Survey Xact
~ Kort introduktion
Indholdsfortegnelse
1
FÅ ADGANG TIL SURVEY XACT ..............................................................................3
1.1
Lær om Survey Xact og spørgeskema undersøgelser...................................................................... 3
1.1.1
Kurser ........................................................................................................................................................................................ 3
1.1.2
Vejledninger .............................................................................................................................................................................. 3
1.1.3
Spørgsmål .................................................................................................................................................................................. 3
2
2.1
3
FIND RUNDT I SURVEY XACT...................................................................................4
Elementer i en måling/spørgeskemaundersøgelse ........................................................................... 4
SPØRGESKEMA – LAV EN NY MÅLING/ET NYT SPØRGESKEMA ......................5
3.1
Redigér i QuickQuest ......................................................................................................................... 6
3.1.1
Redigér spørgeskema ............................................................................................................................................................. 6
3.1.2
Redigér baggrundsskema ....................................................................................................................................................... 8
3.2
Redigér i Avanceret Designer ............................................................................................................ 8
3.3
Layoutdesigner ......................................................................................Fejl! Bogmærke er ikke defineret.
3.4
Redigér skemahoved .............................................................................Fejl! Bogmærke er ikke defineret.
4
DATAINDSAMLING – UDSEND/DISTRIBUÉR SPØRGESKEMAET....................10
4.1
Distribution – Vælg den rette distributionsform ............................................................................ 10
4.1.1
E-mail sendt fra Survey Xact .............................................................................................................................................. 11
4.1.2
E-mail-skabeloner .................................................................................................................................................................. 11
4.1.3
Pop-in på hjemmeside .......................................................................................................................................................... 11
4.1.4
Selvoprettelse – et link du sender via e-mail eller lægger på en hjemmeside ....................................................... 11
4.1.5
Indtastning af papirskemaer ................................................................................................................................................ 12
4.1.6
Følgebrev med mulighed for digital indtastning ............................................................................................................. 12
4.2
Opret respondenter .......................................................................................................................... 12
4.2.1
Opret ny respondent ........................................................................................................................................................... 12
4.2.2
Importer – upload regneark med respondenter........................................................................................................... 12
4.2.3
Importer hele besvarelser................................................................................................................................................... 13
5
ANALYSE ......................................................................................................................14
5.1
Former for analyser .......................................................................................................................... 14
5.2
Eksportér til excel ............................................................................................................................. 14
Side 1/16
Indledning
Varde Kommune har valgt Survey Xact som et elektronisk program til udarbejdelse af
spørgeskemaundersøgelser.
Der er én administrator hos Varde Kommune, som kan oprette brugere – Vibeke Jensen,
Kommunikation og Udvikling. Derudover er der administratorer rundt om i organisationen, som
kan oprette brugere og mappestrukturer inden for eget område.
Alle ansatte hos Varde Kommune kan blive oprettet i systemet, og kan deltage i kurser hos Survey
Xact.
Når man bliver oprettet som bruger i Survey Xact, får man tilsendt en e-mail med et direkte link
til at logge på. Man kan også logge sig på med brugernavn og password via www.survey-xact.dk.
Herfra kan man også få tilsendt password, hvis man har glemt det.
Nærværende vejledning giver en kort introduktion til, hvordan man gelejder sig rundt i systemet,
hvad man finder, hvor, mv.
Den overordnede administrator for Survey Xact er Kommunikation og Udvikling. Kontakt:
•
Vibeke Jensen; [email protected]; 79 94 67 26/21 13 67 26
Side 2/16
1 Få adgang til Survey Xact
For at komme til spørgeskemasystemet Survey Xact, skal man oprettes i systemet.
Kontakt den overordnede administrator (se side 2 for kontaktoplysninger) for Survey Xact for at
blive oprettet i systemet – det tager ganske få øjeblikke.
Er man oprettet kan man trykke på linket i den tilsendte mail eller gå ind på www.survey-xact.dk
(husk bindestregen) og indtaste brugernavn og password.
