Katalogisering - Besøg axielldrift.dk
DDElibra HÅNDBOG Katalogisering Axiell Danmark A/S 2015-10-26 Version 9.11.30 GUI Copyright © 2015 2 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 1 Indholdsfortegnelse 1 Indholdsfortegnelse .......................................................................................................... 2 2 Introduktion...................................................................................................................... 5 3 Søgning i dokumentationen ............................................................................................. 5 4 Modulet Katalogisering ................................................................................................... 5 4.1 4.1.1 5 Åbning af "Katalogisering" ................................................................................................ 5 Mulighed for at trække poster fra Katalogisering til andre moduler ............................................... 5 Katalogiseringsoversigten ................................................................................................ 6 5.1 Vinduets opbygning ............................................................................................................. 7 5.1.1 Træstrukturen .................................................................................................................................. 7 5.1.1.1 Maskeposter ........................................................................................................................... 7 5.1.1.2 Valideringsposter ................................................................................................................... 8 5.1.1.3 Leverance............................................................................................................................... 8 5.1.1.4 Indlæsning af "Udenlandsk litteratur – CB-selektion" ........................................................... 8 5.1.1.5 Log ......................................................................................................................................... 9 5.1.1.6 Opdatering ............................................................................................................................. 9 5.1.1.7 Ret.......................................................................................................................................... 9 5.1.2 Oversigt over poster ........................................................................................................................ 9 5.1.2.1 Kolonner ................................................................................................................................ 9 5.1.3 Statuslinjen .................................................................................................................................... 10 5.2 Indstillinger ........................................................................................................................ 10 5.2.1 Formatvalg .................................................................................................................................... 10 5.2.1.1 Maske- og valideringsposter ................................................................................................ 11 5.2.1.2 Katalogiseringsformat.......................................................................................................... 12 5.2.2 Kolonner........................................................................................................................................ 12 5.3 Overførsel af poster fra søgning til katalogiseringsoversigt .......................................... 12 5.4 Funktionalitet i "Katalogiseringsoversigt" ..................................................................... 13 5.4.1 Find post ........................................................................................................................................ 13 5.4.1.1 Sorter poster......................................................................................................................... 13 5.4.1.2 Afgrænsning af poster.......................................................................................................... 13 5.4.2 Slet linie ........................................................................................................................................ 14 5.4.3 Slet post ......................................................................................................................................... 14 5.4.4 Automatisk sletning af poster med særlig katalogkode ................................................................. 14 5.4.5 Katalogisering - opstart ................................................................................................................. 15 5.4.5.1 Oprettelse af ny post ............................................................................................................ 15 5.4.5.2 Rettelse af eksisterende post ................................................................................................ 15 5.4.5.3 Kopiering af post ................................................................................................................. 15 5.4.5.4 Tilføj post ............................................................................................................................ 16 5.4.6 Opdatering af post ......................................................................................................................... 16 5.4.6.1 Opdateringskørsel ................................................................................................................ 16 5.4.6.2 Online opdatering ................................................................................................................ 16 5.4.7 Udskrivning af poster .................................................................................................................... 17 5.4.8 Masserettelser ................................................................................................................................ 17 3 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 6 Katalogisering af poster ................................................................................................. 18 6.1 Funktioner .......................................................................................................................... 18 6.2 Katalogisering - generelle funktioner............................................................................... 18 6.2.1 Formatvalg .................................................................................................................................... 18 6.2.2 Gem / afslut katalogisering ........................................................................................................... 19 6.2.2.1 Gem post med validering ..................................................................................................... 19 6.2.2.2 Gem post uden validering .................................................................................................... 19 6.2.2.3 Forlad katalogisering uden at gemme post .......................................................................... 19 7 MARC katalogisering .................................................................................................... 