TESTPORTAL: BRUGERVEJLEDNING BRUGERVEJLEDNING LOG IND Testportalen befinder sig på internetadressen http://www.testportal.hogrefe.dk/default.aspx. På denne adresse mødes man af ovenstående skærmbillede. Indtast her dit bruger-id (din e-mail) og den adgangskode, som du har modtaget per e-mail. Har du glemt din adgangskode, klikker du på Glemt adgangskode? og indtaster din e-mail adresse og klikker send. Du vil så modtage en ny adgangskode via den indtastede e-mail adresse. ADGANGSKODE Det kan være en god idé at ændre adgangskoden, når du logger ind på Testportalen første gang. Klik på Ændre adgangskode i det øverste højre hjørne, og indtast derefter den nye adgangskode to gange. Koden skal være mellem 8 og 20 karakterer lang. Husk, at der er forskel på store og små bogstaver. OPRETTELSE AF RESPONDENTER OG TEST Respondent-oversigten Dette er testportalens (din) startside. Her har du som bruger mulighed for at tilføje nye respondenter, tilføre dem test og søge efter allerede indtastede respondenter. Respondenter er de personer, som brugeren kan oprette til at besvare test i systemet. Oprettelse af respondenter Tryk på Ny respondent for at indtaste navn mv. på respondenten. Under respondenten er der ydermere mulighed for at lave en note, tilknytte respondenten til en gruppe eller et team (se Systemfunktioner for information om grupper og teams) og tillade andre i organisationen at se respondentens testresultater. Tryk på Ok, hvorefter du vil komme tilbage til forsiden og se, at respondenten er blevet tilføjet respondentlisten. Du har mulighed for at tilføje flere respondenter ved at klikke på Ny respondent igen og gentage proceduren. I respondentoversigten (se foregående afsnit) kan du slette respondenter ved at klikke på Slet respondent ud for deres navn. Tildel test Når respondenten er oprettet, er det muligt at tilføre denne test. Tryk på Test og dernæst på Ny test. Der er nu mulighed for at vælge mellem to faneblade, Test og Yderligere test. Under ”Test” (se ovenfor) vælger man ved at klikke på pil ned på dropdown-menuen, hvilken test man vil tilføre respondenten. Umiddelbart uden for boksen oplyses antallet af tilgængelige test efter teksten ”Konto”. Under ”Yderligere test” er der mulighed for at tilføje og dermed administrere flere forskellige test til den samme respondent, på samme e-mail adresse (bruger-id) og adgangskode. Dette kan gøres både før og efter, at den første e-mail er sendt til respondenten. Forsøger man at vælge en test, som allerede er sendt til respondenten, vil den ikke dukke op som en valgmulighed. Dette gør sig også gældende, når alle test er sendt til respondent, dog vil følgende tekst ydermere dukke op: Du har tildelt respondenten samtlige mulige test. Når du har valgt, hvilken test der skal tilføres, har du tre valgmuligheder under punktet ”Type”: Administration, Indtastning eller E-mail, som definerer, hvilken måde du ønsker, at respondenten skal besvare testen. Vælges Administration må man, før testen besvares af respondenten, logge af systemet. Derefter logger man på med samme bruger-id og adgangskode som sædvanligt, dog krydser man nu af i boksen ”Administration af test” (se ovenfor). Herefter vil det være muligt for respondenten at tage testen direkte på skærmen. Denne funktion er til for, at man (fx på kontoret) kan administrere en test til en respondent, der er fysisk til stede. Hvis respondenten har udfyldt spørgeskemaet på papir, vælges Indtastning. Efterfølgende kan man indtaste spørgeskemaet ved at klikke på Indtastning under respondentens profil i respondentoversigten. Vælges E-mail, dukker en boks op, hvor respondentens e-mail adresse indtastes. Under boksen er det muligt at krydse af, om testportalen automatisk skal sende en e-mail til respondenten. En standard-e-mail fra