Man kan tilgå systemet fra alle pc’ere med internet-forbindelse, og er uafhængig af citrix.
1.1 Lær om Survey Xact og spørgeskema undersøgelser
1.1.1 Kurser
Kommunikation og Udvikling arrangerer kurser i Survey Xact og i det arbejde, der ligger i
forbindelse med udarbejdelse af spørgeskemaundersøgelser. Find planlagte kurser i kursuskataloget
eller henvend dig til KomUd, hvis du selv kan samle et hold på mindst syv deltagere.
Hvis du ikke selv kan samle et hold, og er der ikke et kursus på vej, du kan deltage i, kan du
deltage i Survey Xacts kurser (www.surveyxact.dk – bemærk, at det er uden bindestreg). Vi har gratis
pladser på alle kurser – Survey Xact skal nok sige til, hvis de er opbrugt.
1.1.2 Vejledninger
Kommunikation og Udvikling har udarbejdet nærværende vejledning, en tjekliste for din
spørgeskemaundersøgelse og en case for udarbejdelse af det gode spørgeskema.
Disse finder du på Vores Varde under Hjælp til … Projekter og Processer. Abonnér eventuelt på
nyheder fra denne side.
1.1.3 Spørgsmål
Har du spørgsmål eller ønsker du sparring forud for din undersøgelse, er du velkommen til at
kontakte den overordnede administrator (se side 2 for kontaktoplysninger).
Kan du ikke komme videre i din opgave efter at have kontaktet Kommunikation og Udvikling, kan
du kontakte Survey Xact. Telefonnummeret fremgår nederst på siden i din undersøgelse (ude på
forsiden af din undersøgelse).
Er det et konkret spørgsmål, skal de formentlig bruge din undersøgelses idnummer. Det står i øverste højre hjørne på din undersøgelses forside – under
dit brugernavn.
Side 3/16
2 Find rundt i Survey Xact
Det er valgt, at organiseringen af undersøgelser overordnet følger Varde Kommunes organisation.
Det er forskelligt, hvordan organisationen herunder er opbygget.
På din startside kan du se de organisationer, du har
adgang til.
Du kan få administrator-rettigheder til egne
organisationer, så du selv kan oprette
underorganisationer (undermapper til at sortere dine
undersøgelser eller underorganisationer i form af teams).
Det er den overordnede administrator for Survey Xact,
der kan tildele rollen som administrator. Denne kan
derfor vejlede dig i, hvordan du får din egen organisation,
hvis du får behov for det (se side 2 for kontaktoplysninger).
I det første vindue får du under den enkelte
organisations titel et overblik over de underliggende
spørgeskemaer, rapporter, mv.
Det er først inde under en konkret måling, (spørgeskema), du laver det store arbejde.
2.1 Elementer i en måling/spørgeskemaundersøgelse
Spørgeskema – Her ser du dit spørgeskema, som det tager sig ud indtil nu. Her kan du også lave
en testindtastning af dit spørgeskema.
Det er desuden fra denne side, at du kan ændre dit spørgeskema – og opretter spørgsmålene fra
start af.
Sidepanelet på siden viser forskellige informationer omkring spørgeskemaet.
Dataindsamling – Her opretter du nye målinger, eller arbejder videre med eksisterende. Du
opretter også respondenter, indberetter besvarelser, distribuerer spørgeskemaet, mv.
Sidepanelet på siden viser forskellige informationer omkring målingen og status.
Analyse – Her laver du de analyser, du ønsker. Du kan også skrive din samlede rapport for
undersøgelsen herfra.
Her finder du også gemte rapporter for det aktuelle spørgeskema.
