16.11.2015 TARJOUSPYYNTÖ KEHITTÄVÄSTÄ ARVIOINNISTA 1. YLEISTÄ Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry hallinnoi ja toteuttaa KAIKU-hanketta. Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry pyytää tarjouksia kehittävän arvioinnin toteuttamista ESR-rahoitteisessa KAIKU-hankkeessa. KAIKU- hanke toimii Joensuun alueella 1.8.2015 – 31.12.2017. Hankkeessa luodaan toimintamalli, joka mahdollistaa sujuvien ja katkeamattomien kuntoutus-, koulutus- ja työllisyyspolkujen rakentumisen heikossa työmarkkina-asemassa oleville henkilöille yhdistyskentällä. Hankkeen toimintaan kuuluu myös työhönvalmennus, jonka kautta hankkeeseen osallistuvien asiakkaiden työ- ja toimintakyky sekä työllistymisedellytykset parantuvat. KAIKU-hanke on osa Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry:n työllisyyspalveluita, joihin kuuluvat KAIKU-hankkeen lisäksi tällä hetkellä KAJOkeskus sekä Polkuja yrityksiin-projekti. 2. HANKINNAN KUVAUS 2.1. Hankinnan perusta Tarjouspyyntö koskee KAIKU-hankkeen ulkoista kehittävää arviointia. Tarjouskilpailun tavoitteena on käynnistää kehittävä, hankkeen tuloksellisuutta ja hanketoimijoiden oppimista edistävä vuorovaikutteisuuteen perustuva arviointi. Arvioinnin avulla halutaan saada hankkeelle ja sen toteuttajalle tietoa siitä, miten hankesuunnitelmassa asetetut tavoitteet toteutuvat, millaiset toimenpiteet tai toiminnot ovat vaikuttavia, kuinka hanke pystyy sopeutumaan toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja miten hankkeen kokemuksia ja tuloksia voidaan välittömästi hyödyntää hankkeen toiminnassa, toteuttajaorganisaation toiminnassa sekä siirtää muihin pohjoiskarjalaisiin kuntiin. Lisäksi halutaan arviointitietoa hankeprosessista kokonaisuudessaan. Lisäksi arvioinnilla haetaan uudenlaisia hankkeen kehittävän arvioinnin tekemisen tapoja. Arvioijien oletetaan käyttävän hankkeen toiminnan luonteen näkökulmasta tarkoituksenmukaisia ja parhaiten soveltuvia, monipuolisia, monitahoisia ja osallistavia arviointimenetelmiä. Arvioinnin tavoitteena on saada viiveetöntä, välittömästi hyödynnettävää tietoa hankkeen - tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden lisäämiseksi - vaikuttavien toimintaprosessien selvittämiseksi (kehittäminen ja asiakastyö) Kaiku-hanke toimii Joensuussa 1.8.2015 – 31.12.2017. - hyvien ja huonojen käytänteiden selvittämiseksi - toiminnan kriittisten pisteiden selvittämiseksi - toimenpiteiden ja prosessien tarkoituksenmukaisuuden ja osuvuuden lisäämiseksi - vahvistaa hankkeen kehittämisotetta suhteessa kohderyhmiin ja yhteistyökumppaneihin - kehittää hankkeessa toteutettuja toimintamalleja, menetelmiä (työhönvalmennus, ohjausja konsultointitoiminta, koulutukset) - varmistaa hankkeen tuotosten hyödyntämis- ja levittämisprosessin toimivuus Arvioinnin odotetaan tuottavan hyödynnettävää tietoa hankkeen toiminnan ja sen prosessien kehittämisessä. Arvioijalta odotetaan hankkeen kokonaistilanteeseen liittyvää analysointia ja valmiutta kehittävään ja konsultatiiviseen vuorovaikutukseen arvioijan ja arvioitavien kohteiden välillä. Arvioinnin tuloksia hyödynnetään hankkeen asiakas- ja kehittämistyössä, hankkeen sisäisten toimintaprosessien kehittämisessä sekä hankkeiden ja yhteistyökumppaneiden välisessä verkostoitumisessa. 