Nousiainen.fi Dynasty Kokous 2 1
Nousiaisen kunta Asiakkaaksitulon esiselvityksen loppuraportti Kunnan Taitoa Oy Sivu 1 / 33 Luottamuksellinen Asiakkaaksitulon esiselvityksen loppuraportti Sisällysluettelo Asiakkaaksitulon esiselvityksen loppuraportti ............................................................................... 1 1. 2. 3. Taitoan toiminnan esittely .................................................................................................. 2 Palvelutuotanto, kehittäminen ja volyymitiedot Taitoassa .................................................. 3 Omistajuus, palvelutuotannon kustannuskehitys ja hinnoittelumallit .................................. 3 3.1. Osakemerkinnän taloudellinen ja toiminnallinen vaikutus ........................................... 3 3.2. Hinnoittelumallin periaatteet ....................................................................................... 4 4. Taitoan tuloksellisen toiminnan vaikutukset ....................................................................... 4 5. Nousiaisen kunta ............................................................................................................... 6 6. Asiakkaan taloushallinnon prosesseihin liittyvät seikat ...................................................... 7 6.1. Ostoreskontra- ja laskut.............................................................................................. 7 6.2. Myyntireskontra- ja laskutus ....................................................................................... 7 6.3. Maksuliikenne ............................................................................................................ 8 6.4. Kirjanpito .................................................................................................................... 9 6.5. Käyttöomaisuus ........................................................................................................ 10 6.6. Tilinpäätös ................................................................................................................ 10 6.7. Muut huomiot ........................................................................................................... 10 6.8. Kehittämiskohteet ..................................................................................................... 10 7. Asiakkaan henkilöstöhallinnon prosesseihin liittyvät seikat .............................................. 11 7.1. Palvelussuhdetiedot ..................................................................................................... 12 7.2. Perustietojen täydentäminen ........................................................................................ 12 7.3. Työaikatiedot................................................................................................................ 12 7.4. Keskeytykset ................................................................................................................ 13 7.5. Ruokailusta .................................................................................................................. 13 7.6. Kokouspalkkiot ............................................................................................................. 13 7.7. Palveluaikalaskenta ..................................................................................................... 13 7.8. Raportointi ................................................................................................................... 13 7.9. Arkistointi ..................................................................................................................... 14 7.10. Pääkäyttäjyys ............................................................................................................. 14 7.11. Eläkeasiamiespalvelu ................................................................................................. 14 7.12. Muut huomiot ............................................................................................................. 14 7.13. Kehittämiskohteet....................................................................................................... 15 8. Matkalaskut ..................................................................................................................... 17 9. Asiakkaan tietojärjestelmiin liittyvät seikat ....................................................................... 17 9.1. Toimistojärjestelmä ja perustietotekniikka .................................................................... 18 9.2. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät ............................................................................ 18 9.3. Taloushallinnon tietojärjestelmät .................................................................................. 20 9.4. Arkistointi ..................................................................................................................... 22 9.5. Liittymät ....................................................................................................................... 22 9.6. Muut huomiot ja kehittämiskohteet .............................................................................. 22 10. Asiakkaan nykytilan SWOT ja Taitoaan siirtymisen mahdollisuudet ................................. 24 10.1. Nykytoiminnan vahvuudet .......................................................................................... 24 10.2. Nykytoiminnan heikkoudet ......................................................................................... 25 10.3. Mahdollisuudet valtakunnalliseen malliin siirryttäessä ................................................ 25 10.4. Uhat valtakunnalliseen malliin siirryttäessä ................................................................ 27 11. Taloudellisten seikkojen tarkastelu .................................................................................. 27 12. Taitoan ehdotus etenemisestä asiakkaalle ...................................................................... 30 www.taitoa.fi Sivu 2 / 33 Luottamuksellinen 1. Taitoan toiminnan esittely Kunnan Taitoa Oy (Taitoa) on kuntatoimijoiden omistama valtakunnallinen palvelukeskus, joka tuottaa ja kehittää asiakasomistajilleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Yhtiö toimii julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Yhtiö palvelee julkisen edun edellyttämän julkisen palvelun toteuttamista. Lähtökohtana Taitoan perustamiselle on ollut kuntasektorin hajanainen talous- ja henkilöstöhallinnon toiminta. Kuntatoimijoilla on entistä suurempi tarve tuottavuuden lisäämiseen ja yhteistyön tekemiseen yli kuntarajojen. Lisäksi kunnilla, kuntayhtymillä ja kuntien omistamilla yhtiöillä on tarve aikaisempaa nopeamman ja laadullisesti paremman tiedon tuottamiseen johtamisensa tueksi. Tavoitteenamme on palvella koko kuntakonsernia ja tuoda valtakunnallisen yhteisen kehittämisen hyödyt asiakkaidemme käyttöön. Taitoan ajatus tehokkaasta, laadukkaasta ja tuloksellisesta toiminnasta pohjautuu näkemykseen, jossa osaava henkilöstö, virtaviivaiset prosessit ja ajantasaiset tietojärjestelmät ovat kaikki yhden toimijan käsissä ja niitä kehitetään määrätietoisesti samaan suuntaan. Taitoan organisaatio muodostuu useammasta hallinnollisesta alueesta, joissa toimii mahdollisesti useampi toimipiste. Alueiden sisällä voidaan tavoitetilassa tuottaa kaikkia Taitoan palvelusalkkuun kuuluvia palveluja. Taitoan palveluita tarjotaan mm. Kotkan, Mikkelin, Kouvolan, Nummela-Kirkkonummen, Rovaniemen, Varkauden, Salon ja Turun toimipisteistä 530 henkilön voimin. Taitoan henkilöstön suurin joukko muodostuu kunta-alan ammattilaisista, jotka siirtyvät liikkeenluovutuksen yhteydessä Taitoaan. Henkilöstö siirtyy vanhoina työntekijöinä ja toimimme AvainTES:n (ent. PTYTES) sekä KEVA:n piirissä. Luovutushetkellä Taitoa tarjoaa henkilöstöetuina laajat työterveyspalvelut, työpaikkaruokailumahdollisuuden paikallisten sopimuskumppanien kanssa, merkkipäivämuistamiset sekä oikeuden osallistua ammattiin liittyviin koulutuksiin ja tarvittaessa tukea ammatin täydennyskoulutukseen, esimerkiksi lopputyötuen muodossa. Taitoassa tuetaan myös TYHY-toimintaan järjestämällä valtakunnalliset Taitoa-päivät sekä tarjoamalla työntekijöille Sporttipassi liikuntaan ja kulttuuriin. Taitoan omistajien määrä on asukasluvulla mitattuna 24 % (2014), ja asiakkaina on yli 100 kuntatoimijaa. Liikevaihto vuonna 2013 oli noin 25,5 miljoonaa euroa ja teimme Taitoa-konsernina positiivisen tuloksen. Asiakkaaksi tulon prosessissa on tällä hetkellä yli 10 kunta-asiakasta. Asiakkaaksitulon vaiheet ovat esiselvitys- ja suunnitteluvaihe, joita seuraavat kuntatoimijan päätökset siirrosta. Esiselvitys on lyhyt, tarjoukseen perustuva konsulttiluontoinen työ, joka antaa päätöksentekijöille kuvan vallitsevasta tilanteesta ja tulevaisuuden mahdollisuuksista. Suunnitteluvaiheessa