1. No category

COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
JANUARY 2015
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
INDHOLD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
TIL MEDARBEJDERE I COWI A/S
1.1
ONBOARDING – VORES INTRODUKTIONSPROGRAM
1.2
REGISTRERING AF UDDANNELSES- OG FAGGRUPPER
ANSÆTTELSESVILKÅR
2.1
ARBEJDSTID
2.2
LØNFORHOLD, PENSION OG PERSONALEGODER
2.3
FERIE, FERIEFRITIMER, ORLOV OG ANDET FRAVÆR
2.4
SYGEFRAVÆR
2.5
GRAVIDITET, BARSEL, FÆDREORLOV OG ADOPTION
2.6
PERSONFORSIKRINGER
2.7
BESKÆFTIGELSE VED SIDEN AF COWI
2.8
BEHANDLING AF PERSONALEDATA
2.9
TRANSPORT OG REJSEKOMPENSATION I DANMARK
2.10
FRATRÆDELSE
2.11
ALKOHOLISME OG ANDET MISBRUG
2.12
REGLER FOR RYGNING I COWI
2.13
FLEKSIBLE SENIORORDNINGER
UDVIKLING
3.1
MEDARBEJDERUDVIKLING
3.2
EFTER- OG VIDEREUDDANNELSE
ARBEJDSMILJØ
4.1
ARBEJDSMILJØORGANISATION
4.2
FYSISK ARBEJDSMILJØ
4.3
PSYKISK ARBEJDSMILJØ
PRAKTISKE FORHOLD
5.1
TÆNK PÅ MILJØET
5.2
MARKERING AF MÆRKEDAGE
5.3
ÆNDRING AF DINE PERSONLIGE OPLYSNINGER
5.4
PRAKTISKE OPLYSNINGER
MEDARBEJDERORGANISATIONER
3
4
5
6
6
9
11
15
18
22
25
26
27
31
33
34
34
35
35
36
38
38
38
39
40
40
40
42
42
43
6.1
FAGUDVALG
6.2
SAMARBEJDSUDVALGET (SU)
6.3
FORHANDLINGSFORUM
6.4
ARBEJDSMILJØORGANISATIONEN
6.5
MEDARBEJDERVALGTE BESTYRELSESMEDLEMMER
PERSONALEFORENINGER
7.1
COWIS PERSONALEFORENINGER
7.2
COWI-KAMPSAX PERSONALEFOND
VEJLEDNING VED DØDSFALD
43
43
44
44
44
45
45
45
46
2
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
1. TIL MEDARBEJDERE I COWI A/S
I Personalehåndbogen har vi samlet informationer om retningslinjer og politikker i COWI, som giver dig overblik og viden om en
række forhold om din ansættelse. Personalehåndbogen skaber således rammerne for ansættelsen, arbejdet og samarbejdet
mellem lederen og medarbejderen. Dette samarbejde er baseret på gensidig tillid.
Målet er, at du kan finde svar på væsentlige personalemæssige forhold i håndbogen. Vi er opmærksomme på, at der vil opstå
forhold eller situationer i dagligdagen, der er anderledes end, hvad der er beskrevet i håndbogen. Personalehåndbogens tekst
vil i disse situationer være et rammeværktøj for den aftale, der må finde sted mellem leder og medarbejder i den konkrete
situation.
I Personalehåndbogen bruges begrebet ”nærmeste leder”. I mange situationer og forhold vil dette være lig med din Head of
Section (HoS) eller vice president (VP), men projektlederen vil i praksis kunne fungere som din nærmeste leder i daglige forhold.
Personalehåndbogen vil løbende blive opdateret. Ændringer vil fremgå på portalen. Du vil løbende kunne se ændringer her
(LINK). Væsentlige ændringer til din ansættelse vil altid bliver annonceret på portalen. Hold dig derfor opdateret om ændringer,
som har betydning for din ansættelse.
Er du i tvivl om, hvilke retningslinjer der gælder i COWI, eller mangler du informationer, kan du altid henvende dig til din nærmeste leder eller HR.
Personalehåndbogen er opdelt i otte kapitler, der omhandler forhold som ansættelsesvilkår, udvikling, arbejdsmiljø, praktiske
forhold, medarbejderorganisationer, personaleforeninger og en vejledning ved dødsfald. Løbende finder du links til yderligere
information.
Er du ny medarbejder i COWI, er det en god ide at starte med vores elektroniske onboarding magasin, som indeholder en lang
række nyttige informationer.
I Personalehåndbogen anvendes forkortelser, som er almindeligt anvendt i COWI. Du kan finde listen over COWI-forkortelser her.
3
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
1.1 ONBOARDING – VORES
INTRODUKTIONSPROGRAM
I COWI tror vi på, at en god start er afgørende for et langvarigt ansættelsesforhold. Som ny medarbejder i COWI følger du et
nøje tilrettelagt onboarding-program, der giver en grundig introduktion til COWI.
Med COWIs onboarding-program vil vi sikre, at du som ny medarbejder:
›› hurtigt bliver integreret og føler dig godt tilpas blandt dine nye kolleger og i COWI-organisationen.
›› lærer de relevante arbejdsgange, systemer og arbejdsprocesser at kende.
›› bliver en aktiv del af relevante netværk i COWI.
›› har en løbende dialog med din nærmeste leder om arbejdsopgaver, ansvar og gensidige forventninger.
›› kender til forretningsstrategien og handlingsplanen for dit område.
Du får tilknyttet en mentor og en koordinator, som hjælper dig med introduktionen til organisationen og systemerne, og med at
besvare de spørgsmål, der opstår undervejs.
Faserne i onboarding-programmet
Onboarding-programmet varer officielt seks måneder og er inddelt i tre faser:
1 Du vil modtage et link til COWIs onboarding-magasin snarest muligt. I løbet af den første uge møder du din afdeling og dine
nye kolleger, og du bliver introduceret til dine arbejdsopgaver, dit forretningsområde og kulturen i COWI.
2 I løbet af de næste to måneder får du en grundig indføring i projekt- og kundeforhold inden for dit forretningsområde samt
COWIs grundlæggende værdier og forretningsstrategier. Desuden bliver du oplært i COWIs IT-systemer og diverse interne
arbejdsgange.
3 Efter seks måneders ansættelse afslutter vi onboarding-programmet med en samtale mellem dig og din nærmeste leder,
hvor I drøfter jobtilfredshed og foreløbige arbejdsresultater.
Du kan læse mere om onboarding-programmet her.
4
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
1.2 REGISTRERING AF UDDANNELSES- OG
FAGGRUPPER
COWI har forskellige lønformer, så vi kan skelne mellem de mange forskellige uddannelses- og faggrupper:
Funktion/tilknytning
Lønform
Chefer
15
Ledere
19
Udstationerede medarbejdere
48
Uddannelses- og faggrupper
Lønform
Civilingeniører
40
Akademiingeniører
41
Kandidatøkonomer, cand.merc., jurister
42
Magistre, cand.scient.
43
Øvrige akademikere: Landinspektører, arkitekter, tekniske uddannelser på kandidat- og masterniveau
44
Indstationerede specialister
46
Diplomingeniører
47
Teknikumingeniører
50
Konstruktører/installatører
51
IT-medarbejdere
58
Tekniske assistenter/tegnere
60
Mellemteknikere
61
Praktikanter
65
Økonomiassistenter
70
Øvrige akademikere uden for faggruppe, bachelorer og lignende
71
Korrespondenter
72
Sekretærer/kontorassistenter
73
Receptionister
74
Kantineassistenter
76
5
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2. ANSÆTTELSESVILKÅR
2.1 ARBEJDSTID
Den normale arbejdstid i COWI er:
Mandag-torsdag
kl. 8.00-16.00
Fredag
kl. 8.00-15.30
Bemærk, at arbejdstiden inkluderer en halv times frokostpause, som ikke er betalt af COWI. Dette svarer til en ugentlig arbejdstid på 37 timer.
Din arbejdstid er fleksibel. Det betyder, at du som udgangspunkt selv kan tilrettelægge din arbejdstid under hensyntagen til dine
opgaver, samarbejdspartnere og kunder, så længe det er aftalt med din nærmeste leder.
Med denne flekstidsordning ønsker COWI at skabe en arbejdskultur, hvor du kan få familie- og arbejdsliv til at harmonere. Når
du afvikler de opsparede flekstimer, kan det hjælpe med til at få din hverdag til at hænge sammen.
Flekstidsordningen består af en obligatorisk fikstid og en valgfri flekstid:
FIKSTID
Den obligatoriske fikstid er:
Mandag-torsdag kl. 9.00-15.00
Fredag kl. 9.00-14.30
Vi forventer, at du er på arbejde i dette tidsrum, medmindre du har aftalt afspadsering eller anden frihed.
6
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
FLEKSTID
Flekstiden er tidsrummet uden for fikstiden:
Mandag-torsdag kl. 7.00-9.00 og 15.00-17.00
Fredag kl. 7.00-9.00 og 14.30-16.30
I flekstiden tilrettelægger du selv din arbejdstid efter aftale med nærmeste leder og naturligvis under hensyn til afdelingens
planlægning etc.
Du skal tilrettelægge arbejdet således, at flekstidsudnyttelsen så vidt muligt balancerer inden for hver enkelt måned.
Den nærmeste leder kan suspendere flekstidsordningen for en afdeling eller enkelte medarbejdere, hvis arbejdet i afdelingen
eller på enkelte sager gør det nødvendigt.
2.1.1 MEDARBEJDERE PÅ NORMALLØN
Optjening og registrering af flekstid
Arbejdstimer ud over den daglige normtid registreres automatisk på din flekskonto.
Hvis du har mere end otte flekstimer, bliver de overskydende mertimer udbetalt 1:1 sammen med lønnen den følgende måned.
Har du mere end otte flekstimer i underskud, trækkes du tilsvarende i løn den følgende måned.
Optjening og registrering af pålagt overarbejde
COWI lægger vægt på, at overarbejde så vidt muligt bør undgås. Du kan kun registrere overtidsbetaling, når du bliver pålagt at
arbejde ud over din normale arbejdstid.
Din nærmeste leder skal varsle nødvendig overarbejde så tidligt som muligt, og overarbejde skal registreres enten til afspadsering eller til udbetaling efter aftale med din nærmeste leder.
Afspadsering af pålagt overarbejde
Overarbejde skal som hovedregel afspadseres. Du skal i god tid aftale tidspunktet for afspadsering med din nærmeste leder.
Afspadseringen sker i forholdet 1:1. Din nærmeste leder kan fastsætte, hvornår afspadsering afholdes, men skal så vidt muligt
imødekomme dine ønsker. Som udgangspunkt udarbejder du et oplæg til afspadsering.
Udbetaling af overtid
Overtid til afspadsering ud over 200 timer udbetales automatisk med lønnen den følgende måned.
Satser for overtidsbetaling
På hverdage: 11,5 procent
I weekenden og på helligdage: 25 procent
2.1.2 MEDARBEJDERE PÅ FASTLØN
Som fastlønnet medarbejder har du pligt til at udføre overarbejde i rimeligt omfang uden ekstra løn eller afspadsering.
Flekstid
Dit job kan betyde, at du har en svingende arbejdstid, hvor nogle perioder er med store belastninger. Derfor skal du sammen
med din nærmeste leder planlægge arbejdstiden på en hensigtsmæssig måde. Den skal både tilgodese virksomhedens
interesser og dit behov for fleksibilitet og frihed i de perioder, hvor dette er muligt.
Din flekskonto nulstilles tre gange om året: 30. april, 31. august og 31. december.
7
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Som medarbejder på fastløn kan du ikke holde flere sammenhængende dage fri på flekstid.
Fastlønnede kan ikke få udbetalt flekstimer.
2.1.3 TIDSREGISTRERING I COCKPIT
Det er nødvendigt, at alle medarbejdere indsender deres timeregistrering til tiden og sørger for, at timerne er korrekt registreret.
Dette skyldes, at COWIs timeregistreringssystem ligger i Cockpit og danner grundlaget for al projekt-, ressource- og økonomistyring i COWI.
