Suvi Salmela - Viestintäoppaan esittely ja
Ohjelma 9.30 Viestintäoppaan esittely ja viestintävinkit hankkijoille viestintäpäällikkö Suvi Salmela 10.10 Keskustelua ja kysymyksiä Kysymyksiin vastaamassa ryhmäpäällikkö Isa-Maria Bergman 10.30 Linjat sulkeutuvat Viestien fiksumpia hankintoja Hankkijan viestintäopas • Ladattavissa ja luettavissa Motivan hankintapalvelun verkkosivuilla Cleantech-hankinnat osiossa • Ohjeistaa viestinnän toteuttamiseen hankinnan suunnitteluvaiheessa. • Soveltuu erityisesti innovatiivisiin hankintoihin, kun halutaan löytää uudenlaisia ratkaisuja. www.motivanhankintapalvelu.fi/viestintaopas • Valmiita mallipohjia ja ohjeet ennakoivan markkinakartoituksen toteutuksen 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Miksi viestintä on tärkeää? • Hankitaan sitä, mitä oikeasti tarvitaan --> tarpeen määrittely yhdessä käyttäjien kanssa • Saadaan kustannustehokkaampia tuotteita ja palveluita • Kunnassa, kaupungissa tai koko organisaatiossa ymmärretään, mitä hyötyä hankinnasta on, tai mitä arvoja ja tavoitteita hankinnalla voidaan toteuttaa. • Varmistaa hankinnan tasapuolisuuden ja avoimuuden 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Kun tulevista hankinnoista viestitään ennakkoon : • Yritykset pystyvät valmistautumaan ja vastaamaan hankkijan tarpeisiin. • Yritykset pystyvät suuntaamaan omia tulevaisuuden investointeja esimerkiksi tavoitteet täyttävään kalustoon • Yrityksillä on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi. • Pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden löytämistä. • Mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen muiden hankintayksiköiden kanssa. 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Esimerkki: Vuoropuhelu käyttäjien ja toimittajien välillä ohjasi Siuntion joukkoliikenne- ja kuljetuspalveluhankintaa • Hankinta aloitettiin vuoropuhelulla kunnan edustajien, liikennöitsijöiden sekä kuntalaisten kanssa. • Keskusteltiin nykyisiin palveluihin liittyvistä haasteista. • Neuvottelumenettelyllä etsittiin ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin ja haasteisiin. • Suunnitteluvaihe työläs ja aikaa vievä • Lopputuloksena kustannustehokas, merkittävästi kuntalaisia paremmin palveleva järjestelmä, joka yhdisti joukkoliikenteen ja kunnalliset kuljetuspalvelut. • Kuntalaiset voivat ostaa matkalippuja kunnan sisäisiin kuljetuksiin tarkoitetuille reiteille. 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Mitä toimenpiteitä hyvä hankintaviestintä sisältää? • Keskustelu organisaation sisällä ja tuotteen tai palvelun käyttäjien kanssa hankinnan tarpeista ja tavoitteista • Viestintäkanavien kartoitus • Hankintatavoitteista ja tulevista hankinnoista tiedottaminen • Ennakoiva markkinakartoitus ja siitä tiedottaminen • Mahdollinen tekninen vuoropuhelu • Hankinnan tuloksista viestiminen 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Ennakoiva markkinakartoitus vs. tekninen vuoropuhelu Ennakoiva markkinakartoitus • Työvaihe, jossa haetaan yritysten reaktioita ja ratkaisuehdotuksia esitettyihin tarpeisiin. Tekninen vuoropuhelu • Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat spesifikaatiot ja auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Ennakoiva markkinakartoitus • Ennakoivassa markkinakartoituksessa kuvataan yrityksille: • • • • • tarve tai ongelma, johon haetaan ratkaisua vaatimukset vain lopputuloksen näkökulmasta, eli muotoillaan tavoitteena tai tuloksena lyhyt nykytilanteen kuvaus: Miksi uutta ratkaisua haetaan? Mitä halutaan edistää? hankinnan laajuus ja aikataulullinen kesto • Yrityksiltä toivotaan ehdotuksia tai tietoa siitä, miten markkinat voivat vastata kuvaamaanne tarpeeseen. • Ennakoiva markkinakartoitus kannattaa tehdä kirjallisesti! 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 1 Kartoita viestintäkanavat HILMA, TED, lehdet, verkkosivut, seminaari ja muut alan tilaisuudet Hyödynnä: eri alojen osaamisverkostot, kuten • alueelliset kehitysyhtiöt ja yrittäjäjärjestöt • toimialaliitot • yhdistykset • kauppakamarit • järjestöt Tietoa • • • cleantech-alojen yhdistyksistä ym. tiedonvälittäjäorganisaatioista: www.motivanhankintapalvelu.fi/puhdasenergia www.motivanhankintapalvelu.fi/liikenne www.motivanhankintapalvelu.fi/jatehuolto • Myös yliopistoilta, tutkimuslaitoksilta ja Tekesiltä saat tietoa alan kasvuyrityksistä ja Start-upeista. 