Dokumentoinnin hallinta OYS Mika Joona Huoltomestari Oulun Yliopistollinen Sairaala Sairaanhoidolliset Palvelut / Tekniikan palvelut Sähkötekniikka/Sähköhuolto Tekniikan piirtämö Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Dokumentoinnin hallinta OYS Historiaa: • OYKS:n piirustusarkistossa oli aikanaan (1969-1976) yli 20 000 kpl erilaista kuultona tai paperisena tallenteena arkistoitua teknistä dokumenttia sairaalan rakentamisesta sairaalan käyttövaiheeseen siirryttäessä • Piirustusarkistoa hallinnointiin manuaalisella kortistoratkaisulla ja tallenteita oli tallennettu mm. mikrofilmillekin • Arkistointi ohjeistuksena oli alkuun lähinnä normaali asiakirjojen arkistointi, joka perustui enemmän dokumentin säilyttämiseen kuin dokumentin muokkaavuuteen • Sähköisen dokumentaation aika ja tarve hoitotilojen uudelleen järjestelemiseksi 1980-1990 luvun taitteessa käynnisti dokumentoinnin hallinta prosessin kehittämisen • Prosessia kehitettiin sen aikaisten alan asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä, tavoitteena kokonaisvaltainen dokumentoinnin hallinta kiinteistötekniikassa (ARK, LVISAJK) • Malli on edelleen käytössä Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Dokumentoinnin hallinta OYS Mitä hallitaan: OYS:ia numeroina Kerrosala 203 844 + 25 609 m2 Huoneita >8400 (OYKS) + >1500 (Psyk.kl) kpl Sähkökeskuksia >1350kpl Eri sähköteknisiä järjestelmiä 30kpl Tekniikan piirtämössä arkistoituina: Viitekortteja n.47 000 kpl Sähköisinä tiedostoina n. 27000 kpl (ARK, LVISAK…) Muoveina/paperisina n. 9600 kpl Tallennettua tekniikan dokumentointi tiedostoa 35,5GT mm. viimeisin v.2011 valmistunut N8-rakennusosa, ”ns. avohoitotalo” (20 178m2), 1351 kpl arkistoitavaa sähköteknistä tiedostoa (dokumenttia) Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Dokumentoinnin hallinta OYS Dokumentointi työkalut: • Autocad hv.1992 • Sähäkkä ja kessu hv.1992 • Pikasso hv.2001 • Elvis ja Maqicad • Kivimenu, ARK, Autocad LT • ARKI hv.1994 • FM (kiinteistötiedonhallinta) hv.1996 – – – – – sisäiset vuokrat huoltokirja, vikailmoitukset intranetin kautta turvallisuuskuvat pohjakuvien katselu mahdollista intranetin kautta tilojen ylläpito Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Dokumentoinnin hallinta OYS Tavoitteita: Asiakirjojen luonnissa ja ylläpidossa hallittu kokonaisuus niin asiakirjan muodon, sisällön, arkistoinnin järjestelmällisyyden, nopean tiedon löytymisen kuin asiakirjojen muokkaamisen osilta • Asiakirjojen yhtenäistäminen muodon ja sisällön osilta mm. – Nimeäminen (mm. otsikkotaulun rakenne, rakennus-piirustuslajipiir.nro, sisältö…) – Sijaintipiirustukset (mm. asema, aksot, johdotus...) – Kuvatasot, mm. 42 eri kuvatasoa sähkötekniikassa – Symbolit, tekstit, viivat, värit… – Tulostaminen (mm. apuohjelmat, koko, tulostusalue ja kuvatasot, värit, viivat) Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Dokumentoinnin hallinta OYS Tavoitteita jatkuu: • Asiakirjojen toimittamisen ja ylläpidon hallittu kokonaisuus: Ohjeistus Revisiointi ja hyväksyminen Tulostaminen Arkistointitavat ja haku Käytettävät ohjelmistot joilla dokumentaatioita luodaan ja ylläpidetään – Arkistointiin toimittaminen – Ohjelmistojen yhteensopivuus vuosien saatossa – – – – – Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Dokumentoinnin hallinta OYS Prosessi Piirustusarkisto Hyväksytyt piirustukset Muutostapahtuma ”tarkekuva” ”punakynä” uusi dokumentti Piirustuksen päivitys Piirtämö, suunnittelija Hyväksymiskäsittely Huoltomestarit/valvojat Suunnitteluohjeistus CAD-standardit Käytettävät ohjelmistot Arkistointi Osapuolien perehdytys Sisäiset ja ulkoiset toimijat Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Arkistointi Sähköiset dokumentit Arkistointi Muoviset/paperiset dokumentit Kopiointi Jakelu Dokumentoinnin hallinta OYS Suunnitteluohjeistus: • Suunnittelukansion voimassa olevat ohjeet ja liitteet • Dokumenttien arkistoiminen • Arkistoitavien tiedostojen toimittamisen ohje • CAD-standardit, yleinen osa sekä ARK ja LVISA • Tilanimikkeet (Talo 90) • ARK-kuvissa käytettävät kuvatasot Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Dokumentoinnin hallinta OYS Suunnitteluohjeistus jatkuu: • • • • • • Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Rakennesuunnittelun ohjeet Rakennuksen ovien kilvet ja opasteet Rakennuksen tilanumerointiohjeistus Laitepositionti (LVISAKJ) Merkintäohjeistus (LVISA) Rakennusautomaatio järjestelmän merkintä ja positiointiohjeistus Dokumentoinnin hallinta OYS Arkistoinnin hakemistorakenne: – Rakennukset, • mm. pohjakuvat, kaaviot – Yhteiset, • mm. järjestelmätason toteutukset – Luottamukselliset, • mm. kulunvalvonta, kamera, rikosilmoitinjärjestelmä, – Turvallisuus • mm. palosuojaus ja -turvallisuus – Rakennusautomaatio – Suunnittelu- ja rakennusvaiheiden dokumentaatio hallitaan projektipankissa tai suunnittelutoimiston tallennuspaikassa Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Dokumentoinnin hallinta OYS Haasteita: • Teknisten sähköisten tallenteiden kasvava määrä – prosessikokonaisuuden hallinta ja osaaminen mm. • • Yhteensopivuus vaateet • • • • Eri prosesseissa ja yhteyksissä toimivien ohjelmistojen tiedostot, jotka on tarpeen vaatiessa oltava löydettävissä ja palautettavissa eri ohjelmistojen kesken ei ole (välttämättä) konversioita käytettävissä vaan on ”lukkiuduttava” pitkäksi aikaa tiettyyn ohjelmistorakenteeseen Saman ohjelmiston sisäisien konversioiden toteuttaminen Yhteistyökumppaneiden ohjeistaminen ja sitoutuminen käytettävistä ohjeista, työkaluista ja menetelmistä Tietomallintaminen ylläpidossa - tarve vai rasite Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 Dokumentoinnin hallinta OYS Haasteita jatkuu: • • Ylläpidon muutostapahtumien määrä kasvaa kokoajan Ajantasalla olevien dokumenttien ylläpito • • Käytettävien ohjelmistojen kehittyminen ja päivittyminen nopeutuu vuosi vuodelta • • • • hyöty vai kustannus valitun/käytössä olevan kokonaisuuden elinkaari Yhteistyöyrityksien valinta (mm. yrityskaupat, konkurssit, tuotekehittämisen jatkuminen) Oman organisaation vai palveluntuottajan tieto&taito ja työvoiman saanti Kustannusten hallinta vai tehostuva toiminta? • • Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015 lisenssit, tietoturva-asiat, laite-/ohjelmistoinvestoinnit vai tarvittavan/oikeellisen tiedon, dokumentin/tiedoston nopea löytyminen ja jakaminen Dokumentoinnin hallinta OYS Kiitos mielenkiinnosta. Sähköhuolto/Mika Joona 28.4.2015
© Copyright 2024