Täytäntöönpano

Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
Vuoden 2014 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet
1. Ohjeista tiedottaminen
Kunnanhallituksen antamat talousarvion täytäntöönpano-ohjeet on tiedotettava toimielimelle
ja sen alaisille toimihenkilöille/viranhaltijoille.
2. Talousarvion hyväksyminen ja tilivelvollisten tehtävä
Kunnanvaltuusto on 1.12.2014/ 43 § hyväksynyt kunnan vuoden 2015 talousarvion ja
vuosien 2016-2017 taloussuunnitelman. Vuoden 2015 talousarvio on toimielintä sitova.
Hallintokuntien on laadittava taloussuunnitelmavuosille 2016-2017 myös
euromääräiset henkilö- ja tilasuunnittelun pohjalta lasketut tuloslaskelmat.
Toimielimen jäsenet, esittelijät ja johtavat viranhaltijat ovat tilivelvollisia valtuustolle
toimistaan ja heidän tehtävänä on huolehtia, että valtuuston asettamat tavoitteet sekä tulo- ja
menomäärärahat toteutuvat.
Kunnanjohtajan ja kunnanhallituksen asema päätilivelvollisina on vielä toimielinten asemaa
korostuneempi kunnan taloudenhoidossa.
3. Talousarvion sitovuus
Kunnanvaltuusto on myöntänyt jokaiselle toimielimelle bruttomenot ja bruttotulot, jotka
sitovat toimielintä (bruttobudjetointi). Toimielimen on hyväksyttävä käyttösuunnitelmat
myönnettyjen määrärahojen ja tuloarvioiden mukaisiksi.
Vuoden aikana vapautuvien virkojen /toimien vakinaiselle täyttämiselle on haettava
kunnanhallitukselta täyttölupa ennen hakuilmoituksen julkaisua. Ennen viran/toimen
täyttämispyyntöä on kunnanhallituksen esitykseen selvitettävä perusteet
kokonaisharkinnan mukaisesti.
Toimielinten on sopeutettava käyttösuunnitelmat siten, että vuoden aikana esille tulevat
uudet tarpeet voidaan toteuttaa annetuilla määrärahoilla.
4. Käyttösuunnitelmien laadinta
Kunnanvaltuuston toimielimelle hyväksymät bruttomenot ja bruttotulot hallintokunta jakaa
kustannuspaikoille osamäärärahoiksi ja -tuloarvioiksi ja samalla päättää osamäärärahasta
vastaavan viranomaisen (viranhaltijan) sekä määrittelee tavoitteet toiminnalle ja tavoitteiden
toteutumisen mittaamisessa ja raportoinnissa käytettävät välineet/tunnusluvut.
Hallintokuntien on talousarvion täytäntöönpanosuunnitelmassaan vuoden 2015 alussa
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
laadittava henkilöstösuunnitelma ja tilojen käytön suunnitelma vuosille 2015-2017
ottaen huomioon talouskehityksen ja mm. sote-uudistuksen. Suunnitelmat on
toimitettava kunnanhallitukselle 15.2.2015 mennessä.
Toimielin ja johtava viranhaltija ei vapaudu tilivelvollisuudesta siltä osin, kun taloudellista
valtaa on delegoitu muille kuin tilivelvollisille, joten delegoija on velvollinen seuraamaan,
miten delegoitua päätösvaltaa on käytetty.
Käyttösuunnitelmat laaditaan verottomin hinnoin:
1. liiketoiminnasta (=verollinen toiminta), sekä liiketoimintaan luovutetuista huonetiloista ja kiinteistöistä. Vuokraaja saa lukea hyväkseen vuokriin sisältyvät
arvonlisäverot.
2. viranomais- ja peruspalvelutoiminnasta (=arvonlisäveron palautukseen oikeuttava
toiminta), joita ovat esim. sosiaali-, opetus-, terveyden- ja sairaanhoitopalvelut,
erilaiset viranomaisten myöntämät luvat yms.
