1. No category

Version 7.201.140
AutoPilot – Fakturering
FAKTURERING
Sagsøkonomi, planlægning og prognose
AutoPilot ®
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Indholdsfortegnelse
1
Introduktion til fakturering...........................................................................................................4
2
Dannelse af fakturaforslag............................................................................................................5
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.3
2.4
2.4.1
2.5
2.6
3
Fakturering..................................................................................................................................18
3.1
3.2
3.3
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.5
3.6
3.7
3.7.1
3.7.2
4
Listen over delsager ......................................................................................................................... 5
Godkende til fakturering.................................................................................................................. 6
Fakturering af delsager efter medgået tid................................................................................... 7
Medgået tid med loft................................................................................................................... 9
Fast pris efter rateplan ................................................................................................................ 9
Fast pris efter færdiggørelsesgrad............................................................................................. 11
Fremmed arbejde, udlæg og varer ............................................................................................ 12
Faktureringsopsætning for delsagen ............................................................................................. 13
Oprette fakturaforslag og ændre udseendet................................................................................. 15
Ændring af udseendet................................................................................................................ 15
Faktureringsstatus.......................................................................................................................... 17
Højreklikmenuens indhold og funktioner ...................................................................................... 17
Oprette/returnere til fakturaforslag .............................................................................................. 18
Redigere og bogføre fakturakladde ............................................................................................... 18
Manuel faktura/kreditnota ............................................................................................................ 19
Elektronisk fakturering................................................................................................................... 21
Inden ibrugtagning i AutoPilot................................................................................................... 21
Konfigurering inden ibrugtagning.............................................................................................. 21
EAN-numre på delsagerne......................................................................................................... 22
Massefakturering ........................................................................................................................... 22
Samlefakturering............................................................................................................................ 22
Forudfakturering ............................................................................................................................ 23
Opsætninger .............................................................................................................................. 23
Forudfakturere........................................................................................................................... 24
Fakturaarkiv ................................................................................................................................26
4.1Filtrering ................................................................................................................................................. 26
4.2 Funktioner i fakturaarkivet.................................................................................................................... 27
4.2.1 Udskrift som kopi/bilag .................................................................................................................. 27
4.2.2 E-mail en pdf-kopi af faktura til kunden......................................................................................... 28
4.2.3 Graf ................................................................................................................................................. 29
4.3 Kreditnota.............................................................................................................................................. 29
4.3.1 Tilbageføring................................................................................................................................... 29
4.3.2 Udligning......................................................................................................................................... 30
4.4 Kopi af faktura ....................................................................................................................................... 30
4.5 Rentenota .............................................................................................................................................. 30
4.6 Fakturaarkivets statuskolonner............................................................................................................. 31
5
Fakturering til udlandet ..............................................................................................................32
5.0
Grundlæggende fakturering i valuta.............................................................................................. 32
5.1 Tidslig udvikling af valutakurs................................................................................................................ 33
5.2
Moms ved fakturering til udlandet ................................................................................................ 33
5.2.1 Opsætning af momsregelsæt .................................................................................................... 33
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
2 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
5.3
Opsætte oversættelser af udlægsbeskrivelser .............................................................................. 34
5.4
Valg af sprog på fakturalayout ....................................................................................................... 34
5.4.1 Aktivering af et fakturalayouts oversættelser ........................................................................... 35
5.5
Fixering af omregningskurs på sager i fremmed valuta................................................................. 35
5.5.1 Anvendelse af valutakurslåsning ............................................................................................... 36
Appendiks 1 – Højreklikmenuen ........................................................................................................37
A 1.1
A 1.2
A 1.3
A 1.4
A 1.5
Rediger sagskort ........................................................................................................................ 37
Rediger delsagsplan ................................................................................................................... 38
Rediger delsagskort ................................................................................................................... 39
Fakturaarkiv ............................................................................................................................... 39
Vis delsagsstatus........................................................................................................................ 39
Appendiks 2 Grafik over fakturering til udlandet ..............................................................................42
Appendiks 3 Grafik over flere fakturalayout......................................................................................43
Appendiks 4 Grafik over valuta på udlæg og aftaler .........................................................................44
Appendiks 5 Oprettelse af fordelingsplaner......................................................................................45
Appendiks 6 Oprettelse og brug af ydelser. ......................................................................................45
Appendiks 7
Teknisk information om SMTP-opsætning for at sende pdf-fakturaer pr mail .........47
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
3 af 48
Version 7.201.140
1
AutoPilot - Fakturering
Introduktion til fakturering
I AutoPilot foregår sagsfaktureringen i to trin: I trin 1 dannes et fakturaforslag som i trin 2 danner grundlag
for bogføring af den endelige faktura.
I mange projektorganisationer er det kutyme, at projektlederne godkender fakturaforslag udarbejdet af
administration, hvorefter administrationen udarbejder den endelige faktura. Denne proces indeholder ofte
dobbeltarbejde og kan godt tage lang tid.
I AutoPilot er faktureringen så enkel, at projektlederne fra første færd selv kan lave fakturaforslagene.
Hvis man foretrækker, at administrationen danner fakturaforslagene, kan man fortsætte med dette.
Under alle omstændigheder udgør et fakturaforslag grundlaget for dannelse af en fakturakladde, som efter
eventuel tilretning bogføres til den endelige faktura.
Det er altid den administrative funktion, der bogfører de endelige fakturaer.
AutoPilot har til enhver tid styr på, hvad der mangler at blive faktureret. Det er derfor både let og
overskueligt at danne det næste fakturaforslag på hver enkelt delsag.
Samlet set er faktureringsprocessen særdeles effektiv, og det er ikke ualmindeligt, at tidsforbruget til
fakturering med AutoPilot nedsættes væsentligt.
AutoPilots overskuelighed og effektivitet medfører ofte en betydelig forbedring i likviditeten.
Hertil kommer, at AutoPilot indeholder de nødvendige funktioner til gennemførelse af elektronisk
fakturering, som er et krav fra det offentlige. Flere og flere private firmaer indfører også elektronisk
fakturering.
Skal du korrigere fejl i en faktura, indeholder programmet effektive funktioner til automatisk dannelse af
kreditnotaer.
Derudover er der automatisk adgang til fakturabilag, der specificerer henholdsvis timeforbrug og udlæg for
den givne faktura.
I kan således roligt overlade det til projektlederne selv at danne fakturaforslagene.
Projektledere er ikke administratorer. Men da de udelukkende skal tage stilling til, om givne sagsposter skal
faktureres eller ej, er dette heller ikke en nødvendighed.
Bemærk venligst: Det har vist sig, at placeringen af dette arbejde hos projektlederne øger
forretningsbevidstheden markant.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
4 af 48
Version 7.201.140
2
AutoPilot - Fakturering
Dannelse af fakturaforslag
Uanset om det er projektlederen eller administrationen, der udarbejder fakturaforslag, er fremgangsmåden
den samme.
Som administrator finder du funktionaliteten i Administrationsmodulet under Fakturering > Fakturaforslag.
Som projektleder finder du funktionaliteten i Projektledermodulet under Fakturaforslag.
Listen over delsager viser, hvad der aktuelt kan faktureres på hver enkelt delsag.
Du aktiverer formularen til dannelse af fakturaforslag ved at dobbeltklikke på den ønskede delsag.
Fakturaforslag dannes automatisk ved tryk på en knap. Alle godkendte faktureringsposter medtages
automatisk på forslaget.
Det hele kan således koges ned til en godkendelsesprocedure.
Hvilken type poster man godkender, afhænger af delsagens honorarprincip. For eksempel skal du godkende
timer på en medgået tid delsag og rater på en fastpris delsag.
Når godkendelsesproceduren er udført, dannes fakturaforslaget ved tryk på en knap.
Derudover kan forskellige supplerende faciliteter tilknyttes fakturaforslaget. For eksempel kan du
indtaste/vælge indledende og afsluttende tekst, tilknytte faktureringshistorik hvad angår honorar og udlæg
eller komprimere fakturalinjerne til en enkelt linje.
2.1
Listen over delsager
Dannelse af fakturaforslag starter i skærmbilledet ’Fakturaforslag’. Dette billede hentes fra
projektlederprogrammet via knappen [Fakturaforslag] eller fra administrationsprogrammet via Adm. >
Fakturering > Fakturaforslag.
Centralt
Som udgangspunkt vises faktureringsgrundlaget pr dags dato. Det vil sige, at alt forbrug vil kunne
godkendes til fakturering. Sørg for, at alle har afleveret timesedler til og med faktureringshorisonten, inden
du går i gang med at fakturere. Derved sikres, at intet bliver gemt til en eventuel næste fakturering.
Derudover findes yderligere to kolonner, der bruges til at sortere delsagslisten. Kolonnen ’Fakt. grundlag’
viser et flueben ud for delsager med registreret forbrug eller forfaldne rater/fordelinger. Ved at klikke på et
flueben og trykke F9 filtreres delsagslisten til kun at vise delsager med faktureringsklare beløb.
Detaljer
Faktureringshorisonten kan indstilles til en ønsket dato ved tryk på en af knapperne:
Venstre pil sætter faktureringshorisonten tilbage til udgangen af forrige måned.
Pilen i midten sætter faktureringshorisonten en enkelt dag tilbage.
Solen sætter faktureringshorisonten til dags dato
Ud for hver delsag i listen vises faktureringsklare beløb i kategorierne: Medgået tid, Fremmed arbejde,
Udlæg, Varer og Rater. Beløbene er summeret i kolonnen ’I alt’.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
5 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Under listen er kategorierne summeret på tværs af alle delsager. Summeringen af kolonnen ’Medgået tid’
svarer til det igangværende arbejde på delsager efter medgået tid. Dette forudsætter dog, at timer, der
reelt ikke kan faktureres, markeres som afskrevet.
Bemærk, at % -færdig delsager kun viser faktureringsklare beløb såfremt der er oprettet en fordelingsplan.
Se Appendiks 5 for vejledning i at oprette fordelingsplaner.
På tilsvarende vis fremgår der kun faktureringsklare beløb på rateplansdelsager, hvis der er lagt en
rateplan, hvor en eller flere rater har nået faktureringsdatoen.
2.2
Godkende til fakturering
For at godkende forbrug til fakturering dobbeltklikkes på delsagen så formularen ’Dannelse af
fakturaforslag’ åbnes. Denne formular bruges til at oprette og sende fakturaforslag til fakturering.
I AutoPilot er det såre simpelt at godkende fakturering, da systemet ved, hvad der endnu ikke er faktureret.
Du får adgang til at godkende ved at trykke på de enkelte kategoriknapper. Kun de gule knapper indeholder
noget fakturerbart.
Centralt
Delsager i AutoPilot har et honorarprincip, der afhænger af den faktureringsaftale, I har lavet med kunden.
Der er følgende honorarprincipper: Medgået tid, medgået tid med loft, fastpris efter rate og fastpris efter
færdiggørelsesgrad.