20 7.1 Katalogiseringsbilledets opbygning .................................................................................. 20 7.1.1 7.2 Kolonner........................................................................................................................................ 20 Redigeringstilstand ............................................................................................................ 20 7.2.1 Oplysning om indhold af felter og delfelter .................................................................................. 21 7.2.2 Indtastning i felt ............................................................................................................................ 21 7.2.3 Hent data ....................................................................................................................................... 21 7.2.3.1 Delfelter ............................................................................................................................... 21 7.2.3.2 Koder ................................................................................................................................... 22 7.2.3.3 Langordsregistre .................................................................................................................. 22 7.2.4 Indsæt alfabetiseringstegn ............................................................................................................. 23 7.2.5 Genbrug af data fra eksisterende poster ........................................................................................ 23 7.2.6 Fletning med maske ...................................................................................................................... 23 7.2.7 Fortryd / gentag ............................................................................................................................. 24 7.2.8 Check URL.................................................................................................................................... 24 7.2.9 Afslutning af katalogisering .......................................................................................................... 24 7.3 Hægtning af flerbindsposter ............................................................................................. 24 7.4 Flytning af post til ny base ................................................................................................ 25 8 Styret katalogisering ...................................................................................................... 26 8.1 Skærmbilledets opbygning ................................................................................................ 26 8.1.1 8.2 9 Felter ............................................................................................................................................. 26 Funktionalitet i "Styret katalogisering" .......................................................................... 27 Maskepoststyret katalogisering .................................................................................... 27 9.1 Skærmbilledets opbygning ................................................................................................ 27 9.2 Funktionalitet i "Maskepoststyret katalogisering" ........................................................ 27 9.2.1 10 Hent data i langordsregister........................................................................................................... 27 Katalogisering af "Lokale felter" ................................................................................. 28 10.1 Skærmbilledets opbygning ................................................................................................ 28 10.1.1 10.2 11 Felter......................................................................................................................................... 28 Funktionalitet i "Katalogisering af lokale felter" ........................................................... 30 Indberetning af katalogiseringer til DBC .................................................................... 31 11.1 Returnering af eksporterede poster. ................................................................................ 31 11.2 Dubletposter ....................................................................................................................... 32 12 Koder i katalogiseringsoversigt .................................................................................... 33 13 danMARC2 ..................................................................................................................... 36 4 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 13.1 Ændringer indført i danMARC2 juni 2015 ..................................................................... 36 13.2 Lokale felter........................................................................................................................ 36 5 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 2 Introduktion Katalogisering er et integreret modul i DDElibra. Katalogiseringsmodulet håndterer følgende funktioner: • Oprettelse af nye poster • Ændring af eksisterende poster • Sletning af poster • Udvælgelse af poster fra ekstern leverance • Eksport af nye, ændrede og/eller slettede poster til ekstern database • Styring af hvem der retter en post, og af at en post kun rettes af én person ad gangen Dokumentationen forudsætter kendskab til "Håndbog Topvinduet og Generelt". Overalt i systemet vil en funktion kunne aktiveres såvel ved brug af tastatur som ved brug af mus. I dokumentationen er aktiveringen udelukkende beskrevet ved brug af tastatur. 3 Søgning i dokumentationen Der kan søges i dokumentationen som pdf eller html med (Ctrl+F). Rettelser siden sidste version er markeret med blåt. 4 Modulet Katalogisering 4.1 Åbning af "Katalogisering" Modulet "Katalogisering" åbnes med (Ctrl+K). Fra "Søgning" kan man tage en eller flere markerede poster med til Katalogisering med (Ctrl+Shift+K). Ved åbning af modulet vises de poster i mappen "Ret", der ejes af den person, der er logget på. Modulet "Katalogisering" kan bestå af flere "vinduer". I ét vindue vises altid "katalogiseringsoversigten", som indeholder en oversigt over de poster som findes i den valgte mappe. Derudover findes et vindue for hver post der åbnes (oprettes eller rettes). 4.1.1 Mulighed for at trække poster fra Katalogisering til andre moduler Det er nu muligt at overføre poster fra Katalogisering til andre moduler. F.eks. Beholdning med (Ctrl+Shift+B) og Accession med (Ctrl+Shift+I). 6 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 5 Katalogiseringsoversigten I katalogiseringsoversigten kan følgende funktioner benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Vis post F6 Viser posten i nyt vindue med mulighed for at vælge visningsformat. Her kan også vises materialets forside. Opret F7 Opretter ny post. Slet linie Shift+F7 Sletter post fra katalogiseringsoversigten. Slet post * Ctrl+F7 Sletter post fra den bibliografiske base. Find F8 Fremkalder en søgedialog, der giver mulighed for at afgrænse katalogiseringsoversigten til kun at omfatte de poster, der opfylder de indtastede søgekriterier. Opdater Shift+F8 Sender post til opdatering. Onl. opd. Ctrl+F8 Opdaterer posten online. Til Acc. Alt+F8 Opdaterer online og tager posten med til Accession. Ret F9 eller Retur Åbner markeret post. Gem * Ctrl+F9 Gemmemarkering. Kopier post Alt+F9 Laver en kopi af den markerede post med nyt idnr. Genvejsmenu * Shift+F10 Aktiverer genvejsmenu. Indstillinger F12 Tilføj post Ctrl+F12 Giver mulighed for formatvalg og valg af kolonner. Giver mulighed for (hvis postens idnr. kendes) at hente en post ind i "Retmappen", uden at søge den frem i søgesystemet først. 7 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Hent poster Alt+F12 Henter poster fra søgning, der er markeret og hvor der efterfølgende er trykket (Ctrl+C) "Kopier". Udskriv Ctrl+P Findes i menuen "Filer" Kalder popup'en "Udskriv poster" med mulighed for udskrivning af post(er) i valgfrit format til printer, e-mail, skærm eller fil på UNIX-server. Fortryd * Ctrl+F Findes i menuen "Rediger" Giver mulighed for at fortryde de sidste 100 handlinger i en åben katalogisering. Annuller fortryd * Ctrl+Shift+F Findes i menuen "Rediger" Giver mulighed for at genindsætte data der er slettet med "Fortryd". Funktionerne er kun aktive, når de er relevante. Funktioner markeret med * er kun tilgængelige fra funktionsmenuen. Øvrige funktioner findes desuden i funktionslinjen. 5.1 Vinduets opbygning Venstre del af modulvinduet indeholder en oversigt over "mapper”, mens højre del af modulvinduet indeholder en liste over poster i den valgte mappe. 5.1.1 Træstrukturen Træstrukturen har følgende mapper: "Maskeposter", "Valideringsposter", "Leverance", "Log", "Opdatering" og "Ret". 5.1.1.1 Maskeposter Mappen indeholder de maskeposter der bruges som udgangspunkt for katalogisering af nye poster. Posterne kan kun ændres af en privilegeret bruger. 8 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 5.1.1.2 Valideringsposter Mappen indeholder valideringsposter der definerer regler for katalogisering af poster. Der er mulighed for følgende valideringer: - lovlige felter - obligatoriske felter - test om felter må gentages - indikator værdier (i1, i2 og repeat) - lovlige delfelter - obligatoriske delfelter For hvert delfelt kan angives: - test om delfelter må gentages (r) - Faustnr. kontrol (f) - ISBN kontrol, 10 cifre (b) - ISBN kontrol, 13 cifre (e) - ISSN kontrol (s) - DanBib nummer (d) - checkciffer kontrol (m), dvs. nr. kan være enten DanBib nr., ISBN nr. eller Faustnr. - CPR-nummer kontrol (p) - kontrol af kode op mod "decode" værdier (c) - angivelse om at beholde tomme delfelter (k) - kontrol af delfeltindhold mod søgeveje, f.eks. ISBN-autoritetskontrol. 5.1.1.3 Leverance Mappen indeholder importerede poster. Håndtering af poster i leverancemappen Poster, der ønskes indlagt i den bibliografiske base uden rettelser, markeres, hvorefter der trykkes (Shift+F8) "Opdater", og posterne sendes til opdateringsmappen, hvorfra de opdateres ved første opdateringskørsel. Poster, der måske skal bruges, markeres, hvorefter der trykkes (Ctrl+F9) "Gem". Herved forsynes de markerede poster med "Gemt" i statusfeltet. Hvis der i forvejen står "Gemt" i statusfeltet vil det blive fjernet. Øvrige poster markeres og fjernes fra leverancemappen med (Shift+F7) "Slet linie". 5.1.1.4 Indlæsning af "Udenlandsk litteratur – CB-selektion" Ved indlæsning af dataleverancen "Udenlandsk litteratur – CB-selektion" i DDElibra, vil der blive tilføjet en trimbar katalogkode (fx UTC eller CBS) og periode i posterne, som derefter kan bruges til at danne materialevalgslister i Materialevalg. Der tilføjes nu kun katalogkode i bind- og singleposter. 9 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 5.1.1.5 Log Hvis logning er slået til, vil mappen indeholde de poster, som er blevet opdateret via katalogisering. Kan desuden bruges i forbindelse med udtræk til eksterne databaser. 5.1.1.6 Opdatering Mappen indeholder poster der er sendt til opdatering. Opdateringen finder sted ved første opdateringskørsel, hvorefter posterne automatisk fjernes fra mappen. 5.1.1.7 Ret Mappen indeholder poster overført fra Søgning, samt poster som brugeren er ved at oprette / ændre. 5.1.2 Oversigt over poster 5.1.2.1 Kolonner Oversigten over poster kan indeholde følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Indhold: Felt der indeholder følgende ikon , når posten er åben. Ejer Login for den person der ejer posten. Oprettet Dato for indlæggelse af posten i katalogiseringsmodulet. Rettet Dato for sidste rettelse af post. Idnr. Postens idnr. (for poster katalogiseret af DBC vil nummeret være postens faustnummer). Titel Postens titel. Mat.kode og Spec. mat. Materialekode og specifik materialekode indeholder koder for postens materiale- og posttype. Mulige koder er beskrevet efterfølgende i afsnittet: "Koder". Status Her oplyses om en post er "Rettet" og om evt. valideringsfejl. Uge Ugenummer taget fra MARC-postens felt 990 delfelt o,x,r. Hvis 10 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Kolonnebetegnelse: Indhold: dette delfelt ikke findes, tages det fra felt 032 delfelt a med katalogkode DBF. Findes dette heller ikke, tages ugenummeret fra felt 032 delfelt x med katalogkode DAT. Lokalnote Hvis der i dette felt er angivet en *, betyder det, at posten findes i basen og indeholder lokale felter. Fejlkode Her angives en fejlmarkering, hvis posten er blevet afvist (f.eks. ved den natlige opdatering). Der skelnes mellem store og små bogstaver. Mulige koder er beskrevet efterfølgende i afsnittet: "Koder". Gruppe Her angives i hvilken mappe posten findes. Infokode Giver oplysning om status for poster, der allerede findes i basen. Muligt indhold er beskrevet efterfølgende i afsnittet: "Koder". 5.1.3 Statuslinjen Ud over løbende meddelelser, findes der til højre i statuslinjen oplysning om aktuel maske- og valideringspost samt katalogiseringsformat. Længst til højre vises nummer på aktuel post og samlet antal poster i mappen. 5.2 Indstillinger Aktivering af (F12) "Indstillinger" åbner en dialog, der giver mulighed for at ændre standard katalogiseringsparametre. Indstillingerne gemmes ved at sætte flueben i "Gem opsætning". Ønskes der kun ændret "Format" for en enkelt katalogisering, aktiveres (F12) "Indstillinger" med den relevante post aktiv. Dialogen har følgende faneblade: "Formatvalg" og "Kolonner". 5.2.1 Formatvalg Fanen har følgende felter: Feltbetegnelse: Indhold: Maskepost Giver mulighed for valg af "Maskepost". 11 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Feltbetegnelse: Indhold: Valideringspost Giver mulighed for valg af "Valideringspost". Katalogiseringsformat Giver mulighed for valg af "Katalogiseringsformat". 5.2.1.1 Maske- og valideringsposter Den aktuelle maske- og valideringspost fremgår af felterne "Maskepost" og "Valideringspost". Efter åbning af dropdown bokse kan ny maske- og valideringspost vælges. Valget accepteres ved at trykke "OK" (Alt+O). Ønsker man at fortryde kan der trykkes "Annuller" (Alt+A) eller (Esc). Hvis der er valgt en maskepost, vil den tilhørende valideringspost automatisk blive valgt, når valget accepteres. Der findes følgende standard maske- og valideringsposter Maskepost: Valideringspost: Anvendelse: MASKBP VALBPf Bindposter MASKHP VALHPf Hovedposter MASKINT VALDM2m Fjernlånsposter MASKMUS VALMUSf Musikposter MASKNOD VALSIPf Musikalier MASKSIP VALSIPf Singleposter MASKIMP VALSIPf Importbase MASKSP VALSPf Sektionsposter VALBEHf Ret post fra behold VALDM2f Alle idnr. felter med faustnummervalidering VALSBPf Single- og bindposter 12 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 5.2.1.2 Katalogiseringsformat Herfra vælges hvilket katalogiseringsformat der ønskes anvendt: Der findes følgende formater: Format: Indhold: MARC Katalogisering i MARC-format. Styret Minimumskatalogisering i en formular. Maskepoststyret Styret katalogisering, hvor en maskepost styrer, hvilke felter der bliver medtaget i skærmbilledet. Lokale felter Registrering af lokale felter. 5.2.2 Kolonner Her kan det markeres, hvilke kolonner der ønskes vist i oversigten over poster. Desuden kan kolonnernes rækkefølge ændres ved at trykke (Alt+P) "Flyt op" eller (Alt+N) "Flyt ned". 5.3 Overførsel af poster fra søgning til katalogiseringsoversigt Fremsøgte poster markeres i "Kort format" i Søgning, hvorefter der trykkes (Ctrl+Shift+K). De markerede poster vil blive overført til den aktuelle brugers retmappe, samtidig med at Katalogisering åbnes/aktiveres. Alternativt kan der trykkes (Ctrl+C) "Kopier" efter markering af posterne. Skift derefter til Katalogisering og tryk (Alt+F12) "Hent poster". Dette gælder kun for poster i egen base. Overførsel fra eksterne søgninger kan foretages på tilsvarende måde, dog er det en forudsætning at den eksterne base anvender enten danMARC2 format eller MARC21 format. Tidligere overførte poster forbliver i retmappen. En post må kun rettes af én person ad gangen. Hvis man prøver at overføre en post, der allerede findes i katalogiseringsoversigten, gives en advarsel om, at posten ikke kan overføres. Hvem der har posten liggende i sin retmappe, kan ses ved at fremsøge posten med "Find" (F8) på id.nr. med ejer-feltet blankt. Ønsker man at overføre en hoved- eller sektionspost, skal man overføre en tilhørende bindpost. Hoved-/sektionsposten vil så automatisk blive overført. 13 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Hvis det er en ekstern post, der overføres og opdateres, vil felt 004 delfelt r blive rettet, hvis det er relevant. Findes posten i basen i forvejen, vil felt 004 delfelt "r" få værdien "c" (Rettet post). Findes posten ikke i basen, vil felt 004 delfelt "r" få værdien "n" (Ny post). Det vil herefter umiddelbart være muligt at sende posten til opdatering. Hvis det er en ekstern post, der opdateres, og den findes i basen i forvejen, vil eventuelle lokale felter blive flettet ind i posten, som det sker ved opdatering af ugeleverancer. 5.4 Funktionalitet i "Katalogiseringsoversigt" 5.4.1 Find post I katalogiseringsoversigten kan posterne sorteres og antallet af poster begrænses ud fra valgte kriterier. 5.4.1.1 Sorter poster Kolonnerne i katalogiseringsoversigten kan sorteres ved tryk med musen på kolonneoverskriften, trykkes en gang til sorteres modsat. Alternativt kan man markere et felt i den ønskede kolonne og trykke (Alt+Pil-ned / Alt+Pil-op). 5.4.1.2 Afgrænsning af poster Tryk (F8) "Find", hvorved der fremkommer et Find-vindue. Efter indtastning af søgekriterier aktiveres en søgning med (Alt+F) eller (Retur), hvorefter katalogiseringsoversigten kun vil vise de poster, der modsvarer de indtastede søgekriterier. Der er desuden mulighed for at trykke (Alt+B) "Blank", hvorefter der kan foretages søgning uden angivelse af søgekriterier eller nye søgekriterier kan indtastes. Søgedialogen kan forlades med (Alt+L) "Luk" eller alternativt (Esc). Følgende felter er tilgængelige i søgedialogen. Felter: Indhold: Idnr. Afgrænser til idnr. Ejer Afgrænser på ejer. Oprettet Afgrænser til indtastet periode. Mat.kode Afgrænser til indtastet materialekode. Uge Afgrænser til ugebetegnelsen i MARC-posten. Syntaksen skal være YYYYUU som i MARC-postens felt 990 eller felt 032. Det er muligt at trunkere. Skriv f.eks. 201243 eller 2012? 14 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 5.4.2 Slet linie Poster slettes fra den aktuelle mappe på følgende måde: Afmærk de poster/linjer der skal slettes og tryk (Shift+F7) "Slet linie" (NB: Posterne slettes ikke fra basen). En privilegeret bruger kan slette poster overalt i katalogiseringsoversigten. Den enkelte bruger kan kun slette poster fra egen retmappe. 5.4.3 Slet post Bibliografiske poster slettes fra basen på følgende måde: Marker de poster der skal slettes og tryk (Ctrl+F7) "Slet post". (Funktionen er kun tilgængelig fra menuen "Funktioner"). Man vil blive bedt om at bekræfte sletningen. Svares der (Alt+J) "Ja", bliver man spurgt om posten skal flyttes til kassationsbasen (base kas). Der tilføjes et felt 008, delfelt & med indhold "1" til MARC-posten. Dette delfelt angiver, hvilken base posten tilhører og "1" er det interne nummer for kassationsbasen. Posten flyttes derefter automatisk til opdateringsmappen. Svares der (Alt+N) "Nej" flyttes de aktuelle poster til opdateringsmappen med en slettemarkering. Slettemarkeringen er et "d" i felt 004 delfelt r. Posten vil så blive slettet ved første opdateringskørsel. Ved sletning af bindposter i flerbindsværker beholdes hovedposten, så længe der stadig er tilknyttede bindposter. Da sletningen først foregår i forbindelse med første opdateringskørsel, kan man nå at fortryde sletningen. Posten åbnes i opdateringsmappen. Tryk (Ctrl+F8) "Gem", hvorved posten flyttes tilbage til retmappen. I retmappen ændres indholdet af felt 004 delfelt r fra "d" til "c" eller delfelt & med indhold slettes fra felt 008. 5.4.4 Automatisk sletning af poster med særlig katalogkode I følge http://www.dbc.dk/nationale-opgaver/bibliografisk-nyt/netpublikationer-mappe/detugentlige-url-tjek-pa-dbcs-netregistreringer sætter DBC katalogkoden IDU på netpublikationer, der er blevet utilgængelige. DDElibra kan trimmes således at poster med bestemte katalogkoder ikke indlæses i basen og at de slettes hvis de findes i basen i forvejen og kommer med katalogkoden i en dataleverance. 15 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 5.4.5 Katalogisering - opstart En katalogisering startes fra katalogiseringsoversigten. Så længe en katalogisering er åben, vil der i modullinjen være en knap til at genkalde og aktivere vinduet med den specifikke katalogisering. Katalogiseringen er identificeret ved sit idnr., der er anført på knappen. Der kan være flere katalogposter åbne på samme tid. 5.4.5.1 Oprettelse af ny post Ønsker man at katalogisere en ny post trykkes (F7) "Opret". Herved fremkommer et skærmbillede i henhold til katalogiseringsformat og den maskepost der er valgt. Idnr.-feltet er udfyldt med næste tilgængelige idnr. 5.4.5.2 Rettelse af eksisterende post Marker den ønskede post i egen retmappe. Posten åbnes ved at trykke (F9) "Ret", dobbeltklikke på posten eller trykke (Retur). 5.4.5.3 Kopiering af post Hvis man ønsker at genanvende alle eller flere felter fra en allerede eksisterende post, overføres denne til katalogiseringsoversigten. Posten markeres, hvorefter der trykkes (Alt+F9) "Kopier post". Herved fremkommer en kopi af posten med et nygenereret lokalt idnr. I denne post kan der efterfølgende rettes/tilføjes på sædvanlig vis. Den post, man kopierede fra i katalogiseringsoversigten, kan herefter slettes med (Shift+F7) "Slet linie" (en post bør kun befinde sig i oversigten, mens der foretages rettelser, idet andre forhindres i at rette i posten, så længe den befinder sig der). Alternativt kan man selv rette idnr. i en allerede eksisterende post. Dette benyttes typisk, hvis man kender det centrale idnr. 16 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 5.4.5.4 Tilføj post Hvis man kender en posts idnr., er det muligt at hente en post ind i "Katalogisering", uden at søge den frem i søgesystemet først. 1. 2. 3. 4. Tryk "Tilføj post" (Ctrl+F12). Indskriv idnr. Den aktuelle post vil blive vist. Tryk "OK" (Alt+O). Posten vil blive tilføjet til retmappen. 