Du skal som minimum hver fredag kl. 12.00 opdatere og indsende (submit) dine timer i Cockpit. Ved månedens afslutning er
fristen for registrering af timer den næstsidste arbejdsdag.
Din timeregistrering i Cockpit skal altid udfyldes inden ferien. Hvis du er syg og ikke har adgang til Cockpit, er det nærmeste
leders ansvar at få registreret dine timer.
›› Hvis du har spørgsmål om timelister, kan du skrive til [email protected].
VP skal hver måned attestere timelister i COWIs timeregistreringssystem i Cockpit.
Du finder en Quickguide og koder til tidsregistrering i Cockpit på portalen.
For medarbejdere på tjenesterejse i Danmark og udlandet henvises til afsnittet om transport og rejsekompensation.
2.1.4 HJEMMEARBEJDSPLADS
Hvis det er nødvendigt for dit arbejde, at du arbejder meget fra dit hjem, og det på den måde tager karakter af en hjemmearbejdsplads, kan det efter aftale med nærmeste leder besluttes at etablere en hjemmearbejdsplads. Dette skal ikke forveksles
med muligheden for at arbejde hjemme i mindre omfang. IT-udstyr mv. til en hjemmearbejdsplads afgøres af arbejdsmiljøloven,
COWIs og dit behov.
Kontakt HR eller din arbejdsmiljørepræsentant.
8
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.2 LØNFORHOLD, PENSION OG PERSONALEGODER
COWI ønsker at tilbyde medarbejderne en konkurrencedygtig løn i forhold til øvrige virksomheder i branchen. COWI ønsker
også at belønne de medarbejdere, der yder en ekstraordinær indsats.
2.2.1 LØNREGULERING
Den årlige lønregulering finder sted den 1. juni.
Størrelsen af den generelle regulering fastsættes i overensstemmelse med
COWIs lønpolitik efter forhandlinger mellem ledelsen og de enkelte faggrupper. Du forhandler løn individuelt én gang om året
med din nærmeste leder.
Punktreguleringer uden for de generelle reguleringer sker kun undtagelsesvis og efter godkendelse af den relevante SVP.
Ligelønsloven betyder, at kvinder og mænd skal have lige løn og lige lønvilkår for samme arbejde eller for arbejde af samme
værdi.
Ligebehandlingsloven betyder, at medarbejdere på barsels-, fædre- og forældreorlov skal have tilbud om lønsamtale på lige fod
med alle andre medarbejdere.
2.2.2 LØNUDBETALING
Salary er ansvarlig for udbetaling af din løn og andre ydelser. Salary er også ansvarlig for overførsel til den aftalte bankkonto.
Lønsedlen genereres til e-boks fra Salary på sidste arbejdsdag i hver måned. Hvis du ikke allerede er tilmeldt e-boks, skal du
gøre det på www.e-boks.dk.
Lønsedlen viser, hvilket beløb der er overført til den aftalte bankkonto, og hvordan beløbet er sammensat.
Yderligere oplysninger om Salary.
2.2.3 PENSIONSORDNING
Pensionsordningen er en obligatorisk del af lønpakken for alle medarbejdere, der er fastansat efter den 1. maj 2003. Andre
medarbejdere har mulighed for at tilmelde sig ordningen.
Pensionsordningen omfatter:
›› En opsparingsdel til alderspension
›› Dækning i forbindelse med dødsfald
›› Dækning ved tab af erhvervsevne
›› Dækning ved kritisk sygdom
›› Sundhedssikring (du kan vælge at framelde denne inden for de første tre måneder af din ansættelse hos COWI).
Individuelle forhold kan være gældende. Sørg derfor for at konsultere din pensionsrådgiver. Yderligere oplysninger om COWIs
pensionsordning.
9
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.2.4 PERSONALEGODER
COWI tilbyder dig en række personalegoder:
›› Flekstid
De fleste medarbejdere kan inden for visse rammer selv styre arbejdstiden via flekstidsordningen.
›› Halv fridag ved jul, nytår og Grundlovsdag
COWI giver fastansatte medarbejdere en halv fridag ved jul, nytår og Grundlovsdag, således at dagene er hele fridage.
Andet fravær med løn
En dags fravær med løn gives ved:
›› Eget bryllup og eget sølvbryllup
›› Dødsfald af nære pårørende
›› Bisættelse af nære pårørende.
›› Børns sygdom
Hvis du ikke har mulighed for at arrangere pasning, kan et barns sygdom godkendes med maksimalt 7,5 timer på henholdsvis
barnets 1. og 2. sygedag.
›› Orlov til nybagte forældre
›› Personaleforeninger
COWI støtter personaleforeningerne og -klubberne ved at stille lokaler og faciliteter til rådighed og ved give driftstilskud.
Medlemskontingentet i
COWIs personaleforeninger og -klubber er derfor på et særdeles rimeligt niveau.
›› Firmaaftaler
COWI har indgået en række firmaaftaler, som giver dig rabat hos udvalgte forretninger.
›› Årlig aktivitetsdag
COWI Danmarks aktivitetsdag er en årlig, social begivenhed på tværs af enheder og geografi, hvor nye netværk kan dannes,
og nuværende kan vedligeholdes.
›› Afdelingsudflugt
COWI giver tilskud til et årligt afdelingsarrangement, hvor der evt. kan være mulighed for at have ægtefælle/samlever med.
›› Julefrokost
COWI giver tilskud til den årlige julefrokost.
›› Kantinen
COWI giver tilskud til kantinen, og medarbejderne kan købe mad til indkøbspris hver dag. Der er gratis kaffe, te og kakao i alle
køkkener, og der bliver også uddelt gratis frugt til afdelingerne.
›› Pension
COWIs pensionsordning er en obligatorisk for alle fastansatte medarbejdere. Med COWI-pension får du en række fordele, bl.a.
en sundhedsordning.
›› Gruppeulykkesforsikring
Alle medarbejdere, som er ansat i COWI A/S, er omfattet af vores gruppeulykkesforsikring.
›› Vaccination
Alle medarbejdere får tilbudt en gratis influenzavaccination én gang om året. Det annonceres på portalen hvert år i oktober.
›› Skærmbrille
COWI yder et fast beløb som tilskud til en skærmbrille, jf. arbejdsmiljøloven.
›› Seniordag
10
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.3 FERIE, FERIEFRITIMER, ORLOV OG ANDET
FRAVÆR
Den ferie, du har optjent i et optjeningsår (1. januar-31. december), skal du som udgangspunkt afvikle i det følgende ferieår (1.
maj-30. april). Ifølge EU’s arbejdsdirektiv skal alle lønmodtagere afholde mindst fire ugers ferie om året.
Medarbejdere, der har ret til ferie med løn, optjener 2,08 dage for hver måned, de er ansat. Du kan højst optjene 25 dages ferie.
Hvis du har været ansat i COWI hele det forudgående kalenderår, har du altså ret til ferie med løn i 25 dage. Det er vigtigt, at du
får afholdt din ferie. COWIs hovedferie ligger i perioden fra 1. maj til 30. september, og her har du krav på at afholde tre ugers
sammenhængende ferie.
Hvis du er nyansat medarbejder, har du det følgende år kun ret til ferie med løn i et antal dage, der svarer til de måneder, du var
ansat i COWI i optjeningsåret. Du har dog stadig ret til ferie, og du kan holde i alt 25 dages ferie. De feriedage, som du ikke har
optjent løn til, vil blive fratrukket din løn.
For ferie uden løn anvender du koden ”TODE” i din timeliste, jf. Quickguide.
2.3.1 FASTLÆGGE FERIE
Lederen og medarbejderen har et fælles ansvar for, at al ferie afholdes, overføres eller udbetales efter gældende regler.
Hovedferien skal aftales i god tid med din nærmeste leder.
Hvis COWI fastsætter ferien, har du krav på tre måneders varsel for hovedferien og en måneds varsel for den resterende ferie.
Afvikling af overført ferie fra tidligere optjeningsår skal varsles med en måned.
2.3.2 OVERFØRE FERIE
Du kan overføre op til fem feriedage til det næste ferieår.
Du kan maksimalt overføre ferie til i alt tre uger over en treårig periode.
Sådan overfører du ferie:
›› Overskydende ferietimer svarende til 5. ferieuge jf. ovenstående overføres automatisk pr. 1. maj til det nye ferieår. Du skal altså
ikke gøre noget.
›› Overført ferie fra tidligere ferieår er ikke medtaget, da denne ferie allerede er godkendt de forrige år. Allerede godkendt
ferieoverførsel fra tidligere ferieår overføres automatisk til det nye ferieår. Du kan dog maksimalt opsamle tre uger.
›› HR sender en e-mail til dig og bekræfter COWIs godkendelse af den overførte ferie. E-mailen sendes ud i juni for at sikre, at
alle ferietimer op til 1. maj er indberettet i Cockpit.
Du skal være opmærksom på, at ferieloven betyder, at ikke-afholdt ferie ud over den 5. ferieuge indbetales til Arbejdsmarkedets
Feriefond. Hvis det sker, mister du retten til at afholde af disse feriedage.
2.3.3 FERIE I FORBINDELSE MED BARSELS- OG FORÆLDREORLOV ELLER LANGTIDSSYGEFRAVÆR.
Hvis du er/har været på barsels- og forældreorlov eller har været langtidssyg, gælder COWIs almindelige ferieregler, medmindre
der er tale om feriehindring.
11
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.3.4 FERIEHINDRING
Hvis du har haft feriehindring, mens du har været/er på orlov eller langtidssyg, skal du ansøge om at få udbetalt de overskydende ferietimer. Her skal du benytte den samme blanket og procedure som ved udbetaling af den 5. ferieuge (se nedenfor).
Blanketten skal underskrives af din nærmeste leder og sendes til Salary, hvorefter timerne vil blive udbetalt med din løn.
NB: Blanketten kan først downloades i perioden fra 1. maj til 30. september, men det er stadig tids nok til at søge om udbetaling af ferie pga. feriehindring.
Ferieloven forklarer feriehindring således:
For at der kan være tale om feriehindring i lovens forstand, er det en betingelse, at det længerevarende fravær for hovedferiens
vedkommende (tre uger) ligger op til den 30. september og for den øvrige feries vedkommende (to uger) ligger op til den 30. april.
2.3.5 UDBETALING AF FERIE
Du kan søge om at få udbetalt den overførte 5. ferieuge. Ansøgningsperioden er fra 1. maj til 30. september.
For at få udbetalt den 5. ferieuge skal du downloade og udfylde en FE 1-blanket fra Styrelsen for Fastholdelse og Rekrutterings
hjemmeside. Den udfyldte blanket sendes til Salary.
Bemærk: Blanketten kan kun downloades i perioden fra 1. maj til 30. september.
Se Quickguide for registrering af ferie, feriefridage og fri uden løn.
2.3.6 FERIETILLÆG
Hvis du har optjent ferie med løn, får du i forbindelse med lønudbetalingen for april et kontant ferietillæg på en procent.
2.3.7 AFREGNING AF FERIE VED FRATRÆDELSE
Optjent ferie og tilgodehavende ferie, som du endnu ikke har afholdt, beregnes ved fratrædelse med de gældende procentsatser. Beløbet indbetales til FerieKonto.
2.3.8 SYGDOM FØR OG UNDER FERIE
Før ferien
Hvis du bliver syg før ferien, har du ikke pligt til at begynde din ferie. Vælger du ikke at begynde din ferie, har du ret til at afholde
ferien på et senere tidspunkt i ferieåret. Se i øvrigt nedenfor om raskmelding.
Efter påbegyndelse af ferien
Hvis du har startet din ferie og bliver syg, kan du være berettiget til erstatningsferie for sygedagene. For at opnå erstatningsferie
skal du opfylde følgende betingelser:
›› Du skal være syg under ferie i mere end fem dage (karensperioden).
›› De fem dage kan godt være delt over flere ferieperioder inden for hvert ferieår.
›› Krav om lægelig dokumentation gælder også for karensdagene.
›› Er karensdagene fordelt over flere ferieperioder, skal du skaffe lægelig dokumentation for hver ferieperiode.
Du har kun ret til erstatningsferie, hvis du har lægelig dokumentation fra og med første sygedag. Lægeerklæringen skal du selv
betale for. Er du på ferie i udlandet, anbefales det, at du får en lokal lægeerklæring, da karensperioden først er gældende fra
tidspunktet, hvor lægeerklæringen udstedes. Det er altså ikke nok at opsøge egen læge, når du kommer hjem fra ferien.
12
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Lægeerklæringen skal dække den 1. sygedag, som du gør krav på erstatningsferie for. Det er lettest, hvis lægeerklæringer fra
udlandet er på engelsk.
Du skal oplyse COWI om sygdommen i overensstemmelse med de regler, der gælder i Personalehåndbogen og ansættelseskontrakten. Du har først ret til erstatningsferie fra den dag, hvor du underretter COWI om sygdommen. Kommer meddelelsen på 3. sygedag vil erstatningsferien altså først starte ved 8. sygedag.
Karensperioden på fem sygedage gælder kun, hvis du har optjent 25 dages ferie med løn. Har du optjent færre end 25 dages
ferie, får du ret til erstatningsferie med forholdsmæssigt færre antal sygedage.
Når du bliver rask igen, skal du som udgangspunkt møde på arbejde – også selv om du bliver rask inden for den periode, hvor
du havde planlagt ferie. Men du kan også vælge at holde resten af den planlagte ferie i forlængelse af sin raskmelding.
Erstatningsferie skal afholdes inden ferieårets udløb. Raskmelding ved sygdom under ferie
For regler for raskmelding se afsnittet om sygefravær.
2.3.9 FERIEFRIDAGE
I COWI har du mulighed for at afholde feriefridage som supplement til den ferie, som fremgår af ferieloven.
Er du ansat efter den 1. i måneden, tildeler vi feriefritimer pr. kalenderdag for den pågældende måned.
De feriefridage, du ikke har afholdt den 30. april, bliver udbetalt med lønnen for maj.
Aftal med din nærmeste leder, hvornår du afholder feriefridage.
Hvis du er på betalt barsels-/fædre-/forældreorlov, har du stadig ret til optjening af feriefridage. Ved orlov uden løn fra COWI
optjener du ikke feriefritimer.
Feriefridage tildeles på forskud med 3,08 time pr. måned efter følgende regler:
Fuldtidsansatte
Fuldtidsansatte medarbejdere, som er ansat 1. maj, får 37 timer.
Deltidsansatte
Deltidsansatte medarbejdere, som er ansat 1. maj, får feriefridage (i timer), som svarer til deres
ugentlige timetal.
Nyansatte
Nyansatte får feriefridage svarende til antal måneder indtil 1. maj gange 3,08 time (der rundes op til
nærmeste halve time).
Fratrædelse
Ved fratrædelse reduceres lønnen med det antal feriefridage, som svarer til antallet af måneder
frem til 30. april gange 3,08 time (der rundes ned til nærmeste halve time).
2.3.10 FIRMALUKKEDAGE
COWI varsler ved årets begyndelse medarbejderne om årets lukkedage på COWIs kontorer i Danmark. Det drejer sig om
dagene mellem jul og nytår samt fredagen efter Kristi Himmelfartsdag og Grundlovsdag. På Grundlovsdag giver COWI en halv
fridag (3,5 timer uanset om du er fuldtids- eller deltidsansat).
Du skal registrere disse lukkedage som ferie.
13
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.3.11 EKSTRA FRIDAGE
COWI holder lukket den 24. og 31. december. Begge dage betragter vi som fridage, som betales af COWI. Herudover giver
COWI på Grundlovsdag ½ fridag (3,5 timer).
2.3.12 ANDET FRAVÆR MED LØN
COWI betaler én dags fravær med løn i forbindelse med:
›› Dit eget bryllup og dit sølvbryllup
›› Dødsfald af nære pårørende
›› Bisættelse af nære pårørende.
Nære pårørende er far, mor, børn/stedbørn, egne søskende, svigerforældre, ægtefælle/samlever, ægtefælle/samlevers
søskende og bedsteforældre.
Se Quickguide for registrering af fraværet
2.3.13 LÆGEBESØG, TANDLÆGEBESØG OG ANDEN BEHANDLING
Læge- og tandlægebesøg, hospitalsbehandlinger og specialistbehandlinger skal du så vidt muligt afvikle uden for arbejdstiden.
COWI betaler ikke løn for fravær i forbindelse med rutineundersøgelser og sundhedstjek.
COWI betaler kun løn under fravær, når der opstår et akut behov for lægebesøg eller tandlægebesøg i arbejdstiden eller i f.m.
lægeordineret behandling, som ikke kan lægges udenfor arbejdstiden.
Du skal aftale betalt fravær med din nærmeste leder, og fraværet skal placeres, så det er til mindst gene for arbejdet.
Se Quickguide for registrering af fraværet.
2.3.14 PLEJEORLOV
Du har ret til at få fri til plejeorlov ifølge loven om lønmodtageres ret til fravær fra arbejde af familiemæssige årsager. Du kan få
plejeorlov til at passe en nærtstående med handicap eller alvorlig sygdom eller passe døende.
Pasning af nærtstående med handicap eller alvorlig sygdom
Ifølge serviceloven kan du søge om at blive ansat med løn til at varetage plejen af den kommune, hvor den pasningskrævende
bor. COWI betaler ikke løn under denne type orlov, da kommunen ikke giver refusion.
Pasning af nærtstående, som er døende
Ifølge serviceloven kan du søge et plejevederlag hos den kommune, hvor den døende bor. Som udgangspunkt betaler COWI
ikke løn under denne type orlov.
Kontakt HR eller din kommune for yderligere information.
14
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.4 SYGEFRAVÆR
2.4.1 ANMELDELSE AF SYGDOM
Hvis du bliver uarbejdsdygtig pga. sygdom, skal du give din nærmeste leder besked og følge retningslinjerne i afdelingen.
Beskeden om sygefravær skal gives på den første fraværsdag ved arbejdstids begyndelse. En sygemelding skal ske via telefon,
e-mail eller SMS, alt efter hvilken kommunikationsform som er almindeligvis i afdelingen.
Når du melder dig syg, skal du huske at fortælle din leder, om der er arbejdsopgaver, som ikke kan vente på, at du vender
tilbage. Hvis du ikke gør det, kan det være nødvendigt for lederen at tage kontakt til dig for at afklare dette forhold.
Ved længerevarende sygdom er det hensigtsmæssigt at informere om sygemeldingens forventede varighed, hvis det er muligt,
så ledelsen derved kan planlægge bemandingen.
Hvis du bliver syg i arbejdstiden, skal din nærmeste leder orienteres.
Den nærmeste leder skal sørge for, at der bliver indtastet sygefravær i timeregistreringssystemet i Cockpit for en langtidssygemeldt medarbejder, ellers risikerer COWI at miste retten til sygedagpenge.
Hvis sygefraværet overstiger fire uger, skal fraværskoden ændres i timeregistreringssystemet fra ”SICK” til ”SICL” fra første
fraværsdag – se Quickguide.
2.4.2 RASKMELDING
Når du ved, hvornår du kan begynde at arbejde igen, vil det være en hjælp, hvis du giver din nærmeste leder besked, så
lederen kan begynde at planlægge opgavefordelingen.
2.4.3 SYGESAMTALER
COWI vil gerne sikre vores medarbejdere bedst muligt ved at skabe dialog i forbindelse med længerevarende sygdom. Vi kan i
fællesskab hjælpe langtidssyge tilbage på arbejde igen, når medarbejderen er klar til det.
COWI har samtidig pligt til at afholde sygesamtaler ved længerevarende sygdom. COWI og medarbejderen bruger samtalen til
at undersøge, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet.
Dette er proceduren for sygesamtaler:
›› Det er den nærmeste leders pligt at holde en sygesamtale senest efter fire ugers sammenhængende sygdom.
›› Den nærmeste leder indkalder til sygesamtale med rimeligt varsel.
›› Medarbejderen har pligt til at deltage i sygesamtalen. Hvis medarbejderen ikke kan møde op pga. sygdom, kan samtalen
holdes telefonisk. Hvis det heller ikke er muligt, skal samtalen holdes, så snart medarbejderen er blevet rask nok.
›› Som medarbejder kan du bede om at få en fastholdelsesplan, hvis arbejdet ikke kan genoptages inden for otte uger fra 1.
sygedag. Du har ikke et retskrav på en fastholdelsesplan.
›› Følgende deltager i samtalen: den nærmeste leder, den langtidssyge medarbejder og evt. en HR-partner.
›› Samtalen tager udgangspunkt i medarbejderens situation og handler om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage
til arbejdet. Samtalen skal fokusere på, hvad COWI kan gøre for at bakke op om medarbejderens tilbagevenden til arbejdet.
›› Typiske emner i samtalen om tilbagevenden til arbejdet omfatter:
›› Aftale om mål og tidsperiode
›› Eventuel nedsættelse af timetal
›› Evt. reducering af kompleksiteten i arbejdsopgaver
›› Løbende prioritering af medarbejderens opgaver
›› Aftale om opfølgningsmøder
›› Information til kolleger.
15
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Hvis medarbejderen er blevet opsagt, og fratrædelsen sker inden otte uger efter første fraværsdag, har COWI ikke pligt til at
indkalde til en sygesamtale.
2.4.4 LÆGEERKLÆRINGER
Hvis din nærmeste leder beder dig om en lægeerklæring i forbindelse med dit fravær, er du forpligtet til at aflevere en.
Lægeerklæring skal med andre ord kun afleveres, hvis COWI beder om det. COWI betaler udgiften til lægeerklæringer.
Lægeerklæring til brug for sygdom under ferie, betaler du dog selv for – se afsnittet om ferie.
Simpel lægeerklæring (friattest)
Din nærmeste leder kan når som helst i sygeforløbet bede dig om en lægeerklæring, som bekræfter, at dit fravær er lovligt.
Varighedserklæring
Efter to ugers fravær har din nærmeste leder ret til yderligere at forlange en varighedsattest, der oplyser om din sygdoms
forventede varighed. Hvis COWI beder om det, skal attesten indhentes fra en specialist.
Mulighedserklæring
COWI kan til enhver tid kræve en mulighedserklæring. En mulighedserklæring er en lægeerklæring, som fokuserer på, hvordan
en medarbejder vender tilbage til arbejdet efter et længerevarende sygefravær. Erklæringen skal afklare, hvor meget af arbejdet
medarbejderen kan udføre på trods af sygdommen.
Erklæringen består af to dele:
›› Første del udfyldes af den nærmeste leder og medarbejderen i fællesskab.
Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen – enten ved fremmøde eller telefonisk. Hvis medarbejderen ikke kan møde op
pga. sygdom, kan samtalen holdes telefonisk. Hvis det heller ikke er muligt, skal samtalen gennemføres, når medarbejderen er
blevet rask nok.
›› Anden del udfyldes af egen læge og medarbejder.
Hvis COWI ønsker en mulighedserklæring for medarbejderen, er det ofte en fordel at lave den i forbindelse med sygesamtalen.
Du kan hente en mulighedserklæring samt en vejledning her.
16
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.4.5 LØN UNDER SYGDOM
Funktionærer
Funktionærloven betyder, at du modtager normal løn fra COWI under fravær pga. sygdom.
COWI har ret til refusion fra det offentlige svarende til dagpenge, når fraværet varer mere end 30 sammenhængende dage.
Du får fuld løn fra COWI under sygdom, hvis du er berettiget til sygedagpenge fra det offentlige.
Hvis du ikke deltager i kommunens opfølgningsarbejde, mister COWI retten til refusion. Den mistede refusion modregnes i din løn.
Ikke-funktionærer
Dette gælder for medarbejdere, der ikke er beskæftiget som beskrevet i funktionærloven § 1, stk. 2. Det vil sige:
›› medarbejdere, der har en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på otte timer eller derunder, og som udfører funktionærarbejde.
›› medarbejdere, som ikke udfører funktionærarbejde.
