Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna
SIS, Tampereen yliopisto
T3 Syksy 2015
H2 – Tehtävänanto
H2: Tehtävänanto
Lue harjoitukseen liittyvä taustamateriaali!
Harjoituksen tavoitteet
Tarkoitus on oppia käyttämään sähköpostiohjelmia monipuolisesti. Harjoitukset ovat
hyödyllisiä vaikka vakituisena sähköpostiohjelmanasi käyttäisitkin jotain muuta sähköpostia.
Sähköpostiohjelmat ovat nykyisin monipuolisia; nämä harjoitukset tehtyäsi osaat etsiä
vastaavia ominaisuuksia myös omasta sähköpostiohjelmastasi. Harjoituksen jälkeen
•
olet tutustunut Moodle-opetusalustaan ja käyttänyt siellä toteutettua
keskustelufoorumia
Tämän lisäksi osaat yliopiston Office365-palvelussa
•
•
•
kirjoittaa, lähettää ja lukea sähköpostia,
•
luoda kansioita ja tallentaa niihin viestejä (automaattisesti suodattimen avulla tai
manuaalisesti yksittäisiä viestejä toiseen postilaatikkoon vieden),
•
•
lähettää liitetiedostoja ja myös tallentaa saamasi liitetiedoston omalle tietokoneelle,
korostaa tärkeitä viestejä,
tallentaa lähettäjän tiedot osoitekirjaan, käyttää tallentamiasi osoitetietoja, sekä osaat
luoda osoitekirjasi käyttäjistä postituslistoja,
käyttää OneDrive-pilvilevyä.
Tehtävät
T1 (1p) Moodlen keskustelufoorumin käyttö
T2 (2p): Inbox
T3 (1p): Viestien merkkaus
T4 (2p): Osoitekirjan käyttö
T5 (2p): Kansioiden luonti, suodattimet (filters)
T6 (2p): Tiedoston tallentaminen OneDrive -pilveen
Harjoituksen tehtävänanto
Aukaise Word tekstinkäsittelyohjelma, ja kerää yhteen dokumenttiin vastaukset seuraaviin
tehtäviin 1- 6 (tekstiä ja/tai kuvia). Dokumentin alkuun joudut selvittämään oman koneesi
käyttöjärjestelmän, esim.
”Tämä harjoitus on tehty kotona MacBookilla käyttäen MacOS 10.7 (”Lion”)
käyttöjärjestelmää”.
Leikkaa pyydetyt ruudunkaappauskuvat siten, että ne sisältävät vain ratkaisulle olennaiset
osat. Kirjoita dokumentti Word 2013-ohjelmalla ja tallenna se nimellä H2.docx.
-1-
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna
SIS, Tampereen yliopisto
T3 Syksy 2015
H2 – Tehtävänanto
Tehtävä 1 (1p) Moodlen keskustelufoorumin käyttö
Käy kokeilemassa viestin kirjoitusta harjoittelualueella (Leikkikentällä). Kirjoita ainakin kaksi
viestiä, niin että kokeilet uuden keskustelusäikeen aloittamista (Lisää uusi keskustelu) ja
johonkin aiemmin kirjoitettuun viestiin vastaamista, jotta näet miten vastauksesi kirjautuu
valitsemaasi keskustelusäikeeseen. Moodle kerää erilaista tietoa opiskelijoiden
aktiivisuudesta kurssialueella. Etsi omista tiedoistasi ns. ”Rakenneraportti”.
Ota tuosta raportista mallikuvan (Kuva 1) kaltainen kuva kohdasta, jossa näet montako
viestiä jätit Leikkikentälle ja milloin ne jätit.
Jätä kuvan yläreunaan nimesi näkyviin. Vaikka ratkaisut jätetään anonyymeinä, ratkaisujen
sisällöstä silloin tällöin paljastuu (ja saakin paljastua) tekijän henkilöllisyys. Kurssilla arvioinnissa on tärkeämpää se, että työt arvotaan satunnaisesti arviojille, ja toisaalta se, että
arvioitava ei tule tietämään arvioijaa, jotta arvioijalle ei tule paineita arviointinsa
tekemisessä.
