1. No category

Sähköinen asiointi
Opiskelijan ohje
Solenovo
Sähköinen asiointi
Sisällysluettelo
1
Sähköinen asiointi ......................................................................................................... 1
1.1
2
VAIHE 1 - Siirry sähköiseen asiointiin ..................................................................... 1
Hakemuksien täyttäminen ja jättäminen ........................................................................ 2
2.1
Vaihe 2 - Valitse hakemustyyppi ............................................................................. 2
2.2
VAIHE 3 - Katsele Henkilö- ja opiskelutietoja ......................................................... 2
2.3
VAIHE 4 - Syötä tiedot hakemukselle ..................................................................... 4
2.3.1
Opinto-oikeuden jatko ...................................................................................... 4
2.3.2
Opinto-oikeuden palautus ................................................................................ 5
2.3.3
Opinto-oikeuden siirto ...................................................................................... 6
2.3.4
Tutkintotodistushakemus.................................................................................. 8
2.3.5
Todistustilaus ................................................................................................... 9
2.3.6
Eroilmoitus ..................................................................................................... 10
3
VAIHE 5 - Lisää liite .................................................................................................... 10
4
VAIHE 6 - Lähetä käsiteltäväksi .................................................................................. 13
5
VAIHE 7 - Seuraa ja täydennä hakemusta .................................................................. 14
6
Lisätietopyynnöt .......................................................................................................... 18
7
Käytön lopettaminen.................................................................................................... 20
8
Jos yhteys järjestelmään katkeaa tai istunto vanhenee............................................... 20
9
Seuraa sähköpostiasi .................................................................................................. 20
www.solenovo.fi
Sähköinen asiointi
1 Sähköinen asiointi
Sähköisessä asioinnissa voidaan tehdä opinto-oikeuteen ja todistuksiin liittyviä
hakemuksia sekä eroilmoituksia.
Opinto-oikeudelle voidaan hakea jatkoaikaa, menetettyä opinto-oikeutta voidaan anoa
takaisin, ja opinto-oikeutta voidaan anoa siirrettäväksi toiseen koulutusohjelmaan.
Järjestelmällä voitaan hakea tutkintotodistusta, opiskelutodistuksia ja opintosuoritusotteita.
Tutkintotodistushakemuksen yhteydessä on mahdollisuus antaa opiskelijapalautetta
valtakunnalliseen OPALA-opiskelijapalautejärjestelmään.
Opinnot voidaan päättää eroilmoituksella.
1.1 VAIHE 1 - Siirry sähköiseen asiointiin
SoleOPS-järjestelmän ylälaidassa on linkki jolla pääset siirtymään sähköiseen asiointiin.
Järjestelmän käyttämä kieli säilyy samana kuin SoleOPS-Järjestelmän puolella.
Sähköisen asioinnin päävalikon kautta pääset tekemään uusia hakemuksia ja etusivulla
kerrotaan kuinka monta hakemusta sinulla on jo järjestelmässä kaiken kaikkiaan.
1
Sähköinen asiointi
2 Hakemuksien täyttäminen ja jättäminen
2.1 Vaihe 2 - Valitse hakemustyyppi
Aloita uuden hakemuksen täyttäminen valitsemalla päävalikosta haluamasi
hakemustyyppi: Opinto-oikeuden jatko, Opinto-oikeuden palautus, Opinto-oikeuden siirto,
Tutkintotodistushakemus, Todistustilaus tai Eroilmoitus.
2.2 VAIHE 3 - Katsele Henkilö- ja opiskelutietoja
Valintasi jälkeen näytölle avautuu valitun tyyppinen uusi hakemus ja se muodostuu
seuraavista välilehdistä: 1. Henkilö- ja opiskelutiedot, 2. Hakemus, 3. Liitteet, sekä 4.
Lähettäminen.
Kun olet lähettänyt hakemuksesi käsittelyyn, ”Lähettäminen”-välilehti poistuu. Uusiksi
välilehdiksi tulevat Lisätiedot, Käsittelyhistoria ja Lisätietopyynnöt. Näitä välilehtiä
käytetään hakemuksen käsittelyssä ja sen seurannassa. Katso lisätietoja tämän ohjeen
kohdasta ”5. Seuraa ja täydennä hakemusta”.
