rajamäen ravintolakuormuriin.” Olutmyyntiä ei kuitenkaan käsitelty enää tulevissa kokouksissa eikä esille noussut muitakaan tapoja, joilla lisätuloja olisi saatu hankittua. SBPKY:n johtokunnan kokous 1.2.2014. Määriteltiin vastuualueet: Nina Palmu puheenjohtaja, talous, luonnetestit, tutkimusvastaava, FMBB 2014 projektitoimikunta Nina Palmu näyttelyt, yleishallinto. FMBB-‐toimikunnan asioista todetaan vain, että etsitään uutta tiedottajaa tapahtumalle. Talousasioita ei käsitelty muutoin, kuin toteamalla, että ”Rahastonhoitaja Pirjo Ritovuori on lähettänyt tilanteen tilien saldoista 27.12.2013. Messukeskuksen myynti FMBB 1569€ ja myyntiartikkelimyynti 445€.” Lisäksi tilinkäyttöoikeudet myönnettiin rahastonhoitajalle sekä puheenjohtajalle. Selvitystyöryhmälle toimitetuissa pöytäkirjoissa on eroavaisuus: 1.2.2014 johtokunnan pöytäkirjan sähköisessä versiossa Nina Palmun vastuualueisiin on kirjattu näyttelyt sekä yleishallinto. Printatussa pöytäkirjassa, joka on allekirjoitettu puheenjohtaja Nina Palmun ja sihteeri Pia Puupposen toimesta, yleishallinto on poistettu eikä sitä ole kirjattu kenenkään vastuulle. FMBB-‐lehdessä, jota jaettiin tapahtuman yhteydessä (Liite 3) yleishallinto on kirjattu Nina Palmun vastuulle. FMBB-‐toimikunnan kokous 22.02.2014. Taloutta ei käsitelty budjetin osalta. Sponsoreista mainitaan seuraavaa: ”8. Yhteistyösopimukset Flamingo kertoo ensi viikolla 9 lähtevätkö matkaan tapahtumaan. Magnus tiedustelee Europcaria vielä vuokrasopimusten osalta. Patrol Oy – agilityn lajisponsori RC – pääsponsori PiaPharma Oy – piensponsori Mondioringiin D&C – IPO:n lajisponsori + montsun tarvikesponsori Kulta Katrina – ilmaiset toimihenkilö kahvit Mevet – eläinlääkärisponsori Nutrolin – sponsoripaketti 4 Artcanvas – sponsoripaketti 4 Fitdog Oy – sponsoripaketti 4 LähiTapiola – neuvottelut kesken.” Edellä mainituista kumppaneista ainoastaan Royal Caninin ja Fitdogin yhteistyösopimukset löytyvät FMBB-‐projektiaineistosta allekirjoitettuina. 4.3.2014 Tuusulan kunnalta vuokrattu kenttä, hinta 10 000 euroa. 8.3.2014 FMBB-‐toimikunnan kokous. Pöytäkirjassa mainitaan ”Koko alueen vuokraksi 10.000 €(sis.alv, sähköt, hallit, varusteet, pöydät, palkintopodiumi, henkilöstön).” Tuusulan kentän tilannetta käsitellään myös myöhemmin raportissa.
