1. No category

Dokumentoinnin hallinta OYS
Mika Joona
Huoltomestari
Oulun Yliopistollinen Sairaala
Sairaanhoidolliset Palvelut / Tekniikan palvelut
Sähkötekniikka/Sähköhuolto
Tekniikan piirtämö
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Dokumentoinnin hallinta OYS
Historiaa:
• OYKS:n piirustusarkistossa oli aikanaan (1969-1976) yli 20 000 kpl
erilaista kuultona tai paperisena tallenteena arkistoitua teknistä
dokumenttia sairaalan rakentamisesta sairaalan käyttövaiheeseen
siirryttäessä
• Piirustusarkistoa hallinnointiin manuaalisella kortistoratkaisulla ja
tallenteita oli tallennettu mm. mikrofilmillekin
• Arkistointi ohjeistuksena oli alkuun lähinnä normaali asiakirjojen
arkistointi, joka perustui enemmän dokumentin säilyttämiseen
kuin dokumentin muokkaavuuteen
• Sähköisen dokumentaation aika ja tarve hoitotilojen uudelleen
järjestelemiseksi 1980-1990 luvun taitteessa käynnisti
dokumentoinnin hallinta prosessin kehittämisen
• Prosessia kehitettiin sen aikaisten alan asiantuntijoiden kanssa
yhteistyössä, tavoitteena kokonaisvaltainen dokumentoinnin
hallinta kiinteistötekniikassa (ARK, LVISAJK)
• Malli on edelleen käytössä
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Dokumentoinnin hallinta OYS
Mitä hallitaan:
OYS:ia numeroina
Kerrosala 203 844 + 25 609 m2
Huoneita >8400 (OYKS) + >1500 (Psyk.kl) kpl
Sähkökeskuksia >1350kpl
Eri sähköteknisiä järjestelmiä 30kpl
Tekniikan piirtämössä arkistoituina:
Viitekortteja n.47 000 kpl
Sähköisinä tiedostoina n. 27000 kpl (ARK, LVISAK…)
Muoveina/paperisina n. 9600 kpl
Tallennettua tekniikan dokumentointi tiedostoa 35,5GT
mm. viimeisin v.2011 valmistunut N8-rakennusosa, ”ns.
avohoitotalo” (20 178m2), 1351 kpl arkistoitavaa
sähköteknistä tiedostoa (dokumenttia)
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Dokumentoinnin hallinta OYS
Dokumentointi työkalut:
• Autocad hv.1992
• Sähäkkä ja kessu hv.1992
• Pikasso hv.2001
• Elvis ja Maqicad
• Kivimenu, ARK, Autocad LT
• ARKI hv.1994
• FM (kiinteistötiedonhallinta) hv.1996
–
–
–
–
–
sisäiset vuokrat
huoltokirja, vikailmoitukset intranetin kautta
turvallisuuskuvat
pohjakuvien katselu mahdollista intranetin kautta
tilojen ylläpito
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Dokumentoinnin hallinta OYS
Tavoitteita:
Asiakirjojen luonnissa ja ylläpidossa hallittu kokonaisuus niin
asiakirjan muodon, sisällön, arkistoinnin järjestelmällisyyden,
nopean tiedon löytymisen kuin asiakirjojen muokkaamisen
osilta
• Asiakirjojen yhtenäistäminen muodon ja sisällön osilta mm.
– Nimeäminen (mm. otsikkotaulun rakenne, rakennus-piirustuslajipiir.nro, sisältö…)
– Sijaintipiirustukset (mm. asema, aksot, johdotus...)
