SIHTEERIT
25.4.2015
21.4.2015
1
Koulutuksen tavoite
• Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi
• Kokemusten ja ajatuksien vaihto
• Verkostoituminen
• Ideariihi
21.4.2015
2
Sihteeri Klubin tärkein virkailija??
• Olet presidentin oikea käsi
• Klubi on tukenasi
• Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin
Toimintasi näkyy!
21.4.2015
3
Sihteerin tehtävät sisäiset
• Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden
lähettäminen
• Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta
• Läsnäolon seuranta
• Jäsenluettelo
• Arkistointi
• Muistamiset
• Klubitarvikkeiden tilaus
21.4.2015
4
Sihteerin tehtävät
ulkoiset
• Jäsenrekisterin päivitykset
• Kuukauden jäsenilmoitus Mylsiin JOKA
KUUKAUSI
• Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen
päämajaan
• Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko
kokouksiin
• Koulutuksiin osallistuminen
• Kirjeenvaihto
21.4.2015
5
Kokousten valmistelu
•
•
•
•
Läsnäololista
Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa
Järjestä tulleet asiakirjat asialistan mukaisesti
Tee luettelo ilmoitusasioista
Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin
• Lions –vuosikirja
• Klubin säännöt
• Toimintakauden pöytäkirjat
• Piirikuvernöörin tiedotteet
21.4.2015
6
Kokouksen aikana
• Läsnäolijat
• Pöytäkirjan pitäminen
• Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä
• Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja
allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa
• Kirjaa tiedot aktiviteeteista
 Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms
 Lisää Mylsin aktiviteetti-osioon
21.4.2015
7
Kokouksen jälkeen
Laadi pöytäkirja viivyttelemättä
• Läsnäolotilastot ajan tasalle
• Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei
olisi muutoksia)
• Palkitsemiset jäsenen palkitsemiset kohtaan jäsenrekisterissä
•
Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä
21.4.2015
8
Pöytäkirjan pitäminen
• Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos
tarpeellista)
• Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin
sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä
äänestystapa ja sen tulos
• Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset.
Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei
viittauksia ed.
MUISTA ! Klubin pöytäkirja on myös klubin ”Historiikki”
21.4.2015
9
Vuosikokous
• Lähetä kokouskutsu ajoissa
• Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja
esiteltävissä
• Muut valmistelut (pj yms)
21.4.2015
10
Muuta muistettavaa 1
•Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin 30.11 / 31.5
mennessä
• Tammikuun 15. mennessä
•Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon
• Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan
klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoitus
21.4.2015
11
Muuta muistettavaa 2
• Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat
päivitetty jäsenrekisteriin
• Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset
• Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa
• Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa
• Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa
• Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden
hallitus on valittu
•Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitellään
vaalikokouksessa
21.4.2015
12
Kauden lopussa
• Kaikkien
pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja
• Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa
• Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan
tilintarkastusta varten
• Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa
seuraajaasi, ole hänen tukenaan….)
21.4.2015
13
Yhdistysrekisteri
MUUTOSILMOITUS PATENTTI- JA
REKISTERIHALLITUKSEN
YHDISTYSREKISTERIIN
Yhdistyksemme nimi rekisterissä: Lions Club
Pori/Keskustaajama ry
Rekisterinumero: 152.211
Osoite on http://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri.html
Perustietojen hakeminen
http://yhdistysrekisteri.prh.fi/ryhaku.htx
Hakuehdoissa ei hyväksytä / merkkiä,
rekisterinumerolla tai Lions Club Pori löytyy.
Muutosilmoitus:
https://yhdistysilmoitus.prh.fi/etusivu.htx?kieli=1&si
vu=muutosilm
21.4.2015
14
MUISTA
Syys-lokakuu
•
Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen sääntöjen mukaan (yleensä 14 vrk ennen kokousta)
•
Muut vuosikokousvalmistelut
Tammikuu
•
Tammikuun 15 päivään mennessä!
•
Lions-liittoon: Liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet
•
Piirikuvernöörille
•
Ilmoitus mahdollisesta varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle (mukaan -klubin
kannatustodistus ja ehdokkaan allekirjoittama suostumus)
•
Mahdollisesti hakemus piirin vuosikokouksen järjestämisestä
•
Klubin aloitteet piirikokoukselle
Helmikuu
•
Klubivirkailijoiden valinta (ehdollepanotoimikunta)
•
Seuraavan kauden toimintasuunnitelma ja talousarvio
•
Kutsun ja asialistan lähettäminen klubin vaalikokoukseen sääntöjen mukaan (yleensä 14 vrk ennen
kokousta)
21.4.2015
15
MUISTA (jatkuu)
Maaliskuu
•
Tarkasta että olet päivittänyt tiedot Lions-liiton jäsenrekisteriin ja Mylsiin
•
Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin
Maalis-huhtikuu
•
Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut ja asialista sääntöjen mukaan
•
Valtakirjat piirikokoukseen ja liiton vuosikokoukseen
•
Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille
•
Seuraavan kauden virkailijoiden tiedot Liiton jäsenrekisteriin heti kun valinnat on tehty
•
Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen
•
Palkintojen anominen ja tilaaminen
Toukokuu
•
Hallituksen ja allekirjoittajien muutostiedot yhdistysrekisteriin
Kesäkuu
•
Arkistoinnin viimeistely (esim. varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu)
•
Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa
•
Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta
varten
•
Tehtävien luovuttaminen seuraajalle
21.4.2015
16
KIITOS!