Uanset den aktuelle delsags honorarprincip vises alle kategoriknapper. Honorarprincippet afgør hvilke
kategoriknapper, der er aktive.
Medgået tid
Fakturering af en delsag efter medgået tid foregår ud fra de timer,
medarbejderne afleverer på sagerne.
Medgået tid med loft
Faktureringen foregår på samme måde som medgået tid. Du får en advarsel i
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
6 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
det øjeblik den samlede fakturering overstiger loftet.
Fast pris efter rateplan
Rateplansfakturering fungerer lige godt hvad enten der foreligger en fast
defineret betalingsplan, eller delsagen faktureres ad hoc ud fra en konkret
vurdering.
En fast defineret betalingsplan indeholder det antal rater, der er aftalt med
kunden. Hver rate har en faktureringsdato, fra denne dato ses ratebeløbet på
delsagslisten.
Fast pris efter
færdiggørelsesgrad
Denne form anvendes til fakturering af delsager, hvor honoraret forfalder til
fakturering i takt med, at arbejdet skrider frem.
Du angiver færdiggørelsesgraden i procent ud for hver aktivitet.
Faktureringsbeløbet beregnes som denne procent gange aktivitetens andel af
honoraret.
Fakturering af fremmed arbejde, varer og udlæg foregår ud fra godkendelse af forbrug.
Efter godkendelsesproceduren oprettes fakturaforslaget ved tryk på
.
Rækkefølgen af posterne på fakturaen er defineret på forhånd. Eget honorar og fremmed arbejde står
øverst, så kommer udlæg og til sidst eventuelle varer.
Hvis ydereligere poster herefter godkendes til fakturering, kan du opdatere fakturaforslaget ved at trykke
på
Detaljer
Øverst på billedet ’Dannelse af fakturaforslag’ findes tre knapper og en linje med delsagsidentifikationen.
De første to knapper bruges til at bladre op og ned i listen over delsager. Du kan også bruge
genvejstasterne <ctrl+↑> eller <ctrl+↓>.
Den tredje knap viser en liste over aktuelle fakturaforslag, som endnu ikke bogført. Du kan bruge denne
liste til at springe til den delsag, der indeholder det givne fakturaforslag. Vises fakturaforslaget ikke på
delsagen, er det fordi du allerede har sendt det videre til fakturering. Dette er i listen markeret med et
flueben i kolonnen ’Til fakturering’.
Du kan slå op i listen for at sikre dig, at der ikke ligger fakturaforslag, du har glemt at sende videre til
fakturering.
2.2
2. 2 .1
Fakturering af delsager efter medgået
m edgået tid
På delsager efter medgået tid har du mulighed for at godkende timer, fremmed arbejde, udlæg og varer.
For alle 4 kategorier gælder det, at den tilhørende knap er gul hvis der ligger forbrug, som endnu ikke er
faktureret.
Du godkender kategorierne én ad gangen. Når du har godkendt det, der skal indgå i et fakturaforslag,
trykker du på knappen .
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
7 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
De blå pile der kan optræde under hver knap, fortæller dig hvilke kategorier, der bliver medtaget på det
fakturaforslag, der bliver dannet.
Godkendelse af timer: Tryk på det orange ur eller <Alt+t>.
Nu åbner formularen ’Faktureringsgrundlag - timer’.
Formularen viser delsagens timeregistreringer frem til faktureringshorisonten.
Øverst finder du en prikmenu, der filtrer timerne på forskellig vis. Når du åbner billedet vises ’Ikke
faktureret’, og det er her, du godkender det, du ønsker medtaget på fakturaen.
Ikke faktureret
Marker de timeregistreringer, der skal godkendes, og tryk på knappen [Godkend
valgte]. Ønsker du at godkende alle timeregistreringer, trykker du på knappen
[Godkend alle].
Har du godkendt for mange, markerer du dem og trykker på [Fortryd valgte].
Det er også her du kan afskrive timeregistreringer, du ved, der ikke kan
viderefaktureres.
Det er også her, du kan ændre salgsmomsen på timerne, hvis denne er indstillet
forkert. Bemærk, at salgsmomsen ændres på samtlige registreringer i listen.
Knappen [n] har to funktioner:
1 - Godkende et givet antal timer ud af alle registreringer i listen.
Her skriver du det antal timer, du ønsker faktureret, hvorefter programmet
godkender det ønskede antal timer, og om nødvendigt splitter en registrering op i to
for at få det til at passe.
2 - Splitte en given registrering op i to, hvoraf den ene bliver godkendt.
Her filtrerer du listen ned til kun at indeholde den ønskede registrering. Herefter
trykker du på [n] og skriver det antal timer, du ønsker godkendt.
F12 ophæver filtreringen.
Nederst kan du se hvilken periode, timerne falder i, antal timer i listen, timernes
salgspris og salgsprisen af de timer, du allerede har godkendt til fakturering.
På fakturaforslag
Indstillingen rummer de timeregistreringer, som du har sat ind på et fakturaforslag.
Registreringerne bliver stående i listen, indtil administrationen har bogført
fakturaforslaget.
Hvis et givet fakturaforslag endnu ikke er sendt til administrationen, kan du flytte
timerne til [Ikke faktureret] ved at slette fakturaforslaget.
Faktureret
Denne liste viser alle de timeregistreringer, der allerede er faktureret og den faktura,
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
8 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
hver enkelt registrering indgår på.
Afskrevet
Indstillingen ’Afskrevet’ viser alle afskrevne timeregistreringer. Hvis det alligevel
bliver muligt at fakturere timerne, kan du genskrive de relevante timer.
Alle
Denne liste viser samtlige registreringer frem til faktureringshorisonten og indeholder
således registreringerne fra de fire øvrige indstillinger.
Knappen [Opdater pris] er relevant, hvis der er usikkerhed om, hvorvidt den prisliste,
der gælder for delsagen er blevet ændret med tilbagevirkende kraft.
2.2
2. 2 .2
Medgået tid med loft
Fakturaforslag efter dette honorarprincip, dannes på nøjagtig samme måde som fakturaforslag på delsager
efter medgået tid.
Systemet oplyser dig om, hvis det samlede fakturerede beløb overstiger det loft, der er på delsagen.
Er loftet overskredet, må du enten forsøge at få hævet loftet, eller afskrive de timer, der ligger ud over.
Som regel kan direktøren bedst lide den første løsning ☺
2.2
2. 2 .3
Fast pris efter rateplan
Ved fakturering efter rateplan bestemmer du suverænt, hvor meget der skal faktureres.
Typisk forekommer to forskellige situationer.
• Der er aftalt en betalingsplan på sagen bestående af aftalte ratebeløb, der kan faktureres på
aftalte datoer.
• Du ønsker at fakturere et beløb, som tilnærmelsesvis svarer til salgsprisværdien af det forbrug, der
har været siden du skrev den sidste faktura.
For at få en rate fra en eksisterende rateplan ind på et fakturaforslag, godkender du raten, trykker på <Esc>
og trykker på knappen .
I det følgende beskrives, hvordan rater oprettes.
Rateplan
Tryk på knappen ’Rater’ for at åbne billedet ’Rateplan’.
Dette billede bruges til at oprette, vedligeholde og godkende rateplaner.
Centralt
Formularens liste viser rateplanen.
Rater, der er klar til fakturering, er markeret med et grønt flag.
Til højre ses oplysninger, som gør det let at overskue følgende:
• Svarer det allerede fakturerede til det forbrugte
• Hvor meget af aftalen er ikke faktureret
• Hvor stor en del af aftalen er allerede oprettet som rater
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
9 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Knappen [Forskyd] fremskynder eller udskyder samtlige rater i listen med det antal måneder, du indtaster.
Detaljer
Med hensyn til historik tilbyder billedet en prikmenu, hvor du kan se de rater, der allerede er faktureret.
Du kan også se de rater, der allerede er på vej til at blive faktureret ved at klikke på prikmenuen ’På
fakturaforslag’.
Opret ny rate
Du opretter en eller flere nye rater ved at klikke på knappen med det hvide papir og udfylde formularen
’Opret ny rate’. Formularen giver mulighed for at angive antallet af rater, datoen for første rate,
datospringet samt ratebeløbet.
Når du trykker på disketten, oprettes det ønskede antal rater automatisk.
Raterne ligger nu med den ønskede startdato og med det ønskede datospring. Du kan efterfølgende
redigere de rater, der eventuelt måtte afvige fra det indtastede.
Systemet indeholder funktionalitet til automatisk opbygning af relevant ratetekst.
Teksten bygges op af en start- og en sluttekst med et løbenummer, måneds- eller kvartalsnavn i midten. Du
indtaster start- og slutteksten, og vælger den teksten i midten fra en rullemenu.
Bemærk: Alternative betalere kan indvælges på hver enkelt rate ved at indvælge den ønskede betaler
nederst på formularen.
Bemærk: Læs mere om brug og oprettelse af ydelser i appendiks 2
Udbetalingsplan honorar/Underrådgiverstyring
honorar/Underrådgiverstyring
Såfremt ’Særlige krav for accept af leverandørfaktura’ på delsagskortet er aktiveret, vises feltet
’Udbetalingsplan honorar (kreditor)’ i formularen til oprettelse og godkendelse af rater.
Feltet bruges til at reservere en del af en rate til at afdække udgifter til fremmed arbejde.
Ved at markere en rate i listen kan du tilknytte en eller flere budgetposter for fremmed arbejde til raten.
Derved reserveres budgetpostens beløb til dækning af udgifter til fremmed arbejde, resten af ratebeløbet
dækker eget honorar.
Tryk på for at åbne listen over budgetposter, og dobbeltklik på den budgetpost for fremmed arbejde, du
ønsker at knytte til den markerede rate.
Formålet med opdelingen er at sikre, at kun beløb, der viderefaktureres som eget arbejde indregnes i
oversigten over faktureret eget arbejde og i beregningen af igangværende eget arbejde.
Budgetposter for fremmed arbejde oprettes i Direktion > Rater resultat > Udg. fremmed arbejde > hklik +
Budget fremmed arbejde.
Knappen [Timer]
Ved en fastprisdelsag vil det blå ur være aktivt. Her kan du skabe dig et overblik over de timer, der er
afleveret på sagen. Formularens opbygning og indhold er parallel med [Timer] på en medgået tid delsag.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
10 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Bemærk, at salgsprisen på timerne ingen betydning har for faktureringen, eftersom faktureringen forløber
efter en rateplan.
2.2
2. 2 .4
Fast pris efter færdiggørelsesgrad
Hvis du har det hele kørende, går du ind på % -knappen, hvorefter du reviderer de enkelte aktiviteters
færdiggørelsesprocent, og afslutter med at sætte flueben i ’Klar til fakturering’. Tryk på <Esc> og klik på
knappen
.