Kuva 1 Rakenneraportin tiedot lähetyistä viesteistä.
Vastauksena tähän tehtävään ota yllä olevan mallin mukainen kuva omasta rakenneraportistasi
Vihje: Löydät rakenneraportin Omat profiiliasetukset -kohdan kautta
Jos muokkaan tehtäviä julkaisun
Tehtävä 2 (2p): Inbox
Inbox (Saapuneet)-kansio on kansio, joka on kaikilla automaattisesi olemassa. Kaikki
jälkeen, merkitsen muutetut
(useimmiten sanamuotojen
selvennyksiä) punaisella, niin että
korjaukset on helppo nopealla
selailulla löytää.
–ah-
sähköpostisi tulevat sinne, jos et siirrä niitä joko käsin tai automaattisesti luomiesi
filttereiden avulla muihin kansioihin. Aukaise Inbox (Saapuneet)-kansiosi ja vastaa seuraaviin
kysymyksiin.Vihje1
a) Aukaise viestinäkymään otsikolla T3: Viesti liittyen harjoitukseen H2 saamasi
sähköpostiviesti ja lue sieltä ohjeet tähän kohtaan. Vihje2
b) Inbox-ikkunan yläreunassa on pudotusvalikko, jossa alun perin alun perin näkyvissä
valinta ”Kaikki”. Mitä tapahtuu jos napsautat Lähettäjä -vaihtoehtoa? Entä jos
napsautat sitä toisen kerran? Liitetiedostot saattavat viedä paljon tilaa
sähköpostistasi. Kun postilaatikkosi alkaa täyttyä, haluat päästä eroon paljon tilaa
vievistä viesteistä. Miten saat kaikkein eniten tilaa vievän viestin lajiteltua
alimmaiseksi?
-2-
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna
SIS, Tampereen yliopisto
T3 Syksy 2015
H2 – Tehtävänanto
c) Millä tavalla saat luotua viesteihisi automaattisen allekirjoituksen (kirjoittamatta
allekirjoitusta joka kerta erikseen)?
d) Muista, että sinun tulee tarkkailla postikiintiösi täyttymistä. Kun postilaatikkosi
täyttyy, jäävät postisi saapumatta, etkä
ehkä vähään aikaan huomaa mitään!
Kuinka suuren osan postilaatikkosi
tilasta olet kuluttanut? Liitä tämän kohdan vastaukseksi oheisen mallikuvan mukainen kuva, josta näkyy oma postikiintiösi.
Leikkaa kuva siten, että se sisältää vain postikiintiön oheisen mallin mukaisesti.
Vastaukseksi kohtiin (a), (b) ja (c) tekstiä, ja kohtaan (d) mallin mukainen pieni kuva.
Vihje 1. Jos inbox-kansiosi on tyhjä koska olet uudelleenohjannut viestisi muualle, poista uudelleenohjaus näiden harjoitusten tekemisen ajaksi, ja lähetä Inboxiin itsellesi muutama viesti jotta saat tehtävät tehdyksi.
Vihje 2. Kaikkiin kohtiin (a)-(d) löytyy ohjeet taustamateriaalista kohdista 2.2 – 2.3.
Tehtävä 3 (1p): Viestien merkkaus.
Tee itsellesi punaisella värillä luokittelu TÄRKEÄ.Vihje3 Merkitse jokin postilaatikkosi viesteistä
sen avulla tärkeäksi ja ota postilaatikostasi oheisen mallin (toinen Kuvan 2 malleista riittää)
mukainen. Viestin otsikko on alemman mallin mukainen, jos olet piilottanut lukuruudun.
Kuva 2 ”Tärkeäksi” omalla lipulla merkitty viesti
Tämä on vain yksi tapa nostaa esille joitakin tärkeitä viestejä postilaatikossasi.
Miten viestin perässä olevia lippu- ja nasta-kuvakkeita käytetään.
Vastauksena: Malllin mukainen kuva liputetusta viestistä.ja selitys lippu- ja nastakuvakkeista.