22.3.2014 FMBB-‐toimikunnan kokous: Pöytäkirja on ainoastaan sähköisenä. Pöytäkirjassa mainitaan liitteitä, joita ei ole ollut niinikään saatavilla: Kalkkirannan kievari tarjous, kuljetusliike Rajamäki tarjous, Lassila & Tikanoja tarjous. Pöytäkirjan perusteella tarjoukset seuraavilta toimijoilta hyväksyttiin tässä kokouksessa Kalkkirannan Kievari Oy, Kuljetusliike Ismo Rajamäki Oy, Mainosommel T:mi, Jukka Pätynen live-‐stream, Lassila & Tikanoja sekä Pocal Oy. Sopimusten kirjoittamisesta ei ole mainintoja tai tarjousten summista. Kaikki hintatiedot ja summat ovat kauttaaltaan pimennossa. Viimeinen FMBB-‐toimikunnan kokous kisojen pitämisvuonna oli edellä käsitelty maaliskuun 22. päivän kokous pöytäkirjojen perusteella. 6. huhtikuuta oli myös aikataulutettu kokous alkuvuoden pöytäkirjojen perusteella, mutta siitä ei ole minkäänlaista pöytäkirjaa saatavilla, joten selvitystyöryhmä ei pysty sanomaan, onko kokousta koskaan pidetty. Silloinkin tapahtumaan olisi ollut vielä 1,5kk aikaa. Nyt viralliset merkinnät päättyvät yli 2 kuukauden päähän FMBB-‐tapahtumasta. 15.04.2014 FMBB Yleishallinto –ryhmä Facebookissa: sopimukset on tehty ravintolan, Mainosompeleen ja HPH:n kanssa. Sopimuksia ei ole löydetty eikä toimitettu selvitystyöryhmälle. 16.4.2014 FMBB Yleishallinto –ryhmä Facebookissa: sopimus Kalkkirannan kievarin kanssa. Keväällä 2014 FMBB-‐asioita ei käsitelty nimeksikään johtokunnan kokouksissa. Esityslistalla FMBB-‐toimikunta on kuitenkin ollut jokaisessa johtokunnan kokouksessa. Muulle johtokunnalle ei myöskään esitelty pöytäkirjojen perusteella FMBB-‐toimikunnan talousasioita tai FMBB-‐toimikunnan marraskuussa päivittämää Nova budjettia. Heinäkuun johtokunnan kokouksessa 15.-‐22.7.2014 muu johtokunta sai seuraavat tiedot: ”7. Toimikuntien esittämät asiat 7.1. FMBB-‐toimikunta 7.1.1. FMBB-‐2014 MM-‐kilpailujen tilannekatsaus / talous Yhdistyksen puheenjohtaja Nina Palmu kertoi tilannekatsauksen ja taloustilanteen tällä hetkellä. Osa laskuista on edelleen saapumatta, joten lopullista selvitystä taloustilanteesta ei vielä ole tiedossa. Tilanteen selvittelyä jatketaan seuraavassa kokouksessa.” Johtokunnalle tuotiin tieto ensimmäisen kerran kisojen tappiollisesta tuloksesta elokuun johtokunnan kokouksessa 16.-‐18.8.2014. Minkäänlaisia summia ei mainittu vielä tuolloinkaan: "7. Toimikuntien esittämät asiat 7.1. FMBB-‐toimikunta 7.1.1. FMBB-‐2014 MM-‐kilpailujen tilannekatsaus / talous Todettiin, että kisojen tulos on negatiivinen, toimikunta tekee parhaansa vielä laskujen selvittämiseksi.” 15.9.2014 Johtokunnalle toimittamassaan sähköpostissa (Liite 5) Nina Palmu arvioi FMBB-‐
tappion olevan noin 8500 euroa. Sähköpostissa ei kuitenkaan mainittu kaikkia tahoja, joista laskut vielä puuttuivat. Johtokunnan kokous 26.10.2014: ”5.3. Taloudellinen tilanne ja toimenpiteet Yhdistyksen taloudellinen tila on heikko, pääasiassa tappiollisesta FMBB-‐tapahtumasta johtuen. Pj Nina Palmu on tarjoutunut järjestämään rahoituksen, mutta johtokunnassa on pyydetty tarkempaa selvitystä kuitteineen FMBB:n taloudesta (tulot ja menot) eikä johtokunta halua järjestettävän rahoitusta ennen kuin e.m. asiat on selvitetty perusteellisesti ja on myös selvitys minkälaisesta rahoituksesta on kyse.” Muu johtokunta näki FMBB-‐tapahtumaan liittyviä laskuja ja kuitteja ensimmäisen kerran