Kundesucces
God kontrol af dokumentationen skaber et godt
fundament
Omsorgsbygg Oslo KF er en af Norges største
ejendomsforvaltere, som forvalter mere end 900.000
kvadratmeter med børnehaver, plejehjem, omsorgsboliger og
andre institutioner i Oslo kommune. Det forudsætter at de har
fuld kontrol over virksomhedens dokumenter.
– At have et fælles dokumentlager i byggeprojekter skaber en mere
forsvarlig dokumentforvaltning over tid, siger fagansvarlig for arkiv,
Hélène R. Sevang hos Omsorgsbygg. Det giver større kontrol med
dokumentfangsten og danner grundlag for lovmæssig korrekt
arkivforvaltning. Dokumentkontrol er en forretningskritisk faktor.
– SharePoint Connect gør det mere enkelt at overholde journalføringspligten og vores forpligtelser i henhold til offentlighedsloven. Det
bidrager til at øge dokumentfangsten til Public 360° og gør, at vi opfylder
den norske arkivlovs krav om at offentlige data skal behandles inden
for landets grænser, idet MS SharePoint afvikles på vores egen server,
påpeger Sevang.
Effektiv dokumentfangst
Dokumentfangst i byggeprojekter har været en udfordring for
Omsorgsbygg. Overførslen af dokumentation fra eksterne projekthoteller
til arkiv foregik helt manuelt. Derfor ønskede Omsorgsbygg et nyt og
integreret værktøj til en mere effektiv proces for dokumentfangst.
– Tidligere måtte vi downloade, midlertidigt gemme og derefter
overføre filerne til dokumenter i 360°. Dette gav dårlig kontrol med
dokumentationen og foregik ofte længe efter, at dokumenterne var
publiceret i projekthotellet, og vi risikerede, at oplysninger gik tabt, siger
Sevang. – Nu slipper både arkivarer og byggeprojektansvarlige for denne
besværlige proces. Alle kan med det samme se, hvilke dokumenter, der er
arkiveret, og processen opfattes som enkel og overskuelig.
Antallet af brugere varierer afhængigt af projektets størrelse. Store
projekter kan betyde 50 eller flere brugere med forskellige roller og
rettigheder. Det, at et projekt kan bestå af såvel interne som eksterne
brugere, var en af årsagerne til, at man valgte MS SharePoint og
SharePoint Connect.
Kunde
Omsorgsbygg Oslo KF
Produkt
Public 360°, SharePoint Connect
Segment
Kommunal virksomhed
Om Omsorgsbygg
Omsorgsbygg Oslo KF er en
kommunal virksomhed, som hører
under byrådets afdeling for kultur og
erhverv. Omsorgsbyggs hovedformål
er at være førende inden for udvikling,
byggeri og forvaltning af miljøvenlige
og energieffektive sundheds- og
omsorgsbygninger.
Omsorgsbyggs vision er “Bedre
byggeri – bedre liv”.
Software Innovation AS | Kongevejen 400C | DK-2840 Holte | Telefon: 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk
Part of Tieto Group
Risikokontroll og besparelse
En anden vigtig faktor for Omsorgsbygg var risikokontrol. Hvis tegninger i et projekt forsvinder, kan det koste
store summer at tegne nye.
– Som bygherreorganisation er det et stort ansvar. Nu kan vi vise, at processerne i projekterne er forsvarlige.
Samtidig er det en stor besparelse at slippe for dyre projekthoteller, og i arbejdsbyrde sparer vi tid anvendt på
administration og midlertidig lagring, siger Sevang.
Via et godt samarbejde med Software Innovation fik Omsorgsbygg konfigureret modulet, som knytter SharePoint
til 360°. En tredjepart står for godkendelser, brugeradministration og strukturering af SharePoint i henhold til
“best practice”.
– Vi bruger allerede SharePoint Connect i en lang række byggeprojekter, og der kommer stadig nye til. Det øger
vores dokumentfangst, og dokumentnumrene fra Public 360° eksporteres direkte til SharePoint.
Omsorgsbygg foretrækker en mappestruktur, som kan deles med eksterne parter, hvor disse får adgang til
forskellige mapper baseret på roller i projektet.
– Det understøttes af SharePoint Connect, og det gør det let at dele målrettet og samtidigt bibeholde kontrol på
tværs af afdelinger. Det er nemt at finde frem til de oplysninger, man har behov for, afslutter Sevang.
Kontakt os på
45 58 88 88
eller besøg www.software-innovation.dk
for mere information
Software Innovation, et selskab i Tieto-gruppen, hjælper
virksomheder med at håndtere, udveksle og anvende
informationer, som er deres mest værdifulde ressource. Vi har
over 30 års kompetence og erfaring med at udvikle moderne
og brugervenlige IT-løsninger, som forbedrer og effektiviserer
dokumenthåndtering, sagsbehandling og versionering af teknisk
dokumentation.
Part of Tieto Group