Brugervejledning til konomistyring NS 70

Side 1 af 309
Navision Stat 7.0
Brugervejledning til Økonomistyring
Overblik
Formål
Denne vejledning indeholder en generel beskrivelse af de grundlæggende
opsætninger for dit regnskab i Navision Stat 7.0, samt integrationer op mod bank
og ØDUP.
Vejledningen vil bl.a. beskrive mange af de overordnede opsætninger, såsom
oprettelse af nummerserie, kladdetyper og opsætning af synkroniseringsparametre
til SKS og CØSA.
Vejledning vil ligeledes beskrive finans-delen. Det er fra dette modul du får
adgang til bl.a. finanskontoplanen, dimensionsanalyserne, kontoskemaer og
finansbudgetter.
ØSY/MAI
Dato 30.04.15
Side 2 af 309
Indholdsfortegnelse
Overblik .............................................................................................................................. 1
Formål ............................................................................................................................ 1
Målgruppe ...................................................................................................................... 8
Hvorfor er det vigtigt? ................................................................................................. 8
Copyright ....................................................................................................................... 8
Seneste ændring ............................................................................................................. 8
Beskrivelse ..................................................................................................................... 9
Forord............................................................................................................................. 9
Opsætninger ................................................................................................................ 10
Virksomhedsoplysning .......................................................................................... 10
Regnskabsopsætning .............................................................................................. 15
Regnskabsperioder ................................................................................................. 26
Kontoplanen ........................................................................................................... 27
Nummerserie .......................................................................................................... 27
Bogføringsgrupper ................................................................................................. 31
Virksomhedsbogføringsgrupper ...................................................................... 31
Produktbogføringsgruppen .............................................................................. 32
Bogføringsopsætning......................................................................................... 33
Momsbogføringsgruppe ................................................................................... 38
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe ........................................................ 38
Momsproduktbogføringsgrupper ............................................................... 39
Opsætning af Momsbogføringsgrupper..................................................... 40
Bankbogføringsgruppe...................................................................................... 43
Spor .......................................................................................................................... 45
Kildespor............................................................................................................. 45
Kildesporsdefinition .......................................................................................... 46
Årskoder.............................................................................................................. 48
Generelt (Sprog, lande og valutakurser).............................................................. 48
Sprog.................................................................................................................... 49
Lande/Områder ................................................................................................. 50
Valutaer ............................................................................................................... 52
Finanskladdetyper .................................................................................................. 57
Tekster ..................................................................................................................... 60
Opsætning af ændringslog..................................................................................... 61
Ændringslogposter ................................................................................................. 64
Udskrivning af ændringslog .................................................................................. 65
Slet Ændringslogposter.......................................................................................... 65
Statslige opsætninger herunder integration til SKS og CØSA ............................. 67
ØDUP integrations opsætning ............................................................................. 67
SKS Kontoplan....................................................................................................... 74
SKS Perioder ........................................................................................................... 76
SKS Aktivitetsperioder .......................................................................................... 77
SKS Delregnskaber ................................................................................................ 78
SKS Afstemning ..................................................................................................... 80
Side 3 af 309
CØSA Formålskode ............................................................................................... 81
Import/Eksport SKS Log .................................................................................... 81
Eksport SKS Log ............................................................................................... 83
Import/eksport log ....................................................................................... 84
Eksporter valgfri periode .................................................................................. 85
Datastrømme fra SLS ............................................................................................ 87
Løngrupper ......................................................................................................... 87
Lønfinansposter i Indbakken ........................................................................... 88
Indlæsning af lønfinansposter .......................................................................... 91
Kørslen indlæs lønposteringer ......................................................................... 91
Rapporter ............................................................................................................ 94
Modtagelse af ikke valide data fra SLS ........................................................... 94
Lønindbakkefejllog ............................................................................................ 95
Fejl i forbindelse med indlæsning af lønposter ............................................. 96
Kontobroen ........................................................................................................ 97
Dimensionsbro ................................................................................................... 99
Bevillingsposter fra ØDUP................................................................................. 103
Bevillingsindbakke ........................................................................................... 103
Indlæsning af bevillingsposter fra ØDUP .................................................... 104
Fejlhåndtering................................................................................................... 106
Dimensioner .............................................................................................................. 107
Standard Dimensioner ......................................................................................... 107
Global Dimensioner ............................................................................................ 109
Opsætning af Global Dimension .................................................................. 109
Dimensionsværdier .............................................................................................. 110
Spær dimensionsværdier ...................................................................................... 113
Undlad dimensionsbogføring ............................................................................. 113
Opsætning af Genvejsdimensioner (Regnskabsopsætningen) ....................... 114
Dimensionskombinationer ................................................................................. 116
Opsætning af Dimensionskombinationer ............................................... 117
Ophæv ugyldige komb. med spærrede dimensioner. ...................................... 117
Prioritering af Standarddim. ............................................................................... 118
Opsætning af dimensionsforslag på finanskonti .............................................. 120
Dimensionsforslag på enkelt finanskonto .................................................... 120
Opsætning af dimensionsforslag for en gruppe af finanskonti/ hele
kontoplanen ...................................................................................................... 122
Opsætning af dimensionsforslag på debitor og kreditor ................................ 124
Eksempel på dimensionsforslag på kreditor ................................................ 124
Eksportdimensions .............................................................................................. 126
Aliaskontering............................................................................................................ 127
Opsætning af Aliaskontering .............................................................................. 127
Aliaskonteringstabellen........................................................................................ 130
Budgetter .................................................................................................................... 136
Oprettelse af Finansbudgetter ............................................................................ 136
Finansbudgetter oprettes fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Finansbudgetter. ..................................... 136
Side 4 af 309
Visning af Finansbudgetter ................................................................................. 137
Eksempler på budgettering ............................................................................ 141
Eksempel 1 - Budgettering uden dimensionsværdier ............................ 141
Eksempel 2 - Budgettering på finanskonti og dimensionsværdier....... 142
Eksempel 3 - Budgettering på udelukkende dimensionsværdier ......... 143
Eksempel 4 – Budgettering på Fra-sums konti ...................................... 144
Eksempel 5 – Budgettering på flere linjer på samme finanskonto ...... 145
Eksempel 6 - Rettelse af budgetposter..................................................... 146
Udlæsning til Excel .............................................................................................. 146
Indlæsning af Finansbudgetter fra Excel .......................................................... 150
Kopiering af Finansbudget ................................................................................. 151
Budgetrapporter ................................................................................................... 154
Dimensionsbudgetrapport I ........................................................................... 155
Dimensionsbudgetrapport II ......................................................................... 158
Kontoskema .............................................................................................................. 161
Oprettelse af kolonneformater ........................................................................... 161
Opsætning af kontoskemaer ............................................................................... 165
Udskrivning, Udlæsning af kontoskemaer til Excel ........................................ 170
Udskrivning af kontoskemarapport .............................................................. 170
Udlæsning af kontoskema til Excel ............................................................... 173
Analyser ...................................................................................................................... 176
Opdatering af Analysen ....................................................................................... 181
Automatisk opdatering af Analyse via Batch ............................................... 182
Dimensionsanalyse ................................................................................................... 182
Visning af Dimensionsanalysen ......................................................................... 182
Udlæsning af Dimensionsanalysen til Excel ..................................................... 187
Kassererkladde .......................................................................................................... 189
Indtastning i Kassererkladden ............................................................................ 196
Eksempel 1: Indtastning hvor der registreres over to linjer. ..................... 197
Eksempel 2: Indtastning hvor der registreres samlet på en linje. ............. 197
Afstemning af kladdelinjer .................................................................................. 197
Kontrol af kladdelinjer ........................................................................................ 199
Klarmelding af kladden ....................................................................................... 199
Personadskillelse jvf. Regnskabsbekendtgørelsen ........................................... 201
Kladder ....................................................................................................................... 201
Bilagsnr. ................................................................................................................. 201
Afstem pr. bilagsnr. .............................................................................................. 202
Intern Dokument Type ....................................................................................... 202
Intern Dokument Type: Normal ................................................................... 203
Intern Dokument Type: Fejl .......................................................................... 203
Intern Dokument Type: Primo...................................................................... 203
Intern Dokument Type: Efterpost ................................................................ 203
Intern Dokument Type: Ultimopost ............................................................ 203
Tilbageførsel af journaler ......................................................................................... 205
Importer SKS Perioder........................................................................................ 205
Bogføringsdato ..................................................................................................... 205
Side 5 af 309
Poster fra Fagsystem ............................................................................................ 206
Udlad dimensionsbogføring ............................................................................... 206
Udgiftsfordeling ........................................................................................................ 207
Opsætning af Udgiftsfordeling ........................................................................... 207
Finans Dimensions filter ..................................................................................... 210
Udgiftsfordelt Finanskonti .................................................................................. 211
Fasthold dimension .............................................................................................. 211
Kørslen Udgiftsfordel med ressource ............................................................... 212
Udgiftsfordelingsjournal ...................................................................................... 214
Fordelingsposter .............................................................................................. 215
Fra udgiftsfordelingsjournal kan du få vist fordelingsposter, der blev
beregnet i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling................... 215
Genberegn fordeling ....................................................................................... 215
Slet fordeling..................................................................................................... 216
Overfør fordelingsposter til kladde ............................................................... 216
Eksempel 1 – Ingen fastholdte dimensioner. .............................................. 217
Eksempel 2 – Én fast dimension (delregnskab). ......................................... 218
Eksempel 3 – Delregnskab er fastholdt og der er sket en udeladelse af sted
2008.................................................................................................................... 218
Eksempel 4 – Der er sat filter på delregnskab 10, udeladelse af sted 2008
samt en filtrering på ressourcepostdatoer. ................................................... 219
Eksempel 5 – Der er sat filter på delregnskab 10, der er sket en
fastholdelse af sted, en udeladelse af sted 2008 samt filtrering på
ressourcepostdatoer. ........................................................................................ 220
Udgiftsfordeling på Sag ............................................................................................ 222
Opsætning af udgiftsfordelingskortet med sag ................................................ 222
Finans Dimensions Filter .................................................................................... 223
Udgiftsfordelte finanskonti ................................................................................. 224
Fastholdte dimensioner ....................................................................................... 225
Kørslen Udgiftsfordeling med sag ..................................................................... 226
Det er ikke muligt at overlappe perioder i udgiftsfordelingen....................... 228
Filtrering på sager ................................................................................................. 228
Udelad sag i fordeling .......................................................................................... 229
Udgiftsfordelingsjournaler .................................................................................. 229
Placering af udgiftsfordelingsposter .................................................................. 230
Genberegning af en udgiftsfordeling ................................................................. 231
Sletning af en udgiftsfordeling............................................................................ 231
Overfør fordelingsposter til en kladde .............................................................. 231
Eksempler.............................................................................................................. 232
Eksempel 1:Ingen fastholdte dimensioner. .................................................. 233
Eksempel 2: Én fastholdt dimension – Sted ............................................... 234
Eksempel 3: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag. ........................... 235
Eksempel 4: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag (men hvor
udeladelsen ignoreres) ..................................................................................... 237
Udelad sag i fordeling .......................................................................................... 238
Dimensionsfordeling ................................................................................................ 240
Side 6 af 309
Fordelingsnøgle .................................................................................................... 240
Tilknytning af Dimensionsforslag – Finanskonto ........................................... 242
Dimensionsfordeling på købs- og salgslinjen................................................... 243
Ekspempel 1 - købsfaktura............................................................................. 243
Sletning af dimensionsfordeling ......................................................................... 247
Moms – procedurer mv. .......................................................................................... 248
Opsætning af Moms ............................................................................................ 249
Momsvirksomhedsbogføringsgrupper ......................................................... 249
Momsproduktbogføringsgrupper .................................................................. 250
Momsbogføringsopsætningen ............................................................................ 251
Opsætning af momsnumre ................................................................................. 256
Beregning af moms .............................................................................................. 257
Afregning af moms .............................................................................................. 258
Afregning af toldmoms ................................................................................... 258
Omposter moms ......................................................................................... 259
Momsangivelse ............................................................................................ 260
Afregn Moms NS ........................................................................................ 264
Refusion af ikke-fradragsberettiget købsmoms (IFR)..................................... 268
Overblik over arbejdsgang ............................................................................. 268
Korrektionsmoms ................................................................................................ 269
Rapporter til afstemning af Moms ..................................................................... 269
Momsafstemning NS....................................................................................... 270
Finans – Kontokort ......................................................................................... 270
Moms listeangivelseTS .................................................................................... 272
Afstemning af beholdningsafstemning .................................................................. 274
Opsætning ............................................................................................................. 274
Beholdningsopsætning .................................................................................... 274
Beholdningsafstemningskonti ........................................................................ 275
Afstemningsdimensioner ........................................................................... 277
Opret primo beholdningsafstemning ........................................................... 278
Afstemning ....................................................................................................... 279
Igangværende afstemninger ....................................................................... 280
Afsluttede afstemning ................................................................................. 283
Afstemningsdimensioner ........................................................................... 284
Opret ny afstemning ................................................................................... 284
Hent poster .................................................................................................. 284
Automatisk Rejseudligning ........................................................................ 284
Afslut afstemning ........................................................................................ 284
Rapport ......................................................................................................... 284
Afsluttede Beholdsningsafstemninger ...................................................... 286
Rapport ......................................................................................................... 288
Eksport til rapportering ....................................................................................... 288
Intercompany ............................................................................................................ 292
Konsolidering ............................................................................................................ 293
Opsætning af ØDUP Integrations Opsætningen ............................................ 293
Opsætning af Lokalt regnskab ............................................................................ 294
Side 7 af 309
Dimensioner.......................................................................................................... 297
Opsætning i Koncernvirksomhedsregnskabet ................................................. 297
Kontoplanen..................................................................................................... 297
Dimensionskontoplanen................................................................................. 297
Konsolidering på samme database ................................................................ 298
Konsolidering af flere databaser ........................................................................ 302
Indlæsning af konsolideringsposter ................................................................... 304
Journaler ................................................................................................................ 306
Årsafslutning .................................................................................................................. 307
Kørslen Årsafslutning (Nulstil Finans) ............................................................. 307
QR-kode ..................................................................................................................... 309
Side 8 af 309
Målgruppe
Vejledningen er beskrivelse af funktionalitet og opsætninger i Navision Stat 7.0
som anvendes i den daglige drift.
Vejledningen kan både bruges som opslagsværk, for dig der ønsker mere viden
om et emne, men den kan også bruges i forbindelse med ressortændringer, hvor
der skal sættes helt nyt regnskab op. Vejledningen indeholder nemlig mange af de
grundlæggende opsætninger der skal være på plads inden regnskabet kan tages i
brug.
Hvorfor er det vigtigt?
Vejledningen beskriver noget af den grundlæggende funktionalitet, med tilhørerne
opsætninger, indenfor Finansområdet.
Copyright
En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft
Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen.
© 2015 Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved.
Seneste ændring
Publiceret første gang: 30.04.2015
Seneste ændring:
Dato
Side 9 af 309
Beskrivelse
Forord
Inden du går i gang med at læse denne vejledning, er der nogle nye begreber i
Navision Stat 7.0, som du skal kende for at forstå denne vejledning. Du kan se en
oversigt over disse nedenfor.
Hvis du vil vide mere kan du læse mere i Brugervejledning til Brugergrænsefladen.
Denne vejledning vil beskrive alle de Statslige tilretninger samt relevante
Microsoft Standard felter i Navision Stat 7.0, som knytter sig til den Statlig
funktionalitet. Hvis du ønsker mere information eller hjælp til øvrige felter og
funktionalitet kan du hente hjælp i hjælpeteksten ved at trykke på
eller F1.
Side 10 af 309
Opsætninger
For at kunne anvende og bogføre i Navision Stat kræves det, at der er defineret
nogle generelle opsætninger i regnskabet. Disse opsætninger vil blive gennemgået
nedenfor.
Virksomhedsoplysning
I virksomhedsoplysningen indtastes de overordnet oplysninger om virksomheden,
som virksomhedens navn, adresse mm. Disse oplysninger vil bl.a. fremgå af
salgsfakturaen og kvitteringsmails, der indsendes til Moderniseringsstyrelsen i
forbindelse med en versionsopgradering.
Virksomhedsoplysningerne findes under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning /Punktet Virksomhed
Oversigtspanelet ’Generelt’:
Side 11 af 309
Navn
Navn
Adresse
Adresse 2
Postnr./By
Beskrivelse
Her skal du angive institutionens navn.
Her skal du angive institutionens
adresse.
Hvis den fulde adresse ikke kan stå
under adresse, fordi det er for langt,
kan dette felt udfyldes med resten.
Adresse 2 kan f.eks. også bruges til at
indtaste postboks.
Her kan du angive institutionens
postnr., hvorefter systemet automatisk
indsætter tilhørende bynavn.
Bemærk: Findes postnr. ikke i
Land-/områdekode
posttabellen, kan du oprette det
manglende postnr. og by, ved at trykke
på pilen.
Her kan du angive institutionens
landekode.
Bemærk: Hvis Landekoden ikke er
udfyldt på ’virksomhedsoplysningen’,
vil opkrævninger til debitorer med en
værdi i landekode blive betragtet som
udenlandske, og dermed opkræve
debitor med betalingsoplysninger
svarende til udenlandske debitorer
(IBAN, SWIFT).
Telefon
CVR-nr.
Industriklassifikation
Derudover vil Elektroniske fakturaer
fejle vil fejle, da det er et krav der er
udfyldt landekode.
Her kan du angive institutionens
telefonnr.
Her kan du angive institutionens CVRnr.
Her kan du angive institutionens
Industiklassifikations kode. Koden kan
f.eks. være en kode fra en af følgende
standarder:
NACE: Nomenclature génerele des
Activités économiques dans les
Communatés Européennes (EU-
Side 12 af 309
standard)
SE Nr.
P Nr.
ISIC: International Standard Industrial
Classification of all economic activities
(FN-Standard)
Her kan du angive institutionens SEnr.
Her kan du angive institutionens P NR.
Bemærk: P Nr. er en underopdeling af
Billede
CVR nr., og P Nr. kan du anvende,
hvis der er flere lokationer (afdelinger)
med forskellige adresser.
Her kan du indlæse firmaets logo ved
at højre klikke på feltet. Billedet skal
være i bitmap-format og have filtypen
’.bmp’ .
Oversigtspanelet ’Kommunikation’:
Navn
Telefon
Beskrivelse
Her kan du angive institutionens
telefonnr. Hvis du har angivet
telefonnr. på oversigtspanelet Generelt
Side 13 af 309
Telefax
E-mail
vil denne værdi automatisk blive
overført til dette felt.
Her kan du angive institutionens
telefax nr.
Her kan du angive institutionens e-mail
adresse.
Oversigtspanelet ’Betaling’
Navn
Banknavn
Bankregistreringsnr.
Bankkontonr.
PBS-nr.
Beskrivelse
Her kan du angive navnet på
institutionens bankforbindelse.
Her kan du angive institutionens
bankregistreringsnr.
Her kan du angive institutionens
bankkontonr.
Her kan du angive institutionens PBSnr. (Pengeinstitutternes Betalings
Side 14 af 309
Gironr.
BIC (SWIFT Adresse)
Service)
Her kan du angive institutionens
gironr.
Her kan du angive SWIFT adressen for
institutionens bank.
Bemærk: BIC anvendes ved betalinger
IBAN
til og fra udlandet, og ved indenlandske
EUR-indbetalinger.
Her kan du angive institutionens
IBAN-nr. (International Bank Account
Number).
Alle betalinger til EU-lande skal
indeholde et IBAN-nr. som består af
følgende:




Kortart
FIK/GIK-nr.
Betalingsform
2 bogstaver for landekode(fx
DK for Danmark)
2 ciftre, som er en kontrolnøgle
4 cifre for bankens
registreringsnr.
10 cifre for bankkontonr.
Et IBAN-nr. kan højest bestå af 34 tal
eller bogstaver. Længden af IBANnumre er forskellige fra land til land.
Et dansk IBAN-nr består af 18
tal/bogstaver.
Her kan du angive den kortartkode
som institutionen anvender ved
afsendelse af salgsfaktura
Her kan du angive det FIK- eller GIKnummer som institutionen anvender
ved afsendelse af salgsfakturaer.
Her kan du angive en standard
betalingsformkode, der vil blive
anvendt ved afsendelse af
salgsfakturaer, med mindre der er
foretaget en specifik opsætning på
debitorkortet.
Der kan vælges mellem:
 Bank: Vælges denne mulighed
vil bankreg. og kontonr. blive
Side 15 af 309
Betalingsmetode CVR
Betalingsmetode SE
Betalingsmetode CPR
Betalingsmetode P
Officielt EAN nr
overført til salgsfakturaen.
 FIK: Vælges denne mulighed
vil kortart og FIK-nr. blive
overført til salgsfakturaen.
 GIK: Vælges denne mulighed
bliver kortart og GIK-nr.
overført til salgsfakturaen.
Her angiver du den betalingsmetode,
der skal anvendes til betaling af
ukomplette betalinger baseret på CVRnr.
Her angiver du den betalingsmetode,
der skal anvendes til betaling af
ukomplette betalinger baseret på SEnr.
Her angiver du den betalingsmetode,
der skal anvendes til betaling af
ukomplette betalinger baseret på CPRnr.
Her angiver du den betalingsmetode,
der skal anvendes til betaling af
ukomplette betalinger baseret på P-nr.
Her angiver du institutionens EAN nr.
som peger direkte ned på Navision
Stats server. Et EAN nr. er en
elektronisk adresse, som
fx nemkonto anvender til at sende
retursvar til.
Oversigtspanelet ’Levering’
Oplysninger på fanebladet Levering anvendes i tilfælde af, at institutionen skal
have leveret varer til en anden lokation end angivet på oversigtspanelet ’Generelt’
Regnskabsopsætning
Regnskabsopsætningen kan du opsætte generelle oplysninger om regnskabet og
dens førelse. I regnskabsopsætningen kan du fx angive detaljer for
fakturaafrunding, valutakode for den lokale valuta og hvilke bogføringsbeskrivelse
du ønsker på institutionens bogførte købs- og salgsdokumenter.
Du finder regnskabsopsætningen under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet ’Virksomhed’
Side 16 af 309
Oversigtspanelet ’Generelt’
Navn
Bogf. tilladt fra
Bogf. Tilladt til
Beskrivelse
Her kan du skrive en startdato for,
hvornår det er tilladt at bogføre i
regnskabet.
Her kan du skrive en slutdato for,
hvornår det er tilladt at bogføre i
regnskabet.
Bemærk: Det kan være en god ide at
begrænse den tilladte bogføringsdato til
Side 17 af 309
Registrer tid
Lokalt adresseformat
Personnavn
indeværende år, så der ikke bogføres
med en forkert bogføringsdato der
ligger langt ude i fremtiden.
Her kan du angive om Navision skal
registrere tidsforbruget for brugerne.
Marker feltet hvis hver brugers
tidsforbrug skal registreres.
Her kan du angive, hvilke format
adresserne skal vises i på udskrifterne.
Her kan du angive, hvor
kontaktpersonens navn skal placeres i
adresser.
 Først: Kontaktpersonens navn skrives
som den første linje i adressen
efterfulgt af firmanavn og adresse
mm.
 Efter firmanavn: Kontaktpersonens
navn skrives under firmanavnet
efterfulgt af adresse mm.
 Sidst: Kontaktpersonens navn skrives
under Firmanavn og adresse.
Fakturaafrundingspræcision –RV
Her kan du angive størrelsen af det
interval, der skal benyttes ved
afrunding af fakturabeløb:

1,00: Afrund til hele tal (uden
decimaler)

0,05: Afrund til et tal deleligt med 0,05

0,01: Ingen afrunding
Bemærk: Når et fakturabeløb afrundes,
oprettes der automatisk en fakturalinje
med de afrundede beløb. Du vil dermed
kunne resultatet af afrundingen i
statistikken på dokumentet.
Fakturaafrundingsretning – RV
Her kan du angive, om fakturabeløbet
skal rundes op eller ned. Opsætningen i
dette felt sammenholdes med forrige
felt.
Side 18 af 309

Nærmeste: Tal der er > 5 rundes op,
ellers rundes der ned.

Op: Beløb rundes op
 Ned: Beløb rundes ned
Kontroller brug af finanskonto
Hvis du markere dette felt, vil det ikke
være muligt at slette en finanskonto der
bruges i en af nedenstående
opsætningstabeller:
 Valuta
 Debitorbogføringsgrupper
 Kreditorbogføringsgrupper
 Sagsbogføringsgrupper
 Bogføringsopsætningen
 Bankbogføringsgrupper
 Momsbogføringsopsætningen
 Anlægsbogføringsgruppe
 Varebogføringsopsætning
 Servicekontraktkontogruppe
 Finanskladdetype
 Finanskladdenavn
 Fordelinger
 Anlægsfordeling
ØMU-Valuta
Regnskabsvalutakode (RV)
Reguler moms ved kontantrabat
Afkrydsningsfeltet markeres, hvis
regnskabsvalutaen er en ØMU-valuta.
Her skal du angive en valutakode for
regnskabsvalutaen.
Afkrydsningsfeltet markeres, hvis
Side 19 af 309
Urealiseret moms
Urealiseret moms ved forudbetaling
Maks. Momsdifference tilladt
Momsafrundingstype
momsbeløbet skal genberegnes, når du
bogfører betalinger, der udløser
kontantrabatter.
I dette felt skal du angive om der skal
behandles urealiseret moms.
I dette felt kan du angive om der skal
behandles urealiseret moms ved
forudbetalinger.
Momsbeløb kan beregnes og bogføres
til en midlertidig finanskonto, når en
faktura bogføres. Når den faktiske
betaling af fakturaen bogføres, kan
momsbeløbet så bogføres på den
korrekte finanskonto og medtages i
momsangivelsen.
I dette felt kan du angive det
maksimale momskorrektionsbeløb, der
er tilladt for den lokale valuta.
I dette felt kan du angive, hvordan
moms skal afrundes, når der beregnes i
den lokale valuta.

Nærmest: Tal der > 5 rundes op,
ellers rundes der ned.

Op: Beløb rundes op
 Ned: Beløb rundes ned
Momsbrn for fakturering/Kunde
Dette felt angiver hvor
Momsvirkshedsbogføringsgruppen i en
ordre/faktura kopieres fra.
 Faktureres til/ leverandørnr.:
-
Koden Momsvirk.bogf.gruppe på
salgsfaktura og -ordre er kopieret
fra faktureres til kunde.
-
Koden Momsvirk.bogf.gruppe på
købsfakturaer og –ordrer er
kopieret fra
faktureringsleverandør.
Side 20 af 309
 Kundenr./leverandørnr.
Udskriv momsspecifikation i RV
-
Koden Momsvirk.bogf.gruppe på
salgsfakturaer og – ordrer er
kopieret fra kunde.
-
Koden Momsvirk.bogf.gruppe på
købsfakturaer og –ordrer er
kopieret fra leverandør.
Hvis du markerer dette felt angives, at
der medtages en ekstra
momsspecifikation i lokal valuta på
dokumenter i en udenlandsk valuta.
Det er med til at gøre den
skattemæssige revision lettere, når
skyldig moms skal afstemmes med
fakturaer.
Oversigtspanelet ’Nummerering’
Navn
Bankkontonumre
Oversigtspanelet ’Dimensioner’
Beskrivelse
Her kan du indtaste en kode for den
nummerserie, der skal benyttes hvis du
ønsker automatisk at få tildelt numre til
dine bankkonti. Er feltet ikke markeret,
vælger du selv hvad dine bankkonti
skal hedde.
Side 21 af 309
Navn
Globale og genvejsdimensioner
Beskrivelse
Her indsættes de dimensioner der skal
anvendes i regnskabet.
Bemærk: Du kan læse mere om
Standarddimension komb.
Globale- og Genvejsdimensioner under
afsnittet Dimensioner.
Ved oprettelse af standard dimensioner
undersøges det om kombinationerne er
valide. Såfremt der er markering i dette
felt, fremkommes en fejl eller advarsel
under tastning af standard dimensioner
til en individuel konto på det relevante
kontokort, hvis kombinationen ikke må
anvendes.
Du kan læse mere under afsnittet
Dimensionskombinationer
Oversigtspanelet ’Rapportering’
Navn
Ekstra rapporteringsvaluta
Beskrivelse
Her kan du angive, hvilken valuta der i
givet fald skal bruges som ekstra
rapporteringsvaluta i regnskabet.
Bemærk: Hvis du angiver en ekstra
Valutaregulering (moms)
rapporteringsvaluta i dette felt,
registreres beløbet i såvel
regnskabsvaluta som i den ekstra
rapporteringsvaluta for finanspost og
for visse andre momsposter.
Hvis du bogfører i en ekstra
rapporteringsvaluta, angiver du her,
hvordan kontiene til momsbogføring i
tabellen Momsbogføringsopsætning
skal justeres for kursudsving mellem
regnskabsvaluta og den ekstra
rapporteringsvaluta.
Side 22 af 309
Gevinst og tab på valutakursudsving
bliver først bogført, når du udfører
kørslen ’Kursreguler
valutabeholdninger’.
Når du aktiverer kørslen ’Kursreguler
valutabeholdninger’, finder Navision
reguleringskursen i tabellen Valutakurs
og sammenligner derefter beløbet i
felterne ’Beløb’ og ’Ekstra valuta
(beløb)’ på momsposten for at
fastlægge, om der foreligger et kurstab
eller en kursgevinst.
Kørslen bruger den mulighed, du har
valgt i dette felt, til at bestemme,
hvordan kursgevinster eller -tab på
momsposter skal bogføres.
Følgende valgmuligheder forefindes:
 Ingen regulering: Dette er standard.
Der foretages ingen kursregulering af
momskontoen.
 Regul.beløb: Med denne mulighed
reguleres regnskabsvaluta for
eventuelle kursgevinster eller -tab.
Eventuelle kursgevinster eller -tab
bliver bogført på momskontoen
(beløbsfeltet) og på de konti, du har
angivet til gevinst og tab i feltet
’Realiseret finansgevinstkonto’ eller
’Realiseret finanstabskonto’ i
valutatabellen.
 Regul.ekstra valutabeløb: Vælg denne
mulighed, hvis den ekstra
rapporteringsvaluta skal reguleres for
kurstab eller -gevinst. Der bliver
bogført et eventuelt tab/gevinst på
momskontoen (feltet ’Ekstra valuta
(beløb)’) og på de konti, du har
oprettet til tab og gevinst i felterne
’Realiseret finansgevinstkonto’ eller
’Realiseret finanstabskonto’ i
valutatabellen.
Side 23 af 309
Oversigtspanelet ’Udligning’
Navn
Udlign. Afrundingspræcision
Kont.rabattolerance – advarsel
Beskrivelse
I dette felt kan du angive det interval,
der skal gælde som
afrundingsdifference for
regnskabsvalutaen, når du udligner
poster i regnskabsvalutaen med poster i
andre valutaer.
Fx. Hvis en post i LV f.eks. udlignes
med en post i DEM, og hvis
udligningsafrundingspræcision på 0,02,
så vil Navision acceptere en difference
på LV 0,02 eller mindre, og poster der
er involveret i denne udligning vil helt
lukke posterne.
Dette felt skal markeres, hvis du vil
modtage en advarsel, når der sker en
udligning mellem kontantrabatdatoen
og kontantrabattolerancedatoen.
Bemærk: Hvis du rutinemæssigt
Bogf. af kont.rabattolerance
tillader kontantrabattolerancer, kan du
lade dette felt stå tomt.
Her kan du angive en metode for
bogføring af standardtolerancen, som
anvendes til bogføring af
tolerancebeløb.
 Betalingstolerancekonti:
Tolerancebeløb bogføres til en
bestemt finanskonto, der er oprettet til
tolerancer.
 Kontantrabatkonti; Tolerancebeløb
Side 24 af 309
bogføres som en kontantrabat.
Kontantrabat - respitperiode
Betalingstolerance – advarsel
Bogf. af betalingstolerance
Her kan du angive det antal dage, som
en betaling eller refusion kan
overskride forfaldsdatoen for en
kontantrabat, uden at kontantrabatten
annulleres.
En markering i dette felt betyder, at der
vises en advarsel, hver gang en
udligning indeholder et saldobeløb
inden for den tolerance, der er angivet i
feltet ‘Maks. Betalingstolerance’ i
tabellen Regnskabsopsætning.
Her kan du angive den
bogføringsmetode, som anvendes til
bogføring af en betalingstolerance.
Følgende valgmuligheder forefindes:
 Betalingstolerancekonti:
Betalingstolerancen bogføres på en
bestemt finanskonto, der er oprettet til
betalingstolerancer.
 Kontantrabatbeløb:
Betalingstolerancen bogføres som en
kontantrabat.
Betalingstolerancepct.
Her kan du angive den procentdel, som
betalingen eller refusionen kan afvige
fra det beløb, der står på fakturaen eller
kreditnotaen.
Bemærk: Du opsætter
Maks. Betalinstolerancebeløb
’Betalingstolerance pct.’ på
handlingsbåndet under Handlingen
Skrift betalingstolerance.
Her kan du angive det maksimalt
tilladte beløb, som betalingen eller
refusionen kan afvige fra det beløb, der
er angivet på fakturaen eller
kreditnotaen.
Bemærk: Du opsætter
’Betalingstolerance pct. ’ på
handlingsbåndet under Handlingen
Skrift Betalingstolerance.
Side 25 af 309
Oversigtspanelet ’Bogf. opsætning’
Navn
Finanspost beskrivelse
Beskrivelse
I dette felt kan du opsætte hvilke
bogføringsbeskrivelse det bogførte
dokument skal vise på finansposten.

Bilag: Vælges denne, viser
beskrivelsesfeltet på det
bogførte dokument bilagstype
og bilagsnr. Fx Faktura xxxx

Kreditor: Vælges denne, vil
beskrivelsesfeltet på det
bogførte dokument vise
kreditornavn og bilagsnr. Fx
Moderniseringsstyrelsen xxxx

Salgshoved oplysning
Købslinje: Vælges denne
option, vil beskrivelsesfeltet på
det bogførte dokument, vise
den tekst der er på købslinjen.
I dette felt kan du opsætte hvilken
bogføringsbeskrivelse, der skal vises på
det bogførte salgshoved.


Købshoved oplysning
Bilag: Vælges denne mulighed,
vil beskrivelsesfeltet på det
bogførte dokument vise
bilagstype og bilagsnr. Fx
Faktura xxxx
Kreditor: Vælges denne
mulighed, vil beskrivelsesfeltet
på det bogførte dokument vise
kreditornavn og bilagsnr. Fx
Moderniseringsstyrelsen xxxx
I dette felt kan du opsætte hvilken
Side 26 af 309
bogføringsbeskrivelse, der skal vises på
det bogførte købshoved.