Side 4/16
3 SPØRGESKEMA – Lav en ny måling/et nyt spørgeskema
Det tekniske i at oprette en måling eller et spørgeskema er det nemmeste. Det store og
altafgørende arbejde ligger forud for selve undersøgelsen. Det er derfor vigtigt, at du afsætter tid
til at fastlægge:
•
Formål med undersøgelsen
•
Ønsket output (hvilke spørgsmål skal undersøgelsen give dig svar på)
•
De korrekte, relevante spørgsmål – formuleret på den rigtige måde
Derudover skal du også gøre dig overvejelser om, hvordan du vil udsende skemaet til besvarelse.
Læs mere herom under ”DATAINDSAMLING – Udsend/distribuér spørgeskemaet”.
Du kan med fordel lave en skitse over din struktur og dine spørgsmål i et word-dokument, inden
du teknisk opretter dit skema i Survey Xact. Kontakt eventuelt Kommunikation og Udvikling for
råd og vejledning i forbindelse med din undersøgelse.
Her er en vejledning til at komme i gang:
•
Tryk på den lille pil ved siden af ”organisationens”
navn
•
Vælg Opret ny måling
•
Vælg Skabelon Varde Kommune (eller den skabelon,
du skal bruge i det givne tilfælde)
•
Navngiv din måling i det felt, der kommer forneden
•
Grundlaget for dit skema er nu oprettet, og du er
”ready to go”
•
Tryk på ”Åbn”
Når du trykker på ”Åbn” kommer du ind til siden, hvor du kan oprette dine spørgsmål, og rette
dit skema til – siden hedder Spørgeskema.
Før musen hen over overskrifterne over ”det store felt”.
Så kan du se, hvad der ligger indenunder. De er hver
især beskrevet mere uddybende i de næste afsnit.
Du skal arbejde med Rediger spørgeskema i
QuickQuest.
Varde Kommunes skabelon for spørgeskemaer er en
standard, der er i overensstemmelse med
designmanualen, og som signalerer, at der er tale om et
officielt skema fra kommunen. Derfor burde det ikke
være nødvendigt at rette i udseendet.
”Rediger Design og Layout” og ”Rediger skemahoved”
giver dog mulighed for at lave diverse ændringer,
herunder optimere undersøgelsen til forskellige
platforme og indsætte eget logo. Læs mere under
afsnittet ”Design og Layout”.
Side 5/16
3.1 Redigér i QuickQuest
Øverst på den første side bliver du præsenteret for nogle forskellige ikoner:
Det lille tastatur – med denne knap kan du indsætte spørgsmål fra tekst. Den regner selv ud, at
den første linie må være en overskrift, og at de underliggende linier er svarmuligheder. Hvis du har
lavet dit forarbejde i word før indtastningen i Survey Xact, kan du kopiere dine spørgsmål ind med
de almindelige ”copy-paste”-funktioner.
Du får på den efterfølgende side mulighed for at redigere det foreslåede. Så gå bare videre ved at
trykke ”Sæt ind”, når du har formuleret dit spørgsmål.
De to stykker papir – med denne knap kan du kopiere (copy). Når du har noget i ”kopiering”
bliver papir og post-it aktiveret. Den kan du bruge til at indsætte det kopierede (paste).
Øjet – her har du mulighed for at se dit spørgeskema i en helhed. Bemærk, at du ser alle
spørgsmål, og at sideskift er vist med en streg. Det er således anderledes end at lave en
testindtastning, hvor du ser om dine avancerede funktioner (spring, aktivering af spørgsmål, mv.)
fungerer.
Vejskiltet – her kan du angive, hvilket sprog dit spørgeskema er i. Alle dine spørgsmål og
tekstfelter kommer frem, og du skal selv skrive dem på det valgte sprog.
Rotationsikonet – her kan du se historikken i dit spørgeskema, og se forskellige versioner.
Mappen – her skifter du imellem dit spørgeskema og dit skema for baggrundsoplysninger.
3.1.1 Redigér spørgeskema
Det er selve spørgeskemaet, der åbner når du har valgt ”Redigér i QuickQuest”.
