Projekti- ja laatuosaaminen
LiikePro 2014 -‐ 2015 Projek0-‐ ja laatuosaaminen Seppo Pannula Lamesa Oy / Suomen Turvahallinta Puistokatu 34 A 2.krs 90120 OULU, FINLAND Strategia Yrityksen tietoinen keskeisten suuntaviivojen valinta, joilla yritys uskoo pääsevänsä itse valitsemaansa tulevaisuuden tahtotilaansa Strategisen johtamisen perusteet • Kreikkalainen sana ’strategos’ tarkoittaa sodan johtamisen taitoa – oppia sodan voittamisesta • Strategia on kilpailuedun luomista ja ylläpitämistä • Pyrkimystä ymmärtää organisaation menestymisen perusta ja sen muutos • Tarkoituksena on järkevä, tietoinen asioiden ohjaaminen ja tilanteisiin sopeutuminen sen sijaan, että ajelehdittaisiin päämäärättömästi Strateginen johtaminen – tämän hetken päätöksiä ja toimenpiteitä, jotka vaikuttavat tulevaisuudessa JOHTAMISEN PÄÄELEMENTIT Strategiataso Strategia ja päämäärät Prosessitaso Prosessiarkkitehtuuri, mittarit Toteutustaso Henkilöstö, tiimit, valmentajat Ohjelmistot, data, verkostot Tilat, laitteet Yrityksen strategian tarve • Varautuminen liiketoiminnan mahdollisuuksiin ja uhkiin – Ymmärtää paremmin tulevaisuuden monitahoisuutta • Oppii näkemään omat vahvuutensa ja heikkoutensa – Oikeat kehityspäätökset • Sitoutuminen yhteisiin visioihin ja tavoitteiseen – Organisaation yhteinen kieli ja ymmärrys toiminnasta Erilaiset näkymät tulevaisuudesta Suuri Aktiivinen Tulevaisuuden tekeminen Strategisen Suhtautuminen tulevaisuuteen liikkumavaran Tulevaisuuteen sopeutuminen tarve Tulevaisuuteen ajautuminen Vähäinen Passiivinen Reaktiivinen Aktiivinen Toimintatapa Ennakoiva Arvot • Kuvaavat asioita, joita organisaa0ossa pidetään tärkeinä ja joihin yritys uskoo • Koko organisaa0olle suunnaAu vies0 siitä, mihin asioihin huomion kiinniAäminen johtaa menestymiseen • Arvojen luominen on osallistuva prosessi • Oikein tuoteAuna jokainen henkilö tuntee konkreeEsen yhteyden koko yrityksen arvojen ja oman jokapäiväisen työnsä välillä Missio • Määrittää organisaation olemassaolon ja perustehtävän • ”Miksi olemme olemassa” • Ohjaa toimintaa • Strategisen arkkitehtuurin pysyvin elementti • Osoittaa organisaation arvokkaan perustehtävän -> motivoiva vaikutus • Innostaa tavoittelemaan -> toiminnan ”johtotähti” • Innostaa kehittymään Visio • Organisaation ”unelma” • Alun perin on tarkoittanut näkyä tai harhanäkyä • Arkijohtamisen peruskivi • Kuva tulevaisuudesta, joka vetoaa sekä ajatteluun että tunteisiin Toiminnan suunnittelu • Strateginen suunnittelu – Toiminnan suunnittelua, pitkä aikaväli n. viisi vuotta • Taktinen suunnittelu – Resurssien käytön suunnittelu, aikaväli n. 2-3 vuotta – Projektiohjelma, projektisalkku • Operatiivinen suunnittelu – Varattujen resurssien käytön suunnittelu, aikaväli n. 1 vuosi – Yksittäiset projektit Strategiasta projektiin Liiketoiminnan strategia -> tuotestrategia -> tuoteroadmap -> tuoteportfolio -> projektiportfolio -> projekti Oltava ajan tasalla toimintaympäristön, markkinoiden ja asiakastarpeiden kanssa Strategia -‐ Projek0 Projektiportfolio • Apuväline organisaation suunnittelun ja johtamisen seurannassa • Antaa kokonaiskuvan eri projektien nykytilasta • Voi sisältää erityyppisiä projekteja – Projektityypit • Tutkimusprojekti • Tuotekehitysprojekti • Toiminnan kehitysprojekti • Tietojärjestelmäprojekti • Toimitusprojekti • Investointiprojekti • Tehtävän mukaisesti jaotellut projektit (rakennus, suunnittelu, markkinointi) Ulrich ja Eppinger (1995) Project Management Process Strategiaa toteuttavat suunnitelmat Suunnitteluopas yt1 Liiketoimintasuunnitelma LTS, yt3 Tuotekehitystä ohjaavat suunnitelmat Projektisuunnitelma, laatiminen, malli Projektisuunnitelmaa toteuttavat ja täydentävät suunnitelmat Tekninen suunnitelma • Teknologiavalinnat • Esim. tuoAeen toiminnallinen kuvaus ja tekninen kuvaus ja toteutussuunnitelma Projektisuunnitelmaa toteuttavat ja täydentävät suunnitelmat Tutkimussuunnitelma • Jos tuotekehitykseen liiAyy tutkimusta Projektisuunnitelmaa toteuttavat ja täydentävät suunnitelmat Talousarvio • • • • • • • Henkilöstömenot Tilakustannukset Toimintamenot Ostopalvelut Hankinnat Hallintomenot Markkinoin0kulut • Rahoitus • Avustukset • Materiaalikustannukset Projektisuunnitelmaa toteuttavat ja täydentävät suunnitelmat Markkinoin0suunnitelma • Kertoo, mitkä ovat yrityksen myyn0tavoiAeet ja miten ne aiotaan toteuAaa markkinoinnin keinoin • Tulisi muodostaa yhtenäinen kokonaisuus • Toimintaympäristön analyysistä saadaan asiakkaat ja kysyntä sekä kilpailijat. Nämä on oteAava huomioon markkinoin0suunnitelmaa laadiAaessa Projektisuunnitelmaa toteuttavat ja täydentävät suunnitelmat Tuotanto-‐ ja logis0ikkasuunnitelma • • • • • • • • Tuotantomuodot Tuotantolaitosten sijain0paikat KapasiteeEmuutosten suunniAelu Tuotantoteknologia Tuoteteknologia Alihankinnat Raaka-‐aine-‐ ja komponenEsuunniAelu Tuotannonohjaus-‐ ja kehiAämisperiaaAeet Projektisuunnitelmaa toteuttavat ja täydentävät suunnitelmat Projek0n seurantasuunnitelma • • • • Tarkistuspisteet Palaverit Raportoin0 Sidosryhmien tarpeet Projektisuunnitelmaa toteuttavat ja täydentävät suunnitelmat Tuotesuojaussuunnitelma • KehiteAyjen tuoAeiden patentoin0 ja mallisuojaus ovat olennaisia asioita • Omia patentoituja ja suojaAuja tuoAeita voidaan hyödyntää myös markkinoinnissa Immateriaalijärjestelmä • Keskeiset suojausmuodot; patentti, tavaramerkki jne. • Työsuhdekeksintöjärjestelmä • Tuotekehityksen dokumentoinnin merkitys Tuotekehitystyössä hyödynnettävät analyysityökalut • • • • • • Riskianalyysi Sidosryhmäanalyysi Elinkaarianalyysi Osaamisanalyysi Tuoteominaisuudet Ympäristöanalyysi Projektisuunnitelmaa toteuttavat ja täydentävät suunnitelmat Ympäristö-‐ ja jätehuoltosuunnitelma • Yleisötapahtuman suunnitelma Projektin tarkistuslista • Tarkistuslista Projek0hallinnan historia • Historiallises0 liike-‐elämä ei ole kehiAänyt projek0hallintaa merkiAäväs0 • Suurimmat kehitysaskeleet Yhdysvalloissa ja Länsi-‐Euroopassa julkisen sektorin hankkeissa – Puolustusjärjestelmät – Avaruushankkeet – Ilmailu, raideliikenne • Hitaan kehityksen tyyssijana pidetystä julkisesta sektorista, projek0t ovat levinneet kaiken liike-‐ elämän käyAöön Projek0hallinnan merkitys • Projek0en määrä lisääntynyt – Pyritään matalaan ja kustannustehokkaaseen organisaa0oon -‐> jatkuvia kehityshankkeita – Kolmannet osapuolet, ulkoistaminen – Asiantun0ja verkostojen tarve – SuunniAelun ja valvonnan tehokkuus Hanke vs