Ohjelma
9.30
Viestintäoppaan esittely ja viestintävinkit hankkijoille
viestintäpäällikkö Suvi Salmela
10.10
Keskustelua ja kysymyksiä
Kysymyksiin vastaamassa
ryhmäpäällikkö Isa-Maria Bergman
10.30
Linjat sulkeutuvat
Viestien fiksumpia hankintoja
Hankkijan viestintäopas
• Ladattavissa ja luettavissa Motivan
hankintapalvelun verkkosivuilla
Cleantech-hankinnat osiossa
• Ohjeistaa viestinnän toteuttamiseen
hankinnan suunnitteluvaiheessa.
• Soveltuu erityisesti innovatiivisiin
hankintoihin, kun halutaan löytää
uudenlaisia ratkaisuja.
www.motivanhankintapalvelu.fi/viestintaopas
• Valmiita mallipohjia ja ohjeet ennakoivan markkinakartoituksen toteutuksen
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Miksi viestintä on tärkeää?
• Hankitaan sitä, mitä oikeasti tarvitaan -->
tarpeen määrittely yhdessä käyttäjien kanssa
• Saadaan kustannustehokkaampia tuotteita
ja palveluita
• Kunnassa, kaupungissa tai koko organisaatiossa
ymmärretään, mitä hyötyä hankinnasta on,
tai mitä arvoja ja tavoitteita hankinnalla voidaan
toteuttaa.
• Varmistaa hankinnan tasapuolisuuden
ja avoimuuden
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Kun tulevista hankinnoista viestitään ennakkoon :
• Yritykset pystyvät valmistautumaan ja
vastaamaan hankkijan tarpeisiin.
• Yritykset pystyvät suuntaamaan omia
tulevaisuuden investointeja
esimerkiksi tavoitteet täyttävään kalustoon
• Yrityksillä on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun
tai tuotteen tarjoamiseksi.
• Pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden
löytämistä.
• Mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen
muiden hankintayksiköiden kanssa.
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Esimerkki:
Vuoropuhelu käyttäjien ja toimittajien välillä ohjasi
Siuntion joukkoliikenne- ja kuljetuspalveluhankintaa
• Hankinta aloitettiin vuoropuhelulla kunnan edustajien, liikennöitsijöiden sekä
kuntalaisten kanssa.
• Keskusteltiin nykyisiin palveluihin liittyvistä haasteista.
• Neuvottelumenettelyllä etsittiin ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin ja
haasteisiin.
• Suunnitteluvaihe työläs ja aikaa vievä
• Lopputuloksena kustannustehokas, merkittävästi kuntalaisia paremmin
palveleva järjestelmä, joka yhdisti joukkoliikenteen ja kunnalliset
kuljetuspalvelut.
• Kuntalaiset voivat ostaa matkalippuja kunnan sisäisiin kuljetuksiin
tarkoitetuille reiteille.
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Mitä toimenpiteitä hyvä hankintaviestintä sisältää?
• Keskustelu organisaation sisällä ja tuotteen tai palvelun
käyttäjien kanssa hankinnan tarpeista ja tavoitteista
• Viestintäkanavien kartoitus
• Hankintatavoitteista ja tulevista hankinnoista tiedottaminen
• Ennakoiva markkinakartoitus ja siitä tiedottaminen
• Mahdollinen tekninen vuoropuhelu
• Hankinnan tuloksista viestiminen
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Ennakoiva markkinakartoitus vs. tekninen
vuoropuhelu
Ennakoiva markkinakartoitus
• Työvaihe, jossa haetaan yritysten reaktioita ja ratkaisuehdotuksia esitettyihin
tarpeisiin.
Tekninen vuoropuhelu
• Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat spesifikaatiot ja
auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen
tavoitteiden saavuttamiseksi.
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Ennakoiva markkinakartoitus
• Ennakoivassa markkinakartoituksessa kuvataan yrityksille:
•
•
•
•
•
tarve tai ongelma, johon haetaan ratkaisua
vaatimukset vain lopputuloksen näkökulmasta, eli muotoillaan tavoitteena
tai tuloksena
lyhyt nykytilanteen kuvaus: Miksi uutta ratkaisua haetaan? Mitä halutaan edistää?
hankinnan laajuus ja aikataulullinen kesto
• Yrityksiltä toivotaan ehdotuksia tai tietoa siitä, miten markkinat voivat vastata
kuvaamaanne tarpeeseen.
• Ennakoiva markkinakartoitus kannattaa tehdä kirjallisesti!
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen
STEP 1 Kartoita viestintäkanavat
HILMA, TED, lehdet, verkkosivut, seminaari ja muut alan tilaisuudet
Hyödynnä: eri alojen osaamisverkostot, kuten
• alueelliset kehitysyhtiöt ja yrittäjäjärjestöt
• toimialaliitot
• yhdistykset
• kauppakamarit
• järjestöt
Tietoa
•
•
•
cleantech-alojen yhdistyksistä ym. tiedonvälittäjäorganisaatioista:
www.motivanhankintapalvelu.fi/puhdasenergia
www.motivanhankintapalvelu.fi/liikenne
www.motivanhankintapalvelu.fi/jatehuolto
• Myös yliopistoilta, tutkimuslaitoksilta ja Tekesiltä saat tietoa alan kasvuyrityksistä ja Start-upeista.