esiselvityksen teemoja syvennetään ja lopuksi laaditaan sopimukset siirtoa ja jatkoa koskien. www.taitoa.fi Sivu 3 / 33 Luottamuksellinen 2. Palvelutuotanto, kehittäminen ja volyymitiedot Taitoassa Taitoan ydintoimintaa on talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden tuottaminen ja kehittäminen. Yhtiön kaikki kehittämisresurssit kohdistuvat talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden kehittämiseen. Taitoan toimintamallissa kehittämisen painoarvo on erityisen suuri ja volyymin kasvun myötä keskittyvät kehitysresurssit tarjoavat Taitoalle ylivertaisen kehittämispotentiaalin. Taitoa mahdollistaa organisaation johtamisresurssien vapauttamisen tukitoiminnoista organisaation perustehtävien johtamiseen ja kehittämiseen. Kysymys on tutkitusta liiketoimintalogiikasta, joka tarjoaa huomattavia mahdollisuuksia kuntasektorin tuloksellisuuden kehittämiseen. Massatuotannon hyötyjen toteutuminen edellyttää merkittävän suuria tuotantovolyymejä, joiden syntyminen ei ole yksittäisten kuntien tai seutukuntien sisällä mahdollista. Valtakunnallinen keskittäminen on ainoa mahdollisuus muodostaa tuottavuuden kannalta riittävä tuotantovolyymi. Yksilöllinen asiakaspalvelu edellyttää ammattimaista asiakkuuden hoitoa ja sen tarvitsemia resursseja. Volyymien kasvaminen lisää massatuotantoprosessien tuottavuutta, koska: Isompi työntekijämäärä mahdollistaa työnjakojen kehittämisen ja henkilöstön erikoistumisen ja osaamisen syventämisen Volyymin kasvattaminen mahdollistaa riittävien transaktiomäärien keskittämisen jokaiselle tiimille Tuottavuutta kasvattavan prosessiautomaation edellyttämä kehitysvoima Taitoalta Tietojärjestelmien yhtenäistäminen ja yhtenäinen käyttö leikkaavat merkittävästi järjestelmien hankinta-, käyttöönotto- ja ylläpitokustannuksia Kasvun ja oppimisen kautta voidaan rakentaa alueellisia ja valtakunnallisia osaamiskeskuksia, joista palvellaan kaikkia Taitoan asiakkaita Sähköistämisen määrätietoinen kasvattaminen luo suuren säästöpotentiaalin Lisäksi asiakaspalvelu tuodaan asiakasta lähelle Taitoan tavoitteena on sähköisten ostolaskujen, myyntilaskujen sekä verkkopalkan määrän kasvattaminen. 3. Omistajuus, palvelutuotannon kustannuskehitys ja hinnoittelumallit Taitoa on kuntatoimijoiden 100 %:sti omistama In-House yhtiö (kuntien yhteinen yksikkö), joka tuottaa palveluita vain omistajilleen. Taitoan tavoite ei ole kerätä voittoa eikä jakaa osinkoa. Taitoa toimii aidosti tiukassa kuntaohjauksessa. Toimintatapa näkyy siten, että yhtiökokouksessa omistajat tekevät kaikki Taitoan toimintaa koskevat isommat päätökset. Lisäksi Taitoan hallitus vastaa strategiasta ja vahvistaa mm. hinnoittelun. Taitoan johto toteuttaa strategiaa ja raportoi hallitukselle kuukausittain. Valtakunnallinen kehitysohjelma vastaa yhteisen kehityksen panostuksista ja suunnasta. Asiantuntijaryhmät valmistelevat ohjausryhmien toimesta kehitykseen asioita ja antavat lausuntoja. 3.1. Osakemerkinnän taloudellinen ja toiminnallinen vaikutus Taitoan osakkeita voivat merkitä kunnat, kuntayhtymät sekä muut kuntakonsernien itsenäiset juridiset yksiköt kuten kuntaomisteiset yhtiöt, jotka ovat hankintalain mukaisia hankintayksiköitä. www.taitoa.fi Sivu 4 / 33 Luottamuksellinen Kunnat merkitsevät osakkeita vuodenvaihteen asukaslukua vastaavan määrän, ja muut kuntatoimijat yhden osakkeen. Taitoan osakemerkinnän kautta kuntatoimijan hyödyt: o Investointina käsiteltävä hankintameno o Hankintamenosta ei tehdä poistoja – ei tulosvaikutusta o Hankinta vahvistaa tulevaisuudessa organisaation tasetta o Mahdollisuus Taitoan tekemien investointien hyödyntämiseen Omistuksen toiminnallinen merkitys: o Oikeus osallistua valtakunnalliseen kehitystyöhön o Mahdollisuus palveluiden ostoon Taitoalta o Valtakunnallisen kehitystyön tulokset ja niiden hyödyntämismahdollisuus 3.2. Hinnoittelumallin periaatteet Palvelutuotannon käynnistämisessä noudatetaan siirtymäkautta. Tällöin seurataan asiakkaan kanssa läpinäkyvästi aitoa toiminnan kulua, jonka toimipisteen asiakkaat maksavat toteuman perusteella (sis. kaikki kulut, mitkä toiminnasta aiheutuvat). Siirtymäkaudella kerätään aito toiminnan kulu ja volyymitieto, tehdään toiminnan kustannuslaskentahanke Taitoan toimesta ja mitoitus tämän mukaisesti. Siirtymäkauden jälkeen muutetaan hinnoittelu volyymilähtöiseksi perustuen Taitoan toimipistesidonnaiseen suoritekohtaiseen hinnoittelumalliin. Tavoitteena on aiheuttamisperusteinen, toimipisteen asiakkaille tasapuolinen ja yhdenmukainen hinnoittelumalli. Hinnoitteluun sisällytetään Taitoan yhteisen valtakunnallisen toiminnan yleiskulu (6.5 % liikevaihdosta), joka muodostuu mm. seuraavista tekijöistä: Omistaja-ohjaus sekä päätöksenteossa että kehityksessä (kehitysohjelmat, hallitustyöskentely) kilpailutukset, yhteinen prosessikehitys, konsernin johto, henkilöstöhallinto, viestintä, myynti ja markkinointi. Tämän yhteisen Taitoaan keskitetyn toiminnan ansiosta hallinnon ja kehityksen osalta taataan omistajaohjaus ja asiakkaat saavat käyttöönsä yhteisen kehityksen tulokset. Toimipisteen volyymia kasvatetaan tarjoamalla palveluita koko kuntakonsernille; kuntien yhtiöt, kuntayhtymät ja myös naapurikunnat. Palveluita tarjotaan olemassa olevista toimipisteistä myös kauemmas, mikäli siirtyvää henkilöstöä ei ole. 4. Taitoan tuloksellisen toiminnan vaikutukset Yhteisen kehitysfunktion ja laajan kuntaomistajajoukon tukemana Taitoassa on luotu ja otettu käyttöön valtakunnalliset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessimääritykset, vastuunjaot, tehtävänkuvat ja nimikkeet, toimintatapaohjeet, järjestelmien vaatimusmäärittelyt palkka- ja tiedonvälityspalveluille, yhtenäiset sopimuspohjat ja hinnoittelumallit sekä konseptoidut asiakkaaksi tulon, projektinhallinnan sekä muutos- ja projektiviestinnän mallit. Näiden avulla Taitoan valtakunnallinen yhtenäistäminen on saatu etenemään, henkilöstön osaamista kehitetty ja pystytty hyödyntämään osaamista verkostossa sekä luomaan asiakkaalle tehokas ja laadukas prosessi asiakkaaksi tuloon, muutokseen ja yhtenäistämiseen niin henkilöstön, johtamisen kuin viestinnänkin osalta. www.taitoa.fi Sivu 5 / 33 Luottamuksellinen Taitoa on jo nykyisillä palvelutuotannon volyymeilla kyennyt neuvottelemaan merkittäviä etuja sopimuksiin tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Edut realisoituvat asiakkaan käyttöön, kun esim. siirrytään Taitoan yhteisten järjestelmien käyttöön. Samalla Taitoan laaja osaajajoukko kyetään valjastamaan erilaisiin kehitysprojekteihin tehokkaasti, mitä alla olevat kohdat kertovat jo saavutetuista vaikutuksista vuonna 2012 - 2013: • • Henkilöstöresurssin irrottaminen perusprosesseista Asiakkaaksitulon- ja tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteihin n. 500 htp:n edestä Tietojärjestelmien käyttöönottokustannusten alentaminen 30-50 prosentilla • Tietojärjestelmien käyttöpalveluveloitusten alentuminen 10-20 prosentilla • Tietojärjestelmäkonsultointipalveluveloitusten alentuminen 20-30 prosentilla • Tiedonvälityspalveluiden alentuminen 20-50 % • Osuus perintätoiminnan taloudellisesta vaikutuksesta saatu perintätoimistolta Taitoalle • Koulutustoiminnan virtualisointi ja toiminnan keskittäminen on alentanut merkittävästi koulutuksen kustannuksia (käytettävä aika, matkakustannukset, koulutusveloitukset) (skannaus, verkkopalkat, verkkolaskut jne.) kustannusten www.taitoa.fi Sivu 6 / 33 Luottamuksellinen 5. Nousiaisen kunta Lähes 5000 asukkaan Nousiaisen kunta sijaitsee valtatien 8 varrella vain parinkymmenen minuutin ajomatkan päässä Turun keskustasta. Nousiaisten kunta on virallisesti perustettu vuonna 1867. Vierailijaa tervehtii vehreä maalaismaisema ja Nousiaisissa sijaitsee yksi Suomen merkittävimmistä keskiaikaisista kirkoista, kaunis Nousiaisen kirkko. Nousiainen on toiminnassaan panostanut erityisesti lapsiin ja nuoriin, myös vanhusväestön hyvinvointiin kunnassa on kiinnitetty huomiota. Sosiaalihuollon sekä perusterveydenhuollon osalta kunta tekee yhteistyötä naapurikuntien Maskun ja Mynämäen kanssa. Sote-palveluista vastaa Perusturvakuntayhtymä Akseli (pl. päivähoito). Nousiaisen kunta tuottaa perus- ja hallintokuntien sekä taseyksiköiden taloushallinnon palvelut osana kunnan omaa yleishallintoa. Henkilöstöhallinnon osalta palkkahallinnon palvelut kunta ostaa Mynämäen taloushallintoyksiköltä, joka jakaa kustannukset todellisten kustannusten perusteella. Palkansaajia Nousiaisen kunnassa 31.12.2013 oli 183 vakituista ja 43 määräaikaista työntekijää. Nousiaisen palkanlaskentaa hoitaa 1 palkanlaskija Mynämäen taloushallintoyksikössä, ja lisäksi Nousiaisten omassa hallinnossa on resursoitu 0,16 htv henkilöstöhallinnon vastuualueelle. Nousiaisen taloushallinnon tehtäviä hoidetaan Nousiaisen kunnassa yhteensä 4,11 htv:n voimin. Vuonna 2015 Nousiaisten taloushallinnosta on eläköitymässä yksi henkilö sivistysosastolta (taloushallinnon asiat 0,7 htv), joka jakautuu seuraavasti: laskutus 0,5 htv, ostolaskut 0,1 htv, palkanlaskenta 0,1 htv. www.taitoa.fi Sivu 7 / 33 Luottamuksellinen 6. Asiakkaan taloushallinnon prosesseihin liittyvät seikat Taloushallinnon hoito Nousiaisten kunnassa on hajautettua. Myyntilaskuttajat ja ostolaskujen hoitajat hoitavat myös muita tehtäviä. Sen hoitoon käytetään yhteensä 4,11 htv, josta yksi henkilö hoitaa kirjanpitoa kokopäivätoimenaan. Palvelut on esiselvityslomakkeisiin merkitty pääsääntöisesti hankittavaksi Taitoalta, jotta voidaan tehdä vertailua kunnan nykyisiin taloushallinnon kokonaiskustannuksiin. 