En procent færdig faktura har følgende karakteristika:
Den samlede aftale er fordelt på flere aktiviteter.
Faktureringsbeløbet beregnes som færdiggørelsesprocenten af den enkelte aktivitets aftalebeløb.
Fakturaen afsluttes med at tidligere faktureret bliver fratrukket.
I det følgende forklares opsætning af en % -færdig fakturering.
Centralt
Du kan kun komme i gang med fakturering af en % -færdigdelsag hvis honoraraftalen er oprettet.
Aftalen udfyldes i PL/Dir > Delsager aftaler > hklik + Rediger aftale. Aftalebeløbet for eget honorar hentes
ind i billedet ’Afregning efter færdiggørelsesgrad’ som vist på følgende billede:
Øverst til venstre vises totalhonoraret. Dette honorar fordeler du på aktiviteterne ved at udfylde kolonnen
’Kontrakt % ‘. Tryk herefter på [Genfordel aftalen]. Alternativt til kontraktprocenter kan du skrive
kronebeløb i kolonnen 'Aftalt’.
Hvis det samlede honorar fordelt på aktiviteterne, er forskelligt fra totalhonoraret, så vises en rød
advarselstekst øverst til venstre. Denne vises så længe du ikke er færdig med fordelingen. Hvis du på et
senere tidspunkt ændrer aftalen, vil teksten dukke op igen.
I tilfælde hvor totalaftalens beløb til eget honorar er ændret, men den procentvise fordeling mellem
aktiviteterne ikke er ændret, er det nok at genfordele totalaftalen ved tryk på knappen. Hvis ændring af
totalaftalen kun berører en enkelt aktivitet, skal procentfordelingen tilrettes, og aftalen fordeles, eller det
ændrede beløb tastes ud for aktiviteten.
Fakturaforslag forberedes ved at indtaste færdiggørelsesprocenter i kolonnen ‘ % færdig’. AutoPilot
beregner automatisk den enkelte aktivitets faktureringsbeløb.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
11 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
De tre sidste kolonner viser en status over faktureringen på delsagen: Faktureringsret på aktiviteten,
tidligere faktureret samt differencen. Når du har indtastet færdiggørelsesprocenten på de relevante
aktiviteter, sætter du flueben i ’Klar til dannelse af fakturaforslag’.
I den nederste ramme kan du reservere en andel af fakturaforslagets beløb til at dække fremmed arbejde.
Når du lukker godkendelsesvinduet, markerer en blå trekant, at der ligger faktureringsparate beløb i
kategorien % færdig.
Underrådgiverstyring
Underrådgiverstyring kan anvendes ved % -færdigdelsager.
Prognose for fremtidig fakturering på % færdigdelsager
Den beskrevne faktureringsproces indeholder ikke informationer der kan anvendes til at lave en prognose
for den fremtidige fakturering. Der for indeholder AutoPilot for % færdig delsagers vedkommende et
redskab der muliggør udarbejdelse af en sådan prognose. Dette kaldes en fordelingsplan.
Oprettelsen af fordelingsplaner foregår i PL > Økonomikalender og er beskrevet i projektledermanualens
appendiks 5.
Bemærk, at anvendelse af fordelingsplaner kræver licens til modulet Prognose.
2.2
2. 2 .5
Fremmed arbejde, udlæg og varer
Hvis der på en sag registreres udgifter til fremmed arbejde, udlæg eller varer, vil de respektive knappers
baggrundsfarve skifte til gul for at markere, at der er faktureringsgrundlag.
Godkendelse af fremmed arbejde, udlæg og varer foregår efter præcis de samme principper som
godkendelse af timer til medgået tid fakturering. Du godkender således det, du ønsker at medtage på
fakturaforslaget, hvorefter du danner det.
Centralt
På fastprissager skal du gøre dig følgende overvejelser:
Kan udlæg viderefaktureres eller er de en del af honoraret?
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
12 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Hvis ikke, må du afskrive udgifterne.
Skal fremmed arbejde viderefaktureres som en del af eget honorar?
Hvis ja, har du følgende tre muligheder:
• Opret rate for eget honorar, godkend udgifter fremmed arbejde og klap det sammen i een linje.
• Opret rate for eget honorar, tilknyt underrådgiverandel og fakturer raten.
• Opret rate for eget honorar, beløbet inkluderer udgiften til fremmed arbejde, fakturer denne rate
og afskriv fremmed arbejde.
Hvis I har for vane at anvende den sidstnævnte metode, er det af hensyn til opgørelse af igangværende
arbejde nødvendigt at markere omkostninger til fremmed arbejde som afskrevet, ellers vil værdien af
fremmed arbejde komme til at indgå to gange.
Hvis I på en fastprissag ikke kan fakturere udlæg, er det ligeledes vigtigt at afsætte et beløb til dette i
aftalen.
Dette skyldes at planlægningen af jeres eget arbejde spiller op imod den del af honoraret, der er tilbage til
eget arbejde.
Hvis det på forhånd er givet, at udlæg og kørsel ikke kan viderefaktureres, kan du vælge en indstilling på
sagskortet, der bevirker en straksafskrivning.
Detaljer
AutoPilot har en funktion, så du kan godkende en del af en enkelt udlægs- eller vareregistrering.
Marker posten i listen og klik på [X]. Herefter indtastes det kronebeløbet, der ønskes godkendt til
fakturering. Posten vil nu blive splittet op i en godkendt post svarende til det indtastede beløb, og en ikkegodkendt post svarende til restbeløbet.
2.3
Faktureringsopsætning for delsagen
Faktureringsopsætningen på den aktuelle delsag indstilles ved at klikke på
. Her defineres
fakturalinjernes gruppering og hvilke ekstra oplysninger, der automatisk skal indgå.
Når du laver en opsætning her, bliver den gemt og vil også blive brugt på følgende fakturaer.
Gruppér timer efter
aktivitetsplan
På fakturaen bliver timeregistreringerne grupperet efter hvilken aktivitet,
de er registreret på, og hver gruppering bliver summeret. Den samme
medarbejder kan altså stå under den første aktivitet med f.eks. 10 timer,
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
13 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
og under den anden aktivitet med f.eks. 2 timer i stedet for at stå én gang
på timesedlen med 12 timer. Aktiviteternes rækkefølge er bestemt af deres
linjenummer i aktivitetsplanen.
Gruppér efter priskategori
på medarbejdere
På fakturaen bliver timeregistreringerne grupperet efter medarbejderens
priskategori.
Priskategorien bliver vist som overskrift, medarbejdernavn og timer vises i
fakturalinjen.
Priskategorierne bliver vist i den rækkefølge, I har valgt under Basis >
Dimensioner > Medarbejder > Priskategori.
Indregn dækningsbidrag i
timepriser
Funktionen er kun relevant hvor timernes salgspris er beregnet som
kostprisen gange en aftalt faktor.
Deaktiveret: Dækningsbidraget vises i en særskilt linje
Aktiveret: Dækningsbidraget indregnes i den viste salgspris
Vis delsagsnavn på faktura
Fluebenet gør, at delsagsnavnet bliver vist sammen med sagsnavnet på
fakturaen.
Aftalehistorik
Denne funktion er mest relevant for fastprisdelsager. Hvis du aktiverer
funktionen, vises aftaleforløbet nederst på fakturaen. Hvis du sætter
flueben i ”kun sum” vises kun summen af aftaleforløbet.
Historik - honorar
Hvis du aktiverer funktionen, vises det tidligere fakturerede honorar
nederst på fakturaen udspecificeret pr fakturanummer.
Hvis du sætter flueben i ’Kun sum’, vises summen af alt faktureret honorar.
Historik – udlæg
Hvis du aktiverer funktionen, vises de tidligere fakturerede udlæg nederst
på fakturaen udspecificeret pr fakturanummer.
Hvis du sætter flueben i ’Kun sum’, vises summen af alle fakturerede
udlæg.
Att.
I dette felt kan du skrive en attention person ind. Hvis det er udfyldt, bliver
det vist på fakturaen oppe ved adressefeltet
EAN
Her indtastes kundens EAN-nummer. Indtil videre er dette relevant for
offentlige kunder.
Ordrenummer
Hvis kunden beder om et specifikt ordrenummer eller anden form for
fakturamærke, kan det skrives i dette felt.
Sprogkode
Her kan markeres om kunden skal have faktura på dansk eller et andet
sprog. Standarden er dansk. For at kunne skifte mellem sprog kræver det,
at I har et fakturalayout for de relevante sprog.
Husk ved fakturering
Internt notat vedrørende fakturering af netop denne delsag. Notatet er
synligt ved hver ny fakturering.
Bemærk, at du skal opfriske fakturaforslaget med den grønne genbrugspil, når du laver ændringer i
faktureringsopsætningen. Ellers træder ændringerne ikke i kraft på et allerede dannet fakturaforslag.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
14 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Vedrørende repræsentation af medarbejder på faktura:
Normalt vises medarbejderens fulde navn. I konfigurationsprogrammet kan du aktivere, at det kun er
initialerne, der vises. Herud over kan det konfigureres, at medarbejdernavn/initialer suppleres med
medarbejderens priskategori. Sidstnævnte forudsætter, at I har inddelt medarbejderne i priskategorier.
2.4
Oprette fakturaforslag og ændre udseendet
Næste skridt i faktureringsprocessen er at oprette et fakturaforslag.
Opret fakturaforslag
Denne knap opretter fakturaforslaget med de emner, der er godkendt i de
forskellige kategorier.
Når fakturaforslaget er oprettet, forsvinder den gule baggrundsfarve og den
blå pil ved kategoriknapperne.
Samtidig vises fakturaforslaget som en linje i listen.
Hvis du har oprettet forskellige betalere på forskellige aktiviteter på
delsagen, vil der blive oprettet et fakturaforslag per betaler.
Du kan også bruge tastaturgenvejen <Ctrl+n> til at oprette fakturaforslaget.
Opdater fakturaforslag
Opdaterer det aktuelle fakturaforslag i listen.
Hvis du ændrer faktureringsopsætningerne eller godkender yderligere
poster til fakturering, bliver disse ændringer indsat i fakturaforslaget når du
trykker på denne knap.
Vis fakturaforslag
Viser fakturaforslaget.
Dette er et preview af den endelige faktura, som den kommer til at se ud,
med sit nuværende indhold og aktuelle opsætning.
Preview af de endelige time- og udlægsbilag kan også vises.
Send aktuelt fakturaforslag
til fakturering
Et tryk på knappen sender fakturaforslaget videre til fakturering.
Du kan også bruge tastaturgenvejen <Ctrl+i>.
Slet aktuelt fakturaforslag
Sletter fakturaforslaget. Alle de poster der lå på fakturaforslaget bliver
frigjort, og ligger godkendte i de respektive kategorier.
