1. No category

Työ- ja elinkeinoministeriö
Alueosasto / Rakennerahastot
Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 – Suomen rakennerahasto-ohjelman hallinto- ja
valvontajärjestelmän kuvaus
Välittävä toimielin: Etelä-Savon maakuntaliitto
Rahasto: EAKR
HVJ-kuvauksen versionumero: Luonns 0.1
Kuvauksen yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite: Mervi Simoska, [email protected], Riitta Koskinen, [email protected]
Kuvauksen ylläpito ja muutoshistoria:
HVJ-kuvauksen
versionumero
Kuvaus
allekirjoitettu
(pvm)
Kuvauksen tiedot
kuvaavat tilannetta
(pvm)
Kuvauksen laatija
(vastuuyksikkö)
HVJ-kuvaukseen tehdyt muutokset / muutosten
peruste
Luonnos 0.1
30.1.2015
30.1.2015
Ohjelmakauden 2014-2020 ensimmäinen HVJ-luonnos
Luonnos 0.2
25.2.2015
30.1.2015
Hallinto- ja
kehittämisyksikkö
Hallinto- ja
kehittämisyksikkö
Yleisen palautteen perusteella tehdyt muutokset,
suurimmat merkitty korostusvärillä
A Välittävän toimielimen hallinto- ja valvontajärjestelmää koskevat yleiset tiedot
A1. Välittävän toimielimen käytössä olevat tukimuodot
2
Tukimuodon nimi
Kansallinen lainsäädäntö /
päätöksen säädösperusta
Tukimuodon käyttöönottoajankohta
Alueellinen kehittämistuki:
kehittämishanke
Laki alueiden kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (8/2014)
20.1.2014
Alueellinen kehittämistuki:
kehittämishankkeeseen
kuuluva investointi
Valtioneuvoston asetus alueiden
kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (357/2014)
Laki alueiden kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (8/2014)
(Liitetään aina
koontitunnuksella yhteen
kehittämishankkeen
kanssa.)
Valtioneuvoston asetus alueiden
kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (357/2014)
Opetus- ja
kulttuuriministeriön
toimialan kehittämishanke
Laki alueiden kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (8/2014)
Opetus- ja
kulttuuriministeriön
toimialan investointihanke
Valtioneuvoston asetus alueiden
kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (357/2014)
Laki alueiden kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (8/2014)
20.1.2014
20.1.2014
20.1.2014
Jos tukea myönnetään/kohdennetaan
yrityksille, tukimuodon osalta
sovellettavat EU:n
valtiontukisäännöt
De minimis –asetus:
Komission asetus (EU) N:o 1407/2013,
annettu 18 päivänä joulukuuta 2013,
Euroopan unionin toiminnasta annetun
sopimuksen 107 ja 108 artiklan
soveltamisesta vähämerkityksiseen
tukeen (julkaistu EUVL nro L 352,
24.12.2013)
De minimis –asetus:
Komission asetus (EU) N:o 1407/2013,
annettu 18 päivänä joulukuuta 2013,
Euroopan unionin toiminnasta annetun
sopimuksen 107 ja 108 artiklan
soveltamisesta vähämerkityksiseen
tukeen (julkaistu EUVL nro L 352,
24.12.2013)
De minimis –asetus:
Komission asetus (EU) N:o 1407/2013,
annettu 18 päivänä joulukuuta 2013,
Euroopan unionin toiminnasta annetun
sopimuksen 107 ja 108 artiklan
soveltamisesta vähämerkityksiseen
tukeen (julkaistu EUVL nro L 352,
24.12.2013)
De minimis –asetus:
Komission asetus (EU) N:o 1407/2013,
annettu 18 päivänä joulukuuta 2013,
Euroopan unionin toiminnasta annetun
sopimuksen 107 ja 108 artiklan
3
Perusrakenteen
investointituki
Valtioneuvoston asetus alueiden
kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (357/2014)
Laki alueiden kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (8/2014)
soveltamisesta vähämerkityksiseen
tukeen (julkaistu EUVL nro L 352,
24.12.2013)
De minimis –asetus:
Komission asetus (EU) N:o 1407/2013,
annettu 18 päivänä joulukuuta 2013,
Euroopan unionin toiminnasta annetun
sopimuksen 107 ja 108 artiklan
soveltamisesta vähämerkityksiseen
tukeen (julkaistu EUVL nro L 352,
24.12.2013)
20.1.2014
Valtioneuvoston asetus alueiden
kehittämisen ja
rakennerahastohankkeiden
rahoittamisesta (357/2014)
A2. Välittävän toimielimen käytössä olevat rakennerahastovarojen hallinnointia koskevat määräykset, päätökset ja ohjeet
A2.1 Komission ohjeet
Voimassa olevat komission antamat välittävien toimielinten sovellettavaksi tarkoitetut ohjeet löytyvät www.rakennerahastot.fi -sivustojen
viranomaisille tarkoitetusta extranetistä.
A2.2 Hallintoviranomaisen määräykset, päätökset ja ohjeet
Voimassa olevat hallintoviranomaisen antamat määräykset, päätökset ja ohjeet (ml. ohjekirjeet ja koulutusmateriaali) löytyvät www.rakennerahastot.fi sivustojen viranomaisille tarkoitetusta extranetistä.
A2.3 Ministeriön toiminta-alallaan antamat välittävän toimielimen käytössä olevia kansallisia tukimuotoja koskevat
määräykset, päätökset ja ohjeet
TEMin opas De minimis –tuista http://www.tem.fi/files/29704/TEM_ESITE_DeMinimisTuki_korj260811.pdf
A2.4 Välittävän toimielimen omat hallinnolliset määräykset, päätökset ja ohjeet
A2.4.1 Annetut määräykset, päätökset ja ohjeet
Asiakirjan nimi
Pvm
Perussopimus
Hallintosääntö
Päivitettynä voimaan 1.1.2013
Hyväksytty 29.11.2010, voimaan 1.2.2011
Sisältö
Maakuntaliiton perustamisasiakirja
Liiton toimivaltuuksia ja päätöksentekoa ohjaava
lakisääteinen säädös
4
Talousarvion täytäntöönpanomääräykset
Viranhaltjoiden/työntekijöiden tehtäväkuvat
MYR työjärjestys
Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
Sopimus rakennerahastotehtävien hoitamisesta,
vastuunjaosta ja koordinoinnista Itä-Suomen
liittojen kesken Kestävää kasvua ja työtä 2014–
2020 rakennerahasto-ohjelmassa
Aloituspalaverimuistio
Maakuntaliiton hankintaohje
Vuosittain ennen talousarvion
käyttösuunnitelman hyväksymistä
Maakuntajohtaja hyväksyy/päivitys tarpeen
mukaan
Hyväksytty MYR 25.8.2014, päivitys 29.9.2014
Hyväksytty maakuntahallituksessa 15.6.2009,
päivitetty 21.3.2011
Hyväksytty maakuntahallituksessa 20.8.2014
Päivitetty 2014, päivitetään tarvittaessa
Päivitetty 11.3.2013
Määrittelee toimivaltuudet talousasioissa myös
hanketoiminnan osalta.
Henkilön työtehtävät ja vastuut sekä sijaisuudet.
Päälliköt sijaistavat toisiaan ja
maksatustarkastajat toisiaan tarvittaessa.
Pohjois-Karjalan, Pohjois-Savon ja Etelä-Savon
maakuntaliittojen välinen sopimus tietyistä RRtehtävien hoidosta koordinoivan liiton osalta.
Ohje liiton hankintojen tekemiseen,
hankitavaltuuksien rajat määritelty talousarvion
täytäntöönpanomääräyksissä
A.2.4.2 Määräysten ja ohjeiden käyttöönotto ja muutosten hallinta
Määräykset ja ohjeet valmistellaan yhteistyössä maakuntaliiton eri toimijoiden kesken. Ne käsitellään hankeryhmässä ja tarpeen vaatiessa päätökset
tekee maakuntahallitus, maakuntavaltuusto (hallintosääntö), MYR (työjärjestys) tai maakuntajohtaja. Hallinto- ja kehittämisyksikkö vastaa siitä, että
voimassa olevat määräykset, ohjeet ja muutokset ovat voimassa olevan lainsäädännön mukaisia.
A3. Rakennerahastojen hallinnoinnissa käytettävät tietojärjestelmät
Tietojärjestelmän nimi
EURA 2014
- ei yhteyttä muihin liiton tietojärjestelmiin
Tietojärjestelmällä hoidettavat toiminnot
Tietojärjestelmästä vastaava organisaatio
Rakennerahastohankkeiden hallinnointi: mm.
TEM
kehyksenhallinta, hakemukset, päätökset,
maksatukset, varmennukset, hankkeiden seuranta
ja raportointi, takaisinperinnät ja muut
jatkotoimenpiteet sekä
sääntöjenvastaisuusilmoitukset
5
Dynasty-asianhallintajärjestelmä
- ei yhteyttä liiton muihin tietojärjestelmiin
Maakuntahallituksen rahoitus- ja
jatkotoimenpidepäätökset, kokouspöytäkirjat
MYR, MYRs, maakuntahallitus, viranhaltijoiden
päätökset
Pro Economica taloushallinto ja kirjanpito
- yhteys Status-palkat
- M2
- Basware
Arviomäärärahojen vastaanottaminen ja tukien
maksaminen (maksujen kirjaaminen ja
suoritusten kirjaaminen kirjanpitoon)
Passeli
- ei yhteyttä liiton muihin tietojärjestelmiin
Laskutukset takaisinperinnöissä
M2
Matkahallintajärjestelmä, jossa kustannusten
veloitukset ja matkalaskut
-
yhteys Basware
yhteys Pro Economica
Basware
- yhteys Status-palkat
- yhteys Pro Economica
- M2
Pankkiyhteydet
Tukien maksaminen ja arviomäärärahan
vastaanottaminen
Etelä-Savon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja
roolit määrittelevät esimiehet. RRhallinnoinnissa Dynastyä käyttävät
hankerahoituspäätösten valmistelijat, hallinto- ja
kehittämisjohtaja sekä hallintosihteeri (TV).
Etelä-Savon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja
roolit hyväksyvät esimiehet.
- Talouspäällikkö pääkäyttäjä
- Hallintosihteerit (TV, TH)
Etelä-Savon maakuntaliitto.
Käyttöoikeudet ja rooli hyväksyvät esimiehet.
- Talouspäällikkö pääkäyttäjä
- Hallintosihteeri
Etelä-Savon maakuntaliitto.
Käyttöoikeudet ja rooli hyväksyvät esimiehet.
- Talouspäällikkö
- Hallintosihteeri ( TH)
Etelä-Savon maakuntaliitto.
Käyttöoikeudet ja rooli hyväksyvät esimiehet.
- Talouspäällikkö
- Hallintosihteeri (TV, TH)
A4.Tietoturva
Maakuntaliiton tietoturvaohjeiden rungon muodostavat Valtionhallinnon tietoturvaohjeet
http://www.vm.fi/vm/fi/16_ict_toiminta/009_Tietoturvallisuus/02_tietoturvaohjeet_ja_maaraykset/index.jsp
Maakuntaliiton voimassa olevat tietoturvaohjeet ovat liitteenä. Tietoturvan ajantasaisuudesta vastaa liiton järjestelmäpäällikkö.
Rakennerahastotietojärjestelmä Eura 2014 käyttöoikeuksista päättävät esimiehet. Oikeudet järjestelmään antavat rahoittaja-puolelle sen pääkäyttäjä ja
maksaja-puolelle sen pääkäyttäjä. Liitteenä luettelo käyttöoikeuksista ja –rooleista.
A5. Menettelyt asianmukaisen jäljitysketjun ja arkistointijärjestelmän varmistamiseksi
Rahoitushakemukset liitteineen ovat Eura 2014 –järjestelmässä samoin kuin hankkeiden rahoituspäätökset. Myös makastushakemukset ja
maksatuspäätökset sekä jatkoimenpidepäätökset ovat Eura 2014 –järjestelmässä sähköisesti. HVO vastaa siitä, että Eura 2014 –järjestelmää täyttä lain
vaatimukset myös asianhallinnan osalta.
6
Etelä-Savon maakuntaliitolla on käytössään Dynasty-asianhalintajärjestelmä. Siihen on avattu omana asianaan Ohjemakausi 2014-2020 ja kaikille
hankkeille on siellä oma asianumero. Dynastyyn viedään hankkeen päätyttyä sellaiset asiakirjat, jotka lain mukaan on arkistoitava. Arkistoinnissa
noudetateaan maakuntaliiton voimassa olevaa TOSia, jonka määrityksissä on huomioitu mm. HVO:n on ohjeet ohjelmakauden asiakirjojen
arkistointiajoista. Maakuntaliiton TOS toimitetaan HVO:lle pyydettäessä.
Hankkeiden käynnissä oloaikana kaikki hankkeeseen liittyvät asiakirjat, kuten sähköposti, selvitykset yms, joita ei voida liittää Eura 2014järjestelmään, säilytetään maakuntaliiton K-verkkoasemalla, jossa on oma kansionsa Ohjelmakausi 2014-2020, hallinointi, ja jonka alle on aukaistu
oma kansio Hankkeet. Sinne tallennetaan omiin hankekansioihinsa em. aineisto kunkin hankkeen nimellä. Sieltä hankkeen päätyttyä arkistoitava
aineisto siirretään Dynastyyn edellä kuvatuin tavoin.
Etelä-Savon maakuntaliitolla ei tällä hetkellä ole Arkistolaitoksen sähköisen arkistoinnin lupaa. Suunnitelmana on, että vuonna 2016 asiakirjojen
sähköiselle arkistoinnille on asianmukainen lupa. Siten ohjemakauden 2014-2020 asiakirjat voitaisiin lopullisesti säilyttää sähköisesti. Dynastyasiahallintajärjstelmään asiakirjat on tarkoitus viedä luvan saamisen jälkeen, jotta turhalta työltä vältytään.
Hankkeen rahoituspäätöksessä on ehto asiakirjojen säilyttämisvelvollisuudesta sekä säilyttämisajasta. Lisäksi hankkeen toteutajilta pyydetään
aloituspalaveriin stukturoidulla lomakkeella tiedot siitä, kuka vastaa asiakirjojen arkistoinnista ja missä ne säilytetään hankkeen päättymisen jälkeen
(asiakirjojen säilyttämislomake).
A6. Riskienhallinta ja petoksentorjunta (myös erillinen liite)
Maakuntaliitto laatii HVO:n ohjeen mukaisen riskien arvioinnin 13.2.2015 mennessä. Arviointi on osa koko liiton riskienarviointia, josta vastaa
hallinto- ja kehittämisyksikkö. Käytännön arviointityön koko liiton toiminnan osalta laatii työryhmä, jossa on edustajat liiton kaikista yksiköistä.
Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan yleisohje on hyväksytty maakuntavaltuustossa 28.11.2011.
Rakennerahastotoiminnan osalta maakuntahallitus tekee päätökset jatkotoimenpiteistä, joihin mahdolliset väärinkäytökset antavat aihetta. Niiden
valmistelusta vastaa hallinto- ja kehittämisjohtaja.
Maakuntaliiton voimassa oleva sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohje on liitteenä.
Maakuntaliiton riskiehallinnan perusteet käsitellään maakuntahallituksssa ja –valtuustossa keväällä 2015.
7
A7. Suunnitelma henkilöresurssien ja riittävän osaamisen kohdentamisesta välittävässä toimielimessä
(myös erillinen liite)
Liiton henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa päivitetään vuosittain. Siitä vastaa hallinto- ja kehittämisyksikkö. Suunnitelman päivittämisen hyväksyy
yhteistoimintaryhmä. Liitteenä 10 henkilöstöresurssien ja osaamisen turvaaminen.
A8. Tiedottaminen ja viestintä
Maakuntaliitto kertoo rakennerahasto-ohjelmasta ns. suurelle yleisölle, mahdollisille tuensaajille ja medialle verkkosivuillaan osoitteessa
www.esavo.fi/maakuntaliitto (osio EU-asiat). Sivustolla on linkit www.rakennerahastot.fi -sivustolle.
Lisäksi liitto järjestää jokaisen maakunnan yhteistyöryhmän kokouksen yhteydessä medialle tiedotustilaisuuden, lähettää mediatiedotteen sähköpostilla
ja julkaisee kokoustiedotteen verkkosivuillaan. Maakunnan yhteistyöryhmän esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan maakuntaliiton verkkosivuilla samoin
kuin maakuntahallituksen vastaavat asiakirjat. Myös maakuntahallituksen kokouksen yhteydessä tiedotetaan noin 11 kertaa vuodessa EU-ohjelma- ja
EU-hankeasioista (tiedotustilaisuudet, tiedotteet, verkkosivut). Maakuntaliiton sähköinen sidosryhmälehti JOUSI ja sen uutiskirje, kertovat 7-8 kertaa
vuodessa EU-ohjelma- ja EU-hankeasioista. Liitto julkaisee jokaisella EU-kaudella 1-2 kertaa Eloa Etelä-Savosta -lehden, joka kertoo
esimerkkihankkeiden avulla siitä, mitä EU-ohjelmarahoilla on maakunnassa tehty. Lehti jaetaan lähes joka talouteen ja julkaistaan sähköisenä liiton
verkkosivuilla. Sen ilmestymisestä tiedotetaan myös laajasti.
Ohjelmaviestinnästä vastaa Itä-Suomen rakennerahastojen viestinnän työryhmä, johon kuuluu 7 varsinaista jäsentä ja 5 varajäsentä Etelä-Savon,
Pohjois-Karjalan sekä Pohjois-Savon maakuntaliitosta ja Etelä-Savon RR-Ely-keskuksesta.
Välittävän toimielimen toimitiloissa on esillä viestintäohjeiden mukaisesti EU-lippulogo julisteina.
Maakuntaliitossa työskentelee osa-aikainen tiedottaja (60 %), joka käyttää työajastaan 25 % maakunnan yhteistyöryhmän tiedotustehtäviin.
A9. Koulutus, ohjaus ja neuvonta
Infotilaisuuksia potentiaalisille hankerahoituksen hakijoille järjestetään tarvittaessa, kuintekin vähintään kerran vuodessa yhteistyössä ELY-keskuksen
kanssa. Koulutustilaisuuksista sovitaan yhdessä maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä (MYRs). Yleisten koulutusten lisäksi järjestetään teemoihin
liittyviä tilaisuuksia, kuten vähähiilisyys.
Hankkeiden valmistelijat opastavat hakemusvaiheessa hakijoita. Aloituspalavereissa käydään hankkeen rahoituspäätöksen mukaiset asiat sekä
maksatukseen liittyvät ohjeet tarkoin läpi yhdessä hankkeen toteuttajan kanssa. Toteutusvaiheessa opastusta ja neuvotaa antavat sekä valvojat että
maksajatustarkastajat. Hankkeiden valvojat osallistuvat myös hankkeiden ohjausryhmätyöskentelyyn.
8
A10. Rakennerahastojen hallinnointitehtävien organisointi ja eriyttäminen välittävässä toimielimessä
Tehtävät
Tehtävästä vastuussa oleva yksikkö
Selvitys eriyttämisvaatimuksen
toteuttamisa
A10.1 Muut kuin välittävän toimielimen itse toteuttamat hankkeet
Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (rahoittaja)
Aluekehitysyksikkö
Maakuntahallitus
Maakuntajohtaja
Aluekehitys- ja
aluesuunnitteluyksiköiden
hankevalmistelijat (päälliköt,
suunnittelijat) valmistelevat hankkeen
maakuntahallitukselle, jossa esittelijänä
toimii maakuntajohtaja.
Rahoituspätöksen tekeminen
(muutoksenhakukelpoinen).
Maakuntahallituksen päätöksen
vieminen Eura 2014 -järjestelmään.
Maakuntahallituksen päätöksen
täytäntöönpanoa (ei
muutoksenhakuoikeutta).
Makastustarkastajat valmistelevat
maksatuspäätöksen, josta päätöksen
tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja
(muutoksenhakukelpoinen).
Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (maksaja)
Hallinto- ja kehittämisyksikkö
Tuen maksaminen
Hallinto- ja kehittämisyksikkö
Talouspäällikkö suorittaa
maksatuspäätöksen mukaisen maksun
toteuttajalle maksupäätöstositteen
perusteella ja merkitsee maksupäivän
Eura 2014 –järjestelmään.
Paikan päällä tehtävä varmennus
Hallinto- ja kehittämisyksikkö
Maksatustarkastajat yhdessä
hankkeiden valvojien kanssa
suorittavat paikanpäällä tarkastukset
hyväksytyn suunnitelman mukaisesti.
9
Takaisinperintä ja muut jatkotoimenpiteet
Hallinto- ja kehittämisyksikkö
Maakuntahallitus pääättää
jatkotoimenpiteistä maakuntajohtajan
esittelystä hallinto- ja
kehittämisjohtajan valmistelusta
(muutoksenhakukelpoinen). Eura 2014
-järjestelmässä päätöksen
toimeenpanee hallinto- ja
kehittämisjohtaja (ei muutoksenhakua).
Hallintoviranomaiselle hallinnollista vahvistuslausumaa varten
ja todentamisviranomaiselle tilinpäätöstä varten vahvistettavat
tiedot
Hallinto- ja kehittämisyksikkö
Maksatustarkastaja (KMP) kokoaa
tiedot, jonka sisällöllisen tarkastuksen
suorittaa rahoittajan edustaja. TEMille
toimitettavan rarportin allekirjoittaa
hallintosihteeri (TH) hallinto- ja
kehittämisyksiköstä.
A10.2 Välittävän toimielimen itse toteuttamat hankkeet (muut kuin teknisen tuen hankkeet)
Tuen hakeminen (hakija/tuensaaja)
Aluekehitysyksikkö
Hakuluvan hakeminen
maakuntahallitukselta (valmistelua).
Ohjeistus vahvistetaan vuosittain
talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä. Rahoitushakemuksen
tekeminen Eura 2014 -järjestelmään,
jonka allekirjoittajaa
aluekehitysjohtaja. Hakemuksen laatii
toteuttajan edustaja/TL tai muu
henkilö, joka ei ole välittävän
toimielimen tehtävissä.
Hankeessa syntyvien laskujen hyväksyminen ja maksaminen
(tuensaaja)
Aluekehitysyksikkö
Laskut asiatarkastaa projektipäällikkö,
hyväksyy aluekehitysjohtaja. Laskut
10
maksaa talouspäällikkö (hallinto- ja
kehittämisyksikkö).
Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (rahoittaja)
Aluesuunnitteluyksikkö
Hankkeen maakuntahallitukselle
valmistelee aluesuunnitteluyksikkö/MT. Maakuntahallitukselle
hankkeen esittelee maakuntahallituksen
puheenjohtaja. Hallitus tekee
rahoituspäätöksen, joka on
muutoksenhakukelpoinen. Eura 2014 –
järjestelmässä hallituksen päätösen
panee täytäntöön maakuntajohtaja (ei
muutoksenhakukelpoinen).
Maksatuksen hakeminen (tuensaaja)
Aluekehitysyksikkö
Aluekehitysyksikkö valmistelee
maksatushakemuksen, jonka
allekirjoittaa aluekehitysjohtaja.
Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (maksaja)
Hallinto- ja kehittämisyksikkö
Maksatustarkastajat valmistelevat
maksatuspäätöksen, valvoja
(aluesuunnitteluyksikkö/MT) arvoi
hankkeen sisällöllisen toteutumisen.
Tuen maksaminen
Hallinto- ja kehittämisyksikkö
Makastustarkastajat valmistelevat
maksatuspäätöksen, josta päätöksen
tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja
(mutoksenhakukelpoinen). Tuen
maksaa talouspäällikkö
maksumääräyksellä.
Paikan päällä tehtävä varmennus
Hallinto- ja kehittämisyksikkö
Maksatustarkastajat yhdessä
hankkeiden valvojien kanssa
suorittavat paikanpäällä varmennukset
hyväksytyn suunnitelman mukaisesti.
11
Tuen määrääminen palautettavaksi ja muut jatkotoimenpiteet
Hallinto- ja kehittämisyksikkö
Maakuntahallitus pääättää
jatkotoimenpiteistä
maakuntahallituksen puheenjohtajan
esittelystä hallinto- ja
kehittämisjohtajan valmistelusta
(muutoksnehakukelpoinen). EURA
2014 -järjestelmässä päätöksen
toimeenpanee hallinto- ja
kehittämisjohtaja (ei muutoksenhakua).
A10.3 Teknisen tuen hankkeet
Pohjois-Karjalan maakuntaliitto toimii
rahoittaja Itä-Suomen teknisen tuen
hankkeissa. Etelä-Savolla tuensaajan
rooli ja toteuttaa omaa hankettaa muiden
Itä-Suomen liittojen tavoin. PK
toimenpiteet punaisella.
Tuen hakeminen (hakija/tuensaaja)
Aluekehitysyksikkö
Maakuntahallituksen periaatepäätös
hankehakemuksen tekemisestä
(valmistelua). Ohjeistus vahvistetaan
vuosittain talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä. Aluekehitysyksikön
ohjelmapäällikkö (ON) valmistelee
hankehakemuksen Eura 2014 –
järjestelmään. Hankehakemuksen
hyväksyy Eura 2014 –järjestelmässä
maakuntajohtaja.
Hankkeessa syntyvien laskujen hyväksyminen ja maksaminen
(tuensaaja)
Aluekehitysyksikkö
Hankkeessa syntyvät laskut
asiatarkastaa ohjelmapäällikö (ON) ja
hyväksyy aluekehitysjohtaja. Laskut
maksaa liiton talouspäällikkö hallintoja kehitämisyksikössä.
12
Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (rahoittaja)
Maksatuksen hakeminen (tuensaaja)
Aluekehitysyksikkö
Maksatushakemuksen valmistelee Eura
2014 –järjestelmään ohjelmapäällikkö
(ON) talouspäällikön toimittaman
kirjanpitoraportin perusteella.
Maksatushakemuksen allelkirjoittaa
maakuntajohtaja Eura 2014 –
järjestelmässä.
Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (maksaja)
Tuen maksaminen
Paikan päällä tehtävä varmennus
Tuen määrääminen palautettavaksi ja muut jatkotoimenpiteet
B Välittävän toimielimen prosessien kuvaus
B1.Myöntämisvaltuuden käytön suunnittelu ja hallinnointi
Maakunnan yhteistyöryhmä (MYR) hyväksyy joka toinen vuosi maakunnan liiton johdolla valmisteltavan maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelman,
jossa sovitaan rahoituksen kohdentamisen periaatteet sekä kahtena seuraavana vuonna Etelä-Savossa käytettävä ohjelmarahoitus viranomaisittain.
Toimeenpanosuunnitelma pitää sisällään mm. keskeisiä maakuntaohjelmaa toteuttavia hanke- ja toimenpide-esityksiä sekä kuvaukset niitä koskevista
yhteistyösopimuksista, kannanoton rakennerahasto-ohjelman valtakunnallisiin teemoihin kuuluvista hankehauista ja -suunnitelmista ja alueen
osallistumisesta niihin sekä painopisteet, joihin kansallista ja EU:n rahoitusta kohdennetaan. Toimeenpanosuunnitelma laaditaan yhteistyössä ELYkeskuksen kanssa. Asiakirjat ovat saatavilla www.esavo.fi –sivustolta kohdasta EU-ohjelmat.
Toimeenpanosuunnitelmaan liittyy kiinteästi rahoitussuunnitelma, joka sisältää arviot kansallisen, EU:n ja valtion vastinrahan rahoitusosuuksista sekä
arviot kuntien ja muiden julkisyhteisöjen rahoitusosuuksista.
Toimeenpanosuunnitelmassa määritellään valintaperusteet hankkeiden hyväksymiseksi ohjelmarahoituksesta. Valintakriteerit koostuvat yleisistä ja
erityisistä valintaperusteista. Maakunnan yhteistyöryhmä ja rahoittajat voivat asettaa erityisiä valintakriteereitä, jotka vastaavat mm. maakuntaohjelman
13
ja älykkään erikoistumisen pohjalta tehtyihin painopistevalintoihin. Tällä varmistetaan, ettei rahoiteta päällekkäistä toimintaa ja että resurssit
kohdennetaan valittuihin painopisteisiin. Valintaperiaatteilla varmistetaan hankkeiden laadukas toteuttaminen.
Myöntövaltuutta hallinnoidaan ja sen käyttöä seurataan säännöllisesti Eura2014-järjestelmän kautta sekä välittävän toimielimen omilla seurannoilla.
Myöntövaltuuden ottaa vastaan tehtävästä vastaava suunnittelija (TR). Hän tekee myös esityksen valtuuden kohdentamisesta toimeenpanosuunnitelman
mukaisesti. Maakuntajohtaja tekee kohdentamispäätöksen.
Tilinpäätökseen valtuuksista tehdään oma liitteensä, josta käyvät ilmi vuosittain tehdyt hankepäätökset euroineen sekä käytössä oleva valtuus
sidontoihin tilinpäätöshetkellä.
B2. Määrärahan käytön seuranta ja täsmäytys
Toteutetaan HVO:n antaman ohjeistuksen mukaan. Maakuntaliitolla on valtion toimekiantovaroille jokaiselle oma tilinsä (ESR, EAKR, MKR). Niiden
lähteneet, saapuneet varat sekä korot ja palvelumaksut eritellään excel-taulukossa kuukausittain. Niihin myös merkitään mahdolliset oikaisut.
Maksatustarkastaja (KMP) tekee täsmäytyksen kuukausittain kirjanpidon pääkirjaraportin ja Eura 2014 –järjestelmien kesken.
HVO:lle toimitetaan Eura 2014 –järjestelmän rahoitustietojen varmenneraportti kaksi kertaa vuodessa. Sen valmistelee rahoittajan roolissa suunnittelija
(TR) ja sen allekirjoittaa hyväksyjäroolissa hallintosihteeri (TH).
Maksurahan riittävyyttä seuraa talouspäällikkö yhdessä hallinto- ja kehittämisjohtajan kanssa.
B3. Haku- valinta- ja päätösprosessi
B3.1 Tuen hakua koskevien ilmoitusten julkaiseminen
Hankehaut järjestetään koko Suomessa yhtäaikaisesti kaksi kertaa vuodessa, helmikuun puolivälissä ja syys–lokakuussa. Hankehakuilmoitukset ja –
ohjeet julkaistaan maakunnan päälehdissä (2 kertaa vuodessa) ja rakennerahastot.fi –portaalissa sekä maakuntaliiton omilla internet-sivuilla.
Ilmoitukset ja ohjeet ovat rakennerahasto-ohjelman tavoitteiden ja ehtojen mukaisia. Hakuilmoituksissa ja –ohjeissa kuvataan valintaprosessit ja –
perusteet yleispiirteittäin ja niistä on linkki tarkempaan ohjeistukseen, joka löytyy em. internet-sivuilta.
B3.2 Hakemusten laatiminen sekä vastaanottaminen ja rekisteröinti
Rahoituksen hakija laatii rahoitushakemuksen Eura2014 –järjestelmässä Katso-tunnistetta hyödyntäen. Eura 2014 -järjestelmä lähettää automaattisesti
hakijalle saapumisilmoituksen hakemuksesta, kun järjestelmä on kirjannut sen saapuneeksi. Eura2014 -järjestelmä diaroi hakemukset Etelä-Savon
maakuntaliiton omin diaaritunnuksin.
B3.3 Hakemusten arviointi ja rahoitettavien hankkeiden valinta (ml. maakunnallinen käsittely)
14
Hanke valmistellaan Eura 2014 -järjestelmän edellyttämällä tavalla. Tarkistetaan ohjelmanmukaisuus sekä yleisten ja erityisten valintaperusteiden
täyttyminen. Hankkeen valmistelija käyttää hankkeen arvioinnissa apuna teemaryhmiä sekä kollegoita omasta organisaatiosta, ELY:stä tai muista
organisaatioista. Hankkeiden valmistelijoiden vastuualueet käyvät ilmi liitteestä tehtävänkuvaukset.
Hankkeen valmistelija täyttää Eura 2014- järjestelmässä valintamuistion, myös hylättävistä hankkeista. Valintamuistiossa arvioidaan hanke olemassa
olevien kriteereiden pohjalta. Valintamuistiot ja sitä myötä arviointitulokset tallentuvat Eura 2014-järjestelmään.
Hanke käsitellään maakuntaliiton hankeryhmässä 1-2 kertaa, jonka jälkeen se viedään MYR:n sihteeristön käsiteltäväksi. Sihteeristö käsittelee kaikki
hankkeet ja ottaa kantaa hyväksyttävän hankkeen ohjelmanmukaisuuteen. Ylimaakunnalliset hankkeet käsitellään kunkin toteutusalueen sihteeristöissä
ja tarvittaessa myös MYReissä. Hankkeiden valmistelijat esittelevät hankkeet sihteeristön kokouksissa.
MYR käsittelee maakunnalliset ja ylimaakunnalliset hankkeet sekä hankekokonaisuudet, joihin on haettu EU:n ja valtion vastinrahoitusta yhteensä yli
500 000 €. Se käsittelee myös maakunnan kannalta merkittävimmät hankkeet ja hankekokonaisuudet. MYR:n esittelijänä (mm. hankkeet) toimii
aluekehitysjohtaja. MYR:n työjärjestys liitteenä.
Valintaprosessiin osallistuvien henkilöiden taustat ovat maakuntaliiton tiedossa, riippumattomuuden vaarantavat henkilöt eivät osallistu hakemusten
arviointiin ja eivätkä valintaprosessiin. Näin taataan hakemusten tasapuolinen kohtelu. Valintaperusteet ovat yhdenmukaiset seurantakomitean
hyväksymien valintaperusteiden kanssa. Arviointiin osallistuu useampi henkilö, jotta varmistutaan että kaikki menee sääntöjen mukaan. Horisontaaliset
periaatteet arvioidaan hakemuksessa esitettyjen tietojen pohjalta. Arvioinnissa huomioidaan EU:n ja kansallinen lainsäädäntö.
Valintaprosessi on läpinäkyvä, koska maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristön pöytäkirjat ovat julkisia.
Hakijoiden ERI-rahastoihin kohdistuvien takaisinperintäpäätösten olemassaolo tarkistetaan muilta rahoittajilta tarvittaessa. Hakijan verovelkatiedot
tarkistetaan.
Hakija on velvollinen ilmoittamaan kaksinkertaisen rahoituksen mahdollisuudesta. Tarpeen vaatiessa hankkeen valmistelija tarkastaa asian hakijalta ja
muilta rahoittajilta.
B3.4 Päätöksen tekeminen (ml. myönteiset ja kielteiset päätökset)
Maakuntahallitus tekee päätöksen hankkeen rahoittamisesta maakuntajohtajan esityksestä. Ns. oman tuotannon hankkeissa esittelijänä on
maakuntahallituksen puheenjohtaja. Päätöksessä on perusteltu syyt hyväksymiseen/hylkäämiseen.
Maakuntajohtaja tekee Eura2014-järjestelmässä toimeenpanopäätöksen maakuntahallituksen päätöksen valtuutuksella. Päätöksen maakuntajohtajalle
Eura 2014-järjestelmässä valmistelee hankkeen valmistelijana toimiva henkilö. Eura 2014 –järjestelmässä maakuntajohtajan päätös on
15
maakuntahallituksen päätöksen toimeenpanoa, eikä siitä ole muutoksenhakumahdollisuutta. Järjestelmä lähettää hakijalle automaattisesti sähköpostiilmoituksen päätöksen hyväksymisestä (hankkeen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen). Ilmoituksessa on linkki, jonka kautta hakija pääsee
katselemaan ja noutamaan päätöksen Eura 2014-järjestelmästä. Päätöksessä on kerrottu hankkeen toteuttamista koskevat ehdot.
Hankkeen valmistelija tallentaa hankkeen luokittelutiedot ja riskiarvioinnin tietojärjestelmään.
Jos tuensaaja on aloittanut hankkeen toteutuksen ennen rahoituspäätöksen antamista, mitä rahoittaja ei suosittele, hankkeen toimet tarkastetaan
aloituspalaverissa, hankkeen valmistelijan ja tuensaajan välisessä neuvottelussa tai viimeistään maksatuksessa. Rahoituspäätöksen vastaiset
kustannukset hylätään.
B3.5 Päätöstä koskeva muutoksenhakuprosessi
Maakuntahallituksen rahoituspääätös on oikaisuvaatimuskelpoinen. Muutoksenhakuun sovelletaan kuntalain säädöksiä. Päätökseen liitetään
oikaisuvaatimusohje. Päätös annetaan tiedoksi sähköisesti ja sen oikaisuvaatimusaika on 14 vrk päätöksen tiedoksisaannista. Päätöksen katsotaan
tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Maakuntahallitus käsittelee mahdollien oikaisuvaatimuksen, jonka sille valmistelee
hankkeen alkuperäisen rahoituspäätöksen valmistelija, viipymättä. Maakuntahallitukselle oikaisuvaatimuksen esittelee maakuntajohtaja, mutta oman
tuotannon hankkeissa maakuntahallituksen puheenjohtaja.
Maakuntahallituksen päätös toimiteaan tiedoksi muutoksenhakuohjeineen sähköisesti oikaisuvaatimuksen tekijälle. Oikaisuvaatimusta koskevasta
päätöksestä on mahdollisuus hakea muutosta kuntalain mukaan valittamalla hallinto-oikeuteen. Muutoksenhakuoikeus on tällöin vain
oikaisuvaatimuksen tehneellä. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Kunnallisvalitus on tehtävä 30
päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Hallinto-oikeuden päätöksestä on mahdollista valittaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen, joka on tehtävä 30
päivän kuluessa hallinto-oikeuden päätöksen tiedoksi saannista.
Muutoksenhaun johdosta tehdyt päätökset (maakuntahallitus, hallinto-oikeus, korkein hallinto-oikeus) viedään Eura 2014-järjestelmään HVO:n
myöhemmin annettavan ohjeistuksen mukaisesti.
B3.6 Päätöksessä olevan asia- tai kirjoitusvirheen korjaaminen
Hallintolain (434/2003) 8 luku määrittelee kirjoitus- ja asiavirheen korjaamisen. Rahoituspäätöksissä olevista mahdollisten virheiden korjaamisen
valmistelevat hankkeiden valvojat. Pienet kirjoitusvirheet voidaan korjata valvojan päätöksellä. Mahdolliset asiavirheet korjataan maakuntajohtajan
päätöksellä hankkeen valvojan esittelystä. Korjauksista neuvotellaan aina hankkeen toteuttajan kanssa, joka voi myös tehdä aloitteen havaitun virheen
korjaamisesta.
B3.7 Muutoshakemusten käsittely ja muutospäätökset sekä jatkopäätökset vaiheistetussa rahoituksessa
Hakija jättää muutoshakemuksen Eura 2014-järjestelmään. Kustannusarvioon tai sisältöön liittyvät muutokset käsitellään ensin maakuntaliiton
hankeryhmässä ja tämän jälkeen maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä ja maakuntahallituksessa. Vähäiset muutokset, kuten
kustannuslajimuutokset ja jatkoajan myöntäminen, tehdään hankkeen valvojan esittelystä ja maakuntajohtajan päätöksellä.
16
Eura 2014-järjestelmä ohjaa vaiheistettuun rahoitukseen. Maakuntajohtaja tekee näissä tapauksessa toimeenpanopäätöksen jatkorahoituksesta hankkeen
valvojan esityksestä ja maakuntahallituksen hyväksymän alkuperäisen rahoituspäätöksen mukaisesti.
Maakuntaliitto vaatii ennen jatkopäätöksen tekemistä toteuttajalta ja hankkeen kohderyhmältä uuden ilmoituksen näiden saamasta de minimis -tuesta
niiltä osin, kuin se on hankkeen jatkopäätöksen kannalta tarpeellista.
B4. Hankkeen toteutuksen tukeminen, seuranta ja valvonta
B4.1 Hankkeen toteuttamiseen liittyvän informaation antaminen (mm. aloituspalaverit)
Kun maakuntahallituksen päätös on saanut lainvoiman, pidetään aloituspalaveri. Siihen osallistuvat hankkeen toteuttajan keskeiset edustajat.
Pääsääntöisesti maakuntahallituksen päätös pannaan täytäntöön Eura 2014 –järjestelmässä vasta aloituspalaverin jälkeen. Aloituspalaverista laaditaan
muistio, jonka myös toteuttaja allekirjoittaa. Aloituspalaverimuistion liitteinä ovat mm. hankkeen ohjausryhmän kokoonpano, asiakirjojen
säilytyslomake, viestintäohje sekä tukikelvottomien kustannusten vaikutus –kirje ja EAKR:n kustannuslajit flat rate –mallissa. Hankkeen valvoja ja
maksatushakemusten käsittelijä ohjeistavat ja neuvovat hakijaa tarvittaessa koko hankkeen keston ajan. Ohjeistusta löytyy myös mm. rakennerahastojen
internet-sivulta.
B4.2 Hankkeen etenemisen seuraaminen (mm. ohjausryhmätyöskentely)
Hankkeen valvoja vastaa hankkeen sisällöllisen toteutumisen seurannasta. Hankkeen etenemistä seurataan pääsääntöisesti ohjausryhmätyöskentelyn
kautta, jossa valvoja on mukana. Hankkeen toteuttaja laatii seurantaraportin maksatuskausittain Eura2014 –järjestelmään maksatushakemuksen
yhteydessä. Havattuihin poikkeamiin, mm. hankesuunnitelman toteutumisen osalta, puututaan neuvottelemalla toteuttajan kanssa ja tarvittaessa
ohjausryhmässä, joka tekee ehdotukset rahoittajalle mahdollisista muutoksista yms. hankesuunnitelmaan/rahoitukseen.
Tarvittaeesa hankkeen riskiluokitusta voidaan muuttaa. Siitä vastaa hankkeen valvoja. Mahdolliset jatkotoimenpiteet havaintojen perusteella tekee
maakuntahallitus, jonka päätös on muutoksenhakukelpoinen. Asian esittelee maakuntahallitukselle maakuntajohtaja ja valmistelee hankkeen valvoja.
Päätös on muutoksenhakukelpoinen ja se toimeenpannaan Eura 2014 –järjestelmässä, joka ei ole muutoksenhakukelpoinen, koska on hallituksen
päätösen täytäntöönpanoa.
Maakuntaliiton ns. oman tuotannon hankkeissa ohjausryhmän puheenjohtajaksi pyritään valitsemaan henkilö, joka edustaa hankkeessa mukana olevia
liiton ulkopuolisia tahoja. Toteuttajaa ohjausryhmässä edustaa projektipäällikkö tai toteuttajan edustajaksi nimetty henkilö/TL. Hankkeen valvoja
edustaa rahoittajaa.
B.4.3 Hankkeiden tuotosten seuranta
17
Hankkeen valvoja tarkastaa ja hyväksyy hankkeen seuranta- ja loppuraportit Eura 2014-järjestelmässä. Mikäli seurantaraporteista käy ilmi, ettei
hankkeessa synny tuotoksia hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti, hanke saatetaan ottaa tarkempaan seurantaan ja ohjeistukseen. Mikäli hankkeen
toteuttaja ei tee rahoittajan esittämiä muutoksia, päättää maakuntahallitus jatkotoimenpiteistä maakuntajohtajan esittelystä ja valvojan valmistelusta
toteuttajaa kuultuaan. Maakuntahallituksen päätös on muutoksenhakukelpoinen ja se toimeenpannaan Eura 2014 –järjestelmässä, joka ei ole
muutoksenhakukelpoinen, koska on hallituksen päätösen täytäntöönpanoa.
B5. Ennakon myöntäminen ja maksaminen
Hakija ilmoittaa hankehakemuksessa, hakeeko ennakkoa ja kuinka paljon. Ennakko myönntään rahoituspäätöksessä ja siinä ilmotetaan myös sen määrä.
Rahoittaja kirjaa päätöksen ehtoihin suunnitelman ennakon huomioimisesta maksatuksissa. Ennakko voi olla korkeintaan 30 % myönnetystä tuesta.
Ennakon maksamista on haettava erikseen ennakkomaksatushakemuksella Eura 2014 – järjestelmässä. Ennakon maksamisesta tekee päätöksen hallintoja kehittämisjohtaja Eura 2014 –järjestelmässä. Päätös oikaisuvaatimusohjeineen lähtetään hankkeen toteuttajalle sähköisesti Eura 2014 –järjestelmää
hyödyntäen. Eura 2014 –järjestelmän maksupäätöstositteen perusteella maakuntaliiton talouspäällikkö suorittaa maksun päätöksen mukaisesti hankkeen
toteuttajalle. Maksun suoritettuaan hän merkitsee Eura 2014 –järjestelmään maksupäivän. Maksun maksaminen on kuvattu tarkemmin kohdassa 6.5.
B6. Maksatusprosessi
B6.1 Maksatushakemusten laatiminen ja käsittelyyn ottaminen
Hankkeen toteuttaja laatii maksatushakemuksen Eura 2014 –järjestelmässä. Järjestelmä kirjaa hakemuksen saapuneeksi diaariin. Hankken valvoja tai
maksatustarkastaja ottaa hakemuksen käsittelyyn ja merkitsee hakemukseen ne viranomaisen merkinnät, jotka eivät siirry suoraan järjestelmästä.
Käsittelijä lähettää toteuttajalle sähköpostin hakemuksen ottamisesta käsittelyyn. Valvoja ja maksatustarkastaja voivat käsitellä hakemusta
samanaikaisesti. Tämä mahdollistaa myös sen, että 90 päivän käsittelyaika maksatukselle on riittävä.
B6.2 Rahoittajan lausunto hankkeen etenemisestä
Hankkeen valvoja suorittaa arvion hankkeen suunnitelman mukaisesta toteutumisesta ja laitttaa siitä arvion Eura 2014 –järjestelmään. Tarvittaessa hän
voi pyytä toteuttajalta lisätietoja järjestelmän kautta. Saadut selvitykset yms. pyritään tallentamaan mahdollisuuksien mukaan Eura 2014 –
järjestelmään. Mikäli aineistoa ei voida sinne tallentaa, tallennetaan ne A5-kohdan kuvauksen mukaisesti.
B6.3 Maksatushakemuksen kustannusten, rahoituksen ja tulojen tukikelpoisuuden tarkastaminen (maksaja)
Maksatustarkastaja suorittaa hankkeen kustannusten, rahoituksen ja tukikelpoisuuden tarkastuksen Eura 2014 –järjestelmän maksatushakemuksen
perusteella järjestelmässä olevan tarkistuslistan mukaisesti. Tarvittaessa hän voi pyytää lisätietoja toteuttajalta järjestelmän kautta. Saadut selvitykset
yms. pyritään tallentamaan mahdollisuuksien mukaan Eura 2014 –järjestelmään. Mikäli aineistoa ei voida sinne tallentaa, tallennetaan ne A5-kodan
kuvauksen mukaisesti. Rahoittajan lausunto on oltava ennen kuin maksatustarkastaja lopullisesti valmistelee maksatuspäätöksen.
B6.4 Maksatuspäätöksen tekeminen
18
Maksatustarkastaja valmistelee maksatuspäätöksen Eura 2014 –järjestelmässä, jonka perusteella hallinto- ja kehittämisjohtaja tekee maksatuspäätöksen.
Päätös muutoksenhakuohjeineen lähtee järjestelmäavusteisesti toteuttajalle Eura 2014 –järjestelmästä sähköisenä tiedoksiantona.
B6.5 Tuen maksaminen
Maakuntaliiton talouspäällikkö saa Eura 2014 – järjestelmän tekemän maksupäätöstositteen pdf-tiedostona sähköpostiinsa. Sen hänelle toimittaa
hallinto- ja kehittämisjohtaja. Talouspäällikkö maksaa tuen maksatuspäätöksen mukaisesti maksupäätöstosittessa ilmoitetulle tilille pankkiohjelma
Baswarella kassamaksuna. Hän täyttää viestikenttään tarvittavat tiedot maksupäätöstositteesta, laittaa maksettavan summan ja valitsee oikean tilin, jolta
maksetaan (EAKR tai MKR), tallentaa ja ottaa tarvittavat tulosteet. Maksu tapahtuu Yhteys, Tiedonsiirto –osioissa ja siellä valitaan oikea pankki,
kassamaksut ja ohjelma antaa maksuun menevän summan ja tässä vaiheessa vielä tarkistetaan, että summat täsmäävät. Sen jälkeen hyväksytään maksu.
Maksatuspäätöstositteeseeseen merkitään maksupäivä sekä kuka on maksanut. Talouspäällikkö merkitsee maksupäivän myös Eura 2014 –järjestelmään
maksun suoritettuaan. Pankkiohjelmassa tehdään jo tiliöinnit ja se ”kaadetaan” kirjanpitoon, jolloin ei tehdä enää erillistä käsittelyä. Maksutilit
täsmäytetään kirjanpitoon kaadon yhteydessä.
B6.6 Maksatuspäätöstä koskeva muutoksenhakuprosessi
Eura 2014 –järjestelmässä hallinto- ja kehittämisjohtajan tekemään maksatuspäätökseen, joka toimitetaan toteuttajalle sähköisesti järjestelmän
avustamana, liitetään oikaisuvaatimusohje. Oikaisuvaatimusaika on 14 päivää päätöksen tiedoksisaannista. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3
päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Maakuntahallitus käsittelee maksatuspäätöksestä tehdyn oikaisuvaatimuksen viipymättä. Asian
valmistelee hallitukselle hallinto- ja kehittämisjohtaja ja esittelee maakuntajohtaja. Oman tuotannon hankkeen maksatuspäätökseen tehtyyn
oikaisuvaatimukseen esittelijänä toimii maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen oikaisuvaatimuskelpoinen päätös toimitetaan
oikaisuvaatimuksen tekijälle tiedoksi sähköisesti. Oikaisuvaatimusta koskevasta päätöksestä on mahdollisuus hakea muutosta kuntalain mukaan
valittamalla hallinto-oikeuteen kunnallisvalituksella. Valitusaika on 30 päivää maakuntahallituksen päätöksen tiedoksi saannista. Päätöksen katsotaan
tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Muutoksenhakuoikeus on tällöin vain oikaisuvaatimuksen tehneellä. Hallinto-oikeuden
päätöksestä on mahdollista valittaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Muutoksenhaun johdosta tehdyt päätökset (maakuntahallitus, hallinto-oikeus,
korkein hallinto-oikeus) viedään Eura 2014-järjestelmään HVO:n myöhemmin annettavan ohjeistuksen mukaisesti.
B6.7 Maksatuspäätöksessä olevan asia- tai kirjoitusvirheen korjaaminen
Hallintolain (434/2003) 8 luku määrittelee kirjoitus- ja asiavirheen korjaamisen. Maksatuspäätöksissä olevista mahdollisten virheiden korjaamisen
valmistelevat hankkeiden maksatustarkastajat. Pienet kirjoitusvirheet voidaan korjata maksatustarkastajan päätöksellä. Mahdolliset asiavirheet
korjataan hallinto- ja kehittämisjohtajan päätöksellä hankkeen maksatustarkastajan esittelystä. Korjauksista neuvotellaan aina hankkeen toteuttajan
kanssa, joka voi myös tehdä aloitteen havaitun virheen korjaamisesta.
B7. Paikan päällä tehtävät varmennukset
19
B7.1 Vuosittainen varmennussuunnitelma
HVO:n ohjeistuksen mukaisen vuosittaisen suunnitelman paikan päällä tehtävistä varmennuksista valmistelee maksatustarkastaja (ML) ja sen hyväksyy
hallinto- ja kehittämisjohtaja. Päätös toimitetaan tiedoksi välittävän toimielimen henkilöstölle, joita asia koskee. Varmennettavia ovat automaattisesti
hankkeet, joiden kustannusarvio on yli 500 000 euroa. Jos hankkeen tekemän hankinnan hankinta-arvo ylittää 200 000 euroa, käydään hankinta
automaattisesti varmentamassa paikanpäällä.
B7.2 Paikan päällä tehtävien varmennusten organisointi, suorittaminen ja dokumentointi
Varmennussuunnitelman mukaisten hankkeiden paikan päällä varmennuksen ajankohdan sopivat yhdessä hankkeen valvoja ja maksatustatarkastaja
hankkeen toteuttajan kanssa. Kun päivämäärä on sovittu, lähetetään hankkeen toteuttajalla kirje, jossa kerrotaan aika, paikka ja tilaisuuden luonne.
Kirjeen allekirjoittaa hallinto- ja kehittämisjohtaja. Kirjeessä mainitaan myös säädökset, joihin varemennuksen tekeminen perustuu. Paikan päällä
varmennukset suorittavat hankkeen valvoja ja maksatustarkastaja. Tilaisuudesta laaditaan Eura 2014 –järjestelmässä pöytäkirja, johon toteuttajalta
pyydetään vastine kirjallisena. Pöytäkirjaan kirjatut havainnot käsitellään maakuntahallituksessa, jossa asian esittelee maakuntajohtaja hallinto- ja
kehittämisjohtajan valmistelusta. Maakuntaliiton itse toteuttamissa hankkeissa esittelijänä on maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen
päätös jatkotoimenpiteistä päättäminen varmennuksen perusteella on muutoksenhakukelpoinen. Se lähetetään toteuttajalle tiedoksi sähköisesti.
Lähettjänä on hallintosihteeri. Muutoksenhaku on kuten kuvattu kohdassa B 6.6. Kun päätös on lainvoimainen, tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja siitä
Eura 2014 –järjestelmässä täytäntöönpanopäätöksen, joka ei ole muutoksenhakukelpoinen, koska on maakuntahallituksen päätöksen täytöntöönpanoa.
B8. Jälkiseuranta
B8.1 Pysyvyyden jälkiseuranta
20
Pysyvyyden jälkiseuranta toteutetaan yleisasetuksen (EU) N:o 1303/2013 71 artiklan ja tukikelpoisuusasetus 4 §:n mukaisesti.
Hankkeiden aloituspalaverissa hankkeen valmistelija ja maksaja käyvät toteuttajan kanssa läpi pysyvyyden seurantaan liittyviä seikkoja ja pyritään
toteamaan jo siinä vaiheessa, koskevatko pysyvyyden seurannan ehdot hanketta ja jos koskevat niin miltä osin. Rahoituspäätöstä valmisteltaessa
valmistelija varmistaa, koskeeko hanketta pysyvyyden seuranta ja tekee sen edellyttämät valinnat päätösvalmistelussa, jolloin pysyvyyden seurantaa
koskevat asianmukaiset ehdot tulostuvat rahoituspäätökseen. Tähän sisältyy myös ehto siitä, että tuensaajan on ilmoitettava pysyvyyteen liittyvistä
muutoksista. Pääsääntöisesti pysyvyyden jälkiseurannan piiriin kuuluvat investoinnit ja hankinnat eritellään kustannuksineen hankehakemuksessa.
Seurattavista hankkeista pidetään oman talon sisällä yllä excel-listaa, jota hankkeiden valvojat päivittävät säännöllisesti. Maakuntaliiton hankeryhmä
käy listan läpi kaksi kertaa vuodessa ohjelmapäällikön (ON) esittelystä. Pysyvyyden seuranta kuuluu hankkeiden maksatustarkastajille.
Jos hankkeen tekemän hankinnan hankinta-arvo ylittää 200 000 euroa, kuuluu se automaattisesti pysyvyyden seurannan piiriin. Mikäli hankinta-arvo
ylittää 30 000 euroa, mutta jää alle 200 000 euroa, lähetetään hanketoimijalle kirje, jossa tiedustellaan pysyvyyttä.
Mikäli seurannassa havaitaan pysyvyysehdon rikkominen, tuki takaisinperitään artiklan 71 mukaisesti. Takaisinperinnän valmistelee hallinto- ja
kehittämisjohtaja valvojan avustuksella. Sen esittelee maakuntahallitukselle maakuntajohtaja. Maakuntahallituksen päätös on muutoksenhakukelpoinen.
Hallinto- ja kehittämisjohtaja panee maakuntahallituksen päätöksen täytäntöön Eura 2014 –järjestelmässä. Tämä päätös on maakuntahallituksen
päätöksen täytätöönpanoa, eikä muutoksenhakukelpoinen.
B8.2 Tuloa tuottavien hankkeiden jälkiseuranta
Tuloa tuottavien hankkeiden jälkiseurannassa noudatetaan yleisasetuksen 61 artiklaa ja tukikelpoisuusasetuksen 6§:ää. Valmistelija määrittää
rahoituspäätöstä valmistellessaan, onko hanke artiklan 61 tarkoittama tuloa tuottava hanke ja tekee tarvittavat valinnat rahoituspäätökseen, jolloin
rahoituspäätökseen kirjautuvat tuloa tuottavia hankkeita koskevat ehdot.
Jälkiseurannan kohteena ovat kaikki tuloa tuottaviksi hankkeiksi luokitellut hankkeet. Tuloa tuottavista hankkeista pidetään Excel-seurantaa, mikäli
tällaisia hankkeita tulee. Valvojat ja maksajat vastaavat jälkiseurannasta. Maakuntaliiton hankeryhmä käy listan läpi kaksi kertaa vuodessa
ohjelmapäällikön (ON) esittelystä.
Mahdollisista jatkotoimista päätetään, kuten kohdassa 8.1. on määritelty.
Tehtyjen jälkiseurantojen dokumentointi Eura 2104 -järjestelmään tehdään järjestelmän myöhemmin tarkentuvien ohjeiden mukaan.
B8.3 Muut jälkiseurattavat asiat
21
Välittävä toimielin suorittaa vuosittain hankkeiden vaikuttavuuden arviointia päättyneiden hankkeiden osalta. Vuosittain käydään läpi kaksi vuotta
aiemmin päättyneet hankkeet. Niistä laaditaan seurantaraportti excel-muodossa, joka on välittävän toimielimen koko henkilöstön käytettävissä. Lisäksi
se esitellään tarkastuslautakunnalle sekä maakuntahallitukselle ja toimitetaan tiedoksi maakuntavaltuustolle.
Mahdollisista muista jälkiseurattavista päätetään HVO:n ohjeistuksen tai liiton hankeryhmän esityksestä.
Maakuntaliitto ilmoittaa verottajalle vuosittain tammikuussa edellisenä kalenterivuonna maksetut julkiset tuet maksutapahtumittain.
B9. Takaisinperintä ja muut jatkotoimenpiteet
Maakuntaliitossa ei ole delgoitu viranhaltijoille toimivaltaa takaisinperinnöissä tai jatkotoimenpiteiden teossa.
B9.1 Takaisinperintä- ja muiden jatkotoimenpidepäätöksen tekeminen
Takaisinperinnän ja muut jatkotoimenpiteet valmistelee hallinto- ja kehittämisjohtaja maksatustarkastajan avustuksella. Sen esittelee
maakuntahallitukselle maakuntajohtaja. Ns. oman tuotannon hankkeiden osalta esittelijänä toimii maakuntahallituksen puheenjohtaja. Ennen
takaisinperinnän ja muiden jatkotoimenpiteiden tekemistä toteuttajalla on mahdollisuus antaa vastineensa. Maakuntahallituksen päätös on
muutoksenhakukelpoinen ja päätöksen liitetään muutoksenhakuohjeet. Päätös annetaan tiedoksi sähköisesti B 3.5. kohdan kuvauksen mukaisesti.
B9.2. Tuen takaisinperintä (täytäntöönpano, toimenpiteiden toteutumisen seuranta ja raportointi jatkotoimenpiteiden edistymisestä)
Maakuntahallituksen päätöksen panee täytöntöön Eura 2014 – järjestelmässä hallinto- ja kehittämisjohtaja. Makastustarkastajat raportoivat
toimenpiteiden seurannasta ja jatkotoimenpiteiden edistymisestä hallinto- ja kehittämisjohtajalle. Yhdessä hallinto- ja kehittämisjohtajan kanssa
maksatustarkastajata laativat myös Eura 2014 –järjestelmän avustuksella raportit takaisinperinnöistä korkoineen.
B9.3 Jatkotoimenpidepäätöksiä koskeva muutoksenhakuprosessi
Maakuntahallituksen tekemä jatkotoimenpidepäätös on muutoksenhakukelpoinen. Hallinto- ja kehittämisjohtaja panee maakuntahallituksen päätöksen
täytäntöön Eura 2014 –järjestelmässä. Tämä päätös on maakuntahallituksen päätöksen täytätöönpanoa, eikä muutoksenhakukelpoinen.
Muutoksenhakumenettelyssä sovelletaan kuntalain määräyksiä. Prosessi on kuvattu kohdassa B 3.5.
22
B9.4 Jatkotoimenpidepäätöksessä olevan asia- tai kirjoitusvirheen korjaaminen
Hallintolain (434/2003) 8 luku määrittelee kirjoitus- ja asiavirheen korjaamisen. Jatkotoimenpidepäätöksessä olevasta mahdollisen virheen korjaamisen
valmistelevat hankkeiden maksatustarkastajat. Pienet kirjoitusvirheet voidaan korjata hallinto- ja kehittämisjohtajan päätöksellä. Mahdolliset
asiavirheet korjataan maakuntajohtajan päätöksellä hallinto- ja kehittämisjohtajan esittelystä. Korjauksista neuvotellaan aina hankkeen toteuttajan
kanssa, joka voi myös tehdä aloitteen havaitun virheen korjaamisesta.
B10. Sääntöjenvastaisuuksien käsittely ja raportointi
Sääntöjenvastaisuuksista raportoidaan TEM:lle säännöllisesti TEM:n ohjeistuksen mukaan kun ne tarkentuvat uuden järjestelmän osalta. Suunnittelija
(TR) tarkastaa maksatustarkastajilta, onko ko. raportointikaudella ollut sääntöjenvastaisuuksia, ja valmistelee sääntöjenvastaisuusraportit järjestelmään.
Raportin allekirjoittaa hallintosihteeri (TH) Eura 2014 –järjestelmässä.
B11. Hallintoviranomaiselle hallinnollista vahvistuslausumaa varten ja todentamisviranomaiselle
tilinpäätöstä varten vahvistettavat tiedot
Maksajan edustaja (KMP) tekee numerotarkastuksen ja kerää tiedot, rahoittajan edustaja (TR) tekee asiatarkastuksen ja taloussihteeri (TH) allekirjoittaa
raportin. Tämä muuttuu hallinto- ja todentamisviranomaisen myöhemmän ohjeistuksen mukaan vastaamaan Eura 2014-järjestelmää.
B12. Tarkastusviranomaisen tarkastusraporttien ja muiden tarkastushavaintojen käsittely
Tarkastusviranomainen tallentaa laatimansa tarkastusraportin Eura 2014 -järjestelmään. Sieltä hankkeen maksatustarkastaja poimii sen ja hankkeen
toteuttajalle toimitetaan hallinto- ja kehittämisjohtajan allekirjoittama vastinepyyntö tarkastusraporttiin.Vastine ja tarkastusraportti käsitellään
maakuntahallituksessa maakuntajohtajan esityksestä, maakuntaliiton itse toteuttamissa hankkeissa maakuntahallituksen puheenjohtajan esityksestä.
Maakuntahallituksen päätös jatkotoimenpiteistä tarkastusraportin perusteella on muutoksenhakukelpoinen päätös, joka oikaisuvaatimusajan päätyttyä
viedään Eura 2014- tietojärjestelmään. Se on maakuntahallituksen päätöksen täytäntöönpanoa eikä muutoksenhakukelpoinen. Päätöksen perusteella
mahdollinen takaisinperinnän järjestelmässä tekee hallinto- ja kehittämisjohtaja maksatustarkastajien kanssa yhteistyössä.
Maakuntaliitto ostaa tilintarkastusyhteisöltään lakisääteisen tilintarkastuksen lisäksi 1-2 hanketarkastuspäivää. Tilintarkastaja valitsee itse tarkastettavat
hankkeet. Ne ovat sellaisia hankkeita, jotka eivät kyseisenä vuonna ole varmennussuunnitelman mukaisesti tarkastettavia. Yleensä hän pyrkii
tarkastamaan erilaisten toimijoiden hankkeita tai sellaisia, joita maksatustarkastajat toivovat tarkastettavan. Tilintarkastajan tarkastusraportteihin
toteuttajalla on mahdollisuus antaa vastineensa. Raportin havainnot käsitellään maakuntahallituksessa ja se päättää myös mahdollisisita
jatkotoimenpiteistä. Menettelytapa on samanlainen kuin varmennussuunnitelman mukaisten hankkeiden havaintojen käsittelyssä.
Allekirjoitus:
23
Mikkeli 30.1.2015
Riitta Koskinen
Aluekehitysjohtaja
Mervi Simoska
Hallinto- ja kehittämisjohtaja
Liitteet:
Liite 1: Perussopimus
Liite 2: Hallintosääntö
Liite 3: Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2015
Liite 4: Maakunnan yhteistyöryhmän työjärjestys
Liite 5: Sopimus Itä-Suomen maakuntien liittojen yhteistyöstä RR-kaudella 2014-2020
Liite 6: Aloituspalaverimuistio
Liite 7: Etelä-Savon maakuntaliiton hankintaohje
Liite 8: Etelä-Savon maakuntaliiton tietoturvaohje
Liite 9: Etelä-Savon maakuntaliiton Eura 2014 –käyttöoikeudet
Liite 10: Henkilöstöresurssit ja osaaminen
Liite 11: Organisaatiokaavio
Liite 12: Tehtäväkuvaukset RR-toimintaan osallistuvien osalta
Liite 13: Tehtävien eriyttäminen
Liite 14: Vuokaaviot: rahoitusprosessi, maksatusprosessi, varmennukset, jatkotoimenpiteet
Liite 15: Riskienarviointi
HVJ 2014-2020
Liite 1
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Voimaantulo
Maakuntahallitus § 22.05.2013
1.1.2013
PERUSSOPIMUS
Sisällysluettelo
1. luku
YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
§
§
§
§
§
§
§
§
§
Nimi ja kotipaikka
Toiminta-ajatus, tehtävät ja niiden toteuttaminen
Maakunnan liittojen yhteistoiminta-alueet ja niiden tehtävät
Yhteistoiminta-alueen päätöksenteon järjestäminen
Jäsenkunnat
Uuden jäsenkunnan ottaminen
Jäsenkunnan eroaminen
Peruspääoman muodostaminen ja jako jäsenkunnille
Jäsenkuntien osuudet ja vastuu
2. luku
KUNTAYHTYMÄN TOIMIELIMET
Kuntien edustajainkokous
10 §
Jäsenkuntien edustus edustajainkokouksessa
11 §
Edustajainkokouksen kokoontuminen ja kokouskutsu
12 §
Edustajainkokouksen järjestäytyminen ja päätösvaltaisuus
13 §
Maakuntavaltuuston valinta
14 §
Kokousmenettely
15 §
Edustajainkokouksen kustannukset
Maakuntavaltuusto
16 §
17 §
18 §
19 §
Valtuuston tehtävät
Jäsenten äänivalta
Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat
Päätösvaltaisuus
20 §
21 §
Kokoontuminen ja kokouskutsu
Kokousmenettely
Maakuntahallitus
22 §
23 §
24 §
25 §
26 §
Tehtävät, edustaminen ja toimivallan siirtäminen
Jäsenten valinta ja lukumäärä
Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat
Esittely ja kokousmenettely
Nimenkirjoitus
Muut toimielimet
27 §
28 §
Tarkastuslautakunta ja tilintarkastajat
Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien tehtävät
Perussopimus 2013
1
HVJ 2014-2020
Liite 1
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Maakuntahallitus § 22.05.2013
3. luku
TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA
29 §
30 §
31 §
32 §
Talousarvio ja -suunnitelma
Suunnitelmapoistot
Tilinpäätös
Talouden ohjaus
4. luku
JÄSENKUNTIEN MAKSUOSUUDET
33 §
34 §
35 §
36 §
37 §
Maksuosuuksien perusteena olevat menot ja tulot
Jäsenkuntien maksuosuudet
Investointien rahoitus
Rahastojen perustaminen
Viivästymiskorko
5. luku
MAAKUNTALIITON PURKAMINEN
38 §
39 §
Purkaminen
Loppuselvitys
6. luku
VOIMAANTULO JA SOVELTAMINEN
40 §
Perussopimus 2013
Voimaantulo ja soveltaminen
2
HVJ 2014-2020
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Liite 1
Maakuntahallitus § 22.05.2013
1. luku
YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ
1. §
Nimi ja kotipaikka
Etelä-Savon maakuntaliitto on kuntalain (365/95) tarkoittama kuntayhtymä, joka toimii maakuntajakolain (1159/1997) tarkoittamalla Etelä-Savon alueella. Kuntayhtymän kotipaikka on Mikkelin
kaupunki.
2. §
Toiminta-ajatus, tehtävät ja niiden toteuttaminen
Maakuntaliitto toimii alueensa kuntien ja asukkaiden eduksi kehittämis-, suunnittelu-, tutkimus- ja
edunvalvontakuntayhtymänä.
Maakuntaliiton tehtävänä on:
1. Vahvistaa kuntien ja kuntayhtymien välistä yhteistyötä, edistää maakunnan henkistä ja
aineellista vaurastumista sekä toimia maakunnallisena yhteistyöelimenä kunnallis-, talous-,
sosiaali-, kulttuuri-, koulutus-, elinympäristö ja muissa maakunnan kehittämisasioissa
(vapaaehtoisen tehtävät).
2. Huolehtia maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/99) tarkoitetusta maakuntakaavan laadinnasta ja
muista maakuntakaavoitukseen liittyvistä tehtävistä sekä edistää maakuntakaavan toteuttamista
(lakisääteiset tehtävät).
3. Huolehtia alueiden kehittämisestä säädetyssä laissa (1651/2009) tarkoitetuista alueiden
kehittämiseen, alueiden kehittämistä koskevien suunnitelmien ja ohjelmien valmisteluun ja toimeenpanoon sekä yhteensovittamiseen ja seurantaan liittyvistä tehtävistä aluekehitysviranomaisena sekä rakennerahastolain (1401/2006) tarkoittamista Euroopan yhteisön
rakennerahastoista osarahoitettaviin suunnitelmiin ja ohjelmiin liittyvistä rahoituksen hallinto-,
todentamis- ja tarkastus-tehtävistä välittävänä toimielimenä (lakisääteiset tehtävät) sekä
4. Huolehtia muusta lainsäädännöstä mahdollisesti aiheutuvista tehtävistä (lakisääteiset tehtävät).
Tehtäviensä toteuttamiseksi maakuntaliitto määrittelee maakunnalliset kehittämistavoitteet ja
toimintapoliittiset linjat sekä edistää maakunnallisten suunnitelmien, hankkeiden ja toimintojen
toteutumista. Maakuntaliitto harjoittaa tarkoitusperiään tukevaa edunvalvonta-, koulutus-, palvelu-,
tiedotus-, tutkimus- ja suunnittelutoimintaa toimien koko maakuntaa hyödyntävässä yhteistyössä
kuntien, viranomaisten ja yhteisöjen kanssa.
Maakuntaliitto voi sopimukseen perustuen täyttä korvausta vastaan ottaa suorittaakseen
toimialaansa liittyvän toimeksiannon muiltakin kuin jäsenkunnilta.
3. §
Maakunnan liittojen yhteistoiminta-alueet ja niiden tehtävät
Maakunnan liittojen yhteistoiminta-alueen alueiden kehittämisestä annetun lain mukaisten
tehtävien (12 §) hoitamiseksi muodostavat Etelä-Savon, Pohjois-Karjalan ja Pohjois-Savon
maakunnat.
Perussopimus 2013
3
HVJ 2014-2020
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Liite 1
Maakuntahallitus § 22.05.2013
4. §
Yhteistoiminta-alueen päätöksenteon järjestäminen
Päätökset yhteistoiminnassa hoidettavista tehtävistä tehdään liittojen toimielinten yhtäpitävin
päätöksin. Toimielinten toimivallasta määrätään liiton hallintosäännössä.
Yhteistoiminta-alueen liittojen maakuntahallitukset sopivat ja vastaavat siitä, miten yhteistoiminnassa käsiteltävät ja päätettävät asiat valmistellaan sekä miten esittely- ja muut virka- ja
talousvastuut järjestetään.
5. §
Jäsenkunnat
Maakuntaliiton jäsenkuntia ovat Enonkoski, Heinävesi, Hirvensalmi, Joroinen, Juva, Kangasniemi,
Mikkeli, Mäntyharju, Pertunmaa, Pieksämäki, Puumala, Rantasalmi, Savonlinna ja Sulkava.
6. §
Uuden jäsenkunnan ottaminen
Kunta, joka valtioneuvoston päätöksellä määrätään kuulumaan Etelä-Savon maakuntaan, tulee
maakuntaliiton jäseneksi päätöksessä mainitusta
ajankohdasta lukien.
7. §
Jäsenkunnan eroaminen
Milloin kunta valtioneuvoston päätöksellä määrätään kuulumaan toiseen maakuntaan, lakkaa
kunnan jäsenyys maakuntaliitossa päätöksessä mainitusta ajankohdasta lukien.
8. §
Peruspääoman muodostaminen ja jako jäsenkunnille
Peruspääoma muodostuu jäsenkuntien pääomasijoituksista. Peruspääomaa voidaan korottaa
myös siirrolla oman pääoman muusta erästä. Peruspääoma jakaantuu jäsenkuntaosuuksiin.
Peruspääoman korottamisesta ja alentamisesta päättää maakuntavaltuusto.
Uuden jäsenkunnan ja jäsenkuntaosuuden lisäyksen edellyttämän peruspääomasijoituksen
määrästä ja suoritusajasta päättää maakuntavaltuusto.
Mikäli jäsenkunta eroaa maakuntaliitosta tai vähentää jäsenkuntaosuuttaan, sille suoritetaan
maakuntavaltuuston päätöksellä kunnan jäsenkuntaosuus tai osa siitä. Mikäli muut kunnat eivät
lunasta eroavan jäsenkunnan jäsenkuntaosuutta, alennetaan peruspääomaa. Korvaus jäsenkuntaosuudesta suoritetaan tasasuuruisina erinä kolmen vuoden aikana eron voimaantulosta
lukien, ellei maakuntavaltuusto toisin päätä.
Maakuntavaltuusto päättää talousarvion vahvistamisen yhteydessä maakuntaliiton velvollisuudesta suorittaa jäsenkuntien peruspääomaosuuksille korkoa. Maakuntavaltuusto päättää
myös korkotasosta.
Perussopimus 2013
4
HVJ 2014-2020
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Liite 1
Maakuntahallitus § 22.05.2013
9. §
Jäsenkuntien osuudet ja vastuu
Jäsenkunnan osuus maakuntaliiton varoihin sekä vastuu veloista ja velvoitteista määräytyvät
peruspääoman jäsenkuntaosuuksien suhteessa.
Maakuntaliiton on pidettävä rekisteriä perus-pääoman jäsenkuntaosuuksista.
2. luku
KUNTAYHTYMÄN TOIMIELIMET
Kuntien edustajainkokous
10. §
Jäsenkuntien edustus edustajainkokouksessa
Jäsenkunnat valitsevat edustajansa edustajainkokoukseen kunnan edellisen vuoden asukasluvun
mukaan siten, että kullakin jäsenkunnalla on yksi edustaja kutakin edellisen vuoden 1. päivän
väkiluvun mukaista alkavaa 2.500 asukasta kohden. Kullekin edustajalle tulee valita henkilökohtainen varajäsen.
Edustajainkokouksessa on kullakin läsnäolevalla edustajalla yksi ääni.
Edustajan ja varaedustajan on oltava jäsenkuntien valtuutettuja.
11. §
Edustajainkokouksen kokoontuminen ja kokouskutsu
Edustajainkokous pidetään kunnallisvaalien jälkeisen vuoden huhtikuun loppuun mennessä.
Edustajainkokouksen kutsuu koolle maakuntahallitus.
Jäsenkuntien on kirjallisesti ilmoitettava valitsemiensa kokousedustajien nimet maakuntahallitukselle viimeistään kunnallisvaalien jälkeisen vuoden helmikuun loppuun mennessä.
Kutsu edustajainkokoukseen on lähetettävä kirjallisena jäsenkuntien kunnanhallituksille vähintään
kuukautta ennen kokousta.
Kutsu edustajainkokoukseen on lähetettävä kokousedustajille vähintään 14 päivää ennen
kokousta. Esityslista on lähetettävä kokouskutsun mukana, elleivät erityiset syyt ole esteenä.
12. §
Edustajainkokouksen järjestäytyminen ja päätösvaltaisuus
Edustajainkokouksen avaa ja puhetta johtaa kokouksessa maakuntahallituksen puheenjohtaja,
kunnes edustajainkokous on valinnut itselleen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Edustajainkokouksen sihteerinä toimii maakuntaliiton hallinnosta vastaava viranhaltija.
Lisäksi edustajainkokous valitsee keskuudestaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä tarpeellisen
määrän ääntenlaskijoita.
Edustajainkokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet edustajista on saapuvilla.
13. §
Perussopimus 2013
5
HVJ 2014-2020
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Liite 1
Maakuntahallitus § 22.05.2013
Maakuntavaltuuston valinta
Edustajainkokous valitsee jäsenkuntia edustavat maakuntavaltuuston jäsenet ja heille henkilökohtaiset varajäsenet siten kuin tässä pykälässä määrätään:
Kuntien edustajainkokous valitsee maakuntavaltuustoon jäsenkuntien kunnanvaltuustojen toimikautta vastaavaksi ajaksi jokaisesta jäsenkunnasta yhden jäsenen kutakin edellisen vuoden 1.
päivän väkiluvun mukaista alkavaa 2.500 asukasta kohden. Kullekin varsinaiselle jäsenelle tulee
valita henkilökohtainen varajäsen.
Maakuntavaltuuston jäsenten ja varajäsenten tulee olla jäsenkuntien valtuutettuja ja valtuustossa
edustettuina olevien ryhmien ääniosuuksien tulee valittaessa vastata jäsenkuntien valtuustoissa
edustettuina olevien eri ryhmien kunnallisvaaleissa saamaa ääniosuutta maakunnan alueella
vaalilaissa (714/1998) säädetyn suhteellisuusperiaatteen mukaisesti.
Naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta toimielimen jäseniä valittaessa on säädetty laissa
erikseen.
Mikäli valtuuston jäsen tai varajäsen menettää vaalikelpoisuutensa kesken toimikauden tai muusta
syystä eroaa valtuuston jäsenyydestä kesken toimikauden, päättää jäsenen edustama kunta eron
myöntämisestä ja uuden jäsenen tai varajäsenen valitsemisesta jäljellä olevaksi toimikaudeksi
siten, että edellä 3. momentissa tarkoitettu suhteellisuusperiaate ei valinnan johdosta muutu.
Mikäli valtuustokauden aikana kuntayhtymään hyväksytään jäseneksi uusia kuntia, ao. kunnat
valitsevat maakuntavaltuustoon sen jäljellä olevaksi toimikaudeksi omat edustajansa noudattaen
tämän perussopimuksen määräyksiä.
14. §
Kokousmenettely
Menettelystä kuntien edustajainkokouksessa noudatetaan soveltuvin osin, mitä maakuntavaltuuston työjärjestyksessä on valtuuston kokouksista määrätty.
15. §
Edustajainkokouksen kustannukset
Jäsenkunta vastaa kuntien edustajainkokoukseen valitsemansa edustajan palkkioista ja muista
tehtävän hoitamisesta aiheutuneista kustannuksista. Maakuntaliitto vastaa edustajainkokouksen
järjestämisestä aiheutuneista kustannuksista.
Maakuntavaltuusto
16. §
Valtuuston tehtävät
Jäsenkunnat käyttävät päätösvaltaansa kuntayhtymässä maakuntaliiton valtuustossa, jota
kutsutaan maakuntavaltuustoksi.
Maakuntavaltuusto vastaa kuntayhtymän toiminnasta ja taloudesta ja päättää niistä asioista, jotka
kuntalain mukaan kuuluvat kunnanvaltuuston päätettäviin asioihin.
Maakuntavaltuusto hyväksyy maakuntavaltuuston työjärjestyksen ja muut tarpeelliset säännöt.
Maakuntavaltuusto valitsee maakuntaliiton johtajan.
Perussopimus 2013
6
HVJ 2014-2020
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Liite 1
Maakuntahallitus § 22.05.2013
17. §
Jäsenten äänivalta
Maakuntavaltuuston kokouksissa on kullakin läsnäolevalla valtuutetulla yksi ääni.
18. §
Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat
Maakuntavaltuusto valitsee toimikaudekseen jäsentensä keskuudesta maakuntavaltuuston
puheenjohtajan sekä ensimmäisen ja toisen varapuheenjohtajan noudattaen samaa menettelyä
kuin kunnanvaltuuston puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia valittaessa.
19. §
Päätösvaltaisuus
Maakuntavaltuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet sen jäsenistä on läsnä.
20. §
Kokoontuminen ja kokouskutsu
Maakuntavaltuustolla on kaksi varsinaista kokousta sekä tarpeen mukaan muita kokouksia.
Maakuntavaltuuston kokouskutsu on lähetettävä vähintään 14 päivää ennen kokousta
maakuntavaltuuston ja maakuntahallituksen jäsenille sekä jäsenkuntien kunnanhallituksille.
21. §
Kokousmenettely
Menettelystä maakuntavaltuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä.
Maakuntahallitus
22. §
Tehtävät, edustaminen ja toimivallan siirtäminen
Maakuntaliiton hallinnosta ja taloudenhoidosta vastaa maakuntaliiton hallitus, jota kutsutaan
maakuntahallitukseksi.
Maakuntahallitus valmistelee maakuntavaltuuston käsiteltävät asiat, lukuunottamatta valtuuston
toiminnan sisäiseen järjestelyyn kuuluvia tai tarkastuslautakunnan valmistelemia asioita, ja vastaa
niiden täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta.
Maakuntahallitus valvoo maakuntaliiton etua, edustaa maakuntaliittoa ja käyttää sen puhevaltaa.
Maakuntajohtajalla on oikeus käyttää puhevaltaa maakuntahallituksen puolesta.
Hallituksen oikeudesta siirtää toimivaltaansa kuuluvia tehtäviä alaiselleen viranhaltijalle määrätään
maakuntaliiton hallintosäännössä.
Perussopimus 2013
7
HVJ 2014-2020
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Liite 1
Maakuntahallitus § 22.05.2013
23. §
Jäsenten valinta ja lukumäärä
Maakuntavaltuusto valitsee maakuntaliiton hallitukseen toimikauttaan vastaavaksi ajaksi
kolmetoista (13) jäsentä ja heille kullekin henkilökohtaisen varajäsenen.
24. §
Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat
Maakuntavaltuusto valitsee maakuntahallituksen jäsenten keskuudesta puheenjohtajan ja kaksi
varapuheenjohtajaa noudattaen samaa menettelyä kuin maakuntavaltuuston puheenjohtajaa ja
varapuheenjohtajia valittaessa.
25. §
Esittely ja kokousmenettely
Esittelystä maakuntahallituksen kokouksissa ja esittelijöinä toimivista sekä muusta kokousmenettelystä määrätään maakuntaliiton hallintosäännössä.
26. §
Nimenkirjoitus
Oikeudesta kirjoittaa maakuntaliiton nimi määrätään maakuntaliiton hallintosäännössä.
Muut toimielimet
27. §
Tarkastuslautakunta ja tilintarkastajat
Maakuntavaltuusto asettaa toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen
järjestämistä varten kuntalaissa tarkoitetun tarkastuslautakunnan, johon valitaan puheenjohtaja ja
varapuheenjohtaja maakuntavaltuuston jäsenten keskuudesta sekä kolme jäsentä ja heille kullekin
henkilökohtainen varajäsen.
Maakuntavaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista
varten yhden tai useamman tilintarkastajan siten, kuin kuntalaissa säädetään.
28. §
Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien tehtävät
Hallinnon ja talouden tarkastamisesta noudatetaan, mitä siitä on säädetty kuntalaissa (365/95) ja
määrätty maakuntaliiton tarkastussäännössä.
3. luku
Perussopimus 2013
8
HVJ 2014-2020
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Liite 1
Maakuntahallitus § 22.05.2013
TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA
29. §
Talousarvio ja -suunnitelma
Maakuntavaltuuston tulee marraskuun 15. päivään mennessä hyväksyä maakuntaliitolle
seuraavan kalenterivuoden talousarvio, jossa hyväksytään kuntayhtymän toiminnan ja talouden
keskeiset tavoitteet ja päätetään talouden ja rahoituksen perusteet.
Talousarvion hyväksymisen yhteydessä valtuuston on hyväksyttävä myös kolmea tai useampaa
vuotta koskeva taloussuunnitelma. Talousarvio on taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi.
Talousarviota ja -suunnitelmaa valmisteltaessa on jäsenkunnille varattava tilaisuus esityksen
tekemiseen maakuntaliiton toiminnan kehittämiseksi.
Seuraavan kalenterivuoden talousarvio ja –suunnitelmaehdotus on toimitettava jäsenkunnille
lokakuun 30. päivään mennessä ja hyväksytty talousarvio ja -suunnitelma joulukuun 31. päivään
mennessä.
Muutokset talousarvioon on hyväksyttävä maakuntavaltuustossa talousarviovuoden aikana.
30. §
Suunnitelmapoistot
Suunnitelman mukaisten poistojen laskentaperusteet hyväksyy maakuntavaltuusto.
31. §
Tilinpäätös
Tilikaudelta laadittavaan tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä
talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus.
Toimintakertomuksessa tulee maakuntavaltuustolle esittää selvitys edellisen toimintavuoden
toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja antaa tietoja sellaisista maakuntaliiton talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei tehdä selkoa tuloslaskelmassa tai taseessa.
Maakuntahallituksen esitys tilikauden tuloksen käsittelystä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi tulee antaa maakuntavaltuustolle tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä.
Tilinpäätöksen allekirjoittavat maakuntahallituksen jäsenet ja esittelijä.
Tilikauden tilinpäätös on valmisteltava ja annettava tilintarkastajille viimeistään helmikuun 28.
päivään mennessä.
Tilinpäätös on hyväksyttävä maakuntavaltuustossa kesäkuun 15. päivään mennessä.
32. §
Talouden ohjaus
Maakuntaliiton talouden hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan
kuntalain ja kirjanpitolain (655/73) säädösten lisäksi maakuntaliiton hallintosäännön määräyksiä.
Perussopimus 2013
9
HVJ 2014-2020
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Liite 1
Maakuntahallitus § 22.05.2013
4. luku
JÄSENKUNTIEN MAKSUOSUUDET
33. §
Maksuosuuksien perusteena olevat menot ja tulot
Maksuosuuksien perusteena ovat tilikauden menot ja tulot, joihin sisältyvät toiminnan välittömät
kustannukset, hallinnon yleiskustannukset ja pääomakustannukset.
Maksuosuuksien määräämistä varten eri toimintojen väliset tilityserät, kuten palvelukset ja
tarvikkeet on hinnoiteltava todellisten kustannusten mukaan.
Kuntayhtymän talousarvio ja kirjanpito on siten järjestettävä, että siitä ilmenevät jäsenkuntien
maksuosuuksien perusteena olevat menot ja tulot.
34. §
Jäsenkuntien maksuosuudet
Maksuosuuksien perusteena oleva tilikauden hyväksytyn talousarvion osoittama menojen ja
tulojen erotus jaetaan jäsenkuntien maksettavaksi kuntien valtionosuuslain (1444/95) mukaisesti
määriteltyjen laskennallisten verotulojen suhteessa.
Maksuosuuksien perimisestä päättää maakuntavaltuusto talousarvion hyväksymisen yhteydessä.
Talousarvion muutosten osalta noudatetaan, mitä edellä 1-3 momenteissa on sanottu tilikauden
varsinaisesta talousarviosta.
35. §
Investointien rahoitus
Maakuntaliitto voi hankkia pääomarahoitusta investointimenoon jäsenkunnan rahoitusosuutena tai
oman pääoman ehtoisena sijoituksena taikka lainana jäsenkunnalta tai rahoituslaitokselta.
Jäsenkunnan rahoitusosuuden, oman pääoman ehtoisen sijoituksen tai jäsenkuntalainan ehdoista
päättää maakuntavaltuusto hankekohtaisesti.
Jäsenkunnalta perittävä maksuosuus investoinnin rahoittamiseen otetun lainan lyhennykseen
merkitään peruspääoman jäsenkuntaosuuden lisäykseksi.
Jäsenkuntaosuuden lisäyksen merkitsemisestä sijoituspääomarahastoon päättävät jäsenkuntien
valtuustot yhtäpitävin päätöksin.
36. §
Rahastojen perustaminen
Sijoituspääomarahaston perustamisesta ja sen säännöstä päättävät jäsenkuntien valtuustot
yhtäpitävin päätöksin. Muun rahaston perustamisesta ja sen säännöstä päättää
maakuntavaltuusto.
37. §
Viivästymiskorko
Maksun viivästyessä maakuntaliitto perii korkolain (284/95) mukaisen viivästyskoron.
Perussopimus 2013
10
HVJ 2014-2020
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
Liite 1
Maakuntahallitus § 22.05.2013
5. luku
MAAKUNTALIITON PURKAMINEN
38. §
Purkaminen
Maakuntaliitto voidaan purkaa, jos sen tehtävät on siirretty toisen kuntayhtymän tai jäsenkuntien
muutoin hoidettavaksi.
Purkamisesta päättävät jäsenkuntien valtuustot.
39. §
Loppuselvitys
Maakuntaliiton purkautuessa maakuntavaltuusto määrää sen loppuselvityksestä, josta
maakuntahallituksen on huolehdittava, elleivät jäsenkunnat sovi muusta järjestelystä.
Maakuntaliiton varat, joita ei tarvita loppuselvityksen kustannusten ja velkojen suorittamiseen eikä
sitoumusten täyttämiseen, jaetaan jäsenkunnille jäsenkuntaosuuksien suhteessa.
Milloin kustannusten ja velkojen suorittamiseen sekä sitoumusten täyttämiseen tarvittava määrä
on varoja suurempi, jäsenkunnat ovat velvolliset suorittamaan erotuksen edellä mainittujen
osuuksien suhteessa.
6. luku
VOIMAANTULO JA SOVELTAMINEN
40. §
Voimaantulo ja soveltaminen
Tämä yhtymäsopimus tulee voimaan 1.4.2010. Sillä korvataan jäsenkuntien valtuustojen
hyväksymä, voimassa oleva perussopimus.
Perussopimus 2013
11
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
HALLINTOSÄÄNTÖ
Hyväksytty: maakuntavaltuusto 29.11.2010 § ..
Sisällysluettelo
1. luku
Yleiset määräykset
1§
Hallintosäännön soveltaminen ja maakuntaliiton johtosäännöt
2. luku
Maakuntavaltuuston ja -hallituksen toimivalta ja virasto-organisaatio
2§
Aluekehitystehtävät
3§
Alueiden käytön suunnittelu
4§
Muut tehtävät
5§
Maakuntaliiton virasto
6§
Viraston johtaminen
3. luku
Toimivalta talousasioissa
7§
Talousarvion täytäntöönpano
8§
Talousarvion muutokset
9§
Käyttöomaisuuden myynti ja omaisuuden vuokralle antaminen
10 §
Palvelujen ostosopimukset ja hankinnat
11 §
Poistosuunnitelman hyväksyminen
12 §
Rahatoimen hoitaminen
13 §
Maksujen määrääminen ja asiakirjojen lunastus
14 §
Saatavien poistaminen ja perinnästä luopuminen
15 §
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen
16 §
Tarkastussääntö
4. luku
Toimivalta henkilöstöasioissa
17 §
Luvun määräysten soveltaminen
18 §
Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen
muuttamisessa työsuhteeksi
19 §
Viran haettavaksi julistaminen
20 §
Erityiset kelpoisuusvaatimukset ja tehtäväkuvausten vahvistaminen
21 §
Henkilövalinnasta, palkkauksesta ja koeajasta päättäminen
22 §
Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen
23 §
Virka- ja työvapaan myöntäminen ja sijaisen määrääminen
24 §
Sivutoimilupa
25 §
Virantoimituksesta pidättäminen
26 §
Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen
27 §
Virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltaminen ja terveystietojen antaminen
hallintosääntö 1.1.2011
1
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
5. luku
Kokousmenettely
28 §
Luvun määräysten soveltaminen
29 §
Kokousaika ja –paikka
30 §
Kokousten koollekutsuminen
31 §
Jatkokokous
32 §
Varajäsenen kutsuminen
33 §
Kokouksen pitäminen
34 §
Kokouksen johtaminen
35 §
36 §
37 §
38 §
39 §
40 §
41 §
42 §
43 §
Tilapäinen puheenjohtaja
Läsnäolo toimielinten kokouksissa
Maakuntahallituksen edustus muissa toimielimissä
Esittely
Esteellisyyden toteaminen
Äänestys ja vaalit
Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen
Maakuntahallituksen otto-oikeus
Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen
6. luku
Muut määräykset
44 §
Jäsenkunnan ja sen asukkaiden aloitteet
45 §
Maakuntaliiton nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen
7. luku
Voimaantulo
46 §
Voimaantulo ja soveltaminen
hallintosääntö 1.1.2011
2
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
1 luku
Yleiset määräykset
1§
Hallintosäännön soveltaminen ja maakuntaliiton johtosäännöt
Hallintosäännössä määrätään maakuntaliiton päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön
ohella maakuntaliiton toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena:
-
maakuntavaltuuston työjärjestys
tarkastussääntö
luottamushenkilöiden palkkiosääntö
maakunnan yhteistyöryhmän työjärjestys.
Maakuntahallitus voi päätöksellään siirtää tässä hallintosäännössä saamaansa toimivaltaa maakuntajohtajalle tai muulle alaiselleen viranhaltijalle.
Maakuntaliiton tulee pitää tehdyistä toimivallan siirtopäätöksistä luetteloa, joka liitetään kuntayhtymän
ajan tasalla pidettävään sääntökokoelmaan.
2 luku
Maakuntavaltuuston ja -hallituksen toimivalta ja virasto-organisaatio
2§
Aluekehitystehtävät
Maakuntaliitto vastaa aluekehitysviranomaisena alueiden kehittämiseen liittyvien tehtävien hoitamisesta
maakunnan alueella alueiden kehittämisestä annetun lain ja -asetuksen mukaisesti.
Maakuntavaltuusto



hyväksyy maakuntasuunnitelman, jossa on osoitettu maakunnan tavoiteltu, pidemmän aikavälin
yleinen ja alueellinen kehitys;
hyväksyy kunkin valtuustokauden alkamista seuraavan vuoden loppuun mennessä maakuntaohjelman, jossa osoitetaan maakunnan kehittämisen tavoitteet ja keskeiset toimenpiteet;
hyväksyy Euroopan yhteisön alueellisia rakennerahasto-ohjelmia koskevat ohjelmaehdotukset
maakuntaa varten.
Maakuntahallitus





hyväksyy vuosittaisen maakuntaohjelman toteuttamissuunnitelman ja suunnitelmaan tarvittavat
muutoksen valtion talousarvion tultua hyväksytyksi;
hyväksyy osaltaan alueiden kehittämisestä annetussa (1651/2009) laissa tarkoitetut yhteistyösopimukset;
antaa lausunnot valtion viranomaisten merkittävistä suunnitelmista ja toimenpiteistä ja niiden rahoituksesta;
päättää maakunnan kehittämisrahan käytön perusteista sekä kehittämisrahan, rakennerahastorahoituksen ja sitä vastaavan valtion kansallisen rahoitusosuuden myöntämisestä, tuen maksamisen lopettamisesta sekä maksetun tuen takaisin perimisestä;
hyväksyy ja tarvittaessa asettaa eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja
hallintosääntö 1.1.2011
3
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
hankkeiden rahoittamisesta annetun asetuksen (1695/2009) tarkoitetut hankkeiden ohjausryhmät.
Lisäksi maakuntahallitus voi antaa maakunnan kehittämisrahan, rakennerahastorahoituksen ja siihen
liittyvän valtion kansallisen rahoitusosuuden maksatusta, käytön valvontaa ja seurantaa koskevia lisäohjeita, joilla täydennetään eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta annetun asetuksen säädöksiä.
Alueiden kehittämisestä annetussa laissa tarkoitetun maakuntien yhteistoiminta-alueen päätöksenteon
järjestämisestä on laadittu erillinen Pohjois-Savon, Pohjois-Karjalan ja Etelä-Savon maakunnallisten liittojen välinen sopimus.
Maakuntahallitus asettaa rakennerahasto-ohjelmien toimeenpanoa ja alueen kehittämiseen vaikuttavien
toimenpiteiden yhteensovittamista varten alueiden kehittämisestä annetussa laissa tarkoitetun maakunnan yhteistyöryhmän ja nimeää sille puheenjohtajan ja kolme varapuheenjohtajaa. Yhteistyöryhmässä
olevien muiden kuin kuntaosapuolen edustajat, heidän henkilökohtaiset varaedustajansa ja yhteistyöryhmän varapuheenjohtajat nimetään osapuolten ehdotuksesta.
3§
Alueiden käytön suunnittelu
Maakuntaliitto vastaa maakunnan suunnittelusta ja maakuntakaavan laatimisesta, kaavan pitämisestä
ajan tasalla ja sen kehittämisestä maankäyttö- ja rakennuslaissa tarkoitetulla tavalla.
Maakuntavaltuusto

hyväksyy maakuntakaavan, jossa esitetään alueiden käytön ja yhdyskuntarakenteen periaatteet
ja osoitetaan maakunnan kehittämisen kannalta tarpeellisia alueita.
Maakuntahallitus



päättää maakuntakaavan laadinnan vireillepanosta ja ohjelmoinnista ottaen huomioon mitä
maankäyttö- ja rakennuslain 27 §:ssä säädetään;
päättää maakuntakaavan laadinnan yhteydessä saatuihin lausuntoihin, huomautuksiin ja muistutuksiin annettavista vastineista;
päättää alueiden käyttöä koskevista lausunnoista, lukuun ottamatta sellaisia lausuntoja, joihin
voidaan muodostaa kanta seutu/maakuntakaavan perusteella. Nämä lausunnot antaa suunnittelujohtaja.
Maakuntahallitus voi, jos se maankäytön järjestämisen turvaamiseksi on tarpeen, kieltää käyttämästä
aluetta, jolla kaavaehdotuksen tai hyväksytyn kaavan mukaan on rakentamisrajoitus, kaavaehdotuksen
tai kaavan vastaiseen rakentamiseen maankäyttö- ja rakennuslain 33 §:n mukaisin rajoituksin.
Rakennussuojelulain (60/1985) tarkoittamista esityksistä rakennusten suojelemiseksi ja luonnonsuojelulain (1096/1996) tarkoittamista esityksistä maisema-alueen perustamiseksi päättää maakuntahallitus.
4§
Muut tehtävät
Maakuntavaltuusto
Sen lisäksi, mitä tässä hallintosäännössä on määrätty, maakuntavaltuuston tehtävistä säädetään kuntalaissa ja määrätään perussopimuksessa.
hallintosääntö 1.1.2011
4
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
Maakuntahallitus
Sen lisäksi, mitä muualla tässä hallintosäännössä on määrätty, maakuntahallituksen tulee:






määrätä maakuntajohtajan varahenkilö hänen esteellisyytensä tai estyneenä olonsa varalle;
johtaa maakuntaliiton viestintää ja hyväksyä sitä koskevat yleiset periaatteet ja ohjeet sekä määritellä viestintävastuut,
vastata arkistotoimen järjestämisestä ja määrätä, miten arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään, määrätä asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpitää niistä tiedonohjaussuunnitelmaa. Edelleen maakuntahallituksen tulee määrätä se viranhaltija/työntekijä, joka
johtaa liiton arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii liiton pysyvästi säilytettävistä
asiakirjoista sekä se viranhaltija, jonka vastuulla on hyväksyttyjen asiakirjahallinnan suunnitelmien ja ohjeiden ajan tasalla pitäminen. Tiedonohjaussuunnitelman käyttöönoton vahvistaa kukin
yksikön päällikkö toimialaltaan.
asettaa toimikunnat ja pysyväisluontoiset/ tilapäiset työryhmät sekä määritellä niiden toimeksiantoaika, tehtävät ja tavoitteet. Toimikunnan asettamispäätöksessä nimetään toimikunnan puheenjohtaja, esittelijä ja sihteeri.
antaa selitys maakuntavaltuuston päätöksestä tehdyn valituksen johdosta;
myöntää maakuntavaakunan käyttöoikeus.
5§
Maakuntaliiton virasto
Maakuntaliiton virasto huolehtii maakuntahallituksen alaisena kuntayhtymän toimialaan kuuluvien asioiden valmistelusta ja päätösten toimeenpanosta lakien ja asetusten, perussopimuksen, tämän hallintosäännön ja muiden johtosääntöjen mukaisesti.
Maakuntaliiton viraston tulosyksiköt ovat:
1.
2.
3.
aluekehitysyksikkö
aluesuunnitteluyksikkö
hallinto- ja kehittämisyksikkö
Yksiköiden tehtävistä ja tehtävien hoidon järjestämisestä päättää maakuntahallitus.
6§
Viraston johtaminen
Maakuntaliiton virastoa johtaa maakuntajohtaja.
Maakuntajohtaja päättää yksiköiden päälliköitä kuultuaan
 henkilöstön sijoittamisesta viraston tulosyksiköihin tai suoraan alaisuuteensa,
 yksikkörajat ylittävistä tiimeistä ja niiden vastuuhenkilöistä ja tiimien kokoonpanosta.
Viraston johtoryhmän muodostavat maakuntajohtaja, tulosyksiköiden päälliköt ja henkilöstön edustaja.
Johtoryhmässä käsitellään toiminnan keskeisiä sisältöjä ja kehittämistä, toiminnan ja talouden suunnittelua ja toteutusta, tehtävien ja voimavarojen yhteensovittamista sekä muita hyvän ja tavoitteellisen yhteistyön edellyttämiä ajankohtaisia asioita.
hallintosääntö 1.1.2011
5
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
3. luku
Toimivalta talousasioissa
7§
Talousarvion täytäntöönpano
Maakuntavaltuusto hyväksyy talousarviossa maakuntaliiton tulosalueen määrärahan ja tuloarvion sekä
tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet. Hankkeiden osalta määräraha ja tuloarvio otetaan
talousarvioon nettomääräisenä.
Maakuntahallitus hyväksyy käyttösuunnitelmassa tulosyksiköiden ja hankkeiden osamäärärahat ja osatuloarviot sekä päättää yleishallinnon, tarkastuslautakuntaa lukuun ottamatta, tulosyksiköiden osalta
tehtävien toteuttamisesta ja osamäärärahojen käytöstä. Maakuntajohtajalla on oikeus käyttää maakuntahallituksen päätösvaltaa yleishallinnon osalta.
Tarkastuslautakunta ja maakuntahallituksen alainen tulosyksikön päällikkö päättävät tulosyksiköidensä
ja toimialaansa kuuluvien hankkeiden käyttösuunnitelmissa niiden menoista ja tuloista sekä tehtävien
toteuttamisesta ja osamäärärahojen käytöstä.
Maakuntahallitus täydentää tämän hallintosäännön määräyksiä vuotuisilla talousarvion täytäntöönpanoohjeilla.
8§
Talousarvion muutokset
Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä maakuntavaltuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida valtuustolle tehdä.
Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja
tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin.
9§
Käyttöomaisuuden myynti ja omaisuuden vuokralle antaminen
Käyttöomaisuuden myynnistä päättää maakuntavaltuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti maakuntahallitus.
Maakuntahallitus päättää maakuntaliiton omaisuuden vuokralle antamisesta.
10 §
Palvelujen ostosopimukset ja hankinnat
Maakuntahallitus päättää maakuntaliiton palvelujen ostosopimuksista ja hankinnoista.
11 §
Poistosuunnitelman hyväksyminen
Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy maakuntavaltuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno
hallintosääntö 1.1.2011
6
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityisiä perusteita.
Maakuntavaltuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta maakuntahallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat.
Maakuntahallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan.
12 §
Rahatoimen hoitaminen
Maakuntavaltuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista
periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä maakuntavaltuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää maakuntahallitus.
13 §
Maksujen määrääminen ja asiakirjojen lunastus
Maakuntavaltuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää maakuntahallitus.
Maakuntahallitus päättää perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava maakuntaliitolle lunastusta.
14 §
Saatavien poistaminen ja perinnästä luopuminen
Maakuntahallitus päättää saatavien tileistä poistamisesta ja niiden perinnästä luopumisesta.
15 §
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen
Maakuntavaltuusto hyväksyy sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen ja riskienhallinnan yleiset perusteet. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja riskeihin varautumisesta päättää maakuntahallitus.
16 §
Tarkastussääntö
Maakuntaliiton hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä.
4 luku
Toimivalta henkilöstöasioissa
17 §
Luvun määräysten soveltaminen
hallintosääntö 1.1.2011
7
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta
annetussa tai muussa laissa, päättää maakuntahallitus, ellei laissa ole toisin säädetty tai tässä hallintosäännössä muuta määrätä.
18 §
Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi
Maakuntavaltuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta
työsuhteeksi.
Viran nimikkeen muuttamisesta päättää maakuntahallitus.
19 §
Viran haettavaksi julistaminen
Viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoimeen virkaan. Maakuntajohtajan
viran julistaa kuitenkin haettavaksi maakuntahallitus.
Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 §:n 3 mom:ssa säädetään niistä perusteista, joilla henkilö
voidaan ilman hakumenettelyä ottaa virkasuhteeseen.
20 §
Erityiset kelpoisuusvaatimukset ja tehtäväkuvausten vahvistaminen
Erityisinä kelpoisuusvaatimuksina virkoihin vaaditaan:
1.
2.
3.
maakuntajohtajalta tehtävään soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja hyvä käytännön kokemus
maakuntaliiton toimialaan kuuluvissa tehtävissä;
tulosyksikön päälliköltä tehtävään soveltuva ylempi korkeakoulututkinto ja käytännön kokemus
yksikön toimialaan kuuluvissa tehtävissä;
muilta viranhaltijoilta sellainen kelpoisuus, kuin mitä maakuntavaltuusto virkaa perustettaessa on
päättänyt.
Mikäli maakuntavaltuusto ei ole virkaa perustettaessa määrännyt sen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista, vaaditaan virkaan valittavalta palvelukseen ottavan viranomaisen tarkoituksenmukaiseksi harkitsema
koulutus ja kokemus.
Työntekijältä vaadittavasta kelpoisuudesta päättää palvelukseen ottava viranomainen.
Viranhaltijoiden ja työntekijöiden tehtäväkuvaukset vahvistaa maakuntajohtaja.
21 §
Henkilövalinnasta, palkkauksesta ja koeajasta päättäminen
Maakuntakuntajohtajan valinnasta päättää maakuntavaltuusto.
Tulosyksikön päällikön valinnasta päättää maakuntahallitus.
Muun henkilöstön ottamisesta virka/työsuhteeseen päättää maakuntajohtaja tulosyksikön päällikön valmistelusta.
Palkkauksen ja koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta kuntien viranhaltija-
hallintosääntö 1.1.2011
8
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
lain ja työsopimuslain asettamissa rajoissa päättää palvelussuhteeseen ottava viranomainen. Maakuntajohtajan palkkauksen määrää kuitenkin maakuntahallitus.
22 §
Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen
Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 §:ssä
tarkoitetuissa tapauksissa päättää molempiin virkasuhteisiin ottava viranomainen.
23 §
Virka- ja työvapaan myöntäminen ja sijaisen määrääminen
Maakuntahallitus päättää maakuntajohtajan alle vuoden kestävän virkavapauden ja muun alaisensa
henkilöstön vuotta pidemmän virka/työvapaan myöntämisestä, ellei tämän hallintosäännön 27 § 3
mom:sta muuta johdu.
Virka- ja työvapaan myöntävä viranomainen määrää tarvittaessa sijaisen ja päättää hänen palkkauksestaan.
24 §
Sivutoimilupa
Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää
maakuntajohtaja, maakuntajohtajan osalta maakuntahallitus.
25 §
Virantoimituksesta pidättäminen
Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää virkaan ottanut viranomainen. Väliaikaisesta pidättämisestä ennen ao. toimielinten kokousta noudatetaan kunnallisista viranhaltijoista annetun lain
säädöksiä.
26 §
Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen
Palvelussuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää palvelukseen ottanut viranomainen.
27 §
Virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltaminen ja terveystietojen antaminen
Maakuntahallitus päättää asioista, joissa virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltaminen on sopimuksessa jätetty työnantajan harkintaan, ellei sitä tässä hallintosäännössä ole annettu viranhaltijan
ratkaistavaksi.
Vuosiloman maakuntajohtajalle myöntää maakuntahallitus, tulosyksikön päällikölle maakuntajohtaja
Maakuntajohtaja ratkaisee alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat:
1.
myöntää sairauslomia lukuun ottamatta sellaisen virka- ja työvapaan, jonka saamiseen viranhalti-
hallintosääntö 1.1.2011
9
Etelä-Savon maakuntaliitto
2.
3.
HVJ 2014-2020
Liite 2
jalla ja työntekijällä on lainsäädännön tai virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus;
päättää terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä ja viranhaltijan määräämisestä terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin.
päättää virka- ja työehtosopimukseen perustuvista palkantarkistuksista.
Kukin esimies (maakuntajohtaja/tulosyksikön päällikkö) ratkaisee alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat:
1.
2.
3.
4.
antaa alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle virkamatkamääräyksen;
määrää tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon;
myöntää sellaisen virka- tai työehtosopimuksen tarkoittaman sairausloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on ehdoton oikeus.
myöntää alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle vuosilomat.
Viranhaltijoiden ja työntekijöiden palveluaikaan perustuvista lisistä ja korotuksista päättää hallintoasioista vastaava viranhaltija.
5 luku
Kokousmenettely
28 §
Luvun määräysten soveltaminen
Tämän luvun määräyksiä noudatetaan maakuntavaltuustoa lukuun ottamatta maakuntaliiton toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa.
29 §
Kokousaika ja -paikka
Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa.
Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä.
30 §
Kokouksen koollekutsuminen
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.
Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Kokouskutsu ja esityslista lähetetään toimielimen päättämässä määräajassa.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille, varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
Maakuntahallituksen kokouskutsu ja esityslista on lähetettävä vähintään 7 päivää ennen kokousta, elleivät erityiset syyt ole esteenä. Esityslistan tulee sisältää kunkin asian osalta esittelijän ehdotus maakuntahallituksen päätökseksi. Ehdotuksen teko vasta kokouksessa on mahdollista vain perustellusta syystä.
Maakuntahallituksen kokouskutsut lähetetään aina tiedoksi myös jäsenkunnille.
hallintosääntö 1.1.2011
10
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
Maakuntahallitus voi tarvittaessa kuulla kokouksessaan asiantuntijoita.
hallintosääntö 1.1.2011
11
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
31 §
Jatkokokous
Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta.
32 §
Varajäsenen kutsuminen
Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai maakuntaliiton virasto voi toimittaa kutsun varajäsenelle.
33 §
Kokouksen pitäminen
Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden.
Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä.
Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa.
34 §
Kokouksen johtaminen
Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy
sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous.
35 §
Tilapäinen puheenjohtaja
Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja.
36 §
Läsnäolo toimielinten kokouksissa
Maakuntaliiton eri toimielinten kokouksissa, tarkastuslautakunnan kokouksia lukuun ottamatta, on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus:
- maakuntahallituksen kokouksessa maakuntavaltuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla
- muun toimielimen kokouksessa maakuntahallituksen puheenjohtajalla ja maakuntajohtajalla.
Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin.
Maakuntahallituksen edustuksesta maakuntavaltuuston kokouksessa määrätään maakuntavaltuuston
hallintosääntö 1.1.2011
12
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
työjärjestyksessä.
37 §
Maakuntahallituksen edustus muissa toimielimissä
Maakuntahallitus voi tarkastuslautakuntaa lukuun ottamatta määrätä muihin toimielimiin edustajansa,
jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös maakuntahallituksen varajäsen tai maakuntajohtaja.
38 §
Esittely
Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Toimielimen toiminnan sisäistä järjestelyä koskevia asioita voidaan käsitellä ilman esittelyä.
Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman
viranhaltijan esittelyä.
Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Esityslistalta tulee käydä selville myös asian
valmistelija ja hänen kantansa asiaan, mikäli se poikkeaa esittelijän ehdotuksesta. Jos esittelijä on
muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotuksena on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä.
Maakuntahallitukselle asiat esittelee maakuntajohtaja tulosyksikön päällikön tai hänen määräämänsä
valmistelusta.
Tarkastuslautakunnan esittelystä määrätään tarkastussäännössä.
Muun toimielimen esittelijästä määrätään toimielimen asettamispäätöksessä.
Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty tai toimielimen
määräämä viranhaltija.
39 §
Esteellisyyden toteaminen
Esteellisyyden ilmoittaminen, arviointi ja ratkaisu kuuluu ensisijaisesti toimielimen jäsenelle tai muulle
läsnäoloon oikeutetulle henkilölle itselleen.
Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi.
40 §
Äänestys ja vaalit
Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä
määrätään.
41 §
Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen
Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla maakuntahallituksen sihteerinä toimiva hallintoasioista
hallintosääntö 1.1.2011
13
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
vastaava viranhaltija. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä.
Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua toimielimen jäsentä, jollei toimielin ole
muuta päättänyt.
Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu.
Toimielimen pöytäkirjaan merkitään:
1) järjestäytymistietoina:
- toimielimen nimi;
- kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka;
- läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä; sekä
- kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
2) asian käsittelytietoina:
- asiaotsikko;
- selostus asiasta;
- päätösehdotus;
- esteellisyys;
- tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu;
- äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos;
- vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos;
- päätöksen toteaminen; sekä
- eriävä mielipide.
3) laillisuustietoina:
- oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus;
- puheenjohtajan allekirjoitus;
- pöytäkirjanpitäjän varmennus;
- merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta; sekä
- merkintä nähtävänäpidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä.
Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika
ja mitä valituskirjaan on liitettävä.
Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla
mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu.
Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan tekemiin päätöksiin.
42 §
Maakuntahallituksen otto-oikeus
Maakuntahallitus, sen puheenjohtaja tai maakuntajohtaja voi ottaa maakuntahallituksen käsiteltäväksi
asian, joka on siirretty maakuntahallituksenhallituksen alaisen viranomaisen toimivaltaan ja jossa tämä
on tehnyt päätöksen.
43 §
Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen
Maakuntaliiton viranomaisen on saatettava pöytäkirja/ päätös edellä §:ssä 43 mainittujen tahojen tietoon
hallintosääntö 1.1.2011
14
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
Liite 2
seitsemän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta tai päätöksen allekirjoittamisesta.
Henkilöstöä koskevia päätöksiä ja hankkeiden lopullisia rahoitus- tai maksatuspäätöksiä ei ilmoiteta erikseen.
Päätös asian siirtämisestä maakuntahallituksen käsiteltäväksi on tehtävä kuntalain 51 § 3 mom:ssa (oikaisuvaatimuksen jättäminen) mainitussa ajassa.
Päätökset, joita ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta maakuntahallituksen käsiteltäväksi.
6 luku
Muut määräykset
44 §
Jäsenkunnan ja sen asukkaiden aloitteet
Aloiteoikeuden osalta noudatetaan soveltuvin osin kuntalain säädöksiä.
45 §
Maakuntaliiton nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen
Maakuntaliiton puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa maakuntajohtaja ja
varmentaa tulosyksikön päällikkö, jollei maakuntahallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä tai jäljempänä
muuta määrätä.
Maakuntahallituksen toimituskirjat ja kirjelmät allekirjoittaa maakuntajohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä
Toimielimen puheenjohtaja tai pöytäkirjanpitäjä voi yksinkin toimielimen määräämissä rajoissa allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä yksinkin todistaa oikeaksi.
Viraston kirjeet allekirjoittaa maakuntajohtaja ja varmentaa asian valmistelija.
Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija.
7. luku
Voimaantulo
46 §
Voimaantulo ja soveltaminen
Hallintosääntö tulee voimaan 01.01.2011 lukien seuraavin poikkeuksin:
- pykälässä 5 viraston tulosyksiköitä koskeva muutos kehittämis- ja hallintoyksikön osalta tulee voimaan 01.01.2012.
hallintosääntö 1.1.2011
15
Etelä-Savon maakuntaliitto
Maakuntahallitus
Liite § 23.3.2015
TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANOMÄÄRÄYKSET 2015
Talousarvion täytäntöönpanomääräyksillä täydennetään hallintosääntöä ja siihen liittyviä
delegointipäätöksiä.
Talousarvion muutokset ja käyttösuunnitelman hyväksyminen
Tilikauden aikana talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää maakuntavaltuusto. Talousarvion
muutosta koskeva päätös on tehtävä talousarviovuoden aikana, viimeistään valtuuston
syyskokouksessa.
Valtuuston hyväksymässä talousarviossa on projektien ja hankkeiden osalta siirrytty nettobudjetointiin. Maakuntahallitus vahvistaa kuitenkin projektien käyttösuunnitelmat bruttoperusteisina.
Maakuntahallitus tarkentaa käyttösuunnitelmassa valtuuston määrittelemät tavoitteet ja jakaa
valtuuston hyväksymän määrärahan ja tuloarvion tulosyksiköiden osatavoitteiksi,
osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Talousarviovuoden aikana tapahtuvista määrärahasiirroista tulosyksiköiden välillä päättää maakuntahallitus.
Tulo- ja menolajien välisistä siirroista tulosyksikön sisällä päättää tulosyksikön johtaja.
Olennaiset muutokset (yli 20%) on kirjattava päätöksenä päätöspöytäkirjaan.
Paikallinen neuvottelutoiminta
Paikallisen neuvottelutoiminnan tavoitteista työnantajaosapuolen osalta päättää maakuntajohtaja. Paikallisneuvottelut ammattijärjestöjen kanssa käy palkka-asiamiehenä toimiva
hallinto- ja kehittämisjohtaja.
Palvelujen ostosopimukset ja hankinnat
Maakuntahallitus voi hallintosäännön mukaan delegoida alaisilleen viranhaltijoille palvelujen
osto- ja hankinta- ym. sopimuksia koskevaa päätösvaltaansa. Päätösvallan rajoista on päätetty
seuraavaa:
-
tulosyksikön päällikkö päättää yksikön osamäärärahan asettamissa rajoissa sopimuksista,
joiden arvo on enintään 15 000 euroa,
maakuntajohtaja päättää määrärahojen asettamissa rajoissa sopimuksista, joiden arvo on
enintään 30 000 euroa,
maakuntahallitus päättää em. enimmäisarvot ylittävistä sopimuksista.
Viraston yhteiset hankintamäärärahat on keskitetty hallinto- ja kehittämisyksikköön ja niiden
käytöstä päättää edellä mainituissa rajoissa yksikön päällikkö.
Maakuntaliiton hallinnoimien hankkeiden hakesuunnitelman mukaisista hankinnoista päättää
yksikön päällikkö projektipäällikön esityksestä. Projektipäällikölle voidaan myöntää oikeus
päättää enintään 4 000 euron suuruisista hankinnoista.
Hankinnoissa on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (50/2006, muutos 321/2010) ja muuta
voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä maakuntaliiton voimassa olevaa hankintaohjetta.
(maakuntajohtajan päätös, 21.3.2013 § 33).
taloushallinto/ TAohje 2015
Etelä-Savon maakuntaliitto
Maakuntahallitus
Palvelujen ostosopimusten allekirjoittaminen
Hallintosäännön 45 § 1 mom. mukaan maakuntaliiton puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat
sitoumukset allekirjoittaa maakuntajohtaja ja varmentaa tulosyksikön päällikkö.
Tulosyksiköiden päälliköt allekirjoittavat kuitenkin toimivaltansa rajoissa tekemiinsä
hankintapäätöksiin liittyvät tavaroiden tai palveluiden ostoa koskevat sopimukset.
Poistosuunnitelman hyväksyminen
Maakuntavaltuusto on hyväksyessään vuoden 1997 talousarvion ja -suunnitelman hyväksynyt
suunnitelmapoistojen laskentaperusteet. Pienhankintarajaksi poistolaskennan perusteeksi on
hyväksytty vuoden 2009 talousarvion käsittelyssä 15 000 euroa.
Rahatoimi
Maakuntaliiton pankki- ja postisiirtotilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää maakuntajohtaja.
Käytössä olevista pankkitileistä on pidettävä luetteloa.
Maakuntaliiton pankkitilien käyttöoikeudesta (oikeus maksumääräyksen antamiseen) päättää
maakuntahallitus:
Liiton pankkitilien käyttöoikeus myönnetään maakuntajohtaja Pentti Mäkiselle, hallinto- ja
kehittämisjohtaja Mervi Simoskalle, talouspäällikkö Jutta Kiiskiselle, hallintosihteeri Tanja
Valannalle sekä hallintosihteeri Tiina Hämäläiselle. Määräys on voimassa toistaiseksi.
Maakuntaliiton luottokortin käyttöoikeuksista päättää maakuntajohtaja. Käytössä olevista
luottokorteista pitää luetteloa talouspäällikkö.
Maakuntaliitolle osoitetun saapuvan arvopostin ja muut arvolähetykset kuittaa ja vastaanottaa
maakuntahallituksen valtuuttama henkilö tai henkilöt: arvopostin kuittaus- ja
vastaanottovaltuudet myönnetään seuraaville viranhaltijoille: hallintosihteerit Tanja Valanta ja
Tiina Hämäläinen, talouspäällikkö Jutta Kiiskinen ja hallinto- ja kehittämisjohtaja Mervi Simoska.
Valtuutus on voimassa toistaiseksi.
Työsuoritusten ja tavaroiden vastaanotto
Tavaran, työsuorituksen tai muun palveluksen vastaanottajan on tehtävä vastaanotosta merkintä
suorituksen perusteena olevaan tositteeseen tai tositteen liitteeksi tulevaan selvitykseen.
Vastaanottomerkinnästä on työsuoritusten osalta käytävä ilmi, mihin koneeseen tai laitteeseen
tms. työsuoritus on kohdentunut tai minkä tulosyksikön työsuorituksesta on kyse.
Ravintola- tms. palveluita tilattaessa on annettava palvelun tuottajalle laskuun merkittävä
tilaisuuden tunniste.
Laskujen käsittely
Laskujen hyväksymismenettelystä määrätään seuraavaa:
-
-
Maakuntavaltuuston ja -hallituksen puheenjohtajiston esittämät kohtuulliset edustuslaskut
hyväksyy muiden osalta maakuntahallituksen puheenjohtaja, hänen itsensä osalta
maakuntavaltuuston puheenjohtaja. Laskujen enimmäismäärä puheenjohtajiston osalta
voi olla yhteensä enintään 5 000 euroa vuodessa (mkh § 260,19.7.2001).
Tarkastuslautakunnan laskut hyväksyy hallinto- ja kehittämisjohtaja.
Maakuntajohtajaa koskevat laskut hyväksyy maakuntahallituksen puheenjohtaja.
Tulosyksiköiden päälliköitä koskevat laskut hyväksyy maakuntajohtaja ja hänen estyneenä
ollessaan hallinto- ja kehittämisjohtaja.
Maakuntajohtaja hyväksyy luottamushenkilöhallinnon (valtuusto, hallitus) laskut ja
taloushallinto/ TAohje 2015
2
Etelä-Savon maakuntaliitto
Maakuntahallitus
tulosyksiköiden päälliköt hyväksyvät yksiköidensä laskut
Matkoja koskevat laskut hyväksyy lähiesimies, maakuntajohtajan osalta kuitenkin
maakuntahallituksen puheenjohtaja.
Hallinto- ja kehittämisjohtajalla on laskujen yleinen hyväksymisoikeus.
-
Laskun hyväksyjän on laskua hyväksyessään kiinnitettävä huomiota siihen, että:
-
Laskusta käy selville, mitä on hankittu ja mihin tarkoitukseen,
Lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikein,
Laskussa tai sen liitteessä on asianmukaiset vastaanottomerkinnät,
Varojen käyttö on laillista ja tarkoituksenmukaista ja että
Laskussa on merkintä siitä, minkä tulosyksikön/hankkeen menoa se on.
Laskuissa tulee olla selventävät liitteet, kuten:
Edustustilaisuuksien laskuissa luettelo läsnä olleista,
Matkalaskuissa matkan ohjelma.
-
Hyväksyjän on lisäksi huolehdittava, ettei käytettävissä olevaa määrärahaa ylitetä.
Kuntayhtymän sisäisistä tavaraluovutuksista, työsuorituksista ja muista palveluista laaditaan
kirjanpitoa varten tarpeelliset laskut neljännesvuosittain. Hankkeiden osalta laskut on kuitenkin
tehtävä välittömästi työsuorituksen tms. jälkeen. Osa-aikaisesti hankkeelle tehdystä työstä on
hankkeen palkkatositteeseen liitettävä aina kokonaistyöajankäytön seurantayhteenveto, josta
käy ilmi, mitä työtä hankkeelle on tehty.
Kuhunkin jaksoon kohdistuvat laskut on toimitettava virastoon hyvissä ajoin ennen kauden
päättymistä. Kokouspalkkiot maksetaan neljännesvuosittain, ansionmenetyskorvaukset pyritään
kuitenkin maksamaan välittömästi laskun saavuttua.
Matkamääräykset
Työmatkoja koskevat matkamääräykset
Hallintosäännön 27 § 4 mom. mukaan tulosyksikön päällikkö antaa alaiselleen viranhaltijalle
virka/työmatkamääräyksen. Maakuntahallitus on kuitenkin kokouksessaan 21.02.2011 § 24
päättänyt, ettei matkamääräyksiä vaadita seuraavilta osin:
1
2
3
Kotimaan virka/työmatkoista ei vaadita matkamääräystä liiton viranhaltijoilta/
työntekijöiltä, mikäli matkasta ei aiheudu muita kuin virka- ja työehtosopimuksen
mukaisia suoranaisia matkustamiskustannuksia, päivärahoja ja muita
kustannuskorvauksia.
Ulkomaan virka/ työmatkoista matkamääräystä ei vaadita muilta johtoryhmän jäseniltä
ja Venäjä –asioiden yhteyspäälliköltä hänen Venäjän matkojensa yhteydessä, kun
matkan kesto on enintään kolme työpäivää ja matkakustannukset alle 2 000 euroa.
Ulkomaan virkamatkoista matkamääräystä ei vaadita maakuntajohtajalta, kun matkan
kesto on enintään 5 päivää ja matkakustannukset alle 5 000 euroa.
Tarvittavat matkamääräykset antaa
maakuntajohtajan osalta maakuntahallituksen puheenjohtaja,
tulosyksiköiden päälliköiden osalta maakuntajohtaja,
muiden työntekijöiden osalta se viranhaltija, jonka alainen työntekijä on. Oman tuotannon
hankkeissa työskentelevien osalta matkamääräyksen antaa esimies.
Käteiskassa
taloushallinto/ TAohje 2015
3
Etelä-Savon maakuntaliitto
Maakuntahallitus
Käteiskassan enimmäismäärä on 250 euroa. Käteiskassan hoitajana toimii talouspäällikkö Jutta
Kiiskinen.
Talouden seurantaraportit
Maakuntahallitukselle on annettava talousarvion toteutumista seuraava raportti
neljännesvuosittain.
Maakuntaliiton omat hankkeet
Maakuntahallitus päättää niistä hankkeista, joille maakuntaliitto hakee rahoitusta kansallisista tai
EU:n eri rahoituslähteistä (periaatepäätös hakemuksen jättämisestä).
Päättäessään rahoitushakemuksen jättämisestä maakuntahallitus hyväksyy samalla alustavan
hankesuunnitelman, hankkeen kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman. Hankehakemuksen
allekirjoittaa maakuntajohtaja ja ns. itse toteuttamissa hankkeissa (rahoittaja ja toteuttaja
maakuntaliitto) aluekehitysjohtaja.
Rahoituspäätöksen saaneiden hankkeiden käyttösuunnitelman hyväksyy talousarvion
käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä maakuntahallitus. Muiden hankkeen
toteuttamiseen liittyvien vastuiden osalta noudatetaan hallintosäännön tai tämän ohjeen
määräyksiä.
Maakuntahallituksessa esittelijänä toimii ns. itse toteutettavien hankkeiden osalta
maakuntahallituksen puheenjohtaja.
EU:n tavoiteohjelmarahoituksen ja maakunnan kehittämisrahan myöntäminen
EU:n rakennerahastoavustusta ja valtion vastinrahoitusta koskevat lopulliset
hankerahoituspäätökset ja maakunnan kehittämisrahan myöntämistä koskevat alustavat
rahoituspäätökset esittelee maakuntahallitukselle maakuntajohtaja tulosyksikön päällikön tai
hänen määräämänsä valmistelusta.
Maakuntahallitus tekee EU:n rakennerahastovaroja ja valtion vastinrahoitusta koskevan
lopullisen rahoituspäätöksen, mikäli maakunnan yhteistyöryhmän/sihteeristön antama lausunto
on maakuntahallituksen myöntöpäätöksen mukainen. Maakuntahallituksen päätös on lopullinen
päätös, josta voi hakea oikaisua kuntalain mukaisesti. Maakuntajohtaja vie maakuntahallituksen
päätöksen Eura2014 –tietojärjestelmään, joka on maakuntahallituksen päätöksen
täytäntöönpanoa.
Maakunnan kehittämisrahan osalta maakuntajohtaja tekee lopullisen rahoituspäätöksen
viranhaltijapäätöksenä maakuntahallituksen alustavan päätöksen valtuuttamana.
Maakuntaliiton rahoittamien hankkeiden hankesuunnitelman ja kustannusarvion/
rahoitussuunnitelman muutokset, jatkoajat hankkeille
Oleelliset muutokset hankkeen toteuttamissuunnitelmassa, kustannusarviossa tai
rahoitussuunnitelmassa hyväksyy maakuntajohtaja samoin kuin hankkeille myönnettävät
jatkoajat. Pienehköt muutokset voi hankkeen valvoja hyväksyä. Em. muutokset on
valmistelevasti käsiteltävä hankkeen ohjausryhmässä, mikäli sellainen on asetettu.
Maakunnan kehittämisraharahoituksen ja EU:n tavoiteohjelmarahoituksen maksatus
EU:n tavoiteohjelmista maksettavien avustusten maksatuksissa noudatetaan voimassa olevaa
lainsäädäntöä, työ- ja elinkeinoministeriön ja soveltuvin osin EU:n komission antamia ohjeita.
Maakunnan kehittämisrahahankkeiden osalta maakuntahallitus on antanut ministeriön ohjeita
taloushallinto/ TAohje 2015
4
Etelä-Savon maakuntaliitto
Maakuntahallitus
täydentävät omat ohjeensa hankkeiden toteuttajille 18.8.2008 § 184. Ohjetta on päivitetty
lakimuutosten tms. johdosta tarvittaessa.
Hankkeiden maksatuksista päättää hallinto- ja kehittämisjohtaja. Maksatushakemukset
valmistelee yhdessä hankkeen vastuuhenkilön kanssa tehtävään määrätty maksatustarkastaja.
Avustukset maksaa ao. valtion toimeksiantovarojen tileiltä talouspäällikkö tai hänen sijaisensa.
Korjaavat toimenpiteet
Hankkeen toteuttajan saamiin tukiin vaikuttavista korjaavista toimenpiteistä päättää
maakuntahallitus, jonka päätöksestä voi hakea muutosta kuntalain mukaan. Mikäli päätös
edellyttää erillisen takaisinperintäpäätöksen tekemistä (päättynyt hanke) takaisinperinnän
toimeenpanemiseksi, tekee tätä koskevan päätöksen hallintoasioista vastaava viranhaltija
(maakuntahallituksen päätöksen toimeenpanoa). Maksettujen tukien kuittaukset (hanke ei ole
päättynyt) pannaan toimeen tulevien maksatusten yhteydessä.
Maakuntajohtajan varahenkilö
Maakuntajohtajan varahenkilönä toimii hallintosäännön 2. luvun 4 § mukaan
maakuntahallituksen erikseen päättämä henkilö. Maakuntahallitus päättää, että
maakuntajohtajan varahenkilönä toimii aluekehitysjohtaja Riitta Koskinen ja hänen ollessaan
estynyt tai esteellinen hallinto- ja kehittämisjohtaja Mervi Simoska.
Viranhaltijoiden kokouspalkkiot
Viranhaltijoille ja työntekijöille maksetaan kokouspalkkiota, jos hän on kokouksessa
toimivaltaisen viranomaisen määräyksen nojalla muulloin kuin säännöllisenä työaikanaan
vähintään puoli tuntia tai niin, että kokous alkaa vähintään kaksi tuntia hänen varsinaisen
työaikansa päättymisen jälkeen. Kokouspalkkiota ei makseta, jos viranhaltija saa eri palkan tai
palkkion kokouksessa suoritetusta tehtävästä tai lisä- tai ylityökorvauksen.
Kokouspalkkion suuruus on
- valtuuston ja hallituksen kokouksesta
- muun työmäärältään merkittävän hallintoelimen kokouksesta
- muun hallintoelimen, valiokunnan tai toimikunnan kokouksesta
40 €
40 €
30 €
Työryhmien kokouksista palkkiota ei makseta.
taloushallinto/ TAohje 2015
5
HVJ 2014-2020
Liite 4
ETELÄ-SAVON MAAKUNNAN YHTEISTYÖRYHMÄ
TYÖJÄRJESTYS
MYR 25.8.2014
ETELÄ-SAVON MAAKUNNNAN YHTEISTYÖRYHMÄN TYÖJÄRJESTYS
Hyväksytty Etelä-Savon maakunnan yhteistyöryhmässä 25.8.2014
Vahvistettu Etelä-Savon maakuntahallituksessa 22.9.2014
I luku
Maakunnan yhteistyöryhmä
1§
Maakunnan yhteistyöryhmä ja sen toimikausi
Maakunnassa on alueen kehittämiseen vaikuttavien suunnitelmien ja sopimusten sekä kansallisten ja Euroopan unionin osarahoittamien ohjelmien toimeenpanon yhteensovittamista varten maakunnan yhteistyöryhmä. Maakunnan yhteistyöryhmä toimii yleisasetuksen 5 artiklan mukaisena kumppanuuselimenä maakunnassa.
Yhteistyöryhmän asettaa maakunnan liiton hallitus. Yhteistyöryhmän jäsenet asetetaan kunnanvaltuuston
toimikaudeksi.
Yhteistyöryhmästä ja sen tehtävistä on säädetty alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista annetussa laissa (7/2014) ja asetuksessa (jatkossa ALKE-laki ja -asetus).
Etelä-Savon maakunnan yhteistyöryhmä vastaa myös ohjelmakautta 2007–2013 koskevista maakunnan
yhteistyöryhmän tehtävistä.
2§
Yhteistyöryhmän kokoonpano ja jaostot
Etelä Savon maakuntahallitus asettaa Etelä-Savon maakunnan yhteistyöryhmän, jossa ovat kattavasti edustettuina maakunnan alueen kehittämisen kannalta seuraavat keskeiset tahot:
1) Etelä-Savon maakuntaliitto ja sen jäsenkunnat;
2) ohjelmia rahoittavat valtion viranomaiset ja muut yhteistyöryhmän tehtävien kannalta merkittävät valtionhallintoon kuuluvat organisaatiot;
3) alueen kehittämisen kannalta keskeisiä tahoja kuten työmarkkina- ja elinkeinojärjestöjä sekä kansalaisyhteiskuntaa kuten ympäristöjärjestöjä ja tasa-arvon ja syrjimättömyyden edistämisestä vastaavia järjestöjä.
Yhteistyöryhmä voi asettaa jaostoja yhteistyöryhmässä käsiteltävien muiden kuin ALKE-lain 27 §:n 4 momentin mukaisten asioiden valmistelua varten.
3§
Asiantuntijoiden kutsuminen
Yhteistyöryhmä voi kutsua yhteistyöryhmään pysyviä asiantuntijoita.
Lisäksi yhteistyöryhmä voi kutsua kunnallisen kokouskäytännön mukaisesti asiantuntijan yksittäisen asian
käsittelyn ajaksi.
Asiantuntijat eivät ota osaa päätöksentekoon.
2
4§
Yhteistyöryhmän puheenjohtajisto
Jäsenten lisäksi maakuntahallitus nimeää yhteistyöryhmälle puheenjohtajan, jonka tulee olla kuntalaissa
tarkoitettu luottamushenkilö, sekä yhteistyöryhmässä edustettuna olevien tahojen ehdotuksesta kolme varapuheenjohtajaa, joiden tulee olla yhteistyöryhmän jäseniä.
Maakunnan yhteistyöryhmän puheenjohtajistolla on läsnäolo- ja puheoikeus yhteistyöryhmän sihteeristön
kokouksissa.
5§
Yhteistyöryhmän tehtävät
Etelä-Savon maakunnan yhteistyöryhmän tehtävänä on alueen maakuntaohjelmassa määriteltyjen kehittämistavoitteiden toteuttamiseksi ja eri ohjelmien ja rahoitusvälineiden yhteensovittamiseksi:
1) hyväksyä ja tarvittaessa tarkistaa maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelma, jolla suunnataan maakuntaan osoitettua rakennerahastojen ja vastaavaa kansallista rahoitusta sekä muuta alueen kehittämiseen
vaikuttavaa rahoitusta;
2) käsitellä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen ja tarvittavilta osin aluehallintoviraston esitykset strategiseksi tulostavoiteasiakirjaksi;
3) antaa tarvittaessa lausuntoja sen toimialueelle kohdistuvista rakennerahasto-ohjelman valtakunnallisista
teemoista sekä maaseuturahaston tai muista aluekehityksen kannalta merkittävistä hankesuunnitelmista
sekä asettaa tärkeysjärjestykseen alueen osallistumisen niihin; lausunto ei ole rahoittajaa velvoittava;
4) antaa ALKE-lain 27 §:n 4 momentin mukainen sitova lausunto rakennerahasto-ohjelman alueelliseen
suunnitelmaan sisältyvästä hankehakemuksesta
-
yhteistyöryhmässä käsitellään maakunnallisia ja ylimaakunnallisia hankkeita sekä hankekokonaisuuksia, joihin on haettu EU:n ja valtion vastinrahoitusta yhteensä yli 500 000 euroa
yhteistyöryhmässä käsitellään muutkin hankkeet, mikäli esittelijä tai rahoittajataho sitä haluaa;
5) edesauttaa laajojen, aluekehittämisen kannalta merkittävien hankekokonaisuuksien valmistelua ja edistää
niiden toteuttamista eri rahoitusvälineillä;
6) päättää rakennerahasto-ohjelmien toteuttamiseen liittyvistä linjauksista ja niitä toteuttavista hakuteemoista;
7) tehdä tarvittaessa rakennerahasto-ohjelman seurantakomitean hyväksymiä valintakriteerejä tarkentavia
alueellisia valintakriteerejä ja ilmoittaa niistä hallintoviranomaiselle sekä huolehtia tarvittavista menettelytavoista niiden soveltamiseksi alueella;
8) määritellä tarvittavat alueelliset menettelyt, joilla varmistetaan rahoitettaviksi hyväksyttävien hankkeiden
mahdollisten ympäristövaikutusten selvittäminen ennen rahoituspäätösten tekoa;
9) raportoida rakennerahasto-ohjelman toteutumisesta hallintoviranomaiselle ja tarvittaessa esittää sille rakennerahasto-ohjelmaa koskevia muutostarpeita;
10) tiedottaa rakennerahasto-ohjelman toimeenpanosta;
11) hoitaa tarvittaessa myös muita tehtäviinsä liittyviä ja rakennerahasto-ohjelmien toimeenpanoon liittyviä
tehtäviä, joista tarvittaessa määrätään tarkemmin työjärjestyksessä;
12) hyväksyä maakunnan yhteistyöryhmän työjärjestys.
3
Liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvia yksittäisiä yrityshanke-esityksiä ei voida käsitellä yhteistyöryhmässä. Yhteistyöryhmä saa ennen päätöksentekoa yhteenvetotiedot saapuneista yritystukihakemuksista.
6§
Maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelma
Maakunnan liiton johdolla valmistellaan kahden vuoden välein maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelma
maakunnan yhteistyöryhmän hyväksyttäväksi.
Toimeenpanosuunnitelma valmistellaan yhteistyössä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten ja muiden
valtion viranomaisten, kuntien ja muiden maakuntaohjelman toteuttamiseen osallistuvien tahojen kanssa.
Maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelmassa tulee olla maakuntaohjelman toteuttamisen seuraavien
vuosien painotukset ja keskeiset toimenpiteet sekä rahoituksesta vastaavat tahot.
Toimeenpanosuunnitelmaan on sisällyttävä rahoitussuunnitelma, joka sisältää arviot alueen päätettävissä
olevasta kansallisen, Euroopan unionin rakennerahastovarojen alueellisen suunnitelman rahoituksesta sekä
muusta Euroopan unionin rahoituksesta ja niitä vastaavista valtion varoista sekä arviot kuntien ja muiden
julkisyhteisöjen rahoitusosuuksista. Euroopan unionin ja sitä vastaavan valtion vastinrahan rahoitusosuuksien arviot tehdään hallintoviranomaisen antaman rahoituskehyksen puitteissa.
Toimeenpanosuunnitelmassa on oltava ALKE-lain 33 §:n 2 momentin mukaisen yhteistyöryhmän mahdollinen kannanotto rakennerahasto-ohjelmien valtakunnallisiin teemoihin kuuluvista hankehauista ja - suunnitelmista sekä alueen osallistumisesta niihin. Kannanotossa maakunnan yhteistyöryhmä voi ottaa kantaa
valtakunnallisten teemojen yhteensovitukseen maakuntaohjelmaan ja alueella toteutettavaan rakennerahastotoimintaan sekä määritellä alueen näkökulmasta valtakunnallisista hankesuunnitelmista tärkeimmät.
Toimeenpanosuunnitelmassa on lisäksi oltava maakuntien yhteisesti toteutettavien toimenpiteiden suunnitelmat ja niiden vastuutahot.
7§
Toimeenpanosuunnitelman valmistelun aikataulu ja tarkistaminen
Maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelma laaditaan ensimmäisen kerran maakuntaohjelman hyväksymisen jälkeisenä syksynä.
Suunnitelmaa voidaan tarvittaessa tarkistaa vuosittain.
8§
Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö
Maakunnan yhteistyöryhmällä on rakennerahastovaroja ja muuta tukea myöntävien viranomaisten edustajista koostuva sihteeristö. Maakunnan yhteistyöryhmä päättää sihteeristön kokoonpanosta siten, että tukea
myöntävät viranomaiset tulevat tasapuolisesti edustetuiksi.
Sihteeristön tehtävänä on hoitaa yhteistyöryhmän asioiden valmistelu-, esittely- ja täytäntöönpanotehtäviä.
Lisäksi sihteeristön tehtävänä on seurata ja sovittaa yhteen maakunnan alueella valmisteltavia kansallisten
sekä rakennerahasto-ohjelmien, maaseuturahaston ja meri- ja kalatalous-rahaston hankkeita ja raportoida
niistä yhteistyöryhmälle.
Etelä-Savon maakuntahallitus nimeää sihteeristön puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.
Sihteeristön puheenjohtaja tai hänen estyneenä olleessaan varapuheenjohtaja toimii yhteistyöryhmän kokousten esittelijänä.
Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristön esityslistat ja pöytäkirjat toimitetaan tiedoksi maakunnan yhteistyöryhmän puheenjohtajistolle.
Sihteeristön kokouksiin kutsutaan tarvittaessa kuultavaksi asiantuntijoita.
4
II luku
Kokousmenettely
9§
Kokousaika ja -paikka
Yhteistyöryhmä pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa.
Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai vähintään puolet yhteistyöryhmän jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä.
10 §
Kokouksen koollekutsuminen ja päätösvaltaisuus
Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.
Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Kokouskutsu
toimitetaan jäsenille vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta, kokouksen esityslista toimitetaan jäsenille kuitenkin vähintään neljä (4) päivää ennen kokousta.
Kokous on päätösvaltainen kun vähintään puolet jäsenistä on paikalla.
11 §
Jatkokokous
Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei
tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin annettava tieto jatkokokouksesta.
12 §
Varajäsenen kutsuminen
Jos yhteistyöryhmän jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, kutsuu hän varajäsenen sijaansa. Milloin
jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian
käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään.
13 §
Läsnäolo yhteistyöryhmän kokouksissa
Muiden kuin yhteistyöryhmän jäsenten läsnäolo- ja puheoikeudesta päättää yhteistyöryhmä.
Yhteistyöryhmän kokouksissa on yhteistyöryhmän sihteeristöllä läsnäolo- ja puheoikeus.
14 §
Kokouksen pitäminen
Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden.
Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toisin päätetä.
Yhteistyöryhmä voi yksimielisesti päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa.
15 §
Tilapäinen puheenjohtaja
Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtajat ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, kokousta tai asian käsittelyä varten valitaan tilapäinen puheenjohtaja.
5
16 §
Esittely
Asia päätetään yhteistyöryhmän kokouksessa esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin yhteistyöryhmä on tehnyt
päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos asia on peruttu, asia on poistettava esityslistalta.
Yhteistyöryhmän esittelijänä toimii sihteeristön puheenjohtaja ja hänen estyneenä ollessaan sihteeristön
varapuheenjohtaja.
Käsiteltäessä yksittäisiä hankkeita työjärjestyksen 5 §:n mukaisesti esittelijänä toimii rahoituksen myöntävän
viranomaisen edustaja tai hänen esteellisenä ollessaan sihteeristön puheenjohtaja.
17 §
Esteellisyyden toteaminen
Esteellisyyden ilmoittaminen, arviointi ja ratkaisu kuuluu ensisijaisesti yhteistyöryhmän jäsenelle tai muulle
läsnäoloon oikeutetulle henkilölle itselleen.
Yhteistyöryhmän puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön
esteellisyys yhteistyöryhmän ratkaistavaksi. Yhteistyöryhmän jäsenten esteellisyydestä on voimassa, mitä
hallintolain (434/2003) 27–30 §:ssä säädetään.
18 §
Päätöksenteko
Yhteistyöryhmän on pyrittävä päätöksenteossaan yksimielisyyteen. Jos päätöstä ei voida tehdä yksimielisesti, päätökseksi tulee mielipide, jota kaksi kolmannesta äänestäneistä on kannattanut.
Rahoittava viranomainen ei voi myöntää maakunnan kehittämisen kannalta merkittävälle tai kokonaiskustannusarvioltaan suurelle alueelliseen suunnitelmaan perustuvalle hankkeelle rakennerahaston tukea, jos
yhteistyöryhmä ei ole hanketta puoltanut. Rahoittava viranomainen voi poiketa yhteistyöryhmän rahoittamista
koskevasta puoltavasta lausunnosta, jos tuen myöntäminen olisi vastoin Euroopan unionin tai kansallista
lainsäädäntöä taikka jos hanke ei olisi ohjelmanmukainen. Jos rahoittajataho aikoo yhteistyöryhmän puoltavasta lausunnosta huolimatta tehdä siitä poikkeavan rahoituspäätöksen, sen tulee antaa yhteistyöryhmälle
asiasta tieto sekä edellä mainittuihin syihin liittyvät perustelut. Yhteistyöryhmän lausuntoa koskeviin päätöksiin ei saa hakea erikseen muutosta valittamalla.
19 §
Eriävä mielipide
Päätöksentekoon osallistuneella, jos hän on tehnyt vastaehdotuksen tai äänestänyt päätöstä vastaan, sekä
asian esittelijällä, jos päätös poikkeaa päätösehdotuksesta, on oikeus ilmoittaa päätöksestä eriävä mielipide.
Ilmoitus on tehtävä heti, kun päätös on tehty. Ennen pöytäkirjan tarkastamista esitetyt kirjalliset perustelut
liitetään pöytäkirjaan.
Päätöstä vastaan äänestänyt tai eriävän mielipiteen ilmoittanut ei ole vastuussa päätöksestä. Esittelijä on
vastuussa hänen esittelystään tehdystä päätöksestä, jollei hän ole ilmoittanut eriävää mielipidettä.
20 §
Kirjallinen menettely
Kiireellinen asia, josta on tarpeen tehdä päätös ennen seuraavaa maakunnan yhteistyöryhmän kokousta,
voidaan yhteistyöryhmän puheenjohtajan aloitteesta tehdä kirjallista menettelyä käyttäen ilman yhteistyöryhmän jäsenten kokoontumista. Kirjallista menettelyä voidaan hyödyntää myös yhteistyöryhmän sihteeristön
työskentelyssä.
Maakunnan yhteistyöryhmän puheenjohtaja lähettää yhteistyöryhmän kaikille jäsenille päätösehdotuksen
sähköisesti, johon jäsenten tulee vastata kirjallisesti viiden työpäivän kuluessa. Ehdotus on tullut hyväksytyk-
6
si yhteistyöryhmässä, jos päätösehdotusta ei ole kirjallisesti vastustettu määräajassa. Jos yksikin jäsen vastustaa päätösehdotusta viiden työpäivän kuluessa, asia palautuu yhteistyöryhmän kokouksen käsiteltäväksi.
Jäsen voi peruuttaa tekemänsä vastustavan ilmoituksen määräajassa. Jos asiassa esitetyt vastustavat ilmoitukset on peruutettu, ehdotus on tullut hyväksytyksi maakunnan yhteistyöryhmässä.
Vastaukselle annetun viiden työpäivän määräajan kuluttua yhteistyöryhmän puheenjohtajan tulee ilmoittaa
viipymättä maakunnan yhteistyöryhmälle, onko ehdotus tullut hyväksytyksi.
III luku
Muut määräykset
21 §
Yhteistyöryhmän jäsenten asema
Maakunnan yhteistyöryhmän ja sen asettaman jaoston jäseneen sovelletaan rikosoikeudellista virkavastuuta
koskevia säännöksiä sekä mitä vahingonkorvauslaissa säädetään julkisyhteisön ja virkamiehen korvausvastuusta.
Yhteistyöryhmän jäsenistä on soveltuvin osin voimassa, mitä kuntalaissa (365/1995) säädetään luottamushenkilöistä.
22 §
Yhteistyöryhmän jäsenten palkkiot ja korvaukset
Yhteistyöryhmän jäseninä työjärjestyksen 2 §:n 1 momentin 1 ja 3 kohdassa mainittuja osapuolia/tahoja
edustavien tahojen edustajille maksettavista palkkioista, ansionmenetyskorvauksista, matkakustannuksista
ja muista tehtävän hoitamisesta aiheutuneista kustannuksista ja niiden korvaamisesta määrätään EteläSavon maakuntaliiton luottamushenkilöiden palkkiosäännössä. Valtion viranomaisten ja muiden valtionhallintoon kuuluvien organisaatioiden edustajille maksettavasta palkkioista ja korvauksista vastaa se taho, jota
jäsen edustaa.
Pykälän määräyksiä sovelletaan myös asiantuntijoihin.
23 §
Yhteistyöryhmän hallinnon ja talouden tarkastus
Yhteistyöryhmän hallinnon ja talouden tarkastuksesta on voimassa, mitä yhteistyöryhmän asettaneen EteläSavon maakuntaliiton hallinnon ja talouden tarkastuksesta on voimassa.
24 §
Kokouksen tiedottaminen
Yhteistyöryhmän kokousasioiden tiedottamisesta vastaa puheenjohtaja ja sihteeristö.
25 §
Muutoksenhaku
Maakunnan yhteistyöryhmän päätöksestä haetaan muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen siten kuin muutoksenhausta kuntayhtymän päätöksestä kuntalaissa säädetään.
Yhteistyöryhmän työjärjestyksen 5 §:n mukaisesta hankkeesta annettua lausuntoa koskevaan päätökseen ei
voida hakea erikseen muutosta valittamalla.
Yksittäisen hankkeen rahoituspäätöstä koskeva muutoksenhaku määräytyy rahoituspäätöksen tehnyttä viranomaista koskevien säädösten mukaisesti.
7
HVJ 2014-2020
LIITE 5
Sopimus rakennerahastotehtävien hoitamisesta, vastuunjaosta ja koordinoinnista
Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 rakennerahasto-ohjelmassa
1. Sopijapuolet
Etelä-Savon maakuntaliitto, Y -tunnus 0215839-7
jäljempänä ”maakunnan liitto”
Pohjois-Karjalan maakuntaliitto, Y-tunnus 0927140-5 jäljempänä ”koordinoiva maakunnan liitto”
Pohjois-Savon liitto, Y-tunnus 0827616-7
jäljempänä ”maakunnan liitto”
Jäljempänä yhdessä ”sopijapuolet”
2. Sopimuksen perusta
Sopijapuolet toteuttavat yhdessä Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 Suomen rakennerahasto-ohjelmaa Itä-Suomessa kolmen maakunnan alueella. Laki alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista (7/2014, § 11) määrittelee, että kaikki Itä-Suomen maakuntaliitot toimivat välittävinä
viranomaisina. Laki 7/2014 § 23 antaa kuitenkin maakunnan liitoille mahdollisuuden sopia yhteistyöstä
muiden kuin lain mukaan yhteistoiminnassa hoidettavia tehtäviä koskevissa asioissa, mikäli se on laissa
säädettyjen maakunnan liiton tehtävien asianmukaisen hoidon kannalta tarpeellista. Valtioneuvoston
asetuksessa 356/2014 § 20 on todettu työ- ja elinkeinoministeriön siirtävän eräiden rakennerahastotehtävien hoitamisen sekä teknisen tuen myöntämis- ja maksamispäätökset Pohjois-Karjalan maakuntaliittoon koskien Pohjois-Savon ja Etelä-Savon maakuntien liittojen tehtäviä.
3. Sopimuksen tarkoitus
Tällä sopimuksella sopijapuolet sopivat rakennerahastotehtävien hoitamisesta, vastuunjaosta, koordinaatiosta sekä teknisen tuen jakoperiaatteista Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 rakennerahasto-ohjelmassa.
4. Maakunnan liitot vastaavat asetuksen mukaisten välittävän viranomaisen tehtävien (liite 1)
lisäksi seuraavista tehtävistä:
-
teknisen tuen hankkeen toteuttamisesta yhteisvastuullisesti (teknisen tuen hankkeesta sovitaan erillisellä sopimuksella)
koordinoivan liiton avustamisesta ja tiedon tuottamisesta oman maakuntansa osalta seurantakomiteatyössä ja ohjelman täytäntöönpanokertomusten laatimisessa komissiolle.
1 (4)
5. Koordinoivan maakunnan liiton tehtävät
5.1 Koordinoiva maakunnan liitto vastaa asetuksen 356/2014 perusteella seuraavista tehtävistä:
-
teknisen tuen hankkeen hallinnoinnista, sisältäen myöntämis- ja maksamismenettelyt sekä seurannan (teknisen tuen hankkeesta sovitaan erillisellä sopimuksella)
tiedotuksesta ja viestinnästä Itä-Suomen alueella Itä-Suomen koordinaatioryhmässä sovittavilla tavalla
hallintoviranomaisen avustamisesta seurantakomiteatyössä ja ohjelman täytäntöönpanokertomusten
laatimisessa komissiolle.
5.2. Koordinoiva maakunnan liitto vastaa seuraavista tehtävistä Itä-Suomen koordinaatioryhmässä sovittavalla tavalla:
-
edesauttaa hankehallinnon toimintatapojen ja prosessien yhtenäistämistä rahoitus- ja maksatustoiminnoissa
tarvittaessa yhteisten hakuaikojen ja mahdollisten teemahakujen sopimisesta muiden maakunnan
liittojen ja RR-ELYn kanssa
viestinnästä ja yhteydenpidosta työ- ja elinkeinoministeriöön ja RR-ELYyn
Itä-Suomen rahoituskehysten seurannasta kokonaisuutena
raportoi Itä-Suomen koordinaatioryhmälle koordinaatiotehtävien hoitamisesta.
6. Itä-Suomen koordinaatioryhmä (IS-koordinaatioryhmä)
Sopijapuolet perustavat Itä-Suomen maakuntien koordinaatioryhmän, jonka tehtävänä on valmistella,
ohjata ja seurata sekä tehdä päätöksiä alueen rakennerahasto-ohjelman toimeenpanosta tämän sopimuksen kohdissa 4 ja 5 mainittujen tehtävien osalta.
Koordinaatioryhmän asioiden valmistelusta vastaa koordinoiva maakunnan liitto. Koordinaatioryhmän
puheenjohtajuus kiertää vuosittain seuraavassa järjestyksessä; Etelä-Savo (v. 2014, 2017, 2020),
Pohjois-Karjala (v. 2015, 2018, 2021), Pohjois-Savo (v. 2016, 2019, 2022). Koordinaatiotyöryhmään nimetään kaksi edustajaa kustakin alueen maakuntaliitosta, yksi edustaja RR-ELYstä, yksi edustaja kunkin
maakunnan perus-ELYstä sekä sihteeri koordinoivasta maakunnan liitosta. Koordinaatioryhmän kokouksiin kutsutaan myös hallintoviranomaisen (TEM) edustaja sekä tarvittaessa muita asiantuntijoita.
7. Itä- ja Pohjois-Suomen koordinaatioryhmä (IP-koordinaatioryhmä)
Itä- ja Pohjois-Suomi toteuttavat ohjelmakaudella 2014–2020 yhteistä alueellista rakennerahastosuunnitelmaa. Rakennerahastohallinnoinnin yhteistyön varmistamiseksi muodostetaan Itä- ja Pohjois-Suomen
yhteinen koordinaatioryhmä, jossa on edustaja jokaisesta IP alueen maakunnan liitosta ja koordinoivista
liitoista. IP koordinaatioryhmän puheenjohtajuus ja varapuheenjohtajuus on vuosittain vaihtuva Itä- ja
Pohjois-Suomen välillä ja se noudattaa Itä- ja Pohjois-Suomen EU-toimiston puheenjohtajuusjärjestystä.
Koordinaatioryhmän sihteerinä toimii vuorovuosina koordinoivan liiton edustaja (Lappi/Pohjois-Karjala).
2 (4)
IP koordinaatioryhmä käsittelee niitä asioita, jotka edistävät alueiden yhteisiä tavoitteita ja ohjelman toteutumista:
-
IP-alueen yhteisiä rakennerahasto -ohjelman toimeenpanoon ja toteutukseen liittyvien asioiden linjausta ja käsittelyä
seurantakomitean ja vuosikokouksen asioiden käsittelyä
tarvittaessa toimenpideohjelman tarkastamisehdotuksia
IP-alueen asioiden ja kannanottojen linjauksia
valmistelee tarvittaessa ylimaakunnallisia teemoja ja yhteisten hakujen avaamisesta sekä käsittelee
teemaohjelmia toteuttavia yhteisiä hankkeita
ylimaakunnallisten, useampia maakuntia sisältävien hakemusten käsittelyä
Itä- ja Pohjois-Suomen rahoituskehysten ja indikaattoreiden seurantaa
ryhmä voi käsitellä myös muita yhteisiä aluekehittämiseen kuuluvia asioita.
8. Toimintaresurssit ja teknisen tuen jakoperiaatteet
Sopijapuolet kohdistavat teknistä tukea koordinoinnista aiheutuviin henkilöstökustannuksiin 0,5 htv:ta/
vuosi (30 000 euroa). Maakunnan liitot vastaavat itse kokouksiin ja tapaamisiin liittyvistä matkakustannuksista.
Teknisen tuen jakoperiaatteena käytetään HALKE:n 22.1.2014 hyväksymää EAKR-rahoituksen indikatiivista jakoa maakunnittain sekä prosenttiosuutta koko Itä-Suomen kehyksestä seuraavasti:
Maakunta
% osuus IS kehyksestä
Pohjois-Karjala
30,468
Pohjois-Savo
41,426
Etelä-Savo
28,106
9. Sopimuksen muuttaminen
Lisäykset ja muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun kaikki sopijapuolet ovat ne allekirjoituksellaan vahvistaneet.
10. Sopimuksen voimassaolo ja erimielisyyksien ratkaiseminen
Sopimus tulee voimaan kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Sopimus on voimassa Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 Suomen rakennerahasto-ohjelman toimeenpanon osalta 31.12.2020 saakka.
Ohjelman sulkemiseen liittyvästä menettelystä sovitaan erikseen.
Mikäli sopimuksen toimeenpanosta ja vastuista tulee erimielisyyksiä, ne pyritään ratkaisemaan maakuntajohtajien välisillä neuvotteluilla. Sopimuksen irtisanomisaika on 6 kk ja irtisanominen on suoritettava
kirjallisesti.
3 (4)
11. Sopimuksen hyväksyminen ja allekirjoitukset
Tämä sopimus on hyväksytty kaikkien kolmen maakunnan maakuntahallituksissa:
Etelä-Savon maakuntaliitto 20.8.2014
Pohjois-Karjalan maakuntaliitto 26.8.2014
Pohjois-Savon liitto 26.8.2014
Tätä sopimusta on laadittu kolme kappaletta, yksi (1) kullekin sopijapuolelle. Sopijapuolet vakuuttavat,
että sopimuksen allekirjoittaneet henkilöt ovat tässä edustamansa organisaation nimenkirjoittamiseen
oikeutettuja.
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
POHJOIS-KARJALAN MAAKUNTALIITTO
Riitta Koskinen
vt. maakuntajohtaja
Pentti Hyttinen
maakuntajohtaja
POHJOIS-SAVON LIITTO
Jussi Huttunen
maakuntajohtaja
LIITE
Listaus maakunnan liittojen hoitamista välittävän viranomaisen tehtävistä
4 (4)
LIITE
Sopimus rakennerahastotehtävien hoitamisesta, vastuunjaosta ja koordinoinnista
Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 rakennerahasto-ohjelmassa
LIITE: Listaus maakunnan liittojen hoitamista välittävän viranomaisen tehtävistä
-
-
Tuen myöntämis- ja maksatuspäätökset
Sääntöjenvastaisten menojen johdosta tehtävästä aiheettomasti maksetun tuen takaisinperinnät
ja muut korjaavat toimenpiteet
Tiedotus ja viestintä yleisölle, hakijoille, potentiaalisille tuensaajille ja tuensaajille sisältäen
hakuilmoitukset, tiedotuksen ja ohjauksen rahoitusmahdollisuuksista, koulutukset sekä
asiakaspalvelun
Hankkeiden seuranta
Tuensaajille maksettujen menojen hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät varmennukset
Tuensaajille maksettujen menojen lainmukaisuuden vahvistaminen todentamisviranomaiselle
kerran vuodessa
Maakunnan yhteistyöryhmän ja sen sihteeristön toiminta
Maakuntaa koskevien hankkeiden kokonaisvastuu asiakkaalle
Maakunnallisten hakujen toteuttaminen
Ohjelman ja sen vaikuttavuuden seuranta maakuntatasolla
Mahdollisten maakunnallisten teemahakujen järjestäminen
Yhteistyö alueellisen ELY-keskuksen ja muiden sidosryhmien kanssa
Maakunnallisten rahoituskehysten seuranta
1(1)
HANKKEEN ALOITUSPALAVERIMUISTIO
Ohjelmakausi 2014-2020
Valvoja
Puhelin
Maksatusvalmistelija
Puhelin
Hankkeen nimi
Hankenumero
Toteuttaja
Hakemusvaiheen
yhteyshenkilö/projektipäällikkö
Puhelin
Sähköpostiosoite
Hankkeen yhteyshenkilö
Sähköpostiosoite
Puhelin
Taloushallinnon vastuuhenkilö
Sähköpostiosoite
Puhelin
Jos useita toteuttajia, kaikista selvitettävä em. tiedot.
PÄÄTÖKSET
Maakuntahallitus/ Maakunnan yhteistyöryhmä/ Maakuntajohtaja
Valittu tukimalli
lump sum - kertakorvaus
Kustannukset
hankkeen kokonaiskustannukset
€
Rahoitusosuudet
julkisen tuen määrä, muu rahoitus
EAKR
%
€
Hankkeen hyväksytty kesto
hakemuksen jättäminen, hyväksytty kesto
x.x.2015 - x.x.2016
Arvonlisäveron käsittely
sisältyykö arvonlisävero hankkeen kustannuksiin
kyllä / ei
Tuloa tuottava hanke
erityisseuranta (hankkeen kustannukset yli 1 milj. euroa)
Investointihanke
erityisseuranta, luovuttaminen päättymistä seuraavan 5 vuoden aikana
Tiedotusvelvollisuus
De minimis -tuki
tuen määrä ei saa ylittää 3 vuoden aikana 200 000 euroa, yrityshankkeet
MENOJEN TUKIKELPOISUUS
VN asetus rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta 358/2014
Yleiset tukikelpoisuussäädökset
asetus § 3
Hankkeen toteuttamiseksi tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kustannukset ovat tukikelpoisia, jos ne ovat
- ohjelman mukaisia
- hanketta koskevan tukipäätöksen mukaisia
- aiheutuneet hankkeen hyväksytyn toteuttamisajan kuluessa (hakemuksen jättämisen jälkeen);
Poikkeukset: mahdolliset tilintarkastuskustannukset
Jos menoon saadaan/ olisi saatavissa korvausta muualta, meno ei oikeuta tukeen.
Toteuttajan tavanomaisen toiminnan menot eivät ole tukikelpoisia.
Tuen maksamisen edellytyksenä on lisäksi, että kustannukset ovat tuensaajan tosiasiallisesti maksamia
ja osoitettavissa kirjanpitotositteilla; poikkeus prosenttimääräisenä korvattavat kustannukset (flat rate)
Lump sum - kertakorvaus
asetus § 8
Tuen myöntävä viranomainen voi päättää, että tuki hankkeeseen myönnetään kertakorvauksena. Tuensaajan on tällaisessa hankkeessa
todennettava, että aikaansaatu tulos tai tehdyt toimenpiteet ovat tukipäätöksen mukaisia. Kertakorvauksella rahoitetussa hankkeessa
julkisen rahoituksen määrä voi olla enintään 100 000 euroa.
Kertakorvausta haettaessa hakijan on toimitettava tuen suuruuden määrittelyä varten yksityiskohtainen kustannusarvio perusteluineen
sekä arvio ulkopuolisilta tehtävistä hankinnoista. Tuen myöntävä viranomainen voi päättää, että kustannusarvio tehdään käyttämällä
Euroopan aluekehitysrahastosta osarahoitettavissa hankkeissa 9 §:ssä tarkoitettua 24 prosentin osuutta hankehenkilöstön
palkkakustannuksista ja Euroopan sosiaalirahastosta osarahoitettavissa hankkeissa 12 §:ssä tarkoitettua 17 prosentin osuutta
hankehenkilöstön palkkakustannuksista.
Kertakorvausta koskevassa päätöksessä on yksilöitävä hankkeessa tehtäväksi edellytetty tulos tai toimenpide ja toteutumisen
todentamiseksi tarvittavat asiakirjat siten, että hankkeen toteuttamisesta päätöksen mukaisesti voidaan varmistua ennen tuen
maksamista. Hankkeen toteuttaminen ja tuen maksaminen voidaan jakaa osiin, jos se hankkeen luonteen vuoksi on
tarkoituksenmukaista ja tukee hankkeen toteutumista.
Kertakorvaushanketta voidaan muuttaa vain toteuttamisajan osalta. Muun kuin hankkeen omarahoitusosuuteen kuuluvan kuntien ja
muiden julkisyhteisöjen rahoituksen hyväksymisen edellytyksenä on, että maksatushakemuksen yhteydessä toimitetaan tosite, josta
rahoituksen toteutuminen voidaan todentaa.
Muut tukikelpoisuutta koskevat säädökset
PALKAT
asetus § 16
Palkkamenoina hyväksytään hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä aiheutuneet palkkakustannukset sekä lakiin tai velvoittavaan
VES/TES:iin perustuvat kustannukset.
Palkat ovat tukikelpoisia vain siltä osin, kun ne eivät ylitä vastaavasta tehtävästä yleensä maksetun palkan määrää.
Tukikelpoisia eivät ole tulospalkkiot, luontoisedut eivätkä bonukset.
Kaikista hankkeessa työskentelevistä tulee esittää erillinen liite (nimet, työsuhteen kesto, tehtävä, koulutus).
Osa-aikaisten osalta tulee toimittaa maksatushakemuksen liitteenä hyväksyttävä työaikakirjanpito,
josta käy ilmi paitsi hankkeelle tehty työ myös kokonaistyöaika varmennettuna allekirjoituksin. Mikäli organisaatiolla on käytössä
Lomaraha- ja lomapalkkavaraukset tulee selvittää erillisellä lomakkeella.
MATKAKUSTANNUKSET
asetus § 18
Matkakustannukset ovat tukikelpoisia siltä osin kuin ne eivät ylitä alaan sovellettavan VES/TES:in mukaisia
matkakorvausten määriä.
Ulkomaan matkoista aiheutuvat kustannukset on hyväksytettävä viranomaisella etukäteen ellei viranomainen
sitä katso tarpeettomaksi. Ulkomaan matkoista toimitetaan aina matkaraportti, josta selviää matkan yhteys hankkeeseen.
HANKKEEN ALOITUSPALAVERIMUISTIO
Ohjelmakausi 2014-2020
HANKINNAT
Julkisista hankinnoista aiheutuvien menojen tukikelpoisuuden edellytyksenä on julkisista hankinnoista annetun laki
(348/2007) muutoksineen, ja sen nojalla annettujen säännösten noudattaminen. Periaatteena on oltava avoimuus ja
tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu.
Jos hankinta alittaa kansalliset kynnysarvot, tuen saajan on osoitettava, että hankinnasta aiheutuva
kustannus on kohtuullinen esittämällä selvitys sen perustumisesta tavanomaiseen hintatasoon.
Hintavertailu vähintään kolmelta tarjoajalta esim. puhelimitse,
Pienhankinnat = alle 4 000 euroa olevat hankinnat
yhteenvetomuistio, suorahankinta
Kynnysarvon alittavat muut kuin pienhankinnat = hankinnan Kirjallinen menettely, tarjouksia on pyydettävä 3-5
toimittajalta, ei muutoksenhakuoikeutta markkinaoikeuteen
arvo on 4 000 - 30 000 euroa
Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat = palveluissa
yli 30 000 euroa
Noudatettava lain säädöksiä perustelujen ja muiden
menettelyjen osalta, muutoksenhaku
Suorahankinta on äärimmäinen toimenpide ja se on aina perusteltava
ERÄÄT VEROT,
Mikäli hankkeen toteuttajan oman organisaation hankintaohjeet poikkeavat em. ohjeista, tulee hankkeessa noudattaa niitä ohjeita, jotka ovat tiukimmat. Suorahankinnat on perusteltava kirjallisesti.
Mikäli kilpailuttamisvelvoitetta ei ole täytetty, jätetään hankintameno kokonaan tai osittain hyväksymättä.
Osamaksukaupalla hankitun omaisuuden hankintameno katsotaan EAKR-hankkeissa myös velaksi
jääneen kauppahinnan osalta tukikelpoiseksi eräin edellytyksin, kts. tukikelposuusasetus § 19.
Ko. omaisuuden vakuutus-, korjaus- ja huoltokustannukset eivät ole tukikelpoisia.
Koneen tai laitteen vuokraamisesta aiheutuvat kulut (esim.leasing), ei kuitenkaan vuokraamiseen liittyvät
hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- eikä huolto- tms. kustannukset.
Käytettynä hankitun koneen tai laitteen hankintahinta ei saa ylittää sen käypää arvoa ja jäljellä
olevan käyttöiän tulee olla riittävä investoinnin tavoitteeseen nähden. Teknisten ominaisuuksien on
myös vastattava ominaisuuksiltaan suunniteltua käyttöä.
Tukikelpoisuuden edellytyksenä on lisäksi, että hankintaan ei ole saatu julkista tukea viiden edeltävän vuoden aikana.
Arvonlisävero on tukikelpoinen kustannus vain, jos tuensaaja esittää selvityksen siitä, ettei toimintaan liit-
MAKSUT, KULUT
tyvistä kustannuksista ole mahdollista saada alv:n palautusta.
asetus § 19
asetus § 20
asetus § 21
Yhteishankkeissa on ilmoitettava kaikkien toteuttajien alv-kohtelu.
Tukikelpoisia eivät ole:
- viivästys- ja muut korkokulut, tilitapahtumista perittävät palvelumaksut, valuutan vaihtopalkkiot, kurssitappiot eivätkä muut
yksinomaan rahoitukseen liittyvät menot.
- sakot, pysäkointivirhemaksut, rikemaksut ja muut taloudelliset seuraamukset ja oikeudenkäyntikulut.
ERÄÄT KUSTANNUKSET Tukikelpoisia ovat:
Hankeen totetuttamisen kannalta tarpeelliset viranomaismaksut, kun ne on mainittu erikseen rahoituspäätöksessä.
asetus § 24
asetus § 22
POISTOT
asetus § 26
Kiinteistön ja käyttöomaisuuden poistot hankkeen toteutusaikana ovat tukikelpoisia, jos poistojen kohteena olevan
omaisuuden hankintaan ei ole saatu julkista tukea.
Poistot lasketaan voimassa olevien kirjanpitosäännösten- ja -määräysten mukaisesti.
Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014) ja Valtioneuvoston asetus rakennerastoista
osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta (358/2014)
TOIMIEN PYSYVYYS
asetus § 4
TULOT
asetus § 5
asetus § 6
Tuetun investoinnin kohdetta ei saa
- pysyvästi tai merkittävästi käyttää muuhun kuin päätöksen tarkoittamaan yritystoimintaan tai kehittämistyöhön
- eikä luovuttaa toiselle ennen kuin viisi (5) vuotta on kulunut tuen viimeisen erän maksamisesta.
Tuensaajan on ilmoitettava mainituista muutoksista rahoittavalle viranomaiselle viiden vuoden ajan hankkeen
viimeisen maksatuspäätöksen jälkeen.
Tukea myönnetään hankkeesta aiheutuviin menoihin, joista on vähennetty hankkeeseen välittömästi kohdistuvat tai
liittyvät tulot. Rahoituslaki 8 § 14
Tuensaajan on ilmoitettava maksatushakemuksessa hankkeen tuottamat tulot, myös sellaiset joita ei ole arvioitu hankesuunnitelmassa.
Tuloa tuottavien hankkeiden erityisseuranta, kun hankkeen kustannukset yli 1 milj.euroa, ei välity de minimis-tukea
Toteutuneet tulot vähennetään tukikelpoisista kustannuksista maksatuskausittain. Tuloksi katsotaan kaikki hankkeen sen
toteuttamisaikana tuottamien tuotteiden, palvelujen tai muun käyttö- tai vaihto-omaisuuden myynnistä saadut tulot sekä saadut
käyttökorvaukset tai vastaavat. Hanke ei saa tuottoa voittoa. (EU neuvoston yleisasetus 1083/2006 artikla 61)
PERUSRAKENTEEN
Hyväksyttävät kustannukset (rahoitusasetus 357/2014 § 7): rakentaminen, kone- ja laitehankinnat, aineeton oikeus, tietoverkot
INVESTOINTITUKI
VÄHÄMERKITYKSINEN
Hankkeelle myönnetty tuki on Komission asetuksen EY N:o 1998/2006 tarkoittamaa vähämerkityksistä julkista tukea,
TUKI
jota voidaan myöntää yritykselle tai siihen rinnastettavalle enintään 200 000 euroa minkään kolmen vuoden
De minimis
jakson aikana. Rahoituslaki § 11 ja rahoitusasetus § 20
Säännöstä sovelletaan erikseen kaikkiin, joille tukea ohjautuu välillisesti hankkeen kautta.
Kaikesta saadusta tuesta on ilmoitettava viranomaisille. Tuen lopullinen määrä täsmentyy viimeisen maksatuspäätöksen yhteydessä.
HANKKEEN ALOITUSPALAVERIMUISTIO
Ohjelmakausi 2014-2020
MAKSATUKSEN EDELLYTYKSET
Hankkeen kirjanpidon järjestäminen
Hankkeella tulee olla oma kustannuspaikka toteuttajan kirjanpidossa. Kustannuspaikan numero _____
Kirjanpidosta tulee käydä ilmi hankkeen menot, tulot ja ulkopuolisten rahoittajien hankkeelle maksamat osuudet.
Etupainoisesti tuloutuneet tukiosuudet kirjataan taseeseen ennakkotulona.
Maksamisen edellytykset
Maksatushakemukset tehdään järjestelmäavusteisesti Eura2014:ssa noudattaen lomakepohjien tietosisältöä.
Maksatushakemuksen liitteenä toimitetaan rahoituspäätöksen mukainen loppuraportti.
Maksatushakemuksen liitteenä toimitettavan kirjanpidon otteen ulkopuolisista rahoitusosuuksista pitää olla kirjanpitäjän allekirjoittama.
Kustannuksista ei toimiteta tositteita eikä kp.rapaporttia
Maksatusaikataulu (haettava vähintään 6 kk:n jaksoissa, hakemus 3 kk jakson päättymisestä rahoittajalle)
Jaksot
Hakemus rahoittajalla
1.1. - 31.12.2015
30.4.2016
Jaksot
Hakemus rahoittajalla
Yhteishankkeissa rahoituksen saaja vastaa muiden toteuttajien osalta tukikelpoisuus- ja ym. määräysten noudattamisesta.
Rahoittaja ohjeistaa mahdollisista uusista ohjeista heti niiden ilmestyttyä.
Julkiset hankinnat
Hankinta-asiakirjat ( tarjouspyyntö, tarjoukset, tarjousvertailu, hankintapäätös) on säilytettävä hankkeen aineiston yhteydessä.
Mahdolliset puitesopimukset toimitetaan maksatuksen liitteenä.
Hankkeen seuranta ja raportointi
Hankkeen seurantaraportti maksatuskaudelta toimitetaan järjestelmäavusteisesti jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä.
Määrämuotoinen loppuraportti toimitetaan viimeistään viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä.
Ohjausryhmän toiminta (rahoitusasetus 357/2014 § 28)
Ohjausryhmä asetetaan hankkeille, mikäli se edellytetään rahoituspäätöksessä. Sen puheenjohtajan on oltava pääsääntöisesti muu kuin
hakijan edustaja.
Rahoittajan hankkeelle nimeämä hankkeen yhteyshenkilö on kutsuttava ohjausryhmän kokouksiin.
Ohjausryhmä ei kuitenkaan vastaa oikeudellisesti hankkeen toiminnasta, vaan vastuu on tuensaajalla.
Ohjausryhmä seuraa, ohjaa ja valvoo hankkeen toteutusta, mm. käsittelee hankesuunnitelman muutokset ja hankkeen
raportit. Toteuttaja ei kuitenkaan voi siirtää ohjausryhmälle vastuuta hankkeen toteuttamisesta tai myönnetyn tuen
käytöstä. Ohjausryhmän työstä kertyvä aineisto on säilytettävä muun hankeaineiston yhteydessä.
Ohjausryhmän kokoonpano on toimitettava aloituspalaverimuistion liitteeksi.
Rahoittajan hankkeelle nimeämälle yhteyshenkilölle tulee toimittaa ohjausryhmän kutsut ja pöytäkirjat.
Hankesuunnitelman muuttaminen
Oleelliset kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman muutokset sekä hankkeen keston muuttaminen edellyttävät
hakemusta. Ohjausryhmän on käsiteltävä em. muutokset
Pienehköt, vähämerkityksiset (alle 20% kokonaiskustannuksista) muutokset voidaan sopia hankkeen valvojan kanssa.
Viestintä ja EU-tunnusten käyttö
Vastuu tiedottamisesta on hankkeen toteuttajalla. Kaikessa hankkeisiin liittyvässä viestinnässä on käytettävä
EU-lippulogoja, joka sisältää EU-lipputunnuksen ja maininnan Euroopan Unionista sekä rahastosta, josta hanke saa tukea.
EU-lippu rahastotekstillä ja Vipuvoimaa EU:lta -logot pakollisia: sijainti ja koko suhteutettava asiakirjan kokoon.
Viestintäohje rakennerahastohankkeille 2014-2020 löytyy osoitteesta www.rakennerahastot.fi/viestinta.
Huomioi muutokset: logojen koko sama kuin muu isoin logo, verkkosivuilla logo ylös.
Juliste ja tiedotuskyltti (A3) näkyvälle paikalle, joka sisältää tietoa hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta.
Hankkeen kirjallinen tiedotusmateriaali on tallennettava hankkeen muun aineiston yhteyteen.
Yli 500 000 euroa tukea saaneissa investointihankkeissa tulee pystyttää rakennusaikainen mainostaulu, joka hankkeen
valmistuttua korvataan pysyvällä informaatiotaululla (erityisvelvoite).
Asiakirjojen säilyttäminen
asetus § 30
Hankkeessa syntynyt aineisto on säilytettävä siten, että se on mahdollisten tarkastajien käytettävissä ainakin 10 v.
hankkeen päättymispäivästä. Myös kansallisen kirjanpitolain mukaisia säilytysaikoja on noudatettava.
Yrityksille de minimis -tukena myönnetty rahoitus edellyttää aineiston säilyttämistä kymmenen vuotta tuen myöntämisestä.
Alkuperäisten asiakirjojen säilytyspaikka on toimitettava aloituspalaverimuistion liitteeksi.
Päättyneestä hankkeesta ilmoitetaan samoin asiakirjojen säilytyspaikka ja niistä vastaava henkilö.
HANKKEEN ALOITUSPALAVERIMUISTIO
Ohjelmakausi 2014-2020
Valvonta ja tarkastus
Tuen käyttöä valvoo maakuntaliitto ja sillä on oikeus suorittaa hankkeeseen liittyviä tarkastuksia. Tarkastusoikeus ulottuu
kaikkien hankkeen toimijoiden kirjanpitoihin.
Lisäksi valtion tukivarojen käyttöä valvovat työ- ja elinkeinoministeriö sekä sosiaali- ja terveysministeriö.
Maakuntaliitolla on lisäksi oikeus suorittaa tuensaajan ja sopimuskumppanien luona varmennuskäyntejä, joilla varmistetaan
tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja aiheutuneiden menojen tosiasiallisuus.
Tuen takaisinperintä tai palauttaminen
Tuki voidaan periä takaisin tai määrätä lopetettavaksi, mikäli hankkeelle asetettuja ehtoja ei ole noudatettu.
Kts. rahoituslaki 8/2014 § 37
Tuensaaja on velvollinen palauttamaan liikaa, virheellisesti tai muutoin perusteettomasti maksetun rahoituksen hallinnonalaa koskevien säädösten mukaisesti.
Korjaavien toimenpiteiden lähtökohtana on havainto tai epäily tuen myöntämiseen tai maksamiseen liittyvästä virheestä. Havainnon
perusteella selvitetään, onko korjaaviin toimenpiteisiin perusteita. Selvittämisen ajaksi asiassa toimivaltainen viranomainen voi
tarvittaessa keskeyttää maksatuksen. Korjaavat toimenpiteet voivat kohdistua sekä toimintaan että käytettyihin varoihin.
Korjaustoimenpitein tulee saattaa hanke sellaiseksi kuin virhettä ei olisi tapahtunutkaan. (HVO 7.7.2011 ”Korjaavat toimenpiteet
rakennerahastoista myönnetyissä EU-osarahoitteisissa tuissa”.)
Esteellisyys
Julkisten varojen käytössä on noudatettava esteellisyyssäädöksiä, kts. hallintolain 434/2003 28-30 pykälät.
LIITTEET
Aloituspalaverikutsun mukana lähetetty sähköisesti
: maksatuksen liitelomakkeet, viestintäohje rakennerahastohankkeille
2014-2020, EAKR:n kustannuslajit flat rate -mallissa (TEM:n ohje 12.05.2011), tukikelvottomien erien vaikutus -kirje (5.6.2012),
asiakirjojen säilyttämislomake
Päiväys
Allekirjoitukset
Toteuttaja
Huomioita
Rahoittaja
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
11.3.2013
1
HANKINTAOHJEET
Laki julkisista hankinnoista astui voimaan 30.3.2007. Lakia (348/2007) ja hankinta-asetusta (Vnp
614/2007) sovelletaan kaikkiin hankintoihin, jotka on aloitettu 1.6.2007 jälkeen.
Hankintalain periaatteina ovat olemassa olevien kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen sekä tarjoajien tasapuolinen, syrjimätön kohtelu ja avoimuus. Sen soveltamisalaan kuuluvat kuntien ja
muiden julkisyhteisöjen tavara-, palvelu- ja urakkahankinnat, jotka ylittävät kansalliset tai EU:n
kynnysarvot. Euroopan yhteisöjen komissio tarkistaa kynnysarvot kahden vuoden välein.
Säätämällä kansalliset kynnysarvot ja jättämällä kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat
hankintalainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle on pyritty yksinkertaistamaan hankintamenettelyjä sekä vähentämään hallinnollisia kustannuksia pienissä hankinnoissa.
Hankintaohjeen pykäläviittaukset viittaavat hankintalakiin.
1. Hankintalain soveltaminen
Valtion ja kuntien viranomaisten sekä muiden hankintayksiköiden* tulee noudattaa lakia kaikissa
EY kynnysarvon ja kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa:
* EU-kynnysarvot, direktiivin mukaiset menettelyt
EU-kynnysarvot 1.1.2012 alkaen (hankintalain 16 §)
Hankintalaji
Kynnysarvo (euroa)
Valtion keskushallintoviranomainen Muut hankinta- viranomaiset
Tavarahankinnat ja palvelu137 000
211 000
hankinnat
Rakennusurakat
5 000 000
5 000 000
Käyttöoikeusurakat
5 278 000
5 278 000
Suunnittelukilpailut
130 000
200 000
(Erityisalojen hankintalain 12 §)
Hankintalaji
Kynnysarvo (euroa)
Tavara- ja palvelu- hankinnat
400 000
Rakennusurakat
5 000 000
Suunnittelukilpailut
400 000
Menettelyt on tarkistettava erikseen. Niitä ei käydä läpi tässä ohjeessa.
* Kansalliset kynnysarvot
Tavarat ja palvelut
Sosiaali- ja terveysala
Rakennusurakat
1.1.2008
30 000 €
100 000 €
150 000 €
* Hankintarajoja on sovellettava myös muun kuin laissa mainitun julkisen hankinnan tekijän silloin, kun se saa hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta.
Hankinnan arvon laskemisen perustana on koko hankintasopimuksen voimassaoloaikana tehtävien hankintojen arvonlisäveroton kokonaisarvo, mukaan luettuna mahdollinen optio lisätilauksesta. Optio ei voi ylittää puolta alkuperäishankinnan kokonaisarvosta. Hankintaa ei saa pilkkoa
Hankintaohje 11.3.2013
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
11.3.2013
2
keinotekoisesti. Yhteishankinnoissa otetaan huomioon kaikkien hankintamenettelyyn osallistuvien hankintayksiköiden sopimuskokonaisuuksien arvo.
2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat
Hankintailmoitus
Kaikilla toimittajilla on oltava mahdollisuus saada riittävä tieto hankinnasta ja tarjouskilpailuun
osallistumisesta. Hankinnoista on sen vuoksi ilmoitettava valtakunnallisella julkisten hankintojen
sähköisellä kanavalla (HILMA), www.hankintailmoitukset.fi (avoin hankintamenettely). Laadittava
tarjouspyyntö on hyvä liittää hankintailmoituksen liitteeksi. Rajoitetussa hankintamenettelyssä
hankintailmoituksella ilmoittautuneista halukkaista tavarantoimittajista valitaan erikseen ne, jotka voivat jättää tarjouksen. Suorahankinta on mahdollinen vain, kun lain mainitsemat ehdot täyttyvät.
Tarjouspyyntö
Tarjouspyyntö on laadittava kirjallisesti ja sen on oltava niin selkeä, että sen perusteella voidaan
antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Ns. tekninen vuoropuhelun mahdollisten tarjoajien kanssa ennen tarjouspyynnön laadintaa on sallittua. Tarjouspyynnössä tai
hankintailmoituksessa pyydetään toimittajia esittämään tarjouksensa kirjallisesti ja määräaikaan
mennessä (40 §). Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat toisistaan, noudatetaan hankintailmoituksessa ilmoitettua.
Tarjousten valintaperusteet on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailu tulee perustaa
näihin valintaperusteisiin.
Tarjoajien kelpoisuus
 pakottavat hylkäämisperusteet
 harkinnanvaraiset hylkäämisperusteet
Tarjousten vertailu
Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta ennen tarjousten vertailua. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi on myös suoritettava ennen tarjousten vertailua. Hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen tarjous voidaan tarjoajan kuulemisen jälkeen hylätä. Kuuleminen on tehtävä kirjallisesti.
Jos valintaperusteita ei ole erikseen ilmoitettu, ratkaisee valinnan hinta. Käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on
ilmoitettava tarjouspyynnössä. Tarjouksen vertailuperusteina voidaan käyttää esimerkiksi laatua,
hintaa, teknisiä ansioita, esteettisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, ympäristöystävällisyyttä,
käyttökustannuksia, kustannustehokkuutta, myynnin jälkeistä palvelua ja teknistä tukea, huoltopalveluja, toimituspäivää tai toimitus- tai toteutusaikaa taikka elinkaarikustannuksia (62 §). Älä
käytä kuitenkaan sellaisia vertailuperusteita, joita et voi konkreettisesti mitata tai todentaa. Esim.
ympäristöystävällisyys ei sellaisenaan kelpaa perusteeksi. Myöskään standardia ei voi vaatia ainoana vaihtoehtona = oltava vaihtoehtoinen tapa osoittaa vaatimusten täyttyminen. Tarjoajan
referenssit huomioidaan tarjoajan kelpoisuusehtoina, ei tarjouksen valintaperusteina.
Hankintapäätös ja hankintasopimus
Hankintapäätöksessä kuvataan hankintamenettely, saadut tarjoukset ja tehty ratkaisu. Hintatieto
on julkinen tieto. Hankintapäätös tulee aina perustella. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen jättäneille. Päätökseen tulee liittää oikaisuvaatimusohje ja kirjallinen ohje asian saattamiseksi markkinaoikeuteen (valitusosoitus). Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimus (74 §).
Hankintaohje 11.3.2013
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
11.3.2013
3
Hankintaprosessi voidaan myös keskeyttää, jos hankinta on esim. käynyt tarpeettomaksi, kilpailua ei synny, hankintayksikön varat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen tms. objektiivisin perustein.
3. Kansallisen kynnysarvon alittavat ns. pienhankinnat
Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon (30 000 € ilman arvonlisäveroa) alittavia
tavaroiden ja palvelujen hankintoja. Pienhankintoja tehtäessä ei noudateta hankintalakia. Niistä
ei esimerkiksi ole pakko ilmoittaa HILMAssa. Niissä on kuitenkin huomioitava hyvän hallinnon
yleinen periaate, joka takaa tarjoajille tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Hankintamenettelyn eri vaiheet on tässäkin tapauksessa syytä dokumentoida asianmukaisesti.
Maakuntaliiton pienhankinnoissa noudatetaan seuraavia raja-arvoja:
1) Jos hankinnan arvo on alle 4 000 €, niin soveltuvin osin tarkistetaan hankinnan kohteen
markkinahinta esimerkiksi verkkokauppavertailuin.
2) Hankinnan arvon ollessa 3 000 - 5 000 €, pyydetään tarjoukset 3 - 5 toimittajalta sähköpostilla tai kirjeitse tehtyä kilpailutusta todentamaan. Hintavertailuissa voidaan käyttää myös
esim. verkkokauppojen päivähintoja.
Hankinta dokumentoidaan esimerkiksi tarjousasiakirjoihin tai erilliseen muistioon. Dokumentoinnin tulee sisältää tiedot hankintamenettelystä, hintatiedot, asian ratkaisu ja perustelut
päätökselle. Hyvän hallintotavan mukaisesti ratkaisu on hyvä lähettää tiedoksi tarjouksen antaneille. Jos asiasta tehdään viranhaltijapäätös, samat tiedot tulee sisällyttää päätökseen.
Liiton toteuttamissa EU –hankkeissa pienhankintaraja on 4 000 €.
3) Jos pienhankinnan arvo on 5 001 – 30 000 €, hankinta kilpailutetaan. Tarjoukset pyydetään
kirjallisena 3 - 5 toimittajalta. Tarjouspyynnössä mainitaan valintakriteerit, ellei asiaa haluta
ratkaista hinnan perusteella. Hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös, josta käy ilmi hankintamenettely, hintatiedot, asian ratkaisu ja päätöksen perustelut. Päätös lähetetään tiedoksi
tarjouksen jättäneille. Siihen liitetään oikaisuvaatimusohje.
4)
4. Määritelmät
Avoin menettely
Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön toimesta. Ilmoituksen perusteella kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjousasiakirjat ja tehdä
tarjous.
Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai
palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perusteella.
Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttyjen tarjousten perusteella.
Rajoitettu menettely (kansallisen kynnysarvon alittava)
Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan
luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Suositeltavana
määränä pienissä hankinnoissa voidaan pitää vähintään kolmea toimittajaa.
Rajoitettua menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden
soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella.
Hankintaohje 11.3.2013
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
11.3.2013
4
Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella.
Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa tarvittaessa käydä neuvotteluja, joiden tarkoituksena on vain selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu
ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi
(ns. tinkimiskierros) on kiellettyä. Tässä tarkoituksessa neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta erityisestä neuvottelumenettelystä.
Neuvottelumenettely
Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyin ilman
erityistä syytä toisin kuin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Neuvottelumenettely toi tapahtua
usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä.
Neuvottelumenettely ilman kilpailua eli suora hankinta on sallittua jäljempänä mainituin edellytyksin.
Hankinta ilman kilpailutusta (suora hankinta)
Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on hankintalaissa mainittujen perusteiden lisäksi
mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai
kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava myös
hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia eli ns. transaktiokustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös
silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole
muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen (ja hankintayksiköstä riippumattomasta syystä kiireinen) hankinta.
Suorassa hankinnassa suoritetaan tilaus ilman tarjouspyyntöä tai tehdään hankintapäätös tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.
Suora hankinta on erotettava tilauksista, jolta hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon
kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa.
Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä.
5. Hankintaprosessin tiivis kuvaus










Tutustu hankinnan kohteeseen ennen tarjouspyynnön ja ”teknisten vaatimusten” kirjoittamista
Selvitä, onko kyseessä kynnysarvon ylittävä hankinta, jolloin toimenpiteet määriytyvät sen mukaan
Aseta mahdollisille tarjoajille kelpoisuusvaatimukset (tarjoajien referenssit)
Tee selkeä tarjouspyyntö, jossa järkevät/mitattavat valintaperusteet
Kynnysarvon ylittävässä hankinnassa tee ilmoitus HILMAan
Kynnysarvon alittava hankinta - kts. maakuntaliiton ns. pienhankintaohje
Tarjousten avaus keskitetysti ja kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa myös dokumentoidusti,
myös pienemmissä hankinnoissa dokumentointia suositellaan.
Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
Tarjousten kelpoisuuden arviointi
Tarjousten keskinäinen vertailu
Hankintaohje 11.3.2013
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
11.3.2013

5
Hankintapäätös: Viranhaltijapäätös Dynastyssä (mukaan liitteiksi kaikki olennaiset asiakirjat): talousarvion toimeenpanopäätöksessä vuosittain vahvistetaan euromääräiset hankintarajat.
Päätöksen tiedoksianto tarjoajille, hankintapäätös on asianosaisjulkinen eli tieto kaikesta, mikä on
vaikuttanut päätökseen.
Hankintasopimus vasta, kun muutoksenhakuaika on kulunut (21 vrk)
Kaikki hankinta-asiakirjat tulevat julkisiksi kun hankintasopimus on tehty (yleisöjulkisuus) liikesalaisuuksia lukuun ottamatta.