Som medarbejder uden funktionærstatus er du berettiget til arbejdsgiverbetalte sygedagpenge de første 30 dage af sygeperioden regnet fra første hele fraværsdag. Det er dog en betingelse, at din ansættelse har varet mindst otte uger, og at du har
været beskæftiget mindst 74 timers i den periode.
Efter 30 dage overgår udbetaling af sygedagpenge til social- og sundhedsforvaltningen i den kommune, hvor du bor.
Medarbejdere, der ikke opfylder beskæftigelsesbetingelserne i ovenstående
Du er berettiget til sygedagpenge fra det offentlige, hvis du har været tilknyttet arbejdsmarkedet de sidste 26 uger, og hvis du
har haft mindst 240 timers beskæftigelse i den periode.
2.4.6 SYGDOM FØR OG UNDER FERIE
Se afsnittet om ferie
2.4.7 SYGDOM I FORBINDELSE MED GRAVIDITET
Se afsnittet om barsel
2.4.8 BØRNS SYGDOM
Hvis du ikke kan arrangere pasning, godkendes fravær pga. barns sygdom med maksimalt 7,5 timer på henholdsvis barnets 1.
og 2. sygedag. Se Quickguide for registrering af sygdom. Husk at give din nærmeste leder besked.
17
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.5 GRAVIDITET, BARSEL, FÆDREORLOV OG
ADOPTION
I forbindelse med graviditet, barsel og adoption er arbejdstagere omfattet af forskellige love og bestemmelser, hvis væsentligste
punkter er beskrevet i det følgende.
Først beskrives de gældende love og regler, og efterfølgende beskrives COWIs gældende firmaregler.
2.5.1 GENERELLE BARSELSREGLER
Barselsloven handler om din ret til fravær i forbindelse med graviditet, fødsel og adoption. Nedenstående skema viser fraværsretten, og hvordan den fordeles mellem moderen og faderen.
Graviditetsorlov:
4 uger før forventet fødsel (moderen)
Barselsorlov:
14 uger efter fødslen (moderen)
Fædreorlov:
2 uger – enten efter barnets fødsel eller hjemkomst. Fædreorloven skal placeres inden for de første 14
uger efter barnets fødsel.
Forældreorlov:
Både moderen og faderen har hver ret til fravær i 32 uger. Perioden kan forlænges med enten 8 eller 14
uger til i alt 46 uger. Det er dog kun 32 uger sammenlagt, som er dagpengeberettiget. Forældrene kan
vælge at dele de 32 ugers dagpenge mellem sig.
Faderen kan vælge at starte sin forældreorlov under moderens barselsorlov.
Ved adoption gælder de samme regler, da barnets modtagelse i hjemmet tæller som fødselstidspunktet.
Forlængelse af forældreorloven
Hver forælder har ret til at forlænge forældreorlovsperioden med yderligere 8 eller 14 uger til henholdsvis 40 eller 46 uger.
Forældreorloven skal afholdes sammenhængende.
Udskydelse af forældreorloven
Loven giver den ene forælder ret til at udskyde mindst 8 og højst 13 uger af orloven, som kan afholdes på et senere tidspunkt
(frem til barnet fylder ni år). Du kan ikke vælge både at forlænge og udskyde forældreorloven.
Hvis der indgår helligdage i orloven, forlænges den ikke tilsvarende.
Varsling af orlov
18
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Moderen
Graviditetsorlov skal varsles senest tre måneder før den forventede fødsel sammen med barselsorloven på de
14 uger.
Faderen
Fædreorlov skal varsles senest fire uger før det forventede tidspunkt for fraværets begyndelse.
Fælles
Senest otte uger efter fødslen skal du varsle dit ønske om forældreorlov, orlovens begyndelse og længde. Den
samme frist gælder, hvis du vælger at udskyde forældreorloven.
Tidspunktet for at afholde den udskudte forældreorlov på 8-13 uger skal varsles med 16 uger.
Hvis du har udskudt forældreorlov med dig fra en anden arbejdsgiver, er retten til fraværet betinget af, at du indgår en ny aftale med din nærmeste leder om at afholde orloven. Husk at få dokumentation fra kommunen om
udskudt orlov.
Regler for adoption
Adoptanter, som opholder sig i udlandet for at modtage et barn, har begge ret til op til fire ugers fravær før modtagelsen af barnet. Hvis barnet bliver modtaget i Danmark, har begge adoptanter ret til fravær i op til en uge før modtagelse af barnet.
Reglerne for udskydelse af orlov og delvis genoptagelse af arbejdet i orlovsperioden er de samme for både biologiske forældre
og adoptanter.
2.5.2 COWIS BARSELSORDNING
COWI tilbyder følgende ordning i forbindelse med fødsel og adoption:
Mødre
›› Fuld løn under graviditetsorlov (4 uger)
›› Fuld løn under barselsorlov (14 uger)
Fædre
›› Fuld løn under fædreorlov (2 uger). Skal holdes i sammenhængende uger.
Adoptanter
›› Frihed (uanset køn) i op til 4 uger før forventet modtagelse af barnet, heraf 1 uge med fuld løn og 3 uger uden løn
›› Fuld løn (uanset køn) under barselsorlov (14 uger)
Fælles
›› Fuld løn under en del af forældreorloven (2 uger)
›› Delvis løn under en del af forældreorloven svarende til 145 kr./time (op til 6 uger)
En medarbejder kan vælge at afholde op til otte ugers forældreorlov enten som en sammenhængende periode eller opdelt i to
perioder inden for 52 uger efter barnets fødsel.
Hvis begge forældre er ansat i COWI, er det dog kun den ene forælder, der kan få op til otte ugers forældreorlov. Den anden
forælder kan få op til fem ugers forældreorlov (to uger med fuld løn og tre uger med delvis løn svarende til 145 kr./time).
Har du en timeløn på under 145 kr., svarer godtgørelsen til din timeløn.
19
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.5.3 HVAD GØR DU, NÅR DU SKAL HOLDE BARSELS- ELLER FORÆLDREORLOV I COWI?
Du skal varsle din graviditet/orlov til din nærmeste leder og i en e-mail til Salary.
Dette gælder for mødre:
Graviditets- og barselsorlov:
Skema udfyldes med information om graviditet/forventet fødsel/adoption og underskrives af både medarbejder og nærmeste
leder. Skemaet skal sendes til Salary senest tre måneder før orlovens påbegyndelse.
Forældreorlov:
Du skal informere din nærmeste chef om forældreorlovens start og forventede varighed senest otte uger efter barnets fødsel.
Husk at orientere Salary, når du kender den præcise dato for opstart på arbejde eller overgang fra orlov til ferie med løn.
Dette gælder for fædre:
Fædreorlov og forældreorlov:
Skema udfyldes med information om fædreorlov og forventet fødsel/adoption, og det underskrives af medarbejder og nærmeste leder. Skemaet skal sendes til Salary senest fire uger før orlovens påbegyndelse.
Ved ansøgning om forældreorlov for fædre skal skemaet sendes til Salary senest otte uger efter fødslen.
Dette gælder for begge forældre:
Medarbejderen skal senest en uge efter barnets fødsel meddele sin nærmeste leder og Salary om datoen for barnets fødsel.
BEMÆRK!
1) Forældreorlov med løn fra COWI skal afholdes i hele uger og forlænges ikke tilsvarende, såfremt der indgår helligdage i
perioden.
2) For at COWI kan modtage refusion fra kommunen, skal det fremsendte underretningsbrev fra kommunen til medarbejderen
besvares og returneres hurtigst muligt. Hvis COWI mister refusionen, vil beløbet blive modregnet i din løn.
3) Forældreorlov med løn fra COWI er betinget af, at du er berettiget til dagpenge fra det offentlige. Det betyder for faderens
vedkommende bl.a., at moderen ikke har opbrugt alle forældreorlovsuger. Hvis COWI mister refusionen, vil beløbet blive
modregnet i din løn.
2.5.4 TIDSREGISTRERING
Timeregistrering i Cockpit ved barsel/forældreorlov/adoption
Timeregistrering i Cockpit ved orlov med løn fra COWI
Både moderen og faderen skal registrere orloven i Cockpit med koden ”MATE”. Dog skal de op til seks ugers forældreorlov med
reduceret løn registreres med koden ”LEAV”.
Medarbejderen eller afdelingen registrerer timer for de uger, hvor der udbetales løn fra COWI. Se Quickguide for registrering af
timer ved barsel.
Timeregistrering i Cockpit ved orlov uden løn fra COWI
Orlov uden løn fra COWI skal registreres med koden ”TODE”, jf. Quickguide, og timerne for den ulønnede periode registreres af
Salary.
NB: Hvis den ulønnede forældreorlov afholdes som nedsat arbejdstid, skal VP/HoS sende en e-mail til Salary med medarbejders navn og perioden. HR skal ikke have besked, da det ikke kræver en kontraktændring.
Herefter vil det blive registreret i SAP, og hverken medarbejderen eller afdelingen skal registrere det i Cockpit.
20
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Graviditetsundersøgelser
Fravær pga. graviditetsundersøgelser (mødre) betragtes som lovligt fravær. Det skal registreres koden ”SICP”, jf. Quickguide.
Sygefravær pga. graviditet
Du skal orientere Salary om sygefravær som følge af graviditet. Når du henvender dig til Salary, skal du oplyse det forventede
fødselstidspunkt. Fraværet skal registreres i Cockpit med koden ”SICP”, jf. Quickguide.
Det er vigtigt, at graviditetsbetinget sygefravær bliver registreret hurtigt i Cockpit, så COWI kan søge om dagpengerefusion fra
1. sygedag.
Yderligere oplysninger
Regler og eksempler vedr. barselsorlov og oplysning om dagpenge m.m. kan du finde på Beskæftigelsesministeriets hjemmeside: www.bm.dk.
21
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.6 PERSONFORSIKRINGER
Hvis du har generelle spørgsmål om personforsikring, kan du altid henvende dig direkte til vores samarbejdspartner Willis. Hvis
der opstår en skade, skal du anmelde den her:
Willis I/S
Rundforbivej 303, 2850 Nærum
att. Henriette Christiansen
E-mail: [email protected]
Arbejdsskadeforsikring
I arbejdstiden er du dækket af en lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Den dækker også ved arbejde i udlandet i op til 12 måneder.
Udstationerede COWI A/S-medarbejdere er, fra det tidspunkt den lovpligtige arbejdsskadeforsikring bortfalder, dækket af en
tilsvarende frivillig forsikringsordning.
Personskade
Dækning:
Forsikringen dækker følgende skader, hvis de skyldes arbejde som lønmodtager eller virksomhedens arbejdsforhold:
›› Ulykker og skadelige påvirkninger
›› Erhvervssygdomme, dvs. sygdomme, som er forårsaget af særlige påvirkninger i arbejdet.
Erstatning:
Arbejdsskadeforsikringen kan yde følgende typer erstatning:
›› Betaling af sygebehandling, optræning og hjælpemidler mv.
›› Erstatning for tab af erhvervsevne
›› Erstatning for varige mén
›› Engangsbeløb til efterladte ved dødsfald
›› Forsørgelseserstatning til efterladt ægtefælle og børn.
Hvis ulykken er skyld i fravær på en dag eller mere ud over tilskadekomstdagen, skal den nærmeste leder huske på, at skadeanmeldelsen skal være udfyldt senest ni dage efter, at skaden er sket.
Nærmeste leder SKAL sammen med medarbejderen anmelde arbejdsulykken. Anmeldelsen er særlig vigtig, hvis arbejdsulykken
risikerer at medføre varig invaliditet.
Dødsfald som følge af arbejdsskade, enten som arbejdsbetinget lidelse eller arbejdsulykke, på arbejdspladsen skal anmeldes
inden 48 timer til Arbejdsskadestyrelsen og Arbejdstilsynet telefonisk.
Andre anmeldelser inkl. arbejdsbetingede lidelser (erhvervssygdomme) skal du selv anmelde hos din praktiserende læge, som
sender anmeldelsen videre til de rette instanser.
Afgørelser
Arbejdsskadestyrelsen træffer normalt afgørelser om arbejdsskadeforsikring. Arbejdsskadestyrelsens beslutninger kan dog
ankes til Den Sociale Ankestyrelse.
