1. No category

 Serviceaftale - Private vandværker og
Provas
Provas
Serviceaftale - Private vandværker og Provas
Indholdsfortegnelse
1. Indledning _______________________________________________________________ 3 2. Kontakter ________________________________________________________________ 4 2.1 Kontaktpersoner hos Provas ________________________________________________ 4 2.2 Vedligeholdelse af kontaktdata hos vandværkerne _______________________ 5 3. Reference til aftalegrundlag og øvrige bestemmelser ________________ 5 4. Målerstamdata __________________________________________________________ 5 4.1 Aftale 1 _______________________________________________________________________ 5 4.2 Aftale 2 _______________________________________________________________________ 6 5. Indmelding af takster ___________________________________________________ 6 6. Kvartalsafregninger _____________________________________________________ 7 7. Restance _________________________________________________________________ 7 7.1 Rykkerproces ________________________________________________________________ 7 7.2 Information til vandværket _________________________________________________ 8 7.3 Inkasso hos Dansk Andelsinkasso A/S ____________________________________ 8 8. Administrering og vedligeholdelse af ledningsregistrering __________ 8 9. Fakturering aftale 1-4 __________________________________________________ 9 9.1 Aftale 1 _______________________________________________________________________ 9 9.2 Aftale 2 _______________________________________________________________________ 9 9.3 Aftale 3 _______________________________________________________________________ 9 9.4 Aftale 4 _______________________________________________________________________ 9 9.5 Fælles betingelser __________________________________________________________ 10 10. Filterskyllevand _______________________________________________________ 10 11. Drifts- og serviceaftale _______________________________________________ 10 12. Øvrige services ________________________________________________________ 11 13. Bilag ___________________________________________________________________ 11 Bilag A Oversigt over vandværker og aftaler _________________________________ 11 Bilag B Årshjul __________________________________________________________________ 11 Bilag C Samlet prisliste _________________________________________________________ 11 Bilag D Rykkerdatoer ___________________________________________________________ 11 S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 2 af 11
Provas
Serviceaftale - Private vandværker og Provas
1. Indledning
For at styrke samarbejdet og skabe et overblik over de opgaver og forpligtelser der gensidigt
ligger i samarbejdet mellem Provas og de private vandværker, har vi udarbejdet denne
serviceaftale.
Aftalen indeholder hvilke forpligtelser og ansvar Provas har, ligesom den også indeholder de
forpligtelser og ansvarsområder, der ligger hos de private vandværker.
Aftalen her er ikke juridisk bindende, det er de enkelte underskrevne aftaler derimod. De
enkelte aftaler er udarbejdet med baggrund i en standardaftale, der tidligere er indgået
mellem Haderslev Forsyningsservice a/s og Vandrådet i Haderslev Kommune.
Er der ting, der ikke er forståelige, eller er der noget, der ikke er enighed om, forventer vi at
blive gjort opmærksom på det.
Vi glæder os til et godt samarbejde.
Adm. direktør
John H. Mølgaard
S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 3 af 11
Provas
ærker og Provas
s
Serviceaftale - Private vandvæ
2. Konttakter
2.1 Kontaktpers
soner ho
os Provas
s
Følgende m
medarbejde
ere vil være
e den dagli ge kontaktt for de van
ndværker, d
der er indgå
ået aftaler
med.
or
Koordinato
Jannie B. Westerga
aard
7 - 4042 72
263
7664 8687
jawe@prov
vas.dk
affald og sp
pildevand sa
amt koordi nering af
Opkrævning af forbrugsafgifter på vand, a
on, deadline
es, data mv
v.
informatio
darbejder
Kundemed
Annette D
Duus Hans
sen
7664 8633
3
andh@pro
ovas.dk
ng af forbru
ugsafgifter på vand, a
affald og spildevand sa
amt vedlige
eholdelse af stamdata
Opkrævnin
medarbejder
Økonomim
Helle Boe
e Frederiks
sen
7664 8609
9 - 2384 68
898
hbfr@prov
vas.dk
e af kundeffordringer
Inddrivelse
S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 4 af 11
Provas
Serviceaftale - Private vandværker og Provas
2.2 Vedligeholdelse af kontaktdata hos vandværkerne
Henvendelser fra Provas til vandværket sker primært til formand eller kasserer, afhængig af
hvad henvendelsen drejer sig om.