Har du valgt skabelonen for Varde Kommune, er der allerede oprettet nogle spørgsmål, samt
”brødtekst” til introduktions- og afslutningstekst og mulighed for, at respondenten kan udskrive
sin besvarelse.
De spørgsmål, der er oprettet viser de forskellige spørgsmålstyper, man kan oprette i systemet.
Du kan slette det hele – eller anvende det i dit skema ved at omformulere det. Det er blot sat ind,
for at inspirere dig til hurtigt at komme i gang.
Siden for QuickQuest er opdelt i tre:
•
Det samlede skema (venstre side)
•
Redigering af det konkrete spørgsmål (i midten)
•
Forhåndsvisning af og særlige funktioner for det konkrete spørgsmål (højre side)
Læs mere på de følgende sider
Det store grønne +
Med det store grønne
kan du tilføje
•
Spørgsmål
•
indsætte tekst og billede
•
lave sideskift i din undersøgelse.
Side 6/16
Overblik over dit spørgeskema (venstre side) – dit samlede spørgeskema. Hvis du har valgt en
skabelon, der allerede indeholder spørgsmål, fremgår disse af venstre side af skærmen. Her
kommer de spørgsmål du selv opretter, også til at fremgå.
Redigering af det enkelte element (midt i) – her redigerer du elementerne i dit spørgeskema.
Du får vist dit konkrete element (spørgsmål, brødtekst og billeder), og kan redigere det i dette
vindue.
Nederst i ”rammen” har du mulighed for at ændre i forskellige dele af dit element. Om man skal
kunne svare i tekst, tal, skala, mv. Om det skal vises horisontalt, vertikalt eller med slider. Og
mange andre funktioner. Leg med det, og kig i højre side for at se, hvordan det ser ud.
Husk de internationale standarder:
betyder, at man kun kan vælge én af valgmulighederne
betyder, at man kan vælge flere af valgmuligheder
Forhåndsvisning af det enkelte element (højre side) – her kan du se, hvordan dit spørgsmål
kommer til at se ud. Bemærk, at det er uden det grafiske layout, som ligger i skabelonen.
Du kan også i højre side lave nogle ekstra funktioner.
Spørgsmålstype – her kan du ændre spørgsmålet fra at være et enkeltspørgsmål til at være et
spørgsmål i batteri. Du kan også vælge tekst, tal, mv. som kategori.
Vis validering – her kan du se, hvis du har sat nogle regler op for det konkrete spørgsmål. Som
. Denne angiver om spørgsmålet SKAL besvares for at
standard er der angivet en stjerne
komme videre (i så fald skal du markere den, så den bliver sort).
Hvis du laver flere valideringer kommer de til at fremgå herunder.
Simpel aktivering – her kan du angive, at spørgsmålet eller en konkret svarmulighed kun skal vises,
hvis respondenten tidligere har svaret noget bestemt.
Tilpas variabelnavne og værdier – her kan du ændre den tekst, der bliver vist i din rapport, når du
laver analyse af dine data. Du kan også ændre værdien, som svarmulighederne giver, hvis du laver
et gennemsnit i din analyse.
Side 7/16
3.1.2 Redigér baggrundsskema
Du kommer til baggrundsskemaet ved at trykke på mappen foroven.
Det er nemmest, hvis du opretter spørgsmål til baggrundsdata i Smart Designeren.
Baggrundsdata benyttes eksempelvis i forbindelse med
•
udsendelse af mail til respondenter (læs mere under ”E-mail sendt fra Survey Xact”)
•
til angivelse af tekst, når respondenterne selv skal oprette sig via e-mail (læs mere under
”Selvoprettelse – et link du sender via e-mail eller lægger på en hjemmeside”)
•
oprettelse af særlig forhåndsviden om respondenter, som er relevant for analysearbejdet
3.2 Redigér i QuickQuestPlus
Når du har oprettet alle dine spørgsmål i QuickQuest, kan du lave mere avancerede ændringer i
dit skema. Det sker i QuickQuestPlus, som du finder under Avanceret på forsiden af din
undersøgelse.