22
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Beskadigelse af briller/kontaktlinser
Hvis skaden på briller eller kontaktlinser er opstået under arbejde for COWI A/S, kan den blive dækket af arbejdsskadeforsikringen. Du skal indsende anmeldelsen senest ni dage efter, skaden er opstået.
Din skadeanmeldelse skal udfyldes med persondata, en beskrivelse af hændelsen samt bank- eller girokontonummer og
original faktura fra brilleforretningen. Din nærmeste leder skal underskrive anmeldelsen. Virksomhedsdata og policenummer skal
ikke udfyldes. Anmeldelsen sender du direkte til Alm. Brand – adressen finder du øverst på skadeanmeldelsen.
Regler for erstatning af briller:
›› Brillestel erstattes efter lov om arbejdsskadesikring.
›› Er stellet under et år gammelt, erstattes det fuldt ud.
›› Er stellet ældre end et år, erstattes det med maksimalt 5.000 kr.
›› Glas erstattes fuldt ud. Glassene skal svare til de beskadigede.
ANMELDELSE
Du finder en online-blanket til at anmelde skader gennem EASY på forsikringsportalen.
Bemærk, at virksomhedsdata og policenummer ikke skal udfyldes på skadeanmeldelsen.
Tjek Safety at Work-hjemmesiden for andre opmærksomhedspunkter. Gruppeulykkesforsikring
Alle medarbejdere ansat i COWI A/S er omfattet af en gruppeulykkesforsikring. Dette gælder også under arbejde i udlandet i op
til 12 måneder.
Efter 12 måneder er en udstationeret COWI A/S-medarbejder dækket af en udstationeringsforsikring.
Gruppeulykkesforsikringen dækker overalt i verden og inkluderer krigsrisiko (du skal dog i god tid før afrejse meddele HR, hvis
du rejser til Afghanistan, Irak, Tjetjenien, Somalia eller Nordkorea).
Forsikringen er en heltidsulykkesforsikring, som dækker dig både i din arbejdstid og i din fritid. Dækningssummen i fritiden er
det halve af dækningen i arbejdstiden. Du kan se dækningen på forsikringsportalen.
Forsikringen indeholder dækning for tandskader som følge af ulykkestilfælde samt tyggeskader.
Begunstigelseserklæring
Din ægtefælle får forsikringssummen ved dødsfald. Hvis den sikrede ikke har en ægtefælle, udbetales pengene til den sikredes
børn. Hvis der ikke er nogen børn, udbetales pengene til den tilskadekomnes nærmeste pårørende.
Du kan dog altid indsætte andre som begunstigede ved at udfylde en begunstigelseserklæring og fremsende den til COWIs
forsikringsmægler:
Willis I/S
Rundforbivej 303, 2850 Nærum att. André A. Andersen
E-mail: [email protected]
Hvis du ønsker ændre begunstigelsen senere, skal du blot skrive endnu en e-mail eller et brev til Willis.
23
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Tandskader
Behandling og pris skal godkendes af forsikringsselskabet, før behandlingen starter. Tandlægen udfylder en tandlægeerklæring,
som er en del af skadeanmeldelsen, hvor behandlingsforslaget fremgår. Bemærk, at virksomhedsdata og policenummer ikke
skal udfyldes.
ANMELDELSE
Du finder blanketter til at anmelde skader, begunstigelseserklæring m.m. på forsikringsportalen.
Udfyld anmeldelsesskemaet inkl. virksomhedsdata og policenummer. Policenummer finder du på forsikringsportalen. Du
behøver ikke udfylde feltet med kontaktperson. Skadesanmeldelsen sender du direkte til forsikringsselskabet.
Vær opmærksom på, at regningen for begyndelsesattesten, som lægen udfylder, skal attesteres til forsikringsselskabet. Du skal
altså ikke selv betale for attesten. Husk at sende regningen sammen med anmeldelsen.
Skade på egen bil ved kørsel for COWI
Dette afsnit er kun relevant, hvis din bil er forsikret hos Tryg.
COWI A/S-medarbejdere, som har deres private bil forsikret hos Tryg i forvejen, bliver ikke belastet med bonustab og selvrisiko,
hvis der sker et uheld under kørsel for COWI.
Hvis du får en skade, skal du – ud over dit eget policenummer – oplyse det særlige policenummer 622-236.900/Klausul MA81.
Dette nummer dækker denne aftale.
Alle uheld skal registreres på din egen police hos Tryg.
Vær opmærksom på, at Tryg kræver dokumentation for, at kørslen skete i forbindelse med tjenestekørsel for COWI A/S, i form
af skriftlig bekræftelse fra din nærmeste leder og dennes kontaktoplysninger.
Du anmelder skaden via formularen på forsikringsportalen.
24
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.7 BESKÆFTIGELSE VED SIDEN AF COWI
I funktionærloven skelnes der mellem bibeskæftigelse og hverv.
Bibeskæftigelse
Den generelle regel for beskæftigelse ved siden af arbejdet (bibeskæftigelse) for COWI er, at dette kun må finde sted efter aftale
med din nærmeste leder.
Bibeskæftigelsen må ikke være i strid med COWIs forretningsmæssige interesser eller give gene for COWI. Du må ikke uden
forudgående skriftlig aftale fra din nærmeste leder direkte eller indirekte påtage dig andet erhvervsarbejde, hverken lønnet eller
ulønnet, eller direkte eller indirekte udøve selvstændig erhvervsvirksomhed.
COWI gør ikke krav på modregning for evt. indkomst ved bibeskæftigelse.
Hverv
Hverv er i funktionærlovens forstand oftest ulønnede eller lavtlønnede hverv, der har karakter af fritidsinteresser, f.eks. formand
for skakklubben, politisk foreningsarbejde o.l. Hvis du påtager dig et hverv i fritiden, kan det i princippet ske uden at være
godkendt af COWI, uanset om hvervet er lønnet eller ej. Hvervet skal kunne udøves uden gene for COWI og må ikke umuliggøre
evt. nødvendigt overarbejde i COWI.
Et hverv kan også være et borgerligt ombud såsom domsmand eller nævning. Du har krav på frihed uden løn til at passe disse hverv.
25
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.8 BEHANDLING AF PERSONALEDATA
COWI opbevarer oplysninger i overensstemmelse med lov om behandling af personoplysninger. Vi registrerer alle oplysninger,
der er nødvendige og relevante til brug for ansættelsesforholdet i overensstemmelse med persondatalovens regler.
Alle oplysninger om dig vil blive behandlet i overensstemmelse med god databehandlingsskik og vil kun blive anvendt i
forbindelse med personaleadministrationen.
Oversigt over de forskellige oplysningskategorier:
STAMOPLYSNINGER
COWI-STANDARD-CV
REGISTRERING HOS DIN NÆRMESTE
LEDER
Navn, adresse, telefonnummer,
CPR-nummer, uddannelse, lønkonto,
lønoplysning samt oplysninger fra timeregnskabet indberettet af medarbejderne.
Navn, speciale, statsborgerskab, fødselsdato, uddannelse, sprog, nøglekvalifikationer, beskæftigelsesoversigt, udlandserfaring, udvalgte arbejdsopgaver
og publikationer.
Personlig udviklingsplan (PDP), aftaleskema fra medarbejdersamtale (ED),
referater af medarbejdersamtaler og evt.
oplysninger om tidligere beskæftigelse.
Stamoplysningerne bruges til at sikre korrekte lønudbetalinger, timeregistrering på de forskellige sager samt til diverse medarbejderstatistikker. Oplysningerne er også med til at sikre et overblik over faglige kapaciteter og kvalifikationer i COWI og i COWIs
datterselskaber.
Der kan opstå et behov for at videregive stamoplysninger om medarbejdere til offentlige myndigheder eller andre selskaber
eller myndigheder uden for COWI. De anførte stamoplysninger kan videregives til selskaber inden for koncernen og til offentlige
myndigheder, når de kræver det, hvis det er strengt nødvendigt, og der er en saglig begrundelse for det.
I alle andre tilfælde videregives stamoplysninger kun, hvis det er godkendt af dig.
I forbindelse med tilbudsgivning kan det blive aktuelt at præsentere udvalgte COWI-CV’er for en kunde. COWI-CV’er må ikke
indeholde oplysninger om medarbejderens CPR-nummer.
Registreringerne hos nærmeste leder er kun til brug for afdelings- eller divisionsledelsen, medmindre andet er aftalt med dig.
26
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.9 TRANSPORT OG REJSEKOMPENSATION I DANMARK
Du må som medarbejder i COWI påregne, at der i forbindelse med din stilling kan være knyttet rejseaktivitet og arbejde af kortere eller længere varighed i ind- og/eller udland. Se COWIs global
travel policy for generelle rejseregler, bestilling af flyrejser m.m.
Ved rejser i Danmark og til Sydsverige skal offentlig transport prioriteres. Hvis dette ikke er økonomisk eller hensigtsmæssigt, kan du bruge din egen bil efter aftale med nærmeste leder.
Samkørsel med kollegaer skal prioriteres i det omfang, det er muligt.
Transport mellem København/Aalborg-Aalborg/København kan foretages med fly.
KOMPENSATION VED TJENESTEREJSER 2014
(MEDARBEJDERE, DER ER BOSAT OG ARBEJDER I DANMARK)
REGISTRERING AF REJSETID
REJSE I DANMARK - Rejsetid og arbejdstid kan tilsamFASTLØN
men maksimalt udgøre den sædvanlige arbejdstidsnorm.
REJSE I DANMARK - Rejsetid og arbejdstid kan tilsamNORMALLØN
men maksimalt udgøre den sædvanlige arbejdstidsnorm.
REJSE I UDLAND FASTLØN
REJSE I UDLAND NORMALLØN
SKATTEFRI
EFTER REGNING
REJSEGODTGØRELSE
minimum 24 timers varighed heref- Rimelige rejse- og opter pr. time
holdsudgifter godtgøres
efter regning
Medarbejderen foretager selv
Ja
korrektion af rejsegodtgørelse ved
selvangivelsen og opnår herved
skattefordel.
Medarbejderen foretager selv
Ja
korrektion af rejsegodtgørelse ved
selvangivelsen og opnår herved
skattefordel.
Tilsvarende som ved rejser i Dan116 kr. pr. døgn
mark på hverdage.
Rejsetid på søn- og helligdage
føres kun i det omfang, kunden betaler for denne.
Tilsvarende som ved rejser i Dan116 kr. pr. døgn
mark på hverdage. Rejsetid på
søn- og helligdage føres kun i det
omfang, kunden betaler for denne.
Kompensation for sammenlagt
arbejds- og rejsetid ved > 37 timer/
uge ydes kun i det omfang, kunden
yder fuld betaling, samt efter aftale
med nærmeste leder.
SKATTEPLIGTIG
REJSEBONUS
minimum 24 timers varighed herefter pr. time
KØRSELSGODTGØRELSE
STATENS TAKSTER
skattefri højst 60 arbejdsdage inden
for 12 måneder (60-dagsreglen).
Ingen
Til og med 20.000 km årligt: 3,73
kr. pr. km. Udover 20.000 km årligt:
2,10 kr. pr. km.
Ingen
Til og med 20.000 km årligt: 3,73
kr. pr. km. Udover 20.000 km årligt:
2,10 kr. pr. km.
Ja
453 kr. pr. døgn
Til og med 20.000 km årligt: 3,73
kr. pr. km. Udover 20.000 km årligt:
2,10 kr. pr. km
Ja
453 kr. pr. døgn
Til og med 20.000 km årligt: 3,73
kr. pr. km. Udover 20.000 km årligt:
2,10 kr. pr. km
27
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Hvis du skal udstationeres længere end seks måneder, henvises til Mobilitys portalside, da andre regler gælder i sådanne
tilfælde.
Arbejdstid
Du skal som udgangspunkt under rejser indtaste din arbejdstid i Cockpit som din normale ugentlige normtid, medmindre andet
er aftalt.