Projek0 Hankkeella ei ole täysin yksiselitteistä tavoitetta eikä aikarajaa ja budjetti on kustannusennuste Hankeselvitys -> hanke-ehdotus -> hankesuunnitelma -> hankebudjetti -> päätös jatkosuunnittelusta tai toteutuksesta Projek0n määritelmä • Resurssien määräaikainen varaaminen 0etyn tuloksen saavuAamiseksi • Reunaehdot – – – – – – – – Tavoite etukäteen aseteAu (taloudellinen, toiminnallinen) AseAaja/omistaja, joka oAaa tulokset vastaan Ohjausryhmät (isot projek0t) Organisoitu (projek0päällikkö) ja vastuullisteAu (projek0ryhmä) toteutussuunnitelma ja –aikataulu BudjeE Johdetaan ja valvotaan Rajatut resurssit Projek0n määritelmä • Wikipedia Projek0tyypit • Voidaan jakaa projek0n sisällön ja toteuAamisen osalta – Sidosryhmän tai säädösten vaa0ma (esim EU projek0t) • Tarkastellaan kustannuspohjaises0 – SuunnaAu parantamaan liiketoiminnan perusteita ja kehiAämään kokonaisuuAa • Tarkastellaan tuoAoja – SuunnaAu kehiAämään yksikön omaa toimintaa • Tarkastellaan kustannusetuuksia – Projek0 tyydyAää yleisen kehityksen vaa0muksia • Tarkastellaan kustannuspohjaises0 Projek0tyypit • • • • • • • • Tuotekehitysprojek0 Toiminnan kehiAämisprojek0 Toteutusprojek0 Toimitusprojek0 Tutkimusprojek0 Investoin0projek0 Rakennusprojek0 Käynnistysprojek0 Projek0n periaate Projektiorganisaatio • Projektin asettaja -> ohjausryhmä -> projektipäällikkö • Projektin sisäinen organisaatio – Aliprojektipäälliköt – Asiantuntijat • Sidosryhmät Projek0organisaa0o Projek0n aseAaminen Projek0n aseAaminen 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ongelman selvittäminen ja määrittely Ideat toteutuksesta Taustaselvitykset ja toteutusvaihtoehdot Tavoitteiden määrittely Vaihtoehtojen vertailu Päätöksenteko ja projektin asettaminen Projek0n ohjausryhmä • Toimii projek0päällikön opera0ivisena esimiehenä • Valvoo ja ohjaa projek0n edistymistä • Hyväksyy projek0suunnitelmat ja merkiAävät muutokset • On projek0päällikön tukena ja osallistuu tarviAaessa ongelmanratkaisuun – Päätöksillään ja asemallaan • Yhdistää projek0n yrityksen opera0iviseen ympäristön • TiedoAaa projek0n etenemisestä yrityksen johtoon Projek0n ohjausryhmä • Koostumus tyypillises0 – Projek0n toiminta-‐alueen asiantun0joita – Asiakkaan tai sidosryhmän edustajia – RahoiAajan edustajia – Resurssien omistajien edustajia – Projek0n tuloksien käyAöönoAoa tukevan organisaa0on edustajia Projek0n perustaminen/määriAely Projek0n perustaminen/määriAely Projek0n ”missio” Projek0n tavoiAeet Projek0n rajaus Project Management Projek0n 0etotaito-‐alueet Projek0päällikkö • • • • • • • • Laa0i projek0suunnitelman (on vastuussa) Luo suhteet asiakkaaseen ja muihin sidosryhmiin Käynnistää projek0n ja johtaa projek0ryhmää Ohjaa, opastaa ja valvoo projek0ryhmää ja työn etenemistä Reagoi 0lanne-‐ ja muutostarpeisiin projek0n aikana Vastaa 0edoAamisesta sidosryhmille Vastaa dokumentoinnista ja arkistoinnista Vastaa loppuraportoinnista, projek0n pääAämisestä ja tulosten luovuAamisesta asiakkaalle Projek0sopimukset • Sopimus syntyy tarjouksesta, siihen annetusta myönteisestä vastauksesta ja neuvoAelusta. – Järkeväs0 toimiva yritys oAaa lakimiehensä ja projek0päällikön mukaan