1. No category

SKH-ISÄNNÖINTI OY - REKISTERISELOSTEET
Sisältö:
Henkilörekisteri / palkanlaskentajärjestelmä
Terveydentilatiedot
Rekrytointirekisteri
Asiakasrekisteri
SKH-Isännöinti Oy:n henkilörekisterien yleiset säädökset
Taloyhtiöiden pitämät lakisääteiset henkilörekisterit
Henkilötunnuksesta
sivu
sivu
sivu
sivu
sivu
sivu
sivu
1
2
3
4
5
6
7
REKISTERISELOSTE, SKH-ISÄNNÖINTI OY, y-tunnus 0494478-9
Henkilörekisteri / palkanlaskentajärjestelmä
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 31.12.2010 – päivitetty 3.11.2015
1. Rekisterinpitäjä
SKH-Isännöinti Oy
Beckerintie 8, 00410 Helsinki
puh. (09) 530 8860
2. Rekisteriasioista
vastaava henkilö ja/tai
yhteyshenkilö
Juha Kulmala, puh. 045 320 5780
[email protected]
3. Rekisterin nimi
Henkilörekisteri / palkanlaskentajärjestelmä
4. Henkilötietojen
käsittelyn
tarkoitus / rekisterin
käyttötarkoitus
-
työsuhdeasioiden hoito
palkanmaksu
lain ja sopimusten vaatimat ilmoitukset
5. Rekisterin tietosisältö
-
henkilön yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus ja osoite
työsuhdetiedot
koulutustiedot
työaikatiedot
palkkatiedot
poissaolotiedot
6. Säännönmukaiset
tietolähteet
-
työntekijä
työsopimus
7. Säännönmukaiset
tietojen luovutukset ja
tietojen siirto EU:n tai
Euroopan talousalueen
ulkopuolelle
-
TEL-ilmoitukset eläkevakuutusyhtiöön
Vuosi-ilmoitus verottajalle
Työntekijätilastot työnantajaliittoon ja tilastokeskukseen
ay-tilastot ammattiliittoihin
henkilöluettelo työterveyshuoltoon
henkilöluettelo puhelinvaihteeseen
EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta
8. Rekisterin suojauksen
periaatteet
Palkanlaskentajärjestelmän tietoja voivat käsitellä vain nimetyt
henkilöt. Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Työntekijöiden terveydentilatiedot säilytetään
erillään muista henkilötiedoista. Manuaaliset tiedot säilytetään
lukituissa kaapeissa.
1
REKISTERISELOSTE, SKH-ISÄNNÖINTI OY, y-tunnus 0494478-9
Terveydentilatiedot
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 31.12.2010 – päivitetty 3.11.2015
1. Rekisterinpitäjä
SKH-Isännöinti Oy
Beckerintie 8, 00410 Helsinki
puh. (09) 530 8860
2. Rekisteriasioista
vastaava henkilö ja/tai
yhteyshenkilö
Juha Kulmala, puh. 045 320 5780
3. Rekisterin nimi
Terveydentilatiedot
4. Henkilötietojen
käsittelyn tarkoitus /
rekisterin käyttötarkoitus
[email protected]
-
Työntekijöiden terveydentilatietojen seuraaminen
5. Rekisterin tietosisältö
-
Lääkärintodistukset ja terveystarkastuslausunnot henkilöstöstä
6. Säännönmukaiset
tietolähteet
-
Terveystalo Oy ja muut työntekijöiden
mahdollisesti käyttämät lääkäriasemat.
7. Säännönmukaiset
tietojen luovutukset ja
tietojen siirto EU:n tai
Euroopan talousalueen
ulkopuolelle
-
Sairauspäivärahahakemuksen liitteenä Kelaan ja
työtapaturmailmoituksen liitteenä vakuutusyhtiöön.
EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta
8. Rekisterin suojauksen
periaatteet
-
Työntekijöiden terveydentilatietoja voivat käsitellä vain
nimetyt henkilöt. Manuaaliset terveydentilatiedot säilytetään lukitussa
kaapissa erillään muista henkilötiedoista.
