Årshjul 2015
Version 1
AAU - Økonomi
Bemærkninger til årshjul
•
Arbejdsgangen omkring budget er endnu ikke fastlagt, derfor kan indsatte datoer
og arbejdsperioder omkring budget kun tages som vejledende
•
•
•
Milepæle vedr. RES udvikling tilføjes årshjulet når disse er fastlagt
Alt hvad der vedr. ovenstående er markeret med en grå skraveret fyldning.
Dette er 1. version af årshjulet, der vil ske efterfølgende tilpasninger
•
Bl.a. omkring nye initiativer der kan / vil blive sat i gang i 2015 som vil have indflydelse på et eller
flere niveauer i organisationen, men som endnu ikke er er indarbejdet i årshjulet kan nævnes.
•
•
Arbejde i Qlikview grupper, grunddatagruppen, nøgletalsarbejde særligt fremadrettede nøgletal, digitalt eksamenssystem,
kompetenceudvikling, Award management (PURE)
Årshjulet indeholder ikke januar måned da årshjulet ikke blev frigivet før ultimo
januar
Farvekoder
•
Alle opgaver er forsøgt markeret i samme farve uafhængigt af hvilket niv. opgaven
foregår på
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Månedsopfølgning
Månedsopfølgning husleje
Opfølgning investeringsbudget
Periodeopfølgning
Husleje budget
Budget
Opgaver under ØSI
RES nyudvikling
Opdatering Kontoplan
FI&D
Aktivitetsdata indtastning i STADS
VERSION 1
Årshjul 2015
2. feb.
Uge 6
6.feb.
Februar
Uge 7
9. feb.
13. feb. 16. feb.
Uge 8
20.feb. 23. feb.
Periodeopfølgning deadline 23. feb.
Niveau 1
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel for seneste måned
til ØC d. 10 i hver måned)
Uge 9
27.feb.
Månedsopfølgning til
direktionen 2. marts
Revision
Der arbejdes med prototyper til nye Qlikview rapporter særligt til ØSI omkring uddannelse personale
Periodeopfølgning deadline
5 feb.
Månedsopfølgning deadline 25 feb.
Niveau 2
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 25 i hver måned)
Formålsfordelt regnskab deadline 11. feb.
Vurdering af investeringsbudget B2015
Niveau 3
Øvrigt
4-5. feb.:
Bestyrelsesmøde
Møde opdatering af
kontoplan
10. feb.: Qlikview
opdateret
13. feb.:
Direktionsmøde
27. feb.:
revisionens
godkendelse af
AAU årsresultat
VERSION 1
Årshjul 2015
2. mar.
Uge 10
Marts
6.mar. 9. mar.
Uge 11
13. mar. 16. mar.
Uge 12
20.mar. 23. mar.
Uge 13
27.mar.
Niveau 1
Månedsopfølgning til
direktionen 23.
marts
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel for seneste måned
til ØC d. 10 i hver måned)
Der arbejdes med prototyper til nye Qlikview rapporter særligt til ØSI omkring personale ny budgetopfølgningsrapport
Afklaring andeligt ”go” ØSI husleje
Delegationsinstruks opdateres
Månedsopfølgning deadline 18 mar.
Niveau 2
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 25 i hver måned)
Delegationsinstruks opdateres
Niveau 3
Indberetning af aktivitetsdata ift. STÅ og ind- og udgående studerende i STADS
Møde opdatering af
kontoplan
9. marts:
Direktionsmøde
Øvrigt
10. marts:
Deadline campus
plan
10. mar.: Qlikview
opdateret
Uge 12 implementering af FI&D
institut for Fysik
Møde opdatering af
kontoplan
27.marts:
Direktionsmøde –
Campus plan
VERSION 1
Årshjul 2015
30. mar.
Uge 14
April
3.apr.
6. apr.
Uge 15
10. apr. 13. apr.
Uge 16
17.apr. 20. apr.
Uge 17
24.apr. 27. apr.
Uge 18
1. maj.
Niveau 1
Månedsopfølgning til
direktionen 27. april
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel for seneste måned
til ØC d. 10 i hver måned)
Forarbejde / analyse / design ny projektporteføljerapport
Præsentation af POC ØSI husleje
Månedsopfølgning deadline 22. apr.
Præsentation af POC ØSI husleje
Niveau 2
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 25 i hver måned)
Gennemgang designudkast ny
budgetopfølgningsrapport
Arbejde med intern handel i Prophix til B2017
Præsentation af POC ØSI husleje
Niveau 3
Gennemgang af anlægsregistrering – deadline medio maj
Gennemgang designudkast ny
budgetopfølgningsrapport
Møde opdatering af
kontoplan
Medio april implementering FI&D
Institut for Økonomi og ledelse
Øvrigt
Påskedage
8. april:
Indberetning af
STÅ-vintertælling
14. apr.: Qlikview
opdateret
24.april:
Direktionsmøde
27. apr.:
Bestyrelsesmøde
1. Maj st.
bededag
1. maj.:
Arealdatabase til
institutter
VERSION 1
Årshjul 2015
4. maj
Uge 19
Maj
8.maj 11. maj
Uge 20
15. maj 18. maj
Uge 21
22.maj 25. maj
Uge 22
29. maj
Niveau 1
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel for seneste måned
til ØC d. 10 i hver måned)
Data til 1. Periodeopfølgning fra
ØA til ØC d. 12 maj
Test af ny projektporteføljerapport
Test af ny projektporteføljerapport
Periodeopfølgning og estimat deadline 29. maj.
Niveau 2
Test af ny projektporteføljerapport
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 25 i hver måned)
Fakultetet samler
tilbagemeldingerne til database
Niveau 3
Gennemgang af anlægsregistrering – deadline medio
maj
Test af ny projektporteføljerapport
Institutter kigger databasen igennem og melder tilbage til FAK, deadline 22. maj
11.maj:
Direktionsmøde
Øvrigt
Kr.
himmelfart
4. maj: aflevering
af projektlister
12. maj: Qlikview
opdateret
Møde opdatering af
kontoplan
20 - 22.maj: AEU
Økonomiseminar
Medio maj implementering FI&D
ITS
Pinse
VERSION 1
Årshjul 2015
1. juni
Uge 23
Juni
5.juni
8. juni
Uge 24
12. juni 15. juni
Uge 25
19.juni 22. juni
Niveau 1
Periodeopfølgning og estimat til direktion
og bestyrelse deadline 8. juni
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel for seneste måned
til ØC d. 10 i hver måned)
Færdiggørelse og test af ny projektportefølgerapport
Test af ny projektporteføljerapport
Uge 26
26. juni
Månedsopfølgning til
direktionen 22. juni
Niveau 2
Afslutning af arbejde med ny kontoplan (særligt FK) og tilhørende vejledninger
Månedsopfølgning deadline 17. juni.
Implementering og vejledninger til
nye personalerapporter
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 25 i hver måned)
Test af ny projektporteføljerapport
Test af ny projektporteføljerapport
Niveau 3
1. juni:
Direktionsmøde
Øvrigt
1. juni: Sidste frist
for ændringer af
database til TF
Medio juni implementering FI&D
TF
Grundlovsdag
9. juni: Qlikview
opdateret
22-23. juni.:
Bestyrelsesmøde
26. juni:
Direktionsmøde
24. juni: 1. udgave
af arealdatabasen
til kommentering
på hovedområder
til B2016
VERSION 1
Årshjul 2015
29. juni
Uge 27
3.juli
Juli
6. juli
Uge 28
Niveau 1
Niveau 2
2. Gennemgang af arealdatabase
Niveau 3
Øvrigt
1. juli:
9. juli: Qlikview
Arealdatabase er
opdateret
opdateret
10. juli 13. juli
Uge 29
17.juli 20. juli
Uge 30
24. juli 27. juli
Uge 31
31. juli
VERSION 1
Årshjul 2015
3. aug.
Uge 32
August
7. aug. 10. aug.
Uge 33
14. aug. 17. aug.
Uge 34
21. aug. 24. aug.
Uge 35
Niveau 1
Månedsopfølgningen
til direktion deadline
21. aug. For både juni
og juli måned
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel til ØC for både
juni og juli måned)
Arbejde med intern handel i Prophix til B2017
Arbejde med ny budgetopfølgningsrapport i Qlikview
Niveau 2
Månedsopfølgning deadline 18. august
for både juni og juli måned
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 25 i hver måned)
2. Gennemgang af arealdatabase
ØC udarbejder husleje
institutbudgetter (udkast)
Omkostningsbudgettering igangsættes allerede i august – inden indtægterne kendes.
Niveau 3
Omkostningsbudgettering igangsættes allerede i august – inden indtægterne kendes.
25. aug.:
Direktionsmøde
Øvrigt
11. aug.: Qlikview
opdateret
19 aug.: TF
udsender 1.
version af husleje
budget til
hovedområder
25. aug.:
Finanslovsforslag
28. aug.
VERSION 1
Årshjul 2015
31. aug..
Uge 36
September
4. sep. 7. sep.
Uge 37
11. sep. 14. sep.
Uge 38
18. sep. 21. sep.
Uge 39
25. sep. 28. sep.
Uge 40
2. okt.
Niveau 1
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel for seneste måned
til ØC d. 10 i hver måned)
Foreløbelige prognoser til uddannelses- og forskningsindtægterne udarbejdes for hovedområderne (sendes løbende til ØC i takt med de bliver færdige)
STÅ prognose
UK 95, færdiggørelsesbonus og BFI point
Ind- og udgående
udvekslingsstuderende
1. Bud på intern handel på de
poster som kan afstemmes
på forhånd d. 1. okt
Gennemgang ny budgetopfølgningsrapport Niveau 2 fordeler indtægter til niveau 3
Niveau 2
Omkostningsbudgettering - fortsættes
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 25 i hver måned)
Periodeopfølgning deadline 23. sep. (inkls vurdering af
investeringsbudget
ØC kommenterer 2. udkast til lokalebudget
Rektor-Dekan møde: Budget
(resultatmål)
Omkostningsbudgettering - fortsættes
Niveau 3
14-15. sep.:
Direktionsmøde
Øvrigt
31. sep.: Møde
med
hovedområder
huslejebudget
31. aug: aflevering
af projektlister
Implementering af FI&D 2 endnu
ikke udvalgte enheder
9. sep.: Qlikview
opdateret
1. okt..: Møde
med
hovedområder
huslejebudget
VERSION 1
Årshjul 2015
5. okt.
Uge 41
Oktober
9. okt. 12. okt.
Uge 42
Uge 43
16. okt. 19. okt.
23. okt. 26. okt.
30. okt.
Niveau 1
Månedsopfølgningen
til direktion deadline
29. okt.
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel for seneste måned
til ØC d. 10 i hver måned)
Periodeopfølgning og estimat
til direktion og bestyrelse
deadline 5. oktober
Uge 44
Endelige prognoser til uddannelses- og forskningsindtægterne udarbejdes for hovedområderne (sendes løbende til ØC i takt med de bliver
færdige)
VIP-, BFI-, Færdiggørelse-, og USBprognoser
STÅ-prognose
Omkostningsbudgettering
BFI-point for
2014 til B2016
Niveau 2 konsoliderer omkostningsrammer fra niveau 2+3 deadline 4. nov.
Niveau 2
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 25 i hver måned)
Høring i Akademisk råd
Månedsopfølgning deadline 26. okt.
Gennemgang ny
budgetopfølgningsrapport
Omkostningsbudgettering
Niveau 3
Gennemgang af anlægsregistrene deadline medio november
2. okt.: endeligt
lokalebudget
5. okt.:
Direktionsmøde
26. okt.:
Bestyrelsesmøde
Øvrigt
Implementering af FI&D 2 endnu
ikke udvalgte enheder
9. okt.: Qlikview
opdateret
20. okt.:
Endeligt
lokalebudget
2016-2018
23. okt.:
1. samlede
indtægtsramme
2016-2018
VERSION 1
Årshjul 2015
2. nov.
Uge 45
November
Uge 46
6. nov. 9. nov.
13. nov. 16. nov.
Uge 47
Niveau 1
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel for seneste måned
til ØC d. 10 i hver måned)
20. nov. 23. nov.
Månedsopfølgningen
til direktion deadline
23. nov.
ØA konsoliderer og færdiggører budgetbog mv.
Niveau 2
Niveau 2
konsoliderer
omkostningsrammer fra
niveau 2+3
deadline 4. nov.
Månedsopfølgning deadline 18. nov.
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 25 i hver måned)
Intern handel og areal i Prophix B2017
Intern handel og areal i Prophix B2017
Niveau 3
16. nov.:
Direktionsmøde
Øvrigt
Implementering af FI&D 2 endnu
10. nov.:
ikke udvalgte enheder
2. nov.:
Konsolidering af
Aflevering af
budget 2016
5. nov.:
9. nov.:
intern handel til
afsluttes
af ØA
OmkostningsØC afleverer
ØA
11. nov.:
budgetter til ØA strategiafsnit og
ØA
afleverer
risikovurdering til ØA
3. nov.:
budgetmateriale til
Endelig
direktionen
indtægtsramme
10.
nov.:
Qlikview
til ØA
opdateret
Uge 48
27. nov.
VERSION 1
Årshjul 2015
30. nov.
Uge 49
December
4. dec. 7. dec.
Uge 50
11. dec. 14. dec.
Uge 51
Niveau 1
Månedsopfølgning husleje
(TF sender datatabel for seneste måned
til ØC d. 10 i hver måned)
18. dec. 21. dec.
Uge 52
25. dec. 28. dec.
Uge 53
Månedsopfølgningen til
direktion deadline 22. dec.
Intern handel og areal i Prophix B2017
Månedsopfølgning deadline 17. dec.
Niveau 2
Intern handel og areal i Prophix B2017
Månedsopfølgning husleje (ØC sender data til TF d. 22 december)
Månedsopfølgning
deadline 11. dec.
Niveau 3
Intern handel og areal i Prophix B2017
7. dec.:
Direktionsmøde
14. dec.:
Bestyrelsesmøde
18. dec.:
Direktionsmøde
Øvrigt
Implementering af FI&D 2 endnu
ikke udvalgte enheder
30. nov.:
budgetbog
afleveres til
bestyrelse af ØA
9. dec.: Qlikview
opdateret
24.december-1.januar: Juleferie
1. jan.