I QuickQuestPlus kan du indsætte
•
Valideringsregler (V) – eksempler:
o Hvis der er besvaret ”Andet” skal man også give en bemærkning.
o Hvis du har svaret ”Ikke relevant” kan du ikke vælge andre svarmuligheder – heller
ikke selv om der er tale om et ”multiple choice” spørgsmål.
o Autotjek om indtastet e-mail eller dato er korrekt
•
Aktiveringsregler (A) – eksempler:
o Et spørgsmål bliver kun vist, hvis man har svaret noget bestemt.
•
Referencer (E) til tidligere besvarelser
o Har man angivet en tekst i et kommentarfelt i forbindelse med svaret ”Andet”,
bliver denne tekst angivet senere i skemaet.
•
Spring – eksempler:
o Få respondenten til at springe spørgsmål over, hvis de svarer noget bestemt.
o Bemærk, at du også kan lave disse i Smart Designer. Laver du dem i Avanceret
Designer kan du ikke kan rette i spørgsmålet i Smart Designer bagefter.
•
Randomisér (R) valgmuligheder
o Gør det forskelligt, hvilken rækkefølge valgmulighederne står i.
Du kan også indsætte nye spørgsmål i QuickQuestPlus. Det er lidt mere teknisk, og derfor ikke
gennemgået her i denne korte introduktion. Tag kontakt til Kommunikation og Udvikling for
teknisk support (se side 2 for kontaktoplysninger).
Side 8/16
3.3 Design og Layout
Du bør altid anvende Varde Kommune skabelonen for din undersøgelse. Dette sikrer en ensartet
udsendelse af kommunens officielle undersøgelser.
Under Redigér design og layout kan du målrette din undersøgelse til forskellige devices, ændre
farve, skrifttype, mv.
Her kan du også indsætte dit eget logo i ”hovedet” på spørgeskemaet, hvis ikke du ønsker Varde
Kommunes overordnede. Kommunikation og Udvikling er også behjælpelig med at indsætte dit
logo.
Husk dog altid på Varde Kommunes designmanual – og vær bevidst om, om skemaet bør
”udstråle” Varde Kommune eller din egen virksomhed.
Er du en ”ørn” til det med at kode – så er det her du rigtigt kan slå folderne ud.
Bemærk, at du står på egne ben, hvis du laver ændringer i spørgeskemalayoutet
– og du skal huske at leve op til kommunens designmanual.
Kommunikation og Udvikling kan være behjælpelige med at ”nulstille” dine indstillinger til
kommunens standard – men vi kan ikke programmere nye koder til dig.
Side 9/16
4 DATAINDSAMLING – Udsend/distribuér spørgeskemaet
For at udsende spørgeskemaet til respondenterne skal du først trykke på ”Fanebladet”
Dataindsamling foroven. Herunder får du en række valgmuligheder.
Status – her ser du, hvor mange
respondenter, der er i undersøgelsen (hvis
den er sendt direkte til respondenten)
samt, hvor mange der har været inde på,
delvist gennemført og gennemført
spørgeskemaet.
Respondenter – her opretter du
respondenter og distribuerer skemaet. Og
du har endvidere et overblik over, hvem,
der har svaret på dit skema, herunder,
hvor langt de er nået.
Det er også under Respondenter, du
opretter e-mail-skabeloner, genererer
links til brug på hjemmesider og
distribution via almindelig mail (ikke
personlig).
Returmails – her lander mails fra respondenten, hvis denne skriver til dig eller har autoreply på
sin mail. Herunder kan du også indstille returmails til at blive videresendt til dig i din egen mail.
4.1 Distribution – Vælg den rette distributionsform
En stor del af en succesfuld undersøgelse afhænger af, at undersøgelsen distribueres på den rigtige
måde til den pågældende målgruppe.
