1. No category

Referat af
Bestyrelsesmøde
Rybners
Onsdag den 24. juni 2015 kl. 09.00
Mødet afholdtes i Boxen
Der er afbud fra Claus Lykke Christensen, Annette Godsvig, Anders S. Christensen
1. Underskrivelse af referat af 19. maj 2015
Referatet blev underskrevet
2. Budgetforudsætninger 2016
Annalise Schmidt fremlagde i forhold til ressourcestyringens årshjul på Rybners ledelsens forslag til de parametre, som denne anbefaler i forhold til budgetplanlægningen for det kommende finansår. Budgetforudsætningerne var
inden bestyrelsesmødet præsenterede og gennemgået for skolens HovedSamarbejdsUdvalg.
Budgetforudsætningerne på dette tidspunkt er så at sige fundamentet for den
kommende budgetlægning, idet de forelagte forudsætninger udgør grundstenen i skolens budgetarbejde. ANS oplyste, at der er en del nye ledere i organisationen, hvorfor der vil blive etableret kurser for disse for at sikre forståelse for opbygning, anvendelse og årshjulet, som disse indgår i.
Skolens udbud er grundlæggende uændret, men naturligvis ændret i forhold
til de nye grundforløbsbetegnelser.
Ligeledes hæves lektionstimetal som krævet af Undervisningsministeriet i
forhold til minimumstimetal.
ANS gennemgik principperne for fastlæggelse af KPI’er og oplyste, at selve
målene fastlægges i en senere proces.
Budgetforudsætningerne var indstillet til bestyrelsens godkendelse, og bestyrelsen godkendte disse.
3. Status Praktikcentre
Anette Fuglkjær, leder af skolens Praktikcentre, redegjorde for
- det arbejde, der er lagt i praktikcentrene,
- den udvikling der sker grundet fusionen,
- forventningerne til fremtiden, hvor der muligvis skal etableres deciderede
praktikcenterværksteder
- forventningerne til den kommende udbudsrunde
AFK præsenterede skolens Praktikcenterudvalg og kunne oplyse, at skolen i
2014 havde hævet antallet af indgåede praktikaftaler med 18 %, hvilket er en
del over øvrige skoler i området. Dette dækker dog over store forskelle mellem de enkelte uddannelser, og vi er i den situation at have mangel på praktikpladser på nogle områder, mens der er for få elever til at dække efterspørgslen på andre.
07-08-15
Side 1
Det kan samtidigt konstateres, at antallet af korte aftaler er stærkt stigende,
og AFK redegjorde kort for de forskellige aftaletyper, der anvendes i dag, og
som i øvrigt belaster skolernes administration betydeligt. PA lagde fokus på
Virksomheds Forlagt Undervisning (VFU), idet der er fokus på, at denne
ordning ikke anvendes efter hensigten. Der kan nævnes eksempler på elever,
der har været mange måneder i samme virksomhed som VFU eller elever,
der har været på VFU i samme virksomhed mange gange. Dette er uantageligt, hvorfor han har foreslået DE-L og DE-B til skolernes bestyrelser at udsende et brev om at holde selvjustits på området, da alternativet kan være en
central regulering.
AFK gjorde opmærksom på, at såfremt det lykkes at få endnu flere elever på
erhvervsskolerne, mens antallet af praktiksteder fortsat falder, risikerer man
på landsplan i stigende omfang at få lærlinge, der hovedsageligt er uddannet
i skolepraktik, hvilket næppe er en ønskværdig løsning, og PA opfordrede
bestyrelsesmedlemmerne til at gøre deres indflydelse gældende på de centrale processer.
Bestyrelsen havde en livlig og optaget drøftelse af praktikcentrets arbejde og
de problemer, der er forbundet med at skaffe dygtige lærlinge til alle praktikpladser samt de strukturmæssige problemer, systemet er underlagt.
4. Indretning og renovering af blok B
Annalise Schmidt præsenterede til bestyrelsens beslutning forslag om renovering af blok B på Sp. Møllevej. Der var til punktet udsendt en række indretningstegninger.
ANS oplyste, at byggeriet af blok M skrider frem planmæssigt, hvorfor der
nu tages hul på ombygningen af blok B, hvorfra uddannelser flyttes til den
nye blok. I hovedsagen skal blok B fremover anvendes til folkeskoleaktiviteter samt at få samlet Blik/VVS fra tre lokationer til én. Der har været gennemført et forløb, hvor alle interessenter har været involveret i en definition
af indretningen af blok B.
