OSTOPALVELUT
Effector Ostopalvelut on Polycon Oy:n
tuottama kattava tietojärjestelmäkokonaisuus julkisen terveydenhuollon
ja sosiaalihuollon ostopalveluprosessien
sähköiseen, automatisoituun ja
kustannustehokkaaseen hallintaan.
Effector-järjestelmäperhe on käytössä
suuressa osassa Suomen terveyden- ja
sosiaalihuollon organisaatioissa, ml. 1 9
sairaanhoitopiirissä, apuvälinepalvelujen,
ostopalvelujen ja/tai palvelusetelitoiminnan
hallinnassa.
Järjestelmässä on valmiit rajapinnat
keskeisiin markkinoilla oleviin asiakasja potilashallinnan sekä taloushallinnon
järjestelmiin. Järjestelmä automatisoi
ostopalvelutoiminnan laskunkäsittelyn,
jolloin ei ole enää tarvetta käydä
manuaalisesti läpi pitkiä potilasrivilistauksia
laskujen hyväksynnässä. Järjestelmässä
on laajat mahdollisuudet asiakaskohtaisten
erityistarpeiden huomiointiin, mikä
mahdollistaa prosessin pitkälle viedyn
automatisoinnin.
Polycon Oy | Tekniikantie 1 4 | 021 50 Espoo | puh. 01 0 470 9680 | [email protected] | www.polycon.fi
Sähköiset ostopalvelut
Effector Ostopalvelut on julkiselle terveyden- ja sosiaalihuollolle tarkoitettu kattava
tietojärjestelmä ostopalveluprosessin sähköiseen, automatisoituun ja kustannustehokkaaseen
hallintaan. Järjestelmän avulla hallinnoidaan koko ostopalveluprosessi maksusitoumuksen
myöntämisestä aina laskutuksen automaattiseen käsittelyyn. Effector Ostopalvelut on ollut
asiakkaillamme käytössä vuodesta 2001 alkaen yhtenä Effector-järjestelmän (entinen
KuntoApu) osana.
Ostopalveluprosessi hallintaan Effectorilla
Voimassa olevat ostopalvelusopimukset siirretään tai tallennetaan järjestelmän
sopimusrekisteriin ennen sopimuskauden alkua. Näin maksusitoumuksen tallennuksen
yhteydessä saadaan automaattisesti tieto siitä, mitkä palvelut ostetaan mistäkin ja mihin
hintaan. Näin varmistetaan myös tietojen yhdenmukainen tallentaminen, jolloin järjestelmästä
saatavien raporttien laatu paranee.
Jos Effector Julkinen Kilpailutus on käytössä, sopimustiedot siirtyvät sopimusrekisteriin
automaattisesti kilpailutuksen tuloksena.
Muilta julkisilta toimijoilta ostettavat palvelut eivät perustu kilpailutettuihin sopimuksiin,
vaan julkisilta toimijoilta ostettavien palvelujen maksusitoumukset tallennetaan yleensä
yleisluontoisesti, koska leikkauksen tai hoidon tarkkaa sisältöä ei tiedetä tai sen
arviointi jätetään toteuttavan tahon
asiantuntijoiden vastuulle.
Asiakaskohtainen maksusitoumus
allekirjoitetaan sähköisesti vrk-kortilla.
Asiakkaalle voidaan toimittaa
maksusitoumuksesta tiedoksianto
toimintaohjeineen eKirje-palvelun avulla.
Ostopalvelujärjestelmän hyödyt
•
•
•
•
•
Automaattinen prosessi;
ostopalveluprosessin merkittävimmät
manuaaliset työvaiheet poistuvat
Varmennetun sähköisen allekirjoituksen
mahdollistama erittäin virtaviivainen
ostopalvelujen hyväksymisprosessi
Laskutusautomaatio: suurten laskuttajien
liiteaineistojen automaattinen käsittely ja
laskujen automaattinen tiliöinti
Toteutuneiden palvelujen ja kustannusten
kattavat seuranta- ja raportointimahdollisuudet
Salasanaviidakon poistuminen vrkkorttipohjaisen kirjautumisen myötä
Ostopalvelulaskujen käsittely
Leimallista ostopalvelulaskuille on, että kussakin laskussa tai laskun liitteessä on erittäin suuri
määrä potilaskohtaisia rivejä. Laskurivit kohdistetaan maksusitoumuksiin maksun perusteen
tarkistamista ja seurantaa varten. Kun maksusitoumusta ei ole (ns. ”minivaltavat” tai potilaan
vapaa valinta -tapaukset), tapahtuman perustiedot kirjataan laskurivin käsittelyn yhteydessä.