Under Distribution (Dataindsamling) finder du forskellige muligheder i forhold til at udsende
spørgeskemaet. Du finder skabeloner for e-mails, som du kan sende direkte til den enkelte
respondent, samt danne links til udbredelse af spørgeskemaet via hjemmeside, mail fra eget mailprogram, mv.
Der er således flere måder, du kan få dit skema ud på, med hver deres fordele og ulemper i
forhold til den konkrete undersøgelse. Nedenfor er følgende kort beskrevet:
•
E-mail sendt fra Survey Xact
•
Pop-in på hjemmeside
•
Selvoprettelse – et link du sender via e-mail eller lægger på en hjemmeside
•
Indtastning af papirskemaer
Kontakt Kommunikation og Udvikling (se side 2 for kontaktoplysninger) for sparring på teknikken,
valg af metode, mv.
HUSK altid at teste skemaet selv!.
Det kan du gøre ved at oprette dig selv og andre som respondenter (så får du også testet din
distributionsmail, mv.) eller ved at lave en testindtastning på forsiden af din undersøgelse
(SPØRGESKEMA).
Side 10/16
4.1.1 E-mail sendt fra Survey Xact
Ved at anvende Survey Xact til at sende en e-mail til respondenterne kan du hele tiden følge
svarprocenten.
Med denne metode kan du også sætte en tidsplan op, så systemet automatisk udsender skemaet,
remindere og lukker for besvarelser, når deadline er nået.
Du skal oprette samtlige deltagere i undersøgelsen. Du kan uploade et excel ark med data, men
metoden kræver, at du får alle relevante oplysninger om dine deltagere på forhånd. Omfanget af
opgaven afhænger primært af, hvad du vil skrive i din mail til deltagerne.
4.1.2 E-mail-skabeloner
Her kan du formulere e-mails, som sendes med ud, hvis du vælger at sende undersøgelsen pr. email.
Der er tre former for e-mails:
•
Informationsmail – her kan du formulere en mail, hvori du varskoer om, at der kommer en
spørgeskemaundersøgelse.
•
Distributionsmail – her kan du formulere en mail, hvori du angiver et link til spørgeskemaet
(hvis du altså distribuerer pr. mail)
•
Rykkermail – her kan du formulere en mail, hvori du rykker for svar eller giver reminder
om, at svarfristen nærmer sig.
Skulle du ønske at sende mails ud til forskellige målgrupper, kan du indledningsvist vælge at benytte
de tre skabeloner hertil. Det er først, når du arbejder med automatisk udsendelse, at de tre typer
er vigtige at formulere til hele målgruppen.
Bemærk, at du under E-mail skabeloner udelukkende udformer mailen. Du sender først mailen, når
du udvælger modtagere af de enkelte mails under Respondenter og vælger ”Send e-mail”.
4.1.3 Pop-in på hjemmeside
Med pop-in på en hjemmeside får alle som går ind på siden spørgsmål om, hvorvidt de vil besvare
undersøgelsen.
Med metoden, når du bredt ud til en helt specifik målgruppe – nemlig dem, der går ind på lige
præcis den hjemmeside, du sætter op.
Du kan ikke følge svarprocent, og du kan ikke være behjælpelig, hvis respondenten går i stå
undervejs.
4.1.4 Selvoprettelse – et link du sender via e-mail eller lægger på en
hjemmeside
Ved at anvende selvoprettelse formindskes dit forarbejde i forhold til oprettelse af respondenter.
Til gengæld kan du ikke følge svarprocenten, og respondenterne kan svare flere gange. For at
minimere risikoen for flere svar, kan du indsætte et spørgsmål som du kan søge ud på
efterfølgende (eksempelvis barnets navn eller ejendommens matrikelnummer). Du kan desuden
supplere metoden med oprettelse via e-mail (bemærk, at man godt kan svare fra flere
mailadresser!).
Husk at du skal lave et tekstfelt øverst i dit baggrundsskema. Teksten skal være den, som du vil
fortælle på den side, hvor man bliver bedt om at angive sin e-mail.
