Julkisuuslain mukainen tietojärjestelmäseloste Tietojärjestelmän nimi: Aura Koulukuraattorien ja koulupsykologien asiakastietojärjestelmä, joka koostuu koulukuraattorien ja koulupsykologien osarekistereistä. Tietojärjestelmän vastuutaho: Raahen kaupunki PL 62 92101 Raahe Tietojärjestelmän vastuuyksikkö ja henkilö: Yksikkö: Sivistyspalvelukeskus / opetustoimi Opetustoimi Vuokko Pieniniemi puh. 439 3306 tai 040 135 6939 Tekninen ylläpitäjä: Yksikkö: Raahen kaupunki ICT-palvelut Henkilö: Ismo Väisänen Puhelin: helpdesk puh. 020 321 133 Sähköposti: [email protected] Tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja tietosisältö: Järjestelmää käytetään koulukuraattori- ja koulupsykologitoiminnan toteutukseen Raahen peruskouluissa, lukioissa ja toisen asteen oppilaitoksissa. Rekisterin tarkoitus on asiakasasiakirjojen laatiminen ja pitäminen asiakassuhteen hoitoa varten sekä asiakastietotilastojen tekoa (HetiL 7§) Raahen omaa seurantaa varten. Rekisterit sisältävät asiakkaan henkilö- ja perhetiedot ja koulunkäyntitiedot, asiakaskertomukset, asiakirjaliikenteen, työntekijän nimen ja yhteistyötahot. Tietolähteet: 1. Asiakkaalta ja huoltajalta saadaan asiakkuuteen liittyvää tietoa. 2. Raahen opetusviraston oppilasrekisteri MultiPrimuksesta saadaan perusopetuksen ja lukion asiakkaan perustiedot. 3. Raahen Ammattiopiston, Lybeckerin käsi- ja taideteollisuusopiston, Ruukin maaseutuopiston ja Raahen Porvari- ja Kauppakoulun oppilasrekisteri Primuksesta saadaan toisen asteen asiakkaan perustiedot. 4. Koulun opetus- ja oppilashuoltohenkilöstöltä saadaan sellaista tietoa, joka on opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämätöntä (PL 40 §, LukioL 32 §) 5. Toiselta toimintayksiköltä esim. perheneuvolasta, lastensuojelusta ja sairaalasta saadaan tietoa asiakkaan/huoltajan suostumuksella. Tiedot ovat vuosilta/alkaen: 2014 alkaen Tietojen päivitystiheys: Tietojen julkisuus/salassa pidettävyys X Päivittäin Viikoittain Kuukausittain Vuosittain Muu; Julkinen, ei sisällä salassa pidettävää tietoa Julkinen, sisältää salassa pidettävää tietoa X Salainen Muu; Julkiset tiedot tietoryhmittäin: (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) Julkisuuslain mukainen tietojärjestelmäseloste Tietojärjestelmän julkinen osoite: Salassa pidettävät tiedot: Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä (HetiL, PotL). Onko järjestelmä henkilörekisteri? X Kyllä Ei Tietojärjestelmän tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen: A. Manuaalinen aineisto - Manuaalisia asiakirjoja säilytetään lukituissa työpisteissä ja lukituissa kaapeissa. B. Sähköisesti talletetut tiedot - Sähköisesti tallennetut tiedot ovat kaupungin omalla palvelimella. Huomattavat muutokset: Muille viranomaisille luovutettavat tiedot: Lisätietoja: (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999)