• Palautetta
• Kysymyksiä
• Ehdotuksia
21.4.2015
17
JÄSENREKISTERI
MyLCI
21.4.2015
18
d
MyLCI Rekisteriin kirjautuminen
• https://mylci.lionsclubs.org/Login.aspx?l=FI
• Tai http://www.lionsclubs.org/FI/index.php ja sivun
yläreunasta MyLCI linkki
21.4.2015
19
KIRJAUTUMINEN
Anna käyttäjätunnus ja
salasana
Paina
21.4.2015
20
UUSI KÄYTTÄJÄ 1
Valitse kohta
Täytä tiedot avautuvaan sivuun
Tähän anna kansainvälinen
jäsennumerosi (saat sen klubin
sihteeriltä)
Anna kuvassa näkyvät merkit
kohtaan ”kirjoita teksti”
Paina
21.4.2015
21
UUSI KÄYTTÄJÄ 2
Täytä kaikki kohdat huolellisesti sen jälkeen paina
21.4.2015
22
UUSI KÄYTTÄJÄ 3
Tunnus on valmis
21.4.2015
23
SALASANA TAI KÄYTTÄJÄTUNNUS UNOHTUNUT
Jos salasana tai käyttäjätunnus on unohtunut valitse kohta
Anna kansainvälinen salasanasi ja kuvassa näkyvät merkit
k
kohtaan ja toimi ohjeiden mukaan!
21.4.2015
24
PÄÄVALIKKO
Kirjautumisen
jälkeen avautuu
”Kotisivu”
Kotisivulta näkyy
perustiedot klubista
ja siniseltä alueelta
yläreunassa
olevasta valikoista
pääsee klubin,
piirin ja
moninkertaispiirin
tietoihin (valikot kts.
seuraava sivu)
21.4.2015
25
PÄÄVALIKKO
”Kotisivu”
Yläreunan
VALIKOT joista
siirrytään sivuston
eri alueisiin
21.4.2015
26
OMA LIONSKLUBI
Oma Lionsklubi kohdasta
jäsenet kohta josta löytyvät
jäsenten tiedot.
Jäsenosion kautta :
• Tehdään ilmoitus
kuukausittain jos
jäsentiedoissa ei ole
muutoksia
•
•
•
•
•
21.4.2015
Muokataan jäsen tietoja
Lisätään uusi jäsen
Luodaan perheyksikkö
Lisätään siirtojäsen
Erotetaan jäsen
27
OMA LIONSKLUBI
Ei muutoksia jäsentiedoissa
ilmoitus on tehtävä
kuukausittain
jos kuukauden aikana
jäsentiedoissa ei ole muutettu
mitään, Ei ole lisätty uusia
jäseniä, luotu perheyksikköä,
lisätty siirtojäsentä tai erotettu
jäsentä.
Painetaan
Valitaan aukeavasta valikosta
oikea kuukausi ja sitten
avautuu ikkuna josta valitaan
ja ilmoitus on tehty. Lopuksi
avautuu vielä vahvistusikkuna jossa näkyvät kaikki
kauden ilmoitukset.
21.4.2015
28
OMA LIONSKLUBI
Jäsentietojen päivittäminen
Valitaan
ja avautuvassa
ikkunassa muutetaan tiedot oikeiksi. Jos
muutetaan jäsenen nimitietoja valitaan
Ja tehdään muutokset avautuvaan
ikkunaan (ks. seuraava sivu)
Jos muutetaan kummin tietoja painetaan
avautuu ikkuna johon
muutos tehdään (huomioi alla oleva tieto).