For at skabe hurtig og sikker kommunikation mellem vandværket og Provas, opfordres
vandværket til løbende at holde Provas informeret om navn, adresse, telefonnummer og emailadresse på formand og kasserer.
For de vandværker, som har indgået en aftale 3, er det også vigtigt at Provas altid har korrekt
oplysning om bankkonto, som afregningsbeløb kan overføres til.
Ændringer af kontaktdata og bankoplysninger sendes på e-mail til [email protected]
3. Reference til aftalegrundlag og øvrige bestemmelser
Opkrævninger for aftale 1-4 sker med baggrund i standardaftale, som er indgået mellem
Haderslev Forsyningsservice a/s og Vandrådet i Haderslev Kommune
Opkrævning for filterskyllevand sker med baggrund i Betalingsvedtægten for Haderslev
Spildevand a/s pkt. 4.2.4, samt den til enhver tid gældende prisliste. Både Betalingsvedtægt
og prisliste kan findes på www.provas.dk
Samlet prisliste jfr. bilag C kan findes på www.provas.dk. Prislisten opdateres hvert år pr 1.
januar. Den til enhver tid gældende prisliste kan således findes på Provas´ hjemmeside.
4. Målerstamdata
4.1 Aftale 1
Vandværket:
Vandværket skal sørge for at indsamle oplysninger om målerskift. Det skal ske løbende og skal
sendes til Provas senest den 15. november, så oplysningerne på målerkortene bliver så
korrekte som muligt.
Provas:
Udsender målerkort sidst i november/først i december til de kunder, der er tilknyttet det
pågældende vandværk.
Provas udfærdiger aflæsningslister ud fra de indlæste målerkort og sender listerne til
vandværket. Aflæsningslisterne skal være vandværket i hænde senest den 15. januar.
Listerne indeholder:
 Forbrugsstedsadresse
 Kundenavn
 Målernummer
 Startaflæsning
 Slutaflæsning
 Forbrug
S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 5 af 11
Provas
Serviceaftale - Private vandværker og Provas
4.2 Aftale 2
Provas:
I starten af december sender Provas et Excel-ark til vandværket til udfyldelse med
måleraflæsninger.
Vandværket:
Vandværket skal sørge for, at målerne aflæses i december, medmindre der foreligger særskilt
aftale med Provas om et andet aflæsningstidspunkt.
Senest den 15. januar skal vandværket sende det udfyldte excel-ark retur til Provas.
Det er vigtigt, at det er det fremsendte ark, som bliver returneret, da vi har behov for:
 Ejendommens adresse
 Målernummer
 Startaflæsning
 Slutaflæsning
 Forbrug i alt
Provas overfører herefter oplysningerne til afregningssystemet.
Vær opmærksom på, at hvis Provas får tilsendt oplysningerne i en fil med et andet indhold
eller filformat end den, der er sendt til vandværket, kan fejllisterne ikke umiddelbart tjekkes,
uden at vi skal kontakte vandværket for yderligere oplysninger, og administrationstiden bliver
dermed længere.
I så fald kan vi blive nødt til at sende vandværket en opkrævning på den ekstra
administrationstid.
Opstår den situation, tager vi kontakt til vandværket for at finde en løsning forud for
fakturering.
Vandværket skal sende oplysninger om målerskift til Provas løbende, minimum en gang i
kvartalet. Oplysning om målerskift, som modtages efter den 15. november, kan ikke medtages
i årsafregningen.