6.1. Ostoreskontra- ja laskut Ostolaskut kiertävät Rondo-järjestelmässä. Rondo lukee Raindanceesijärjestelmästä tilikarttatiedot, mutta ei lue Raindancen yhteystarkastuksia. Tämän vuoksi puutteelliset tiliöinnit joudutaan oikaisemaan käsin ostoreskontran puolella, jotta laskut siirtyvät maksuun. Vuonna 2013 ostolaskuja oli 7318 kappaletta, joista hieman vajaan puolet oli sähköisiä verkkolaskuja. Yksi henkilö skannaa paperiset laskut ja lisää tarvittaessa liitteet. Osastoilla toimistosihteerit asiatarkastavat laskujen perustiedot ja tiliöinnit. Toimistosihteerit sijaistavat toisiaan. Viranhaltioilla on määritellyt hankintarajat, sen yli menevistä päättää lautakunta tai kunnanhallitus, kuitenkin hankintalain puitteissa. Hyväksyjille ei ole määritelty sijaisia, mutta hyväksyntä on toiminut kohtuullisesti ilman sijaistuksia, koska kunnantalo on kiinni kesällä 4 viikkoa ja joulunvälipäivät. Rondosta lähtee hyväksyjille päivittäin sähköpostimuistutus hyväksyttävistä laskuista. Erääntyneitä laskuja ei ole paljon pois lukien kesän 4 viikon sulkuaika. Laskujen kierto on nopeaa. Käyttäjähallinta kuten käyttäjien salasanat, toteutetaan vakiolomakkeella; It poistaa ja lisää tarpeettomat tunnukset. Esimiehen vastuulla on toimittaa lomake henkilön poistuessa tai vaihtaessa tehtäviä. YEL-/MYEL-todistus on ohjeistettu pyytämään hankintavaiheessa. Ostolaskujen arkisto on Rondossa sähköisessä muodossa. 6.2. Myyntireskontra- ja laskutus Myyntilaskutus hoidetaan Pro eLaskutus-järjestelmällä. Esijärjestelmiä on vesilaskutuksen Vesikanta, päivähoidon ProConsona ja rakennusvalvonnassa KuntaNet. Rakennuslupalaskut lähetetään asiakkaalle paperisena yhdessä rakennuslupa-asiakirjojen ja piirustusten kanssa. Asuin- ja liikehuoneistoja koskevia vuokralaskuja tehdään ja lähetetään kuukausittain n. 1000 kpl vuodessa. Laskut lähetetään sähköisenä. Lisäksi laskutetaan vuosittain maa-alueiden vuokria, omakotitontit ja muut maa-alueet. Vesilaskut lähetetään 3 kertaa vuodessa sekä loppulaskuja pitkin vuotta ja myös liittymismaksuja, päivähoitolaskut kerran kuukaudessa. Pro e Laskutuksessa laskutetaan lisäksi yksittäisiä yleislaskuja. Laskutus on hajautettu ja arvioitu työmäärä on 1,83 htv, johon määrään sisältyy myös luottotappioiden käsittely. Myyntilaskuja oli vuonna 2013 yhteensä 9093, joista määrältään suurin oli vesilaskutus noin 4500 kpl. www.taitoa.fi Sivu 8 / 33 Luottamuksellinen Pääosin laskut lähtevät verkkolaskuina pois lukien liitteelliset laskut. Laskun liitteitä ei saada lähetettyä järjestelmästä, siksi kaikki liitteelliset laskut tulostetaan ja lähetetään paperisena liitteineen. Liitteellisiä laskuja on vain muutamia vuodessa. Selvitettävät suoritukset ovat päivittäin ajan tasalla. Viitteettöminä saapuvia suorituksia ei ole paljon. Laskuttajat päättävät käytetäänkö ylisuoritukset seuraavaan laskuun vai palautetaanko asiakkaalle. Kunnassa sääntö, että alle 5 euron ylisuoritusta ei palauteta. Asuinhuoneistojen osalta palautukset koskevat pääosin kahteen kertaan maksettuja vuokria, jotka palautetaan euromäärien ollessa huomattavia. Eräpäivämuutokset ovat yksittäistapauksia. Laskuttaja voi nykykäytännössä myöntää maksuaikaa. Asuinhuoneistojen vuokrien osalta maksuaikaa annetaan tapauskohtaisesti. Myyntilaskun voi maksaa myös hallinnon kassaan (ei järjestelmää). Laskukopio viedään kirjanpitäjälle järjestelmään kirjaamista varten. Kirjastosta tulee päivittäin myöhästymismaksuja, jotka tilitetään kassamaksuna, niitä ei laskuteta reskontran kautta (Vaski+maksupäätteet). Perintä on ulkoistettu Lindorfille. Kunta lähettää ensimmäisen maksumuistutuksen kaksi viikkoa eräpäivän jälkeen ja siitä noin kahden viikon kuluttua maksamaton lasku siirretään perintätoimistolle. Vuokralaskujen perintä hoidetaan kokonaisuudessaan Lindorffilla. Perintätoimisto lähettää luettelon suoraan ulosottokelpoisista laskuista, jotka kunnan toimesta siirretään ulosottoon. Ulosottosuoritukset tulevat paperisena ja kohdistetaan manuaalisesti järjestelmään. Ilmoitus tehdään sähköisesti perintätoimistolle Webin kautta. Luottotappioita kirjataan vuositasolla 10.000:stä Velkajärjestelyitä ei juurikaan ole, vuokrissa muutamia. 6.3. – 20.000:een euroa. Maksuliikenne Maksuliikennettä (tiliotetapahtumat, viitesuoritukset ja saapuvat verkkolaskut) hoidetaan hajautetusti (0,3 htv) vielä lokakuun ajan OpusCapita-järjestelmällä, joka vaihdetaan Baswaren-järjestelmään marraskuussa. Maksuliikennetapahtumia vuonna 2013 oli 3773 kappaletta, joista manuaalisia suoramaksuja 2147 kpl ja konekielisiä esijärjestelmien kautta kulkevia 1626 kpl. Reskontran ulkopuolisia maksuja ovat lähinnä maksupalautukset. Pääsääntöisesti kaikki maksumääräykset pyritään maksamaan Rondon kautta. Ns. kuittipalkkoja on muutamia vuodessa. Kassaennuste tehdään Excelissä, jota seurataan päivätasolla. Tarkastus aina kuukauden 10. ja 28. päivä. Tiliotteilta tiliöidään manuaalisesti OpusCapitalla, kaikki tiliotteilla näkyvät tapahtumat. Marraskuusta alkaen Baswarella. Käteiskassoja on 3 kpl: kirjastossa, keittiössä ja hallinnossa. Niistä ei ole liittymiä kirjanpitoon. www.taitoa.fi Sivu 9 / 33 Luottamuksellinen Kuntatodistuksia käytetään paljon. Ne kilpailutetaan tarpeen mukaan; pääsääntöisesti kuntatodistukset otetaan kuun alussa, ja takaisinmaksu tapahtuu kuun lopussa. Antolainoja on myönnetty tytäryhtiöille, joilta laskutetaan vain korkoja. Lainat ovat ns. ikuisia eli voimassa niin kauan kuin tytäryhtiökin. Aravalainoja enää jäljellä 1-2 kappaletta. Ottolainoissa ei ole erillistä ohjelmaa, vaan lainakortistoa ylläpidetään Excelissä. Ottolainoja on noin 10 kappaletta. 6.4. Kirjanpito Kirjanpitoa hoitaa yksi kirjanpitäjä ja järjestelmänä on Raindance. Kirjanpitäjällä ei ole sijaista. Sijaista ei koettu tarpeelliseksi, koska kesällä koko kunnanvirasto on suljettuna neljä viikkoa sekä joulun välipäivät. Kirjanpitovientien vuoden 2013 osalta kokonaislukumääräksi on ilmoitettu 24360 kpl. Muistio- ja määrärahatositteita 634 kpl. Seuraava tilikausi avataan marraskuussa, koska silloin tulee jo tulevan vuoden ostolaskuja. Avaava tase viedään manuaalisesti muistiolla. Kunnan päätös on ollut, ettei avaavaa tasetta viedä automaattisesti seuraavalle tilikaudelle, vaan vienti tehdään muistiolla manuaalisesti. Tämä toiminto olisi CGI:llä lisälaskutettava. Kausi suljetaan kuukauden 5. päivänä. Muistiot jäävät ensin esikirjaustilaan ja ennen kauden lopullista sulkemista muistiot ajetaan lopulliseen tilaan. Talouden seurantajärjestelmä (Tane) päivittyy yön aikana Raindancesta. Tanesta ei saada rahoituslaskelmaa, vaan se ajetaan Raindancesta. Kunnan taloussuunnittelu on Budnetti-järjestelmässä. Ylitykset käsitellään IIosavuosiraportin yhteydessä. Osavuosiraportit tehdään huhti- ja elokuussa ja ne käsitellään kunnanhallituksessa ja kunnanvaltuustossa. Muistiotositteilla tehdään mm korjauksia (alv., tiliöinnit) ja sisäisiä kirjauksia. Ohjelmasta on saatavissa raportteja arvonlisäverojen tarkastamiseen. Arvonlisäverojen oikeellisuus tarkistetaan viimeistään tilinpäätöksen yhteydessä. Kunta ei ole käännetyn alv:n piirissä. Lomapalkkavelkojen muutos kirjataan muistiolla tilinpäätöksessä. Lomapalkkojen jaksotusta tilikaudelle ei Mynämäen palkkaohjelmat tee, tämän vuoksi kirjaukset ovat joulukuussa. Jaksotettavia ennakkomaksuja on kirjattu tarpeen mukaan eri tilivuosille. Avustus-tulot jaksotetaan käytön suhteessa eri tilivuosille, tämän voidaan tehdä vain tilinpäätöksessä. Korkokulujen jaksotusta kunta ei ole katsottu aiheelliseksi Kirjanpitäjä laatii Tilastokeskuksen tilastot pois lukien taulun 41, jonka laatii sivistystoimi. Tilintarkastusyhteisönä toimii BDO Audiator; sopimuksen mukaisesti 8 päivää/vuosi. Nykyinen sopimus on voimassa 6 vuotta alkaen vuodesta 2013. www.taitoa.fi Sivu 10 / 33 6.5. Luottamuksellinen Käyttöomaisuus Kirjanpitäjän tehtäviin kuuluu käyttöomaisuuden hoito. Työhön käytettävää henkilötyövuosimäärä ei ollut osattu arvioida. Käyttöomaisuutta ylläpidetään Raindance-järjestelmässä. Kom-kohteiden lukumäärä vuonna 2013 oli 503 kpl. Tekninen toimi täydentää investointikohteiden poistoajat Excel-lomakkeelle kerran vuodessa tilinpäätökseen. Investointeja ei ole montaa vuodessa. Investoinnit jakautuvat pääsääntöisesti useille vuosille. Kunnalla omia vuokra-asuntoja n. 70 – 80 asuntoa. Irtaimistorekisteriä ylläpidetään Excelissä, satunnaisesti, jolloin se ei myöskään ole ajan tasalla. Poistoluettelot hyväksytään. 