Sähköinen asiointi
Sähköinen asiointi Opiskelijan ohje Solenovo Sähköinen asiointi Sisällysluettelo 1 Sähköinen asiointi ......................................................................................................... 1 1.1 2 VAIHE 1 - Siirry sähköiseen asiointiin ..................................................................... 1 Hakemuksien täyttäminen ja jättäminen ........................................................................ 2 2.1 Vaihe 2 - Valitse hakemustyyppi ............................................................................. 2 2.2 VAIHE 3 - Katsele Henkilö- ja opiskelutietoja ......................................................... 2 2.3 VAIHE 4 - Syötä tiedot hakemukselle ..................................................................... 4 2.3.1 Opinto-oikeuden jatko ...................................................................................... 4 2.3.2 Opinto-oikeuden palautus ................................................................................ 5 2.3.3 Opinto-oikeuden siirto ...................................................................................... 6 2.3.4 Tutkintotodistushakemus.................................................................................. 8 2.3.5 Todistustilaus ................................................................................................... 9 2.3.6 Eroilmoitus ..................................................................................................... 10 3 VAIHE 5 - Lisää liite .................................................................................................... 10 4 VAIHE 6 - Lähetä käsiteltäväksi .................................................................................. 13 5 VAIHE 7 - Seuraa ja täydennä hakemusta .................................................................. 14 6 Lisätietopyynnöt .......................................................................................................... 18 7 Käytön lopettaminen.................................................................................................... 20 8 Jos yhteys järjestelmään katkeaa tai istunto vanhenee............................................... 20 9 Seuraa sähköpostiasi .................................................................................................. 20 www.solenovo.fi Sähköinen asiointi 1 Sähköinen asiointi Sähköisessä asioinnissa voidaan tehdä opinto-oikeuteen ja todistuksiin liittyviä hakemuksia sekä eroilmoituksia. Opinto-oikeudelle voidaan hakea jatkoaikaa, menetettyä opinto-oikeutta voidaan anoa takaisin, ja opinto-oikeutta voidaan anoa siirrettäväksi toiseen koulutusohjelmaan. Järjestelmällä voitaan hakea tutkintotodistusta, opiskelutodistuksia ja opintosuoritusotteita. Tutkintotodistushakemuksen yhteydessä on mahdollisuus antaa opiskelijapalautetta valtakunnalliseen OPALA-opiskelijapalautejärjestelmään. Opinnot voidaan päättää eroilmoituksella. 1.1 VAIHE 1 - Siirry sähköiseen asiointiin SoleOPS-järjestelmän ylälaidassa on linkki jolla pääset siirtymään sähköiseen asiointiin. Järjestelmän käyttämä kieli säilyy samana kuin SoleOPS-Järjestelmän puolella. Sähköisen asioinnin päävalikon kautta pääset tekemään uusia hakemuksia ja etusivulla kerrotaan kuinka monta hakemusta sinulla on jo järjestelmässä kaiken kaikkiaan. 