Vihje 3. Luokitteluja saat luotua painamalla hiiren kakkosnapilla viestin päällä ja valitsemalla
Luokittele/Luokkien hallinta/Lisää uusi luokka (Categories/All Categories/New..). Kun luot uuden
luokan, se lisätään Luokittele valikon listaan.
Tehtävä 4 (2p): Osoitekirjan käyttö
Vie osoitekirjaan ainakin neljä nimeä ja sähköpostiosoitetta.Vihje4 Tee nimistä yhteystietoluettelojolle annat sille jokin nimi (esimerkissä MeidänTiimi). Vihje5 Tee siis
yhteystietoluettelo, älä tee ryhmää! Ryhmät tulevat näkyviin kaikille yliopistolaisille.
Ota tilanteesta kuva, jossa olet avannut osoitekirjasta TeamWork–yhteystietoluettelo ja
kuvassa näkyy sinne lisätyt osoitteet (Kuva 3).
-3-
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna
SIS, Tampereen yliopisto
T3 Syksy 2015
H2 – Tehtävänanto
Käyttöliittymä oli
muuttunut hiukan taas,
kuva muutettu sen
mukaiseksi
Kuva 3: MeidänTiimi-yhteystietoluettelo ja sen sisältämät sähköpostiosoitteet.
Vastauksena: mallin mukainen kuva luomastasi yhteystietoluettelosta
Vihje 4: Yhteystiedot löytyvät Henkilöt -”välilehdeltä”.
Napsauta yläkulman ruudukkoa ja valitse Henkilöt (kuva
oikealla). Sen jälkeen paina Uusi ja valitse Luo yhteystieto.
Vihje 5: Yhteystietoluettelon luonti: Uusi / Luo
yhteystietoluettelo, anna luettelolle nimi (esimerkissä
MeidänTiimi), lisää siihen yhteystietoja (ala kirjoittaa
yhteystiedon nimeä Lisää jäseniä -kenttään).
Huom. Vaikka tehtävässä ei harjoitellakaan osoitekirjan käyttämistä viestien lähettämisessä, huomaa
kuinka helppoa se on: viestinkirjoitusikkunassa voit avata Vastaanottaja-linkistä osoitekirjan tai
aloittaa vastaanottajan (esim. MeidänTiimi) kirjoituksen, jolloin voit pääset valitsemaan haluamasi
listan tai nimen pudotusvalikosta.
Tehtävä 5 (2p): Kansioiden luonti, suodattimet (filters)
Voit luoda kansion, johon suodattuvat automaattisesti esimerkiksi kaikki tietyiltä ihmisiltä tai joltain postituslitalta tulleet viestit.
Tee suodatin, joka vie kaikki sellaiset viestit,
joissa lähettäjänä olet sinä itse ja aiheena on
”Arkistoi” uuteen kansioon nimeltä Oma
arkisto. Tällaisella kuvitteellisella
harjoituksella voisit pitää sähköpostikansiotasi muistikirjana, johon voisit lähettää
itsellesi muistettavia asioita ilman, että ne
näkyvät Saapuneet–kansiossa uusina viesteinä. Vihje6
Tee suodatin viesteille, joissa lähettäjänä on
oma sähköpostiosoitteesi ja aihe sisältää
sanan ”Arkistoi” . Sääntö siirtää sellaiset
viestit kansioon Oma arkisto. Sääntö siirtää
sellaiset viestit kansioon Arkisto. Ota
suodatinsäännön luomisesta kuva. Sinun ei
tarvitse tallentaa tätä sääntöä, tärkeintä on
tutustua uusien sääntöjen luomiseen.
Kuva 4: Suodatinsäännön luominen
-4-
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna
SIS, Tampereen yliopisto
T3 Syksy 2015
H2 – Tehtävänanto
Vastauksena tähän tehtävään, ota mallin
kaltainen kuva suodatinsäännön luonnista.
