1. No category

Administrativ medarbejder med flair for tal, detaljer og
mennesker
Resume
Viby Gymnasium er et gymnasium i Aarhus Syd, som tilbyder undervisning i de gymnasiale uddannelser
STX, EUX og HF. Der går omkring 800 elever på skolen, og der er i omegnen af 100 ansatte. Gymnasiet er de
senere år blevet gennemgribende renoveret og står i 2015, hvor vi fejrer 50 års jubilæum, som et moderne
gymnasium med tidssvarende faciliteter. Vi sætter særligt fokus på talentudvikling, globalisering og et
stærkt samarbejde med eksterne interessenter, og endelig er vi et løbegymnasium, hvor det er muligt at
koble den faglige undervisning med forskellige idrætstilbud.
Vi søger en ny kollega, som kan indgå i skolens bogholderi, samt skema- og eksamensplanlægning.
Administrationen på Viby Gymnasium
Administrationen på Viby Gymnasium er både indadtil og udadtil et serviceorgan. I det daglige er
administrationen knudepunkt for såvel elever som ansatte, når der er praktiske opgaver, der skal findes
løsninger på. Bogbestillinger, lokalebooking, SU-ansøgninger, eksamensplanlægning, skemalægning,
afgangsbeviser, forbrug på fagene, rejsebestillinger, lønninger, intern og ekstern information etc. er blot
nogle få af de mange opgaver, der løses i administrationen. Administrationen er skolen ansigt udadtil, fordi
det er det naturlige sted for besøgende og elever at henvende sig.
Administrationen består af 6 ansatte (i alt omtrent 5 årsværk) inklusive den nye administrative
medarbejder. Hver enkelt sidder med egne arbejdsopgaver samtidig med, at kontoret i fællesskab holdes
serviceret i åbningstiden. Samarbejdet i administrationen er præget af en fri omgangstone, seriøsitet,
engagement og selvstændig opgavevaretagelse.
Arbejdstid
Arbejdstiden udgør 27 timer om ugen fordelt over fem arbejdsdage. Som administrativ medarbejder indgår
man i fast vagtturnus i administrationens åbningstid, herunder på skift i frokostpausen, hvor
administrationen er åben for elevhenvendelser. Jobbet søges besat pr 1. november 2015 eller før.
Arbejdsopgaver
Arbejdet består af klassiske bogholderifunktioner og administrative opgaver og fordeler sig inden for
følgende områder:
Bogholderi
- ansvar for klassekonti og fagkonti
- udarbejdelse af delregnskaber over studieture/ekskursioner/elevfester
- netbankbetalinger
- bankbesøg
- fakturering
- afstemning
- interne overførsler
- restanceinddrivelse
- opfølgning på elevindbetalinger
Elevservice
- lokalebooking
- henvisninger
- bogudlevering
- mini-skadestue
- information
- ad hoc
Skemalægning
- korrekturopgaver ved skemalægning
- indtastninger af feriefridage, ekskursioner mv.
- planlægning af projektdage
- opdatering i Lectio
Eksamenskoordinering
- planlægning
- lokalebooking
- plantegning til de skriftlige prøver
- korrektur
- udfærdigelse af dagssedler
Faglige kvalifikationer og erfaring
Du er kontoruddannet eller har en professionsbachelor i administration. Du har nok også erfaring fra
lignende arbejde og meget gerne fra et gymnasium eller i hvert fald fra en skole. Arbejdet udføres i ITsystemer, som løbende opdateres og derfor er både IT-flair og IT-interesse en fordel. Vi arbejder med
Officepakken og kommunikerer med både ansatte og elever via Office Sharepoint.
I stikordsform kunne det se således ud:
 Kontoruddannet eller eventuelt bachelor i administration
 Skoleerfaring
 Bogholderierfaring
 IT-flair
 Hjemmevant i Office-pakken
 Erfaring med Navision Stat el. Navision Attain
 Stærk netbankbruger
Personlige egenskaber
Vi søger en ny kollega, hvis primære funktion bliver i bogholderiet og sekundært i skemalægningen og
eksamensplanlægningen. Som person er det derfor hensigtsmæssigt, hvis du besidder koblingen af
detaljesans, stringens og overblik. Du skal kunne se dig selv og dine opgaver i den fælles sammenhæng for
at kunne fejlsikre og optimere arbejdsgangene og udtænke nye løsningsformer, men du skal også kunne
håndtere, at opgaver nogle gange ’er som de er’ og blot skal løses i den form, de ligger. Du skal med andre
ord være en perfektionist, der kan håndtere, at opgaverne ikke altid er perfekte.
Vi sidder i et åbent kontorlandskab med mange afbrydelser, som hver gang skal håndteres med et ærligt
serviceminded smil, også selvom man lige har syv bolde i luften.
Du skal kunne lide (unge) mennesker i alle deres mangfoldige versioner. Vi er på en arbejdsplads, hvor
empati, fleksibilitet og evnen til at strække og give sig er nøgleord.
I stikordsform kunne det se således ud:
 Serviceminded, smilende og ’skoleglad’
 Meget struktureret og har blik for detaljen
 Vældig glad for tal, lister og tabeller
 Selvkørende teamworker (kunne selv, men ville andre)
 Socialt og fagligt fleksibel
Samarbejdsrelationer
Dine primære kolleger bliver skolens bogholder og skema- og eksamensplanlæggeren. Samarbejdet med
bogholderen vil være på daglig basis, mens samarbejdet med skema- og eksamensplanlæggeren er mere
sæsonpræget. Du refererer som de øvrige ansatte på kontoret til skolens rektor.
Proces
Stillingen opslås på Gymnasiejobs og en række andre jobportaler med ansøgningsfrist den 15. september
2015 kl. 10.00. Herefter indkaldes et mindre antal til samtale, og der indhentes persontypeprofiler på de
relevante kandidater mellem første og en eventuel anden samtale.
Målsætning, vision og pejlemærker for Viby Gymnasium
Viby Gymnasiums målsætning er at levere uddannelse af høj kvalitet til gavn for elevernes almene dannelse
og fortsatte uddannelse. Målet er at give eleverne viden og kompetencer, så de efter endt uddannelse
selvbevidste og med overblik kan indgå i den verden, de er en del af.
Visionen er, at det skal være attraktivt og forbundet med høj faglighed at gå på Viby Gymnasium. Eleverne
skal vælge Viby Gymnasium med en sikker forvisning om, at deres potentialer udfoldes, og at de løftes
fagligt.
Skolens pejlemærker er:
 Elevernes faglige talent dyrkes og udvikles i et stærkt fagligt og menneskeligt udviklende fællesskab
 Undervisningen er moderne, løsningsorienteret og har fokus på samarbejde
 Undervisningen rummer referencer og relationer til det omgivende samfund
 Undervisningen møder eleverne, hvor de er, så de udvikles optimalt
 Skolens samarbejdskultur er rummelig, inddragende, forpligtende og udviklende både fagligt og
socialt