1 Sähköinen asiointi 2 Hakemuksien täyttäminen ja jättäminen 2.1 Vaihe 2 - Valitse hakemustyyppi Aloita uuden hakemuksen täyttäminen valitsemalla päävalikosta haluamasi hakemustyyppi: Opinto-oikeuden jatko, Opinto-oikeuden palautus, Opinto-oikeuden siirto, Tutkintotodistushakemus, Todistustilaus tai Eroilmoitus. 2.2 VAIHE 3 - Katsele Henkilö- ja opiskelutietoja Valintasi jälkeen näytölle avautuu valitun tyyppinen uusi hakemus ja se muodostuu seuraavista välilehdistä: 1. Henkilö- ja opiskelutiedot, 2. Hakemus, 3. Liitteet, sekä 4. Lähettäminen. Kun olet lähettänyt hakemuksesi käsittelyyn, ”Lähettäminen”-välilehti poistuu. Uusiksi välilehdiksi tulevat Lisätiedot, Käsittelyhistoria ja Lisätietopyynnöt. Näitä välilehtiä käytetään hakemuksen käsittelyssä ja sen seurannassa. Katso lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”5. Seuraa ja täydennä hakemusta”. 2 Sähköinen asiointi Henkilö- ja opiskelutiedot tulevat automaattisesti SoleOPS:ista tai erikseen sovitusta liitännäisjärjestelmästä, joten niitä et voi tässä yhteydessä enää muokata. Kaikissa opinto-oikeuteen liittyvissä hakemuksissa ”Henkilö- ja opiskelutiedot”-välilehti on edellisen kuvan mukainen. Alla on kuva todistushakemuksien ja eroilmoituksen Henkilö- ja opiskelutiedoista: 3 Sähköinen asiointi 2.3 VAIHE 4 - Syötä tiedot hakemukselle Lue hakemuksen sisältöä koskevat tarkentavat ohjeet välilehdeltä ”2. Hakemus”. Kullakin hakemustyypillä on oma ohjeistuksensa. Syötä hakemukselle kaikki tarvittavat ja vaaditut tiedot sekä liitteet, koska muuten hakemuksesi käsittely voi viivästyä. Voit täyttää hakemuksen myös vaiheittain siten että tallennat ensin kaikki hakemuksen pakolliset tiedot, mutta et lähetä sitä vielä käsiteltäväksi. Näin voit päivittää antamiasi tietoja ja liitteitä myöhemmin ennen lähettämistä, kunhan vain muistat tallentaa hakemuksesi ”keskeneräisenä”. 2.3.1 Opinto-oikeuden jatko Opinto-oikeuden jatkohakemuksia voi tehdä vain erikseen määriteltyinä aikoina. Jos hakuaikoja ei ole määritelty järjestelmään, hakemukselle tulee ilmoitus että hakemusta ei voi tehdä juuri nyt. Jos hakuaikoja on määritelty, mutta hakuaika ei ole juuri nyt menossa, näytölle tulee tieto seuraavan mahdollisen hakujakson ajankohdasta. Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on merkitty *-merkillä. Ja i-kuvakkeesta (tooltip) saat lisätietoja kun osoitat sitä hiirellä. 4 Sähköinen asiointi Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn) vaan sinun pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä käsiteltäväksi”. 2.3.2 Opinto-oikeuden palautus Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on merkitty *-merkillä. 5 Sähköinen asiointi Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus” jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä käsiteltäväksi”. 2.3.3 Opinto-oikeuden siirto Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Napsauta ”Valitse koulutusohjelma” -painiketta, niin pääset valitsemaan koulutusohjelman johon haluat siirtyä opiskelemaan. 6 Sähköinen asiointi Jos valitsemasi koulutusohjelma sisältää suuntautumisvaihtoehtoja, hakemuksen Suuntautumisvaihtoehto-riville ilmestyy "Valitse suuntautumisvaihtoehto" -painike. Painiketta klikkaamalla voit siirtyä suuntautumisvaihtoehdon valintaan. "Valitse koulutustyyppi" -painikkeella voit siirtyä koulutustyypin valintaan. Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun 7 Sähköinen asiointi pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä käsiteltäväksi”. Opinto-oikeuden siirtohakemus käsitellään siinä koulutusohjelmassa johon haet siirtoa. 2.3.4 Tutkintotodistushakemus Kun aloitat ensimmäisen tutkintotodistushakemuksesi tekemisen, sinulla on mahdollisuus osallistua valtakunnalliseen OPALA-kyselyyn. Varsinaiseen hakemukseen siirrytään joko OPALA-kyselyn vastaamisen jälkeen tai klikkaamalla "tutkintotodistushakemus"-painiketta. Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on merkitty *-merkillä. 8 Sähköinen asiointi Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä käsiteltäväksi”. 2.3.5 Todistustilaus Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on merkitty *-merkillä. 9 Sähköinen asiointi Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä käsiteltäväksi”. 2.3.6 Eroilmoitus Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on merkitty *-merkillä. Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä käsiteltäväksi”. 3 VAIHE 5 - Lisää liite Lisää hakemukseen liittyvät liitteet käyttämällä ”Liitteet”-välilehteä. Liitä kaikki tarvittavat liitteet hakemukseesi ennen hakemuksen lähettämistä. 10 Sähköinen asiointi Huom! Kaikki hakemusta koskevat tiedot pitää olla tallennettuna ennen liitteiden lisäystä. Jos et jostain syystä ole tehnyt tallennusta, järjestelmä muistuttaa sinua siitä ja antaa samalla mahdollisuuden tallentaa hakemus. Huom! Muista tallentaa myös hakemuksen muihin tietoihin tehdyt muutokset ennen liitteiden käsittelyä. Lisää liite napsauttamalla ”Lisää uusi liite”-nappia jolloin sinulle avautuu alla oleva näyttö. Yksittäisen liitetiedoston maksimikoko on n. 1953kt. Poimi haluamasi tiedosto omalta koneeltasi käyttämällä ”Lisää uusi liite” -nappia. Valitse sitten liitteen tyyppi pudotusvalikosta ja lisää halutessasi liitteen sisällön kuvaus ”Kuvaus”kenttään. Napsauta lopuksi ”Tallenna uusi liite” -painiketta. Järjestelmä kuittaa liitteen lisäyksen alla olevalla viestillä. Voit tarvittaessa lisätä samalla kertaa useampia liitteitä. Lisäämäsi liite esitetään ”Liitteet”-välilehdellä. Siitä näet mm. liitteen tiedostonimen ja hakemukseen tuonti päivämäärän (luonti pvm) sekä liitteen lisääjän tiedot. 11 Sähköinen asiointi Jos haluat muokata liitettä, napsauta joko rivin alussa olevaa kuvaketta tai ”Muokkaa”painiketta. Itse liitteen voit avata katsottavaksi napsauttamalla tiedostonimen linkkiä. Jos haluat poistaa liitteen napsauta ”Poista liite”-nappia. Vahinkojen estämiseksi poistaminen varmistetaan vielä varmistuskyselyllä, jossa voit peruuttaa poiston tai vahvistaa sen. Voit halutessasi myös poistaa koko hakemuksen napsauttamalla” Liitteet”-välilehden ”Poista hakemus”-nappia. Vahinkojen estämiseksi tämäkin poisto varmistetaan vielä varmistuskyselyllä, jossa voit peruuttaa poiston tai vahvistaa sen. 12 Sähköinen asiointi 4 VAIHE 6 - Lähetä käsiteltäväksi Lue huolella läpi ”Lähettäminen”-välilehdellä esitetty ohjeistus. Ja i-kuvakkeesta (tooltip) saat lisätietoja kun viet hiiren osoittimen i-kuvakkeen päälle. Huom! Tarkista hakemuksesi huolellisesti ennen lähettämistä, sillä lähettämisen jälkeen et voi enää muuttaa etkä perua hakemustasi. Valitse pudotusvalikosta kenelle haluat hakemuksesi lähettää. Jos et halua nimetä ketään (listalla olevista) hakemuksen vastaanottajaksi, hakemuksesi lähetetään oman organisaatiosi ennakkoon nimetylle käsittelijäryhmälle. Kun olet valmis lähettämään hakemuksen käsittelyyn, napsauta ”Tallenna ja lähetä” nappia. Lähetetty hakemuksesi näkyy tämän jälkeen ”Omat hakemukset” -listauksessa. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”5. Seuraa ja täydennä hakemusta”. Voit halutessasi lähettämisen sijasta myös poistaa koko hakemuksen napsauttamalla ”Lähettäminen”-välilehden ”Poista hakemus” -nappia. Vahinkojen estämiseksi tämäkin poistaminen varmistetaan vielä varmistuskyselyllä, jossa voit peruuttaa poiston tai vahvistaa sen. 13 Sähköinen asiointi 5 VAIHE 7 - Seuraa ja täydennä hakemusta Voit seurata tekemiäsi ja lähettämiäsi hakemuksia kahdella tavalla. Etusivulla esitetään järjestelmässä olevien hakemustesi yhteenlaskettu määrä. Määrää koskeva ilmoitusteksti on samalla linkki josta pääset omien hakemustesi listausnäytölle. Toinen tapa siirtyä omien hakemustesi listausnäytölle on valita päävalikon ”Omat hakemukset”-kohta. Omien hakemusten listausnäytöltä näet suoraan missä tilassa kukin hakemuksesi on ja milloin siihen on tehty viimeisin muutos. Samoin näet hakemusnumeron, ajankohdan 14 Sähköinen asiointi jolloin hakemus on lähetetty käsittelyyn, hakemuksen hakemustyypin, sekä viimeisimmän muutoksen ajankohdan. Voit lajitella hakemuksesi näppärästi esim. tilan mukaan napsauttamalla hiirellä sarakeotsikkoa. Lajittelu toimii vastaavasti myös muualla järjestelmässä listanäkymissä joissa esitetään useita rivejä. Jos hakemuksesi on hyväksytty, sen tila-sarakkeessa näkyy merkintä hyväksynnästä. Vastaavasti, jos hakemuksesi on hylätty, tila-sarakkeessa näkyy merkintä hakemuksen hylkäyksestä. Itse hakemusta pääset tarkastelemaan napsauttamalla kunkin hakemusrivin alussa olevaa kuvaketta tai sen tekstikenttiä, jolloin pääset näkemään esim. päätöksen perustelut. Huom! Jos sinulla on joku hakemus vielä työn alla etkä ole lähettänyt sitä käsittelyyn, sen tilana on ”Uusi” ja ”Lähetetty käsittelyyn”-sarake on tyhjä, kuten alla olevassa kuvassa. Huom! Jos sinulta odotetaan toimenpiteitä jonkun hakemuksesi suhteen, on se korostettu punaisella värillä kuten alla olevassa kuvassa. Tila-sarakkeesta näet mistä toimenpiteestä on kyse. Siirry kyseiseen hakemukseen ja täydennä sitä pyydetyiltä osin. Tässä esimerkissä hakemukseen odotetaan vastausta lisätietopyyntöön. voit tehdä syöttämällä pyydetyt tiedot ”Näyttösuunnitelma”-välilehdelle. Lisätietopyyntöihin vastataan hakemuksen ”Lisätietopyynnöt”-välilehdellä. 15 Sähköinen asiointi Hakemukseesi liittyvät esitys- ja päätöstiedot saat tarkasteltavaksi omalle näytölle napsauttamalla näytön yläosassa olevia ”Esitys” ja ”Päätös” -painikkeita. Alla olevissa kuvissa ovat esimerkit kyseisistä tiedoista. Klikkaamalla hiirellä harmaalla korostettuja otsikkorivejä saat esille kyseisten osioiden tiedot. Tiedot voi myös piilottaa vastaavalla tavalla. Esitystä ja päätöstä koskevat tiedot esitetään samalla tavalla kaikissa hakemustyypeissä. Hakemusta koskeva esitys: 16 Sähköinen asiointi Hakemusta koskeva päätös, jossa samalla esitetään myös siihen liittyvän esityksen tiedot: 17 Sähköinen asiointi 6 Lisätietopyynnöt Sinulta voidaan pyytää hakemiseen tai hakemukseen liittyviä lisätietoja, jolloin voit lisätä