Referat af ordinært bestyrelsesmøde mandag den 14. september 2015, kl. 16.30, på
boligorganisationens kontor, Estrupsgade 12.
Tilstede var:
(JN)
(SJ)
TP)
(SI)
(PEH)
(NT)
(HOZ)
(PD)
(FJ)
Joan Nielsen
Steen Johansen
Teddy Pedersen
Susse Ibsen
Paul Erik Holmgaard
Niels Thygesen
Hans Ole Zacho
Pia Dyrsting
Direktør Flemming Jensen
Afbud fra:
(GH)
Grethe Hviid
Sagsnr.: 2927 Godkendelse af referat fra mødet den 3. August 2015
Referatet blev godkendt og underskrevet.
Sagsnr.: 2928 Revisionsprotokol.
Intet nyt indført.
Sagsnr.: 2929 Siden sidst fra forretningsudvalget og direktør.
1. I sagen vedr. Runa Mattesen har vi modtaget afgørelse fra datatilsynet.
Sagen har været behandlet af beboerklagenævnet, domstolene og datatilsynet,
der alle har truffet afgørelser i sagen.
AAB har taget disse afgørelser til efterretning på baggrund af de nedlagte
påstande og betragter derfor sagen som afsluttet.
Midtjyllands avis har fået en officiel udtalelse fra AAB.
AAB har med baggrund i ovenstående sag revideret sine
forretningsgangsbeskrivelse for skimmelsager. Præsenteres senere for
bestyrelsen.
2. PV. grunden.
Vi har fra advokat for Friza Invest ApS modtaget bekræftelse på, at der imellem
Friza Invest ApS og de nuværende tinglyste ejere af ejendommene matr. nr. 121a
Silkeborg Markjorder beliggende Jernbanevej 51, 8600 Silkeborg og matr. nr.
121ø Silkeborg Markjorder beliggende Valdemarsgade 16, 8600 Silkeborg er
indgået og underskrevet betingede købsaftaler, der fra sælgernes side alene er
betinget af købesummens betaling.
Samtidigt har AAB indgået erklæring om dispositionsret med Friza Invest ApS,
hvor de som betinget ejer af ejendommene matr. nr. 121a Silkeborg Markjorder
beliggende Jernbanevej 51, 8600 Silkeborg og matr. nr. 121ø Silkeborg
Markjorder beliggende Valdemarsgade 16, 8600 Silkeborg, bekræfter, at vi
ønsker at indgå betinget køb/salg af den nødvendige andel af ovennævnte
ejendomme til opførelse af 73 almene boliger svarende til ca. 7.300 etm2
boligareal bl.a. betinget af Skema A- og Skema B-tilsagn fra Silkeborg Kommune.
Skema A forventes godkendt i 2015. Skema B forventes godkendt senest 9
måneder efter.
Købsaftale er under udarbejdelse, og der er efter begge parters opfattelse
enighed om hovedvilkårene, hvorfor købsaftale forventes underskrevet primo
september 2015.
Torsdag d. 10 september var der kvote med møde på rådhuset. Hvor AAB har
fået tilsagn om kvote til 35 boliger i 2016 og 38 boliger i 2017.
Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling i repræsentantskabet inden
endelig købsaftale indgås med Friza invest. Forventes indgået medio november.
3. Fredag d. 14 august havde vi uanmeldt besøg af revisionen. Der var ingen
anmærkninger ved gennemgangen. Dette føres til protokols ved den endelige
revisionspåtegning.
4. Vi har netop haft besøg af arbejdstilsynet i Dybkær. Endnu en grøn smiley til AAB
– alle tre driftsområder har nu en grøn smiley.
5. www.aab-silkeborg.dk var nomineret i kategorien ”Bedste design”, sammen med
tre andre boligorganisationer (19 boligorganisationer var på landsplan med i
opløbet). Det blev til en FLOT delt andenplads til AAB.
6. Indbydelse Beboernes Stemme.
Netværket Beboernes Stemme har inviteret til Træf 2015 for beboeraktive i
boligforeningernes store boligafdelinger. BL har igen i år valgt at aflyse
afdelingsbestyrelseskonferencen – derfor har netværket Beboernes Stemme
besluttet at invitere alle interesserede beboeraktive fra de store boligafdelinger i
boligforeningerne til Beboernes Stemme Træf 2015.
Træffet bliver holdt på Koldkærgård ved Aarhus fra lørdag den 14. november
2015 kl. 12.00 til søndag den 15. november 2015 kl. 12.00.
Overskriften for Træf 2015 er Netværk og Erfaringsudveksling for de store
boligafdelinger i boligforeningerne.