6.6. Tilinpäätös Kirjanpitäjä ja taloussuunnittelija tekevät yhteistyössä kunnan tilinpäätökseen liittyvät laskelmat ja liitetiedot. Laskentasuunnittelija kokoaa tilinpäätöskirjan. Palkanlaskija laatii Excelin-muistion, jolla kirjataan lomapalkkavelanmuutos. Vesilaitos ja kaukolämpö käsitellään kunnan kirjanpidossa kustannuspaikkoina, joille eriytetään manuaalisesti Excelissä tase ja tuloslaskelmat tilinpäätökseen. 6.7. Muut huomiot EU-hankkeiden laskut säilytettävä lakisääteisesti 15 v. paperisena. Tilausjärjestelmän (Rondon esijärjestelmä) kautta tulevat laskut eivät kohdistu automaattisesti. Prosessi tehostuisi, mikäli laskut saataisiin kohdistumaan automaattisesti. Suunnitelmissa on vuokra-asuntoasioiden hallinnoinnin ulkoistaminen. 6.8. Kehittämiskohteet Hallintokuntien tiedot voitaisiin täydentää sähköisesti, jolloin ne olisivat helpommin luettavissa raporteilta ja talouden seuranta helpottuisi. Irtaimistorekisteri tulisi sähköistää ja ajantasaistaa huomattavasti useammin, jolloin poistoluettelo saataisiin luettua suoraan kirjanpitoon www.taitoa.fi Sivu 11 / 33 Luottamuksellinen Perintäprosessi voitaisiin kokonaisuudessaan ulkoistaa Lindorffille ensimmäisestä maksumuistutuksesta lähtien, samoin ulosotot voitaisiin siirtää Lindorffille jolloin Lindorff hoitaisi myös jälkiperinnän automaattisesti. Myyntilaskujen sähköistäminen, pyrittäisiin lähettämään kaikki laskut sähköisinä Nykyinen järjestelmä ei salli liitteiden lisäämistä laskuihin. Jaksotukset Suunnitelmallisen jaksotuksen käyttöönotto tehostaa raportointia. Jaksottamisen tavoite on, että joka jaksolta voidaan tilittää niin tarkka tulos kuin mahdollista. Sijaistajien puute on suuri riski. Ylisuoritusten palautuksen 5 € käyttöön otto – ohjeistuksen noudattamista tulee aktivoida. Nousiaisten kunnan volyymit Taloushallinto Ostolaskut ja ostoreskontra (ostolasku kpl) Myyntilaskut ja myyntireskontra (myyntilasku kpl) 7381 Henkilötyövuodet (hajautettu) 0,78 9 093 1,93 Määrä Maksuliikenne (manuaaliset 2147 maksuliikennetapahtumat, ns. suoramaksut kpl) Maksuliikenne (konekieliset esijärjestelmien kautta 1626 kulkevat maksuliikennetapahtumat kpl) Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat (kirjanpitovientien 70 lkm) Konsolidointi (kaikkien tositteiden lukumäärä) 24 360 Käyttöomaisuus (voi olla yhdistetty kirjanpitoon) 503 (käyttöomaisuuskohteiden lkm) Matkalaskut (kpl) (voi olla myös henkilöstöhallinnossa) 256 Muut 634 Muut 54 Henkilötyövuodet (keskitetty) 0,3 1 7. Asiakkaan henkilöstöhallinnon prosesseihin liittyvät seikat Nousiaisten palkat lasketaan Mynämäen taloushallintoyksiköstä, jossa palkanlaskentajärjestelmänä on CGI:n Pegasos. Käytössä on sähköinen webtallennus. Sähköisillä lomakkeilla ilmoitetaan keskeytykset ja työsopimukset. Kokouspalkkiot tulevat paperilla Mynämäen taloushallintoyksikköön, josta palkanlaskija syöttää tiedot Pegasoksen. Matkalaskut tehdään Populus-järjestelmällä, josta ne siirtyvät maksuliikenteeseen. Raportointi tuotetaan AGS:n avulla. Titania työvuorosuunnitteluohjelma on kunnassa osittain käytössä (esim. keskuskeittiö), mutta liittymää palkkajärjestelmään ei ole - listat tulevat paperilla, josta tiedot www.taitoa.fi Sivu 12 / 33 Luottamuksellinen syötetään manuaalisesti palkkajärjestelmään. Lisäksi ilmoitettiin Facta väestökanta, käytetään lähinnä teknisen osaston puolella. Heinäkuussa kunnan toimistot pidetään suljettuna. Lomautukset (7 pv) on edustajan ilmoituksen mukaan ajoitettu yleensä touko-kesäkuulle, opettajat syksylle. Nousiaisen kunnan palkanlaskennasta vastaa Mynämäen taloushallintoyksikössä 1 nimetty palkanlaskija. Varsinaista sijaistajaa ei ole, vaan vuosilomat on ajoitettu heinäkuulle, kun kunnan toimistot ovat suljettuina. Muissa poissaoloissa työt on hoidettu tehtäväjärjestelyjen kautta. Nousiaisen varsinainen palkanmaksupäivä on kuun 12. päivä. Perhepäivähoitajien palkat maksetaan kuun 15.päivä. Molemmissa maksupäivissä maksetaan myös sijaisten palkkoja. Määräaikaisten varsinainen palkanmaksu on kuun viim. päivä (maksetaan myös lisät, ylityöt, ja päivystyskorvauksia). Palkkalaskelmia v. 2013 tuotettiin 3439 kpl. Palkkalaskelmat toimitetaan palkansaajille verkkopalkkana, sähköpostitse tai paperilla. Esimies valitsee työsopimuksella työntekijän toivoman palkkalaskelman toimitustavan. Ylitöiden laskenta hoidetaan manuaalisesti ja sen koettiin yleisesti ottaen työllistävänä. Ylityölaskentaa esiintyy mm. teknisen puolen päivystysten osalta sekä koulunkäyntiavustajien sijaistukset (lisätöiden laskenta). Keskuskeittiö (5 henk., Titania käytössä) lähettää tuntitietonsa paperilla, jotka palkanlaskija käsittelee manuaalisesti. Työskentelyä nopeuttaisi jos tieto tulisi jotenkin vakioidussa muodossa (ilmoituskäytäntö/lomakepohja) ja mahdollisuuksien mukaan sähköisesti. 7.1. Palvelussuhdetiedot Työsopimukset tulevat pääosin Webtallennuksen kautta. Vakituisia palkansaajia (per 31.12.2013) oli 183 vakituista ja 43 määräaikaista työntekijää. Perhepäivähoitajien määrä on 22. Nousiaisen palkanlaskennassa käytössä olevat työehtosopimukset ovat KVTES, OVTES, ja TS. Tuntipalkkaisia ei Nousiaisissa ole lainkaan. 7.2. Perustietojen täydentäminen Perustietojen muutoksista suurin osa ilmoitetaan s-postin kautta (nimi- ja tilinumeromuutokset), josta ne tulostetaan ja päivitetään palkkajärjestelmään. Puhelimitse ei tietoja oteta vastaan. 7.3. Työaikatiedot Web-tallennuksella muutostallennusmahdollisuus. Suurin osa työaikatiedoista tulee spostitse paperilla, jossa tiedot tallennetaan manuaalisesti palkanlaskentajärjestelmään www.taitoa.fi Sivu 13 / 33 Luottamuksellinen 7.4. Keskeytykset Ilmoitukset tulevat Web-tallennuksen kautta (pl. lautakunnat, joista tulee paperilla esim. vuorotteluvapaasopimuksista ja opintovapaista tulee pöytäkirjanotteet, joista palkanlaskija tulkitsee maksatustiedot). Kaikki lääkärintodistukset lähetetään palkanlaskentaan. Lääkärintodistukset toimitetaan edustajan mukaan kunnassa ajallaan, esimiehille tiedotettu ns. 2 kk määräajasta. Lääkärintodistuksia säilytetään vuoden verran. Sairaslomat omalla ilmoituksella, (3 pv sääntö) on käytössä. Työtapaturmailmoitukset tehdään sähköisesti. Yksiköiden esimiehet ovat nykymallissa pyytäneet palkkatiedot palkanlaskennasta ja tehneet ko. ilmoituksen sähköisesti itse. Vahinkovakuutusyhtiö IF:n sähköinen korvauspalvelu. Palkanlaskenta tarkistaa lomaoikeudet. Päällekkäiset sairaslomat aiheuttavat web-tallennuksen osalta hylkyjä, jotka korjattava käsin. 7.5. Henkilökunnan ateriat Ateria- ja ravintoedut syötetään oletuksena järjestelmään, vain poikkeukset ilmoitetaan. Vuoropäivähoidon osalta tiedot tulevat web-tallennuksen kautta. Koulut ja lukio ajoittaa ilmoitukset jaksoittain. 7.6. Kokouspalkkiot Luottamushenkilöiden palkkiomaksun tiedot sekä niihin liittyvät matkakulut toimitetaan palkanlaskentaan paperilla ja palkanlaskija syöttää tiedot palkanlaskentajärjestelmään. Kokouspalkkiot maksetaan 2krt/vuodessa (kesäkuu 30. ja joulukuun 30.). Luhti ei ole Nousiaisella käytössä. 7.7. Palveluaikalaskenta Palveluaikalaskennassa käytetään Webpalaa. Päätös valmistellaan palkkahallinnossa: Esimies hyväksyy työkokemukset, palveluaikalaskennan tekee palkanlaskija jonka lähettää esimiehelle hyväksyttäväksi. Kopio päätöksestä lähetetään työntekijälle tiedoksi. Toisen lisän osalta tulostus tulee suoraan järjestelmästä. 7.8. Raportointi Raportoinnin osalta hyödynnetään AGS-raportointia, josta esimiehet voivat tulostaa haluamansa raportit. Raporttivalikoimaan kuuluu perusraportit sekä tarpeiden mukaisesti räätälöityjä raportteja. Uudet raportit tilataan järjestelmätoimittajalta (CGI), mutta kustannukset ovat hintavia. Olemassa olevia raportteja voidaan päivittää oman pääkäyttäjän toimesta. www.taitoa.fi Sivu 14 / 33 Luottamuksellinen AGS pääkäyttäjä on Mynämäen taloushallintoyksikössä, jossa AGS myös keskitetysti tunnushallinta sekä toimittajayhteydenpito. Nykyisellä raportoinnilla on pärjätty ja se katsottiin tyydyttäväksi, mutta epäilyksenä ilmaistiin, ettei raportointi olisi riittävä enää jatkon henkilöstötilinpäätöksen vaatimuksiin. Mainittiin myös että raportointi ei nykyisellään täytä kaikilta osin Kuntaliiton vaatimuksia. 7.9. Arkistointi Kaikki henkilöstöhallinnon materiaali arkistoidaan paperilla. Palkanlaskija säilyttää materiaaleja tarvittavan ajan (esim. kalenterivuosi tai tarkastusväli), jonka jälkeen ne siirretään kunnan loppuarkistoon. Arkistointi on Taitoan tavoiteprosessin mukainen. Arkistoinnin luovutuksesta ei ole tehty luovutussopimusta palveluntuottajan ja asiakkaan välillä. 7.10. Pääkäyttäjyys Kaikki palkkajärjestelmiin liittyvät pääkäyttäjätoiminnot ovat hajautetusti Mynämäellä, myös käyttäjätunnusten antaminen yms. (s-postilla). Tunnukset annetaan paperilla, tietoturvasyistä johtuen ei sähköpostitse. Nousiaisella on käytössään vakioitu lomakepohja, jossa samalle lomakkeelle on keskitetty useamman järjestelmän tunnustilaukset. 