Salon kaupunki – siirtoselvityksen loppuraportti Taitoa työnantajana

Siirtoselvitys Puhti
Loppuraportti
8.3.2012
Atte Niittylä
Kehityspäällikkö, Kunnan Taitoa Oy
Taitoa pähkinänkuoressa
•
Perustettu syksyllä 2010
•
Tausta Sitran koordinoimassa Kuntien palvelukeskus -hankkeessa (2009-2010)
•
Kuntien omistama talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuottaja, joka toimii
alueellisesti ja verkostomaisesti
•
Henkilöstö: 14 henkilöä konsernihallinnossa, alueelliset toimipisteet Pohjois- ja
Kaakkois-Suomessa. Kokonaishenkilöstömäärä on 260 ja 2012 aikana yli 300.
•
Tavoitteena on muodostaa viisi useasta toimipisteestä muodostuvaa hallinnollista
aluetta ja saavuttaa 25 %:n asiakkuuspeitto Suomen asukasluvulla mitattuna
vuoteen 2015 mennessä.
Taitoan kasvu
•
Taitoa -konsernin tuotanto on käynnissä Kaakkois- ja Pohjois-Suomessa Kotkassa,
Mikkelissä, Kouvolassa, Rovaniemellä, Utsjoella, Inarissa ja Sodankylässä.
•
Omistajuuspäätöksen tehneitä helmikuussa 2012 yhteensä 144.
•
Uusien asiakkaiden tuotannon suunnittelua tehdään tällä hetkellä yhdeksällä
paikkakunnalla mm. Salossa ja Keravalla.
•
Asiakkaaksi tulon analyysivaiheessa, jossa tehdään siirtoselvitys päätöksenteon
pohjaksi, on 20 kuntatoimijaa.
•
Omistajista 38 on ilmoittanut halukkuutensa siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon
palvelut Taitoalle vuoden 2013 loppuun mennessä.
Taitoan organisaatio
Yhtiökokous
Ohjausryhmä
Taloushallinto
Ohjausryhmä
Henkilöstöhallinto
Hallitus
Toimitusjohtaja
Anne Lindqvist
Talous- ja hallintojohtaja
Ari Mäkinen
Johdon assistentti
Susanna Lumikangas
Kehitysjohtaja
Olli Ainasvuori
Kehityspäälliköt
Mikko Kokkala
Sari Koljonen
Atte Niittylä
Viestintäjohtaja
Paula Marttinen
Tuotantojohtaja
Tiia Mäkiranta-Säisä
Kaakkois-Suomen alue
Aluejohtaja Kati Kälviäinen
Kaakon Taitoa Oy
Päivi Norhio
Kouvolan toimipiste
oto Kati Kälviäinen
Mikkelin toimipiste
Asiakkuusjohtaja
Sari Törmälä
Pohjois-Suomen alue
Aluejohtaja
Tanja Peltovuoma
Toimialapäällikkö
Jaana Haarakangas
Polar Taitoa Oy
Omistajaohjauksella voimaa
•
Taitoan omistajat ohjaavat yhtiötä kuten omaansa.
•
Taitoan yhtiökokous päättää kaikista suuremmista toimintaan tai sen
muutokseen liittyvistä asioista.
•
Taitoan kehittämistoimintaa ohjaavat ja koordinoivat ohjausryhmät, jonka
jäsenet yhtiökokous valitsee.
•
Omistajien, asiakkaiden ja ohjausryhmien kautta tapahtuvalla yhteistyöllä
Taitoa varmistaa valtakunnallisen muutoksen läpiviennin sekä osaamisen
jakamisen ja lisäämisen.