2.4
2. 4 .1
Ændring af udseendet
udseende t
Når du har oprettet fakturaforslaget aktiveres nogle felter, der giver dig mulighed for at færdiggøre
forslaget.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
15 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Internt notat
Internt notat til bogholderen. Her kan du skrive om særlige forhold ved netop
denne faktura. Informationerne følger fakturaen indtil den er bogført.
Informationen vises ikke på fakturaen.
Fakturadato
Her kan du ændre fakturadatoen.
Att.
Her kan du ændre fakturaens attentionperson. Den fortrykte attentionperson er
hentet fra fakturaopsætningen. Er der ikke en attentionperson i
fakturaopsætningen, er den hentet fra sagskortet.
Periode
Feltet vises på fakturaen under forudsætning af at jeres fakturalayout er
programmeret til det. Den fortrykte periode er bestemt af datoerne på den første
og den sidste timeregistrering, som er med på fakturaforslaget. Teksten kan
redigeres.
Detaljering
Rullemenuen rummer opsætningsmuligheder for visning af fakturalinjer.
•
•
•
•
•
Indledende og
Afsluttende tekst
Alle detaljer er standard. Alle timer og udlæg er vist i detaljer.
Alle honorarlinjer i én linje samler alle fakturalinjerne for eget og fremmed
arbejde til en samlet sum, som du så får mulighed for at indtaste én
fakturalinjetekst for.
Alt i en linje summerer alt honorar og alle udlæg i en line, som du får
mulighed at indtaste én samlet fakturalinjetekst for.
Alle udlægslinjer i en linje bruges typisk, hvis fakturaen rummer mange
udlæg. Alle udlæg i en linje med en fælles linjetekst øger overskueligheden,
mens udlægsbilaget vil vise præcis hvilke udlæg, summen afdækker. Udlæg
med og uden moms summeres i hver deres linje.
Honorar i en linje – udlæg i en linje anvendes, hvis du ønsker at samle eget
og fremmed arbejde i én linje og udlæg i en anden linje. Udlæg med og
uden moms får dog hver deres linje. Der tastes en fakturalinjetekst for hver
linje.
De to felter til indledende og afsluttende tekst er fritekstfelter.
Knappen med luppen gør feltet større, så du kan indtaste længere tekster uden at
miste overblikket.
De tre pile giver dig adgang til følgende tekster:
• Øverst – Standard fakturatekster fra Basis > Diverse > Standardtekster
• Midt i – Tekster, der er brugt på tidligere fakturaer på sagen
• Nederst – Tekster, der er brugt på tidligere fakturaer på delsagen
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
16 af 48
Version 7.201.140
2.5
AutoPilot - Fakturering
Faktureringsstatus
Nederst på fakturaforslagsbilledet vises en opsummering af delsagens aftale og faktureringsstatus.
Du kan vælge mellem tre indstillinger for opsummeringen:
Ingen detaljer – slår opsummeringen fra
Fakturaliste – viser en liste over tidligere faktureringer på delsagen med fakturanummer og fakturabeløb
indenfor de forskellige kategorier. Viser også fakturadato, forfaldsdato samt eventuelle
valutainformationer.
Faktureringsstatus – Viser summeringer af fakturering indenfor alle kategorier, både for aftalen, faktureret,
forudfaktureret, på fakturaforslag og til rest. Status vises altid per dags dato.
2.6
Højreklikmenuens indhold og funktioner
Hvis du højreklikker i listen over delsager, som findes i Administration > Fakturering >
Fakturaforslag, får du følgende menu frem.
Nogle af punkterne er specifikke for Fakturaforslag, de forklares i dette afsnit.
Andre punkter er fælles for mange lister, de forklares i Appendiks 1.
Dannelse af fakturaforslag
Filtrer efter det markerede (F9)
Aflys filtrering (F12)
Antal i listen
Rediger delsagsplan
Rediger sagskort <Alt+z>
Rediger delsagskort <Alt+x>
Fakturaarkiv
Vis forbrugsdetaljer sag
Vis forbrugsdetaljer delsag
Vis delsagsstatus
Åbner formularen ’Dannelse af fakturaforslag’.
Ved markering af en værdi, filtreres listen til udelukkende at rumme
delsager med denne værdi.
Herved vises delsagslisten i sin helhed.
Optælling af antal delsager i listens aktuelle visning.
Se Appendiks 1
Se Appendiks 1
Se Appendiks 1
Se Appendiks 1
Statistikmulighed over forbruget på en sag, på tværs af eventuelle
delsager.
Statistikmulighed over forbruget på en delsag.
Se Appendiks 1
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
17 af 48
Version 7.201.140
3
AutoPilot - Fakturering
Fakturering
Når fakturaforslaget er dannet og sendt til fakturering, foregår den videre behandling i Administration >
Fakturering > Fakturering. Det videre forløb er ens uanset om fakturaforslaget er dannet hos en
projektleder eller en administrativ medarbejder.
Formularen er opdelt i to afsnit.
Øverst en liste over fakturaforslag, der er sendt til fakturering af projektledere eller administrative
medarbejdere.
Nederst en liste over fakturakladder, der er muligt at gennemse og eventuel tilrette inden bogføring.
Bemærk, at under listen med fakturakladder, findes to knapper: [Aktuelle] og [Afventende].
Fakturakladder, der ved redigering og inden bogføring blev markeret som ’Afventer’, vises ikke på listen
med aktuelle fakturakladder.
I stedet vises de ved tryk på knappen [Afventende] på en separat liste.
Denne funktion er især nyttig, hvis en fakturakladde er klar til bogføring, men mangler den sidste
godkendelse fra PL eller Controller. Derved sikrer man sig, at den ikke bogføres ved et uheld.
3.1
Oprette/returnere til fakturaforslag
Et fakturaforslag, der er sendt til fakturering ligger klar til videre behandling i den øverste ramme. Herfra
udvælger du det fakturaforslag, du vil færdigbehandle, og trykker på [Opret aktuel]. Således kan
fakturaforslag fra en enkelt projektleder eller på en bestemt sag færdigbehandles separat.
Hvis du ikke har behov for at opdele behandlingen, trykkes på [Opret alle]. Alle fakturaforslag rykkes
dermed ned i den nederste ramme til fakturering.
I fald et fakturaforslag af en eller anden grund ikke er i orden, kan det sendes tilbage og slettes under
Fakturering > Fakturaforslag med tryk på [Returner].
3.2
Redigere og bogføre fakturakladde
Når et fakturaforslag er oprettet som kladde kan det - hvis det er nødvendigt - efterbehandles inden
faktureringen.
Dobbeltklik på fakturaforslaget i listen, så åbner vinduet til redigering og bogføring.
Er fakturakladden i orden, bogføres det med tryk på [Bogfør] eller <Alt - b >.
I alt væsentligt kan du redigere de samme supplerende tekster og indstillinger, som ved oprettelsen af det
bagved liggende fakturaforslag.
Særskilt og uden at påvirke delsagsindstillingerne kan følgende informationer ændres inden faktureringen:
• Faktureringsadresse - her kan en anden kunde indvælges fra en tilvalgsliste.
• Attentionperson
• Faktura- og forfaldsdato (dog højst 21 dage ud i fremtiden)
• Valuta
• Kurs
• Fakturasprog
Desuden er det muligt at redigere direkte i fakturalinjerne og tilføje ekstra fakturalinjer.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
18 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Overordnet grupperes fakturalinjer først efter momskode, dernæst efter om det er eget arbejde, fremmed
arbejde, udlæg eller varer.
Indenfor de nævnte grupperinger bestemmer fakturalinjens linjenummer rækkefølgen af de enkelte
fakturalinjer.
Ved at redigere fakturalinjerne kan beskrivelse, antal, enhed, stykpriser og momskode ændres.
Bemærk, at er uhensigtsmæssigt at ændre kategorien på linjerne – det vil medføre uoverensstemmelser i
opgørelsen af igangværende arbejde fordi en post er godkendt til fakturering som én ting, men faktureret
som noget andet.
Rabatlinjer oprettes på nuværende tidspunkt, hvis kunden skal have rabat på den givne faktura. Den
nederste, tomme linje udfyldes med linjenummer, den kategori, rabatten skal knytte sig til, en egnet
beskrivelsestekst og et negativt beløb.
De nederste felter berører fakturalayoutet, og er beskrevet i afsnit 2.4.1.
Når fakturaens opsætning og indhold er som ønsket, kontrolleres dette ved at trykke på visningsknappen.
Bogføringen foregår ved tryk på bogføringsknappen eller <Alt - b>.
3.3
Manuel faktura/kreditnota
Vi anbefaler på det kraftigste at samtlige af virksomhedens fakturaer skrives i AutoPilot. Der kan derfor
være behov for at skrive fakturaer, der ikke har baggrund i time/sagssystemet. Desuden kan der
lejlighedsvis være behov for at skrive en per kulance kreditnota.
En manuel faktura oprettes i Administration > Fakturering > Fakturering > Tryk på
I denne formular udfyldes felterne med de ønskede informationer.
Hvis den manuelle faktura/kreditnota tilhører en sag, skal du indvælge denne. Her ved udfyldes de
betalingsrelevante felter automatisk. Tilhører det ikke en sag, skal du som minimum indvælge kunden.
Derudover skal mindst én fakturalinje udfyldes.
Bemærk: at det er særdeles vigtigt, at enten en person eller et udlæg indvælges i beskrivelsesfeltet. Ellers
vil de relevante finanskonti ikke blive knyttet til posten, hvorved fakturaen ikke kan bogføres.
Herefter er den manuelle faktura klar til bogføring.
Bemærk: AutoPilot ændrer automatisk overskriften på fakturaudskriften fra ’Faktura’ til ’Kreditnota’ når
sumbeløbet er negativt.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
19 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
I rullemenuen øverst til højre kan vælges mellem 3 forskellige indstillinger:
• Faktura/kreditnota (standardindstillingen)
• Tilbud
• Ordrebekræftelse
Dette giver mulighed for at anvende faktureringssystemet til udarbejdelse af tilbud og ordrebekræftelser,
som således præsenteres i samme layout som kunden senere vil få fakturaerne på.
Ordrebekræftelser og tilbud kan vises og printes, ikke bogføres.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
20 af 48
Version 7.201.140
3.4
AutoPilot - Fakturering
Elektronisk fakturering
Det er ved lov vedtaget, at offentlige kunder i Danmark kun accepterer elektronisk fakturering.
Elektronisk fakturering kan foregå på tre forskellige måder:
1. Genindtast fakturaen på en hjemmeside, eksempelvis NemHandel
2. Send papirfakturaen til et indscanningsbureau, som derefter håndterer det videre forløb.
3. Lad AutoPilot danne den elektroniske fakturafil
Den elektroniske fakturering skal følge den såkaldte OIO-standard, og AutoPilot kan konfigureres, til
automatisk at danne en OIO-fil ved bogføring.
Denne skal herefter sendes til kunden via et VANS-bureau.