7.11. Eläkeasiamiespalvelu Tällä hetkellä palvelua on hoitanut Nousiaisen nimetty palkanlaskija ja palveluun on oltu erittäin tyytyväisiä. Asiointi on ollut ennakkoajanvarauksella, koska asiakkaat joutuvat matkustamaan Mynämäelle, josta lähipalvelu tällä hetkellä tuotetaan. Yhteydenotot tulevat puhelimitse tai sähköpostilla. 7.12. Muut huomiot Paikallisia sopimuksia ei ole tällä hetkellä käytössä. Vakanssitietoja ei ylläpidetä. Lomapalkkavelat on tarkistettu palkanlaskijan toimesta. Palkkojen takautuvat korjaukset on nyt tehty palkanlaskijan toimesta yhteistyössä kirjanpidon kanssa. Palkanlaskijan rooli on ollut itsenäinen myös maksuohjelmien sopimisessa. Nousiaisen kunta on edustajansa mukaan lomauttanut kuluvana vuonna koko henkilöstönsä 7 päivän ajaksi, näin todennäköisesti myös ensi vuonna (vaatii kunnan www.taitoa.fi Sivu 15 / 33 Luottamuksellinen poliittisen päätöksentekoelimen päätöksen, mikäli lomautuksiin päädytään). Palvelussuhdetodistukset on annettu peruspalveluna palkanlaskennasta. Eläkeasiamiespalvelun sekä työ- ja virkaehtosopimusneuvonnan nähtiin jatkossakin säilyvän kunnassa. Saamiinsa palkkahallinnon palveluihin Mynämäen taloushallintoyksiköltä on Nousiaisen edustajan mukaan oltu alun käynnistysvaikeuksien jälkeen varsin tyytyväisiä. Erityisesti korostettiin hyvää ja toimivaa yhteistyötä Nousiaisen nimetyn palkanlaskijan kanssa. Tiedonkulkuun on ollut pääsääntöisesti hyvää ja vastuunjako varsin selkeää. 7.13. Kehittämiskohteet Henkilöstöhallinnon työryhmäkeskusteluissa tuli ilmi seuraavanlaisia kehityskohteita: Laatupoikkeamat: Mynämäen taloushallintoyksikkö on järjestänyt jonkin verran kohdennettuja koulutustilaisuuksia esimiehille. Siitä huolimatta virheitä ilmenee vielä luvattoman paljon. Esimiehet eivät muista ilmoittaa esim. työsuhteiden päättymisestä, jonka seurauksena palkkoja joudutaan korjaamaan manuaalisesti. o Kouluttamisen ja informoinnin osalta tulisi esim. säännöllisiin koulutustilaisuuksiin panostaa. Keskitetyt yhteydenotot: Työpajassa nousi esille, että työntekijät työntekijät ottaisivat ensisijaisesti palkkoihin liittyvissä kysymyksissä yhteyttä esimieheensä ja esimies palkanlaskentaan. Tällä hetkellä yhteydenottoja tulee paljon yksittäisiltä palkansaajilta. o Taitoa tarjoaa asiakkailleen keskitettyä asiakaspalvelua, jossa toivottavia vaikutuksia ovat asiakkaiden työn tuottavuuden parantaminen ja asiakastyytyväisyyden parantaminen. Informoinnin lisääminen: Palkkahallinnon laatimien materiaalien toimitus/palkanmaksuaikataulujen noudattamisessa olisi toivomisen varaa. Aikatauluista kiinnipitäminen on vaihtelevaa ja tietoja tippuu vähitellen. o Aikataulut tulee sopia yhdessä asiakkaan kanssa sekä tiedottaa toimitusaikatauluista esim. asiakkaan intranetissa. Tiedonkulku: Henkilöstöhallinnon työpajassa keskusteltiin, että tiedonkulku toimijoiden välillä on yleisesti haasteena – teetättää palkkahallinnossa korjauksia. o Säännölliset asiakastapaamiset parantavat tiedonkulkua ja ajankohtaiset asiat käsitellään palavereissa. Molempien osapuolten tulee sitoutua sovittuihin asioihin sekä vastata tiedottamisesta (tarvittaessa yhteistyössä Taitoan kanssa). www.taitoa.fi Sivu 16 / 33 Luottamuksellinen Olemassa olevien järjestelmien aktiivisempi käyttö: Niin ikään palkanlaskijoiden osalta toivottiin, että esimiehet käyttäisivät aktiivisemmin olemassa olevia järjestelmiä. Virheiden väheneminen ja kertatallennuksen periaate. Manuaalisten työvaiheiden ilmoittamiset). Verkkopalkan käyttöönoton lisääminen o Markkinointitoimenpiteiden kautta o Tietoturvatekijät o Ansioerittelyiden toimitustapojen määrän supistaminen kolmesta kahteen? Verkkopalkan korvaaminen sähköpostitoimitustavan sijaan e-kirjeen rinnalle. Tunnusten hallinta: Päättyneiden työsuhteiden, lepäävien työntekijöiden jne. osalta aktiivinen ilmoittaminen sekä tunnushallinnan ylläpito. Monesti kustannukset on linkitetty lisenssien määrään. Vakioidut lomakemallit ilmoituskäytäntöihin (esim. ylitöiden ilmoittaminen). Luhdin käyttöönotto (kokouspalkkioiden maksaminen) olemassa olevan osion kautta. Tallentaminen jo toimialoilla (käyttöoikeudet, kertatallennus). Raportointi: Raportoinnin sisällön kehittäminen päätöksenteon tueksi: Raportoinnin vaateet ja riittävyys tulevaisuudessa. Otsikointi selkeämmäksi (mikäli pääkäyttäjän hallinnoitavissa, jos ei ole ns. metadataa). AGS raportoinnin osalta erityisesti raporttien otsikointi koettiin haastavaksi erottaa toisistaan. Haasteelliseksi nähtiin, että raportointi rakentuu työyksikköajatteluun. Esim. henkilön työskennellessä useammassa työyksikössä palkka voi jakautua eri kustannuspaikoille. Raportoinnista vain yksi esimies (jolla suurin %) näkee tilanteen - muut esimiehet eivät lainkaan. Web-tallennuksen laajentaminen: Myös kaikki keskeytykset web-tallennuksen kautta. Lisäksi palkkionsaajien, konsulttien sekä sisäisten sijaistusten osalta tiedot voisi automatisoida kulkemaan web-tallennuksen kautta. Nyt paperilla. Päällekkäiset sairaslomat aiheuttavat web-tallennuksen osalta hylkyjä, jotka korjattava käsin. Sijaistukset – toimintavarmuus! vähentäminen (mm. opettajien ateriaetujen www.taitoa.fi Sivu 17 / 33 Luottamuksellinen 8. Matkalaskut Nousiaisen matkalaskut hoidetaan taloushallinnon prosessissa. Matkalaskut syötetään Populus –matkanhallintajärjestelmään ja liitteet skannataan toimialoilla. Populus-järjestelmästä laskut siirtyvät maksuliikenteeseen. Matkalaskujen maksupäivät ovat kuun 15.päivä (pl. heinäkuu, jolloin ei maksatusta). Matkalaskuja on vuodessa 256 kpl (2013). 9. Asiakkaan tietojärjestelmiin liittyvät seikat Alla Mynämäen kunnan laatima kuva Mynämäen ja Nousiaisten järjestelmien ja yhteyksien nykytilasta: Mynämäen ja Nousiaisten kuntien verkot toimivat yhdessä saman palomuurin läpi kuitenkin niin, että kumpikin verkko toimii omassa jalassaan. Nousiaisten kunnan sisällä voidaan erottaa kaksi verkkoa: hallintoverkko ja opetusverkko. Palomuuria hallinnoi Mynämäen kunta siten, että Nousiaisten kunta hoitaa tarvittavat sijaisuudet. Palvelimet sijaitsevat Mynämäen kunnan tietämyksen mukaan Helsingissä CGI:n konesalissa, jonne ne on hiljattain siirretty Turusta. Palvelu on hankittu pilvipalveluna www.taitoa.fi Sivu 18 / 33 Luottamuksellinen (sovellusvuokrauspalveluna, ASP) siten, että Mynämäki hallinnoi palvelua. Kunnan omalta palvelimelta käytetään Vesikanta- ja kameravalvontasovelluksia. Domain controller -palvelin on uusittu vuonna 2013, ja rakennusvalvontaohjelman palvelin menossa vaihtoon piakkoin. Nousiaisilla ei ole käytössä WIN2003 käyttöjärjestelmää (jonka käyttö päättyy 14.7.2015). Nousiaisten kunta aloittaa 4.11.2014 alkaen jaetun tietokantapalvelimen yhteiskäytön Mynämäen kunnan kanssa Basware maksuliikenneohjelma -sovelluksen osalta. Tällä hetkellä kunta käyttää OpusCapita:n maksuliikenneohjelmaa. Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajana on CGI. Järjestelmien ASP käytöstä tulee lasku CGI:ltä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien osalta ja Baswarelta maksuliikennejärjestelmän osalta. LomitusNet-sovellusta käyttävä palvelin sijaitsee Liedossa ja tätä palvelinta koskeva palvelu ostetaan Liedon kunnalta. Työajanseurantaa, työvuorosuunnittelua ja kulunvalvontaa hoidetaan keskitetyllä palvelinratkaisulla Maskun kunnassa sijaitsevalta palvelimelta osallisina Mynämäen, Nousiaisten ja Maskun kunnat sekä kuntayhtymä Akseli. Kuvassa palvelimilla mainituilla ohjelmilla on kutakin asiakasta (Nousiaisten kunta, Mynämäen kunta sekä kuntayhtymä Akseli) varten oma sovelluskantansa. Näin esim. Raindancesovelluksesta on palvelimella 192.168.105.5 asiakaskohtaisesti kolme eri kantaa. 9.1. Toimistojärjestelmä ja perustietotekniikka Nousiaisten kunnalla on käytössään arviolta 60 työasemaa, joista taloushallinnon käytössä on kunnan arvion mukaan noin 7 työasemaa. Palkkahallinto hoidetaan ostopalveluna Mynämäeltä, joten palkkahallinnossa ei ole työasemia. Lähes kaikki kunnan työasemat on hankittu Danske Financen kautta neljän vuoden leasing-sopimuksilla sisältäen On Site -takuun (tuote tullaan korjaamaan nopeasti paikan päälle). Nousiaisten osalta työasemia hallinnoi Päivi Wuopio. Työasemissa on käyttöjärjestelmänä WIN7. Single-Sign-On -kirjautuminen (SSO) ei ole käytössä. Työasemissa käytetään suosituksena ja Internetin oletusselaimena Chromea. Nousiaisissa on linjattu, että henkilökohtaisista tulostimista luovutaan niiden käyttöajan päättyessä. Näitä tulostimia on edelleen käytössä muutamia monitoimilaitteiden lisäksi taloushallinnon puolella. Erillisiä skannereita on yksi. Skannaukseen liittyviä työasemia on myös yksi, ja työasema käyttää RondoScan-sovellusta. Kunnalla ei ole käytössään skanneriin verrattavia muita pienlaitteita. Talous- tai palkkajärjestelmän käytössä ei ole tällä hetkellä koti- tai etäyhteystarpeita. 9.2. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät Seuraavassa on esitetty henkilöstöhallinnon sovellusten järjestelmäkartta: www.taitoa.fi Sivu 19 / 33 Luottamuksellinen Nousiaisten kunnan järjestelmäkartta, HEHA TYVI Viranomais palvelu Nousiaisten kunta Ulkoiset toimijat Vaihe Basware Maksuliikenne Raindance kirjanpito Pegasos Palkanlaskenta Web PALA Palveluaikalaskenta Nousiaisten kunta/ Esijärjestelmät Ansiolaskelmat, Verkkopalkka, Sähköposti, e-kirje Populus Matkahallinta AGS Raportointi Työsopimukset ja keskeytykset Webtallennus Raportit Henkilöstöohjaus- ja palkanlaskentajärjestelmänä toimii CGI:n toimittama Pegasos palkanlaskenta ja palvelut tuotetaan Mynämäen taloushallintayksikössä. Järjestelmä on ollut käytössä vuoden 2007 tammikuusta. Sitä ennen käytössä ollut Prima-järjestelmä on edelleen selailukäytössä. Matkahallinnassa käytetään CGIn Populus – ohjelmaa. CGIn Webtallennus 12.1 lomakkeineen on käytössä, samoin Palveluaikalaskenta. Palkkajärjestelmään ei ole ulkoisia liittymiä. AGS raportointi ja AGS raportointi on käytössä ja uusia AGS-raportteja tehdään tarvittaessa Mynämäellä. Palkkalaskelmat toimitetaan palkansaajille CGIn laskuhotellin sähköpostitse työsähköposti osoitteeseen tai CGIn tulostuspalveluun. kautta verkkopalkkana, www.taitoa.fi Sivu 20 / 33 Luottamuksellinen Matkalaskusovelluksena on CGIn Populus matkanhallintajärjestelmä ja Populuksesta on liittymä kirjanpitoon ja maksuliikenneohjelmaan. Rekrytoinnissa käytössä on Kuntarekry, ei palkkaohjelmistoliittymää. Myöskään työajanseurannasta ja kulunvalvonnasta ei tällä hetkellä ole liittymiä palkkaohjelmistoon, mutta järjestelmästä saa raportteja joita hyödynnetään palkanlaskennassa. 9.3. Taloushallinnon tietojärjestelmät Seuraavassa on esitetty taloushallinnon sovellusten järjestelmäkartta: Taloushallinnon järjestelminä ovat vuodesta 2007 alkaen CGI:n toimittamina: Raindance (räätälöity), kirjanpito Budnet 2.4.0, budjetointi Tane 2.3.2, talouden seuranta, tietovarasto Rondo 7.11, ostolaskujen käsittely Pro eLaskutus 3.8.5, myyntilaskutus, vuokralaskut tehdään suoraan Pro eLaskutus järjestelmässä sekä vuodesta 2014 Baswaren toimittamana: Basware Maksuliikenne 8.9, joka korvaa nykyisen käytössä olevan Opus Capitan marraskuussa 2014. www.taitoa.fi Sivu 21 / 33 Luottamuksellinen Lisäksi kunnassa Rakennusvalvonta. on käytössä laskutusesijärjestelminä ProConsona, Vesikanta ja Raindance-järjestelmällä hoidetaan pääkirjanpito, reskontrat sekä käyttöomaisuuskirjanpito. Järjestelmä on käytössä sekä Nousiaisten kunnan taloushallinnossa että hallintokunnissa. Käyttäjien määrä ei ole rajattu lisensseillä. Tällä hetkellä Nousiaisissa on seitsemän Raindancekäyttäjää. Raindancen päivitys on kunnalla suunnitelmissa, mutta aikataulua ei ole sovittu. Talouden seurantaa varten käytetään Tane-järjestelmää ja sinne latautuu yön aikana edellisen päivän tapahtumat Raindancesta. Vertailumahdollisuus järjestelmässä on vuosi taaksepäin. Järjestelmää käytetään selaimessa ja sen käyttäjien maksimimäärää ei ole määritelty. Käyttöoikeuksissa ei ole kustannuspaikkarajaus. Ostolaskuraportilta pääsee porautumaan tositteelle. Budjetointi tehdään Budnet-järjestelmällä. Budnetista (Budnetti-ohjelma) on liittymä Raindanceen. Raindancesta luetaan mm. edellisen vuoden tilinpäätös-tiedot sekä kuluvan vuoden toteumatiedot Budnettiin. Budnetista siirtotiedosto vahvistetusta talousarviosta ja investoinneista Raindanceen. [Lisäys kunnalta 10.12.2014] Ostolaskujen käsittelyssä ja kierrätyksessä käytetään Rondo-järjestelmää. Sähköisesti saapuvien laskujen tiedonvälitysoperaattorina toimii Osuuspankki ja ne viedään Baswaren kautta Rondoon. Järjestelmästä ei pysty erottelemaan sähköisten laskujen osuutta, mutta taloushallinnon arvio on, että sähköisiä ostolaskuja on noin puolet. Paperilaskut skannataan Nousiaisten kunnan taloushallinnossa ja sitä varten yhdelle työasemalle on asennettu Rondo Scan -sovellus. Muistiotositteita ei käsitellä Rondon kautta. Reskontra-aineisto viedään liittymässä Raindanceen. Pääkäyttäjille on asennettu client ja muut käyttäjät käyttävät selain-versiota. Huomioitavaa on, että käytössä olevan Rondo-version ylläpito- ja käyttöpalvelusopimukset päättyvät CGI:n ilmoituksen perusteella 1.6.2015. Myyntilaskutuksen esijärjestelminä ovat Vesikanta (vesilaskut), ProConsona (päivähoitolaskut) ja Rakennusvalvonta. Esijärjestelmistä viedään laskutiedot liittymien kautta Pro eLaskutus järjestelmään, josta ne siirretään eteenpäin tiedonvälitysoperaattori Osuuspankille. Kuluttajien elaskut siirtyvät Opus Capitan (marraskuun 2014 jälkeen Baswaren) kautta Osuuspankkiin asiakkaille välitettäväksi. Pro eLaskutus -järjestelmään tehdään myös suoraan laskuja. Lisenssejä on käytössä kuusi kappaletta. Raindancesta tuodaan liittymässä laskentatunnisteet Pro eLaskutukseen. Pro eLaskutuksesta viedään liittymässä reskontra-aineisto Raindanceen. Perintätoimistona käytetään Lindorfia, mutta heidän järjestelmään ei ole liittymiä. Perintäaineistot ja muut kommunikointi perintätoimiston kanssa hoidetaan Lindorfin web-sovelluksella ja sähköpostilla. Huomioitavaa asiakasrekisterin osalta on, että laskutusesijärjestelmistä ei siirry liittymien kautta asiakastietoja Pro eLaskutukseen. Asiakasrekisteri Pro eLaskutuksessa ei myöskään päivity automaattisesti VRK:n väestötiedoilla. CGI käsittelee VRK:n tiedot ja siirtää niitä joka toinen viikko Kuntanet-sovellukseen, josta laskuttajat pystyvät tarkistamaan asiakkaiden tietoja. Maksuliikenteessä on käytössä Opus Capita lokakuun 2014 loppuun asti, jonka jälkeen Nousiaisissa otetaan käyttöön Basware Maksuliikenne -järjestelmä. Maksuliikenteellä hoidetaan maksatukset, viitesuoritusten nouto, saapuvat verkkolaskut ja tiliotekäsittely. Käytössä on järjestelmän uusin versio. Asennuksia voi tehdä rajattomasti, mutta samanaikaisia käyttäjiä saa olla kuusi (Mynämäki mukaan luettu). Nousiaisilla on jaettu tietokantapalvelu Mynämäen ja kuntayhtymä Akselin kanssa. Aineiston haltijana kaikkien osalta toimii Mynämäki. www.taitoa.fi Sivu 22 / 33 Luottamuksellinen 9.4. Arkistointi Sähköistä arkistoa ei ole. Se, että ostolaskut ovat käsittelyssä sähköisessä muodossa erillisessä laskunkäsittelyjärjestelmässä ei tarkoita, että olisi sähköistä arkistoa. Esim. Rondossa on laskujen käsittely- ja kirjaamisjärjestelmä ja sitten on aivan erillinen Rondo-arkisto. Käsittelyjärjestelmässä mainittu Arkisto-kansio ei tarkoita sitä, että käytössä olisi sähköistä arkistoa. Tietoa ei kuulu säilyttää siinä järjestelmässä, joka toimii jokapäiväisenä työkaluna. Näin toimien järjestelmän käyttö hidastuu ja lopulta vaarantuu kokonaan. Tulisi olla erillinen sähköinen arkisto, jonne tieto siirretään tilikauden sulkemisen jälkeen. 9.5. Liittymät CGIn ohjelmistojen välillä tiedostosiirtoihin käytetään CGIn SiiriNetiä, Mynämäellä omalla palvelimella sijaitsevien järjestelmien aineistojen siirtoon CGIlle Helsingin konesaliin käytetään OpusCapitan FC Monitor ohjelmaa. Lähettäjä Pegasos Populus Basware Osuuspankki Basware Basware Pro eLaskutus Raindance Vesikanta ProConsona Rakennusvalvonta Pro eLaskutus Pegasos HEHA Pegasos HEHA Populus Matkalaskut Vastaanottaja Basware Basware Raindance Basware Rondo Raindance Raindance Pro eLaskutus Pro eLaskutus Pro eLaskutus Pro eLaskutus Osuuspankki CGI Raindance KP Raindance KP Tyyppi Palkka-aineisto maksatukseen Matkalaskuaineisto maksatukseen Viitesuoritukset Saapuvat verkkolaskut Saapuvat verkkolaskut Tiliotekirjaukset kirjanpitoon Myyntireskontra kirjanpitoon Laskentatunnisteet Vesilaskut Päivähoitolaskut Myyntilaskut Myyntilaskujen välitys Ansiolaskelmien välitys Palkanlaskennan tiedot kirjanpitoon Kirjanpitoaineisto 9.6. Muut huomiot ja kehittämiskohteet Työpajoissa esiin tulleita havaintoja: - Mynämäellä ja Nousiaisilla yhteinen verkko - Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien maksuliikennejärjestelmä Baswarelta - Palkkajärjestelmään ei ole ulkoisia liittymiä. - Raindancen päivitys suunnitteilla - Rondon päivitystarve kesällä 2015 toimittajana CGI (ASP-palvelu), paitsi ja kehittämiskohteita: - Sähköinen arkistoratkaisu. www.taitoa.fi Sivu 23 / 33 - Luottamuksellinen Asiakasrekisterin ylläpito. Laskutusesijärjestelmistä ei siirry liittymien kautta asiakastietoja Pro eLaskutukseen. Asiakasrekisteri Pro eLaskutuksessa ei myöskään päivity automaattisesti VRK:n väestötiedoilla (asiakastietojen ajantasaisuuden varmistaminen). www.taitoa.fi Sivu 24 / 33 Luottamuksellinen 10. Asiakkaan nykytilan SWOT ja Taitoaan siirtymisen mahdollisuudet Taitoan näkemys Nousiaisen nykytoiminnan vahvuuksista ja heikkouksista vs. Taitoaan siirtymisen mahdollisuudet ja uhat VAHVUUDET - Organisaatiotuntemus - Toimintatapojen tuntemus - Tällä hetkellä toimiva palkkajärjestelmä (Pegasos päivitetty kesällä 2014) - Toimijoita vähän->järjestelmäasioiden hallinnointi helppoa ja notkeaa - Järjestelmäkartta suppea ongelmatilanteissa nopea ratkaisu mahdollinen, ongelman lähde nopeasti haarukoitavissa - Perusprosessit toimivat