Side 11/16
4.1.5 Indtastning af papirskemaer
Har én eller flere i din målgruppe ingen mail, eller adgang til internettet (pc, mobil enhed, mv.) eller
har du andre årsager, der gør, at du skal udlevere selve skemaet i papir, kan du taste besvarelserne
ind under ”Indtastning”.
Papirskemaer kan være suppleret med en kode, så man kan følge svarprocenten. Det kræver dog
et vist kendskab til, hvordan det distribueres i øvrigt.
Indtastning af besvarelser er en omkostningstung metode. Og validiteten og analysearbejdet
forringes ved metoden. Hvis der er to krydser og man kun må sætte én – hvilken én tæller så!
Eller nogen har taget en kopi af et skema med en kode, så skemaet forsøges tastet to gange –
hvilken en gælder i dette tilfælde!
4.1.6 Følgebrev med mulighed for digital indtastning
Hvis du ønsker at udlevere et følgebrev med en individuel kode, så respondenten kan svare
elektronisk, skal du brevflette respondent-nøglen ind i et brev. For at gøre dette skal du have
oprettet respondenterne (læs mere under ”Opret respondenter”). Herefter skal du vælge ”Eksportér
baggrundsoplysninger”, og gemme filen (regneark) på din pc. Fra dit følgebrev, kan du nu bruge de
generelle muligheder for brevfletning og flette den individuelle kode ind til et personligt følgebrev
til dine respondenter.
Har du problemer med at brevflette kan du spørge din superbruger i kontorprogrammer,
kontakte ESDH-konsulenterne eller kontakte den overordnede administrator for Survey Xact.
4.2 Opret respondenter
Hvis du vælger at udsende individuelt spørgeskema via e-mail eller brev, skal du oprette hver
enkelt respondent. Det kan du gøre manuelt eller ved at importere en liste over respondenter.
Det kan også være, at du har valgt at indtaste besvarelserne selv. Så kan du gøre det manuelt (læs
mere under ”Indtastning af papirskemaer”) eller ved at importere hele besvarelser.
4.2.1 Opret ny respondent
Hvis din undersøgelse skal distribueres til få individuelle respondenter, kan du
vælge at oprette dem enkeltvist vi ”Opret ny respondent”.
Du vil her i spørgeskemaform blive bedt om at indtaste de ønskede
baggrundsoplysninger (e-mail, distributionsform, navn, mv.)
Denne metode kan med fordel anvendes, hvis du har op til 20/30 respondenter.
4.2.2 Importer – upload regneark med respondenter
Hvis du har en stor målgruppe, som skal modtage din undersøgelse via e-mail fra
systemet, skal du have respondenterne oprettet i systemet. Jo flere respondenter du har, des
svære vil du formentlig opfatte opgaven. Årsagen skyldes ofte, at du vil være nødt til at få andre til
at indberette data til dig, så du kan oprette et regneark med de nødvendige oplysninger – i den
rette rækkefølge, form, mv.
Forarbejdet er godt givet ud i forhold til at holde styr på svarprocenter, udsendelse af remindere,
og af hensyn til dit efterfølgende analysearbejde.
Herunder finder du en vejledning til, hvordan du udfylder og uploader dit regneark korrekt.
Side 12/16
Hent skabelon for CSV-fil – her kan
du hente og gemme en udgave af den
skabelon, der er vist i import-vinduet, og
udfylde det med de angivne kriterier i
systemstrukturen (1 og 0, e-mail, mv.)
Du bestemmer selv, hvor du gemmer
skabelonen:
•
I dokumenthåndteringssystemet så kan andre udfylde deres data
og andre kan overtage opgaven
for dig
•
På computer/drev – så kan du
selv arbejde videre med det
uafhængigt af, hvor du fysisk
sidder
Strukturbeskrivelsen – her fremgår
de faste baggrundsspørgsmål
(distributions-form og e-mail) samt dine
tilføjede spørgsmål fra
baggrundsskemaet (navn, mv.). Om du
skal udfylde det med 1 og 0 eller med
tekst, tal, mv. afhænger af, hvilken type
spørgsmål, du har oprettet.