Arvonlisävero em. tapauksissa on kunnalle läpikulkuerä, joita ei toimielinten
käyttösuunnitelmiin sisällytetä.
Käyttösuunnitelmat laaditaan verollisin hinnoin:
1. omasta käytöstä (=henkilökunnan virkistystoiminta tms.)
2. asuntojen vuokraustoiminnasta aiheutuvista kustannuksista, joiden osalta kunta on
kuluttajan asemassa. Kunnan on suoritettava valtiolle arvonlisäveroa kunnan omista
kiinteistöhallintapalveluista, joita ovat rakentamispalvelut, kiinteistön puhtaanapito
ja muu kiinteistönhoito sekä kiinteistön talous- ja hallintopalvelut. Em. kustannuseriä ovat mm. palkat sivukuluineen sekä rakennustarvikevarastosta
tavaraluovutukset, joista on suoritettava 24 %:n arvonlisävero. Ostopalveluiden ja
tavarahankintojen arvonlisäverot jäävät kunnan kustannukseksi. Asuntojen
vuokraustoiminnassa periaatteessa kaikki kunnalle aiheutuvat kustannukset ovat
arvonlisäverollisia.
Hallintoelimen vahvistettu käyttösuunnitelma on toimitettava kunnanhallitukselle/-valtuustolle ja kirjanpitoon tammikuun 2015 loppuun mennessä.
Budnetin tiedot siirretään taloushallinto-ohjelmiin (Raindance) tammi-helmikuun aikana
2015.
5. Kunnan hallintosäännön ja sisäisen valvonnan ohjeiden talousmääräysten noudattaminen
Talousarvion täytäntöönpanossa ja taloudenhoidossa on noudatettava hallintosäännön
talousmääräyksiä, sisäisen valvonnan ohjeita sekä lisäksi kunnanhallituksen ja valtuuston
antamia erityismääräyksiä.
Kunnanhallitus on ohjeistanut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä sisäisen
valvonnan ohjeessa. Lauta- ja johtokunnilla on velvollisuus valvoa sisäisen valvonnan ja
riskienhallinnan toimeenpanoa. Johtavien viranhaltijoiden velvollisuus on toimeenpanna
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa vastuualueillaan ja raportoida kirjallisesti lautakunnalle
ja kunnanhallitukselle.
6. Talousarvion toteutumisen seuraaminen ja raportointi
Osastopäälliköiden tulee seurata käyttösuunnitelmien toteutumista jatkuvasti.
Kunnanhallitukselle, lautakunnille ja johtoryhmälle on kuukausittain esitettävä
käyttösuunnitelmien toteutuminen.
Kunnan maksuvalmiudesta huolehtiminen ja käyttösuunnitelmien käytön ajantasaisuuteen
pyrkiminen edellyttävät, että hankekohtaisten avustusten maksatukset haetaan ilman
viivyttelyä.
Toimielimen on annettava talousarviostaan väliraportti 31.8. tilanteiden mukaisena
bruttomenojen ja –tulojen toteutumisesta ja selvitys, miten tavoitteissa on onnistuttu tai
tullaan onnistumaan sekä tilinpäätösennuste.
7. Laskujen hyväksyjät ja tehtävät
Hallintokuntien tulee vuosittain päättää henkilöt, jotka saavat hyväksyä laskuja. Tällöin
tulee myös selvästi määritellä, minkä tulosalueen tai sen osan laskuja henkilö voi hyväksyä.
(ks. sisäisen valvonnan ohjeet). Lisäksi hallintokuntien tulee nimetä asiatarkastajat ja antaa
tarvittavat Rondo ja Populus -oikeudet. Määrärahalla/osamäärärahalla tai sen osa-alueella
voi olla hyväksyjä ja varahyväksyjä.
Laskut ja muut menotositteet on käsiteltävä viivyttelemättä. Hyväksyjillä on oltava
yhtäläinen käytäntö tili- ja alv –käsittelyssä.
8. Hankinnat
Hallintokunnilla on Ilomantsin kunnan yleiset hankintaohjeet ja pienhankintaohjeet, joita on
noudatettava kunnan hankinnoissa (palvelut/tarvikkeet). Pääsääntöisesti hankinnat tulee
kilpailuttaa ja vain poikkeustapauksissa ja perustellusta syystä hankinnan voi suorittaa
kilpailuttamatta.
Lautakunnan tulee käyttösuunnitelman vahvistamisen yhteydessä tai erillisellä päätöksellä
päättää, missä rajoissa viranhaltijalla on oikeus suorittaa hankintoja. Kunnanhallitus päättää
osastopäälliköiden ja viranhaltijoiden hankintarajat oman käyttösuunnitelmansa yhteydessä
ja suosittaa muita hallintokuntia hyväksymään samat hankintarajat. Näin koko kunnassa on
käytössä yhtäläiset hankintarahat.
Kunnanviraston osastojen yleisesti käytössä olevat toimistotarvikkeet hankitaan keskitetysti.
Kunta on mukana Joensuun seudun hankintatoimessa. Kunta on määritellyt tuoteryhmät,
mitkä hankinnat tehdään hankintarenkaan kautta. Hankintarenkaan kautta tehtävät hankinnat
on jo kilpailutettu. Kilpailutetut palvelut ja tuotteet sekä ostopaikat löytyvät hankintatoimen
nettisivuilta.
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
Joensuun seudun hankintatoimi kilpailuttaa myös erillisistä toimeksiannoista kunnan
pyytämiä palveluita tai tuotteita. Pääsääntöisesti kaikki kunnan kilpailutukset tehdään
Joensuun seudun hankintatoimen palveluita käyttäen.
Pienhankinnat, joissa ei noudateta hankintalakia, kilpailutetaan 1.1.2015 alkaen
käyttöönotettavalla sähköisellä Gloudia Oy:n pienhankintaportaalia käyttäen.
Hankinnoissa hinnan lisäksi on pääsääntöisesti käytettävä valintakriteerinä myös
laatutekijöitä ja esimerkiksi huollon saatavuutta tms.
Kilpailutettavan tuotteen tai palvelun valintakriteeristö esitetään kunnanhallituksessa/
lautakunnassa ennen tarjouspyynnön jättämistä.
9. Laskutukset
Toimielimen on huolehdittava, että tulot peritään mahdollisimman tehokkaasti ja laskutukset
hoidetaan viivyttelemättä.
Maksamatta olevia kunnan saatavia jokaisen laskuttajayksikön tulee seurata aktiivisesti ja
ryhtyä tarvittaessa perintätoimiin. Ilomantsin kunnassa käytetään perintätoimisto Intrum
Justitia Oy:n palveluksia.
Tarkemmat ohjeet ovat Ilomantsin kunnan sisäisen valvonnan ohjeissa.
10. Palkkioiden laskutus
Hallintokuntien tulee huolehtia, että luottamushenkilöiden palkkiot syötetään
tietojärjestelmään (hallintokunnat, jaostot, työryhmät, toimikunnat, katselmukset jne ).
Luottamushenkilöiden palkkiosäännön mukaan palkkiot maksetaan neljännesvuosittain
(huhti-, heinä-, loka- ja joulukuussa).
Muut palkkiot ja matkakustannukset laskuttaa asianosainen itse mahdollisimman pian tilaisuuden jälkeen. Lasku on kuitenkin esitettävä viimeistään kokouspalkkiosäännössä mainitussa määräajassa tapahtumasta.
Toimielinten esittelijän/sihteerin tulee opastaa luottamushenkilöitä maksettavien
palkkioiden ja matkakorvausten perusteista sekä käytettävistä lomakkeista.