Byggeriet skal finansieres, og ANS og bestyrelsesformanden foreslog, at
pengene – ca. 14 mio. – tages af likviditeten, som man ikke ønsker går under
20 mio. kr.
ANS præsenterede de øvrige udgifter til renovering af skolens samlede bygningsmasse, som disse skønnes for nærværende, og der var i bestyrelsen
enighed om at fare med lempe, så økonomien hele tiden holdes på sikker
grund.
Herpå godkendte bestyrelsen projektet for blok B.
5. Timeopfølgning
Olaf Rye præsenterede den seneste opgørelse og status på anvendelsen af
timeressourcer for EUD-uddannelserne til bestyrelsens orientering.
ORJ gjorde indledningsvis opmærksom på, at der er tale om styring af ca.
255.000 timer for knap 200 lærere, der ret detaljeret skal følges op på, men
regnede med, at man faktisk landede på det budgetlagte.
ANS blev i forlængelse heraf bedt om at oplyse om gennemgangen af de ti
afdelinger, der de seneste tre år har haft vanskeligst ved at få økonomien til
at løbe rundt, og analysen viser, at der er optimeringsmuligheder, men alle
bidrager positivt til driften.
07-08-15
Side 2
Dan Rasmussen spurgte, om der er overvejelser om nye uddannelser, men
PA fandt, at der er eksisterende uddannelser, som det er mere oplagt at udvikle på.
ANS oplyste, at der grundet omlægningen i medfør af den nye EUD-lov er
været nødvendigt at tage afsked med et antal faglærere, mens der omvendt
må ansættes nye lærere til almenfagene.
ORJ oplyste, at både lønprocent og konfrontationstimeantal varierer en del
for de forskellige uddannelser og forklaringen er bl.a., at særligt mindre afdelinger kan medføre et højere konfrontationstimetal.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og der blev udtalt anerkendelse
af det gode og detaljerede arbejde, Planteamet udfører.
6. Lønharmonisering
Gudrun K. Petersen redegjorde for status på undersøgelserne omkring lønharmoniseringen, der var forventet færdiggjorte til denne dagsorden. På ledelsens indstilling til Formandskabet er færdiggørelsen af arbejdet dog besluttet udsat til et ekstraordinært bestyrelsesmøde fastsat til tirsdag den 22.
september kl. 16.00, hvilket blev accepteret.
Et udvalg under HSU har grundigt arbejdet med kriterier for processen, og
der er anvendt megen tid det seneste år for at sikre, at alle afgørelser kan
træffes på et helt oplyst grundlag.
Der er nu igangsat en proces, hvor HR-funktionen med det enkelte direktionsmedlem og dennes ledere drøfter analysens resultater for vedkommendes
område og efterfølgende handlemuligheder.
Kravet er, at der skal være en tydelig sammenhæng mellem løn, kvalitet og
produktivitet.
Samtidigt er det dog i processen erkendt, at rigtig mange af de eksisterende
lønninger vanskeligt kan ændres af overenskomstmæssige forhold, der naturligvis skal og vil blive respekterede.
Det vurderes derfor, at det kun i begrænset omfang vil være muligt/hensigtsmæssigt at ændre i tillæg for den enkelte medarbejder, og det overvejes derfor, på hvilke måder der kan indgås aftaler, der sikrer tydelig sammenhæng
mellem lønniveau, produktivitet og kvalitet – og dermed økonomisk forsvarlighed i udmøntning af løn
Bestyrelsen tog præsentationen til efterretning.
7. APV
Skolen har primo 2015 gennemført den lovpligtige Arbejdspladsvurdering
med assistance fra Pluss Leadership, der ligeledes understøttede strategiprocessen, og Annalise Schmidt præsenterede de væsentligste resultater.
ANS gjorde opmærksom på, at i det omfang bestyrelsesmedlemmer ønsker
den fulde eller dele af rapporten, kan de henvende sig til hende.
Undersøgelsen er målt op imod resultaterne fra Det Nationale Center for Arbejdsmiljø.
Rapporten er opdelt i følgende underkategorier:
Global skolerapport
Rapport på områdeniveau med tilhørende udfordringer og styrker
Gymnasier
EUD Merkantil
EUD Teknisk
07-08-15
Side 3
Udvikling
Økonomi og Administration
Teamrapporter med tilhørende udfordringer og styrker
Svarprocenten har været på hele 87 %, og i undersøgelsen er målt på fysisk
arbejdsmiljø, helbred & psykisk arbejdsmiljø samt rammer for arbejdet.
