FlowIT –
virtaa IT-hankintoihin
Virpi Kalakoski, Matti Gröhn, Kirsi Jääskeläinen, Tiina
Kalliomäki-Levanto, Jani Lukander, Kristian Lukander, Jarno
Turunen, Teppo Valtonen, Tiina Vihtonen, Tuija Virtanen &
Kiti Müller
Työterveyslaitos
Marko Nieminen, Mikael Runonen & Sampo Teräs
Aalto-yliopisto
Tekes strateginen tutkimusavaus 1.9.2012– 31.12.2014:
Kysyntä edelläkävijämarkkinoiden synnyttäjänä
www.ttl.fi/flowIT
1
FLOWIT –
MENETETYN TYÖAJAN HINTA
JARNO TURUNEN & TIINA VIHTONEN
20.5.2014, FLOWIT-SEMINAARI
TYÖTERVEYSLAITOS
2.3.2015
J. Turunen & T. Vihtonen
2
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Köyhällä ei ole varaa ostaa halpaa
• Taloudellisesti viisas kysyntä
• ei vain hankintahinta
• vaan myös järjestelmien ja palveluiden elinkaaren kustannukset
•
Haasteita
• kannattavuuden arviointi vaikeaa, erityisesti hankintaprosessin
alkuvaiheessa
• hankintaprosessia suunniteltaessa tehdään pitkälle tulevaisuuteen
ulottuvia taloudellisia päätöksiä
• alkuvaiheen päätökset määräävät järjestelmän myöhemmän
kannattavuuden organisaation näkökulmasta
•
Organisaation tulisi hankkia vain sellaisia tietojärjestelmiä,
jotka tuottavat taloudellista lisäarvoa
• Esim. mitä helppokäyttöisempi tietojärjestelmä, sitä enemmän käyttöä
ts. saadaan merkittävää taloudellista hyötyä, kun hankitun
järjestelmän kapasiteetti saadaan hyödynnettyä mahdollisimman
suurelta osin
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Tuloksia FlowIT-kyselystä N=2182
• Työaikaa kuluu
•
Työtehtäviin kuulumattomat hallinnolliset tehtävät vievät
työaikaa 32 prosentilta vastaajista vähintään tunnin
viikossa
• Yhteensä 1705 tuntia viikossa
• Keskimäärin 2,4 tuntia viikossa
•
Työtehtävät, joita niihin perehtynyt työntekijä tekisi
sujuvammin vievät aikaa 17 prosentilta vastaajista
vähintään tunnin viikossa
• Yhteensä 2079 tuntia viikossa
• Keskimäärin 5,6 tuntia viikossa
•
Kokouksiin osallistuminen vie työaikaa 33 prosentilta
vastaajista vähintään tunnin viikossa
• Yhteensä 4195 tuntia viikossa
• Keskimäärin 5,8 tuntia viikossa
2.3.2015
J. Turunen & T. Vihtonen
4
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Työajasta: FlowIT–kysely N=2182
•
“Menetetty työaika tietotekniikan tai tietojärjestelmien
toimimattomuuden, hitauden tai hankaluuden vuoksi”
• 63 % (1368) vastaajista menettää vähintään tunnin
viikossa
• Yhteensä 5771 tuntia viikossa
• Keskimäärin 4,2 tuntia viikossa
• Kustannusarvio
Kuntasektorilla 5771 * 30,19€ = 174 226€ /vko
Vuosittain: 46 * 174 226€ = 8 014 396€
2.3.2015
J. Turunen & T. Vihtonen
5
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Toimimattomuus on kallista
Valtiosektorin työntekijöitä (2012)
81 687
Osuus henkilöistä, jotka kokevat
hukka-aikaa
Valtiosektorin työn kustannus, €/h
(2012)
Tehollinen työaika, h/v
x 0,60
Hukan osuus
x 0,10
Valtiosektorilla yhteensä
x 37,50
x 1 500
276 M€/v
www.ttl.fi
© Työterveyslaitos –
Mitä menetettyjen tuntien
takana on?
• Työaikaa hukkaan tietotekniseen
ympäristöön (= laitteet ja järjestelmät)
liittyvien ongelmien vuoksi
• Tietyt työhön liittyvät olosuhteet selittävät 21 %
menetetystä työajasta, esim.
• tietokoneohjelma, tietojärjestelmä tai
verkkosivu toimii odottamattomalla tavalla
• työhöni kuuluvien laitteiden, ohjelmien tai
järjestelmien käyttöä on vaikea oppia
• tarvitsemani ohjeet ovat puutteellisia,
ristiriitaisia tai vaikeaselkoisia
2.3.2015
J. Turunen & T. Vihtonen
7
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
70 %:lla väärät työkalut?
• FlowIT-kysely: Työn sujuvuutta lisäisi
• Tietokoneohjelmien tai tietojärjestelmien
päivittäminen
2.3.2015
J. Turunen & T. Vihtonen
8
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
85 %:lla käytettävyydeltään
huonoja työkaluja?
• FlowIT-kysely: Työn sujuvuutta lisäisi
• Ohjelmistojen ja järjestelmien
käytettävyyden huomioiminen
2.3.2015
J. Turunen & T. Vihtonen
9
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
80 %:lla työkalut toimivat
usealla eri logiikalla?
• FlowIT-kysely: Työn sujuvuutta lisäisi
• Tietojärjestelmien yhdenmukaistaminen
2.3.2015
J. Turunen & T. Vihtonen
10
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Tietojärjestelmillä
tuottavuutta
• Otetaanko järjestelmän käyttämiseen
liittyviä kustannuksia huomioon hankintoja
tehdessä?
• Onko varaa hukata resursseja?
• Millä keinoilla tuottavampaa tietotyötä?
• Onko käytettävyyden ja yhteensopivuuden
hankinta mahdotonta?
2.3.2015
J. Turunen & T. Vihtonen
11
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Mitä FlowIT haluaa tuoda julkisiin
hankintoihin taloudellisesta
näkökulmasta
•
Kokonaisvaltainen laatutekijät huomioon ottava
laskentamalli, jonka avulla pystytään hahmottamaan
hankintojen taloudellisia vaikutuksia riittävän laajasti niin
yksittäisten työntekijöiden kuin koko organisaation tasolla
• Mitä ovat ne todelliset kokonaiskustannukset, jotka
hankinta pitää sisällään?
• Mitä ovat ne laadun osatekijät, joilla on merkittävä rooli
kustannusten muodostumisessa?
• Mikä on hankintojen liiketaloudellinen kannattavuus
järjestelmäratkaisun koko elinkaaren osalta?
• suunnittelu, kilpailuttaminen, hankintahinta, lisenssien määrä,
kouluttamisen hinta ja työaika, järjestelmän käyttöaste, käyttäjien
määrä, työn muutokset, osaamisen hyödyntäminen, käyttäjäryhmän
palkkakustannukset, työn sujuvuus, järjestelmän myöhempi
muokkaaminen, järjestelmän päivittäminen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
FlowIT –
virtaa IT-hankintoihin
www.ttl.fi/flowIT
www.flowit.fi
Virpi Kalakoski
13
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi