HAMEENUNNAN KAUPUNKI
Kaupunginhallitus
Saap.
rDnro
2O!2Oji
,
32D/
Ryhmá
J1ôi
Aulangofl avoimet 2015
Hämeeflhiflflafl mäkirullalautailiiat RY
HmLMrLt HämeeflIflflafl mäkirultalautatyhmä
-
20.8.2015
Sisallysluettelo
1.
Yleistä
3
2.
Järjestelyt
3
Luvat, ilmoituksetja vakuutukset
3
Kisajärjestelyt
4
Aikataulu ja vastuualueet
4
Järjestyksenvalvonta ja Iiikenteenohjaus
5
Tarvikkeetja välineet
5
Kustannukset
S
3.
Markkinointi
6
4.
Yhteistyökumppanit
6
5.
Lopuksi
6
1. Yleistä
Hämeenlinnan mäkirulialautailijat RY on vuonna 2015 perustettu yhdistys, jonka tarkoituksena on
edistää tietoisuutta mäkiruiialautailusta sekä järjestää iajiin iiittyviä tapahtumia ja tempauksia
Hämeeniinnan seudulia. Hämeenlinnan mäkiruilalautaryhmä koostuu Hämeeniinnan seuduila
vaikuttavista aktiivisesti lajia harrastavista ruilalautailijoista, jotka toimivat iajin kehittämäiseksi.
Aulangon Avoimet -niminen mäkiruilaiautatapahtuma on Hämeeniinnan mäkiruilalautaiiijat RY:n ja
Hämeeniinnan mäkiruiiaiautaryhmän 15.8.2015 (virailisesti) ensimmäistä kertaa järjestämä
kilpailutapahtuma, jonka tarkoituksena oil koota yhteen suomaiaisia iajin harrastajia sekä lajista
kiinnostuneita katsojia. Tapahtumaan sisäityi kilpaliulilnen oslo, johon osaliistui 30 henkilöä.
Tapahtuma järjestettiin Hämeeniinnassa Auiangon puistometsässä joutseniammen Iäheisyydessä.
Auiangon puistometsän kiertää yksisuuntainen ajotie, josta tapahtuman kaytossa oil n. 1100 metriä
pitkä osuus.
9
Lähtö
-
Coo3k
2. ]ärjestelyt
Luvat, ilmoituksetja vakuutukset
Tapahtuman järjestämisestä iimoitettiin ELY-keskukseen, peiastusiaitokselie, poilisille,
metsähaliitukselie, Auiangon iuonnoile (Aiueen yrittaja), Hämeen Sanomiin sekä Hämeenlinnan
kaupungilie.
Peiastusiaitoksen mukaan tarvetta eriliiselie peiastussuunnitelmalie el oilut. Metsähallituksen
hakemusta taydennettiin tapahtuman iuonteen selvitykseliä sekä suppeaiia
Iiikenteenohjaussuunnitelmaila. Poiiisiiaitokseile ilmoitusta täydennettiin jarjestyksenvaivojien (2 kpl),
Iiikenteenohjaajien (7 kpl), jätehuoitosuunniteiman, pysakoinnin, vastuuvakuutuksen ja yieisten
jarjesteiyjen osalta. Metsähaliitus ja poilisi vaativat tapahtumanjarjestajän vastuuvakuutuksen
ottamista.
Kisajarjestelyt
Kilpailu kaytiin neljän hengen lähdöissä (heat) ja karsinta suoritettlin double elimination -järjestelmällä
sften, että lähtökohtaisesti jokainen osallistuja sal vähintàän kaksi kisalaskua. Losers’ bracketin voittaja
nostettlin semifinaalin jälkeen finaaliheattiin. Kisaan ilmoittauduttiin ja osallistumismaksu maksettiin
paikan päällä.
o hjel ma:
14:00-15:00 Lammittely (Avoin kaikille)
15:00-19:00 Ohjeistus & Kisa
19:00-19:30 Palkintojenjako
Sijat 1.-3., paras uusi tulokas, swag-grippi sekä hässäkkä palkittlin.
Aikataulu ja vastuualueet
Pääjärjestäjät:
likka Pietiiä (Yhteistyokumppanit, lupa-asiat, markkinointi, rekrytointi, suunnittelu)
Susanna Koskelin (Rekrytointi, markkinointi, suunnittelu)
Tatu Aittamaa (Rekrytointi, markkinointi, suunnittelu)
Support:
Janika Poltinoja fiatehuoltosuunnitelma, ilmoittautumiset paikan paalla)
Kuvaajat:
Eero Pekkala (Still)
Pilar Rautialnen (Still)
Aikataulu
Pääjärjestäjät olivat paikalla kb 11.00, jolloin radan valmistelut alkoivat. Pääjärjestäjät huolehtivat
kisaradan merkitsemisestä sekä varoitusmerkkien sijoittamisesta radaile ja siihen johtaville poluille.
Myos pehmusteet asetettiin paikoilleen.
kb 13.00 muut järjestäjät (Support, kuvaajat, ratavahdit, jarjestyksenvalvojat) saapuvat paikalle.
Toiminta alueella ja hätätilanteen sattuessa kerrattlin järjestäjien kanssa.
kb 14.00 tapahtuma alkoi. Ratavahdit obivat paikoillaan ja harrastajien oh mahdollista laskea kisarataa
kootuissa lähdöissä, joiden ajaksi tie suijettlin muilta kayttajiltä (Muutamia minuutteja kerrallaan).
Ilmoittautuminen kisaan oil mahdollista kb 14.30 asti.
Kb 15.00 tapahtumaan osallistuvat ja järjestäjät kokoontuivat joutsenlammen parkkipaikalla yhteistä
ohjeistusta varten. Sáännät ja laskujärjestys kerrattlin osalbistujien kanssa.
Kb
19.00 kisa oil ohi ja voittajat palkittiin.
Kb 19.30 pääjärjestäjät suorittivat boppusiivouksen. Kyltit, merkitsemisnauhat ja muut tarvikkeet
kerättiin tässä vaiheessa.
iärjestyksenvalvonta ja Iiikenteenohjaus
Pollisin vaatimuksesta tapahtuman toteutukseen osallistul kaksi (+ yksi varalla) kappaletta kortillisia
järjestyksenvalvojia koko tapahtuman ajalle, jotka huolehtivat tapahtuman yleisesta järjestyksestä.
Jarjestyksenvalvojien Iisäksi tapahtumassa cli seitsemän ajokortillista Iiikenteenohjaajaa (ratavahtia),
jotka sijoitettiin laskettavan radan varteen siten, että he ovat nakoyhteydessa toisiinsa. Ratavahtien
tehtävänä cli huolehtia siitä, että radalle ei joutunut laskujen aikana ylimaaraisiä henkilöitä.
Lähdössä, joutsenlammen parkkipaikalla sekä maalissa olevilla liikenteenohjaajilla cli käytossaan
radiopuhelimet, joiden valityksella yhteydenpito tapahtui. Viestinnällä varmistettiin se, että laskijat
ehtivät maaliin ennen seuraavien laskijoiden lähtöä ja että joutsenlammelta ei ajanut autca radalle.
Lähdössä ja joutsenlammen parkkipaikalla olleet liikenteenohjaajat pysäyttävät tarvittaessa radalle
pyrkivia ajoneuvoja laskujen ajaksi. Laskujen välissä päästettiin muu Iiikenne ajamaan normaalisti
alueelta.
Tarvikkeetja välineet
Tarvike
Määrä
Heijastinliivit
15 kpl
Käyttäjä
/ sijainti
Ratavahdit,
ja rjestyksenva Ivojat,
Liikenteenohjausmerkit,
“ti kkarit”
Varoitusmerkit “Varo
rullalautailijoita”
2 kpl
Teippi / lippusilma
merkitsemisnauha
150m
/
Radiopuhelin
pääjärjestäjät
Ratavahti parkkipaikalla,
ratavahti lähdössä
Yksisuuntaisen ajotien alku,
näkötornin parkkipaikan
ulosajo, ennen lähtöä,
kisaradalle johtavat polut
Kisaradalle johtavat polut,
kisaradan reunat, joissa huono
nakyvyys radalle
Lähtöalue, parkkipaikka, maali
15 kpl
3 kpl
Kustannukset
Luvat ja vakuutukset
Maanomistajan lupa
Tapahtumailmoitus poliisille
Pelastuslaitoksen lupa
Tapahtumanjarjestajan
vastuuvakuutus
Muut lupa- ja ilmoituskulut
Ta rvi kkeet
Varoitusnauha
Kyltit fPohjat + maalit)
Radiopuhelimet
Liivit
Matkakulut
Markkinointi
Palkinnot ja/tai niiden hankinta
Määrä
Kustannus
Tarjoaja/Yhteys
50€
25 €
0€
75€
Metsähallitus
Poliisi I Kanta-Häme
Pelastuslaitos
If! Muu vakuutusyhtio
+
85 €
1500m
10kpI
2 x 2 kpl
10 kpl
15 €
20 €
-
0
60€
n. 60 €
n. 40 €
50€
PRH
Dyykkaus, Diy
JV:t
Linnan infra
Tulostus, Facebook
Sponssit, pokaali, paita,
postikulut
yht.
