Kapitel 1.
Bogføring og regnskab for lokalkomiteer og klubber
I denne skrivelse er der en række informationer, der er vigtige i forbindelse med bogføring og
regnskabsaflæggelse i lokalkomiteer og klubber. Indholdet er en konkret beskrivelse af
Hjerteforeningens Excel regneark til bogføring og økonomistyring.
Om bogførings- og regnskabssystemet
Regnearksmappen Bogføring 2015 er det dokument, du skal arbejde i. Ved årets start henter du
det på Frivillignet, og gemmer det på din PC med navnet: ”Kommunenavn” Lokalkomité/klub 2015.
Erstat ”Kommunenavn” med navnet på jeres kommune. Luk og gem mappen. Første gang du
åbner mappen, kan du på forsiden erstatte xx’erne med navnet på din komité/klub. Nu er det jeres
dokument og kan adskilles fra andre. Det er god idé med back up af din bogføring. Du kan enten
gemme det på USB-stik, eller du kan sende det til formanden til orientering, som derved har en
kopi liggende. Regnearksmappen består af flere faneblade i samme mappe – se menulinjen
nederst på første regneark.
Første faneblad for neden er selve kasseregnskabet for 2015, der hvor du bogfører dine bilag.
Andet faneblad er ved årets afslutning det endelige årsregnskab, eller undervejs den aktuelle
økonomiske situation pr. dags dato. Årsregnskabet er låst, dvs. du ikke kan skrive i det. Det
justeres automatisk efterhånden som du indskriver dine bilag i faneblad 1. Når du har registreret
alle bilag, kan du inden et møde udsende en økonomisk status til alle i jeres bestyrelse, så alle kan
få et overblik over udgifter, indtægter og jeres aktuelle formue.
Tredje faneblad er et nyt dokument til at holde regnskab med jeres faktiske kassebeholdning. Ved
at indskrive antallet af pengesedler og mønter udregner regnearket automatisk lokalkomitéens
kassebeholdning.
Fjerde faneblad er et bogføringssystem til jeres § 18 midler. Her kan I indskrive de udgifter, I har til
de opgaver, I har modtaget § 18 tilskud til. Det er et lille ekstra bogføringssystem for at tilgodese
kommunens behov for dokumentation. Men I skal stadig også bogføre disse midler sammen med
alle de andre bilag i det store bogføringssystem.
De tre sidste faneblade: Arrangement 1, 2 og 3 er små regneark, der kan anvendes til udgifter og
indtægter ved større enkelt-arrangementer for at skabe overblik over økonomien i det enkelte
arrangement. Alle bilagene skal desuden også føres ind i hovedregnskabet.
Ved årets start åbner du kassebeholdning og bankbeholdning ved at indskrive de beløb I havde pr.
31/12. – og som også jeres seneste årsregnskab dokumenterer. Til venstre skriver du datoen for
denne aktion. Derefter kan du begynde bogføringen af jeres indtægter og udgifter for det nye år.
Periodisering af indtægter og omkostninger
Omkring årsafslutningen (den 31.12.) oplever mange, at der er omkostninger, der vedrører
regnskabsåret, men som først bliver hævet i banken i det nye år (det efterfølgende regnskabsår).
Dette kaldes periodisering. Det kan også forekomme for indtægter, fx § 18 midler eller tilskud fra
Hjerteforeningen. I de tilfælde, hvor I kommer ud for dette, anbefaler vi, at I periodiserer korrekt
(medtager omkostningen/indtægten) i det år, som omkostningen/indtægten vedrører. Dette vil
naturligvis give en difference mellem den faktiske saldo i banken pr. 31.12 (ifølge banken) og den
saldo i banken, der står angivet i regnskabet. Men dette kan så forklares med periodisering.