11. Sisäiset tulot ja menot
Talousarviossa on hallintokuntien väliset sisäiset määrärahat. Sisäiset laskut kirjataan
kuukausittain ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti. Hintoja ei voi yksipuolisesti
muuttaa vuoden aikana.
12. Taksat
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
Hallintokuntien tulee tarkistaa taksat ja palvelumaksut vuosittain vastaamaan todellisia
kustannuksia. Kopiomaksut ovat samat koko kunnassa.
13. Projektiohjeet
Liitteenä 1 on Ilomantsin kunnan projektiohjeet. Ohjeet on annettava kaikille toimiville tai
toimintansa aloittaville projektien vastuuhenkilöille.
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
ILOMANTSIN KUNNAN PROJEKTIOHJEET
1. Projekti
2. Projektin esisuunnittelu
3. Projektisuunnitelma
4. Projektin asettamispäätös
5. Projektipäällikkö ja projektin jäsenet
6. Projektin ohjausryhmä
7. Projektin käynnistäminen
8. Projektia koskevat tilinpidolliset- ym. ohjeet
1. Projekti
Projekti on mikä tahansa kokonaisuutena ohjattu, kertaluonteinen ja selvärakenteinen
työsuoritus, jonka suorittamisessa voidaan käyttää eri yhteistyötahoja ja rahoittajia sekä
saada käyttöön EU-rahoitusta.
Projekti työmuotona soveltuu erittäin hyvin sellaisiin toimintoihin, joissa tehtävä on
kertaluonteinen. Projektityö on rakennettu tavoitteen asettelultaan, työprosesseiltaan ja
menetelmiltään kertaluonteiseksi, mutta myös uusiutuva/toistuva hanke, joka tehdään
muuttuneessa toimintaympäristössä tai muuttuneiden ehtojen pohjalta, on kerrallinen hanke.
Ilomantsin kunnassa hankkeella käsitetään samaa kuin projekti käsitteellä.
Elinkeinopoliittisiin kehittämishankkeisiin voi kunnanhallitus myöntää omarahoitusosuuden
elinkeinoelämän kehittämiseen varatuista määrärahoista. Lisäksi kunta myöntää
hakemuksesta Leader-hankkeille hankeaikaista rahoitusta.
Ilomantsin kunnan projekti = projekti, jossa kunta toimii rahoituksen hakijana ja
tiliviranomaisena (kunta maksaa laskut ja saa tililleen rahoitusosuudet).
Kunta voi myös olla osallisena ja osarahoittajana toisen käynnistämässä projektissa. Tämä
ohje koskee näitä projekteja ainoastaan kohdan 8.5. osalta.
2. Projektin esisuunnittelu
Kehittämishankkeissa ja laajemmin toimintaa koskevissa hankkeissa on usein tarpeen
esisuunnittelu, joka jäsentää mahdollisen projektin tehtäväaluetta, tavoitteita ja myös
toteutustapaa. Vasta tämän jälkeen voidaan päättää, onko tarpeen ja tarkoituksenmukaista
käynnistää projektisuunnitelman laatiminen. Projektin alustavan valinnan pitää sisältää
selkeä kehittämistarve.
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
Esisuunnittelu alkaa perustietojen keruulla, jonka yhteydessä analysoidaan oleelliset
taustatiedot sekä selvitetään tärkeimmät sidosryhmät ja heidän suhteensa hankkeeseen sekä
käydään keskustelut rahoittajien kanssa.
3. Projektisuunnitelma
Projektisuunnitelman sisältö:
3.1. Projektin määrittely
3.1.1. Projektin tunnistetiedot (nimi, lyhenne)
Projektille määritellään suunnitteluvaiheessa nimi, joka mahdollisimman kuvaavasti
määrittää projektin aihealueen
3.1.2. Johdanto, hankkeen tarve ja tausta, kohderyhmät ja hyödynsaajat
Kuvataan tiiviisti projektin lähtökohdat, tarve, perusteet ja kohteena olevan asian nykytila ja
siihen liittyvät ongelmat sekä todetaan projektin liittymä strategiaan. Myös hankkeen
liittyminen aluekehitysohjelmiin selvitetään. Määritellään myös projektin kohderyhmät ja
hyödynsaajat eli todetaan kenelle tai mille taholle ja mihin tarkoitukseen projekti tehdään.
3.1.3. Tavoitteet ja mittarit
Projektin tavoitteessa määritellään tiiviisti lopputulos/tulokset. Projektin tavoitteen
määrittelyssä tulee ilmetä,
-miten se vastaa kohderyhmän tarpeisiin ja ratkaisee kohderyhmän ongelmat
- tavoitteeksi asetetut tuotokset,
- hankkeentulosten ja vaikuttavuuden mittaus- ja arvioitimenetelmä
3.2. Projektiorganisaatio
3.2.1. Projektiryhmä ja muut projektiin osallistuvat henkilöt
Projektiryhmän muodostavat ne henkilöt, jotka osallistuvat projektin työskentelyyn
merkittävällä työpanoksella ja joiden osalta tarvitaan keskinäistä yhteistyötä ja
vuorovaikutusta projektin aikana, jotta projektin tulokset saavutetaan. Projektiin voi kuulua
myös muita henkilöitä, jotka osallistuvat projektiin, esim. tietyllä rajatulla työpanoksellaan
ja työn suorittaminen voi tapahtua toimeksiantotyyppisesti eikä edellytä projektin
työskentelyyn laajemmin osallistumista.
3.2.2. Projektin ohjausryhmä
Projektille nimetään ohjausryhmä, mikäli rahoittaja sitä edellyttää. Projektin tehtävänä on
projektin kuluessa seurata ja valvoa projektin etenemistä sekä antaa arvio lopputuloksen
asianmukaisuudesta ennen projektin päättämistä. Ohjausryhmällä ei ole taloudellista
vastuuta eikä oikeutta poiketa projektin asettamiskirjassa olevista reunaehdoista.
Ohjausryhmään valitaan henkilöt heidän asiantuntemuksensa ja kokemuksensa perusteella.
Projektipäällikkö toimii yleensä sihteerinä ja asioiden esittelijänä.
3.3. Projektin toteutussuunnitelma
3.1. Toteutusvaiheet, projektin ositus, tehtäväluettelo
3.2. Aikataulu
3.3. Resurssisuunnitelma
3.4. Riskien kartoitus
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
3.4. Projektin kustannusarvio
Projektille budjetoitavista määrärahoista tehdään kutakin toteutusvuotta kohden tarkkaan
eritelty kustannusarvio. Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma laaditaan kutakin
toteutusvuotta kohden sekä koko projektin kestolle ottaen huomioon omarahoitus ja kuntien
rahoitus. Projektin kustannusten seurannasta vastaa projektipäällikkö.
Koska yleensä projektin toiminta on kunnan yleistä kehittämistä, kustannukset budjetoidaan
arvonlisäverottomina. Ulkopuolisille rahoittajille (TE-keskus, Pohjois-Karjalan
Maakuntaliitto tms) rahoitushakemukset on kuitenkin esitettävä arvonlisäverollisin hinnoin,
koska kunnalle arvonlisävero on lopullinen kustannus, vaikka laskuun sisältyvä
arvonlisävero käsitellään talousarvion ulkopuolisena eränä kirjanpidossa. Projektin
vastuuhenkilön on varmistettava kirjanpidosta, että maksatushakemuksessa rahoitustuki on
haettu kaikkiin projektikustannuksiin täysimääräisenä arvonlisäveroineen.
3.5. Projektin ohjaussuunnitelma
3.5.1. Raportointi
Jokaisesta projektista laaditaan vähintään loppuraportti. Rahoittajan päätöksen mukaisesti
laaditaan myös tarvittavat väliraportit. Projektisuunnitelmaan kirjataan kussakin projektissa
sovittu raportointitapa. Ohjausryhmä hyväksyy väli- ja loppuraportit.
