Hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvaus 2014-2020
Työ- ja elinkeinoministeriö Alueosasto / Rakennerahastot Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 – Suomen rakennerahasto-ohjelman hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvaus Välittävä toimielin: Etelä-Savon maakuntaliitto Rahasto: EAKR HVJ-kuvauksen versionumero: Luonns 0.1 Kuvauksen yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite: Mervi Simoska, [email protected], Riitta Koskinen, [email protected] Kuvauksen ylläpito ja muutoshistoria: HVJ-kuvauksen versionumero Kuvaus allekirjoitettu (pvm) Kuvauksen tiedot kuvaavat tilannetta (pvm) Kuvauksen laatija (vastuuyksikkö) HVJ-kuvaukseen tehdyt muutokset / muutosten peruste Luonnos 0.1 30.1.2015 30.1.2015 Ohjelmakauden 2014-2020 ensimmäinen HVJ-luonnos Luonnos 0.2 25.2.2015 30.1.2015 Hallinto- ja kehittämisyksikkö Hallinto- ja kehittämisyksikkö Yleisen palautteen perusteella tehdyt muutokset, suurimmat merkitty korostusvärillä A Välittävän toimielimen hallinto- ja valvontajärjestelmää koskevat yleiset tiedot A1. Välittävän toimielimen käytössä olevat tukimuodot 2 Tukimuodon nimi Kansallinen lainsäädäntö / päätöksen säädösperusta Tukimuodon käyttöönottoajankohta Alueellinen kehittämistuki: kehittämishanke Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014) 20.1.2014 Alueellinen kehittämistuki: kehittämishankkeeseen kuuluva investointi Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/2014) Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014) (Liitetään aina koontitunnuksella yhteen kehittämishankkeen kanssa.) Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/2014) Opetus- ja kulttuuriministeriön toimialan kehittämishanke Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014) Opetus- ja kulttuuriministeriön toimialan investointihanke Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/2014) Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014) 20.1.2014 20.1.2014 20.1.2014 Jos tukea myönnetään/kohdennetaan yrityksille, tukimuodon osalta sovellettavat EU:n valtiontukisäännöt De minimis –asetus: Komission asetus (EU) N:o 1407/2013, annettu 18 päivänä joulukuuta 2013, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 107 ja 108 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, 24.12.2013) De minimis –asetus: Komission asetus (EU) N:o 1407/2013, annettu 18 päivänä joulukuuta 2013, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 107 ja 108 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, 24.12.2013) De minimis –asetus: Komission asetus (EU) N:o 1407/2013, annettu 18 päivänä joulukuuta 2013, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 107 ja 108 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, 24.12.2013) De minimis –asetus: Komission asetus (EU) N:o 1407/2013, annettu 18 päivänä joulukuuta 2013, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 107 ja 108 artiklan 3 Perusrakenteen investointituki Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/2014) Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014) soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, 24.12.2013) De minimis –asetus: Komission asetus (EU) N:o 1407/2013, annettu 18 päivänä joulukuuta 2013, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 107 ja 108 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, 24.12.2013) 20.1.2014 Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/2014) A2. Välittävän toimielimen käytössä olevat rakennerahastovarojen hallinnointia koskevat määräykset, päätökset ja ohjeet A2.1 Komission ohjeet Voimassa olevat komission antamat välittävien toimielinten sovellettavaksi tarkoitetut ohjeet löytyvät www.rakennerahastot.fi -sivustojen viranomaisille tarkoitetusta extranetistä. A2.2 Hallintoviranomaisen määräykset, päätökset ja ohjeet Voimassa olevat hallintoviranomaisen antamat määräykset, päätökset ja ohjeet (ml. ohjekirjeet ja koulutusmateriaali) löytyvät www.rakennerahastot.fi sivustojen viranomaisille tarkoitetusta extranetistä. A2.3 Ministeriön toiminta-alallaan antamat välittävän toimielimen käytössä olevia kansallisia tukimuotoja koskevat määräykset, päätökset ja ohjeet TEMin opas De minimis –tuista http://www.tem.fi/files/29704/TEM_ESITE_DeMinimisTuki_korj260811.pdf A2.4 Välittävän toimielimen omat hallinnolliset määräykset, päätökset ja ohjeet A2.4.1 Annetut määräykset, päätökset ja ohjeet Asiakirjan nimi Pvm Perussopimus Hallintosääntö Päivitettynä voimaan 1.1.2013 Hyväksytty 29.11.2010, voimaan 1.2.2011 Sisältö Maakuntaliiton perustamisasiakirja Liiton toimivaltuuksia ja päätöksentekoa ohjaava lakisääteinen säädös 4 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset Viranhaltjoiden/työntekijöiden tehtäväkuvat MYR työjärjestys Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) Sopimus rakennerahastotehtävien hoitamisesta, vastuunjaosta ja koordinoinnista Itä-Suomen liittojen kesken Kestävää kasvua ja työtä 2014– 2020 rakennerahasto-ohjelmassa Aloituspalaverimuistio Maakuntaliiton hankintaohje Vuosittain ennen talousarvion käyttösuunnitelman hyväksymistä Maakuntajohtaja hyväksyy/päivitys tarpeen mukaan Hyväksytty MYR 25.8.2014, päivitys 29.9.2014 Hyväksytty maakuntahallituksessa 15.6.2009, päivitetty 21.3.2011 Hyväksytty maakuntahallituksessa 20.8.2014 Päivitetty 2014, päivitetään tarvittaessa Päivitetty 11.3.2013 Määrittelee toimivaltuudet talousasioissa myös hanketoiminnan osalta. Henkilön työtehtävät ja vastuut sekä sijaisuudet. Päälliköt sijaistavat toisiaan ja maksatustarkastajat toisiaan tarvittaessa. Pohjois-Karjalan, Pohjois-Savon ja Etelä-Savon maakuntaliittojen välinen sopimus tietyistä RRtehtävien hoidosta koordinoivan liiton osalta. Ohje liiton hankintojen tekemiseen, hankitavaltuuksien rajat määritelty talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä A.2.4.2 Määräysten ja ohjeiden käyttöönotto ja muutosten hallinta Määräykset ja ohjeet valmistellaan yhteistyössä maakuntaliiton eri toimijoiden kesken. Ne käsitellään hankeryhmässä ja tarpeen vaatiessa päätökset tekee maakuntahallitus, maakuntavaltuusto (hallintosääntö), MYR (työjärjestys) tai maakuntajohtaja. Hallinto- ja kehittämisyksikkö vastaa siitä, että voimassa olevat määräykset, ohjeet ja muutokset ovat voimassa olevan lainsäädännön mukaisia. A3. Rakennerahastojen hallinnoinnissa käytettävät tietojärjestelmät Tietojärjestelmän nimi EURA 2014 - ei yhteyttä muihin liiton tietojärjestelmiin Tietojärjestelmällä hoidettavat toiminnot Tietojärjestelmästä vastaava organisaatio Rakennerahastohankkeiden hallinnointi: mm. TEM kehyksenhallinta, hakemukset, päätökset, maksatukset, varmennukset, hankkeiden seuranta ja raportointi, takaisinperinnät ja muut jatkotoimenpiteet sekä sääntöjenvastaisuusilmoitukset 5 Dynasty-asianhallintajärjestelmä - ei yhteyttä liiton muihin tietojärjestelmiin Maakuntahallituksen rahoitus- ja jatkotoimenpidepäätökset, kokouspöytäkirjat MYR, MYRs, maakuntahallitus, viranhaltijoiden päätökset Pro Economica taloushallinto ja kirjanpito - yhteys Status-palkat - M2 - Basware Arviomäärärahojen vastaanottaminen ja tukien maksaminen (maksujen kirjaaminen ja suoritusten kirjaaminen kirjanpitoon) Passeli - ei yhteyttä liiton muihin tietojärjestelmiin Laskutukset takaisinperinnöissä M2 Matkahallintajärjestelmä, jossa kustannusten veloitukset ja matkalaskut - yhteys Basware yhteys Pro Economica Basware - yhteys Status-palkat - yhteys Pro Economica - M2 Pankkiyhteydet Tukien maksaminen ja arviomäärärahan vastaanottaminen Etelä-Savon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja roolit määrittelevät esimiehet. RRhallinnoinnissa Dynastyä käyttävät hankerahoituspäätösten valmistelijat, hallinto- ja kehittämisjohtaja sekä hallintosihteeri (TV). Etelä-Savon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja roolit hyväksyvät esimiehet. - Talouspäällikkö pääkäyttäjä - Hallintosihteerit (TV, TH) Etelä-Savon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja rooli hyväksyvät esimiehet. - Talouspäällikkö pääkäyttäjä - Hallintosihteeri Etelä-Savon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja rooli hyväksyvät esimiehet. - Talouspäällikkö - Hallintosihteeri ( TH) Etelä-Savon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja rooli hyväksyvät esimiehet. - Talouspäällikkö - Hallintosihteeri (TV, TH) A4.Tietoturva Maakuntaliiton tietoturvaohjeiden rungon muodostavat Valtionhallinnon tietoturvaohjeet http://www.vm.fi/vm/fi/16_ict_toiminta/009_Tietoturvallisuus/02_tietoturvaohjeet_ja_maaraykset/index.jsp Maakuntaliiton voimassa olevat tietoturvaohjeet ovat liitteenä. Tietoturvan ajantasaisuudesta vastaa liiton järjestelmäpäällikkö. Rakennerahastotietojärjestelmä Eura 2014 käyttöoikeuksista päättävät esimiehet. Oikeudet järjestelmään antavat rahoittaja-puolelle sen pääkäyttäjä ja maksaja-puolelle sen pääkäyttäjä. Liitteenä luettelo käyttöoikeuksista ja –rooleista. A5. Menettelyt asianmukaisen jäljitysketjun ja arkistointijärjestelmän varmistamiseksi Rahoitushakemukset liitteineen ovat Eura 2014 –järjestelmässä samoin kuin hankkeiden rahoituspäätökset. Myös makastushakemukset ja maksatuspäätökset sekä jatkoimenpidepäätökset ovat Eura 2014 –järjestelmässä sähköisesti. HVO vastaa siitä, että Eura 2014 –järjestelmää täyttä lain vaatimukset myös asianhallinnan osalta. 6 Etelä-Savon maakuntaliitolla on käytössään Dynasty-asianhalintajärjestelmä. Siihen on avattu omana asianaan Ohjemakausi 2014-2020 ja kaikille hankkeille on siellä oma asianumero. Dynastyyn viedään hankkeen päätyttyä sellaiset asiakirjat, jotka lain mukaan on arkistoitava. Arkistoinnissa noudetateaan maakuntaliiton voimassa olevaa TOSia, jonka määrityksissä on huomioitu mm. HVO:n on ohjeet ohjelmakauden asiakirjojen arkistointiajoista. Maakuntaliiton TOS toimitetaan HVO:lle pyydettäessä. Hankkeiden käynnissä oloaikana kaikki hankkeeseen liittyvät asiakirjat, kuten sähköposti, selvitykset yms, joita ei voida liittää Eura 2014järjestelmään, säilytetään maakuntaliiton K-verkkoasemalla, jossa on oma kansionsa Ohjelmakausi 2014-2020, hallinointi, ja jonka alle on aukaistu oma kansio Hankkeet. Sinne tallennetaan omiin hankekansioihinsa em. aineisto kunkin hankkeen nimellä. Sieltä hankkeen päätyttyä arkistoitava aineisto siirretään Dynastyyn edellä kuvatuin tavoin. Etelä-Savon maakuntaliitolla ei tällä hetkellä ole Arkistolaitoksen sähköisen arkistoinnin lupaa. Suunnitelmana on, että vuonna 2016 asiakirjojen sähköiselle arkistoinnille on asianmukainen lupa. Siten ohjemakauden 2014-2020 asiakirjat voitaisiin lopullisesti säilyttää sähköisesti. Dynastyasiahallintajärjstelmään asiakirjat on tarkoitus viedä luvan saamisen jälkeen, jotta turhalta työltä vältytään. Hankkeen rahoituspäätöksessä on ehto asiakirjojen säilyttämisvelvollisuudesta sekä säilyttämisajasta. Lisäksi hankkeen toteutajilta pyydetään aloituspalaveriin stukturoidulla lomakkeella tiedot siitä, kuka vastaa asiakirjojen arkistoinnista ja missä ne säilytetään hankkeen päättymisen jälkeen (asiakirjojen säilyttämislomake). A6. Riskienhallinta ja petoksentorjunta (myös erillinen liite) Maakuntaliitto laatii HVO:n ohjeen mukaisen riskien arvioinnin 13.2.2015 mennessä. Arviointi on osa koko liiton riskienarviointia, josta vastaa hallinto- ja kehittämisyksikkö. Käytännön arviointityön koko liiton toiminnan osalta laatii työryhmä, jossa on edustajat liiton kaikista yksiköistä. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan yleisohje on hyväksytty maakuntavaltuustossa 28.11.2011. Rakennerahastotoiminnan osalta maakuntahallitus tekee päätökset jatkotoimenpiteistä, joihin mahdolliset väärinkäytökset antavat aihetta. Niiden valmistelusta vastaa hallinto- ja kehittämisjohtaja. Maakuntaliiton voimassa oleva sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohje on liitteenä. Maakuntaliiton riskiehallinnan perusteet käsitellään maakuntahallituksssa ja –valtuustossa keväällä 2015. 7 A7. Suunnitelma henkilöresurssien ja riittävän osaamisen kohdentamisesta välittävässä toimielimessä (myös erillinen liite) Liiton henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa päivitetään vuosittain. Siitä vastaa hallinto- ja kehittämisyksikkö. Suunnitelman päivittämisen hyväksyy yhteistoimintaryhmä. Liitteenä 10 henkilöstöresurssien ja osaamisen turvaaminen. A8. Tiedottaminen ja viestintä Maakuntaliitto kertoo rakennerahasto-ohjelmasta ns. suurelle yleisölle, mahdollisille tuensaajille ja medialle verkkosivuillaan osoitteessa www.esavo.fi/maakuntaliitto (osio EU-asiat). Sivustolla on linkit www.rakennerahastot.fi -sivustolle. Lisäksi liitto järjestää jokaisen maakunnan yhteistyöryhmän kokouksen yhteydessä medialle tiedotustilaisuuden, lähettää mediatiedotteen sähköpostilla ja julkaisee kokoustiedotteen verkkosivuillaan. Maakunnan yhteistyöryhmän esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan maakuntaliiton verkkosivuilla samoin kuin maakuntahallituksen vastaavat asiakirjat. Myös maakuntahallituksen kokouksen yhteydessä tiedotetaan noin 11 kertaa vuodessa EU-ohjelma- ja EU-hankeasioista (tiedotustilaisuudet, tiedotteet, verkkosivut). Maakuntaliiton sähköinen sidosryhmälehti JOUSI ja sen uutiskirje, kertovat 7-8 kertaa vuodessa EU-ohjelma- ja EU-hankeasioista. Liitto julkaisee jokaisella EU-kaudella 1-2 kertaa Eloa Etelä-Savosta -lehden, joka kertoo esimerkkihankkeiden avulla siitä, mitä EU-ohjelmarahoilla on maakunnassa tehty. Lehti jaetaan lähes joka talouteen ja julkaistaan sähköisenä liiton verkkosivuilla. Sen ilmestymisestä tiedotetaan myös laajasti. Ohjelmaviestinnästä vastaa Itä-Suomen rakennerahastojen viestinnän työryhmä, johon kuuluu 7 varsinaista jäsentä ja 5 varajäsentä Etelä-Savon, Pohjois-Karjalan sekä Pohjois-Savon maakuntaliitosta ja Etelä-Savon RR-Ely-keskuksesta. Välittävän toimielimen toimitiloissa on esillä viestintäohjeiden mukaisesti EU-lippulogo julisteina. Maakuntaliitossa työskentelee osa-aikainen tiedottaja (60 %), joka käyttää työajastaan 25 % maakunnan yhteistyöryhmän tiedotustehtäviin. A9. Koulutus, ohjaus ja neuvonta Infotilaisuuksia potentiaalisille hankerahoituksen hakijoille järjestetään tarvittaessa, kuintekin vähintään kerran vuodessa yhteistyössä ELY-keskuksen kanssa. Koulutustilaisuuksista sovitaan yhdessä maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä (MYRs). Yleisten koulutusten lisäksi järjestetään teemoihin liittyviä tilaisuuksia, kuten vähähiilisyys. Hankkeiden valmistelijat opastavat hakemusvaiheessa hakijoita. Aloituspalavereissa käydään hankkeen rahoituspäätöksen mukaiset asiat sekä maksatukseen liittyvät ohjeet tarkoin läpi yhdessä hankkeen toteuttajan kanssa. Toteutusvaiheessa opastusta ja neuvotaa antavat sekä valvojat että maksajatustarkastajat. Hankkeiden valvojat osallistuvat myös hankkeiden ohjausryhmätyöskentelyyn. 8 A10. Rakennerahastojen hallinnointitehtävien organisointi ja eriyttäminen välittävässä toimielimessä Tehtävät Tehtävästä vastuussa oleva yksikkö Selvitys eriyttämisvaatimuksen toteuttamisa A10.1 Muut kuin välittävän toimielimen itse toteuttamat hankkeet Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (rahoittaja) Aluekehitysyksikkö Maakuntahallitus Maakuntajohtaja Aluekehitys- ja aluesuunnitteluyksiköiden hankevalmistelijat (päälliköt, suunnittelijat) valmistelevat hankkeen maakuntahallitukselle, jossa esittelijänä toimii maakuntajohtaja. Rahoituspätöksen tekeminen (muutoksenhakukelpoinen). Maakuntahallituksen päätöksen vieminen Eura 2014 -järjestelmään. Maakuntahallituksen päätöksen täytäntöönpanoa (ei muutoksenhakuoikeutta). Makastustarkastajat valmistelevat maksatuspäätöksen, josta päätöksen tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja (muutoksenhakukelpoinen). Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (maksaja) Hallinto- ja kehittämisyksikkö Tuen maksaminen Hallinto- ja kehittämisyksikkö Talouspäällikkö suorittaa maksatuspäätöksen mukaisen maksun toteuttajalle maksupäätöstositteen perusteella ja merkitsee maksupäivän Eura 2014 –järjestelmään. Paikan päällä tehtävä varmennus Hallinto- ja kehittämisyksikkö Maksatustarkastajat yhdessä hankkeiden valvojien kanssa suorittavat paikanpäällä tarkastukset hyväksytyn suunnitelman mukaisesti. 9 Takaisinperintä ja muut jatkotoimenpiteet Hallinto- ja kehittämisyksikkö Maakuntahallitus pääättää jatkotoimenpiteistä maakuntajohtajan esittelystä hallinto- ja kehittämisjohtajan valmistelusta (muutoksenhakukelpoinen). Eura 2014 -järjestelmässä päätöksen toimeenpanee hallinto- ja kehittämisjohtaja (ei muutoksenhakua). Hallintoviranomaiselle hallinnollista vahvistuslausumaa varten ja todentamisviranomaiselle tilinpäätöstä varten vahvistettavat tiedot Hallinto- ja kehittämisyksikkö Maksatustarkastaja (KMP) kokoaa tiedot, jonka sisällöllisen tarkastuksen suorittaa rahoittajan edustaja. TEMille toimitettavan rarportin allekirjoittaa hallintosihteeri (TH) hallinto- ja kehittämisyksiköstä. A10.2 Välittävän toimielimen itse toteuttamat hankkeet (muut kuin teknisen tuen hankkeet) Tuen hakeminen (hakija/tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Hakuluvan hakeminen maakuntahallitukselta (valmistelua). Ohjeistus vahvistetaan vuosittain talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä. Rahoitushakemuksen tekeminen Eura 2014 -järjestelmään, jonka allekirjoittajaa aluekehitysjohtaja. Hakemuksen laatii toteuttajan edustaja/TL tai muu henkilö, joka ei ole välittävän toimielimen tehtävissä. Hankeessa syntyvien laskujen hyväksyminen ja maksaminen (tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Laskut asiatarkastaa projektipäällikkö, hyväksyy aluekehitysjohtaja. Laskut 10 maksaa talouspäällikkö (hallinto- ja kehittämisyksikkö). Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (rahoittaja) Aluesuunnitteluyksikkö Hankkeen maakuntahallitukselle valmistelee aluesuunnitteluyksikkö/MT. Maakuntahallitukselle hankkeen esittelee maakuntahallituksen puheenjohtaja. Hallitus tekee rahoituspäätöksen, joka on muutoksenhakukelpoinen. Eura 2014 – järjestelmässä hallituksen päätösen panee täytäntöön maakuntajohtaja (ei muutoksenhakukelpoinen). Maksatuksen hakeminen (tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Aluekehitysyksikkö valmistelee maksatushakemuksen, jonka allekirjoittaa aluekehitysjohtaja. Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (maksaja) Hallinto- ja kehittämisyksikkö Maksatustarkastajat valmistelevat maksatuspäätöksen, valvoja (aluesuunnitteluyksikkö/MT) arvoi hankkeen sisällöllisen toteutumisen. Tuen maksaminen Hallinto- ja kehittämisyksikkö Makastustarkastajat valmistelevat maksatuspäätöksen, josta päätöksen tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja (mutoksenhakukelpoinen). Tuen maksaa talouspäällikkö maksumääräyksellä. Paikan päällä tehtävä varmennus Hallinto- ja kehittämisyksikkö Maksatustarkastajat yhdessä hankkeiden valvojien kanssa suorittavat paikanpäällä varmennukset hyväksytyn suunnitelman mukaisesti. 11 Tuen määrääminen palautettavaksi ja muut jatkotoimenpiteet Hallinto- ja kehittämisyksikkö Maakuntahallitus pääättää jatkotoimenpiteistä maakuntahallituksen puheenjohtajan esittelystä hallinto- ja kehittämisjohtajan valmistelusta (muutoksnehakukelpoinen). EURA 2014 -järjestelmässä päätöksen toimeenpanee hallinto- ja kehittämisjohtaja (ei muutoksenhakua). A10.3 Teknisen tuen hankkeet Pohjois-Karjalan maakuntaliitto toimii rahoittaja Itä-Suomen teknisen tuen hankkeissa. Etelä-Savolla tuensaajan rooli ja toteuttaa omaa hankettaa muiden Itä-Suomen liittojen tavoin. PK toimenpiteet punaisella. Tuen hakeminen (hakija/tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Maakuntahallituksen periaatepäätös hankehakemuksen tekemisestä (valmistelua). Ohjeistus vahvistetaan vuosittain talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä. Aluekehitysyksikön ohjelmapäällikkö (ON) valmistelee hankehakemuksen Eura 2014 – järjestelmään. Hankehakemuksen hyväksyy Eura 2014 –järjestelmässä maakuntajohtaja. Hankkeessa syntyvien laskujen hyväksyminen ja maksaminen (tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Hankkeessa syntyvät laskut asiatarkastaa ohjelmapäällikö (ON) ja hyväksyy aluekehitysjohtaja. Laskut maksaa liiton talouspäällikkö hallintoja kehitämisyksikössä. 12 Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (rahoittaja) Maksatuksen hakeminen (tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Maksatushakemuksen valmistelee Eura 2014 –järjestelmään ohjelmapäällikkö (ON) talouspäällikön toimittaman kirjanpitoraportin perusteella. Maksatushakemuksen allelkirjoittaa maakuntajohtaja Eura 2014 – järjestelmässä. Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (maksaja) Tuen maksaminen Paikan päällä tehtävä varmennus Tuen määrääminen palautettavaksi ja muut jatkotoimenpiteet B Välittävän toimielimen prosessien kuvaus B1.Myöntämisvaltuuden käytön suunnittelu ja hallinnointi Maakunnan yhteistyöryhmä (MYR) hyväksyy joka toinen vuosi maakunnan liiton johdolla valmisteltavan maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelman, jossa sovitaan rahoituksen kohdentamisen periaatteet sekä kahtena seuraavana vuonna Etelä-Savossa käytettävä ohjelmarahoitus viranomaisittain. Toimeenpanosuunnitelma pitää sisällään mm. keskeisiä maakuntaohjelmaa toteuttavia hanke- ja toimenpide-esityksiä sekä kuvaukset niitä koskevista yhteistyösopimuksista, kannanoton rakennerahasto-ohjelman valtakunnallisiin teemoihin kuuluvista hankehauista ja -suunnitelmista ja alueen osallistumisesta niihin sekä painopisteet, joihin kansallista ja EU:n rahoitusta kohdennetaan. Toimeenpanosuunnitelma laaditaan yhteistyössä ELYkeskuksen kanssa. Asiakirjat ovat saatavilla www.esavo.fi –sivustolta kohdasta EU-ohjelmat. Toimeenpanosuunnitelmaan liittyy kiinteästi rahoitussuunnitelma, joka sisältää arviot kansallisen, EU:n ja valtion vastinrahan rahoitusosuuksista sekä arviot kuntien ja muiden julkisyhteisöjen rahoitusosuuksista. Toimeenpanosuunnitelmassa määritellään valintaperusteet hankkeiden hyväksymiseksi ohjelmarahoituksesta. Valintakriteerit koostuvat yleisistä ja erityisistä valintaperusteista. Maakunnan yhteistyöryhmä ja rahoittajat voivat asettaa erityisiä valintakriteereitä, jotka vastaavat mm. maakuntaohjelman 13 ja älykkään erikoistumisen pohjalta tehtyihin painopistevalintoihin. Tällä varmistetaan, ettei rahoiteta päällekkäistä toimintaa ja että resurssit kohdennetaan valittuihin painopisteisiin. Valintaperiaatteilla varmistetaan hankkeiden laadukas toteuttaminen. Myöntövaltuutta hallinnoidaan ja sen käyttöä seurataan säännöllisesti Eura2014-järjestelmän kautta sekä välittävän toimielimen omilla seurannoilla. Myöntövaltuuden ottaa vastaan tehtävästä vastaava suunnittelija (TR). Hän tekee myös esityksen valtuuden kohdentamisesta toimeenpanosuunnitelman mukaisesti. Maakuntajohtaja tekee kohdentamispäätöksen. Tilinpäätökseen valtuuksista tehdään oma liitteensä, josta käyvät ilmi vuosittain tehdyt hankepäätökset euroineen sekä käytössä oleva valtuus sidontoihin tilinpäätöshetkellä. B2. Määrärahan käytön seuranta ja täsmäytys Toteutetaan HVO:n antaman ohjeistuksen mukaan. Maakuntaliitolla on valtion toimekiantovaroille jokaiselle oma tilinsä (ESR, EAKR, MKR). Niiden lähteneet, saapuneet varat sekä korot ja palvelumaksut eritellään excel-taulukossa kuukausittain. Niihin myös merkitään mahdolliset oikaisut. Maksatustarkastaja (KMP) tekee täsmäytyksen kuukausittain kirjanpidon pääkirjaraportin ja Eura 2014 –järjestelmien kesken. HVO:lle toimitetaan Eura 2014 –järjestelmän rahoitustietojen varmenneraportti kaksi kertaa vuodessa. Sen valmistelee rahoittajan roolissa suunnittelija (TR) ja sen allekirjoittaa hyväksyjäroolissa hallintosihteeri (TH). Maksurahan riittävyyttä seuraa talouspäällikkö yhdessä hallinto- ja kehittämisjohtajan kanssa. B3. Haku- valinta- ja päätösprosessi B3.1 Tuen hakua koskevien ilmoitusten julkaiseminen Hankehaut järjestetään koko Suomessa yhtäaikaisesti kaksi kertaa vuodessa, helmikuun puolivälissä ja syys–lokakuussa. Hankehakuilmoitukset ja – ohjeet julkaistaan maakunnan päälehdissä (2 kertaa vuodessa) ja rakennerahastot.fi –portaalissa sekä maakuntaliiton omilla internet-sivuilla. Ilmoitukset ja ohjeet ovat rakennerahasto-ohjelman tavoitteiden ja ehtojen mukaisia. Hakuilmoituksissa ja –ohjeissa kuvataan valintaprosessit ja – perusteet yleispiirteittäin ja niistä on linkki tarkempaan ohjeistukseen, joka löytyy em. internet-sivuilta. B3.2 Hakemusten laatiminen sekä vastaanottaminen ja rekisteröinti Rahoituksen hakija laatii rahoitushakemuksen Eura2014 –järjestelmässä Katso-tunnistetta hyödyntäen. Eura 2014 -järjestelmä lähettää automaattisesti hakijalle saapumisilmoituksen hakemuksesta, kun järjestelmä on kirjannut sen saapuneeksi. Eura2014 -järjestelmä diaroi hakemukset Etelä-Savon maakuntaliiton omin diaaritunnuksin. B3.3 Hakemusten arviointi ja rahoitettavien hankkeiden valinta (ml. maakunnallinen käsittely) 14 Hanke valmistellaan Eura 2014 -järjestelmän edellyttämällä tavalla. Tarkistetaan ohjelmanmukaisuus sekä yleisten ja erityisten valintaperusteiden täyttyminen. Hankkeen valmistelija käyttää hankkeen arvioinnissa apuna teemaryhmiä sekä kollegoita omasta organisaatiosta, ELY:stä tai muista organisaatioista. Hankkeiden valmistelijoiden vastuualueet käyvät ilmi liitteestä tehtävänkuvaukset. Hankkeen valmistelija täyttää Eura 2014- järjestelmässä valintamuistion, myös hylättävistä hankkeista. Valintamuistiossa arvioidaan hanke olemassa olevien kriteereiden pohjalta. Valintamuistiot ja sitä myötä arviointitulokset tallentuvat Eura 2014-järjestelmään. Hanke käsitellään maakuntaliiton hankeryhmässä 1-2 kertaa, jonka jälkeen se viedään MYR:n sihteeristön käsiteltäväksi. Sihteeristö käsittelee kaikki hankkeet ja ottaa kantaa hyväksyttävän hankkeen ohjelmanmukaisuuteen. Ylimaakunnalliset hankkeet käsitellään kunkin toteutusalueen sihteeristöissä ja tarvittaessa myös MYReissä. Hankkeiden valmistelijat esittelevät hankkeet sihteeristön kokouksissa. MYR käsittelee maakunnalliset ja ylimaakunnalliset hankkeet sekä hankekokonaisuudet, joihin on haettu EU:n ja valtion vastinrahoitusta yhteensä yli 500 000 €. Se käsittelee myös maakunnan kannalta merkittävimmät hankkeet ja hankekokonaisuudet. MYR:n esittelijänä (mm. hankkeet) toimii aluekehitysjohtaja. MYR:n työjärjestys liitteenä. Valintaprosessiin osallistuvien henkilöiden taustat ovat maakuntaliiton tiedossa, riippumattomuuden vaarantavat henkilöt eivät osallistu hakemusten arviointiin ja eivätkä valintaprosessiin. Näin taataan hakemusten tasapuolinen kohtelu. Valintaperusteet ovat yhdenmukaiset seurantakomitean hyväksymien valintaperusteiden kanssa. Arviointiin osallistuu useampi henkilö, jotta varmistutaan että kaikki menee sääntöjen mukaan. Horisontaaliset periaatteet arvioidaan hakemuksessa esitettyjen tietojen pohjalta. Arvioinnissa huomioidaan EU:n ja kansallinen lainsäädäntö. Valintaprosessi on läpinäkyvä, koska maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristön pöytäkirjat ovat julkisia. Hakijoiden ERI-rahastoihin kohdistuvien takaisinperintäpäätösten olemassaolo tarkistetaan muilta rahoittajilta tarvittaessa. Hakijan verovelkatiedot tarkistetaan. Hakija on velvollinen ilmoittamaan kaksinkertaisen rahoituksen mahdollisuudesta. Tarpeen vaatiessa hankkeen valmistelija tarkastaa asian hakijalta ja muilta rahoittajilta. B3.4 Päätöksen tekeminen (ml. myönteiset ja kielteiset päätökset) Maakuntahallitus tekee päätöksen hankkeen rahoittamisesta maakuntajohtajan esityksestä. Ns. oman tuotannon hankkeissa esittelijänä on maakuntahallituksen puheenjohtaja. Päätöksessä on perusteltu syyt hyväksymiseen/hylkäämiseen. Maakuntajohtaja tekee Eura2014-järjestelmässä toimeenpanopäätöksen maakuntahallituksen päätöksen valtuutuksella. Päätöksen maakuntajohtajalle Eura 2014-järjestelmässä valmistelee hankkeen valmistelijana toimiva henkilö. Eura 2014 –järjestelmässä maakuntajohtajan päätös on 15 maakuntahallituksen päätöksen toimeenpanoa, eikä siitä ole muutoksenhakumahdollisuutta. Järjestelmä lähettää hakijalle automaattisesti sähköpostiilmoituksen päätöksen hyväksymisestä (hankkeen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen). Ilmoituksessa on linkki, jonka kautta hakija pääsee katselemaan ja noutamaan päätöksen Eura 2014-järjestelmästä. Päätöksessä on kerrottu hankkeen toteuttamista koskevat ehdot. Hankkeen valmistelija tallentaa hankkeen luokittelutiedot ja riskiarvioinnin tietojärjestelmään. Jos tuensaaja on aloittanut hankkeen toteutuksen ennen rahoituspäätöksen antamista, mitä rahoittaja ei suosittele, hankkeen toimet tarkastetaan aloituspalaverissa, hankkeen valmistelijan ja tuensaajan välisessä neuvottelussa tai viimeistään maksatuksessa. Rahoituspäätöksen vastaiset kustannukset hylätään. B3.5 Päätöstä koskeva muutoksenhakuprosessi Maakuntahallituksen rahoituspääätös on oikaisuvaatimuskelpoinen. Muutoksenhakuun sovelletaan kuntalain säädöksiä. Päätökseen liitetään oikaisuvaatimusohje. Päätös annetaan tiedoksi sähköisesti ja sen oikaisuvaatimusaika on 14 vrk päätöksen tiedoksisaannista. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Maakuntahallitus käsittelee mahdollien oikaisuvaatimuksen, jonka sille valmistelee hankkeen alkuperäisen rahoituspäätöksen valmistelija, viipymättä. Maakuntahallitukselle oikaisuvaatimuksen esittelee maakuntajohtaja, mutta oman tuotannon hankkeissa maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen päätös toimiteaan tiedoksi muutoksenhakuohjeineen sähköisesti oikaisuvaatimuksen tekijälle. Oikaisuvaatimusta koskevasta päätöksestä on mahdollisuus hakea muutosta kuntalain mukaan valittamalla hallinto-oikeuteen. Muutoksenhakuoikeus on tällöin vain oikaisuvaatimuksen tehneellä. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Kunnallisvalitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Hallinto-oikeuden päätöksestä on mahdollista valittaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen, joka on tehtävä 30 päivän kuluessa hallinto-oikeuden päätöksen tiedoksi saannista. Muutoksenhaun johdosta tehdyt päätökset (maakuntahallitus, hallinto-oikeus, korkein hallinto-oikeus) viedään Eura 2014-järjestelmään HVO:n myöhemmin annettavan ohjeistuksen mukaisesti. B3.6 Päätöksessä olevan asia- tai kirjoitusvirheen korjaaminen Hallintolain (434/2003) 8 luku määrittelee kirjoitus- ja asiavirheen korjaamisen. Rahoituspäätöksissä olevista mahdollisten virheiden korjaamisen valmistelevat hankkeiden valvojat. Pienet kirjoitusvirheet voidaan korjata valvojan päätöksellä. Mahdolliset asiavirheet korjataan maakuntajohtajan päätöksellä hankkeen valvojan esittelystä. Korjauksista neuvotellaan aina hankkeen toteuttajan kanssa, joka voi myös tehdä aloitteen havaitun virheen korjaamisesta. B3.7 Muutoshakemusten käsittely ja muutospäätökset sekä jatkopäätökset vaiheistetussa rahoituksessa Hakija jättää muutoshakemuksen Eura 2014-järjestelmään. Kustannusarvioon tai sisältöön liittyvät muutokset käsitellään ensin maakuntaliiton hankeryhmässä ja tämän jälkeen maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä ja maakuntahallituksessa. Vähäiset muutokset, kuten kustannuslajimuutokset ja jatkoajan myöntäminen, tehdään hankkeen valvojan esittelystä ja maakuntajohtajan päätöksellä. 16 Eura 2014-järjestelmä ohjaa vaiheistettuun rahoitukseen. Maakuntajohtaja tekee näissä tapauksessa toimeenpanopäätöksen jatkorahoituksesta hankkeen valvojan esityksestä ja maakuntahallituksen hyväksymän alkuperäisen rahoituspäätöksen mukaisesti. Maakuntaliitto vaatii ennen jatkopäätöksen tekemistä toteuttajalta ja hankkeen kohderyhmältä uuden ilmoituksen näiden saamasta de minimis -tuesta niiltä osin, kuin se on hankkeen jatkopäätöksen kannalta tarpeellista. B4. Hankkeen toteutuksen tukeminen, seuranta ja valvonta B4.1 Hankkeen toteuttamiseen liittyvän informaation antaminen (mm. aloituspalaverit) Kun maakuntahallituksen päätös on saanut lainvoiman, pidetään aloituspalaveri. Siihen osallistuvat hankkeen toteuttajan keskeiset edustajat. Pääsääntöisesti maakuntahallituksen päätös pannaan täytäntöön Eura 2014 –järjestelmässä vasta aloituspalaverin jälkeen. Aloituspalaverista laaditaan muistio, jonka myös toteuttaja allekirjoittaa. Aloituspalaverimuistion liitteinä ovat mm. hankkeen ohjausryhmän kokoonpano, asiakirjojen säilytyslomake, viestintäohje sekä tukikelvottomien kustannusten vaikutus –kirje ja EAKR:n kustannuslajit flat rate –mallissa. Hankkeen valvoja ja maksatushakemusten käsittelijä ohjeistavat ja neuvovat hakijaa tarvittaessa koko hankkeen keston ajan. Ohjeistusta löytyy myös mm. rakennerahastojen internet-sivulta. B4.2 Hankkeen etenemisen seuraaminen (mm. ohjausryhmätyöskentely) Hankkeen valvoja vastaa hankkeen sisällöllisen toteutumisen seurannasta. Hankkeen etenemistä seurataan pääsääntöisesti ohjausryhmätyöskentelyn kautta, jossa valvoja on mukana. Hankkeen toteuttaja laatii seurantaraportin maksatuskausittain Eura2014 –järjestelmään maksatushakemuksen yhteydessä. Havattuihin poikkeamiin, mm. hankesuunnitelman toteutumisen osalta, puututaan neuvottelemalla toteuttajan kanssa ja tarvittaessa ohjausryhmässä, joka tekee ehdotukset rahoittajalle mahdollisista muutoksista yms. hankesuunnitelmaan/rahoitukseen. Tarvittaeesa hankkeen riskiluokitusta voidaan muuttaa. Siitä vastaa hankkeen valvoja. Mahdolliset jatkotoimenpiteet havaintojen perusteella tekee maakuntahallitus, jonka päätös on muutoksenhakukelpoinen. Asian esittelee maakuntahallitukselle maakuntajohtaja ja valmistelee hankkeen valvoja. Päätös on muutoksenhakukelpoinen ja se toimeenpannaan Eura 2014 –järjestelmässä, joka ei ole muutoksenhakukelpoinen, koska on hallituksen päätösen täytäntöönpanoa. Maakuntaliiton ns. oman tuotannon hankkeissa ohjausryhmän puheenjohtajaksi pyritään valitsemaan henkilö, joka edustaa hankkeessa mukana olevia liiton ulkopuolisia tahoja. Toteuttajaa ohjausryhmässä edustaa projektipäällikkö tai toteuttajan edustajaksi nimetty henkilö/TL. Hankkeen valvoja edustaa rahoittajaa. B.4.3 Hankkeiden tuotosten seuranta 17 Hankkeen valvoja tarkastaa ja hyväksyy hankkeen seuranta- ja loppuraportit Eura 2014-järjestelmässä. Mikäli seurantaraporteista käy ilmi, ettei hankkeessa synny tuotoksia hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti, hanke saatetaan ottaa tarkempaan seurantaan ja ohjeistukseen. Mikäli hankkeen toteuttaja ei tee rahoittajan esittämiä muutoksia, päättää maakuntahallitus jatkotoimenpiteistä maakuntajohtajan esittelystä ja valvojan valmistelusta toteuttajaa kuultuaan. Maakuntahallituksen päätös on muutoksenhakukelpoinen ja se toimeenpannaan Eura 2014 –järjestelmässä, joka ei ole muutoksenhakukelpoinen, koska on hallituksen päätösen täytäntöönpanoa. B5. Ennakon myöntäminen ja maksaminen Hakija ilmoittaa hankehakemuksessa, hakeeko ennakkoa ja kuinka paljon. Ennakko myönntään rahoituspäätöksessä ja siinä ilmotetaan myös sen määrä. Rahoittaja kirjaa päätöksen ehtoihin suunnitelman ennakon huomioimisesta maksatuksissa. Ennakko voi olla korkeintaan 30 % myönnetystä tuesta. Ennakon maksamista on haettava erikseen ennakkomaksatushakemuksella Eura 2014 – järjestelmässä. Ennakon maksamisesta tekee päätöksen hallintoja kehittämisjohtaja Eura 2014 –järjestelmässä. Päätös oikaisuvaatimusohjeineen lähtetään hankkeen toteuttajalle sähköisesti Eura 2014 –järjestelmää hyödyntäen. Eura 2014 –järjestelmän maksupäätöstositteen perusteella maakuntaliiton talouspäällikkö suorittaa maksun päätöksen mukaisesti hankkeen toteuttajalle. Maksun suoritettuaan hän merkitsee Eura 2014 –järjestelmään maksupäivän. Maksun maksaminen on kuvattu tarkemmin kohdassa 6.5. B6. Maksatusprosessi B6.1 Maksatushakemusten laatiminen ja käsittelyyn ottaminen Hankkeen toteuttaja laatii maksatushakemuksen Eura 2014 –järjestelmässä. Järjestelmä kirjaa hakemuksen saapuneeksi diaariin. Hankken valvoja tai maksatustarkastaja ottaa hakemuksen käsittelyyn ja merkitsee hakemukseen ne viranomaisen merkinnät, jotka eivät siirry suoraan järjestelmästä. Käsittelijä lähettää toteuttajalle sähköpostin hakemuksen ottamisesta käsittelyyn. Valvoja ja maksatustarkastaja voivat käsitellä hakemusta samanaikaisesti. Tämä mahdollistaa myös sen, että 90 päivän käsittelyaika maksatukselle on riittävä. B6.2 Rahoittajan lausunto hankkeen etenemisestä Hankkeen valvoja suorittaa arvion hankkeen suunnitelman mukaisesta toteutumisesta ja laitttaa siitä arvion Eura 2014 –järjestelmään. Tarvittaessa hän voi pyytä toteuttajalta lisätietoja järjestelmän kautta. Saadut selvitykset yms. pyritään tallentamaan mahdollisuuksien mukaan Eura 2014 – järjestelmään. Mikäli aineistoa ei voida sinne tallentaa, tallennetaan ne A5-kohdan kuvauksen mukaisesti. B6.3 Maksatushakemuksen kustannusten, rahoituksen ja tulojen tukikelpoisuuden tarkastaminen (maksaja) Maksatustarkastaja suorittaa hankkeen kustannusten, rahoituksen ja tukikelpoisuuden tarkastuksen Eura 2014 –järjestelmän maksatushakemuksen perusteella järjestelmässä olevan tarkistuslistan mukaisesti. Tarvittaessa hän voi pyytää lisätietoja toteuttajalta järjestelmän kautta. Saadut selvitykset yms. pyritään tallentamaan mahdollisuuksien mukaan Eura 2014 –järjestelmään. Mikäli aineistoa ei voida sinne tallentaa, tallennetaan ne A5-kodan kuvauksen mukaisesti. Rahoittajan lausunto on oltava ennen kuin maksatustarkastaja lopullisesti valmistelee maksatuspäätöksen. B6.4 Maksatuspäätöksen tekeminen 18 Maksatustarkastaja valmistelee maksatuspäätöksen Eura 2014 –järjestelmässä, jonka perusteella hallinto- ja kehittämisjohtaja tekee maksatuspäätöksen. Päätös muutoksenhakuohjeineen lähtee järjestelmäavusteisesti toteuttajalle Eura 2014 –järjestelmästä sähköisenä tiedoksiantona. B6.5 Tuen maksaminen Maakuntaliiton talouspäällikkö saa Eura 2014 – järjestelmän tekemän maksupäätöstositteen pdf-tiedostona sähköpostiinsa. Sen hänelle toimittaa hallinto- ja kehittämisjohtaja. Talouspäällikkö maksaa tuen maksatuspäätöksen mukaisesti maksupäätöstosittessa ilmoitetulle tilille pankkiohjelma Baswarella kassamaksuna. Hän täyttää viestikenttään tarvittavat tiedot maksupäätöstositteesta, laittaa maksettavan summan ja valitsee oikean tilin, jolta maksetaan (EAKR tai MKR), tallentaa ja ottaa tarvittavat tulosteet. Maksu tapahtuu Yhteys, Tiedonsiirto –osioissa ja siellä valitaan oikea pankki, kassamaksut ja ohjelma antaa maksuun menevän summan ja tässä vaiheessa vielä tarkistetaan, että summat täsmäävät. Sen jälkeen hyväksytään maksu. Maksatuspäätöstositteeseeseen merkitään maksupäivä sekä kuka on maksanut. Talouspäällikkö merkitsee maksupäivän myös Eura 2014 –järjestelmään maksun suoritettuaan. Pankkiohjelmassa tehdään jo tiliöinnit ja se ”kaadetaan” kirjanpitoon, jolloin ei tehdä enää erillistä käsittelyä. Maksutilit täsmäytetään kirjanpitoon kaadon yhteydessä. B6.6 Maksatuspäätöstä koskeva muutoksenhakuprosessi Eura 2014 –järjestelmässä hallinto- ja kehittämisjohtajan tekemään maksatuspäätökseen, joka toimitetaan toteuttajalle sähköisesti järjestelmän avustamana, liitetään oikaisuvaatimusohje. Oikaisuvaatimusaika on 14 päivää päätöksen tiedoksisaannista. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Maakuntahallitus käsittelee maksatuspäätöksestä tehdyn oikaisuvaatimuksen viipymättä. Asian valmistelee hallitukselle hallinto- ja kehittämisjohtaja ja esittelee maakuntajohtaja. Oman tuotannon hankkeen maksatuspäätökseen tehtyyn oikaisuvaatimukseen esittelijänä toimii maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen oikaisuvaatimuskelpoinen päätös toimitetaan oikaisuvaatimuksen tekijälle tiedoksi sähköisesti. Oikaisuvaatimusta koskevasta päätöksestä on mahdollisuus hakea muutosta kuntalain mukaan valittamalla hallinto-oikeuteen kunnallisvalituksella. Valitusaika on 30 päivää maakuntahallituksen päätöksen tiedoksi saannista. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Muutoksenhakuoikeus on tällöin vain oikaisuvaatimuksen tehneellä. Hallinto-oikeuden päätöksestä on mahdollista valittaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Muutoksenhaun johdosta tehdyt päätökset (maakuntahallitus, hallinto-oikeus, korkein hallinto-oikeus) viedään Eura 2014-järjestelmään HVO:n myöhemmin annettavan ohjeistuksen mukaisesti. B6.7 Maksatuspäätöksessä olevan asia- tai kirjoitusvirheen korjaaminen Hallintolain (434/2003) 8 luku määrittelee kirjoitus- ja asiavirheen korjaamisen. Maksatuspäätöksissä olevista mahdollisten virheiden korjaamisen valmistelevat hankkeiden maksatustarkastajat. Pienet kirjoitusvirheet voidaan korjata maksatustarkastajan päätöksellä. Mahdolliset asiavirheet korjataan hallinto- ja kehittämisjohtajan päätöksellä hankkeen maksatustarkastajan esittelystä. Korjauksista neuvotellaan aina hankkeen toteuttajan kanssa, joka voi myös tehdä aloitteen havaitun virheen korjaamisesta. B7. Paikan päällä tehtävät varmennukset 19 B7.1 Vuosittainen varmennussuunnitelma HVO:n ohjeistuksen mukaisen vuosittaisen suunnitelman paikan päällä tehtävistä varmennuksista valmistelee maksatustarkastaja (ML) ja sen hyväksyy hallinto- ja kehittämisjohtaja. Päätös toimitetaan tiedoksi välittävän toimielimen henkilöstölle, joita asia koskee. Varmennettavia ovat automaattisesti hankkeet, joiden kustannusarvio on yli 500 000 euroa. Jos hankkeen tekemän hankinnan hankinta-arvo ylittää 200 000 euroa, käydään hankinta automaattisesti varmentamassa paikanpäällä. B7.2 Paikan päällä tehtävien varmennusten organisointi, suorittaminen ja dokumentointi Varmennussuunnitelman mukaisten hankkeiden paikan päällä varmennuksen ajankohdan sopivat yhdessä hankkeen valvoja ja maksatustatarkastaja hankkeen toteuttajan kanssa. Kun päivämäärä on sovittu, lähetetään hankkeen toteuttajalla kirje, jossa kerrotaan aika, paikka ja tilaisuuden luonne. Kirjeen allekirjoittaa hallinto- ja kehittämisjohtaja. Kirjeessä mainitaan myös säädökset, joihin varemennuksen tekeminen perustuu. Paikan päällä varmennukset suorittavat hankkeen valvoja ja maksatustarkastaja. Tilaisuudesta laaditaan Eura 2014 –järjestelmässä pöytäkirja, johon toteuttajalta pyydetään vastine kirjallisena. Pöytäkirjaan kirjatut havainnot käsitellään maakuntahallituksessa, jossa asian esittelee maakuntajohtaja hallinto- ja kehittämisjohtajan valmistelusta. Maakuntaliiton itse toteuttamissa hankkeissa esittelijänä on maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen päätös jatkotoimenpiteistä päättäminen varmennuksen perusteella on muutoksenhakukelpoinen. Se lähetetään toteuttajalle tiedoksi sähköisesti. Lähettjänä on hallintosihteeri. Muutoksenhaku on kuten kuvattu kohdassa B 6.6. Kun päätös on lainvoimainen, tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja siitä Eura 2014 –järjestelmässä täytäntöönpanopäätöksen, joka ei ole muutoksenhakukelpoinen, koska on maakuntahallituksen päätöksen täytöntöönpanoa. B8. Jälkiseuranta B8.1 Pysyvyyden jälkiseuranta 20 Pysyvyyden jälkiseuranta toteutetaan yleisasetuksen (EU) N:o 1303/2013 71 artiklan ja tukikelpoisuusasetus 4 §:n mukaisesti. Hankkeiden aloituspalaverissa hankkeen valmistelija ja maksaja käyvät toteuttajan kanssa läpi pysyvyyden seurantaan liittyviä seikkoja ja pyritään toteamaan jo siinä vaiheessa, koskevatko pysyvyyden seurannan ehdot hanketta ja jos koskevat niin miltä osin. Rahoituspäätöstä valmisteltaessa valmistelija varmistaa, koskeeko hanketta pysyvyyden seuranta ja tekee sen edellyttämät valinnat päätösvalmistelussa, jolloin pysyvyyden seurantaa koskevat asianmukaiset ehdot tulostuvat rahoituspäätökseen. Tähän sisältyy myös ehto siitä, että tuensaajan on ilmoitettava pysyvyyteen liittyvistä muutoksista. Pääsääntöisesti pysyvyyden jälkiseurannan piiriin kuuluvat investoinnit ja hankinnat eritellään kustannuksineen hankehakemuksessa. Seurattavista hankkeista pidetään oman talon sisällä yllä excel-listaa, jota hankkeiden valvojat päivittävät säännöllisesti. Maakuntaliiton hankeryhmä käy listan läpi kaksi kertaa vuodessa ohjelmapäällikön (ON) esittelystä. Pysyvyyden seuranta kuuluu hankkeiden maksatustarkastajille. Jos hankkeen tekemän hankinnan hankinta-arvo ylittää 200 000 euroa, kuuluu se automaattisesti pysyvyyden seurannan piiriin. Mikäli hankinta-arvo ylittää 30 000 euroa, mutta jää alle 200 000 euroa, lähetetään hanketoimijalle kirje, jossa tiedustellaan pysyvyyttä. Mikäli seurannassa havaitaan pysyvyysehdon rikkominen, tuki takaisinperitään artiklan 71 mukaisesti. Takaisinperinnän valmistelee hallinto- ja kehittämisjohtaja valvojan avustuksella. Sen esittelee maakuntahallitukselle maakuntajohtaja. Maakuntahallituksen päätös on muutoksenhakukelpoinen. Hallinto- ja kehittämisjohtaja panee maakuntahallituksen päätöksen täytäntöön Eura 2014 –järjestelmässä. Tämä päätös on maakuntahallituksen päätöksen täytätöönpanoa, eikä muutoksenhakukelpoinen. B8.2 Tuloa tuottavien hankkeiden jälkiseuranta Tuloa tuottavien hankkeiden jälkiseurannassa noudatetaan yleisasetuksen 61 artiklaa ja tukikelpoisuusasetuksen 6§:ää. Valmistelija määrittää rahoituspäätöstä valmistellessaan, onko hanke artiklan 61 tarkoittama tuloa tuottava hanke ja tekee tarvittavat valinnat rahoituspäätökseen, jolloin rahoituspäätökseen kirjautuvat tuloa tuottavia hankkeita koskevat ehdot. Jälkiseurannan kohteena ovat kaikki tuloa tuottaviksi hankkeiksi luokitellut hankkeet. Tuloa tuottavista hankkeista pidetään Excel-seurantaa, mikäli tällaisia hankkeita tulee. Valvojat ja maksajat vastaavat jälkiseurannasta. Maakuntaliiton hankeryhmä käy listan läpi kaksi kertaa vuodessa ohjelmapäällikön (ON) esittelystä. Mahdollisista jatkotoimista päätetään, kuten kohdassa 8.1. on määritelty. Tehtyjen jälkiseurantojen dokumentointi Eura 2104 -järjestelmään tehdään järjestelmän myöhemmin tarkentuvien ohjeiden mukaan. B8.3 Muut jälkiseurattavat asiat 21 Välittävä toimielin suorittaa vuosittain hankkeiden vaikuttavuuden arviointia päättyneiden hankkeiden osalta. Vuosittain käydään läpi kaksi vuotta aiemmin päättyneet hankkeet. Niistä laaditaan seurantaraportti excel-muodossa, joka on välittävän toimielimen koko henkilöstön käytettävissä. Lisäksi se esitellään tarkastuslautakunnalle sekä maakuntahallitukselle ja toimitetaan tiedoksi maakuntavaltuustolle. Mahdollisista muista jälkiseurattavista päätetään HVO:n ohjeistuksen tai liiton hankeryhmän esityksestä. Maakuntaliitto ilmoittaa verottajalle vuosittain tammikuussa edellisenä kalenterivuonna maksetut julkiset tuet maksutapahtumittain. B9. Takaisinperintä ja muut jatkotoimenpiteet Maakuntaliitossa ei ole delgoitu viranhaltijoille toimivaltaa takaisinperinnöissä tai jatkotoimenpiteiden teossa. B9.1 Takaisinperintä- ja muiden jatkotoimenpidepäätöksen tekeminen Takaisinperinnän ja muut jatkotoimenpiteet valmistelee hallinto- ja kehittämisjohtaja maksatustarkastajan avustuksella. Sen esittelee maakuntahallitukselle maakuntajohtaja. Ns. oman tuotannon hankkeiden osalta esittelijänä toimii maakuntahallituksen puheenjohtaja. Ennen takaisinperinnän ja muiden jatkotoimenpiteiden tekemistä toteuttajalla on mahdollisuus antaa vastineensa. Maakuntahallituksen päätös on muutoksenhakukelpoinen ja päätöksen liitetään muutoksenhakuohjeet. Päätös annetaan tiedoksi sähköisesti B 3.5. kohdan kuvauksen mukaisesti. B9.2. Tuen takaisinperintä (täytäntöönpano, toimenpiteiden toteutumisen seuranta ja raportointi jatkotoimenpiteiden edistymisestä) Maakuntahallituksen päätöksen panee täytöntöön Eura 2014 – järjestelmässä hallinto- ja kehittämisjohtaja. Makastustarkastajat raportoivat toimenpiteiden seurannasta ja jatkotoimenpiteiden edistymisestä hallinto- ja kehittämisjohtajalle. Yhdessä hallinto- ja kehittämisjohtajan kanssa maksatustarkastajata laativat myös Eura 2014 –järjestelmän avustuksella raportit takaisinperinnöistä korkoineen. B9.3 Jatkotoimenpidepäätöksiä koskeva muutoksenhakuprosessi Maakuntahallituksen tekemä jatkotoimenpidepäätös on muutoksenhakukelpoinen. Hallinto- ja kehittämisjohtaja panee maakuntahallituksen päätöksen täytäntöön Eura 2014 –järjestelmässä. Tämä päätös on maakuntahallituksen päätöksen täytätöönpanoa, eikä muutoksenhakukelpoinen. Muutoksenhakumenettelyssä sovelletaan kuntalain määräyksiä. Prosessi on kuvattu kohdassa B 3.5. 22 B9.4 Jatkotoimenpidepäätöksessä olevan asia- tai kirjoitusvirheen korjaaminen Hallintolain (434/2003) 8 luku määrittelee kirjoitus- ja asiavirheen korjaamisen. Jatkotoimenpidepäätöksessä olevasta mahdollisen virheen korjaamisen valmistelevat hankkeiden maksatustarkastajat. Pienet kirjoitusvirheet voidaan korjata hallinto- ja kehittämisjohtajan päätöksellä. Mahdolliset asiavirheet korjataan maakuntajohtajan päätöksellä hallinto- ja kehittämisjohtajan esittelystä. Korjauksista neuvotellaan aina hankkeen toteuttajan kanssa, joka voi myös tehdä aloitteen havaitun virheen korjaamisesta. B10. Sääntöjenvastaisuuksien käsittely ja raportointi Sääntöjenvastaisuuksista raportoidaan TEM:lle säännöllisesti TEM:n ohjeistuksen mukaan kun ne tarkentuvat uuden järjestelmän osalta. Suunnittelija (TR) tarkastaa maksatustarkastajilta, onko ko. raportointikaudella ollut sääntöjenvastaisuuksia, ja valmistelee sääntöjenvastaisuusraportit järjestelmään. Raportin allekirjoittaa hallintosihteeri (TH) Eura 2014 –järjestelmässä. B11. Hallintoviranomaiselle hallinnollista vahvistuslausumaa varten ja todentamisviranomaiselle tilinpäätöstä varten vahvistettavat tiedot Maksajan edustaja (KMP) tekee numerotarkastuksen ja kerää tiedot, rahoittajan edustaja (TR) tekee asiatarkastuksen ja taloussihteeri (TH) allekirjoittaa raportin. Tämä muuttuu hallinto- ja todentamisviranomaisen myöhemmän ohjeistuksen mukaan vastaamaan Eura 2014-järjestelmää. B12. Tarkastusviranomaisen tarkastusraporttien ja muiden tarkastushavaintojen käsittely Tarkastusviranomainen tallentaa laatimansa tarkastusraportin Eura 2014 -järjestelmään. Sieltä hankkeen maksatustarkastaja poimii sen ja hankkeen toteuttajalle toimitetaan hallinto- ja kehittämisjohtajan allekirjoittama vastinepyyntö tarkastusraporttiin.Vastine ja tarkastusraportti käsitellään maakuntahallituksessa maakuntajohtajan esityksestä, maakuntaliiton itse toteuttamissa hankkeissa maakuntahallituksen puheenjohtajan esityksestä. Maakuntahallituksen päätös jatkotoimenpiteistä tarkastusraportin perusteella on muutoksenhakukelpoinen päätös, joka oikaisuvaatimusajan päätyttyä viedään Eura 2014- tietojärjestelmään. Se on maakuntahallituksen päätöksen täytäntöönpanoa eikä muutoksenhakukelpoinen. Päätöksen perusteella mahdollinen takaisinperinnän järjestelmässä tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja maksatustarkastajien kanssa yhteistyössä. Maakuntaliitto ostaa tilintarkastusyhteisöltään lakisääteisen tilintarkastuksen lisäksi 1-2 hanketarkastuspäivää. Tilintarkastaja valitsee itse tarkastettavat hankkeet. Ne ovat sellaisia hankkeita, jotka eivät kyseisenä vuonna ole varmennussuunnitelman mukaisesti tarkastettavia. Yleensä hän pyrkii tarkastamaan erilaisten toimijoiden hankkeita tai sellaisia, joita maksatustarkastajat toivovat tarkastettavan. Tilintarkastajan tarkastusraportteihin toteuttajalla on mahdollisuus antaa vastineensa. Raportin havainnot käsitellään maakuntahallituksessa ja se päättää myös mahdollisisita jatkotoimenpiteistä. Menettelytapa on samanlainen kuin varmennussuunnitelman mukaisten hankkeiden havaintojen käsittelyssä. Allekirjoitus: 23 Mikkeli 30.1.2015 Riitta Koskinen Aluekehitysjohtaja Mervi Simoska Hallinto- ja kehittämisjohtaja Liitteet: Liite 1: Perussopimus Liite 2: Hallintosääntö Liite 3: Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2015 Liite 4: Maakunnan yhteistyöryhmän työjärjestys Liite 5: Sopimus Itä-Suomen maakuntien liittojen yhteistyöstä RR-kaudella 2014-2020 Liite 6: Aloituspalaverimuistio Liite 7: Etelä-Savon maakuntaliiton hankintaohje Liite 8: Etelä-Savon maakuntaliiton tietoturvaohje Liite 9: Etelä-Savon maakuntaliiton Eura 2014 –käyttöoikeudet Liite 10: Henkilöstöresurssit ja osaaminen Liite 11: Organisaatiokaavio Liite 12: Tehtäväkuvaukset RR-toimintaan osallistuvien osalta Liite 13: Tehtävien eriyttäminen Liite 14: Vuokaaviot: rahoitusprosessi, maksatusprosessi, varmennukset, jatkotoimenpiteet Liite 15: Riskienarviointi HVJ 2014-2020 Liite 1 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Voimaantulo Maakuntahallitus § 22.05.2013 1.1.2013 PERUSSOPIMUS Sisällysluettelo 1. luku YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 § § § § § § § § § Nimi ja kotipaikka Toiminta-ajatus, tehtävät ja niiden toteuttaminen Maakunnan liittojen yhteistoiminta-alueet ja niiden tehtävät Yhteistoiminta-alueen päätöksenteon järjestäminen Jäsenkunnat Uuden jäsenkunnan ottaminen Jäsenkunnan eroaminen Peruspääoman muodostaminen ja jako jäsenkunnille Jäsenkuntien osuudet ja vastuu 2. luku KUNTAYHTYMÄN TOIMIELIMET Kuntien edustajainkokous 10 § Jäsenkuntien edustus edustajainkokouksessa 11 § Edustajainkokouksen kokoontuminen ja kokouskutsu 12 § Edustajainkokouksen järjestäytyminen ja päätösvaltaisuus 13 § Maakuntavaltuuston valinta 14 § Kokousmenettely 15 § Edustajainkokouksen kustannukset Maakuntavaltuusto 16 § 17 § 18 § 19 § Valtuuston tehtävät Jäsenten äänivalta Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat Päätösvaltaisuus 20 § 21 § Kokoontuminen ja kokouskutsu Kokousmenettely Maakuntahallitus 22 § 23 § 24 § 25 § 26 § Tehtävät, edustaminen ja toimivallan siirtäminen Jäsenten valinta ja lukumäärä Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat Esittely ja kokousmenettely Nimenkirjoitus Muut toimielimet 27 § 28 § Tarkastuslautakunta ja tilintarkastajat Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien tehtävät Perussopimus 2013 1 HVJ 2014-2020 Liite 1 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Maakuntahallitus § 22.05.2013 3. luku TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA 29 § 30 § 31 § 32 § Talousarvio ja -suunnitelma Suunnitelmapoistot Tilinpäätös Talouden ohjaus 4. luku JÄSENKUNTIEN MAKSUOSUUDET 33 § 34 § 35 § 36 § 37 § Maksuosuuksien perusteena olevat menot ja tulot Jäsenkuntien maksuosuudet Investointien rahoitus Rahastojen perustaminen Viivästymiskorko 5. luku MAAKUNTALIITON PURKAMINEN 38 § 39 § Purkaminen Loppuselvitys 6. luku VOIMAANTULO JA SOVELTAMINEN 40 § Perussopimus 2013 Voimaantulo ja soveltaminen 2 HVJ 2014-2020 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Liite 1 Maakuntahallitus § 22.05.2013 1. luku YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 1. § Nimi ja kotipaikka Etelä-Savon maakuntaliitto on kuntalain (365/95) tarkoittama kuntayhtymä, joka toimii maakuntajakolain (1159/1997) tarkoittamalla Etelä-Savon alueella. Kuntayhtymän kotipaikka on Mikkelin kaupunki. 