2
REKISTERISELOSTE, SKH-ISÄNNÖINTI OY, y-tunnus 0494478-9
Rekrytointirekisteri
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 31.12.2010 – päivitetty 3.11.2015
1. Rekisterinpitäjä
SKH-Isännöinti Oy
Beckerintie 8, 00410 Helsinki
puh. (09) 530 8860
2. Rekisteriasioista
vastaava henkilö ja/tai
yhteyshenkilö
Markku Kulomäki, puh. 050 574 7107
[email protected]
3. Rekisterin nimi
Rekrytointirekisteri
4. Henkilötietojen
käsittelyn tarkoitus /
rekisterin käyttötarkoitus
-
Henkilövalinnat
5. Rekisterin tietosisältö
-
Hakijan hakemus ja ansioluettelo, jossa henkilön perustiedot,
koulutustiedot ja työhistoria
6. Säännönmukaiset
tietolähteet
-
Työnhakija itse
7. Säännönmukaiset
tietojen luovutukset ja
tietojen siirto EU:n tai
Euroopan talousalueen
ulkopuolelle
-
Hakemus ansioluetteloineen luovutetaan rekrytoinnista
vastaavalla henkilölle, jonka velvollisuus on pitää tiedot
luottamuksellisina
EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta
8. Rekisterin suojauksen
periaatteet
-
Hakemuksia voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt. Hakemuksia
säilytetään sähköisesti 6 kuukauden ajan, jonka jälkeen ne
hävitetään.
3
REKISTERISELOSTE, SKH-ISÄNNÖINTI OY, y-tunnus 0494478-9
Asiakasrekisteri
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 31.12.2010 – päivitetty 3.11.2015
1. Rekisterinpitäjä
SKH-Isännöinti Oy
Beckerintie 8, 00410 Helsinki
puh. (09) 530 8860
2. Rekisteriasioista
vastaava henkilö ja/tai
yhteyshenkilö
Markku Kulomäki, puh. 050 574 7107
[email protected]
3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen
käsittelyn tarkoitus /
rekisterin käyttötarkoitus
-
Asiakassuhteen hoitaminen
Asiakkaan tunnistaminen ja yksilöinti
asiakasapalvelutilateissa
Vuokra- ja vastikereskontran hoitaminen sekä perintä
Asiakkaan ja SKH Isännöinnin oikeuksien ja velvollisuuksien
toteuttaminen
Lakiin perustuvat –ja viranomaisvelvoitteet (säilytys,
raportointi ja kyselyt)
Yrityksen oman mainonnan suuntaaminen asiakastietojen
perusteella
Henkilötietolain sallimissa rajoissa asiakasuhteen
kehittäminen, tilastointi ja tiedon tuottaminen
5. Rekisterin tietosisältö
-
Asiakkaan
etu –ja sukunimet, henkilötunnus, osoitetiedot,
puhelinnumero(t), sähköpostiosoite, kansalaisuus, siviilisääty,
samassa osoitteessa asuvien henkilöiden (puoliso, lapset)
lukumäärä, pankkiyhteystiedot, asiakkaan itsensä antamat
muut yhteystiedot
6. Säännönmukaiset
tietolähteet
-
Asiakas itse
Väestörekisteri
Muut viranomaislähteet lain asettamissa rajoissa
7. Tietojen luovutukset ja
siirto EU:n tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle
-
Asiakkaan tietoja
EU:n ulkopuolelle tietoja ei luovuteta
8. Rekisterin suojauksen
periaatteet
Rekisteri sijaitsee tietohallinnosta vastaavan henkilön valvonnan alla
palvelimella ja on salasanasuojattu. Vastaavan henkilön velvollisuus
on pitää tiedot asiaankuuluvilta osin luottamuksellisina.
Asiakasrekisterin tietoja voivat käsitellä vain nimetyt henkilöt.
Muuta
Asiakkaalla on oikeus saada nähdä häntä koskevat tiedot ja pyytää
niiden poistoa. Vapaamuotoinen pyyntö on toimitettava
rekisterinpitäjälle ja se toteutetaan mahdollisimman pian.
4
REKISTERISELOSTE, SKH-ISÄNNÖINTI OY, y-tunnus 0494478-9
SKH-Isännöinti Oy:n henkilörekisterien yleiset säädökset
Rekisterien tietolähteet
Rekisteriin kerätään tietoja käyttäjältä työ- tai asiakassuhteen syntymisen yhteydessä sekä työtai asiakassuhteen kestäessä.
Rekisterien tietojen luovutus
SKH-Isännöinti Oy voi luovuttaa tietoja lainsäädännön sääntelemissä rajoissa.
Rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen kanssa toimivilla ulkopuolisilla
vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin.