2
Sähköinen asiointi
Henkilö- ja opiskelutiedot tulevat automaattisesti SoleOPS:ista tai erikseen sovitusta
liitännäisjärjestelmästä, joten niitä et voi tässä yhteydessä enää muokata.
Kaikissa opinto-oikeuteen liittyvissä hakemuksissa ”Henkilö- ja opiskelutiedot”-välilehti on
edellisen kuvan mukainen. Alla on kuva todistushakemuksien ja eroilmoituksen Henkilö- ja
opiskelutiedoista:
3
Sähköinen asiointi
2.3 VAIHE 4 - Syötä tiedot hakemukselle
Lue hakemuksen sisältöä koskevat tarkentavat ohjeet välilehdeltä ”2. Hakemus”. Kullakin
hakemustyypillä on oma ohjeistuksensa. Syötä hakemukselle kaikki tarvittavat ja vaaditut
tiedot sekä liitteet, koska muuten hakemuksesi käsittely voi viivästyä. Voit täyttää
hakemuksen myös vaiheittain siten että tallennat ensin kaikki hakemuksen pakolliset
tiedot, mutta et lähetä sitä vielä käsiteltäväksi. Näin voit päivittää antamiasi tietoja ja liitteitä
myöhemmin ennen lähettämistä, kunhan vain muistat tallentaa hakemuksesi
”keskeneräisenä”.
2.3.1 Opinto-oikeuden jatko
Opinto-oikeuden jatkohakemuksia voi tehdä vain erikseen määriteltyinä aikoina. Jos
hakuaikoja ei ole määritelty järjestelmään, hakemukselle tulee ilmoitus että hakemusta ei
voi tehdä juuri nyt. Jos hakuaikoja on määritelty, mutta hakuaika ei ole juuri nyt menossa,
näytölle tulee tieto seuraavan mahdollisen hakujakson ajankohdasta.
Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on
merkitty *-merkillä. Ja i-kuvakkeesta (tooltip) saat lisätietoja kun osoitat sitä hiirellä.
4
Sähköinen asiointi
Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja
huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn) vaan sinun
pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä
käsiteltäväksi”.
2.3.2 Opinto-oikeuden palautus
Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on
merkitty *-merkillä.
5
Sähköinen asiointi
Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus” jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja
huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun
pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä
käsiteltäväksi”.
2.3.3 Opinto-oikeuden siirto
Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle.
Napsauta ”Valitse koulutusohjelma” -painiketta, niin pääset valitsemaan koulutusohjelman
johon haluat siirtyä opiskelemaan.
6
Sähköinen asiointi
Jos valitsemasi koulutusohjelma sisältää suuntautumisvaihtoehtoja, hakemuksen
Suuntautumisvaihtoehto-riville ilmestyy "Valitse suuntautumisvaihtoehto" -painike.
Painiketta klikkaamalla voit siirtyä suuntautumisvaihtoehdon valintaan.
"Valitse koulutustyyppi" -painikkeella voit siirtyä koulutustyypin valintaan.
Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja
huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun
7
Sähköinen asiointi
pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä
käsiteltäväksi”.
Opinto-oikeuden siirtohakemus käsitellään siinä koulutusohjelmassa johon haet siirtoa.
2.3.4 Tutkintotodistushakemus
Kun aloitat ensimmäisen tutkintotodistushakemuksesi tekemisen, sinulla on mahdollisuus
osallistua valtakunnalliseen OPALA-kyselyyn.
Varsinaiseen hakemukseen siirrytään joko OPALA-kyselyn vastaamisen jälkeen tai
klikkaamalla "tutkintotodistushakemus"-painiketta.
Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on
merkitty *-merkillä.
8
Sähköinen asiointi
Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja
huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun
pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä
käsiteltäväksi”.
2.3.5 Todistustilaus
Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on
merkitty *-merkillä.
9
Sähköinen asiointi
Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja
huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun
pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä
käsiteltäväksi”.