HEIKKOUDET - Haavoittuvaisuus (sijaistukset yms.) - Manuaaliset työvaiheet - Ns. vaaralliset työyhdistelmät (palkkasihteereiden määrä vähäinen, laajat toimivaltuudet, roolitusten puute) - Vastuualueet - Niukat kehittämisresurssit - Tietojärjestelmäkehitys yksin kallista - Raindance elinkaarensa kypsyysvaiheessa - Rondon päivitystarve kesällä 2015 MAHDOLLISUUDET Taitoaan siirryttäessä - Laadunhallinta ja –varmistus, sijaisuuksien hoitaminen helpompaa - Vastuunjaon ja palvelukuvauksen selkiyttäminen - Yhteydenpitomalli ja kontaktipisteet - Säännölliset palvelutason seurantakokoukset lisäävät asiakastyytyväisyyttä - Hallittu muutoksen läpivienti - Referenssit - Liittymien automatisointi - Osaamisen aktiivinen kehittäminen yhteistyössä asiakkaan kanssa - Keskitetty asiakaspalvelu ja palvelupyyntömalli - Järjestelmien ja ympäristöjen hallinta helpottuu: päivitykset, versionvaihdot ym. suoritetaan mahdollisuuksien mukaan keskitetysti ja kustannustehokkaasti UHAT Taitoaan siirryttäessä - Muutosvastarinta, vanhat toimintatavat - Taitoan asiakkaaksi siirtyminen vaatii aluksi järjestelmäinvestointeja ja aiheuttaa kustannuksia - Asiakaskohtaisten järjestelmäräätälöintien mahdollisuus pienenee – standardoidut mallit toisaalta vähentävät kustannuksia 10.1. Nykytoiminnan vahvuudet Nousiaisen kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon nykyisen toimintamallin vahvuutena voidaan pitää organisaatio- ja toimintatapojen tuntemusta. Kunnan palvelutarpeissa ei ole poikkeavaa Taitoan nykyisiin asiakkaisiin verrattuna. Kun toimijoita on vähän on esim. järjestelmäasioiden www.taitoa.fi Sivu 25 / 33 Luottamuksellinen hallinnointi notkeaa. Suppea järjestelmäkartta mahdollistaa ongelmatilanteissa nopean ratkaisun. Perusprosessit nähtiin nykyisellään varsin toimiviksi. 10.2. Nykytoiminnan heikkoudet Sijaistukset ovat haavoittuvaisia ja palvelutuotanto vaarantuu, jos esim. myös vuosiloman sijaistaja sairastuu. Nousiaisen talous- ja henkilöstöhallinnon hoidossa on yhä paljon manuaalisia työvaiheita, joita sähköistämällä voidaan odottaa kustannussäästöjen syntymistä (esim. sähköisten web-lomakkeiden kehittäminen ja kattavuus ts. määrällinen lisääminen, olemassa olevien järjestelmien aktiivisempi käyttö, uusien liittymien rakentaminen). Tietojärjestelmien kehittäminen yksin on kuitenkin kallista. Taitoan kautta asiakas hyötyy keskitetyistä tietojärjestelmä- ja muista sopimuksista. 10.3. Mahdollisuudet valtakunnalliseen malliin siirryttäessä Taitoan asiakkuuksissa vastuunjaot määritellään selkeästi niin, että asiakas tietää mitä palveluun tarkkaan ottaen kuuluu. Asiakkaaksituloprosessissa Taitoa ja asiakas käyvät läpi yhdessä Taitoalle siirtyvät ja asiakkaalle jäävät prosessikokonaisuudet sekä henkilöstöresurssit niin, että vastuujako vastaa asiakkaan tarpeita. Palvelutuotannon siirto Taitoalle avaa mahdollisuuksia niin siirtyvän kuin tilaajaorganisaation palvelukseen jäävien työntekijöiden työnkuvien uudelleenjärjestelyyn ja järkevöittämiseen. Vastuunjakoja myös tarkastellaan vuosittain, jotta se vastaa asiakkaan kulloisiakin palvelutarpeita. Taitoan asiakkailla on takanaan ison organisaation tuki. Nousiainen on palveluntuottajana toimijana pieni, mikä luo haavoittuvaisuutta mm. sijaistuksien ja eläköitymisien näkökulmasta. Taitoalla on panostettu varahenkilöjärjestelyihin ja eläköitymisien ennakointiin, joilla taataan palvelutuotannon jatkuvuus kaikissa tilanteissa. Toimintavarmuus myös sijaistusten osalta paranee tiimityöskentelymallin myötä. Pienen organisaation on haasteellista myös panostaa tukipalveluiden kehittämiseen. Taitoassa, missä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tuottaminen on organisaation perustehtävä, kaikki kehittämisresurssit suunnataan aidosti kyseisten toimintojen kehittämiseen. Taitoan toiminnassa yhteydenpitomalli on vakioitu ja kontaktipisteet ja yhteyshenkilöt ovat selkeät. Käytössä ovat myös mm. säännölliset asiakaspalaverit. Lisäksi Taitoa toteuttaa vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyt. Taitoan mallissa vastuu siitä, että palvelu on sopimuksessa kuvatun mukaista ja ajallaan tuotettua on palveluntuottajalla. Tämän lisäksi Taitoa panostaa toiminnassaan myös palveluiden laadun seurantaan ja varmistukseen. Taitoalla toiminnan kehittäminen ja laadun valvontaa tehdään mm. ISA402-standardien ja kontrollipisteiden mukaisesti. Toiminnan vakiomuotoisuus mm. eliminoi myös vaarallisia työyhdistelmiä. Talous- ja palkkahallinnon palvelut ja kehittäminen ovat Taitoan ydintoimintaa. Edut asiakkaalle tulevat parempana kustannustehokkuutena, yhteisenä kehittämisenä ja vaikuttavien ratkaisujen, esim. raportointiratkaisujen mahdollistajana. Taitoassa on käytössä keskitetty asiakaspalvelu- ja palvelupyyntömalli. Palvelupyyntöjen käyttöönottoprojekti on osa Taitoan keskitetyn asiakaspalvelumallin käyttöönottoa – sen avulla pyritään parantamaan asiakkaiden työn tuottavuutta ja asiakastyytyväisyyttä sekä lisäämään myös Taitoan työn tuottavuutta. Hyötyinä asiakkaalle ovat tavoitettavuuden parantaminen, palvelutason turvaaminen, oman palvelupyynnön seuranta reaaliaikaisesti. www.taitoa.fi Sivu 26 / 33 Luottamuksellinen Samalla mahdollistuu Taitoan valtakunnallisen palvelumallin käyttöönotto. Toimintatapojen yhtenäistämistarpeet kartoitetaan ja toteutetaan yhdessä asiakkaan kanssa. Palveluratkaisu tukee palvelupyyntöjen ja häiriöhallinnan, ongelman hallinnan sekä muutoshallinnan käsittelyä. Keskitetty ratkaisu mahdollistaa myös palvelun kehittämisen kerääntyvää tietoa analysoimalla (tilastointi, mittarointi). Siirron alkuvaiheessa operoidaan tyypillisesti asiakkaan olemassa olevilla järjestelmillä. Taitolla on valtakunnallisesti kilpailutetut järjestelmät ja mahdolliset käyttöönotot viedään läpi Taitoan projektinhallintamallin mukaisesti. Taitoa tarjoa asiakkailleen lisäpalveluna myös mm. järjestelmien pääkäyttäjäpalveluita ja järjestelmiin liittyviä koulutuksia. Asiakkaaksitulon alkuvaiheessa panostetaan myös hallintokuntien ja esimiesten koulutuksiin, jotta siirto sujuu joustavasti. Taitoa on panostanut myös koulutustoiminnan virtualisointiin, jolla koulutusten kustannuksia ja tehokkuutta on saatu lisättyä. Asiakkaalla on mahdollisuus Taitoan myötä myös laajempaan asiantuntemukseen käytössään ja resursointi poikkeaviin tilanteisiin, esim. projektoinnit. Siirtyvän henkilöstön osalta Taitoa pystyy tarjoamaan sekä ydintoiminnan mukaisia perustehtäviä että kehitys- ja etenemismahdollisuuksia. Perustehtävä voi sisältää esim. palkanlaskentatehtävät, mutta riippuen henkilön taidoista ja halusta kehittyä tehtävään voidaan sisällyttää eläkeasiamiestehtäviä ja mahdollisia muita erillisvastuita. Tehtävä voi olla myös täysin asiantuntijatehtävä (esim. järjestelmän pääkäyttäjä) tai Taitoa-konsernin projekteihin, asiakkuuksiin tai kehitykseen liittyvä. Tehtävämääritykset tehdään työntekijän kanssa yhteistyössä ja urakehitystoiveet huomioiden. Siirtymävaiheessa henkilöstö tyypillisesti tekee aluksi samoja tehtäviä, kuin aikaisemminkin. Kustannushyödyt ja tuottavuuden kasvu palvelutuotannossa saavutetaan suurempien volyymien ja yhtenäisten prosessien ja verkostossa toimimisen kautta. Valtakunnalliseen malliin siirryttäessä saadaan yhteisen kehittämisen osaamis-, resurssi- ja kustannushyödyt asiakkaalle. Valtakunnallinen osaamisen verkosto on käytettävissä sekä palvelutuotannossa että kehittämisessä. Kustannushyötyä saadaan myös keskitetyistä tietojärjestelmä- ja muista sopimuksista, jolloin volyymietujen hyöty saadaan asiakkaalle ja investoinneissa asiakas maksaa vain murto-osan omaan investointiin verrattuna. Taitoaan siirtyminen mahdollistaa: ajantasaiset, nykyaikaiset ja ylläpidetyt sovellusratkaisut keskitetyn, parhaisiin käytäntöihin perustuvan kilpailutetun ratkaisun käyttöönoton tulevaisuuden järjestelmätarpeisiin Erp-ratkaisun käyttöönoton o suuren ja monipuolisen järjestelmän ratkaisut on otettavissa käyttöön ja käytettävissä edullisemmin kuin asiakkaan itse toteuttamana o jatkuva kehittäminen asiakastarpeiden mukaisesti o kattava käyttäjätuki ja opastus päivittäiseen toimintaan o teknisen ylläpidon vastuu, järjestelmän valvonta ja virhetilanteiden selvittäminen on Taitoalla o laajennettavuus muihin toimintaa ohjaaviin moduuleihin, esim. materiaalihallinto o yhteiset, ajantasaiset ja vertailukelpoiset raportit Taitoan hinnoitteluperusteena on aiheuttamisperiaate, jonka mukaan asiakas vastaa toimintansa todellisista kustannuksista. Aiheuttamisperiaatteen mukaisesti asiakas vastaa myös omasta toiminnastaan mahdollisesti aiheutuvien virheiden korjaamisen kustannuksista, esimerkiksi myöhästyneen palkka-aineiston käsittelystä aiheutuvista kuluista. www.taitoa.fi Sivu 27 / 33 Luottamuksellinen Taitoan ydinarvoihin lukeutuu yhdessä tekeminen. Asiakkaalle tämä näyttäytyy niin, että prosesseja pyritään tehostamaan ja kehittämään kokonaisvaltaisesti, asiakkaalta lähtevästä prosessin alkupäästä lukien. 