2. § Toiminta-ajatus, tehtävät ja niiden toteuttaminen Maakuntaliitto toimii alueensa kuntien ja asukkaiden eduksi kehittämis-, suunnittelu-, tutkimus- ja edunvalvontakuntayhtymänä. Maakuntaliiton tehtävänä on: 1. Vahvistaa kuntien ja kuntayhtymien välistä yhteistyötä, edistää maakunnan henkistä ja aineellista vaurastumista sekä toimia maakunnallisena yhteistyöelimenä kunnallis-, talous-, sosiaali-, kulttuuri-, koulutus-, elinympäristö ja muissa maakunnan kehittämisasioissa (vapaaehtoisen tehtävät). 2. Huolehtia maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/99) tarkoitetusta maakuntakaavan laadinnasta ja muista maakuntakaavoitukseen liittyvistä tehtävistä sekä edistää maakuntakaavan toteuttamista (lakisääteiset tehtävät). 3. Huolehtia alueiden kehittämisestä säädetyssä laissa (1651/2009) tarkoitetuista alueiden kehittämiseen, alueiden kehittämistä koskevien suunnitelmien ja ohjelmien valmisteluun ja toimeenpanoon sekä yhteensovittamiseen ja seurantaan liittyvistä tehtävistä aluekehitysviranomaisena sekä rakennerahastolain (1401/2006) tarkoittamista Euroopan yhteisön rakennerahastoista osarahoitettaviin suunnitelmiin ja ohjelmiin liittyvistä rahoituksen hallinto-, todentamis- ja tarkastus-tehtävistä välittävänä toimielimenä (lakisääteiset tehtävät) sekä 4. Huolehtia muusta lainsäädännöstä mahdollisesti aiheutuvista tehtävistä (lakisääteiset tehtävät). Tehtäviensä toteuttamiseksi maakuntaliitto määrittelee maakunnalliset kehittämistavoitteet ja toimintapoliittiset linjat sekä edistää maakunnallisten suunnitelmien, hankkeiden ja toimintojen toteutumista. Maakuntaliitto harjoittaa tarkoitusperiään tukevaa edunvalvonta-, koulutus-, palvelu-, tiedotus-, tutkimus- ja suunnittelutoimintaa toimien koko maakuntaa hyödyntävässä yhteistyössä kuntien, viranomaisten ja yhteisöjen kanssa. Maakuntaliitto voi sopimukseen perustuen täyttä korvausta vastaan ottaa suorittaakseen toimialaansa liittyvän toimeksiannon muiltakin kuin jäsenkunnilta. 3. § Maakunnan liittojen yhteistoiminta-alueet ja niiden tehtävät Maakunnan liittojen yhteistoiminta-alueen alueiden kehittämisestä annetun lain mukaisten tehtävien (12 §) hoitamiseksi muodostavat Etelä-Savon, Pohjois-Karjalan ja Pohjois-Savon maakunnat. Perussopimus 2013 3 HVJ 2014-2020 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Liite 1 Maakuntahallitus § 22.05.2013 4. § Yhteistoiminta-alueen päätöksenteon järjestäminen Päätökset yhteistoiminnassa hoidettavista tehtävistä tehdään liittojen toimielinten yhtäpitävin päätöksin. Toimielinten toimivallasta määrätään liiton hallintosäännössä. Yhteistoiminta-alueen liittojen maakuntahallitukset sopivat ja vastaavat siitä, miten yhteistoiminnassa käsiteltävät ja päätettävät asiat valmistellaan sekä miten esittely- ja muut virka- ja talousvastuut järjestetään. 5. § Jäsenkunnat Maakuntaliiton jäsenkuntia ovat Enonkoski, Heinävesi, Hirvensalmi, Joroinen, Juva, Kangasniemi, Mikkeli, Mäntyharju, Pertunmaa, Pieksämäki, Puumala, Rantasalmi, Savonlinna ja Sulkava. 6. § Uuden jäsenkunnan ottaminen Kunta, joka valtioneuvoston päätöksellä määrätään kuulumaan Etelä-Savon maakuntaan, tulee maakuntaliiton jäseneksi päätöksessä mainitusta ajankohdasta lukien. 7. § Jäsenkunnan eroaminen Milloin kunta valtioneuvoston päätöksellä määrätään kuulumaan toiseen maakuntaan, lakkaa kunnan jäsenyys maakuntaliitossa päätöksessä mainitusta ajankohdasta lukien. 8. § Peruspääoman muodostaminen ja jako jäsenkunnille Peruspääoma muodostuu jäsenkuntien pääomasijoituksista. Peruspääomaa voidaan korottaa myös siirrolla oman pääoman muusta erästä. Peruspääoma jakaantuu jäsenkuntaosuuksiin. Peruspääoman korottamisesta ja alentamisesta päättää maakuntavaltuusto. Uuden jäsenkunnan ja jäsenkuntaosuuden lisäyksen edellyttämän peruspääomasijoituksen määrästä ja suoritusajasta päättää maakuntavaltuusto. Mikäli jäsenkunta eroaa maakuntaliitosta tai vähentää jäsenkuntaosuuttaan, sille suoritetaan maakuntavaltuuston päätöksellä kunnan jäsenkuntaosuus tai osa siitä. Mikäli muut kunnat eivät lunasta eroavan jäsenkunnan jäsenkuntaosuutta, alennetaan peruspääomaa. Korvaus jäsenkuntaosuudesta suoritetaan tasasuuruisina erinä kolmen vuoden aikana eron voimaantulosta lukien, ellei maakuntavaltuusto toisin päätä. Maakuntavaltuusto päättää talousarvion vahvistamisen yhteydessä maakuntaliiton velvollisuudesta suorittaa jäsenkuntien peruspääomaosuuksille korkoa. Maakuntavaltuusto päättää myös korkotasosta. Perussopimus 2013 4 HVJ 2014-2020 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Liite 1 Maakuntahallitus § 22.05.2013 9. § Jäsenkuntien osuudet ja vastuu Jäsenkunnan osuus maakuntaliiton varoihin sekä vastuu veloista ja velvoitteista määräytyvät peruspääoman jäsenkuntaosuuksien suhteessa. Maakuntaliiton on pidettävä rekisteriä perus-pääoman jäsenkuntaosuuksista. 2. luku KUNTAYHTYMÄN TOIMIELIMET Kuntien edustajainkokous 10. § Jäsenkuntien edustus edustajainkokouksessa Jäsenkunnat valitsevat edustajansa edustajainkokoukseen kunnan edellisen vuoden asukasluvun mukaan siten, että kullakin jäsenkunnalla on yksi edustaja kutakin edellisen vuoden 1. päivän väkiluvun mukaista alkavaa 2.500 asukasta kohden. Kullekin edustajalle tulee valita henkilökohtainen varajäsen. Edustajainkokouksessa on kullakin läsnäolevalla edustajalla yksi ääni. Edustajan ja varaedustajan on oltava jäsenkuntien valtuutettuja. 11. § Edustajainkokouksen kokoontuminen ja kokouskutsu Edustajainkokous pidetään kunnallisvaalien jälkeisen vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Edustajainkokouksen kutsuu koolle maakuntahallitus. Jäsenkuntien on kirjallisesti ilmoitettava valitsemiensa kokousedustajien nimet maakuntahallitukselle viimeistään kunnallisvaalien jälkeisen vuoden helmikuun loppuun mennessä. Kutsu edustajainkokoukseen on lähetettävä kirjallisena jäsenkuntien kunnanhallituksille vähintään kuukautta ennen kokousta. Kutsu edustajainkokoukseen on lähetettävä kokousedustajille vähintään 14 päivää ennen kokousta. Esityslista on lähetettävä kokouskutsun mukana, elleivät erityiset syyt ole esteenä. 12. § Edustajainkokouksen järjestäytyminen ja päätösvaltaisuus Edustajainkokouksen avaa ja puhetta johtaa kokouksessa maakuntahallituksen puheenjohtaja, kunnes edustajainkokous on valinnut itselleen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Edustajainkokouksen sihteerinä toimii maakuntaliiton hallinnosta vastaava viranhaltija. Lisäksi edustajainkokous valitsee keskuudestaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä tarpeellisen määrän ääntenlaskijoita. Edustajainkokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet edustajista on saapuvilla. 13. § Perussopimus 2013 5 HVJ 2014-2020 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Liite 1 Maakuntahallitus § 22.05.2013 Maakuntavaltuuston valinta Edustajainkokous valitsee jäsenkuntia edustavat maakuntavaltuuston jäsenet ja heille henkilökohtaiset varajäsenet siten kuin tässä pykälässä määrätään: Kuntien edustajainkokous valitsee maakuntavaltuustoon jäsenkuntien kunnanvaltuustojen toimikautta vastaavaksi ajaksi jokaisesta jäsenkunnasta yhden jäsenen kutakin edellisen vuoden 1. päivän väkiluvun mukaista alkavaa 2.500 asukasta kohden. Kullekin varsinaiselle jäsenelle tulee valita henkilökohtainen varajäsen. Maakuntavaltuuston jäsenten ja varajäsenten tulee olla jäsenkuntien valtuutettuja ja valtuustossa edustettuina olevien ryhmien ääniosuuksien tulee valittaessa vastata jäsenkuntien valtuustoissa edustettuina olevien eri ryhmien kunnallisvaaleissa saamaa ääniosuutta maakunnan alueella vaalilaissa (714/1998) säädetyn suhteellisuusperiaatteen mukaisesti. Naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta toimielimen jäseniä valittaessa on säädetty laissa erikseen. Mikäli valtuuston jäsen tai varajäsen menettää vaalikelpoisuutensa kesken toimikauden tai muusta syystä eroaa valtuuston jäsenyydestä kesken toimikauden, päättää jäsenen edustama kunta eron myöntämisestä ja uuden jäsenen tai varajäsenen valitsemisesta jäljellä olevaksi toimikaudeksi siten, että edellä 3. momentissa tarkoitettu suhteellisuusperiaate ei valinnan johdosta muutu. Mikäli valtuustokauden aikana kuntayhtymään hyväksytään jäseneksi uusia kuntia, ao. kunnat valitsevat maakuntavaltuustoon sen jäljellä olevaksi toimikaudeksi omat edustajansa noudattaen tämän perussopimuksen määräyksiä. 14. § Kokousmenettely Menettelystä kuntien edustajainkokouksessa noudatetaan soveltuvin osin, mitä maakuntavaltuuston työjärjestyksessä on valtuuston kokouksista määrätty. 15. § Edustajainkokouksen kustannukset Jäsenkunta vastaa kuntien edustajainkokoukseen valitsemansa edustajan palkkioista ja muista tehtävän hoitamisesta aiheutuneista kustannuksista. Maakuntaliitto vastaa edustajainkokouksen järjestämisestä aiheutuneista kustannuksista. Maakuntavaltuusto 16. § Valtuuston tehtävät Jäsenkunnat käyttävät päätösvaltaansa kuntayhtymässä maakuntaliiton valtuustossa, jota kutsutaan maakuntavaltuustoksi. Maakuntavaltuusto vastaa kuntayhtymän toiminnasta ja taloudesta ja päättää niistä asioista, jotka kuntalain mukaan kuuluvat kunnanvaltuuston päätettäviin asioihin. Maakuntavaltuusto hyväksyy maakuntavaltuuston työjärjestyksen ja muut tarpeelliset säännöt. Maakuntavaltuusto valitsee maakuntaliiton johtajan. Perussopimus 2013 6 HVJ 2014-2020 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Liite 1 Maakuntahallitus § 22.05.2013 17. § Jäsenten äänivalta Maakuntavaltuuston kokouksissa on kullakin läsnäolevalla valtuutetulla yksi ääni. 18. § Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat Maakuntavaltuusto valitsee toimikaudekseen jäsentensä keskuudesta maakuntavaltuuston puheenjohtajan sekä ensimmäisen ja toisen varapuheenjohtajan noudattaen samaa menettelyä kuin kunnanvaltuuston puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia valittaessa. 19. § Päätösvaltaisuus Maakuntavaltuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet sen jäsenistä on läsnä. 20. § Kokoontuminen ja kokouskutsu Maakuntavaltuustolla on kaksi varsinaista kokousta sekä tarpeen mukaan muita kokouksia. Maakuntavaltuuston kokouskutsu on lähetettävä vähintään 14 päivää ennen kokousta maakuntavaltuuston ja maakuntahallituksen jäsenille sekä jäsenkuntien kunnanhallituksille. 21. § Kokousmenettely Menettelystä maakuntavaltuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. Maakuntahallitus 22. § Tehtävät, edustaminen ja toimivallan siirtäminen Maakuntaliiton hallinnosta ja taloudenhoidosta vastaa maakuntaliiton hallitus, jota kutsutaan maakuntahallitukseksi. Maakuntahallitus valmistelee maakuntavaltuuston käsiteltävät asiat, lukuunottamatta valtuuston toiminnan sisäiseen järjestelyyn kuuluvia tai tarkastuslautakunnan valmistelemia asioita, ja vastaa niiden täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Maakuntahallitus valvoo maakuntaliiton etua, edustaa maakuntaliittoa ja käyttää sen puhevaltaa. Maakuntajohtajalla on oikeus käyttää puhevaltaa maakuntahallituksen puolesta. Hallituksen oikeudesta siirtää toimivaltaansa kuuluvia tehtäviä alaiselleen viranhaltijalle määrätään maakuntaliiton hallintosäännössä. Perussopimus 2013 7 HVJ 2014-2020 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Liite 1 Maakuntahallitus § 22.05.2013 23. § Jäsenten valinta ja lukumäärä Maakuntavaltuusto valitsee maakuntaliiton hallitukseen toimikauttaan vastaavaksi ajaksi kolmetoista (13) jäsentä ja heille kullekin henkilökohtaisen varajäsenen. 24. § Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat Maakuntavaltuusto valitsee maakuntahallituksen jäsenten keskuudesta puheenjohtajan ja kaksi varapuheenjohtajaa noudattaen samaa menettelyä kuin maakuntavaltuuston puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia valittaessa. 25. § Esittely ja kokousmenettely Esittelystä maakuntahallituksen kokouksissa ja esittelijöinä toimivista sekä muusta kokousmenettelystä määrätään maakuntaliiton hallintosäännössä. 26. § Nimenkirjoitus Oikeudesta kirjoittaa maakuntaliiton nimi määrätään maakuntaliiton hallintosäännössä. Muut toimielimet 27. § Tarkastuslautakunta ja tilintarkastajat Maakuntavaltuusto asettaa toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten kuntalaissa tarkoitetun tarkastuslautakunnan, johon valitaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja maakuntavaltuuston jäsenten keskuudesta sekä kolme jäsentä ja heille kullekin henkilökohtainen varajäsen. Maakuntavaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan siten, kuin kuntalaissa säädetään. 28. § Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien tehtävät Hallinnon ja talouden tarkastamisesta noudatetaan, mitä siitä on säädetty kuntalaissa (365/95) ja määrätty maakuntaliiton tarkastussäännössä. 3. luku Perussopimus 2013 8 HVJ 2014-2020 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Liite 1 Maakuntahallitus § 22.05.2013 TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA 29. § Talousarvio ja -suunnitelma Maakuntavaltuuston tulee marraskuun 15. päivään mennessä hyväksyä maakuntaliitolle seuraavan kalenterivuoden talousarvio, jossa hyväksytään kuntayhtymän toiminnan ja talouden keskeiset tavoitteet ja päätetään talouden ja rahoituksen perusteet. Talousarvion hyväksymisen yhteydessä valtuuston on hyväksyttävä myös kolmea tai useampaa vuotta koskeva taloussuunnitelma. Talousarvio on taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviota ja -suunnitelmaa valmisteltaessa on jäsenkunnille varattava tilaisuus esityksen tekemiseen maakuntaliiton toiminnan kehittämiseksi. Seuraavan kalenterivuoden talousarvio ja –suunnitelmaehdotus on toimitettava jäsenkunnille lokakuun 30. päivään mennessä ja hyväksytty talousarvio ja -suunnitelma joulukuun 31. päivään mennessä. Muutokset talousarvioon on hyväksyttävä maakuntavaltuustossa talousarviovuoden aikana. 30. § Suunnitelmapoistot Suunnitelman mukaisten poistojen laskentaperusteet hyväksyy maakuntavaltuusto. 31. § Tilinpäätös Tilikaudelta laadittavaan tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Toimintakertomuksessa tulee maakuntavaltuustolle esittää selvitys edellisen toimintavuoden toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja antaa tietoja sellaisista maakuntaliiton talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei tehdä selkoa tuloslaskelmassa tai taseessa. Maakuntahallituksen esitys tilikauden tuloksen käsittelystä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi tulee antaa maakuntavaltuustolle tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä. Tilinpäätöksen allekirjoittavat maakuntahallituksen jäsenet ja esittelijä. Tilikauden tilinpäätös on valmisteltava ja annettava tilintarkastajille viimeistään helmikuun 28. päivään mennessä. Tilinpäätös on hyväksyttävä maakuntavaltuustossa kesäkuun 15. päivään mennessä. 32. § Talouden ohjaus Maakuntaliiton talouden hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan kuntalain ja kirjanpitolain (655/73) säädösten lisäksi maakuntaliiton hallintosäännön määräyksiä. Perussopimus 2013 9 HVJ 2014-2020 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Liite 1 Maakuntahallitus § 22.05.2013 4. luku JÄSENKUNTIEN MAKSUOSUUDET 33. § Maksuosuuksien perusteena olevat menot ja tulot Maksuosuuksien perusteena ovat tilikauden menot ja tulot, joihin sisältyvät toiminnan välittömät kustannukset, hallinnon yleiskustannukset ja pääomakustannukset. Maksuosuuksien määräämistä varten eri toimintojen väliset tilityserät, kuten palvelukset ja tarvikkeet on hinnoiteltava todellisten kustannusten mukaan. Kuntayhtymän talousarvio ja kirjanpito on siten järjestettävä, että siitä ilmenevät jäsenkuntien maksuosuuksien perusteena olevat menot ja tulot. 34. § Jäsenkuntien maksuosuudet Maksuosuuksien perusteena oleva tilikauden hyväksytyn talousarvion osoittama menojen ja tulojen erotus jaetaan jäsenkuntien maksettavaksi kuntien valtionosuuslain (1444/95) mukaisesti määriteltyjen laskennallisten verotulojen suhteessa. Maksuosuuksien perimisestä päättää maakuntavaltuusto talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Talousarvion muutosten osalta noudatetaan, mitä edellä 1-3 momenteissa on sanottu tilikauden varsinaisesta talousarviosta. 35. § Investointien rahoitus Maakuntaliitto voi hankkia pääomarahoitusta investointimenoon jäsenkunnan rahoitusosuutena tai oman pääoman ehtoisena sijoituksena taikka lainana jäsenkunnalta tai rahoituslaitokselta. Jäsenkunnan rahoitusosuuden, oman pääoman ehtoisen sijoituksen tai jäsenkuntalainan ehdoista päättää maakuntavaltuusto hankekohtaisesti. Jäsenkunnalta perittävä maksuosuus investoinnin rahoittamiseen otetun lainan lyhennykseen merkitään peruspääoman jäsenkuntaosuuden lisäykseksi. Jäsenkuntaosuuden lisäyksen merkitsemisestä sijoituspääomarahastoon päättävät jäsenkuntien valtuustot yhtäpitävin päätöksin. 36. § Rahastojen perustaminen Sijoituspääomarahaston perustamisesta ja sen säännöstä päättävät jäsenkuntien valtuustot yhtäpitävin päätöksin. Muun rahaston perustamisesta ja sen säännöstä päättää maakuntavaltuusto. 37. § Viivästymiskorko Maksun viivästyessä maakuntaliitto perii korkolain (284/95) mukaisen viivästyskoron. Perussopimus 2013 10 HVJ 2014-2020 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO Liite 1 Maakuntahallitus § 22.05.2013 5. luku MAAKUNTALIITON PURKAMINEN 38. § Purkaminen Maakuntaliitto voidaan purkaa, jos sen tehtävät on siirretty toisen kuntayhtymän tai jäsenkuntien muutoin hoidettavaksi. Purkamisesta päättävät jäsenkuntien valtuustot. 39. § Loppuselvitys Maakuntaliiton purkautuessa maakuntavaltuusto määrää sen loppuselvityksestä, josta maakuntahallituksen on huolehdittava, elleivät jäsenkunnat sovi muusta järjestelystä. Maakuntaliiton varat, joita ei tarvita loppuselvityksen kustannusten ja velkojen suorittamiseen eikä sitoumusten täyttämiseen, jaetaan jäsenkunnille jäsenkuntaosuuksien suhteessa. Milloin kustannusten ja velkojen suorittamiseen sekä sitoumusten täyttämiseen tarvittava määrä on varoja suurempi, jäsenkunnat ovat velvolliset suorittamaan erotuksen edellä mainittujen osuuksien suhteessa. 6. luku VOIMAANTULO JA SOVELTAMINEN 40. § Voimaantulo ja soveltaminen Tämä yhtymäsopimus tulee voimaan 1.4.2010. Sillä korvataan jäsenkuntien valtuustojen hyväksymä, voimassa oleva perussopimus. Perussopimus 2013 11 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 HALLINTOSÄÄNTÖ Hyväksytty: maakuntavaltuusto 29.11.2010 § .. Sisällysluettelo 1. luku Yleiset määräykset 1§ Hallintosäännön soveltaminen ja maakuntaliiton johtosäännöt 2. luku Maakuntavaltuuston ja -hallituksen toimivalta ja virasto-organisaatio 2§ Aluekehitystehtävät 3§ Alueiden käytön suunnittelu 4§ Muut tehtävät 5§ Maakuntaliiton virasto 6§ Viraston johtaminen 3. luku Toimivalta talousasioissa 7§ Talousarvion täytäntöönpano 8§ Talousarvion muutokset 9§ Käyttöomaisuuden myynti ja omaisuuden vuokralle antaminen 10 § Palvelujen ostosopimukset ja hankinnat 11 § Poistosuunnitelman hyväksyminen 12 § Rahatoimen hoitaminen 13 § Maksujen määrääminen ja asiakirjojen lunastus 14 § Saatavien poistaminen ja perinnästä luopuminen 15 § Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen 16 § Tarkastussääntö 4. luku Toimivalta henkilöstöasioissa 17 § Luvun määräysten soveltaminen 18 § Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi 19 § Viran haettavaksi julistaminen 20 § Erityiset kelpoisuusvaatimukset ja tehtäväkuvausten vahvistaminen 21 § Henkilövalinnasta, palkkauksesta ja koeajasta päättäminen 22 § Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen 23 § Virka- ja työvapaan myöntäminen ja sijaisen määrääminen 24 § Sivutoimilupa 25 § Virantoimituksesta pidättäminen 26 § Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen 27 § Virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltaminen ja terveystietojen antaminen hallintosääntö 1.1.2011 1 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 5. luku Kokousmenettely 28 § Luvun määräysten soveltaminen 29 § Kokousaika ja –paikka 30 § Kokousten koollekutsuminen 31 § Jatkokokous 32 § Varajäsenen kutsuminen 33 § Kokouksen pitäminen 34 § Kokouksen johtaminen 35 § 36 § 37 § 38 § 39 § 40 § 41 § 42 § 43 § Tilapäinen puheenjohtaja Läsnäolo toimielinten kokouksissa Maakuntahallituksen edustus muissa toimielimissä Esittely Esteellisyyden toteaminen Äänestys ja vaalit Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Maakuntahallituksen otto-oikeus Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen 6. luku Muut määräykset 44 § Jäsenkunnan ja sen asukkaiden aloitteet 45 § Maakuntaliiton nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen 7. luku Voimaantulo 46 § Voimaantulo ja soveltaminen hallintosääntö 1.1.2011 2 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 1 luku Yleiset määräykset 1§ Hallintosäännön soveltaminen ja maakuntaliiton johtosäännöt Hallintosäännössä määrätään maakuntaliiton päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella maakuntaliiton toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: - maakuntavaltuuston työjärjestys tarkastussääntö luottamushenkilöiden palkkiosääntö maakunnan yhteistyöryhmän työjärjestys. Maakuntahallitus voi päätöksellään siirtää tässä hallintosäännössä saamaansa toimivaltaa maakuntajohtajalle tai muulle alaiselleen viranhaltijalle. Maakuntaliiton tulee pitää tehdyistä toimivallan siirtopäätöksistä luetteloa, joka liitetään kuntayhtymän ajan tasalla pidettävään sääntökokoelmaan. 2 luku Maakuntavaltuuston ja -hallituksen toimivalta ja virasto-organisaatio 2§ Aluekehitystehtävät Maakuntaliitto vastaa aluekehitysviranomaisena alueiden kehittämiseen liittyvien tehtävien hoitamisesta maakunnan alueella alueiden kehittämisestä annetun lain ja -asetuksen mukaisesti. Maakuntavaltuusto hyväksyy maakuntasuunnitelman, jossa on osoitettu maakunnan tavoiteltu, pidemmän aikavälin yleinen ja alueellinen kehitys; hyväksyy kunkin valtuustokauden alkamista seuraavan vuoden loppuun mennessä maakuntaohjelman, jossa osoitetaan maakunnan kehittämisen tavoitteet ja keskeiset toimenpiteet; hyväksyy Euroopan yhteisön alueellisia rakennerahasto-ohjelmia koskevat ohjelmaehdotukset maakuntaa varten. Maakuntahallitus hyväksyy vuosittaisen maakuntaohjelman toteuttamissuunnitelman ja suunnitelmaan tarvittavat muutoksen valtion talousarvion tultua hyväksytyksi; hyväksyy osaltaan alueiden kehittämisestä annetussa (1651/2009) laissa tarkoitetut yhteistyösopimukset; antaa lausunnot valtion viranomaisten merkittävistä suunnitelmista ja toimenpiteistä ja niiden rahoituksesta; päättää maakunnan kehittämisrahan käytön perusteista sekä kehittämisrahan, rakennerahastorahoituksen ja sitä vastaavan valtion kansallisen rahoitusosuuden myöntämisestä, tuen maksamisen lopettamisesta sekä maksetun tuen takaisin perimisestä; hyväksyy ja tarvittaessa asettaa eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hallintosääntö 1.1.2011 3 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 hankkeiden rahoittamisesta annetun asetuksen (1695/2009) tarkoitetut hankkeiden ohjausryhmät. Lisäksi maakuntahallitus voi antaa maakunnan kehittämisrahan, rakennerahastorahoituksen ja siihen liittyvän valtion kansallisen rahoitusosuuden maksatusta, käytön valvontaa ja seurantaa koskevia lisäohjeita, joilla täydennetään eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta annetun asetuksen säädöksiä. Alueiden kehittämisestä annetussa laissa tarkoitetun maakuntien yhteistoiminta-alueen päätöksenteon järjestämisestä on laadittu erillinen Pohjois-Savon, Pohjois-Karjalan ja Etelä-Savon maakunnallisten liittojen välinen sopimus. Maakuntahallitus asettaa rakennerahasto-ohjelmien toimeenpanoa ja alueen kehittämiseen vaikuttavien toimenpiteiden yhteensovittamista varten alueiden kehittämisestä annetussa laissa tarkoitetun maakunnan yhteistyöryhmän ja nimeää sille puheenjohtajan ja kolme varapuheenjohtajaa. Yhteistyöryhmässä olevien muiden kuin kuntaosapuolen edustajat, heidän henkilökohtaiset varaedustajansa ja yhteistyöryhmän varapuheenjohtajat nimetään osapuolten ehdotuksesta. 3§ Alueiden käytön suunnittelu Maakuntaliitto vastaa maakunnan suunnittelusta ja maakuntakaavan laatimisesta, kaavan pitämisestä ajan tasalla ja sen kehittämisestä maankäyttö- ja rakennuslaissa tarkoitetulla tavalla. Maakuntavaltuusto hyväksyy maakuntakaavan, jossa esitetään alueiden käytön ja yhdyskuntarakenteen periaatteet ja osoitetaan maakunnan kehittämisen kannalta tarpeellisia alueita. Maakuntahallitus päättää maakuntakaavan laadinnan vireillepanosta ja ohjelmoinnista ottaen huomioon mitä maankäyttö- ja rakennuslain 27 §:ssä säädetään; päättää maakuntakaavan laadinnan yhteydessä saatuihin lausuntoihin, huomautuksiin ja muistutuksiin annettavista vastineista; päättää alueiden käyttöä koskevista lausunnoista, lukuun ottamatta sellaisia lausuntoja, joihin voidaan muodostaa kanta seutu/maakuntakaavan perusteella. Nämä lausunnot antaa suunnittelujohtaja. Maakuntahallitus voi, jos se maankäytön järjestämisen turvaamiseksi on tarpeen, kieltää käyttämästä aluetta, jolla kaavaehdotuksen tai hyväksytyn kaavan mukaan on rakentamisrajoitus, kaavaehdotuksen tai kaavan vastaiseen rakentamiseen maankäyttö- ja rakennuslain 33 §:n mukaisin rajoituksin. Rakennussuojelulain (60/1985) tarkoittamista esityksistä rakennusten suojelemiseksi ja luonnonsuojelulain (1096/1996) tarkoittamista esityksistä maisema-alueen perustamiseksi päättää maakuntahallitus. 