For at en kunde kan modtage en elektronisk faktura, skal kunden have et såkaldt EAN-nummer. EANnummersystemet er indrettet således, at et givet nummer entydigt identificerer en given kunde.
3.4.1
Inden ibrugtagning i AutoPilot
Inden I begynder med elektronisk fakturering i AutoPilot, skal I lave en aftale med et VANS-bureau om
ekspedering af de elektroniske fakturaer.
Mange pengeinstitutter tilbyder denne service lige såvel som PBS.
Der findes også VANS-bureauer, der er uafhængige af pengeinstitutter, f.eks. virk.dk.
Metoden til håndteringen af de elektroniske fakturaer varierer alt efter VANS-bureau, og visse certifikater
såsom digital signatur kan være påkrævet.
3.4.2
Konfigurering inden ibrugtagning
I Konfiguration > Fakturering opsættes brugen af elektronisk fakturering i AutoPilot.
Start med at aktivere funktionen og indsætte stien, hvor de elektroniske fakturaer skal gemmes. Sørg for at
have skrive- og sletterettigheder på den definerede mappe.
Filnavnsformatet afhænger af om I har valgt PBS eller en anden VANS-operatør.
Virksomhedens adresse og CVR-informationer indtastes i de følgende felter.
I den sidste rullemenu indvælges betalingsmåden som kan være:
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
21 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
1. Direkte på bankkonto
2. Til FIK71 kreditorID
Uanset hvad I vælger, udfyldes de relevante felter nedenunder.
3.4.3
EANEAN - numre på delsagerne
Som udgangspunkt indtaster du det relevante EAN-nummer på kundekortet i AutoPilot.
Ved bogføring af fakturaen anvender AutoPilot dette EAN-nummer som modtager.
Hvis det er relevant kan der indtastes et alternativt EAN-nummer på den enkelte delsag.
Er dette tilfældet, anvender AutoPilot dette EAN-nummer som modtager i stedet.
Under alle omstændigheder er tilstedeværelsen af et EAN-nummer forudsætningen for at AutoPilot
automatisk danner en elektronisk faktura når der bogføres.
EAN-nummeret kan indtastes på delsagen to forskellige steder:
• Via Administration > Fakturering > Fakturaforslag > Dannelse af fakturaforslag >
Faktureringsopsætninger.
• Via delsagsplanen.
Når en faktura bogføres på en kunde/delsag med EAN-nummer, gemmes fakturaens oplysninger i en
såkaldt OIOUBL-fil i den angivne mappe.
Denne fil videresender du så til modtageren via dit VANS-bureau.
3.5
Massefakturering
Massefakturering giver adgang til i én arbejdsgang at bogføre et vilkårligt antal fakturakladder.
Funktionen er nyttig hvis det er unødvendigt at gennemse hver enkelt faktura før bogføring.
I dette tilfælde kan der spares en masse tid og klik.
Funktionen til massefakturering aktiveres i Konfiguration > Valgmuligheder > flueben til højre for ’Mas.f.’
Vær opmærksom på, at computerens standardprinter automatisk bruges. Det er derfor vigtigt, at
standardprinteren er sat rigtigt op.
3.6
Samlefakturering
Samlefaktura er en funktion til at sammenlægge fakturaer med samme kunde på tværs af delsager.
Funktionen aktiveres i Konfiguration > Valgmuligheder > flueben i ’Samlef?’.
Vi anbefaler, at funktionen kun anvendes, hvis det er absolut nødvendigt.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
22 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Dette skyldes, at nogle helt basale funktioner i AutoPilot vedrørende faktureringshistorik og –statistik
ophører med at virke.
Der er således både fordele og ulemper forbundet ved at bruge funktionen.
Fordele:
• Hvis I har mange delsager med samme kunde, modtager kunden kun en enkelt faktura på det hele.
• Fakturaposterne linkes korrekt til Finans
• Forbrug og fakturering indgår korrekt i Direktion > Dækningsbidrag
• Forbrug og fakturering indgår korrekt i Administration > Igangværende arbejde
• Fakturering vises korrekt i Direktion > Resultat og likviditet
• Beløbene summeres korrekt på selve fakturaen
Ulemper
• Samlefakturaen optræder ikke på de enkelte delsagers fakturahistorik
• Samlefakturaen har ikke sagsnummer i fakturaarkivet
• Samlefakturaen har ikke sagsnummer, sagsnavn, delsagsnavn på selve fakturaen
• Samlefakturaen indgår ikke i listen eller summeringerne på formularen ’Dannelse af fakturaforslag’
• Delsagsstatus viser uoverensstemmelser, da samlefakturaen ikke indgår på delsagsniveau, og der
dermed opstår en difference mellem det fakturerede beløb på delsagen og summen af fakturaerne,
der er listet sidst i rapporten.
• Elektronisk fakturering via OIO er ikke mulig
• Hvis delsagerne har forskellige honorarprincipper, kommer fakturaen nemt til at se rodet ud
Samlefakturering fungerer ved at fakturaforslag sendes til fakturering. I Administration > Fakturering >
Fakturering trykkes på knappen [Marker alle]. Herved markeres alle fakturaforslag i den øverste ramme til
at indgå i en samlefaktura. Hvis der ligger fakturaforslag her, som ikke skal indgå i samlefakturaen,
markeres de en for en og der trykkes på [Fortryd aktuel].
Når de fakturaforslag, der skal indgå i samlefakturaen, er markeret, trykkes [Opret]. Derved samles alle de
godkendte fakturalinjer på en enkelt fakturakladde. Denne kladde bogføres helt normalt, og vil ligge i
fakturaarkivet som enhver anden. Blot er der hverken sags- eller delsagsinformationer knyttet til
samlefakturaen.
3.7
Forudfakturering
I situationer, hvor forudfakturering aftales med en kunde, kan AutoPilot føre et sideløbende regnskab med
forudfakturerede beløb, og med om forudfaktureringen er indhentet igen.
3.7.1
Opsætninger
I Konfiguration > Valgmuligheder > Overskriften ’Fakturering’ sættes flueben til højre for FF. Derved
aktiveres muligheden for at lave forudfaktureringer.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
23 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Derudover skal konti fikseres i Basis > Finanslink > Fixering. Hvis I forudfakturerer honorar, skal de to konti
til periodeafgrænset honorar med og uden moms fixeres. Hvis I forudfakturerer fremmed arbejde, skal de
to periodeafgrænsede konti til fremmed arbejde med og uden moms fixeres.
I denne forbindelse er det vigtigt, at de fixerede konti findes på kontoplanen.
3.7.2
Forudfakturere
Forudfakturering aktiveres til højre i faktureringsbilledet. Ved at sætte mærke i ’Forudfakturering’ aktiveres
en særlig kolonne i fakturalinjerne. I denne kolonne kan du markere om den givne fakturalinje er en
forudfakturering.
Desuden aktiveres en ramme, der viser det aktuelle forudfaktureringsbeløb.
For at oprette en forudfakturering tilføjes en ekstra linje på fakturaen. Først indvælges, om det drejer sig
om eget honorar eller fremmed arbejde, der skal forudfaktureres. I feltet ’Beskrivelse’ indvælges enten en
person eller ’Fremmed arbejde’. Teksten kan efterfølgende ændres. Udfyld herefter beløbene og sæt
mærke i kolonnen ’FF’.
Når linjen forlades, opdateres forudfaktureringsregnskabet.
Ved dannelse af det næste fakturaforslag optræder det bogførte forudfaktureringsbeløb i den
faktureringsstatus, der vises på formularen til Dannelse af fakturaforslag, se nedenfor:
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
24 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Når der efter en vis tid er forbrug på sagen, dannes det næste fakturaforslag på vanlig vis.
Før bogføringen kan man se hvor meget der er forudfaktureret. Dette kan helt eller delvis modregnes ved
at oprette en ekstra fakturalinje, hvor det relevante beløb tastes ind med negativt fortegn. Indtastningen
afsluttes med at sætte et flueben i kolonnen ’FF’.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
25 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
4 Fakturaarkiv
Bogførte fakturaer findes i fakturaarkivet.
Fakturaarkivet indeholder samtlige bogførte fakturaer.
Arkivet indeholder en række faciliteter:
• Se og printe kopier af tidligere fremsendte fakturaer.
• E-maile pdf-kopi af given faktura til kunden
• Danne forskellige typer af kreditnotaer og fakturakopier til fornyet bogføring.
• Visning af statistik vedrørende faktureret beløb i en given periode.
4.1
Filtrering
Øverst til venstre findes 4 knapper, som definerer tidsintervallet for de viste fakturaer.
Ingen
Hvis denne indstilling er aktiveret, rummer listen samtlige fakturaer, der nogensinde er
skrevet i AutoPilot.
Sidste år
Denne indstilling filtrerer fakturalisten til kun at rumme fakturaer med fakturadato i
foregående kalenderår.
I år
Denne indstilling filtrerer fakturalisten til kun at rumme fakturaer med fakturadato i
indeværende kalenderår.
Interval
Denne indstilling åbner to felter, hvor det ønskede datointerval indtastes.
Herudover indeholder fakturalisten de sædvanlige filtrerings-, sorterings- og søgningsmuligheder.
Eksempelvis kan du filtrere ned på en given sag så listen kun indeholder den givne sags fakturaer i det givne
tidsinterval. Marker sagsnummeret og tryk F9 for at filtrere efter det valgte. F12 ophæver filtreringen.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
26 af 48
Version 7.201.140
4.2
AutoPilot - Fakturering
Funktioner i fakturaarkivet
Følgende funktioner er tilgængelige fra fakturaarkivet.
Funktionsknapperne ligger øverst til højre i billedet. De
følgende afsnit beskriver de arbejdsopgaver, knapperne
bruges til.
4.2.1
Udskrift som
s om kopi/bilag
kopi /bilag
Knappen Kopi/bilag bruges til at se en kopi af en faktura på skærmen.
Her kan der printes en kopi af den valgte faktura eller dens bilag. Det er også herfra, du kan maile en pdfkopi af fakturaen til kunden. Herudover kan der dannes en pdf-kopi af fakturaen, hvis denne skulle mangle.
Udgangspunktet er en visning af fakturaen.
Du kan nu vælge at se fakturaens timebilag, som viser de timer, der er afdækket af den givne faktura.
Sættes prikken i ’Udlægsbilag’ vises en liste over de udlæg, der er afdækket af fakturaen.
Manuelle fakturaers time- og udlægsbilag vil altid være tomme, da fakturalinjerne ikke har baggrund i
time/sagssystemet, men er tastet direkte ind i en fakturakladde.
Tryk på printerknappen for at printe fakturakopien eller bilaget. Det vil blive sendt til standardprinteren.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
27 af 48
Version 7.201.140
4.2.2
AutoPilot - Fakturering
E - mail en pdfpdf - kopi af faktura til kunden
Fra AutoPilots fakturaarkiv kan du sende en pdf-kopi af en faktura til en kunde. Funktionen kræver, at der
bliver dannet en pdf-kopi af alle fakturaer ved bogføring.