neuvoAeluihin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. • Nykyiset projek0t ovat usein monitoimiAajaprojekteja, – jonkin tahon pitäisi oAaa kokonaisvastuu toimituksesta ja työstä. • Kaupan kohde pitää määritellä ja dokumentoida riiAävän selkeäs0, ja samoja termejä pitää käyAää kaikissa sopimusketjun dokumenteissa – tarjous, sopimus ja projek0suunnitelma • MääritysdokumenE on peili, johon toimitusta verrataan. • Muutoksista sovitaan aina erikseen. • Takuu määritellään sopimukseen. Projek0n suunniAelu Projek0n ”vuokaavio” Projek0n vaiheet Projek0ryhmä • Osallistuu projek0suunnitelman laadintaan – Ainakin oman osaamisalueensa puiAeissa • Jokainen jäsen suoriAaa ja raportoi hänelle annetut tehtävät • Jäseneltä edellytetään oman vastuualueen ammaEtaidon sekä työmenetelmien hallintaa ja kehiAämistä projek0n edetessä Projek0n Sidosryhmät Sidosryhmäanalyysi • Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät • Auttaa keräämään ja analysoimaan tietoa siitä, kenen mielipiteet tulisi ottaa huomioon projektisuunnitelmia tehtäessä • Luo pohjan kommunikaatiosuunnitelmalle – Mitä, miten, missä ja milloin kunkin sidosryhmän kommunikaatio rakentuu ja miten suhteet hoidetaan Sidosryhmät • Sidosryhmät on ensin tunnistettava, jotta heidät saataisiin osallistumaan ja jotta heidän kanssaan voitaisiin viestiä • Sidosryhmien analysoiminen eri ominaisuuksien perusteella auttaa löytämään ongelmaan eri tavoilla liittyviä sidosryhmiä – – – – Merkitys projektille ja muille sidosryhmille Intressit, valmiudet ja arvot Tiedontarpeet Näkemykset • Lopulta sidosryhmiä voidaan luokitella eri kriteereillä. Sidosryhmien luokittelu eri ominaisuuksien perusteella auttaa määrittämään, keihin tulee kiinnittää eniten huomiota Sidosryhmien tunnistaminen • Panos vs vastikeodotukset – Omistajat: Pääoma, riski, ideat – Rahoittajat: Vieras pääoma – Henkilöstö: Työpanos, asiantuntemus – Toimittajat: Tuotannontekijät, tuotteet, palvelut – Asiakkaat: Maksu, kysyntä, palaute – Julkinen valta: Lainsäädäntö, rahoitus, tuet, infrastruktuuri, julkiset palvelut – Kilpailijat: Sidosryhmien tunnistaminen • Apukysymyksiä tunnistamiseen: – Keihin projekti vaikuttaa ja ketkä vaikuttavat merkittävästi projektiin? – Ketkä hyötyvät ja keihin kohdistuu haitallisia vaikutuksia? – Kenellä on valtaa päättää resursseista? – Ketkä kannattavat ja ketkä vastustavat suunnitelmia? – Kuka jäi mykäksi? – Kenellä on asiantuntemusta tai tärkeää tietoa? Sidosryhmien analysointi 1 - Vaikutus pieni 2 - Vaikutus merkityksellinen 3 - Vaikutus suuri Sidosryhmä Panos Arvot Vaikutus projektin aikana Tarvittava osallistuminen Tarvittava kommunikaatio Vaikutus toisiin sidosryhmiin Vaikutus lopputulosten näkökulmasta Sidosryhmien luokittelu Tarkkaile: Sidosryhmällä on verrattain vähän valtaa ja kiinnostusta Pidä tietoisena: Sidosryhmällä korkea kiinnostus, mutta vain vähän valtaa Pidä tyytyväisenä: Projektin onnistuminen edellyttää että sidosryhmät joilla on paljon valtaa mutta vähän kiinnostusta, pidetään tyytyväisinä Pidä lähellä: Tärkeimmillä sidosryhmillä on paljon sekä kiinnostusta että valtaa Kommunikointisuunnitelma • • • • • Kuka tarvitsee, miksi ja mitä Milloin jaetaan Miten/missä muodossa Kuka on vastuussa