Det blev aftalt at invitere vores 3 største afdelinger (7,18 og 22) 3
bestyrelsesmedlemmer fra hver bestyrelse.
AAB afholder udgiften forbundet hermed.
7. Projekt Klagesags behandling
Udlejning og driften har været samlet for at gøre vores struktur omkring
klagesagsbehandling endnu skarpere. De forventer at kunne præsentere en ny
forretningsgangsbeskrivelse inden jul 2015
8. I Samarbejde med AB og SB har der været afholdt licitation vedr. rammeaftale på
totalrådgiver. Fredag d. 18 september forventer vi at får en tilbagemelding fra
vores bygherrerådgiver om hvem der vinder. Priserne var meget variable og
udgør 40 % af den samlede vurdering.
9. Vi har haft en forespørgsel om vi kunne tænke os at ændre samarbejdspartner i
forhold til energitilskud. Vi har vurderet at vores nuværende samarbejde med
Silkeborg Forsyning sker på markedsvilkår og at vi ikke ville kunne opnå
væsentlige ekstra indtægter ved at skifte samarbejdspartner.
10. Der er ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 30. d. 7. oktober kl. 18.30 vedr. valg
af ny afdelingsbestyrelse. Fra organisationsbestyrelsen deltager Paul Erik
Holmgaard. Fra administrationen deltager Flemming Jensen.
11. Vedtægter. Organisationsbestyrelsen underskrev vores vedtægter til brug for
landinspektørkontorets sagsbehandling af Borgergade afd. 46.
Sagsnr.: 2930 Igangværende byggeriers stade.
Helhedsplaner:
Afdeling 1, Frederiksberggade/ Bryndumsvej:
Blok 1 (sidste blok af tre) er opstartet mandag den 27. juli 2015. Byggeudvalget har været samlet til
et fælles møde afholdt ved Årstiderne d. 12. august. Mødet omhandlende bl.a., frostet glas i
badeværelsesvinduer, entredøre der ønskes vendt, standard for malerarbejder, placering af
radiatorer samt information / informationsmøder til beboerne omkring teknik og vaskeri når de
vender hjem.
Afdeling 5, Århusvej:
Der arbejdes fortsat på en løsning omkring den sorte membran. Blok 4 forventes klar til indflytning
fredag den 18. december 2015.
Afdeling 7, Rylevej/Solsortevej:
Hovedentreprenøren Byggeselskabet Paulsen startede op i uge 32, og er godt i gang med
nedbrydning i den første blok, blok 11, samt byggeplads indretning. I uge 39 opstarter arbejdet
med at indrette midlertidig parkeringsplads til beboerne - placeret mellem blok 7 og 8.
Byggeudvalget vil snarest blive indkaldt til en orientering om endelige materialevalg og projektets
status.
Afdeling 33, Borgergade:
Detailprojektering pågår og ansøgning om delvis nedrivning er fremsendt til Ministeren for By, Bolig
og Landdistrikter.
Nybyggeri:
Afdeling 46, Borgergade:
Byggeriet forløber fortsat helt planmæssigt og indflytning bliver den 1. december 2015. Alle AABs
boliger er udlejet.
Sagsnr.: 2931 Godkendelse af driftsbudgetter for 2016
Omhandlende følgende afdelinger. 16, 19, 24, 27, 31, 32,33, 38 og 45.
Ovenstående driftsbudgetter blev godkendt.
Sagsnr.: 2932 Godkendelse af driftsbudget 2016 for boligorganisationen
Boligorganisationens driftsbudget blev godkendt.
Sagsnr.: 2933 Helhedsplan afd. 1 Finansieringsskitse, for driftstilskud fra
dispositionsfonden /driftsstøttelån fra landsbygge fonden
Indstillingen blev godkendt.
Sagsnr.: 2934 Forslag om ændring af åbningstid på Estrupsgade 12.
Indstillingen blev godkendt.
Sagsnr.: 2935 Tilbagemelding/status fra Jubilæumsudvalget.
1. Vagt plan for dagen bliver udsendt d. 15 september.
2. Det forventes at alle møder ind senest kl. 11.30
Sagsnr.: 2936 Forespørgsler og meddelelser.
1. Bestyrelsens telefonliste skal revideres.
2. (NT) Orienterede om turen til Konference for organisationsbestyrelser på Hotel
Nyborg Strand – Lørdag og søndag den 5. og 6. september. Teamaet var Alment
samfundsansvar.
3. (FJ) I lighed med de sidste 1,5 år har vi ingen ledige boliger.
Mødet afsluttet. Kl. 19.30
Næste møde d. 5. oktober 2015. Husk vi har flyttet start tidspunktet til kl. 16.00