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen
STEP 2 Hyödynnä mallipohjat
• Ennakoiva markkinakartoitus kannattaa toteuttaa kirjallisesti, jotta menettely
on mahdollisimman avoin ja voidaan osoittaa, miten keskustelun tuloksia on
käytetty tai miten ne ovat ohjanneet tulevaa hankintaa.
MALLIPOHJAT:
• Kutsu ennakoivaan markkinakartoitukseen (mallipohja 1)
• Vastauslomake yrityksille (mallipohja 2).
• Esimerkki toimittaja-työpajan ohjelmasta (mallipohja 3)
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen
STEP 3 Kuvaile hankinnan tavoite
• Kuvaile hankinnat tavoitteet markkinakartoitusaineiston taustatiedoissa
(mallipohja 1)
• Mitkä strategiset linjaukset ohjaavat hankintaa
• Minkä laatuista tuotetta tai palvelua ollaan hankkimassa
• Mitä sopimukselta odotetaan ja minkälaista kumppanuutta tavoitellaan.
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen
STEP 3 Kuvaile hankinnan tavoitteet
Esimerkkejä:
ENIGMA-valaistushanke, Espoon kaupunki
• Hankkeen tavoitteena on selvittää valaistuksen roolia ja suunnittelua osana
alueprojektia, hyödyntää uutta teknologiaa, luoda käyttäjien tarpeet paremmin
huomioiva valaistusympäristö sekä tehostaa valaistuksen toimintaketjua ja –mallia.
Yliopiston elintarvikkeiden myyntiautomaattien hankinta, Iso-Britannia
Myyntiautomaattien hankinnan tavoitteena on:
• vastata asiakkaiden nykyisiin ja tulevaisuuden ostotarpeisiin
• vähentää asteittain palvelun käytönaikaisia sekä koko elinkaarenaikaisia CO2 päästöjä.
• tuottaa myyntivoittoa asiakkaalle
Taustamateriaaleja ja vinkkejä toteutukseen >>
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen
STEP 4 Laadi yhteenveto tuloksista
• Markkinakartoituksen tuloksista laaditaan yhteenveto tai raportti, joka
käydään läpi projektiryhmässä.
• Yhteenvedossa kuvataan markkinoiden tarjontaa ja miten hyvin se näyttää
vastaavan tarpeisiin ja tavoitteisiin.
• Yhteenvedossa kuvataan myös tuoteketju ja käydään läpi mahdolliset haasteet
halutun ratkaisun tuottamiseksi.
• Projektiryhmä voi laatia yhteenvedon pohjalta tarkempia kysymyksiä teknistä
vuoropuhelua varten.
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Tekninen vuoropuhelu
• Ennakoivan markkinakartoituksen jälkeen hankintayksiköllä on edellytykset
tarkentaa hankintaansa.
• Teknisellä vuoropuhelulla tarkennetaan hankinnan teknisiä yksityiskohtia,
vaatimuksia, valintakriteereitä ja sopimusehtoja.
• Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat
spesifikaatiot ja auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten
hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Viesti hankinnan tuloksista
• Ulkoiseen viestintään soveltuu usein kunnan tai muun julkisen organisaation
omat verkkosivut tai paikallislehti.
• Myös sisäinen viestintä on erityisen tärkeää, jotta tiedetään, mitä on hankittu,
miten tuotetta tai palvelua voidaan käyttää ja kuinka pitkä esimerkiksi
palvelun tuottamisen sopimuskausi on.
• Sisäisessä viestinnässä
• Kuvaa asetetut tavoitteet ja miten ne tullaan saavuttamaan.
• Kerro, miten koitte markkinaviestimisen ja hankintaprosessin, varsinkin jos
toimitapa oli teille uusi.
• Samalla voit antaa kiitosta toimittajille prosessiin osallistumisesta.
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Muita eväitä hankintaviestintään:
• Askeleet innovatiivisiin hankintoihin
-koulutusmateriaali
www.utu.fi/innovatiivisethankinnat
• Tekes: Huippuostajan käsikirja
http://www.tekes.fi/ohjelmat-ja-palvelut/ohjelmat-javerkostot/huippuostajat/aineistot/
• UK: Markkinaviestintäopas (ENG)
https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/32446/
11-1054-forward-commitment-procurement-buying-innovative-solutions.pdf
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Sparraamme hankkijoita energiaa säästävien ja kustannustehokkaiden
hankintojen tekemisessä sekä hankintojen strategisessa kehittämisessä.
Maksuton Help Desk palvelumme vastaa kysymyksiin puhelimitse ja
sähköpostitse [email protected], puh: 09 6122 5011
Aktivoimme ja koordinoimme Ekohankintaverkoston toimintaa
Viestimme hyvistä hankintaesimerkeistä
Tuotamme hankintaohjeita ja hankinnoissa sovellettavia
ympäristökriteereitä
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Tietopankki
• 14 eri tuoteryhmää
• hankintaohjeita
• hankinnoissa sovellettavia
ympäristökriteereitä
• markkinakohtaista
ympäristötietoa
www.motivanhankintapalvelu.fi/tietopankki
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy
Tarvitsetko apua hankinnassasi?
Ota yhteyttä:
[email protected]
Tilaa uutiskirje:
www.motivanhankintapalvelu.fi
Seuraa Twitterissä:
#hankinnat
5.2.2015
Suvi Salmela, Motiva Oy