informaation jakamisesta Kokouskäytännöt ja raportointi Kenelle Mitä Miksi Milloin Miten Kuka Kommunikointisuunnitelma Aikataulutus ja jaksotus • Tehtävät kootaan omin ryhmiinsä • Kun projek0n runko on selvillä, aikataulutetaan eri vaiheet yhdessä projek0ryhmän kanssa • Kuvataan lohkokaaviolla päätehtäväalueet, niiden keskinäiset yhteydet, tehtäväsisältö, tulokset ja tarviAava dokumentaa0o Aikataulutus ja jaksotus 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. TehtävälueAelo Työmäärä ja kesto arviot Tehtävien suoritusjärjestys Resurssien allokoin0 tehtäville Aikataulun viimeistely Aikataulun hyväksyntä Sitoutuminen aikataulun noudaAamiseen ja ylläpitoon Aikataulutus ja jaksotus • Työmäärien arvioin0 – Projek0ryhmän kriiEsin tehtävä koko projek0n aikana – Aikataulutuksen perusta – Määritetään tehtävän koko, kustannus, resurssit ja kesto – Arvioin0a tarkennetaan koko projek0n ajan – Erilaisia työkaluja arvioin0in • Fibonacci (0,1,1,2,3,5,8,13..) • Lyhin, Todennäköisin, Pisin (L+3T+P)/5 tai (L+4T+P)/6 • Arvioin0harjoitus Es0mate by walk through Arvioin0virheiden syyt Projektin ositus, WBS (Work Breakdown Structure) • Ensin päävaiheet, isot työpaketit ja välitavoitteet – Karkea aikataulu • Ositus työtehtäviin, aika-arviot ja suoritusjärjestys – Yksityiskohtainen aikataulu • Huomioitavaa – Henkilö- ja muiden resurssien saatavuus ja käytettävyys – Toimittajien aikataulut Projektin ositus, WBS • Alin taso = aika-arvioitavat työt Aikataulutus Aikataulutus Aikataulutus Projektin ositus, WBS Kaksijakoinen aikataulutus • • • • • • • • PÄIVÄLLISKUTSUT Aterian suunniAelu Ostokset Valmistus Jälkitoimet Aikataulu: SuunniAelu alkaa klo 10, enimmäiskesto 30 min Ruokailu alkaa klo 17 ja loppuu klo 19, koska vierailijoiden juna lähtee klo 20 • Ostoksilla käyn0 kestää enintään 2 tun0a • Ruoan laiAo melko tarkkaan 3 tun0a • KaAaus kestää 1 tunnin • KRIITTINEN POLKU ? KriiEnen polku RuoanlaiAo Ostokset SuunniAelu Ruokailu KaAaus Riskienhallinta • Riskin määritelmä – Epävarma tapahtuma tai olosuhde joka, jos toteutuu, vaikuttaa joko positiivisesti tai negatiivisesti ainakin yhteen projektin päämäärään, kuten aikataulu, budjetti, tavoite tai laatu – Riskillä voi olla yksi tai useampi syy ja, jos toteutuu, yksi tai useampi vaikutus projektiin Riskienhallintaprosessi • Riskien tunnistaminen -> riskilista • Riskien analysointi -> priorisoitu riskilista • Riskien hallinta -> riskien välttämisen ja minimoimisen suunnitelma • Riskien seuranta -> riskien arviointi Riskien tunnistaminen • Pyritään löytämään kaikki mahdolliset riskit käyttäen eri menetelmiä – SWOT – Aivoriihi – ... Riskien tunnistaminen Projekti Yritys Ulkoiset Teknologia Henkilöt Raha Tekniset innovaatiot Asiakkaan trendit ja päätökset Kilpailijoiden toiminnot IT arkkitehtuuri Muut projektit, resurssien käyttö Tuote strategiat Kehitys työkalut Tiimihenki, sitoutuminen, kommunikaatio Sopimukset Riskityypit • Liiketoiminta – Asiakas peruu tilauksen – Kilpailija tulee markkinoille paremmalla tuotteella – Asiakasvaatimukset muuttuvat tai ne on ymmärretty väärin • Organisaatio – Projektin prioriteetti muuttuu, resurssipula – Sisäinen kommunikaatio – Managementin sitoutuminen ja tuki