Kun kaikki tiedot muutettu painetaan
21.4.2015
29
OMA LIONSKLUBI
Nimitiedot muutetaan oikeiksi ja on
annettava myös syy miksi tietoja
muutetaan. Lopuksi painetaan
21.4.2015
30
OMA LIONSKLUBI
Erota jäsen
Valitaan jäsenet osiossa
erotettavan jäsenen kohdalta
Avautuvaan ikkunaan
täytetään:
• Eroamisen syy (valikosta
oikea syy)
• Eroamispäivä
• Lopuksi painetaan
• Avautuu vahvistusikkuna
21.4.2015
31
OMA LIONSKLUBI
Perheyksikkö:
Valitaan jäsenet osiossa
perheyksikön pääjäsenen
kohdalta
Avautuvassa ikkunassa
valitaan perheyksikön
jäsen(et). Kun jäsen on
valittu avautuu ikkuna jossa
suhde varmistetaan. Valitse
oikeat tiedot:
• Suhde
• Suhteen varmistaminen
• Osoitteen varmistaminen
• Lopuksi painetaan
21.4.2015
32
OMA LIONSKLUBI
Lisää jäsen:
Valitse kohta
Valitse avautuvasta valikosta kohta
UUSI JÄSEN jolloin avautuu sivu johon
tiedot lisätään (ks. seuraava sivu)
21.4.2015
33
OMA LIONSKLUBI
Lisää jäsen 2 :
Lisätään mahdollisemman paljon
tietoa uudesta jäsenestä.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Etunimi
Toinen nimi
Sukunimi
Sukupuoli
Syntymävuosi
Liittymispäivä
Jäsenluokka (valikosta)
Sponsori =kummi (aukeaa uusi ikkuna)
Kutsumanimi
Ammatti (valikosta)
Puoliso/kumppani
Maa ((valitaan valikosta jolloin aukeaa uusia
kenttiä johon osoitetiedot (osoite,
postinumero ja kaupunki) lisätään))
Yhteystiedot matkapuhelin, sähköposti
(lisäksi tarvittaessa, työpuhelin, kotipuhelin, faksi)
21.4.2015
•
Lopuksi painetaan
ja tulee vahvistus
34
OMA LIONSKLUBI
Ota erotettu jäsen uudestaan jäseneksi:
Haetaan jäsen joko
palaava jäsen tai
erotetut jäsenet
valikosta kohta
valikosta kohdasta
Kun jäsen on löydetty painetaan
Annetaan voimassaolopäivä ja jäsenluokka
(valikosta) sitten painetaan
tulee vahvistus
21.4.2015
35
OMA LIONSKLUBI
Siirtojäsen:
Valitaan lisää jäsen valikosta kohta
. Avautuvasta valikosta
valitaan
kohta.
Avautuvaan ikkunaan
mahdollisimman paljon tietoa, että
varmistetaan oikea henkilö. Lopuksi
painetaan
.
Avautuu ikkuna jossa siirrettävän
jäsenen tiedot. Painetaan
Avautuu ikkuna johon lisätään
siirtymispäivä ja painetaan
Avautuu ikkuna, jossa tulee vahvistus
21.4.2015
36
OMA LIONSKLUBI
Raportit valikko:
Valitaan raportti vasemmasta laatikosta
21.4.2015
37
OMA LIONSKLUBI
Raportit:
Klubin osallistujalista
21.4.2015
Klubin kuukauden raportointi historia Yksityiskohtainen
38
OMA LIONSKLUBI
Raportit:
Kuukauden jäsenraportti
Annetaan haluttu kuukausi ja
vuosi
Kuukauden jäsenraportti
21.4.2015
39
OMA LIONSKLUBI
Raportit:
Klubin jäsenluettelo
21.4.2015
Klubin jäsenlistan jäsentiedot
40
OMA LIONSKLUBI
Raportit:
Perheyksikön raportti
Lionsklubin virkailijailmoitus
tälle kaudelle
41
21.4.2015
OMA LIONSKLUBI
Raportit:
Lionsklubin virkailijailmoitus ensi
kaudelle
Lionsklubin yhteystietolista
21.4.2015
42
OMA LIONSKLUBI
Oma Klubi – Klubin tiedot
Tässä osiossa tietoja klubista:
•
•
•
•
Nimi
Klubin kv.-numero
Perustamispäivämäärä
Klubin piiri ja piirin kv-numero
Muutettavia tietoja klubista
• Kokouspaikka
• Maa
• Kokouspaikan osoite, postinumero ja
kaupunki
• Kokousviikko (annetaan monesko kk/ viikko)
• Kokouksen päivä (minä viikonpäivänä kokous on)
• Aika
• Sekä samat tiedot uudestaan 2
kokouspaikka kohtiin tarvittaessa.
• Lopuksi paina
21.4.2015
43
OMA LIONSKLUBI
Virkailijat:
Virkailijat osiossa kauden
virkailijoiden tiedot, virkailijan
kauden päättäminen
ja virkailijan lisääminen
(ks. seuraava sivu).
Kauden vaihtuessa valitaan
ja lisätään tulevan
kauden virkailijat.
Edelliset vuodet kohdasta
pääsee
tarkastelemaan klubin
aikaisempien kausien
virkailijoita
.