kokouksessa 16.11.2014: ”4.2. Taloudellinen tilanne ja toimenpiteet 4.2.1. FMBB-‐2014 tapahtuman tositteiden tarkistus Käytiin läpi FMBB-‐tapahtuman laskuja ja budjettia, tutkittiin mihin varat ovat menneet ja paljonko niihin oli varattu varoja. Odotetaan tilintarkastajalta tulevaa katsausta tapahtuman taloudellisesta tilanteesta ja käsitellään saatu tulos seuraavassa johtokunnan kokouksessa.” Lopputulema Ojala & Tarkela Oy Vuoden 2014 johtokunta halusi ylimääräisen välikatsauksen projektikirjanpitoon marraskuussa 2014. Silloinen johtokunta pyysi tilintarkastustoimisto Ojala & Tarkela Oy:ltä selvityksen, jonka perusteella kirjanpidossa ei ollut syytä epäillä ”ettei välitilinpäätös anna Suomessa voimassa olevien tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten mukaisesti oikeita ja riittäviä tietoja yhdistyksen järjestämän FMBB2014 megatapahtuman tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.” Ojala & Tarkela Oy:n suorittaman projektikirjanpidon tarkastus FMBB-‐tapahtumasta postitettiin silloisen puheenjohtajan Nina Palmun kotiosoitteeseen. Silloinen johtokunta esitteli marraskuussa 2014 jäsenistölle Ojala & Tarkela Oy:n suorittaman Kertomuksen projektikirjanpidon yleisluonteisesta tarkastuksesta. Kevään 2015 aikana kuitenkin selvisi, ettei kaikille silloisen johtokunnan jäsenille oltu toimitettu kertomusta kokonaisuudessaan nähtäväksi. Tarkastuksen kahdella viimeisellä sivulla (Liite 4, Tarkastus kokonaisuudessaan) todetaan mm. seuraavaa: ”HALLINTO Tarkastuksessa on ollut käytettävissä yhdistyksen yleishallinnon/toimikunnan kokousten pöytäkirjat ajalta 28.10.2013-‐8.3.2014. Kokouspöytäkirjat olivat allekirjoittamattomia. TOSITTEET Tositteet on tarkastettu koko jaksolta 01.01. – 31.10.2014; ne ovat oikein kirjanpitoon kirjattuja. Laskujen hyväksymismerkinnät ovat puutteelliset, merkinnästä ei selviä hyväksyjän nimi. Hyvän hallintotavan mukaista on, että kululaskun kirjoittaja, laskun hyväksyjä ja laskun maksaja olisivat eri henkilöitä. Tositteella 1.43 on maksettu tiliotteen selitteenä olevan tiedon mukaan tuomarilahjoista on maksettu Nina Palmulle 1 190 €, tositteen alla aineistossa ei ollut varsinaista laskua. Kulukorvauksia on maksettu tositteilla 1.12, 1.24, 1.92, liitteenä ei ollut matkalaskuja. Tositteella 1.64 on Showlink Oy on tilittänyt näyttelyn ilmoittautumismaksuja; tilitysten liitteenä ei ollut tilityserittelyjä. Tositteella 1.192 on maksettu HKK:lle luettelomyynnistä 1 500 € Nina Palmun sähköpostiviestin perusteella, liitteenä ei ole laskua. Tositteella 1.160 on maksettu Helsingin Palveluskoiraharrastajat ry:lle 2000 € osuus tapahtuman tuotosta laskun mukaan. Laskulla mainittua sopimusta ei ollut liitteenä. Tositteilla 1.94-‐95 on maksettu Lyreco Finland Oy laskuja, jotka ovat nimellä Oy Adkem Ltd / Artcanvas. Edellä mainittujen tilitapahtumien ja kirjanpitäjälle toimittamamme listauksen mukaisten tapahtumien kirjanpidollista dokumentointia täytyy täsmentää.” Tappiotakuu FMBB kilpailuiden tappion mahdollisuus nostettiin esille jo syksyllä 2011 (Jouni Vatanen, SBPKY Tuusula syyskokous/40-‐vuotis juhlatilaisuus) ja tuotu esiin mahdollisuus anoa tappiotakuuta Kennelliitolta. Nina Palmun selvitys: Tappiotakuuta haettiin, mutta sitä ei myönnetä, koska kyseessä on yhden rodun tapahtuma. Tappiotakuuta ei kuitenkaan koskaan anottu