hakemukselle uusia liitteitä, antaa hakemusta koskevia lisätietoja, sekä vastata lisätietopyyntöön. Lisätietopyyntöön pääset vastaamaan siirtymällä ensin kyseiselle hakemukselle. Alla olevassa esimerkissä siirrytään ”Opinto-oikeuden jatko” -hakemukselle. Kun olet siirtynyt hakemukselle näet lisätietopyynnöt sen ”Lisätietopyynnöt”-välilehdeltä. Vastaaminen aloitetaan napsauttamalla rivin alussa olevaa kuvaketta, tai kyseisellä rivillä olevia tekstikenttiä. Riviltä näkyy lisätietopyynnön lähetysaika ja lähettäjä. Voit halutessasi myös poistaa koko hakemuksen napsauttamalla ”Poista hakemus”nappia. Vahinkojen estämiseksi tämäkin poistaminen varmistetaan vielä varmistuskyselyllä, jossa voit vielä peruuttaa poiston tai vahvistaa sen. Lisätietokysymys näkyy kokonaisuudessaan ”Viestin sisältö” -kentässä. Näet samalla myös kaikki muutkin lisätietopyyntöön liittyvät tiedot. 18 Sähköinen asiointi Lisää vastauksesi ”Vastaus”-kenttään ja napsauta lopuksi ”Vastaa lisätietopyyntöön” nappia, jolloin tieto vastauksestasi lähtee hakemuksen käsittelijälle. Jos olet vastannut kaikkiin hakemusta koskeviin lisätietopyyntöihin, niin vastauksesi myötä koko hakemuksesi palautetaan takaisin käsittelijälle liitteineen. Mitä nopeammin vastaat, sitä nopeammin käsittely etenee. HUOM! Jos haluat lisätä liitteitä hakemukseen ennen hakemuksen palauttamista takaisin käsittelijälle, on sinun lisättävä ne ennen vastaamista varsinaiseen lisätietopyyntöön. Halutessasi voit poistaa koko hakemuksen napsauttamalla ”Poista hakemus”-nappia, jonka toiminta on kuvattu tämän luvun alussa. Voit poistaa lähettämäsi hakemuksen vain silloin kun se on palautettu sinulle takaisin lisätietojen antamista varten. Jos vastasit onnistuneesti lisätietopyyntöön, antamasi vastaus näkyy myös ”Lisätiedot”välilehdellä, jossa näkyvät kaikki hakemukseen virallisesti kuuluvat lisätiedot. Antamiesi vastauksien lisäksi siellä esitetään myös hakemuksesi käsittelijöiden lisäämät lisätiedot. 19 Sähköinen asiointi 7 Käytön lopettaminen Kun haluat lopettaa Järjestelmän käytön, poistu sähköisestä asioinnista napsauttamalla sivun ylälaidassa ensimmäisenä olevaa ”Kirjaudu ulos”-linkkiä. Sulje myös SoleOPS, jos et enää tarvitse sitä. Jos käytit SoleOPS:ia ja sähköistä asiointia yhteiskäyttöiseltä koneelta, muistathan tyhjentää myös selaimen välimuistin/selainhistorian. 8 Jos yhteys järjestelmään katkeaa tai istunto vanhenee Kun käytät sähköistä asiointia ja pidät välillä pidemmän tauon, voi järjestelmän käytössä tarvittava sisäänkirjautumisen yhteydessä luotu istunto vanhentua. Tällöin yhteys palvelimeen katkeaa ja selaimessa näkemäsi sivu ei enää toimi. Sulje silloin kyseinen ikkuna ja aloita järjestelmän käyttö alusta. Jos myös SoleOPS:in istunto on vanhentunut, toimi sen kanssa vastaavasti tai kirjaudu uudelleen SoleOPS-järjestelmään sen etusivulta. 9 Seuraa sähköpostiasi Jotta sinun on helpompi seurata järjestelmässä olevien hakemuksiesi etenemistä, järjestelmä lähettää sinulle sähköposti-ilmoituksia seuraavista tapahtumista: Päätös – Hakemuksesi on saanut päätöksen. Lisätietopyyntö – Sinulta odotetaan lisätietoja hakemukseesi. Ilmoituksissa ei paljasteta hakemukseen liittyviä henkilökohtaisia tietoja, vaan niissä ilmoitetaan että hakemus odottaa vastausta lisätietopyyntöön tai hakemusta koskeva päätös on tehty. 20
© Copyright 2024