Henkilötietojen
siirto
mallisopimuslausekkeiden
momentin 8. perusteella.
EU:n
ulkopuolelle
perustuu
mukaiseen tiedonsiirtosopimukseen
henkilöillä
on
komission
hyväksymien
henkilötietolain 23 §:n 1.
Rekisterien suojaus
Henkilörekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin
pääsy on rajattu siten, että sekä manuaalisesti tallennettuihin, että sähköisiin tietojärjestelmiin
tallennettuihin henkilörekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne
työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus. Rekisterinpitäjän tiloissa on kulunvalvonta.
Sähköiset tietojärjestelmät on suojattu suojausohjelmistojen avulla. Järjestelmään sisäänpääsy
edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä määriteltyjen käyttäjätunnusten ja salasanan
syöttämistä.
Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta
varten. Kielto tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.
Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut, itseään koskevat tiedot.
Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei
ole enää tarpeen, mutta viimeistään lain edellyttämän määräajan päätyttyä.
Tietojen käyttö ja poistaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen
kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn kielto- ja tarkastusoikeuden
toteuttamiseksi sekä tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista
vastaavaan henkilöön.
5
REKISTERISELOSTE, SKH-ISÄNNÖINTI OY, y-tunnus 0494478-9
Yleistä taloyhtiöiden pitämistä lakisääteisistä henkilörekistereistä sekä
henkilötunnuksesta
Osakeluettelo
Osakeluettelosta muodostuvan henkilörekisterin pitäminen perustuu asunto-osakeyhtiölakiin,
Osakeluettelon pitäminen on yhtiön hallituksen velvollisuutena, mutta yleensä käytännössä
hallitus on antanut osakeluettelon pitämisen isännöitsijän tehtäväksi. Osakeluettelomerkintää
varten yhtiöllä on oikeus saada tieto osakkeiden omistajista. Osakeluettelo muodostuu asuntoosakeyhtiölaissa
määritellyistä
tiedoista,
joita
ovat:
numerojärjestyksessä
osakkeet
osakeryhmittäin, huoneisto, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden, osakekirjojen
antamispäivä, omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisten henkilöiden syntymäaika sekä muussa
laissa siihen merkittäväksi säädetyt tiedot. Lain mukaan jokaisella on oikeus saada
osakeluettelosta kopio. Kaikille nähtävillä olevassa osakeluettelossa ei saa olla näkyvillä entisten
osakkeenomistajien tietoja.
Asukasrekisteri
Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiössä asukasrekisterin pitäminen perustuu henkilötietolaissa
säädettyyn yhteysvaatimukseen 6. Asunto-osakeyhtiön ja asukkaan välillä yleensä täyttyy tuo
yhteysvaatimus, toisin sanoen asukasluettelon pitämisen perusteena on asukassuhde ja tuosta
asukassuhteesta johtuvien tehtävien hoitaminen. Asukassuhteen hoitaminen yleensä edellyttää,
että asukasrekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: asukkaan nimi ja huoneistotieto, asukkaan
syntymäaika, tiedot vesi-, autopaikka-, sauna- ja pesutupamaksuista. Asukasrekisterin
osarekisterin muodostaa pelastuslakiin perustuvan pelastussuunnitelman sisältämät tiedot
asukkaista. Asukkaiden henkilötietoja saa käsitellä vain asukassuhteen hoitoa koskevissa
asioissa eikä niitä saa luovuttaa ulkopuolisille ilman asukkaan antamaa suostumusta, jollei siihen
löydy laista johtuvaa perustetta.
Vuokratalon asukassuhde täyttää henkilötietolain yhteysvaatimuksen asukkaan ja vuokratalon
välillä. Asukassuhteen hoitaminen yleensä edellyttää, että asukasrekisteriin on merkitty
seuraavat tiedot: asukkaan nimi ja huoneiston osoite, vuokralaisena olevan asukkaan
henkilötunnus vuokralaisena olevan asukkaan vuokranmääritysyksikköä koskevat tiedot, luettelo
asukkaan maksuista ja maksutapahtumista sekä asukasrekisterin osarekisterin muodostamat
pelastuslakiin perustuvan pelastussuunnitelman sisältämät tiedot asukkaista. Asukkaiden
kokouksella tai asukastoimikunnalla on oikeus saada omistajalta tai tämän edustajalta
yhteishallintolain mukaisten oikeuksien käyttämiseen tarpeelliset vuokranmääritysyksikköä
koskevat tiedot. Tiedot on annettava tilintarkastajan varmentamana, jos asukkaiden kokous tai
asukastoimikunta ne sellaisena pyytää. Jos tietojen oikeellisuutta ei voida varmentaa, on
tilintarkastajan todettava tämä. Vuokrataloissa asukkaiden kokouksella, asukastoimikunnalla ja
valvojalla on oikeus saada tietoja asukkaista ja seikoista, jotka voivat vaikuttaa talon toimintaan.
