4. Kustannusohjaus
Projektitoiminta TUOL0006 Luento 5, Projektin kustannusohjaus Jarmo Toivanen, Erkki Rämö Keskustelutehtävä • Mieti kustannusohjauksen merkitystä projektille Kustannusohjauksen merkitys • Projekti on itsenäisesti johdettu taloudellinen hanke • Projektilla on taloudelliset tavoitteet, joiden toteutuminen lasketaan projektin valmistuttua • Näin projekti tukee linjaorganisaation strategisia tavoitteita ja tulostavoitteita • Usein projektit ovat toimitusprojekteja, joilla on asiakas ja kiinteä sopimushinta • Projektin kustannusarvioinnin ja ohjauksen onnistuminen on tällöin elintärkeää projekteja toteuttavalle yritykselle Kustannusohjauksen merkitys • Projektin tuotto alkaa vasta projektin valmistuttua • Projektin aikana kertyvät kustannukset kohdistuvat tuottamattomaan pääomaan ja paine aikataulun lyhentämiseen korostuu • Toteutusaikataululla ja kustannuksilla on selvä yhteys • Projektin minimikustannukset saavutetaan suhteellisen pitkällä aikataululla • Projektin lyhin mahdollinen ajoitus taas nostaa kustannuksia jyrkästi • Optimiratkaisu on löydettävissä tältä väliltä Kustannusohjaus Kustannusohjauksen tehtävä on taloudellisesti edullinen projektin toteutus Kustannusohjaukseen sisältyy: • Kustannusarviointi • Projektin budjetointi • Aikataulun ja kustannusten optimointi • Kassavirtalaskenta • Kustannusraportointi • Ohjauspäätökset • Jälkilaskenta Kustannusohjauksen vaikutusmahdollisuudet Kustannusjärjestelmä • • • • • • Antaa kuvan työn todellisesta edistymisestä Liittää toisiinsa ajallisen ja taloudellisen edistymisen Korostaa päätapahtumia Antaa yhteenvedon projektin johtamisen eri tasoilla Auttaa tunnistamaan ongelmakohdat Ennakoi tulevaa kustannuskehitystä Perussuunnittelussa lyödään lukkoon 60-80% projektin kustannuksista Kustannustavoitteellinen suunnittelu Projektin tai sen osatehtävän kustannukset määritellään ennakkoon siten, että toiminta on liiketaloudellisesti kannattavaa! Projektin sopimushinnan muodostuminen PROJEKTIN VÄLITTÖMÄT KUSTANNUKSET = PROJEKTIBUDJETTI TYÖKUSTANNUKSET PALKAT LAKISSÄÄTEISET SIVUKUST. LAITEHANKINNAT MATERIAALIT ALIHANKINNAT MATKAT, EDUSTUS RAHOITUSKULUT OSASTON YLEISKUSTANNUKSET TUOTEKEHITYS KIINTEISTOKUSTANNUKSET HALLINTO PÄÄOMA YRITYKSEN YLEISKUSTANNUKSET HALLINTO KIINTEISTÖT PÄÄOMA VOITTOTAVOITE NETTOTULOSTAVOITE ALV ARVONLISÄVERO = PROJEKTIN SOPIMUSHINTA Muita sopimusmuotoja • Laskutustyö + kannustepalkkio • Kannustepalkkiona sovittu prosentti aika-, laatu-, ym tavoitteiden mukaan • Laskutustyö + houkutuspalkkio • Kustannusalituksesta annetaan tietty prosentti toimittajalle • Kiinteä sopimus + laskutustyö • Osa projektin kustannuksista sovitaan kiinteänä eränä, osa tehdään laskutustyönä • Kiinteäsopimus + bonus • Valmistumisesta ennen sopimuspäivämäärää maksetaan erillinen bonus Kustannusarviointi • Arviot tehtävä riittävällä tarkkuustasolla • Arvioiden on sovelluttava kustannusvalvonnan kohteiksi • Arvio on ennuste, eikä voi olla lähtötietojaan luotettavampi • Osa-arvioihin ei saa lisätä varauksia • Käytettyjen arviointimenetelmien on taattava, etteivät mahdolliset kustannusylitykset horjuta projektin kannattavuutta Kustannusarvioiden virherajat - 20 10 0 Alustava kustannusarvio Peruskustannusarvio Lopullinen kustannusarvio AIKA +10 +20 +30 Tilikartan muodostaminen Kustannusarviointi • Projektiositus paloittelee projektin suunniteltaviin ja valvottaviin työpaketteihin • Työpaketista vastuussa olevan henkilön tai osaston on tehtävä laskelmat kyseisestä työpaketista. • Kustannusten kohdistaminen: • Kustannukset jotka voidaan suoraan kohdistaa tiettyyn työpakettiin, kuten materiaali- ja työkustannukset • Kustannukset, joita ei voida kohdistaa tiettyyn työpakettiin, kuten vuokrat ja hallinnolliset