Udpeg den ønskede faktura i fakturalisten, og tryk på [Kopi / Bilag].
Her trykker du på knappen [E-mail faktura]
Det lille billede viser de relevante informationer om den mail, der skal sendes.
Modtagermailadressen står øverst, og hentes fra delsagsplanen. Den redigeres ved at trykke på knappen
[Til]. Ændringer kan efterfølgende også ses i delsagsplanen.
Der er udfyldt standardtekster i emnefeltet og i selve mailen. Disse kan redigeres inden afsendelse. Når
mailen er afsendt, udfyldes datofeltet i fakturalisten med dags dato.
For at kunne afsende en mailfaktura, skal AutoPilot bruge en afsendermailadresse.
Afsendermailadressen hentes fra medarbejderkortet for den medarbejder, der sender mails fra
fakturaarkivet. Hvis det ikke er udfyldt, melder AutoPilot en fejl.
Derudover skal AutoPilot konfigureres til at sende mailfakturaer:
Gå i Konfiguration > Fakturering. Udfyld felterne med de informationer, der er relevante for jeres SMTPserver.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
28 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Se Appendiks 7 for en teknisk gennemgang af muligheder og forudsætninger vedrørende opsætningen.
4.2.3
4.2.3
Graf
Her vises et søjlediagram over faktureringen indenfor det valgte tidsinterval. Faktureringen vises med en
søjle pr måned ud fra fakturadatoen.
4.3
Kreditnota
Hvis en kreditnota er nødvendig, tilbyder AutoPilot at danne den ved tryk på en knap.
AutoPilot arbejder med to forskellige typer kreditnotaer.
En tilbageføring, hvor det underliggende forbrug løses op i time/sagssystemet og markeres som ’Ikke
faktureret’.
En udligning, hvor det underliggende forbrug ikke løses op.
Når en kreditnota oprettes og bogføres, er der samtidig mulighed for at udskrive den.
4.3
4. 3 .1
Tilbageføring
Hvis der eksempelvis er taget for meget eller for lidt med, eller de forkerte timer er afdækket af fakturaen,
bruges en tilbageføring for at kunne starte forfra.
Du markerer den faktura, der skal tilbageføres, og trykker på knappen [Tilbageføring]. Herved kommer en
oplysningsboks.
Tryk på [Ja] danner en kreditnota, som ligger klar til bogføring i Adm. > Fakturering > Fakturering.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
29 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Kreditnotaen oprettes med dags dato som fakturadato, og ses i fakturaarkivet med denne dato når den er
bogført.
Når kreditnotaen er bogført er du klar til at danne fakturaforlaget på ny.
Dette gør du ved at ændre på mængden af godkendte emner. Nu kan fakturaforslaget dannes og sendes til
fakturering.
4.3.2
4.3 .2
Udligning
Hvis en faktura beløbsmæssigt er korrekt, men indeholder andre typer af fejl, kan du nøjes med at danne
en kreditnota af typen ’Udligning’.
Denne kreditnota bogføres via Adm. > Fakturering > Fakturering.
Når denne kreditnota er bogført, er du klar til at lave den korrekte faktura ud fra en kopi af den oprindelige
faktura fra fakturaarkivet.
Denne fakturakopi kan redigeres i Adm. > Fakturering > Fakturering inden den bogføres.
Typiske eksempler på brug af udligningskreditnota er ændringer i betaler, attentionperson, indledende
tekst, afsluttende tekst, betalingsbetingelser eller tekster eller rækkefølge i fakturalinjer.
Når de ønskede ændringer er lavet, bogføres den nye faktura.
4.4
Kopi af faktura
AutoPilot indeholder muligheden for at danne en fakturakladde som en nøjagtig kopi af en eksisterende
faktura.
Som oftest anvendes denne funktion hvis der forinden er lavet en udligningskreditnota på den samme
faktura.
Udpeg den ønskede faktura og tryk på knappen. Herved ligger fakturakladden klar til bogføring i Adm. >
Fakturering > Fakturering.
Du har måske brug for at ændre i diverse tekster inden du bogfører den.
Bemærk, at fakturakopien ikke afdækker nogen form for forbrug. Derfor dannes der hverken time- eller
udlægsbilag. Såfremt bilag skal vedlægges den nye faktura bruges i stedet en tilbageføring med tilhørende
nyt fakturaforslag.
4.5
Rentenota
Hvis I ønsker at anvende rentenotaer, er det en forudsætning, at der er indtastet en renteprocent i
Konfiguration > Diverse > ’Rentenota’.
Udpeg den ønskede faktura, og tryk på knappen [Rentenota].
Herved ligger en rentenota klar til fakturering i Adm. > Fakturering > Fakturering.
Gælder der særlige forhold, har du mulighed for at redigere i rentenotaens renteprocent, tekster og
betaler.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
30 af 48
Version 7.201.140
4.6
AutoPilot - Fakturering
Fakturaarkivets statuskolonner
I fakturaarkivet findes to statuskolonner: Betalt og OIO (OIO fremgår kun hvis programmet er konfigureret
til elektronisk fakturering).
Et flueben i kolonnen OIO bekræfter, at der ved bogføringen af fakturaen blev dannet en OIOUBL-fil til
elektronisk fakturering. Kolonnen er en informationskolonne, det er ikke muligt at danne en OIOUBL-fil ved
at sætte flueben i kolonnen.
Statuskolonnen ’Betalt’ viser, at fakturaen er betalt.
Fluebenet sættes ved at dobbeltklikke på linjen. Derved vises en dialogboks:
Tryk på knappen [OK] sætter fluebenet.
Når du markerer en faktura som ’Betalt’, vil det fremgå af delsagsstatusrapporten, idet der står ’Ja’ i
kolonnen ’B’.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
31 af 48
Version 7.201.140
5
AutoPilot - Fakturering
Fakturering til udlandet
AutoPilot indeholder de grundlæggende funktioner til skrivning af fakturaer i valuta.
Herudover indeholder AutoPilot en række mere avancerede funktioner, der kan være aktuelle ved store
mængder af fakturaer til udlandet:
1. Tidslig udvikling af valutakurs
2. Oprettelse af momsregelsæt ud fra modtagerlandets regler
3. Oversættelse af udlægstekster til modtagerlandets sprog
4. Oversættelse af fakturalayout
5. For virksomheder, der indgår aftaler i fremmed valuta, og dermed har kursrisikoen på kontrakten,
er der følgende funktion i AutoPilot:
På hver enkelt delsag i fremmed valuta, er der mulighed for at fiksere omregningskursen for
indtægter og udgifter til den kurs, der gjaldt ved aftalens indgåelse.
Funktionen bevirker, at selve sagsstyringen bliver uafhængig af kursudsving.
Systemet er indrettet således, at kursudsving udelukkende bliver til kurstab/gevinst på en konto i
finanssystemet.
De følgende afsnit beskriver hvordan de forskellige funktioner konfigureres og bruges i AutoPilot.
5.0
Grundlæggende fakturering i valuta
Hvis du vil skrive en faktura i fremmed valuta, skal denne være oprettet, og kursen være fastlagt i forhold til
basisvalutaen i AutoPilot.
Generelt vises alle beløb i basisvalutaen. Hvis intet andet er anført, er basisvalutaen danske kroner, DKK.
1. Basis > Moms/Valuta > Valuta. Her oprettes de udenlandske valutaer, I måtte ønske at benytte, og
kursen indtastes.
2. Basis > Moms/Valuta > Fixering. Her fixeres danske kroner som basisvaluta til kurs 100.
Nu er du klar til at anvende valuta i AutoPilot. Udlæg og fremmed arbejde kan registreres i valuta, og der
kan faktureres i valuta.
Registrering af udlæg i fremmed valuta: Adm. > Registrering > Udlæg. Klik på punktet ’Valuta’ i menulinjen.
Herved vises valuta-feltet i registreringskladden. I valutafeltet indvælges, hvilken valuta udlægget skal
registreres i. Kost og salgspris-felterne udfyldes nu med beløbet i den valgte valuta. Alle steder i AutoPilots
forbrugsoversigter vises værdien af udlægget omregnet til danske kroner (= basisvaluta).
Fakturering i valuta: Adm. > Fakturering > Fakturering. Når en faktura ligger klar til fakturering, kan
faktureringsvaluta vælges fra rullemenuen ’Valuta’ lige inden bogføring.
Tip: Det kan være en fordel at sætte et faktureringsnotat på delsagen, så man husker at fakturere i anden
valuta. Det gøres via Fakturering > Fakturaforslag > Dannelse af fakturaforslag > Faktureringsopsætninger.
Her indtastes faktureringsnotatet, og det vil stå som et informationsfelt med en gul baggrund hele vejen
igennem faktureringsprocessen.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
32 af 48
Version 7.201.140
5.1
AutoPilot - Fakturering
Tidslig udvikling af valutakurs
AutoPilot har en funktion, der muliggør vedligeholdelse af valutakurser over tid. Funktionen bevirker at
enhver omregning foregår til den aktuelle kurs.
Ved at registrere kursudviklingen opnår du en række fordele:
• Fakturering omregnes med en aktuel kurs
• Størrelsen på registrerede omkostninger kommer til at ligge tættere på den reelle omkostning. Det
medfører, at du bedre kan regulere aftalebeløbet til fremmed arbejde og ikke-fakturerbare udlæg
præcist. Dermed bliver beløbet til eget honorar i f.eks. planlægningsbilledet også mere præcist
• Fakturabilag stemmer med originalbilag.
For at kunne registrere den tidslige udvikling i valutakurser skal følgende være udført:
1. Basis > Moms/valuta > Fixering. Sæt flueben i ‘Vedligehold kursudvikling på valuta’.
2. Luk Basis og åbn igen.
3. Basis > Moms/valuta > Valuta. Nu er der to lister, den øverste rummer de valutaer, du har
defineret. Når du markerer en valuta i den øverste liste, kan du i den nederste liste registrere en
dato og en kurs. Du kan eksempelvis registrere kurserne hver måned for den valgte valuta.
5.2
Moms ved fakturering til udlandet
Allerede ved registrering af en omkostning i AutoPilot, bestemmer programmet, hvilken moms der skal
pålignes omkostningen ved videresalg. Dette gør AutoPilot ved at registrere en salgsmomskode på
omkostningen.
Momskoden på eget arbejde bestemmes til den momskode, kunden er sat op med.
Bestemmelse af momskoden på udlæg og fremmed arbejde afhænger af, om AutoPilot er konfigureret til at
anvende momsregelsæt eller ej.
Uden momsregelsæt:
Salgsmomskoden på udlæg og fremmed arbejde er bestemt af den momskode, det enkelte udlæg er sat op
med.
Med momsregelsæt:
Salgsmomskoden er stadigvæk bestemt af en momskode, som det enkelte udlæg er sat op med. Forskellen
er, at der nu findes en momskode pr momsregelsæt.