Bilag: Vælges denne option, vil
beskrivelsesfeltet på det
bogførte dokument vise
bilagstype og bilagsnr. Fx
Faktura xxxx

Kreditor: Vælges denne option,
vil beskrivelsesfeltet på det
bogførte dokument vise
kreditornavn og bilagsnr. Fx
Moderniseringsstyrelsen xxxx
Regnskabsperioder
I dette vindue vises regnskabets perioder. Det er fra regnskabsperioderne du
opretter et nyt år og afslutte forgangne år.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed
Fra Handlingsbåndet/Fanen ’Start’/Handlingsgruppen ’Proces’ kan du oprette et
nyt regnskabsår.
Side 27 af 309
Du kan kun oprette et nyt regnskabsår på 12 perioder. Forsøger du at angive et
mindre antal end 12, vil du få følgende besked:
Afslut år foretages fra Handlingsbåndet/Fanen ’Start’/Handlingsgruppen ’Proces’
Du kan kun afslutte et regnskabsår, hvis tidligere år er afsluttet. Forsøger du
alligevel at afsluttet et regnskabsår, hvor tidligere regnskabsår ikke er afsluttet vil
Navision tilbyde at afslutte (lukke) det første år der er åbent i regnskabet.
Kontoplanen
Kontoplanen viser en liste over de finanskonti, hvor alle finansposter bogføres. I
kontoplanen kan du få vist alle finanskonti og saldi for disse. I kontoplanen skal
du i feltet Årsafslutningskonto skrive det nummer, som kontoen skal afsluttes til i
forbindelse med årsafslutningen.
Kontoplanen finder du under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Kontoplan
Er feltet Årsafslutningskonto ikke udfyldt i kontoplanen vil kørslen Årsafslutning
(Nulstilling af Finans) stoppe og du vil derfor ikke få nulstillet dine finanskonti.
Nummerserie
Nummerserie bruges til at opsætte alle de nummerserier, der skal bruges til din
virksomhed. Du kan tildele nummerserier til tabeller (f.eks. debitor-, kreditor- og
varetabeller), salgs- og købsdokumenter (f.eks. rekvisitioner, leverancer og
bogførte fakturaer) og kladdetyper, kørsler.
Du kan oprette en ny nummerserie fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Punktet Opsætning/underpunktet
Generelt.
Side 28 af 309
Navn
Kode
Beskrivelse
Her Angives en entydig kode for
nummerserien. Du kan angive op til 10
tegn (både tal og bogstaver).
Bemærk: På salgsdokumenter må der
Beskrivelse
Startnr.
Slutnr.
Sidst anvendt dato
Sidste anvendte nr.
Standardnumre
nummerserie-koden kun indeholde tal,
idet Fik-opkrævninger anvender
nummerserie-koden til at danne Fiklinjen. En Fik-linje må ikke bestå af
bogstaver.
Her angives en beskrivelse af
nummerserien.
Feltet viser det første nummer i serien
og hentes automatisk fra tabellen
Nummerserielinjer (jf. nedenstående).
Feltet viser det sidste nummer i serien
og hentes automatisk fra tabellen
Nummerserielinjer (jf. nedenstående).
Feltet viser datoen, hvor der sidst blev
tildelt et nummer fra nummerserien.
Datoen hentes automatisk fra tabellen
Nummerserielinjer (jf. nedenstående).
Feltet indeholder det sidste nummer,
der er anvendt fra nummerserien.
Nummeret hentes automatisk fra
tabellen Nummerserielinjer (jf.
nedenstående).
Marker feltet, hvis nummerserien skal
Side 29 af 309
bruges til automatisk tildeling af
numre. Det vil sige, at der tildeles et
nummer ved at trykke på tasten Enter i
feltet ’Nummer’ eksempelvis på et
kreditorkort.
Bemærk: Hvis du ikke markerer
Manuel nummerering
afkrydsningsfeltet, tildeles der intet
nummer fra nummerserien, du skal
derfor selv hente et nummer ved at
trykke på ’…’.
Hvis feltet er markeret, kan du angive
numre manuelt i stedet for at anvende
nummerserier.
Bemærk: Der er ikke muligt manuelt
Datorækkefølge
Advarselsnr.
Forøg med
Startdato
at angive et bilagsnr. i en kladde. Her
vil en markering i dette felt ikke have
nogen betydning.
En markering i dette felt betyder, at der
automatisk laves en kontrol i
forbindelse med bogføringen, som
sikrer, at dokumenter og kladdelinjer
tildeles numre i stigende orden i
forhold til tidspunktet for bogføringen.
I dette felt kan du angive et nummer,
der giver en advarsel, når nummeret er
anvendt.
Indeholder et nummer, der angiver
størrelsen på intervallet mellem numre
i nummerserien.
Nummeret hentes automatisk fra feltet
Forøg med på nummerserielinjen.
Her vises en startdato for den
pågældende nummerserie kode.
Datoen hentes automatisk fra feltet
Startdato på nummerserielinjen.
Du opretter en ny nummerserie-kode på Handlingsbåndet/Fanen
’Start’/Handlingen ’Ny.
Fra Handlingen Linjer har du mulighed for at opsætte yderligere felter til din
nummerserie. Linjer tilgås fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’.
Side 30 af 309
Navn
Startdato
Startnr.
Beskrivelse
Her kan du indtaste en startdato for
den pågældende linje.
På den opsatte startdato, skiftes der
automatisk til den nye serie.
Her skal du indtaste det første nummer
i serien.
Bemærk: Det anbefales at numrene
Slutnr.
Sidst anvendt dato
Sidste Anvendt nr.
Advarselsnr.
Forøg med
Åben
starter med årstallet, fx 08 for år 2008.
Her skal du indtaste det sidste nummer
i serien.
Feltet viser datoen, hvor der sidst blev
tildelt et nummer fra nummerserien.
Feltet viser det sidste nummer, der er
anvendt fra nummerserien.
Her kan du angive, hvornår du vil have
en advarsel om, at nummerserien er
ved at udløbe.
Her kan du angive, hvor stort et
interval der skal være mellem numrene
i nummerserien.
Dette felt angiver, om
nummerserielinjen er åben. Den er
åben, indtil det sidste nummer i serien
er brugt.
Markeringen fjernes automatisk, når
oplysningerne i feltet ’Sidst anvendt nr.’
Side 31 af 309
svarer til oplysningerne i feltet ’Slutnr.’.
Fra nummerserien har du ligeledes mulighed for at opsætte relationer. Du kan
angive relationer mellem nummerserier, hvis du har oprettet mere end en
nummerseriekode for samme slags grundlæggende transaktioner. Du vil med
relationerne nemt bruge en beslægtet nummerserie. Du opsætter relationerne fra
nummerserie-oversigten/Handlingsbåndet/Fanen Naviger.
Bogføringsgrupper
Hvis du bruger andre moduler ud over Finans og bogfører til konti som
Debitorer, Kreditorer, Varer eller Ressourcer, skal du oprette et link mellem disse
konti og finanskontiene. Hvis du kun bruger modulet Finans, er det ikke
nødvendigt at oprette bogføringsgrupper.
Bogføringsgrupper bruges til at oprette disse links mellem de forskellige moduler
og modulet Finans. Du skal derfor have oprettet kontoplanen, før du kan oprette
bogføringsgrupper. Når salg, køb og andre transaktioner registreres og bogføres,
hvor en bestemt finanskonto ikke angives direkte, giver bogføringsgrupper
tilknytningen til de korrekte konti. Ved salg af en vare til en kunde på en
salgsordre, er der ikke angivet en finanskonto. Men når funktionen Naviger er
udført, vil gennemgangen af en bogført faktura vise poster, som blev bogført på
finanskontoen. Dette sker, fordi kunden og varen blev tildelt bogføringsgrupper
for at identificere finanskontiene.
Bogføringsgrupper bruges til styring af automatisk bogføring og kan desuden
anvendes ved specifikation af dataudtræk. Bogføringsgrupper anvendes ved
indirekte bogføring, dvs. bogføring, hvor man ikke eksplicit peger på den
finanskonto, der skal bogføres på. Det sker fx når man bogfører på en kreditor, en
bankkonto eller registrerer køb og salg af varer. Bogføringsgrupper er med andre
ord det, der binder Navision Stats enkelte forretningsområder sammen rent
bogføringsmæssigt. Et andet meget væsentligt område, der styres af
bogføringsgrupper, er bogføring og beregning af moms.
Du opsætter bogføringsgrupperne under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/punktet Bogføringsgrupper.
Virksomhedsbogføringsgrupper
Virksomhedsbogføringsgrupper anvendes til bogføring af debitorer og kreditorer.
Virksomhedsbogføringsgrupper bruges til at definere hvem vi handler med fx ved
at definere grupper af debitorer indenfor geografisk områder (Danmark, EU mm.)
eller privat og offentlig virksomhed mm.
Side 32 af 309
Navn
Kode
Beskrivelse
Stand.momsvirk.bogf.gruppe
Beskrivelse
Her skal du angive en entydig kode for
bogføringsgruppen.
Her skal du angive en beskrivelse af
’virksomhedsbogføringsgruppen’.
Her skal du angive en standard
’Momsvirksomhedsbogføringsguppe´,
der automatisk indsættes på alle nye
debitor- og kreditorkort, når denne
kode for
’Virksomhedsbogføringsgruppen’
anvendes.
Bemærk: Det kræver en markering i
Indsæt auto. standard
feltet Indsæt auto. Standard.
Dette felt angiver, om ’Stand.
Momsvirk.bogf.gruppe’ skal indsættes
automatisk, når den modsvarende
Koden indsættes på nye debitor- og
kreditorkort.
Produktbogføringsgruppen
Produktbogføringsgrupper bruges til at skelne mellem de typer af varer eller
ressourcer, der sælges og købes. Produktbogføringsgrupper fortæller med andre
ord hvad vi handler med.
Side 33 af 309
Navn
Kode
Beskrivelse
Momsprod.bogf.gruppe (stand.)
Indsæt auto. Standard
Beskrivelse
Her skal du angive en entydig kode for
’Produktbogføringsgruppen’.
Her skal du angive en beskrivelse af
’produktbogføringsgruppen’.
Her skal du angive en
’Momsproduktbogføringsgruppe’, der
skal indsættes på nye vare- og
ressourcekort, når den aktuelle
produktbogføringsgruppe vælges.
En markering af dette felt indsættes der
automatisk den
’Momsproduktbogføringsgruppe’, der
er angivet i forrige felt, når den
tilsvarende ’Produktbogføringsgruppe’
indsættes på nye vare- og
ressourcekort.
Bogføringsopsætning
I ’Bogføringsopsætningen’ angiver du kombinationer af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgrupper’. For hver kombination kan du angive kontonumre for
bogføring af transaktioner med relation til køb, salg, lagerbeholdning og sager.
Side 34 af 309
Navn
Virksomhedsbogføringsgruppe
Produktbogføringsgruppe
Salgskonto
Salgskreditnotakonto
Salgslinjerabatkonto
Salgsfakturarabatkonto
Beskrivelse
Her skal du angive koden for den
’Virksomhedsbogføringsgruppe’, der i
sammenhæng med
’Produktbogføringsgruppe’ skal
opsættes kontering for.
Her skal du angive koden for den
’Produktbogføringsgruppe’, der i
sammenhæng med
’Virksomhedsbogføringsgruppe’ skal
opsættes kontering for.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal bogføres
salgstransaktioner med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal bogføres transaktioner i
forbindelse med salgskreditnotaer med
den aktuelle kombination af
’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal ske bogføring af
salgslinjerabatter med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
Side 35 af 309
Salgskont.rabatdebetkonto
Salgskont.rabatkreditkonto
Salgstolerance – debetkonto
hvortil der skal ske bogføring af
salgsfakturarabatter med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal bogføres ydede
salgskontantrabatter med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal bogføres reduktioner af
salgskontantrabatter med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
der skal bogføres betalingstolerance på,
når du bogfører betaling for salg med
den aktuelle kombination af
’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes,
Salgstolerance – kreditkonto
hvis du har aktiveret feltet ’Reguler
moms ved kontantrabat’ i
Regnskabsopsætning.
Her skal du angive den finanskonto,
der skal bogføres betalingstolerance på,
når du bogfører betaling for salg med
denne specielle kombination af
’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes,
Købskonto
Købskreditnotakonto
hvis du har aktiveret feltet ’Reguler
moms ved kontantrabat’ i
Regnskabsopsætning.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal bogføre
købstransaktioner med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal bogføre transaktioner i
forbindelse med købskreditnotaer med
den aktuelle kombination af
’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Side 36 af 309
Købslinjerabatkonto
Købsfakturarabatkonto
Købskont.rabatdebetkonto
Købskont.rabatkreditkonto
Købstolerance-debetkonto
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal ske bogføring af
købslinjerabatter med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal ske bogføring af
købsfakturarabatter med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal bogføres reduktioner af
købskontantrabatter med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal bogføres modtaget
købskontantrabatter med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
der skal bogføres betalingstolerance på,
når du bogfører betaling for køb med
denne aktuelle kombination af
’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes,
Købstolerance-kreditkonto
hvis du har aktiveret feltet ’Reguler
moms ved kontantrabat’ i vinduet
Regnskabsopsætning.
Her skal du angive den finanskonto,
der skal bogføres betalingstolerance på,
når du bogfører betaling for køb med
den aktuelle kombination af
’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Bemærk: Dette felt skal kun udfyldes,
Vareforbrugskonto
hvis du har aktiveret feltet ’Reguler
moms ved kontantrabat’ i vinduet
Regnskabsopsætning.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal ske bogføring i
forbindelse med registrering af
vareforbrug med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Side 37 af 309
Lagerreguleringskonto
Tillagt dir. Omkost.konto
Tillagt indir.prod.omkost.konto
Købsafvigelseskonto
Forudbetalingskonto for køb
Forudbetalingskonto for salg
Købsanlægsrabatkonto
Lagerperiod.konto (mellemkt.)
Vareforbrugskonto (mellemkt.)
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil der skal ske bogføring af
lagerreguleringer (opad/nedad) med
den aktuelle kombination af
’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvor der bogføres tillagte direkte
produktionsomkostninger (positive
eller negative) med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvor der bogføres tillagte indirekte
produktionsomkostninger (positive
eller negative) med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvor købsafvigelseskonto (positiv eller
negativ) bogføres med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
der skal bogføres forudbetalingsbeløb
til, når du bogfører
forudbetalingsfakturaer fra en
købsordre med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
der skal bogføres forudbetalingsbeløb
til, når du bogfører
forudbetalingsfakturaer fra en
salgsordre med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
som linjen og fakturarabatten bogføres
til, når feltet ’Fratræk rabat i
købsfaktura er markeret.
Her skal du angive den finanskonto,
hvor forventede lagerreguleringer
(positive og negative) skal bogføres.
Her skal du angive den foreløbige
finanskonto, hvor det forventede
Side 38 af 309
vareforbrug på med den aktuelle
kombination af ’Virksomheds- og
Produktgruppe’.
I en institution, hvor der ikke bogføres køb og salg af varer eller salg af ressourcer,
er det kun nødvendigt at udfylde de mulige kombinationer af ’Virksomheds- og
Produktbogføringsgruppe’. Angivelse af finanskonti for de pågældende
kombinationer behøves ikke, da der bogføres direkte på finanskonti.
Momsbogføringsgruppe
Navision Stat indeholder faciliteter til styring og afregning af moms. En del
institutioner har ved siden af den ordinære virksomhed, aktiviteter som er af
”forretningsmæssig karakter”, og som derfor er momspligtige. I en sådan
situation, er der behov for at kunne håndtere såvel refusionsberettiget købsmoms,
som toldmoms inden for samme regnskab.
Beregning og bogføring af moms i Navision Stat sker med angivelse af ’Momsvirksomheds- og Moms-produktbogføringsgrupper’ i forbindelse med bogføring i
kladder og på købs- og salgsdokumenter.
Ved bogføring vil Navision Stat ud over at beregne og bogføre moms på de
relevante finanskonti, også vedligeholde momsoplysninger i en særskilt
momstabel. Det er denne tabel, der danner grundlaget for momsangivelse og
momsafregning i Navision Stat. Det er derfor vigtigt, at moms altid bogføres og
beregnes ved hjælp af Momsbogføringsgrupper.
Kombinationen af ’Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgrupper’ i en
given transaktion afgør, hvilken finanskonti momsen bogføres på samt
momsbeløbets størrelse.
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe
’Momsvirksomhedsbogføringsgrupper’ afledes normalt altid fra kreditor-, debitoreller finanskonto. ’Momsvirksomhedsbogføringsgrupper er afgørende for hvordan
momsen skal beregnes og bogføres, alt efter hvilke land/område den pågældende
debitor eller kreditor er registret.
’Momsvirksomhedsbogføringsgrupper opsættes under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe.
Side 39 af 309
Navn
Kode
Beskrivelse
Beskrivelse
Her skal du angive en entydig kode for
’Momsvirksomhedsbogføringsgruppen’.
Her skal du angive en beskrivelse af
koden.
Momsproduktbogføringsgrupper
’Momsproduktbogføringsgrupper’ fastlægger beregningen og bogføringen af
moms i overensstemmelse med den type varer eller ressourcer der købes og
sælges.
’Momsproduktbogføringsgrupper opsættes under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe.
Side 40 af 309
Navn
Kode
Beskrivelse
Refusionsberettiget
Beskrivelse
Her skal du angive en entydig kode for
’Momsproduktbogføringsgruppen’.
Her skal du angive en sigende tekst for
’Momsproduktbogføringsgruppen’.
En markering i dette felt betyder, at den
aktuelle
’Momsproduktbogføringsgruppe’ er
refusionsberettiget.
Opsætning af Momsbogføringsgrupper
I Momsbogføringsgruppeopsætningen kan du for en kombination af
’Momsvirksomheds- og Momsproduktbogføringsgruppe’ for en given transaktion
afgøre hvilke finanskonti, der skal ske en automatisk kontering til, i forbindelse
med bogføring. For hver kombination skal du angive en momsprocent,
momsberegningstype og kontonumre for bogføring af moms i forbindelse med
salg, køb og modtagermoms.
Opsætning af Momsbogføringsgrupper tilgås fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning
Side 41 af 309
Navn
Momsvirksomhedsbogf.gruppe
Momsproduktbogf.gruppe
Moms-id
Beskrivelse
Her skal du angive den
’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’,
der i sammenhæng med
’Momsproduktbogføringsgruppe’ skal
opsættes kontering og momssats for.
Her skal du angive den
’Momsproduktbogføringsgruppe’, der i
sammenhæng med
’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’
skal opsættes kontering og momssats
for.
Her kan du angive en kode for at
gruppere forskellige
momsbogføringsopsætninger.
Du kan fx gruppere et antal
momsbogføringsopsætninger med en
fælles momsprocent på 25 ved at give
hver bogføringsopsætning moms-id’et
’MOMS25’.
Bemærk: Du kan ikke tilknytte samme
Momspct.
moms-id til to
Momsbogføringsgrupper med
forskellige momsprocenter inden for
samme
’Momsproduktionsbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den momssats der
gælder for den aktuelle kombination af
Side 42 af 309
’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’
og ’Momsproduktbogføringsgruppe’.
Bemærk: Udfyldes kun med tal, ikke
Momsberegningstype
procenttegn.
Her kan du angive, hvordan
momsberegningen skal gennemføres.
 Normal moms: Denne kode
anvendes, når der skal beregnes
almindelig dansk moms. (Toldmoms
og refusionsberettiget moms)
 Modtager moms: Denne kode
anvendes til beregning af købsmoms
ved handel med EU-lande, hvor
køber selv beregner moms og
afregner med myndighederne. Husk
endvidere at udfylde feltet
’Modtagermomskonto’. Når man
køber varer, vil Navision så beregne
momsbeløbet og debiterer
købsmomskontoen og krediterer
samtidig modtagermomskontoen.
 Momskorrektion: Dette valg bevirker,
at det fulde beløb, der bogføres fx i en
kladde, bliver betragtet som moms.
Funktionen anvendes til at korrigere
allerede bogførte momsposteringer,
hvor almindelig ompostering ikke
giver det korrekte resultat.
Salgsmomskonto
Købsmomskonto
Modtagermomskonto
 Sales tax: Denne indstilling kan kun
bruges i forbindelse med amerikansk
sales tax.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil bogføring af salgsmoms skal ske
med den aktuelle kombination af
’Momsvirksomheds- og
Momsproduktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
hvortil bogføring af købsmoms skal
ske med den aktuelle kombination af
’Momsvirksomheds- og
’Momsproduktbogføringsgruppe’.
Her skal du angive den finanskonto,
Side 43 af 309
Momsklausulkode
hvortil bogføring af modtagermoms
skal ske med den aktuelle kombination
af ’Momsvirksomheds- og
Momsproduktbogføringsgruppe’.
Her kan du angive en kode for
momsklausul der skal knyttes til den
aktuelle kombination af
’Momsvirksomheds- og
Momsproduktbogføringsgruppe’.
Bemærk: En momsklausuer bruges til
EU-service
at angive ekstra beskrivende
oplysninger om momsen.
En markering i dette felt betyder at
momsposten skal rapporteres som en
service i de periodiske momsrapporter.
Bankbogføringsgruppe
Bankbogføringsgrupper anvendes til at styre automatisk bogføring på finanskonti,
når der registreres en post på den tilhørende bankkonto. Ligesom
bogføringsgrupper i al almindelighed i Navision anvendes disse ved indirekte
bogføring, dvs. bogføring, hvor man ikke eksplicit peger på den finanskonto, der
skal bogføres på.
Bankbogføringsgrupper findes under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Punktet ’Bogføringsgrupper’.
Side 44 af 309
Navn
Kode
Finansbankkontonr.
Gebyrkontonr.
Beskrivelse
Her skal du angive en entydig kode for
bankbogføringsgruppen.
Her skal du angive den finanskonto,
som bankbogføringsgruppen skal pege
på, når der skal dannes en finanspost.
(Når der bogføres på en bank, dannes
en bankpost og en finanspost.)
Her skal du angive den finanskonto,
som skal anvendes til at bogføre
gebyrer, der knytter sig til den
pågældende bankkonto.
På selve bankortet tilknyttes ’Bankbogføringsgruppen’. Dermed dannes en
relation mellem bankkortet og finanskontoen. Bankkortet finder du under stien:
Økonomistyring\Likviditetsstyring\Menupunktet Liste vælges bankkonti. På det
aktuelle bankkort kan ’Bankbogføringsgruppen’ opsættes på oversigtspanelet
Bogføring.
Øvrige bogføringsgrupper (Kreditor, Debitor, Anlæg og vare mm.) vil blive
beskrevet i de respektive brugervejledninger til modulet.
Side 45 af 309
Spor
I nedenstående mappe Spor opsættes ’Kildespor’, ’Kildesporsdefinition og
’Årskoder’ Mappen findes under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning.
Kildespor
Kildespor anvendes til at identificere hvor en bogført post er oprettet. Det vil
sige, har du bogført en post i en købskladde, vil der i feltet kildespor stå købkld.
Du kan enten i ’Journaler’ eller ved at anvende funktionen ’Naviger’ se kildespor.
Navn
Kode
Beskrivelse
Her er der automatisk defineret og
opsat en række kildesporskoder. Koden
er entydig.
Bemærk: Du har dog mulighed for at
Beskrivelse
oprette nye kildesporskoder og det
anbefales at være en forkortelse af
beskrivelsen.
I kolonnen Beskrivelse er der
Side 46 af 309
automatisk defineret og opsat en række
kildespor.
Bemærk: Du har dog mulighed for at
oprette nye kildespor. Har du oprettet
nye kildespor skal de opsættes i billedet
”Kildesporsdefinition”
Kildesporsdefinition
Kildesporsdefinition benyttes til at angive kildespor. Vinduet indeholder en fane
for hvert forretningsområde. Hver fane indeholder kildesporskoder, der kan
anvendes til det pågældende område.
Et kildespor angiver, hvor en post er oprettet. Der oprettes poster, når kladder og
fakturaer bogføres, og når visse kørsler udføres. Der er et bestemt kildespor for
hver bogføringstype og kørsel, og det tilknyttes, når der oprettes individuelle
poster.
Side 47 af 309
Bemærk: Har du selv oprettet kildespor, skal de opsættes i det felt det hører til.
Side 48 af 309
Årskoder
Årsagskoder kan bruges til at angive, hvorfor en post er oprettet. Når du opretter
årsagskoder, kan du placere dem i poster og knytte permanente koder til bestemte
kladdetyper og kladdekørsler. Når koderne er knyttet til en kladdelinje eller til
købs- og salgshoveder, bliver alle posterne ved bogføringen mærket med
årsagskoder.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning
Feltnavn
Kode
Beskrivelse
Beskrivelse
Her kan du angive en entydig
årsagskode.
Her kan du angive en sigende tekst til
årsagskoden.
Generelt (Sprog, lande og valutakurser)
I forbindelse med handel med udlandet, er der i Navision Stat mulighed for at
opsætte sprog-, lande/områder- og valutakoder. Disse opsætninger er dem der
vælges, når der registreres udenlandske fakturaer, og når der foretages betalinger.
Opsætning af sprog-, lande/områder- og valutakoder foretages fra henholdsvis
modulerne Økonomistyring og Administration.
Side 49 af 309
Sprog
Vinduet Sprog indeholder en linje for hvert sprog. Du kan oprette alle de sprog,
du har behov for. Sprog opsættes under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Sprog
Navn
Kode
Beskrivelse
Her angives en entydig sprogkode, evt.
en forkortelse af navnet.
Bemærk: Der kan oprettes flere
Navn
sprogkoder til hvert sprog, fx:
 ENA; svarende til Engelsk
(Australsk)
 ENC; svarende til Engelsk
(Canadisk)
 ENI; svarende til Engelsk (Irland)
Her angives navnet for det pågældende
Side 50 af 309
Windows-sprog-id
land/sprog.
Her kan du indsætte et Windowssprog-id, der kan knyttes til den
sprogkode, som du har oprettet på den
pågældende linje.
Bemærk: Du bør altid vælge et sprog-
Windows-sprog
Sprogkode (Coll.Mgmt)
id der er defineret i Navision, tryk
derfor på pilen og vælg det sprog-id du
ønsker.
Feltet udfyldes automatisk, når der
indsættes et Windows-sprog-id i
foregående felt.
Eksempel:
Windows-sprog-id ”1030” er lig med
Windows-sprog ”Dansk”.
Dette felt skal udfyldes hvis der
benyttes Danske Bank som
opkrævningscentral. Danske Bank
benytte ikke NAV standard
sprogkoder, og det er derfor
nødvendigt at opsætte disse sprogkoder
i overensstemmelse med
opkrævningscentralens retningslinjer.
Følgende sprog understøttes:
Dansk = DA
Svensk = SV
Norsk = NO
Finsk = FI
Engelsk = EN
Tysk = DE
Fransk = FR
Spansk = ES
Lande/Områder
Side 51 af 309
Ved brug af landekode er det lettere at overskue, hvilket land der handles med.
Landekode kan også bruges, når der er særlige toldregler, der skal tages hensyn til.
Landekode knyttes til de debitor- og kreditorkort, du har oprettet til udland.
Lande/Områder sættes op under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Lande/områder
Navn
Kode
Navn
Adresseformat
Beskrivelse
Her angives en entydig landekode, brug
altid de officielle landekoder.
Her kan du angive navnet på landet.
Her kan du angive det adresseformat,
der skal benyttes på udskrifter for det
pågældende land.
Følgende valgmuligheder forefindes:
 Postnummer+by
Side 52 af 309
Personnavn
 By+postnummer
 By+amt+postnummer
 Tomlinje+postnr.+by
Her kan du angive, hvor
kontaktpersonens navn skal placeres i
adresser. Følgende valgmuligheder
forefindes:
 Først: Kontaktpersonens navn bliver
indsat som den første linje i adressen,
efterfulgt af firmanavn, adresse osv.
 Efter virks.navn: Virksomhedsnavnet
bliver indsat på den første linje,
efterfulgt af kontaktpersonens navn,
og derefter adresse osv.
 Sidst: Kontaktpersonens navn bliver
indsat som den sidste linje i adressen,
altså efter firmanavn, adresse, by osv.
På oversigtspanelet ’Naviger’ kan du for hver linje angive formatet for landets
SE/CVR nr.
Valutaer
Valutakoder opsættes for de lande der handles med. Du opsætter valutaer under
stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet
’Opsætning’/Underpunktet ’Generelt’.
Feltnavn
Kode
Beskrivelse
Her skal du angive en kode for
valutaen. Valutakoden skal svare til den
officielle ISO-kode.
Valutakoden kan fx opsættes på
Side 53 af 309
Beskrivelse
ØMU-valuta
debitor- og kreditorkortene. Når du
fremover bogfører eller opretter ordrer,
fakturaer, kreditnotaer, rentebilag m.v.,
bruges de oplysninger, som koden
repræsenterer som standard.
Her kan du angive en beskrivelse
svarende til valutaen.
Marker afkrydsningsfeltet, hvis
valutaen er en ØMU-valuta.
Bemærk: Er der markeret i feltet,
Realiseret gevinstkonto
Realiseret tabskonto
Urealiseret gevinstkonto
beregnes DKK om til euro og euro
omregnes til den valuta det land har,
der skal have pengene.
Her kan du angive den finanskonto,
som de realiserede kursgevinster skal
bogføres på.
Her kan du angive den finanskonto,
som de realiserede kurstab skal
bogføres på.
Her kan du angive den finanskonto,
hvor de urealiserede kursgevinster skal
bogføres, når kørslen ’Kursreguler
valutabeholdninger’ køres.
Når betalingen senere bogføres og
udlignes, sker der følgende:
Urealiseret tabskonto
 Den urealiserede kursgevinst
modposteres på den urealiserede
gevinstkonto.
 Eventuelle realiserede gevinster/tab
bogføres på de konti, der er angivet i
feltet ’Realiseret gevinstkonto’ eller i
feltet ’Realiseret tabskonto’ i
valutatabellen.
Her kan du angive den finanskonto,
hvor de urealiserede kurstab skal
bogføres, når kørslen ’Kursreguler
valutabeholdninger’ køres.
Når betalingen senere bogføres og
udlignes, sker der følgende:
 Det urealiserede kurstab
modposteres på den urealiserede
tabskonto.
Side 54 af 309
Afrundingspræcision
Beløbsdecimalpladser
Fakturaafrundingspræcision
Fakturaafrundingsretning
 Eventuelle realiserede gevinster/tab
bogføres på de konti, der er angivet i
feltet ’Realiseret gevinstkonto’ eller i
feltet ’Realiseret tabskonto’ i
valutatabellen.
Her kan du angive størrelsen på det
interval, der skal bruges til afrunding af
beløb i denne valuta.
Her kan du angive det antal decimaler,
der bliver vist, fx på fakturaer og i
rapporter, for beløb i denne valuta.
Standardværdien 2:2 angiver, at beløb i
udenlandsk valuta bliver vist med to
decimaler.
Her kan du angive størrelsen på det
interval, der skal bruges til afrunding af
beløb i denne valuta. Du kan angive en
fakturaafrunding for hver valuta i
valutatabellen.
Angives fx værdien 0,25 i feltet,
afrundes hvert fakturabeløb i denne
valuta til et tal, der er deleligt med 25.
Her kan du angive, om fakturabeløb
skal rundes op eller ned. Oplysningerne
sammenholdes med oplysningerne om
afrundingsintervallet, der er angivet i
feltet ”Fakturaafrundingspræcision”.
Følgende valgmuligheder forefindes:
Reguleret den
Rettet den
 Nærmeste; Tal, der er =5, rundes
op. Ellers rundes der ned. Det vil
sige 1,25 rundes ned til 1.0 og 1,75
rundes op til 2,0.
 Op; Beløbet rundes op.
 Ned; Beløbet rundes ned.
Feltet viser, hvornår den seneste
kursjustering blev udført, dvs., hvornår
kørslen ’Kursreguler
valutabeholdninger’ sidst blev udført.
Feltet viser den dato, hvor
oplysningerne i valutatabellen sidst blev
ændret.
Side 55 af 309
Fra handlingsbåndet på fanebladet ’Start’ kan du for hver valutakode opsætte
kurser for den pågældende valutakode. Det gør du under handlingsgruppen
’Proces’ og handlingen Kurser.
Navn
Startdato
Valutakode
Beskrivelse
Her kan du angive, hvilken dato
valutakursen på den pågældende linje
skal træde i kraft. Valutakursen er
gyldig fra denne dato og indtil, der
indtastes en ny dato i feltet ’Startdato’
på næste linje.
Feltet viser koden for den udenlandske
valuta.
Bemærk: Feltet udfyldes automatisk
Associeret valutakode
Valutakursbeløb
med den kode, der er valgt i vinduet
Valutaer.
I dette felt vælger du koden for den
valuta, du vil omregne til den valuta, du
har opsat i feltet ’Valutakode’.
Hvis du fx vil associere valutakursen
for en ØMU-valuta til euroen, skal du
vælge Euro i feltet.
I dette felt og feltet ’Associeret
valutakursbeløb’ kan du angive de
beløb, som skal bruges til beregning af
valutakurser for den udenlandske
valuta på den pågældende linje. Det
Side 56 af 309
Associeret valutakursbeløb
Regul. Valutakursbeløb
Ass. Regul. Valutakursbeløb
Fastsæt valutakursbeløb
beløb, som du indtaster i feltet,
relaterer til valutaen i feltet
’Valutakode’.
I dette felt og feltet ’Valutakursbeløb’
kan du indtaste beløb, som skal bruges
til beregning af valutakurser for den
udenlandske valuta på den pågældende
linje. Det beløb, som du indtaster i
dette felt, relaterer til valutaen i feltet
’Associeret valutakode’.
I dette felt og feltet ’Ass. regul.
Valutakursbeløb’ kan du indtaste beløb,
som bliver brugt til beregning af de
valutakurser, der bruges i kørslen
’Kursreguler valutabeholdninger’.
Kørslen bruger den regulerede
valutakurs til at regulere
valutabeholdninger (gevinster og tab) i
Finans-, debitor-, kreditor- og
bankposter. Det beløb, som du
indtaster i feltet, relaterer til valutaen i
feltet ’Valutakode’.
I dette felt og i feltet ’Regul.
Valutakursbeløb’ kan du indtaste beløb,
som bliver brugt til beregning af de
valutakurser, der bruges i kørslen
’Kursreguler valutabeholdninger’.
Kørslen bruger den regulerede
valutakurs til at regulere
valutabeholdninger (gevinster og tab) i
Finans-, debitor-, kreditor- og
bankposter. Det beløb, som du
indtaster i feltet, relaterer til valutaen i
feltet ’Associeret valutakode’.
Her kan du angive, om valutaens kurs
kan ændres på fakturaer og
kladdelinjer. Den pågældende
valutakurs indsættes automatisk på
fakturaer og kladdelinjer på baggrund
af oplysningerne i felterne ’Valutakode’
og ’Bogføringsdato’ på fakturaer eller
kladdelinjer og vinduet Valutakurs.
Du kan vælge mellem følgende
indstillinger:
 Valuta; Valutaen i feltet ’Valutakode’
er fast. På fakturaer og kladdelinjer
Side 57 af 309
kan du ændre beløbene i feltet
’Associeret valutakursbeløb’ i vinduet
Ret valutakurs.
 Associeret Valuta; Valutaen i feltet
’Associeret valutakode’ er fast. På
fakturaer og kladdelinjer kan du
ændre beløbene i feltet
’Valutakursbeløb’ i vinduet Ret
valutakurs.
 Begge; Hvis du vælger denne
indstilling, kan kursen for denne
valuta ikke ændres i vinduet Ret
valutakurs. Vælg denne indstilling,
hvis du vil registrere en valutakurs
mellem euro og én af de tidligere
nationale valutaer (for ØMU-lande)
pga. af deres faste kurs.
Finanskladdetyper
Alle former for registreringer i Navision Stat kan foretages i kladder. Fx kan
kassebilag registreres i kassererkladden, omposteringsbilag i finanskladden (også
kaldet omposteringskladde), betalinger af købsbilag indlæses i udbetalingskladden
osv.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt
Navn
Navn
Beskrivelse
Type
Beskrivelse
Her skal du angive navnet på den
kladdetype, du vil oprette.
Her skal du angive en sigende beskrivelse af
kladdetypen.
Her skal du indsætte kladdens type. Typen
Side 58 af 309
bestemmer vinduets udseende.
Elektroniske betalinger
Følgende valgmuligheder forefindes:
 Generelt: Kassekladder
 Salg: Salgskladder
 Køb: Købskladder
 Indbetalinger: Indbetalingskladder
 Betalinger: Udbetalingskladder
 Anlæg: Anlægskladder
 Intercompany: Intercompanykladder
 Sager: Sagskladder
 Kasserer: Kassererkladder
Feltet angiver, hvorvidt kladden skal
anvendes til elektroniske betalinger.
Bemærk: Feltet kan kun markeres, hvis der
Gentagelseskladde
i feltet ’Type’ er valgt betalinger og denne
kladde bruges til at udsøge og sende
betalinger til banken (udbetalingskladde)
Her skal du angive, om kladdetypen skal
være en gentagelseskladde.
Bemærk: Gentagelseskladden kan være en
stor hjælp, når der er mange næsten ens
poster, der skal bogføres igen og igen,
eksempelvis husleje, abonnementer, el eller
varme.
Modkontotype
Med gentagelseskladder skal poster, der
bogføres regelmæssigt, kun indtastes én
gang. Det vil sige, at de konti, beløb,
dimensioner og dimensionsværdier osv.,
som angives, bevares i kladden efter
bogføringen. Du har altid mulighed for at
ændre, inden du bogfører.
Her skal du angive, hvilken modkontotype
der skal benyttes i forbindelse med denne
finanskladdetype. Den modkontotype, du
vælger, vil blive kopieret til de kladdenavne
og kladdelinjer, du opretter med denne
kladdetype. Følgende valgmuligheder
forefindes:
 Finans
 Debitor
Side 59 af 309
Modkonto
 Kreditor
 Bank
 Anlæg
Her kan du angive den modkonto, der skal
bruges i forbindelse med denne
finanskladdetype. Den modkonto, du
vælger, vil blive kopieret til de kladdenavne
og kladdelinjer, du opretter med denne
kladdetype.
Bemærk: Anvender du flere modkonti i
Nummerserie
kladden skal du ikke udfylde feltet.
Her kan du hente koden for den
nummerserie, der skal bruges til automatisk
at tildele bilagsnumre til kladdelinjerne i den
finanskladdetype, du er ved at oprette.
Bemærk: Hvis der også findes en
Bogføringsnummerserie
Kildespor
Årsagskode
Afstem pr. bilag
nummerseriekode i feltet
’Bogføringsnummerserie’, anvendes
nummerserien i feltet ’Nummerserie’ kun til
at forhåndstildele et nummer. Dette
nummer erstattes ved bogføring af et
nummer fra den nummerserie der er valgt i
feltet ’Bogføringsnummerserie’.
Hvis du ønsker at anvende en
bogføringsnummerserie, kan du angive