2.3.6 Eroilmoitus
Syötä pyydetyt tiedot ”Hakemus”-välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on
merkitty *-merkillä.
Napsauta lopuksi ”Tallenna hakemus”, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja
huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun
pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”4. Lähetä
käsiteltäväksi”.
3 VAIHE 5 - Lisää liite
Lisää hakemukseen liittyvät liitteet käyttämällä ”Liitteet”-välilehteä. Liitä kaikki tarvittavat
liitteet hakemukseesi ennen hakemuksen lähettämistä.
10
Sähköinen asiointi
Huom! Kaikki hakemusta koskevat tiedot pitää olla tallennettuna ennen liitteiden lisäystä.
Jos et jostain syystä ole tehnyt tallennusta, järjestelmä muistuttaa sinua siitä ja antaa
samalla mahdollisuuden tallentaa hakemus.
Huom! Muista tallentaa myös hakemuksen muihin tietoihin tehdyt muutokset ennen
liitteiden käsittelyä.
Lisää liite napsauttamalla ”Lisää uusi liite”-nappia jolloin sinulle avautuu alla oleva näyttö.
Yksittäisen liitetiedoston maksimikoko on n. 1953kt.
Poimi haluamasi tiedosto omalta koneeltasi käyttämällä ”Lisää uusi liite” -nappia. Valitse
sitten liitteen tyyppi pudotusvalikosta ja lisää halutessasi liitteen sisällön kuvaus ”Kuvaus”kenttään. Napsauta lopuksi ”Tallenna uusi liite” -painiketta. Järjestelmä kuittaa liitteen
lisäyksen alla olevalla viestillä. Voit tarvittaessa lisätä samalla kertaa useampia liitteitä.
Lisäämäsi liite esitetään ”Liitteet”-välilehdellä. Siitä näet mm. liitteen tiedostonimen ja
hakemukseen tuonti päivämäärän (luonti pvm) sekä liitteen lisääjän tiedot.
11
Sähköinen asiointi
Jos haluat muokata liitettä, napsauta joko rivin alussa olevaa kuvaketta tai ”Muokkaa”painiketta. Itse liitteen voit avata katsottavaksi napsauttamalla tiedostonimen linkkiä.
Jos haluat poistaa liitteen napsauta ”Poista liite”-nappia. Vahinkojen estämiseksi
poistaminen varmistetaan vielä varmistuskyselyllä, jossa voit peruuttaa poiston tai
vahvistaa sen.
Voit halutessasi myös poistaa koko hakemuksen napsauttamalla” Liitteet”-välilehden
”Poista hakemus”-nappia. Vahinkojen estämiseksi tämäkin poisto varmistetaan vielä
varmistuskyselyllä, jossa voit peruuttaa poiston tai vahvistaa sen.
12
Sähköinen asiointi
4 VAIHE 6 - Lähetä käsiteltäväksi
Lue huolella läpi ”Lähettäminen”-välilehdellä esitetty ohjeistus. Ja i-kuvakkeesta (tooltip)
saat lisätietoja kun viet hiiren osoittimen i-kuvakkeen päälle.
Huom! Tarkista hakemuksesi huolellisesti ennen lähettämistä, sillä lähettämisen jälkeen et
voi enää muuttaa etkä perua hakemustasi.
Valitse pudotusvalikosta kenelle haluat hakemuksesi lähettää. Jos et halua nimetä ketään
(listalla olevista) hakemuksen vastaanottajaksi, hakemuksesi lähetetään oman
organisaatiosi ennakkoon nimetylle käsittelijäryhmälle.
Kun olet valmis lähettämään hakemuksen käsittelyyn, napsauta ”Tallenna ja lähetä” nappia. Lähetetty hakemuksesi näkyy tämän jälkeen ”Omat hakemukset” -listauksessa.
Ks. lisätietoja tämän ohjeen kohdasta ”5. Seuraa ja täydennä hakemusta”.
Voit halutessasi lähettämisen sijasta myös poistaa koko hakemuksen napsauttamalla
”Lähettäminen”-välilehden ”Poista hakemus” -nappia. Vahinkojen estämiseksi tämäkin
poistaminen varmistetaan vielä varmistuskyselyllä, jossa voit peruuttaa poiston tai
vahvistaa sen.