3.5.2. Dokumentointi
Projektin aikana on tarpeen, että koko projektiryhmä pystyy seuraamaan ja hallitsemaan
projektin etenemistä. Projektisuunnitelmassa määritetään, miten projektin dokumentaatio
ratkaistaan.
4. Projektin asettamispäätös
Projekti asetetaan kunnan sen toimielimen alaisuuteen, johon se toimintansa puolesta
kuuluu. Toimielin päättää tehdyn esiselvityksen pohjalta aloitetaanko projektin valmistelu ja
suunnittelu.
Toimielimen vastaava virkamies tai toimielimen määräämä henkilö toimii projektin
vastuuhenkilönä, valvoo ja seuraa projektin toimintaa sekä yleensä kuuluu ohjausryhmään.
Kunnanhallituksen määräämä henkilö hyväksyy projektin laskut.
Projektin asettamisesta päättää ao. hallintokunta, joka
1 hyväksyy projektisuunnitelman,
2 nimeää projektin vastuuhenkilön,
3 valitsee projektipäällikön ja muut projektiin osallistuvat henkilöt,
4 päättää, että kunta toimii projektin tiliviranomaisena,
5 sitoutuu saatujen rahoituspäätösten mukaisten omarahoitusosuuksien suorittamiseen
6 hakee ulkopuolisen rahoituksen.
5. Projektipäällikkö ja projektin jäsenet
Projektipäällikkö johtaa projektiryhmää ja hänen vastuullaan on projektin toteuttaminen ja
tuloksien saavuttaminen hyväksytyn projektisuunnitelman mukaan. Ellei projektille valita
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
projektipäällikköä, sen tehtävät ja vastuu kuuluvat projektin vastuuhenkilöksi
nimetylle.
Projektipäällikön tehtävänä on
- vastata siitä, että projekti toteutetaan projektin rahoituspäätösten, annettujen ohjeiden ja
yleisesti hyväksyttyjen menettelytapojen mukaisesti
- vastata projektin tulojen perinnästä, menojen suorittamisesta, tilityksistä,
rahoitushakemuksista, maksatushakemuksista, seurantailmoituksista ja muista projektin
toteuttamisen vaatimista tehtävistä.
Projektiin nimetyt henkilöt vastaavat omalta osaltaan suunnitelmien mukaisten,
valmisteluvaiheessa sovittujen tehtävien toteuttamisesta.
6. Projektin ohjausryhmä
Ohjausryhmässä voi olla edustettuna toteuttajan, sidosryhmien, rahoittajien ja kohderyhmän
edustajia. Ohjausryhmän asettamisen tavoitteena on saada projektille johtamiseen laaja ja
pätevä asiantuntemus ja koordinoida projekti eri organisaatioiden muuhun toimintaan ja
varmistaa projektitulosten laaja hyödyntäminen.
7. Projektin käynnistäminen
Projektin käynnistäminen edellyttää:
- projektin rahoittaja on tehnyt päätöksen
- projektin kokonaisrahoitus on kunnossa ja ulkopuolisten projektiin osallistuvien
rahoittajien kanssa on tehty kirjalliset projektisopimukset tai saatu kirjallinen ilmoitus
projektiin osallistumisesta
- projektin toteutusta varten on käyttösuunnitelmassa määräraha
- projektiin osallistuvien osapuolten kesken on tehtävä päätökset ja sopimukset
omarahoitusosuuden kattamisesta
Tämän jälkeen ao. hallintokunta tekee päätöksen
- projektin käynnistämisestä
- rahoituspäätöksen mukaisen omarahoitusosuuden siirtämisestä projektin tilille.
8. Projektia koskevat tilinpidolliset ym. ohjeet
1.