kustannukset, käsitellään yleiskustannuksina Seurattavat kustannuslajit • Kustannuspaketti jakaantuu työlajeihin: • • • • • • Materiaalikustannukset Ostot Tuntipalkat Kuukausipalkat Pääomakustannukset Konekustannukset, vuokrat, jne. Tilikartta ja projektiositus • Osaprojektien ja vastuualueiden kustannukset on voitava eritellä • Urakat muodostavat kukin oman työpakettinsa • Tilikartta on laadittava talousmiesten ja insinöörien yhteistyönä, ei erillisiä seurantamenettelyjä aika- ja kustannusohjaukseen • Tilikartan tulee olla joustava projektin toteutuksessa mahdollisesti tapahtuvien sisällönmuutosten suhteen Kustannusarvio Projektibudjetti Kustannusvalvonta • Säännöllistä • Raportointi jatkuvaa ja määrävälein tapahtuvaa • Tuoretta tietoa sisältävää • Laskujen kierrätys oltava tehokasta • Kaikki kustannukset kattavaa • Ajantasainen talousohjaus oltava tehokasta • Ohjaavaa • Raportointi • Tarkat ennusteet Kaikesta huolimatta syntyy kustannusraportoinnissa viive, joka voi olla jopa muutamia kuukausia ! Kustannusten kertymä Sidotut / suoritetut kustannukset Kustannusraportointi Ajan ja kustannusten optimointi • Onko projektin keston lyhentäminen kannattavaa? • Minkälaisia lisäkustannuksia syntyy jos projekti viivästyy? • Säästöä syntyy: • • • • • Sidotun pääoman korossa Investoinnin tuotossa Tilaajalta aikaisemmin saatujen maksuerien muodossa Säästetyt myöhästymissakot Maine hyvänä toimittajana Kustannusoptimoinnin vaiheet • Selvitetään tehtävien lyhentämismahdollisuudet ja lyhentämisen vaikutus tehtävän kustannuksiin (aika-kustannusriippuvuus) • Selvitetään, mitä säästöjä tuo yhden aikayksikön lyhentäminen (välilliset kustannukset) • Haetaan kriittisen polun tehtävistä se, jota on edullisinta lyhentää (pienin kustannusjyrkkyys) • Lyhennetään kriittisen polun tehtäviä yksi kerrallaan, kunnes yhden aikayksikön lyhentämisestä aiheutuva lisäkustannus on suurempi kuin välillisissä kustannuksissa saatu säästö • Tätä voidaan vielä jatkaa ja hakea projektin minimikesto. Kokonaiskustannukset nousevat tällöin yleensä jyrkästi Projektin keston ja kustannusten optimointi Projektin lyhentäminen Projektin kustannusten arviointi ja ositus • pohjana projektin työn ositus • kutakin työpakettia vastaan luodaan kustannuselementti – cost account (CA) • kunkin työpaketin resurssitarpeille voidaan arvioida hinta • näiden perusteella voidaan koota projektin kokonaiskustannukset 27 Kustannusten ositus (CBS) • koko organisaation laajuinen kustannusten jako eri kustannustyyppeihin • henkilöstökulut • materiaalikustannukset • tulot yms. • kustannustyyppien ositus voidaan kohdistaa projektin työn ja organisaation ositukseen ”kustannuskuutio” • yksittäisten työpakettien kustannusjakaumat eri kustannustyyppeihin on huomattavasti helpompi tehdä kuin koko projektin kustannusjakauma • koko projektin kustannusjakauma voidaan koostaa työpakettien kustannusjakaumasta 28 Projektin kokonaiskustannusten jakautuminen TYYPPIWPkustannusTYYPPI,TEKIJÄ=a,WP TYYPPIkustannusTYYPPI,TEKIJÄ=a,WP=vakio W 1 materiaalit tilat työ + sivukulut 1-1 a OBS O WBS 2 1-2 2-1 2-2 2-3 WPi materiaalit b c CBS: materiaalit TYYPPIWPkustannusTYYPPI,,TEKIJÄ=a,WP tilat työ + sivukulut 29WPCostTYYPPI=vakio,TEKIJÄ=a, WP Miten PBS, WBS, OBS ja CBS liittyvät toisiinsa? • Pitäisikö lisäksi olla resurssien ositus – resource breakdown (RBS)? WBS PBS OBS RBS CBS 30 Kustannusten arviointi • Alkuvaiheiden suuri painoarvo • 85% projektin elinkaaren kustannuksista syntyy tai niihin on sitouduttu ennen kuin itse projekti on varsinaisesti alkanut (ns. sidotut kustannukset eli committed costs) • 1 euro suunnitteluun voi siis periaatteessa johtaa 810 euron säästöihin toteutuksessa • vaikka suunnittelukustannukset ovat tyypillisesti 10% kokonaiskustannuksista, ko. vaiheessa