13
Sähköinen asiointi
5 VAIHE 7 - Seuraa ja täydennä hakemusta
Voit seurata tekemiäsi ja lähettämiäsi hakemuksia kahdella tavalla. Etusivulla esitetään
järjestelmässä olevien hakemustesi yhteenlaskettu määrä.
Määrää koskeva ilmoitusteksti on samalla linkki josta pääset omien hakemustesi
listausnäytölle. Toinen tapa siirtyä omien hakemustesi listausnäytölle on valita päävalikon
”Omat hakemukset”-kohta.
Omien hakemusten listausnäytöltä näet suoraan missä tilassa kukin hakemuksesi on ja
milloin siihen on tehty viimeisin muutos. Samoin näet hakemusnumeron, ajankohdan
14
Sähköinen asiointi
jolloin hakemus on lähetetty käsittelyyn, hakemuksen hakemustyypin, sekä viimeisimmän
muutoksen ajankohdan. Voit lajitella hakemuksesi näppärästi esim. tilan mukaan
napsauttamalla hiirellä sarakeotsikkoa. Lajittelu toimii vastaavasti myös muualla
järjestelmässä listanäkymissä joissa esitetään useita rivejä.
Jos hakemuksesi on hyväksytty, sen tila-sarakkeessa näkyy merkintä hyväksynnästä.
Vastaavasti, jos hakemuksesi on hylätty, tila-sarakkeessa näkyy merkintä hakemuksen
hylkäyksestä. Itse hakemusta pääset tarkastelemaan napsauttamalla kunkin hakemusrivin
alussa olevaa kuvaketta tai sen tekstikenttiä, jolloin pääset näkemään esim. päätöksen
perustelut.
Huom! Jos sinulla on joku hakemus vielä työn alla etkä ole lähettänyt sitä käsittelyyn, sen
tilana on ”Uusi” ja ”Lähetetty käsittelyyn”-sarake on tyhjä, kuten alla olevassa kuvassa.
Huom! Jos sinulta odotetaan toimenpiteitä jonkun hakemuksesi suhteen, on se korostettu
punaisella värillä kuten alla olevassa kuvassa. Tila-sarakkeesta näet mistä toimenpiteestä
on kyse. Siirry kyseiseen hakemukseen ja täydennä sitä pyydetyiltä osin.
Tässä esimerkissä hakemukseen odotetaan vastausta lisätietopyyntöön. voit tehdä
syöttämällä pyydetyt tiedot ”Näyttösuunnitelma”-välilehdelle. Lisätietopyyntöihin vastataan
hakemuksen ”Lisätietopyynnöt”-välilehdellä.
15
Sähköinen asiointi
Hakemukseesi liittyvät esitys- ja päätöstiedot saat tarkasteltavaksi omalle näytölle
napsauttamalla näytön yläosassa olevia ”Esitys” ja ”Päätös” -painikkeita.
Alla olevissa kuvissa ovat esimerkit kyseisistä tiedoista. Klikkaamalla hiirellä harmaalla
korostettuja otsikkorivejä saat esille kyseisten osioiden tiedot. Tiedot voi myös piilottaa
vastaavalla tavalla. Esitystä ja päätöstä koskevat tiedot esitetään samalla tavalla kaikissa
hakemustyypeissä.
Hakemusta koskeva esitys:
16
Sähköinen asiointi
Hakemusta koskeva päätös, jossa samalla esitetään myös siihen liittyvän esityksen tiedot:
17
Sähköinen asiointi
6 Lisätietopyynnöt
Sinulta voidaan pyytää hakemiseen tai hakemukseen liittyviä lisätietoja, jolloin voit lisätä
hakemukselle uusia liitteitä, antaa hakemusta koskevia lisätietoja, sekä vastata
lisätietopyyntöön.
Lisätietopyyntöön pääset vastaamaan siirtymällä ensin kyseiselle hakemukselle. Alla
olevassa esimerkissä siirrytään ”Opinto-oikeuden jatko” -hakemukselle. Kun olet siirtynyt
hakemukselle näet lisätietopyynnöt sen ”Lisätietopyynnöt”-välilehdeltä.