Jokaista projektia varten perustetaan heti rahoituspäätöksen saavuttua kunnan kirjanpitoon
oma projektikohta kunnanhallituksen alaisuuteen. Projektin käynnistyessä projektipäällikön
on otettava yhteys kunnan talouspalveluihin käyttösuunnitelman/tilikartan laatimista varten.
Käyttösuunnitelma/tilikartta laaditaan rahoittajan vaatimusten ja projektin omien tarpeiden
mukaisesti.
2. Kaikista projektin rahoitusta koskevista päätöksistä ja hakemuksista,
maksatushakemuksista, tilityksistä yms. on toimitettava kopio kirjanpitoon.
Ilomantsin Kunta - Kunnanhallitus
3. Projektin päätyttyä tulee projektin aineisto toimittaa kunnan arkistoon. Arkistoa varten
kootaan ne asiakirjat, jotka projektin jälkikäteistä tarkastelua ajatellen ovat merkittäviä.
Tällaisia asiakirjoja ovat lähinnä asettamispäätös, pöytäkirjat, muistiot, tilannekatsaukset
ohjausryhmälle, raportit, esitteet ja lehtileikkeet yms. Kirjanpitotositteista laaditaan
projektille oma aineisto paperitulosteena. Tästä aineiston keräämisestä ja toimittamisesta
arkistoon vastaa projektipäällikkö.
4. Kunnan ollessa projektin tiliviranomaisena projektiin palkattava henkilöstö on Ilomantsin
kunnan palveluksessa. Työhönotossa tulee noudattaa Ilomantsin kunnassa voimassa olevia
ohjeita ja työsuhteen ehdoissa otettava huomioon kunnassa voimassa oleva taso.
5. Projektia laskutetaan siitä aiheutuneista kuluista. Hinnoittelussa noudatetaan sisäistä
hinnoittelua ja projektille tehdyt työsuoritukset laskutetaan. Projektipäällikön tai –sihteerin
tulee pitää työsuorituksista ja sen aiheista muistiinpanoja. Projektista aiheutuneet
matkalaskut tulee tehdä erillisinä ja osoittaa projektille.
6. Kunnan tilintarkastuksen lisäksi on EU-projektien tarkastusoikeus EU-tarkastajilla ja
valtion eri virastojen tarkastajilla. Projektia koskeva kirjanpitoaineisto ja kaikki kulujen ja
toiminnan tarkastusta varten tarpeelliset asiakirjat on säilytettävä projektin vastuutahojen
tiedossa olevalla tavalla siten, että ne ovat komission edustajien ja edellä mainittujen tahojen
käytettävissä. Erilaisilla EU-tuilla rahoitettavilla projekteilla voi olla erilaisia määräyksiä
aineiston säilytysajasta. Tämän vuoksi säilytysaika on aina erikseen selvitettävä
projektikohtaisesti. Projektien osalta pysyvästi arkistoidaan hakemusta koskevat omat
päätökset, projekti-/hankerekisteri, väli- ja loppuraportointiasiakirjat ja arviointiraportit, selvitykset tai vastaavat yhteenvetoasiakirjat.
7. Kunnassa laadittavia toteutumis- ja toimintakertomuksia varten on jokaisesta projektista
toimitettava selvitys projektin sen hetkinen toteutuma ja jatkotavoitteet.
Raportointiajankohdat ovat vuosittain 31.8. ja 31.12.
8. Laskujen hyväksymisessä noudatetaan kunnassa voimassa olevaa käytäntöä.
9. Jos hankkeen tiliviranomaisena on kunta, noudatetaan kunnan hankintaohjeita,
hallintosääntöä ja sisäisen valvonnan ohjeita.
10. Hallintokunta valitsee projektin vastuullisen viranhaltijan, joka tekee
viranhaltijapäätökset delegointipäätöksen nojalla projektin ohjaus- ja seurantaryhmän
käsittelyn pohjalta.