Tolkeudbud bestilling
og fakturering
9. Juni 2015
2
Formål i dag
Afklare hvilke arbejdsgange relateret til bestilling,
dokumentation af tolkesamtale og samtaletidspunkt,
kvittering og fakturering systemerne skal understøtte.
Opsummering af, hvor de største udviklingspotentialer
ligger.
Afklare hvilke muligheder der er for at udvikle og
implementere bedre systemer i alle regionerne og hvordan
det giver mening af arbejde videre med området.
Samle input til kravspecifikation.
Dagsorden
09.00
Velkomst, præsentationsrunde og intro til processen
09.20
Identificere udviklingspotentialer ud fra kortlægning af eksisterende arbejdsgange.
10.20
Cap Gemini og Region Midt præsenterer løsning Region Midt har implementeret.
11.20
Præsentation af tolkebureauernes behov og synspunkter vedr. bestillings- og
faktureringspraksis ved Björg Magnusdóttir.
11.40
Frokost
12.20
Gruppearbejde: hvordan arbejdsgangene omkring bestilling og fakturering bør fungere og
hvad systemerne skal kunne levere.
13.50
Opsamling på diskussioner – grupperne præsenterer.
14.50
Videre proces.
15.00
Tak for i dag.
Arbejdsgange Reg Nord
Hospital:
Booking via internetbestillingssystem på
tolkebureauernes hjemmesider.
Der bestilles også nogle gange over telefon, fax og
mail. Dette dog ikke i så høj grad.
Der er ønske om at undersøge mulighederne for at
lave bestilling i Bookplan eller EPJ.
Arbejdsgange Reg Midt
Hospital:
Tolkeportalen stillet til rådighed og opsat til alle afd., som ønsker det. (ikke krav)
Elektronisk bestilling via Tolkeportalen er meget udbredt på regionshospitalerne,
men enkelte afdelinger anvender også/kun tolkebureauernes tlf/fax/hjemmeside.
Almen praksis:
Bestiller næsten udelukkende via tolkebureauernes tlf/fax/hjemmeside.
Der er igangsat pilotafprøvning af Tolkeportalen til almen praksis i maj 2015.
Staben Nære Sundhedstilbud godtgør udgifter.
Psykiatrien:
Har indført Central Visitation i Silkeborg, hvor alle ’nye patienter’ håndteres,
herunder også bookning af tolkning til behandling, som skal foregå på andre
geografiske lokationer end i Silkeborg. Bestiller af tolkeydelser er dermed en
anden end dem, som skal have patienter i behandling.
Arbejdsgange Reg Syd
Hospital:
Bruges internetbestillingssystem på tolkebureauernes
hjemmesider. Der bestilles også over telefon, fax og mail,
særligt på sengeafdelinger, hvor der ofte er behov for
bestilling til samme dag.
Almen praksis:
Bruger primært internetbestillingssystem på tolkebureauernes
hjemmesider.
Regionens Praksisafdelingen godtgør udgifter.
Arb.gange sygehuse og almen praksis
Bestilling sygehuse
Ønsker bestilling sygehuse
Ved henvisning fra praktiserende læge: Krav om at angive, om der er
brug for tolk eller ej. Samt angive sprog, dialekt og evt. kønspræference.
Papirløs bestilling, så man ikke længere modtager bekræftelse for
bestilling inkl. tolketidspunkt, apparatnummer mv. over fax men i stedet
digitalt.
Sikring af, at rekvirent og tolkeudbyder gemmer specielle ønsker, der er
skrevet i ”bemærkninger”.
Bekræftelse på bestillingen af tolk, så man er sikker på, at tolkebureauet
har noteret det rigtigt (under specielle bemærkninger)
Bestilling og kvittering skulle også optimalt set hænge sammen.
Kvittering sygehuse
Ønsker kvittering sygehuse
Hurtigt at kunne kontrollere, om tolkningen er udført. (OBS: adgang til
CPR nummer ved adgang til journal)
Tidspunkt for tolkesamtalen (samlede tid, samtalen har varet samt start
og slut-tidspunkt) registreres automatisk lige efter tolkesamtalen.
Kvittering for tolkning lige når samtalen afsluttes, hvorefter tolkningen
automatisk sendes til fakturering.
Opfølgning på, om tolkene har leveret en ordentlig kvalitet og det man
bestilte (fx rigtig dialekt, køn, religion mm).
Validering og fakturering sygehuse
Ønsker fakturering sygehuse
Kvittering hænger sammen med bestilling og kvittering for
tolkning.
Let kunne se, hvem der har bestilt og benyttet tolkning.
(Specifik afdeling samt medarbejder)
Bestilling almen praksis
Ønsker bestilling almen praksis
Digital bekræftelse på tolkebestilling (i dag e-mailbekræftelse).
Bestilling og kvittering skulle hænge sammen.
Ved aflysning: Tolkeudbyder skal sende bekræftelse på
aflysning i et format, der kan bruges som dokumentation.
(OBS: Sikkert system mht. CPR nummer.)
Pop-up vindue el. lign. med gode råd til tolk og behandler, når
man logger på udstyr til videotolkning. (praktiske og etiske
råd).
Kvittering almen praksis
Ønsker kvittering almen praksis
Tidspunkt for tolkesamtalen (samlede tid, samtalen har varet
samt start og slut-tidspunkt) registreres automatisk lige efter
tolkesamtalen.
Kvittering for tolkning lige når samtalen afsluttes, hvorefter
tolkningen automatisk sendes til fakturering.
Pop-up vindue el. lign., der dukker op lige efter tolkning, hvor
man kan vurdere kvaliteten af tolkningen.
Validering og fakturering almen praksis
Ønsker fakturering almen praksis
Fakturering hænger sammen med bestilling og kvittering for
tolkning.
Dot voting
Klinikere og administrativt personale
2 klistermærker hver
Markér der, hvor der er størst behov for forandring i
dag
Præsentér største problemområder for gruppen