Taitoa on valtakunnallinen
palveluyhtiö
Taitoa-konserni
Alue
TP
TP
TP
Alue
TP
TP
TP
TP
Alue
TP
TP
TP
TP
Alue
TP
TP = Toimipiste
Alue
TP
Taitoa muodostuu useammasta
hallinnollisesta alueesta, joissa
on mahdollisesti useampi
toimipiste. Alueilla voidaan
tavoitetilassa tuottaa kaikkia
palveluja
Kohti yhtenäistä toteutusmallia
Yhtenäistetyt
toimintamallit ja
järjestelmät
Vuonna 2012 luodaan
perusta yhtenäistämiselle
Järjestelmäkehityksen ennakointia
Asiakkaiden määrä
Kuntien ERP
Taloushallinnon
yhtenäistetyt
järjestelmät
Nykyiset
asiakaskohtaiset
järjestelmät
2011
19.3.2012
2012
2013
2014
2015
2016
8
20NN
Toteuttaminen
19.3.2012
9
Taitoa Oy työnantajana
•
Työehtosopimus
– PTYTES (lähes identtinen KVTES:n kanssa)
•
Mahdollisuudet
– Taitoalle talous ja henkilöstöhallinnon toiminnot ovat ydintoimintoja
– Kehittämisresurssit ovat suuremmat verrattuna yksittäisiin kuntatoimijoihin
– Urakierto ja uralla etenemismahdollisuudet yksittäistä kuntatoimijaa paremmat
– Erikoistumismahdollisuus itseä kiinnostaviin tehtäviin
•
Mitkä asiat säilyvät
– Eläkejärjestelmä (KEVA)
– Palkkaus (harmonisointi)
Maaliskuu 2011
Palvelusalkku
TALOUSHALLINTOPALVELUT
HENKILÖSTÖHALLINTOPALVELUT
Taloushallinnon peruspalvelut
Henkilöstöhallinnon peruspalvelut
•
•
•
•
•
•
•Palkkahallinto (palkat ja palkkiot)
•Matkalaskut
•Standardoitu henkilöstöhallinnon raportointi
Ostolaskut ja ostoreskontra
Myyntilaskut ja myyntireskontra
Maksuliikenne
Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat
Käyttöomaisuuskirjanpito (pysyvät vastaavat)
Standardoitu talousraportointi
Taloushallinnon lisäpalvelut
• Konsernitilinpäätökset
• Tiliöinti
• Kassanhallinta ja rahoituspalvelut
• Asiakaskohtainen talousraportointi
• Koulutus
Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelu
• Järjestelmien pääkäyttäjäpalvelut
Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut
•
•
•
•
Palvelusuhdeasioiden neuvonta ja tuki
Rekrytoinnin tuki
Koulutus
Asiakaskohtainen henkilöstöhallinnon raportointi
Strategisen henkilöstöhallinnon lisä- ja tukipalvelut
• Sähköiset henkilöstöhallinnon järjestelmät (HR)
• Työvoimavuokraus
• Työajanseuranta
• Resurssien hallinta
• Henkilöstön suunnittelu
• Osaamiskartoitukset
• Talousarvio ja –suunnitelma
• Ennustaminen ja seuranta
• Kustannuslaskenta
• Konsernilaskennan kehittämispalvelut
• Muut taloushallinnon neuvontapalvelut esim.
hankkeiden ja avustusten suunnittelu ja seuranta
• Muu talousraportointi ( benchmarking BM ja business
intelligence BI)
9. Palvelutarjonta
Huom: Taitoan palvelutarjonta edllyttää kaikkien
prosessien osalta kuntatoimijoiden järjestelmien
integroinnin Taitoan järjestelmiin.