– Kuvatasot, mm. 42 eri kuvatasoa sähkötekniikassa
– Symbolit, tekstit, viivat, värit…
– Tulostaminen (mm. apuohjelmat, koko, tulostusalue ja kuvatasot,
värit, viivat)
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Dokumentoinnin hallinta OYS
Tavoitteita jatkuu:
• Asiakirjojen toimittamisen ja ylläpidon hallittu
kokonaisuus:
Ohjeistus
Revisiointi ja hyväksyminen
Tulostaminen
Arkistointitavat ja haku
Käytettävät ohjelmistot joilla dokumentaatioita luodaan ja
ylläpidetään
– Arkistointiin toimittaminen
– Ohjelmistojen yhteensopivuus vuosien saatossa
–
–
–
–
–
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Dokumentoinnin hallinta OYS
Prosessi
Piirustusarkisto
Hyväksytyt
piirustukset
Muutostapahtuma
”tarkekuva”
”punakynä”
uusi dokumentti
Piirustuksen päivitys
Piirtämö, suunnittelija
Hyväksymiskäsittely
Huoltomestarit/valvojat
Suunnitteluohjeistus
CAD-standardit
Käytettävät ohjelmistot
Arkistointi
Osapuolien perehdytys
Sisäiset ja ulkoiset
toimijat
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Arkistointi
Sähköiset dokumentit
Arkistointi
Muoviset/paperiset
dokumentit
Kopiointi
Jakelu
Dokumentoinnin hallinta OYS
Suunnitteluohjeistus:
• Suunnittelukansion voimassa olevat ohjeet ja
liitteet
• Dokumenttien arkistoiminen
• Arkistoitavien tiedostojen toimittamisen ohje
• CAD-standardit, yleinen osa sekä ARK ja LVISA
• Tilanimikkeet (Talo 90)
• ARK-kuvissa käytettävät kuvatasot
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Dokumentoinnin hallinta OYS
Suunnitteluohjeistus jatkuu:
•
•
•
•
•
•
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Rakennesuunnittelun ohjeet
Rakennuksen ovien kilvet ja opasteet
Rakennuksen tilanumerointiohjeistus
Laitepositionti (LVISAKJ)
Merkintäohjeistus (LVISA)
Rakennusautomaatio järjestelmän merkintä ja
positiointiohjeistus
Dokumentoinnin hallinta OYS
Arkistoinnin hakemistorakenne:
– Rakennukset,
• mm. pohjakuvat, kaaviot
– Yhteiset,
• mm. järjestelmätason toteutukset
– Luottamukselliset,
• mm. kulunvalvonta, kamera, rikosilmoitinjärjestelmä,
– Turvallisuus
• mm. palosuojaus ja -turvallisuus
– Rakennusautomaatio
– Suunnittelu- ja rakennusvaiheiden dokumentaatio
hallitaan projektipankissa tai suunnittelutoimiston
tallennuspaikassa
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Dokumentoinnin hallinta OYS
Haasteita:
•
Teknisten sähköisten tallenteiden kasvava määrä –
prosessikokonaisuuden hallinta ja osaaminen mm.
•
•
Yhteensopivuus vaateet
•
•
•
•
Eri prosesseissa ja yhteyksissä toimivien ohjelmistojen
tiedostot, jotka on tarpeen vaatiessa oltava löydettävissä ja
palautettavissa
eri ohjelmistojen kesken ei ole (välttämättä) konversioita
käytettävissä vaan on ”lukkiuduttava” pitkäksi aikaa tiettyyn
ohjelmistorakenteeseen
Saman ohjelmiston sisäisien konversioiden toteuttaminen
Yhteistyökumppaneiden ohjeistaminen ja sitoutuminen
käytettävistä ohjeista, työkaluista ja menetelmistä
Tietomallintaminen ylläpidossa - tarve vai rasite
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
Dokumentoinnin hallinta OYS
Haasteita jatkuu:
•
•
Ylläpidon muutostapahtumien määrä kasvaa kokoajan
Ajantasalla olevien dokumenttien ylläpito
•
•
Käytettävien ohjelmistojen kehittyminen ja
päivittyminen nopeutuu vuosi vuodelta
•
•
•
•
hyöty vai kustannus
valitun/käytössä olevan kokonaisuuden elinkaari
Yhteistyöyrityksien valinta (mm. yrityskaupat, konkurssit,
tuotekehittämisen jatkuminen)
Oman organisaation vai palveluntuottajan tieto&taito
ja työvoiman saanti
Kustannusten hallinta vai tehostuva toiminta?
•
•
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015
lisenssit, tietoturva-asiat, laite-/ohjelmistoinvestoinnit
vai
tarvittavan/oikeellisen tiedon, dokumentin/tiedoston nopea
löytyminen ja jakaminen
Dokumentoinnin hallinta OYS
Kiitos mielenkiinnosta.
Sähköhuolto/Mika Joona
28.4.2015