2.2. Arvioitava hanke Hankkeen nimi: KAIKU Rahoittaja: Etelä-Savon ELY-keskus Toimintalinja: 5 Erityistavoite: 10.1 Toiminta-alue Joensuu Kohderyhmä: Hankkeen kohderyhmänä ovat joensuulaiset työelämän ulkopuolella olevat pitkään työttömänä olleet sosiaalihuollon asiakkaat, jotka tarvitsevat työ- ja toimintakyvyn parantamista sekä sosiaalisen osallisuuden tukemista. Hankkeen toinen kohderyhmä ovat yhdistykset, jotka tarjoavat kuntoutus- ja työllisyyspalveluja heikossa työmarkkina-asemassa oleville henkilöille. Toteuttaja: Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry Toteutusaika: 1.8.2015 – 31.12.2017 Kaiku-hanke toimii Joensuussa 1.8.2015 – 31.12.2017. Vastuuhenkilö: Sanna Saastamoinen 2.3. Osatarjoukset Osatarjouksia ei huomioida. 3. HANKINNAN VAATIMUKSET 3.1. Sisältövaatimukset Tarjoukseen tulee sisältyä: - Alustava arviointisuunnitelma: Hankkeessa tehtävä arviointi (hankittava kehittävä arviointi, itsearviointi, ohjausryhmän arviointi ja asiakaspalautteet) on tarkoitus koota yhdeksi kokonaisuudeksi. Tämän vuoksi tilaaja odottaa, että kehittävä arviointi suunnitellaan yksityiskohtaisesti hanketoimijoiden kanssa. Alustavassa arviointisuunnitelmassa kuvataan arvioinnin toteuttaminen, työvaiheet, arviointimenetelmät, arviointiaineistot ja mahdolliset muut tiedonkeruumenetelmät. - Arvioinnin toteuttajien osaamisen kuvaus tehtävänannon kannalta eli hankkeen substanssin ja toimintaympäristön tuntemus, arviointiosaaminen sekä arvioijien referenssit aiemmin toteutetuista vastaavista arvioinneista, arvioijien CV:t sekä aiemmin toteutettujen arviointien tilaajien palautteet. - Arviointipalvelun kokonaishinta, jossa arvonlisäveron osuus on selkeästi ilmoitettuna. Hinnan tulee sisältää kaikki arvioinnista aiheutuneet kulut. Kehittävän arvioinnin toteutukseen tulee sisältyä: - Raportit: kaksi väliarviointia ja arvioinnin kokonaisraportointi. Raporttien on sisällettävä konkreettiset kehittämissuositukset sekä arvioinnin kokoavat johtopäätökset. Kehittävän arvioinnin toteuttajalla on käytössään hankkeen aikana kerättävä palaute heikossa työmarkkina-asemassa olevilta asiakkailta sekä niiltä yhdistystoimijoilta, jotka ovat mukana hankkeen toiminnassa sekä muu hankkeen dokumentoitu aineisto. Tiedon keruusta sovitaan erikseen. (Hanke toteuttaa palautekyselyitä kohderyhmälle sekä mm. asiakasraadin, joiden aineisto on arvioijan käytettävissä.) Arvioija luovittaa arviointiraportit paperitulosteena ja sähköisessä muodossa tallennettuna tilaajalle. - Tapaamiset Joensuussa: kehittävän arvioinnin suunnittelu, aloituskokous, väliarviointitapaamisia, loppuarviointitapaaminen. Arvioijan on osallistuttava tilaajan järjestämiin tilaiKaiku-hanke toimii Joensuussa 1.8.2015 – 31.12.2017. suuksiin arvioinnin aikana ja esitellä arvioinnin sisältöjä (max. kaksi tilaisuutta hankkeen aikana). - Erilaisten arviointimenetelmien toteutus alustavan arviointisuunnitelman ja yhdessä hanketoimijoiden kanssa laaditun, yhteisesti hyväksytyn arviointisuunnitelman mukaisesti. Arviointimenetelmien tulee olla monitahoisia ja osallistavia. Arviointimenetelmät toteutetaan Joensuussa. Tilaaja vastaa tarvittavista tilajärjestelyistä ja niiden kustannuksista. 3.2. Arvioijien kelpoisuusvaatimukset Arvioijan tulee olla ammatillisesti, tiedollisesti ja taidollisesti pätevä toteuttamaan hankittava työ. Arviointitehtävän suorittaminen perustuu henkilökohtaiseen tai useamman henkilön yhteiseen työpanokseen, jonka vuoksi toteuttajalla on oltava riittävä asiantuntemus ja kokemus vastaavanlaisten kehittämishankkeiden arvioinnista. Arvioijalla tulee olla useampia referenssejä vastaavasta tai vastaavanlaisesta toiminnasta. 