Siirtoselvityksen sisältö,
tavoitteet ja lopputulos
Asiakkaaksi tulemisen vaiheet
Siirtoselvitys (kestoltaan n. 1-3 kk)
•
•
•
•
•
•
•
Laaditaan kuntatoimijan luottamuselinten päätöksenteon taustaaineistoksi
Jatkumo alueselvityksille, joita tehty vuosina 2010-2011
Tehdään kaikissa asiakkaaksitulon tilanteissa
Vakioitu prosessi, jonka tavoitteena on sitouttaa toiminnasta
vastaavat henkilöt muutoksen suunnitteluun
Taitoan roolina on ohjata selvitysprosessin toteutuminen siten, että
tuloksena syntyy objektiivinen analyysi toiminnan siirtoa koskevan
päätöksenteon pohjaksi
Asiakkaan roolina on tuottaa selvityksessä tarvittavat tiedot
toiminnasta ja taloudesta
Asiakkaalle maksullinen työ, joka tehdään tarjouksen mukaisesti
Palvelutuotantoympäristö
•
Kuntatoimijan siirtäessä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannon
Taitoan hoidettavaksi, ”kokonaispaketti” sisältää sovittavat palvelut,
näiden tuottamiseen osallistuvat henkilöt ja tarvittavat tietotekniset
resurssit sekä usein myös sovitaan tarvittavista toimitilajärjestelyistä
•
Siirto on kokonaistaloudellisesti hyvin kannattava
–Taitoa vastaa, että käytössä on optimaalinen määrä tarvittavia
lisenssejä – ei tarpeettomia/ erillisiä lisenssikuluja
–Taitoa, yhteistyössä Tieran kanssa, kansallisena toimijana kykenee
hyödyntämään neuvotteluissa volyymietunsa
–Taitoan omistajana kunta voi vaikuttaa ohjaus- ja asiantuntijaryhmien
kautta tietojärjestelmien kehityshankkeisiin
• Kehityskulut jakautuvat usean toimijan kesken
• Taitoan kehityspolku tuottaa yksittäistä kuntatoimijaan
verrattuna laaja-alaisemmin mahdollisuuden tehostaa
toimintaprosesseja
Palvelutuotannon järjestäminen
– Kehittäminen on valtakunnallisesti yhteistä tuoden säästöjä ja laatua
kaikille asiakkaille
– Palvelutuotanto on laadukasta syvällisen kuntaosaamisen ja kansallisen
verkoston johdosta
• Työntekijät siirtyvät Taitoalle kuntasektorin organisaatioista
• Vuonna 2012 Taitoassa työskentelee yli 250 kunta-alan talous- ja
henkilöstöhallinnon ammattilaista
• Vuoden 2015 tavoitteena on yli 700 hengen henkilöstövahvuus ja
45 miljoonan euron liikevaihtotaso
– Tuotannossa kiinnitetään erityistä huomiota toiminnan jatkuvuuden ja
riskienhallinnan näkökulmasta
• Varamiesjärjestelyt
• Eläköitymisen ja rekrytoinnin ennakointi
Puhdin siirto Taitoaan
Siirtoselvitys
•
Siirtoselvitys toteutetaan seuraavan vaiheistuksen mukaisesti:
– Aloitusneuvottelu, työpaja 1 (8.9.2011)
• Kokonaistilanteen kartoitus
• Olemassa olevien tietojen (mm. alueselvitys) toteaminen ja mahdolliset
muutokset nykytilaan nähden
• Tarvittavien asiakirjapohjien läpikäynti (vastuujakotaulukot)
– Työpaja 2 (29.9.)
• Kerättyjen tietojen, kuvausten sekä tahtotilan välitarkastelu.
• Prosessinomistajien näkemys; vastuunjakotaulukot
– Siirtoselvityksen loppuraportin laadinta (valmis 24.2.2012 mennessä)
– Lopetusneuvottelu (johtoryhmälle 8.3.2012)
• Siirtoselvityksen loppuraportin läpikäynti ja sen hyväksyminen
Etenemisehdotus
•
•
•
•
•
1
Mikäli kunta ei ole vielä Taitoan omistaja, tulee osakemerkintä
suorittaa ennen kuin Taitoa voi tuottaa palvelua kyseiselle kunnalle.
Vihdin kunta ja Karviainen tekevät päätöksen osakemerkinnästä.
Vihti, Karkkila ja Karviainen tekevät päätöksen talous- ja
henkilöstöhallinnon palvelutuotannon siirtämisestä
liikkeenluovutuksen ehdoin Taitoan hoidettavaksi. Samalla toimijat
päättävät tuotantosuunnittelun käynnistämisestä.
Tuotantosuunnitelman valmistuttua Vihti, Karkkila ja Karviainen
hyväksyvät suunnitelman tuotannon siirrosta Taitoalle ja antavat
toimintaohjeen Puhdille.