Når du har udfyldt regnearket, skal du gemme det som en csv-fil. Inden du trykker på gem, skal du
derfor huske at vælge filtypen ”CSV (semikolon separeret)”. Vælg nu, hvor du vil have filen
til at ligge, så du kan finde den. Det er denne csv-fil du skal uploade i import-vinduet.
Importer – her uploader du din csv-fil med alle respondenter. Systemet vil fortælle dig, hvis der
er noget i uploaden, som ikke virker rigtigt.
4.2.3 Importer hele besvarelser
Ønsker du at uploade hele besvarelser kan du enten indtaste dem enkeltvist (læs mere under
”Indtastning af papirskemaer”) eller du kan vælge at uploade på én gang.
Vil du uploade hele besvarelser skal du følge samme procedure som for respondenter (læs mere
under ”Importer – upload regneark med respondenter”). Bemærk, at du her skal arbejde meget
struktureret og holde tungen lige munden. Det er derfor en fordel at tage skærmbilleder eller
udskrifter af den strukturbeskrivelse, der fremgår af import-vinduet.
Side 13/16
5 Analyse
Du har nu oprettet et spørgeskema og sendt det ud til dine respondenter. Så kan du vælge at
afvente din fastlagte svarfrist – eller du kan begynde at lave de statistiske analyse-grundlag, du
ønsker.
Du kan således allerede nu lave de analyserapporter du skal bruge i forhold til opfølgning på
undersøgelsen.
Du får altid vist det aktuelle datasæt – det vil sige informationerne for de respondenter, der
allerede har besvaret skemaet.
Vis overblik – her genererer du en hurtig automatisk rapport, som du kan gemme og arbejde
videre med.
5.1 Former for analyser
Du kan starte ud med eller supplere overbliks-rapporten med forskellige former for analyser, laver
de autogenererede illustrationer om og tilføje tekst og sideskift, så din samlede rapport laves i
Survey Xact.
Bemærk, at forskellige data vises bedst med forskellig illustration. Så prøv dig frem.
Rapporter er stedet, hvor du samler dine gemte rapporter.
Frekvens er en beskrivende metode, der giver et overblik over
besvarelserne – hvor mange har svaret hvad.
Opdeling (krydstabulering) anvendes, hvis man vil have sine
besvarelser vist i forhold til en bestemt sortering. Det kan
eksempelvis være, hvis man vil se, hvordan man på forskellige
fagområder har svaret.
Indeks bruges, hvis man vil lægge svar sammen. Den er især
relevant ved andre end ordinær- og intervalskalaer, hvor skalaen er
forskellig. Et eksempel er, at man sammenligner 5-punkts og 7punkts skalaer.
Informativt indeks
•
En egenskab udgøres af flere elementer (eksempelvis social
status, udgøres af penge, stilling, bopæl, m. mere)
Refleksivt indeks
•
Egenskaben udviser sig i besvarelsen
Gennemsnit giver et hurtigt overblik på ordinær- og
intervalskalaer. Man skal her huske at fjerne ”Ved ikke”besvarelserne, eller lave dem ”missing” i Avanceret Designer (markér svarmuligheden og angiv
uoplyst/missing).
Observationer anvendes især til sortering, men også til analyse af tekstfelter, idet man her kan
filtrere på indhold i tekstfelterne. Bemærk, at man bør undlade at søge på værdiladede ord som
flot, god, mv. Observationsanalysen viser den enkelte respondents besvarelse.
5.2 Eksportér til excel
Survey Xact kan ikke håndtere alle former for analyser. Ved Eksporter kan du vælge at overføre
data til excel og selv arbejde videre der.
Side 14/16
Side 15/16