21.4.2015
44
OMA LIONSKLUBI
Virkailijan lisääminen:
Valitaan oikea kausi ja
painetaan avoimen virkailijan
kohdalta
. Avautuvassa
Ikkunassa paina
.
Avautuu ikkuna josta jäsenen
kohtaa napauttamalla virkailija
valitaan.
Jatkuu seuraavalla sivulla
21.4.2015
45
OMA LIONSKLUBI
Virkailijan lisääminen:
Jatkuu edelliseltä sivulta
Tarkastetaan avautuneesta
ikkunasta, että on valittu
oikea jäsen.
Vahvistetaan valinta
painamalla
Lopuksi avautuu
vahvistusikkuna
21.4.2015
46
OMA LIONSKLUBI
Virkailijan kauden päättäminen:
Valitaan virkailijan kohdalta
.
Avautuvassa Ikkunassa tarkasta tiedot ja
paina
painiketta.
Avautuu vahvistusikkuna.
21.4.2015
47
OMA LIONSKLUBI
Lisää seuraavan kauden virkailijat:
Seuraavan kauden virkailijoiden
lisäämisessa valitaan
Virkailijat lisätään kuten edellä.
21.4.2015
48
OMA LIONSKLUBI
Tiliotteet:
Yläreunassa näkyy nykytilanne
Tiliotteelta voi katsoa maksutiedot.
Valitaan kuukausi ja painetaan
Avautuu tiliote
21.4.2015
49
OMA LIONSKLUBI
Aktiviteetti tavoitteet 1:
Aktiviteettitavoite lisätään painamalla
kohtaa.
Täytetään tiedot avautuvaan ikkunaan
• Ohjelma-alue
• Aktiviteetin tyyppi
Edistymisen mittarit vaihtelevat
aktiviteetin mukaan. Niitä ovat esim.
lion-tuntien määrä, hankitut varat,
lahjoitetut varat, palveltujen määrä yms.
Lopuksi paina
Aukeaa vahvistusikkuna
21.4.2015
50
OMA LIONSKLUBI
Aktiviteetti tavoitteet 2:
Aktiviteettitavoite voidaan poistaa,
tai sille voi luoda välitavoitteen
välitavoitetta voi muokata
välitavoiteen voi poistaa
Lopuksí tulee vahvistus
21.4.2015
51
OMA LIONSKLUBI
Ladattavat tiedot:
Tämä tuottaa csvtiedoston valintojen
mukaan.
21.4.2015
52
OMA LIONSKLUBI
Jäsenkortit:
Valittujen jäsenien jäsenkortit
voi tulostaa. Jäsenkortilla voi
osoittaa olevansa ”hyvässä
asemassa” oleva jäsen
(esim. siirtojäseneksi toiseen
klubiin).
21.4.2015
53
AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN
Valitse kohdasta:
Omat palveluaktiviteettini
Lisää Palveluaktiviteetteja
21.4.2015
54
AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 2
Palveluaktiviteetit sivu
Aloitusnäkymässä näet
Viimeksi lisätyn
aktiviteetin
Aktiviteettien katselu
Valitse
Avautuu raportti (kts. alla)
Aktiviteettien lisääminen
Valitse
21.4.2015
55
AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 3
Täytetään kohdat
• Nimi
• Kuvaus
Valitaan oikea
vaihtoehto
• Kuukausi
• Minkälainen
aktiviteetti?
• Jaetaanko tarina??
Aktiviteetin tyyppi
valitaan valintaikkunasta
paina
Ks. Seuraava sivu
vaihtoehdot!
Kun kaikki kohdat
valmiina: Paina
21.4.2015
56
AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 4
Valitse tyyppi
Valitaan vaihtoehdoista aktiviteetin
oikea tyyppi!
21.4.2015
57
AKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 5
Talletuksen tulee vahvistusnäkymä ja aktiviteetti on lisätty 
21.4.2015
58
ERITYISAKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 1
21.4.2015
59
ERITYISAKTIVITEETIN LISÄÄMINEN 2
21.4.2015
60
MINUN PIIRINI
Minun piirini - Piirin klubit:
Täältä löytyy piirin klubien
yhteystiedot.
21.4.2015
61
MINUN PIIRINI
Minun piirini - Piirin
virkailijat:
Täältä löytyy piirin
virkailijoiden
yhteystiedot
21.4.2015
62
MINUN PIIRINI
Minun piirini - Piirin alueet
ja lohkot:
Täältä löytyy alueiden ja
lohkojen tiedot
21.4.2015
63
MINUN MONINKERTAISPIIRINI
Minun moninkertaispiirini –
Moninkertaispiirin virkailijat:
Täältä löytyy moninkertaispiirin
virkailijoiden yhteystiedot
21.4.2015
64
KIITOS!
• Palautetta
• Kysymyksiä
• Ehdotuksia
21.4.2015
65