4§ Muut tehtävät Maakuntavaltuusto Sen lisäksi, mitä tässä hallintosäännössä on määrätty, maakuntavaltuuston tehtävistä säädetään kuntalaissa ja määrätään perussopimuksessa. hallintosääntö 1.1.2011 4 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 Maakuntahallitus Sen lisäksi, mitä muualla tässä hallintosäännössä on määrätty, maakuntahallituksen tulee: määrätä maakuntajohtajan varahenkilö hänen esteellisyytensä tai estyneenä olonsa varalle; johtaa maakuntaliiton viestintää ja hyväksyä sitä koskevat yleiset periaatteet ja ohjeet sekä määritellä viestintävastuut, vastata arkistotoimen järjestämisestä ja määrätä, miten arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään, määrätä asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpitää niistä tiedonohjaussuunnitelmaa. Edelleen maakuntahallituksen tulee määrätä se viranhaltija/työntekijä, joka johtaa liiton arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii liiton pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä se viranhaltija, jonka vastuulla on hyväksyttyjen asiakirjahallinnan suunnitelmien ja ohjeiden ajan tasalla pitäminen. Tiedonohjaussuunnitelman käyttöönoton vahvistaa kukin yksikön päällikkö toimialaltaan. asettaa toimikunnat ja pysyväisluontoiset/ tilapäiset työryhmät sekä määritellä niiden toimeksiantoaika, tehtävät ja tavoitteet. Toimikunnan asettamispäätöksessä nimetään toimikunnan puheenjohtaja, esittelijä ja sihteeri. antaa selitys maakuntavaltuuston päätöksestä tehdyn valituksen johdosta; myöntää maakuntavaakunan käyttöoikeus. 5§ Maakuntaliiton virasto Maakuntaliiton virasto huolehtii maakuntahallituksen alaisena kuntayhtymän toimialaan kuuluvien asioiden valmistelusta ja päätösten toimeenpanosta lakien ja asetusten, perussopimuksen, tämän hallintosäännön ja muiden johtosääntöjen mukaisesti. Maakuntaliiton viraston tulosyksiköt ovat: 1. 2. 3. aluekehitysyksikkö aluesuunnitteluyksikkö hallinto- ja kehittämisyksikkö Yksiköiden tehtävistä ja tehtävien hoidon järjestämisestä päättää maakuntahallitus. 6§ Viraston johtaminen Maakuntaliiton virastoa johtaa maakuntajohtaja. Maakuntajohtaja päättää yksiköiden päälliköitä kuultuaan henkilöstön sijoittamisesta viraston tulosyksiköihin tai suoraan alaisuuteensa, yksikkörajat ylittävistä tiimeistä ja niiden vastuuhenkilöistä ja tiimien kokoonpanosta. Viraston johtoryhmän muodostavat maakuntajohtaja, tulosyksiköiden päälliköt ja henkilöstön edustaja. Johtoryhmässä käsitellään toiminnan keskeisiä sisältöjä ja kehittämistä, toiminnan ja talouden suunnittelua ja toteutusta, tehtävien ja voimavarojen yhteensovittamista sekä muita hyvän ja tavoitteellisen yhteistyön edellyttämiä ajankohtaisia asioita. hallintosääntö 1.1.2011 5 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 3. luku Toimivalta talousasioissa 7§ Talousarvion täytäntöönpano Maakuntavaltuusto hyväksyy talousarviossa maakuntaliiton tulosalueen määrärahan ja tuloarvion sekä tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet. Hankkeiden osalta määräraha ja tuloarvio otetaan talousarvioon nettomääräisenä. Maakuntahallitus hyväksyy käyttösuunnitelmassa tulosyksiköiden ja hankkeiden osamäärärahat ja osatuloarviot sekä päättää yleishallinnon, tarkastuslautakuntaa lukuun ottamatta, tulosyksiköiden osalta tehtävien toteuttamisesta ja osamäärärahojen käytöstä. Maakuntajohtajalla on oikeus käyttää maakuntahallituksen päätösvaltaa yleishallinnon osalta. Tarkastuslautakunta ja maakuntahallituksen alainen tulosyksikön päällikkö päättävät tulosyksiköidensä ja toimialaansa kuuluvien hankkeiden käyttösuunnitelmissa niiden menoista ja tuloista sekä tehtävien toteuttamisesta ja osamäärärahojen käytöstä. Maakuntahallitus täydentää tämän hallintosäännön määräyksiä vuotuisilla talousarvion täytäntöönpanoohjeilla. 8§ Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä maakuntavaltuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida valtuustolle tehdä. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 9§ Käyttöomaisuuden myynti ja omaisuuden vuokralle antaminen Käyttöomaisuuden myynnistä päättää maakuntavaltuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti maakuntahallitus. Maakuntahallitus päättää maakuntaliiton omaisuuden vuokralle antamisesta. 10 § Palvelujen ostosopimukset ja hankinnat Maakuntahallitus päättää maakuntaliiton palvelujen ostosopimuksista ja hankinnoista. 11 § Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy maakuntavaltuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno hallintosääntö 1.1.2011 6 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityisiä perusteita. Maakuntavaltuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta maakuntahallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Maakuntahallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 12 § Rahatoimen hoitaminen Maakuntavaltuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä maakuntavaltuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää maakuntahallitus. 13 § Maksujen määrääminen ja asiakirjojen lunastus Maakuntavaltuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää maakuntahallitus. Maakuntahallitus päättää perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava maakuntaliitolle lunastusta. 14 § Saatavien poistaminen ja perinnästä luopuminen Maakuntahallitus päättää saatavien tileistä poistamisesta ja niiden perinnästä luopumisesta. 15 § Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen Maakuntavaltuusto hyväksyy sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen ja riskienhallinnan yleiset perusteet. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja riskeihin varautumisesta päättää maakuntahallitus. 16 § Tarkastussääntö Maakuntaliiton hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä. 4 luku Toimivalta henkilöstöasioissa 17 § Luvun määräysten soveltaminen hallintosääntö 1.1.2011 7 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa tai muussa laissa, päättää maakuntahallitus, ellei laissa ole toisin säädetty tai tässä hallintosäännössä muuta määrätä. 18 § Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Maakuntavaltuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi. Viran nimikkeen muuttamisesta päättää maakuntahallitus. 19 § Viran haettavaksi julistaminen Viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoimeen virkaan. Maakuntajohtajan viran julistaa kuitenkin haettavaksi maakuntahallitus. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 §:n 3 mom:ssa säädetään niistä perusteista, joilla henkilö voidaan ilman hakumenettelyä ottaa virkasuhteeseen. 20 § Erityiset kelpoisuusvaatimukset ja tehtäväkuvausten vahvistaminen Erityisinä kelpoisuusvaatimuksina virkoihin vaaditaan: 1. 2. 3. maakuntajohtajalta tehtävään soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja hyvä käytännön kokemus maakuntaliiton toimialaan kuuluvissa tehtävissä; tulosyksikön päälliköltä tehtävään soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja käytännön kokemus yksikön toimialaan kuuluvissa tehtävissä; muilta viranhaltijoilta sellainen kelpoisuus, kuin mitä maakuntavaltuusto virkaa perustettaessa on päättänyt. Mikäli maakuntavaltuusto ei ole virkaa perustettaessa määrännyt sen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista, vaaditaan virkaan valittavalta palvelukseen ottavan viranomaisen tarkoituksenmukaiseksi harkitsema koulutus ja kokemus. Työntekijältä vaadittavasta kelpoisuudesta päättää palvelukseen ottava viranomainen. Viranhaltijoiden ja työntekijöiden tehtäväkuvaukset vahvistaa maakuntajohtaja. 21 § Henkilövalinnasta, palkkauksesta ja koeajasta päättäminen Maakuntakuntajohtajan valinnasta päättää maakuntavaltuusto. Tulosyksikön päällikön valinnasta päättää maakuntahallitus. Muun henkilöstön ottamisesta virka/työsuhteeseen päättää maakuntajohtaja tulosyksikön päällikön valmistelusta. Palkkauksen ja koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta kuntien viranhaltija- hallintosääntö 1.1.2011 8 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 lain ja työsopimuslain asettamissa rajoissa päättää palvelussuhteeseen ottava viranomainen. Maakuntajohtajan palkkauksen määrää kuitenkin maakuntahallitus. 22 § Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 §:ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää molempiin virkasuhteisiin ottava viranomainen. 23 § Virka- ja työvapaan myöntäminen ja sijaisen määrääminen Maakuntahallitus päättää maakuntajohtajan alle vuoden kestävän virkavapauden ja muun alaisensa henkilöstön vuotta pidemmän virka/työvapaan myöntämisestä, ellei tämän hallintosäännön 27 § 3 mom:sta muuta johdu. Virka- ja työvapaan myöntävä viranomainen määrää tarvittaessa sijaisen ja päättää hänen palkkauksestaan. 24 § Sivutoimilupa Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää maakuntajohtaja, maakuntajohtajan osalta maakuntahallitus. 25 § Virantoimituksesta pidättäminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää virkaan ottanut viranomainen. Väliaikaisesta pidättämisestä ennen ao. toimielinten kokousta noudatetaan kunnallisista viranhaltijoista annetun lain säädöksiä. 26 § Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen Palvelussuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää palvelukseen ottanut viranomainen. 27 § Virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltaminen ja terveystietojen antaminen Maakuntahallitus päättää asioista, joissa virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltaminen on sopimuksessa jätetty työnantajan harkintaan, ellei sitä tässä hallintosäännössä ole annettu viranhaltijan ratkaistavaksi. Vuosiloman maakuntajohtajalle myöntää maakuntahallitus, tulosyksikön päällikölle maakuntajohtaja Maakuntajohtaja ratkaisee alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat: 1. myöntää sairauslomia lukuun ottamatta sellaisen virka- ja työvapaan, jonka saamiseen viranhalti- hallintosääntö 1.1.2011 9 Etelä-Savon maakuntaliitto 2. 3. HVJ 2014-2020 Liite 2 jalla ja työntekijällä on lainsäädännön tai virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus; päättää terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä ja viranhaltijan määräämisestä terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin. päättää virka- ja työehtosopimukseen perustuvista palkantarkistuksista. Kukin esimies (maakuntajohtaja/tulosyksikön päällikkö) ratkaisee alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat: 1. 2. 3. 4. antaa alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle virkamatkamääräyksen; määrää tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon; myöntää sellaisen virka- tai työehtosopimuksen tarkoittaman sairausloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on ehdoton oikeus. myöntää alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle vuosilomat. Viranhaltijoiden ja työntekijöiden palveluaikaan perustuvista lisistä ja korotuksista päättää hallintoasioista vastaava viranhaltija. 5 luku Kokousmenettely 28 § Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan maakuntavaltuustoa lukuun ottamatta maakuntaliiton toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 29 § Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 30 § Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Kokouskutsu ja esityslista lähetetään toimielimen päättämässä määräajassa. Kokouskutsu lähetetään jäsenille, varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Maakuntahallituksen kokouskutsu ja esityslista on lähetettävä vähintään 7 päivää ennen kokousta, elleivät erityiset syyt ole esteenä. Esityslistan tulee sisältää kunkin asian osalta esittelijän ehdotus maakuntahallituksen päätökseksi. Ehdotuksen teko vasta kokouksessa on mahdollista vain perustellusta syystä. Maakuntahallituksen kokouskutsut lähetetään aina tiedoksi myös jäsenkunnille. hallintosääntö 1.1.2011 10 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 Maakuntahallitus voi tarvittaessa kuulla kokouksessaan asiantuntijoita. hallintosääntö 1.1.2011 11 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 31 § Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 32 § Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai maakuntaliiton virasto voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 33 § Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 34 § Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 35 § Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 36 § Läsnäolo toimielinten kokouksissa Maakuntaliiton eri toimielinten kokouksissa, tarkastuslautakunnan kokouksia lukuun ottamatta, on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - maakuntahallituksen kokouksessa maakuntavaltuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksessa maakuntahallituksen puheenjohtajalla ja maakuntajohtajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Maakuntahallituksen edustuksesta maakuntavaltuuston kokouksessa määrätään maakuntavaltuuston hallintosääntö 1.1.2011 12 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 työjärjestyksessä. 37 § Maakuntahallituksen edustus muissa toimielimissä Maakuntahallitus voi tarkastuslautakuntaa lukuun ottamatta määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös maakuntahallituksen varajäsen tai maakuntajohtaja. 38 § Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Toimielimen toiminnan sisäistä järjestelyä koskevia asioita voidaan käsitellä ilman esittelyä. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Esityslistalta tulee käydä selville myös asian valmistelija ja hänen kantansa asiaan, mikäli se poikkeaa esittelijän ehdotuksesta. Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotuksena on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Maakuntahallitukselle asiat esittelee maakuntajohtaja tulosyksikön päällikön tai hänen määräämänsä valmistelusta. Tarkastuslautakunnan esittelystä määrätään tarkastussäännössä. Muun toimielimen esittelijästä määrätään toimielimen asettamispäätöksessä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty tai toimielimen määräämä viranhaltija. 39 § Esteellisyyden toteaminen Esteellisyyden ilmoittaminen, arviointi ja ratkaisu kuuluu ensisijaisesti toimielimen jäsenelle tai muulle läsnäoloon oikeutetulle henkilölle itselleen. Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. 40 § Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 41 § Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla maakuntahallituksen sihteerinä toimiva hallintoasioista hallintosääntö 1.1.2011 13 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 vastaava viranhaltija. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua toimielimen jäsentä, jollei toimielin ole muuta päättänyt. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: - toimielimen nimi; - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka; - läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä; sekä - kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 2) asian käsittelytietoina: - asiaotsikko; - selostus asiasta; - päätösehdotus; - esteellisyys; - tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu; - äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos; - vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos; - päätöksen toteaminen; sekä - eriävä mielipide. 3) laillisuustietoina: - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus; - puheenjohtajan allekirjoitus; - pöytäkirjanpitäjän varmennus; - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta; sekä - merkintä nähtävänäpidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan tekemiin päätöksiin. 42 § Maakuntahallituksen otto-oikeus Maakuntahallitus, sen puheenjohtaja tai maakuntajohtaja voi ottaa maakuntahallituksen käsiteltäväksi asian, joka on siirretty maakuntahallituksenhallituksen alaisen viranomaisen toimivaltaan ja jossa tämä on tehnyt päätöksen. 43 § Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Maakuntaliiton viranomaisen on saatettava pöytäkirja/ päätös edellä §:ssä 43 mainittujen tahojen tietoon hallintosääntö 1.1.2011 14 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 Liite 2 seitsemän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta tai päätöksen allekirjoittamisesta. Henkilöstöä koskevia päätöksiä ja hankkeiden lopullisia rahoitus- tai maksatuspäätöksiä ei ilmoiteta erikseen. Päätös asian siirtämisestä maakuntahallituksen käsiteltäväksi on tehtävä kuntalain 51 § 3 mom:ssa (oikaisuvaatimuksen jättäminen) mainitussa ajassa. Päätökset, joita ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta maakuntahallituksen käsiteltäväksi. 6 luku Muut määräykset 44 § Jäsenkunnan ja sen asukkaiden aloitteet Aloiteoikeuden osalta noudatetaan soveltuvin osin kuntalain säädöksiä. 45 § Maakuntaliiton nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Maakuntaliiton puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa maakuntajohtaja ja varmentaa tulosyksikön päällikkö, jollei maakuntahallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä tai jäljempänä muuta määrätä. Maakuntahallituksen toimituskirjat ja kirjelmät allekirjoittaa maakuntajohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä Toimielimen puheenjohtaja tai pöytäkirjanpitäjä voi yksinkin toimielimen määräämissä rajoissa allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä yksinkin todistaa oikeaksi. Viraston kirjeet allekirjoittaa maakuntajohtaja ja varmentaa asian valmistelija. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. 7. luku Voimaantulo 46 § Voimaantulo ja soveltaminen Hallintosääntö tulee voimaan 01.01.2011 lukien seuraavin poikkeuksin: - pykälässä 5 viraston tulosyksiköitä koskeva muutos kehittämis- ja hallintoyksikön osalta tulee voimaan 01.01.2012. hallintosääntö 1.1.2011 15 Etelä-Savon maakuntaliitto Maakuntahallitus Liite § 23.3.2015 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANOMÄÄRÄYKSET 2015 Talousarvion täytäntöönpanomääräyksillä täydennetään hallintosääntöä ja siihen liittyviä delegointipäätöksiä. Talousarvion muutokset ja käyttösuunnitelman hyväksyminen Tilikauden aikana talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää maakuntavaltuusto. Talousarvion muutosta koskeva päätös on tehtävä talousarviovuoden aikana, viimeistään valtuuston syyskokouksessa. Valtuuston hyväksymässä talousarviossa on projektien ja hankkeiden osalta siirrytty nettobudjetointiin. Maakuntahallitus vahvistaa kuitenkin projektien käyttösuunnitelmat bruttoperusteisina. Maakuntahallitus tarkentaa käyttösuunnitelmassa valtuuston määrittelemät tavoitteet ja jakaa valtuuston hyväksymän määrärahan ja tuloarvion tulosyksiköiden osatavoitteiksi, osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Talousarviovuoden aikana tapahtuvista määrärahasiirroista tulosyksiköiden välillä päättää maakuntahallitus. Tulo- ja menolajien välisistä siirroista tulosyksikön sisällä päättää tulosyksikön johtaja. Olennaiset muutokset (yli 20%) on kirjattava päätöksenä päätöspöytäkirjaan. Paikallinen neuvottelutoiminta Paikallisen neuvottelutoiminnan tavoitteista työnantajaosapuolen osalta päättää maakuntajohtaja. Paikallisneuvottelut ammattijärjestöjen kanssa käy palkka-asiamiehenä toimiva hallinto- ja kehittämisjohtaja. Palvelujen ostosopimukset ja hankinnat Maakuntahallitus voi hallintosäännön mukaan delegoida alaisilleen viranhaltijoille palvelujen osto- ja hankinta- ym. sopimuksia koskevaa päätösvaltaansa. Päätösvallan rajoista on päätetty seuraavaa: - tulosyksikön päällikkö päättää yksikön osamäärärahan asettamissa rajoissa sopimuksista, joiden arvo on enintään 15 000 euroa, maakuntajohtaja päättää määrärahojen asettamissa rajoissa sopimuksista, joiden arvo on enintään 30 000 euroa, maakuntahallitus päättää em. enimmäisarvot ylittävistä sopimuksista. Viraston yhteiset hankintamäärärahat on keskitetty hallinto- ja kehittämisyksikköön ja niiden käytöstä päättää edellä mainituissa rajoissa yksikön päällikkö. Maakuntaliiton hallinnoimien hankkeiden hakesuunnitelman mukaisista hankinnoista päättää yksikön päällikkö projektipäällikön esityksestä. Projektipäällikölle voidaan myöntää oikeus päättää enintään 4 000 euron suuruisista hankinnoista. Hankinnoissa on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (50/2006, muutos 321/2010) ja muuta voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä maakuntaliiton voimassa olevaa hankintaohjetta. (maakuntajohtajan päätös, 21.3.2013 § 33). taloushallinto/ TAohje 2015 Etelä-Savon maakuntaliitto Maakuntahallitus Palvelujen ostosopimusten allekirjoittaminen Hallintosäännön 45 § 1 mom. mukaan maakuntaliiton puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa maakuntajohtaja ja varmentaa tulosyksikön päällikkö. Tulosyksiköiden päälliköt allekirjoittavat kuitenkin toimivaltansa rajoissa tekemiinsä hankintapäätöksiin liittyvät tavaroiden tai palveluiden ostoa koskevat sopimukset. Poistosuunnitelman hyväksyminen Maakuntavaltuusto on hyväksyessään vuoden 1997 talousarvion ja -suunnitelman hyväksynyt suunnitelmapoistojen laskentaperusteet. Pienhankintarajaksi poistolaskennan perusteeksi on hyväksytty vuoden 2009 talousarvion käsittelyssä 15 000 euroa. Rahatoimi Maakuntaliiton pankki- ja postisiirtotilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää maakuntajohtaja. Käytössä olevista pankkitileistä on pidettävä luetteloa. Maakuntaliiton pankkitilien käyttöoikeudesta (oikeus maksumääräyksen antamiseen) päättää maakuntahallitus: Liiton pankkitilien käyttöoikeus myönnetään maakuntajohtaja Pentti Mäkiselle, hallinto- ja kehittämisjohtaja Mervi Simoskalle, talouspäällikkö Jutta Kiiskiselle, hallintosihteeri Tanja Valannalle sekä hallintosihteeri Tiina Hämäläiselle. Määräys on voimassa toistaiseksi. Maakuntaliiton luottokortin käyttöoikeuksista päättää maakuntajohtaja. Käytössä olevista luottokorteista pitää luetteloa talouspäällikkö. Maakuntaliitolle osoitetun saapuvan arvopostin ja muut arvolähetykset kuittaa ja vastaanottaa maakuntahallituksen valtuuttama henkilö tai henkilöt: arvopostin kuittaus- ja vastaanottovaltuudet myönnetään seuraaville viranhaltijoille: hallintosihteerit Tanja Valanta ja Tiina Hämäläinen, talouspäällikkö Jutta Kiiskinen ja hallinto- ja kehittämisjohtaja Mervi Simoska. Valtuutus on voimassa toistaiseksi. Työsuoritusten ja tavaroiden vastaanotto Tavaran, työsuorituksen tai muun palveluksen vastaanottajan on tehtävä vastaanotosta merkintä suorituksen perusteena olevaan tositteeseen tai tositteen liitteeksi tulevaan selvitykseen. Vastaanottomerkinnästä on työsuoritusten osalta käytävä ilmi, mihin koneeseen tai laitteeseen tms. työsuoritus on kohdentunut tai minkä tulosyksikön työsuorituksesta on kyse. Ravintola- tms. palveluita tilattaessa on annettava palvelun tuottajalle laskuun merkittävä tilaisuuden tunniste. Laskujen käsittely Laskujen hyväksymismenettelystä määrätään seuraavaa: - - Maakuntavaltuuston ja -hallituksen puheenjohtajiston esittämät kohtuulliset edustuslaskut hyväksyy muiden osalta maakuntahallituksen puheenjohtaja, hänen itsensä osalta maakuntavaltuuston puheenjohtaja. Laskujen enimmäismäärä puheenjohtajiston osalta voi olla yhteensä enintään 5 000 euroa vuodessa (mkh § 260,19.7.2001). Tarkastuslautakunnan laskut hyväksyy hallinto- ja kehittämisjohtaja. Maakuntajohtajaa koskevat laskut hyväksyy maakuntahallituksen puheenjohtaja. Tulosyksiköiden päälliköitä koskevat laskut hyväksyy maakuntajohtaja ja hänen estyneenä ollessaan hallinto- ja kehittämisjohtaja. Maakuntajohtaja hyväksyy luottamushenkilöhallinnon (valtuusto, hallitus) laskut ja taloushallinto/ TAohje 2015 2 Etelä-Savon maakuntaliitto Maakuntahallitus tulosyksiköiden päälliköt hyväksyvät yksiköidensä laskut Matkoja koskevat laskut hyväksyy lähiesimies, maakuntajohtajan osalta kuitenkin maakuntahallituksen puheenjohtaja. Hallinto- ja kehittämisjohtajalla on laskujen yleinen hyväksymisoikeus. - Laskun hyväksyjän on laskua hyväksyessään kiinnitettävä huomiota siihen, että: - Laskusta käy selville, mitä on hankittu ja mihin tarkoitukseen, Lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikein, Laskussa tai sen liitteessä on asianmukaiset vastaanottomerkinnät, Varojen käyttö on laillista ja tarkoituksenmukaista ja että Laskussa on merkintä siitä, minkä tulosyksikön/hankkeen menoa se on. Laskuissa tulee olla selventävät liitteet, kuten: Edustustilaisuuksien laskuissa luettelo läsnä olleista, Matkalaskuissa matkan ohjelma. - Hyväksyjän on lisäksi huolehdittava, ettei käytettävissä olevaa määrärahaa ylitetä. Kuntayhtymän sisäisistä tavaraluovutuksista, työsuorituksista ja muista palveluista laaditaan kirjanpitoa varten tarpeelliset laskut neljännesvuosittain. Hankkeiden osalta laskut on kuitenkin tehtävä välittömästi työsuorituksen tms. jälkeen. Osa-aikaisesti hankkeelle tehdystä työstä on hankkeen palkkatositteeseen liitettävä aina kokonaistyöajankäytön seurantayhteenveto, josta käy ilmi, mitä työtä hankkeelle on tehty. Kuhunkin jaksoon kohdistuvat laskut on toimitettava virastoon hyvissä ajoin ennen kauden päättymistä. Kokouspalkkiot maksetaan neljännesvuosittain, ansionmenetyskorvaukset pyritään kuitenkin maksamaan välittömästi laskun saavuttua. Matkamääräykset Työmatkoja koskevat matkamääräykset Hallintosäännön 27 § 4 mom. mukaan tulosyksikön päällikkö antaa alaiselleen viranhaltijalle virka/työmatkamääräyksen. Maakuntahallitus on kuitenkin kokouksessaan 21.02.2011 § 24 päättänyt, ettei matkamääräyksiä vaadita seuraavilta osin: 1 2 3 Kotimaan virka/työmatkoista ei vaadita matkamääräystä liiton viranhaltijoilta/ työntekijöiltä, mikäli matkasta ei aiheudu muita kuin virka- ja työehtosopimuksen mukaisia suoranaisia matkustamiskustannuksia, päivärahoja ja muita kustannuskorvauksia. Ulkomaan virka/ työmatkoista matkamääräystä ei vaadita muilta johtoryhmän jäseniltä ja Venäjä –asioiden yhteyspäälliköltä hänen Venäjän matkojensa yhteydessä, kun