Osaamisen siirtosuunnitelma

Henkilöstön pätevyyden
varmistaminen
muutostilanteissa
Tuula Pirhonen
Laatupäällikkö, tutkija
Evira
Tutkimus- ja laboratorio-osasto
Henkilöstömuutokset < Työntekijä
• Henkilö jää pois niin että tiedetään etukäteen
– eläkkeelle, määräaikaisuuden päättyminen
– Irtisanoutuminen
– Etukäteen varautuminen
• Henkilö jää pois yllättäen
– Tiedon siirto ei aina mahdollista
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Henkilöstömuutokset < Organisaatio
• Siirto organisaatiossa toiseen tehtävään
– Tiedon saaminen mahdollista myös jälkikäteen
• Irtisanomiset, mielen pahoittaminen
– perehdyttäjä ei välttämättä halua jakaa
tietojaan tai antaa osittaista tietoa
• Rekrytointikiellot > henkilöstön väheneminen,
töiden jakaminen
• Organisaatiomuutokset, yhdistymiset, toiminnan
supistaminen, uusi omistaja
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Organisaation toiminnan muutokset
• Tietojärjestelmämuutokset
• Johtamisjärjestelmämuutokset
• Toimintakulttuurin muutokset
• Prosessien, työskentelytapojen muutokset
• Lainsäädännöstä aiheutuvat muutokset
Muutokset vaativat perehdyttämistä /
osaamisen päivittämistä/tapojen muuttamista
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Muutoksen hallinta
Tahto
• VISIO
Pakko
• KRIISI
• Suunniteltu, realistinen
aikataulu
• Ohjattu
• Ohjeistettu
• Proaktiivinen johtamismalli
• Pakotettu muutos
• Reaktiivinen johtamismalli
• Tiukat tavoitteet ja
aikataulu
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Organisaatiomuutoksen haasteita
• Toimenkuvat muuttuvat
• Uuden tilanteen hyväksyminen
• Uusien tehtävien oppiminen ja hoitaminen
• Uusiin järjestelmiin sopeutuminen
• Uudet lyhenteet, uudet termit
• Uudet työkaverit, uudet kahviporukat (vai entiset?)
• Resurssit eivät yleensä lisäänny
• Kun työt lisääntyvät, voidaanko vanhoista
tehtävistä luopua?
• Pystytäänkö vanhoista tottumuksista luopumaan
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Johdon rooli muutoksessa (1)
• Korostuu
• Hyvä sisäinen tiedottaminen kaikissa vaiheissa
• Ratkaisujen tekeminen henkilökysymyksissä
• Henkilöstö otettava mukaan
innovoimaan ja suunnittelemaan
muutosta ja myös perehdyttämistä
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Johdon rooli muutoksessa (2)
• Avoin ja positiivinen asenne
• Yhtenäiset perehdyttämisen ja pätevyyden
toteamisen menettelyt
• Töiden priorisointi > < Toiminnan tehostaminen
• Tarvittavan osaamisen selvittäminen >
koulutussuunnitelma
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Johdon rooli muutoksessa (3)
• Työn johto, kehityskeskustelut
– Entisistä rakkaista töistä irtautuminen
– Ajan varaaminen perehtymiselle ja
pätevöitymiselle
– Selvitetään tarvittava osaaminen, oppimisen
edistyminen, pätevöityminen
– Autettava alaista hyväksymään muutos
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Yhdistyvien organisaatioiden käytännöt
• Otetaan parhaat käytännöt entisistä
organisaatioista
• Hyödynnetään kaikkien osaamista
• Varotaan vanhassa pysymistä; sallitaan uudet
tavat
• Varotaan jäykkiä käytäntöjä
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Jos muutosta ei johdeta
• Muutosta ei tapahdu tai se tapahtuu
hitaasti/tehottomasti/osittain
• Ihmiset etsivät syitä pysyä vanhassa
• Huolestuneisuus ja epätietoisuus kasvaa
• Kustannukset lisääntyvät
• Haluttua vaikutusta ei saada
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Asiakkuudet
• Asiakaspalvelun laatu taattava muutoksissa;
muutoksista tiedotettava
• Perehtyminen/pätevöityminen asiakkuuksien
hoitoon
– Sidosryhmäyhteistyö
– Perehtyminen sopimuksiin ja toimeksiantoihin
• Mahdollinen toiminnan hidastuminen, läpimenoaikojen pidentyminen > Sopimuskatselmukset;
nettisivujen päivitykset
• Akkreditoinnin ylläpito
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Hallittu tehtävien siirto
• Aikataulutettu suunnitelma tietojen siirtämiseksi
seuraajalle
– Lomake
– Tiedonsiirtokeskustelut
• Rinnakkain työskentely
– Hiljaisen tiedon siirto
– Onko organisaatiossa mahdollista palkata
kahta henkilöä samanaikaisesti?
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Osaamisen siirtosuunnitelma
• Varmistetaan, että henkilön lähtiessä säilyy
sellainen osaaminen, joka on tehtävien hoitamisen
kannalta välttämätön ja tarpeen palvelukyvyn ja
joustavan toiminnan turvaamiseksi
– Mitkä ovat tehtävien hoitamisen kannalta
välttämätöntä osaamista?
– Kuka muu hallitsee nämä tehtävät?
– Mistä/miten korvataan?
– Millä aikataululla?
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Perehdyttäminen ”ajan ollessa”
• Varahenkilöjärjestelmät
– Suunnitellut, riittävät
– Pätevyyden varmistaminen esim.
lomasijaisuuksia tekemällä
– Varahenkilön ajan tasalla pitäminen
• Keskustelut
• Jaetut tehtävät
• Työnkierto
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Dokumentointi, arkistointi, ohjeet
• Hyvin tehtynä helpottavat töiden siirtoa
ja perehtymistä
• Selkeä, toimiva ohjeistus
• Dokumentoinnin ja muistiinpanojen selvyys
– Ymmärtävätkö muutkin kuin kirjaaja
– Ovatko tiedot saatavilla/löydettävissä
– Omiin tiedostoihin ei muilla oikeutta > yhteiset
kansiot
• Arkistointi
– Luottamuksellisuus, eheys, saatavuus
– Säännöt tiedostojen nimeämiseen
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Henkilöstön pätevyyden hallinta
• Perehtyminen vie aikaa niin perehtyjältä kuin
perehdyttäjältä
• Perehtymiselle ja töiden hitaammalle
suorittamiselle on annettava aikaa
• Hyvä perehdyttämissuunnitelma, selkeät vastuut
• Hyvät perehdyttämislomakkeet (muistilista)
• Seuranta; pätevyydestä tiedottaminen
työyhteisössä ja kirjaaminen toimenkuvaan
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Kaikissa kehityshankkeissa
Muutosten tekeminen
= Ihmisten mukaan saaminen
on jatkuva haaste!
Finas-päivät 2015
27.1.2015
Kiitos!