Hogrefe Psykologisk Forlag vil yderligere være at se på skærmen. Der er nu mulighed for at redigere i teksten eller at tilføje en personlig besked til respondenten. Når e-mailen er, som den skal være, klikkes Ok. Har man krydset af i ”Send en e-mail til respondenten”, bliver bruger-id og adgangskode nu sendt afsted, således at respondenten kan udfylde spørgeskemaet ved selv at logge sig på systemet hjemmefra. Har man ikke krydset af, ligger disse data klar i respondentprofilen og kan afsendes manuelt af brugeren, når dette bliver nødvendigt. I respondentoversigten kan man sortere respondenter efter, om de har uafsendte e-mails tilknyttet. Vær opmærksom på, at det kun er muligt at definere, hvilken en af disse tre typer man vil bruge under Test og ikke under Yderligere test – yderligere test administreres altid på samme måde som den først oprettede. Indtastning Når man som bruger skal indtaste svarene fra et spørgeskema, som er udfyldt på papir, har man to muligheder. Når man klikker på Indtastning, som beskrevet i det ovenstående, får man følgende skærmbillede: Her er det muligt at indtaste direkte ved at krydse af med musen i de samme felter, som respondenten har krydset af på papirudgaven. Man kopierer så at sige spørgeskemaet. Det kan dog være omfattende at indtaste respondentens spørgeskema på ovennævnte måde, især hvis man har at gøre med mange spørgeskemaer. Af den grund findes der en anden, hurtigere måde at håndtere indtastningen på: Numerisk indtastning. Systemet er sat op således: JA og NEJ kolonnerne repræsenterer henholdsvis tiere og enere. Dvs. at der i JA-kolonnen er mulighed for at krydse af i 10, 20, 30 og 40 og i NEJ-kolonnen i 1, 2, 3 og 4. Disse tal lægges sammen, hvilket resulterer i følgende kombinationsmuligheder: 12, 13, 14 – 21, 23, 24 – 31, 32, 34 – 41, 42, 43. Der er kun tre kombinationsmuligheder per tier, hvilket skyldes, at det ikke er muligt at krydse både JA og NEJ af i det samme spørgsmål – derfor udgår 11, 22, 33, 44. I ovenstående eksempel er der krydset af i 30 og i 2, hvilket altså er lig med 32. Under numerisk indtastning er det muligt at taste talkombinationerne direkte ind. Svareksemplet, som det ses ovenfor, tastes altså ind med de reelle tal (i dette tilfælde 32). Tryk på Numerisk indtastning (se pilen på ovenstående skærmbillede), hvorefter følgende skærmbillede vil dukke op: Du kan nu taste talkombinationerne for respondentens besvarelser ind i de små kasser, som er nummererede i overensstemmelse med spørgsmålene i det tilsvarende spørgeskema. Søgefunktioner Man kan søge efter allerede oprettede respondenter i respondent-oversigten. Indtast respondentens navn i boksen Søg navn og tryk på Søg, hvorefter vedkommende vil dukke op. Hvis du ønsker at se alle respondenter igen, klikker du på Nulstil. I feltet Gruppe kan man definere, hvilken gruppe man ønsker at søge i, ligesom man i feltet Team kan man definere, hvilket team man ønsker at søge i. Vær opmærksom på at det kun er muligt at anvende disse søgefunktioner, hvis man har oprettet respondenter i grupper eller i teams (læs mere om grupper og teams under Systemfunktioner). Under Bruger har du mulighed for at søge blandt andre brugeres respondenter, hvis disse har valgt at dele deres respondenter med andre i organisationen. HENT TESTRESULTATER Under fanebladet Afsluttet test kan man se en oversigt over de af ens respondenter, som har fuldført en eller flere tildelte test. I feltet Afsluttet er det muligt at se, hvilke respondenter der har afsluttet testtagningen, og hvornår testen er gennemført. Ved at klikke på Afsluttet kan man sortere respondenterne efter dato for afsluttet testtagning. Tryk på pdf-ikonet til højre for respondentens navn for at hente testresultatet. Der vil derefter åbne sig en pop-up menu med navnet ”Filoverførsel”. Tryk på Gem for at vælge, hvor på din PC du vil gemme testresultatet. Personhenførbare oplysninger bør gemmes, så ingen uvedkommende har adgang hertil – fx på en password-beskyttet PC eller i en passwordbeskyttet dokumentmappe. Ved problemer med download: Det kan ske, at din browser ikke tillader dig at hente filen. I så fald vil der dukke en gul bjælke op øverst i dit browser-vindue (se ovenfor). Venstreklik med musen på den gule bjælke og acceptér, at filen hentes ned og gemmes på din PC. Du kan også indstille din browser til ikke at blokere filoverførsler under Funktioner - Internetindstillinger (fanebladet) Sikkerhed. Tryk i så fald på knappen "Brugerdefinerede indstillinger" og aktivér "Automatisk forespørgsel om filhentning". Proceduren kan være forskellig fra browser til browser, og ved at ændre dit sikkerhedsniveau risikerer du at modtage uønskede og muligvis skadelige filoverførsler fra andre internetsider - dette kan Hogrefe Psykologisk Forlag ikke påtage sig noget ansvar for. Rådfør dig eventuelt med den IT-ansvarlige på din arbejdsplads først. SYSTEMFUNKTIONER Systemets sekundære funktioner befinder sig under menupunktet Setup. Grupper Under fanebladet ”Grupper” har man mulighed for at oprette grupper til sortering af ens respondenter. Fx kan man oprette en gruppe til alle respondenter fra en bestemt virksomhed, i en bestemt afdeling eller fra et bestemt rekrutteringsforløb. Tryk på Ny gruppe for at oprette en gruppe. Respondenter kan derefter tilknyttes gruppen, hvilket gør det muligt at sortere dem efter gruppetilknytningen i respondentoversigten (se Søgefunktioner). Team Under fanebladet ”Team” er der mulighed for at invitere andre brugere i ens organisation til at dele respondenter og deres testresultater. Det kan være nyttigt, hvis man er flere om arbejdet med fx kandidater til en bestemt stilling eller et teambuilding-forløb. Når man opretter et nyt team, kan man vælge, hvem man vil invitere, fra listen over brugere i ens organisation. Tryk på Nyt medlem for at invitere en anden bruger til at dele respondenterne i teamet. Sekretær En sekretær er en bruger, der ikke har mulighed for at se respondenternes testresultater. Vedkommende kan oprette respondenter og tildele dem test, men ikke efterfølgende hente testresultater ned. En sekretær kan være nyttig, hvis man skal oprette mange respondenter eller indtaste mange respondenters spørgeskemaer. Under fanebladet ”Sekretær” kan man vælge at tilknytte en af de sekretærer, der allerede er oprettet i organisationen, eller oprette en ny sekretær. Nyoprettede sekretærer bliver også tilgængelige for andre brugere i organisationen. Køb af test Under fanebladet ”Køb” er der mulighed for at købe test online. Denne funktion er kun tilgængelig for brugere med købsrettigheder. Købsrettigheder skal tildeles af Hogrefe Psykologisk Forlag. Ud for Test markeres via dropdown-menuen, hvilken test man ønsker at købe. Til højre for feltet oplyses antallet af tilgængelige test efter teksten ”Konto”. Ud for Antal test angives, hvor mange test der ønskes. Tryk på Ok for at bekræfte bestillingen. En ordrebekræftelse vil blive sendt til Hogrefe Psykologisk Forlag og faktureret organisationens konto. Det ønskede antal test vil blive tilført organisationens konto omgående. Hvis spørgeskemaer ønskes tilsendt, krydses der af i feltet ud for ”Spørgeskemaer”. Hogrefe Psykologisk Forlag vil så sende et antal spørgeskemaer svarende til antallet af test til faktureringsadressen ved førstkommende lejlighed. Priser oplyses ikke online. Det påhviler brugere med købsrettigheder at holde sig opdateret mht. prisen på de produkter, som bestilles online. Testoversigt Under fanebladet ”Test” er der mulighed for at se, hvilke og hvor mange test ens organisation har til