Skattefri rejsegodtgørelse
Skattefri rejsegodtgørelse ydes ved udlandsrejser af mindst 24 timers varighed og op til et maksimum af en periode på 12
måneder til dækning af de øvrige merudgifter, der er forbundet med opholdet.
Rejsens varighed regnes fra afrejse fra hjem eller arbejdssted til ankomst til hjem eller arbejdssted.
Der ydes ikke skattefri rejsegodtgørelse i forbindelse med udstationering, studierejser, kurser, kongresser o.l.
Efter regning
Rimelige rejse- og opholdsudgifter godtgøres efter regning.
Rejsebonus
Du får et supplement til den skattefri rejsegodtgørelse. Det er en skattepligtig rejsebonus, som du får for hvert døgns udlandsrejse.
Der udbetales ikke rejsebonus i forbindelse med studierejser, kurser, kongresser o.l.
Kørselsgodtgørelse ved brug af egen bil i COWIs tjeneste
Du kan aftale med din nærmeste leder at køre i egen bil i COWIs tjeneste, når det skønnes nødvendigt. I så fald kan du få
kørselsgodtgørelse.
Ved kørsel i egen bil skal samkørsel med kollegaer prioriteres, hvis I skal til samme arbejdssted.
COWI kompenserer med skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel i egen bil med kilometerpenge efter statens regler – se
foregående tabeloversigt – i følgende tilfælde:
›› For kørsel mellem medarbejderens normale arbejdsplads og andre arbejdspladser.
Dette forekommer typisk ved tilsynsarbejde eller anden skiftende arbejdsplads, der i princippet kræver, at du kører ud fra din
normale arbejdsplads.
›› Ekstra kørsel akkumuleret mellem hjem og en anden arbejdsplads end den normale.
Ekstra kørsel skal forstås som de kilometer, du kører i alt, når den normale afstand mellem hjem og arbejde er trukket fra.
De 60 arbejdsdage behøver ikke at være i forlængelse af hinanden.
Efter 60 arbejdsdage er kørselsgodtgørelsen skattepligtig. Her vil du samtidig kunne få fradrag efter reglerne for befordring
mellem hjem og arbejde.
Link til SKATs hjemmeside om 60-dagsreglerne.
28
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Regler for Brobizz
Brobizz skal bestilles her og skal hæftes op på et personligt eller afdelingsfirmakreditkort. Brobizz må udelukkende benyttes til
forretningsmæssige formål.
Betalt transport med bus og tog
Klippekort og togbilletter til regional og fjerntrafik bestilles gennem rejsekontoret på [email protected]. Opdaterede
regler om gældende rejsekort vil blive annonceret senere på året på portalen.
Tilsynsbiler
Reglerne for tilsynsbiler finder du her.
2.9.1 VED LÆNGEREVARENDE ARBEJDE PÅ PRO JEKTKONTOR I DANMARK
Hvis du i perioder arbejder på et projektkontor, som ligger længere væk end din sædvanlige transportafstand til dit faste
arbejdssted, kan du få betalt transport til tog/bus i form af erhvervskort. Hvis du kører i egen bil, gælder reglerne for kørselsgodtgørelse. I specielle tilfælde kan nødvendig p-plads blive kompenseret, hvis det er aftalt med nærmeste leder.
Ved længerevarende arbejde på projektkontor, kan der grundet afstanden være brug for mere kontinuerlig overnatning på hotel,
leje af hotellejlighed eller anden bolig. I sådanne tilfælde skal Global Travel kontaktes på [email protected] i forhold til
rabataftaler m.m. Nærmeste leder skal kontakte Salary for rådgivning om eventuelle beskatningsregler i den forbindelse.
Generelle retningslinjer i COWIs global travel policy skal følges for øvrige rejseanliggender.
29
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.9.2 ULEMPETILLÆG UNDER ARBEJDE I DANMARK
I specielle tilfælde kan VP træffe beslutning om at tildele et tidsbegrænset ulempetillæg til lønnen, der indregnes i lønsatsen.
Ulempetillægget gives som kompensation for særlige ulemper under arbejde i Danmark. Det er en hovedbetingelse, at ulempen
strækker sig over en sammenhængende periode på minimum to måneder.
Ulempetillægget bliver normalt reguleret en gang om året.
ULEMPETYPE
BETINGELSER FOR TILLÆG
ULEMPETILLÆG
1
Forøget daglig transporttid
uden for arbejdstiden
Minimum en time ekstra pr. dag målt ift. hjemCOWI-hjem ifølge tidsangivelserne i rejseplanen.
3.489 kr./md. (juni 2014-maj 2015)
2
Tilsynsarbejde uden
overtidsbetaling
Minimum ti procent overtid i gennemsnit i perioden
3.489 kr./md.
3
Forskudt arbejdstid
-
Aftales særskilt
4
Tilkaldevagtordning
-
Aftales særskilt
Forøget daglig transporttid i byområder med varierende trafikintensitet skal bedømmes ud fra en gennemsnitsbetragtning, hvor
der tages hensyn til normal køretidspunkter.
Ved ulempeperioder kortere end to måneder gælder:
Hvis den ekstra daglige transporttid overstiger 1½ time og/eller den gennemsnitlige overtid er minimum 20 procent uden betalt
overtid, kan ulempetillæg evt. godkendes efter særlig aftale.
Ulempetillæggene skal aftales med VP og godkendes af SVP.
Aftalen om ulempetillæg skal bekræftes med et tillæg til ansættelsesaftalen, der bestilles her. Når forudsætningerne for ulempetillægget ikke længere er til stede, bortfalder tillægget. HR skal have besked i sådan tilfælde.
30
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.10 FRATRÆDELSE
Opsigelse af ansættelsesforholdet kan ske enten af dig eller COWI.
2.10.1 VARSLER
Funktionærer
I prøvetiden (de første tre måneder af ansættelsesforholdet) gælder 14 dages varsel både fra din og COWIs side og til en hvilken
som helst dag. De 14 dages varsel skal være indeholdt i de tre måneder.
Herefter gælder følgende opsigelsesvarsel over for medarbejderen fra COWI:
›› En måneds varsel inden udløbet af fem måneders ansættelse
›› Tre måneders varsel inden udløbet af to år og ni måneders ansættelse.
›› Fire måneders varsel inden udløbet af fem år og otte måneders ansættelse
›› Fem måneder ved opsigelse inden udløbet af otte år og syv måneders ansættelse
›› Seks måneder ved opsigelse herefter.
Som medarbejder er opsigelsesvarslet – efter prøvetiden – en måned til en måneds udgang, medmindre andet er aftalt i
ansættelseskontrakten.
For ikke-funktionærer følger opsigelsesvarslet af den enkeltes ansættelseskontrakt. I COWI er det med en dags varsel.
COWI har ikke en tvungen pensionsalder, og du skal selv opsige dit ansættelsesforhold, når du ønsker at gå på pension.
2.10.2. OPSIGELSE FRA MEDARBEJDEREN
Opsigelse skal meddeles skriftligt til VP/HoS og med det varsel, som fremgår i afsnit 2.12.1.
VP/HoS holder en fratrædelsessamtale for at afklare begrundelsen for opsigelsen samt for at få feedback på ansættelsesforholdet.
2.10.3. OPSIGELSE FRA COWI
En opsigelse fra COWI kan være begrundet i COWIs forhold eller medarbejderens forhold. Rådgivning ved opsigelse og
udformning af opsigelsesbrevet skal altid ske i tæt dialog med HR.
Opsigelse begrundet i COWIs forhold
Årsager til opsigelse af medarbejderen begrundet i COWIs forhold kan være organisationsændringer/omstruktureringer,
manglende beskæftigelse eller rationalisering.
Opsigelse af medarbejdere skal godkendes af SVP.
VP/HoS orienterer så tidligt som muligt medarbejderen personligt om situationen.
VP/HoS skal i samråd med medarbejderen undersøge mulighederne for udlån eller omplacering til afdelinger med mangel på
arbejdskraft.
Som udgangspunkt tilbyder COWI alle medarbejdere, der er blevet opsagt begrundet i COWIs forhold, et rådgivningsforløb i
jobsøgning.
31
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Opsigelse begrundet i medarbejderens forhold
Årsager til opsigelse begrundet i medarbejderens forhold kan eksempelvis være manglende kvalitet i arbejdsopgaverne,
samarbejdsvanskeligheder, uønsket adfærd eller et højt fravær, som belaster afdelingen.
Når medarbejderen bliver opsagt med baggrund i egne forhold, bør der forud for dette have været et forløb, hvor VP/HoS har
fortalt medarbejderen, hvordan han/hun skal rette op på det uønskede forhold.
Bortvisning
HR skal kontaktes omgående for rådgivning i forbindelse med bortvisning.
2.10.4. EFTER OPSIGELSEN
VP/HoS skal sørge for, at der er relevant arbejde i opsigelsesperioden, hvorved den opsagte medarbejder så vidt muligt stadig
er en integreret del af afdelingen.
Det er en langt stærkere udgangsposition at søge nyt arbejde, når den opsagte medarbejder stadig er på arbejde.
VP/HoS kan dog beslutte at fritstille medarbejderen ud fra den konkrete situation af hensyn til både medarbejder og afdeling.
2.10.5 PRAKTISKE FORHOLD I FORBINDELSE MED OPSIGELSER
Umiddelbart efter en medarbejder har sagt op eller er blevet sagt op, skal VP/HoS:
›› videregive en underskrevet kopi af medarbejderens eller COWIs opsigelse til HR.
›› udfylde FM-skema under ”Facilities – DK”. Skemaet er til brug for driften og IT.
Aflevering af arbejdsredskaber m.m.
På medarbejderens sidste arbejdsdag skal VP/HoS sørge for, at adgangskort, nøgle, bærbar PC, evt. mobil samt andre
udleverede arbejdsredskaber bliver afleveret. Ligeledes afleveres alle udleverede materialer – både i fysisk og elektronisk form – i
uforandret stand til COWI.
2.10.6 GOD ETIK VED OPSIGELSE
En i forvejen svær opsigelsessituation bør ikke vanskeliggøres mere end nødvendigt. Derfor er vigtigt at processen forberedes
nøje. HR vil rådgive VP i gennem hele processen og give klare anbefalinger ud fra COWI erfaringer og de specifikke forhold.
Områder som dækkes:
›› Tidspunkt for opsigelsessamtalen
›› Begrundelse for opsigelsen
›› Længde af samtalen
›› Nyt møde for at afklare spørgsmål
›› Orientering af kollegaer og evt. andre
›› Kollegastøtte
›› Kvalificeret arbejde i opsigelsesperioden, da fritstilling bør undgås
›› Forhold ved flere opsigelser
›› Rådgivningsforløb i jobsøgning
›› Skriftlig anbefaling
›› Praktiske forhold og COWI ejendele.
32
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.11 ALKOHOLISME OG ANDET MISBRUG
Vi ønsker at sikre et godt arbejdsklima og fastholde COWI som en professionel virksomhed. Derfor er det ikke tilladt at indtage
eller være påvirket af alkohol eller euforiserende stoffer i arbejdstiden eller på arbejdspladsen.
Det er dog tilladt at indtage alkohol ved særlige lejligheder, eksempelvis i forbindelse med personalefester, fejring af mærkedage,
fredagsbaren eller lignende.
En overtrædelse af COWIs alkohol- og rusmiddelpolitik betragter vi som en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet, og
det kan medføre advarsel, opsigelse eller bortvisning afhængig af forholdets grovhed.
Det er ikke foreneligt med COWIs værdier at være praktiserende alkoholiker eller have tilsvarende misbrug.
Støtte til afvænning
COWI støtter aktivt medarbejdere med alkoholmisbrug og andet misbrug. Medarbejderen vil få tilbud om behandling betalt af
COWI og vil få fuld løn i den periode, han/hun er fraværende som følge af behandling.
Nærmeste leder og HR indsamler data om misbrug, men de afgør ikke, om der er tale om et misbrug, som er behandlingskrævende. Dette afgøres af en misbrugsekspert.
Såfremt en medarbejder ikke vil erkende sit misbrug og vælger ikke at modtage relevant behandling, vil medarbejderen blive
opsagt.