Dette justeres den dag, hvor I faktisk modtager det manglende beløb eller rent faktisk får
betalt den omkostning, I mangler. I har i praksis allerede bogført den handling, det er blot sket i
det foregående regnskabsår. Nu vil jeres saldo på banken igen stemme med den saldo, I har i
kasseregnskabet. Spørg din konsulent, hvis du er tvivl.
Bilagsnumre. Der er i forvejen angivet bilagsnumre. Der er fra 1 til 206. Skal du bruge flere kan din
konsulent hjælpe dig med at udvide antallet.
Dato for bogføring. Ved hver bogføring skal du skrive den dato, hvor du bogfører. Bilagene
behøver ikke at være i deres egen datoorden. Men sorter dem gerne inden, så du generelt kan
indføre dem i datoorden. Får du bogført ofte, kommer de altid ind i kronologisk rækkefølge.
Bilagstekst. Det er en god idé at beskrive udgiften eller indtægten så dækkende for indholdet som
muligt. Det giver andre mulighed for at forstå posteringen.
Talindføring. Til sidst skal du føre tallene ind i skemaet. Ved alle bilag skal du skrive to tal – et
minustal og det samme tal som et plustal.
Eksempler på bogføringsprincipperne
Bilag
NR.
Dato (x/x/x)
Åbning 01-01-2015
Kasseregnskab
800,00
2.800,00
Bilagstekst
Kasse
Bank
1
02-01-2015
2
03-01-2015
3
04-01-2015
4
05-01-2015
5
06-01-2015
Åbningssaldo
200,00
Hjertemotion
kontingent
Kampagne. Varer
Hjerteforeningen
Salg af varer
Fra kampagnen
800,00
Æbler
Cafearrangement.
Kaffe og kage
20 prs.
-500,00
6
07-01-2015
Foredrag ved cafe
7
08-01-2015
Indsat på bank
Saldo
5.800,00
-3.500,00
1.000,00
1.000,00
800,00
Aktivitets- Salg af
indtægt(-) Varer(-)
3.000,00
Tilskud
HF (-)
4.200,00
Cafe
3.000,00
Køb
varer
0,00
Afstemning
6.000,00
(1.000,00)
(3.000,00)
3.000,00
(800,00)
-
-200,00
-300,00
300
800,00
2.800,00 1.000,00
-
200,00
-
500,00
-
3.500,00
-
800,00
3.000,00
4.200,00 3.000,00
Indtægt. Penge som indtægt føres i kasse eller bank som et plusbeløb. Derefter føres de også ind
som et minusbeløb i de 9 første indtægtskategorier (kolonne F til og med kolonne N). Det skrives i
skemaet som ”-800”, og kan i regnearket ses som ”800”.
Udgift. Penge som udgift føres i kasse eller bank som et minusbeløb, der formindsker
pengebeholdningen. Ude i udgiftskategorierne føres de som et plusbeløb. Udgiftskategorierne er
fra bogstavkolonne O til og med bogstavstavkolonne AD. Har du skrevet tallene korrekt, vil du helt
til højre i kolonne AE se – (en streg) idet -800 og 800 sammenlagt jo giver 0. Og nul skrives her
som en streg. Det er kontrol for din rigtige beløbsindtastning.
Tilskud fra Hjerteforeningen
Varekøb skal fremgå som kredit (indtægt) under ”Tilskud fra Hjerteforeningen”, det skrives som et
minusbeløb – og som debet (omkostning) under ”Køb af varer til videresalg”, hvilket skrives som et
plusbeløb. Alle andre omkostninger, hævet i Hjerteforeningen, skal ligeledes fremgå som kredit
(indtægt) under ”Tilskud fra Hjerteforeningen” og som debet under den passende debetkonto
(omkostning). Det er ofte de varer, I modtager i forbindelse med kampagnerne. På den måde får I
nedskrevet jeres restbeløb i jeres kasseregnskab til samme beløb, som det sker på jeres
mellemregningskonto i Hjerteforeningen.