10.4. Uhat valtakunnalliseen malliin siirryttäessä Siirron haasteena voidaan pitää mahdollista muutosvastarintaa. Taitoan asiakkuus perustuu aitoon kumppanuuteen, jossa avoimella kommunikaatiolla tähdätään prosessien sujuvuuteen myös palveluiden siirtovaiheessa. Taitolla on lisäksi panostettu hallittuun muutoksen läpivientiin, mistä onnistuneita esimerkkejä ovat lukuisat aiemmat asiakkuudet. Taitoan toiminnan ydinajatuksena on parhaiden yhteisten käytäntöjen levittäminen ja jalkauttaminen, asiakkaidensa erityispiirteet ja toimintatavat huomioiden. Nousiainen ostaa Mynämäeltä henkilöstöhallinnon palvelut. Tämä tulee huomioida myös sopimusteknisesti. Uusien järjestelmien käyttöönoton toteuttaminen yhteistuumin naapurikuntien kanssa on teknisesti ja taloudellisesti järkevin vaihtoehto. Myös nykyisten talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijöiden asema täytyy etenemisen toteutuessa huomioida erikseen. Huomioitavaa on myös, että asiakkaaksitulo on investointi. Asiakkaaksitulo sitoo henkilöstöresursseja etenkin siirron alkuvaiheessa. Jatkuvalla prosessien kehittämisellä ja järjestelmien yhtenäistämiselle, Taitoa pyrkii kokonaisvaltaisesti kannattavaan ja pitkällä tähtäimellä kantavaan palveluiden järjestämismalliin. Taitoa tarjoaa asiakkailleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden vakautta, vaikuttavuutta, tuottavuutta ja laatua. Taitoan toiminta on myös jatkuvassa kasvussa ja toiminnan volyymin lisääntymisen myötä Taitoan asiakasomistajat voivat odottaa tulevaisuudessa kustannustehokkuuden edelleen kasvua. 11. Taloudellisten seikkojen tarkastelu Nousiaisten esiselvityksessä esitetyt talous- ja henkilöstöhallinnon kustannukset on eritelty alla Kustannuslaji 2013 Henkilöstökustannukset IT-kustannukset yhteensä Muut ulkopuoliset kustannukset Sisäiset yleiskustannukset / vyörytykset Poistot tietojärjestelmistä Yhteensä Taloushallinto € 169 824 57 732 Ei tiedossa Ei tiedossa 11 251 238 807 Henkilöstöhallinto € Ostopalvelu Ostopalvelu 50 251 Ostopalvelu Ostopalvelu 50 251 Yllä olevan taulukon mukaiset kustannukset ovat siis yhteensä 289 058 vuositasolla euroa vuoden 2013 osalta. www.taitoa.fi Sivu 28 / 33 Luottamuksellinen Esiselvityksessä pyydettiin myös prosessikohtaisia kustannus ja suoritetietoja. Alla on listattu saadut tiedot yhdessä taulukossa Prosessi € Suoritteet €/suorite HTV:t suoritteet/htv Kirjanpito 69 725 24 360 2,86 1 24 360 Myyntilaskut 106 330 9 093 11,69 1,93 4 711 Ostolaskut 45 321 7 381 6,14 0,78 9 463 Maksuliikenne 17 431 0,3 Palkanlaskenta 50 251 3 439 14,61 1,16 2 965 Yhteensä 289 058 5,17 * Taloushallinnon prosessikohtaiset kustannukset on saatu jakamalla ilmoitettu taloushallinnon kokonaissumma prosessien henkilötyövuosien määrällä. Palkanlaskennassa oletetaan, että Mynämäeltä ostettavaan palvelua tekee yksi henkilö Prosessikohtaisista tiedoista nousee esille erityisesti myyntilaskujen korkea yksikköhinta Lisäksi annetuista tiedoista on laskettu vertausluvuksi taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon kustannus €/henkilötyövuosi Osa-alue Taloushallinto Henkilöstöhallinto € 238 807 50 251 HTV:t 4,01 1,16 €/htv 59 553 43 320 Havainnot Palkanlaskenta - Palkkahallinnon ilmoitetut kustannukset poikkeavat merkittävästi Nousiaisten talousarviossa ilmoittamasta summasta 68 000 (2013) ja lisäksi vuodelle 2014 talousarvioon on varattu summa 63 000 €. Esiselvityksessä kustannukseksi on esitetty 50 151 - Palkanlaskennan tehokkuus vaikuttaa tavanomaista Taitoan vertailutasoa alhaisemmalta ja kustannustaso Taitoan tasoa korkeammalta. Taloushallinto - Taloushallinnon kustannuksiin on otettu mukaan myös toimialoilla tehtävää työtä, joka ei todennäköisesti siirtyisi Taitoan tehtäväksi mahdollisen asiakkaaksitulon myötä Ostolaskut - Ostolaskujen tehokkuus vaikuttaa tavanomaista Taitoan vertailutasoa alhaisemmalta Myyntilaskut - Myyntilaskujen tehokkuus vaikuttaa tavanomaista Taitoan vertailutasoa alhaisemmalta Kirjanpito ja maksuliikenne - Kirjanpidon ja maksuliikenteen arviointi on haasteellista, sillä tehokkuuden vertailuun ei ole käytettävissä suoritetietoja kattavasti. Lisäksi tehokkuuden vertailuun vaikuttaa myös käytettävä järjestelmäkokonaisuus www.taitoa.fi Sivu 29 / 33 Luottamuksellinen Kokonaisuutena Nousiaisten prosessikohtaiset kustannukset ovat saatujen tietojen perusteella Taitoan kustannuksia korkeammat. Säästöpotentiaali Taitoan palveluiden osalta olisi noin 10 -15 % luokkaa. Säästöjä olisi mahdollista saada tiedonvälityksestä sekä ostolaskujen, myyntilaskujen että palkkalaskelmien osalta sekä prosessien automatisoinnista näissä prosesseissa. www.taitoa.fi Sivu 30 / 33 Luottamuksellinen 12. Taitoan ehdotus etenemisestä asiakkaalle Asiakkaaksitulon esiselvityksen perusteella Taitoa esittää, että Nousiainen jatkaa asiakkaaksitulon suunnitteluvaiheella alkuvuodesta 2015, joka tähtää palvelutuotannon siirtoon Taitoalle vuosien 2015-2016 aikana. Järkevänä toimipisteratkaisuna nähdään palveluiden järjestäminen Taitoan Turku-Salon toimipisteestä. Asiakkaaksitulon suunnitteluvaihe sisältää talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin sekä tietojärjestelmiin liittyvät tarkemmat analyysit työpajoissa ja näitä koskevan yhtenäistämissuunnitelman laatimisen. Suunnitteluvaiheessa tarkasteltavia kokonaisuuksia: • Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessi koostuu toiminnoista, jotka ovat siirrettävissä Taitoalle sekä toiminnoista, jotka jäävät edelleen asiakkaan hoidettavaksi. • Kokonaishyötyjen saavuttamiseksi tarkastellaan mahdollisuuksia tehostaa myös asiakkaalle jääviä toimintoja. • Yhteistyön sujuvuus turvataan suunnittelemalla asiakkaan kanssa rajapinnassa toimivalle henkilöstölle ja Taitoalle siirtyvälle henkilöstölle yhteinen muutosvalmennus sekä jatkossa yhteisiä koulutuksia. • Tuleva kehitys suuntautuu mahdollisimman yhtenäiseen automatisoituun prosessiin tilauksesta laskuun’ ja kuntakonsernin palveluiden tuotannon laajentamiseen. • Asiakassuhteen hoidossa rakennetaan aito kumppanuus ja säännöllinen yhteydenpito www.taitoa.fi Sivu 31 / 33 Luottamuksellinen Suunnitteluvaiheen tehtävät: • Suunnittelu ja sopimusten laatiminen – Henkilöstö – Liittymät – Toimitilat – Siirron vaiheistus Tuloksena – Liikkeenluovutussopimus – Henkilöstösopimus sis. – Palvelusopimus, palvelukuvaukset, hinnoittelu ja vastuumatriisit – Yhtenäistämisprojektin suunnitelma ja tavoitetilan määrittely – Tuotannon siirto ja siirtymäaika – Hinnoitteluperiaatteena kunnan oma kustannustaso ennen siirtoa ja seuranta – Henkilöstön muutosvalmennukset Suunnitteluvaiheen lopuksi allekirjoitetaan sopimukset, jolloin palveluiden siirrosta tulee sitova. Taitoan työmääräarvio asiakkaaksitulon suunnitteluvaiheelle koskien talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden siirtoa Taitoalle on Nousiaisen kunnan osalta noin 20 htp asiakaslaskutettavaa työtä, ja kalenterikesto on noin 6 kk. Lisäksi sopimusten läpikäynti/sopimusneuvottelut lisäävät kokonaistyömääräarviota noin 5 htp lisää (ei asiakaslaskutettavaa). Suunnitteluvaihe laskutetaan lopullisen toteuman mukaisesti, hinta määräytyy voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Budjetäärinen hinta-arvio suunnitteluvaiheelle on 1000 euroa/htp + ALV (sis. matkakulut). Taitoan palveluiden piiriin siirtyminen edellyttää, että kunta ottaa sekä Taitoan taloushallinnon ERP-järjestelmän että Taitoan palkanlaskentajärjestelmän käyttöönsä erikseen tehtävän yhtenäistämissuunnitelman mukaan. Yllä kuvattu toimintatapa avaa Nousiaisen kunnalle mahdollisuuden hyödyntää sekä myynti- että ostolaskujen osalta Taitoan yhtenäisiä prosesseja, tiedonvälityspalveluja ja sähköistettyä palvelutuotantoa (verkkolaskutus- ja skannauspalvelu ostolaskuissa, yritysverkkolaskutus, elaskutus ja tulostuspalvelu myyntilaskuissa). Ansiolaskelmien sähköistä toimittamista on Taitoan palkanlaskentajärjestelmässä mahdollista lisätä kustannustehokkaasti. Järjestelmäratkaisut vaikuttavat tulevan siirron kustannukseen. Uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvän projektin kustannukset maksaa asiakas. Tietojärjestelmien vaihtaminen Taitoan mallin mukaisiksi on asiakkaalle merkittävä investointi. Järjestelmien uusimisen kustannus on Taitoan kautta tehtynä tyypillisesti edullisempaa verrattuna kuntatoimijan omaan vastaavaan hankintaan. Taitoa toimittaa alustavan hinta-arvion joulukuun 2014 aikana. Taitoa on Tieran kanssa vahvasti mukana toiminnanohjausjärjestelmän kehittämisessä (ERP) sekä palkka- ja henkilöstöhallinnon parhaiden käytäntöjen ja järjestelmien valinnoissa. www.taitoa.fi Sivu 32 / 33 Luottamuksellinen Asiakkaaksitulon suunnitteluvaiheessa arvioidaan ja aikataulutetaan asiakkaan siirtyminen Taitoan tietojärjestelmien käyttäjäksi. Järjestelmien käyttöönotosta tehdään erillinen suunnitelma. Käyttöönotto toteutetaan asiakkaan ja Taitoan kanssa yhteisenä projektina. www.taitoa.fi
© Copyright 2024