puuttuu • Projekti – Resurssitarve arvioitu väärin – Liian tiukka aikataulu Riskityypit • Henkilöstö – Avainhenkilön menetys – Kompetenssien puute – Sairaus, eläke • Tekninen – Valittu teknologia ei täytä vaatimuksia – Teknologiatietämyksen puute – Vanhentunut teknologia – Kompleksinen teknologia – Uusi epävarma teknologia Kvantitatiivinen riskianalyysi Suuri Vaikutus Pieni 3 Medium Suuri Top Riski 2 Pieni Medium Suuri 1 Ei riskiä Pieni Medium 1 2 Todennäköisyys 3 Suuri Kvalitatiivinen riskianalyysi • Vastaa kysymyksiin: – Mikä on todennäköisyys että • projekti myöhästyy yhden kuukauden? • emme ylitä budjettia? – Mikä on yksittäisen riskin vaikutus projektin yleiseen epävarmuuteen? – Mitkä projektin aktiviteetit ovat kaikkein suurin riski? – Paljonko pitää varata aikatauluun ja/tai budjettiin ylimääräistä ”pelivaraa”? Riskien välttäminen ja minimointi • Negatiiviset riskit ja uhat – Avoidance (kiertäminen) • Muutetaan suunnitelmaa • Suojaudutaan riskin vaikutuksilta – Transference (riskin siirto muille) • Vakuutukset • Partnerointi – Mitigation (vaikutusten lieventäminen) • Etsitään keinoja joilla voidaan pienentää riskin todennäköisyyttä ja/tai vaikutusta hyväksyttävälle tasolle Riskien välttäminen ja minimointi • Positiiviset riskit ja mahdollisuudet – Exploit (hyödyntäminen) • Eliminoidaan epävarmuus hyödyntämällä mahdollisuus • Esim. toteutetaan suunniteltua parempaa laatua – Share (jaetaan mahdollisuus) • Partnerointi (paremmat kompetenssit) – Enhance (korostetaan mahdollisuutta) • Etsitään keinoja joilla voidaan parantaa ja vahvistaa mahdollisuuksia hyödyntää ”riski” Riskien välttäminen ja minimointi • Sekä uhat että mahdollisuudet – Acceptance (hyväksyminen) • Varataan suunnitelmaan pelivaraa (aika, raha, resurssit) • Lisätään tarkistuspisteitä, jota pystytään parempaan tilanteen seurantaan – Contingent response (vaihtoehtoiset suunnitelmat) • Plan B, jos riski toteutuu • Määritellään tapahtumat, jotka laukaisevat vaihtoehtosuunnitelmien käytön. Resurssointi • Mitä osaamista projektin suunnittelu ja toteuttaminen vaatii? • Oma henkilöstö, ulkopuoliset asiantuntijat, asiakkaat? • Mitä välineitä, tarvikkeita, ohjelmia projektin suunnittelu ja toteuttaminen vaatii? • Mitkä ovat projektin vaatimat taloudelliset resurssit? Osaaminen ja vastuut • Mitä osaamista projektin suunnittelu ja toteuttaminen vaatii? • Minkälainen osaaminen projektihenkilöstöllä on? • Nykytilanteen kartoitus • Osaamisanalyysi Projek0n toteutus Projek0n seuranta ja hallinta Projektihallinta Linjaorganisaatio Projektiorganisaatio Projektien lähtötiedot Käynnistäminen Vaatimusmäärittely Suunnittelu Suunnittelu - resurssit Ohjaus Loppuraportti Raportointi Toteutus Päättäminen Dokumentaatio Tuotos Projektijohtamisen prosessi Projektin hallinnan prosessi Aloitus Suunnittelu Seuranta ja ohjaus Päättäminen WBS Toteutus Projektin toteuttamisen prosessi Tulokset Projektijohtaminen • Johtamisen lähtökohtana on yrityksen olemassaolon tarkoitus/perustehtävä ja sen menestyksen varmistaminen • johtamisen työkalut: missio, visio, strategia ja arvot; johtamisen eri alueet, prosessit, toimintamallit ja -ohjeet Projektijohtaminen Projektijohtaminen • Yhteistyön