Overblik over forbruget af de tildelte midler fra Hjerteforeningen
I regnearket ved fanebladet ”Årsregnskab 2015” har I mulighed for at indskrive jeres tildelte
driftsmidler fra Hjerteforeningen for 2015, og derefter hele tiden få beregnet det restbeløb, der
står på jeres konto i Hjerteforeningen.
Indtægtsarter og udgiftsarter
Der er følgende 9 indtægtsarter i 2015 kasserapporten:
Aktivitetsindtægter, §18-tilskud, sponsorindtægter, øvrige gaver og bidrag, varesalg,
renteindtægter, andre indtægter, midler til projekter fra Hjerteforeningen og tilskud til drift fra
Hjerteforeningen.
Der er følgende 16 udgiftsarter:
Nytårsmarch, projekt Hjertemotion, hjertecafeer og foredrag, hjertestartkursus og DVD-visning,
kampagner fra Hjerteforeningen, motionsarrangementer, campusdag DK-CAMP, alle andre typer
aktiviteter, køb af varer til videresalg, bestyrelsesmøder, generalforsamling, gaver, annoncer,
kontorudgifter og porto, transport & kørsel(km) og andre udgifter.
Arterne ændrer sig fra år til år, efterhånden som vi får erfaringer med jeres posteringer. Det er
vigtigt at bilagene placeres i de rigtige arter og så lidt som muligt i ”Andre udgifter og indtægter”.
Vi har til 2015 ændret i arterne, og der er på opfordring bl. a. kommet en med ”Annoncer”.
Kassebeholdning
Der er i mappen et faneblad, som er et hjælpedokument, der kan anvendes til registrering af
kontantbeholdningen hos kassereren. Det er et optællingssystem til alle typer sedler og mønter,
som samtidig beregner den samlede kontantbeholdning. Det er et hjælperedskab i årets løb og
skal bruges som dokumentation for kontantbeholdningen ved årets afslutning pr. 31/12.
Overførsler fra Hjerteforeningen til lokalkomitéens bankkonto
Når der anmodes om udbetaling af tilskud fra Hjerteforeningen, skal der sendes en mail til
[email protected]
I denne udbetalingsanmodning skal lokalkomiteens kontonummer ALTID angives.
Det skal sikre, at vi ikke overfører til forkerte kontonumre – det er en revisionsmæssig kontrol,
som vi er nødt til at overholde.
Såfremt lokalkomitéen skifter bank, skal der ligeledes sendes information herom til
[email protected], således at vi kan opdatere vores database mhp. udbetaling af
tilskud til korrekte bankkontonumre.
Underskrift på årsregnskabet
Det er meget vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer samt kassereren selv underskriver det endelige
årsregnskab, inden det afsendes til Hjerteforeningen. Det er bestyrelsen, der har det overordnede
ansvar for komitéens drift og økonomi, og alle medlemmer skal derfor skrive under på, at de er
bekendte med komitéens økonomiske stilling – og i øvrigt bekræfter regnskabets rigtighed.
Såfremt regnskabet ikke er underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer og kassereren, kan
regnskabet ikke godkendes i Hjerteforeningen.
Årsregnskab - dokumentation
Det er vigtigt, når årsregnskabet indsendes til Hjerteforeningen, at følgende dokumentation
vedlægges:
- Årsregnskabet underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer og kassereren selv
- Kontoudskrift fra banken, der viser saldo pr. 31.12.
- Kasserapporten (bogføringen) som ligger til grund for årsregnskabet (skal stemme overens)
- Samtlige bilag for året (skal være nummererede og stemme til bilagsnumre anført i
kasserapporten)
Det anbefales, at den her beskrevne regnskabsskabelon anvendes. Når du anvender denne
skabelon, vil regnskabet automatisk danne sig selv på baggrund af den indtastede bogføring i
kasserapporten. På den måde sikres der altid overensstemmelse mellem bogføring og regnskab.
For at regnskabet skal kunne godkendes, skal al ovenstående dokumentation fremsendes.