PROPHIX 11™
Systemansvarlige
Michael Siglev
Økonomiafdelingen
9940 3959
[email protected]
Daniel Nygaard Ricken
Økonomiafdelingen
9940 9785
[email protected]
Vejledning
Oprettelse i Prophix
Opdateret: September 2015
Version: 4
1. Oprettelse i Prophix
For at blive oprettet i Prophix skal brugeren ansøge om en adgang til systemet ved at udfylde en
ansøgningsblanket. Ansøgningsblanketten findes her:
http://www.okonomi.aau.dk/oea-it/prophix/
Ansøgningsblanketten udfyldes ved at:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Angive at der skal oprettes en ny bruger
Angive grundlæggende oplysninger om medarbejderen
Vælge brugertype (se næste afsnit)
Angive hvorvidt brugeren skal drifts-, projekt- eller lønbudgettere (se nedenfor)
Angive hvilke omkostningssteder brugeren skal have adgang til (se nedenfor)
Få nærmeste leders (institutleder eller afdelingschef) underskrift
1
2
3
4
5
6
Prophix-vejledning:
Oprettelse i Prophix
Side 2 af 4
I Prophix skal der generelt tages stilling til, hvorvidt du som bruger skal have adgang til:




Lønbudgettering
Driftsbudgettering
Konsolidering af enhedens indtægter og omkostninger
Projektbudgettering
De tre første områder styres med adgange på omkostningssteder, hvorfor disse skal angives på
ansøgningsblanketten. Inden for projektbudgetteringen bliver adgangen styret via projektnumre. Her får
brugeren som standard adgang til summen af projektnumre inden for sit specifikke hovedområde:





Projektnumre 1xxxxx (SUM AUA)
Projektnumre 2xxxxx (SUM AUC)
Projektnumre 3xxxxx (SUM HUM)
Projektnumre 4xxxxx (SUM SAMF)
Projektnumre 5xxxxx (SUM TEK NAT & SUND)(summen af 5xxxxx + 6xxxxx + 8xxxxx)
Når der gives adgang til projektadministrationen, gives der ligeledes fuld adgang til frikøb af medarbejdere.
Denne del af Prophix kan kun styres på personer, hvorfor det er valgt, at frikøbsmodulet som standard er
åbent for alle medarbejdere med adgang til projektadministrationen.
Efter ansøgningsblanketten er udfyldt, sendes den til Michael Siglev eller Daniel Nygaard Ricken i
Økonomiafdelingen med intern post. Når der er givet licens og foretaget en oprettelse i den centrale ITafdeling, gives ansøgeren sin adgangsbegrænsning af Økonomiafdelingen. Herefter kontaktes brugeren af
Michael Siglev eller Daniel Nygaard Ricken med besked om, at brugeren nu har adgang til Prophix. Herefter
kan brugeren påbegynde arbejdet med Prophix.
Udover oprettelse af brugere anvendes ansøgningsblanketten ligeledes, hvis en bruger skal ændres eller
hvis en bruger skal slettes. Ved disse tilfælde vælges dette blot i første punkt af ansøgningsblanketten.
1.1 Brugertyper
Brugertypen afgør, hvilke funktioner den pågældende bruger har adgang til i Prophix. Der er 4 forskellige
brugertyper i Prophix:
Prophix-vejledning:
Oprettelse i Prophix
Side 3 af 4
1.1.1 Administrator-bruger
Der er som minimum 1 eller flere af disse licenstyper på hvert hovedområde. Disse brugere er certificeret i
Prophix og vil være superbrugere i Prophix. Med en administrator-bruger har brugeren adgang til samtlige
funktioner i Prophix, som Aalborg Universitet har i vores Prophix løsning.
1.1.2 Avanceret-bruger
Denne brugertype er typisk institutsekretærer og centrale personer på projektområdet. Du kan med denne
licens få adgang til følgende funktionaliteter i Prophix:






Workflow – manager
Design af skabeloner
Oprettelse af dataforbindelser
Importere eksterne dokumenter
Oprettelse og design af Ad Hoc analyser til andre brugere
Business proces manager
1.1.3 Standard-bruger
Denne brugertype er typisk projektsekretærer og brugere, der skal driftsbudgettere på decentralt niveau.
Du kan med denne licens få adgang til følgende funktionaliteter i Prophix:




Workflow – godkender og/eller observatør
Online workflow dataindtastning
Online rapport adgang
Oprettelse af egne Ad Hoc analyser (Læseadgang)
1.1.4 Basis licens
Denne brugertype er offline og vil kun kunne modtage og sende filer fra brugere uden for Prophix – typisk
gennem Microsoft Office Excel.
Prophix-vejledning:
Oprettelse i Prophix
Side 4 af 4