Hvis medarbejdere, der har modtaget COWI-betalt behandling, efter endt behandling igen sættes i forbindelse med indtagelse
af alkohol eller andet misbrug i COWI-sammenhæng, vil de blive opsagt. 33
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
2.12 REGLER FOR RYGNING I COWI
Det er COWIs overordnede mål, at ingen føler sig generet af rygning på arbejdspladsen.
Det gør vi på følgende vis:
›› Rygning i COWI er kun tilladt i specielt indrettede rygeområder og på COWIs udendørsarealer, herunder i særlige udendørsrygekabiner. Det er ikke tilladt at ryge foran hovedindgangen til COWIs kontorer.
›› Der er rygeforbud i alle andre rum/områder samt i COWIs biler.
›› Ovennævnte regler gælder også ved sociale arrangementer i COWI.
›› COWI følger anbefalingen fra Sundhedsstyrelsen om at anvende samme principper for e-cigaretter som for almindelige
cigaretter.
Det er op til det enkelte kontor at beslutte, hvordan COWIs rygeregler udmøntes i praksis. Dette skal ske i samarbejde med
arbejdsmiljørepræsentanten. I Lyngby er det HR’s og FM’s ansvar. Udmøntningen af rygereglerne ligger decentralt både af
hensyn til pladsbehovet og af hensyn til medarbejderne. Som et minimum skal der være en overdækket plads med læ, hvis det
bliver besluttet, at rygningen skal foregå udendørs. Ledelsen tilstræber at finde en løsning i samarbejde med medarbejderne.
Mere information om rygerum og rygeområder kan du finde på Safety DK.
Hvis du ikke overholder reglerne for rygning, kan dette medføre en skriftlig advarsel.
2.13 FLEKSIBLE SENIORORDNINGER
Vi ønsker, at seniorer oplever, at det er attraktivt at blive i COWI.
Vi har de samme krav og forventninger til seniorerne som til andre medarbejdere – derfor skal den enkelte seniormedarbejder
sørge for fortsat at udvikle sine faglige og personlige kompetencer. Læs mere om seniorordningerne.
34
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
3. UDVIKLING
3.1 MEDARBEJDERUDVIKLING
COWI er en international rådgivervirksomhed, som arbejder på markeder med stor konkurrence. Vi tilbyder vores kunder ydelser
af høj international standard. Omdrejningspunktet for at kunne levere ydelser af høj faglig kvalitet med afsæt i kundens behov er
vores medarbejdere.
Vores medarbejderes faglige og personlige kompetencer er afgørende for, at COWIs kunder forbliver loyale, og at COWI kan
bevare sin position på markedet. Medarbejderudvikling er derfor et vigtigt anliggende i COWI.
Medarbejderudvikling er vigtigt for den enkelte medarbejder, da udviklingen af faglige såvel som personlige kompetencer giver
mulighed for at:
›› forbedre dine resultater i den nuværende stilling.
›› håndtere fremtidige jobkrav.
›› forberede dig på eventuelle nye jobmuligheder.
›› højne din attraktivitet på arbejdsmarkedet.
For at sikre en kontinuerlig udvikling af medarbejderne inden for områder, der både understøtter forretningens behov og skaber
mening for den enkelte, anvendes to værktøjer, der er nært knyttet til hinanden: employee dialogue (ED) og personal development plan (PDP).
ED (employee dialogue) er en samtale, hvor du og din nærmeste leder drøfter din indsats i den forløbne periode, hvilket typisk
er det seneste år. Samtalen tager udgangspunkt i de mål, der er opsat for dig. Du og din nærmeste leder drøfter, i hvilken
udstrækning målene er nået, og hvilke erfaringer der er indhentet. Med afsæt i afdelingens strategi og handlingsplan drøfter I
derefter dine opgaver og mål for det kommende år. Det aftales, hvordan du bedst kan nå dine mål, og hvilken udvikling, støtte
og feedback der er behov for – vejledning og skema.
PDP (personal development plan) er en samtale mellem dig og din nærmeste leder, der handler om dine ønsker til din langsigtede udvikling – typisk med en tidshorisont på to-tre år, men gerne længere. Samtalen tager afsæt i dine kompetencer,
passion og afdelingens forretningsmæssige behov. Ud fra en grundig analyse og en drøftelse mellem dig og din nærmeste
leder udarbejder I en plan med mål for de kommende år. For at sikre en god sammenhæng mellem ED og PDP, er indholdet af
PDP’en et fast punkt, når der afholdes ED – vejledning og skema.
35
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
3.2 EFTER- OG VIDEREUDDANNELSE COWI er generelt interesseret i, at medarbejderne bedst muligt vedligeholder og videreudvikler deres faglige, almene og
ledelsesmæssige viden i overensstemmelse med COWIs strategi.
Det sikrer vi dels ved udvikling og uddannelse igennem det daglige arbejde, dels ved særlige målrettede trænings- og uddannelsesaktiviteter internt såvel som eksternt.
3.2.1 UDDANNELSE I ARBEJDET
Den grundlæggende faglige og personlige udvikling sker i det daglige arbejde. For eksempel:
›› Løsning af opgaver i samarbejde med erfarne kolleger
›› Udfordrende/udviklende opgaver, jobrotation, tværorganisatoriske projekter, udlandsophold, udstationering hos kunder,
entreprenører etc.
›› Aktiv deltagelse i foredrag, konferencer, seminarer, netværk eller ERFA-grupper
›› Mentoraftaler
›› Intern og ekstern foredrags- og undervisningsvirksomhed
›› Projektledelse af større projekter
›› Studierejser.
3.2.2 EFTERUDDANNELSE
Vi fastlægger den enkelte medarbejders efteruddannelse individuelt med udgangspunkt i den årlige ED-samtale og afdelingens
handlingsplaner. Lederen og medarbejderen aftaler forud for de enkelte aktiviteter mål for udvikling og videndeling, samt
hvordan der efterfølgende følges op på målene. Projektledelse, sprogfærdigheder, faglig udvikling prioriteres højt i COWI.
Intern efteruddannelse i form af kurser, e-learning eller lignende benyttes, når en stor del af medarbejderne på kort tid skal
sætte sig ind i ny teknik, nye normer eller nye måder at arbejde på. Endvidere benytter vi intern uddannelse ved formidling af
viden om COWIs egen organisation, strategi, værdier, procedurer mv. Underviserne er enten COWIs egne medarbejdere eller
specialister udefra.
Du bør følge disse hovedretningslinjer vedr. omkostninger i forbindelse med deltagelse på efteruddannelse m.m.:
›› Udvikling og/eller information, der er nødvendig for, at du kan udføre dit job – såsom opdatering i COWIs systemer og
værktøjer (Cockpit o. lign.), afdelingsmøder m.m.: COWI afholder omkostninger og lønudgifter uanset tidspunkt.
›› Udvikling og/eller information, der også er anvendelig uden for COWI: COWI afholder omkostninger og deler lønudgiften med
medarbejderne i et rimeligt omfang. Lønudgift inden for normal arbejdstid afholdes dog altid af COWI.
›› Udvikling og/eller information, der ikke er relevant i COWI: Her afholder du selv omkostningerne og anvender din egen tid.
Registrering af uddannelsesaktiviteter, undervisning og foredrag skal foretages direkte i SAP, se vejledning. Oversigten over
interne COWI-kurser findes på COWI Academy. Din VP skal godkende din kursustilmelding.
3.2.3 EKSTERN EFTERUDDANNELSE
Eksterne aktiviteter benyttes, når den aktuelle viden eller træning ikke kan opnås internt i COWI gennem dagligt arbejde,
sparring eller interne kurser.
36
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
3.2.4 EVALUERING
Evaluering af efteruddannelsen skal sikre, at udbyttet af efteruddannelsen har den ønskede effekt på det udførte arbejde i
COWI.
Når uddannelsesaktiviteten er gennemført, drøfter du og din leder:
›› i hvilken udstrækning de aftalte mål er nået.
›› hvorledes I sikrer videndeling.
›› eventuel yderligere opfølgning.
3.2.5 VIDEREGÅENDE UDDANNELSE
Faglig videnskabelig videreuddannelse kan i Danmark gennemføres i form af et Ph.d.-studie ved en højere uddannelsesinstitution eller som erhvervsforskeruddannelse. Medarbejdere, der ønsker at gennemføre en uddannelse i tilknytning til COWIs
forretningsudvikling, kan søge om støtte fra COWIfonden, der årligt uddeler en mindre sum til det formål.
Efteruddannelse skal tilrettelægges i forhold til både virksomhedens og dit aktuelle behov. Planlægningen og styringen af
efteruddannelsen varetages af VP i samråd med SVP.
3.2.6 FIRMATILSKUD TIL VIDEREUDDANNELSE I FRITIDEN
COWI giver tilskud til medarbejdere, der ønsker at videreuddanne sig i fritiden, hvis linjeledelsen i forbindelse med en PDPsamtale anbefaler studiet som relevant for medarbejderens nuværende eller fremtidige funktion i COWI.
›› COWI refunderer efter regning delvist udgifter til kursusgebyr og bøger. I øjeblikket udgør det et tilskud til kursusgebyr på 75
procent og til bogindkøb 50 procent.
›› COWI yder ikke tilskud til gentagelse af et semester.
›› Administrationen af tilskudsordningen ligger i divisionerne.
Alle ansøgninger om tilskud til større uddannelser – erhvervsforskeruddannelse, masteruddannelser o.l. – bliver behandlet samlet for virksomheden i forbindelse med den årlige budgetbehandling på grundlag af skriftlig indstilling fra divisionen. Eventuelle
tilskud aftales individuelt.
37
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
4. ARBEJDSMILJØ
4.1 ARBEJDSMILJØORGANISATION
I COWI Danmark har vi en arbejdsmiljøorganisation, jf. arbejdsmiljølovens regler.
Arbejdsmiljøorganisationen består af arbejdsmiljøgrupper på COWIs kontorer i Danmark koordineret af et arbejdsmiljøudvalg.
Både arbejdsmiljøudvalget og -grupperne er sammensat af repræsentanter for ledelsen samt en eller flere medarbejdervalgte
repræsentanter.
I arbejdsmiljøudvalget indgår der også en sikkerhedsleder af det daglige arbejdsmiljøarbejde i COWI.
Du kan læse mere på arbejdsmiljøorganisationens hjemmeside.
4.2 FYSISK ARBEJDSMILJØ
4.2.1 FYSIO- OG ERGOTERAPEUT
Hvis du oplever fysiske problemer pga. en uhensigtsmæssig arbejdsstilling eller indretning af arbejdsplads, skal du henvende
dig til sikkerhedslederen eller den lokale arbejdsmiljørepræsentant, som kan hjælpe med at få assistance fra en fysio- eller
ergoterapeut.
4.2.2 SKÆRMBRILLER
Arbejdstilsynets skærmbekendtgørelse giver dig ret til en skærmbrille, hvis der opstår synsproblemer, som skyldes skærmarbejde. Du finder yderligere information her.
38
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
4.3 PSYKISK ARBEJDSMILJØ
Når en medarbejder er arbejdsmæssigt belastet eller har stress, vil vi i COWI sikre, at situationen ikke forværres, at den over tid
forbedres og – hvis der har været fravær – at medarbejder får en succesrig tilbagevenden til arbejdspladsen. Målet er således at:
›› medarbejderen genvinder overblik, evne til prioritering og succesfuld opgaveløsning (oplever sig selv som kompetent).
›› medarbejderen har det godt med at gå til og fra arbejde (oplever trivsel).
›› medarbejderens situation ikke forværres, og medarbejderen reaktionsniveau på belastninger kommer i balance (styrker det
personlige lederskab).
I COWI har vi en proces for at opnå dette. Processen starter med et opstartsmøde og en aftale for det videre forløb. HRpartneren vil støtte heri.
4.3.1 MOBNING OG CHIKANE
Medarbejdere må ikke diskrimineres pga. race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, handicap eller
nationalitet, social status, alder eller etnisk oprindelse.
