Stillingsbeskrivelse Administrationschef Ved Ringsted Sogn I Ringsted–Sorø Provsti GENERELT Administrationschefen er den øverste daglige leder af sognets kirkelige administration, herunder kirkegården, og varetager personaleledelsen af det af menighedsrådet ansatte personale ekskl. præsterne. Administrationschefen er organisatorisk placeret med reference til menighedsrådet.   Administrationschefen er født medlem af det af menighedsrådet nedsatte adhoc ansættelsesudvalg. Administrationschefen er bemyndiget til at ansætte vikarer inden for de udstukne rammer i samarbejde med kontaktpersonen. Administrationschefen har tavshedspligt i personalesager og i forhold, som administrationschefen i medfør af sin stilling bliver bekendt med. Administrationschefen kan uddelegere den praktiske opgaveløsning inden for sine ansvarsområder til andre medarbejdere. Administrationschefen har ansvar for menighedsrådets arkiv efter gældende regler. Stillingsbeskrivelsen tages op til revision i forbindelse med den årlige medarbejderudviklingssamtale. I forhold til egen ansættelse refererer administrationschefen til menighedsrådets kontaktperson, der gennemfører den årlige medarbejderudviklingssamtale. FACILITETER OG ARBEJDSTID Der stilles kontor til rådighed. Administrationschefen skal normalt kunne træffes inden for almindelig kontortid og efter aftale. Menighedsrådet stiller bærbar computer, Internet-opkobling og mobiltelefon til rådighed for administrationschefen i dennes private bolig. Tjenestekørsel godtgøres efter statens tjenesterejseaftale. Omkostninger til kurser, efteruddannelse og faglige konferencer betales af menighedsrådet efter menighedsrådets godkendelse. ARBEJDSOPGAVER Personaleledelse Administrationschefen er den øverste daglige leder af sognets kirkelige administration, herunder kirkegården, og varetager personaleledelsen af det af menighedsrådet ansatte personale ekskl. præsterne. Administrationschefen er organisatorisk placeret med reference til menighedsrådet. Administrationschefen varetager en række af kontaktpersonens funktioner, som er angivet i det følgende (jf. opgavebeskrivelse for kontaktpersonen): Administrationschefen forestår medarbejderudviklingssamtaler (MUS) med sognets personale. Organisten forestår MUS med korsangerne. Administrationschefen holder efter behov møder om personalemæssige og andre forhold med medarbejdere ansat i Ringsted Sogn. Administrationschefen planlægger og leder det lovbestemte medarbejdermøde i samarbejde med kontaktpersonen. Administrationschefen udfærdiger og ajourfører stillingsbeskrivelser, arbejdsbeskrivelser og ansættelsesbeviser i henhold til gældende regler. Alle arbejds- og stillingsbeskrivelser samt kopi af ansættelsesbeviser skal findes samlet på administrationschefens kontor. Administrationschefen forestår påtaler, advarsler eller lignende personalemæssige foranstaltninger vedr. sognets personale. I forbindelse med eventuelle disciplinær- eller afskedigelsessager, er administrationschefen forpligtet til i samarbejde med kontaktpersonen at varetage forhandlinger med de faglige organisationer. Afskedigelser forudsætter endelig godkendelse i menighedsrådet. Administrationschefen varetager på menighedsrådets vegne forhandlinger om løn- og ansættelsesforhold. Administrationschefen er endvidere ansvarlig for  afløsning og vikarer for fastansatte medarbejdere  modtagelse af sygemeldinger, meldinger om barselsorlov, ansøgninger om frihed, friweekends o. lign.  tilrettelæggelse af ferieplaner  at medarbejderes relevante kursus- og efteruddannelsesønsker/behov vurderes inden for budgettets rammer Daglig sikkerhedsansvarlig Administrationschefen har det overordnede ansvar for den daglige sikkerhedsledelse, og er således medlem af arbejdsmiljøudvalget. Administrationschefen skal sikre, at arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøudvalg arbejder på forbedring af arbejdsmiljøet. Sekretær/sagsbehandler Administrationschefen er sekretær og sagsbehandler for  menighedsrådet  forretningsudvalget (mødeforberedende udvalg)  valgbestyrelsen  bygningsudvalgene (kirke-, kirkegårds-, og præstebolig udvalg) Administrationschefen udarbejder - efter koncept - udkast til dagsorden for møderne i menighedsrådet og forretningsudvalget (mødeforberedende udvalg). Administrationschefen kan indkaldes til at deltage i udvalgsmøder efter behov. Administrationschefen er sekretær ved alle synsforretninger. Administrationschefen har bemyndigelse til at foretage sagsbehandling i henhold til vedtagelser i de enkelte udvalg. Administrationschefen er ansvarlig for og i samarbejde med kirkeværgen sikre at bygningsmassen vedligeholdes. Budget Administrationschefen har ansvar for regnskabets og budgettets udarbejdelse samt for den løbende budgetkontrol. Administrationschefen deltager i budgetsamråd i provstiet. Intern og ekstern kommunikation Administrationschefen er ansvarlig for, at der opretholdes et højt informationsniveau internt. Administrationschefen er medlem af informationsudvalget. Andre ansvarsområder Administrationschefen har ansvar for, at der til stadighed foreligger en opdateret fortegnelse over attestationsberettigede medarbejdere og udvalgsformænd til brug for godkendelse af fakturaer. Administrationschefen er ansvarlig for indkøb af it-udstyr og telefoni. Administrationschefen er ansvarlig for sognets it-drift, kopimaskiner m.v. Administrationschefen er ansvarlig for sognets nøgle- og alarmsystem. Administrationschefen er ansvarlig for serviceaftaler vedr. installationer og udstyr i sognets bygninger. Administrationschefen er ansvarlig for, at der forefindes opdaterede inventarlister i henhold til gældende retningslinjer. Administrationschefen er ansvarlig for Ringsted Sogns forsikringssager. Administrationschefen er forpligtet til at deltage i relevant efteruddannelse og kurser efter menighedsrådets beslutning for på kvalificeret måde at kunne bestride sin stilling. Underskriftsbemyndigelse Administrationschefen er bemyndiget til på vegne af Ringsted Sogns Menighedsråd at underskrive breve til offentlige myndigheder samt attestere fakturaer, der vedrører den daglige drift samt øvrige fakturaer efter disponentens godkendelse.