Erillistä maksusitoumusta ei ole tarvetta luoda jälkikäteen.
Laskuriville viedään kaikki tapahtuman kannalta oleelliset tiedot. Näin mahdollistetaan selkeät
raportit, joissa verrataan myönnettyjä palveluita toteutuneisiin (kustannukset ja volyymit).
Isoimmissa organisaatioissa laskujen käsittely- ja tallennustyö vaatii useamman henkilön
jatkuvaa työpanosta. Effectorissa on laskujen automaattinen käsittelymoduuli, joka tulkitsee
ja prosessoi automaattisesti sekä skannattuja että pdf-muotoisia laskuliitteitä. Tämän avulla
voidaan luopua manuaalisesta laskutietojen naputtelusta. Järjestelmään konfiguroidaan
samat päättelysäännöt, joita ihminen käyttää käsitellessään laskurivejä manuaalisesti.
Hyväksytyn laskun tiliöintitiedot voidaan siirtää sähköiseen laskunkiertojärjestelmään.
Effectorissa on valmiit rajapinnat keskeisiin markkinoilla oleviin asiakas- ja potilashallinnan
tietojärjestelmiin, mikä mahdollistaa prosessin pitkälle viedyn automatisoinnin. Effectorissa on
myös valmiit rajapinnat kuntalaskutuksen ja sisäisen laskutuksen järjestelmiin, joten Effector
tuottaa mm. kuntalaskutustiedot, mahdolliset asiakaslaskutukseen siirrettävät tiedot ja
kustannusten sisäiseen jakamiseen tarvittavat tiedot.
Raportointi
Ostopalvelutoiminnan seurantaa ja johtamista varten järjestelmässä on tehokas
raportointimoottori, jonka periaatteen mukaan kaikki järjestelmään syötetty ja siirretty tieto on
hyödynnettävissä raportoinnissa. Raportoinnissa voidaan rajata ja ryhmitellä tiedot halutulla
tavalla. Raportteja voidaan tuottaa moneen tarpeeseen, kuten budjetointia ja päätöksentekoa
varten.
Ostopalvelutoiminnan kannalta tärkeitä raportteja ovat mm. kuluvan vuoden potilasmäärät sekä
kustannukset esim. kustannuspaikoittain, palveluittain, kunnittain tai palveluntuottajittain. Lisäksi
voidaan tuottaa raportteja potilaan iän tai ikäryhmän mukaan sekä verrata eri vuosien tai
kuukausien tietoja toisiinsa.
Raporttikyselyt ovat helposti tallennettavissa uudelleenkäyttöä ja johdolle jakamista varten ja
valmiit raportit siirrettävissä Exceliin jatkokäsittelyyn.
OSTOPALVELUT
Effectortuoteperhe ja
Effector Palvelusetelit
Effector-tuoteperhettä kehitetään tiiviissä
yhteistyössä sen käyttäjien kanssa, jotta
sen käyttö olisi mahdollisimman intuitiivista
ja sujuvaa. Asiakaslähtöinen käyttöliittymä
auttaa löytämään, ylläpitämään ja
raportoimaan tietoja vaivattomasti.
Kun organisaatiolla on käytössä myös
Effector Palvelusetelit -osajärjestelmä,
voidaan asiakkaan kieltäytyessä
palvelusetelistä joustavasti tuottaa
sama palvelu ostopalveluna samoja
prosesseja hyödyntäen.
REFERENSSEJÄ
Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
Etelä-Savon sairaanhoitopiiri
Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä
Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiri
Keski-Suomen Sairaanhoitopiiri
Pirkanmaan Sairaanhoitopiiri
Pohjois-Savon Sairaanhoitopiiri
Päijät-Hämeen Sosiaali- ja Terveysyhtymä
Satakunnan sairaanhoitopiiri
Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri
Ylä-Savon sote
PYYDÄ LISÄTIETOA TAI VARAA ESITTELY!
Toimitusjohtaja Leif Esselström, puh. 040 5789 608, [email protected]
Polycon – Tuloksia tiedonhallinnalla
Polycon kehittää edistyksellisiä tietojärjestelmiä julkisten ja yksityisten organisaatioiden tiedonhallinnan
tarpeisiin. Tiivis asiakasyhteistyö takaa varmatoimiset ohjelmistot ja tarvittaessa nopeat muutokset.
Polycon on perustettu vuonna 1 987 ja sijaitsemme Otaniemessä, Espoon Teknologiakeskuksessa.