Kennelliitolta ennen FMBB-‐tapahtumaa, eikä Kennelliitto ole vastaanottanut tappiotakuuhakemusta SBPKY:ltä ennen vuotta 2015. Nykyinen johtokunta anoi tappiotakuuta vuoden 2015 aikana. Kennelliitto vastasi, ettei tappiotakuuta myönnetä jälkikäteen, sillä sitä olisi pitänyt anoa jo ennen tapahtumaa. FMBB:n projektinhoito FMBB-‐toimikunnan kokouksia on pidetty epämääräisesti ja varsin epäsäännöllisesti. Selvitystyöryhmä on saanut käsiinsä yhteensä 9 pöytäkirjaa koko tapahtuman suunnitteluajalta (2012-‐2014) ja näistäkin pöytäkirjoista vain 6 kpl oli tulostettuna projektiaineistokansiossa. Pöytäkirjojen allekirjoitukset ovat myös puutteellisia eikä pöytäkirjoissa mainittuja liitteitä ole ollut osana projektiaineistoa. FMBB-‐tapahtumaan on ostettu runsaasti palveluita ulkopuolelta sekä ulkoistettu erinäisiä toimia. Sponsoreita ei selvästikään hankittu riittävästi tapahtuman suuriin ostoihin nähden. Selvitystyöryhmä ei kykene tarkistamaan kaikkien asioiden paikkaansa pitävyyttä, sillä kirjallisia sopimuksia ei ole saatavilla tai nähtävillä. Sopimuksia ei ole käsitelty juurikaan FMBB-‐toimikunnan kokouksissa tai SBPKY:n johtokunnan kokouksissa pöytäkirjojen perusteella. On huomioitavaa, että FMBB-‐toimikunta on pyytänyt tarjouksia toimijoilta, ja näiden tarjousten perusteella on lähdetty toimimaan. Mahdollisista muutoksista sovittiin kuitenkin toimijoiden kanssa ilmeisesti ainoastaan suullisesti. Projektikansiosta löytyvät sopimukset ainoastaan Royal Canin kanssa, myyntipaikoista ja FitDogin kanssa. Muita sopimuksia sinne ei ole koostettu. Kaikkia FMBB-‐tapahtumaan liittyviä laskuja ei maksettu ajallaan vaan eräpäivistä myöhissä, niitä maksettiin vain osittain ja maksumuistutuskirjeitä saatiin useilta tahoilta. Lisäksi laskuja riitautettiin sekä kumppaneiden että SBPKY:n toimesta. Kaiken kaikkiaan taloushallinto hoidettiin kisojen aikana sekä tapahtuman päättymisen jälkeen järkyttävän huonosti. FMBB-‐
toimikunnalla oli käytössään yksi tili, jonne tuli maksuja ja sieltä maksettiin kuluja, mutta viitenumeroita tai viestikentän merkintöjä ei käytetty. Näin ollen selvitystyöryhmä ei ole pystynyt sille annetuin tiedoin selvittämään mitä mikäkin tilitapahtuma FMBB-‐tilillä tarkoittaa.
Tapahtuman jälkeenkin virallisten sopimusten puuttuminen aiheutti runsaasti ylimääräisiä kuluja sekä epäselviä tilanteita yhdistykselle. Kuljetusliike Rajamäki Oy Kuljetusliike Rajamäki oli FMBB-‐tapahtuman logistinen yhteistyökumppani. Tapahtuman jälkeen Rajamäki toimitti laskun, jonka loppusummaksi oli kirjattu 7700 euroa. FMBB-‐
kirjanpidon mukaan Rajamäki Oy:lle oli maksettu 4000 euroa. Useista pyynnöistä huolimatta nykyiselle johtokunnalle ei toimitettu tarjouksia tai sopimuksia, joista oltaisiin voitu nähdä mitä on sovittu kirjallisesti. Näin ollen tarkka toimitussisältö kuljetusliike Rajamäki Oy:n kanssa ei ole tänä päivänäkään tiedossa. Kuljetusliike vei loput laskulta puuttuvat 3700 euroa perintään. Asiaa soviteltiin perintäfirman kanssa entisen johtokunnan jäsenen Henriikka Havukunnaksen ja nykyisen johtokunnan jäsenen Mari Alajääsken toimesta keväällä 2015. Lopulta asiassa päästiin sovintoon, mutta SBPKY joutui maksamaan konkurssiin hakeutuneelle kuljetusliikkeelle 1000 euroa vielä lisää. Näin ollen SBPKY maksoi kuljetusliike Rajamäelle kokonaisuudessaan 5000 euroa. Nykyisen johtokunnan tekemän tiedustelun perusteella kuljetusliike Rajamäeltä FMBB-‐