5.4.6 Opdatering af post Efter oprettelse eller rettelse af en post, skal basen opdateres med den nye post, eller med de rettelser der er foretaget i en eksisterende post. 5.4.6.1 Opdateringskørsel Marker posten og tryk (Shift+F8) "Opdater". Herved flyttes posten til opdateringsmappen og opdateres ved førstkommende opdateringskørsel. Det er kun muligt at opdatere poster, der er valideret uden fejl. Normalt er det ikke nødvendigt at opdatere hoved- eller sektionsposter, idet disse automatisk vil blive opdateret, hvis en tilhørende bindpost opdateres. Hoved- og sektionsposter skal således kun sendes til opdatering, hvis der alene er foretaget ændringer i disse. Bemærk, at tilhørende bindposter ikke opdateres, hvis hovedposten udvælges til opdatering. Hvis man ønsker at flytte en post, der er sendt til opdatering, tilbage til retmappen åbnes posten i opdateringsmappen og der trykkes (Crtl+F8) "Gem". 5.4.6.2 Online opdatering Ønskes en post gjort søgbar straks, kan der alternativt foretages en online opdatering. Marker den post der ønskes opdateret online. Tryk (Ctrl+F8) "Onl. opd.". Posten forsvinder fra retmappen. Poster, som ønskes slettet, skal ikke online opdateres. Med en almindelig opdatering får man mulighed for at hente posten igen/fortryde – ved at hente den i Opdat-mængden og trykke på Gem. 5.4.6.3 Flerbindsværker kan opdateres online Flerbindsværker kan fra og med DDElibra 9.11.20 opdateres online i GUI-klienten. 17 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 5.4.7 Udskrivning af poster Det er muligt at udskive alle poster i en mappe i katalogiseringsoversigten eller udvalgte poster fra en mappe. Hvis man kun ønsker udvalgte poster, markeres disse. Tryk (Ctrl+P) "Udskriv" hvorefter en udskrivningsdialog vises. Udskrivningsdialogen har følgende felter: Feltbetegnelse: Indhold: Hele sættet / Valgte poster Her vælges, om det er alle poster i mappen, eller de markerede poster der ønskes udskrevet. Format Her vælges, hvilket visningsformat udskriften ønskes i. Printer/Destination Feltet er udfyldt med defaultprinter. Alternativt kan angives en anden printer eller et filnavn. Hvis feltet efterlades tomt udskrives til defaultprinter. Posterne udskrives ved at klikke på knappen "Udskriv" (Alt+U). E-mail-adr. Her angives mailadresse, hvis posterne ønskes sendt pr. e-mail. Mailen sendes ved at klikke på knappen "E-mail" (Alt+E). Posterne kan også udskrives til skærm ved at trykke "Til Skærm" (Alt+T). Der kan fortrydes ved tryk på "Annuller” (Alt+A) eller (Esc). 5.4.8 Masserettelser Masserettelse af bibliografiske poster kan ikke foretages i GUI, og er derfor beskrevet i håndbogen til den tegnbaserede version. 18 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 6 Katalogisering af poster 6.1 Funktioner I katalogisering kan følgende funktioner benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Gem Ctrl+F8 Gem katalogisering Indsæt felt F9 Indsætter felt umiddelbart under markeret felt Slet felt Shift+F9 Sletter markeret felt Indsæt delfelt F10 Indsætter "*", hvor markøren er placeret. Slet delfelt Shift+F10 Sletter delfelt, hvor markøren er placeret Flet med maske F11 Indsætter felter og delfelter fra valgt maskepost, der ikke findes i posten i forvejen. Check URL Shift+F11 Kalder aktuel URL, så man kan kontrollere, at den er aktiv. Indstillinger F12 Giver mulighed for valg af "Maskepost", "Valideringspost" og/eller "Katalogiseringsformat" for den aktuelle katalogisering. Hent data Ctrl+F12 Henter data. Funktionerne er kun aktive, når de er relevante. 6.2 Katalogisering - generelle funktioner 6.2.1 Formatvalg Når (F7) "Opret" post eller (F9) "Ret" post aktiveres i katalogiseringsoversigten, vil en katalogisering blive åbnet. Katalogiseringen åbnes i den enkelte brugers default "Katalogiseringsformat", eller det der blev valgt med katalogiseringsoversigten aktiv. 19 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Ved tryk på (F12) "Indstillinger" er det muligt at vælge en alternativ "Maskepost" og "Valideringspost" og/eller et alternativt "Katalogiseringsformat" for den aktuelle katalogisering. Eventuelle ændringer gælder kun, til den aktuelle post er gemt. 6.2.2 Gem / afslut katalogisering Når en post gemmes, vil felter uden indhold automatisk blive slettet. 6.2.2.1 Gem post med validering Når oprettelsen/rettelsen af en katalogisering er afsluttet trykkes (Ctrl+F8) "Gem". Hvis valideringen gennemføres uden problemer, lukkes katalogiseringsvinduet og man returnerer til katalogiseringsoversigten. Posten vil nu fremstå med status "Rettet". 6.2.2.2 Gem post uden validering Hvis posten ikke kan valideres, vil de data der medfører valideringsfejl fremstå med rød skrift. Trykker man (Ctrl+F8) "Gem" aktiveres desuden en dialog, der gør opmærksom på, hvor i posten der er valideringsproblemer. Det er herefter muligt at vende tilbage til katalogiseringen ved tryk på (Alt+R) "Ret fejl" eller (Retur). Alternativt kan posten gemmes med (Alt+G). Gemmes posten uden validering, vil det fremgå af postens statusfelt. Når poster gemmes uden validering, vil felter uden indhold blive bevaret. Bemærk at det ikke er muligt at sende en post til opdatering, før den er blevet gemt med validering. 6.2.2.3 Forlad katalogisering uden at gemme post Hvis man fortryder rettelserne i en post, kan man forlade katalogiseringen uden at gemme posten. Posten vil fremstå uændret ved næste aktivering. Der trykkes (Ctrl+F4) "Luk", hvorefter en dialog vil spørge, om man ønsker at gemme. Svares ja med (Alt+J) eller (Retur), svarer det til, at man har aktiveret (Ctrl+F8) "Gem". Svares nej med (Alt+N), afsluttes katalogiseringen, uden at de foretagne ændringer bliver gemt. Ændringerne vil ikke kunne fremskaffes igen. Svares "Annuller" med (Alt+A) bliver man i katalogiseringsbilledet og kan fortsætte arbejdet. 20 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 7 MARC katalogisering 7.1 Katalogiseringsbilledets opbygning 7.1.1 Kolonner Katalogiseringsbilledet indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Indhold: Feltnr. MARC-feltets nummer Indikator Indikator Indhold Delfelter med indhold Indholdsfeltet består af delfeltskilletegn, delfeltangivelser samt delfeltindhold. Delfeltskilletegn angives med en *. Delfelttegnet anbringes umiddelbart inden delfeltangivelsen. 7.2 Redigeringstilstand Før der kan skrives/rettes i katalogiseringsbilledet, skal det felt der ønskes skrevet/rettet i bringes i redigeringstilstand. Med (Pil-op/Pil-ned) og (Pil-højre/Pil-venstre) flyttes markeringen til det felt, hvor ændringen skal foretages. Markeringen vil altid dække en vandret linje i katalogiseringsbilledet. Felter der er markeret men ikke i redigeringstilstand vil i kolonnerne "Feltnr." og "Indikator" være blå med en gul ramme omkring, mens tilsvarende felter i kolonnen "Indhold" er hvide, omgivet af en gul og en blå ramme. Man bringer feltet i redigeringstilstand ved at markere det og trykke (Retur), hvorved felterne i kolonnerne "Feltnr." og "Indikator" bliver hvide og den gule ramme forsvinder. Felterne i kolonnen "Indhold" kommer til at se ud som et ikke markeret felt, men med markøren placeret efter første delfelttegn. Efterfølgende tryk på (Retur) bringer feltet ud af redigeringstilstand igen. Det er ikke muligt at forlade et indholdsfelt, før det er bragt ud af redigeringstilstand. 21 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Der kan kun skrives/rettes i et felt der er i redigeringstilstand. Begynder man indtastningen mens feltet ikke er i redigeringstilstand, vil det blive bragt i redigeringstilstand, og indtastningen vil begynde umiddelbart efter første delfelttegn. Når et felt er i redigeringstilstand kan man hoppe til næste delfelt ved at trykke (Tab) og til forrige delfelt med (Shift+Tab). 