AARHUS
UNIVERSITET
Notat
Modtager(e):
Webshop vejledning
På AU er det muligt at oprette webshops på bl.a. kurser, arrangementer, salg m.m.
Se webshop brugervejledning.
Der er flere trin i processen og for at få det optimale resultat, skal hele processen forløbe
fejlfrit. For at gennemføre processen hurtigt og fejlfrit er denne mini-vejledning udarbejdet.
Webshopansvarlig
Hvad skal en webshop-ansvarlig?
Når du er blevet oprettet som bruger af webshoppen, kan
du oprette diverse webshops. Se oversigt over tilladte webshoparrangementer.
- Det er vigtigt, at din webshop bliver oprettet på det
hovedområde, du hører under.
Hvis du ikke er projektøkonom/forretningscontroller, skal
du have kontoen oplyst hos den projektøkonom/forretningscontroller, du er tilknyttet.
Linket til webshoppen skal herefter sendes til projektøkonomen/forretningscontrolleren til endelig
kontrol af kontostrengen.
Projektøkonom/
Forretningscontroller
Godkendelse af kontering
Som projektøkonom/forretningscontroller skal du godkende,
at konteringen i web-shoppen er korrekt. Det er VIGTIGT, at
du tjekker konteringen og ikke bare videresender linket på
webshoparrangementet.
Når konteringen er godkendt, sendes linket til
[email protected], til endelig kontrol af momsen. Husk at
sende webshoparrangementets materiale med, så Regnskab
kan fastlægge momsen korrekt. Skriv gerne i mailen om der er
lagt moms oveni arrangementets beløb eller ej. Se evt. momsinstruksen for webshoppen.
AU Økonomi og
Bygninger, Regnskab
Aarhus Universitet
Fuglesangs Allé 26
8210 Aarhus V
Tlf.: 87150000
Fax: 86122562
E-mail: [email protected]
www.au.dk/regn
Dato: 09. april 2015
Side 1/3
AARHUS
UNIVERSITET
Side 2/3
Regnskab
(wsokonomi@au
.dk )
Regnskab kontrollerer, om momsen er korrekt.
Regnskab sender en mail til den webshopansvarlige, når
webshoppen er godkendt. Først herefter må linket på webshoparrangementet publiceres og offentliggøres.
Webshopansvarlig
Når du har fået godkendelse af webshoppen fra Regnskab,
må du publicere den og lægge linket ud på den tilhørende
hjemmeside.
Webshopansvarlig
Fakturagrundlag
Skal der sendes en faktura til deltageren (kun til firmaer/offentlige virksomheder – der udstedes ikke fakturaer til
private deltagere), skal den webshopansvarlige sende linket
på webshoparrangementet til projektøkonomen med
besked om, at der i den angivne periode skal laves fakturaer
til de pågældende deltagere. Det er VIGTIGT at angive
perioden, så der ikke sker dobbelt fakturering.
Drejer det sig om deltagere på AU, skal proceduren for intern handel følges.
Projektøkonom/
Forretningscontroller
Projektøkonomen/forretningscontrolleren godkender, at
der skal laves fakturaer og sender linket på webshoparrangementet med datoangivelse for faktureringerne til [email protected].
Regnskab
(wsokonomi@au
.dk )
Regnskab trækker selv listen med de deltagere, der skal
faktureres manuelt. Regnskab danner og sender fakturaerne til deltagerne, samt noterer på deltageren i webshoppen
at der er sendt faktura.
Regnskab sørger for opfølgning af betaling for
fakturaerne/rykning af debitorerne.
Webshopansvarlig
Tilbagebetaling
Det er den webshopansvarlige, der har ansvaret for krediteringen af en deltager.
Krediteringen sker inde i webshoppen (se guide til kreditering). Systemet giver automatisk besked til [email protected], når en deltager er blevet krediteret i webshoppen.
AARHUS
UNIVERSITET
Regnskab
([email protected])
Regnskab tilbagebetaler pengene til den krediterede deltager ud fra den automatisk dannede mail.
Er du i tvivl?
Har du spørgsmål til noget af ovenstående, kontakt da Regnskab enten via
[email protected] eller en af nedenstående medarbejdere:
Britta True tlf. nr.: 871 52619
Birgitte Pauline Dalsgaard, telefon: 871 52871
Nina Munk-Jørgensen, telefon: 871 53549
Jeanette Lauritzen, telefon: 871 53438
Tina Dreier, telefon: 871 53001
Marianne Kristensen, telefon: 871 53475
Side 3/3