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 2 Hyödynnä mallipohjat • Ennakoiva markkinakartoitus kannattaa toteuttaa kirjallisesti, jotta menettely on mahdollisimman avoin ja voidaan osoittaa, miten keskustelun tuloksia on käytetty tai miten ne ovat ohjanneet tulevaa hankintaa. MALLIPOHJAT: • Kutsu ennakoivaan markkinakartoitukseen (mallipohja 1) • Vastauslomake yrityksille (mallipohja 2). • Esimerkki toimittaja-työpajan ohjelmasta (mallipohja 3) 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 3 Kuvaile hankinnan tavoite • Kuvaile hankinnat tavoitteet markkinakartoitusaineiston taustatiedoissa (mallipohja 1) • Mitkä strategiset linjaukset ohjaavat hankintaa • Minkä laatuista tuotetta tai palvelua ollaan hankkimassa • Mitä sopimukselta odotetaan ja minkälaista kumppanuutta tavoitellaan. 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 3 Kuvaile hankinnan tavoitteet Esimerkkejä: ENIGMA-valaistushanke, Espoon kaupunki • Hankkeen tavoitteena on selvittää valaistuksen roolia ja suunnittelua osana alueprojektia, hyödyntää uutta teknologiaa, luoda käyttäjien tarpeet paremmin huomioiva valaistusympäristö sekä tehostaa valaistuksen toimintaketjua ja –mallia. Yliopiston elintarvikkeiden myyntiautomaattien hankinta, Iso-Britannia Myyntiautomaattien hankinnan tavoitteena on: • vastata asiakkaiden nykyisiin ja tulevaisuuden ostotarpeisiin • vähentää asteittain palvelun käytönaikaisia sekä koko elinkaarenaikaisia CO2 päästöjä. • tuottaa myyntivoittoa asiakkaalle Taustamateriaaleja ja vinkkejä toteutukseen >> 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 4 Laadi yhteenveto tuloksista • Markkinakartoituksen tuloksista laaditaan yhteenveto tai raportti, joka käydään läpi projektiryhmässä. • Yhteenvedossa kuvataan markkinoiden tarjontaa ja miten hyvin se näyttää vastaavan tarpeisiin ja tavoitteisiin. • Yhteenvedossa kuvataan myös tuoteketju ja käydään läpi mahdolliset haasteet halutun ratkaisun tuottamiseksi. • Projektiryhmä voi laatia yhteenvedon pohjalta tarkempia kysymyksiä teknistä vuoropuhelua varten. 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Tekninen vuoropuhelu • Ennakoivan markkinakartoituksen jälkeen hankintayksiköllä on edellytykset tarkentaa hankintaansa. • Teknisellä vuoropuhelulla tarkennetaan hankinnan teknisiä yksityiskohtia, vaatimuksia, valintakriteereitä ja sopimusehtoja. • Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat spesifikaatiot ja auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Viesti hankinnan tuloksista • Ulkoiseen viestintään soveltuu usein kunnan tai muun julkisen organisaation omat verkkosivut tai paikallislehti. • Myös sisäinen viestintä on erityisen tärkeää, jotta tiedetään, mitä on hankittu, miten tuotetta tai palvelua voidaan käyttää ja kuinka pitkä esimerkiksi palvelun tuottamisen sopimuskausi on. • Sisäisessä viestinnässä • Kuvaa asetetut tavoitteet ja miten ne tullaan saavuttamaan. • Kerro, miten koitte markkinaviestimisen ja hankintaprosessin, varsinkin jos toimitapa oli teille uusi. • Samalla voit antaa kiitosta toimittajille prosessiin osallistumisesta. 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Muita eväitä hankintaviestintään: • Askeleet innovatiivisiin hankintoihin -koulutusmateriaali www.utu.fi/innovatiivisethankinnat • Tekes: Huippuostajan käsikirja http://www.tekes.fi/ohjelmat-ja-palvelut/ohjelmat-javerkostot/huippuostajat/aineistot/ • UK: Markkinaviestintäopas (ENG) https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/32446/ 11-1054-forward-commitment-procurement-buying-innovative-solutions.pdf 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Sparraamme hankkijoita energiaa säästävien ja kustannustehokkaiden hankintojen tekemisessä sekä hankintojen strategisessa kehittämisessä. Maksuton Help Desk palvelumme vastaa kysymyksiin puhelimitse ja sähköpostitse [email protected], puh: 09 6122 5011 Aktivoimme ja koordinoimme Ekohankintaverkoston toimintaa Viestimme hyvistä hankintaesimerkeistä Tuotamme hankintaohjeita ja hankinnoissa sovellettavia ympäristökriteereitä 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Tietopankki • 14 eri tuoteryhmää • hankintaohjeita • hankinnoissa sovellettavia ympäristökriteereitä • markkinakohtaista ympäristötietoa www.motivanhankintapalvelu.fi/tietopankki 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy Tarvitsetko apua hankinnassasi? Ota yhteyttä: [email protected] Tilaa uutiskirje: www.motivanhankintapalvelu.fi Seuraa Twitterissä: #hankinnat 5.2.2015 Suvi Salmela, Motiva Oy
© Copyright 2024