6. Ohjeita




Hankintaohje 11.3.2013
K:/Henkilöstö/Ohjeet,infot/Hankintaohjeet
www.kunnat.net, Suomen kuntaliitto: Kuntien yleiset hankintaohjeet 2007
www.hankintailmoitukset.fi
www.tem.fi, Kuluttajat ja markkinat, Julkiset hankinnat
HVJ 2014-2020
Tietoturvaohjeet – maakuntaliitto
Käyttäjätunnukset
Käyttäjätunnusten henkilökohtaisuus

Älä anna tunnustasi ja salasanaasi muiden käyttöön, ei edes väliaikaisesti.

Jos joku pyytää sinua kertomaan salasanasi, suhtaudu pyyntöön epäilevästi. Pankit ja
viranomaistahot eivät koskaan lähetä sähköpostiviestejä, joissa pyydetään antamaan Internetpalvelun tunnuksia, korttinumeroa tai muuta salaista tietoa. Älä siis vastaa mahdollisiin viesteihin,
joissa kysellään esimerkiksi kirjautumistunnuksia.
Salasanan valinta ja vaihtaminen

Valitse salasanasi huolella ja säilytä se turvallisessa paikassa. Hyvässä salasanassa on sekaisin
kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä ja salasanan pituus on vähintään kahdeksan merkkiä.

Vaihda salasana säännöllisesti, jos epäiletkin tunnuksen ja salasanan joutuneen vääriin käsiin, niin
vaihda salasanat heti.
Käyttäjätunnusten käyttäminen viraston ulkopuolella

Älä käytä käyttäjätunnustasi ja salasanaasi epäilyttävistä paikoista, kuten kahviloiden tietokoneilta.
Muiden palveluiden käyttäjätunnukset

Jos henkilökohtaisia tietoja pitää antaa Internet-palveluissa, tarkista mihin niitä käytetään ja onko
sivusto suojatun yhteyden takana (osoitteessa on https:// ja selaimen osoiterivillä on lukon kuva).
1
Liite 8
Sähköposti
Yleistä

Työsähköpostia ei saa ohjata ulkopuoliseen sähköpostijärjestelmään. Älä käytä työpaikalla muita
sähköpostipalveluita (esimerkiksi Internetin ilmaisia sähköpostipalveluita).

Käytä työsähköpostin lukemiseen viraston ulkopuolella yhteyden salaavaa sähköpostiohjelmaa
(nettipostia, Microsoft Outlook Web Accessia)
Sähköpostin lähettäminen ja vastaanottaminen

Jos sähköpostiviestin otsikko näyttää epäilyttävältä, poista viesti avaamatta sitä.

Suhtaudu varauksella viesteihin, jotka on kirjoitettu kielellä, jota lähettäjä ei yleensä käyttäisi.

Lähettäessäsi viestejä varmista, että viestin lähtee oikealle henkilölle ja myös sähköpostiosoite on
oikein kirjoitettu.

Mikäli saat toiselle henkilölle kuuluvan sähköpostin, ilmoita lähettäjälle väärästä osoitteesta. Muista,
että sinulla on vaitiolovelvollisuus saamastasi viestistä.

Sähköpostin lähettäjän osoitteen voi väärentää helposti – älä luota siihen liikaa.

Älä lähetä ketjukirjeitä tai muuta roskapostiksi luokiteltavia viestejä.
Sähköpostiosoitteen julkaiseminen

Jos sinun täytyy ilmoittaa sähköpostiosoitteesi Internetissä, etkä kaipaa roskapostia, toimi
seuraavasti:

Liitä sähköpostiosoite sivulle kuvatiedostona.

Kirjoita koko sähköpostiosoite ja siihen kuuluvat välimerkit tekstinä. Esim. etunimi piste sukunimi
(at) virasto piste fi
2
Internet
Yleistä

Internetissä sivuille voi olla kätkettynä haittaohjelmia. Käytä tavallista maalaisjärkeä selailtaessa epäilyttäville sivustoille ei kannata mennä.

Muista varmistaa, että koneesi on suojattu asianmukaisesti ja että viruksentorjuntaohjelmiston
päivitykset on ajan tasalla.

Huomaa, että usein yleisessä käytössä olevat langattomat verkot ovat tavallisesti suojaamattomia ja
verkkoliikennettäsi voi seurata helposti. Tällaisissa verkoissa kannattaa käyttää vain sellaisia
sähköposti- ja verkkopalveluja, jotka salaavat tietoliikenteen (osoitteessa on https:// ja selaimen
osoiterivillä on lukon kuva).
Verkkopankki ja muut henkilökohtaiset palvelut

Kun olet verkkokaupan sivulla, jossa annat maksamista koskevat tiedot, tarkista, että yhteys on
salattu. (Sivun osoiterivi alkaa tekstillä https:// ja selaimen osoiterivillä on lukon kuva). Jos käytät
esimerkiksi pankkipalvelua koneelta, joka ei ole pelkästään sinun käytössäsi, muista käytön jälkeen
tyhjentää selaimen välimuisti

Internet Explorer:
Valitse Työkalut – Poista selaushistoria

Firefox:
Valitse Työkalut – Poista historiatietoja

Huolehdi siitä, että selainohjelmien eivät talleta käyttäjätunnuksia ja salasanoja tietokoneelle.
Ohjelmien lataaminen

Älä lataa Internetistä tarpeettomia ohjelmia, etenkään jos et voi olla varma niiden luotettavuudesta.
3
Sosiaalisen median ohjelmistot

Harkitse, mihin palveluihin kannattaa rekisteröityä.

Kerro verkossa harkiten tietoja itsestäsi. Mitä vähemmän kerrot, sitä parempi.

Kerran verkkoon laitettua henkilökohtaista tietoa kuten valokuvaa tai kotiosoitetta voi olla mahdoton
myöhemmin saada kokonaan poistettua.

Älä käytä sosiaalisen median ohjelmistoissa (Facebook, blogit, kuvapankit, videopankit, Twitter,
verkkoyhteisöt) työpaikan sähköpostiosoitetta, tunnuksia ja salasanoja.

Älä lataa sosiaalisen median ohjelmistoista omalle koneelle ohjelmia, sillä ne voivat sisältää
haittaohjelmia.
Tietokoneet
Käyttöjärjestelmä ja ohjelmistot

Varmista, että tietokoneesi käyttöjärjestelmän sekä sovellusten tietoturvapäivitykset ovat ajan tasalla.

Suojaa kotikoneesi virustorjunta- ja palomuuriohjelmistolla.

Älä asenna itse tai anna muiden asentaa tietokoneellesi tarpeettomia tai epäilyttäviä ohjelmia.

Älä kerro etätukiohjelmiston ID:ta ja salasanaa muille kuin omalle ylläpitohenkilöstölle
Varmuuskopiot

Tallenna tärkeät työsi verkkolevyille (niistä otetaan keskitetysti varmuuskopiot). Maakuntaliiton
järjestelmässä myös oman tietokoneen Omat tiedostot- kansio (Windows 7 koneissa Tiedostotkansio) synkronoituu automaattisesti verkkoon.
Koneen lainaaminen ja käytön estäminen

Älä lainaa tietokonettasi toiselle, ellet ole varma hänen luotettavuudestaan.

Lukitse tietokone aina poistuessasi sen ääreltä (Windows-koneissa paina Ctrl+Alt+Del ja valitse
Lukitse tämä tietokone).
4
Kannettavat tietokoneet

Kannettavan tietokoneen käyttö edellyttää erityistä huolellisuutta.

Matkustaessasi älä jätä kannettavaa näkyville esimerkiksi autoon.
Tulostaminen
Tulostaminen

Tulostaessasi luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja sisältäviä tietoja varmista, että tiedot eivät
joudu vääriin käsiin.

Jos käytät yhteiskäyttöistä kirjoitinta, nouda dokumentti tulostimelta heti tulostamisen jälkeen.

Jos tulostimelle on unohtunut toisen henkilön luottamuksellinen dokumentti, toimita se ko. henkilölle.
Asiakirjojen säilyttäminen ja tuhoaminen

Luottamuksellisia tietoja sisältävät tulosteet ja muut dokumentit on säilytettävä lukitussa paikassa