Momsregelsættet vælges på den enkelte delsag.
5.2.1
Opsætning af momsregelsæt
Momsregelsæt skal først aktiveres i Konfiguration.
1. Gå i Konfiguration > Valgmuligheder > Internationalt og sæt mærke i ’Anvend landekoder’. Derved
åbnes for vedligehold af landekoder og momsregelsæt i Basis.
2. Basis > Moms/valuta > Moms %. Her definerer du indledningsvis hvilke momssatser, I har brug for.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
33 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
3. Gå nu i Basis > Diverse > Momsregelsæt. Her definerer du hvilke momsregelsæt du vil bruge. For
hvert land, hvor I er momspligtige, opretter du et momsregelsæt.
4. Basis > Diverse > Landekoder. Her knytter du momsregelsæt sammen med en landebetegnelse, og
vælger, om den kun skal bruges til momsregelsæt, oversættelse af udlægsbeskrivelser eller begge
dele.
5. Gå nu i Basis > Priser udlæg > Prislister udlæg og tryk på [Salgsmoms pr momsregelsæt]. Ved at
trykke på [Synkroniser] hentes alle udlæg ind i listen. Herefter vælger du i dropdown-menuen det
momsregelsæt, du vil arbejde med. For hvert udlæg i listen, indvælger du nu den momskode, som
skal gælde for det pågældende udlæg.
6. Næste trin i opsætningen er at redigere delsagskortet på de relevante delsager. Det kan for
eksempel gøres fra Adm. > Fakturering > Fakturaforslag > Hklik + Rediger delsagskort. Her
indvælges det ønskede momsregelsæt. Det bevirker, at udlæg, der efterfølgende registreres på
delsagen, automatisk får tildelt den relevante momssats ifølge momsregelsættet.
7. Sidste trin er at definere momssatsen på honorar. Det gøres i Basis > Organisation > Kunder og
leverandører > Dobbklik på den relevante kunde. I feltet ’Momskode’ vælges, hvilken momskode
der skal gælde for honorar.
5.3
Opsætte oversættelser af udlægsbeskrivelser
Oversættelse af udlægsbeskrivelser
Basis > Organisation > Kunder og leverandører > Kundekortet > Udlægssprog.
I forbindelse med opsætningen af momskoder er det også muligt at oversætte udlægsbeskrivelserne, så de
automatisk bliver oversat til det korrekte sprog på fakturaen.
Ved registreringen vælges det fælles udlægsID ind, og beskrivelsesteksten vises i henhold til det
udlægssprog, der er indvalgt på kundekortet.
Dette forudsætter at trin 1-3 i forrige afsnit er udført. Herudover skal du udføre følgende:
1. Gå i Basis > Diverse > Landekoder. Her knytter du momsregelsæt sammen med en landebetegnelse,
og vælger, om den kun skal bruges til momsregelsæt, oversættelse af udlægsbeskrivelser eller
begge dele.
2. Oversættelserne indtastes derefter i Basis > Priser udlæg > Prislister udlæg > [Oversættelse pr
sprogkode]. Ved at trykke på knappen hentes en liste over allerede definerede udlæg frem. Her kan
den danske beskrivelsestekst oversættes til andre sprog. Listen findes i en udgave for hver
landekode, der er aktiveret til oversættelse.
3. Gå nu i Basis > Organisation > Kunder og leverandører > Dobbklik på kunden for at redigere
kundekortet. Her vælges landekoden ind i feltet ’Udlægssprog’. Det styrer, hvilken oversættelse,
der skal stå som udlægsbeskrivelse, når et udlæg registreres.
4. I Adm. > Registrering > Udlæg. Når udlæg registreres her, indvælges som sædvanlig det relevante
udlægsID. Beskrivelsesteksten oversættes automatisk til det sprog, der er valgt på kundekortet.
5.4
Valg af sprog på fakturalayout
Hvis I jævnligt fakturerer til udlandet er det en fordel at have de faste tekster på fakturalayoutet oversat til
et andet sprog, så begreber som ’Honorar’ og ’Forfaldsdato’ bliver forstået af kunden. Ligeledes kan I have
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
34 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
behov for andre eller flere bankoplysninger, ligesom format på telefonnummer og adresser kan være
anderledes.
Til dette formål skal jeres eksisterende layout udvikles med ekstra kode og oversættelser, hvorefter den
enkelte delsags opsætning styrer sprogvisningen på fakturalayoutet. Kontakt AutoPilot vedrørende denne
tilretning.
5 . 4 .1
Aktivering af et fakturalayouts oversættelser
Hvis I får udviklet oversættelser af jeres fakturalayout, modtager I en ny fakturalayout-fil. Når den ligger
klar på jeres serverdrev, skal AutoPilot konfigureres til at bruge oversættelserne.
1. Konfiguration > Valgmuligheder > Sagsfaktura > ’Mulighed for valg af sprogkode på den enkelte sag’
aktiveres.
2. Adm. > Fakturering > Fakturaforslag > Dannelse af fakturaforslag > Faktureringsopsætning >
Fakturasprog. I feltet tastes tallet for den sprogkode, der er indsat i fakturalayoutet, på delsager, der
skal faktureres til udlandet. Nogle eksempler på sprogkoder er: 45 = dansk, 44 = engelsk, 49 = tysk og
47 = svensk.
3. Alternativt kan sprogkoden vælges ind lige inden bogføringen.
Testvisningen og den printede udgave af fakturaen vil nu være på det ønskede sprog.
5.5
Fixering af omregningskurs på sager i fremmed valuta
AutoPilot indeholder en funktion, som gør at kursreguleringer på sager, hvor kontrakten er indgået i
fremmed valuta, holdes ude af sagssystemet.
Hvis denne funktion ikke blev aktiveret i forbindelse med implementeringen af AutoPilot, vil vi på det
kraftigste råde jer til at anvende vores mentorordning i forbindelse med en aktivering.
Funktionen aktiveres via Basis > Moms/valuta > fiksering – flueben i ’Aftaler i valuta’.
Herefter kan I på hver enkelt delsagskort registrere den valuta, som kontrakten er indgået i, og den kurs,
der gjaldt ved kontraktens indgåelse.
Dette bevirker følgende:
• Aftalen indtastes i fremmed valuta
• Betalingsplaner på fastprissager indtastes i fremmed valuta
• I sagssystemet omregnes fakturabeløb i fremmed valuta til basisvalutaen ud fra den registrerede
kurs på delsagen
• I sagssystemet omregnes registrerede omkostninger til fremmed arbejde, hvor
underrådgiveraftalen er indgået i fremmed valuta, til basisvalutaen ud fra den registrerede kurs på
delsagen
Bemærk, at udlæg i fremmed valuta altid omregnes til basisvaluta efter den aktuelle kurs.
Bemærk, at alle beløb, der vises i opgørelser og statistikker i AutoPilot er angivet i basisvaluta.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
35 af 48
Version 7.201.140
5.5
5. 5 .1
AutoPilot - Fakturering
Anvendelse af valutakurslåsning
valutakurs låsning
For at anvende valutakurslåsningen, skal følgende regler efterleves:
1. Når du opretter en ny delsag, hvor kontrakten er i fremmed valuta, bør du ikke registrere aftalen i
forbindelse med den sædvanlige delsagsoprettelse.
2. Når delsagen er oprettet, registrerer du dens valuta og valutakurs. Gå i Delsager Aftaler > Hklik og
vælg ’Rediger delsagskort’. Her registreres valutaen og aftalekursen.
3. Herefter registreres delsagens aftale i den pågældende valuta. Gå i Delsager Aftaler > Hklik og vælg
’Rediger aftale’. Rediger nu den aftale, der som standard blev
oprettet uden indtastede beløb.
Aftalebilledet indeholder to kolonner, en med basisvalutaen
(DKK) og en med delsagens valuta. Uanset hvilken af de to
kolonner aftalebeløbene skrives ind i, omregnes det automatisk
til den anden valuta ud fra den låste kurs. Det vil altså sige, at
aftalen kan registreres i den udenlandske valuta, hvorefter
beløbene omregnes til basisvaluta, som er danske kroner. Det
er beløbene i basisvaluta, der vises i Planlægningsbilledet og i
opgørelser af igangværende arbejde.
4. Gå nu i Adm. > Fakturering > Fakturaforslag > Dannelse af
fakturaforslag > Faktureringsopsætninger. Her kan med fordel
indtastes en reminder om, at fremtidig fakturering skal foregå i
den aftalte valuta.
5. Adm. > Fakturering > Dannelse af fakturaforslag > Rater (Hvis
det er en fastpris sag efter rate). Nu, hvor aftalen er oprettet i valuta, kan rateplanen også oprettes
i valuta. Her foregår også en automatisk omregning mellem basisvalutaen (DKK) og den fremmede
valuta.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
36 af 48
Version 7.201.140
Appendiks 1
AutoPilot - Fakturering
Højreklikmenuen
Fra de tre sagsbehandlingsbilleder ’Delsager aftaler’, ’Planlægning’ og ’Rater likviditet’ har du via
højreklikmenuen adgang til en række fælles funktioner.
I det følgende gennemgås disse fælles funktioner.
De punkter, der er specifikke for det aktuelle billede, er gennemgået i det dertil hørende afsnit.
A 1.1 Rediger sagskort
Når du vælger punktet ’Rediger sagskort’ fra højreklikmenuen, får du adgang til at redigere relevante dele
af sagskortet.
Nogle felter kan ikke redigeres herfra: Sagsnummer, Sagsserie, Projektleder og Direktion. Disse meget
centrale oplysninger kan kun ændres i Basis > Organisation > Sager.
Hvis der er fejl i det interne sagsnavn, sagsnavn på fakturaen eller i sagsadressen kan du rette det her.
I forbindelse med revurdering af de enkelte sagers tilhørsforhold i statistisk sammenhæng kan du her
indvælge de ønskede værdier for A-, B- og C-gruppering.
Flueben i ’Tillad selvbemanding’ bevirker, at medarbejderne selv kan indvælge sagen på deres timeseddel.
Hvis fluebenet ikke er sat, skal projektlederen bemande medarbejderen før vedkommende kan registrere
timer på sagen.
I rammen ’Salgsprisberegning’ står anført informationer om hvorledes salgspriser på sagens medgået tid
delsager beregnes.
Er AutoPilot konfigureret til at bruge prisgrupper kan sagens overordnede prisgruppe anføres her. Denne
bestemmer hvilke prisgrupper nye aktiviteter på sagen default får.