Vihje 6: Suodatinsääntöjä pääset luomaan
seuraavasta kohdasta: Ratas kuvake / Asetukset
/ Saapuneet-kansion säännöt / plusmerkki
Tehtävä 6 (2p): Tiedoston tallentaminen OneDrive -pilveen
Taustamateriaalista opit jo, että Office365-tiliisi kuuluu OneDrive-pilvilevy. Sinne voit
tallentaa tiedostoja, joihin pääset käsiksi mistä tahansa selaimen O365-palveluun
kirjauduttuasi. OneDrivelle viedyt tiedostot voi halutessaan jakaa muille yliopiston O365palvelun käyttäjille. Harjoitellaan OneDriven käyttöä hakemalla ensin kolme pdf-tiedostoa,
jonka joku jakanut saataville ja viedään itse sen jälkeen tiedosto OneDrive-levylle (minkä
voisit myös jakaa muille saataville, vaikka sitä ei tässä tehdäkään).
(a) Hae ensin itsellesi kolme tiedostoa kansiosta Office-Pikaoppaat, jotka Aulikki on
jakanut organisaation sisällä kaikille.Vihje 7 Luo omalle koneellesi (omaan
kotihakemistoosi) kansio Word-Excel-PowerPoint-Pikaoppaat ja nouda pdf-tiedostot
tuohon kansioon. Vihje 8 Ota kuva kansiosta niin että ainakin kansion nimi ja
muokkauspäivämäärät ovat näkyvissä (vrt mallikuva alla).
Kuva 5: Kuva OneDrivesta haetut tiedostot sisältävästä kansiosta
(b) Luo pilvilevyllesi uusi kansio nimeltään H2. Vihje 9 Aukaise kansio, ja vie sinne jokin
paikallisella koneellasi oleva tiedosto. Ota tästä tilanteesta mallin mukainen kuva
(Kuva 4). Kuvassa tulee olla näkyvissä yläreunan ”Asiakirjat / H2” -polku ja tiedoston
muokkausaika (Muokattu) ja tekijän nimi (ainakin osittain).
Kuva 6 Pilvilevylle luotu H2-kansio ja sinne viety tiedosto
(Huom! opiskelioilla OneDrive otsikkona ei ole Asiakirjat, vaan Tiedostot)
Pystyt mm. poistamaan, siirtelemään, tai uudelleen nimeämään tiedostoja
pilvilevylläsi. Vaikka tätä ei tarvitse ratkaisuun kirjoittaakaan, selvitä itsellesi, miten
antaisit selaimen kautta uuden nimen äsken pilvilevylle viemällesi tiedostolle (hiiren
kakkospainike).
-5-
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna
SIS, Tampereen yliopisto
T3 Syksy 2015
H2 – Tehtävänanto
Vastauksena tähän tehtävään mallin
mukaiset kuvat (Kuva 5 ja Kuva 6)
Vihje 7. Hae ensin Henkilöt-”välilehdeltä” jakajan profiili (hakukenttään ylhäällä
vasemmalla ”Aulikki Hyrskykari”) ja aukaise hänen Profiilikorttinsa (Yhteystiedot / Profiilit: ”http.//utafi-mysharepoint… ”)
Profiilikortti. Tämän linkin kautta näet ne
kohteet jotka tämä henkilö on jakanut
(joko kaikille tai sinulle henkilökohtaisesti).
Vihje 8. OneDrivesta ei pysty tuomaan
koo kansiota kerralla, joudut tuomaan
tiedostot yksittäin. Tiedoston tuonti omalle koneelle tapahtuu hiiren kakkopainikkeen (osoitin
tiedoston päällä painettuna) kautta valinnalla Lataa (Download), jolloin tiedostot saa joko avatuksi
sovellusohjelmaan (josta ne voit tallentaa omaan kansioosi) tai tuoduksi selaimen latauskansioon.
Latauskansiosta voit käydä noutamassa tiedostot omaan kansioosi, jolle annoit nimeksi Word-ExcelPowerPoint-Pikaoppaat ).
Vihje 9. Saat kansion luoduksi yläreunan uusi -> Uusi Kansio-painikkeesta
Tallenna aina ratkaisudokumenttisi lopuksi myös pdf-tiedostoksi (H2.pdf). Vie lopuksi
molemmat tiedostot WETOon. Muista, että molemmat (docx- ja pdf-tiedostot) lähetetään
samalla palautuskerralla (2 x Upload + 1 x Submit).
-6-