tapahtumassa hyödynnettyä kalustoa olisi saanut alle 1500 euron hintaan muilta palvelun tarjoajilta. Kirjallisen sopimuksen puuttuessa, SBPKY:llä ei kuitenkaan ollut muuta mahdollisuutta kuin sovitella tilanne, sillä sopijapuolten näkemyserot toimituksen/tarjouksen sisällöstä erosivat merkittävästi toisistaan. Tuusulan kunta Myös Tuusulan kunnan kanssa oli epäselvyyttä lopullisesta kentän vuokrasta ja sen maksamisesta. SBPKY:n johtokunnan pöytäkirja 26.10.2014: ”5.3.1. FMBB-‐hotellilaskujen takaisinperinnän tilanne Nina Palmun selvitys asiasta: "Hotelli lasku on maksettu kokonaisuudessaan. Vielä on avoimena Tuusulan kunnan tilavuokra, johon pyrin saamaan vielä alennusta (nyt 8000).” Seuraavassa johtokunnan kokouksessa 21.11.2014: ”Tuusulan kunnan tilavuokran on rahoittanut toistaiseksi Nina Palmu/ Artcanvas ( 6000 €).” Vuoden viimeisessä johtokunnan kokouksessa 8.12.2014 hinta oli jälleen 10000 euroa, eikä Artcanvas Oy ollutkaan maksanut laskua: ”Tuusulan kunnalle on avoinna maksamatta tilavuokra (yht. 10 000 €). Laskun loppusummasta ja maksuaikataulusta neuvotellaan Nina Palmun ja Susanna Korrin toimesta perjantaina 12.12.2014. neuvotteluihin pyydetään myös Heli Salminen mukaan.” Hinnasta neuvoteltiinkin kyseisen johtokunnan kokouksen jälkeen, jolloin tilavuokran loppusumma oli 10000 euroa. Tuusulan kunnan kanssa tehtiin kuitenkin maksusopimus, jonka avulla vuokrahinta pystyttiin maksamaan kolmessa osassa takaisin. Muita huomioita FMBB-‐tapahtuman ajankohta vaihdettiin huhtikuussa 2013 Tuusulan kunnan toimesta koulujen päättymisviikonlopulle, mutta tuotto-‐odotukset säilyivät edelleen samoina. Selvitystyöryhmä ei löytänyt merkintöjä FMBB-‐toimikunnan pöytäkirjoista tai FMBB Yleishallinto Facebook-‐ryhmästä, että tuotto-‐odotuksiin olisi reagoitu mitenkään tai siihen, että tapahtuma-‐ajankohta vaikuttaisi todennäköisesti erityisesti näyttelyilmoittautujien määrään, joista odotettiin varsin suurta tuottoa. Näyttelypalkintojen kulut ovat olleet 11 600. Näyttelyvastaava oli Nina Palmu. Showlinkille maksettiin 5000 euroa. Loppuosan laskusta maksoi Artcanvas Oy ilman johtokunnan valtuutusta. Tapahtuma tilitetty selvityksellä, että Artcanvas Oy sponsoroi tapahtumaa ks. summalla. FMBB-‐toimikuntaa muodostettaessa ja sen vetäjiä määriteltäessä ei ilmeisesti huomioitu, että Nina Palmusta voisi myöhemmin tulla SBPKY:n johtokunnan puheenjohtaja, jolloin hänellä olisi allekirjoitusoikeus. Selvitystyöryhmä pohtiikin, käytettiinkö nimenkirjoitusoikeutta väärin FMBB-‐tapahtuman yhteydessä. Voiko puheenjohtaja käyttää nimenkirjoitusoikeutta ilman, että mitään toimia tuodaan ennakkoon johtokunnan tietoon? Lisäksi seuraava toimintamalli, jonka vuoden 2012 johtokunta hyväksyi, on ollut kyseenalainen: ”Projektitoimikunta laatii sponsorisopimusrungon, jonka hyväksyy yhdistyksen puheenjohtaja. Tämän jälkeen sponsorisopimukset allekirjoitetaan yhdistyksen toimesta normaalisti, eikä niitä tarvitse kierrättää johtokunnan kokousten käsiteltävänä.” (Lähde: Belgianpaimenkoirat-‐lehti 6/2012, Liite 2) Nimenkirjoitusoikeudesta äänestetään tulevassa syyskokouksessa 15.11.2015. Sakari Joenväärän ehdotuksesta nimenkirjoitusoikeutta muutettaisiin niin, ettei puheenjohtaja pystyisi yksinään käyttämään nimenkirjoitusoikeutta.