ANS gennemgik derpå de enkelte områder med kommentarer, og det viser
sig gennemgående, at særligt gymnasierne scorer lavere i undersøgelsen end
andre afdelinger, hvorfor særlig opmærksomhed skal tildeles her.
På baggrund af den samlede undersøgelse har arbejdsgruppen – efterfølgende godkendt af Hovedsamarbejdsudvalget – besluttet tre indsatsområder:
Stress, Ledelse og Støj.
Der er efterfølgende foretaget en præsentation af resultaterne i en del detaljer
for HSU samt alle medarbejdere, og der fortsættes nu i en decentral proces –
men styret af projektgruppen -, hvor Teamrapporter præsenteres på teammøde inden sommerferien, der er udgivet en Guide til dialog proces samt en
Powerpoint-præsentation med introduktion til konkrete udfordringer i hver
afdeling/team. Der tilbydes sparring/support til leder i forbindelse med gennemførelse af dialogproces og valg af indsatsområder, og i uge 31 – 34 vælges de lokale indsatser i hver afdeling/team, der efterfølgende indarbejdes i
EFQM-planen.
Der udspandt sig en længere debat efter præsentationen, der udtrykte nødvendigheden af en proces, der skaber den nødvendige dialog mellem ledelse
og medarbejdere, hvilket PA udtrykte er den allervigtigste del af arbejdet.
Det udtryktes også, at en vis frustration formentligt er uundgåelig i en fusionsproces, hvor rigtig mange medarbejdere presses arbejdsmæssigt på arbejdsopgaver og nye måder at arbejde på.
Bestyrelsen tog analysen til efterretning og udtrykte ønsket om senere at
høre til proces og resultater.
8. Status på tilmeldingstal
PA oplyste, at som det var alle bekendt havde erhvervsskolerne forventet et
faldende tilmeldingstal til optaget august 2015 på grund af de nye og forstærkede krav til elevernes forudsætninger, og de nuværende tilmeldingstal
peger da også i retning af et lidt mindre optag end forventet i budgetterne,
der i forvejen var neddroslede med 18 %. Pt mangler 90 elever, hvilket erfaringsmæssigt dog er et efterslæb, der indhentes over sommeren.
9. Resultatløn
Gudrun K. Petersen oplyste, at Undervisningsministeriet årligt udmelder
krav til direktørens resultatlønskontrakt, hvorfor denne må følge disse retningslinjer.
Grundet fusionen blev resultatlønskontrakterne indgået endog meget sent i
seneste arbejdsår. For at sikre, at dette ikke gør sig gældende igen i kommende samt at få tidsplanerne på sporet igen i Resultatlønsarbejdet foreslår
ledelsen, at resultatløn i kommende arbejdsår i hovedsagen gives på baggrund af den ledelsesmæssige indsats og –succes.
Dette giver også god mening, idet såvel APV’en som strategiprocessen peger
på behov for en tydelig ledelsesmæssig indsats, hvor dialog om arbejde og
07-08-15
Side 4
arbejdsforhold mellem leder og medarbejder står i centrum.
Bestyrelsen godkendte forslaget
10. Personalia
Listen over til- og fratrædelser var udsendt med dagsordenen.
Annette Skovgaard fandt, at Det er en meget bekymrende udvikling, at der er
så mange medarbejdere, der forlader Rybners Gymnasium. Der forsvinder
omfattende erfaring og viden, hvilket vil medføre store udfordringer for organisationen både fagligt, økonomisk og ikke mindst menneskeligt. I bestyrelsen er det yderst vigtigt at holde fokus og opmærksomhed på denne problemstilling.
Claus Boel og Jesper Toft Mathiasen mente dog at have erfaret, at indførelsen af ny ledelse i en virksomhed ofte havde til følge, at medarbejdere af forskellige årsager forlod firmaet.
11. Eventuelt
PA oplyste, at et stillingsopslag om studenterjob på Aalborg Universitet
havde affødt 9 ansøgninger. Der afholdes samtaler med alle, men de foreløbige tre, der var talt med, havde været endda rigtig gode oplevelser.
Formanden ønskede alle god sommer afslutningsvis.
07-08-15
Side 5
07-08-15
Side 6