rådighed. Velkomsttekst Her finder man en standard velkomsttekst defineret af Hogrefe Psykologisk Forlag. Velkomstteksten er den tekst, respondenten møder, når han eller hun klikker på linket i den e-mail, som vedkommende har modtaget, eller når vedkommende sættes til at tage testen ved en computer. Ud over at rette i standardteksten er der også mulighed for, at brugeren kan oprette sin egen velkomsttekst. Tryk på Ny velkomsttekst og et skrivefelt vil dukke op på skærmen. Når den nye velkomsttekst er defineret, klikkes der på Ok, og teksten vil nu blive gemt. Brugere i samme organisation kan anvende hinandens velkomsttekster. E-mailtekst Under dette faneblad er det muligt at oprette og læse eksisterende e-mailtekster. Eksisterende e-mailtekster åbnes ved at klikke på titlen. Standardteksten, skrevet af Hogrefe Psykologisk Forlag, vil være at finde under dette faneblad. For at oprette en ny tekst klikker man på Ny e-mailtekst, og klikker på Ok for at gemme. De e-mailtekster, man gemmer her, vil kunne vælges som skabeloner, når man tildeler test til respondenterne (se også ”Oprettelse af respondenter og test”, ”Tildel test”). E-mailteksten er den tekst, respondenten får, når han eller hun modtager en e-mail om testtildelingen. Indstillinger Under dette faneblad findes fire personlige indstillinger for brugeren. 1) Mulighed for at oprette åbne respondenter som default, hvilket vil sige, at de respondenter, man opretter, som udgangspunkt er tilgængelige for andre brugere i organisationen. Dette er den eneste funktion under Indstillinger, der vil være tilgængelig for sekretærer. 2) Vedhæftning af fil til respondenten. Når man krydser af i feltet ud for dette punkt, vil to ikoner dukke op: Vedhæft fil og Slet fil. Klik på Vedhæft fil og derefter Gennemse for at finde og uploade den fil, som ønskes vedhæftet de e-mails, man sender ud til sine respondenter. Man kan kun have én fil gemt i systemet af gangen, og filen må maksimalt fylde 200 kB. 3) Modtagelse af e-mail ved besvarelse af test. Her kan brugeren vælge at få besked per e-mail, når en respondent har besvaret en test. Vær opmærksom på, at der kan gå op til en time efter besvarelse, før beskeden afsendes. 4) Modtagelse af e-mail ved afsendelse af respondent-mail. Krydses dette felt af, vil man som bruger modtage den samme e-mail som respondenten, når en ny test tildeles. COACH Er man uddannet coach, har man mulighed for at logge på som andre brugere i ens egen organisation – fx hvis de har brug for vejledning i forbindelse med testportalens funktioner eller fortolkning af testresultater. Tryk på Coach (se ovenstående skærmbillede), hvorefter en liste over de andre brugere i organisationen vil dukke op. Du kan nu klikke på Coach ud for den bruger, der har behov for vejledning, hvorefter du bliver logget på som vedkommende. SUPPORT Under fanebladet ”Support” er der mulighed for at logge sig på som brugere fra andre organisationer. Denne funktion er kun tilgængelig for undervisere – dvs. brugere, der uddanner andre brugere i anvendelse af systemet. Underviserstatus skal tildeles af Hogrefe Psykologisk Forlag og giver kun adgang til at logge på som brugere (under uddannelse) i andre organisationer, der er åbnet hertil af Hogrefe Psykologisk Forlag. Klikker man på Support ud for brugeren i en anden organisation, bliver man automatisk logget på systemet med samme rettigheder som vedkommende. Man kan se vedkommendes respondenter og deres testresultater. Dette kan være nyttigt, hvis brugeren under uddannelse er i tvivl om, hvordan systemet skal anvendes, eller hvordan et testresultat skal fortolkes. Oven over fanebladene oplyses, hvilken bruger man er logget på som. For at afslutte support-funktionen skal man logge sig af systemet og indtaste eget bruger-id og adgangskode igen.