Vastaaminen aloitetaan napsauttamalla rivin alussa olevaa kuvaketta, tai kyseisellä rivillä
olevia tekstikenttiä. Riviltä näkyy lisätietopyynnön lähetysaika ja lähettäjä.
Voit halutessasi myös poistaa koko hakemuksen napsauttamalla ”Poista hakemus”nappia. Vahinkojen estämiseksi tämäkin poistaminen varmistetaan vielä
varmistuskyselyllä, jossa voit vielä peruuttaa poiston tai vahvistaa sen.
Lisätietokysymys näkyy kokonaisuudessaan ”Viestin sisältö” -kentässä. Näet samalla
myös kaikki muutkin lisätietopyyntöön liittyvät tiedot.
18
Sähköinen asiointi
Lisää vastauksesi ”Vastaus”-kenttään ja napsauta lopuksi ”Vastaa lisätietopyyntöön” nappia, jolloin tieto vastauksestasi lähtee hakemuksen käsittelijälle. Jos olet vastannut
kaikkiin hakemusta koskeviin lisätietopyyntöihin, niin vastauksesi myötä koko hakemuksesi
palautetaan takaisin käsittelijälle liitteineen. Mitä nopeammin vastaat, sitä nopeammin
käsittely etenee.
HUOM! Jos haluat lisätä liitteitä hakemukseen ennen hakemuksen palauttamista takaisin
käsittelijälle, on sinun lisättävä ne ennen vastaamista varsinaiseen lisätietopyyntöön.
Halutessasi voit poistaa koko hakemuksen napsauttamalla ”Poista hakemus”-nappia,
jonka toiminta on kuvattu tämän luvun alussa. Voit poistaa lähettämäsi hakemuksen vain
silloin kun se on palautettu sinulle takaisin lisätietojen antamista varten.
Jos vastasit onnistuneesti lisätietopyyntöön, antamasi vastaus näkyy myös ”Lisätiedot”välilehdellä, jossa näkyvät kaikki hakemukseen virallisesti kuuluvat lisätiedot. Antamiesi
vastauksien lisäksi siellä esitetään myös hakemuksesi käsittelijöiden lisäämät lisätiedot.
19
Sähköinen asiointi
7 Käytön lopettaminen
Kun haluat lopettaa Järjestelmän käytön, poistu sähköisestä asioinnista napsauttamalla
sivun ylälaidassa ensimmäisenä olevaa ”Kirjaudu ulos”-linkkiä. Sulje myös SoleOPS, jos et
enää tarvitse sitä. Jos käytit SoleOPS:ia ja sähköistä asiointia yhteiskäyttöiseltä koneelta,
muistathan tyhjentää myös selaimen välimuistin/selainhistorian.
8 Jos yhteys järjestelmään katkeaa tai istunto vanhenee
Kun käytät sähköistä asiointia ja pidät välillä pidemmän tauon, voi järjestelmän käytössä
tarvittava sisäänkirjautumisen yhteydessä luotu istunto vanhentua. Tällöin yhteys
palvelimeen katkeaa ja selaimessa näkemäsi sivu ei enää toimi. Sulje silloin kyseinen
ikkuna ja aloita järjestelmän käyttö alusta. Jos myös SoleOPS:in istunto on vanhentunut,
toimi sen kanssa vastaavasti tai kirjaudu uudelleen SoleOPS-järjestelmään sen etusivulta.
9 Seuraa sähköpostiasi
Jotta sinun on helpompi seurata järjestelmässä olevien hakemuksiesi etenemistä,
järjestelmä lähettää sinulle sähköposti-ilmoituksia seuraavista tapahtumista:


Päätös – Hakemuksesi on saanut päätöksen.
Lisätietopyyntö – Sinulta odotetaan lisätietoja hakemukseesi.
Ilmoituksissa ei paljasteta hakemukseen liittyviä henkilökohtaisia tietoja, vaan niissä
ilmoitetaan että hakemus odottaa vastausta lisätietopyyntöön tai hakemusta koskeva
päätös on tehty.
20