7.2.1 Oplysning om indhold af felter og delfelter Når markøren bevæger sig ned gennem linjerne i en katalogisering, vil modulvinduets statuslinje give information om, hvilket indhold der skal være i det til enhver tid markerede MARCfelt. Bringes et indholdsfelt i redigeringstilstand, vil modulvinduets statuslinje også give information om, hvilket indhold der skal være i det delfelt markøren aktuelt er placeret i. 7.2.2 Indtastning i felt Hvis man ved indtastningen når til enden af et synligt indholdsfelt, vil feltet blive udvidet, så man altid vil kunne se hele feltet. Der skal ikke trykkes (Retur) i feltet, da det vil bevirke, at feltet forlader redigeringstilstand. Så længe et felt er aktivt, kan man med (Esc) fortryde indtastninger eller rettelser i feltet. Dvs. ændringer foretaget siden feltet sidst var inaktivt, vil blive slettet. 7.2.3 Hent data 7.2.3.1 Delfelter Ønskes der oplysning om, hvilke delfelter der er lovlige til et konkret MARC-felt, bringes det tilsvarende indholdsfelt i redigeringstilstand, og markøren placeres umiddelbart efter en *. Herefter trykkes (Ctrl+F12) "Hent data" hvorefter en dialog giver oplysning om, hvilke delfelter der er lovlige for det aktuelle MARC-felt. Ønskes der indsat et nyt delfelt trykkes (F10) "Indsæt delfelt", eller der indtastes manuelt en *, umiddelbart før den * der starter det efterfølgende delfelt. Placer markøren mellem de 2 *'er og tryk (Ctrl+F12) "Hent data", hvorefter mulige delfelter vil blive vist. Marker det ønskede delfelt og tryk (Retur). Den markerede delfeltkode vil blive indsat i indholdsfeltet, hvor markøren er placeret. Ønskes det nye delfelt indsat sidst i feltet tastes * i slutningen af linjen, hvorefter der trykkes (Ctrl+F12) "Hent data", og det ønskede delfelt tages med over i katalogiseringsbilledet. Kendes delfeltkoden tastes bare * og delfeltkode. 22 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 7.2.3.2 Koder Til en række delfelter findes nogle fast definerede koder (f.eks. materialekoder). Disse kan bringes frem i en dialog på følgende måde. Bring indholdsfeltet for det relevante MARC-felt i redigeringstilstand. Placer markøren efter den relevante delfeltangivelse. Hvis der findes fast definerede koder for indholdet i det aktuelle delfelt, vil funktionen "Hent data" være aktiv. Når (Ctrl+F12) "Hent data" herefter aktiveres, fremkommer en oversigt over definerede koder. Marker den ønskede kode og tryk (Retur), hvorefter koden indsættes i delfeltet. 7.2.3.3 Langordsregistre For at sikre korrekte navneformer eller andre standardiserede oplysninger, er det muligt at overføre disse oplysninger fra et opslag i et langordsregister. Bring indholdsfeltet for det relevante MARC-felt i redigeringstilstand. Placer markøren efter den relevante delfeltangivelse. Hvis der findes mulighed for opslag i et langordsregister, vil funktionen "Hent data" være aktiv. Når (Ctrl+F12) "Hent data" aktiveres, fremkommer en listoversigt. Hvis der i delfeltet allerede er indtastet oplysninger, vil der i oversigten være foretaget en listning fra det angivne sted i registeret. Står der ikke noget i delfeltet, foretages automatisk opslag fra registerets start. Indtast relevant startpunkt for listningen og tryk (Alt+O) "OK" eller (Retur). Hvis den ønskede navneform/standardoplysning findes entydigt i resultatet, markeres den, hvorefter der trykkes (Retur), og de markerede oplysninger overføres til MARC-feltet. Data vil blive indsat i det indholdsfelt man tog udgangspunkt i. Allerede inddaterede oplysninger i feltet vil blive overskrevet. Systemet henter alle data fra det MARC-felt, hvor navneformen forekommer. Der kan derfor blive medtaget delfelter, der ikke kan valideres, i det felt de hentes ind i. Hvis det er tilfældet, vil data, der ikke kan valideres, blive vist med rød skrift. Det er muligt via ”Hent data” at få vist posterne i MARC-formatet og selv aktivt bestemme hvilke felter der skal udpeges og tages med tilbage. Fra listen over navneformer trykkes (Alt+V) ”Vis poster”. De udvalgte poster vises som liste øverst i vinduet. Der kan bladres til næste post/forrige post med (Ctrl+Page Down/Ctrl+Page Up). I MARC-posten nedenfor markeres det eller de felter som ønskes overført til katalogiseringsbilledet. Brug mellemrumstasten til at markere de enkelte felter. Når de ønskede felter er markeret trykkes (Alt+O) "OK". Felterne indsættes som nye felter i posten. Der bladres i en post med (Page Up/Page Down). 23 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Trykkes der (Alt+A) "Annuller", vender man tilbage til katalogiseringsbilledet uden overførsel af data. 7.2.4 Indsæt alfabetiseringstegn I katalogisering understøttes de normale alfabetiseringsmuligheder: - brug af bestemt alfabetiseringstegn brug af store delfelter Alfabetiseringstegnet i katalogisering er tegnet "¤". 7.2.5 Genbrug af data fra eksisterende poster Hvis man ønsker at genanvende felter fra en allerede eksisterende post i en ny post, åbnes begge poster i modulvinduet (benyt evt. "Kakler" fra menuen "Vinduer"). Den del af posten man ønsker at genanvende markeres, hvorefter ”Kopier" (Ctrl+C) og "Sæt ind" (Ctrl+V) anvendes. Den post, man kopierede fra bør efterfølgende slettes fra katalogiseringsoversigten, idet andre forhindres i at rette i posten, så længe den befinder sig der. 7.2.6 Fletning med maske Når en post gemmes slettes automatisk ikke udfyldte felter og delfelter. Ønsker man at arbejde videre med posten på et senere tidspunkt er det er muligt at foretage fletning med en maskepost, så felter og delfelter fra maskeposten flettes ind, hvis de ikke allerede er i posten. Åbn den aktuelle post og tryk (F11) "Flet med maske". 24 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 7.2.7 Fortryd / gentag Det er muligt at fortryde / gentage de sidste 100 handlinger i en åben katalogisering. Når der er indtastet oplysninger i en post, vil funktionen "Fortryd" (Ctrl+F) være aktiv, når man forlader redigeringstilstand. Tryk på "Fortryd" (Ctrl+F) vil slette ændringer, i det felt man sidst har skrevet i. Aktivering af "Fortryd" (Ctrl+F) endnu engang vil slette ændringerne i det næstsidste felt, man har skrevet i osv. Når "Fortryd" (Ctrl+F) har været anvendt, bliver funktionen "Annuller fortryd" (Ctrl+Shift+F) aktiv, og det er muligt at få indsat de slettede data igen. Sidst slettede indsættes først. Fortryd / Annuller fortryd kan anvendes på den aktuelle katalogisering, indtil posten lukkes. Funktionerne findes i menuen "Rediger". 7.2.8 Check URL Når der er angivet en URL, f.eks. i felt 856 delfelt u, er det muligt at kontrollere om den er korrekt. Marker feltet og gør det aktivt ved at trykke (Retur). Flyt markøren til delfeltet, så funktionen "Check URL" bliver aktiv. Når der herefter trykkes (Shift+F11) "Check URL", vil den angivne webside blive vist. Det er muligt at sætte systemet op, så der jævnligt foretages check af, om eksisterende URL'er er aktive. Poster med ugyldige URL'er kan automatisk flyttes til kassationsbasen. 7.2.9 Afslutning af katalogisering Efter indtastning/rettelse skal katalogiseringen gemmes/afsluttes og posten evt. sendes til opdatering. Se beskrivelse under "Katalogisering – generelle funktioner" afsnit 6.2.2. 