Asukkaiden kokouksen puheenjohtajalla tulee olla käytössää asukasluettelo. Luettelo tarvitaan
ääni- ja läsnäolo-oikeuden tarkistamista varten.
Osakasrekisteri
Osakasrekisteristä muodostuvan henkilörekisterin pitäminen perustuu asunto-osakeyhtiölaissa
säänneltyjen asunto-osakeyhtiön tehtävien hoitamiseksi. Osakasrekisterin pitäminen perustuu
henkilötietolakiin. Osakasrekisterin pitämisen perusteena on osakassuhde ja tuosta
osakassuhteesta
johtuvien
tehtävien
hoitaminen.
Yhtiökokouksessa
tarvitaan
tietoa
osakkeenomistajista, jotta voidaan tarkistaa, keillä on äänioikeus yhtiökokouksessa.
Osakassuhteen hoitaminen yleensä edellyttää, että osakasrekisteriin on merkitty seuraavat
tiedot: osakkaan nimi ja huoneistotieto, osakkaan omistamat osakkeet, osakkaan postiosoite,
osakkaan henkilötunnus ja yhtiökokouksen päättämät yhtiövastikkeen määrät osakaskohtaisesti.
Osakkaiden henkilötietoja saa käsitellä vain osakassuhteen hoitoa koskevissa asioissa eikä niitä
saa luovuttaa ulkopuolisille ilman asukkaan antamaa suostumusta, jollei siihen löydy
nimenomaista laista johtuvaa perustetta.
6
REKISTERISELOSTE, SKH-ISÄNNÖINTI OY, y-tunnus 0494478-9
Henkilötunnus
Henkilötunnusta saa henkilötietolain 13 pykälän mukaan käsitellä mm. asianomaisen
suostumuksella, laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi ja jos rekisteröidyn yksiselitteinen
yksilöiminen on tärkeää rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn oikeuksien ja velvollisuuksien
toteuttamiseksi. Lisäksi henkilötunnusta saa mainitun pykälän 2 momentin mukaan käsitellä mm.
saatavan perimisessä, vuokraus- ja lainaustoiminnassa ja sosiaaliturvan toteuttamisessa.
Pääsääntö on, että taloyhtiön asukasluetteloon henkilötunnusta ei tule merkitä, koska sitä ei
yhtiön toiminnan kannalta voi pitää asiallisesti perusteltuna ja tarpeellisena. Kuitenkin sellaisten
asukkaiden, jotka pyytävät KELA:a varten ns. otteita talokirjoista, henkilötunnukset voidaan
heidän suostumuksensa perusteella merkitä kyseisten otteiden kirjoittamista varten yhtiön
asukasluetteloon.
Samoin voidaan mahdollista perintää varten tallettaa sellaisten henkilöiden henkilötunnukset,
joilta yhtiöllä on sopimussuhteeseen perustuvia saatavia, esim. vuokramaksuja tms.
Syntymäajan tai ainakin syntymävuoden tallettaminen taloyhtiön asukasrekisteriin saattaa olla
perusteltua joissakin sellaisissakin tapauksissa, joissa koko henkilötunnusta ei tarvita.
Esimerkkinä voisi mainita ikään perustuvat vesi- tms. maksut, jotka saattavat määräytyä iän
perusteella tai ns. avainpalvelun oikeellisuuden varmistamisen.
Asukasluettelosta kokonaan erillinen asia on, että osakkeenomistajan henkilötunnus on
tarpeellinen osakkeenomistajan vaihtuessa, koska asunto-osakeyhtiön tulee ilmoittaa
veroilmoituksessaan uudet osakkeenomistajat henkilötunnuksineen verotoimistolle. Lisäksi
taloyhtiön luottamustoimessa toimivat uudet henkilöt ilmoitetaan maistraattiin luottamustoimen
alkaessa.
7