Ændringer i sagens overordnede prisgruppe har ingen indflydelse på eksisterende aktiviteter. Disse vil
fortsat blive afregnet efter den prisgruppe, de er oprettet med.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
37 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Hvis sagens medgået tid-delsager skal afregnes som den afholdte kostpris gange en aftalt
dækningsbidragsfaktor, så aktiveres radioknappen ’Afregningsfaktor’, og den aftalte afregningsfaktor
angives. Anfør ’Tvungen værdi’ med mindre der er aftalt forskelligt dækningsbidrag afhængig af aktivitet. I
så fald anfør ’Forslagsværdi’ hvilket medfører, at der kan angives særskilt afregningsfaktor på hver enkelt
aktivitet.
Rammen ’Udlæg’ definerer, hvordan udlæg på sagen håndteres. Der skelnes mellem kørsel og andre udlæg,
og begge typer kan indstilles til enten at være fakturerbare eller til straksafskrivning.
I tilfælde af straksafskrivning udfører AutoPilot denne ved aflevering af udlæg fra timeseddel eller
registreringskladde. Som alle andre afskrevne udlæg kan de i givet fald genskrives i forbindelse med
faktureringsprocessen.
Rammen ’Fakturaen’ kan du anføre den attentionperson, som sagens faktura skal stiles til og på tilsvarende
vis kan du anføre et eventuelt ordrenummer og kode for fakturasprog. Fakturasproget er kun relevant, hvis
fakturalayoutets tekster er oversat til andre sprog. I så tilfælde udfyldes feltet med landekodetallet for det
ønskede sprog. Informationerne fra disse felter slår igennem til fakturaen med mindre de er anført på
delsagsniveau.
Feltet ’Sagsnotat’ bruger du til at skrive bemærkninger om sagen.
A 1.2 Rediger delsagsplan
Når du vælger [Rediger delsagsplan] i højreklikmenuen, får du en liste over alle delsager på den aktuelle
sag.
I delsagsplanen har du adgang til at ændre en række oplysninger om delsagen:
• Delsagsnavn
• Betaler – hver delsag kan have en separat betaler, som er uafhængig af sagens kunde.
• Sandsynlighedsprocent – (Kun på akkvisitionssager) færdiggørelsesbudgettet belaster kapaciteten
vægtet i forhold til S %
• Statistikmærker
• Ordrenummer
• EAN-nummer
Delsagslisten indeholder et variabelt antal kolonner afhængig af konfigurationen.
De mulige kolonner består af statistikdimensioner, kontraktstatus, projektleder og afdeling. I hver af disse
kolonner kan du indvælge de for kolonnen relevante data. Ønsker du at slette et indvalg, findes øverst til
venstre en minus-knap, der blanker et af de nævnte felter. Hver enkelt knaps funktion er forklaret i tooltipteksten.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
38 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
A 1.3 Rediger delsagskort
Når du i højreklikmenuen vælger ’Rediger delsagskort’ vises
en formular, der indeholder specifikke informationer for den
enkelte delsag.
Delsagskortet rummer informationer om:
• Akkvisition eller ej
• Ambitionsfaktor
• Delsagsnotat
• Momsregelsæt & Valutaafregning (Såfremt dette er
aktiveret)
• Særlige krav ved accept af en leverandørfaktura
(kun relevant på fastprissager)
A 1.4 Fakturaarkiv
Når du i højreklikmenuen vælger ’Fakturaarkiv’, får du adgang til delsagens fakturering.
Her vises samtlige fakturaer på delsagen i en liste, inklusiv de mest overordnede informationer om hver
enkelt faktura.
Vælger du en bestemt faktura, vises forneden yderligere detaljer om fakturaen.
Under alle omstændigheder kan du se og evt. printe en kopi af selve fakturaen.
A 1.5 Vis delsagsstatus
Når du i højreklikmenuen vælger ’Vis delsagsstatus’, åbner delsagsstatusrapporten, der giver dig en samlet,
aktuel status for delsagen.
Rapporten er inddelt i 8 forskellige afsnit. Længere nede er de enkelte afsnit forklaret.
Afsnit 3 forekommer kun på delsager efter medgået tid, afsnit 4 forekommer kun på delsager efter fast pris.
Under alle omstændigheder vises et givet afsnit kun hvis der er noget at vise.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
39 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
1
Aftale
Her vises en liste over de aftalereguleringer, der er registreret i AutoPilot.
Nederst i afsnittet vises den gældende aftalesum.
2
Færdiggørelsesbudget
Afsnittet viser færdiggørelsesbudgettets timetal, kostpris og salgspris.
Ved at sammenholde dette med forbruget er den forventede slutfaktor
beregnet. Formlen for beregning af den forventede slutfaktor er altid anført
nederst på rapporten.
3
Eget arbejde efter fast pris
Viser hvor mange timer, der er brugt, deres kostpris og nominelle salgspris.
Den nominelle salgspris er bestemt af prislistesystemet.
Hvis AutoPilot er konfigureret dertil, er den bestemt som den forbrugte
kostpris gange ambitionsfaktor.
4
Eget arbejde efter medgået
tid
Viser hvor mange timer, der er brugt, deres kostpris og salgspris.
Salgsprisen er bestemt af prislistesystemet.
5
Fremmed arbejde
Viser forbrugt og faktureret fremmede arbejde på delsagen.
6
Udlæg
Viser forbrugt og faktureret udlæg på delsagen.
7
Varer
Viser forbrugte og fakturerede varer på delsagen.
8
Faktureringer
Viser en liste over samtlige fakturaer på delsagen. Listen viser
fakturanummer, fakturadato og det fakturerede beløb.
Det fakturerede beløb vises fordelt på kategorierne: Eget honorar, fremmed
arbejde, udlæg og varer.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
40 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Nederst vises formlen for, hvordan den forventede slutfaktor er udregnet.
Til venstre på formularen findes en menu til indstilling af delsagsstatusrapporten.
Øverst kan du vælge, om du vil se en status – den viser alt, hvad der er sket op til nu – eller om
du vil se de forandringer, der er sket på delsagen indenfor en given periode, som du selv
definerer.
Vælger du statusrapporten, kan du definere, om du vil se rapporten op til i dag eller til
udgangen af sidste måned.
Du kan indstille, om rapporten skal vise kostpriser eller ej.
Endelig kan du indstille detaljeringsgraden. Denne spænder fra ingen detaljer op til en
gruppering efter valgfrie dimensioner i op til 3 niveauer. Du kan vælge mellem dimensionerne
aktivitet, ressource (Medarbejder / leverandør) og måned.
Bemærk: For at indstillingerne slår igennem, skal du trykke på [Vis].
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
41 af 48
Version 7.201.140
Appendiks 2
AutoPilot - Fakturering
Grafik over fakturering til udlandet
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
42 af 48
Version 7.201.140
Appendiks 3
AutoPilot - Fakturering
Grafik over flere fakturalayout
Konfigurering er med blå tekst, Praktisk anvendelse med grøn tekst.
Det er muligt at bruge med sprogkoder på sagsfakturaerne uden at aktivere momsregelsæt eller
oversættelse af udlæg.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
43 af 48
Version 7.201.140
Appendiks 4
AutoPilot - Fakturering
Grafik over valuta på udlæg og aftaler
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
44 af 48
Version 7.201.140
Appendiks 5
AutoPilot - Fakturering
Oprettelse af fordelingsplaner
I DIR > Resultat likviditet oprettes fordelingsplaner. Højreklik på en fastpris delsag efter færdiggørelsesgrad
og vælg ’Fordelingsplan’ for at oprette, redigere eller se fordelingsplanen.
Fordelingsplanen bruges til at registrere i hvilken takt, det forventes at faktureringen på delsagen falder.
På denne måde er det muligt at registrere den tidslige fordeling af % færdig delsagernes bidrag til den
fremtidige likviditet.
Ved bogføring af fakturaer på delsagen reduceres fordelingsplanen automatisk med det fakturerede beløb.
Til højre i formularen får du overblik over:
Hvor meget af aftalen er ikke faktureret
Hvor stor en del af aftalen er oprettet i fordelingsplanen
Du fordeler den aftalte fakturering i tid ved at oprette sæt af faktureringsdato og faktureringsbeløb.
Fordelingens samlede beløb fremgår hele tiden af rubrikken ’Fordelingsplan’.
Rubrikken ’Difference’ viser løbende det beløb, der endnu ikke er fordelt.
Du kan kun gemme fordelingsplanen hvis delsagens restfakturering til fulde er fordelt.
Fordelingsplanen kan revideres efter behov. Revision er nødvendig hvis aftalen ændres. Revision er også
nødvendig hvis den lagte tidsplan for sagens gennemførelse ændres.
Appendiks 6
Oprettelse og brug af ydelser.
Du har mulighed for at oprette en rate ved at indvælge en linje fra varekartoteket.
Det gør du ved markere raten som ”Ydelse” hvorefter du trykker på
. Herved får du en liste over
ydelser. Når du vælger fra listen, udfyldes ratens tekst og beløb svarende til det valgte.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
45 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Det er muligt at vælge antal af den valgte ydelse, for eksempel 3 tilstandsrapporter á X-antal kroner. Du kan
også overskrive prisen, eller indvælge en ydelse uden pris.
De linjer der kan indvælges er i varekartoteket mærket som værende en ”Ydelse”.
I kan definere ydelser i Basis > Varer > Varer.
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
46 af 48
Version 7.201.140
Appendiks 7
AutoPilot - Fakturering
Teknisk information om SMTP-
opsætning for at sende pdf-fakturaer pr mail
I AutoPilot kan indstillingerne for SMTP-server konfigureres på tre forskellige måder:
1. Til at bruge en ekstern SMTP-server
2. Til at bruge en intern SMTP-server på samme server som AutoPilot
3. Til at bruge en intern SMTP-server på en anden server end AutoPilot
1
Eksempel på opsætning af ekstern SMTP-server:
Bemærk, at serveren skal tillade relay uden angivelse af adgangskode.
Mange internetudbydere stiller en ekstern SMTP-server til rådighed for deres kunder, som kunderne kan
sende ud igennem. Kunden identificerer sig ofte med sin IP-adresse overfor udbyderens server.
På siden www.smtpserver.dk findes en delvis liste over danske udbyderes SMTP-servere. Kontakt evt. din
internetudbyder for at sikre dig, at relay uden password er tilladt.
2
Eksempel på opsætning ved en intern SMTP-server, som kører på samme server som AutoPilot:
Der kan også stå localhost i stedet for serverens IP-adresse.
Derudover skal du tillade relay på din IIS, se evt. punkt 4
3
Eksempel på opsætning ved en intern SMTP-server, som kører på en anden server end AutoPilot:
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
47 af 48
Version 7.201.140
AutoPilot - Fakturering
Der kan også stå localhost i stedet for serverens IP-adresse.
Derudover skal du tillade relay på din IIS.
4
Hvordan tillader jeg relay på IIS?
- Åbn IIS Admin MMC
- Højreklik på SMTP Virtual Server > Properties
- Fanen Access > Relay
- Tilføj 127.0.0.1 (eller hvilken adresse det nu må være) til listen
- OK til alle bokse
- Genstart SMTP Service
Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS
48 af 48