4. Kustannusohjaus
Projektitoiminta TUOL0006 Luento 5, Projektin kustannusohjaus Jarmo Toivanen, Erkki Rämö Kustannusohjauksen merkitys • Projekti on itsenäisesti johdettu taloudellinen hanke • Projektilla on taloudelliset tavoitteet, joiden toteutuminen lasketaan projektin valmistuttua • Näin projekti tukee linjaorganisaation strategisia tavoitteita ja tulostavoitteita • Usein projektit ovat toimitusprojekteja, joilla on asiakas ja kiinteä sopimushinta • Projektin kustannusarvioinnin ja ohjauksen onnistuminen on tällöin elintärkeää projekteja toteuttavalle yritykselle Kustannusohjauksen merkitys • Projektin tuotto alkaa vasta projektin valmistuttua • Projektin aikana kertyvät kustannukset kohdistuvat tuottamattomaan pääomaan ja paine aikataulun lyhentämiseen korostuu • Toteutusaikataululla ja kustannuksilla on selvä yhteys • Projektin minimikustannukset saavutetaan suhteellisen pitkällä aikataululla • Projektin lyhin mahdollinen ajoitus taas nostaa kustannuksia jyrkästi • Optimiratkaisu on löydettävissä tältä väliltä Kustannusohjaus Kustannusohjauksen tehtävä on taloudellisesti edullinen projektin toteutus Kustannusohjaukseen sisältyy: • Kustannusarviointi • Projektin budjetointi • Aikataulun ja kustannusten optimointi • Kassavirtalaskenta • Kustannusraportointi • Ohjauspäätökset • Jälkilaskenta Kustannusohjauksen vaikutusmahdollisuudet Kustannusjärjestelmä • • • • • • Antaa kuvan työn todellisesta edistymisestä Liittää toisiinsa ajallisen ja taloudellisen edistymisen Korostaa päätapahtumia Antaa yhteenvedon projektin johtamisen eri tasoilla Auttaa tunnistamaan ongelmakohdat Ennakoi tulevaa kustannuskehitystä Perussuunnittelussa lyödään lukkoon 60-80% projektin kustannuksista Kustannustavoitteellinen suunnittelu Projektin tai sen osatehtävän kustannukset määritellään ennakkoon siten, että toiminta on liiketaloudellisesti kannattavaa! Projektin sopimushinnan muodostuminen PROJEKTIN VÄLITTÖMÄT KUSTANNUKSET = PROJEKTIBUDJETTI TYÖKUSTANNUKSET PALKAT LAKISSÄÄTEISET SIVUKUST. LAITEHANKINNAT MATERIAALIT ALIHANKINNAT MATKAT, EDUSTUS RAHOITUSKULUT OSASTON YLEISKUSTANNUKSET TUOTEKEHITYS KIINTEISTOKUSTANNUKSET HALLINTO PÄÄOMA YRITYKSEN YLEISKUSTANNUKSET HALLINTO KIINTEISTÖT PÄÄOMA VOITTOTAVOITE NETTOTULOSTAVOITE ALV ARVONLISÄVERO = PROJEKTIN SOPIMUSHINTA Muita sopimusmuotoja • Laskutustyö + kannustepalkkio • Kannustepalkkiona sovittu prosentti aika-, laatu-, ym tavoitteiden mukaan • Laskutustyö + houkutuspalkkio • Kustannusalituksesta annetaan tietty prosentti toimittajalle • Kiinteä sopimus + laskutustyö • Osa projektin kustannuksista sovitaan kiinteänä eränä, osa tehdään laskutustyönä • Kiinteäsopimus + bonus • Valmistumisesta ennen sopimuspäivämäärää maksetaan erillinen bonus Kustannusarviointi • Arviot tehtävä riittävällä tarkkuustasolla • Arvioiden on sovelluttava kustannusvalvonnan kohteiksi • Arvion on ennuste, eikä voi olla lähtötietojaan luotettavampi • Osa-arvioihin ei saa lisätä varauksia • Käytettyjen arviointimenetelmien on taattava, etteivät mahdolliset kustannusylitykset horjuta projektin kannattavuutta Kustannusarvioiden virherajat - 20 10 0 Alustava kustannusarvio Peruskustannusarvio Lopullinen kustannusarvio AIKA +10 +20 +30 Tilikartan muodostaminen Kustannusarviointi • Projektiositus paloittelee projektin suunniteltaviin ja valvottaviin työpaketteihin • Työpaketista vastuussa olevan henkilön tai osaston on tehtävä laskelmat kyseisestä työpaketista. • Kustannusten kohdistaminen: • Kustannukset jotka voidaan suoraan kohdistaa tiettyyn työpakettiin, kuten materiaali- ja työkustannukset • Kustannukset, joita ei voida kohdistaa tiettyyn työpakettiin, kuten vuokrat ja hallinnolliset kustannukset, käsitellään yleiskustannuksina Seurattavat kustannuslajit • Kustannuspaketti jakaantuu työlajeihin: • • • • • • Materiaalikustannukset Ostot Tuntipalkat Kuukausipalkat Pääomakustannukset Konekustannukset, vuokrat, jne. Tilikartta ja projektiositus • Osaprojektien ja vastuualueiden kustannukset on voitava eritellä • Urakat muodostavat kukin oman työpakettinsa • Tilikartta on laadittava talousmiesten ja insinöörien yhteistyönä, ei erillisiä seurantamenettelyjä aika- ja kustannusohjaukseen • Tilikartan tulee olla joustava projektin toteutuksessa mahdollisesti tapahtuvien sisällönmuutosten suhteen Kustannusarvio Projektibudjetti Kustannusvalvonta • Säännöllistä • Raportointi jatkuvaa ja määrävälein tapahtuvaa • Tuoretta tietoa sisältävää • Laskujen kierrätys oltava tehokasta • Kaikki kustannukset kattavaa • Ajantasainen talousohjaus oltava tehokasta • Ohjaavaa • Raportointi • Tarkat ennusteet Kaikesta huolimatta syntyy kustannusraportoinnissa viive, joka voi olla jopa muutamia kuukausia ! Kustannusten kertymä Sidotut / suoritetut kustannukset Kustannusraportointi Ajan ja kustannusten optimointi • Onko projektin keston lyhentäminen kannattavaa? • Minkälaisia lisäkustannuksia syntyy jos projekti viivästyy? • Säästöä syntyy: • • • • • Sidotun pääoman korossa Investoinnin tuotossa Tilaajalta aikaisemmin saatujen maksuerien muodossa Säästetyt myöhästymissakot Maine hyvänä toimittajana Kustannusoptimoinnin vaiheet • Selvitetään tehtävien lyhentämismahdollisuudet ja lyhentämisen vaikutus tehtävän kustannuksiin (aika-kustannusriippuvuus) • Selvitetään, mitä säästöjä tuo yhden aikayksikön lyhentäminen (välilliset kustannukset) • Haetaan kriittisen polun tehtävistä se, jota on edullisinta lyhentää (pienin kustannusjyrkkyys) • Lyhennetään kriittisen polun tehtäviä yksi kerrallaan, kunnes yhden aikayksikön lyhentämisestä aiheutuva lisäkustannus on suurempi kuin välillisissä kustannuksissa saatu säästö • Tätä voidaan vielä jatkaa ja hakea projektin minimikesto. Kokonaiskustannukset nousevat tällöin yleensä jyrkästi Projektin keston ja kustannusten optimointi Projektin lyhentäminen
© Copyright 2024