koden på nummerserie her. Det
forhåndstildelte bilagsnummer vil så ved
bogføring af kladden blive ændret til et
nummer fra den bogføringsnummerserie du
har angivet.
Kildesporskoden bliver automatisk indsat
på alle linjer, der oprettes under
kladdetypen. Kildespor bruges til at se, i
hvilken kladdetype en post er oprettet.
Her kan du vælge en Årsagskode, der skal
indsættes på kladdelinjerne.
Årsagskoder kan bruges som yderligere
supplement til Kildespor.
Her kan du vælge, om dokumenter, der er
bogført i denne finanskladdetype, skal
stemme pr. bilagsnummer og -type.
Når der udføres automatisk afstemning af
kladdetyper, sker det altid på basis af dato.
Hvis du markerer afkrydsningsfeltet
’Afstem pr. bilag’, tillader du kun bogføring
Side 60 af 309
af bilag, der også stemmer pr.
bilagsnummer og type.
Bemærk: Såfremt der er integration til SKS
Kopier momsopsæt. kld.linje
Tillad momsdifference
(Jf. ØDUP integrations opsætning), så vil
der automatisk blive sat en markering i
feltet ’Afstem pr. bilag’ på kladdetyperne.
Marker feltet, hvis der skal beregne moms
af konti og modkonti på kladdelinjerne for
de valgte kladdetyper.
Hvis du markerer feltet, kopieres
momsoplysninger for en konto eller
modkonto til felterne
’Momsvirksomhedsbogf.gruppe’ og
’Momsproduktbogf.gruppe’ eller til felterne
’Modkontos momsvirks.bogf.gr.’ og
’Modkontos momsprod.bogf.gr.’.
Markér feltet, hvis manuel regulering af
momsbeløb er tilladt i kladderne.
Tekster
Du har mulighed for at oprette en kode, der bruges til at identificere tekst, du vil
undgå at skulle indtaste igen og igen, såsom "Leveringsgebyr" eller
"Månedsafskrivning". Når du herefter indtaster koden i feltet Nummer på en linje,
hvor typen er Blank (f.eks. en faktura), indsætte Microsoft Dynamics NAV hele
teksten automatisk i beskrivelsesfeltet.
Du opretter tekster fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet
’Opsætning/Underpunktet ’Generelt’.
Du har mulighed for at angive yderligere oplysninger på de udvidede tekster.
Udvidede tekster tilgås fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’. Bortset fra
nedenstående kolonner er opsætningen af Tekster Standard Navision opsætning.
Navn
AfsenderID
Afsendersystem
Beskrivelse
Dette felt benyttes til at holde en unik
identifikation af posten i et eksternt
fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Feltet benyttes til at holde en reference
Side 61 af 309
til et eksternt fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Opsætning af ændringslog
Funktionaliteten i ændringsloggen giver dig mulighed for at spore alle ændringer i
data som en bruger har foretaget i databasen. Du skal selv opsætte de tabeller og
felter, som du ønsker der skal opsættes en logning på.
Du finder opsætningen af ændringsloggen under stien: Afdelinger/Opsætning/Itadministration/Generelt/Menupunktet Lister.
Inden du aktivere ændringsloggen, skal tabeller og felter opsættes. Du gør du på
Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’/Handlingen ’Tabeller’.
Du bør nøje overveje, hvilke tabeller der skal logges på, og om det giver mening af
logge hele tabellen, eller kun nogle enkelte felter, da loggen hurtig bliver stor. Som
minimum anbefaler vi at der opsættes logning på nedenstående tabeller:
Tabel – id
79
91
98
402
403
404
5603
5604
5611
Navn
Virksomhedsoplysninger
Brugeropsætning
Regnskabsopsætning
Opsætning af ændringslog
Opsætning af ændringslog (tabel)
Opsætning af ændringslog (felt)
Anlægsopsætning
Anlægsbogf.typeopsætning
Afskrivningsprofiler
Side 62 af 309
5612
8618
8619
6006862
6006972
6006988
6006989
6007347
6007675
6007688
6007693
6007694
6007702
6007715
6007758
6016812
6016813
6016814
99008512
Anlægsafskrivningsprofiler
Dataskabelonhoved
Dataskabelonlinje
Eksport Dimension Opsætning
DCA opsætning –lokal
Godkendelsesopsætninger –
bestillinger
Godkendere – bestillinger
Brugerkontrolliste - opsætning
Integrationsdatastrøm
Feltværdimapning
Tabelvalideringsopsætning
Feltvalideringsopsætning
Integrationsopsætning
GIS Excel Opsætning
GIS NAS Instans
Bank-prokurabruger
Bank-prokuragruppe
Bank-prokuraopsætning
E-bilag styringsopsætning
Bemærk: Aktiverer du ændringsloggen inden du har foretaget opsætningen, vil
opsætningen stå i loggen, og du vil skulle slette loggen for at fjerne opsætningerne.
I vinduet Rediger – Ændr.logopstn.oversigt (tabel) fremkommer dette billede:
Side 63 af 309
Navn
Id
Navn
Logfør indsættelse
Beskrivelse
Feltet viser Id-nummeret for tabellen.
Feltet viser navnet på tabellen.
Her kan du vælge, om der i loggen skal
registreres indsættelser foretaget i den
pågældende tabel. Følgende
valgmuligheder forefindes:
 Blank
 Nogle felter
 Alle felter
Bemærk: Vælges ”Nogle Felter” kan
Logfør ændring
der yderligere klikkes på knappen med
de 3 prikker ud for feltet. Der kan
herefter vælges felter ud fra den
pågældende tabel, som man ønsker at
føre en log over. Se billedet længere
nede.
Her kan du vælge om der i loggen skal
registreres ændringer foretaget i den
pågældende tabel. Følgende
valgmuligheder forefindes:
Side 64 af 309
Logfør sletning
 Blank
 Nogle felter
 Alle felter
Her kan du vælge om der i loggen skal
registreres sletninger foretaget i den
pågældende tabel. Følgende
valgmuligheder forefindes:
 Blank
 Nogle felter
 Alle felter
Hvis du kun ønsker at logge enkelte felter, og ikke hele tabellen, skal du vælge
Nogle felter og klikke på knappen med de 3 prikker
, for at få vist alle felterne
for tabellen. Herefter kan du markere felter Logfør indsættelse ud for de feltnumre,
som du ønsker, der skal logges på.
Når alt er opsat skal loggen aktiveres. For at aktivere ændringsloggen skal feltet
Ændringslog er aktiveret markes. Det gør du på stien: Afdelinger/Opsætning/Itadministration/Generelt/Menupunktet ’Opgaver’/Underpunktet Opsætning af
ændringslog/Fanen ’Start’ på Handlingsbåndet.
Bemærk: Efter opsætningen af ændringsloggen skal Navision Klienten lukkes
ned, og der skal logges på igen for at aktivere ændringsloggen.
Ændringslogposter
Når en bruger efterfølgende foretager ændringer, vil ændringerne kunne ses i
vinduet Ændringslogposter.
Sti: Afdelinger/Opsætning/It-administration/Generelt/Ændringslogposter
Side 65 af 309
Navn
Dato og tidspunkt
Bruger-id
Tabelnr.
Tabel
Værdi for primærnøgle 1,2 og 3
Feltnr.
Feltnavn
Ændringstype
Gammel værdi
Ny værdi
Beskrivelse
Feltet indeholder den dato og det
tidspunkt, hvor Ændringslogposten
blev oprettet.
Feltet indeholder bruger-id'et for den
bruger, der har ændret feltet.
Feltet indeholder nummeret på den
tabel, der indeholder det ændrede felt.
Feltet indeholder navnet på den tabel,
der indeholder det ændrede felt.
Feltet indeholder primærnøglen eller nøglerne for det ændrede felt.
Feltet indeholder feltnummeret på det
ændrede felt.
Feltet indeholder feltnavnet på det
ændrede felt.
I dette felt vises den type ændringer,
der er foretaget i feltet.
 Indsættelse: En bruger har indsat
data.
 Ændring: En bruger har ændret data.
 Sletning: En bruger har slettet data.
Feltet viser den værdi der stod i feltet
inden ændringen.
Feltet viser den nye værdi, som
brugeren har ændret til
Udskrivning af ændringslog
Fra ’Ændringslogposterne’ har du mulighed for at få vist en rapport og udskrive
denne. Du får vist rapporten ved at vælge Udskriv på Handlingsbåndet/Fanen
Handling.
Slet Ændringslogposter
Vejledningen i opsætning af ændringsloggen bør følges, da en uhensigtsmæssig
opsætning af ændringsloggen enten giver for få informationer eller alt for mange
Side 66 af 309
oplysninger. Herved bliver det meget svært at få et overblik over de logninger,
som der bør kontrolleres. Det anbefales derfor, at loggen jævnligt kontrolleres,
eventuelt udskrives og slettes.
Bemærk: Du bør altid udskrive ændringsloggen, inden du sletter den.
Ændringslogposter slettes fra stien: Afdelinger/Opsætning/Itadministration/Sletning af data/Slet poster
Navn
Dato og tidspunkt
Tabelnr.
Beskrivelse
Her kan du afgrænse sletningen af
uddata på den dato og tidspunkt, hvor
Ændringslogposten blev oprettet.
Her kan du afgrænse på de tabeller, der
indeholder Ændringslogposter.
Bemærk: Ved sletning af poster i ændringsloggen, logges sletningen også som en
selvstændig post.
Side 67 af 309
Statslige opsætninger herunder integration til SKS og CØSA
I dette afsnit gennemgås datastrømme, opsætninger og funktionalitet, som
vedrører integrationen mellem SKS, CØSA, SLS og Navision.
Der er 3 typer af datastrømme mellem de centrale systemer og Navision.
 ”Kontroldata” - Kommer fra SKS. Styrer hvornår og på hvilke konti og
delregnskaber der må bogføres. Styrer desuden hvornår årsafslutning skal/må
finde sted.
 Data fra de centrale systemer – Består af lønfinansposter og
personaleoplysninger fra SLS, bevillingsposter fra SKS samt formålskontoplan
fra CØSA.
Data til de centrale systemer - Alle bogførte finansposter afleveres fra Navision
til SKS hvor de sammen med alle andre institutioners data opsamles og
medtages i statsregnskabet. I tilfælde af at der er integration til CØSA,
eksporteres forbrugsdata og årsrapportdata til CØSA.
Disse data synkroniseres til og fra den lokale Navision database via Koncern-,
SLS-databasen, synkroniseringsjobbet og ØDUP (Økonomistyrelsens Data
Udvekslingspunkt).
ØDUP integrations opsætning
I ØDUP integrations opsætningen opsættes integrationen til SKS, SLS, ØDUP og
CØSA. Du finder ØDUP integrations opsætningen under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/Menupunktet ’Opsætning’
Side 68 af 309
Oversigtspanelet ’Generelt’
Navn
Bogføringskreds
Beskrivelse
Her skal du angive regnskabets
bogføringskredsnummer.
Værdien i feltet kontrolleres op imod
nedenstående datastrømme fra SKS:
 SKS Konteringsperioder
 SKS Delregnskaber
 SKS aktivitetsperioder
Datastrømen SLS følges op mod:
Lønfinansposter
Bemærk: Værdien i feltet kan ikke
Lokal kontolængde
Konsoliderings- regnskab
ændres efter, at der er bogført poster.
Her skal du angive længden af det
lokale kontonummer. Værdien
bestemmer længden på kontonumrene
i den lokale Navision Stat kontoplan.
En markering af dette felt betyder
Side 69 af 309
regnskabet skal benyttes enten som et
konsolideringsregnskab eller et lokalt
regnskab, som ikke har nogen
forbindelse til det statslige regnskab.
Bemærk: Et lokalt regnskab skal ikke
integreres med SKS, CØSA eller SLS.
Er der markering i dette felt, betyder
det derfor, at der ikke skal
synkroniseres data ind fra SKS, CØSA
eller SLS. Ligeledes skal der heller ikke
eksporteres data fra et lokalt regnskab.
Koncern Database
SLS Database
Kontoplan-version
Ved bogføring i et lokalt regnskab er
du ikke underlagt de sædvanlige
restriktioner fra SKS mht.
konteringsperioder og
delregnskabsværdier.
Her er angivet navnet på den database,
hvorfra koncerndata synkroniseres ind
i Navision. Første gang der
synkroniseres data til Navision,
udfylder synkroniseringsjobbet feltet
med navnet på Koncerndatabasen.
Her er angivet navnet på den database,
hvorfra koncerndata synkroniseres ind
i Navision. Første gang der
synkroniseres data til Navision,
udfylder synkroniseringsjobbet feltet
med navnet på SLS-databasen.
I feltet ses den aktuelle
kontoplansversion.
Oversigtspanelet ’SKS opsætning’
Navn
Import SKS kontoplan
Beskrivelse
Her kan du angive, om du ønsker at
modtage og anvende SKS kontoplan.
SKS Kontoplanen anvendes til
Side 70 af 309
opbygning af den lokale kontoplan i
henhold til de retningslinjer, der er
angivet i feltet ‘lokal kontolængde’ som
angivet på Oversigtspanelet ’Generelt’.
Samtidig foretages et check ved
oprettelse af ny konto.
Bemærk:
Import SKS delregnskab
Oplysningerne i tabellen SKS
kontoplan vedligeholdes centralt og
replikeres til lokale installationer, hvor
oplysningerne ikke kan ændres.
Her kan du angive, om du vil modtage
og anvende SKS delregnskab. Tabellen
SKS_Delregnskaber indeholder lovlige
kombinationer af bogføringskreds og
delregnskab.
Når bogføringskredsen angives lokalt i
tabellen ØDUP integrations opsætning,
tjekker Navision om den indtastede
kombination eksisterer i tabellen
SKS_Delregnskaber.
Bemærk: Oplysningerne i tabellen
Import SKS aktiviteter
Import SKS perioder
SKS Delregnskaber vedligeholdes
centralt og replikeres til lokale
installationer, hvor oplysningerne ikke
kan ændres.
Her kan du angive om du ønsker at
modtage og anvende SKS Aktiviteter
for en styring af årsafslutningsperioden.
Her kan du angive om du ønsker at
modtage og anvende SKS
Periodestyring. Hvis du ikke vælger
SKS Periodestyring, anvendes de
almindelige regnskabsperioder.
Tabellen SKS Periode indeholder
definitioner af regnskabsperioder for
kombinationerne af bogføringskreds og
delregnskab med specifikation af lovlig
konteringsperiode indenfor den enkelte
regnskabsperiode.
Tabellen anvendes til at kontrollere, at
Side 71 af 309
bogføring sker i åbne perioder samt
ved oprettelse af regnskabsår.
Bemærk: Oplysningerne i tabellen
Import bevillinger
SKS Periode vedligeholdes centralt og
replikeres til lokale installationer, hvor
oplysningerne ikke kan ændres.
Her kan du angive, om du ønsker at
modtage og anvende SKS
Bevillingsdata (Indberettet via Statens
Budgetsystem, SB).
Bevillingsposterne indlæses pr.
bogføringskreds og delregnskab på
artskontoniveau. Kørslen tilføjer
automatisk efterstillede nuller i henhold
til den frie specifikation.
Import SKS Afstemning
Eksport af finansposter til SKS
Eksport af ultimoposter til SKS
Kørslen anvendes til at overføre
bevillingsposter som budgetposter i et
Navision Stat budget. Efter indlæsning
kan budgetposterne efterbehandles og
fx fordeles på interne dimensioner
og/eller underliggende konti
eksempelvis via udlæsning til Excel
direkte fra budgettet.
Her kan du angive, om du ønsker at
modtage og anvende SKS
afstemningsdata, leveret fra SKS. Efter
hver periode sender SKS en datastrøm
med summer for den periode, der
netop er afsluttet til ØDUP.
Dette felt kan kun aktiveres, hvis
Import af SKS Kontoplan, import af
SKS Delregnskaber og import af SKS
Perioder er aktiveret.
Her kan du angive, om der skal
eksporteres finansposter fra Navision
regnskabet til SKS. Såfremt feltet er
markeret, vil det opsatte eksportjob
automatisk dagligt overføre bogførte
finansposter til databasen angivet i
feltet ”Koncern Database”.
Her kan du angive om der skal
eksporteres ultimoposter sammen med
de ordinære finansposter til SKS.
Bemærk: at feltet først må udfyldes
efter forudgående aftale med
Moderniseringsstyrelsen.
Ultimoposter skal ikke eksporteres. For
at være sikker på, at de ikke bliver
eksporteret, så kontroller opsætningen i
Navision. Sørg for at
afkrydsningsboksen er blank – dette
betyder, at der ikke eksporteres.
Ultimoposter dannes af årsafslutningskørslen. Det er ikke muligt selv at
markere en post som ”Ultimopost”.
Oversigtspanelet ’CØSA opsætning’
Navn
Import CØSA Formålskontoplan
Eksport forbrugsdata til CØSA
Eksport årsrapportdata til CØSA
Beskrivelse
Her kan du angive, om der skal
importeres CØSA Formålskontoplan.
CØSA Formålskontoplan
vedligeholdes af
Undervisningsministeriet og replikeres
via ØDUP til lokale installationer, hvor
oplysninger ikke kan rettes.
Her kan du angive om der skal
overføres forbrugsdata til CØSA via
LDV integration
Her kan du angive om der skal
overføres årsrapportdata til CØSA via
LDV integration
Oversigtspanelet ’Løn opsætning’
Navn
Import SLS Pers. Stamdata
Beskrivelse
Her kan du angive om du ønsker at
Side 72 af 309
Side 73 af 309
modtage stamdata oplysninger fra SLS.
Bemærk: Denne datastrøm kan kun
Import SLS konteringsdata
bestilles såfremt SLS anvendes som
lønleverandør.
Her kan du angive om du ønsker at
modtage lønkonteringsdata fra SLS.
Bemærk: Denne datastrøm kan kun
Import lønforbrugsdata
Løn omposteringskonto
bestilles, hvis der ligeledes abonneres på
SLS Personale stamdata
Her kan du angive om du ønsker at
modtage og anvende lønforbrugsdata,
leveret fra SLS eller anden løn
dataleverandør.
Her skal du angive en finanskonto til
automatisk ompostering. Kontoen
benyttes, såfremt Navision Stat modtager
lønfinansposter fra SLS (eller anden
lønleverandør) på finanskonti, hvor der
ikke kan bogføres.
Bemærk: Feltet skal være udfyldt, ellers
Løn omposterings delregnskab
kan der ikke indlæses lønposter.
Her skal du angive en delregnskabskode til
automatisk ompostering.
Delregnskabskoden skal benyttes, såfremt
Navision Stat modtager lønfinansposter fra
SLS (eller anden lønleverandør) på
delregnskabskoder, hvor der ikke kan
bogføres.
Bemærk: Feltet skal være udfyldt, ellers
Eksportér Lokale Dimensioner
kan der ikke indlæses lønposter.
En markering i feltet angiver, at der
eksporteres dimensioner og
dimensionsværdier fra NS via ØDUP til det
centrale system HR-løn. Dette kan kun ske
under forudsætning af, at der er foretaget
en SLS-Segment/NS-Dimensionsopsætning i SLS-dimensionsbro.
Når ’ØDUP integrationsopsætningen’ er opsat kan der modtages datastrømme fra
koncerndatabasen. I denne vejledningen vil der nu blive gennemgå de 5
datastrømme:
Side 74 af 309
SKS Kontoplan
SKS kontoplanen er en 4 cifret kontoplan der vedligeholdes centralt, og
oplysningerne i kontoplanen kan derfor ikke ændres. SKS kontoplanen anvendes
til opbygning af den lokale kontoplan i henhold til de retningslinjer, der er angivet
i kontolængde i ØDUP integrationsopsætningen.
SKS kontoplanen findes under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/ Menupunktet ’Opsætning’.
Navn
Nummer
Navn
Kontotype
Beskrivelse
Dette felt viser artskontoen, som SKS
opsamler finansposter på. I Navision
kontoplanen kan du kun oprette konti
med en art, som findes i SKSkontoplanen. Dvs. de 4 første cifre i en
finanskontoplan skal eksistere i SKS
Kontoplanen.
Dette felt viser navnet på kontoen.
Dette felt viser kontotypen.
Side 75 af 309
Kontotypen kan være en af følgende
værdier:
Type
Årsafslutningskonto
Sidste bogføringsdato
Spærringsdato
Spærret
Direkte bogføring
 Konto
 Sum
 Fra-sum
 Til-sum
Feltet viser, om kontoen er en konto til
resultatopgørelsen eller til balancen.
Feltet viser den finanskonto, som
kontoen skal afsluttes til i forbindelse
med årsafslutningen.
Feltet viser sidste dato for postering på
finanskontoen. Efter denne dato kan
du ikke bogføre på en finanskonto,
som har den pågældende hovedart.
Dette felt viser datoen for spærringen
af kontoen.
Dette felt angiver om finanskontoen er
spærret for direkte bogføring. Du kan
ikke bogføre på en finanskonto, som
har en spærret hovedart.
Dette felt angiver om du må bogføre
direkte på finanskontoen. Du kan ikke
bogføre direkte på en finanskonto, som
har en hovedart, hvor der ikke er
markering i direkte bogføring.
På Handlingsbådet og fanebladet Handlinger har du mulighed for at indrykke
kontoplanen.
Bemærk: Hvis en slutdato for en SKS konto er indtruffet, beregner Navision Stat
automatisk, at SKS kontoen er spærret. Og der vil ikke længere kunne oprettes
nye finanskonti med udgangspunkt i SKS kontoen, eller bogføres på eksisterende
finanskonti med relation til SKS kontoen.
Selvom en SKS konto ikke er spærret, kan man fortsat godt selv spærre en
finanskonto relateret til SKS kontoen, så skal det blot, som tidligere, ske direkte på
finanskontokortet.
Ved indtastning af en finanskonto på en konteringslinje tjekkes der udelukkende
på om SKS konto og/eller finanskonto er spærret, mens der ved den
efterfølgende bogføring (der kan ligge dage senere) tjekkes på både tilladt
datointerval for SKS kontoen, eventuel spærring af SKS kontoen og eventuel egen
spærring af finanskontoen.
Tjekket på direkte/indirekte bogføring gældende for SKS konto og finanskonto er
uændret.
Side 76 af 309
SKS Perioder
Økonomistyrelsen bruger tabellen SKS Perioder til central styring af, hvornår
institutionerne kan bogføre i de enkelte regnskabsperioder.
Der skelnes her mellem den periode, der må registreres posteringer for (Perioden)
og den fysiske udstrækning – altså det tidsrum i hvilket, der må registreres
posteringer med en bogføringsdato, der falder inden for perioden
(Konteringsperioden).
SKS perioder findes under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/ Menupunktet ’SKS Perioder’.
Navn
Bogføringskreds
Beskrivelse
Feltet viser den bogføringskreds, konteringsperioder er
gældende for.
Bemærk: Hvis denne bogføringskreds ikke er
overensstemmende med bogføringskredsen angivet under
Periode
PeriodeStart
PeriodeSlut
KonteringStart
KonteringSlut
Lukket
Side 77 af 309
ØDUP integrations opsætningen kan der ikke bogføres i
regnskabet, idet systemet konstaterer, at der ingen gyldige
perioder er for den pågældende bogføringskreds.
Her vises den regnskabsperiode, som linjen vedrører.
Datoformatet er ååååmm.
Her vises den første bogføringsdato i regnskabsperioden.
Her vises den sidste bogføringsdato i regnskabsperioden.
Her vises den tidligste dato for bogføring i
regnskabsperioden. Dvs. hvornår du tidligst kan bogføre
poster med bogføringsdato omfattet af intervallet
Periodestart - PeriodeSlut
Her vises den seneste dato for bogføring i den pågældende
periode. Dvs. hvornår du senest kan bogføre poster med
bogføringsdato omfattet af intervallet Periodestart –
PeriodeSlut
En markering i dette felt betyder at perioden er lukket, og
der derfor ikke bogføres i den pågældende periode.
SKS Aktivitetsperioder
SKS Aktivitetsperioder bruges til central styring af hvornår institutionerne kan
årsafslutte.
Du finder ’SKS Aktivitetsperioder’ under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/Menupunktet ’Opsætning.
Navn
Bogføringskreds
Beskrivelse
Her vises den bogføringskreds, konteringsperioder er gældende
for. Hvis denne bogføringskreds ikke er overensstemmende med
Aktivitet
Side 78 af 309
bogføringskredsen angivet under ØDUP integrations
opsætningen, kan regnskabet ikke årsafsluttes.
Feltet viser den aktivitet, der skal udføres. Pt. drejer dette sig kun
om årsafslutning.
Bemærk: Koden angivet i feltet skal svare til
PeriodeStart
PeriodeSlut
KonteringStart
KonteringSlut
Lukket
Kildesporsdefinitionen for Årsafslutning.
Feltet viser den første dato i den periode, som aktiviteten
omhandler. Dvs. den første dato i det år som skal årsafsluttes
Feltet viser den sidste dato i den periode, som aktiviteten
omhandler. Dvs. den sidste dato i det år som skal årsafsluttes
Feltet viser datoen fra hvornår der kan årsafsluttes.
Feltet viser datoen hvor der senest kan årsafsluttes.
Feltet viser, om aktiviteten er tilladt eller lukket. Hvis der er
markering i dette felt kan aktiviteten ikke udføres uanset
indholdet i de resterende felter.
SKS Delregnskaber
Tabellen indeholder en oversigt over de delregnskaber/registreringsnumre, der er
åbne for den pågældende bogføringskreds, og som er synkroniseret ud fra SKS.
Når regnskabet åbnes, vil de delregnskabsværdier, der ikke fremgår af denne tabel,
blive spærret i tabellen Dimensionsværdier. Du kan ikke bogføre på spærrede
delregnskaber, og spærringerne kan ikke ophæves manuelt.
Du finder ’SKS Delregnskaber’ under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/Menupunktet ’Opsætning’.
Side 79 af 309
Navn
Bogføringskreds
Delregnskabskode
Beskrivelse
Bogføringskredsnavn
Bogføringskredstypenavn
CVR nummer
Underkonto
Underkonto_kortnavn
AabenPeriodeNr
Beskrivelse
Feltet viser den bogføringskreds, som
delregnskabskoden er gældende for.
Hvis denne bogføringskreds ikke er i
overensstemmelse med
bogføringskredsen der er angivet i
ØDUP integrations opsætningen, vil
der ikke være åbne delregnskaber i
regnskabet.
Feltet viser en delregnskabskode/værdi
tilknyttet bogføringskredsen.
Feltet viser en beskrivelse af den
aktuelle kombination af
bogføringskreds og delregnskab.
Her vises navnet på bogføringskredsen.
Dette felt indeholder navnet på
bogføringskredsens type. Typen siger
noget om, hvilke regler for
regnskabsaflæggelse, som
bogføringskredsen er underlagt.
Dette felt viser bogføringskredsens
CVR nr.
Dette felt indeholder delregnskabets
underkontonummer i finansloven.
Dette felt viser navnet på
underkontonummeret
Feltet indeholder en 6-cifret
periodeangivelse for, hvornår et
Side 80 af 309
LukPerioderNr
Spærret
Startdato
Slutdato
delregnskab er åben
Feltet indeholder en 6-cifret
periodeangivelse for, hvornår et
delregnskab er lukket
Feltet viser, om en delregnskabskode er
spærret. Hvis enten ’Åbn Periode nr’
endnu ikke er indtruffet eller hvis ’Luk
Periode nr’. er indtruffet, eller hvis
koden ikke er blevet fremsendt fra SKS
spærres koden.
Feltet viser startdatoen, hvor det er
muligt at bogføre på delregnskabet
Feltet viser slutdatoen for bogførings
på delregnskabskoden.
SKS Afstemning
Ved periodeafslutning skal du afstemme periodens bevægelser i Navision i forhold
til SKS. Hvis saldo, år-til-dato og periodens bevægelser i Navision svarer til de
samme summer fra SKS, er status korrekt i de to systemer.
Efter hver periode sender SKS en datastrøm med summer for den periode, der
netop er afsluttet til ØDUP. Her kan ses en oversigt over de perioder som er
kommet fra SKS. Data fra filer bliver liggende i afstemningsoversigten (indbakken),
så det er muligt at gå tilbage i tiden og foretage afstemning.
Du finder Afstemningsoversigten under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/Menupunktet Lister og underpunktet SKS.
Du har også mulighed for at trække Rapporten SKS Afstemningen, der viser hvis der
er afvigelser - dette vil blive vist ud for de konti, hvor afvigelsen er. Rapporten viser
Saldo og bevægelse på alle konti. Ønsker du en detaljering i rapporten med
gruppetotal pr. delregnskab, skal feltet Detaljeret markeres.
SKS Afstemningen trækkes fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Rapporter og
analyse/Menupunktet Finans/Underpunktet Rapporter/punktet
Regnskabsopgørelse.
Bemærk: Ultimoposter vil ikke fremgå af rapporterne, og i tilfælde af at der ikke er
nogen differencer, fås en linje i rapporterne med teksten ”Der er ikke fundet
afstemningsdifferencer indenfor det angivne filter”.
Bemærk: Rapporterne forudsætter, at du abonnerer på datastrømmen ’SKS
afstemning’, og at du både importerer: ’SKS Konto’, ’SKS Perioder’, ’SKS
Side 81 af 309
Delregnskaber’, ’SKS afstemning’ og ’Eksporter finansposter til SKS’. Disse
opsættes i ØDUP integrations opsætningen.
CØSA Formålskode
Såfremt der er markeret i feltet ’Import CØSA formålskontoplan’ under ØDUP
Integrations opsætning, vil denne tabel indeholde CØSA formålskoder (Centrale
Økonomi- og Studieadministrations System). CØSA formålskode anvendes kun af
selveje-institutioner under Undervisningsministeriet.
CØSA Formålskode opsættes under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/Menupunktet ’Opsætning’.
Navn
Kode
Navn
Dimensionsværditype
Spærret
Overført
Import/Eksport SKS Log
Beskrivelse
Feltet viser CØSA formålskoden.
Feltet viser navnet på CØSA formålskoden
Feltet viser dimensionsværditypen for CØSA formålskoden,
dvs. standard, overskrift, Til-Sum, Fra-Sum eller Sum.
Feltet viser om den pågældende CØSA formålskode er
spærret.
Feltet viser om den pågældende CØSA formålskode er
overført til dimensionstabellen.
Systemet fører en log over synkroniseringen af SKS-datastrømmene til og fra
koncerndatabasen. Du kan således overvåge synkroniseringen og blive informeret
om eventuelle fejlkilder.
Import/Eksport SKS log findes under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/SKS
Bemærk: Hvis synkroniseringen ikke er blevet gennemført med succes, vil dette
blive meddelt når regnskabet åbnes.
Navn
Type
Starttid
Sluttid
Beskrivelse
Beskrivelse
Feltet viser, om data er/kommer fra:
 Koncern data (leveret fra
Koncerndatabasen)
 SLS-data (leveret fra SLS databasen)
 Eksport data (sendes til Koncern
databasen)
Feltet viser, hvornår jobbet startede.
Feltet viser, hvornår jobbet sluttede.
Såfremt jobbet er gennemført
succesfuldt, indsættes følgende besked
afhængig af værdien i feltet Type:
Side 82 af 309
Side 83 af 309
 Synkronisering af koncerndata
gennemført
 Synkronisering af SLS-data
gennemført
 Eksportering af finansposter
gennemført
Gennemført
Såfremt jobbet fejlede indsættes en
besked, som beskriver fejlen.
Feltet er et statusfelt og viser, om
jobbet er gennemført succesfuldt.
Eksport SKS Log
Navision fører en log over eksporten/Synkroniseringen af finansposter. Du kan
således overvåge synkroniseringen af finansposter og blive informeret om evt.
fejlkilder.
Bemærk: Hvis synkronisering ikke er blevet gennemført med succes, vil dette
blive meddelt når regnskabet åbnes.
Du finder ’Eksport SKS log’ under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/SKS
Navn
Type
Beskrivelse
Feltet viser, om data er/kommer fra:
 Koncern data (leveret fra
Koncerndatabasen)
Side 84 af 309
Starttid
Sluttid
Beskrivelse
 SLS-data (leveret fra SLS databasen)
 Eksport data (sendes til Koncern
databasen)
Feltet viser, hvornår jobbet startede.
Feltet viser, hvornår jobbet sluttede.
Såfremt jobbet er gennemført
succesfuldt, indsættes følgende besked
afhængig af værdien i feltet Type:
 Synkronisering af koncerndata
gennemført
 Synkronisering af SLS-data
gennemført
 Eksportering af finansposter
gennemført
Gennemført
Såfremt jobbet fejlede indsættes en
besked, som beskriver fejlen.
Feltet er et statusfelt og viser, om
jobbet er gennemført succesfuldt.
Import/eksport log
Nedenfor vises en oversigt over datastrømme i Navision og hvilke Log disse vises
i.
Sti
Import SKS Log
Sti:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel
Integration/ØDUP Integration/SKS
Eksport SKS Log
Datastrøm
SKS Kontoplan
SKS Perioder
SKS Aktivitetsperioder
SKS Delregnskab
Bevillingsposter
Lønforbrugsdata
CØSA Formålskode
Finansposter
Sti:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel
Integration/ØDUP Integration/SKS
Import SLS Log
Sti:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel
Integration/ØDUP Integration
SLS pers stamdata
SLS konteringsdata
Side 85 af 309
Eksporter valgfri periode
Normalt bliver poster for indeværende periode eksporteret automatisk om natten
til SKS. Der kan dog være et behov for at eksportere gamle perioder igen – Fx
hvis afstemningen mellem Navision og SKS viser en difference, og dette skyldes
der mangler at blive eksporteret poster. Du kan bruge denne kørsel til at
eksportere en gammel periode. Dette gælder uanset om perioden er åben eller
lukket i indeværende år, og uanset om den tidligere eksporteret. En Post vil altid
kun kunne eksporteres til SKS en gang, så der er ikke risiko for at posten vil tælle
dobbelt.
For at benytte kørslen er det en forudsætning, at det pågældende år er åbent eller
at periode 13 for det gamle år er åbent. Du bør dog ikke eksportere en gammel
periode, når den indeværende periode lukker. I dette tilfælde vil de seneste poster
for den indeværende periode ikke blive eksporteret automatisk, da det stadig vil
være den gamle periode, der vil fremgå af tabellen ’Eksport valgfri periode’. Først
når den gamle periode er eksporteret vil tabellen blive opdateret med den
indeværende periode.
Kørslen kan kun aktiveres, hvis ØDUP integrations opsætningen er opsat til
Eksport af finansposter til SKS.
Bemærk: Poster fra en gammel periode bliver registreret i SKS i den periode, der
er åben, når posterne ankommer til SKS. Hvis du således i oktober opdager, at der
mangler poster fra februar måned, kan du overføre disse poster til SKS ved at
anvende eksport af valgfri periode. Men når posterne modtages i SKS, bliver de
indlæst i oktober.
Du tilgår kørslen Eksporter valgfri periode fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/SKS
Side 86 af 309
Navn
SKS Konterings Periode
Beskrivelse
Feltet udfyldes af systemet med den
periode, der skal eksporteres
finansposter for.
Bemærk: Det er en forudsætning, at
Periode start
Periode slut
Eksport af gammel periode er sat
op/Kun nye finansposter i åben
periode eksporteres.
den ønskede periode findes i tabellen
SKS Perioder.
Feltet udfyldes automatisk med den
startdato for den periode du i
opsætningen har valgt der skal
eksportes poster for.
Feltet udfyldes automatisk med den
startdato for den periode du i
opsætningen har valgt der skal
eksportes poster for.
Eksport af gammel periode vises når
Navision er sat op til at sende gammel
periode.
Statussen ændres til Kun nye finansposter i
åben periode eksportes når periodens data
er afsendt til SKS
For at opsætte hvilken periode du ønsker at eksportere poster for, skal du på
Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’ vælge Opsæt eksport periode.
Side 87 af 309
Proces-beskrivelse:
1. Du vil nu få en meddelelse om du vil opsætte ’Eksportperiode i tabellen:
Eksport valgfri periode’. Vælg Ja, hvis du ønsker at opsætte en
eksportperiode.
2. Vælg den periode, der skal eksporteres og tryk ok
3. Du får nu en meddelelse om du vil udvælge de bilag, der skal eksporteres.
Vælges Ja: Du kan udvælge de bilag der skal eksporteres.
Vælges nej: Alle bilag i periode bliver eksporteres.
4. Eksport af gammel periode er nu sat op. Perioden vil blive eksporteret
næste gang eksportjobbet på serveren kører. Jobbet kører automatisk om
natten. Du har også mulighed for at afvikle jobbet manuelt med det
samme. Dette skal du en it-drift medarbejder hjælpe med.
Bemærk: Når denne eksport af ”valgfri periode” sker efter at den gamle periode
er lukket, vil ØDUP angive at datafilen er betinget korrekt. Der kan findes en
fejlbesked på ØDUP med nærmere forklaring. De poster, som tidligere er
eksporteret, vil blive noteret som gengangere der afvises. De poster, som ikke
tidligere er eksporteret, bliver modtaget men lægges ind i SKS med en dato i den
periode, der er åben, når de ankommer til SKS. Det betyder, at de to perioder skal
afstemmes samlet.
Bemærk: Du kan ikke opsætte eksport af ”valgfri periode” for periode 13.
Bemærk: Eksportdimensionsopsætningen kan ikke ændres for poster, der
allerede er eksporteret og indlæst i SKS. Hvis poster er kommet ind i SKS
tidligere, vil de ikke kunne komme ind igen, selvom
eksportdimensionsopsætningen er ændret efterfølgende.
Datastrømme fra SLS
I det afsnit om datastrømme fra SLS gennemgås de data, som synkroniseres ind i
Navision Stat regnskabet fra Statens Løn System, SLS.
Der modtages 2 typer af datastrømme fra SLS.
 Lønfinansposter – Institutionens samlede lønudgifter.
 Pai-data – Individuelle personaleoplysniner, Stam- og konteringsoplysninger for
den enkelte medarbejder. PAI-data vil ikke blive gennemgået i denne vejledning,
men du kan læse mere i ’Statslig brugervejledningen til personalemodulet’.
Løngrupper
For at kunne modtage Lønfinansposter fra SLS er det nødvendigt at opsætte
institutionens løngrupper. Løngrupper opsættes under stien:
Afdelinger/Personale/Opsætning/Menupunktet Opsætning/Underpunktet SLS
Side 88 af 309
Navn
Løngruppe
Beskrivelse
Egen Løngruppe
Beskrivelse
Her skal du indtaste nummeret på
løngruppen.
Her skal du indtaste en evt. beskrivelse
af løngruppen.
Hvis du indlæser data fra flere
løngrupper i ét regnskab, skal du sætte
markering i feltet 'Egen Løngruppe' ud
for de løngrupper som er egne
løngrupper. Herved undgår man, at
finanskonto- og dimensionsoplysninger
for egne løngrupper bliver slettet.
Bemærk: Hvis du ikke sætter
markering i feltet 'Egen Løngruppe', vil
samtlige finanskonto- og
dimensionsoplysninger, som tilhører de
indlæste løngrupper blive slettet.
Lønfinansposter i Indbakken
Lønfinansposter er institutionens samlede lønudgifter samlet på finanskonti og
dimensioner (= segmenter i SLS). Lønfinansposterne synkroniseres ind i Navision
via koncerndatabasen angivet ØDUP integrations opsætning.
Synkroniseringen placerer lønfinansposterne i Navisions lønindbakke. Fra
lønindbakken skal du via kørslen ”Indlæs lønposteringer” overføre
lønfinansposterne til en kladde, hvorfra de skal bogføres.
Side 89 af 309
Du finder lønfinansposter i lønindbakken under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/SLS/Lønindbakke
Navn
Løngeneration
Regnskabsperiodedato
Kørselsart
Individtype
Bilagsnr.
Beskrivelse
Feltet indeholder en dato med formatet
ååååmm og angiver sammen med feltet
kørselsart hvilken lønkørsel posten
tilhører.
Fx Løngeneration 200806 og
Kørselsart 2 indeholder eksempelvis
data vedr. bagudlønnedes April løn og
forudlønnedes Maj løn
Feltet indeholder oplysninger om
bogføringsdatoen.
Feltet viser kørselsarten og kan således
antage værdierne 1 eller 2, hvor 1
angiver timelønnen og 2 angiver
månedslønnen.
Feltet indeholder individtypen, som
altid vil være ”SLS” på
lønfinansposterne.
Feltet indeholder nummeret