matkan kesto on enintään kolme työpäivää ja matkakustannukset alle 2 000 euroa. Ulkomaan virkamatkoista matkamääräystä ei vaadita maakuntajohtajalta, kun matkan kesto on enintään 5 päivää ja matkakustannukset alle 5 000 euroa. Tarvittavat matkamääräykset antaa maakuntajohtajan osalta maakuntahallituksen puheenjohtaja, tulosyksiköiden päälliköiden osalta maakuntajohtaja, muiden työntekijöiden osalta se viranhaltija, jonka alainen työntekijä on. Oman tuotannon hankkeissa työskentelevien osalta matkamääräyksen antaa esimies. Käteiskassa taloushallinto/ TAohje 2015 3 Etelä-Savon maakuntaliitto Maakuntahallitus Käteiskassan enimmäismäärä on 250 euroa. Käteiskassan hoitajana toimii talouspäällikkö Jutta Kiiskinen. Talouden seurantaraportit Maakuntahallitukselle on annettava talousarvion toteutumista seuraava raportti neljännesvuosittain. Maakuntaliiton omat hankkeet Maakuntahallitus päättää niistä hankkeista, joille maakuntaliitto hakee rahoitusta kansallisista tai EU:n eri rahoituslähteistä (periaatepäätös hakemuksen jättämisestä). Päättäessään rahoitushakemuksen jättämisestä maakuntahallitus hyväksyy samalla alustavan hankesuunnitelman, hankkeen kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman. Hankehakemuksen allekirjoittaa maakuntajohtaja ja ns. itse toteuttamissa hankkeissa (rahoittaja ja toteuttaja maakuntaliitto) aluekehitysjohtaja. Rahoituspäätöksen saaneiden hankkeiden käyttösuunnitelman hyväksyy talousarvion käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä maakuntahallitus. Muiden hankkeen toteuttamiseen liittyvien vastuiden osalta noudatetaan hallintosäännön tai tämän ohjeen määräyksiä. Maakuntahallituksessa esittelijänä toimii ns. itse toteutettavien hankkeiden osalta maakuntahallituksen puheenjohtaja. EU:n tavoiteohjelmarahoituksen ja maakunnan kehittämisrahan myöntäminen EU:n rakennerahastoavustusta ja valtion vastinrahoitusta koskevat lopulliset hankerahoituspäätökset ja maakunnan kehittämisrahan myöntämistä koskevat alustavat rahoituspäätökset esittelee maakuntahallitukselle maakuntajohtaja tulosyksikön päällikön tai hänen määräämänsä valmistelusta. Maakuntahallitus tekee EU:n rakennerahastovaroja ja valtion vastinrahoitusta koskevan lopullisen rahoituspäätöksen, mikäli maakunnan yhteistyöryhmän/sihteeristön antama lausunto on maakuntahallituksen myöntöpäätöksen mukainen. Maakuntahallituksen päätös on lopullinen päätös, josta voi hakea oikaisua kuntalain mukaisesti. Maakuntajohtaja vie maakuntahallituksen päätöksen Eura2014 –tietojärjestelmään, joka on maakuntahallituksen päätöksen täytäntöönpanoa. Maakunnan kehittämisrahan osalta maakuntajohtaja tekee lopullisen rahoituspäätöksen viranhaltijapäätöksenä maakuntahallituksen alustavan päätöksen valtuuttamana. Maakuntaliiton rahoittamien hankkeiden hankesuunnitelman ja kustannusarvion/ rahoitussuunnitelman muutokset, jatkoajat hankkeille Oleelliset muutokset hankkeen toteuttamissuunnitelmassa, kustannusarviossa tai rahoitussuunnitelmassa hyväksyy maakuntajohtaja samoin kuin hankkeille myönnettävät jatkoajat. Pienehköt muutokset voi hankkeen valvoja hyväksyä. Em. muutokset on valmistelevasti käsiteltävä hankkeen ohjausryhmässä, mikäli sellainen on asetettu. Maakunnan kehittämisraharahoituksen ja EU:n tavoiteohjelmarahoituksen maksatus EU:n tavoiteohjelmista maksettavien avustusten maksatuksissa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, työ- ja elinkeinoministeriön ja soveltuvin osin EU:n komission antamia ohjeita. Maakunnan kehittämisrahahankkeiden osalta maakuntahallitus on antanut ministeriön ohjeita taloushallinto/ TAohje 2015 4 Etelä-Savon maakuntaliitto Maakuntahallitus täydentävät omat ohjeensa hankkeiden toteuttajille 18.8.2008 § 184. Ohjetta on päivitetty lakimuutosten tms. johdosta tarvittaessa. Hankkeiden maksatuksista päättää hallinto- ja kehittämisjohtaja. Maksatushakemukset valmistelee yhdessä hankkeen vastuuhenkilön kanssa tehtävään määrätty maksatustarkastaja. Avustukset maksaa ao. valtion toimeksiantovarojen tileiltä talouspäällikkö tai hänen sijaisensa. Korjaavat toimenpiteet Hankkeen toteuttajan saamiin tukiin vaikuttavista korjaavista toimenpiteistä päättää maakuntahallitus, jonka päätöksestä voi hakea muutosta kuntalain mukaan. Mikäli päätös edellyttää erillisen takaisinperintäpäätöksen tekemistä (päättynyt hanke) takaisinperinnän toimeenpanemiseksi, tekee tätä koskevan päätöksen hallintoasioista vastaava viranhaltija (maakuntahallituksen päätöksen toimeenpanoa). Maksettujen tukien kuittaukset (hanke ei ole päättynyt) pannaan toimeen tulevien maksatusten yhteydessä. Maakuntajohtajan varahenkilö Maakuntajohtajan varahenkilönä toimii hallintosäännön 2. luvun 4 § mukaan maakuntahallituksen erikseen päättämä henkilö. Maakuntahallitus päättää, että maakuntajohtajan varahenkilönä toimii aluekehitysjohtaja Riitta Koskinen ja hänen ollessaan estynyt tai esteellinen hallinto- ja kehittämisjohtaja Mervi Simoska. Viranhaltijoiden kokouspalkkiot Viranhaltijoille ja työntekijöille maksetaan kokouspalkkiota, jos hän on kokouksessa toimivaltaisen viranomaisen määräyksen nojalla muulloin kuin säännöllisenä työaikanaan vähintään puoli tuntia tai niin, että kokous alkaa vähintään kaksi tuntia hänen varsinaisen työaikansa päättymisen jälkeen. Kokouspalkkiota ei makseta, jos viranhaltija saa eri palkan tai palkkion kokouksessa suoritetusta tehtävästä tai lisä- tai ylityökorvauksen. Kokouspalkkion suuruus on - valtuuston ja hallituksen kokouksesta - muun työmäärältään merkittävän hallintoelimen kokouksesta - muun hallintoelimen, valiokunnan tai toimikunnan kokouksesta 40 € 40 € 30 € Työryhmien kokouksista palkkiota ei makseta. taloushallinto/ TAohje 2015 5 HVJ 2014-2020 Liite 4 ETELÄ-SAVON MAAKUNNAN YHTEISTYÖRYHMÄ TYÖJÄRJESTYS MYR 25.8.2014 ETELÄ-SAVON MAAKUNNNAN YHTEISTYÖRYHMÄN TYÖJÄRJESTYS Hyväksytty Etelä-Savon maakunnan yhteistyöryhmässä 25.8.2014 Vahvistettu Etelä-Savon maakuntahallituksessa 22.9.2014 I luku Maakunnan yhteistyöryhmä 1§ Maakunnan yhteistyöryhmä ja sen toimikausi Maakunnassa on alueen kehittämiseen vaikuttavien suunnitelmien ja sopimusten sekä kansallisten ja Euroopan unionin osarahoittamien ohjelmien toimeenpanon yhteensovittamista varten maakunnan yhteistyöryhmä. Maakunnan yhteistyöryhmä toimii yleisasetuksen 5 artiklan mukaisena kumppanuuselimenä maakunnassa. Yhteistyöryhmän asettaa maakunnan liiton hallitus. Yhteistyöryhmän jäsenet asetetaan kunnanvaltuuston toimikaudeksi. Yhteistyöryhmästä ja sen tehtävistä on säädetty alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista annetussa laissa (7/2014) ja asetuksessa (jatkossa ALKE-laki ja -asetus). Etelä-Savon maakunnan yhteistyöryhmä vastaa myös ohjelmakautta 2007–2013 koskevista maakunnan yhteistyöryhmän tehtävistä. 2§ Yhteistyöryhmän kokoonpano ja jaostot Etelä Savon maakuntahallitus asettaa Etelä-Savon maakunnan yhteistyöryhmän, jossa ovat kattavasti edustettuina maakunnan alueen kehittämisen kannalta seuraavat keskeiset tahot: 1) Etelä-Savon maakuntaliitto ja sen jäsenkunnat; 2) ohjelmia rahoittavat valtion viranomaiset ja muut yhteistyöryhmän tehtävien kannalta merkittävät valtionhallintoon kuuluvat organisaatiot; 3) alueen kehittämisen kannalta keskeisiä tahoja kuten työmarkkina- ja elinkeinojärjestöjä sekä kansalaisyhteiskuntaa kuten ympäristöjärjestöjä ja tasa-arvon ja syrjimättömyyden edistämisestä vastaavia järjestöjä. Yhteistyöryhmä voi asettaa jaostoja yhteistyöryhmässä käsiteltävien muiden kuin ALKE-lain 27 §:n 4 momentin mukaisten asioiden valmistelua varten. 3§ Asiantuntijoiden kutsuminen Yhteistyöryhmä voi kutsua yhteistyöryhmään pysyviä asiantuntijoita. Lisäksi yhteistyöryhmä voi kutsua kunnallisen kokouskäytännön mukaisesti asiantuntijan yksittäisen asian käsittelyn ajaksi. Asiantuntijat eivät ota osaa päätöksentekoon. 2 4§ Yhteistyöryhmän puheenjohtajisto Jäsenten lisäksi maakuntahallitus nimeää yhteistyöryhmälle puheenjohtajan, jonka tulee olla kuntalaissa tarkoitettu luottamushenkilö, sekä yhteistyöryhmässä edustettuna olevien tahojen ehdotuksesta kolme varapuheenjohtajaa, joiden tulee olla yhteistyöryhmän jäseniä. Maakunnan yhteistyöryhmän puheenjohtajistolla on läsnäolo- ja puheoikeus yhteistyöryhmän sihteeristön kokouksissa. 5§ Yhteistyöryhmän tehtävät Etelä-Savon maakunnan yhteistyöryhmän tehtävänä on alueen maakuntaohjelmassa määriteltyjen kehittämistavoitteiden toteuttamiseksi ja eri ohjelmien ja rahoitusvälineiden yhteensovittamiseksi: 1) hyväksyä ja tarvittaessa tarkistaa maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelma, jolla suunnataan maakuntaan osoitettua rakennerahastojen ja vastaavaa kansallista rahoitusta sekä muuta alueen kehittämiseen vaikuttavaa rahoitusta; 2) käsitellä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen ja tarvittavilta osin aluehallintoviraston esitykset strategiseksi tulostavoiteasiakirjaksi; 3) antaa tarvittaessa lausuntoja sen toimialueelle kohdistuvista rakennerahasto-ohjelman valtakunnallisista teemoista sekä maaseuturahaston tai muista aluekehityksen kannalta merkittävistä hankesuunnitelmista sekä asettaa tärkeysjärjestykseen alueen osallistumisen niihin; lausunto ei ole rahoittajaa velvoittava; 4) antaa ALKE-lain 27 §:n 4 momentin mukainen sitova lausunto rakennerahasto-ohjelman alueelliseen suunnitelmaan sisältyvästä hankehakemuksesta - yhteistyöryhmässä käsitellään maakunnallisia ja ylimaakunnallisia hankkeita sekä hankekokonaisuuksia, joihin on haettu EU:n ja valtion vastinrahoitusta yhteensä yli 500 000 euroa yhteistyöryhmässä käsitellään muutkin hankkeet, mikäli esittelijä tai rahoittajataho sitä haluaa; 5) edesauttaa laajojen, aluekehittämisen kannalta merkittävien hankekokonaisuuksien valmistelua ja edistää niiden toteuttamista eri rahoitusvälineillä; 6) päättää rakennerahasto-ohjelmien toteuttamiseen liittyvistä linjauksista ja niitä toteuttavista hakuteemoista; 7) tehdä tarvittaessa rakennerahasto-ohjelman seurantakomitean hyväksymiä valintakriteerejä tarkentavia alueellisia valintakriteerejä ja ilmoittaa niistä hallintoviranomaiselle sekä huolehtia tarvittavista menettelytavoista niiden soveltamiseksi alueella; 8) määritellä tarvittavat alueelliset menettelyt, joilla varmistetaan rahoitettaviksi hyväksyttävien hankkeiden mahdollisten ympäristövaikutusten selvittäminen ennen rahoituspäätösten tekoa; 9) raportoida rakennerahasto-ohjelman toteutumisesta hallintoviranomaiselle ja tarvittaessa esittää sille rakennerahasto-ohjelmaa koskevia muutostarpeita; 10) tiedottaa rakennerahasto-ohjelman toimeenpanosta; 11) hoitaa tarvittaessa myös muita tehtäviinsä liittyviä ja rakennerahasto-ohjelmien toimeenpanoon liittyviä tehtäviä, joista tarvittaessa määrätään tarkemmin työjärjestyksessä; 12) hyväksyä maakunnan yhteistyöryhmän työjärjestys. 3 Liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvia yksittäisiä yrityshanke-esityksiä ei voida käsitellä yhteistyöryhmässä. Yhteistyöryhmä saa ennen päätöksentekoa yhteenvetotiedot saapuneista yritystukihakemuksista. 6§ Maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelma Maakunnan liiton johdolla valmistellaan kahden vuoden välein maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelma maakunnan yhteistyöryhmän hyväksyttäväksi. Toimeenpanosuunnitelma valmistellaan yhteistyössä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten ja muiden valtion viranomaisten, kuntien ja muiden maakuntaohjelman toteuttamiseen osallistuvien tahojen kanssa. Maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelmassa tulee olla maakuntaohjelman toteuttamisen seuraavien vuosien painotukset ja keskeiset toimenpiteet sekä rahoituksesta vastaavat tahot. Toimeenpanosuunnitelmaan on sisällyttävä rahoitussuunnitelma, joka sisältää arviot alueen päätettävissä olevasta kansallisen, Euroopan unionin rakennerahastovarojen alueellisen suunnitelman rahoituksesta sekä muusta Euroopan unionin rahoituksesta ja niitä vastaavista valtion varoista sekä arviot kuntien ja muiden julkisyhteisöjen rahoitusosuuksista. Euroopan unionin ja sitä vastaavan valtion vastinrahan rahoitusosuuksien arviot tehdään hallintoviranomaisen antaman rahoituskehyksen puitteissa. Toimeenpanosuunnitelmassa on oltava ALKE-lain 33 §:n 2 momentin mukaisen yhteistyöryhmän mahdollinen kannanotto rakennerahasto-ohjelmien valtakunnallisiin teemoihin kuuluvista hankehauista ja - suunnitelmista sekä alueen osallistumisesta niihin. Kannanotossa maakunnan yhteistyöryhmä voi ottaa kantaa valtakunnallisten teemojen yhteensovitukseen maakuntaohjelmaan ja alueella toteutettavaan rakennerahastotoimintaan sekä määritellä alueen näkökulmasta valtakunnallisista hankesuunnitelmista tärkeimmät. Toimeenpanosuunnitelmassa on lisäksi oltava maakuntien yhteisesti toteutettavien toimenpiteiden suunnitelmat ja niiden vastuutahot. 7§ Toimeenpanosuunnitelman valmistelun aikataulu ja tarkistaminen Maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelma laaditaan ensimmäisen kerran maakuntaohjelman hyväksymisen jälkeisenä syksynä. Suunnitelmaa voidaan tarvittaessa tarkistaa vuosittain. 8§ Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö Maakunnan yhteistyöryhmällä on rakennerahastovaroja ja muuta tukea myöntävien viranomaisten edustajista koostuva sihteeristö. Maakunnan yhteistyöryhmä päättää sihteeristön kokoonpanosta siten, että tukea myöntävät viranomaiset tulevat tasapuolisesti edustetuiksi. Sihteeristön tehtävänä on hoitaa yhteistyöryhmän asioiden valmistelu-, esittely- ja täytäntöönpanotehtäviä. Lisäksi sihteeristön tehtävänä on seurata ja sovittaa yhteen maakunnan alueella valmisteltavia kansallisten sekä rakennerahasto-ohjelmien, maaseuturahaston ja meri- ja kalatalous-rahaston hankkeita ja raportoida niistä yhteistyöryhmälle. Etelä-Savon maakuntahallitus nimeää sihteeristön puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Sihteeristön puheenjohtaja tai hänen estyneenä olleessaan varapuheenjohtaja toimii yhteistyöryhmän kokousten esittelijänä. Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristön esityslistat ja pöytäkirjat toimitetaan tiedoksi maakunnan yhteistyöryhmän puheenjohtajistolle. Sihteeristön kokouksiin kutsutaan tarvittaessa kuultavaksi asiantuntijoita. 4 II luku Kokousmenettely 9§ Kokousaika ja -paikka Yhteistyöryhmä pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai vähintään puolet yhteistyöryhmän jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 10 § Kokouksen koollekutsuminen ja päätösvaltaisuus Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Kokouskutsu toimitetaan jäsenille vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta, kokouksen esityslista toimitetaan jäsenille kuitenkin vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta. Kokous on päätösvaltainen kun vähintään puolet jäsenistä on paikalla. 11 § Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin annettava tieto jatkokokouksesta. 12 § Varajäsenen kutsuminen Jos yhteistyöryhmän jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, kutsuu hän varajäsenen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. 13 § Läsnäolo yhteistyöryhmän kokouksissa Muiden kuin yhteistyöryhmän jäsenten läsnäolo- ja puheoikeudesta päättää yhteistyöryhmä. Yhteistyöryhmän kokouksissa on yhteistyöryhmän sihteeristöllä läsnäolo- ja puheoikeus. 14 § Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toisin päätetä. Yhteistyöryhmä voi yksimielisesti päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 15 § Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtajat ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, kokousta tai asian käsittelyä varten valitaan tilapäinen puheenjohtaja. 5 16 § Esittely Asia päätetään yhteistyöryhmän kokouksessa esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin yhteistyöryhmä on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos asia on peruttu, asia on poistettava esityslistalta. Yhteistyöryhmän esittelijänä toimii sihteeristön puheenjohtaja ja hänen estyneenä ollessaan sihteeristön varapuheenjohtaja. Käsiteltäessä yksittäisiä hankkeita työjärjestyksen 5 §:n mukaisesti esittelijänä toimii rahoituksen myöntävän viranomaisen edustaja tai hänen esteellisenä ollessaan sihteeristön puheenjohtaja. 17 § Esteellisyyden toteaminen Esteellisyyden ilmoittaminen, arviointi ja ratkaisu kuuluu ensisijaisesti yhteistyöryhmän jäsenelle tai muulle läsnäoloon oikeutetulle henkilölle itselleen. Yhteistyöryhmän puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys yhteistyöryhmän ratkaistavaksi. Yhteistyöryhmän jäsenten esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain (434/2003) 27–30 §:ssä säädetään. 18 § Päätöksenteko Yhteistyöryhmän on pyrittävä päätöksenteossaan yksimielisyyteen. Jos päätöstä ei voida tehdä yksimielisesti, päätökseksi tulee mielipide, jota kaksi kolmannesta äänestäneistä on kannattanut. Rahoittava viranomainen ei voi myöntää maakunnan kehittämisen kannalta merkittävälle tai kokonaiskustannusarvioltaan suurelle alueelliseen suunnitelmaan perustuvalle hankkeelle rakennerahaston tukea, jos yhteistyöryhmä ei ole hanketta puoltanut. Rahoittava viranomainen voi poiketa yhteistyöryhmän rahoittamista koskevasta puoltavasta lausunnosta, jos tuen myöntäminen olisi vastoin Euroopan unionin tai kansallista lainsäädäntöä taikka jos hanke ei olisi ohjelmanmukainen. Jos rahoittajataho aikoo yhteistyöryhmän puoltavasta lausunnosta huolimatta tehdä siitä poikkeavan rahoituspäätöksen, sen tulee antaa yhteistyöryhmälle asiasta tieto sekä edellä mainittuihin syihin liittyvät perustelut. Yhteistyöryhmän lausuntoa koskeviin päätöksiin ei saa hakea erikseen muutosta valittamalla. 19 § Eriävä mielipide Päätöksentekoon osallistuneella, jos hän on tehnyt vastaehdotuksen tai äänestänyt päätöstä vastaan, sekä asian esittelijällä, jos päätös poikkeaa päätösehdotuksesta, on oikeus ilmoittaa päätöksestä eriävä mielipide. Ilmoitus on tehtävä heti, kun päätös on tehty. Ennen pöytäkirjan tarkastamista esitetyt kirjalliset perustelut liitetään pöytäkirjaan. Päätöstä vastaan äänestänyt tai eriävän mielipiteen ilmoittanut ei ole vastuussa päätöksestä. Esittelijä on vastuussa hänen esittelystään tehdystä päätöksestä, jollei hän ole ilmoittanut eriävää mielipidettä. 20 § Kirjallinen menettely Kiireellinen asia, josta on tarpeen tehdä päätös ennen seuraavaa maakunnan yhteistyöryhmän kokousta, voidaan yhteistyöryhmän puheenjohtajan aloitteesta tehdä kirjallista menettelyä käyttäen ilman yhteistyöryhmän jäsenten kokoontumista. Kirjallista menettelyä voidaan hyödyntää myös yhteistyöryhmän sihteeristön työskentelyssä. Maakunnan yhteistyöryhmän puheenjohtaja lähettää yhteistyöryhmän kaikille jäsenille päätösehdotuksen sähköisesti, johon jäsenten tulee vastata kirjallisesti viiden työpäivän kuluessa. Ehdotus on tullut hyväksytyk- 6 si yhteistyöryhmässä, jos päätösehdotusta ei ole kirjallisesti vastustettu määräajassa. Jos yksikin jäsen vastustaa päätösehdotusta viiden työpäivän kuluessa, asia palautuu yhteistyöryhmän kokouksen käsiteltäväksi. Jäsen voi peruuttaa tekemänsä vastustavan ilmoituksen määräajassa. Jos asiassa esitetyt vastustavat ilmoitukset on peruutettu, ehdotus on tullut hyväksytyksi maakunnan yhteistyöryhmässä. Vastaukselle annetun viiden työpäivän määräajan kuluttua yhteistyöryhmän puheenjohtajan tulee ilmoittaa viipymättä maakunnan yhteistyöryhmälle, onko ehdotus tullut hyväksytyksi. III luku Muut määräykset 21 § Yhteistyöryhmän jäsenten asema Maakunnan yhteistyöryhmän ja sen asettaman jaoston jäseneen sovelletaan rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä sekä mitä vahingonkorvauslaissa säädetään julkisyhteisön ja virkamiehen korvausvastuusta. Yhteistyöryhmän jäsenistä on soveltuvin osin voimassa, mitä kuntalaissa (365/1995) säädetään luottamushenkilöistä. 22 § Yhteistyöryhmän jäsenten palkkiot ja korvaukset Yhteistyöryhmän jäseninä työjärjestyksen 2 §:n 1 momentin 1 ja 3 kohdassa mainittuja osapuolia/tahoja edustavien tahojen edustajille maksettavista palkkioista, ansionmenetyskorvauksista, matkakustannuksista ja muista tehtävän hoitamisesta aiheutuneista kustannuksista ja niiden korvaamisesta määrätään EteläSavon maakuntaliiton luottamushenkilöiden palkkiosäännössä. Valtion viranomaisten ja muiden valtionhallintoon kuuluvien organisaatioiden edustajille maksettavasta palkkioista ja korvauksista vastaa se taho, jota jäsen edustaa. Pykälän määräyksiä sovelletaan myös asiantuntijoihin. 23 § Yhteistyöryhmän hallinnon ja talouden tarkastus Yhteistyöryhmän hallinnon ja talouden tarkastuksesta on voimassa, mitä yhteistyöryhmän asettaneen EteläSavon maakuntaliiton hallinnon ja talouden tarkastuksesta on voimassa. 24 § Kokouksen tiedottaminen Yhteistyöryhmän kokousasioiden tiedottamisesta vastaa puheenjohtaja ja sihteeristö. 25 § Muutoksenhaku Maakunnan yhteistyöryhmän päätöksestä haetaan muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen siten kuin muutoksenhausta kuntayhtymän päätöksestä kuntalaissa säädetään. Yhteistyöryhmän työjärjestyksen 5 §:n mukaisesta hankkeesta annettua lausuntoa koskevaan päätökseen ei voida hakea erikseen muutosta valittamalla. Yksittäisen hankkeen rahoituspäätöstä koskeva muutoksenhaku määräytyy rahoituspäätöksen tehnyttä viranomaista koskevien säädösten mukaisesti. 7 HVJ 2014-2020 LIITE 5 Sopimus rakennerahastotehtävien hoitamisesta, vastuunjaosta ja koordinoinnista Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 rakennerahasto-ohjelmassa 1. Sopijapuolet Etelä-Savon maakuntaliitto, Y -tunnus 0215839-7 jäljempänä ”maakunnan liitto” Pohjois-Karjalan maakuntaliitto, Y-tunnus 0927140-5 jäljempänä ”koordinoiva maakunnan liitto” Pohjois-Savon liitto, Y-tunnus 0827616-7 jäljempänä ”maakunnan liitto” Jäljempänä yhdessä ”sopijapuolet” 2. Sopimuksen perusta Sopijapuolet toteuttavat yhdessä Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 Suomen rakennerahasto-ohjelmaa Itä-Suomessa kolmen maakunnan alueella. Laki alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista (7/2014, § 11) määrittelee, että kaikki Itä-Suomen maakuntaliitot toimivat välittävinä viranomaisina. Laki 7/2014 § 23 antaa kuitenkin maakunnan liitoille mahdollisuuden sopia yhteistyöstä muiden kuin lain mukaan yhteistoiminnassa hoidettavia tehtäviä koskevissa asioissa, mikäli se on laissa säädettyjen maakunnan liiton tehtävien asianmukaisen hoidon kannalta tarpeellista. Valtioneuvoston asetuksessa 356/2014 § 20 on todettu työ- ja elinkeinoministeriön siirtävän eräiden rakennerahastotehtävien hoitamisen sekä teknisen tuen myöntämis- ja maksamispäätökset Pohjois-Karjalan maakuntaliittoon koskien Pohjois-Savon ja Etelä-Savon maakuntien liittojen tehtäviä. 3. Sopimuksen tarkoitus Tällä sopimuksella sopijapuolet sopivat rakennerahastotehtävien hoitamisesta, vastuunjaosta, koordinaatiosta sekä teknisen tuen jakoperiaatteista Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 rakennerahasto-ohjelmassa. 4. Maakunnan liitot vastaavat asetuksen mukaisten välittävän viranomaisen tehtävien (liite 1) lisäksi seuraavista tehtävistä: - teknisen tuen hankkeen toteuttamisesta yhteisvastuullisesti (teknisen tuen hankkeesta sovitaan erillisellä sopimuksella) koordinoivan liiton avustamisesta ja tiedon tuottamisesta oman maakuntansa osalta seurantakomiteatyössä ja ohjelman täytäntöönpanokertomusten laatimisessa komissiolle. 1 (4) 5. Koordinoivan maakunnan liiton tehtävät 5.1 Koordinoiva maakunnan liitto vastaa asetuksen 356/2014 perusteella seuraavista tehtävistä: - teknisen tuen hankkeen hallinnoinnista, sisältäen myöntämis- ja maksamismenettelyt sekä seurannan (teknisen tuen hankkeesta sovitaan erillisellä sopimuksella) tiedotuksesta ja viestinnästä Itä-Suomen alueella Itä-Suomen koordinaatioryhmässä sovittavilla tavalla hallintoviranomaisen avustamisesta seurantakomiteatyössä ja ohjelman täytäntöönpanokertomusten laatimisessa komissiolle. 5.2. Koordinoiva maakunnan liitto vastaa seuraavista tehtävistä Itä-Suomen koordinaatioryhmässä sovittavalla tavalla: - edesauttaa hankehallinnon toimintatapojen ja prosessien yhtenäistämistä rahoitus- ja maksatustoiminnoissa tarvittaessa yhteisten hakuaikojen ja mahdollisten teemahakujen sopimisesta muiden maakunnan liittojen ja RR-ELYn kanssa viestinnästä ja yhteydenpidosta työ- ja elinkeinoministeriöön ja RR-ELYyn Itä-Suomen rahoituskehysten seurannasta kokonaisuutena raportoi Itä-Suomen koordinaatioryhmälle koordinaatiotehtävien hoitamisesta. 6. Itä-Suomen koordinaatioryhmä (IS-koordinaatioryhmä) Sopijapuolet perustavat Itä-Suomen maakuntien koordinaatioryhmän, jonka tehtävänä on valmistella, ohjata ja seurata sekä tehdä päätöksiä alueen rakennerahasto-ohjelman toimeenpanosta tämän sopimuksen kohdissa 4 ja 5 mainittujen tehtävien osalta. Koordinaatioryhmän asioiden valmistelusta vastaa koordinoiva maakunnan liitto. Koordinaatioryhmän puheenjohtajuus kiertää vuosittain seuraavassa järjestyksessä; Etelä-Savo (v. 2014, 2017, 2020), Pohjois-Karjala (v. 2015, 2018, 2021), Pohjois-Savo (v. 2016, 2019, 2022). Koordinaatiotyöryhmään nimetään kaksi edustajaa kustakin alueen maakuntaliitosta, yksi edustaja RR-ELYstä, yksi edustaja kunkin maakunnan perus-ELYstä sekä sihteeri koordinoivasta maakunnan liitosta. Koordinaatioryhmän kokouksiin kutsutaan myös hallintoviranomaisen (TEM) edustaja sekä tarvittaessa muita asiantuntijoita. 7. Itä- ja Pohjois-Suomen koordinaatioryhmä (IP-koordinaatioryhmä) Itä- ja Pohjois-Suomi toteuttavat ohjelmakaudella 2014–2020 yhteistä alueellista rakennerahastosuunnitelmaa. Rakennerahastohallinnoinnin yhteistyön varmistamiseksi muodostetaan Itä- ja Pohjois-Suomen yhteinen koordinaatioryhmä, jossa on edustaja jokaisesta IP alueen maakunnan liitosta ja koordinoivista liitoista. IP koordinaatioryhmän puheenjohtajuus ja varapuheenjohtajuus on vuosittain vaihtuva Itä- ja Pohjois-Suomen välillä ja se noudattaa Itä- ja Pohjois-Suomen EU-toimiston puheenjohtajuusjärjestystä. Koordinaatioryhmän sihteerinä toimii vuorovuosina koordinoivan liiton edustaja (Lappi/Pohjois-Karjala). 2 (4) IP koordinaatioryhmä käsittelee niitä asioita, jotka edistävät alueiden yhteisiä tavoitteita ja ohjelman toteutumista: - IP-alueen yhteisiä rakennerahasto -ohjelman toimeenpanoon ja toteutukseen liittyvien asioiden linjausta ja käsittelyä seurantakomitean ja vuosikokouksen asioiden käsittelyä tarvittaessa toimenpideohjelman tarkastamisehdotuksia IP-alueen asioiden ja kannanottojen linjauksia valmistelee tarvittaessa ylimaakunnallisia teemoja ja yhteisten hakujen avaamisesta sekä käsittelee teemaohjelmia toteuttavia yhteisiä hankkeita ylimaakunnallisten, useampia maakuntia sisältävien hakemusten käsittelyä Itä- ja Pohjois-Suomen rahoituskehysten ja indikaattoreiden seurantaa ryhmä voi käsitellä myös muita yhteisiä aluekehittämiseen kuuluvia asioita. 