Tuhottavaksi tarkoitetut dokumentit tulee hävittää välittömästi tai laittaa erilliseen lukittuun lokeroon.
5
Tietoturvallisuus
Tietoturvallisuuden tavoitteena on, että palvelut ja järjestelmät toimivat oikein, luotettavasti ja ovat
turvallisia käyttää.
Käyttäjän vastuut
Tietoturvallisuus on oleellinen osa viraston toiminnan ja palveluiden laatua ja tapahtuvaa päivittäistä
tietojen käsittelyä. Jokainen järjestelmien käyttäjä osallistuu omalta osaltaan tietoturvallisuuden
toteuttamiseen ja valvontaan.
Tietoturvasäännöt
Tiedon turvaaminen on oleellinen osa toiminnan ja palveluiden laatua, kokonaisturvallisuutta ja
tapahtuvaa päivittäistä tietojen käsittelyä.
Maakuntaliiton tietoturvallisuuden yleiset päämäärät, tavoitteet, vastuut ja toteutuskeinot määritellään
tietoturvapolitiikassa.
6
TEM/ALUE/RARA 25.11.2014
LIITE 10
Suunnitelma henkilöresurssien ja riittävän osaamisen
kohdentamisesta välittävässä toimielimessä
Yleisasetus (EU) N:o 1303/2013 liite XIII, kohta 1.iv) ja komission täytäntöönpanoasetuksen
(EU) N:o 1011/2014 liite III, kohta 2.2.1
Tässä liitteessä kuvataan, miten välittävä toimielin varmistuu riittävästä henkilöstömäärästä, ja
riittävästä osaamisesta välittävän toimielimen kaikissa tehtävissä. Lisäksi kuvataan, miten
varmistutaan henkilöstön osaamisen ja ammattitaidon kehittämisestä.
Sijaisuuskysymyksissä tulee kiinnittää erityistä huomiota tehtävien eriyttämiseen.
Kaikissa kohdissa voidaan hyödyntää olemassa olevia viraston johtamisasiakirjoja,
menetelmäkuvauksia, henkilöstöhallinnon ohjeita jne.
Välittävä toimielin: Etelä-Savon maakuntaliitto
Suunnitelman laatija: Mervi Simoska, Riitta Koskinen
Suunnitelma laadittu (pvm): 30.1.2015
1. Kuvaa menettelyt, joilla virasto varmistaa, että kaikkiin välittävän toimielimen tehtäviin
on käytettävissä riittävät henkilöstöresurssit ja riittävä osaaminen.
Etelä-Savon maakuntaliitto on toiminut välittävänä toimielimenä EU-jäsenyyden alusta
lähtien. Vuosikymmenten myötä maakuntaliiton henkilöstön osaamista on kartutettu ja
rahoituspäätöksentekoon osallistuvien osuutta koko henkilöstöstä on laajennettu. Suurin osa
liiton aluekehitys- ja aluesuunnitteluhenkilöstöstä osallistuu rahoituspäätösten valmisteluun
omalla erityisasiantuntemuksen alallaan, mikä tuo hankeprosessiin merkittävästi
substanssiosaamista. Lisäksi teknisen tuen rahoituksella on päättyneellä ohjelmakaudella
palkattu pelkästään hankevalmisteluun ja hankeprosessin kehittämiseen 1 htv, ja alkaneella
ohjelmakaudella hankevalmisteluun ovat osallistuneet myös MYR-sihteeristötehtäviä
hoitavat.
Hallinto- ja kehittämisyksikkö vastaa maksaja- ja jakotoimenpide-rooleista. Tehtävien
eriyttäminen on hoidettu kulloisenkin ohjeistuksen mukaisesti.
Maakuntaliitto on jälleen uuden ohjelmakauden alussa ollut aktiivisesti kehittämässä
ohjelman toimeenpanoon liittyviä käytäntöjä yhteistyössä muiden Itä- ja Pohjois-Suomen
maakuntaliittojen, Ely-keskusten ja TEMin kanssa ja myös oman työyhteisön sisällä.
Toimintatapoja on hiottu, jotta mm. käsittelyajat saadaan lyhenemään ja tehostettua koko
prosessia.
Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti koulutusta. Liitolla on riittävät taloudelliset
resurssit varattu henkilöstön osaamiseen kehittämiseen henkilöstö- ja koulutussuunnitelman
mukaisesti. Suunnitelma päivitetään vuosittain.
1
TEM/ALUE/RARA 25.11.2014
LIITE 10
2. Kuvaa, miten viraston käytettävässä olevassa tehtävänkuvauslomakkeessa on yksilöity
tehtävän tavoitteet ja velvollisuudet.
Jokaisella henkilöllä, jolla on rooli rakennerahasto-ohjelman toteuttamiseen liittyvissä
tehtävissä, on tehtävänkuvauksessa yksilöity nämä tehtävät, niihin liittyvät mahdolliset
ohjelmistojen yms. vaatimat käyttöoikeudet. Lisäksi on määritelty mahdolliset sijaisuudet.
3. Kuvaa viraston rekrytointiprosessi: hakumenettely, valintaperusteet, tehtävän
täyttömenettely.
Kaikki virat laitetaan avoimeen hakuun lain (304/2003) mukaisesti. Virkasuhteiset (3)
valitsee maakuntahallitus maakuntajohtajaa lukuun ottamatta, jonka valitsee
maakuntavaltuusto. Hallintosäännössä on määritelty em. virkojen kelpoisuusehdot.
Kaikki avoimet työsopimussuhteiset tehtävät laitetaan ulkoiseen hakuun. Alle vuoden
kestävät määräaikaiset tehtävät voidaan kuitenkin täyttää ilman avointa hakua.
Hakuvaiheessa määritellään tehtäväkuvaus sekä tehtävän edellyttävä osaaminen.
Hakuilmoitus julkaistaan vähintään maakuntaliiton virallisissa ilmoituslehdissä, liiton
nettisivuilla sekä työvoimahallinnon mol.fi -sivuilla. Määräaikaan mennessä saapuneet
hakemukset otetaan huomioon. Hakijoista laaditaan yhteenveto, jonka perusteella valitaan
mahdolliset haastateltavat. Maakuntajohtaja tekee valintapäätöksen yksikön esimiehen
esityksestä. Mahdollisen kieltäytymisen varalle voidaan valita varahenkilö.
Virkaan tai tehtävään valittavan on esitettävä lääkärintodistus 3 kk kuluessa tehtävän
vastaanottamisesta. Yleensä sekä viroissa että tehtävissä on myös koeaika, joka ilmoitetaan
hakuilmoituksessa. Kaikille hakijoille toimitetaan päätös muutoksenhakuohjeineen tiedoksi.
4. Kuvaa, miten virastossa järjestetään henkilöstön vaihdoksista aiheutuvat toimet. Miten ja
kuinka nopeasti uuden henkilön perehdyttäminen järjestetään? Kuvaa mahdolliset
perehdytysmateriaalit ja –tilaisuudet.
Mikäli henkilöstövaihdos on hyvissä ajoin tiedossa, edeltäjä perehdyttää seuraajansa
tehtävään. Mikäli uusi henkilö ei ehdi aloittaa ennen edeltäjänsä pois lähtemistä, vastuu
perehdyttämisestä on esimiehellä ja perehdyttämiseen vastuutetuilla kollegoilla. Mikäli
mahdollista, tällaisessa tilanteessa uusi työntekijä tutustuu edeltäjänsä johdolla tehtävään jo
ennen sen virallista alkamista.
Lomat yms. vapaat suunnitellaan niin, että uudella tulijalla on vastuuhenkilö
perehdyttämässä heti aloittamispäivästä lähtien. Hänen kanssaan uusi henkilö tutustuu myös
liiton muihin henkilöihin ja toimitiloihin.
Yleisestä perehdyttämisestä taloon on laadittu Tervetuloa töihin Etelä-Savon
maakuntaliittoon –aineisto yhteiselle verkkoasemalle. Sen päivittämisestä vastaa hallinto- ja
kehittämisyksikkö. Sen hallintosihteerit ja talouspäällikkö vastaavat henkilön yleisestä
perehdyttämisestä taloon sekä hyödyntämään em. tervetuloa-aineistoa. Järjestelmäpäällikkö
vastaa, että tekniset edellytykset työn tekemiselle ovat kunnossa.
Virastolla on yhteiset aamu- ja iltapäiväkahvihetket sekä maanantai-iltapäivisin
viikkopalaveri, joiden yhteydessä uusi henkilö viimeistään esitellään.
2
TEM/ALUE/RARA 25.11.2014
LIITE 10
5. Kuvaa sijaisuusmenettelyt pitkäaikaisten poissaolojen varalta huomioiden tehtävien
eriyttäminen.
Lyhytaikaisissa sijaisuuksissa maksatustarkastajat sijaistavat toisiaan ja valmistelijat
(päälliköt, suunnittelija) toisiaan. Hallintosihteeri (TV) toimii talouspäällikön sijaisena.
Mikäli sijaisuus on pidempiaikainen, palkataan tarvittaessa siihen sijainen ulkopuolelta.
6. Ovatko henkilöstön käytössä olevat tilat ja laitteet riittävät/asianmukaiset tehtävien
hoitamisen kannalta?
Etelä-Savon maakuntaliitolla on käytössään vuonna 2014 remontoidut toimitilat. Kalustoa
on uusittu mm. hankkimalla sähköpöytiä työergonomian parantamiseksi. Tieto- ja
viestintätekniikkaa pidetään ajan tasalla.
7. Kuvaa menettely, jolla varmistetaan, että henkilöstö saa säännöllisesti koulutusta ja että
uusi henkilöstö saa riittävän perehdytyksen ja peruskoulutuksen tehtävien hoitamiseksi.
Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma päivitetään vuosittain. Määrärahoja koulutusiin
varataan em. suunnitelman mukaisesti. Henkilöstöllä on mahdollisuus osallistua niihin
koulutuksiin, jotka katsovat tehtävien hoitamisen ja osaamisensa kehittämisen kannalta
tarpeellisiksi. Pääsääntöisesti uuden henkilön perehdyttämisestä tehtävään vastaavat
olemassa oleva henkilöstö. Uudelle henkilölle järjestetään tarvittaessa myös räätälöityä
yksilöllistä koulutusta ostopalveluna tarpeen mukaisesti tehtävään liittyen. Työnantajan
velvollisuus on huolehtia siitä, että myös uusilla työntekijöillä on riittävät tiedot ja taidot
tehtävästä suoriutumiseen.
8. Kuvaa kehitys- ja suoritusarviointikeskustelun sisältö ja menettelyt.
Kehityskeskustelut Etelä-Savon maakuntaliitossa käydään vuosittain syyskuussa ennen
seuraavan vuosien talous- ja toimintasuunnitelman laadintaa. Kehityskeskusteluissa
käydään läpi mennyt vuosi niin työntekijän kuin työnantajan näkökulmasta, käydään läpi
nykyiset ja tulevat tehtävät, mahdolliset kehittämis- ja koulutustarpeet sekä päivitetään
tarvittaessa tehtävänkuvaus vastaamaan muutoksia.
3
Etelä-Savon maakuntaliitto
29.1.2015
Etelä-Savon maakuntaliitto
HVJ 2014-2020
ORGANISAATIOKAAVIO 29.1.2014/EU-OHJELMIEN HALLINNOINTI
OHJELMAKAUDELLA 2014-2020
MAAKUNTAVALTUUSTO
LIITE 11
TARKASTUSLAUTAKUNTA
Rahoituspäätöset, jatkotoimenpiteet
MAAKUNTAHALLITUS
MYR
SIHTEERISTÖ
MAAKUNNAN YHTEISTYÖRYHMÄ (MYR)
MAAKUNTALIITON VIRASTO
MAAKUNTAJOHTAJA
Pentti Mäkinen
Esikuntatehtävät
- Yhteyspäällikkö Teppo Leinonen
Maakuntajohtaja esittelee kaikki hankkeet
maakuntahallitukselle, joka tekee EU-hankkeissa
lopulliset rahoituspäätökset. Maakuntajohtaja
toimeenpanee hallituksen päätöksen
Eura 2014 -järjestelmässä.
ALUEKEHITYSYKSIKKÖ
ALUESUUNNITTELUYKSIKKÖ
HALLINTO- JA KEHITTÄMISYKSIKKÖ
- Aluekehitysjohtaja Riitta Koskinen
- Suunnittelija, hankevalmistelu Marjaana Kivelä
- Ohjelmapäällikkö Jyrki Kuva
- Kehittämispäällikkö Eveliina Pekkanen
- Kehittämispäällikkö Kari Kangaspunta
- Suunnittelija Teemu Räihä
- Kehittämispäällikkö Heli Gynther
- Suunnittelija, hankevalmistelu Marjaana Kivelä
- Tiedottaja Tuula Huoviala 25%
- Liikenneinsinööri Marko Tanttu
- Ympäristöpäällikkö Sanna Poutamo
- Hallinto- ja kehittämisjohtaja Mervi Simoska
- Talouspäällikkö Jutta Kiiskinen
- Hallintosihteeri Tanja Valanta
- Hallintosihteeri Tiina Hämäläinen
Taustan väri ilmaisee seuraavia rooleja
Rahoittaja-roolissa olevat
Omien hankkeiden hallinnointi (toteuttaja)
- Maksatustarkastaja Kirsi-Maaria Piispanen
- Maksatustarkastaja Marjut Laitinen
- Maksatustarkastaja Arja Keinänen
- Toimistosiheeri Tiina Valjakka
Maksaja-roolissa olevat
Mkh ja hallinto- ja kehittämisjohtaja = jatkotoimenpiteiden tekijä
Etelä-Savon maakuntaliitto
24.2.2015
HVJ 2014-2020
LIITE 12
HANKEHALLINNOINTITEHTÄVIÄ HOITAVA HENKILÖSTÖ
Johtoryhmä
Maakuntajohtaja
Pentti Mäkinen
Viraston ylin johto
Yleinen nimenkirjoitusoikeus
Maakuntahallituksen esittelijä
Maakuntahallituksen rahoituspäätösten vienti Euraan (täytäntöönpano)
Muutospäätökset (kustannukset, rahoitus, hankkeen kesto)
Hyväksyjä (rahoittaja), varalla Koskinen
Yhteyspäällikkö
Teppo Leinonen
Omien hankkeiden toteuttaja
Toteuttaja
Aluekehitysjohtaja
Riitta Koskinen
Aluekehitysyksikön päällikkö
Maakuntaliiton hankeryhmän vetäjä
MYR:in esittelijä
MYR sihteeristön puheenjohtaja
EU-rakennerahasto-ohjelmien toimeenpano ja yhteistyö Itä- ja Pohjois-Suomen tasolla
Rahoittaja - maakuntajohtajan varahlö Eurassa (hyväksyjä)
Hallinto- ja kehittämisjohtaja
Mervi Simoska
Hallinto- ja kehittämisyksikön päällikkö
Hyväksyjä (maksaja)
Yleinen hankeohjeistus ja järjestelmäkuvaukset
Maksatuspäätökset
Paikan päällä tarkastukset: suunnitelma ja seuranta
Maakuntahallituksen valmistelija: jatkotoimenpiteistä päättäminen (hankkeet, hallinnointijärjestelmä)
muutoksenhaut hankeasioissa (oikaisuvaatimukset, kunnallisvalitukset)
Jatkotoimenpidepäätökset, takaisinperintäpäätökset (hallituksen päätöksen toimeenpanopäätöksiä)
Suunnittelija/ennakointi
Teemu Räihä
Elinkeinoelämään ja innovaatiotoimintaan liittyvät kehittämishankkeet
Rahoittaja, varalla Nieminen
Vs. suunnittelija
Marjaana Kivelä
Osaamiseenn, koulutukseen ja tutkimukseen liittyvät kehittämistehtävät
Rahoittaja, varalla Räihä
Kehittämispäällikkö
Kari Kangaspunta
Terveyteen ja hyvinvointiin liittyvät kehittämishankkeet
Kehittämispäällikkö, matkailu ja
kulttuuri
Heli Gynther
Matkailuun ja kulttuuriin liittyvät kehittämistehtävät
Ohjelmapäällikkö/maakuntaohjelma
Jyrki Kuva
Maakuntasuunnitelman ja -ohjelman valmistelu-, yhteistyö- ja toimeenpanotehtävät
Rahoittaja, varalla Räihä
Maaseutuasoihin, elintarviketuotantoon, kalastukseen ja metsään liittyvät kehittämistehtävät
Kehittämispäällikkö
Eveliina Pekkanen
Koulutukseen ja tutkimukseen liittyvät kehittämistehtävät
Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan kuuluvat kehittämishankkeet
Maakuntainsinööri
Marko Tanttu
Kehittämistehtävät liittyen liikenteeseen, energiahuoltoon, kunnallistekniikkaan ja luonnonvaroihin
Oman tuotannon hankkeiden valvoja
Vs. aluesuunnittelujohtaja
Sanna Poutamo
Ympäristöalaan liittyvät kehittämishankkeet
Rahoituspäätökset
Yhteiset tehtävät:
Rahoittaja, varalla Pekkanen
Rahoittaja, varalla Räihä
Rahoittaja, varalla Poutamo
Rahoittaja, varalla Tanttu
Hankkeiden valmistelu päätöksentekoa varten: hankeryhmä, maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö, teemaryhmät, maakuntahallitus
Päätösten valmistelu Eura 2014 -järjestelmään
Hankkeiden valvonta ja neuvonta, aloituspalaverit ja ohjausryhmätyö
Paikan päällä tarkastuksiin osallistuminen
Maksatushakemusten tarkastaminen toiminnallisen sisällön osalta
Maksatuspäätökset ja paikan päällä tarkastukset
Maksatustarkastaja
Maksatustarkastaja
Maksatustarkastaja
Marjut Laitinen
Maksatuspäätösten valmistelu
Kirsi-Maaria Piispanen Paikan päällä tarkastusten suorittaminen
Arja Keinänen
Takaisinperintää koskevien päätösten valmistelu
Kirjanpidon ja rekisterien täsmäytykset (KMP)
Tarkastussuunnitelman laadinta (ML)
Rekisteritietojen ylläpito
Maksaja, varalla Piispanen
Maksaja, varalla Laitinen
Maksaja, varalla Laitinen
Muut hankehallinnointitehtävät
Sunnittelija/ennakointi
Teemu Räihä
Myöntövaltuusseuranta
Myöntövaltuuksien vastaanotto
Myöntävaltuuksien kohdentamisesitykset
Maksupyyntöjen todentaminen
Rahoitustietojen varmenneraportti
Sääntöjenvastaisuusilmoitukset
Hankkeiden seurantatietojen ylläpito
Hankkeiden vaikuttavuuden arviointi
Ohjelmapäällikön sijainen
Rahoittaja, varalla Nieminen
Ohjelmapäällikkö/rakennerahastot
Outi Nieminen
MYR:in ja sihteeristön kokousten valmistelu ja sihteerin tehtävät
Myöntövaltuusseuranta, toimeenpanosuunnitelman toteutuminen
Saapuneiden hankehakemusten koonti (MYR)
Yleinen ohjelmatiedottaminen
Maakuntaliiton hankeryhmän sihteeri
Maakuntaliiton hankekäytäntöjen ja ohjeistuksen kehittämistyö
Rahoittaja, varalla Räihä
Suunnittelija/hankevalmistelu
Marjaana Kivelä
Hakijoiden neuvonta, hankkeiden valvonta
Hakijoiden neuvonta järjestelmän käytön osalta
Maakuntaliiton hankekäytäntöjen ja ohjeistuksen kehittämistyö
Rahoittaja, varalla Räihä
Tiedottaja
Tuula Huoviala
Yleinen ohjelmatiedottaminen
MYR:in tiedottaminen
Maakuntahallituksen päätöksistä tiedottaminen
Talouspäällikkö
Jutta Kiiskinen
Liiton kirjanpitäjä
Valtion toimeksiantovarojen kirjanpito ml. pankkitilen korot
Hankkeiden maksatuspäätösten kirjanpito
Takaisinperintöjen maksuunpano ja kertymisen seuranta
Maksupäivän merkitseminen Eura 2014 -järjestelmään
Maksaja, varalla Valanta
Hallintosihteeri
Tanja Valanta
Maakuntahallituksen rahoituspäätösten tiedoksianto muutoksenhakuohjeineen
Dynasty-asiahallintajäjestelmään asiakirjojen vienti
Talouspäällikön sijainen
Maksaja, varalla Kiiskinen
Hallintosihteeri
Tiina Hämäläinen
Rahoitustietojen varmenneraportti
Sääntöjenvastaisuusilmoitukset
Hyväksyjä
Toimistosihteeri
Tiina Valjakka
Päättyneiden hankkeiden arkistointi
Muut avustavat tehtävät
TEHTÄVIEN ERIYTTÄMINEN
MYÖNTÖVALTUUS JA MÄÄRÄRAHAT
myöntövaltuuden vastaanottaminen
esitys myöntövaltuuksien kohdentamisesta
päätös myöntävaltuuksien kohdentamisesta
x
myöntövaltuuksien seuranta ja raportointi
määrärahojen vastaanottaminen /kirjanpito
raportointi määrärahatilanteesta
rahoitustietojen varmenneraportti
TIETOJÄRJESTELMÄT
käyttäjäoikeudet, roolit (esimiehet määräävät)
x
käyttöikeuksien antaminen järjestelmässä
TIEDOTTAMINEN, NEUVONTA
tukimahdollisuudesta tiedottaminen
x
hakijoiden neuvonta
PROJEKTIHAKEMUKSEN KÄSITTELY
hallinnointitehtävät, rekisterit
- hakemuksen ottaminen valmisteluun
- saapuneiden hankehakemusten rekisteri (MYR)
RAHOITETTAVIEN HANKKEIDEN VALINTA
sihteeristökäsittely (MYR) lista hakemuksista
x
hankeryhmä (maakuntaliitto), valintakriteeristökokous
sihteeristö /teemaryhmän kanta (MYR)
x
RAHOITUSPÄÄTÖS
päätösprosessi
- MYR-sihteeristö
x
- MYR:n lausunto (sihteeristön esityksestä)
x
- maakuntahallituksen päätös/esittely/valmistelu
x
x
- toimeenpanopäätös Eura 2014/esittely
x
päätöksistä tiedottaminen/ päätöksen lähettäminen
muutokset kustannusarvioon/kustannuslajeihin
- vähäinen muutos, päätös
- oleellinen muutos, esittely/päätös
x
jatkoaikojen myöntäminen
x
lisärahoituksen myöntäminen
- MYR-sihteeristö
x
- maakuntahallituksen päätös/esittely/valmistelu
x
x
- toimeenpanopäätös Eura 2014/esittely
x
päätöksistä tiedottaminen/ päätöksen lähettäminen
muutoksenhaku
- muutoksenhaun valmistelu
- muutoksenhaun esittely
x
- päätös muutoksehaun johdosta
x
MAKSATUKSET JA SEURANTATIEDOT
hakemusten vastaanottaminen, Eura 2014
maksatusvalmistelu
- toiminnallisen sisällön osalta/ Eura 2014
- talouden osalta/Eura 2014
- paikan päällä tarkastus/Eura 2014
maksatuspäätös
- päätöksen valmistelu ja esittely/ Eura 2014
- päätös Eura 2014
varmennussuunnitelman laadinta
seurantatiedot, toiminnalliset tavoitteet,väli-,loppuraportit Eura
hallinnointitehtävät, rekisterit, täsmäytykset kirjanpitoon
tuen maksaminen
- maksupäätöstosite
- maksun suorittaminen
- maksatustieto Eura 2014
erillisseurannat/tuloja tuottavat hankkeet, toimien pysyvyyden
jälkiseuranta
ostetut hanketarkastukset
muutoksenhaku (oikaisuvaatimus/ valitus)
- muutoksenhaun valmistelu
- muutoksenhaun esittely
x
- päätös muutoksenhaun johdosta
x
Ohjelmakauden sulkeminen
JATKOTOIMENPITEET
varmennuksen raportin käsittely/takaisinperintäpäätös
- päätöksen valmistelu, kuuleminen
- päätöksen esittely
x
- päätös
x
takaisinperinnän toimeenpano
- toiminnassa oleva/päättynyt hanke
- toimeenpanopäätöksen valmistelu ja esittely
- toimeenpanopäätös
- laskun lähettäminen ja saatavien tot. seuranta
MUUTOKSENHAKU (kaikista lopullisista päätöksistä/ viranhaltijapäätös/ hallituksen päätös))
muutoksenhaku (oikaisuvaatimus/ valitus)
- muutoksenhaun valmistelu
- muutoksenhaun esittely
x
- päätös muutoksenhaun johdosta/ vastine hall.oikeudelle
x
- päätöksen kirjaaminen Eura 2014:aan
MENOJEN VAHVISTAMINEN (todentamisvo)
valmistelu
todentamis- ja varmennusilmoitus, allekirjoitukset
SÄÄNTÖJENVASTAISUUSILMOITUKSET (todentamisvo)
valmistelu
ilmoitukset, allekirjoitukset
OMAN TUOTANNON HANKKEIDEN TOTEUTUS
periaatepäätös hakemuksen jättämisestä
- asian esittely hallitukselle
- periaatepäätös hakemuksen jättämisestä
hakemuksen valmistelu ja jättäminen, allekirj. Aluekehitysj.
muu päätöksenteko, kuten edellä
hankkeen valvoja (rahoittaja)
toteuttaja (laskujen hyväksyminen, vast.ottam)
maksatushakemuksen valmistelu ja jättäminen (allekirj)
seurantatiedot, raportit
tilintarkastaja Aki
Rusanen
hallintosihteeri Tanja
Valanta
hallintosihteeri Tiina
Hämäläinen
talouspäällikkö Jutta
Kiiskinen
maksatustarkastaja: KM Piispanen, Marjut
Laitinen, Arja Keinänen
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x (KMP)
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
ML
ML Fimos
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
hallinto- ja
kehittämisjohtaja Mervi
Simoska
x
x
x
x
x
TARK.
TOIMI
HALLINTO- JA KEHITTÄMISYKSIKKÖ
suunnittelija, ennakointi
Teemu Räihä
hankevalmistelija
Marjaana Kivelä
päällikkötehtäviä
hoitavat
MYR-sihteeri Outi
Nieminen
ALUEKEHITYSYKSIKKÖ,
ALUESUUNNITTELUYKSIKKÖ
aluekehitysjohtaja Riitta
Koskinen
yhteyspäällikkö Teppo
Leinonen
maakuntajohtaja Pentti
Mäkinen
maakunnan
yhteistyöryhmä/
sihteeristö, teemaryhmä
maakuntahallitus
mkj:n esikunta
tiedottaja Tuula Huoviala
29.1.2015
x
x
x (MT)
x
x
x
x
x
x
x
EU-HANKKEIDEN RAHOITUSPROSESSI
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
30.1.2015
Hakemusvaihe
Hakemuksen valmistelu
16.3.2015
Rahoituspäätöksen tekeminen
Tiedonanto
Projektin
hakija/toteuttaja
Hallintosihteeri
Maakuntajohtaja
Aluekehitysjohtaja
Valvojat
(= JK, MK, ON, KK, HG,
SP, MT, EP ja TR)
MYR sihteeristö ja
teemaryhmä
Hankeryhmä
Maakuntahallitus
MYR
Valmistelija tekee
EURA 2014järjestelmässä
hankkeesta
esityksen
sihteeristölle
hankeryhmän
kannan mukaisesti.
Hakija laatii
rahoitushakemuksen
EURA 2014
-järjestelmässä ja jättää
sen
viraomaiskäsittelyyn.
Järjestelmä diaroi sen
omaan diariinsa
maakuntaliiton
tunnuksin.
Hankeryhmä
valitsee hankkeille
valmistelijat ja
tarvittaessa myös
maksatustarkastajan.
Hankelistauksen
kokoaa
ohjelmapäällikkö
(ON).
Valmistelija pyytää
tarvittaessa hakijaa
täydentämään
hakemusta.
Valmistelija ottaa
hankkeen
valmisteluun EURA
2014 -järjestemässä. Hankeryhmä arvioi
hankkeen
tukikelpoisuutta.
MYR-sihteeristö
käsittelee
hakemuksen ja arvioi
hankkeen
tukikelpoisuutta,
jonka jälkeen se joko
puoltaa hanketta tai
esittää hankeen
hylkäämistä.
Maakunnan
yhteistyöryhmä
käsittelee hanketta
sihteeristön
valmistelevan
käsittelyn pohjalta ja
antaa siitä joko
puoltavan tai
kieltävän lausunnon.
MYR-sihteeristön
Alle 500 000 €:n (EU
kannanotot
+ valtio)
kirjautuvat
hankepäätösvalta on
pöytäkirjaan Dynasty- delegoitu
asiahallintäjärjestelm sihteeristölle, jonka
ässä.
päätös menee
tiedoksi MYR:lle.
Valmistelija
valmistelee EURA
2014-järjestelmässä
toimeenpanopäätökse
n.
Päätöksen
allekirjoittaa
järjestelmässä
maakuntajohtaja,
maakuntahallituksen
valtuuttamana.
Päätökseen liitetään
rahoituksen myöntämisen ehdot ja
Maakuntajohtaja
esittelee tuen
Maakuntahallitukse muutoksenhakuohjeena muutoksenValmistelija
myöntämistä koskevat n rahoituspäätös
hakukielto.
valmistelee hankasiat maakuntahallituk- hankkeen
Maakuntajohtaja
keen maakuntaselle.
rahoittamisesta
hallituksen
lähetetään hakijalle tekee
maakuntahallituksen
esityslistalle Dynasty- Maakuntahallitus
sähköisesti
valtuuttamana
asianhallintajärjespäättää hankkeelle
muutoksenhakupäätöksen hankkeiden
telmässä sekä
myönnettävästä
ohjeineen hallintojatkoajoista ja
EURA 2014tuesta.
sihteeri (TV)
muutoksista.
järjestelmässä.
toimesta
Hakija saa Eura
2014-järjestelmästä
tiedon toimeenpanopäätöksen
valmistumisesta.
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
16.3.2015
EU-HANKKEIDEN MAKSATUSPROSESSI
30.1.2015
Hakemusvaihe
Maksatuspäätöksen valmistelu
Maksatuspäätöksen tekeminen
Maksaminen
Projektin toteuttaja
Valvojat
Maksatusvalmistelijat
(=Maksatustarkastajat)
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Talouspäällikkö
Maksatustarkastaja tai
valvoja voivat käsitellä
Hakikija laatii
hakemusta samanaikaisesti.
maksatushakemuksen Eura Se, joka ottaa sen ensin
2014 -järjestelmässä.
käsittelyyn, mekitsee
Järjestelmä kirjaa sen
hakemukseen siiitä puuttuvat
automaattisesti saapuneeksi viranomastiedot, jotka eivät
Etelä-Savon maakuntaliiton siirry siihen
diaaritunnuksin.
järjestelmäavusteisesti.
Valvoja tekee hankkeen
toiminnallisen arvioinnin ja
tarkastaa vaadittavat raportit
Eura 2014 -järjestelmässä.
Tarvittaessa hän ja
maksatustarkastaja
lähettävät toteuttajalle Eura
2014 -järjestelmässä
lisätietopyynnön.
Toteuttaja laatii ja tallentaa
lisätiedot Eura 2014 järjestelmässä.
Maksatustarkastaja
valmistelee
maksatuspäätöksen Eura
2014 -järjestelmässä.
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja tekee
maksatuspäätöksen Eura
2014 -järjestelmässä.
Päätökseen liitetään
muutoksenhakuosoitus.
Järjestelmä lähettää
päätöksestä tiedon
toteuttajalle
järjestelmäavusteisesti.
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja tekee
Eura 2014 -järjestelmässä
maksupäätöstositteen, jonka
hän toimittaa
talouspäällikölle pdfmuodossa sähköpostitse.
Talouspäällikkö lähettää
maksusuo-rituksen liiton
rahatililtä pankkiohjelman
välityksellä toteuttajan tilille
ja merkitsee maksupäivän
Eura 2014 -järjestelmään.
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
16.3.2015
EU-HANKKEIDEN PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄT VARMENNUKSET
30.1.2015
Valmistelu
Varmennuksen suoritus
Havainnot ja päätöksenteko
Tiedoksianto
Toimeenpano
HVO:n ohjeistuksen mukaisen
vuosittaisen suunnitelman
paikan päällä tehtävistä
varmennuksista valmistelee
maksatustarkastaja (ML) ja
sen hyväksyy hallinto- ja
kehittämisjohtaja. Päätös
toimitetaan tiedoksi välittävän
toimielimen henkilöstölle, joita
asia koskee. Varmennettavia
ovat automaattisesti hankkeet,
joiden kustannusarvio on yli 500
000 euroa. Jos hankkeen
tekemän hankinnan hankintaarvo ylittää 200 000 euroa,
käydään hankinta
automaattisesti varmentamassa
paikanpäällä.
Varmennussuunnitelman
mukaisten hankkeiden paikan
päällä varmennuksen ajankohdan
sopivat yhdessä hankkeen
valvoja ja maksatustatarkastaja
hankkeen toteuttajan kanssa.
Kun päivämäärä on sovittu,
lähetetään hankkeen toteuttajalla
kirje, jossa kerrotaan aika, paikka
ja tilaisuuden luonne. Kirjeen
allekirjoittaa hallinto- ja
kehittämisjohtaja. Kirjeessä
mainitaan myös säädökset, joihin
varmennuksen tekeminen
perustuu. Paikan päällä
varmennukset suorittavat
hankkeen valvoja ja
maksatustarkastaja.
Varmennuksesta laaditaan Eura 2014
–järjestelmässä pöytäkirja, johon
toteuttajalta pyydetään vastine
kirjallisena. Pöytäkirjaan kirjatut
havainnot käsitellään
maakuntahallituksessa, jossa asian
esittelee maakuntajohtaja hallinto- ja
kehittämisjohtajan valmistelusta. Itse
toteuttamissa hankkeissa esittelijänä on
maakuntahallituksen puheenjohtaja.
Maakuntahallituksen päätös
jatkotoimenpiteistä päättämisestä
varmennuksen perusteella on
muutoksenhakukelpoinen.
Kun päätös on lainvoimainen,
tekee hallinto- ja
kehittämisjohtaja siitä Eura
Maakuntahallituksen päätöksen 2014 –järjestelmässä
sähköisesti tiedoksi toteuttajalle täytäntöönpanopäätöksen, joka
toimittaa hallintosihteeri (TV). ei ole muutoksenhakukelpoinen,
Muutoksenhaku on kuntalain
koska se on
mukainen ja päätökseen
maakuntahallituksen päätöksen
liitetään oikaisuvaatimusohje.
täytäntöönpanoa.
Projektin toteuttaja
Valvojat
Maksatusvalmistelijat
(=Maksatustarkastajat)
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Maakuntahallitus
Hallintosihteeri (TH)
Talouspäällikkö
Päätöksen luonteesta riippuen
maksatustarkastaja ja/tai
talouspäällikkö huolehtivat
päätöksen täytäntöönpanon
vaatimista toimista Eura 2014 tietojärjestelmässä ja muissa
järjestelmissä.
ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO
16.3.2015
EU-HANKKEIDEN JATKOTOIMENPITEET
30.1.2015
Valmistelu
Päätöksenteko
Muutoksenhaku
Toimeenpano
Projektin toteuttaja
Valvojat
Maksatusvalmistelijat
(=Maksatustarkastajat)
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Maakuntahallitus
Hallintosihteeri (TH)
Talouspäällikkö
Takaisinperinnän ja muut
Maksatustarkastaja/valvoj jatkotoimenpiteet valmistelee
hallinto- ja
a saa tietoonsa
kehittämisjohtaja
toimenpiteen, joka
aiheuttaa tarpeen
maksatustarkastajan
jatkotoimenpiteeseen.
avustuksella.
Ennen takaisinperinnän ja
muiden jatkotoimenpiteiden
päätösten tekemistä
toteuttajalla on mahdollisuus
antaa vastineensa.
Maakuntajohtaja esittelee
jatkotoimenpidepäätökset
maakuntahallitukselle.
Maakuntaliiton itse
toteuttamien hankkeiden
osalta esittelijänä toimii
maakuntahallituksen
puheenjohtaja.
Maakuntahallituksen päätös
on muutoksenhakukelpoinen
ja päätöksen liitetään
muutoksenhakuohjeet.
Päätös annetaan tiedoksi
sähköisesti, ja sen toimittaa
hallintosihteeri (TV).
Toimeenpanopäätöksen
lainvoiman saaneesta
hallituksen päätöksestä
tekee hallinto- ja
kehittämisjohtaja Eura
2014 –järjestelmässä.
Maksatustarkastaja tekee
päätöksen mukaisen
kuittauksen tulevista
maksatuksista.
Jo päättyneen hankkeen
takaisinperinnän suorittaa
talouspäällikkö: hän laittaa
laskun toteuttajalle
korkoineen ja ko. summat
palautuvat liiton
hallinnoimalle valtion
toimeksiantovarojen tilille
toteuttajan suoritettua
maksun. Yhdessä
maksatustarkastajan kanssa
hän merkitsee tarvittavat
tiedot järjestelmiin.
1
Rakennerahastotoiminnan riskiarviointi
Liite 15
Välittävä toimielin: Etelä-Savon maakuntaliitto
Arvioinnin tekijä: Mervi Simoska, Marjut Laitinen, Eveliina Pekkanen, Outi Nieminen, Marjaana Kivelä
Arviointipvm 10.2.2015
Riskin todennäköisyys= Riskin toteutumisen todennäköisyys arvioidaan asteikolla 1-4: Epätodennäköinen 1, Kohtalainen 2, Todennäköinen 3, Erittäin todennäköinen 4
Riskin vaikutus = Riskin/haitan jne. kielteinen vaikutus/seuraus talouteen, tavoitteisiin, toimintaan, organisaatioon, henkilöstöön, asiakkaisiin. sidosryhmiin arvioidaan asteikolla 1-4: Vähäinen 1, Kohtalainen 2, Merkittävä 3, Kriittinen 4.
Vaatimuksen numero: 1. Asianmukainen tehtävien eriyttäminen ja riittävät raportointi- ja valvontajärjestelmät delegoitujen tehtävien osalta, 2. Hankkeiden valintaa koskevat asianmukaiset menettelyt, 3. Riittävä informaatio tuensaajalle, 4. Asianmukaiset varmennukset, 5.
Asianmukaisen hankeasiakirjojen jäljitysketjun (audit trail) varmistaminen, 6. Luotettava tiedonkeruu-, kirjaamis- ja tallennusjärjestelmä ja 7. Tehokas oikeasuhteisten petoksentorjuntamenettelyjen toimeenpano
Riskianalyysi rakennerahastohankkeiden hallinnoinnin keskeisistä riskeistä
Riski
Riskin kohdistuminen
rakennerahastotoiminnan
avainvaatimuksiin
Vaatimuksen numero:
Seuraus riskin toteutumisesta
Toimenpiteet riskin poistamiseksi
Riskin todennäköisyys
(1-4) eri vaatimuksissa
Riskin vaikutus (1-4) eri
vaatimuksissa
Riskin poistamista ja / tai riskin
vaikutusten vähentämistä
koskevat toimenpiteet
Toimenpide
toteutettu
(pvm)
1
2
3
4
5
6
7
1
2
3
4
5
6
7
1
2
3
4
5
6
7
SISÄINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ
Toimintojen ja tehtävien organisointi ja jako
x
x
x
x
x
x
x
Esteellisyydet
1
1
1
1
1
1
1
3
4
4
3
2
4
3
Tehtävien eriyttäminen
x
x
-
x
x
x
x
Ohjelman toteutus vaarantuu
1
1
-
1
1
1
1
4
3
-
3
3
2
2
Henkilöstön määrä
x
x
x
x
-
-
-
Ohjelman toteutus vaarantuu
2
2
2
2
-
-
-
4
4
3
3
-
-
-
x
-
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
1
-
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
-
3
4
4
3
3
3
2
3
3
2
2
3
2
2
3
3
2
1
2
2
x
x
x
x
x
x
x
Kaikki eivät tunne voimassa
olevia ohjeita ja sääntöjä
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
2
Tiedottaminen ja perehdytys
voimassa olevaiin säädöksiin.
x
-
x
x
x
x
x
Toimintatapaa ei tunneta
1
-
1
1
2
1
1
3
-
2
3
3
3
2
Selkeät ohjeet ja ohjeiden
noudattaminen, HVJ:n
ajantasaisuus
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Päivitetään säännöllisesti
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Riskiarvioinnin vaikuttavuus
HALLINTO- JA VALVONTATOIMET
Hankkeiden valinta
Hakujen avoimuus
-
x
x
-
-
-
-
Haku ei tavoita kaikkia.
-
1
2
-
-
-
-
-
3
3
-
-
-
-
Haut ovat avoimia, varmistetaan
riittävä tiedottaminen.
Hakemusten määrä
-
x
-
-
-
-
-
Hakemusten määrä on a) iso,
jolloin henkilöstöresurssit eivät
riitä hakemusten käsittelyyn
kohtuuajassa ja laadukkaasti tai
b) pieni.
-
2
-
-
-
-
-
-
3
-
-
-
-
-
Riittävät taloudelliset resurssit
välittävän toimielimen tehtävien
hoitamiseen, Huolehdittu riittävästi
tiedottamisesta.
Teemahaut ohjaavat hakemuksia
tiettyihin painopisteisiin kerrallaan.
Henkilöstön osaaminen
- hallintomenettelyt
- valtiontukisäännöt
- hankintamenettelyt
- keskeiset käsitteet (julkinen rahoitus,
kustannusmallit, tulot, indikaattorit, de
minimis jne.)
Hallinnollisia menettelyjä koskevat
toimintatavat ja säännöt
Toimintakulttuuri
Väärinkäytösten ja aiheettomasti maksettujen
tukien takaisinperintää koskevien raportointi- ja
seurantamenettelyjen asianmukaisuus
RISKIENHALLINTA
Riskiarvioinnin säännöllisyys
Vastuu-henkilö ja
aikataulu
Virheellinen toiminta prosessin
eri vaiheissa osaamattomuuden
vuoksi
Tehtävät on eriytetty HVO-ohjeen
mukaisesti ja HVJ on ajan tasalla
Tehtävät on eriytetty HVO-ohjeen
mukaisesti ja HVJ on ajan tasalla
Tehtävät on eriytetty HVO-ohjeen
mukaisesti ja HVJ on ajan tasalla,
riittävät taloudelliset resurssit
(tekninen tuki, liiton käyttötalous)
Jatkuva osaamisen kehittäminen ja
kouluttautuminen.
Säännöllinen seuranta päivityksen
yhteydessä.
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Aluekehitysjohtaja,
hallinto- ja
kehittämisjohtaja,
TEM/Pohjois-Karjalan
liitto
Aluekehitysjohtaja,
ohjelmapäällikkö,
hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Koko virasto
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Tiedottaja,
valmistelijat,
ohjelmapäällikkö
Aluekehitysjohtaja,
hallinto- ja
kehittämisjohtaja,
TEM/Pohjois-Karjalan
liitto,
ohjelmapäällikkö,
tiedottaja
2
Hakemusten laatu
-
x
x
-
-
-
-
Puutteellisia ja huonolaatuisia
hankkeita.
-
2
2
-
-
-
-
-
3
3
-
-
-
-
Hakijoiden luotettavuus
-
x
x
-
-
-
-
Rahoituksen väärinkäyttö.
-
1
1
-
-
-
-
-
4
3
-
-
-
-
Hankkeiden tukikelpoisuus
-
x
-
-
-
x
-
Hanke ei ole ohjelman
mukainen, puutteelliset tiedot.
-
1
-
-
-
1
-
-
3
-
-
-
3
-
Hankkeiden ohjelman- ja sen erityistavoitteiden
mukaisuus
-
x
-
-
-
-
-
Hanke ei ole ohjelmanmukainen
-
1
-
-
-
-
-
-
3
-
-
-
-
-
Hankkeiden kustannusten tukikelpoisuus
-
x
x
-
-
-
-
Rahoitusta haetaan
tukikelvottomiin kustannuksiin.
-
1
1
-
-
-
-
-
3
3
-
-
-
Hakijoiden valmiudet toteuttaa hanke
-
x
x
-
-
-
-
Tuensaaja ei kykene
toteuttamaan hanketta.
-
1
1
-
-
-
-
-
3
3
-
-
Hankkeiden toteutuskelpoisuus
-
x
x
-
-
-
-
Hanketta ei pysty toteuttamaan
-
1
1
-
-
-
-
-
3
3
-
Rahoitustoiminnon henkilöstömäärä
x
x
-
-
-
-
-
2
2
-
-
-
-
-
3
3
-
x
-
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Henkilöstön määrä ei riitä
rahoitustoiminnan turvaamiseen
määräajassa.
Rahoituspäätökset eivät ole
lainsäädännön mukaisia.
Hakijoita neuvotaan
virheellisesti.
1
-
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
-
3
4
3
Hakemusten arvioinnin yhtenäisyys ja
johdonmukaisuus
-
x
-
-
-
-
-
Hankepäätökset eivät ole
linjassa
-
2
-
-
-
-
-
-
Hakemuksen arvioijien asiantuntemus ja
riippumattomuus
-
x
-
-
-
-
-
-
2
-
-
-
-
-
Tuplarahoitus
-
x
-
-
-
-
-
Rahoitetaan/ ei rahoiteta
ohjelmanmukaisia, oikeita
hankkeita
Hankkeella on päällekkäisiä
rahoituksia
-
2
-
-
-
-
Tukikelpoisuussäännöt
-
x
x
-
-
-
-
Tukikelvottomuus
maksatusvaiheessa
-
1
1
-
-
Hankkeiden valintamenettelyn läpinäkyvyys ja
syrjimättömyys
-
x
-
-
-
-
-
Valintamenettely ei ole
läpinäkyvä eikä syrjimätön
-
2
-
-
-
Rahoitustoiminnon henkilöstön osaaminen
- hallintomenettelyt
- valtiontukisäännöt
- hankintamenettelyt
- keskeiset käsitteet (julkinen rahoitus,
kustannusmallit, tulot, indikaattorit, de
minimis jne.)
Ohjelman tavoitteista tiedottaminen
ennen hakua, ohjeistus ja neuvonta,
riittävä henkilöstö.
Hakija todentuu
hakemusjärjestelmässä, tarvittavien
tietojen selvittäminen.
Hankevalmistelijoiden kokemus
hakijoista.
Ohjelman tavoitteet, kriteerit ja
tukikelpoisuudet käydään läpi
tiedotustilaisuuksissa,
neuvotteluissa ja
aloituspalavereissa.
Hankevalmistelijat tarkastavat asian
valmisteluvaiheessa
Ohjelmapäällikkö,
tiedottaja, valmistelijat
-
Hankevalmistelijat käyvät asian läpi
valmisteluvaiheessa
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat
-
-
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat
-
-
-
Varmistetaan hanketoteuttajan
edellytykset toteuttaa hanke
(taloudelliset, osaaminen)
Asian varmistetaan hankkeen
valmisteluvaiheessa
-
-
-
-
Taloudellisten resurssien riittävyys
(käyttötalous, tekninen tuki)
3
3
3
2
3
3
2
2
3
2
3
3
2
2
1
2
2
Aluekehitysjohtaja,
hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Aluekehitysjohtaja,
ohjelmapäällikkö,
hallinto- ja
kehittämisjohtaja
4
-
-
-
-
-
-
3
-
-
-
-
-
-
3
-
-
-
-
-
-
-
-
-
3
3
-
-
-
-
-
-
-
2
-
-
-
-
-
Jatkuva osaamisen kehittäminen
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat
Kaikki hankkeet käsitellään
hankeryhmässä, sihteeristössä ja
tarvittaessa teemaryhmissä.
Yhteisesti sovittu
valmisteluprosessi ja valmistelussa
huomioitava asiat ja linjaukset.
Asiantuntemus ja kokemus, jota
seurataan, käytetään tarvittaessa
ulkopuolista asiantuntemusta
Hankkeet yhteensovitetaan
hankeryhmän ja tarvittaessa
teemaryhmien kokouksissa ja
hankkeen valmisteluvaiheessa
voidaan olla yhteydessä muihin
rahoittajiin.
Tilanne varmistetaan jokaisen
hankkeen osalta ja merkitään
Euraan.
Aloituspalaverit sekä ohjeistus
hakijoille
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat
Toiminta on läpinäkyvää ja
syrjimätöntä.
Euran valintamuistion käyttäminen,
hankkeiden yhteinen käsittely
hankeryhmässä, sovittu
Hankeryhmä, MYRS,
MYR
Ohjelmapäällikkö,
valmistelija
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat
3
valmisteluprosessi
Päätösten muutoksenhaku kuntalain
mukaan.
Yhteiset suuntaviivat päätökseen
kirjattavista rahoittajan
täydentävistä ehdoista.
Aloituspalaverit, neuvonta ja ohjaus
Hankkeille yhteinen
aloituspalaverimuistiopohja
Tukipäätös
x
x
x
-
-
-
-
Päätös ei ole lainmukainen,
asiakkaan oikeusturva ei toteudu
1
1
1
-
-
-
-
2
2
2
-
-
-
-
Aloituspalaveri
-
-
x
-
-
-
-
Hanke ei saa riittävää
informaatiota
-
-
1
-
-
-
-
-
-
2
-
-
-
-
Menojen varmentaminen
Tuensaajan osaaminen
- hankkeen kirjanpito
- työajanseuranta
- tukikelpoisuussäännöt
- hankintamenettelyt
- valtiontukisäännöt
- de minimis
- indikaattorit
-
-
x
x
x
x
x
x
-
-
x
x
x
x
x
-
x
x
x
x
-
-
-
1
1
1
1
1
2
1
-
1
1
1
1
1
2
-
1
1
2
1
-
-
-
3
2
3
3
1
3
1
-
3
3
3
2
1
4
-
2
2
4
1
-
Hankkeen rahoituksen kertyminen
-
-
x
-
-
-
-
Rahoitus ei toteudu
suunnitellusti
-
-
1
-
-
-
-
-
-
2
-
-
-
-
Maksatushakemusten laatu
-
-
x
-
x
x
-
Tavoiteaika 90 päivää ylittyy,
työllistää turhauttavan paljon
-
-
1
-
1
1
-
-
-
2
-
3
3
-
Varmennustoiminnon henkilöstön määrä
x
-
x
x
x
-
x
Ohjelman toteutus vaarantuu,
jos henkilöstöresurssit ovat liian
pienet
1
-
1
1
1
-
1
2
-
1
1
1
-
1
x
-
x
-
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
-
1
-
1
-
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
-
3
-
1
-
1
3
1
3
2
1
1
2
1
2
2
1
-
x
-
-
x
x
x
x
1
-
-
1
1
1
1
2
-
-
3
2
2
3
Varmennustyötä ohjaavat tukikelpoisuus- ym.
säännöt
-
-
-
x
x
x
x
Ei tunnet ko. säädöksiä
-
-
-
1
1
1
1
-
-
-
3
2
2
2
Hallintoviranomainen ohjeistaa
selkeästi ja yksiselitteisesti
Varmennusten laatu
-
-
-
x
-
-
-
Osaamattomuus varmennusten
suorittamisesta
-
-
-
1
-
-
-
-
-
-
3
-
-
-
Toimiva ja systemaattinen tapa,
tietojärjestelmän toimivuus
Maksatushakemusten käsittely 90 päivän
kuluessa
-
-
x
-
x
x
-
Aikaraja ylittyy
-
-
1
-
1
1
-
-
-
1
-
1
2
-
Riittävät taloudelliset resurssit,
henkilöstön osaamisen ja
työhyvinvoinnin turvaaminen
-
-
x
-
x
x
-
Kustannukset eivät ole
tukikelpoisia
-
-
1
-
1
1
-
-
-
2
-
2
3
-
Riittävä ohjeistus ja aloituspalaverit
Maksatustarkastajat,
valmistelijat
-
-
x
x
x
x
-
Kustannukset eivät ole
tukikelpoisia
-
-
1
1
1
1
-
-
-
2
2
2
2
-
Riittävä ohjeistus ja aloituspalaverit
Maksatustarkastajat,
valmistelijat
Varmennustoiminnon henkilöstön osaaminen
- hallintomenettelyt
- valtiontukisäännöt
- hankintamenettelyt
- keskeiset käsitteet (julkinen rahoitus,
kustannusmallit, tulot, indikaattorit, de
minimis jne.)
- varmentaminen
Jäljitysketju (audit trail)
Hankekirjanpidon asianmukaisuus
Tuensaajan pitämät työajanseuranta- ym.
raportointijärjestelmät
Hankkeeseen syntyy
tukikelvottomia kustannuksia.
Osaamattomuus aiheuttaa
virheitä ja lisää työtä
Hallinto- ja
kehittämisjohtaja,
valmistelijat
Ohjelmapäällikkö,
valmistelijat,
maksatustarkastajat
Riittävän informaation
turvaaminen, hankkeen huolellinen
valmistelu, ohjeistus, neuvonta,
sekä aloituspalaverit.
Valmistelijat,
maksatustarkastajat
Hankkeen rahoituksen seuranta
jatkuvaa, ohjausryhmätyöskentely,
rahoitussitoumukset tarvittaessa jo
hankkeen valmisteluvaiheessa,
jokaisen maksatushakemuksen
yhteydessä täsmäytetään
rahoitusosuudet.
Aloituspalaverit, ohjeistus ja
neuvonta, määräaika
täydentämiselle
Taloudellisten resurssien riittävyys
(käyttötalous, tekninen tuki)
Valmistelijat,
maksatustarkastajat,
ohjelmapäällikkö
Jatkuva osaamisen kehittäminen
Valmistelijat,
maksatustarkastajat,
ohjelmapäällikkö
Aluekehitysjohtaja,
hallinto- ja
kehittämisjohtaja,
TEM/Pohjois-Karjalan
liitto
Hallintokehittämisjohtaja,
ohjelmapäällikkö
TEM,
ohjelmapäällikkö,
hallinto- ja
kehittämisjohtaja
Valmistelijat,
maksatustarkastajat,
TEM
Aluekehitysjohtaja,
hallinto- ja
kehittämisjohtaja,
TEM/Pohjois-Karjalan
liitto
4
Hankeasiakirjojen säilyttäminen
-
-
x
-
x
x
-
Aineiston häviäminen
-
-
1
-
1
2
-
-
-
3
-
2
3
-
Riittävä ohjeistus ja aloituspalaverit
Maksatustarkastajat,
valmistelijat
-
-
-
-
-
x
-
-
-
-
-
-
2
-
-
-
-
-
-
3
-
Tietojärjestelmän toimivuus on
varmistettava
TEM
Hanketietojen dokumentoinnin kattavuus
-
-
-
-
x
x
-
Hanke ei voi toimia,
hakemusprosessi ei toimi, ei
päätöksiä
Tukikelvottomuus
-
-
-
-
1
1
-
-
-
-
-
2
2
-
Tietoturvamenettelyt
-
-
-
-
-
x
-
-
-
-
-
-
2
-
-
-
-
-
-
3
-
Tietojen täsmäytykset
Tehokas oikeasuhteisten petoksentorjuntamenettelyjen toimeenpano
Petoksien havaitseminen
x
-
-
-
-
x
-
Tietojen vuotaminen väärille
tahoille, tietomurto
Tiedot eivät ajan tasalla
Riittävä ohjeistus hakijalle,
aloituspalaverit
Tietoturvallisuus
1
-
-
-
-
1
-
2
-
-
-
-
2
-
Järjestelmän toimivuus
Maksatustarkastajat,
valmistelijat
TEM, järjestelmän
ylläpitäjä
Järjestelmän ylläpitäjä
x
x
x
x
Petoksia ei havaita
-
-
-
1
1
1
1
-
-
-
3
3
3
4
Järjestelmän toimivuus
Petoksiin puuttuminen
x
x
x
x
Petoksiin ei puututa
asianmukaisesti
-
-
-
1
1
1
1
-
-
-
3
3
3
4
Järjestelmän toimivuus
Petoksentorjunnan resurssit ja osaaminen
x
x
x
x
Petoksia ei havaita ja/tai niihin
ei puututa asianmukaisesti
-
-
-
1
1
1
1
-
-
-
3
3
3
4
Järjestelmän toimivuus
Luotettava tiedonkeruu-, kirjaamis- ja
tallennus- järjestelmä
Järjestelmän tietojen ajantasaisuus ja
oikeellisuus
Maksatustarkastajat,
valmistelijat, hallintoja kehittämisjohtaja
Maksatustarkastajat,
valmistelijat, hallintoja kehittämisjohtaja
Maksatustarkastajat,
valmistelijat, hallintoja kehittämisjohtaja