3.3. Sopimusaika Sopimusaika sekä tarjouksen voimassaoloaika tulee määritellä tarjouksessa. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 29.2.2016 saakka. 3.4. Muuta Tarjous ja kehittävä arviointi tehdään suomen kielellä. 4. TARJOUKSEN HINNOITTELU Tarjouksessa on ilmoitettava tarjottavan palvelun hinta arvonlisäveroineen. Tarjoushinnan on oltava kiinteä koko sopimuskauden ajan. Kiinteän kokonaishinnan tulee sisältää kaikki tässä tarjouspyynnössä määritellyt hankinnan kohteeseen liittyvät asiat, kuten henkilöstökustannukset ja palvelua koskevat hallinto-, materiaali-, tiedonhankinta- ja muut kustannukset. Matkakulut sisältyvät kokonaishintaan. 5. TARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN Tarjouksen valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. Kokonaistaloudellisesti Kaiku-hanke toimii Joensuussa 1.8.2015 – 31.12.2017. edullisimman tarjouksen arviointikriteereinä ovat alustava arviointisuunnitelma, arvioijien osaamisen kuvaus sekä tarjoushinta. Alustava arviointisuunnitelma tulee toimittaa erillisenä liitteenä tarjouksen mukana. Valintaperusteet ja niiden tarkemmat perustelut ovat: 1. Arviointisuunnitelma - tarjouspyynnössä kuvatun tehtävän luonteen, sisällön ja tavoitteiden ymmärtäminen perehtyneisyys arvioitavan hankkeen sisältöön, tavoitteiden ja toimeenpanon tuntemus, substanssin tuntemus - kehittävässä arvioinnissa käytettävien menetelmien monitahoisuus ja osallistavuus - kehittävän arvioinnin toteutusprosessin alustava kuvaus - yhteistyön kuvaus - selkeys Arviointisuunnitelman on oltava realistinen, toteuttamiskelpoinen ja tarkoituksenmukainen annetun tehtävän toteuttamisen kannalta. 2. Arvioijien osaaminen - arvioijien osaaminen ja kokemus työllisyyttä tukevista palveluista ja yhdistyskentän roolista työllisyydenhoidossa arvioijien koulutus ja työkokemus, kokemus vastaavista arviointitehtävistä, asiakaspalautteet vastaavista palveluista 3. Tarjoushinta - tarjouspyynnön jättäjällä on mahdollisuus käyttää ulkoisen kehittävän arvioinnin hankintaan maksimissaan 11 160 euroa (sisältää arvonlisäveron). Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetoista tarjouksista. Tarjouspyyntöä vastaamattomat ja/tai puutteelliset tarjoukset hylätään. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. 6. TOIMITUS- JA MUUT EHDOT Kaiku-hanke toimii Joensuussa 1.8.2015 – 31.12.2017. Arvioinnista tehdään hankintasopimus tilaajan ja arvioinnin tuottajan välillä. Arviointityö maksetaan erikseen sovittavissa jaksoissa. Maksatusaikataulu sovitetaan arvioinnin vaiheistukseen. 7. TARJOUSPYYNNÖN LISÄTIEDOT Kysymykset pyydetään jättämään sähköpostilla [email protected] viimeistään 8.12.2015. Kysymykset vastauksineen ovat luettavissa hankkeen nettisivuilla www.pksotu.fi/kaiku 11.12.2015. 8. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjoukset toimitetaan 31.12.2015 klo 23.59 mennessä osoitteeseen Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys ry/KAIKU/Sanna Saastamoinen, Siltakatu 20 A 11, 80101 Joensuu. Asiakirjojen julkisuus Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa. 9. TARJOUKSEN LIITTEET Tarjoukseen on liitettävä - arvioijien CV:t - referenssiluettelo arvioijien aikaisemmin toteuttamista vastaavista toteutuksista - alustava arviointisuunnitelma - selvitys mahdollisista alihankkijoista - kaupparekisteriotetta tai vastaavaa selvitys - verovelkatodistusta Kaiku-hanke toimii Joensuussa 1.8.2015 – 31.12.2017.