Osaamisen siirtosuunnitelma
Henkilöstön pätevyyden varmistaminen muutostilanteissa Tuula Pirhonen Laatupäällikkö, tutkija Evira Tutkimus- ja laboratorio-osasto Henkilöstömuutokset < Työntekijä • Henkilö jää pois niin että tiedetään etukäteen – eläkkeelle, määräaikaisuuden päättyminen – Irtisanoutuminen – Etukäteen varautuminen • Henkilö jää pois yllättäen – Tiedon siirto ei aina mahdollista Finas-päivät 2015 27.1.2015 Henkilöstömuutokset < Organisaatio • Siirto organisaatiossa toiseen tehtävään – Tiedon saaminen mahdollista myös jälkikäteen • Irtisanomiset, mielen pahoittaminen – perehdyttäjä ei välttämättä halua jakaa tietojaan tai antaa osittaista tietoa • Rekrytointikiellot > henkilöstön väheneminen, töiden jakaminen • Organisaatiomuutokset, yhdistymiset, toiminnan supistaminen, uusi omistaja Finas-päivät 2015 27.1.2015 Organisaation toiminnan muutokset • Tietojärjestelmämuutokset • Johtamisjärjestelmämuutokset • Toimintakulttuurin muutokset • Prosessien, työskentelytapojen muutokset • Lainsäädännöstä aiheutuvat muutokset Muutokset vaativat perehdyttämistä / osaamisen päivittämistä/tapojen muuttamista Finas-päivät 2015 27.1.2015 Muutoksen hallinta Tahto • VISIO Pakko • KRIISI • Suunniteltu, realistinen aikataulu • Ohjattu • Ohjeistettu • Proaktiivinen johtamismalli • Pakotettu muutos • Reaktiivinen johtamismalli • Tiukat tavoitteet ja aikataulu Finas-päivät 2015 27.1.2015 Organisaatiomuutoksen haasteita • Toimenkuvat muuttuvat • Uuden tilanteen hyväksyminen • Uusien tehtävien oppiminen ja hoitaminen • Uusiin järjestelmiin sopeutuminen • Uudet lyhenteet, uudet termit • Uudet työkaverit, uudet kahviporukat (vai entiset?) • Resurssit eivät yleensä lisäänny • Kun työt lisääntyvät, voidaanko vanhoista tehtävistä luopua? • Pystytäänkö vanhoista tottumuksista luopumaan Finas-päivät 2015 27.1.2015 Johdon rooli muutoksessa (1) • Korostuu • Hyvä sisäinen tiedottaminen kaikissa vaiheissa • Ratkaisujen tekeminen henkilökysymyksissä • Henkilöstö otettava mukaan innovoimaan ja suunnittelemaan muutosta ja myös perehdyttämistä Finas-päivät 2015 27.1.2015 Johdon rooli muutoksessa (2) • Avoin ja positiivinen asenne • Yhtenäiset perehdyttämisen ja pätevyyden toteamisen menettelyt • Töiden priorisointi > < Toiminnan tehostaminen • Tarvittavan osaamisen selvittäminen > koulutussuunnitelma Finas-päivät 2015 27.1.2015 Johdon rooli muutoksessa (3) • Työn johto, kehityskeskustelut – Entisistä rakkaista töistä irtautuminen – Ajan varaaminen perehtymiselle ja pätevöitymiselle – Selvitetään tarvittava osaaminen, oppimisen edistyminen, pätevöityminen – Autettava alaista hyväksymään muutos Finas-päivät 2015 27.1.2015 Yhdistyvien organisaatioiden käytännöt • Otetaan parhaat käytännöt entisistä organisaatioista • Hyödynnetään kaikkien osaamista • Varotaan vanhassa pysymistä; sallitaan uudet tavat • Varotaan jäykkiä käytäntöjä Finas-päivät 2015 27.1.2015 Jos muutosta ei johdeta • Muutosta ei tapahdu tai se tapahtuu hitaasti/tehottomasti/osittain • Ihmiset etsivät syitä pysyä vanhassa • Huolestuneisuus ja epätietoisuus kasvaa • Kustannukset lisääntyvät • Haluttua vaikutusta ei saada Finas-päivät 2015 27.1.2015 Asiakkuudet • Asiakaspalvelun laatu taattava muutoksissa; muutoksista tiedotettava • Perehtyminen/pätevöityminen asiakkuuksien hoitoon – Sidosryhmäyhteistyö – Perehtyminen sopimuksiin ja toimeksiantoihin • Mahdollinen toiminnan hidastuminen, läpimenoaikojen pidentyminen > Sopimuskatselmukset; nettisivujen päivitykset • Akkreditoinnin ylläpito Finas-päivät 2015 27.1.2015 Hallittu tehtävien siirto • Aikataulutettu suunnitelma tietojen siirtämiseksi seuraajalle – Lomake – Tiedonsiirtokeskustelut • Rinnakkain työskentely – Hiljaisen tiedon siirto – Onko organisaatiossa mahdollista palkata kahta henkilöä samanaikaisesti? Finas-päivät 2015 27.1.2015 Osaamisen siirtosuunnitelma • Varmistetaan, että henkilön lähtiessä säilyy sellainen osaaminen, joka on tehtävien hoitamisen kannalta välttämätön ja tarpeen palvelukyvyn ja joustavan toiminnan turvaamiseksi – Mitkä ovat tehtävien hoitamisen kannalta välttämätöntä osaamista? – Kuka muu hallitsee nämä tehtävät? – Mistä/miten korvataan? – Millä aikataululla? Finas-päivät 2015 27.1.2015 Perehdyttäminen ”ajan ollessa” • Varahenkilöjärjestelmät – Suunnitellut, riittävät – Pätevyyden varmistaminen esim. lomasijaisuuksia tekemällä – Varahenkilön ajan tasalla pitäminen • Keskustelut • Jaetut tehtävät • Työnkierto Finas-päivät 2015 27.1.2015 Dokumentointi, arkistointi, ohjeet • Hyvin tehtynä helpottavat töiden siirtoa ja perehtymistä • Selkeä, toimiva ohjeistus • Dokumentoinnin ja muistiinpanojen selvyys – Ymmärtävätkö muutkin kuin kirjaaja – Ovatko tiedot saatavilla/löydettävissä – Omiin tiedostoihin ei muilla oikeutta > yhteiset kansiot • Arkistointi – Luottamuksellisuus, eheys, saatavuus – Säännöt tiedostojen nimeämiseen Finas-päivät 2015 27.1.2015 Henkilöstön pätevyyden hallinta • Perehtyminen vie aikaa niin perehtyjältä kuin perehdyttäjältä • Perehtymiselle ja töiden hitaammalle suorittamiselle on annettava aikaa • Hyvä perehdyttämissuunnitelma, selkeät vastuut • Hyvät perehdyttämislomakkeet (muistilista) • Seuranta; pätevyydestä tiedottaminen työyhteisössä ja kirjaaminen toimenkuvaan Finas-päivät 2015 27.1.2015 Kaikissa kehityshankkeissa Muutosten tekeminen = Ihmisten mukaan saaminen on jatkuva haaste! Finas-päivät 2015 27.1.2015 Kiitos!
© Copyright 2024