sujuvuus projektissa – Organisointi, oikeat henkilöt tehtäviin • Osaamisen hyödyntäminen, motivointi – Töiden priorisointi ja jakaminen – Tavoitteiden, roolien ja vastuiden selkeys – Kommunikointi ja raportointi • Sisäinen ja ulkoinen – Ryhmätyön hyödyntäminen – Projektipäällikkö johtaa projektia • Asioita ja ihmisiä Projek0työ • Projek0työn selviämisvälineitä ovat mm. seuraavat: * puhuminen ja vuorovaikutus * seuranta * oman ajan ja tapojen hallinta * eteneminen avoimin silmin ja harkiten * vastuun oAaminen omista päätöksistä * oikeus onneen * suunniAelu. • Vuorikiipeilijöiden K2-‐strategia on monille tuAua, muAa unohdeAua: * päämäärä pidetään jatkuvas0 mielessä * edetään lyhyin askelin * valmistaudutaan ja varmistetaan huolto matkalla * hankitaan taustajoukot * muistetaan, eAä kyse on 0imistä ja 0imityöstä * säilytetään luoAamus * osataan myös luopua ja yriAää uudestaan. Projek0työ • Samuel Becket: – Ever tried, Ever failed, No maAer, Try again, Fail again, Fail beAer • Miksi projek0 kääntyy selviytymiseksi? Vastauksia voisivat olla: * juoniAelu ja lehmänkäännökset * usko markkinoiden lupauksiin * yl0öpäinen op0mismi * ensimmäinen kerta ja kokemaAomuus * vuorokaudessa on vain 24 tun0a * todellisuus muuAuu oleteAua nopeammin * katastrofit, tapahtuma, johon ei voida etukäteen varautua Muutostenhallinta • Projekti elää -> tulee ongelmia/muutostarpeita • Muutostenhallinta tulee olla systemaattinen ja dokumentoitu prosessi, jonka avulla muutosvaatimukset arvioidaan ja hyväksytään – Käytännön tehtävät, päätöksenteon ja eskaloinnin tasot ja niihin liittyvät toimenpiteet – Muutoksen käsittelyn ja vaikutusten dokumentointi – Muutoksesta tiedottaminen Dokumentointisuunnitelma • Laaditaan selkeät tavoitteet dokumentoinnille • Lista tuotettavista dokumenteista • Luokitellaan dokumentit – Viralliset – Toimintaa ohjaavat – Sidosryhmien tarpeisiin • Suunnitelmaa seurataan ja päivitetään Juridinen näkökulma • • • • • • • Liikesalaisuus Sopimukset Tuotevastuu Hankintalaki Työlainsäädäntö Työsuojelulaki IPR – – – – – Tekijänoikeus Patentti Tavaramerkki Mallisuoja prh.fi Laadunvarmistus ja -mittaus • Laadun arviointikriteerit riippuvat tilanteesta ja asetetuista tavoitteista – Kohderyhmän ja sidosryhmien odotukset voivat muuttua projektin kuluessa -> laatua ei voida määritellä etukäteen täydellisesti • Laatu on todettua yhdenmukaisuutta vaatimusten kanssa – Projekteissa laatu tarkoittaa tulosten vastaavuutta tavoitteisiin projektin kaikissa vaiheissa – Laatua voidaan tarkastella sekä projektin tuloksen laadulla ja projektinhallinnan laadulla – Projektinhallinnan laatu liittyy projektin suunnitelman toteutumiseen ja etenemiseen • Rahoittaja, päämies, tilaaja suorittaa laadun tarkastelua auditoinnilla – Voi olla ennakoitu tai yllättävä. – Auditoinnin osa-alueita voivat olla projektin tulokset, työtavat, ongelmat ja suunnitelmat Laadunvarmistus ja -mittaus • Yksi laadun varmistuksen tärkeä osa-alue on budjetissa pitäytyminen. – Projektipäällikkö on vastuussa siitä, että projektisuunnitelmassa luodut raamit sille, mitä projektin puitteissa tehdään, tulevat täytetyiksi budjettia noudattaen. • Laadukas projektityö – Aikataulussa ja budjetissa