COWI lægger vægt på at have et godt arbejdsmiljø, og vores værdier guider i mange henseender vores måde at omgås
hinanden. Det gælder også i forhold til mobning og chikane, der er en helt uacceptabelt adfærd i alle interne og eksterne
relationer, som COWI-medarbejdere indgår i.
Alle medarbejdere har ret og pligt til at sige fra over for mobning og chikane. Føler du dig mobbet eller chikaneret, skal du straks
henvende dig til din nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant eller HR.
39
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
5. PRAKTISKE FORHOLD
5.1 TÆNK PÅ MILJØET
COWI er en miljøbevidst virksomhed, og vi ønsker at bidrage til at reducere miljøpåvirkninger fra affald som eksempelvis
papirrester, paprester, brugt emballage, elektronisk skrot og madaffald fra kantinen.
Vi forventer, at alle medarbejdere tager et medansvar for at mindske påvirkninger fra affald i COWI bl.a. ved at:
›› overveje, om det er nødvendigt at printe.
›› vælge to-siders kopi/print.
›› sikre, at papir- og paprester samt emballage sorteres korrekt.
›› sikre, at elektronisk skrot afleveres korrekt til ServiceDesk.
›› sortere madaffald i kantinen korrekt efter anvisningerne.
5.2 MARKERING AF MÆRKEDAGE
Jubilæer
25- og 40-års jubilæum er officielle mærkedage i COWI. Afdelingen arrangerer og betaler for reception i COWIs lokaler, hvis
jubilaren ønsker det. Jubilaren modtager desuden en gave og et jubilæumsgratiale fra COWI.
Reglerne for at holde et arrangement mv. finder du i COWIs drejebog for mærkedage.
40
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
Fødselsdage
50-, 60- og 70-års fødselsdage er officielle mærkedage i COWI.
Fejring af alle runde fødselsdage er dog et privat anliggende og skal derfor ske uden for normal arbejdstid, dvs. om eftermiddagen efter kl. 16, fredag dog kl. 15.30. Fødselsdagsreceptioner betales af medarbejderen, men COWI kan stille faciliteter til
rådighed.
Reglerne for at holde et arrangement mv. finder du i COWIs drejebog for mærkedage.
Afskedsreception ved pensionering og efterløn
Afskedsreception i forbindelse med pensionering og efterløn er et afdelingsanliggende. Receptionen afholdes i tidsrummet
mandag-torsdag kl. 16.00-18.00 og fredag kl. 15.30-17.30.
Reglerne for at holde et arrangement mv. finder du i COWIs drejebog for mærkedage.
Alle andre afskedsreceptioner
Afskedsreceptioner (undtaget i forbindelse med pensionering og efterløn) er et privatanliggende, og receptioner skal i den
forbindelse afholdes i tidsrummet mandag-torsdag kl. 16.00-18.00 og fredag kl. 15.30-17.30.
5.2.1 SOCIALE ARRANGEMENTER
Afdelingsudflugt
COWI giver et årligt tilskud til afdelingsarrangementer. Beløbet bliver fastsat forud for hvert regnskabsår.
Beløbet er p.t. 600 kr. pr. medarbejder og 600 kr. pr. ægtefælle/kæreste.
Julefrokost
Julefrokosten finder sted den anden fredag i december på alle COWIs kontorer.
Der ydes et kontant firmatilskud på 150 kr. pr. medarbejder. Afregningen af de 150 kr. indgår i den totale afregning.
Afdelingen afregner efter de regler, som fremgår af vejledningen – se nederst på siden. Finance skal modtage en faktura/bilag
for minimum 150 kr. for hver deltager. Restbeløbet bogføres kun, hvis afdelingen bevilliger et større budget.
Er du i tvivl om afregningen, kan du skrive direkte til Accounting.
Afregningen foregår som ved alle andre udlæg, f.eks. rejser, sommerfest, morgenmad, kontorindkøb.
Angående udbetaling af firmatilskud til julefrokost – se denne vejledning.
41
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
5.3 ÆNDRING AF DINE PERSONLIGE OPLYSNINGER
Du kan ændre dine personlige oplysninger direkte i Cockpit under ”My personal tools” og ”Edit my personal data”.
Hvis du ikke ønsker din adresse og telefonnummer offentliggjort på COWIs interne net, skal du oplyse dette til Salary.
5.4 PRAKTISKE OPLYSNINGER
Du kan finde følgende praktiske oplysninger på Facility Managements portalside:
›› ID-kort
›› Parkering
›› Reception og omstilling
›› Kantine
›› Tilsynsbiler
›› Cykler
›› Post
›› Kontorforsyning.
42
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
6. MEDARBEJDERORGANISATIONER
6.1 FAGUDVALG
COWIs fagudvalg består af en række faggrupper, hvor igennem medarbejdere repræsenteres i dialogen med ledelsen.
Gældende aftaler for fagudvalgene kan findes her. Fagudvalgene bliver valgt af de enkelte faggruppers medlemmer og indgår i
drøftelser og forhandlinger om rammerne for løn- og ansættelsesvilkår med COWIs ledelse, herunder den årlige lønsumsregulering for COWIs medarbejdere. Fagudvalgenes portalsider findes her.
6.2 SAMARBEJDSUDVALGET (SU)
Fagudvalgene og ledelsen har indgået aftale om et samarbejdsudvalg (SU). Her møder fagudvalgenes formænd samt en ekstra
repræsentant for COWIs ingeniørudvalg (CIU) ledelsen seks gange årligt. Derudover kan SU indkaldes i ekstraordinære situationer.
SU skal sikre:
›› Et forum, hvor dialogen og arbejdet sker i overensstemmelse med COWIs værdigrundlag og ledelsesprincipper.
›› Den nødvendige og tilstrækkelige udveksling af information mellem COWIs ledelse og medarbejdere – ud over den informationsudveksling, der sker dagligt gennem linjeorganisationen.
I særlige tilfælde kan SU aftale at behandle informationer fortroligt.
SU er til for at blive brugt. Ikke kun af direktionen og fagudvalgene, da enhver medarbejder i COWI har ret til at få rejst spørgsmål i SU, så længe spørgsmålet er af generel karakter og interesse. Hvis du ønsker at få rejst et spørgsmål, kan du kontakte
SU’s formand.
Bemærk, at SU kan ikke træffe beslutninger. Eventuelle forhandlinger henvises derfor til Forhandlingsforum.
43
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
6.3 FORHANDLINGSFORUM
Fagudvalgene og ledelsen har indgået aftale om et forhandlingsforum.
Forhandlingsforum er det sted, hvor repræsentanter fra fagudvalgene og repræsentanter fra ledelsen efter behov mødes for at
behandle – eller forhandle – de emner vedr. ansættelsesforhold, der ikke kan behandles i SU.
Formålet med Forhandlingsforum er at sikre den nødvendige og tilstrækkelige dialog mellem direktion og medarbejdere om
emner relateret til ansættelsesområdet, der kræver behandling/forhandling.
6.4 ARBEJDSMILJØORGANISATIONEN
COWI har oprettet en arbejdsmiljøorganisation, jf. arbejdsmiljølovens regler. COWIs arbejdsmiljøorganisation er beskrevet i
afsnit 4.1.
6.5 MEDARBEJDERVALGTE BESTYRELSESMEDLEMMER
Ledelsen i COWI og medarbejderne har indgået aftale om medarbejderrepræsentation i COWIs bestyrelser. Denne aftale
beskriver også valg af medarbejderrepræsentanter. Der henvises til aftalen for COWI Holding A/S og COWI A/S.
44
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
7. PERSONALEFORENINGER
7.1 COWIS PERSONALEFORENINGER
COWI støtter aktivt personaleforeningerne og -klubberne. Støtten sker ved at stille lokaler og faciliteter til rådighed og ved at
give et driftstilskud. Medlemskontingentet i COWIs personaleforeninger og -klubber kan derfor holdes på et meget rimeligt
niveau. Det gælder bl.a. idrætsforeningen, som gør det muligt at dyrke sport i motionsrum og holdundervisning mv.
Oplysninger om de enkelte foreninger og klubber, herunder COWIs pensionistforening, finder du her på portalen.
7.2 COWI-KAMPSAX PERSONALEFOND
Information om COWI-Kampsax personalefonden finder du her på portalen.
45
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
8. VEJLEDNING VED DØDSFALD
Desværre står vi indimellem i den triste situation, at en medarbejder dør. Nedenfor er en kort kronologisk vejledning til de ting, vi
som virksomhed vil gøre i den forbindelse.
TID EFTER DØDSFALD
AKTIVITET
ANSVARLIG
Første arbejdsdag
Familien kontaktes, og der oplyses om den kontaktperson i COWI,
som familien kan henvende sig til med eventuelle spørgsmål.
VP
Første arbejdsdag
Der sendes kondolencekort til familien – evt. også blomster.
VP
Første arbejdsdag
Nærmeste kolleger orienteres – ved møde eller pr. e-mail.
VP
Divisionens chefer orienteres pr. e-mail.
HR orienteres pr. e-mail.
Hovedreceptionen orienteres – med angivelse af, hvem henvendelser
skal sendes videre til.
Første arbejdsdag
HR sender e-mail til VP om, at afdødes e-mail lukkes, og spørger,
hvem e-mails skal omdirigeres til.
HR
HR orienterer IT Service med VP på cc.
Første arbejdsdag
Eventuelle aftaler ift. kunder og samarbejdspartnere ændres.
VP
Første arbejdsdag
Afdødes CV på portalen slettes samt vedkommendes navn, hvor det er Afdelingssekretær
relevant (ved søgning).
FM-skema udfyldes som ved fratrædelse.
En-to dage efter meddelelse Følgende interessenter orienteres:
om dødsfald og inden be›› Pensionsselskab
gravelse/bisættelse
›› COWI Finance m.h.p. evt. lukning af kreditkort.
HR
Hvis dødsfaldet skyldes en ulykke, følges der op iht. COWIs kollektive
ulykkesforsikring.
En-to dage efter meddelelse Der skrives en nekrolog til portalen, som også angiver, hvor/hvornår
om dødsfald og inden bebegravelsen/bisættelsen vil finde sted.
gravelse/bisættelse
VP
Inden begravelse/bisættelse
HR laver et udkast til brev til familien – på VP›s vegne – med opgørelse HR
af tilgodehavender (aktier, pension m.m.) iht. funktionærloven. Der orienteres om kontakt hos pensionsselskab i tilfælde af pensionsordning
ved COWI.
VP fremsender brevet til familien et par dage efter begravelsen.
Inden begravelse/bisættelse
Kunder og samarbejdspartnere orienteres.
VP
Inden begravelse/bisættelse
Familien oplyses om, hvem der repræsenterer COWI ved begravelsen/
bisættelsen.
VP/kontaktperson
Inden begravelse/ bisættelse Bårebuketter eller kranse bestilles.
VP
SVP/divisionssekretær
På den ene bårebuket/krans skal der på bånd 1 anføres COWI, og på
bånd 2 anføres divisionen. SVP underskriver kortet. Omkostningerne
betales af divisionen.
På den anden bårebuket/krans skal der på bånd 1 anføres COWI. På
VP/afdelingssekretær
bånd 2 anføres venner og kolleger. VP underskriver kortet. Omkostningerne betales af afdelingen.
En-to dage efter begravelse
VP fremsender HR’s brev vedr. afdødes udeståender til familien.
VP
En-to uger efter begravelse/
bisættelse
Familien kontaktes for at sikre, at der ikke er yderligere spørgsmål.
VP/kontaktperson
46
COWI DANMARK
PERSONALEHÅNDBOG
DØDSFALD – TIDLIGERE MEDARBEJDERE
TID EFTER DØDSFALD AKTIVITET
Første arbejdsdag
ANSVARLIG
SVP beslutter, om der skal foretages noget i forbindelse med dødsfaldet. SVP (eller dennes efterfølger)
SVP beslutter ligeledes, om der skal en nyhed på portalen.
Første arbejdsdag
Hvis den tidligere medarbejder havde direkte reference til direktionen,
skal direktionen sørge for krans eller bårebuket ledsaget af kort med
underskrift af mindst et direktionsmedlem.
Direktionen
47