7.3 Hægtning af flerbindsposter Ved katalogisering af flerbindsværker skal bindposterne pege på hovedposten og omvendt. Dette sker ved at der oprettes et eller flere 015 felter i hovedposten og et felt 014 i bindposten. Indholdet i felt 015 i hovedposten skal være den tilhørende bindposts idnr. Indholdet i felt 014 i bindposten skal være den tilhørende hovedposts idnr. 25 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Systemet sender automatisk hovedposten til opdatering ved opdatering af en bindpost. Derfor anbefales det, at rettelser i hovedposten foretages, inden der rettes i tilhørende bindposter. 7.4 Flytning af post til ny base Hvis man ønsker at flytte en bibliografisk post fra en logisk base til en anden, bringes posten over i egen retmappe, hvorefter den åbnes. En evt. baseangivelse vil være angivet i felt 008, delfelt &. Typisk vil delfeltet ikke være der, hvilket betyder, at MARC-posten tilhører basen med bibliotekets almindelige poster. Ud over denne standardbase er der typisk 3 andre baser. Disse baser er angivet ved et tal i delfeltet. Det er kassationsbasen, som har nummer 1, fjernlånsbase som har nummer 16 og importbasen, som har nummer 33. Hvis man ønsker at flytte posten til en bestemt base, tilføjes delfelt & til felt 008, og nummeret på basen angives i delfeltet. Som nævnt ovenfor er standardbasen normalt kendetegnet ved at delfeltet ikke findes, men nummer 32 kan også anvendes for standardbasen. Hvis posten ønskes flyttet tilbage til standardbasen, slettes delfeltet blot, eller nummeret ændres til 32. Efter at der er rettet i felt 008, delfelt &, afsluttes katalogiseringen med (Ctrl+F8) "Gem", og posten sendes til opdatering med (Shift+F8). 26 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 8 Styret katalogisering Ved at vælge denne katalogiseringsform, er det muligt hurtigt og nemt at få inddateret de nødvendige og tilstrækkelige oplysninger til en foreløbig katalogisering af en post. 8.1 Skærmbilledets opbygning 8.1.1 Felter I "Styret katalogisering" findes følgende felter: Feltbetegnelse: Indhold: Idnr. Feltet vil være udfyldt med et maskingenereret idnr. ISBN13 ISBN-nummer (13-cifret). ISBN ISBN-nummer. Pris Pris. Generel mat.type Kode for generel materialebetegnelse. Mulige værdier kan vælges fra dropdown boks. Specifik mat.type Kode for specifik materialebetegnelse. Mulige værdier kan vælges fra dropdown boks. Kategori Kode for bibliografisk kategori. Mulige værdier kan vælges fra dropdown boks. Sprogkode Sprogkode. Mulige værdier kan vælges fra dropdown boks. Klassemærke Numerisk opstilling. Titel Materialets titel. Efternavn Forfatterens efternavn. Fornavn Forfatterens fornavn(e). Udgave Udgave. Forlag: Sted Udgivelsessted. 27 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Feltbetegnelse: Indhold: Forlag: Navn Forlagets navn. Udgivelsesår Udgivelsesår. Lokalisering Feltet anvendes i forbindelse med oprettelse af fjernlån. 8.2 Funktionalitet i "Styret katalogisering" Efter indtastning/rettelse skal katalogiseringen gemmes/afsluttes og posten evt. sendes til opdatering. Se beskrivelse under "Katalogisering – generelle funktioner" afsnit 6.2.2. 9 Maskepoststyret katalogisering Denne katalogiseringsform er en styret katalogisering, hvor det er den valgte maskepost der styrer, hvilke felter der skal være tilgængelige i katalogiseringsbilledet. 9.1 Skærmbilledets opbygning I skærmbilledets venstre halvdel findes ledetekster for felter og delfelter. I skærmbilledets højre halvdel findes felter til indtastning af indhold i delfelterne. De enkelte felter kan forstørres ved tryk på (F4). Feltet lukkes igen ved tryk på (Esc). I delfelter der skal indeholde koder, kan mulige værdier vælges fra dropdown bokse. 9.2 Funktionalitet i "Maskepoststyret katalogisering" Efter indtastning/rettelse skal katalogiseringen gemmes/afsluttes og posten evt. sendes til opdatering. Se beskrivelse under "Katalogisering – generelle funktioner" afsnit 6.2.2. 9.2.1 Hent data i langordsregister Når en række felter med navneformer f.eks. felt 100 "Efternavn eller fornavn alene" markeres bliver (Ctrl+F12) "Hent data" aktiv, og det er - som i "MARC katalogisering" - muligt at foretage opslag i og overføre data til feltet fra langordsregisteret for personnavne. Hvis feltet i forvejen indeholder en værdi, vil denne blive erstattet af værdien hentet fra langordsregistret. Det er ikke muligt at udpege flere felter end skabelonen giver plads til. 28 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 10 Katalogisering af "Lokale felter" Ved at vælge denne katalogiseringsform, er det muligt at inddatere oplysninger, der afviger fra en central (f.eks. DBC) katalogisering. 10.1 Skærmbilledets opbygning Skærmbilledet er inddelt i 2 blokke. Øverste blok indeholder felter til indtastning af de oplysninger der afviger fra den centrale katalogisering. Nederste blok indeholder oplysninger fra den centrale katalogisering. Vedrørende lokale felter henvises desuden til afsnittet ”danMARC2/Lokale felter". 10.1.1 Felter I "Lokale felter" findes følgende felter: Lokale felter i øverste blok: Feltbetegnelse: Indhold: Klassemærke Numerisk opstilling. Efternavn Forfatterens efternavn. Fornavn Forfatterens fornavn(e). Korporation Korporation. Underkorporation Underkorporation. Konferencenr. Konferencenummer. Konferenceår Konferenceår. Konferencested Konferencested. Titel Materialets titel. Katalognote Notefelt. Indholdskode Indholdskode. Mulige værdier kan vælges fra dropdown boks. 29 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Feltbetegnelse: Indhold: Generel mat.type Generel materialetype. Mulige værdier kan vælges fra dropdown boks. Specifik mat.type Specifik materialetype. Mulige værdier kan vælges fra dropdown boks. Centrale felter i nederste blok: Feltbetegnelse: Indhold: Idnr. Feltet vil være udfyldt med postens idnr. Sprogkode Sprogkode. Generel mat.type / Specifik mat.type Generel og specifik materialetype. ISBN ISBN-nummer. Kategori Bibliografisk kategori. Udgivelsesår Udgivelsesår. Efternavn Forfatterens efternavn. Fornavn Forfatterens fornavn(e). Titel Materialets titel. Forlag: Navn Forlagets navn. Forlag: Sted Udgivelsessted. Klassemærke Numerisk opstilling. 30 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 10.2 Funktionalitet i "Katalogisering af lokale felter" Der kan kun indtastes/rettes i de lokale felter. Efter indtastning/rettelse af indhold i den øverste blok, gemmes/afsluttes katalogiseringen og posten sendes evt. til opdatering, som beskrevet under "Katalogisering – generelle funktioner" afsnit 6.2.2. 31 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 11 Indberetning af katalogiseringer til DBC Poster der skal eksporteres til DBC, skal overholde følgende regler: Felt 001 delfelt b skal indeholder bibliotekets biblioteksnummer. Ved eksport af posterne vil kun poster der indeholder bibliotekets biblioteksnummer i dette delfelt blive eksporteret. Hvis biblioteket har en aftale om at måtte rette andre bibliotekers poster, skal man huske at ændre felt 001 delfelt b til eget biblioteksnummer, for at posten kan blive eksporteret. NB: Når posten kommer retur er DBC's biblioteksnummer indsat i dette delfelt, og bibliotekets biblioteksnummer er flyttet til felt S10 delfelt a. Felt 004 delfelt r skal jfr. "Aflevering af data fra folkebibliotekerne til DanBib" indeholde enten n eller c. Da DDElibra indsætter værdien "u" i dette delfelt ved brug af "online opdatering", bliver denne værdi ved eksport konverteret til "c". Felt 032 delfelt & anvendes til at inddatere en slags katalogkode og periodenummer. Feltet bliver søgbart med søgekoden kk. Delfeltet inddateres kun i enkeltstående poster og bindposter. Ved eksport vil eventuelle sektionsposter og hovedposten blive eksporteret med, hvis de(n) indeholder bibliotekets biblioteksnummer i felt 001 delfelt b. Da DBC jfr. "Aflevering af data fra folkebibliotekerne til DanBib" kræver at posterne indeholder felt S10 delfelt a (med samme indhold som felt 001 delfelt b), vil dette felt blive maskingenereret i posterne der eksporteres, dvs. det er ikke nødvendigt at inddatere felt S10. Alle felter i intervallet 001-999 og alle delfelter i disse felter eksporteres. DBC vil så automatisk sortere lokale felter og delfelt & fra. Hvordan eksporten konkret skal foregå, aftales med Axiells implementør. 