pysyminen – Hyvä projektisuunnitelma • Mittarit • Auditit • Katselmoinnit Valvonta ja ohjaus Valvonta ja ohjaus Seuranta ja ohjauskäytännöt • Projektin pitäminen kurssissa – Jatkuvaa suunnittelua, priorisointia, seurantaa ja korjaustoimenpiteitä • Edetäänkö suunnitelman mukaan – – – – Vastaako välitulokset meidän ja projektin asettajan käsityksiä? Olemmeko aikataulussa? Pysymmekö budjetissa? Ovatko resurssiarviot pitäneet? Seuranta ja ohjauskäytännöt • Ennakointi - tulemmeko saavuttamaan tavoitteen suunnitelman mukaisesti ? – Tehtävät, resurssit, budjetti, aikataulu? – Mitä pitää erityisesti seurata ja varmistaa? • Onko tapahtunut muutoksia jatkamisen edellytyksissä? • Potentiaalisia ongelmia? • Tarvitaanko oikaisuliikkeitä? Earned Value Management • MiAaa projek0n etenemistä • OsoiAaa kuinka suuren osan budje0sta pitäisi olla käyteAynä suhteessa tehdyn työn määrään. • hAp://www.ece.vt.edu/swe/lwa/memo/lwa0066.pdf • EarnedValueAnalysis.xlsx Seuranta ja ohjauskäytännöt Projek0n budjeE • Perustuu suunniteltuihin tehtävien työmääriin sekä erilaisiin hankintoihin • Hankintojen osalta on yleensä pyydeAy tarjouksia tai hinta0etoja sekä maksuaikatauluja • Budjetoinnin tarkoituksena ei ole arvioida kokonaiskustannuksia vaan tehdä aikaan ja tapahtumiin sidoAu projek0budjeE Projek0n kustannuksia • • • • • • • • • Työvoimakustannukset Yleiskustannukset (vuokrat, puhelin,…) Alihankinta Kalusto-‐ ja 0lajärjestelyt Koulutus, kirjallisuus ja 0edonhankinta Palkitseminen Projek0ryhmän huolto ja edustus Matkakustannukset LaiAeet ja pääomakustannukset Liiketoiminnan ymmärtäminen Liiketoiminnan ymmärtäminen • Välilliset kustannukset – Lähes liikevaihdosta riippumattomia – Kiinteitä kuluja • Välittömät kustannukset – Liikevaihdosta riippuvia – Materiaaliikulut, palkat jne • Kriittinen piste – Silloin liikevaihto = välilliset + välittömät kustannukset – Ylimenevä liikevaihto = tulos ennen veroja Liiketoiminnan ymmärtäminen Liiketoiminnan ymmärtäminen • Toiminnan tunnusluvut • https://www.asiakastieto.fi/help/fi/ ohje_tunnusluvut.htm Projek0n pääAäminen Projektin päättäminen • Projektin sisäinen loppukatselmointi – Projektin onnistuminen alkuperäiseen tavoitteeseen ja tarkoitukseen nähden – Päätöskriteerien varmistaminen, määritellyt tehtävät suoritettu • Asiakkaan/tilaajan hyväksyntä, tuotosten luovutus – Aineisto, ohjelmisto, raportti, dokumentaatio.. – Koulutus • Oppimisnäkökulma – Miten siirretään kokemukset ja hyvät käytännöt seuraaville projekteille – Oma oppiminen ja sen hyödyntäminen • Projektin päätösraportti Projek0n pääAäminen Projektijohtamisen haasteet • Onko projektin johtaminen todellisuudessa projektipäälliköllä • Resurssien käyttö (ei ”otoja”) • Projektihallinnan, -seurannan ja -ohjauksen osaaminen • Suunnitelman vs. toteutuksen valvonta, mittarit ja kriteerit puutteellisia • Tilannekatsaukset, katselmoinnit ja päätöksenteko puutteellisia • Organisaation johtamisjärjestelmät, projektikokemus, prosessit ja ohjeistukset puutteellisia Projektitoimisto strategisessa roolissa • Artikkeli • Google ”projektitoimisto” ISO 9001:2008 • Projek0käsikirja / Laatukäsikirja • Opera0on Manual • www.praxiom.com/iso-‐9001.htm
© Copyright 2024