n. 480 €
3. Markkinointi
Facebook, Hämeen sanomat, kaupungin tapahtumakalenteri, alueen yrittäjät ja julisteet.
4. Yhteistyokumppanit
Boardsport Finland —urheiluvãlineliike, Evon Luonto (Aulangon alueen yrittäjä), Sickboards
mäkirullalautailuun keskittynyt hollantilainen suuri hike, Kebbek, kanadalainen
mäkirullalautavalmistaja, Vanajan Keksit Oy.
—
5. Lopuksi
Tapahtuma sai paijon kiitosta lajin harrastajien sekä yleison keskuudesta. Tapahtuma sai merkittävästi
huomiota mm. Hämeen Sanomiin tehdyn Iaajan jutun ja Yle-Hämeen tekemän haastattelun myötä.
Alueellinen tietoisuus lajista kasvoi varmasti ja odotamme ensi kesälle useita uusia lajin harrastajia.
Tapahtuma sai erityistä kiitosta myäs alueen yrittäjilta uudismielisestä tavasta hyodyntää Aulangon
puistometsän aluetta ympäristoystävallisen liikuntatapahtuman muodossa.
Tapahtuman järjestelyt koettiin onnistuneiksi ja toimiviksi. Osallistujien mukaan ohjeistus oh selkeä ja
tapahtuma koettlin turvalhiseksi.
Tapahtuman valokuvia voi katsella ryhman Facebook-sivulla: https://www.facebook.com/hmhmrlr tai
https://www.facebook.com/media/set/?seta .835975553164926. 1073741833.813500922079056&ty
pja hisäksi tapahtumasta julkaistaan hähiaikoina koostevideo.
Hämeenhinnan mäkiruhlalautaihijat ja Hämeenlinnan makirulhalautaryhma järjestävät Auhangon Avoimet
näillä näkymin mielelhään myös vuonna 2016. Vuoden 2015 tapahtumaa voidaan pitää kaikin puolin
onnistuneena ja lajin kannalta valtakunnalhisesti merkittävänä haajuudeltaan ja laadultaan.
Oravisjärvi Jaana
Lähettäjä:
Lahetetty:
Kopio:
Aihe:
[email protected] kayttäjan iikka pietila <[email protected]> puolesta
21. elokuuta 2015 11:03
Leppanen Eija; Oravisjarvi Jaana
Re: Aulangon Avoimet -mäkirullalautakilpailun raportti
Hei,
Tassä vie1i tapahtuman videokooste, jota saa mielelläänjaella
medioissanne! https ://www.youtube.com/watch?v=BBEH5XfE4ID
Yt,
Iikka Pietilä
Iikka Pietilä
+358 407296709
http://iikkapietilae.tumblr.com/
http://www.youtube.com/nisukka!
[email protected]
20 5-08-20 10:23 GMT+03 :00 iikka pietifa <[email protected]>:
Hei,
tuhannet kiitokset minipilottiapurahan myontamisestä! Tapahtuman raportti Iiitteenä.
Ystavällisin terveisin,
Iikka Pietilä / Hämeenlinnan mäkirullalautailjat ry:n puheenjohtaja
Iikka Pietilil
+358 407296709
http://iikkapietilae.tumblr.com/
http://www.youtube.com/nisukkal
[email protected]
[Sivu #]