5. Indmelding af takster
Aftale 3
Fra de vandværker, hvor Provas står for opkrævningen af vandafgiften, skal vi ifølge aftalen
have besked om takstændringer senest den 15. december.
Takstændringer, som er vedtaget i løbet af året, og som er gældende fra 1. januar året efter
skal indsendes til Provas senest den 15. december.
Takstblad, som vedtages på vandværkets generalforsamling skal indsendes til Provas senest
14 dage efter generalforsamlingen.
Vandværket skal også give besked, hvis der ikke er sket ændringer.
De takstblade, som Provas modtager inden 15. december bliver gældende for alle 4 á conto
opkrævninger året efter.
S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 6 af 11
Provas
Serviceaftale - Private vandværker og Provas
De takstblade, som Provas modtager efter vandværkets generalforsamling bliver gældende for
de resterende á conto opkrævninger i året – typisk á conto 2-4. Den 1. á conto opkrævning,
som sendes ud sammen med årsafregningen for året før, vil blive dannet på grundlag af sidste
års takstblad.
6. Kvartalsafregninger
Aftale 3
Vandværket
I slutningen af januar gennemgår vandværket den fremsendte liste over målt forbrug hos
vandværkets kunder.
Væsentlige afvigelser fra det forventede forbrug, enten totalt for vandværket eller for enkelte
kunder, drøftes med Provas forud for udsendelse af årsafregninger.
Provas
 Udsender medio februar årsafregning og 1. á conto på vegne af vandværket
 Udsender medio april 2. á conto på vegne af vandværket
 Udsender medio juli 3. á conto på vegne af vandværket
 Udsender medio oktober 4. á conto på vegne af vandværket
 Afregner de opkrævede beløb til vandværket senest 21 dage efter sidste betalingsdato på
de udsendte opkrævninger til kunderne
 Modregner hvert kvartal evt. tab på vandværkets kunder i afregningen til vandværket
Grundlag
Afregninger til vandværket opgøres på grundlag af bogføringsposter genereret i
afregningssystemet siden sidste afregning.
Hvis der er foretaget korrektioner vedrørende tidligere perioder, bliver disse korrektioner taget
med i afregningen til vandværket for det seneste kvartal.
Korrektioner til tidligere perioder vises særskilt på afregningen til vandværket med oplysning
om, hvilke kunder de vedrører.
Ved modregning af tab på vandværkets kunder i kvartalsafregningen oplyses ligeledes, hvilke
kunder det vedrører.
7. Restance
Aftale 3
7.1 Rykkerproces
Provas rykker for udeblevet betaling med 2-3 ugers mellemrum. Datoen for, hvornår der
rykkes, fastlægges et år ad gangen. 1. rykkerskrivelse er en høflig påmindelse om, at vi ikke
har modtaget betaling. Hvis kunden ikke reagerer på den første skrivelse, sendes 2.
rykkerskrivelse efter 2-3 uger.
Bilag D indeholder en oversigt over, hvornår Provas sender rykkere ud i 2014
S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 7 af 11
Provas
Serviceaftale - Private vandværker og Provas
7.2 Information til vandværket
Vandværket får hver måned oversigt over udestående restancer. Oversigten sendes senest tre
hverdage efter månedsskiftet.
Det beløb, som står i oversigten, er det, som kunden skylder vandværket. Det er ekskl.
spildevandsbidrag og andre beløb, som kunden er i restance med hos Provas. Beløb med ”-”
viser, at kunden har tilgodehavende hos vandværket. Beløb med ”+” viser, at kunden har
skyldig saldo hos vandværket.
Det fremgår af oversigten, hvor mange rykkerskrivelser Provas har sendt til kunden. Når der
står ”1”, betyder det, at 1. rykker er sendt. Tilsvarende betyder ”2”, at 2. rykker er sendt. Når
rykkerstatus er 2, betyder det, at vandværket selv skal foretage den videre rykning for
betaling af vandforbrug. Jf. samarbejdsaftalen er det vandværket, der afgør, om der skal
lukkes for vandforsyningen ved udeblevet betaling.
