Læs hele kundecasen - Software Innovation
Kundesucces God kontrol af dokumentationen skaber et godt fundament Omsorgsbygg Oslo KF er en af Norges største ejendomsforvaltere, som forvalter mere end 900.000 kvadratmeter med børnehaver, plejehjem, omsorgsboliger og andre institutioner i Oslo kommune. Det forudsætter at de har fuld kontrol over virksomhedens dokumenter. – At have et fælles dokumentlager i byggeprojekter skaber en mere forsvarlig dokumentforvaltning over tid, siger fagansvarlig for arkiv, Hélène R. Sevang hos Omsorgsbygg. Det giver større kontrol med dokumentfangsten og danner grundlag for lovmæssig korrekt arkivforvaltning. Dokumentkontrol er en forretningskritisk faktor. – SharePoint Connect gør det mere enkelt at overholde journalføringspligten og vores forpligtelser i henhold til offentlighedsloven. Det bidrager til at øge dokumentfangsten til Public 360° og gør, at vi opfylder den norske arkivlovs krav om at offentlige data skal behandles inden for landets grænser, idet MS SharePoint afvikles på vores egen server, påpeger Sevang. Effektiv dokumentfangst Dokumentfangst i byggeprojekter har været en udfordring for Omsorgsbygg. Overførslen af dokumentation fra eksterne projekthoteller til arkiv foregik helt manuelt. Derfor ønskede Omsorgsbygg et nyt og integreret værktøj til en mere effektiv proces for dokumentfangst. – Tidligere måtte vi downloade, midlertidigt gemme og derefter overføre filerne til dokumenter i 360°. Dette gav dårlig kontrol med dokumentationen og foregik ofte længe efter, at dokumenterne var publiceret i projekthotellet, og vi risikerede, at oplysninger gik tabt, siger Sevang. – Nu slipper både arkivarer og byggeprojektansvarlige for denne besværlige proces. Alle kan med det samme se, hvilke dokumenter, der er arkiveret, og processen opfattes som enkel og overskuelig. Antallet af brugere varierer afhængigt af projektets størrelse. Store projekter kan betyde 50 eller flere brugere med forskellige roller og rettigheder. Det, at et projekt kan bestå af såvel interne som eksterne brugere, var en af årsagerne til, at man valgte MS SharePoint og SharePoint Connect. Kunde Omsorgsbygg Oslo KF Produkt Public 360°, SharePoint Connect Segment Kommunal virksomhed Om Omsorgsbygg Omsorgsbygg Oslo KF er en kommunal virksomhed, som hører under byrådets afdeling for kultur og erhverv. Omsorgsbyggs hovedformål er at være førende inden for udvikling, byggeri og forvaltning af miljøvenlige og energieffektive sundheds- og omsorgsbygninger. Omsorgsbyggs vision er “Bedre byggeri – bedre liv”. Software Innovation AS | Kongevejen 400C | DK-2840 Holte | Telefon: 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk Part of Tieto Group Risikokontroll og besparelse En anden vigtig faktor for Omsorgsbygg var risikokontrol. Hvis tegninger i et projekt forsvinder, kan det koste store summer at tegne nye. – Som bygherreorganisation er det et stort ansvar. Nu kan vi vise, at processerne i projekterne er forsvarlige. Samtidig er det en stor besparelse at slippe for dyre projekthoteller, og i arbejdsbyrde sparer vi tid anvendt på administration og midlertidig lagring, siger Sevang. Via et godt samarbejde med Software Innovation fik Omsorgsbygg konfigureret modulet, som knytter SharePoint til 360°. En tredjepart står for godkendelser, brugeradministration og strukturering af SharePoint i henhold til “best practice”. – Vi bruger allerede SharePoint Connect i en lang række byggeprojekter, og der kommer stadig nye til. Det øger vores dokumentfangst, og dokumentnumrene fra Public 360° eksporteres direkte til SharePoint. Omsorgsbygg foretrækker en mappestruktur, som kan deles med eksterne parter, hvor disse får adgang til forskellige mapper baseret på roller i projektet. – Det understøttes af SharePoint Connect, og det gør det let at dele målrettet og samtidigt bibeholde kontrol på tværs af afdelinger. Det er nemt at finde frem til de oplysninger, man har behov for, afslutter Sevang. Kontakt os på 45 58 88 88 eller besøg www.software-innovation.dk for mere information Software Innovation, et selskab i Tieto-gruppen, hjælper virksomheder med at håndtere, udveksle og anvende informationer, som er deres mest værdifulde ressource. Vi har over 30 års kompetence og erfaring med at udvikle moderne og brugervenlige IT-løsninger, som forbedrer og effektiviserer dokumenthåndtering, sagsbehandling og versionering af teknisk dokumentation. Part of Tieto Group
© Copyright 2024