8. Toimintaresurssit ja teknisen tuen jakoperiaatteet Sopijapuolet kohdistavat teknistä tukea koordinoinnista aiheutuviin henkilöstökustannuksiin 0,5 htv:ta/ vuosi (30 000 euroa). Maakunnan liitot vastaavat itse kokouksiin ja tapaamisiin liittyvistä matkakustannuksista. Teknisen tuen jakoperiaatteena käytetään HALKE:n 22.1.2014 hyväksymää EAKR-rahoituksen indikatiivista jakoa maakunnittain sekä prosenttiosuutta koko Itä-Suomen kehyksestä seuraavasti: Maakunta % osuus IS kehyksestä Pohjois-Karjala 30,468 Pohjois-Savo 41,426 Etelä-Savo 28,106 9. Sopimuksen muuttaminen Lisäykset ja muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun kaikki sopijapuolet ovat ne allekirjoituksellaan vahvistaneet. 10. Sopimuksen voimassaolo ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimus tulee voimaan kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Sopimus on voimassa Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 Suomen rakennerahasto-ohjelman toimeenpanon osalta 31.12.2020 saakka. Ohjelman sulkemiseen liittyvästä menettelystä sovitaan erikseen. Mikäli sopimuksen toimeenpanosta ja vastuista tulee erimielisyyksiä, ne pyritään ratkaisemaan maakuntajohtajien välisillä neuvotteluilla. Sopimuksen irtisanomisaika on 6 kk ja irtisanominen on suoritettava kirjallisesti. 3 (4) 11. Sopimuksen hyväksyminen ja allekirjoitukset Tämä sopimus on hyväksytty kaikkien kolmen maakunnan maakuntahallituksissa: Etelä-Savon maakuntaliitto 20.8.2014 Pohjois-Karjalan maakuntaliitto 26.8.2014 Pohjois-Savon liitto 26.8.2014 Tätä sopimusta on laadittu kolme kappaletta, yksi (1) kullekin sopijapuolelle. Sopijapuolet vakuuttavat, että sopimuksen allekirjoittaneet henkilöt ovat tässä edustamansa organisaation nimenkirjoittamiseen oikeutettuja. ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO POHJOIS-KARJALAN MAAKUNTALIITTO Riitta Koskinen vt. maakuntajohtaja Pentti Hyttinen maakuntajohtaja POHJOIS-SAVON LIITTO Jussi Huttunen maakuntajohtaja LIITE Listaus maakunnan liittojen hoitamista välittävän viranomaisen tehtävistä 4 (4) LIITE Sopimus rakennerahastotehtävien hoitamisesta, vastuunjaosta ja koordinoinnista Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 rakennerahasto-ohjelmassa LIITE: Listaus maakunnan liittojen hoitamista välittävän viranomaisen tehtävistä - - Tuen myöntämis- ja maksatuspäätökset Sääntöjenvastaisten menojen johdosta tehtävästä aiheettomasti maksetun tuen takaisinperinnät ja muut korjaavat toimenpiteet Tiedotus ja viestintä yleisölle, hakijoille, potentiaalisille tuensaajille ja tuensaajille sisältäen hakuilmoitukset, tiedotuksen ja ohjauksen rahoitusmahdollisuuksista, koulutukset sekä asiakaspalvelun Hankkeiden seuranta Tuensaajille maksettujen menojen hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät varmennukset Tuensaajille maksettujen menojen lainmukaisuuden vahvistaminen todentamisviranomaiselle kerran vuodessa Maakunnan yhteistyöryhmän ja sen sihteeristön toiminta Maakuntaa koskevien hankkeiden kokonaisvastuu asiakkaalle Maakunnallisten hakujen toteuttaminen Ohjelman ja sen vaikuttavuuden seuranta maakuntatasolla Mahdollisten maakunnallisten teemahakujen järjestäminen Yhteistyö alueellisen ELY-keskuksen ja muiden sidosryhmien kanssa Maakunnallisten rahoituskehysten seuranta 1(1) HANKKEEN ALOITUSPALAVERIMUISTIO Ohjelmakausi 2014-2020 Valvoja Puhelin Maksatusvalmistelija Puhelin Hankkeen nimi Hankenumero Toteuttaja Hakemusvaiheen yhteyshenkilö/projektipäällikkö Puhelin Sähköpostiosoite Hankkeen yhteyshenkilö Sähköpostiosoite Puhelin Taloushallinnon vastuuhenkilö Sähköpostiosoite Puhelin Jos useita toteuttajia, kaikista selvitettävä em. tiedot. PÄÄTÖKSET Maakuntahallitus/ Maakunnan yhteistyöryhmä/ Maakuntajohtaja Valittu tukimalli lump sum - kertakorvaus Kustannukset hankkeen kokonaiskustannukset € Rahoitusosuudet julkisen tuen määrä, muu rahoitus EAKR % € Hankkeen hyväksytty kesto hakemuksen jättäminen, hyväksytty kesto x.x.2015 - x.x.2016 Arvonlisäveron käsittely sisältyykö arvonlisävero hankkeen kustannuksiin kyllä / ei Tuloa tuottava hanke erityisseuranta (hankkeen kustannukset yli 1 milj. euroa) Investointihanke erityisseuranta, luovuttaminen päättymistä seuraavan 5 vuoden aikana Tiedotusvelvollisuus De minimis -tuki tuen määrä ei saa ylittää 3 vuoden aikana 200 000 euroa, yrityshankkeet MENOJEN TUKIKELPOISUUS VN asetus rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta 358/2014 Yleiset tukikelpoisuussäädökset asetus § 3 Hankkeen toteuttamiseksi tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kustannukset ovat tukikelpoisia, jos ne ovat - ohjelman mukaisia - hanketta koskevan tukipäätöksen mukaisia - aiheutuneet hankkeen hyväksytyn toteuttamisajan kuluessa (hakemuksen jättämisen jälkeen); Poikkeukset: mahdolliset tilintarkastuskustannukset Jos menoon saadaan/ olisi saatavissa korvausta muualta, meno ei oikeuta tukeen. Toteuttajan tavanomaisen toiminnan menot eivät ole tukikelpoisia. Tuen maksamisen edellytyksenä on lisäksi, että kustannukset ovat tuensaajan tosiasiallisesti maksamia ja osoitettavissa kirjanpitotositteilla; poikkeus prosenttimääräisenä korvattavat kustannukset (flat rate) Lump sum - kertakorvaus asetus § 8 Tuen myöntävä viranomainen voi päättää, että tuki hankkeeseen myönnetään kertakorvauksena. Tuensaajan on tällaisessa hankkeessa todennettava, että aikaansaatu tulos tai tehdyt toimenpiteet ovat tukipäätöksen mukaisia. Kertakorvauksella rahoitetussa hankkeessa julkisen rahoituksen määrä voi olla enintään 100 000 euroa. Kertakorvausta haettaessa hakijan on toimitettava tuen suuruuden määrittelyä varten yksityiskohtainen kustannusarvio perusteluineen sekä arvio ulkopuolisilta tehtävistä hankinnoista. Tuen myöntävä viranomainen voi päättää, että kustannusarvio tehdään käyttämällä Euroopan aluekehitysrahastosta osarahoitettavissa hankkeissa 9 §:ssä tarkoitettua 24 prosentin osuutta hankehenkilöstön palkkakustannuksista ja Euroopan sosiaalirahastosta osarahoitettavissa hankkeissa 12 §:ssä tarkoitettua 17 prosentin osuutta hankehenkilöstön palkkakustannuksista. Kertakorvausta koskevassa päätöksessä on yksilöitävä hankkeessa tehtäväksi edellytetty tulos tai toimenpide ja toteutumisen todentamiseksi tarvittavat asiakirjat siten, että hankkeen toteuttamisesta päätöksen mukaisesti voidaan varmistua ennen tuen maksamista. Hankkeen toteuttaminen ja tuen maksaminen voidaan jakaa osiin, jos se hankkeen luonteen vuoksi on tarkoituksenmukaista ja tukee hankkeen toteutumista. Kertakorvaushanketta voidaan muuttaa vain toteuttamisajan osalta. Muun kuin hankkeen omarahoitusosuuteen kuuluvan kuntien ja muiden julkisyhteisöjen rahoituksen hyväksymisen edellytyksenä on, että maksatushakemuksen yhteydessä toimitetaan tosite, josta rahoituksen toteutuminen voidaan todentaa. Muut tukikelpoisuutta koskevat säädökset PALKAT asetus § 16 Palkkamenoina hyväksytään hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä aiheutuneet palkkakustannukset sekä lakiin tai velvoittavaan VES/TES:iin perustuvat kustannukset. Palkat ovat tukikelpoisia vain siltä osin, kun ne eivät ylitä vastaavasta tehtävästä yleensä maksetun palkan määrää. Tukikelpoisia eivät ole tulospalkkiot, luontoisedut eivätkä bonukset. Kaikista hankkeessa työskentelevistä tulee esittää erillinen liite (nimet, työsuhteen kesto, tehtävä, koulutus). Osa-aikaisten osalta tulee toimittaa maksatushakemuksen liitteenä hyväksyttävä työaikakirjanpito, josta käy ilmi paitsi hankkeelle tehty työ myös kokonaistyöaika varmennettuna allekirjoituksin. Mikäli organisaatiolla on käytössä Lomaraha- ja lomapalkkavaraukset tulee selvittää erillisellä lomakkeella. MATKAKUSTANNUKSET asetus § 18 Matkakustannukset ovat tukikelpoisia siltä osin kuin ne eivät ylitä alaan sovellettavan VES/TES:in mukaisia matkakorvausten määriä. Ulkomaan matkoista aiheutuvat kustannukset on hyväksytettävä viranomaisella etukäteen ellei viranomainen sitä katso tarpeettomaksi. Ulkomaan matkoista toimitetaan aina matkaraportti, josta selviää matkan yhteys hankkeeseen. HANKKEEN ALOITUSPALAVERIMUISTIO Ohjelmakausi 2014-2020 HANKINNAT Julkisista hankinnoista aiheutuvien menojen tukikelpoisuuden edellytyksenä on julkisista hankinnoista annetun laki (348/2007) muutoksineen, ja sen nojalla annettujen säännösten noudattaminen. Periaatteena on oltava avoimuus ja tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Jos hankinta alittaa kansalliset kynnysarvot, tuen saajan on osoitettava, että hankinnasta aiheutuva kustannus on kohtuullinen esittämällä selvitys sen perustumisesta tavanomaiseen hintatasoon. Hintavertailu vähintään kolmelta tarjoajalta esim. puhelimitse, Pienhankinnat = alle 4 000 euroa olevat hankinnat yhteenvetomuistio, suorahankinta Kynnysarvon alittavat muut kuin pienhankinnat = hankinnan Kirjallinen menettely, tarjouksia on pyydettävä 3-5 toimittajalta, ei muutoksenhakuoikeutta markkinaoikeuteen arvo on 4 000 - 30 000 euroa Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat = palveluissa yli 30 000 euroa Noudatettava lain säädöksiä perustelujen ja muiden menettelyjen osalta, muutoksenhaku Suorahankinta on äärimmäinen toimenpide ja se on aina perusteltava ERÄÄT VEROT, Mikäli hankkeen toteuttajan oman organisaation hankintaohjeet poikkeavat em. ohjeista, tulee hankkeessa noudattaa niitä ohjeita, jotka ovat tiukimmat. Suorahankinnat on perusteltava kirjallisesti. Mikäli kilpailuttamisvelvoitetta ei ole täytetty, jätetään hankintameno kokonaan tai osittain hyväksymättä. Osamaksukaupalla hankitun omaisuuden hankintameno katsotaan EAKR-hankkeissa myös velaksi jääneen kauppahinnan osalta tukikelpoiseksi eräin edellytyksin, kts. tukikelposuusasetus § 19. Ko. omaisuuden vakuutus-, korjaus- ja huoltokustannukset eivät ole tukikelpoisia. Koneen tai laitteen vuokraamisesta aiheutuvat kulut (esim.leasing), ei kuitenkaan vuokraamiseen liittyvät hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- eikä huolto- tms. kustannukset. Käytettynä hankitun koneen tai laitteen hankintahinta ei saa ylittää sen käypää arvoa ja jäljellä olevan käyttöiän tulee olla riittävä investoinnin tavoitteeseen nähden. Teknisten ominaisuuksien on myös vastattava ominaisuuksiltaan suunniteltua käyttöä. Tukikelpoisuuden edellytyksenä on lisäksi, että hankintaan ei ole saatu julkista tukea viiden edeltävän vuoden aikana. Arvonlisävero on tukikelpoinen kustannus vain, jos tuensaaja esittää selvityksen siitä, ettei toimintaan liit- MAKSUT, KULUT tyvistä kustannuksista ole mahdollista saada alv:n palautusta. asetus § 19 asetus § 20 asetus § 21 Yhteishankkeissa on ilmoitettava kaikkien toteuttajien alv-kohtelu. Tukikelpoisia eivät ole: - viivästys- ja muut korkokulut, tilitapahtumista perittävät palvelumaksut, valuutan vaihtopalkkiot, kurssitappiot eivätkä muut yksinomaan rahoitukseen liittyvät menot. - sakot, pysäkointivirhemaksut, rikemaksut ja muut taloudelliset seuraamukset ja oikeudenkäyntikulut. ERÄÄT KUSTANNUKSET Tukikelpoisia ovat: Hankeen totetuttamisen kannalta tarpeelliset viranomaismaksut, kun ne on mainittu erikseen rahoituspäätöksessä. asetus § 24 asetus § 22 POISTOT asetus § 26 Kiinteistön ja käyttöomaisuuden poistot hankkeen toteutusaikana ovat tukikelpoisia, jos poistojen kohteena olevan omaisuuden hankintaan ei ole saatu julkista tukea. Poistot lasketaan voimassa olevien kirjanpitosäännösten- ja -määräysten mukaisesti. Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014) ja Valtioneuvoston asetus rakennerastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta (358/2014) TOIMIEN PYSYVYYS asetus § 4 TULOT asetus § 5 asetus § 6 Tuetun investoinnin kohdetta ei saa - pysyvästi tai merkittävästi käyttää muuhun kuin päätöksen tarkoittamaan yritystoimintaan tai kehittämistyöhön - eikä luovuttaa toiselle ennen kuin viisi (5) vuotta on kulunut tuen viimeisen erän maksamisesta. Tuensaajan on ilmoitettava mainituista muutoksista rahoittavalle viranomaiselle viiden vuoden ajan hankkeen viimeisen maksatuspäätöksen jälkeen. Tukea myönnetään hankkeesta aiheutuviin menoihin, joista on vähennetty hankkeeseen välittömästi kohdistuvat tai liittyvät tulot. Rahoituslaki 8 § 14 Tuensaajan on ilmoitettava maksatushakemuksessa hankkeen tuottamat tulot, myös sellaiset joita ei ole arvioitu hankesuunnitelmassa. Tuloa tuottavien hankkeiden erityisseuranta, kun hankkeen kustannukset yli 1 milj.euroa, ei välity de minimis-tukea Toteutuneet tulot vähennetään tukikelpoisista kustannuksista maksatuskausittain. Tuloksi katsotaan kaikki hankkeen sen toteuttamisaikana tuottamien tuotteiden, palvelujen tai muun käyttö- tai vaihto-omaisuuden myynnistä saadut tulot sekä saadut käyttökorvaukset tai vastaavat. Hanke ei saa tuottoa voittoa. (EU neuvoston yleisasetus 1083/2006 artikla 61) PERUSRAKENTEEN Hyväksyttävät kustannukset (rahoitusasetus 357/2014 § 7): rakentaminen, kone- ja laitehankinnat, aineeton oikeus, tietoverkot INVESTOINTITUKI VÄHÄMERKITYKSINEN Hankkeelle myönnetty tuki on Komission asetuksen EY N:o 1998/2006 tarkoittamaa vähämerkityksistä julkista tukea, TUKI jota voidaan myöntää yritykselle tai siihen rinnastettavalle enintään 200 000 euroa minkään kolmen vuoden De minimis jakson aikana. Rahoituslaki § 11 ja rahoitusasetus § 20 Säännöstä sovelletaan erikseen kaikkiin, joille tukea ohjautuu välillisesti hankkeen kautta. Kaikesta saadusta tuesta on ilmoitettava viranomaisille. Tuen lopullinen määrä täsmentyy viimeisen maksatuspäätöksen yhteydessä. HANKKEEN ALOITUSPALAVERIMUISTIO Ohjelmakausi 2014-2020 MAKSATUKSEN EDELLYTYKSET Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Hankkeella tulee olla oma kustannuspaikka toteuttajan kirjanpidossa. Kustannuspaikan numero _____ Kirjanpidosta tulee käydä ilmi hankkeen menot, tulot ja ulkopuolisten rahoittajien hankkeelle maksamat osuudet. Etupainoisesti tuloutuneet tukiosuudet kirjataan taseeseen ennakkotulona. Maksamisen edellytykset Maksatushakemukset tehdään järjestelmäavusteisesti Eura2014:ssa noudattaen lomakepohjien tietosisältöä. Maksatushakemuksen liitteenä toimitetaan rahoituspäätöksen mukainen loppuraportti. Maksatushakemuksen liitteenä toimitettavan kirjanpidon otteen ulkopuolisista rahoitusosuuksista pitää olla kirjanpitäjän allekirjoittama. Kustannuksista ei toimiteta tositteita eikä kp.rapaporttia Maksatusaikataulu (haettava vähintään 6 kk:n jaksoissa, hakemus 3 kk jakson päättymisestä rahoittajalle) Jaksot Hakemus rahoittajalla 1.1. - 31.12.2015 30.4.2016 Jaksot Hakemus rahoittajalla Yhteishankkeissa rahoituksen saaja vastaa muiden toteuttajien osalta tukikelpoisuus- ja ym. määräysten noudattamisesta. Rahoittaja ohjeistaa mahdollisista uusista ohjeista heti niiden ilmestyttyä. Julkiset hankinnat Hankinta-asiakirjat ( tarjouspyyntö, tarjoukset, tarjousvertailu, hankintapäätös) on säilytettävä hankkeen aineiston yhteydessä. Mahdolliset puitesopimukset toimitetaan maksatuksen liitteenä. Hankkeen seuranta ja raportointi Hankkeen seurantaraportti maksatuskaudelta toimitetaan järjestelmäavusteisesti jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä. Määrämuotoinen loppuraportti toimitetaan viimeistään viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä. Ohjausryhmän toiminta (rahoitusasetus 357/2014 § 28) Ohjausryhmä asetetaan hankkeille, mikäli se edellytetään rahoituspäätöksessä. Sen puheenjohtajan on oltava pääsääntöisesti muu kuin hakijan edustaja. Rahoittajan hankkeelle nimeämä hankkeen yhteyshenkilö on kutsuttava ohjausryhmän kokouksiin. Ohjausryhmä ei kuitenkaan vastaa oikeudellisesti hankkeen toiminnasta, vaan vastuu on tuensaajalla. Ohjausryhmä seuraa, ohjaa ja valvoo hankkeen toteutusta, mm. käsittelee hankesuunnitelman muutokset ja hankkeen raportit. Toteuttaja ei kuitenkaan voi siirtää ohjausryhmälle vastuuta hankkeen toteuttamisesta tai myönnetyn tuen käytöstä. Ohjausryhmän työstä kertyvä aineisto on säilytettävä muun hankeaineiston yhteydessä. Ohjausryhmän kokoonpano on toimitettava aloituspalaverimuistion liitteeksi. Rahoittajan hankkeelle nimeämälle yhteyshenkilölle tulee toimittaa ohjausryhmän kutsut ja pöytäkirjat. Hankesuunnitelman muuttaminen Oleelliset kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman muutokset sekä hankkeen keston muuttaminen edellyttävät hakemusta. Ohjausryhmän on käsiteltävä em. muutokset Pienehköt, vähämerkityksiset (alle 20% kokonaiskustannuksista) muutokset voidaan sopia hankkeen valvojan kanssa. Viestintä ja EU-tunnusten käyttö Vastuu tiedottamisesta on hankkeen toteuttajalla. Kaikessa hankkeisiin liittyvässä viestinnässä on käytettävä EU-lippulogoja, joka sisältää EU-lipputunnuksen ja maininnan Euroopan Unionista sekä rahastosta, josta hanke saa tukea. EU-lippu rahastotekstillä ja Vipuvoimaa EU:lta -logot pakollisia: sijainti ja koko suhteutettava asiakirjan kokoon. Viestintäohje rakennerahastohankkeille 2014-2020 löytyy osoitteesta www.rakennerahastot.fi/viestinta. Huomioi muutokset: logojen koko sama kuin muu isoin logo, verkkosivuilla logo ylös. Juliste ja tiedotuskyltti (A3) näkyvälle paikalle, joka sisältää tietoa hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta. Hankkeen kirjallinen tiedotusmateriaali on tallennettava hankkeen muun aineiston yhteyteen. Yli 500 000 euroa tukea saaneissa investointihankkeissa tulee pystyttää rakennusaikainen mainostaulu, joka hankkeen valmistuttua korvataan pysyvällä informaatiotaululla (erityisvelvoite). Asiakirjojen säilyttäminen asetus § 30 Hankkeessa syntynyt aineisto on säilytettävä siten, että se on mahdollisten tarkastajien käytettävissä ainakin 10 v. hankkeen päättymispäivästä. Myös kansallisen kirjanpitolain mukaisia säilytysaikoja on noudatettava. Yrityksille de minimis -tukena myönnetty rahoitus edellyttää aineiston säilyttämistä kymmenen vuotta tuen myöntämisestä. Alkuperäisten asiakirjojen säilytyspaikka on toimitettava aloituspalaverimuistion liitteeksi. Päättyneestä hankkeesta ilmoitetaan samoin asiakirjojen säilytyspaikka ja niistä vastaava henkilö. HANKKEEN ALOITUSPALAVERIMUISTIO Ohjelmakausi 2014-2020 Valvonta ja tarkastus Tuen käyttöä valvoo maakuntaliitto ja sillä on oikeus suorittaa hankkeeseen liittyviä tarkastuksia. Tarkastusoikeus ulottuu kaikkien hankkeen toimijoiden kirjanpitoihin. Lisäksi valtion tukivarojen käyttöä valvovat työ- ja elinkeinoministeriö sekä sosiaali- ja terveysministeriö. Maakuntaliitolla on lisäksi oikeus suorittaa tuensaajan ja sopimuskumppanien luona varmennuskäyntejä, joilla varmistetaan tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja aiheutuneiden menojen tosiasiallisuus. Tuen takaisinperintä tai palauttaminen Tuki voidaan periä takaisin tai määrätä lopetettavaksi, mikäli hankkeelle asetettuja ehtoja ei ole noudatettu. Kts. rahoituslaki 8/2014 § 37 Tuensaaja on velvollinen palauttamaan liikaa, virheellisesti tai muutoin perusteettomasti maksetun rahoituksen hallinnonalaa koskevien säädösten mukaisesti. Korjaavien toimenpiteiden lähtökohtana on havainto tai epäily tuen myöntämiseen tai maksamiseen liittyvästä virheestä. Havainnon perusteella selvitetään, onko korjaaviin toimenpiteisiin perusteita. Selvittämisen ajaksi asiassa toimivaltainen viranomainen voi tarvittaessa keskeyttää maksatuksen. Korjaavat toimenpiteet voivat kohdistua sekä toimintaan että käytettyihin varoihin. Korjaustoimenpitein tulee saattaa hanke sellaiseksi kuin virhettä ei olisi tapahtunutkaan. (HVO 7.7.2011 ”Korjaavat toimenpiteet rakennerahastoista myönnetyissä EU-osarahoitteisissa tuissa”.) Esteellisyys Julkisten varojen käytössä on noudatettava esteellisyyssäädöksiä, kts. hallintolain 434/2003 28-30 pykälät. LIITTEET Aloituspalaverikutsun mukana lähetetty sähköisesti : maksatuksen liitelomakkeet, viestintäohje rakennerahastohankkeille 2014-2020, EAKR:n kustannuslajit flat rate -mallissa (TEM:n ohje 12.05.2011), tukikelvottomien erien vaikutus -kirje (5.6.2012), asiakirjojen säilyttämislomake Päiväys Allekirjoitukset Toteuttaja Huomioita Rahoittaja ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 11.3.2013 1 HANKINTAOHJEET Laki julkisista hankinnoista astui voimaan 30.3.2007. Lakia (348/2007) ja hankinta-asetusta (Vnp 614/2007) sovelletaan kaikkiin hankintoihin, jotka on aloitettu 1.6.2007 jälkeen. Hankintalain periaatteina ovat olemassa olevien kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen sekä tarjoajien tasapuolinen, syrjimätön kohtelu ja avoimuus. Sen soveltamisalaan kuuluvat kuntien ja muiden julkisyhteisöjen tavara-, palvelu- ja urakkahankinnat, jotka ylittävät kansalliset tai EU:n kynnysarvot. Euroopan yhteisöjen komissio tarkistaa kynnysarvot kahden vuoden välein. Säätämällä kansalliset kynnysarvot ja jättämällä kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat hankintalainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle on pyritty yksinkertaistamaan hankintamenettelyjä sekä vähentämään hallinnollisia kustannuksia pienissä hankinnoissa. Hankintaohjeen pykäläviittaukset viittaavat hankintalakiin. 1. Hankintalain soveltaminen Valtion ja kuntien viranomaisten sekä muiden hankintayksiköiden* tulee noudattaa lakia kaikissa EY kynnysarvon ja kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa: * EU-kynnysarvot, direktiivin mukaiset menettelyt EU-kynnysarvot 1.1.2012 alkaen (hankintalain 16 §) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Valtion keskushallintoviranomainen Muut hankinta- viranomaiset Tavarahankinnat ja palvelu137 000 211 000 hankinnat Rakennusurakat 5 000 000 5 000 000 Käyttöoikeusurakat 5 278 000 5 278 000 Suunnittelukilpailut 130 000 200 000 (Erityisalojen hankintalain 12 §) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Tavara- ja palvelu- hankinnat 400 000 Rakennusurakat 5 000 000 Suunnittelukilpailut 400 000 Menettelyt on tarkistettava erikseen. Niitä ei käydä läpi tässä ohjeessa. * Kansalliset kynnysarvot Tavarat ja palvelut Sosiaali- ja terveysala Rakennusurakat 1.1.2008 30 000 € 100 000 € 150 000 € * Hankintarajoja on sovellettava myös muun kuin laissa mainitun julkisen hankinnan tekijän silloin, kun se saa hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta. Hankinnan arvon laskemisen perustana on koko hankintasopimuksen voimassaoloaikana tehtävien hankintojen arvonlisäveroton kokonaisarvo, mukaan luettuna mahdollinen optio lisätilauksesta. Optio ei voi ylittää puolta alkuperäishankinnan kokonaisarvosta. Hankintaa ei saa pilkkoa Hankintaohje 11.3.2013 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 11.3.2013 2 keinotekoisesti. Yhteishankinnoissa otetaan huomioon kaikkien hankintamenettelyyn osallistuvien hankintayksiköiden sopimuskokonaisuuksien arvo. 2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankintailmoitus Kaikilla toimittajilla on oltava mahdollisuus saada riittävä tieto hankinnasta ja tarjouskilpailuun osallistumisesta. Hankinnoista on sen vuoksi ilmoitettava valtakunnallisella julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA), www.hankintailmoitukset.fi (avoin hankintamenettely). Laadittava tarjouspyyntö on hyvä liittää hankintailmoituksen liitteeksi. Rajoitetussa hankintamenettelyssä hankintailmoituksella ilmoittautuneista halukkaista tavarantoimittajista valitaan erikseen ne, jotka voivat jättää tarjouksen. Suorahankinta on mahdollinen vain, kun lain mainitsemat ehdot täyttyvät. Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö on laadittava kirjallisesti ja sen on oltava niin selkeä, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Ns. tekninen vuoropuhelun mahdollisten tarjoajien kanssa ennen tarjouspyynnön laadintaa on sallittua. Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa pyydetään toimittajia esittämään tarjouksensa kirjallisesti ja määräaikaan mennessä (40 §). Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat toisistaan, noudatetaan hankintailmoituksessa ilmoitettua. Tarjousten valintaperusteet on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailu tulee perustaa näihin valintaperusteisiin. Tarjoajien kelpoisuus pakottavat hylkäämisperusteet harkinnanvaraiset hylkäämisperusteet Tarjousten vertailu Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta ennen tarjousten vertailua. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi on myös suoritettava ennen tarjousten vertailua. Hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen tarjous voidaan tarjoajan kuulemisen jälkeen hylätä. Kuuleminen on tehtävä kirjallisesti. Jos valintaperusteita ei ole erikseen ilmoitettu, ratkaisee valinnan hinta. Käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Tarjouksen vertailuperusteina voidaan käyttää esimerkiksi laatua, hintaa, teknisiä ansioita, esteettisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, ympäristöystävällisyyttä, käyttökustannuksia, kustannustehokkuutta, myynnin jälkeistä palvelua ja teknistä tukea, huoltopalveluja, toimituspäivää tai toimitus- tai toteutusaikaa taikka elinkaarikustannuksia (62 §). Älä käytä kuitenkaan sellaisia vertailuperusteita, joita et voi konkreettisesti mitata tai todentaa. Esim. ympäristöystävällisyys ei sellaisenaan kelpaa perusteeksi. Myöskään standardia ei voi vaatia ainoana vaihtoehtona = oltava vaihtoehtoinen tapa osoittaa vaatimusten täyttyminen. Tarjoajan referenssit huomioidaan tarjoajan kelpoisuusehtoina, ei tarjouksen valintaperusteina. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätöksessä kuvataan hankintamenettely, saadut tarjoukset ja tehty ratkaisu. Hintatieto on julkinen tieto. Hankintapäätös tulee aina perustella. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen jättäneille. Päätökseen tulee liittää oikaisuvaatimusohje ja kirjallinen ohje asian saattamiseksi markkinaoikeuteen (valitusosoitus). Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimus (74 §). Hankintaohje 11.3.2013 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 11.3.2013 3 Hankintaprosessi voidaan myös keskeyttää, jos hankinta on esim. käynyt tarpeettomaksi, kilpailua ei synny, hankintayksikön varat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen tms. objektiivisin perustein. 