Kaikki Puhdin jäsenyhteisöt tekevät päätöksen
Liikelaitoskuntayhtymä Puhdin purkamisesta (jos tuotanto päätetään
siirtää).
ICT-toimintojen järjestämisen suhteen Taitoa on neuvotellut
yhteistyöstä Tieran kanssa. Seudullisena yhteistyönä laadittava
selvitys asiasta valmistuu kevään 2012.
Etenemisehdotus
•
•
•
•
2
Taitoa sitoutuu ottamaan vastaan kaikki Puhdin nykyiset työntekijät
vähintään palvelusopimuksen osoittamaksi ajaksi.
Työntekopaikka jää toistaiseksi Puhdin nykyisiin tiloihin.
Mahdollisuuksia tuotannon laajentamiselle läntisellä Uudellamaalla
kartoitetaan parhaillaan, mm. Kirkkonummi ja Lohja.
Työntekopaikka tai em. alueelle mahdollisesti syntyvä toimipiste
säilyy alueella palvelusopimuksen osoittaman ajan.
Puhti siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon toimintonsa
liikkeenluovutuksena Taitoalle. Olemassa olevat kuntien ja Puhdin
väliset sopimukset voisivat siirtyä liikkeenluovutuksen yhteydessä
Taitoalle.
Tuotantojärjestelmien kehityspolku
•
•
•
Tulevaisuudessa Taitoan talous- ja henkilöstöhallinnon
palveluratkaisun toteutuksessa hyödynnetään yhtenäistettyjä
tuotantojärjestelmiä sekä valtakunnallista kuntien ERP-järjestelmää,
jota suunnitellaan yhteistyössä Tieran kanssa
Taitoan talous- ja henkilöstöhallinnon tuotantojärjestelmien
yhtenäistämiseksi on käynnistetty vaatimusmäärittelyhanke
Tuotantojärjestelmien hankintamenettely käynnistetään vuoden
2012 aikana
Hinta-arvio (tarkempi tarjous liitteenä)
Palvelut prosesseittain
suoritemääräarvio €/suorite
hinta-arvio
Kirjanpito (sis. kom ja maksatus)
Ostolaskut
Myyntilaskut
Yhteensä
779 000
46 000
80 800
0,30
4,01
2,53
234 040
184 445
204 070
622 555
Palkkahallinto (sis. matkalaskut)
33 000
15,03
495 930
Kaikki yhteensä
1 118 485
Taitoan tarjoama kokonaishinta perustuu siirtoselvityksessä käsiteltyyn
ja uudelleen arvioituun tuotantovolyymiin sekä siirtyväksi suunnitellun
tuotannon kustannuksiin.
Jatkotoimenpiteet
Siirtoselvityksestä tuotantosuunnitelmaan
Tuotantosuunnitelma (n. 3-6 kk)
•
Yksityiskohtainen, asiakkaalle maksuton, suunnitelma, jonka
laatimiseen ryhdytään myönteisen kuntapäätöksen jälkeen
– Tehtävät
• Mitkä tehtävät jäävät peruskuntaan, mitkä siirtyvät
– Rajapinnat
• Miten varmistetaan saumaton yhteistyö
– Liittymät
• Tarkka kuvaus, määrät ja liikenne; arvio kustannuksista
– Tiedonsiirto
– Aikataulut
• Milloin ollaan halukkaita/ valmiita tuotannon siirrolle
Siirtoselvityksen liitetiedot
•
Siirtoselvityksessä on käytetty hyödyksi seuraavaa kuntatoimijoiden
edustajilta saatua ja/ tai yhdessä tuotettua materiaalia:
– Selvitys tietojärjestelmistä
– Selvitys talous- ja henkilöstöhallinnon kustannuksista ja
resursseista
– Vastuunjakotaulukot palvelutuotannon järjestämisestä
– Kuntatoimijoiden edustajien näkemys tahtotilasta ja
reunaehdoista
Taitoan yhteystiedot
•
Atte Niittylä
– Kehityspäällikkö, Kunnan Taitoa Oy
– 050 323 8047
– [email protected]
• www.taitoa.fi