periaatteessa määrätään 90% projektin kustannuksista 31 Alkuvaiheiden merkitys • alkuvaiheessa päätösten määrä on vähäinen verrattuna loppuvaiheeseen • mutta päätösten keskimääräinen vaikutus ja niihin liittyvät riskivat ovat suuri • päätösten määrä kasvaa, mutta niiden vaikutukset ja riskit pienenevät 32 Alkuvaiheiden merkitys • kyky arvioida kustannuksia kasvaa projektin edetessä ( kertyvä kokemus ja parantuva näkemys projektista kokonaisuudessaan), mutta mahdollisuus vaikuttaa kustannuksiin pienenee • muutosten hinta on pieni alussa mutta kasvaa projektin edetessä • jo tehdyt hankinnat tai sopimukset hankittavista ratkaisuista • muutosten suunnittelun ja muutosten vaikutusten huomioimisen aikaansaamat kustannukset 33 Kustannusten arvioinnin yleisperiaatteita • suoritettava projektin kaikissa vaiheissa • toteutettavuusanalyysissä: kannattaako projektia lähteä ylipäänsä toteuttamaan tai tarjoamaan tai pyytämään tarjousta • tarjouksen valmistelussa: mikä laitetaan tarjouksen hinnaksi • budjetointi: miten toteutettavan projektin kustannukset jakautuvat eri työpaketeille • toteutuksessa: miten toteutuneet kustannukset vastaavat projektin budjettia • arvionnin tarkkuuden periaatteena ns. vyöryvä aalto (rolling wave) 34 Kustannusten arvioinnin yleisperiaatteita • kustannuksissa otettava myös huomioon: • projektin yleiskulut: projektin suunnittelu ja johto, tilat • organisaation yleiskulut: organisaation projektille tarjoamat tukipalvelut, esim. koulutus, taloushallinto, markkinointi sekä yrityksen strateginen johto • verot ja muut vastaavat maksut • inflaatio • valuuttariskit • kustannusten lisäksi pitää arvioida varaukset (contingency), joilla katetaan • yllättävät kustannukset, riskit ja epävarmuus (tiettyyn pisteeseen saakka) 35 Kustannusten arvioinnin tarkkuuksia • American Association of Cost Engineers (AACE) • kertaluokka-arvio: -30 – 50% • budjetointiarvio: -15 – 30% • tarkka arvio: -5 – 15% • Turner (1993) • • • • projektiehdotus ja käynnistys: 5% toteuttamispäätös: 20% perussuunnittelun jälkeiset sopimukset: 10% toteutus- ja seurantavaihe: 5% • Projekteja toteuttamispäätöksiä tehdään siis merkittävällä epävarmuudella kustannuksista 36 Kustannusten arvioinnin menetelmiä • ylhäältä-alas • kustannusarviota tarkennetaan etenemällä hierarkisesti työosituskaaviossa ylhäältä alaspäin kohti yksittäisiä työpaketteja • arviot ovat epävarmempia ositushierarkian ylemmillä tasoilla • alhaalta-ylös • kustannusarvio rakennetaan lähtemällä liikkeelle yksittäisten työpakettin kustannuksista ja koostamalla näistä projektin kokonaiskustannusarvio • joitain työpaketteja tai projektin kustannusaspekteja voi jäädä huomaamatta • molempien yhdistelmä suositeltavaa 37 Kustannustavoitteiden mukainen suunnittelu • design-to-cost • projektille asetetaan kokonaisukustannustavoite • tämä kustannus jaetaan iteratiivisesti kullekin työn osituksen tasolle aina työpaketteihin asti • tavoitteena löytää tekniset ratkaisut, resurssivaatimukset ja aikataulut jotka toteuttavat annetun kustannustavoitteen • projektin lopputuloksen laadun määrää siis projektille annetut kokonaisresurssit (eli hinta/kustannus) 38 Vyöryvä aalto • kunakin tarkasteluajankohtana: • toteutettujen työvaiheiden kustannukset lyödään lukkoon sellaisenaan • jo toteutuneita kustannuksia ei muuteta • kustannukset kohdistetaan aina sille ajankohdalle, jolloin ne ovat syntyneet • lähimmän vaiheen kustannukset tarkennetaan työpakettitasolle • kaukaisempien vaiheiden kustannukset arvioidaan yleisemmällä tasolla 39 Vyöryvä aalto Avoimet budjettierät PROJEKTI W Suljetut budjettierät W WP WP W W WP W WP WP W W WP WP W WP WP WP Yleiset kustannusarviot W WP Aika Nykyhetki 40 Tarkat kustannusarviot
© Copyright 2024