3. Kansallisen kynnysarvon alittavat ns. pienhankinnat Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon (30 000 € ilman arvonlisäveroa) alittavia tavaroiden ja palvelujen hankintoja. Pienhankintoja tehtäessä ei noudateta hankintalakia. Niistä ei esimerkiksi ole pakko ilmoittaa HILMAssa. Niissä on kuitenkin huomioitava hyvän hallinnon yleinen periaate, joka takaa tarjoajille tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Hankintamenettelyn eri vaiheet on tässäkin tapauksessa syytä dokumentoida asianmukaisesti. Maakuntaliiton pienhankinnoissa noudatetaan seuraavia raja-arvoja: 1) Jos hankinnan arvo on alle 4 000 €, niin soveltuvin osin tarkistetaan hankinnan kohteen markkinahinta esimerkiksi verkkokauppavertailuin. 2) Hankinnan arvon ollessa 3 000 - 5 000 €, pyydetään tarjoukset 3 - 5 toimittajalta sähköpostilla tai kirjeitse tehtyä kilpailutusta todentamaan. Hintavertailuissa voidaan käyttää myös esim. verkkokauppojen päivähintoja. Hankinta dokumentoidaan esimerkiksi tarjousasiakirjoihin tai erilliseen muistioon. Dokumentoinnin tulee sisältää tiedot hankintamenettelystä, hintatiedot, asian ratkaisu ja perustelut päätökselle. Hyvän hallintotavan mukaisesti ratkaisu on hyvä lähettää tiedoksi tarjouksen antaneille. Jos asiasta tehdään viranhaltijapäätös, samat tiedot tulee sisällyttää päätökseen. Liiton toteuttamissa EU –hankkeissa pienhankintaraja on 4 000 €. 3) Jos pienhankinnan arvo on 5 001 – 30 000 €, hankinta kilpailutetaan. Tarjoukset pyydetään kirjallisena 3 - 5 toimittajalta. Tarjouspyynnössä mainitaan valintakriteerit, ellei asiaa haluta ratkaista hinnan perusteella. Hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös, josta käy ilmi hankintamenettely, hintatiedot, asian ratkaisu ja päätöksen perustelut. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen jättäneille. Siihen liitetään oikaisuvaatimusohje. 4) 4. Määritelmät Avoin menettely Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön toimesta. Ilmoituksen perusteella kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjousasiakirjat ja tehdä tarjous. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttyjen tarjousten perusteella. Rajoitettu menettely (kansallisen kynnysarvon alittava) Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Suositeltavana määränä pienissä hankinnoissa voidaan pitää vähintään kolmea toimittajaa. Rajoitettua menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella. Hankintaohje 11.3.2013 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 11.3.2013 4 Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella. Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa tarvittaessa käydä neuvotteluja, joiden tarkoituksena on vain selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi (ns. tinkimiskierros) on kiellettyä. Tässä tarkoituksessa neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta erityisestä neuvottelumenettelystä. Neuvottelumenettely Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyin ilman erityistä syytä toisin kuin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Neuvottelumenettely toi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä. Neuvottelumenettely ilman kilpailua eli suora hankinta on sallittua jäljempänä mainituin edellytyksin. Hankinta ilman kilpailutusta (suora hankinta) Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on hankintalaissa mainittujen perusteiden lisäksi mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava myös hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia eli ns. transaktiokustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen (ja hankintayksiköstä riippumattomasta syystä kiireinen) hankinta. Suorassa hankinnassa suoritetaan tilaus ilman tarjouspyyntöä tai tehdään hankintapäätös tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Suora hankinta on erotettava tilauksista, jolta hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. 5. Hankintaprosessin tiivis kuvaus Tutustu hankinnan kohteeseen ennen tarjouspyynnön ja ”teknisten vaatimusten” kirjoittamista Selvitä, onko kyseessä kynnysarvon ylittävä hankinta, jolloin toimenpiteet määriytyvät sen mukaan Aseta mahdollisille tarjoajille kelpoisuusvaatimukset (tarjoajien referenssit) Tee selkeä tarjouspyyntö, jossa järkevät/mitattavat valintaperusteet Kynnysarvon ylittävässä hankinnassa tee ilmoitus HILMAan Kynnysarvon alittava hankinta - kts. maakuntaliiton ns. pienhankintaohje Tarjousten avaus keskitetysti ja kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa myös dokumentoidusti, myös pienemmissä hankinnoissa dokumentointia suositellaan. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten kelpoisuuden arviointi Tarjousten keskinäinen vertailu Hankintaohje 11.3.2013 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 11.3.2013 5 Hankintapäätös: Viranhaltijapäätös Dynastyssä (mukaan liitteiksi kaikki olennaiset asiakirjat): talousarvion toimeenpanopäätöksessä vuosittain vahvistetaan euromääräiset hankintarajat. Päätöksen tiedoksianto tarjoajille, hankintapäätös on asianosaisjulkinen eli tieto kaikesta, mikä on vaikuttanut päätökseen. Hankintasopimus vasta, kun muutoksenhakuaika on kulunut (21 vrk) Kaikki hankinta-asiakirjat tulevat julkisiksi kun hankintasopimus on tehty (yleisöjulkisuus) liikesalaisuuksia lukuun ottamatta. 6. Ohjeita Hankintaohje 11.3.2013 K:/Henkilöstö/Ohjeet,infot/Hankintaohjeet www.kunnat.net, Suomen kuntaliitto: Kuntien yleiset hankintaohjeet 2007 www.hankintailmoitukset.fi www.tem.fi, Kuluttajat ja markkinat, Julkiset hankinnat HVJ 2014-2020 Tietoturvaohjeet – maakuntaliitto Käyttäjätunnukset Käyttäjätunnusten henkilökohtaisuus Älä anna tunnustasi ja salasanaasi muiden käyttöön, ei edes väliaikaisesti. Jos joku pyytää sinua kertomaan salasanasi, suhtaudu pyyntöön epäilevästi. Pankit ja viranomaistahot eivät koskaan lähetä sähköpostiviestejä, joissa pyydetään antamaan Internetpalvelun tunnuksia, korttinumeroa tai muuta salaista tietoa. Älä siis vastaa mahdollisiin viesteihin, joissa kysellään esimerkiksi kirjautumistunnuksia. Salasanan valinta ja vaihtaminen Valitse salasanasi huolella ja säilytä se turvallisessa paikassa. Hyvässä salasanassa on sekaisin kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä ja salasanan pituus on vähintään kahdeksan merkkiä. Vaihda salasana säännöllisesti, jos epäiletkin tunnuksen ja salasanan joutuneen vääriin käsiin, niin vaihda salasanat heti. Käyttäjätunnusten käyttäminen viraston ulkopuolella Älä käytä käyttäjätunnustasi ja salasanaasi epäilyttävistä paikoista, kuten kahviloiden tietokoneilta. Muiden palveluiden käyttäjätunnukset Jos henkilökohtaisia tietoja pitää antaa Internet-palveluissa, tarkista mihin niitä käytetään ja onko sivusto suojatun yhteyden takana (osoitteessa on https:// ja selaimen osoiterivillä on lukon kuva). 1 Liite 8 Sähköposti Yleistä Työsähköpostia ei saa ohjata ulkopuoliseen sähköpostijärjestelmään. Älä käytä työpaikalla muita sähköpostipalveluita (esimerkiksi Internetin ilmaisia sähköpostipalveluita). Käytä työsähköpostin lukemiseen viraston ulkopuolella yhteyden salaavaa sähköpostiohjelmaa (nettipostia, Microsoft Outlook Web Accessia) Sähköpostin lähettäminen ja vastaanottaminen Jos sähköpostiviestin otsikko näyttää epäilyttävältä, poista viesti avaamatta sitä. Suhtaudu varauksella viesteihin, jotka on kirjoitettu kielellä, jota lähettäjä ei yleensä käyttäisi. Lähettäessäsi viestejä varmista, että viestin lähtee oikealle henkilölle ja myös sähköpostiosoite on oikein kirjoitettu. Mikäli saat toiselle henkilölle kuuluvan sähköpostin, ilmoita lähettäjälle väärästä osoitteesta. Muista, että sinulla on vaitiolovelvollisuus saamastasi viestistä. Sähköpostin lähettäjän osoitteen voi väärentää helposti – älä luota siihen liikaa. Älä lähetä ketjukirjeitä tai muuta roskapostiksi luokiteltavia viestejä. Sähköpostiosoitteen julkaiseminen Jos sinun täytyy ilmoittaa sähköpostiosoitteesi Internetissä, etkä kaipaa roskapostia, toimi seuraavasti: Liitä sähköpostiosoite sivulle kuvatiedostona. Kirjoita koko sähköpostiosoite ja siihen kuuluvat välimerkit tekstinä. Esim. etunimi piste sukunimi (at) virasto piste fi 2 Internet Yleistä Internetissä sivuille voi olla kätkettynä haittaohjelmia. Käytä tavallista maalaisjärkeä selailtaessa epäilyttäville sivustoille ei kannata mennä. Muista varmistaa, että koneesi on suojattu asianmukaisesti ja että viruksentorjuntaohjelmiston päivitykset on ajan tasalla. Huomaa, että usein yleisessä käytössä olevat langattomat verkot ovat tavallisesti suojaamattomia ja verkkoliikennettäsi voi seurata helposti. Tällaisissa verkoissa kannattaa käyttää vain sellaisia sähköposti- ja verkkopalveluja, jotka salaavat tietoliikenteen (osoitteessa on https:// ja selaimen osoiterivillä on lukon kuva). Verkkopankki ja muut henkilökohtaiset palvelut Kun olet verkkokaupan sivulla, jossa annat maksamista koskevat tiedot, tarkista, että yhteys on salattu. (Sivun osoiterivi alkaa tekstillä https:// ja selaimen osoiterivillä on lukon kuva). Jos käytät esimerkiksi pankkipalvelua koneelta, joka ei ole pelkästään sinun käytössäsi, muista käytön jälkeen tyhjentää selaimen välimuisti Internet Explorer: Valitse Työkalut – Poista selaushistoria Firefox: Valitse Työkalut – Poista historiatietoja Huolehdi siitä, että selainohjelmien eivät talleta käyttäjätunnuksia ja salasanoja tietokoneelle. Ohjelmien lataaminen Älä lataa Internetistä tarpeettomia ohjelmia, etenkään jos et voi olla varma niiden luotettavuudesta. 3 Sosiaalisen median ohjelmistot Harkitse, mihin palveluihin kannattaa rekisteröityä. Kerro verkossa harkiten tietoja itsestäsi. Mitä vähemmän kerrot, sitä parempi. Kerran verkkoon laitettua henkilökohtaista tietoa kuten valokuvaa tai kotiosoitetta voi olla mahdoton myöhemmin saada kokonaan poistettua. Älä käytä sosiaalisen median ohjelmistoissa (Facebook, blogit, kuvapankit, videopankit, Twitter, verkkoyhteisöt) työpaikan sähköpostiosoitetta, tunnuksia ja salasanoja. Älä lataa sosiaalisen median ohjelmistoista omalle koneelle ohjelmia, sillä ne voivat sisältää haittaohjelmia. Tietokoneet Käyttöjärjestelmä ja ohjelmistot Varmista, että tietokoneesi käyttöjärjestelmän sekä sovellusten tietoturvapäivitykset ovat ajan tasalla. Suojaa kotikoneesi virustorjunta- ja palomuuriohjelmistolla. Älä asenna itse tai anna muiden asentaa tietokoneellesi tarpeettomia tai epäilyttäviä ohjelmia. Älä kerro etätukiohjelmiston ID:ta ja salasanaa muille kuin omalle ylläpitohenkilöstölle Varmuuskopiot Tallenna tärkeät työsi verkkolevyille (niistä otetaan keskitetysti varmuuskopiot). Maakuntaliiton järjestelmässä myös oman tietokoneen Omat tiedostot- kansio (Windows 7 koneissa Tiedostotkansio) synkronoituu automaattisesti verkkoon. Koneen lainaaminen ja käytön estäminen Älä lainaa tietokonettasi toiselle, ellet ole varma hänen luotettavuudestaan. Lukitse tietokone aina poistuessasi sen ääreltä (Windows-koneissa paina Ctrl+Alt+Del ja valitse Lukitse tämä tietokone). 4 Kannettavat tietokoneet Kannettavan tietokoneen käyttö edellyttää erityistä huolellisuutta. Matkustaessasi älä jätä kannettavaa näkyville esimerkiksi autoon. Tulostaminen Tulostaminen Tulostaessasi luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja sisältäviä tietoja varmista, että tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Jos käytät yhteiskäyttöistä kirjoitinta, nouda dokumentti tulostimelta heti tulostamisen jälkeen. Jos tulostimelle on unohtunut toisen henkilön luottamuksellinen dokumentti, toimita se ko. henkilölle. Asiakirjojen säilyttäminen ja tuhoaminen Luottamuksellisia tietoja sisältävät tulosteet ja muut dokumentit on säilytettävä lukitussa paikassa Tuhottavaksi tarkoitetut dokumentit tulee hävittää välittömästi tai laittaa erilliseen lukittuun lokeroon. 5 Tietoturvallisuus Tietoturvallisuuden tavoitteena on, että palvelut ja järjestelmät toimivat oikein, luotettavasti ja ovat turvallisia käyttää. Käyttäjän vastuut Tietoturvallisuus on oleellinen osa viraston toiminnan ja palveluiden laatua ja tapahtuvaa päivittäistä tietojen käsittelyä. Jokainen järjestelmien käyttäjä osallistuu omalta osaltaan tietoturvallisuuden toteuttamiseen ja valvontaan. Tietoturvasäännöt Tiedon turvaaminen on oleellinen osa toiminnan ja palveluiden laatua, kokonaisturvallisuutta ja tapahtuvaa päivittäistä tietojen käsittelyä. Maakuntaliiton tietoturvallisuuden yleiset päämäärät, tavoitteet, vastuut ja toteutuskeinot määritellään tietoturvapolitiikassa. 6 TEM/ALUE/RARA 25.11.2014 LIITE 10 Suunnitelma henkilöresurssien ja riittävän osaamisen kohdentamisesta välittävässä toimielimessä Yleisasetus (EU) N:o 1303/2013 liite XIII, kohta 1.iv) ja komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) N:o 1011/2014 liite III, kohta 2.2.1 Tässä liitteessä kuvataan, miten välittävä toimielin varmistuu riittävästä henkilöstömäärästä, ja riittävästä osaamisesta välittävän toimielimen kaikissa tehtävissä. Lisäksi kuvataan, miten varmistutaan henkilöstön osaamisen ja ammattitaidon kehittämisestä. Sijaisuuskysymyksissä tulee kiinnittää erityistä huomiota tehtävien eriyttämiseen. Kaikissa kohdissa voidaan hyödyntää olemassa olevia viraston johtamisasiakirjoja, menetelmäkuvauksia, henkilöstöhallinnon ohjeita jne. Välittävä toimielin: Etelä-Savon maakuntaliitto Suunnitelman laatija: Mervi Simoska, Riitta Koskinen Suunnitelma laadittu (pvm): 30.1.2015 1. Kuvaa menettelyt, joilla virasto varmistaa, että kaikkiin välittävän toimielimen tehtäviin on käytettävissä riittävät henkilöstöresurssit ja riittävä osaaminen. Etelä-Savon maakuntaliitto on toiminut välittävänä toimielimenä EU-jäsenyyden alusta lähtien. Vuosikymmenten myötä maakuntaliiton henkilöstön osaamista on kartutettu ja rahoituspäätöksentekoon osallistuvien osuutta koko henkilöstöstä on laajennettu. Suurin osa liiton aluekehitys- ja aluesuunnitteluhenkilöstöstä osallistuu rahoituspäätösten valmisteluun omalla erityisasiantuntemuksen alallaan, mikä tuo hankeprosessiin merkittävästi substanssiosaamista. Lisäksi teknisen tuen rahoituksella on päättyneellä ohjelmakaudella palkattu pelkästään hankevalmisteluun ja hankeprosessin kehittämiseen 1 htv, ja alkaneella ohjelmakaudella hankevalmisteluun ovat osallistuneet myös MYR-sihteeristötehtäviä hoitavat. Hallinto- ja kehittämisyksikkö vastaa maksaja- ja jakotoimenpide-rooleista. Tehtävien eriyttäminen on hoidettu kulloisenkin ohjeistuksen mukaisesti. Maakuntaliitto on jälleen uuden ohjelmakauden alussa ollut aktiivisesti kehittämässä ohjelman toimeenpanoon liittyviä käytäntöjä yhteistyössä muiden Itä- ja Pohjois-Suomen maakuntaliittojen, Ely-keskusten ja TEMin kanssa ja myös oman työyhteisön sisällä. Toimintatapoja on hiottu, jotta mm. käsittelyajat saadaan lyhenemään ja tehostettua koko prosessia. Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti koulutusta. Liitolla on riittävät taloudelliset resurssit varattu henkilöstön osaamiseen kehittämiseen henkilöstö- ja koulutussuunnitelman mukaisesti. Suunnitelma päivitetään vuosittain. 1 TEM/ALUE/RARA 25.11.2014 LIITE 10 2. Kuvaa, miten viraston käytettävässä olevassa tehtävänkuvauslomakkeessa on yksilöity tehtävän tavoitteet ja velvollisuudet. Jokaisella henkilöllä, jolla on rooli rakennerahasto-ohjelman toteuttamiseen liittyvissä tehtävissä, on tehtävänkuvauksessa yksilöity nämä tehtävät, niihin liittyvät mahdolliset ohjelmistojen yms. vaatimat käyttöoikeudet. Lisäksi on määritelty mahdolliset sijaisuudet. 3. Kuvaa viraston rekrytointiprosessi: hakumenettely, valintaperusteet, tehtävän täyttömenettely. Kaikki virat laitetaan avoimeen hakuun lain (304/2003) mukaisesti. Virkasuhteiset (3) valitsee maakuntahallitus maakuntajohtajaa lukuun ottamatta, jonka valitsee maakuntavaltuusto. Hallintosäännössä on määritelty em. virkojen kelpoisuusehdot. Kaikki avoimet työsopimussuhteiset tehtävät laitetaan ulkoiseen hakuun. Alle vuoden kestävät määräaikaiset tehtävät voidaan kuitenkin täyttää ilman avointa hakua. Hakuvaiheessa määritellään tehtäväkuvaus sekä tehtävän edellyttävä osaaminen. Hakuilmoitus julkaistaan vähintään maakuntaliiton virallisissa ilmoituslehdissä, liiton nettisivuilla sekä työvoimahallinnon mol.fi -sivuilla. Määräaikaan mennessä saapuneet hakemukset otetaan huomioon. Hakijoista laaditaan yhteenveto, jonka perusteella valitaan mahdolliset haastateltavat. Maakuntajohtaja tekee valintapäätöksen yksikön esimiehen esityksestä. Mahdollisen kieltäytymisen varalle voidaan valita varahenkilö. Virkaan tai tehtävään valittavan on esitettävä lääkärintodistus 3 kk kuluessa tehtävän vastaanottamisesta. Yleensä sekä viroissa että tehtävissä on myös koeaika, joka ilmoitetaan hakuilmoituksessa. Kaikille hakijoille toimitetaan päätös muutoksenhakuohjeineen tiedoksi. 4. Kuvaa, miten virastossa järjestetään henkilöstön vaihdoksista aiheutuvat toimet. Miten ja kuinka nopeasti uuden henkilön perehdyttäminen järjestetään? Kuvaa mahdolliset perehdytysmateriaalit ja –tilaisuudet. Mikäli henkilöstövaihdos on hyvissä ajoin tiedossa, edeltäjä perehdyttää seuraajansa tehtävään. Mikäli uusi henkilö ei ehdi aloittaa ennen edeltäjänsä pois lähtemistä, vastuu perehdyttämisestä on esimiehellä ja perehdyttämiseen vastuutetuilla kollegoilla. Mikäli mahdollista, tällaisessa tilanteessa uusi työntekijä tutustuu edeltäjänsä johdolla tehtävään jo ennen sen virallista alkamista. Lomat yms. vapaat suunnitellaan niin, että uudella tulijalla on vastuuhenkilö perehdyttämässä heti aloittamispäivästä lähtien. Hänen kanssaan uusi henkilö tutustuu myös liiton muihin henkilöihin ja toimitiloihin. Yleisestä perehdyttämisestä taloon on laadittu Tervetuloa töihin Etelä-Savon maakuntaliittoon –aineisto yhteiselle verkkoasemalle. Sen päivittämisestä vastaa hallinto- ja kehittämisyksikkö. Sen hallintosihteerit ja talouspäällikkö vastaavat henkilön yleisestä perehdyttämisestä taloon sekä hyödyntämään em. tervetuloa-aineistoa. Järjestelmäpäällikkö vastaa, että tekniset edellytykset työn tekemiselle ovat kunnossa. Virastolla on yhteiset aamu- ja iltapäiväkahvihetket sekä maanantai-iltapäivisin viikkopalaveri, joiden yhteydessä uusi henkilö viimeistään esitellään. 2 TEM/ALUE/RARA 25.11.2014 LIITE 10 5. Kuvaa sijaisuusmenettelyt pitkäaikaisten poissaolojen varalta huomioiden tehtävien eriyttäminen. Lyhytaikaisissa sijaisuuksissa maksatustarkastajat sijaistavat toisiaan ja valmistelijat (päälliköt, suunnittelija) toisiaan. Hallintosihteeri (TV) toimii talouspäällikön sijaisena. Mikäli sijaisuus on pidempiaikainen, palkataan tarvittaessa siihen sijainen ulkopuolelta. 6. Ovatko henkilöstön käytössä olevat tilat ja laitteet riittävät/asianmukaiset tehtävien hoitamisen kannalta? Etelä-Savon maakuntaliitolla on käytössään vuonna 2014 remontoidut toimitilat. Kalustoa on uusittu mm. hankkimalla sähköpöytiä työergonomian parantamiseksi. Tieto- ja viestintätekniikkaa pidetään ajan tasalla. 7. Kuvaa menettely, jolla varmistetaan, että henkilöstö saa säännöllisesti koulutusta ja että uusi henkilöstö saa riittävän perehdytyksen ja peruskoulutuksen tehtävien hoitamiseksi. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma päivitetään vuosittain. Määrärahoja koulutusiin varataan em. suunnitelman mukaisesti. Henkilöstöllä on mahdollisuus osallistua niihin koulutuksiin, jotka katsovat tehtävien hoitamisen ja osaamisensa kehittämisen kannalta tarpeellisiksi. Pääsääntöisesti uuden henkilön perehdyttämisestä tehtävään vastaavat olemassa oleva henkilöstö. Uudelle henkilölle järjestetään tarvittaessa myös räätälöityä yksilöllistä koulutusta ostopalveluna tarpeen mukaisesti tehtävään liittyen. Työnantajan velvollisuus on huolehtia siitä, että myös uusilla työntekijöillä on riittävät tiedot ja taidot tehtävästä suoriutumiseen. 8. Kuvaa kehitys- ja suoritusarviointikeskustelun sisältö ja menettelyt. Kehityskeskustelut Etelä-Savon maakuntaliitossa käydään vuosittain syyskuussa ennen seuraavan vuosien talous- ja toimintasuunnitelman laadintaa. Kehityskeskusteluissa käydään läpi mennyt vuosi niin työntekijän kuin työnantajan näkökulmasta, käydään läpi nykyiset ja tulevat tehtävät, mahdolliset kehittämis- ja koulutustarpeet sekä päivitetään tarvittaessa tehtävänkuvaus vastaamaan muutoksia. 3 Etelä-Savon maakuntaliitto 29.1.2015 Etelä-Savon maakuntaliitto HVJ 2014-2020 ORGANISAATIOKAAVIO 29.1.2014/EU-OHJELMIEN HALLINNOINTI OHJELMAKAUDELLA 2014-2020 MAAKUNTAVALTUUSTO LIITE 11 TARKASTUSLAUTAKUNTA Rahoituspäätöset, jatkotoimenpiteet MAAKUNTAHALLITUS MYR SIHTEERISTÖ MAAKUNNAN YHTEISTYÖRYHMÄ (MYR) MAAKUNTALIITON VIRASTO MAAKUNTAJOHTAJA Pentti Mäkinen Esikuntatehtävät - Yhteyspäällikkö Teppo Leinonen Maakuntajohtaja esittelee kaikki hankkeet maakuntahallitukselle, joka tekee EU-hankkeissa lopulliset rahoituspäätökset. Maakuntajohtaja toimeenpanee hallituksen päätöksen Eura 2014 -järjestelmässä. ALUEKEHITYSYKSIKKÖ ALUESUUNNITTELUYKSIKKÖ HALLINTO- JA KEHITTÄMISYKSIKKÖ - Aluekehitysjohtaja Riitta Koskinen - Suunnittelija, hankevalmistelu Marjaana Kivelä - Ohjelmapäällikkö Jyrki Kuva - Kehittämispäällikkö Eveliina Pekkanen - Kehittämispäällikkö Kari Kangaspunta - Suunnittelija Teemu Räihä - Kehittämispäällikkö Heli Gynther - Suunnittelija, hankevalmistelu Marjaana Kivelä - Tiedottaja Tuula Huoviala 25% - Liikenneinsinööri Marko Tanttu - Ympäristöpäällikkö Sanna Poutamo - Hallinto- ja kehittämisjohtaja Mervi Simoska - Talouspäällikkö Jutta Kiiskinen - Hallintosihteeri Tanja Valanta - Hallintosihteeri Tiina Hämäläinen Taustan väri ilmaisee seuraavia rooleja Rahoittaja-roolissa olevat Omien hankkeiden hallinnointi (toteuttaja) - Maksatustarkastaja Kirsi-Maaria Piispanen - Maksatustarkastaja Marjut Laitinen - Maksatustarkastaja Arja Keinänen - Toimistosiheeri Tiina Valjakka Maksaja-roolissa olevat Mkh ja hallinto- ja kehittämisjohtaja = jatkotoimenpiteiden tekijä Etelä-Savon maakuntaliitto 24.2.2015 HVJ 2014-2020 LIITE 12 HANKEHALLINNOINTITEHTÄVIÄ HOITAVA HENKILÖSTÖ Johtoryhmä Maakuntajohtaja Pentti Mäkinen Viraston ylin johto Yleinen nimenkirjoitusoikeus Maakuntahallituksen esittelijä Maakuntahallituksen rahoituspäätösten vienti Euraan (täytäntöönpano) Muutospäätökset (kustannukset, rahoitus, hankkeen kesto) Hyväksyjä (rahoittaja), varalla Koskinen Yhteyspäällikkö Teppo Leinonen Omien hankkeiden toteuttaja Toteuttaja Aluekehitysjohtaja Riitta Koskinen Aluekehitysyksikön päällikkö Maakuntaliiton hankeryhmän vetäjä MYR:in esittelijä MYR sihteeristön puheenjohtaja EU-rakennerahasto-ohjelmien toimeenpano ja yhteistyö Itä- ja Pohjois-Suomen tasolla Rahoittaja - maakuntajohtajan varahlö Eurassa (hyväksyjä) Hallinto- ja kehittämisjohtaja Mervi Simoska Hallinto- ja kehittämisyksikön päällikkö Hyväksyjä (maksaja) Yleinen hankeohjeistus ja järjestelmäkuvaukset Maksatuspäätökset Paikan päällä tarkastukset: suunnitelma ja seuranta Maakuntahallituksen valmistelija: jatkotoimenpiteistä päättäminen (hankkeet, hallinnointijärjestelmä) muutoksenhaut hankeasioissa (oikaisuvaatimukset, kunnallisvalitukset) Jatkotoimenpidepäätökset, takaisinperintäpäätökset (hallituksen päätöksen toimeenpanopäätöksiä) Suunnittelija/ennakointi Teemu Räihä Elinkeinoelämään ja innovaatiotoimintaan liittyvät kehittämishankkeet Rahoittaja, varalla Nieminen Vs. suunnittelija Marjaana Kivelä Osaamiseenn, koulutukseen ja tutkimukseen liittyvät kehittämistehtävät Rahoittaja, varalla Räihä Kehittämispäällikkö Kari Kangaspunta Terveyteen ja hyvinvointiin liittyvät kehittämishankkeet Kehittämispäällikkö, matkailu ja kulttuuri Heli Gynther Matkailuun ja kulttuuriin liittyvät kehittämistehtävät Ohjelmapäällikkö/maakuntaohjelma Jyrki Kuva Maakuntasuunnitelman ja -ohjelman valmistelu-, yhteistyö- ja toimeenpanotehtävät Rahoittaja, varalla Räihä Maaseutuasoihin, elintarviketuotantoon, kalastukseen ja metsään liittyvät kehittämistehtävät Kehittämispäällikkö Eveliina Pekkanen Koulutukseen ja tutkimukseen liittyvät kehittämistehtävät Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan kuuluvat kehittämishankkeet Maakuntainsinööri Marko Tanttu Kehittämistehtävät liittyen liikenteeseen, energiahuoltoon, kunnallistekniikkaan ja luonnonvaroihin Oman tuotannon hankkeiden valvoja Vs. aluesuunnittelujohtaja Sanna Poutamo Ympäristöalaan liittyvät kehittämishankkeet Rahoituspäätökset Yhteiset tehtävät: Rahoittaja, varalla Pekkanen Rahoittaja, varalla Räihä Rahoittaja, varalla Poutamo Rahoittaja, varalla Tanttu Hankkeiden valmistelu päätöksentekoa varten: hankeryhmä, maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö, teemaryhmät, maakuntahallitus Päätösten valmistelu Eura 2014 -järjestelmään Hankkeiden valvonta ja neuvonta, aloituspalaverit ja ohjausryhmätyö Paikan päällä tarkastuksiin osallistuminen Maksatushakemusten tarkastaminen toiminnallisen sisällön osalta Maksatuspäätökset ja paikan päällä tarkastukset Maksatustarkastaja Maksatustarkastaja Maksatustarkastaja Marjut Laitinen Maksatuspäätösten valmistelu Kirsi-Maaria Piispanen Paikan päällä tarkastusten suorittaminen Arja Keinänen Takaisinperintää koskevien päätösten valmistelu Kirjanpidon ja rekisterien täsmäytykset (KMP) Tarkastussuunnitelman laadinta (ML) Rekisteritietojen ylläpito Maksaja, varalla Piispanen Maksaja, varalla Laitinen Maksaja, varalla Laitinen Muut hankehallinnointitehtävät Sunnittelija/ennakointi Teemu Räihä Myöntövaltuusseuranta Myöntövaltuuksien vastaanotto Myöntävaltuuksien kohdentamisesitykset Maksupyyntöjen todentaminen Rahoitustietojen varmenneraportti Sääntöjenvastaisuusilmoitukset Hankkeiden seurantatietojen ylläpito Hankkeiden vaikuttavuuden arviointi Ohjelmapäällikön sijainen Rahoittaja, varalla Nieminen Ohjelmapäällikkö/rakennerahastot Outi Nieminen MYR:in ja sihteeristön kokousten valmistelu ja sihteerin tehtävät Myöntövaltuusseuranta, toimeenpanosuunnitelman toteutuminen Saapuneiden hankehakemusten koonti (MYR) Yleinen ohjelmatiedottaminen Maakuntaliiton hankeryhmän sihteeri Maakuntaliiton hankekäytäntöjen ja ohjeistuksen kehittämistyö Rahoittaja, varalla Räihä Suunnittelija/hankevalmistelu Marjaana Kivelä Hakijoiden neuvonta, hankkeiden valvonta Hakijoiden neuvonta järjestelmän käytön osalta Maakuntaliiton hankekäytäntöjen ja ohjeistuksen kehittämistyö Rahoittaja, varalla Räihä Tiedottaja Tuula Huoviala Yleinen ohjelmatiedottaminen MYR:in tiedottaminen Maakuntahallituksen päätöksistä tiedottaminen Talouspäällikkö Jutta Kiiskinen Liiton kirjanpitäjä Valtion toimeksiantovarojen kirjanpito ml. pankkitilen korot Hankkeiden maksatuspäätösten kirjanpito Takaisinperintöjen maksuunpano ja kertymisen seuranta Maksupäivän merkitseminen Eura 2014 -järjestelmään Maksaja, varalla Valanta Hallintosihteeri