Som tillæg til aftale 3 tilbyder Provas at stå for inddrivelsesprocessen for kundens gæld til
både vandværket og Provas. Servicen er uden yderligere omkostninger for vandværket.
I de tilfælde, hvor vi har kassererens mailadresse, bliver oversigten sendt til vandværkets
kasserer. Ellers er det formanden, der får oversigten.
7.3 Inkasso hos Dansk Andelsinkasso A/S
Provas har etableret samarbejde med Dansk Andelsinkasso A/S i Aabenraa. Vi har valgt Dansk
Andelsinkasso A/S på grund af den nære beliggenhed og selskabets erfaring med lignende
sager.
Dansk Andelsinkasso A/S tager sig hovedsageligt af Provas’ egne restancesager. Når der er
restancer vedrørende vand opkrævet for et privat vandværk på de regninger, som sendes til
inkasso, tages vandværkets restance med i inkassosagen.
Selvom restancen er sendt til inkasso, kan vandværket fortsætte inddrivelsen af egen
restance. Hvis vandværket modtager betaling, er det vigtigt, at betalingen sendes videre til
Provas og ikke til Dansk Andelsinkasso. Det er, så Provas kan styre, at vandrestancen
nedskrives.
Hvis vandværket indgår aftale om betaling af restancen på vand over en periode med flere
rater, vil betalingsaftalen blive overtaget af Dansk Andelsinkasso A/S.
8. Administrering og vedligeholdelse af ledningsregistrering
Aftale 4
Vandværket
 Indberetter til Provas, når der er ændringer i ledningsdata
 Ændringerne ind måles og indberettes af en landinspektør
 Kontrollerer, at registrerede oplysninger i systemet er korrekte
 Påviser ledninger i marken f.eks. ved ledningsarbejde, når det er relevant
 Sender ændringer til ledningsregistreringen til Provas som DAT-fil.
S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 8 af 11
Provas
Serviceaftale - Private vandværker og Provas
Provas
 Vedligeholder og administrer oplysninger om ledningsdata på egen server
 Stiller ledningsdata til rådighed for vandværket via en web-løsning
 Giver vandværket adgang til grundkort og højdekurver via web-løsning
 Tildeler og ændrer adgange til web-løsningen
9. Fakturering aftale 1-4
9.1 Aftale 1
Vandværket
Sender opkrævning til Provas på stamdatavedligeholdelse inkl. andel af omkostninger ved
målerudskiftning kr. 14,38 (grundbeløb) pr. måler pr. år.
Fakturaen sendes til Provas inden den 1. maj.
Provas
Sender opkrævning til private vandværker på forbrugsdata kr. 16,43 (grundbeløb) pr. måler
pr. år.
Fakturaen sendes til vandværket inden den 1. maj
9.2 Aftale 2
Vandværket
Sender opkrævning til Provas på forbrugsdata og stamdatavedligeholdelse inkl. andel af
omkostninger ved målerudskiftning på kr. 30,81 (grundbeløb) pr. måler pr. år.
Fakturaen sendes til Provas inden den 1. maj
9.3 Aftale 3
Provas
Sender opkrævning til private vandværker på administrationsgebyr kr. 50,29 (grundbeløb) pr.
måler pr. år.
Fakturaen sendes til vandværket inden den 1. maj
9.4 Aftale 4
Provas
Sender opkrævning til private vandværker på fast årligt gebyr pr. vandværk kr. 1.500 samt kr.
3,42 pr. måler for grundkort og højdekurver.
Desuden opkræves kr. 560 pr. time til ændringer og vedligehold af data jfr. medgået tid.
Provas sender faktura til vandværket inden den 1. april.
Faktura på ændringer og vedligehold af data fremsendes dog løbende i samme takt, som tiden
forbruges. Fakturering foretages kvartalsvist.