11.1 Returnering af eksporterede poster. Hvis biblioteket abonnerer på "Decentrale poster", vil der i en dataleverance kunne være poster, der tidligere er eksporteret til DBC. Posterne vil i givet fald være markeret med DP som materialetype, og de vil indeholde et centralt idnr. Dagen efter at dataleverancen er indlæst, vil posterne være tilgængelige i leverancemappen. Hvis biblioteket har oprettet lokale felter i de eksporterede poster, vil disse blive flettet ind i de returnerede nye poster. Posterne gennemgås og sendes til opdatering. 32 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Før nattens opdatering vil det stadig være den lokale indberettede post, der befinder sig i bibliotekets base. Den returnerede centrale post vil være flyttet fra mappen "Leverance" til mappen "Opdatering". Ved nattens opdatering vil den nye post blive indlagt i selve basen. Samtidig vil administrative data (beholdningsoplysninger mv.), som var knyttet til den lokale post, blive overført til den nye post, med det korrekte centrale idnr. Både gamle og nye poster ligger nu i basen, men de gamle lokale poster skal normalt slettes. De gamle poster får automatisk tildelt poststatuskode "d" (slettepost). Man kan ved trimning bestemme: - hvilket ejernavn de gamle poster får tildelt - i hvilken mappe i katalogiseringsoversigten de gamle poster anbringes. Man kan vælge at anbringe posterne direkte i mappen "Opdatering" og dermed automatisk få dem slettet i den følgende nats opdatering. Man kan også vælge, at de gamle lokale poster skal anbringes i mappen "Ret". Er dette tilfældet, kan man: - sende posterne til sletning ved at sende dem til mappen "Opdatering". - vælge at bevare dem i basen. Dette gøres ved at trykke på (Shift+F7) "Slet linie" så de fjernes fra katalogiseringsoversigten. Hvis den lokale post sendes til opdateringsmappen, vil den ved den efterfølgende opdatering blive slettet. Det tilrådes af hensyn til indberetning af lokaliseringsoplysninger at slette de lokale poster, så de ikke fejlagtigt bliver anvendt til beholdningsregistrering. Bibliotekets base vil herefter kun indeholde posten med det centrale idnr. i overensstemmelse med DanBib. 11.2 Dubletposter Hvis der, på trods af kontrollen i DanBib umiddelbart før katalogiseringen, er dubletter i de indberettede katalogiseringer, kan DBC finde disse ved en matchning mod DanBib. DBC sender en liste over de afviste lokale idnr., med angivelse af hvilke centrale idnr., de er dubletter til. Biblioteket kan så vælge at hente de centrale poster og overføre beholdning mv. hertil og slette den lokale post. Hvis biblioteket ikke mener, at det er en dublet til den centrale post, tilføjes posten en speciel afmærkning (fastsat af DBC), og posten indberettes igen. 33 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 12 Koder i katalogiseringsoversigt Fejlkoder: Kode: Betydning: A Kan ikke slette post med bestillinger. Det er trimbart om dette tjek ønskes foretaget. B Der er ikke rettigheder til at opdatere i den angivne logiske base. H Kan ikke slette post med beholdninger. Det er trimbart om dette tjek ønskes foretaget. I Kan ikke slette post med fjernlån. Det er trimbart om dette tjek ønskes foretaget. K Idnr. mangler på denne MARC-post. N Kan ikke slettes, posten findes ikke i basen. N Kan ikke opdateres, posten findes ikke i basen. I Der er brugt en ulovlig kode som opdateringsstatus for denne post. T Kan ikke opdatere post pga. ulovlige tegn eller ulovlig tegnkombination. U Posten findes allerede i basen, den kan derfor ikke indsættes som en ny post. U Posten forsøgt opdateret af en anden samtidig. ? Ukendt fejltilstand. 34 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Materialekoder og specifikke materialekoder: Kode: Betydning: BP Bindpost DP Decentral post, der har bibliotekets ejermærke. EH Emnehenvisning. HP Hovedpost (ved overførsel af en bindpost vil en tilhørende hovedpost automatisk blive ført med over). SP Sektionspost (ved overførsel af en bindpost vil en tilhørende sektionspost automatisk blive ført med over). av "av"-materiale. bo Bogligt materiale. Ly Lydoptagelse. mu Musikoptagelse. no Musikalie. ?? Andre materialetyper. Musikoptagelse "mu" vil være underdelt i: Kode: Betydning: CD Compact Disc LP Grammofonplade MC Musikkassette 35 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ Infokoder: Indhold: Betydning: Beholdning angiver, at posten findes i basen med beholdning tilknyttet (programmet foretager ikke yderligere tjek). Posten kan være: - en DBC-rettelsespost, dvs. at den opfylder DBC's formelle definition på en rettelsespost og er mærket som en sådan - en post, hvori der er foretaget ændringer, som ikke giver anledning til, at den mærkes som egentlig rettelsespost. Ingen beh., DBC angiver, at posten findes i basen uden beholdning tilknyttet, og at det er en DBC-rettelsespost. Ingen beh. angiver, at posten findes i basen uden beholdning tilknyttet, og at det ikke er en DBC-rettelsespost. Bemærk, at hvis posten ikke findes i basen, er feltet tomt. 36 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ 13 danMARC2 En beskrivelse af danMARC2 formatet, 2. udg. 1998 findes på: http://www.kat-format.dk/danMARC2 13.1 Ændringer indført i danMARC2 juni 2015 Revision af Katalogiseringsreglernes Bilag J "Funktionskoder for ophav". Felt 082, delfelt c, feltet ændret til ikke obligatorisk. 13.2 Lokale felter Ud over de autoriserede felter i danMARC2-formatet kan anvendes lokale felter. Lokale felter er opbygget efter følgende princip: Første ciffer erstattes af det tilsvarende bogstav (0 med A, 1 med B, 2 med C, 3 med D osv.). F.eks. vil det lokale felt til 245 hedde C45 og det lokale felt til 700 hedde H00. Følgende skema viser sammenhængen imellem lokale felter der understøttes af DDElibra og de tilsvarende centrale felter. Hvis der er angivet en * efter feltnummer i kolonnen lokalfelt, vil det lokale felt erstatte det centrale ved fremvisning. Hvis der ikke er angivet noget tegn efter feltnummer i kolonnen lokalfelt, vil det lokale felt supplere det centrale felt ved fremvisning. For lokalfelt G52 gælder det, at delfelt m og delfelt o erstatter de tilsvarende delfelter i felt 652. I det efterfølgende skema er det markeret med ** ud for lokalfelt G52. Lokalfelt A05 A08 A09 * A32 A38 * A39 * B00 * B10 * C45 * Tilsvarende centralt felt 005 008 009 032 038 039 100 110 245 37 DDElibra Håndbog Katalogisering ________________________________________________________________ C50 * C60 * D00 * E40 F31 F65 G00 G10 G30 G31 G52 ** G54 G66 G68 H00 H10 H45 H70 H80 H95 I40 I56 250 260 300 440 531 565 600 610 630 631 652 654 666 668 700 710 745 770 780 795 840 856 Desuden anvendes: Lokalfelt K01 K20 Indhold Lokal lokalkatalogkode Lokaliseringsfelt fjernlån
© Copyright 2024