Tanja Valanta Maakuntahallituksen rahoituspäätösten tiedoksianto muutoksenhakuohjeineen Dynasty-asiahallintajäjestelmään asiakirjojen vienti Talouspäällikön sijainen Maksaja, varalla Kiiskinen Hallintosihteeri Tiina Hämäläinen Rahoitustietojen varmenneraportti Sääntöjenvastaisuusilmoitukset Hyväksyjä Toimistosihteeri Tiina Valjakka Päättyneiden hankkeiden arkistointi Muut avustavat tehtävät TEHTÄVIEN ERIYTTÄMINEN MYÖNTÖVALTUUS JA MÄÄRÄRAHAT myöntövaltuuden vastaanottaminen esitys myöntövaltuuksien kohdentamisesta päätös myöntävaltuuksien kohdentamisesta x myöntövaltuuksien seuranta ja raportointi määrärahojen vastaanottaminen /kirjanpito raportointi määrärahatilanteesta rahoitustietojen varmenneraportti TIETOJÄRJESTELMÄT käyttäjäoikeudet, roolit (esimiehet määräävät) x käyttöikeuksien antaminen järjestelmässä TIEDOTTAMINEN, NEUVONTA tukimahdollisuudesta tiedottaminen x hakijoiden neuvonta PROJEKTIHAKEMUKSEN KÄSITTELY hallinnointitehtävät, rekisterit - hakemuksen ottaminen valmisteluun - saapuneiden hankehakemusten rekisteri (MYR) RAHOITETTAVIEN HANKKEIDEN VALINTA sihteeristökäsittely (MYR) lista hakemuksista x hankeryhmä (maakuntaliitto), valintakriteeristökokous sihteeristö /teemaryhmän kanta (MYR) x RAHOITUSPÄÄTÖS päätösprosessi - MYR-sihteeristö x - MYR:n lausunto (sihteeristön esityksestä) x - maakuntahallituksen päätös/esittely/valmistelu x x - toimeenpanopäätös Eura 2014/esittely x päätöksistä tiedottaminen/ päätöksen lähettäminen muutokset kustannusarvioon/kustannuslajeihin - vähäinen muutos, päätös - oleellinen muutos, esittely/päätös x jatkoaikojen myöntäminen x lisärahoituksen myöntäminen - MYR-sihteeristö x - maakuntahallituksen päätös/esittely/valmistelu x x - toimeenpanopäätös Eura 2014/esittely x päätöksistä tiedottaminen/ päätöksen lähettäminen muutoksenhaku - muutoksenhaun valmistelu - muutoksenhaun esittely x - päätös muutoksehaun johdosta x MAKSATUKSET JA SEURANTATIEDOT hakemusten vastaanottaminen, Eura 2014 maksatusvalmistelu - toiminnallisen sisällön osalta/ Eura 2014 - talouden osalta/Eura 2014 - paikan päällä tarkastus/Eura 2014 maksatuspäätös - päätöksen valmistelu ja esittely/ Eura 2014 - päätös Eura 2014 varmennussuunnitelman laadinta seurantatiedot, toiminnalliset tavoitteet,väli-,loppuraportit Eura hallinnointitehtävät, rekisterit, täsmäytykset kirjanpitoon tuen maksaminen - maksupäätöstosite - maksun suorittaminen - maksatustieto Eura 2014 erillisseurannat/tuloja tuottavat hankkeet, toimien pysyvyyden jälkiseuranta ostetut hanketarkastukset muutoksenhaku (oikaisuvaatimus/ valitus) - muutoksenhaun valmistelu - muutoksenhaun esittely x - päätös muutoksenhaun johdosta x Ohjelmakauden sulkeminen JATKOTOIMENPITEET varmennuksen raportin käsittely/takaisinperintäpäätös - päätöksen valmistelu, kuuleminen - päätöksen esittely x - päätös x takaisinperinnän toimeenpano - toiminnassa oleva/päättynyt hanke - toimeenpanopäätöksen valmistelu ja esittely - toimeenpanopäätös - laskun lähettäminen ja saatavien tot. seuranta MUUTOKSENHAKU (kaikista lopullisista päätöksistä/ viranhaltijapäätös/ hallituksen päätös)) muutoksenhaku (oikaisuvaatimus/ valitus) - muutoksenhaun valmistelu - muutoksenhaun esittely x - päätös muutoksenhaun johdosta/ vastine hall.oikeudelle x - päätöksen kirjaaminen Eura 2014:aan MENOJEN VAHVISTAMINEN (todentamisvo) valmistelu todentamis- ja varmennusilmoitus, allekirjoitukset SÄÄNTÖJENVASTAISUUSILMOITUKSET (todentamisvo) valmistelu ilmoitukset, allekirjoitukset OMAN TUOTANNON HANKKEIDEN TOTEUTUS periaatepäätös hakemuksen jättämisestä - asian esittely hallitukselle - periaatepäätös hakemuksen jättämisestä hakemuksen valmistelu ja jättäminen, allekirj. Aluekehitysj. muu päätöksenteko, kuten edellä hankkeen valvoja (rahoittaja) toteuttaja (laskujen hyväksyminen, vast.ottam) maksatushakemuksen valmistelu ja jättäminen (allekirj) seurantatiedot, raportit tilintarkastaja Aki Rusanen hallintosihteeri Tanja Valanta hallintosihteeri Tiina Hämäläinen talouspäällikkö Jutta Kiiskinen maksatustarkastaja: KM Piispanen, Marjut Laitinen, Arja Keinänen x x x x x x x x x x x x x x (KMP) x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x ML ML Fimos x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x hallinto- ja kehittämisjohtaja Mervi Simoska x x x x x TARK. TOIMI HALLINTO- JA KEHITTÄMISYKSIKKÖ suunnittelija, ennakointi Teemu Räihä hankevalmistelija Marjaana Kivelä päällikkötehtäviä hoitavat MYR-sihteeri Outi Nieminen ALUEKEHITYSYKSIKKÖ, ALUESUUNNITTELUYKSIKKÖ aluekehitysjohtaja Riitta Koskinen yhteyspäällikkö Teppo Leinonen maakuntajohtaja Pentti Mäkinen maakunnan yhteistyöryhmä/ sihteeristö, teemaryhmä maakuntahallitus mkj:n esikunta tiedottaja Tuula Huoviala 29.1.2015 x x x (MT) x x x x x x x EU-HANKKEIDEN RAHOITUSPROSESSI ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 30.1.2015 Hakemusvaihe Hakemuksen valmistelu 16.3.2015 Rahoituspäätöksen tekeminen Tiedonanto Projektin hakija/toteuttaja Hallintosihteeri Maakuntajohtaja Aluekehitysjohtaja Valvojat (= JK, MK, ON, KK, HG, SP, MT, EP ja TR) MYR sihteeristö ja teemaryhmä Hankeryhmä Maakuntahallitus MYR Valmistelija tekee EURA 2014järjestelmässä hankkeesta esityksen sihteeristölle hankeryhmän kannan mukaisesti. Hakija laatii rahoitushakemuksen EURA 2014 -järjestelmässä ja jättää sen viraomaiskäsittelyyn. Järjestelmä diaroi sen omaan diariinsa maakuntaliiton tunnuksin. Hankeryhmä valitsee hankkeille valmistelijat ja tarvittaessa myös maksatustarkastajan. Hankelistauksen kokoaa ohjelmapäällikkö (ON). Valmistelija pyytää tarvittaessa hakijaa täydentämään hakemusta. Valmistelija ottaa hankkeen valmisteluun EURA 2014 -järjestemässä. Hankeryhmä arvioi hankkeen tukikelpoisuutta. MYR-sihteeristö käsittelee hakemuksen ja arvioi hankkeen tukikelpoisuutta, jonka jälkeen se joko puoltaa hanketta tai esittää hankeen hylkäämistä. Maakunnan yhteistyöryhmä käsittelee hanketta sihteeristön valmistelevan käsittelyn pohjalta ja antaa siitä joko puoltavan tai kieltävän lausunnon. MYR-sihteeristön Alle 500 000 €:n (EU kannanotot + valtio) kirjautuvat hankepäätösvalta on pöytäkirjaan Dynasty- delegoitu asiahallintäjärjestelm sihteeristölle, jonka ässä. päätös menee tiedoksi MYR:lle. Valmistelija valmistelee EURA 2014-järjestelmässä toimeenpanopäätökse n. Päätöksen allekirjoittaa järjestelmässä maakuntajohtaja, maakuntahallituksen valtuuttamana. Päätökseen liitetään rahoituksen myöntämisen ehdot ja Maakuntajohtaja esittelee tuen Maakuntahallitukse muutoksenhakuohjeena muutoksenValmistelija myöntämistä koskevat n rahoituspäätös hakukielto. valmistelee hankasiat maakuntahallituk- hankkeen Maakuntajohtaja keen maakuntaselle. rahoittamisesta hallituksen lähetetään hakijalle tekee maakuntahallituksen esityslistalle Dynasty- Maakuntahallitus sähköisesti valtuuttamana asianhallintajärjespäättää hankkeelle muutoksenhakupäätöksen hankkeiden telmässä sekä myönnettävästä ohjeineen hallintojatkoajoista ja EURA 2014tuesta. sihteeri (TV) muutoksista. järjestelmässä. toimesta Hakija saa Eura 2014-järjestelmästä tiedon toimeenpanopäätöksen valmistumisesta. ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 16.3.2015 EU-HANKKEIDEN MAKSATUSPROSESSI 30.1.2015 Hakemusvaihe Maksatuspäätöksen valmistelu Maksatuspäätöksen tekeminen Maksaminen Projektin toteuttaja Valvojat Maksatusvalmistelijat (=Maksatustarkastajat) Hallinto- ja kehittämisjohtaja Talouspäällikkö Maksatustarkastaja tai valvoja voivat käsitellä Hakikija laatii hakemusta samanaikaisesti. maksatushakemuksen Eura Se, joka ottaa sen ensin 2014 -järjestelmässä. käsittelyyn, mekitsee Järjestelmä kirjaa sen hakemukseen siiitä puuttuvat automaattisesti saapuneeksi viranomastiedot, jotka eivät Etelä-Savon maakuntaliiton siirry siihen diaaritunnuksin. järjestelmäavusteisesti. Valvoja tekee hankkeen toiminnallisen arvioinnin ja tarkastaa vaadittavat raportit Eura 2014 -järjestelmässä. Tarvittaessa hän ja maksatustarkastaja lähettävät toteuttajalle Eura 2014 -järjestelmässä lisätietopyynnön. Toteuttaja laatii ja tallentaa lisätiedot Eura 2014 järjestelmässä. Maksatustarkastaja valmistelee maksatuspäätöksen Eura 2014 -järjestelmässä. Hallinto- ja kehittämisjohtaja tekee maksatuspäätöksen Eura 2014 -järjestelmässä. Päätökseen liitetään muutoksenhakuosoitus. Järjestelmä lähettää päätöksestä tiedon toteuttajalle järjestelmäavusteisesti. Hallinto- ja kehittämisjohtaja tekee Eura 2014 -järjestelmässä maksupäätöstositteen, jonka hän toimittaa talouspäällikölle pdfmuodossa sähköpostitse. Talouspäällikkö lähettää maksusuo-rituksen liiton rahatililtä pankkiohjelman välityksellä toteuttajan tilille ja merkitsee maksupäivän Eura 2014 -järjestelmään. ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 16.3.2015 EU-HANKKEIDEN PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄT VARMENNUKSET 30.1.2015 Valmistelu Varmennuksen suoritus Havainnot ja päätöksenteko Tiedoksianto Toimeenpano HVO:n ohjeistuksen mukaisen vuosittaisen suunnitelman paikan päällä tehtävistä varmennuksista valmistelee maksatustarkastaja (ML) ja sen hyväksyy hallinto- ja kehittämisjohtaja. Päätös toimitetaan tiedoksi välittävän toimielimen henkilöstölle, joita asia koskee. Varmennettavia ovat automaattisesti hankkeet, joiden kustannusarvio on yli 500 000 euroa. Jos hankkeen tekemän hankinnan hankintaarvo ylittää 200 000 euroa, käydään hankinta automaattisesti varmentamassa paikanpäällä. Varmennussuunnitelman mukaisten hankkeiden paikan päällä varmennuksen ajankohdan sopivat yhdessä hankkeen valvoja ja maksatustatarkastaja hankkeen toteuttajan kanssa. Kun päivämäärä on sovittu, lähetetään hankkeen toteuttajalla kirje, jossa kerrotaan aika, paikka ja tilaisuuden luonne. Kirjeen allekirjoittaa hallinto- ja kehittämisjohtaja. Kirjeessä mainitaan myös säädökset, joihin varmennuksen tekeminen perustuu. Paikan päällä varmennukset suorittavat hankkeen valvoja ja maksatustarkastaja. Varmennuksesta laaditaan Eura 2014 –järjestelmässä pöytäkirja, johon toteuttajalta pyydetään vastine kirjallisena. Pöytäkirjaan kirjatut havainnot käsitellään maakuntahallituksessa, jossa asian esittelee maakuntajohtaja hallinto- ja kehittämisjohtajan valmistelusta. Itse toteuttamissa hankkeissa esittelijänä on maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen päätös jatkotoimenpiteistä päättämisestä varmennuksen perusteella on muutoksenhakukelpoinen. Kun päätös on lainvoimainen, tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja siitä Eura Maakuntahallituksen päätöksen 2014 –järjestelmässä sähköisesti tiedoksi toteuttajalle täytäntöönpanopäätöksen, joka toimittaa hallintosihteeri (TV). ei ole muutoksenhakukelpoinen, Muutoksenhaku on kuntalain koska se on mukainen ja päätökseen maakuntahallituksen päätöksen liitetään oikaisuvaatimusohje. täytäntöönpanoa. Projektin toteuttaja Valvojat Maksatusvalmistelijat (=Maksatustarkastajat) Hallinto- ja kehittämisjohtaja Maakuntahallitus Hallintosihteeri (TH) Talouspäällikkö Päätöksen luonteesta riippuen maksatustarkastaja ja/tai talouspäällikkö huolehtivat päätöksen täytäntöönpanon vaatimista toimista Eura 2014 tietojärjestelmässä ja muissa järjestelmissä. ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 16.3.2015 EU-HANKKEIDEN JATKOTOIMENPITEET 30.1.2015 Valmistelu Päätöksenteko Muutoksenhaku Toimeenpano Projektin toteuttaja Valvojat Maksatusvalmistelijat (=Maksatustarkastajat) Hallinto- ja kehittämisjohtaja Maakuntahallitus Hallintosihteeri (TH) Talouspäällikkö Takaisinperinnän ja muut Maksatustarkastaja/valvoj jatkotoimenpiteet valmistelee hallinto- ja a saa tietoonsa kehittämisjohtaja toimenpiteen, joka aiheuttaa tarpeen maksatustarkastajan jatkotoimenpiteeseen. avustuksella. Ennen takaisinperinnän ja muiden jatkotoimenpiteiden päätösten tekemistä toteuttajalla on mahdollisuus antaa vastineensa. Maakuntajohtaja esittelee jatkotoimenpidepäätökset maakuntahallitukselle. Maakuntaliiton itse toteuttamien hankkeiden osalta esittelijänä toimii maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen päätös on muutoksenhakukelpoinen ja päätöksen liitetään muutoksenhakuohjeet. Päätös annetaan tiedoksi sähköisesti, ja sen toimittaa hallintosihteeri (TV). Toimeenpanopäätöksen lainvoiman saaneesta hallituksen päätöksestä tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja Eura 2014 –järjestelmässä. Maksatustarkastaja tekee päätöksen mukaisen kuittauksen tulevista maksatuksista. Jo päättyneen hankkeen takaisinperinnän suorittaa talouspäällikkö: hän laittaa laskun toteuttajalle korkoineen ja ko. summat palautuvat liiton hallinnoimalle valtion toimeksiantovarojen tilille toteuttajan suoritettua maksun. Yhdessä maksatustarkastajan kanssa hän merkitsee tarvittavat tiedot järjestelmiin. 1 Rakennerahastotoiminnan riskiarviointi Liite 15 Välittävä toimielin: Etelä-Savon maakuntaliitto Arvioinnin tekijä: Mervi Simoska, Marjut Laitinen, Eveliina Pekkanen, Outi Nieminen, Marjaana Kivelä Arviointipvm 10.2.2015 Riskin todennäköisyys= Riskin toteutumisen todennäköisyys arvioidaan asteikolla 1-4: Epätodennäköinen 1, Kohtalainen 2, Todennäköinen 3, Erittäin todennäköinen 4 Riskin vaikutus = Riskin/haitan jne. kielteinen vaikutus/seuraus talouteen, tavoitteisiin, toimintaan, organisaatioon, henkilöstöön, asiakkaisiin. sidosryhmiin arvioidaan asteikolla 1-4: Vähäinen 1, Kohtalainen 2, Merkittävä 3, Kriittinen 4. Vaatimuksen numero: 1. Asianmukainen tehtävien eriyttäminen ja riittävät raportointi- ja valvontajärjestelmät delegoitujen tehtävien osalta, 2. Hankkeiden valintaa koskevat asianmukaiset menettelyt, 3. Riittävä informaatio tuensaajalle, 4. Asianmukaiset varmennukset, 5. Asianmukaisen hankeasiakirjojen jäljitysketjun (audit trail) varmistaminen, 6. Luotettava tiedonkeruu-, kirjaamis- ja tallennusjärjestelmä ja 7. Tehokas oikeasuhteisten petoksentorjuntamenettelyjen toimeenpano Riskianalyysi rakennerahastohankkeiden hallinnoinnin keskeisistä riskeistä Riski Riskin kohdistuminen rakennerahastotoiminnan avainvaatimuksiin Vaatimuksen numero: Seuraus riskin toteutumisesta Toimenpiteet riskin poistamiseksi Riskin todennäköisyys (1-4) eri vaatimuksissa Riskin vaikutus (1-4) eri vaatimuksissa Riskin poistamista ja / tai riskin vaikutusten vähentämistä koskevat toimenpiteet Toimenpide toteutettu (pvm) 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 SISÄINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ Toimintojen ja tehtävien organisointi ja jako x x x x x x x Esteellisyydet 1 1 1 1 1 1 1 3 4 4 3 2 4 3 Tehtävien eriyttäminen x x - x x x x Ohjelman toteutus vaarantuu 1 1 - 1 1 1 1 4 3 - 3 3 2 2 Henkilöstön määrä x x x x - - - Ohjelman toteutus vaarantuu 2 2 2 2 - - - 4 4 3 3 - - - x - x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 1 - 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 - 3 4 4 3 3 3 2 3 3 2 2 3 2 2 3 3 2 1 2 2 x x x x x x x Kaikki eivät tunne voimassa olevia ohjeita ja sääntöjä 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 Tiedottaminen ja perehdytys voimassa olevaiin säädöksiin. x - x x x x x Toimintatapaa ei tunneta 1 - 1 1 2 1 1 3 - 2 3 3 3 2 Selkeät ohjeet ja ohjeiden noudattaminen, HVJ:n ajantasaisuus - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Päivitetään säännöllisesti - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Riskiarvioinnin vaikuttavuus HALLINTO- JA VALVONTATOIMET Hankkeiden valinta Hakujen avoimuus - x x - - - - Haku ei tavoita kaikkia. - 1 2 - - - - - 3 3 - - - - Haut ovat avoimia, varmistetaan riittävä tiedottaminen. Hakemusten määrä - x - - - - - Hakemusten määrä on a) iso, jolloin henkilöstöresurssit eivät riitä hakemusten käsittelyyn kohtuuajassa ja laadukkaasti tai b) pieni. - 2 - - - - - - 3 - - - - - Riittävät taloudelliset resurssit välittävän toimielimen tehtävien hoitamiseen, Huolehdittu riittävästi tiedottamisesta. Teemahaut ohjaavat hakemuksia tiettyihin painopisteisiin kerrallaan. Henkilöstön osaaminen - hallintomenettelyt - valtiontukisäännöt - hankintamenettelyt - keskeiset käsitteet (julkinen rahoitus, kustannusmallit, tulot, indikaattorit, de minimis jne.) Hallinnollisia menettelyjä koskevat toimintatavat ja säännöt Toimintakulttuuri Väärinkäytösten ja aiheettomasti maksettujen tukien takaisinperintää koskevien raportointi- ja seurantamenettelyjen asianmukaisuus RISKIENHALLINTA Riskiarvioinnin säännöllisyys Vastuu-henkilö ja aikataulu Virheellinen toiminta prosessin eri vaiheissa osaamattomuuden vuoksi Tehtävät on eriytetty HVO-ohjeen mukaisesti ja HVJ on ajan tasalla Tehtävät on eriytetty HVO-ohjeen mukaisesti ja HVJ on ajan tasalla Tehtävät on eriytetty HVO-ohjeen mukaisesti ja HVJ on ajan tasalla, riittävät taloudelliset resurssit (tekninen tuki, liiton käyttötalous) Jatkuva osaamisen kehittäminen ja kouluttautuminen. Säännöllinen seuranta päivityksen yhteydessä. Hallinto- ja kehittämisjohtaja Hallinto- ja kehittämisjohtaja Aluekehitysjohtaja, hallinto- ja kehittämisjohtaja, TEM/Pohjois-Karjalan liitto Aluekehitysjohtaja, ohjelmapäällikkö, hallinto- ja kehittämisjohtaja Hallinto- ja kehittämisjohtaja Koko virasto Hallinto- ja kehittämisjohtaja Hallinto- ja kehittämisjohtaja Hallinto- ja kehittämisjohtaja Tiedottaja, valmistelijat, ohjelmapäällikkö Aluekehitysjohtaja, hallinto- ja kehittämisjohtaja, TEM/Pohjois-Karjalan liitto, ohjelmapäällikkö, tiedottaja 2 Hakemusten laatu - x x - - - - Puutteellisia ja huonolaatuisia hankkeita. - 2 2 - - - - - 3 3 - - - - Hakijoiden luotettavuus - x x - - - - Rahoituksen väärinkäyttö. - 1 1 - - - - - 4 3 - - - - Hankkeiden tukikelpoisuus - x - - - x - Hanke ei ole ohjelman mukainen, puutteelliset tiedot. - 1 - - - 1 - - 3 - - - 3 - Hankkeiden ohjelman- ja sen erityistavoitteiden mukaisuus - x - - - - - Hanke ei ole ohjelmanmukainen - 1 - - - - - - 3 - - - - - Hankkeiden kustannusten tukikelpoisuus - x x - - - - Rahoitusta haetaan tukikelvottomiin kustannuksiin. - 1 1 - - - - - 3 3 - - - Hakijoiden valmiudet toteuttaa hanke - x x - - - - Tuensaaja ei kykene toteuttamaan hanketta. - 1 1 - - - - - 3 3 - - Hankkeiden toteutuskelpoisuus - x x - - - - Hanketta ei pysty toteuttamaan - 1 1 - - - - - 3 3 - Rahoitustoiminnon henkilöstömäärä x x - - - - - 2 2 - - - - - 3 3 - x - x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Henkilöstön määrä ei riitä rahoitustoiminnan turvaamiseen määräajassa. Rahoituspäätökset eivät ole lainsäädännön mukaisia. Hakijoita neuvotaan virheellisesti. 1 - 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 - 3 4 3 Hakemusten arvioinnin yhtenäisyys ja johdonmukaisuus - x - - - - - Hankepäätökset eivät ole linjassa - 2 - - - - - - Hakemuksen arvioijien asiantuntemus ja riippumattomuus - x - - - - - - 2 - - - - - Tuplarahoitus - x - - - - - Rahoitetaan/ ei rahoiteta ohjelmanmukaisia, oikeita hankkeita Hankkeella on päällekkäisiä rahoituksia - 2 - - - - Tukikelpoisuussäännöt - x x - - - - Tukikelvottomuus maksatusvaiheessa - 1 1 - - Hankkeiden valintamenettelyn läpinäkyvyys ja syrjimättömyys - x - - - - - Valintamenettely ei ole läpinäkyvä eikä syrjimätön - 2 - - - Rahoitustoiminnon henkilöstön osaaminen - hallintomenettelyt - valtiontukisäännöt - hankintamenettelyt - keskeiset käsitteet (julkinen rahoitus, kustannusmallit, tulot, indikaattorit, de minimis jne.) Ohjelman tavoitteista tiedottaminen ennen hakua, ohjeistus ja neuvonta, riittävä henkilöstö. Hakija todentuu hakemusjärjestelmässä, tarvittavien tietojen selvittäminen. Hankevalmistelijoiden kokemus hakijoista. Ohjelman tavoitteet, kriteerit ja tukikelpoisuudet käydään läpi tiedotustilaisuuksissa, neuvotteluissa ja aloituspalavereissa. Hankevalmistelijat tarkastavat asian valmisteluvaiheessa Ohjelmapäällikkö, tiedottaja, valmistelijat - Hankevalmistelijat käyvät asian läpi valmisteluvaiheessa Ohjelmapäällikkö, valmistelijat - - Ohjelmapäällikkö, valmistelijat - - - Varmistetaan hanketoteuttajan edellytykset toteuttaa hanke (taloudelliset, osaaminen) Asian varmistetaan hankkeen valmisteluvaiheessa - - - - Taloudellisten resurssien riittävyys (käyttötalous, tekninen tuki) 3 3 3 2 3 3 2 2 3 2 3 3 2 2 1 2 2 Aluekehitysjohtaja, hallinto- ja kehittämisjohtaja Aluekehitysjohtaja, ohjelmapäällikkö, hallinto- ja kehittämisjohtaja 4 - - - - - - 3 - - - - - - 3 - - - - - - - - - 3 3 - - - - - - - 2 - - - - - Jatkuva osaamisen kehittäminen Ohjelmapäällikkö, valmistelijat Ohjelmapäällikkö, valmistelijat Ohjelmapäällikkö, valmistelijat Ohjelmapäällikkö, valmistelijat Kaikki hankkeet käsitellään hankeryhmässä, sihteeristössä ja tarvittaessa teemaryhmissä. Yhteisesti sovittu valmisteluprosessi ja valmistelussa huomioitava asiat ja linjaukset. Asiantuntemus ja kokemus, jota seurataan, käytetään tarvittaessa ulkopuolista asiantuntemusta Hankkeet yhteensovitetaan hankeryhmän ja tarvittaessa teemaryhmien kokouksissa ja hankkeen valmisteluvaiheessa voidaan olla yhteydessä muihin rahoittajiin. Tilanne varmistetaan jokaisen hankkeen osalta ja merkitään Euraan. Aloituspalaverit sekä ohjeistus hakijoille Ohjelmapäällikkö, valmistelijat Toiminta on läpinäkyvää ja syrjimätöntä. Euran valintamuistion käyttäminen, hankkeiden yhteinen käsittely hankeryhmässä, sovittu Hankeryhmä, MYRS, MYR Ohjelmapäällikkö, valmistelija Ohjelmapäällikkö, valmistelijat Ohjelmapäällikkö, valmistelijat 3 valmisteluprosessi Päätösten muutoksenhaku kuntalain mukaan. Yhteiset suuntaviivat päätökseen kirjattavista rahoittajan täydentävistä ehdoista. Aloituspalaverit, neuvonta ja ohjaus Hankkeille yhteinen aloituspalaverimuistiopohja Tukipäätös x x x - - - - Päätös ei ole lainmukainen, asiakkaan oikeusturva ei toteudu 1 1 1 - - - - 2 2 2 - - - - Aloituspalaveri - - x - - - - Hanke ei saa riittävää informaatiota - - 1 - - - - - - 2 - - - - Menojen varmentaminen Tuensaajan osaaminen - hankkeen kirjanpito - työajanseuranta - tukikelpoisuussäännöt - hankintamenettelyt - valtiontukisäännöt - de minimis - indikaattorit - - x x x x x x - - x x x x x - x x x x - - - 1 1 1 1 1 2 1 - 1 1 1 1 1 2 - 1 1 2 1 - - - 3 2 3 3 1 3 1 - 3 3 3 2 1 4 - 2 2 4 1 - Hankkeen rahoituksen kertyminen - - x - - - - Rahoitus ei toteudu suunnitellusti - - 1 - - - - - - 2 - - - - Maksatushakemusten laatu - - x - x x - Tavoiteaika 90 päivää ylittyy, työllistää turhauttavan paljon - - 1 - 1 1 - - - 2 - 3 3 - Varmennustoiminnon henkilöstön määrä x - x x x - x Ohjelman toteutus vaarantuu, jos henkilöstöresurssit ovat liian pienet 1 - 1 1 1 - 1 2 - 1 1 1 - 1 x - x - x x x x x x x x x x x x - 1 - 1 - 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 - 3 - 1 - 1 3 1 3 2 1 1 2 1 2 2 1 - x - - x x x x 1 - - 1 1 1 1 2 - - 3 2 2 3 Varmennustyötä ohjaavat tukikelpoisuus- ym. säännöt - - - x x x x Ei tunnet ko. säädöksiä - - - 1 1 1 1 - - - 3 2 2 2 Hallintoviranomainen ohjeistaa selkeästi ja yksiselitteisesti Varmennusten laatu - - - x - - - Osaamattomuus varmennusten suorittamisesta - - - 1 - - - - - - 3 - - - Toimiva ja systemaattinen tapa, tietojärjestelmän toimivuus Maksatushakemusten käsittely 90 päivän kuluessa - - x - x x - Aikaraja ylittyy - - 1 - 1 1 - - - 1 - 1 2 - Riittävät taloudelliset resurssit, henkilöstön osaamisen ja työhyvinvoinnin turvaaminen - - x - x x - Kustannukset eivät ole tukikelpoisia - - 1 - 1 1 - - - 2 - 2 3 - Riittävä ohjeistus ja aloituspalaverit Maksatustarkastajat, valmistelijat - - x x x x - Kustannukset eivät ole tukikelpoisia - - 1 1 1 1 - - - 2 2 2 2 - Riittävä ohjeistus ja aloituspalaverit Maksatustarkastajat, valmistelijat Varmennustoiminnon henkilöstön osaaminen - hallintomenettelyt - valtiontukisäännöt - hankintamenettelyt - keskeiset käsitteet (julkinen rahoitus, kustannusmallit, tulot, indikaattorit, de minimis jne.) - varmentaminen Jäljitysketju (audit trail) Hankekirjanpidon asianmukaisuus Tuensaajan pitämät työajanseuranta- ym. raportointijärjestelmät Hankkeeseen syntyy tukikelvottomia kustannuksia. Osaamattomuus aiheuttaa virheitä ja lisää työtä Hallinto- ja kehittämisjohtaja, valmistelijat Ohjelmapäällikkö, valmistelijat, maksatustarkastajat Riittävän informaation turvaaminen, hankkeen huolellinen valmistelu, ohjeistus, neuvonta, sekä aloituspalaverit. Valmistelijat, maksatustarkastajat Hankkeen rahoituksen seuranta jatkuvaa, ohjausryhmätyöskentely, rahoitussitoumukset tarvittaessa jo hankkeen valmisteluvaiheessa, jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä täsmäytetään rahoitusosuudet. Aloituspalaverit, ohjeistus ja neuvonta, määräaika täydentämiselle Taloudellisten resurssien riittävyys (käyttötalous, tekninen tuki) Valmistelijat, maksatustarkastajat, ohjelmapäällikkö Jatkuva osaamisen kehittäminen Valmistelijat, maksatustarkastajat, ohjelmapäällikkö Aluekehitysjohtaja, hallinto- ja kehittämisjohtaja, TEM/Pohjois-Karjalan liitto Hallintokehittämisjohtaja, ohjelmapäällikkö TEM, ohjelmapäällikkö, hallinto- ja kehittämisjohtaja Valmistelijat, maksatustarkastajat, TEM Aluekehitysjohtaja, hallinto- ja kehittämisjohtaja, TEM/Pohjois-Karjalan liitto 4 Hankeasiakirjojen säilyttäminen - - x - x x - Aineiston häviäminen - - 1 - 1 2 - - - 3 - 2 3 - Riittävä ohjeistus ja aloituspalaverit Maksatustarkastajat, valmistelijat - - - - - x - - - - - - 2 - - - - - - 3 - Tietojärjestelmän toimivuus on varmistettava TEM Hanketietojen dokumentoinnin kattavuus - - - - x x - Hanke ei voi toimia, hakemusprosessi ei toimi, ei päätöksiä Tukikelvottomuus - - - - 1 1 - - - - - 2 2 - Tietoturvamenettelyt - - - - - x - - - - - - 2 - - - - - - 3 - Tietojen täsmäytykset Tehokas oikeasuhteisten petoksentorjuntamenettelyjen toimeenpano Petoksien havaitseminen x - - - - x - Tietojen vuotaminen väärille tahoille, tietomurto Tiedot eivät ajan tasalla Riittävä ohjeistus hakijalle, aloituspalaverit Tietoturvallisuus 1 - - - - 1 - 2 - - - - 2 - Järjestelmän toimivuus Maksatustarkastajat, valmistelijat TEM, järjestelmän ylläpitäjä Järjestelmän ylläpitäjä x x x x Petoksia ei havaita - - - 1 1 1 1 - - - 3 3 3 4 Järjestelmän toimivuus Petoksiin puuttuminen x x x x Petoksiin ei puututa asianmukaisesti - - - 1 1 1 1 - - - 3 3 3 4 Järjestelmän toimivuus Petoksentorjunnan resurssit ja osaaminen x x x x Petoksia ei havaita ja/tai niihin ei puututa asianmukaisesti - - - 1 1 1 1 - - - 3 3 3 4 Järjestelmän toimivuus Luotettava tiedonkeruu-, kirjaamis- ja tallennus- järjestelmä Järjestelmän tietojen ajantasaisuus ja oikeellisuus Maksatustarkastajat, valmistelijat, hallintoja kehittämisjohtaja Maksatustarkastajat, valmistelijat, hallintoja kehittämisjohtaja Maksatustarkastajat, valmistelijat, hallintoja kehittämisjohtaja
© Copyright 2024