S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 9 af 11
Provas
Serviceaftale - Private vandværker og Provas
For ændringer foretaget i
1. kvartal
fremsendes faktura inden den
2. kvartal
fremsendes faktura inden den
3. kvartal
fremsendes faktura inden den
4. kvartal
fremsendes faktura inden den
1.
1.
1.
1.
maj
august
november
februar
Som forsøgsordning vil de nuværende priser være gældende indtil udgangen af 2015.
I den periode vil Provas vurdere om forudsætningerne ved prisfastsættelsen i 2011 fortsat
holder.
Viser det sig at være nødvendigt med en prisjustering, tager Provas initiativ til en
genforhandling af aftalerne med virkning fra 1. januar 2016.
9.5 Fælles betingelser
Alle nævnte priser er ekskl. moms
Grundbeløb pristalsreguleres hvert år pr. 1. januar efter senest offentliggjorte nettoprisindeks
(oktober) med udgangspunkt i nettoprisindeks 124,8 fra 2010.
Nettoprisindekset findes her
https://www.dst.dk/da/Statistik/emner/forbrugerpriser/nettoprisindeks.aspx
10. Filterskyllevand
Vandværket
Indberetter udpumpet mængde fra vandværket til Haderslev Kommune inden den 31. marts.
Indberetter målt forbrug til filterskyllevand til Provas inden den 1. maj.
Provas
Sender faktura til vandværket på fast bidrag til spildevandsstikledning samt 1/3 af
vandafledningsbidrag jfr. Provas´ gældende prisblad.
Betingelser
Provas sender faktura til vandværket inden den 1. juni.
Kun vandværker, som udleder filterskyllevand til kloaksystemet, opkræves.
Der opkræves for de m3, som jfr. særskilt måler udledes til kloaksystemet.
For de vandværker, som ikke har særskilt måler på det vand, som afledes til kloaksystemet,
opkræves 1 % af udpumpet mængde jfr. indberetningen til Haderslev Kommune.
11. Drifts- og serviceaftale
Vandværket og Provas aftaler på forhånd, hvilke opgaver i forbindelse med driften, Provas skal
tage sig af, og hvor ofte opgaverne skal udføres.
Det aftales desuden, hvilke beføjelser Provas har i forbindelse med udførelse af opgaverne, og
hvilke forpligtelser vandværket har.
Rammerne for, hvordan og hvor ofte Provas rapporterer til vandværket, fastlægges også.
S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 10 af 11
Provas
Serviceaftale - Private vandværker og Provas
Hvis vandværket ønsker det, vil det i forbindelse med f.eks. ledningsbrud være muligt at lade
kontakten med vandværkets kunder gå gennem Provas´ Kundeservice, og information
omkring ledningsbruddet kan gøres tilgængelig på www.provas.dk.
Pris og betingelser for aftalen aftales individuelt, da den afhænger af omfanget af drifts- og
serviceaftalen.
Provas sender specificeret faktura til vandværket en gang om måneden. Ekstra tidsforbrug i
forbindelse med f.eks. udkald faktureres løbende.
Nærmere oplysninger om indhold og muligt omfang af en drifts- og serviceaftale kan fås ved
henvendelse til produktionschef Erik Jørgensen, Provas.
12. Øvrige services
Gebyrer
Aftale 3
I den udstrækning Provas tager sig af rykkerprocedure mv. på vegne af vandværket opkræves
gebyrer med udgangspunkt i Provas´ gældende takstblad.
Vandværket opfordres til at tilpasse sit takstblad med hensyn til gebyrer efter Provas´ takster.
Provas´ gældende takstblad kan findes på www.Provas.dk.
13. Bilag
Bilag A Oversigt over vandværker og aftaler
Bilag B Årshjul
Bilag C Samlet prisliste
Bilag D Rykkerdatoer
S14-7807 / D14-52770 / 3.0
Side 11 af 11