XXXXXYYZZZZZZZÆ, hvor X er
et gruppenr. med evt. foranstillede
nuller, Y er styrelse med evt. et
foranstillet nul, Z er et fortløbende nr.
med evt. foranstillede nuller og Æ er en
systemkode.
Bemærk: Sammen med Felterne
Bogføringskreds
Delregnskab
Finansår
Regnskabsperiode
Kontonummer 1
Segment 1
”Individtype”, ”Løngeneration” og
”Kørselsart”, vil dette felt udgøre
lønbilagsnummeret på den tilhørende
finanspostering, som dannes i
forbindelse med indlæsning og
bogføring af lønfinansposter.
Feltet indeholder postens
bogføringskreds.
Feltet indeholder postens
delregnskabsværdi.
Feltet angiver det finansår posten
tilhører.
Feltet angiver hvilken
regnskabsperiode posten tilhører.
Feltet indeholder det 4-cifrede
SKS/Navision kontonummer.
Feltet indeholder den frie
specifikationsværdi.
Bemærk: I forbindelse med indlæsning
Segment 2-6
af lønfinansposterne i en kladde vil
posten som default blive konteret på
den lokale finanskonto, som består af
”Kontonummer 1” + ”Segment 1”.
Ønsker man at ”oversætte” den frie
specifikation til en anden værdi, kan
dette gøres via tabellen SLS-kontobro.
Felterne indeholder den værdi, der er
blevet angivet i feltet Segment 2 i SLS.
Bemærk: I Dimensionsbroen skal du
Beløb debet
Beløb kredit
Timer debet
Timer kredit
Tekst
S74
udpege hvilken Navision Dimension
segmentet svarer til.
Feltet indeholder postens evt. debet
beløb
Feltet indeholder postens evt. kredit
beløb
Feltet indeholder evt. antal debet timer.
Feltet indeholder evt. antal kredit
timer.
Feltet indeholder en beskrivelse fra
oplysningssedlen, fx teksten Forud,
Bagud/efterregulering eller
Fejlpostering.
Feltet indeholder oplysningerne i
rubrik S74 fra oplysningssedlen
Side 90 af 309
Side 91 af 309
Skatteår
Betalingsdelregnskab
Disponibelt Felt 1-3
Dannelsesdato
Feltet angiver, hvilket skatteår posten
tilhører.
Feltet indeholder kombinationen af
bogføringskredsnummeret samt
delregnskabsværdien.
Feltet anvendes ikke pt.
Feltet angiver den dato, posten er
dannet i SLS.
Indlæsning af lønfinansposter
Der overføres lønfinansposter fra SLS til Navision Stat to gange om måneden –
hhv. timeløn og månedsløn.Via synkronisering fra Koncernbasen lægges
lønfinansposterne i tabellen LønIndbakke, hvorfra brugeren kan indlæse posterne
i en finanskladde efter eget valg og derefter bogføre dem.
Inden du indlæser posterne, kan der genereres en rapport, der viser, om der er
problemer med linjerne i LønIndbakke. Problemerne vil typisk vedrøre konti eller
dimensionskoder, der ikke findes i Navision Stat. Disse problemer kan som
hovedregel løses via hhv. Kontobro eller Dimensionsbroen.
Inden bogføring trækkes en kontrolrapport SLS afstemning, kld. kontrol, som
sammenholdes med udtrækket U914 fra SLS. Hvis kontrolrapporten og U914
stemmer overens, kan kladden bogføres.
SLS afstemning, kld. Kontrol trækkes fra Stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Poster
Lønfinansposter indlæses altid i en åben periode. Hvis den oprindelige
bogføringsdato på posterne ikke ligger i en åben periode, indsættes ”Dags dato”.
Hvis lønfinansposterne ikke stemmer for en given kombination af
Bogføringsdato, Løngeneration og Kørselsart, vil der blive indsat en modkonto
med det balancerende beløb.
Ønsker du at se bogførte poster, har du mulighed for at trække en
afstemningsrapport ’SLS afstemning, bogførte poster’. Denne rapport kan
afstemmes mod U914. Afstemningsrapporten finder du under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Poster
I forbindelse med den automatiske eksport af finansposter overføres de bogførte
lønfinansposter til SKS sammen med de øvrige finansposter.
Kørslen indlæs lønposteringer
Fra Lønindbakken lægges lønfinansposterne over i en kladde via kørslen ”Indlæs
lønposteringer”. Du finder kørslen under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/SLS
Oversigtpanelet ’Handling’
Navn
Finanskladdetype
Finanskladdenavn
Bilagsnr.
Beskrivelse
Her skal du angive den
finanskladdetype, som linjerne skal
overføres til.
Her skal du angive det
finanskladdenavn, som linjerne skal
overføres til.
Her vises det bilagsnr., som posterne
skal bogføres med. Bilagsnummeret
indsættes automatisk, når der vælges
kladdenavn.
Side 92 af 309
Side 93 af 309
Bemærk: Udover dette bilagsnr.,
Bogføringsbeskrivelse
Modkonto
påsættes lønposten et lønbilagsnr.
bestående af følgende felter fra
lønindbakken:
Individtype + Løngeneration +
Kørselsart + Bilagsnr.
Her skal du indtaste den tekst, som
posterne skal bogføres med.
Her skal du indtaste nummeret på den
finanskonto, hvorpå eventuelle
modposter skal posteres.
Bemærk: Der bliver kun anvendt en
Modkonto Delregnskab
Løngenerations filter
Kørselsart filter
Slet nul posteringer
Rapporterings Mulighed
modkonto såfremt lønfinansposter ikke
stemmer pr. kombination af dato,
løngeneration og kørselsart.
Her skal du indtaste det delregnskab,
som du ønsker eventuelle
modposteringer bogført med.
Her skal du angive en løngeneration.
Her kan du vælge at sætte et filter for
kørselsart:
 Alle kørselsarter
 Kørselsart 1 (Timeløn)
 Kørselsart 2 (Månedsløn)
Hvis feltet er markeret, så vil der i
tilfælde af at der er blevet leveret 0beløbslinjer i lønfinanspostfilen, ske en
sletning af disse linjer, i forbindelse
med indlæsning af lønfinansposter. Fx
ompostering på timer.
Her kan du vælge, om du blot vil
kontrollere lønposterne, eller om du vil
indlæse dem i en kladde:
 Kontroller – alle lønfinansposterne
gennemgås og for hver fejl oprettes,
der en linje i fejlloggen.
 Dan kladdelinjer – dette lægger
posterne i den valgte kladde.
Posterne kan kun lægges i kladden,
såfremt, der ingen fejl er. Det er
derfor en fordel at kontrollere
lønfinansposterne før du forsøger at
Side 94 af 309
lægge dem i kladden
Rapporter
Inden bogføring af lønfinansposter, kan du trække rapporten ’SLS Afstemning,
kld kontrol’, der anvendes til afstemning sammen med SLS uddata 914.
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Menupunktet ’Rapporter og
analyse/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet ’Poster’.
Bemærk: Rapporten indeholder kun SLS og SP poster på saldoniveau (posteringer
fra Pensionssystemet uddata B 914).
Er der efter finansposterne er bogført i Navision, et behov for at kontrollere, om
der er overensstemmelse mellem de finansposter, der er registreret I SLS (uddata
914) og dem der er bogført i Navision, kan rapporten ’SLS afstemning, bogførte
poster’ anvendes. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Menupunktet
’Rapporter og analyse/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet ’Poster’.
Bemærk: Afstemningen sker på sumniveau hvilket betyder at det ikke er muligt at
skelne mellem forud- og bagudløn.
Modtagelse af ikke valide data fra SLS
Det kan ske, at institutionen modtager ikke-valide finanskonti eller delregnskaber i
Navision Stat. En ikke-valid finanskonto defineres som en finanskonto, der ikke
findes i SKS-kontoplanen eller som er spærret og ikke-valid delregnskabskode
defineres som en delregnskabskode, der ikke findes i SKS-delregnskabstabellen
eller som er spærret.
I ØDUP integrations opsætningen på oversigtpanelet ’Løn opsætning’ har du
mulighed for at opsættes en finanskonto og delregnskabskode til fejlkonteringer i
Navision af data fra SLS eller andre lønsystemer. Modtages fejl i data, skal du rette
henvendelse til lønkontoret, og oplyse om fejlen, som vil blive omkontere til
næste lønkørsel med modsat fortegn.
Du finder lønomposteringsoversigten under stien: Lønomposteringsoversigt
findes under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel
Integration/ØDUP Integration/SLS/Lønomposteringsoversigt
Problemet med ikke-valide konti kan også optræde ifm. UVM’s formålskontoplan.
Dette kan dog håndteres inden for eksisterende funktionalitet via ordinære
mapninger.
Bemærk: Hvis du vælger at slette kladden, vil loggen af mapningen ligeledes blive
slettet.
Side 95 af 309
Lønindbakkefejllog
Har du valgt rapporteringsmuligheden Kontrollér, når du indlæser lønfinansposter,
kan du enten vælge at få udskrevet fejlloggen i forlængelse af kørslen (Navision vil
give dig mulighed for at vælge dette), eller du kan efterfølgende åbne fejlloggen.
Lønindbakke fejllogen findes under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/SLS/Lønindbakkefejllog.
Du skal være opmærksom på, at Lønindbakkefejlloggen kun vil indeholde fejl
vedrørende den nyeste opdatering af lønfinansposter. Loggen bliver således slettet
i forbindelse med en ny indlæsning.
Navn
Løbenummer.
Beskrivelse
Her vises en fortløbende nummerering
af de fundne fejl.
Bemærk: Hvis der er flere fejl i en
Informations Type
Dato
Tid
Lønindbakke Bilagsnr.
Løngeneration
Kørselsart
Beskrivelse
lønfinanspost vil der blive oprettet en
linje for hver af disse fejl.
Indeholder information om typen af
fejl.
 Fejl
 Oplysning
 Opdatering afbrudt
Viser datoen for oprettelse af
fejlloggen.
Viser tidspunktet for oprettelse af
fejlloggen.
Dette felt viser bilagsnummeret på den
lønpost som fejlen er fundet på.
Dette felt viser hvilken løngeneration,
den pågældende lønfinanspost tilhører.
Dette felt viser hvilken kørselsart, den
pågældende lønpost tilhører.
Dette felt viser, hvori den fundne fejl
består.
I næste afsnit ”Typiske fejl ”
Side 96 af 309
gennemgås de fejl, som hyppigst opstår
i forbindelse med indlæsningen af
lønfinansposterne.
Fejl i forbindelse med indlæsning af lønposter
Dette afsnit gennemgår de typer af fejl, du kan støde ind på i forbindelse med
indlæsningen af dine lønfinansposter, og hvordan disse løses. I Navision Stat er
der 2 broer, nemlig Dimensionsbroen og Kontobroen, som kan bruges til at løse
de fleste af de indlæsningsfejl, man får i forbindelse med indlæsningen. Disse
broer gennemgås i de efterfølgende afsnit.
Fejl
Kontonummer 1: 1811 &
Segment 1:
finder
Finanskonto: 181100,
som ikke eksisterer.
Årsag
Segment 1 i lønbakken er
blank. SKS-kontoen
tilføjes derfor ikke en fri
specifikation og den
resulterende finanskonto
181100 findes ikke i
Navisionkontoplanen.
Kontonummer 1: 1811 & SKS-kontoen tilføjes den
Segment 1: 3
frie specifikation 3 og
finder
den resulterende
Finanskonto: 18113, som finanskonto: 18113
ikke eksisterer.
findes ikke i
Navisionkontoplanen
Lønpostering ignoreret,
da Dimensionbro
opsætningen: STED – 38
ikke eksisterer.
Det SLS-Segment, som
er udpeget til at blive
mappet til dimensionen
STED, indeholder en
værdi, som ikke findes
som STED-værdi i
Navision.
Lønpostering ignoreret,
da Dimensionbro
opsætningen: – 38 ikke
eksisterer.
Det SLS-Segment, som
indeholder værdi 38, har
ikke fået tildelt en
dimensionstype i
Navision.
Løsning(er)
Opret og tilknyt konto
1811 en Navisonkonto i
tabellen Kontobroen.
Hvis ikke SKS-kontoen
1811 er oprettet i
Kontobroen, oprettes
denne og i den
underliggende Kontobro
mapning opsættes en
mapping fra kode 3 til
den ønskede frie spec. fx
03
Fra linjen i
Dimensionsbroen som
indeholder den relevant
Segment-Dimensions
bro, foretages via
menupunktet Dim.
Mapning en mapning fra
værdien 38 til en gyldig
Stedkode værdi.
I Dimensionsbroen
tilknyttes SLS-segmentet
den ønskede
Dimensionstype. Det kan
evt. blive nødvendigt at
lave yderligere mapning
nede på værdi niveau.
Side 97 af 309
Kontobroen
Kontobroen anvendes, hvis der ønskes andre fri-specifikationsværdier end dem
der foreslås ved indlæsning af lønfinansposter fra SLS.
Du opsætter kontobroen under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Opsætning
Navn
SKS kontonr.
Navision kontonr.
Beskrivelse
Her skal du vælge et SKS
kontonummer (4-cifret arts kontonr.),
der modtages lønfinansposter på.
Her skal du vælge det lokale Navision
kontonummer, der som standard skal
konteres på, når der modtages
lønfinansposter på det SKS
kontonummer, du har angivet på den
aktuelle linje.
Dette standard Navision kontonummer
vil kun blive anvendt såfremt, der for
en given lønfinanspost ikke er angivet
en fri specifikation. Dvs. feltet Segment
1 er blankt i SLS og dermed i
lønindbakken.
Side 98 af 309
For den enkelte SKS-konto er der mulighed for at oprette en kontobromapning.
Formålet med denne er at ”overstyre” de frie specifikationer, der modtages fra
SLS. Du kan opsætte kontobromapningen fra Handlingsbåndet Fanen ’Handling’.
Navn
Delregnskabskode
Fra kode
Til kode
Beskrivelse
I dette felt skal du angive det
delregnskab, som mapningen skal være
gældende for. Hvis feltet er blankt
gælder mapningen for alle
delregnskaber, som ikke eksplicit er
angivet.
Her skal du indtaste den fri
specifikation modtaget fra SLS.
Indholdet i feltet segment 1 i
lønindbakke vil således blive tjekket op
i mod dette felt for en given Navision
konto (artskonto).
Her kan du indtaste den fri
specifikation, du ønsker anvendt på
den givne finanskonto (artskonto).
Side 99 af 309
Bemærk: I dette felt kan du kun
angive værdier, som i kombination med
den givne SKS konto danner en konto,
som er oprettet i Navision
kontoplanen.
Gennemløbet for en given lønfinanspost mht. konto er følgende:
1. Findes SKS-kontoen i tabellen ’Kontobro’.
2. Er den frie specifikation (= Segment 1 i lønindbakken) blank, anvendes det
Navisionkontonr., der er opsat som standard for SKS-kontoen i kontobroen
3. Er den frie specifikation ikke blank, undersøges det om kombinationen af
lønfinanspostens delregnskab og frie specifikation findes i kontoens
mapninger. Findes denne kombination, indsættes den derved fundne Navision
konto i kladdelinjen. Findes kombinationen ikke, indsættes den
Navisionkonto som SKS-kontoen og den frie specifikation tilsammen danner.
Dimensionsbro
For hvert Segment i lønindbakke, som indeholder data, kan du enten udpege,
hvilken Navision dimension, Alias, Sag/Sagsopgave denne skal transformeres til
eller angive, at du ikke ønsker værdier i dette segment indlæst i Navision.
I tabellen SLS-dimensionsbro opsætter du disse regler for oversættelse af SLS's
segmenter til Navision Stat.
Dimensionsbroen tilgås fra stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration/SLS
Side 100 af 309
Navn
Delregnskabskode
SLS Segment Type
Startdato
Beskrivelse
I dette felt skal du angive det
delregnskab, som mapningen skal være
gældende for. Hvis feltet er tomt, vil
mapningen gælde for alle
delregnskaber. Du kan undtage et
delregnskab fra den generelle mapning
ved eksplicit at angive en mapning for
dette.
Her skal du angive SLS segmenttypen.
Valgmulighederne er Segment 2 til 6.
Disse refererer til de tilsvarende
kolonner i Lønindbakken.
I dette felt kan du angive en start dato,
hvorfra mapningen skal gælde.
Ved indlæsning af lønfinansposter, er
der åbnet op for en datostyret
dimensionsmapning, således at der kan
mappes med forskellige ikkeoverlappende datointervaller for
samme SLS segment til forskellige
dimensionsværdier.
I ovenstående eksempel kan ses at frem
til 31.12.14 skal segment 2 mappes til
Side 101 af 309
Type
’Aktivitet’. Fra 01.01.15 skal segment 2
mappes til ’Sted’.
Her skal du vælge hvilken type
dimensionsbroen skal mappes til. Det
er muligt at mappe til en
 Dimension
 Alias
 Sag eller Sagsopgave.
Bemærk: Mapper du til Alias, Sag eller
Sagsopgave så kan feltet Dimension
Type ikke udfyldes.
Bemærk: Du skal altid opsætte både sags og sagopgave, som segment, hvis du
ønsker en mapning til en af disse. Opsætter du sag og sagsopgave som et segment,
må du ikke samtidig opsætte ’Alias’ som et segment i mapning.
For den enkelte dimensionsbro er der mulighed for at oprette en værdi-mapning.
Formålet med denne er at overstyre de segmentværdier, der modtages fra SLS.
Mapningen tilgår du fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’
Navn
Fra værdi
Beskrivelse
Her kan du indtaste den SLS
Side 102 af 309
Til Dimensions værdi
segmentværdi, som posteringen har fra
SLS systemet.
I dette felt skal du angive den værdi,
der skal mappes til.
Alt efter hvilke værdi der står i feltet Type vil du blive præsenteret for
nedenstående felter.
Til ’dimensions værdi’
Til Alias
Her kan du angive den værdi, som
SLS-segmentværdien skal mappes til i
Navision Stat. Du har kun mulighed
for at vælge værdier, der tilhører
Typen, som er indvalgt ind på den
aktuelle dimensionsbro.
Her kan du angive den værdi som SLSsegmentværdien skal mappes til i
Navision Stat.
Bemærk: Det er ikke muligt at mappe
Til Sag
til værdier der er over 10 karakterer, da
SLS segmentværdier ikke kan være
over 10 karakterer.
Her kan du angive den værdi som SLSsegmentværdien skal mappes til i
Navision Stat.
Bemærk: Det er ikke muligt at mappe
Til Sagsopgave
Sagsnr.
til værdier der er over 10 karakterer, da
SLS segmentværdier ikke kan være
over 10 karakterer.
Her kan du angive den værdi som SLSsegmentværdien skal mappes til i
Navision Stat.
Inden du kan udfylde feltet ’Til
Sagsopgave’ skal du vælge en sag ind i
feltet Sagsnr.
For at foretage en mapning fra en SLS
segmentværdi til en sagsopgave, skal du
i feltet Sagsnr., indvælge et sagsnr.,
således at du rammer den rigtige
sagsopgave.
Dette felt, vises kun, når du vil foretage
en mapning til Sagsopgave.
Bemærk: Det er ikke muligt at mappe
Side 103 af 309
til værdier der er over 10 karakterer, da
SLS segmentværdier ikke kan være
over 10 karakterer.
Bevillingsposter fra ØDUP
Bevillingsindbakke
Bevilling bliver overført fra SKS via ØDUP og placeres i Koncerndatabasen,
hvorfra de overføres til tabellen ’Bevillingsindbakken’ i det relevante Navision
regnskab. Posterne kan herefter overføres til et budget via kørslen ’Indlæs
bevillinger’.
Bevillingsindbakken ses under stien:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP
Integration
Navn
Finansår
Ministerområdenr.
Hovedområdenummer
Aktivitetsområdenummer
Hovedkontornummer
Underkontonummer
Standardkontonummer
Beskrivelse
Dette felt viser oplysninger om
finansåret, hvor bevillingen tilhører.
Dette felt viser oplysninger om
Ministerområdenr.
Dette felt viser oplysninger om
Hovedområdenummer.
Dette felt viser oplysninger om
Aktivitetsområdenummer.
Dette felt viser institutionens
Hovedkontonummer.
Dette felt viser institutionens
Underkontonummer.
Dette felt viser institutionens
Standardkontonummer.
Side 104 af 309
AktstykkeNr.
SB_LoebeNr.
Anvendt_bevillingsart
Bogføringskreds
Delregnskab
Løbenr.
Transaktionstype
Periode
Periode_Angivelse
Beløb
Valuta
Tekst
Navision_Kontonummer
Rettedato
Record fejl
Fejl Beskrivelse
Feltet indeholder nummeret på det
aktstykke, som bevillingen hidrører fra.
Kun aktstykker har aktstykkenumre.
Tillægsbevillinger har ikke aktstykkenr.
Feltet indeholder bevillingspostens
løbenummer i Statens Budgetsystem
(SB)
I dette felt kan du se om der er tale om
en tillægsbevilling (TBT) eller
Finanslovsbevilling (FLB).
Feltet viser bogføringskredsen for
bevillingen.
Feltet viser bevillingens delregnskab.
Feltet afvendes internt af systemet.
Feltet anvendes ikke pt.
Feltet indeholder oplysninger om dato
for bevillingsposten. Datoen overføres
til datofeltet i budgettabellen.
Feltet anvendes ikke pt.
Feltet viser beløbet for
bevillingsposten.
Feltet viser hvilke valuta beløbet er i.
Feltet indeholder oplysninger om
beskrivelse af bevillingsposten
Feltet indeholder oplysning om SKS
kontoen for bevillingsposten.
Overføres til Finanskontonummeret
feltet i budgettabellen. Oplysningen fra
Bevillingsindbakken tilsættes 0’er ind,
svarende til den længden af den fri
specifikation.
Feltet viser datoen for hvornår
bevillingsposten sidst er rettet.
Feltet viser om der er fejl på
bevillingsposten.
I dette felt viser en beskrivelse af fejlen
i bevillingsposten.
Indlæsning af bevillingsposter fra ØDUP
Overførslen af bevillingsposter til et budget sker med kørslen ’Indlæs bevillinger’
fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/SKS.
Side 105 af 309
Navn
Budgetnavn
Finansår
Rapporteringsvalg
Beskrivelse
Her skal du vælge det budgetnavn, som
bevillingsposterne skal indlæses i.
Du kan fx i budgetnavn antydet, at der
er tale om bevillingsposter fra
finansloven.
Her skal du angive det finansår, som
posterne vedrører. Valget i dette felt
filtrerer hvilke af de modtagne
bevillingsposter fra ØDUP, der lægges
over i det valgte budget.
Her kan du vælge, om
bevillingsposterne blot skal
kontrolleres, eller om der skal dannes
budgetposter.
Følgende valgmuligheder forefindes:
 Kontroller – Alle bevillingsposterne
gennemgås, og for hver fejl oprettes,
der en linje i fejlloggen.
 Dan budgetposter – posterne bliver
lagt i det valgte budget. Posterne vil
kun blive lagt ind i budgettet såfremt,
der ikke er nogen fejl. Det er således
en fordel at kontrollere
bevillingsposterne, før du forsøger at
danne budgetposter.
Side 106 af 309
Fejlhåndtering
Hvis der er fejl i data i bevillingsindbakken, skal disse rettes der hvor
bevillingsposten fødes, og der skal overføres en ny bevilling. Når en bevillingspost
indlæses i et budget i Navision Stat skrives der en tekst i beskrivelsesfeltet, således
at du kan se, at posten stammer fra Bevillingindbakken.
En post i Bevillingsindbakke (en bevilling eller en bevillingsændring) kan kun
indlæses én gang i et budget i Navision Stat. Når en post indlæses i et budget,
forespørger Navision på, om posten er indlæst i det pågældende budget før. Hvis
det er tilfældet, vil kørslen ignorere denne post og gå videre til den næste post.
Slettes posten fra budgettet i Navision Stat, vil en tidligere indlæst bevillingspost
stadig ikke kunne indlæses igen i samme budget igen. En tidligere indlæst
bevillingspost må dog gerne indlæses i flere forskellige budgetter i Navision
regnskabet. Bare ikke samme budget to gange.
En bevillingsændring opdaterer det eksisterende budget ved indlæsningen.
Bevillingsændringer vil altid blive lagt til eller trukket fra den oprindelige bevilling.
En fejlbehæftede bevillingspost, kan ikke indlæses, men markeres i
BevillingsIndbakke. Er en post fejlbehæftet vil kørslen gå videre til næste post og
forsøge at indlæse denne. Herefter skal de fejlmarkerede poster ignoreres - f.eks.
hvis bevillingsposterne ønskes indlæst i et andet budget i Navision Stat.
Når kørslen registrerer fejlen, skrives fejlen dels i feltet ’Fejl Beskrivelse’ i
Bevillingsindbakken og dels som en meddelelse på skærmen til brugeren. Du kan
ikke slette, ændre eller oprette i Bevillingsindbakke. En bevillingsposter kan dog
slettes efter fem år.
Side 107 af 309
Dimensioner
En dimension består af oplysninger, som du kan føje til en post som en slags
markering, så poster med lignende karakteristika kan grupperes, og så disse
grupper nemt kan bruges til analyseformål. Dimensioner kan anvendes over alt i
Navision - i kladder og bilagsposter samt som budgetter.
Hver dimension kan have en ubegrænset serie af dimensionsværdier, som er
underenheder, der hører til den pågældende dimension. F.eks. kan en dimension
’Afdeling’ have afdelinger, der kaldes ’Salg’, ’Administration’ osv. som
underordnede enheder. Disse afdelinger er dimensionsværdier. Dimensioner og
dimensionsværdier er brugerdefinerede og ubegrænsede, så du kan oprette
dimensioner, som er tilpasset din institutions behov og forretningsprocesser
Når du bruger dimensioner kan du analysere tendenser og sammenligne
forskellige egenskaber på tværs af en række poster.
Analysevisningsfunktionaliteten er især effektiv til dette formål, men du kan også
bruge filtre, kontoskemaer og rapporter til at oprette informative
dimensionsanalyser.
Standard Dimensioner
I Navision Stat kan du oprette det antal dimensioner, som du har brug for. Ud af
dem skal du vælge 8 genvejsdimensioner.
Du opretter genvejsdimensioner fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet
’Opsætning’/Underpunktet ’Dimensioner/punktet ’Dimensioner’
Side 108 af 309
Navn
Kode
Navn
Kodetekst
Beskrivelse
Her indtaster du navnet på den
dimension du ønsker at oprette.
Feltet udfyldes automatisk med det
indhold du har angivet i feltet ”Kode”.
Indholdet kan dog overskrives med et
navn efter eget valg.
Feltet udfyldes automatisk med det
indhold du har angivet som navn i
feltet Kode. Indholdet kan dog
overskrives med en kodetekst efter eget
valg.
Bemærk: Ændrer du kodeteksten,
Filtertekst
omdøbes dimensions-feltnavnene på
de forskellige skærmbilleder, der er
knyttet til denne dimension, med
denne tekst.
Feltet udfyldes automatisk med det
indhold, du har angivet som navn i
feltet ’Kode’. Indholdet kan dog
overskrives med en tekst efter eget
valg.
Bemærk: Ændrer du filterteksten,
Side 109 af 309
Beskrivelse
Spærret
omdøbes alle filterfelter med denne
tekst.
Her kan du beskrive formålet med
dimensionen.
Her kan du spærre dimensionen så der
ikke kan bogføres på dimensionen.
Bemærk: Dimensionen ’delregnskab’
Undlad i udgiftsfordeling
Rettet den
Afsender Id
Afsender System
kan ikke spærres, hvis der i ØDUP
integrations opsætningen er valgt ’Ja’ i
feltet ’Import SKS delregnskab’.
Hvis du markerer dette felt, vil
ressourceposter med den pågældende
dimension ikke blive medtaget i
udgiftsfordelingen.
I dette felt kan du se hvornår der sidst
har været rette på dimensionen.
Dette felt benyttes til at holde en unik
identifikation af posten i et eksternt
fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Feltet benyttes til at holde en reference
til et eksternt fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Global Dimensioner
To af genvejsdimensionerne, opsættes som ’Globale Dimensioner’, det svarer til
to faste dimensioner. ’Globale Dimensioner’ vil typisk være din institutions mest
anvendte og vigtigste dimensioner. Den ene globale dimension er en SKS
dimension og vil altid indeholde dimensionen ’Delregnskab’. Når feltet ”Global
dimension 1-kode” er udfyldt, kan det ikke ændres. Valget af den anden globale
dimension er frivillig, og kan ændres via en kørsel.
Opsætning af Global Dimension
Du opsætter de 2 globale dimensioner i kørslen Rediger Globale dimensioner. Kørslen
aktiveres i ’Regnskabsopsætningen’ på fanebladet Handlinger.
Side 110 af 309
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed
Dimensionsværdier
Når du har oprettet de dimensioner, du ønsker at anvende, kan du tilknytte de
dimensionsværdier, du ønsker i din kontering. Dimensionsværdier er en yderligere
opdeling under en dimension. Der kunne fx være en dimension, der er oprettet
som en ’Sted’ dimension og under denne oprettes dimensionsværdier, der svarer
til de kontorer, der er i institutionen.
Bemærk: Dimensionsværdier for delregnskab styres fra centralt hold.
Du opsætter dimensionsværdier fra Handlingsbåndet/Fanebladet
’Naviger’/Handlingen ’Dimensionsværdier’
Som noget nyt til Navision Stat 7.0 indføres datostyring. For almindelige (lokale)
dimensionsværdier er det valgfrit, om du ønsker at arbejde med datostyring. Hvis
start- og slutdato således ikke udfyldes, vil der kun blive tjekket for om
dimensionsværdien er spærret ved indsættelse på konteringslinje og efterfølgende
bogføring – altså svarende til den oprindelige funktionalitet.
Benyttes en spærret dimensionsværdi, vil der komme en advarsel allerede ved
indtastning af dimensionsværdien på konteringslinjen. Fagsystemer, der er sat op
til at udtrække dimensioner, der IKKE er spærrede, modtager fortsat kun de
korrekte ikke-spærrede dimensioner.
Navision Stat 7.0 informerer om ”udløbne” dimensionsværdier ved regnskabets
åbning, således at man selv har mulighed for at spærre disse via kørslen.
Denne fleksibilitet på spærring og åbning af dimensioner er implementeret af
hensyn til periodiseringer, hvor der oftest arbejdes med skiftende arbejdsdatoer,
og hvorfor der derfor kan opstå et behov for manuelle genåbninger af
delregnskaber og øvrige dimensionsværdier.
Hvis en slutdatoen for et SKS delregnskab er indtruffet, beregner Navision Stat
automatisk, at SKS delregnskabet er spærret, men i modsætning til tidligere
overføres denne spærring ikke længere til den almindelige dimensionsværdi.
Til gengæld, kan man selv, enten manuelt eller via en ny kørsel ’Spær
dimensionsværdier’ spærre alle de dimensionsværdier, hvor slutdatoen allerede er
indtruffet.
Feltnavn
Kode
Navn
Dimensionsværdi
Type
Beskrivelse
Her skal du udfylde feltet med en
entydig kode. Feltet kan kun bestå af
tal.
Her skal du indtaste navnet på
Dimensionsværdien.
Her har du mulighed for at opsætte
forskellige typer:
 Standard: Værdien bruges til generel
bogføring.
 Overskrift: Overskrift for en gruppe
af dimensionsværdier.
 Sum: Anvendes til at sammentælle en
række saldi.
 Fra-sum: Er starten på en serie
dimensionsværdier, der
sammentælles og sluttes med
dimensionsværdien i til-sum.
 Til-sum: Er slutningen på en serie
Side 111 af 309
Side 112 af 309
dimensionsværdier.
Bemærk: Fra-sum og Til-sum
Sammentælling
anvendes til at gruppere
dimensionsværdier, hvis du ønsker
sammentællinger på dine
dimensionsværdier.
Her opsættes dimensionsværdierne, du
ønsker sammentalt. Det vil typisk være
indenfor Fra-sum og Til-sum.
Det er ikke muligt, at bogføre på en
dimensionsværdi der er oprettet med
typen Til-Sum, Fra-Sum, Sum eller
Overskrift.
Bemærk: Du indrykker
Spærret
Udlad i udgiftsfordeling
Rettet den
Startdato
Slutdato
Afsender ID
Afsendersystem
dimensionsværdier (som i
kontoplanen) fra Handlingsbåndet og
fanen Handlinger.
I dette felt kan du se om
dimensionsværdien er spærret for
anvendelse.
En markering i dette felt betyder, at
ressourceposter med den pågældende
dimensionskodeværdi ikke bliver
medtaget i udgiftsfordelingen.
I dette felt kan du se hvornår der sidst
har været rettet på dimensionsværdien
I dette kan du se startdatoen for
anvendelse af denne dimensionsværdi
I dette felt kan du se slutdatoen for
anvendelse af denne dimensionsværdi
Dette felt benyttes til at holde en unik
identifikation af posten i et eksternt
fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Feltet benyttes til at holde en reference
til et eksternt fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Side 113 af 309
Spær dimensionsværdier
Denne kørsel spærrer alle de dimensionsværdier, hvor slutdatoen allerede er
indtruffet. Du kan læse mere om datostyring af dimensionsværdier under afsnittet
Dimensionsværdier.
Navn
Dimensionskode
Beskrivelse
I dette felt kan du afgrænse på hvilke
dimensionskoder du ønsker at spærrer
dimensionsværdier på.
Hvis du ønsker at kørslen skal
gennemløbe alle dimensionskoder, skal
du ikke opsætte et filter, men blot
trykke ’OK’ på knappen.
Undlad dimensionsbogføring
På finanskontokortet i kontoplanen findes funktionen ’Undlad
dimensionsbogføring’. ’Undlad dimensionsbogføring’ bruges i de tilfælde, hvor
det ikke er hensigtsmæssigt, at der foretages en dimensionskontering. Er der
’undlad dimensionsbogføring’ aktiveret på en finanskonto vil bogføring af
dimensioner blive undladt på denne finanskonto.
Undtagelser:
 DELREGNSKAB dimensionen medtages, såfremt ’Import SKS Delregnskab’ er
slået til på ØDUP Integrations Opsætningen.
 FORMÅL dimensionen medtages såfremt ’Import CØSA formålskontoplan’ er
slået til på ØDUP integrationsopsætningen og kontotype er lig med
Resultatopgørelse. Dvs. at der på konti med kontotypen lig med Balance medtages
FORMÅLS dimensionen ikke.
Hvis både ”Import af delregnskab” og ”Import af Formål” er opsat, så er det kun
delregnskabsdimensionen, der bliver bogført på finanskontoen. Alle andre
dimensioner vil blive udeladt.
Hvis hverken ”Import af delregnskab” og ”Import af Formål” er opsat, så vil
ingen dimensioner blive bogført på finanskontoen.
Bemærk at ’Undlad dimensionsbogføring’ overstyrer en eventuel opsætning af ’
’Tvungen kode’ på standard dimensionsopsætningen for samme finanskonto.
Hvis du ikke har markering i feltet vil alle dimensioner blive bogført på
finanskontoen.
’Undlad dimensionsbogføring anvendes fx ved:
 Bogføring med konto og modkonto på samme linje, hvor der standard kun kan
konteres med en dimensionskontostreng.
 Forskellige reguleringskørsler, hvor der flyttes mellem finanskonti, og hvor
reguleringen standard tager fat i den oprindelige dimensionskontering ved
flytning.
 Uden undladelse af dimensionsbogføring på enten konto eller modkonto, udligner
dimensionskonteringen sig selv, og går i 0.
Bemærk at ved afvikling af kørsler med indirekte bogføring, herunder
lagerregulering, er det ikke muligt at foretage posteringer uden angivelse af
delregnskabskode, når der er valgt ’Import SKS Delregnskab’ i ØDUP
integrationsopsætningen.
Opsætning af Genvejsdimensioner (Regnskabsopsætningen)
Som nævnt under afsnittet ’Genvejsdimensioner’ er en Genvejsdimension en
hurtig og nem måde at indsætte dimensionsoplysninger direkte på en linje i
kladder samt salgs- og købsdokumenter.
Du opsætter ’Genvejsdimensioner’ i Regnskabsopsætningen under
oversigtspanelet ’Dimensioner’. De første 2 dimensioner i vinduet er de Globale
dimensioner. De resterende 6 genvejsdimensioner, kan du opsætte i den
rækkefølge du ønsker. Du vælger en Genvejsdimension ind i feltet ved at trykke
på pilen i feltet, og du vælge den dimension du ønsker fra Dimensionsoversigten.
Side 114 af 309
Side 115 af 309
Navn
Global dimension 1-kode
Global dimension 2-kode
Beskrivelse
Feltet indeholder delregnskab og kan ikke ændres.
Her angiver du den frivillige dimension, du ønsker at anvende
som Global dimension 2.
Bemærk: Overvej hvilken dimension du vælger her, da den
Genvejsdimension 3-8
Standarddimension komb.
kun kan ændres ved en kørsel.
Her skal du angive kode for den ’Genvejsdimensionen’ du
ønsker. Koden kan du indvælge via et opslag i feltet til
Dimensionstabellen. Du kan vælge en ny dimensionskode til
Genvejsdimensionen ligeså ofte du har brug for det.
Ved oprettelse af standard dimensioner undersøges det om
kombinationerne er valide, jf. opsætning under
’Dimensionskombinationer’. Feltet sættes som udgangspunkt
til Ja.
Såfremt der er sat et ”hak” i dette felt fremkommer en fejl
eller advarsel under indtastning af standard dimensioner til:
• en individuel konto på det relevante kontokort.
• en særlig gruppe konti med en kontotype vha. menupunktet
Side 116 af 309
”Standarddimensioner – flere” på en kontooversigt, fx
kreditoroversigten.
• For en hel kontotype, i vinduet Kontotype standarddimension. Kontotypestandarddimensioner kan fx
bruges til at sikre, at en virksomheds defineret dimension, fx
Delregnskab, altid bruges til ovenstående tabeller.
Dimensionskombinationer
Dimensionskombinationer er en funktionalitet, der giver dig mulighed for at
opsætte dimensionskombinationer og derved kontrollere den måde dimensioner
kombineres på en post.
Der er to kombinationsmuligheder:
 Spærret: Vælger du denne kombination spærres der helt, så der ikke kan
bogføres på to dimensioner samtidig.
 Begrænset: Vælger du denne kombination kan du begrænse spærringen på
dimensionsværdierne, så der ikke bogføres på en kombination af to
dimensionsværdier samtidig.
Bemærk: Som udgangspunkt er alle kombinationer lovlige, og du skal derfor kun
angive de kombinationer, der ikke er lovlige.
Side 117 af 309
Skærmbilledet bliver vist som en matrix, det vil sige, at dimensioner vises både
nedad og henad. I det viste eksempel er der opsat spærring på dimensionerne
Aktivitet og Ansvar, der vil derfor ikke kunne bogføres, hvis begge dimensioner er
udfyldt på samme linje. Samtidig er der opsat begrænset spærring på
dimensionsværdier under dimensionerne Delregnskab og Fl-Formål, der vil derfor
heller ikke kunne bogføres, hvis de pågældende dimensionsværdier er udfyldt på
samme linje.
Du finder Dimensionskombinationerne under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Dimensioner og
Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC
Opsætning af Dimensionskombinationer
Hvis du vil opsætte en dimensionskombination skal du gøre følgende:
Navn
Spærret dimensionskombination
Beskrivelse
1. Ønsker du at opsætte en
dimensionskombination på
dimensionerne ’Aktivitet’ og
’Ansvar’ skal du stille dig i feltet
hvor de 2 dimensioner mødes.
Begrænset dimensionskombination
2. Tryk på ikonet
og vælg
spærret
1. Ønsker du at opsætte en
dimensionskombination på
dimensionerne ’Aktivitet’ og
’Ansvar’ skal du stille dig i feltet
hvor de 2 dimensioner mødes.
2. Tryk på ikonet
begrænset
og vælg
3. Tryk på ikonet
og marker
de dimensionsværdier der skal
være en spærring på.
Forsøger du herefter at bogføre på en spærret
dimensionskombination/dimensionsværdi kombination vil du få en fejl i
forbindelse med bogføringen af dokumentet.
Ophæv ugyldige komb. med spærrede dimensioner.
Med denne kørsel er det muligt at nulstille de kombinationer der er opsat under
Dimensionskombinationer.
Kørslen virker på følgende måde:

Hvis der findes en opsat ugyldig dimensionskombination, der inkluderer
mindst en spærret dimension, slettes den ugyldige
dimensionskombination, da dimensionsspærringen, gør opsætningen af
kombinationsugyldigheden overflødig.

Hvis der findes en opsatte ugyldig dimensionskombination, der inkluderer
mindst en spærret dimensionsværdi, slettes den ugyldige
dimensionskombination, da dimensionsværdispærringen, gør opsætningen
af kombinationsugyldigheden overflødig.
Kørslen kan afvikles enten som ’Kontrollér’, hvor der kun udskrives en rapport,
eller som ’Ophæv spærring’, hvor ophævelsen effektueres. Som standard afvikles
kørslen med ’Kontrollér’.
Du finder kørslen ’Ophæv ugyldig komb. med spærrede dimensioner’ under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Dimensioner og
Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC
Prioritering af Standarddim.
Prioritering af Standarddim. angiver hvordan konflikter mellem
standarddimensionsværdier, der foreslås fra forskellige kilder for den samme
dimension, skal håndteres.
På en kladdelinje er det fx muligt at angive både en bogføringskonto og en
modkonto. Hvis du har oprettet standarddimensioner for begge konti, foreslås der
standarddimensionsværdier for begge konti. Det er derfor muligt, at der foreslås
forskellige standarddimensionsværdier for den samme dimension, hvilket skaber
en konflikt. Denne konflikt kan også opstå mellem konti eller kontotyper i
dokumenter og kladder og mellem hoveder og linjer i dokumenter.
Hvis du prioriterer kontotyper i forhold til hinanden, kan du angive, hvordan
regnskabet skal håndtere konflikter i forbindelse med dimensionsværdier. Hvis
finanskonti fx tildeles en højere prioritet end debitorkonti, løses konflikten
mellem de værdier, der blev foreslået til en debitorkonto, og de værdier, som blev
foreslået til en finanskonto, automatisk ved at finanskontoen prioriteres først.
På en kladdelinje: Hvis der opstår en konflikt i forbindelse med to kontis
dimensionsværdier for standarddimensioner, og de begge er prioriteret lige højt
eller har samme kontotype, løses konflikten til fordel for den sidst angivne konto.
På et salgs- eller købsdokument vil hoveddimensioner tilsidesætte
linjedimensioner.
Bemærk: Dimensionsprioriteringer opsættes på de enkelte Kildespor.
Side 118 af 309
Side 119 af 309
I dette eksempel ser du hvordan prioritering opsættes i kildespor KØBKLD, som
er købskladden. Ved at prioritere finanskontoen først, sikrer du, at det er de
rigtige dimensioner, der bliver konteret med på finanskontoen.
Navn
Kildespor
Beskrivelse
Her kan du vælge det kildespor, som
du vil opsætte en
dimensionsprioritering for. Tryk evt. på
pilen og vælg koden i oversigten.
Bemærk: Kildespor anvendes til at
Tabel-id
Tabeltitel
Prioritering
identificere hvor en bogført post er
oprettet. Det vil sige, har du bogført en
post i en købskladde, vil der i feltet
kildespor stå købkld. Du kan enten
under menupunktet journaler eller ved
at anvende ’Naviger’ se kildespor.
Her kan du angive tabel-id for den
kontotype, som du ønsker at prioritere.
Tryk evt. på pilen og vælg den ønskede
tabel i oversigten.
Navision opdaterer feltet med
tabelnavnet for den kontotype, som du
vil prioritere.
Her angives prioriteten for en
kontotype. Du skal angive hele tal,
hvor den højest mulige prioritet er 1.
Bemærk: Flere kontotyper kan godt
have samme prioritering, i de tilfælde er
Side 120 af 309
den sidst angivne konto der prioriteres
først.
Opsætning af dimensionsforslag på finanskonti
I kontoplanen er det muligt at opsætte dimensionsforslag på flere måder. Det kan
opsættes på den enkelte konto, på flere konti hvis de er markerede, eller på hele
kontoplanen på en gang. I de nedenstående tre eksempler ser du, hvordan
dimensionsforslag opsættes.
Bemærk: Anvender du dimensionsforslag, vil de dimensioner, der er opsat på
kontoen, automatisk være udfyldt, når kontoen eksempelvis vælges i en kladde.
Dimensionsforslag på enkelt finanskonto
Opsætning af dimensionsforslag på en konto kan du foretage på følgende måde:
Markér linjen med det kontonr., der skal have opsat faste dimensioner. På
Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’/Handlingen ’Dimensioner’. Vælg herefter
punktet Dimensioner – enkelt. Med denne funktion kan du kun opsætte en
forslagsdimension på en enkelt konto af gangen.
Side 121 af 309
Navn
Dimensionskode
Dimensionsværdikode
Værdibogføring
Beskrivelse
Udfyld feltet med den dimensionskode
du ønsker som standarddimension.
Tryk evt. på pilen og vælg
dimensionskoden i oversigten.
Udfyld feltet med den
dimensionsværdikode du ønsker som
standarddimension. Tryk evt. på pilen
og vælg dimensionsværdikoden i
oversigten.
Her kan du angive, hvordan
dimensionen og dimensionsværdien
skal bruges.
Du har følgende valgmuligheder.
 Blank: Den valgte dimension kan
bogføres med eller uden alle
dimensionsværdier – bortset fra
Delregnskab.
 Tvungen kode: Der skal angives en
dimensionsværdi for at kunne
bogføre på denne konto (kreditor,
debitor o.lign.), men det er uden
betydning hvilken dimensionsværdi
der angives.
 Samme kode: Der kan kun bogføres,
hvis kontoen har den
dimensionsværdi, som er angivet i
Side 122 af 309
feltet.
 Ingen kode: Vælges i tilfælde af at der
ikke ønskes anvendt
dimensionsværdier til denne konto.
Opsætning af dimensionsforslag for en gruppe af finanskonti/ hele
kontoplanen
Hvis du ønsker at opsætte dimensionsforslag for en gruppe eller hele
kontoplanen, skal du gøre som følger:
Markér de linjer du ønsker at opsætte forslagsdimension på ved evt. at holde at
holde ctrl-tasten nede mens du klikker på linjerne. På Handlingsbåndet
faneblandet ’Naviger’ vælges Dimensioner. Vælg herefter punktet Dimensioner – flere.
Med denne funktion kan du opsætte forslagsdimension på flere finanskonti af
gangen.
Side 123 af 309
Navn
Dimensionskode
Dimensionsværdikode
Værdibogføring
Beskrivelse
Udfyld feltet med den dimensionskode
du ønsker som standarddimension.
Tryk evt. på pilen og vælg
dimensionskoden i oversigten.
Udfyld feltet med den
dimensionsværdikode du ønsker som
standarddimension. Tryk evt. på pilen
og vælg dimensionsværdikoden i
oversigten.
Her kan du angive, hvordan
dimensionen og dimensionsværdien
skal bruges.
Du har følgende valgmuligheder.
 Blank: Den valgte dimension kan
bogføres med eller uden alle
dimensionsværdier – bortset fra
Delregnskab.
 Tvungen kode: Der skal angives en
dimensionsværdi for at kunne
bogføre på denne konto (kreditor,
debitor o.lign.), men det er uden
betydning hvilken dimensionsværdi
der angives.
 Samme kode: Der kan kun bogføres,
hvis kontoen har den
dimensionsværdi, som er angivet i
Side 124 af 309
feltet.
 Ingen kode: Vælges i tilfælde af at der
ikke ønskes anvendt
dimensionsværdier til denne konto.
Opsætning af dimensionsforslag på debitor og kreditor
Du har mulighed for at opsætte dimensionsforslag på flere moduler, således at det
opsatte automatisk bliver udfyldt, når fx en kreditor eller debitor vælges ind i en
kladde. Du kan I de fleste moduler opsætte dimensionsforslag på bl.a. Kreditorer,
Debitorer, Anlæg, Varer og Sager.
Ligesom i kontoplanen kan du opsætte dimensionsforlag for en gruppe af fx
kreditor på en gang, men du kan også opsætte et dimensionsforslag for det enkelte
kort, svarende til den fremgangsmåde der er beskrevet under afsnittet ’Opsætning
af dimensionsforslag på en finanskonto.
I nedenstående eksempel vil du se hvordan du opsætte dimensionsforslag for
kreditoroversigten, men fremgangsmåden er den samme for de øvrige moduler.
Eksempel på dimensionsforslag på kreditor
Dimensionsforslag på flere kreditorer foretages fra kreditoroversigten. Marker de
kreditorer du ønsker at opsætte dimensionsforslaget for og vælg Dimensioner –flere
fra stien: Afdelinger/Køb/Planlægning/Kreditorer på fanen ’Naviger’ vælges
dimensioner/Dimensioner – flere
Side 125 af 309
De dimensioner du opsætter i dette billede vil blive opsat på alle de kreditorer i
oversigten du har markeret
Navn
Dimensionskode
Dimensionsværdikode
Værdibogføring
Beskrivelse
Her skal du angive den
dimensionskode, som du ønsker at
tilknytte kreditorkortet.
Her skal du angive den
dimensionsværdi for den pågældende
dimensionskode, som du ønsker at
tilknytte kreditorkortet.
Her kan du angive, hvordan
dimensionen og dimensionsværdien
skal bruges. Du har følgende
valgmuligheder:



Blank: Den valgte dimension kan
bogføres med alle
dimensionsværdier eller uden en
dimensionsværdi. (Gælder dog ikke
delregnskabsdimensionen).
Tvungen kode: Der skal angives en
dimensionsværdi for at kunne
bogføre på denne konto (kreditor,
debitor o.lign.), men det er uden
betydning hvilken dimensionsværdi
der angives.
Samme kode: Der kan kun
bogføres, hvis kontoen har den
dimensionsværdi, som er angivet i
Side 126 af 309

feltet.
Ingen kode: Vælges i tilfælde af at
der ikke ønskes anvendt
dimensionsværdier på kreditorerne
der er valgt.
Bemærk: Ved opsætning af dimensionsforslag på et kort bliver der valideret op
imod tabellen Dimensions Kombination.
Eksportdimensions
Eksportdimensionsopsætningen er til Navision 7.0 fjerne, da det nu er muligt at
indlæse alle dimensioner, uanset antal og uanset eksportdimensionsnummer i SKS.
Der er derfor ikke behov for en tabel hvor eksportdimensioner sættes op i
bestemt rækkefølge, for en afgræsning til et bestemt antal dimensioner.
Udtrækket til SKS vil derfor blive trukket direkte i Dimensionstabellen, uden en
begrænsning af antal dimensioner der kan overføres til SKS. Der må dog fortsat
kun trækkes aktive dimensioner i eksportjobbet. Dvs. er en dimension spærret skal
den undlades i udtrækket.
Udtrækket til SKS vil fortsat ske dagligt.
Side 127 af 309
Aliaskontering
’Aliaskontering’ er en konteringshjælp. Funktionaliteten tilbyder en enkel indgang til
kontering samtidig med en effektiv styring af indbyrdes sammenhænge mellem
finanskonti, sager og dimensioner. Aliaskonteringen kan anvendes både med og uden
integration til sagsmodulet.
Aliaskoder kan indeholde finanskontonummer, dimensioner, momskode og
sagsreference. Når du påfører aliaskoden i en bogføringslinje, f.eks. i en kladde,
indsættes finanskontonummer, dimensioner osv. automatisk.
Aliaskontering indebærer, at der ved kontering kan anvendes en selvvalgt kode
(alias), som angivelse af den kontostreng, der skal påføres en postering.
Der kan anvendes Aliaskontering i Navision, herunder i Navision sagsmodulet,
samt i IndFak og i RejsUd. Aliasfunktionen tilbyder umiddelbart en mere simpel
tilgang til at huske en given kontering.
Opsætning af Aliaskontering
I ’Aliasopsætningen’ angiver du om du vil benytte Aliaskontering/ Konteringshjælp,
og om funktionaliteten skal gælde i samspil med sager, samt hvilke dimensioner
som konteringen skal bestå af.
Aliasopsætningen findes under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet ’Opsætning’/Underpunktet
’Opsætning’.
Side 128 af 309
Oversigtspanelet ’Generelt’
Benyt Aliaskontering
Benyt Alias på Sager
I dette felt angiver du, om du ønsker at
benytte konteringshjælpen. Dette felt
skal markeres hvis du vil benytte Alias
generelt.
I dette felt angiver du om du vil
benytte Aliaskonteringshjælpen
sammen med sager fra Sagsmodulet.
Du kan vælge mellem følgende
indstillinger:
<Blank>: Denne option vælges, hvis
du ønsker at oprette dine sager med
integration til konteringshjælpen, men
med mulighed for senere at kunne
ændre på den enkelte sag, så den ikke
benytter sig af konteringshjælpen.
Ja: Vælg denne option, hvis du ønsker,
at konteringshjælpen skal være aktiv
ved oprettelse af nye sager, og ikke må
gøres inaktiv på den enkelte sag.
Bemærk: Hvis du har valgt denne
option, så vil Aliaskoden i
Aliaskonteringstabellen opbygges ud
fra en kombination af sag/sagsopgave.
Opbyg Aliasbeskrivelsen af
dimensionskontering
Nej: Vælg denne option, hvis du ikke
ønsker at benytte konteringshjælpen
sammen med sager fra sagsmodulet.
En markering i dette felt betyder at
Beskrivelsesfeltet i
’Aliaskonteringstabellen skal opbygges
af dimensionskontering. Dvs. de
dimensioner du har opsat på
konteringslinjen.
Bemærk: Dette felt har relation til
Skilletegn
Sagsmodulet. For manuelt oprettet
Aliaskoder skal ’Beskrivelsesfeltet’
angives manuelt.
I dette felt angiver du hvilke tegn der
skal benyttes som skilletegn i
Side 129 af 309
Opbyg Aliasbeskrivelsen af sag/Sagsopgavenavn
opbygning af
dimensionskontostrengen, hvis du har
markering i feltet ’Opbyg
Aliasbeskrivelsen af
dimensionskontostreng’.
En markering i dette felt betyder at
Beskrivelsesfeltet i
’Aliaskonteringstabellen’ skal opbygges
af Sag/Sagsopgave.
Bemærk: Dette felt har relation til
Angiv længden på sagsnavn
Angiv længden på sagsopgavenavn
Opbygning af Aliaskoden
Sagsmodulet. For manuelt oprettet
Aliaskoder skal ’Beskrivelsesfeltet’
angives manuelt.
Dette felt indikerer hvor mange tegn af
sagsnavnet beskrivelsen skal opbygges
af.
Dette felt indikerer hvor mange tegn af
sagsopgavenavnet beskrivelsen skal
opbygges af
I dette felt skal du angive hvordan
Aliaskoden skal opbygges. Du har
følgende valgmuligheder:
Nummerserie: Vælges nummerserie,
anvendes almindelig nummerserielogik.
Manuel: Vælges den option skal du
manuelt skrive en tekst i Aliaskodefeltet.
Bemærk: En Aliaskode der er
Alias nummerserie
tilknyttet en sag automatisk bliver
opbygget af
sagsnummer/sagsopgavenummer.
Hvis du har valgt, at Aliaskoden skal
opbygges af en nummerserie i feltet
’Opbygning af Aliaskode’ skal du i
dette felt angive den nummerserie som
Aliaskoden skal opbygges af..
Oversigtspanelet ’Opdater Alias spærringer via NAS’
Spær Aliaskoder
En markering i dette felt betyder, at det
alle aktive aliaskoder skal tjekkes for
spærrede underdimensioner. Findes der
spærrede underdimensioner, skal
Aliaskoden spærres, så denne ikke
Side 130 af 309
hentes til Rejsud.
Bemærk: at en afvikling af kørslen via
Alias spærringsfilter
Ophæv spærring på Aliaskoder
Alias ophæv spærringsfilter
NAS forudsætter at kørslen bliver
opsat via et Batch-job i Batch-menuen i
Navision Stat
Her kan du opsætte et filter for hvilke
Aliaskoder kørslen skal kontrollere for
spærrede underdimensioner.
En markering i dette felt betyder, at
kørslen foretaget et tjek på spærrede
Aliaskoder. Hvis de underliggende
dimensioner ikke er spærrede skal de
spærrede Aliaskoder ”U” – spærres.
Her kan du opsætte et filter for hvilke
Aliaskoder kørslen skal kontrollere for
u-spærrede underdimensioner og
dermed ophæve en evt. spærring.
Aliaskonteringstabellen
I Aliaskonteringstabellen opsættes konteringsstrengen, som vil være styrende for
bogføring af poster hvis Aliaskoden indtastes på linjen. Benyttes Aliaskonteringen
uden integration til sager, så skal du selv angiv den ønskede information i felterne,
og benyttes funktionaliteten med integration til sager, så skal du anvende kørslen
’Opdatér Alias konteringstabel’, som vil opdatere værdierne fra sagsmodulet.
Alias Konteringstabellen findes under stien:
Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menpunktet
’Opsætning’/Underpunktet ’ Alias’
Side 131 af 309
Navn
Alias
Beskrivelse
I dette felt angives en aliaskode, som
du ved senere indtastning af
konteringslinjer i kladder skal angive,
hvorefter de opsatte dimensioner,
finanskonti, sager etc. automatisk
afledes på konteringslinjen.
Bemærk: Aliaskoden kan enten være
Beskrivelse
Sagsnr.
Sagsopgavenr.
Dimension kode1 til 8
tastet manuelt eller komme fra en
nummerserie alt efter hvad du har
angivet i ’Aliasopsætningen’.
Har Aliaskoden tilknytning til Sag, så
vil Aliaskoden altid være opsat med
sag/sagsnr.
I dette felt kan du selv indtaste en
beskrivelse som er sigende for
konteringsstrengen.
Bemærk, at hvis du i opsætningen har
markering i ’opbyg Aliasbeskrivelsen af
dimensionskontostreng’ eller ’opbyg
Aliasbeskrivelsen af sag/sagsopgavenavn’, så vil du automatisk
få beskrivelsen udfyldt.
Dette felt udfyldes automatisk med det
sagsnummer, som den enkelte
aliaskonteringslinje er tilknyttet.
Bemærk, at ovenstående forudsætter
at man benytter sig af Alias på sager.
Dette felt udfyldes automatisk med den
tilknyttet sagsopgavenummer.
Bemærk, at ovenstående forudsætter
at man benytter sig af Alias på sager.
Disse felter viser de i
Regnskabsopsætningen opsatte
Dimensionskoder 1 til 8.
Her kan du tilknytte en
dimensionsværdi til linjen, som skal
afledes på dokumentlinjen hver gang
Aliaskoden tilknyttes.
Side 132 af 309
Hvis feltet ikke er udfyldt, vil en
manuelt tastet værdi på linjen beholdes.
Står der derimod værdien: <BLANK>
vil en manuelt indtastet værdi inden
Alias indhentes efterlade feltet tomt, og
du vil ikke få lov til at bogføre med en
værdi.
Bemærk: Det er sidste indtastet værdi
Kontotype
Kontonr.
Spærret
Momsvirksomhedsbogf.gruppe
Momsproduktbogf.gruppe
der er styrende. Dvs. indsættes
Aliaskoden først, vil du efterfølgende
kunne overskrive værdien i kladden.
Undtagelse er værdien <Blank> hvor
du ikke vil kunne bogføre fx kladden
hvis feltet står med en værdi.
I dette felt kan der vælges mellem flg.:
 Finans
 Vare
 Ressource
 Debitor
 Kreditor
 Bank
 Anlæg
 IC-partner
Valget i dette felt er afgørende for,
hvilke konti du kan vælge i feltet
Kontonr..
I dette felt kan der vælges det
kontonummer, som Aliaskoden skal
aflede af på en kladdelinje. Valget i
dette felt er afhængig af den kontotype,
der er valgt.
En markering i dette felt betyder, at det
ikke er muligt at vælge linjen ind på en
kladdelinje.
Er Aliaslinjen tilknyttet en sag, er det
ikke muligt at ændre i feltet ’Spærret’
fra Aliaskonteringstabellen, idet denne
vedligeholdes fra sagen via kørslen
’Opdater Alias Kontering’.
I dette felt kan du indvælge den
’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’,
som du ønsker.
I dette felt kan du indvælge den
Side 133 af 309
Sagsbeskrivelse
Sagsopgavebeskrivelse
Afsendersystem
Afsender ID
Rettet den
’Momsproduktbogføringsgruppe’, som
du ønsker.
Dette felt indeholder den
Sagsbeskrivelse, som er på det aktuelle
sagskort.
Dette felt indeholder den
Sagsopgavebeskrivelse, som er på det
aktuelle sagsopgavekort.
Feltet benyttes til at holde en reference
til et eksternt fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Feltet benyttes til at holde en unik
identifikation af posten i et eksternt
fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
I dette felt kan du se hvornår der sidst
har været ændret på konteringslinjen.
Du har mulighed for at tilknytte yderligere dimensioner (dvs. udover de 8 genvejsdimensioner) på en Alias konteringslinjen. Det gør du via Handlingsbåndet/Fanen
’Naviger’.
Side 134 af 309
Navn
Dimensionskode
Dimensionsværdikode
Beskrivelse
I dette felt angiver du den
dimensionskode du ønske på
konteringslinjen. Ved at trykke på pilen
i feltet kan du lave et opslag til
’Dimensionstabellen’.
I dette felt angiver du den
dimensionsværdi du ønsker på
konteringslinjen.
Med værdien <Blank> kan du opsætte
at der aldrig må være en værdi i dette
felt med denne Aliaskode.
I Alias Konteringstabellen kan du søge på Global dimensions 1 og 2, hvis du fx
kun ønsker at få vis alle linjen med Delregnskab 10. I søgefeltet skal du så opsætte
som vist i billedet nedenfor:
Side 135 af 309
Vil du vide mere om Alias på sager kan du læse mere i Brugervejledning til
Sagsmodulet
Side 136 af 309
Budgetter
Budgetfunktionaliteten er en integreret del af Navision Stat og ligger i
Økonomistyringsmodulet under Finans. Samtidig er budgetfunktionaliteten
integreret med Excel, du har derfor mulighed for at udlæse Finansbudgetter, rette
Finansbudgetter, indlæse dem igen i enten samme budget eller i et nyt budget.
Et Finansbudget kan kopieres, du kan fx flytte budgettet med 12 måneder og
efterfølgende indlæse budgetposterne i et nyt budget. Det er også muligt at kopier
realiserede poster, hvis du ønsker de skal danne grundlag for dit Finansbudget.
I de følgende afsnit vil der blive beskrevet, hvor du operetter et budget, hvordan
du budgettere på finanskonti og dimensioner, visninger af det indlagte budget,
hvordan du ud- og indlæser til Excel og hvordan du kopierer et budget.
Oprettelse af Finansbudgetter
Finansbudgetter oprettes fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Finansbudgetter.
Fra Finansbudgetter-oversigten kan du oprette et nyt budget eller få vist
eksisterende budgetter. Du har mulighed for at oprette flere budgetter for samme
periode.
Finansbudgetter anvendes til at opsamle budgettal og sammenligne med det
realiserede finansbeløb. Et Finansbudgetter kan opsættes med op til 4
budgetdimensioner udover de 2 globale dimensioner. Det vil sige, at de 2 globale
dimensioner er automatisk med i budgettet, hvor imod de 4 budgetdimensioner
tilknyttes budgettet under budgetnavn.
Side 137 af 309
Navn
Navn
Beskrivelse
Budgetdimension 1-kode til 4-kode
Beskrivelse
I dette felt angiver du navnet på dit
Finansbudget.
I dette felt angiver du en sigende
beskrivelse for budgettet.
Her angiver du de budgetdimensioner,
der skal anvendes i budgettet. Det er
muligt at angive op til 4
budgetdimensioner.
Bemærk: De globale dimensioner er
Spærret
Udelad i analyser
automatisk medtaget i budgettet og kan
derfor ikke vælges ind i
budgetdimensionsfelterne.
Her kan markeres om budgettet skal
spærres for yderligere budgettering.
En markering i feltet angiver, at
budgettet ikke medtages i
analyseopdateringen, uanset om
budgettet er spærret eller ej.
Bemærk: Hvis et budget skifter værdi i
Afsender ID
Afsendersystem
feltet ’Udelad i analyser’, slettes
analysebudgetposterne for alle
budgetter af konsistenshensyn.
Dette felt benyttes til at holde en unik
identifikation af posten i et eksternt
fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Feltet benyttes til at holde en reference
til et eksternt fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Visning af Finansbudgetter
Når du står i Finansbudget-oversigten kan du åbne et budget ved at markerer
linjen og vælge Rediger budgetter via Handlingsbåndet og fanen ’Start’.
Side 138 af 309
Visning af Finansbudgettet afhænger af dine opsætninger på oversigtspanelet
’Generelt’
Navn
Budgetnavn
Vis som linjer
Beskrivelse
I dette felt kan du se Budgetnavnet.
I dette felt skal du angive hvad du
ønsker at se som linjer i
Finansbudgettet. Du har følgende
muligheder:
 Finanskonto: Kontoplanen vises
 Globale dimensioner 1 eller 2:Global
dimensionsværdier vises.
 Periode: Periode vises.
Vis som kolonner
I dette felt skal du angive hvad du
ønsker at se som kolonne i
Finansbudgettet. Du har følgende
muligheder:
Side 139 af 309
 Finanskonto: Kontoplanen vises
 Globale dimensioner 1 eller 2:Global
dimensionsværdier vises.
 Periode: Periode vises.
Vis efter
Her skal du angive et interval for hvilke
periode du ønsker budgettet skal være
inddelt efter. Du har følgende
valgmuligheder:
 Dag
 Uge
 Måned
 Kvartal
 År
 Regnskabsperiode
Afrundingsfaktor
Vis kolonnenavn
Kode
Navn
Budgetteret beløb
Her skal du angive en afrundingsfaktor,
som skal bruge til at afrunde beløbene i
kolonnerne. Hvis du f.eks. vælger 1000,
vises alle beløb som tusinder.
Er feltet markeret, vises
kolonneoverskrifter med de navne,
som du har givet dine
dimensionsværdier og dine finanskonti,
i stedet for koderne. Har du valgt
periode i feltet ”Vis som kolonner”, vil
du se navnet på månederne.
Indholdet i dette felt, afhænger af hvad
der er valgt i feltet ”Vis som linjer”. Er
der eksempelvis valgt finanskonto,
vises kontiene fra kontoplanen etc.
Indholdet i dette felt, afhænger af hvad
der er valgt i feltet ”Vis som linjer”. Er
der eksempelvis valgt finanskonto vises
navnet på kontoen.
Feltet viser det samlede budget for
dimensionsværdierne eller
finanskontoen. Feltet beregnes
automatisk på baggrund af de
Side 140 af 309
indtastede finansbudgetposter.
Bemærk: Ønsker du at se de
finansbudgetposter, der ligger til grund
for det samlede budget skal du trykke
Kolonner
på
i feltet.
Indholdet i dette felt afhænger af hvad
der er valgt i feltet ”Vis som kolonner”.
Er der eksempelvis valgt periode, vises
perioderne henad.
Oversigtspanelet ’Filtre’
Navn
Datofilter
Finanskontofilter
Beskrivelse
Udfylder du dette felt med en start- og
slutdato, vises bevægelserne på en
konto i den pågældende periode.
I dette felt kan du afgrænse på
finanskonti, hvis du ikke ønsker at se
hele kontoplanen.
Bemærk: Hvis budgettet kun skal
Delregnskab Filter (Global dimension1)
lægges på dimensioner kan du udfylde
feltet med ”000000” for
resultatopgørelse.
I dette felt kan du afgrænse på
delregnskabsværdier.
Bemærk: Dette felt er et fast felt i
Aktivitet Filter (Global dimension-2)
budgettet, da det svarer til ’Global
dimension 1’, og vil altid indeholde
delregnskabsværdier.
I dette felt kan du afgrænse på de
dimensionsværdier, du har oprettet på
den dimension, som du har valgt som
’Global dimension 2’.
Bemærk: Dette felt er et fast felt i
Budgetdimension1-kode
…
Budgetdimension 4-kode
budgettet, og vil altid indeholde de
dimensionsværdier der er opsat som
Global dimension 2.
Der kan tilknyttes op til 4
budgetdimensioner. Ikke alle felter er
nødvendigvis aktive, det kommer an på
hvor mange budgetdimensioner, der er
knyttet til det valgte budget.
I feltet kan du angive et filter for en
budgetdimension, så beløbene i
budgetfelterne kun beregnes på
grundlag af de dimensionsværdier, der
er omfattet af filteret.
Eksempler på budgettering
Budgetlægningen foretages samme sted både for finans- og dimensionsbudgettering. Når der budgetteres kræver Navision Stat, at finanskonto skal være
udfyldt, der kan derfor ikke budgetteres på dimensioner alene. Det er dog muligt
at budgettere på fra-sums konti, eller der kan budgetteres på
resultatopgørelseskontoen ”000000” sammen med dimensionsværdier.
Der er flere muligheder for at indtaste budgetposter, i de viste eksempler nedenfor
ser du, hvordan du indtaster budgetposter direkte i budgetbilledet, og hvordan du
kan indtaste flere linjer i samme billede - svarende til en kladde.
Eksempel 1 - Budgettering uden dimensionsværdier
Side 141 af 309
Side 142 af 309
I dette eksempel er budgettal indtastet direkte i budgetbilledet. Det kan du gøre
hvis budgetposten skal lægges direkte på finanskontoen uden dimensioner.
Ønsker du derimod at budgettere på dimensionsværdier skal du gøre det under
oversigtspanelet ’Filtre’. Det vil blive beskrevet i nedenstående eksempel 2.
Eksempel 2 - Budgettering på finanskonti og dimensionsværdier
Skal budgetposterne på finanskonti og dimensionsværdier, skal du i filteret
udfylde de ønskede værdier. Herefter kan du angive budgetbeløbet ud for den
finanskonto beløbet skal angives på. Se evt. i billede nedenfor.
Side 143 af 309
Eksempel 3 - Budgettering på udelukkende dimensionsværdier
Skal budgettet lægges udelukkende på dimensionsværdier, kan du vælge at lægge
budgettet på fra-sums kontoen ”100000” der i kontoplanen har navnet
resultatopgørelse. Der vil så summeres over hele resultatopgørelsen til til-sums
kontoen ’Resultatopgørelse i alt’ (Alle konti i kontoplanen med type
resultatopgørelse).
Side 144 af 309
Eksempel 4 – Budgettering på Fra-sums konti
Du kan også vælge generelt at budgettere på fra-sumskonti. Det gør du i selve
budgetbilledet, på sammen måde som der budgetteres på Finanskonti (se
beskrivelse i eksempel 1 og 2). Du har mulighed for i feltet ”Finanskontofilter” at
afgrænse på kontiene, så du kun får vist de fra-sums konti du skal budgettere på.
Bemærk: Du afgrænser ved at hente fra-sumskontiene en af gangen og indtaste
en lodret streg mellem dem (symbolet ’|’).
Side 145 af 309
Eksempel 5 – Budgettering på flere linjer på samme finanskonto
Ønsker du at indtaste dine budgettal i det der svarer til en kladde, skal du trykke
på
ud for den periode du vil angive budgetposter i. Du har nu mulighed for at
indtaste flere linjer på en gang på samme finanskonto og med forskellig
dimensionskombinationer.
Side 146 af 309
Eksempel 6 - Rettelse af budgetposter
I de tilfælde hvor der skal foretages en rettelse i en budgetpost, det kunne fx være
en budgetpost der skal nedskrives, skal du finde den konto, der skal rettes og
trykke på
i det felt, hvor rettelsen skal foretages. Du ser nu budgetposten, der
skal rettes. For at rette posten skal du indtaste en ny linje med det beløb, som du
ønsker at nedskrive budgetposten med. Ved at oprette en ny med f.eks.
nedskrivningen, i stedet for bare at ændre den oprindelige post, så bevares
historikken.
Udlæsning til Excel
Budgetfunktionen er integreret med Excel, det er derfor muligt at udlæse et
budget, rette eller tilføje nye budgetposter i Excel og efterfølgende indlæse de
rettede budgetposter i samme budget eller i et nyt budget.
Dette afsnit beskriver, hvordan du udlæser et budget til Excel.
Udlæsning af Finansbudgetter til Excel sker fra Handlingsbåndet/Fanen
’Handlinger’.
Oversigtspanelet ’indstillinger’
Side 147 af 309
Navn
Startdato
Beskrivelse
I dette felt skal du angive startdatoen
for første periode, du ønsker overført
til Excel.
Bemærk : Feltet skal udfyldes.
Antal perioder
I dette felt skal du angive, hvor mange
perioder du ønsker overført. Ønsker
du fx at udlæse et helt år, skal der stå
12.
Side 148 af 309
Bemærk: Feltet skal udfyldes.
Periodelængde
Kolonnedimensioner
I dette felt angives periodens længde.
Længden på perioden er afhængig af,
hvordan budgettet er oprettet.
Periodelængden kunne være 1M (1
måned), 1K(kvartal) etc.
I dette felt angiver du de dimensioner,
der skal vises som kolonner, når
budgettet udlæses til Excel. Hvis du
medtager en dimension som en
kolonnedimension, kan du i Excel se,
hvilke dimensionsværdier en
finansbudgetpost har for den
pågældende dimension.
Bemærk: hvis du har angivet filtre for
dimensioner under oversigtspanelet
’Finansbudgetpost’, skal de samme
dimensioner vælges i dette felt.
Oversigtspanelet ’Finansbudgetpost’
Navn
Budgetnavn
Konc. virksomhedkode
Finanskontonr.
Delregnskabskode (Globaldimension
1-kode)
Globaldimension 2-kode
Budgetdimension1-kode
…
Budgetdimension
4-kode
Beskrivelse
Feltet er automatisk udfyldt med det
aktuelle budgetnavn, der kan dog
vælges et andet budgetnavn, det vil så
være det budget, der udlæses.
I tilfælde af at der skal overføres et
budget for bestemte
koncernvirksomheder, skal koden for
den pågældende koncernvirksomhed
indsættes i dette felt.
I dette felt kan du angive, hvilke
finanskonti du ønsker overført til
Excel. Udfylder du ikke feltet, udlæses
hele kontoplanen.
I dette felt kan du angive, hvilke
delregnskabskoder du ønsker overført
til Excel.
I dette felt kan du angive, hvilke
’Global dimension 2’-kode du ønsker
overført til Excel.
I disse felter kan du angive, hvilke
’Budgetdimension koder’ du ønsker
udlæst til Excel, forudsat at det valgte
budget har tilknyttet
Side 149 af 309
budgetdimensioner.
Første gang du forsøger at udlæse til Excel fra Finansbudgetterne får du denne
meddelelse.
Du skal ændre markeringen til ’Tillad for denne klientsession’ og trykke OK
Her ses et udsnit af et budget udtrykket til Excel
I ”hovedet” ses de valgte filtre. Finanskonto/kolonnedimensioner/periodematrix’en viser de fuldt opdaterede budgetposter indenfor de valgte filtrer.
Der kan oprettes budgetlinjer med alle de finanskonti og
dimensionskombinationer, der er relevant, og som du ønsker at indlæse igen.
Side 150 af 309
Indlæsning af Finansbudgetter fra Excel
Du opretter nye budgetlinjer ved at trykke på indsæt og vælge række, indtast den
ønskede kontostreng og budgetbeløb i periodekolonnerne.
Bemærk: I Excel har du mulighed for at lave et opslag og se hvilke værdier du
kan vælge imellem.
Fra Finansbudgettet/Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’ kan du indlæse fra
Excel. Før du kan indlæse skal du gemme arket og lukke det ned.
Side 151 af 309
Navn
Budgetnavn
Indstillinger
Beskrivelse
Beskrivelse
Her vælges det budget, som posterne
skal indlæses til. Det aktuelle budget er
automatisk valgt, men du har mulighed
for at vælge et andet budget ved at
trykke på pilen.
I dette felt vælger du, hvordan
budgetposter fra Excel skal indlæse.
Der er følgende 3 valgmuligheder:
 Erstat poster med samme
kontostreng: Poster i Navision
Stat erstattes af budgetposter
m/samme finans- og
dimensionskontostreng, der
indlæses fra Excel.
 Tilføj poster: Budgetposter, der
er indlæst fra Excel, føjes
automatisk til de budgetposter,
der aktuelt er angivet i
systemet..
 Ryd og erstat alle poster:
Budgettet ryddes automatisk
umiddelbart før indlæsning fra
Excel og dermed erstattes alle
poster.
Beskrivelsen ”Indlæst fra Excel”
påføres alle budgetlinjer ved
indlæsningen, du kan dog frit ændre
teksten.
Når du har trykket OK, skal du pege på den sti arket er gemt. Efter indlæsningen
vil du få en meddelelse om at Finansbudgettet er opdateret.
Kopiering af Finansbudget
Du kan kopiere et eksisterende budget til et nyt. Du kan fx kopiere et års budget
fra indeværende regnskabsår til kommende regnskabsår. Der er mulighed for at
forskyde et budget med perioder og foretage nedskrivninger/opskrivninger af et
budget eller en periodes forbrug med en reguleringsfaktor.
Inden du kører kørslen, skal du beslutte, om du vil kopiere til regnskab eller
budgetpost i regnskab. Du skal ligeledes beslutte, om du vil kopiere alle eller kun
de valgte poster. Derudover skal du bestemme, hvilke oplysninger de nye
finanspostposter skal indeholde i forhold til de gamle og hvordan kørslen skal
afvikles.
Side 152 af 309
Ved kopiering af et budget til et nyt budget er det muligt at datokomprimere
budgettet. Det vil sige, er det oprindelige budget eksempelvis lagt pr. måned, er
det muligt, når du kopierer budgettet til et nyt budget, at foretage en
datokomprimering pr. kvartal eller pr. år. Dette betyder, at budgetposterne bliver
summeret pr. kvartal el. pr. år afhængig af valget.
Kopier budget foretages fra Hanlingsbåndet/Fanebladet ’Handlinger’ i
’Finansbudgettet’.
Navn
Kopieres fra:
Kilde
Beskrivelse
I dette felt kan du vælge den type
poster, der skal kopieres til det nye
budget. Du har mulighed for at vælge
mellem følgende:
 Finanspost: Det nye budget
Side 153 af 309
Budgetnavn
Finanskontonr.
Dato
Ultimoposter
Dimensioner
Kopieres til
Budgetnavn
Finanskontonr.
Udlign
Ganges med
baseres på det realiserede
forbrug, der er bogført som
finansposter.
 Finansbudgetpost: Det nye
budget baseres på en tidligere
periode, fra det budget du
vælger i feltet Budgetnavn.
Hvis du har valgt finansbudgetposter i
feltet ”Kilde”, skal du angive navnet på
det budget, du vil kopiere fra.
Hvis ikke alle finanskonti skal kopieres,
kan du afgrænse i dette felt, ved at
angive de finanskonti, du ønsker at
kopiere.
I dette felt kan du angive
datointervallet for den periode,
posterne skal kopieres fra. Det kan fx
være, at du kun vil kopiere de sidste
seks måneder af forrige års budget.
Her kan du angive, om der skal
medtages ultimoposter.
I dette felt kan du vælge, hvilke
dimensioner der skal kopieres til det
nye budget. Hvis der er knyttet
dimensioner til finansposter eller
budgetposter, kan de kopieres til det
nye budget.
Her skal du angive navnet på det
budget, du ønsker at kopiere til.
Hvis en eller flere poster skal kopieres
til ét finanskontonummer, kan
nummeret indtastes her.
I dette felt kan du angive en
reguleringsfaktor, som Navision Stat
anvender til at gange de beløb med,
som skal kopieres. Hvis der angives en
reguleringsfaktor, kan de beløb, der
automatisk vil blive kopieret til det nye
budget, forøges eller mindskes. Det
kan fx være nyttigt, hvis der skal
oprettes et nyt budget med tal fra et
tidligere år, hvor budgettet skal
nedskrives med 10 %.
Sådan angiver du reguleringsfaktorer:
Side 154 af 309
Afrundingsmetode
Flyt datoer med
Datokomprimering
Reguleringsfaktor: Forøg/Formindsk
 1: En reguleringsfaktor på 1
betyder, at posterne bliver
kopieret uændret.
 1,15: En reguleringsfaktor på
1,15 betyder, at posterne bliver
kopieret, og beløbene vil blive
forøget med 15%.
 0,90: En reguleringsfaktor på
0,90 betyder, at posterne bliver
kopieret, og beløbene vil blive
reduceret med 10%.
Her kan du vælge en kode for den
afrundingsmetode, som skal knyttes til
de poster, der kopieres til et nyt
budget. Hvis du fx har valgt at kopiere
finansposter og har brugt en
reguleringsfaktor, der ikke er 1, er de
kopierede poster måske ikke pænt
afrundede beløb. I sådanne tilfælde kan
du vælge en afrundingsmetode, før
kørslen afvikles.
Her kan du angive, hvordan datoerne
på de poster, der kopieres, skal ændres
ved at opsætte en datoformel. Hvis fx
budgettet fra sidste år skal kopieres til
dette år, skal datoformlen 1Å (ét år)
anvendes.
Her kan længden på den periode, hvor
posterne komprimeres, angives. Du har
mulighed for at vælge mellem følgende:
 Ingen
 Dag
 Uge
 Måned
 Kvartal
 År
 Regnskabsperiode
Budgetrapporter
I tilknytning til budgetteringsfaciliteten kan du udskrive to budgetrapporter. Disse
er kort beskrevet nedenfor.
Ønsker du at budgettere uden finanskonto, det kunne fx være at der er
budgetteret på fra-sums konti på forskellige niveauer, og dermed være interesseret
i at fortage en summering pr. dimension, kan bruge nedenstående rapporter:
Side 155 af 309
 Dimensionsbudgetrapport I
 Dimensionsbudgetrapport II
Rapporterne kan hentes fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Rapporter og
analyse/Menupunktet ’Finans’/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet
’Regnskabsopgørelse’
Dimensionsbudgetrapport I
Denne rapport viser Bevægelse, Budgetteret, Restbudget samt Saldo (år til dato)
for udvalgte dimensioner og finanskonti.
Rapporten kan trækkes fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Rapporter og
analyse/Menupunktet ’Finans’/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet
’Regnskabsopgørelse’.
Rapportens anfordringsbillede ser således ud:
Side 156 af 309
Navn
Analysekode
Medtag dimensioner
Beskrivelse
Her kan du angive koden for den
analyse, som rapporten skal baseres på.
Hvis du klikker på pilen, kan får du et
opslag over alle Analysekoder.
Her kan du angive de dimensioner, der
skal med i rapporten. Du kan kun
vælge de dimensioner, der er inkluderet
i den analyse, du har valgt i feltet
’Analysekode’. Hvis du klikker på
i
feltet kan du få en oversigt over
tilgængelige dimensioner.
I dette felt kan du også angive
eventuelle filtre. Dimensionerne og
finanskonti kan ikke indvælges på
Side 157 af 309
Datofilter
Fra-Sum
Finansbudgetnavn
Udskriv Finanskonto
Udskriv tomme linjer
Medtag poster
Ultimoposter
forskellige niveauer i denne rapport.
Her kan du angive et filter, der
afgrænser posterne efter dato. Du kan
angive en bestemt dato eller et
tidsinterval.
Her kan du vælge om finanskonti med
kontotype fra-sum skal fremgå af
rapporten
Her kan du vælge det budget, som
beløbene i kolonnerne Budgetteret og
Restbudget skal baseres på.
Hvis finanskonti skal fremgå af
rapporten skal dette felt markeres. Det
er ikke tilstrækkeligt at markere
finanskonto under Medtag
dimensioner.
Marker afkrydsningsfeltet, hvis der ikke
skal inkluderes dimensioner og
dimensionsværdier med en saldo lig nul
i rapporten.
Giver mulighed for at vælge ’Begge
typer’, ’Kun alm. Poster’ eller ’Kun
efterposter’. Det kræver dog at
analysen ikke er komprimeret.
Giver mulighed for at vælge ’Medtag’
eller ’Medtages ikke’. Kræver at
analysen ikke er komprimeret og at
’Medtag poster’ er sat til ’Begge typer’
eller ’Kun efterposter’.
Side 158 af 309
Bemærk: At der skal angives en dimensionsanalyse på rapportens
anfordringsbillede. Det vil være hensigtsmæssigt at anvende en analyse, der
anvender samme dimensioner som det valgte budget.
Dimensionsbudgetrapport II
Denne rapport viser dimensioner, Bevægelse, Budgetteret, Restbudget samt Saldo
(år til dato) for de enkelte finanskonti. Med denne rapport tager udgangspunkt i
budgettet på den enkelte finanskonto og eventuelt budgettet på fra-sumskonti.
Rapporten fordeler således budgettering iht. intervalangivelsen på til-summen.
Rapporten er opbygget, så det er muligt at vælge mellem at få vist kolonnerne på
konto-niveau eller sumkonto-niveau (detaljeringsgrad).
Du kan trække rapporten fra følgende sti: Afdelinger/Økonomistyring/Rapporter
og analyse/Menupunktet ’Finans’/Underpunktet ’Rapporter’/Punktet
’Regnskabsopgørelse’.
Rapportens anfordringsbillede ser således ud:
Side 159 af 309
Navn
Analysekode
Medtag dimensioner
Beskrivelse
Her kan du angive koden for den
Analyse, som rapporten skal baseres
på. Klik på pilen i feltet og få vist en
oversigt over analysekoder.
Klik på
i feltet, hvis du vil have vist
de dimensioner, som indgår i den
valgte analyse og derfor medtages i
rapporten. Her kan også angive
eventuelle filtre.
Bemærk: Niveau valg har ingen
Datofilter
Finansbudgetnavn
indflydelse på rapporten.
Her kan du angive et filter, der
afgrænser posterne efter dato. Du kan
angive en bestemt dato eller et
tidsinterval.
Her kan du vælge det budget, som
beløbene i kolonnerne Budgetteret og
Restbudget skal baseres på.
Side 160 af 309
Kun sumkonti
Medtag poster
Ultimoposter
Her kan der vælges, om data skal vises
på sum- eller kontoniveau.
Giver mulighed for at vælge ’Begge
typer’, ’Kun alm. Poster’ eller ’Kun
efterposter’. Kræver at analysen ikke er
komprimeret.
Giver mulighed for at vælge ’Medtag’
eller ’Medtages ikke’.
Kræver at analysen ikke er
komprimeret og at ’Medtag poster’ er
sat til ’Begge typer’ eller ’Kun
efterposter’.
Side 161 af 309
Kontoskema
Et kontoskema er en lille rapportgenerator, hvor du kan definere dine egne
rapporter. Det er muligt at oprette et kontoskema med op til fire dimensioner,
eller du kan tilknytte en dimensionsanalyse. Kontoskemaet vil da indeholde det
antal dimensioner, der er knyttet til analysen.
Følgende emner vil blive gennemgået:
 Oprettelse af kolonneformater
 Opsætning af kontoskemaer
 Udlæsning af kontoskemaer til Excel
Oprettelse af kolonneformater
For at kunne benytte et kontoskema skal der være defineret et kolonneformat. I
kolonneformatet defineres de kolonner, der er synlige i kontoskemarapporterne.
Du kan oprette lige så mange kolonneformater som du ønsker. Ligesom du har
mulighed for at vælge frit mellem dem, inden du udskriver kontoskemaet, alt efter
hvad du ønsker at få med ud i kontoskemarapporten.
På Moderniseringsstyrelsens hjemmeside under Navision Stat 7.0 kan du hente en
fil med Moderniseringsstyrelsens kolonneformater, til indlæsning i regnskabet.
Kolonneformater kan ses under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt og
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Økonomistyring/Finans/Generelt
Side 162 af 309
Navn
Navn
Beskrivelse
Analysenavn
Beskrivelse
I dette felt skal angives et entydigt og
sigende navn.
I dette felt skal du angive en sigende
beskrivelse. Det vil gøre det lettere at
vælge det rigtige kolonneformat.
Her kan du skrive navnet på den
analyse, som kolonnelayoutet skal være
baseret på.
Hvis du vælger et analysenavn her,
bruger kolonnelayoutet analyseposter
fra den valgte analyse. Hvis du lader
feltet være tomt, bliver kontoskemaet
baseret på finansposter.
Moderniseringsstyrelsens kolonneformater skal bruges til nedenstående rapporter:
Kolonneformat
Dimbalbudg
Rapport
 Dimensioner – i alt
 Dim. Balance/Budget
FF5
 Kontoskema FF4
Side 163 af 309
 Kontoskema FF5
Forbrug og budget
 Forbrug og Budget
Her ses et eksempel på et kolonneformat ’Dimbalbudg’
Navn
Kolonnenr.
Kolonnehoved
Kolonnetype
Posteringstype
Beløbstype
Formel
Beskrivelse
Dette felt skal udfyldes med bogstaver
eller tal. Kolonnenr. anvendes til
opsætning af formler. Derfor skal
kolonnenr. være udfyldt i de linjer, der
skal indgå i formlen.
Her indtastes kolonnens overskrift, det
kunne eksempelvis være bevægelser,
budget, restbudget m.fl.
I feltet defineres kolonnens type. Der
kan vælges mellem Formel, Bevægelse,
’Saldo til dato’ etc.
Her kan du vælge mellem finansposter
eller budgetposter.
Her kan der vælges mellem følgende
typer:
 Nettobeløb indeholder både
kredit- og debetposter.
 Kreditbeløb indeholder kun
kreditposter
 Debetbeløb indeholder kun
debetposter.
Her opsættes eventuelle
Side 164 af 309
beregningsformler.
Vis modsat fortegn
Sammenligningsdatoformel
Vis
I ovenstående eksempel ønskes
restbudgettet beregnet ud fra
differencen mellem Budget Kolonne B
og Bevægelse kolonne A. Formlen er
derfor opsat med B-A.
Angiver, om debiteringer skal vises
som negative beløb (dvs. med et
minustegn) og kreditposter som
positive beløb i rapporter.
Indeholder en datoformel, der angiver,
hvilke datoer der skal bruges til at
beregne beløbet i denne kolonne.
Hvis feltet f.eks. indstilles til -1Å,
sammenlignes der med samme periode
1 år tidligere
Angiver hvornår beløbene i kolonnen
skal vises i rapporter. Du har følgende
muligheder:
 Altid: Beløbene bliver altid vist i
kolonnen.
 Aldrig: Kolonnen vil aldrig blive vist.
Den bruges kun til beregning.
 Hvis Positiv: Kun de positive beløb
kolonnen vises.
 Hvis negativ: Kun de negative beløb i
kolonnen vises.
Afrundingsfaktor
Delregnskabskode Sammentælling
(Global 1)
I dette felt angivesen afrundingsfaktor
for beløb i kolonnen.
Beløbene i rapporter afrundes. Hvis du
fx vælger 1000 vises alle beløb som
tusinder. Beløbene i
Kontoskemaoversigt afrundes ikke.
I dette felt skal du angive, hvilke
dimensionsværdibeløb der vil blive
sammentalt i denne kolonne. Hvis
kolonnetypen er ’Formel’, må du ikke
angive noget i dette felt. Hvis beløbene
på linjen ikke skal være filtreret efter
Side 165 af 309
Formål kode sammentælling (Global 2)
Dimension 3 og 4 sammentælling
Linjenr.
dimension, bør du lade feltet være
tomt.
I dette felt skal du angive, hvilke
dimensionsværdibeløb der vil blive
sammentalt i denne kolonne. Hvis
kolonnetypen er ’Formel’, må du ikke
angive noget i dette felt. Hvis beløbene
på linjen ikke skal være filtreret efter
dimension, bør du lade feltet være
tomt.
I dette felt skal du angive, hvilke
dimensionsværdibeløb der vil blive
sammentalt i denne kolonne. Hvis
kolonnetypen er ’Formel’, må du ikke
angive noget i dette felt. Hvis beløbene
på linjen ikke skal være filtreret efter
dimension, bør du lade feltet være
tomt.
Dette felt viser linjenummeret i
kolonneformatet.
Bemærk: I eksemplet ovenfor er der oprettet 4 kolonner (A, B, C og D), der
angiver bevægelse, budget, restbudget og ’saldo til dato’. Disse kolonner vil
fremgå af kontoskema-udskriften. Se hvordan udskriften ser ud under afsnittet
’Udskrivning samt udlæsning af kontoskemaer til Excel’.
Opsætning af kontoskemaer
Selve opbygningen af et kontoskema svarer til en lille rapportgenerator. Du kan
anvende kontoskema til at analysere tal eller til at sammenligne finansposter med
finansbudgetposter. Til dit kontoskema kan du knytte dimensionsanalyser og
brugerdefinerede kolonneformater.
Moderniseringsstyrelsen har frigivet 2 kontoskemaer, som kan hentes under
Navision 7.0 på www.modst.dk. I filen findes kontoskema navnene FF4 og FF5
som bruges til likviditetsafstemning af FF4 –FF7 og Likviditetsafstemning af FF5FF7.
Kontoskemaerne kan ses fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Analyse & rapportering,
Afdelinger/Økonomistyring/Omkostningsregnskab/Menupunktet ’Rapporter og
analyse’/Underpunktet ’Kontoskema’.
Afdelinger/Økonomistyring/Pengestrøm/Analyse & rapportering/Menupunktet
Rapporter og analyse.
Side 166 af 309
For at oprettet et nyt kontoskema, skal du trykke på Handlingen ’Ny’ på
Handlingsbåndet kan du oprette et nyt kontoskema.
Navn
Navn
Beskrivelse
Standard kolonneformat
Analyse
Beskrivelse
I dette felt skal du angive et sigende
navn, da navnet ses i
kontoskemaudskriften.
I dette felt skal du angive en sigende
beskrivelse, da beskrivelsesteksten ses i
kontoskemaudskriften.
Her knytter du det kolonneformat, du
ønsker at anvende i kontoskemaet.
Ved opslag i feltet kan du få vist en
oversigt over mulige kolonneformater.
Her har du mulighed for at knytte en
analyse til dit kontoskema.
Ved opslag i feltet kan du få vist en
oversigt over mulige analyser.
Bemærk: Knytter du en analyse i dit
kontoskema, er det de data der
beregnes ud fra, og der vises kun de
dimensioner, der er knyttet til analysen.
Det er vigtigt, hvis budgettet skal
fremgå af kontoskemaet, at der i
Analysen er markeret i feltet ’Medtag
budgetter’, og at analysen er opdateret.
Side 167 af 309
Når Navnet er oprettet, skal kontoskemaet opsættes, og følgende felter skal
udfyldes. Det gør du fra Handlingsbåndet/Fanen ’Start’/Handlingen ’Rediger
kontoskema’.
Feltnavn
Rubriknr.
Beskrivelse
Beskrivelse
Her skal du indtaste et tal. Tallet
anvendes i den formel, der opsættes i
sammentællings-kolonnen.
Her skal du angive den beskrivelse,
som du ønsker medtaget i rapporten.
Bemærk: Ønsker du en overskrift på
Sammentællingstype
rapporten tastes denne øverst i
beskrivelsesfeltet. Får at lave lidt
afstand, kan det være en ide, at lade et
par linjer stå tomme.
I dette felt kan du vælge mellem
følgende sammentællingstyper:



Kontosum: Summen bliver
sammentalt på baggrund af
kontosum i kontoplanen
SumSum; Summen bliver
sammentalt på baggrund af de
kontogrupper der er opsat i
kolonnen sammentælling, hvor
kontogrupperne i kontoplanen
har kontotype sum, til-sum eller
fra-sum i kontoplanen.
Formel; Summen beregnes ud
fra beløbene i andre rubrikker i
kontoskemaet. Formlen
indtastes i feltet sammentælling.
Side 168 af 309

Angiv grundlag for procent: Du
kan bruge denne indstilling,
hvis du vil indsætte en kolonne,
der viser procenten af en total.
Hvis fx række 1-4 viser Salg for
fire forskellige kontorer, og
række 5 viser Salg i alt, kan du
indsætte en kolonne, der viser
Procent af Salg i alt for hver
række. Indsæt en række, hvor
Sammentællingstype = Angiv
grundlag for procent for at
definere totalen. Formlen i
feltet Sammentælling på denne
linje bruges til at beregne
totalen, som procentsatserne
baseres på. Linjen vises ikke i
Kontoskema-rapporter.
Bemærk: Hvis du bruger funktionen
Sammentælling
’Indsæt finanskonti’, tildeles konti med
kontotype ’Sum’ eller ’Til-sum’ i
kontoplanen, sammentællingstypen
’SumSum’ på kontoskemaet. Alle andre
linjer tildeles automatisk
sammentællingstypen ’Kontosum’
Her kan du evt. selv indtaste de konti,
du ønsker udskrevet, eller du kan hente
konti ind via Handlingsbåndet/Fanen
’Handling’/ Handlingen’ indsætte
finanskonti’.
I dette felt kan du ligeledes opsætte en
formel der beregner totaler på
baggrund af de rubriknumre, der er
opsat på de forskellige linjer.
Bemærk: Du kan bruge alm. Filter
Rækketype
logik i sammentællingen fx +, -, .. mv.
Her angiver du rækketypen til
kontoskemarækken. Typen er
afgørende for, hvordan beløbene i
rækken beregnes.
Beløb beregnes for den periode, der er
angivet i feltet Datofilter på rapporten
Side 169 af 309
eller i vinduet, på følgende måde:
Bevægelse – Rækken viser bevægelsen i
kontosaldi for perioden.
Saldo til dato – Rækken viser
kontosaldi pr. sidste dag i perioden.
Dimensionsfilter
Startsaldo – Rækken viser kontosaldi
pr. første dag i perioden.
Ønsker du at have dimensioner med i
kontoskemaet, skal du udfylde de
kolonner, der svarer til de dimensioner,
du vil have med i rapporten. Du kan
vælge at knytte en
dimensionsværdikode eller et
dimesionsværdikodeinterval.
Bemærk: Er der knyttet en Analyse til
Beløbstype
Vis
Fed
Kursiv
Understreget
Dobbelt understreget
Vis modsat fortegn
kontoskemaet, er det de
dimensionsværdikoder, der er knyttet
til Analysen, som man kan vælge.
I dette felt angives hvilke posttype der
skal medtages i beløbene i
kontoskemarækken. Du kan vælge
mellem:
Nettobeløb: Inkludere både debet- og
kreditposter.
Debetbeløb: Inkludere debetposter
Kreditbeløb: Inkludere kreditposter
I dette felt skal du angive om
kontoskemalinjen skal udskrives på
rapporten.
Ønsker du, at nogle af linjerne skal
fremhæves i rapporten, markerer du i
feltet ud for linjen.
Ønsker du, at nogle af linjerne skal stå
som kursiv i rapporten, markerer du i
feltet ud for linjen.
Ønsker du en understregning efter en
linje, skal du markere med i feltet ud
for linjen, der skal understreges.
En markering i dette felt betyder, at en
række bliver dobbelt understreget.
Feltet markeres, hvis debetposter skal
vises som negative beløb og
Side 170 af 309
Sideskift
kreditposter som positive beløb i
rapporten.
Her kan du markere, hvis der ved
udskrivning af kontoskemaet skal laves
et sideskift lige efter den aktuelle linje.
Udskrivning, Udlæsning af kontoskemaer til Excel
Når et kontoskema er opsat korrekt, og der er tilknyttet et kolonneformat, kan du
vælge at udskrive en kontoskemarapport, eller du kan udlæse kontoskemaet til
Excel. I det følgende beskrives:


Udskrivning af en kontoskemarapport.
Udlæsning af kontoskema til Excel
Udskrivning af kontoskemarapport
For at udskriv kontoskemaet, skal du trykke på knappen Udskriv, på selve
kontoskemaet. Der er flere muligheder for at afgrænse inden rapporten udskrives,
hvor der bl.a. kan sættes datofilter, budgetfilter og dimensionsfilter.
Side 171 af 309
Oversigtspanelet ’Indstillinger’
Navn
Layout
Kontoskemanavn
Kolonneformatnavn
Beskrivelse
Her kan du angive navnet på det
kontoskema, der skal med i rapporten.
Her kan du angive navnet på det
kolonneformat, som skal bruges i
Side 172 af 309
rapporten
Filtre
Datofilter
Finansbudgetfilter
Omkostningsbudgetfilter
Koncervirk.filter
Her kan du angive en dato eller
datointerval svarende til de data der
skal med i rapporten.
I dette felt angives et finansbudget
filter for hvad der skal med i
rapportens visning
I dette felt angives et
omkostningsbudgetfilter for rapporten
I dette felt har du mulighed for at
angive et koncernvirksomhedsfilter.
Bemærk: Hvis du vil vide mere om
koncernvirksomhed kan du læse mere i
afsnittet Konsolidering.
Dimensionsfiltre
Dimensionsfiler 1-4
Vis
Vis fejl
Indholdet af feltet Kontoskemanavn
bestemmer, hvilke dimensionsfiltre der
er tilgængelige. Hvis der er knyttet en
analyse til kontoskemanavnet, kan du
filtrere efter de dimensioner, der er
tilknyttet analysen.
Hvis der ikke er tilknyttet en Analyse til
kontoskemaet, kan du filtrere på de 2
globale dimensioner fra
regnskabsopsætningen.
Dette felt angiver, hvilke fejl der skal
vises i tilfælde af division med nul eller
ved periodefejl. Der er følgende
muligheder:




Ingen: Der bliver ikke vist fejl.
Division med nul: Hvis der
findes en formel i
kontoskemaet, der resulterer i
division med nul, vises
meddelelsen "FEJL" i stedet
for et beløb.
Periodefejl: Hvis der er forskel
på længden af perioderne,
bliver meddelelsen ikke
tilgængelig vist i stedet for et
beløb.
Begge: Der kontrolleres både
Side 173 af 309
Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta
for fejl i forbindelse med
division med nul og periodefejl.
Afkrydsningsfeltet markeres, hvis
rapportbeløbene skal vises i den ekstra
rapporteringsvaluta.
Bemærk: Ekstra rapporteringsvaluta
Vis opsætning af kontoskema
opsættes under Regnskabsopsætning
Marker feltet, hvis du ønsker at se
opsætningen i det kontoskema, du er
ved at udskrive. Funktionen er nyttig,
hvis du vil have vist de filtre, der er
brugt til at oprette rapporten.
Her ses et udsnit af kontoskemarapporten
Udlæsning af kontoskema til Excel
Side 174 af 309
I dette afsnit vil det blive gennemgået hvordan du udlæser et kontoskema til
Excel. Et kontoskema kan udskrives til Excel fra ’Oversigten’ som du finder på
Handlingsbåndet/Fanen ’Start’.
Fra ’Kontoskemaoversigten har du mulighed for at afgrænse hvad du vil have
udlæst til Excel. I ’Kontoskemaoversigten kan du se hvordan data vil se ud, inden
du udlæser til Excel.
Generelt:
Kontoskemanavn
Kolonneformatnavn
Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta
Her kan du angive navnet på det
kontoskema, der skal med i rapporten.
Her kan du angive navnet på det
kolonneformat, som skal bruges i
rapporten
Afkrydsningsfeltet markeres, hvis
rapportbeløbene skal vises i den ekstra
rapporteringsvaluta.
Bemærk: Ekstra rapporteringsvaluta
opsættes under Regnskabsopsætning.
Vis Efter:
Datofilter
Dimensionsfiltre
Her kan du angive en dato eller
datointerval svarende til de data der
skal med i rapporten.
Side 175 af 309
Dimensionsfiler 1-4
Omkostningsstedfilter
Indholdet af feltet Kontoskemanavn
bestemmer, hvilke dimensionsfiltre der
er tilgængelige. Hvis der er knyttet en
analyse til Kontoskemanavnet, kan du
filtrere efter de dimensioner, der er
tilknyttet analysen.
Hvis der ikke er tilknyttet en analyse til
kontoskemaet, kan du filtrere på de 2
globale dimensioner fra
regnskabsopsætningen.
I dette felt kan du angive et
omkostningsstedfilter.
I feltet kan du få en oversigt over mulig
Omkostningsemnefilter
omkostningssteder ved at trykke på
i feltet.
I dette felt angives et
omkostningsbudgetfilter for rapporten.
I feltet kan du få en oversigt over
mulige omkostningsemner, ved at
Pengestrømsfilter
Omkostningsbudgetfilter
Vis opsætning af kontoskema
trykke på i feltet.
I dette felt kan du angive et
pengestrømsfilter. Du kan få en
oversigt over pengestrøms muligheder
ved at trykke på
i feltet.
I dette felt angives et
omkostningsbudgetfilter for rapporten
Marker feltet, hvis du ønsker at se
opsætningen i det kontoskema, du er
ved at udskrive. Funktionen er nyttig,
hvis du vil have vist de filtre, der er
brugt til at oprette rapporten.
Bemærk: Ønsker du at se de underliggende poster inden udlæsning, kan du lave
et opslag til i feltet til kontoplanen, ved at trykke på
Fra handlingsbåndet kan du finde handlingen ’Udlæs til Excel’ på fanen
’Handlinger’. Herfra kan du enten vælge at oprette et nyt dokument, eller opdater
eksisterende dokument.
Side 176 af 309
Bemærk: I forbindelse med opgradering til NS 7.0 er der nedlagt nogle rapporter
og kontoskemaer. Disse kan hentes fra SKS.
Analyser
Analyserne bruges til at definere hvordan du vil analysere de
dimensionsoplysninger, som du har bogført på finansposter, budgetter mv. På
baggrund af angivne kriterier lægges finansposterne med tilhørende dimensioner i
én tabel og budgetposterne med tilhørende dimensioner i en anden. Det
genererede datagrundlag anvendes i dimensionsanalyser, kontoskemaer og
rapporter. Der kan oprettes et uendeligt antal analyser, men af plads- og
performancemæssige hensyn bør der kun oprettes analyser målrettet institutionens
analyse- og rapporteringsbehov.
Du kan angive op til fire dimensioner samt kriterier for finanskonti, datoer og
koncernvirksomheder for hver analyse. Du kan også angive filtre for dimensioner,
der ikke er medtaget i analysen ved at klikke på Analyse, Filtre på Fanen ’Naviger’
på analysekortet. Du kan altså oprette forskellige analyser til forskellige formål. Du
kan f.eks. have en analyse i relation til salg i et særligt område i en bestemt
periode. Når du opretter en analyse, skal du opdatere den ved at klikke på
Handling, Opdater på analysekortet eller med kørslen Opdater analyser. Derefter
hentes kun de finansposter, som opfylder de dimensionskriterier og andre filtre,
du har angivet.
Du finder ’Analyseoversigten’ under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Dimensioner/Menupunktet ’Opsætning’
og på ’Startsiden’.
Du kan oprette en Analyse fra Handlingsbåndet og Handlingen ’Ny’. Herefter vil
du vil du få vist et analysekort, hvor du kan opsætte din analyse.
Side 177 af 309
Side 178 af 309
Oversigtspanelet ’Generelt’
Navn
Kode
Navn
Kontokilde
Datokomprimering
Beskrivelse
Her skal du angive en entydig kode for
analysen. Koden kan fx angive formålet
med analysen eller navnet på den
afdeling, der skal bruge den.
Her skal du angive navnet på analysen.
Her kan du afgrænse analysen på
finanskonti eller pengestrømskonto. Hvis du
sætter et filter her, vil analysen kun
generere data for de angivne filter.
Her kan du vælge, om du for den
enkelte finanskonto ønsker at få
summeret poster med ens
dimensionskombination indenfor den
angivne datakomprimeringsperiode.
Bogføringsdatoen for disse
komprimerede poster vil være den
første dato i det interval, posten
tilhører.
Der er følgende valgmuligheder:
 Ingen – Der sker ingen summering.
Side 179 af 309
Startdato
Alle poster indenfor de angivne filtre,
vil fremgå eksplicit af analysen.
 Dag – Poster med samme
bogføringsdato og ens
dimensionskombination vil blive
summeret til én post i analysen.
 Uge – Poster bogført i en given uge
med ens dimensionskombination vil
blive summeret til en post i analysen.
Dvs. for hver uge, vil der for hver
dimensionskombination – der er
bogført på – være en postering.
 Måned – Poster bogført i en given
måned med ens
dimensionskombination vil blive
summeret til én post i analysen. Dvs.
for hver måned, vil der for hver
dimensionskombination - der er
bogført på - være én postering.
 Kvartal – Poster, som er bogført i
det samme kvartal, og som har ens
dimensionskombination, vil blive
summeret til én post i analysen. Dvs.
for hvert kvartal, vil der for hver
dimensionskombination - der er
bogført på - være én postering.
 År – Poster bogført i samme år med
samme dimensionskombination vil
blive summeret til én post i analysen.
Dvs. for hvert år, vil der for hver
dimensionskombination - der er
bogført på - være én postering.
 Regnskabsperiode – Poster, bogført i
samme regnskabsperiode med
samme dimensionskombination, vil
blive summeret til én post. Dvs. for
hver regnskabsperiode, vil der for
hver dimensionskombination være
én postering.
Hvis du angiver en dato i dette felt, vil
alle poster, der er bogført på denne
dato eller efter denne dato blive
medtaget i analysen samt blive
komprimeret til det niveau, som du har
angivet i feltet Datokomprimering.
Side 180 af 309
Opdateret den
Sidste løbenr.
Sidste Budgetløbenr.
Opdater ved bogføring
Posteringer med bogføringsdato
tidligere end denne dato komprimeres
til én post pr. dimensionskombination
og tildeles den dato, som ligger lige før
startdatoen
Feltet opdateres af Navision og viser
datoen for den sidste opdatering af
analysen.
Feltet opdateres af Navision og viser
løbenr. på den sidst bogførte
finanspost analysen omfatter.
Feltet opdateres af Navision og viser
løbenummeret på den sidst registrerede
budgetpost analysen omfatter.
Du skal markere feltet med et flueben,
hvis du ønsker analysen opdateret hver
gang, der bogføres.
Hvis der er markering i dette felt, vil
analysen altid være fuldt opdateret med
alle finansposter omfattet af
analyseopsætningen.
Bemærk: Hvis du vil opdatere
Medtag budgetter
analysen med budgetposter, skal du
klikke på knappen ”Opdater” eller
bruge kørslen ”Opdater analyser”
Du skal sætte markering i dette felt,
hvis du ønsker at analysen skal
indeholde budgetposter.
Ved opdatering af analysen vil alle
budgetposter omfattet af
analyseopsætningen blive lagt i
analysebudgetposttabellen. Rettes der i
budgettet, skal du manuelt opdatere
Analysen for at få de nyeste tal med.
Bemærk: Det er ikke muligt at vælge
Spærret
automatisk opdatering af analyserne
ved budgetændringer. Skal du bruge en
analyse til budgetanalyse, er det derfor
vigtigt at sikre sig, at denne er fuldt
opdateret.
Markér dette felt, hvis du ønsker at
spærre analysen. Er en analyse spærret,
kan denne ikke opdateres.
Side 181 af 309
På Oversigtspanelet ’Dimensioner, skal du angive, hvilke dimensioner du ønsker,
analysen skal medtage. Her kan du vælge fire dimensioner, som du kan medtage i
en analyse. Når du angiver en dimension her, får du mulighed for at filtrere poster
i vinduet Dimensionsanalyse, hvilket igen giver dig mulighed for at undersøge og
overvåge relationer mellem poster og de dimensionsoplysninger, som er knyttet til
dem.
På Oversigtspanelet ’Dimensioner’ kan du vælge blandt alle dimensioner i
Dimensionsoversigten. Du behøver med andre ord ikke vælge 4 dimensioner der
er opsat på ’Regnskabsopsætningen. Dette kan være nyttigt, hvis du vil lave en
analyse, som går tilbage i tiden.
Opdatering af Analysen
Opdatering af analyserne kan foretages på følgende måder. Du kan fx opdatere
ved automatisk ved bogføring (kun finanspostopdatering). Med markering i feltet
Opdater ved bogføring vil analysen automatisk blive opdateret. Du kan aktivere
opdatering ved bogføring og deaktiver opdatering ved bogføring fra Analysekortet
og Handlingen ’Handling’ på Handlingsbåndet.
Bemærk: Hvis man har oprettet et stort antal analyser, som alle opdateres ved
bogføring vil dette have performancemæssige konsekvenser.
En anden måde at opdatere analysen er fra selve analysekortet. Hvis du på
Handlingsbåndet trykker på Handlingen ’Opdater’ på den aktuelle analyse.
Sidste måde at opdatere udvalgte analyser er fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Finans/Menupunktet
’Opgaver’.
Side 182 af 309
Navn
Kørselsadvisering
Kode
Beskrivelse
Her kan du angive om der skal komme
en meddelelse, når opdateringen er
færdig.
Her kan du angive ’Analysekoder for
de analyser, du vil opdatere.
Automatisk opdatering af Analyse via Batch
Ønsker man en automatisk opdatering af alle regnskabets analyser, kan man sætte
en batchkørsel op, som afvikler kørslen ”Opdater analyser”. Dette gøres under
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/Opgavekøposter. På
fanebladet ”Indstillinger” har du mulighed for at vælge om du ønsker en besked
når kørslen er færdig. Markeres feltet ”Kørselsadvisering” kommer der ingen
besked, men markeres feltet derimod ikke, så kommer der en besked når kørslen
er færdig.
Bemærk, ved opdatering af analyser, hvor der er sat markering i feltet ’Medtag
budgetter’ bliver de spærrede budgetter ikke medtaget i opdateringskørslen.
Dimensionsanalyse
En Dimensionsanalyse er en kikkert ned i data genereret via den enkelte analyse.
Dimensionsanalyser vises som en matrix og giver via forskellige kombinationer af
filtre og visninger mulighed for hurtigt og fleksibelt at få vist og analyseret data ud
fra forskellige synsvinkler. Dimensionsanalysen viser beløb, der er afledt af
analysevisninger, som du har oprettet. Du kan analysere aktiviteter på grundlag af
dimensionsoplysninger.
Fra dimensionsanalysen kan man udlæse data til en pivottabel i Excel, hvorfra der
kan arbejdes videre med data. Hvis du vælger dimensioner på hver af akserne i
matrixvinduet, kan du analysere posterne ud fra forskellige kriterier.
Visning af Dimensionsanalysen
Side 183 af 309
Oversigtspanelet ’Generelt’
Navn
Analysekode
Vis som linjer
Vis som kolonne
Beskrivelse
I dette felt skal du angive en kode for
analysevisning. Den valgte analyse
bestemmer, hvilke analyseposter du får
vist i Dimensionsanalysen.
Her vælger du, hvad der skal vises som
linjer i dimensionsanalysen. Du kan
vælge mellem dimensionerne, der er
tilknyttet den valgte analyse, Periode
eller Finanskonto.
Her vælger du, hvad der skal vises som
kolonner i dimensionsanalysen. Du kan
Side 184 af 309
vælge mellem dimensionerne, der er
tilknyttet den valgte analyse, Periode
eller Finanskonto.
Oversigtspanelet ’Filtre’
Navn
Datofilter
Kontofilter
Koncernvir.filter
Budgetfilter
Dimensionskode 1-4
Beskrivelse
Her kan du angive et datofilter, således
at kun analyseposter inden for dette
filter bliver vist.
I dette felt kan du angive et filter, der
angiver hvilke finanskonti, der skal
vises i vinduet Dimensionsanalyse. Det
er kun posteringer bogført på de
angivne konti, der bliver vist i
matrixvinduet.
I dette felt kan du angive et
koncernvirksomhedsfilter.
I dette felt kan du angive et
budgetfilter, så værdierne i
beløbsfelterne baseres på de valgte
budgetter.
Dette filter er ikke relevant hvis du på
Oversigtspanelet ’Indstillinger’ har
valgt at få vist faktiske beløb (eller hvis
den valgte analyse ikke omfatter
budgetposter).
For hver dimension tilknyttet den
valgte analyse, er der mulighed for at
sætte et filter. Således at der kun vises
de poster med udvalgte
dimensionsværdier.
Der kan tilknyttes i alt 4 dimensioner til
en analyse.
Oversigtspanelet ’Indstillinger’
Navn
Vis
Beskrivelse
I dette felt kan du angive, hvilken type
beløb der skal vises i matrixvinduet.
Der er følgende muligheder:
 Faktiske beløb: Matrixvinduet vises
er finansposterings beløb.
 Budgetterede beløb: De beløb, der
Side 185 af 309
vises i matrixvinduet, er
budgetposteringer.
 Afvigelse: De beløb, der vises i
matrixvinduet, viser afvigelsen
mellem faktiske beløb og
budgetterede beløb. Et negativt tal
angiver, at de faktiske beløb er
mindre end de budgetterede beløb.
 Afvigelsesprocent: Matrixvinduet
viser afvigelsen i procent mellem
faktiske beløb og budgetterede beløb.
Et negativt tal angiver, at de faktiske
beløb er mindre end de budgetterede
beløb.
 Indeks pct.: Matrixvinduet viser
afvigelsen i procent mellem faktiske
beløb og budgetterede beløb som et
indeks.
Vis feltet Beløb
Ultimoposter
Afrundningsfaktor
En indeksprocent på 100 betyder, at
faktiske beløb svarer til budgetterede
beløb.
En indeksprocent på over 100
betyder, at faktiske beløb er større
end budgetterede beløb.
En indeksprocent på under 100
betyder, at faktiske beløb er lavere
end budgetterede beløb.
I dette felt kan du vælge, hvordan
beløbene skal vises i matrixvinduet.
Der er følgende valgmuligheder:
 Beløb - Beløbene vises som summen
af debet- og kreditbeløb.
 Debetbeløb - Kun debetbeløb vises.
 Kreditbeløb - Kun kreditbeløb vises.
I dette felt kan du angive om de viste
beløb skal medtage eller udelade
Ultimoposter. Dvs. at der er mulighed
for at medtage eller udelade
nulstillingen af dine finanskonti i
dimensionsanalysen.
Der er følgende valgmuligheder:
 Ingen: Der sker ingen afrunding.
 1: Beløbene vises i hele tal (181.888,5
Side 186 af 309
Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta
Vis kolonnenavn
Vis modsat fortegn
= 181.889).
 1000: Beløbene vises i 1000 med en
betydende decimal
(181.888,50 =181,9).
 1000000: Beløbene vises i millioner
med en betydende decimal
(181.888,50 = 0,2).
Marker afkrydsningsfeltet, hvis det
rapporterede beløb skal vises i den
valuta, som er valgt som ekstra
rapporteringsvaluta.
En markering i dette felt, hvis du
ønsker at få vist hhv. dimensionsnavn,
finanskontonavn eller månedsnavn i
stedet for hhv. dimensionskode,
finanskontonummer eller dato.
Marker dette felt, hvis debetposter skal
vises som negative beløb (dvs. med et
minustegn), og kreditposter skal vises
som positive beløb.
Du får vist Dimensionsanalysen som matrix fra Handlingsbåndet/Fanen ’Start’ og
Handlingen Vis Matrix.
Side 187 af 309
Udlæsning af Dimensionsanalysen til Excel
Du kan udlæse ’Dimensionsanalysen til Excel. Det gør du fra ’Matrix for
Dimensionsanalysen’ Se skærmbillede ovenfor. Du udlæser til Excel ved at trykke
på Handlingen udlæs til Excel.
Der er mulighed for at udlæse enten det faktiske eller det budgetterede beløb til
MS Excel som pivottabel. Det giver mulighed for at opbygge et regneark, som du
ønsker, det skal se ud.
Nedenfor ses et eksempel af en Dimensionsanalyse udlæst til Excel.
Side 188 af 309
Side 189 af 309
Kassererkladde
Kassererkladden er udviklet for at kunne håndtere personadskillelse.
Kladden anvendes bl.a. til at registrere kassebilag, rejseafregninger,
bankopfyldninger, kassedifferencer i forbindelse med transaktioner, der påvirker
likvide midler.
Kassebilaget tastes i kassererkladden. Kontroludskrift udskrives, og kladden
klarmeldes af bruger 1. Bruger 2 kontrollerer kladden. I tilfælde af fejl, skal bruger
1 rette fejlen og klarmelde igen. Når kladden er korrekt, bogfører bruger 2
kassererkladden.
Kassererkladden anvendes også i forbindelse med automatisk
bankkontoafstemning. Når der indlæses en kontopostfil fra banken, overføres de
poster, der ikke automatisk bliver udlignet, til kassererkladden.
Bemærk: Ønsker du at vide mere om håndtering af åbne kontopostfiler, kan du
læse derom i vejledningen ’Statslig brugervejledning til Betalingsformidling’ i
afsnittet Automatisk Bankkontoafstemning.
Du tilgår kassererkladden fra stien:
Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Menupunktet ’Opgave’.
Navn
Bogføringsdato
Beskrivelse
Feltet udfyldes med den dato, du ønsker at
bogføre med.
Bemærk: Hvis kladdetypen er en
gentagelseskladde, og der er blevet
defineret et gentagelsesinterval, vil datoen
blive opdateret med det anførte interval (fx
Side 190 af 309
Bilagsdato
1 måned frem i forhold til datoen i feltet),
hver gang du åbner kladden for at bogføre
den. Hvis datoen i dette felt ligger senere
end arbejdsdatoen, så kan linjen ikke
bogføres.
Feltet skal udfyldes med en bilagsdato,
hvorfra bl.a. forfaldsdato beregnes ud fra.
Bemærk: Specielt hvis det er
Bilagstype
Bilagsnr.
debitoropkrævninger eller
kreditorbetalinger, er det vigtigt at
bilagsdatoen er den samme, som står
angivet på fakturaen.
Feltet kan udfyldes med følgende:
 Blank: Anvendes til almindelige
finansposter
 Betaling: Anvendes til ind- og
udbetalinger
 Faktura: Anvendes til faktura
 Kreditnota: Anvendes til
kreditnota
 Rentenota: Anvendes til rentenota
i forbindelse med køb og salg
 Rykker: Anvendes til rykker i
forbindelse med køb og salg
 Refusion: Anvendes til betaling til
en debitor eller fra en kreditor.
Hvis feltet nummerserie på kladdenavnet
er udfyldt indsættes automatisk næste
bilagsnr. i serien i dette felt.
Bemærk: Er feltet blankt, er der ikke
Kontotype
opsat nummerserie, du kan i dette tilfælde
tildele bilagsnumre manuelt.
Feltet kan udfyldes med følgende typer:




Finans: Giver opslag i kontoplanen
i feltet “Kontonr.”.
Debitor: Giver opslag i
debitorregistret i feltet “Kontonr.”.
Kreditor: Giver opslag i
kreditorregistret i feltet
“Kontonr.”.
Bank: Giver opslag i
bankkontooversigten i feltet
“Kontonr.”.
Side 191 af 309

Kontonr.
Anlæg: Giver opslag i
anlægskartoteket I feltet
“Kontonr.”.
 IC-partner: Giver opslag i ICpartneroversigt i feltet ”Kontonr.”.
Udfyld feltet med den konto du skal
bogføre på.
Bemærk: Du kan trykke på pilen I feltet,
Beskrivelse
Alias
Dimensionskolonner
og få en oversigt, alt efter hvilken
kontotype du har valgt.
Feltet udfyldes automatisk med navnet på
den konto, du har valgt i feltet
”Kontonr.”, feltet kan dog overskrives
med din egen tekst.
I dette felt kan du angive en Aliaskode. Du
kan trykke på pilen i feltet og få vist en
oversigt over mulige Aliaskoder.
Vil du vide mere om Alias kan du læse
mere under afsnittet Aliaskontering
I disse kolonner vælger du de
dimensionsværdier, du ønsker at bogføre
på.
Bemærk: Du kan via ’Vis kolonne’ hente
Fordeling
det antal dimensionskolonner ind, der
svarer til det antal dimensioner, der er
opsat i Regnskabsopsætningen.
I dette felt kan du angive en
fordelingsnøgle, hvis du ønsker at fordele
beløbet på flere dimensioner.
Bemærk: Du kan læse mere om
Bogføringstype
Dimensionsfordeling under linket
I feltet kan du udfylde med en af følgende:



Blank: Anvendes hvis
transaktionen er uden moms
Køb: Anvendes hvis posten er en
købstransaktion, til beregning af
den korrekte købsmoms og til
bogføring på købsmomskontoen.
Salg: Anvendes hvis posten er en
salgstransaktion, til beregning af
den korrekte salgsmoms og til
Side 192 af 309
Virksomhedsbogføringsgruppe
bogføring på salgsmomskontoen.
 Afregning: Feltet bruges internt af
Navision
I dette felt kan du angive en kode for
’Virksomhedsbogføringsgruppen.
Bemærk: Virksomhedsbogføringsgruppe
Produktbogføringsgruppe
Beløb
er beskrevet under afsnittet
Virksomhedsbogføringsgrupper
I dette felt kan du angive en kode for
’Produktbogføringsgruppen’
Bemærk: Produktbogføringsgruppe er
beskrevet under afsnittet
Produktbogføringsgruppen.
I dette felt indtastes beløbet. Du skal
indtaste på følgende måde:

Momsbeløb
Modkontotype
Modkonto
Modkontos bogføringstype
Debetbeløb skal indtastes uden
fortegn.
 Kreditbeløb skal indtastes med
negativt fortegn
I dette felt ses momsbeløbet, som bliver
beregnet på baggrund af værdien i feltet
”Beløb” samt den anvendte momsprocent.
Feltet kan udfyldes med følgende typer:
 Finans
 Debitor
 Kreditor
 Bank
 Anlæg
 IC-partner
Udfyld feltet med den konto du ønsker
som modkonto i din bogføring.
Registrerer du over to linjer, hvilket
anbefales, skal feltet ikke udfyldes
.
Bemærk: Du kan trykke på pilen i feltet
og få en oversigt, alt efter hvilken
modkontotype du har valgt.
I feltet kan du udfylde med en af følgende:

Blank: Anvendes hvis
transaktionen er uden moms
Side 193 af 309

Modkontos virksomhedsbogf.grp
Køb: Anvendes hvis posten er en
købstransaktion, til beregning af
den korrekte købsmoms og til
bogføring på købsmomskontoen.
 Salg: Anvendes hvis posten er en
salgstransaktion, til beregning af
den korrekte salgsmoms og til
bogføring på salgsmomskontoen.
 Afregning: Feltet bruges internt af
Navision
I dette felt kan du angive en kode for
modkontos
’Virksomhedsbogføringsgruppen.
Bemærk: Virksomhedsbogføringsgruppe
Modkontos produktbogf.grp
Afsender ID
Afsendersystem
Afvent
Anlægsbogføringstype
Antal Sager
er beskrevet under afsnittet
Virksomhedsbogføringsgrupper
I dette felt kan du angive en kode for
modkontos ’Produktbogføringsgruppen’
Bemærk: Produktbogføringsgruppe er
beskrevet under afsnittet
Produktbogføringsgruppen.
Dette felt benyttes til at holde en unik
identifikation af posten i et eksternt
fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
Feltet benyttes til at holde en reference til
et eksternt fagsystem.
Feltet er skrivebeskyttet og bliver
automatisk udfyldt af den Generiske
Integrationssnitflade (GIS).
I dette felt kan du angive om kørslerne
Opret rentenotaer eller Foreslå
rentenotalinjer skal medtage denne post.
Poster, der er markeret som ’Afvent’ bliver
ikke blive medtaget i renteberegningen
eller blive vist på notaen.
I dette felt skal du angive en
anlægsbogføringstype, hvis du har valgt
Anlæg i feltet Kontotype.
Dette felt viser antallet for den sagspost,
Side 194 af 309
Bankbetalingstype
Betalingsbetingelseskode
der stammer fra bogføring af kladdelinjen.
Hvis antallet sager er 0, vil det samlede
beløb i sagsposten også være 0.
Angiver koden for den betalingstype, der
skal bruges for posten på
udbetalingskladdelinjen.
I feltet kan du lave et opslag og se de
muligheder du kan vælge.
Dette felt viser hvilken kode, der gælder
for posten i kladdelinjen.
Betalingsbetingelseskoden hentes
automatisk fra tabellen Debitor eller
Kreditor, når feltet Kontonr. udfyldes.
Hvis der ikke er en angivet en kode for
betalingsbetingelser på debitor- eller
kreditorkortet, er feltet tomt.
Ekstern bilagsnr.
Faktureres til/Leverandørnr.
Intern Dokument Type
Betalingsbetingelserne bruges til at
udregne forfaldsdato, kontantrabatdato og
kontantrabatpct. på baggrund af
bogføringsdatoen, og til at finde frem til
kontantrabatprocenterne.
I dette felt skal du angive et bilagsnummer,
der bliver brugt i en debitors eller kreditors
nummereringssystem.
Indholdet i dette felt kan ikke ændres,
Der er følgende muligheder:



Normal
Fejl
Primo
Normal: Alle poster oprettes som standard
med ”Normal”, og dette må kun ændres til
Fejl eller Primo efter aftale med
Moderniseringsstyrelsen.
Primo: Anvendes til primo korrektioner til
regnskabets balance fx til flytning af anlæg
fra en bogføringskreds til en anden. Hvis
primo korrektionerne skyldes skift i
regnskabsprincipper eller flytninger
mellem bogføringskredse på tværs af
ministerier, så skal institutionens
departement også være indforstået med
Side 195 af 309
posteringen. Aftale om primo korrektioner
indgås mellem ressortministeriet og SKS i
Moderniseringsstyrelsen.
Fejl: Anvendes til at opdatere Navision
med rettelser, som allerede er foretaget i
SKS.
Bemærk: Ved anvendelse af både
Kampagnenr.
Konc. Virksomhedskode
Leverings-/Bestillingsadressekode
Modkonto momsbeløb
Modkonto momsdifference
Modkonto
Momsproduktbogføringsgruppe.
”Primo” og ”Fejl” i kladden, er det vigtigt,
at posteringer adskilles med nyt bilagsnr.
pr. type, dette skyldes at bilaget med de to
typer ikke vil stemme i SKS. Fejlposter
modtages godt nok i SKS, men kan kun
ses ved fri søgning via SKS portalen. Hvor
Primo poster indgår i de officielle
regnskaber. Se skema nedenunder.
I dette felt kan du angive et kampagnenr.
Som feltet tilhører.
I dette felt kan du angive koden for den
virksomhed i koncernen, som posten
tilhører, i et konsolideret regnskab.
Dette felt viser adressekoden for
leveringen til debitoren eller ordren fra
kreditoren, som posten er knyttet til.
Adressekoden kopieres automatisk fra
felterne Leveringsadresse og
Bestillingsadresse for kunden eller
leverandøren.
Dette felt viser det beløb, som
modkontoens moms udgør af
bruttobeløbet.
Beløbet beregnes automatisk ud fra data i
felterne Beløb og Modkontos momspct.
Dette felt viser differencen mellem det
momsbeløb, der er beregnet af Navision,
og det momsbeløb, du har angivet
manuelt, hvis du vælger manuelt at ændre
momsbeløb i feltet Momsbeløb.
Dette felt viser modkontoens
’Momsproduktbogføringsgruppe.
Du kan læse mere om
’Momsproduktbogføringsgruppen under
afsnittet Momsproduktbogføringsgrupper
Side 196 af 309
Modkonto
Dette felt viser modkontoens
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe ’Momsvirksomhedsbogføringsgruppen.
Momsdifference
Momsproduktbogføringsgruppe
Sagsnr.
Sagsopgavenr.
Du kan læse mere om
’Momsvirksomhedsbogføringgruppen'
under afsnittet
’Momsvirksomhedsbogføringsgruppe’
Dette felt viser differencen mellem det
momsbeløb, der er beregnet af Navision,
og det momsbeløb, du har angivet
manuelt, hvis du vælger manuelt at ændre
momsbeløb i feltet Momsbeløb.
Dette felt viser
’Momsproduktbogføringsgruppe.
Du kan læse mere om
’Momsproduktbogføringsgruppen under
afsnittet Momsproduktbogføringsgrupper
I dette felt kan du angive om posten skal
tilknyttes en Sagsnr.
Ved opslag i feltet kan de få vist en
oversigt over alle mulige sagskort.
I dette felt kan du angive om posten skal
tilknyttes sagsmodulet. Er feltet ’ Sagsnr’
udfyldt, skal sagsopgavenr. også udfyldes.
Ved opslag i feltet kan du få vist en
oversigt over de sagsopgave som er opsat
under det sagsnr. Du har knyttet til linjen.
Du har mulighed for i Kassererkladden at hentet Standardkladde og gemme som
Standardkladde. Du kan hente og gemme som Standardkladder fra
Handlingsbåndet/Fanen ’Handling/Handlingsgruppen ’Funktion’.
Hent standardkladder: du bruger funktionen til at kopiere standardkladdelinjer til
kladden, når du har brug for at udfylde en kladde med linjer, som du har gemt
som en standardkladde.
Gem som standardkladde: Når du har oprettet kladdelinjer, som du ved, at du
sandsynligvis skal oprette igen senere, kan du vælge at gemme dem som en
standardkladde, inden du bogfører kladden.
Indtastning i Kassererkladden
Side 197 af 309
Du kan indtaste i en ’Kassererkladde på to måder. Nedenfor er vist eksempler på
disse:
Eksempel 1: Indtastning hvor der registreres over to linjer.
Eksempel 2: Indtastning hvor der registreres samlet på en linje.
Afstemning af kladdelinjer
Det er muligt at afstemme bank- og kassebeholdningerne for at se den effekt,
bogføring af kladden vil have. Det gør du fra Handlingsbåndet/Fanen
’Handling’/Handlingsgruppen ’Bogføring’/Handlingen ’Afstem’.
Du får nu vist en afstemning af de finanskonti, der bliver berørte, når
kassererkladden bogføres. Afstemningen giver mulighed for at se konsekvensen af
posteringerne, før de bogføres.
Navn
Konto
Beskrivelse
I dette felt ser du det kontonr. der
automatisk bogføres på.
Bemærk: Den konto, der vises her,
Navn
Bevægelse i kladden
Saldo efter bogføring
vises på baggrund af den opsætning,
der er på bankkortet i feltet
”Bankbogføringsgruppe”.
I dette felt, ser du det navn eller den
beskrivelse kontoen har i kontoplanen.
I dette felt ser du bevægelsen på den
pågældende konto, som bogføring af
kassererkladden vil medføre.
Feltet viser hvad saldoen vil være på
Side 198 af 309
Side 199 af 309
kontoen efter kassererkladden er
bogført.
Bemærk: Konti med  i feltet ’Afstembar’ på finanskontokortet vil også blive vist
i Afstemningsvinduet.
Kontrol af kladdelinjer
Kontrolrapporten bruges til at kontrollere kladdelinjer, så eventuelle fejl kan
rettes. Du vil få advarselslinjer, hvis der er fejl i kladden, det kunne fx være at
bilagene ikke stemmer.
Kontrolrapporten vil bogholderen typisk bruge til at kontrollere at indtastningen
er sket korrekt på de rette finanskonti og dimensioner.
Kontrolrapporten hentes fra Handlingsbåndet/Fanen
’Handling’/Handlingsgruppen ’Bogføring’/Handling ’ Kontroller’
Klarmelding af kladden
Når kladden er kontrolleret og afstemt, skal den klarmeldes. Med funktionen
’Klarmeld’ angives det, at posteringerne er færdige og klar til bogføring.
Du klarmelder kladden fra Handlingsbåndet/Fanen
’Handling’/Handlingsgruppen ’Funktion’/Handlingen ’Klarmeld’.
Side 200 af 309
Den samme person kan ikke både klarmelde og bogføre kladden. Når kladden er
klarmeldt fremkommer følgende billede:
Kladden er nu klar til, at ’Bruger 2’ kan kontrollere den. Hvis ’Bruger 2’ finder fejl,
skal ’Bruger 1’ rette dem i kassererkladden. Klarmelding bliver automatisk
annulleret ved ændring i kladden. Når kladden er rettet for fejl, skal ’Bruger 1’
klarmelde kladden igen.
Bemærk: Du kan se om kassererkladden er klarmeldt under feltet Status, samt få
information om hvilken bruger, der har foretaget klarmeldingen.
Side 201 af 309
Når kassererkladden er bogført, vil der blive dannet en journal, hvor du kan se alle
de data, der er indtastet i kladden.
Personadskillelse jvf. Regnskabsbekendtgørelsen
Der modtages hvert år modsat rettede ønsker om henholdsvis stramning og
løsning af funktionaliteten i kassererkladden. Derfor er der foretaget en
gennemgang af regnskabsbekendtgørelsen for en nedbrydning af de eksisterende
fortolkningsmuligheder. Dette udmønter sig i flg.:

Hvis man som institution IKKE har kontantkasser, og derfor betaler alle
sine kreditorer via en udsøgning i udbetalingskladden med
dobbeltprokura, er der IKKE noget krav om anvendelse af
kassererkladden. Institutionen kan således foretage alle finanskonteringer i
en almindelig finanskladde, der ikke kræver funktionsadskillelse

Hvis man som institution fortsat HAR kontantkasser, og dermed foretager
udbetalinger, der registreres via kassererkladden, må man imødese en
stramning på logikken i kassererkladden.
Det er muligt at trække rapporter, der viser om klarmelding og bogføring for en
transaktion har været placeret på 2 forskellige brugere. Derudover er der indført
en kontrol, der gør, at det er umuligt for den bruger, der har klarmeldt en
kassererkladde, at foretage den efterfølgende bogføring for linjer i kladden, som
brugeren selv har klarmeldt.
Kladder
Bilagsnr.
Et bilagsnummer må ikke bogføres på tværs af perioder, dvs. ét bilag kan kun
høre til én periode. Det betyder, at poster på et bilagsnummer kun kan bogføres
inden for samme periode.
Der er derfor indført en kontrol, således at der ikke kan bogføres på et
bilagsnummer på tværs af forskellige åbne SKS perioder. Der er tilsvarende
indført en ændring i indlæsning af Lønfinansposter, således at forskellige datoer i
filen får forskellige bilagsnumre.
Rettelsen er foretaget under hensynstagen til SKS, ved overgangen til indrapportering på bilagsniveau, da SKS ikke kan modtage poster med samme
bilagsnummer ad forskellige omgange.
Alle kladdetyper er underlagt denne begrænsning. I Finans- og købskladden har
du mulighed for at renummerer bilagsnummerne fra Handlingsbåndet/Fanen
’Handling’/Handlingsgruppen ’Funktion’
Side 202 af 309
Afstem pr. bilagsnr.
Hidtil har det været valgfrit om der for registreringer, i en given kladde, skal
afstemmes pr. bilagsnummer eller blot indenfor den enkelte dato. Denne
valgfrihed erstattes nu af en tvungen opsætning, der betyder, at der altid skal
afstemmes pr. bilagsnummer. Denne ændring sker af hensyn til
valideringsreglerne i SKS, der netop forudsætter at posteringer modtaget (når der
eksporteres finansposter) altid stemmer pr. bilag.
Såfremt regnskabet har markering i feltet i ’Eksport af Finansposter til SKS’ i
ØDUP Integrations Opsætning, er det således ikke muligt at fravælge ’Afstem pr.
bilag’, der opsættes for den enkelte kladdetype.
Intern Dokument Type
Når poster bogføres markeres de dannede finansposter med en ’Intern Dokument
Type’. ’Intern Dokument Typen’ overføres til SKS sammen med de øvrige
oplysninger om de enkelte bilag.
Ved almindelig bogføring er de mulige værdier for feltet ’Intern Dokument Type’:
 Normal
 Primo
 Fej
Derudover bliver der i forbindelse med en årsafslutning dannet poster af typen
’Efterpostering’ og ’Ultimopost’.
Feltet ’Intern Dokument Type’ kan hives ind som kolonne i kasse-, kasserer-og
Finanskladder.
Kolonnen skal ikke bruges ved almindelige daglig bogføring. Den bør kun hentes
frem i kladden (’Vis kolonne’) såfremt typerne ’Fejl’ eller ’Primo’ skal anvendes.
Intern Dokument Type: Normal
Alle poster oprettes som standard med typen Normal, og dette må kun ændres
efter aftale med Moderniseringsstyrelsen. Poster med typen Normal bliver
eksporteret til SKS.
Hvis der har været posteret på en fejlagtig SKS konto, og posterne derfor skal
omposteres, så er det stadig typen Normal, der skal bruges.
Intern Dokument Type: Fejl
’Intern Dokument Type’ Fejl anvendes til at opdatere Navision med rettelser, som
allerede er foretaget i SKS. Det kan fx være åbningsbalance eller omposteringer.
Disse poster bliver eksporteret til SKS, men ikke konsolideret i statsregnskabet.
Bemærk: ’Fejl’ må kun bruges efter aftale med Moderniseringsstyrelsen..
Intern Dokument Type: Primo
’Intern Dokument Type’ Primo anvendes til primokorrektioner, fx til flytning af
anlæg fra en bogføringskreds til en anden. Posterne bliver eksporteret, men ikke
konsolideret i statsregnskabet.
Bemærk: ”Primo” må kun bruges efter aftale med Moderniseringsstyrelsen.
Bemærk: At ved anvendelse af ’Intern dokumenttype’ lig ’Fejl’ eller ’Primo’ i
finanskladden, skal der skiftes til nyt bilagsnr. mellem hver type. Dette skal sikre,
at der ikke opstår differencer i SKS ved den efterfølgende eksport af finansposter
til SKS.
Intern Dokument Type: Efterpost
Det er ikke muligt ved almindelige bogføring manuelt at markere en post som
’Efterpostering. Typen ’Efterpostering’ anføres automatisk på poster, der er
bogført efter at året er lukket i Navision Stat. ’Efterposteringer’ er altså normale
poster. Markeringen af efterposter bruges til at afstemme periode 13.
Intern Dokument Type: Ultimopost
Side 203 af 309
Det er ikke muligt selv at markere en post som ’Ultimopost’. ’Ultimoposter’
dannes af årsafslutningskørslen. ’Ultimoposter’ skal ikke eksporteres. For at være
sikker på at de ikke bliver eksporteret, så kontroller din ØDUP Integrations
Opsætning.
Side 204 af 309
Side 205 af 309
Tilbageførsel af journaler
Som udgangspunkt kan alle poster som er bogført i en kladde tilbageføres. Der
oprettes en ny kladde med identiske poster, men med modsat fortegn. Kladden
tildeles et særskilt kildespor ”Tilbageførsel”, når disse bliver bogføres.
En undtagelse er dog:





Anlægsfinansposter: Posten skal annulleres eller manuelt omposteres.
Bankposter, der er lukket eller er knyttet til en checkpost
Lukkede momsposter
Kladdeposter fra en transaktion, der ikke er afstemt.
Poster, der er blevet datakomprimeret
Du kan tilbageføre en enkelt post eller en hel journal.
Importer SKS Perioder
Hvis der på ØDUP Integrations opsætningen er valgt ’Import SKS periode’:






Så kan arbejdsdato kun ændres til en dato i en åben periode
Så kan der IKKE tilbageføres årsafslutningsposter.
Så kan der kun tilbageføres på konti der findes i SKS kontoplanen.
Så kan der kun tilbageføres på konti, der ikke er spærrede og som tillader
direkte bogføring i SKS kontoplanen.
Så tildeles der samme bilagsnummer som oprindelig poster, hvis de
oprindelige poster er bogført i den åbne periode.
Så tildeles der nyt bilagsnummer fra oprindelig nummerserie, hvis de
oprindelige poster stammer fra en lukket periode.
Hvis der i ØDUP integrations opsætning ikke er valgt ’Import SKS periode’:


Så tildeles der samme bilagsnummer som oprindelige poster, uanset om de
oprindelige poster er bogført i en åben eller lukket periode.
Så kan der vælges en ny bogføringsdato i åben periode, hvorefter der
tildeles nyt bilagsnr. fra oprindelige nummerserie.
Bogføringsdato
Åben periode: Tilbageførslen får samme dato og bilagsnr.
Side 206 af 309
Lukket periode: Alle tilbageførslerne få samme dato og bilagsnummer.
Bilagsnummer tildeles ud fra den nummerserie den første registrerede postering,
der skal tilbageføres men tilsættes teksten ’-TILBF’ efter bilagsnr.
Åben og lukket periode:Du kan ikke tilbageføre en kladde hvor der er poster
bogført i en åben og lukket periode. hvis der er datoer i en lukket periode, og der
er benyttet flere bilagsnumre skal:
Poster fra Fagsystem
Hvis en post eller en journal tilbageføres, hvor bilagsnr. er tildelt manuelt, dvs.
hvor posten enten kommer fra et fagsystem, hvor bilagsnr medsendes, eller hvor
bilagsnr. indtastes i en kladde, skal der ske følgende ved en tilbageførsel:


Er posten bogført i en åben periode tilbageføres posten med det samme
bilagsnr. som posten havde ved bogføring.
Er posten bogført i en gammel periode som er lukket, tilbageføres posten
i åben periode med det samme bilagsnr., med tilføjelses af ”_Tilbf”. Dette
sikre at posterne ikke går på fejl i SKS, samt garanterer en sammenhæng
mellem den oprindelige postering og tilbageførslen.
Udlad dimensionsbogføring
Såfremt en journal tilbageføres hvor der på finanskonti på bogføringstidspunktet
er markering i feltet ’Udlad dimensionsbogføring’, og denne markering
efterfølgende fjernes, vil tilbageførslen altid være en tro kopi af posterne på
bogføringstidspunktet med modsat fortegn.
Side 207 af 309
Udgiftsfordeling
Det kan være hensigtsmæssigt at kunne henføre visse udgifter fx lønudgifter til
bestemte dimensionsværdier fx projekter, i det forhold ressourcerne har
registreret på dimensionerne.
Formålet med udgiftsfordelingen er for en given periode at foretage en
dimensionsomfordeling for udvalgte finansposteringer, således at disse
dimensionsposteringer er proportionale med ressourcernes dimensionsposteringer
i perioden.
Udgiftsfordelingen berører ikke de oprindelige finans- eller
dimensionsposteringer.
Udregningen foregår ved - for hver dimensionskombination, der er bogført
ressourceposter på - at udregne dimensionskombinationens andel af periodens
samlede ressourceomkostninger. Denne udregning bruges herefter som
omfordelingsnøgle på de udvalgte finanskontis posteringer i perioden.
Bemærk: Se eksempler sidst i afsnittet.
Selve udgiftsfordelingen foregår fra udgiftsfordelingskortet, hvor der er mulighed
for valg af datoer, filtrering på ressourcer mm.
Resultatet af en Udgiftsfordeling placeres i en udgiftsfordelingsjournal, som
efterfølgende kan overføres til en kladde hvor den bogføres.
Udgiftsfordelingsposter får et specielt kildespor.
Du kan således anvende dimensionsanalyser, kontoskemaer og rapporter til at
analysere de udgiftsfordelte data.
Rapporten Udgiftsfordelingsjournal, bygger på udgiftsfordelingskoder. Den
anvendes til ikke bogførte udgiftsfordelingsposter. Du finder
’Udgiftsfordelingsjournal på udgiftsfordelingskortet Handlingsbåndet/Fanen
Naviger.
Rapporten ’Finanspost m. dimensioner’ kan anvendes til at filtrere på de bogførte
udgiftsfordelingsposter, da det her er muligt at filtrere på kildesporet.
Ligger under: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster.
Opsætning af Udgiftsfordeling
I tabellen Udgiftsfordeling kan der angives oplysninger om, hvilke dimensioner
mm., der skal anvendes for udgiftsfordelingskortet. Der kan oprettes flere
udgiftsfordelingskort, og hvert kort er defineret ved en udgiftsfordelingstype, som
angiver om udgiftsfordelingskortet er oprettet til Udgiftsfordeling med
Ressourcer, eller Udgiftsfordeling med Sager.
Side 208 af 309
Fra stien: Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger
kan du opsætte udgiftsforderlingskortet.
Navn
Kode
Udgiftsfordelingstype
Beskrivelse
Her skal du angive en kode til
udgiftsfordelingskortet.
Her skal du angive en
udgiftfordelingstype. Du har følgende
muligheder:
 Ressource
 Sag
Navn
Datakomprimering
Her kan du angive et navn for det
aktuelle udgiftsfordelingskort.
I dette felt kan du angive længden på
den periode, hvor poster med ens
dimensionskombinationer skal lægges
sammen. Navision tilknytter datoen
Side 209 af 309
Startdato
Antal udgiftsfordelinger
Spærret
Ignorerér udlad sag i fordeling
for den første bogførte post til
perioden som helhed. Ultimoposter
tildeles dog datoen for den sidst
bogførte post i perioden.
Der kan vælges mellem: Ingen, Dag,
Uge, Måned, Kvartal, År samt
Regnskabsperiode.
Her kan du angive en startdato for
hvornår kortet er oprettet.
Feltet viser det antal udgiftsfordelinger,
der er kørt i den aktuelle analyse. Ved
opslag i feltet får du vist en liste over
udgiftsfordelingsjournalerne.
Her kan du spærre
udgiftsfordelingskortet.
Dette felt er kun aktuelt hvis der i
’Udgiftsfordelingstypen’ er valgt Sag
Feltet afgør om fordelingen skal
udelade en sag i beregningen af en
fordelingsnøgle.
Bemærk: Hvorvidt sagen indgår i
beregningen afhænger af værdien i
feltet ’Udelad sag i fordeling’ i tabellen
Sag.
Alle sager indenfor filteret medtages
uanset opsætning i feltet på sagskortet.
Dimensionskode 1-8
Ved på sagskortet at kunne påsætte,
om sagen skal medtages i en fordeling,
samtidig med at
Udgiftsfordelingskørsel med sag giver
mulighed for at kørslen ikke kigger i
denne værdi, kan der oprettes to
fordelingskort, hvor den ene fordeler
til alle sager, og den anden ikke
medtager fx sager defineret som
fællesomkostninger – og derved
overvælter disse omkostninger på
andre sager
På udgiftsfordelingstypen ressource
kan du udfylde dimensionskode 1-8
med de ønskede dimensionskoder.
Side 210 af 309
Bemærk: På udgiftstypen sag kan du
ikke udfylde dimensionskoden.
Finans Dimensions filter
I vinduet kan du angive detaljerede kriterier mht. dimensioner, som den enkelte
finanspost skal opfylde for at blive medtaget i en udgiftsfordeling.
Du kan bruge Dimensionskodefilter til at angive, at kun finansposter med
eksempelvis dimensionen Delregnskab og de herunder angivne
dimensionsværdier skal inkluderes i den pågældende udgiftsfordeling.
Finans Dimensions filter finder du på Handlingsbåndet/Fanen Naviger.
Navn
Dimensionskode
Beskrivelse
I dette felt kan angive den kode, som
du ønsker at opsætte filter for.
I feltet kan du lave et opslag til
Dimensionsoversigten.
Bemærk: Vil du vide mere om
Dimensionsværdifilter
dimensioner kan du læse mere i
afsnittet Dimensioner
Her kan du afgrænse indenfor den
Side 211 af 309
Dimensionskode du har valgt.
Udgiftsfordelt Finanskonti
Her kan du indsætte de finanskonti som du vil bruge i udgiftsfordelingen. For at
kunne udgiftsfordele skal du vælge mindst en finanskonto. De finanskonti du
vælger skal indeholde, de udgiftsposter som du vil have udgiftsfordelt. Du kan
vælge forskellige finanskonti for hvert udgiftsfordelingskort samt angive
mapninger til nye konti, der skal fordeles på.
Opsætningen af finanskonti til udgiftsfordelingen opsættes fra
Handlingsbåndet/Fanen Naviger.
Efter udgiftsdeling vil alle posteringer på de ovenstående konti have samme
relative dimensionskombination som ressourceposteringerne.
Det kunne være at lønposter er bogført på én konto (ex 181100), men at man vil
have udgiftsfordelingsposterne samlet på en anden konto (ex 1811XX) – dette
anføres i feltet ’Til Finanskonto Nr.’.
Bemærk: Resultatet af udgiftsfordelingen fremgår af
udgiftsfordelingensjournalen. De oprindelige finansposteringer bevares.
Fasthold dimension
Her kan du indtaste de dimensionskoder som skal fastholdes under
udgiftsfordelingen. Hvis du indtaster en dimensionskode her, vil summen af
udgifterne på denne dimension være uændret efter udgiftsfordelingen.
Hvis du ikke indtaster nogen dimensionskoder her, vil alle udgifter på alle
dimensionskoder blive fordelt i henhold til ressourceforbruget.
Navn
Dimensionskode
Beskrivelse
Beskrivelse
I dette felt indtaster du den kode, der
skal fastholdes i forbindelse med
udgiftsfordelingen.
Dette felt indeholder beskrivelsen af
den dimensionskode, du har indtastet i
feltet Dimensionskode.
På Dimensionsoversigten har du mulighed for at udelade en dimension samt
specifikke dimensionsværdier ved udgiftsfordelingen, ved at markere feltet ’udelad
i udgiftsfordeling’. Du kan læse mere under afsnittet Dimensioner.
Bemærk: Dette gælder kun for ressourceposter.
Kørslen Udgiftsfordel med ressource
Denne kørsel omfordeler dimensionsposteringerne på udvalgte finanskonti
således, at disse relativt svarer til ressourcernes dimensionspostering. Finanskonti
som skal udgiftsfordeles vælges via ’Udgiftsfordelt finanskonto’.
Omfordelingen vil kun blive foretaget for de dimensioner, der er indvalgt på det
valgte udgiftsfordelingskort og som ikke har en markering i feltet ’Udelad ved
Side 212 af 309
udgiftsfordeling’. Man kan vælge at undtage hele dimensioner fra fordeling. Dette
gøres via ’Fastholdt dimension’.
Resultat af udgiftsfordelingen kan ses via udgiftsfordelingsjournalen
Kørslen Køres fra Udgiftsfordelingskortet, Handlingsbåndet/Fanen
Start/Handlingen Udgiftsfordel
Oversigtspanelet ’Indstillinger’
Navn
Udgiftsfordeling
Periode Startdato
Beskrivelse
Her skal du vælge den udgiftsfordeling,
du ønsker at udgiftsfordele.
Her skal du angive startdatoen for den
periode, du vil udgiftsfordele i.
Side 213 af 309
Side 214 af 309
Periode Slutdato
Fordel kun lønposter
Her skal du angive slutdatoen for den
periode, du vil udgiftsfordele i.
Du skal markere afkrydsningsfeltet,
hvis du vil have udskrevet en journal.
Oversigtspanelet ’Ressourcepost’
Ressourcenr.
Bogføringsdato
Bilagsnr.
I dette felt kan du udvælge de
ressourcenumre, som skal medtages i
udgiftsfordelingsberegningen.
I dette felt kan du afgrænse
ressourceposter på baggrund af
bogføringsdatoen.
I dette felt kan du udvælge de
ressourceposter på baggrund af
bilagsnummeret, som skal medtages.
Det er ikke muligt at lave overlappende udgiftsfordelinger.
Udgiftsfordelingskørslen kontrollerer, at den angivne periode ikke overlapper med
en tidligere kørt udgiftsfordeling. Overlapper intervallet, omfattet af din periode
startdato og din periode slutdato, med tidligere udgiftsfordelinger, vil du derfor
blive spurgt, om du ønsker at slette disse udgiftsfordelinger.
Du vil få følgende meddelelse:
Svarer du Ja til dette, slettes alle overlappende udgiftsfordelinger. Svarer du Nej
afbrydes kørslen.
Udgiftsfordelingsjournal
Hver gang der bliver beregnet en udgiftsfordeling, bliver der oprettet en
udgiftsfordelingsjournal. Journalen kan åbnes fra
Udgiftsfordelingskortet/Handlingsbåndet/Fanen Naviger
Side 215 af 309
Navn
Journal nr.
Udgiftsfordelings kode
Beregningsdato
Bruger-ID
Periode start
Periode slut
Kun fordelt lønposter
Beskrivelse
Her kan du se nummeret på den
pågældende udgiftsfordelingsjournal.
Her kan du se navnet på
udgiftsfordelings koden.
Her kan du se datoen for
udgiftsfordelingens beregning.
Her kan du se den bruger, der har kørt
udgiftsfordelingen.
I dette felt kan du se den første dato i
den periode, der er udgiftsfordelt.
I dette felt kan du se den sidste dato i
den periode, der er udgiftsfordelt.
I dette felt kan du se, om der kun er
beregnet på grundlag af finansposter,
som stammer fra lønoverførsler. Dvs.
lønfinansposter.
Du kan nu overføre ’Udgiftsfordelingsjournalen’ til en kladde, hvor posterne
bogføres. Disse poster får tildelt et særskilt kildespor.
Fordelingsposter
Fra udgiftsfordelingsjournal kan du få vist fordelingsposter, der blev beregnet i
forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling.
Sti: Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’.
Genberegn fordeling
Du har mulighed for at genberegne udgiftsfordelingen og således inkludere evt.
nye finans- eller ressourceposteringer indenfor perioden i beregningen. Kørslen
aktiveres fra
Stien: Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’.
Slet fordeling
Du kan vælge at slette journalen. Dette vil slette alle poster genereret i forbindelse
med den pågældende udgiftsfordeling, både Journalen samt Journalens
udgiftsfordelingsposter. Sletningen sker fra:
Stien: Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’.
Overfør fordelingsposter til kladde
Udgiftsfordelingsposterne kan overføres til en kladde, hvor du bogføre disse. Det
gør du fra:
Stien: Handlingsbåndet/Fanen ’Handling’.
Eksempler
I dette afsnit er vist 5 eksempler på, hvordan en udgiftsfordeling beregnes.
Eksempel 1 – Ingen fastholdte dimensioner.
Eksempel 2 – Én fast dimension (delregnskab).
Eksempel 3 – Delregnskab er fastholdt og der er sket en udeladelse af sted 2008.
Eksempel 4 – Der er sat filter på delregnskab 10, udeladelse af sted 2008 samt en
filtrering på ressourcepostdatoer.
Eksempel 5 – Der er sat filter på delregnskab 10, der er sket en fastholdelse af
sted, en udeladelse af sted 2008 samt filtrering på ressourcepostdatoer.
I alle 5 eksempler optræder der udligningsposter for de oprindelige
finansposteringer.
Alle 5 eksempler er baseret på de samme finans- og ressourceposteringer. Der er
udpeget én finanskonto nemlig konto 181101.
Bemærk: For fastholdte dimensioner gælder at det konterede beløb på
dimensionskode skal være den samme før og efter udgiftsfordeling.
Finansposter:
Der er registeret følgende finansposter i perioden 01.09.2007 til 30.09.2007.
Side 216 af 309
Side 217 af 309
I samme periode er følgende tidsregistreringer (summeret pr.
ressourcedimensionskomb.) foretaget:
Ressourceposter:
Eksempel 1 – Ingen fastholdte dimensioner.
En udgiftsfordeling for perioden 01.09.07 – 30.09.2007 på finanskonto 181101
med ingen fastholdte dimensioner vil resultere i følgende fordelingsposter.
Side 218 af 309
Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster.
Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb.
%-andel af samlede ressourceomkostninger) x (summen af lønudgifterne).
Eksempel 2 – Én fast dimension (delregnskab).
Her fastholdes delregnskab, således at den samlede lønsum for hvert delregnskab
fordeles ud fra tidsregistreringer på det pågældende delregnskab.
Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster.
Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb.
%-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskabet) x (summen af
lønudgifter for delregnskabet).
Eksempel 3 – Delregnskab er fastholdt og der er sket en udeladelse af sted
2008.
Delregnskab fastholdes, således at den samlede lønsum for hvert delregnskab
fordeles ud fra tidsregistreringer på det pågældende delregnskab.
Tidsregistreringer for sted 2008 er i eksemplet en fællesomkostning, der ønskes
fordelt på øvrige steder og aktiviteter inden for delregnskabet.
Kreditposter fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster.
Debetposter fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb.
%-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskabet – sted 2008
indgår ikke i summen) x (summen af lønudgifterne for delregnskabet). Der
foretages ikke udgiftsfordeling for sted 2008.
Eksempel 4 – Der er sat filter på delregnskab 10, udeladelse af sted 2008
samt en filtrering på ressourcepostdatoer.
Der opsættes et filter på delregnskab 10 således at lønsummer på øvrige
delregnskaber udholdes af udgiftsfordelingen. Tidsregistreringer for sted 2008 er i
eksemplet en fællesomkostning, der ønskes fordelt på øvrige steder og aktiviteter
indenfor delregnskab 10. Det antages, at tidsregistreringer for hhv. delregnskab 10
og 20 er bogført med forskellige datoer, fx hhv 30/9 og 29/9 og der ønskes
udelukkende en fordeling af tidsregistreringer på delregnskab 10.
Side 219 af 309
Side 220 af 309
Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster.
Debetposterne fremkommer ved følgende beregning (ressourcedimensionskomb.
%-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskab 10 – sted 2008
indgår ikke i summen) x (summen af lønudgifterne for delregnskab 10.) Der
foretages ikke udgiftsfordeling for delregnskab 20 og sted 2008.
Eksempel 5 – Der er sat filter på delregnskab 10, der er sket en fastholdelse
af sted, en udeladelse af sted 2008 samt filtrering på ressourcepostdatoer.
Der opsættes et filter på delregnskab 10 således at lønsummer på øvrige
delregnskaber udholdes af udgiftsfordelingen. Sted fastholdes, således at den
samlede lønsum for hvert sted fordeles ud fra tidsregistreringer på det pågældende
sted. Tidsregistreringer for sted 2008 er i eksemplet en fællesomkostning, der
ønskes fordelt på øvrige steder og aktiviteter indenfor delregnskab 10. Det
antages, at tidsregistreringer for hhv. delregnskab 10 og 20 er bogført med
forskellige datoer, fx hhv 30/9 og 29/9 og der ønskes udelukkende en fordeling af
tidsregistreringer på delregnskab 10.
Kreditposterne fremkommer ved modkontering af de oprindelige poster.
Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (ressourcedimensionskomb.
%-andel af samlede ressourceomkostninger for delregnskab 10 og stedet – sted
2008 indgår ikke i summen) x (summen af lønudgifterne for delregnskab 10 og
stedet). Der foretages ikke udgiftsfordeling for delregnskab 20, sted 2008 samt
steder, hvor der ikke er foretaget tidsregistreringer.
Side 221 af 309
Side 222 af 309
Udgiftsfordeling på Sag
Formålet med denne kørsel er at kunne fordele finansposteringer (fx løn) med
udgangspunkt i fordelingsnøgler dannet af sagsposter af typen ressource, og at
fordelingen af finansposteringer (fx løn) sker med sag og sagsopgave, så der også
dannes sagsposter. Såfremt fordelt Finanslønposter skal indgå i beregning af
medfinansiering, overhead og indtægtsføring i Sager skal fordelingen således være
gennemført før kørslerne aktiveres.
Opsætning af udgiftsfordelingskortet med sag
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger.
Figur 1 – Eks. på et Udgiftsfordelingskort
Nedenfor gennemgås de felter, der har direkte relevans for udgiftsfordelingskortet
for sag.
Oversigtspanelet Generelt
Navn
Beskrivelse
Kode
Her skal du angive en kode til udgiftsfordelingskortet.
Udgiftsfordelingstype
Her skal du angive, om udgiftsfordelingen skal være af
type Ressource eller Sag.
Navn
Her kan du angive et navn for det aktuelle
udgiftsfordelingskort.
Datokomprimering
I dette felt kan du angive længden på den periode, hvor
poster med ens dimensionskombinationer skal lægges
sammen. Programmet tilknytter datoen for den første
bogførte post til perioden som helhed. Ultimoposter
tildeles dog datoen for den sidste bogførte post i
Side 223 af 309
perioden.
Der kan vælges mellem: ’Ingen’, ’Dag’, ’Uge’, ’Måned’,
’Kvartal’, ’År’ og ’Regnskabsperiode’.
Startdato
Her kan du angive en startdato for, hvornår kortet er
oprettet.
Antal udgiftsfordelinger Feltet viser det antal udgiftsfordelinger, der er kørt i
den aktuelle analyse. Ved opslag i feltet får du vist en
liste over udgiftsfordelingsjournalerne.
Spærret
Her kan du spærre udgiftsfordelingskortet.
Ignorér udelad sag i
Feltet afgør om fordelingen skal udelade en sag i
fordeling
beregningen af en fordelingsnøgle.
Bemærk: Hvorvidt sagen indgår i beregningen
afhænger af værdien i feltet ’Udelad sag i fordeling’ i
tabellen Sag.
Alle sager indenfor filteret medtages uanset opsætning i
feltet på sagskortet.
Ved på sagskortet at kunne påsætte, om sagen skal
medtages i en fordeling, samtidig med at
Udgiftsfordelingskørsel med sag giver mulighed for at
kørslen ikke kigger i denne værdi, kan der oprettes to
fordelingskort, hvor den ene fordeler til alle sager, og
den anden ikke medtager fx sager defineret som
fællesomkostninger – og derved overvælter disse
omkostninger på andre sager.
Finans Dimensions Filter
Et filter på Finans dimensioner skal begrænse de finansposter der medtages i
fordelingen.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en
Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Finans Dimensions Filter.
Side 224 af 309
Figur 2 – Eks. på Udgiftsfordeling Dim Filter
I vinduet kan du angive detaljerede kriterier mht. dimensioner, som den enkelte
finanspost skal opfylde for at blive medtaget i en udgiftsfordeling.
Dimensionskodefilteret kan bruges til at angive, at kun finansposter med
eksempelvis dimensionen DELREGNSKAB og de herunder angivne
dimensionsværdier skal inkluderes i den pågældende udgiftsfordeling.
Udgiftsfordelte finanskonti
Her opsættes de finanskonti der skal udgiftsfordeles på, samt evt. afvigende
konto.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en
Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelte finanskonti.
Side 225 af 309
Figur 3 – Eks. på Udgiftsfordelte finanskonti
Her udpeger du de finanskonti, der skal udgiftsfordeles.
Såfremt det ønskes at poster bogført på én konto (fx 181120), skal udgiftsfordeles
på en anden konto (fx 181121) – anføres dette i feltet ’Til Finanskonto Nr.’.
Bemærk:
Resultatet af udgiftsfordelingen fremgår af udgiftsfordelingsjournalen. De
oprindelige finansposteringer bevares.
Fastholdte dimensioner
Her indtaster du de dimensioner som skal fastholdes under udgiftsfordelingen.
Fastholdes en dimension vil summen af udgifterne på dimensionsværdier indenfor
denne dimension ikke blive berørt af fordelingen.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en
Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Fastholdte dimensioner.
Side 226 af 309
Figur 4 – Eks. på Fastholdte dimensioner
I vinduet for Fastholdte dimensioner kan du angive følgende felter:
Feltnavn
Beskrivelse
Dimensionskode
I dette felt indtaster du den kode, der skal fastholdes i
forbindelse med udgiftsfordelingen.
Beskrivelse
Dette felt indeholder beskrivelsen af den
dimensionskode, du har indtastet i feltet
’Dimensionskode’.
Kørslen Udgiftsfordeling med sag
Denne kørsel tilbagefører finansposter og fordeler finansposterne med
udgangspunkt i fordeling på sagsposter.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/vælg en
udgiftsfordeling/vælg handlingen Udgiftsfordel i handlingsbåndet.
Side 227 af 309
Figur 5 – Eks. på Kørslen Udgiftsfordel på sager
Oversigtspanelet Indstillinger
Navn
Beskrivelse
Udgiftsfordeling
Her kan du vælge den udgiftsfordeling, du ønsker at
udgiftsfordele.
Periode startdato
Her kan du angive startdatoen for den periode, du vil
udgiftsfordele i.
Periode slutdato
Her kan du angive slutdatoen for den periode, du vil
udgiftsfordele i.
Fordel kun lønposter
Her skal du angive, om det kun er lønfinansposter, der
skal udgiftsfordeles.
Side 228 af 309
Oversigtspanelet Sagspost
Navn
Beskrivelse
Sagsnr.
Her kan du filtrere på sagsnr.
Bogføringsdato
Her kan du angive en bogføringsdato for at filtrere på
sagsposter.
Nummer
Her kan du filtrere på ressourcenummer.
Det er ikke muligt at overlappe perioder i udgiftsfordelingen
Udgiftsfordelingskørslen kontrollerer, at den angivne periode ikke overlapper med
en tidligere kørt udgiftsfordeling. Overlapper intervallet omfattet af din periode
startdato og din periode slutdato med tidligere udgiftsfordelinger, vil du derfor
blive spurgt, om du ønsker at slette disse udgiftsfordelinger.
Svarer du Ja til dette, slettes alle overlappende udgiftsfordelinger. Svarer du Nej,
så afbrydes kørslen.
Filtrering på sager
Ved et filter på sagsnumre skal der kun medtages sager indenfor filteret ved
beregning af fordelingen.
Filtrering på ressource (nummer)
Ved et filter på Nummer skal der kun medtages ressourcer indenfor filtreret ved
beregning af fordelingen.
Filtrering på bogføringsdato
Ved et filter på bogføringsdato skal der kun medtages sagsposter indenfor filtreret
ved beregning af fordelingen. Det er muligt at specificere flere sæt datoer
eksempelvis 011012|311012.
Side 229 af 309
Udelad sag i fordeling
Figur 6 – Eks. på Udelad sag i fordeling
Hvis du benytter dig af Udgiftsfordelingen med sager, kan du foretage en
filtrering, ved at sætte hak i feltet ’Udelad sag i fordeling’, hvorved at den enkelte
sag udelades i beregningen af fordelingsnøglen i Udgiftsfordelingen med sager.
Udgiftsfordelingsjournaler
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en
Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler.
Hver gang der foretages en udgiftsfordeling, oprettes der en udgiftsfordelingsjournal.
Side 230 af 309
Figur 7 – Eks. på Udgiftsfordelingsjournal
I vinduet for Udgiftsfordelingsjournal kan du angive følgende felter:
Navn
Beskrivelse
Journal nr.
Her kan du se nummeret på den pågældende
udgiftsfordelingsjournal.
Udgiftsfordelingskode Her kan du se navnet på udgiftsfordelingskoden.
Beregningsdato
Her kan du se datoen for udgiftsfordelingens
beregning.
BrugerID
Her kan du se den bruger, der har kørt
udgiftsfordelingen.
Periode start
I dette felt kan du se den første dato i den periode, der
er udgiftsfordelt.
Periode slut
I dette felt kan du se den sidste dato i den periode, der
er udgiftsfordelt.
Kun fordelt lønposter I dette felt kan du se, om der kun er beregnet på
grundlag af finansposter, som stammer fra
lønoverførsler. Dvs. lønfinansposter.
Placering af udgiftsfordelingsposter
Resultatet af en udgiftsfordeling placeres i en udgiftsfordelingsjournal som
efterfølgende kan overføres til en kladde, hvor posterne bogføres. Disse poster får
tildelt et særskilt kildespor.
Derudover kan du fra den enkelte ’Udgiftsfordelingsjournal’ få vist, hvilke
fordelingsposter, der er blevet beregnet i forbindelse med den pågældende
udgiftsfordeling.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en
Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler/Fanen
Naviger/Handlingen Fordelingsposter.
Side 231 af 309
Figur 8 – Eks. på Udgiftsfordelingsposter
Fra fanen Handlinger i vinduet Udgiftsfordelingsjournaler kan følgende
foretages:
Genberegning af en udgiftsfordeling
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en
Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler/fanen
Handlinger/handlingen Genberegn fordeling.
På de enkelte udgiftsfordelingsjournaler kan du vælge at genberegne
udgiftsfordelingen og således inkludere evt. nye finans- eller sagsposteringer
indenfor perioden i beregningen.
Sletning af en udgiftsfordeling
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en
Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler/fanen
Handlinger/handlingen Slet fordeling.
På de enkelte udgiftsfordelingsjournaler kan du vælge at slette journalen. Dette vil
slette alle poster genereret i forbindelse med den pågældende udgiftsfordeling,
både journal og journalens udgiftsfordelingsposter.
Overfør fordelingsposter til en kladde
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Udgiftsfordelinger/Vælg en
Udgiftsfordeling m. sag/Fanen Naviger/Handlingen Udgiftsfordelingsjournaler/fanen
Handlinger/handlingen Overfør fordelingsposter til kladde.
På de enkelte udgiftsfordelingsjournaler kan du vælge at overføre fordelingsposter
til en kladde, hvor der kan bogføres. Udgiftsfordelingsjournalen slettes ved
bogføring.
Eksempler
I dette afsnit er vist 4 eksempler på, hvordan en udgiftsfordeling med sager
beregnes.
Eksempel 1 – Ingen fastholdte dimensioner.
Eksempel 2: Én fastholdt dimension – Sted
Eksempel 3: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag.
Eksempel 4: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag (men hvor udeladelsen
ignoreres)
Alle 4 eksempler er baseret på de samme finans- og sagsposteringer. Der er
udpeget én finanskonto 181101.
Bemærk: For fastholdte dimensioner gælder det at det konterede beløb på
dimensionsværdier indenfor en dimensionskode skal være det samme før og efter
udgiftsfordelingen.
Finansposter:
Der er registreret følgende finansposter i perioden 01.09.12 til 30.09.12.
Finanskonto
Dato
Delregn-
Sted
Beløb
Debet
Kredit
skab
Sum
Sum
Sted 11
Sted 15
01.09.11181101
30.09.11
10
11
10.000
10.000
10.000
10
15
20.000
20.000
20
11
20.000
20.000
10
15
20.000
20.000
20.000
10
15
20.000
20.000
20.000
90.000
90.000
01.09.11181101
30.09.11
20.000
01.09.11181101
30.09.11
20.000
01.09.11181101
30.09.11
01.09.11-
181101
30.09.11
Sum
30.000
60.000
Følgende sager/sagsopgaver er oprettet:
Sag
Sagsopgave
Dimension
Dimension
Dimension
10
100
Delregnskab 10
Sted 11
-
10
200
Delregnskab 20
Sted 15
Formål 2
Side 232 af 309
Side 233 af 309
10
-
Disponent 2
-
-
20
100
Delregnskab 10
Sted 11
-
20
200
Delregnskab 10
Sted 11
-
30
100
Delregnskab 10
Sted 15
-
Sagsposter med ressourcer er oprettet fra en sagskladde:
Ressource
Dato
nr.
Sags-
Sags
Delregn
nr.
opgave-
-skab
Sted
Kost-
Eks
Eks
Eks
beløb
1
2
3
nr.
01.09.11X
30.09.11
Sag 10
100
10
11
01.09.11X
30.09.11
Sag 10
200
20
15
30.09.11
Sag 20
100
10
11
30.09.11
Sag 20
200
10
11
30.09.11
Sag 30
100
10
5%
25 %
100 %
25 %
31,25 %
31,25
50 %
62, 5 %
62, 5 %
15 %
75 %
0%
%
10.000
01.09.11X
6,25 %
5000
01.09.11Y
6,25 %
1000
01.09.11X
5%
1000
15
3000
Sum
20.000
Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil
også være Formål og Disponent jf. opsætning på sag 10.
Eksempel 1:Ingen fastholdte dimensioner.
Der fastholdes ikke dimensioner. Den samlede sum på finanskonto 181101
fordeles derfor på sag og sagsopgave med de nøgler som sagsposteringerne giver.
Dimensioner afledes på baggrund af dimensionsopsætning på sag og sagsopgave.
Beregningsnøglen til er beregnet ud fra kostbeløb på linje / sum af kostbeløb.
(1.000/20.000) = 0.05  (5%). Hvis der er flere posteringer er formlen følgende:
Sum for hver sag/sagsopgave / den totale sum for alle sager/sagsopgaver.
En udgiftsfordeling med sager for perioden 01.09.12 – 30.09.12 på finanskonto
181101 med ingen fastholdte dimensioner vil resulterer i følgende
fordelingsposter.
Finans.-
Dato
konto
Sags-
Sags-
nr.
opgave
Delregn
Sted
Beløb
Debet
Kredit
Lønfordel sag
nr.
01.09.12181101
30.09.12
-10.000
10
11
10.000
Ja
Side 234 af 309
01.09.12181101
-20.000
30.09.12
10
15
01.09.12181101
30.09.12
20
11
20.000
Ja
10
15
20.000
Ja
10
15
20.000
Ja
-20.000
30.09.12
01.09.12-
181101
Ja
-20.000
01.09.12181101
20.000
-20.000
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
Sag 10
100
10
11
4.500
4.500
Ja
Sag 10
200
20
15
4.500
4.500
Ja
Sag 20
100
10
11
22.500
22.500
Ja
Sag 20
200
10
11
45.000
45.000
Ja
Sag 30
100
10
15
13.500
13.500
0
90.000
01.09.12181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
Sum
Ja
90.000
Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil
også være Formå og Disponent jf. opsætning på Sag 10.
Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer.
Debetposterne fremkommer ud fra følgende beregning:
(sag/sagsopgave kostbeløb andel af samlede kostbeløb på sager) * (summen af
finansudgifter).
(0.05 * 90.000) = 4.500
Eksempel 2: Én fastholdt dimension – Sted
Scenarie 2 omhandler det at fastholde én dimension, i dette tilfælde STED.
Anvendes fx hvis medarbejderne er sat op med STED i SLS og fordelingen ikke
skal ændre på lønsummen fordelt på STED.
Beregningsnøglen er beregnet ud fra Kostbeløb på linje / sum af kostbeløb på
dimension STED.
(1.000/16.000) = 0.0625  (6.25%)
Hvis der er flere posteringer er formlen følgende:
Side 235 af 309
Sum af kostbeløb for hver sag/sagsopgave på STED / den totale sum kostbeløb
på STED.
Finanskonto
Dato
Sagsnr.
Sagsopgavenr.
Del-
Sted
Beløb
Debet
Kredit
regn
Lønfordel
sag
01.09.12181101
-10.000
30.09.12
10
11
01.09.12181101
30.09.12
10
15
20
11
10
15
10
15
01.09.12181101
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
-20.000
30.09.12
01.09.12-
181101
Ja
-20.000
30.09.12
01.09.12-
181101
10.000
-20.000
-20.000
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
Sag 10
100
10
11
1.875
1.875
Ja
Sag 10
200
20
15
15.000
15.000
Ja
Sag 20
100
10
11
9.375
9.375
Ja
Sag 20
200
10
11
18.750
18.750
Ja
Sag 30
100
10
15
45.000
45.000
Ja
0
90.000
01.09.12181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
Sum
90.000
Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer.
Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (sag/sagopgave kostbeløb
andel af samlede kostbeløb på sager for stedet) * (summen af finansudgifter for
stedet)
(0,0625 * summen af beløb på finanskonto 181101 på Sted 11.)  (0,0625 *
30.000) = 1.875
Bemærk: Sag 30 er opsat til at skulle indgå i fordeling, feltet ’Udelad sag i
fordeling’ på sagskortet er ikke udfyldt.
Eksempel 3: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag.
Som i eksempel 2 fastholdes dimensionen STED, samtidig opfattes Sag 30 som en
fællesomkostning for STED 15, hvorfor alle omkostninger overvæltes på en
anden sag der er på STED 15 (ved at kostbeløb på Sag 30 ikke indgår i
beregningssummen til fordelingsnøglen, da feltet ’Udelad sag i fordeling’ på
sagskortet er udfyldt).
Side 236 af 309
Beregningsnøglen er beregnet ud fra Kostbeløb på linjen / sum af kostbeløb på
dimensionen STED minus Sag 30.
(1.000/16.000) = 0.0625  (6.25%)
Finans-
Dato
konto
Sags-
Sags
Delregn
Sted
nr.
opga
fordel
venr.
sag
01.09.12181101
30.09.12
10
11
30.09.12
10
15
30.09.12
20
11
10.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
-20.000
30.09.12
10
15
10
15
01.09.12181101
Løn-
-20.000
01.09.12181101
Kredit
-20.000
01.09.12181101
Debet
-10.000
01.09.12181101
Beløb
-20.000
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
Sag 10
100
10
11
1.875
1.875
Ja
Sag 10
200
20
15
60.000
60.000
Ja
Sag 20
100
10
11
9.375
9.375
Ja
Sag 20
200
10
11
18.750
18.750
Ja
Sag 30
100
10
15
0
0
0
90.000
01.09.12181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
Sum
Nej
90.000
Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil
også være Formål og Disponent jf. opsætning på Sag 10.
Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer.
Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (sag-sagsopgave kostbeløb
andel af samlede kostbeløb på sager for stedet – dog ikke sag30) * (summen af
finansudgifter for stedet)
(0,0625 * summen af beløb på finanskonto på sted 11)  (0,0625 * 30.000) =
1.875
Bemærk: I dette tilfælde er der ikke nogen sag som fraregnes. På sted 11 bliver
beregningen derfor som i scenarie 2.
Side 237 af 309
Eksempel 4: Èn fastholdt dimension og en udeladt sag (men hvor udeladelsen
ignoreres)
Som i eksempel 3 fastholdes dimensionen STED, og Sag 30 er opsat til ikke at
skulle indgå i fordelingen, hvorfor alle omkostninger overvæltes på en anden sag
der er på STED 15 (ved at kostbeløb på Sag 30 ikke indgår i beregningssummen
til fordelingsnøglen).
Det er imidlertid muligt at kunne oprette en alternativ fordeling, hvor alle sager
medregnes i fordelingen uafhængigt af opsætningen på sagerne. (hvis man fx både
vil have en fordeling der afspejler omkostninger til udadrettede formål, og en
anden der afspejler både udadrettede formål og hjælpefunktioner, administration
og ledelse).
På udgiftsfordelingskortet sættes hak i feltet ’Ignorer Udelad sag i fordeling’.
Finanskonto
Dato
Sagsnr.
Sagsopgavenr.
Del-
Sted
Beløb
Debet
Kredit
regn
Lønfordel
sag
01.09.12181101
-10.000
30.09.12
10
11
10
15
01.09.12181101
30.09.12
20
11
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
20.000
Ja
-20.000
30.09.12
10
15
01.09.12181101
20.000
-20.000
01.09.12181101
Ja
-20.000
30.09.12
01.09.12-
181101
10.000
-20.000
30.09.12
10
15
01.09.12181101
30.09.12
Sag 10
100
10
11
1.875
1.875
Ja
Sag 10
200
20
15
15.000
15.000
Ja
Sag 10
200
20
15
15.000
15.000
Ja
Sag 20
100
10
11
9.375
9.375
Ja
Sag 20
200
10
11
18.750
18.750
Ja
Sag 30
100
10
15
45.000
45.000
0
90.000
01.09.12181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
01.09.12-
181101
30.09.12
01.09.12-
181101
Sum
30.09.12
Ja
90.000
Bemærk: Der er kun vist dimensioner Sted og Delregnskab – på posterne vil
også være Formål og Disponent jf. opsætning på Sag 10.
Side 238 af 309
Kostbeløb på alle de sager der medtages i beregningen danner baggrund for
nøgleberegning uanset om nogle sager er opsat til ikke at skulle indgå i fordeling.
Resultatet vil derfor blive som i scenarie 2.
Kreditposterne tilbagefører de oprindelige finansposteringer.
Debetposterne fremkommer ved følgende beregning: (sag/sagopgave kostbeløb
andel af samlede kostbeløb på sager for stedet) * (summen af finansudgifter for
stedet)
(0,0625 * summen af beløb på finanskonto 181101 på Sted 11.)  (0,0625 *
30.000) = 1.875
Udelad sag i fordeling
Hvis du benytter dig af ’Udgiftsfordelingen med sager’, kan du foretage en
filtrering, ved at sætte hak i feltet ’Udelad sag i fordeling’ på sagskortet, hvorved at
Side 239 af 309
den enkelte sag skal udelades i beregningen af fordelingsnøglen i
Udgiftsfordelingen med sager.
Side 240 af 309
Dimensionsfordeling
Dimensionsfordelingsnøgler anvendes til procentvis fordeling af det registrerede
forbrug/salg på flere dimensionskodeværdier indenfor flere forskellige
dimensionstyper på finanskontoen. Dimensionsfordelingsnøgler kan anvendes fra
• Finanskladder
• Købskladder og købs-ordre/faktura/kreditnota
• Salgskladder og salgs-ordre/faktura/kreditnota
Dimensionsfordelingen fordeler udelukkende på konti, hvor kontotypen =
Finans, og aldrig på modkonti.
Fordelingsnøglerne kan enten vælges ved opslag direkte på linjen eller ved
opsætning direkte på finanskontoen.
Fordelingsnøgle
Du kan du oprette lige så mange fordelingsnøgler, som du ønsker at anvende i dit
regnskab. Fordelingsnøglen kan du bruge til at opsætte på finanskontoen i feltet
STD fordeling. Når finanskontoen herefter anvendes på en linjen, vil
fordelingsnøglefeltet automatisk blive udfyldt (kan dog overskrives).
Fordelingsnøgler opsættes under stien:
Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Menupunktet
’Opsætning’/Underpunktet ’Dimensioner’/punktet ’Dimensionsfordelinger’
Side 241 af 309
Navn
Kode
Beskrivelse
Her skal du angive en kode for
fordelingsnøglen.
Bemærk: Koden du angiver her, er
Beskrivelse
Fordelingssum
Afrunding
Dimensioner 1. – 8. kode
den der kan vælges ind på
finanskontokortet i feltet ’Std.
Fordeling’. Den kan også vælges
direkte ind på linjen i kladder/købs- og
salgslinjer vi et opslag i feltet..
Her kan du angive en beskrivelse for
fordelingsnøglen.
Dette felt udfyldes automatisk af
Navision. Det viser en fordelingssum
der altid skal være 100.
Her kan du se om der er valgt en
afrundingslinje for denne nøgle. Feltet
bliver automatisk beregnet, og kan ikke
editeres.
I disse felter vælger du den dimension,
du ønsker at fordele på.
Når du har opsat dimensionsfordelingen, skal opsætte fordeling på
dimensionsværdierne. Det gør du fra Handlingsbåndet/Fanen
’Naviger’/Handlingen ’Fordelingsnøgle’.
Side 242 af 309
Navn
Dimensionsværdi
Fordelingspct.
Afrunding
Beskrivelse
I disse felter skal du angive de
dimensionsværdier, du ønsker at
fordele på.
I dette felt angiver du en procent, der
svarer til den andel, du ønsker fordelt
på dimensionsværdien.
Bemærk: Den totale fordelingsprocent
pr. fordeling skal give 100% i alt.
Her kan du angive, om en eventuel
afrundingsdifference skal placeres på
denne linje.
Tilknytning af Dimensionsforslag – Finanskonto
Ønsker du at få foreslået en dimensionsfordeling, hver gang du vælger en bestemt
finanskonto, kan du i kontoplanen på finanskontokortet knytte en
dimensionsfordeling.
I kontoplanen vælges den finanskonto ’dimensionsfordelingen’ skal opsættes på. I
feltet STD Fordeling kan du lave et opslag i feltet og finde mulige fordelingsnøgler
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Kontoplan
Side 243 af 309
Dimensionsfordeling på købs- og salgslinjen
Dimensionsfordeling kan bla. anvendes i købs/salgsordre, købs/salgsfaktura eller
i kladderne. Det er muligt at indtaste flere linjer med dimensionsfordeling på
samme bilag. Fortryder du dimensionsfordelingen, kan den slettes igen.
Ekspempel 1 - købsfaktura
Dette eksempel viser en købsfaktura, hvor der er opsat en fordeling på
finanskonto 228000.
Side 244 af 309
Linjen kan ikke bogføres, før nøglen er udfoldet, eller alternativt slettet.
Side 245 af 309
Efter udfoldelsen ser fakturaen således ud:
Hvis du har dimensionsfeltet for den dimension, hvor fordelinger er opsat, vist på
købs eller salgslinjen, kan du se værdierne, der er opsat under
Fordelingsopsætningen.
Bemærk: For at en fordelingsnøgles dimensionsværdier ikke skal konflikte med
andre dimensionsværdier, bør man i Prioritering af standarddim sætte Tabel-id 15
(Finanskonto) som 'Prioritet 1' for de aktuelle kildespor.
Eksempel 2 – Kassererkladden
Dette eksempel viser, hvordan dimensionsfordeling foretages i kassererkladden.
Bemærk: Kreditorposten eller debitorposten skal altid indtastes før
finanskonteringen, og hele konteringen skal foretages over to linjer. Fordelingen
foretages efterfølgende på finanskontoen.
Når konteringslinjerne er indtastet, skal dimensionsfordelingen udfoldes, inden
der kan bogføres. Udfold alle dimensionsfordelinger foretages fra
Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’/Handlingen ’Fordeling’.
Du ser nu kassererkladden med begge dimensionsfordelinger udfoldet.
Side 246 af 309
Side 247 af 309
Sletning af dimensionsfordeling
Ønsker du at slette en eller alle dimensionsfordelinger vil
dimensionsfordelingsposterne slettes, så der er kun købs og salgslinjen tilbage.
Side 248 af 309
Moms – procedurer mv.
Dette afsnit har til formål at beskrive forudsætninger for styring af
momsafregningen i Navision Stat. Afsnittet tager udgangspunkt i en generel
opsætning af moms. Denne opsætning kan se anderledes ud i de enkelte
institutioner.
Afsnittet beskriver forskellige former for beregning af moms, samt hvordan man
afregner moms – herunder både toldmoms (almindelig Købs- og Salgsmoms) og
IFR-moms (ikke-fradragsberettiget købsmoms).
En forudsætning for at kunne styre momsafregningen i Navision Stat er en
korrekt momsbogføringsopsætning.
Du skal definere en række momsvirksomheds-bogføringsgrupper, der ordner
institutionens samhandelspartnere efter lokation (fx Danmark, EU og Øvrig
udland).
Du skal fastlægge en række momsprodukt-bogføringsgrupper, der klassificerer
produkter efter momstype og -sats. Overordnet skal denne klassifikation sondre
mellem toldmoms (svarende til almindelig købs-/salgsmoms) og Ikkefradragsberettiget købsmoms. Under hver af disse kategorier skal du skelne
mellem forskellige momssatser. Endelig skal du for hver sats oprette en gruppe til
normale posteringer og en til korrektionsposteringer.
Momsopsætningen skal kunne skelne handel med andre EU lande og øvrig udland
i varer og tjenesteydelser.
For hver kombination af momsvirksomheds-bogføringsgrupper og
momsprodukt-bogføringsgrupper skal du udpege moms-konti til brug ved
henholdsvis køb og salg.
Derudover kan du angive et moms-id. Du kan gruppere et antal
momsbogføringsopsætninger med ensartede attributter (fx momspct.), men
bemærk at momsbogføringsopsætninger, der tilknyttes samme moms-id, skal have
samme momsprocent.
Når debitorer og kreditorer oprettes i købs- og salgsmodulerne knyttes de til
momsvirksomheds-bogføringsgrupper. Tilsvarende gælder varer, når disse
oprettes i lagermodulet, vil de blive tilknyttet momsprodukt-bogføringsgrupper.
Du skal endvidere i opsætningen angive momsnummer/momsnumre. Og du skal
ud for hvert momsnummer angive hvilket – eller hvilke delregnskaber, der indgår
heri. Hvis der indgår flere delregnskabskoder i et momsnummer, skal du også
angive hvilken delregnskabskode, der skal benyttes ved bogføringen på
momsafregningskontoen.
Bemærk: at selve opsætningen af moms, som er foretaget ved selve opstarten af
Navision regnskabet vil være en standardopsætning. I det følgende foretages en
kort gennemgang af selve momsopsætningen.
Bemærk: Det er muligt, under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske
aktiviteter/Generel data ind- og udlæsning/Ind- og udlæs momsangivelse, at
indlæse en opsætning til momsangivelseslisten. Selve filen til indlæsning kan du
hente på Moderniseringsstyrelsen hjemmeside.
Opsætning af Moms
For at kunne indrapportere og afregne moms skal du først have indtastet de
betingelser, der er gældende for indrapportering og afregning af moms i Jeres
institution. Opsætning af moms består af fire faser.




Opsætning af Momsvirksomheds-bogføringsgrupper
Opsætning af Momsprodukt-bogføringsgrupper
Opsætning af Momsbogføringsopsætning
Opsætning af Momsnumre
Momsvirksomhedsbogføringsgrupper
Til brug for styring af momsregnskaber skal du Koderne for
’momsvirksomhedsbogføringen’. ’Momsvirksomhedsbogføringsgrupper’ er
afgørende for, hvordan momsen skal beregnes og bogføres, alt efter hvilket
land/område den pågældende debitor eller kreditor er registreret i.
Momsvirksomhedsbogføringsgrupper opsættes under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe
Side 249 af 309
Side 250 af 309
Navn
Kode
Beskrivelse
Beskrivelse
I dette felt skal du angive en kode for
gruppen.
I dette felt skal du angive en sigende
beskrivelse
Momsproduktbogføringsgrupper
Momsproduktbogføringsgruppen fastlægger beregningen og bogføringen af
moms i overensstemmelse med den type varer, der købes, eller i
overensstemmelse med den type varer eller ressourcer, der sælges.
Momsproduktbogføringsgrupper opsættes fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe
Side 251 af 309
Navn
Kode
Beskrivelse
Refusionsberettiget
Beskrivelse
I dette felt skal du angive en kode for
Momsproduktbogføringsgruppen
I dette felt skal du angive en sigende
beskrivelse.
En markering i dette felt angiver at
koden er refusionsberettiget.
Momsbogføringsopsætningen
I ’Momsbogføringsopsætningen’ skal du angiver kombinationer af
Momsvirksomhedsbogføringsgrupper og Momsproduktbogføringsgrupper. Du
skal udfylde en linje for hver kombination af Momsvirksomheds- og
Momsproduktbogføringsgrupper.
For hver kombination skal du angive en momsprocent, momsberegningstype og
kontonumre for bogføring af moms i forbindelse med salg, køb og
modtagermoms. Du kan angive ligeså mange kombinationer, du har brug for.
Navn
Momsvirksomhedsbogf.gruppe
Momsproduktbogf. Gruppe
Moms-id
Momspct.
Beskrivelse
Her skal du angive en kode for
Momsvirksomhedsbogf.gruppe.
I feltet kan du lave et opslag til
oversigten med mulige
’Momsvirksomhedsbogf.grupper’
Her kan du angive en kode for
Momsproduktbogføringsgrupper.
I feltet kan du lave et opslag til
oversigten med mulige koder.
I dette felt kan du angive en kode for at
gruppere forskellige
Momsbogføringsopsætninger med
ensartede attributter, f.eks.
momsprocent.
I dette felt skal du angive momssats, der
gælder for den aktuelle kombination af
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og
Momsproduktbogføringsgruppe.
Side 252 af 309
Side 253 af 309
Momsberegningstype
Du skal ikke skrive procenttegnet, når
du indtaster momsprocenten, kun tal.
Hvis momssatsen f.eks. er 25 %, skal du
indtaste 25 i feltet.
I dette felt skal du angive hvordan
momsen skal beregnes ved køb eller
salg af varer med den aktuelle
kombination af momsvirksomheds- og
momsproduktbogføringsgruppe.
Du har følgende valgmuligheder:
Normal moms: Vælg denne indstilling til
automatisk beregning af moms for varer,
der er købt eller solgt med den aktuelle
kombination af virksomhedsbogføringsog produktbogføringsgruppe.
Modtagermoms: Vælg denne
indstilling, når du handler med EUlande/-områder, hvor køber selv
skal beregne og afregne moms med
myndighederne.
Husk også at udfylde feltet
Modtagermomskonto. Denne
indstilling påvirker ikke
virksomhedens regnskab. Når du
sælger varer med modtagermoms,
skal du hverken beregne eller
tilbageholde moms. Når du køber
varer, beregner Navision
momsbeløbet og debiterer
købsmomskontoen og krediterer
modtagermomskontoen.
Momskorrektioner: Brug denne
indstilling, når beløbet, der skal
bogføres, og som indeholder den
aktuelle kombination af
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe
og Momsproduktbogføringsgruppe,
udelukkende består af moms.
Funktionen kan f.eks. være nyttig,
når du opretter en rettelsespost for
Side 254 af 309
at rette en fejlagtig momsberegning.
Salgsmomskonto
Købsmomskonto
Modtagermomskonto
Momsklausulkode
EU-Service
Urealiseret købsmomskonto
Moms: Denne indstilling kan kun
bruges i forbindelse med amerikansk
sales tax.
Her skal du angive den finanskonto,
hvor salgsmomsen skal bogføres i
forbindelse med den aktuelle
kombination af
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og
Momsproduktbogføringsgruppe
Her skal du angive den finanskonto,
hvor købsmomsen skal bogføres i
forbindelse med den aktuelle
kombination af virksomhedsgruppe og
produktgruppe
Her skal du angive den Finanskontoen,
hvor modtagermoms skal bogføres
(købsmoms) for den aktuelle
kombination af Momsvirksomheds- og
Momsproduktbogføringsgruppe,
Her kan du angive kode for
’Momsklausuler’.
Momsklausuler bruges til at angive
beskrivende oplysninger om den moms,
der vises på et salgsdokument.
Momsklausuloplysningerne vises på et
udskrevet dokument sammen med
moms-id'et eller momssatsen.
Angiver, om denne kombination af
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og
Momsproduktbogføringsgruppe skal
rapporteres som tjenester i de
periodiske momsrapporter.
Hvis du bogfører et dokument, der
bruger en momsbogføringsopsætning,
hvor feltet EU-service er markeret, er
feltet også markeret på den tilhørende
momspost.
I dette felt skal du angive den
finanskonto, hvor urealiseret
købsmoms skal bogføres (beregnes ved
bogføring af købsfakturaer) med den
aktuelle kombination af -
Side 255 af 309
Urealiseret modtagermomskonto
Urealiseret moms-type
Urealiseret salgsmomskonto
Momsvirksomheds- og
Momsproduktbogføringsgruppe
I dette felt kan du angive den
Finanskontoen, hvor beløb for
urealiseret modtagermoms skal
bogføres (købsmoms) for den aktuelle
kombination af Momsvirksomheds- og
Momsproduktbogføringsgruppe, hvis
du har valgt indstillingen
Modtagermoms i feltet
Momsberegningstype.
Her skal du angive hvordan urealiseret
moms skal håndteres, hvilket vil sige
moms, der er beregnet, men ikke
forfalden, før fakturaen betales. Typen
Urealiseret moms styrer, hvordan en
betaling overføres til fakturabeløbet
(uden moms) og selve momsbeløbet, og
hvordan momsbeløb overføres fra den
urealiserede momskonto til den
realiserede momskonto.
Her skal du angive den finanskonto,
hvor urealiseret salgsmoms skal
bogføres (beregnes ved bogføring af
salgsfakturaer) med den aktuelle
kombination af Momsvirksomheds- og
Momsproduktbogføringsgruppe.
Bemærk: at repræsentationsmomsen har en momssats på 5,26316 %. Hvis
udgifterne til repræsentation er af streng erhvervsmæssig karakter, kan der
fratrækkes 25 % af momsen. Der er i det følgende givet et eksempel på udregning
af denne.
Beløb inkl. moms: 125,00 kr.
Fradragsberettiget beløb: (25,00 kr.*25%) = 6,25 kr.
Momsgrundlag: 125,00 kr. – 6,25 kr. = 118,75 kr.
Momssats: (6,25 kr./118,75 kr.)*100 = 5,26316%
På samme måde kan hotelovernatning, hvis udgifter hertil er af streng
erhvervsmæssig karakter, fratrækkes. Udregningseksempel på denne momssats
gives tilsvarende:
Beløb inkl. moms: 125,00 kr.
Fradragsberettiget beløb: (25,00 kr.*50%) = 12,50 kr.
Momsgrundlag: 125,00 kr. – 12,50 kr. = 112,50 kr.
Momssats: (12,50 kr./112,50 kr.)*100 = 11,11111%
Side 256 af 309
Opsætning af momsnumre
Her kan du oprette de momsnumre der bruges i regnskabet. Det gælder især hvis
din institution opererer med flere adskilte momsregnskaber.
I dette tilfælde afsnit gennemgås hvordan du foretager specielle opsætninger med
hensyn til evt. flere momsnumre i et regnskab og/eller flere delregnskabskoder
under et momsnummer.
Momsnumre opsættes under stien:
Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Momsbogføringsgruppe
Navn
Momsnr.
Beskrivelse
Beskrivelse
I dette felt kan du angive et momsnr.
I dette felt kan du angive en beskrivelse
af momsnummeret.
Under hvert momsnr. Kan du knytte et eller flere delregnskaber. Det gør du fra
Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’/Handling’ Momsnr. Pr delregnskab.
Side 257 af 309
Navn
Delregnskab
Momsnr.
Bogfør på momsafregningskonto
Beskrivelse
I dette felt kan du angive en
delregnskabskode, som du ønsker at
tilknytte et momsnummer
I dette felt kan du indtaste det
momsnr. som du ønsker at tilknytte det
aktuelle delregnskab.
Hvis der er et hak i dette felt vil den
aktuelle delregnskabskode blive
benyttet ved bogføring på
momsafregningskontoen.
Bemærk: Du kan kun sætte et hak for
hvert momsnummer.
Beregning af moms
Beregningen af moms vil foregå ud fra de opsætninger, som du har valgt, således
at hver gang du registrerer en linje i en kladde, vil der blive bogført momsposter
på de konti, som du har angivet i momsbogføringsopsætningen.
Hvis din opsætning af moms er foretaget korrekt, vil konteringen af moms foregå
automatisk, idet der tilknyttes en momskonto til hver kombination af
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og Momsproduktbogføringsgruppe.
For at synliggøre hvad der sker med momsen, anbefaler vi, at du:
 Lader Momsvirksomhedsbogføringsgruppe samt Momsproduktbogføringsgruppe
fremgå af finanskontoplanen.
 Lader kolonnerne med Momsvirksomhedsbogføringsgruppe samt
Momsproduktbogføringsgruppe vises, hvor det er muligt i kladder og fakturaer.
Afregning af moms
Afregning af moms med SKAT skal foretages hver måned, hvert kvartal eller
halvårligt, alt efter hvor stor omsætningen er. Typisk vil det være hver måned.
Moms kan inddeles i følgende typer:
Navn
Toldmoms (alm. Købs- og salgsmoms)
Beskrivelse
 Salg af varer og ydelser (udgående
moms)
 Køb af varer, maskiner og inventar til
brug for produktion af de
momspligtige varer og ydelser
(indgående moms).
Bemærk: I forbindelse med afregningen
skal tilsvaret dvs. differencen mellem indog udgående moms opgøres.
Ikke-fradragsberettiget købsmoms
(IFR-moms)
 Refusionsudbetaling vil ske
automatisk måneds- eller kvartalsvis
fra MODST. Dette sker ved aflæsning
af institutionens bogføring, sådan som
den fremtræder efter eksport til
koncernsystemet.
Afregning af toldmoms
Selve momsafregningen sker under fra stien
Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Menupunktet
’Opgave/Underpunktet ’Moms’
Her findes en række kørsler, som skal gennemføres i forbindelse med
momsafregningen. Afregningen af toldmoms består af tre faser.
 Omposter moms
 Momsangivelse
Side 258 af 309
Side 259 af 309
 Afregn moms
Omposter moms
Ompostér moms anvendes kun i forbindelse med Lagermodulet.
I forbindelse med købs- og salgstransaktioner vil der kunne opstå situationer,
hvor du på købstidspunktet har valgt at momspostere på én dimensionsværdi,
men hvor salget sker på en anden dimension. Denne kørsel overfører alle
momsposterne til samme dimension, når kørslen er gennemført. Du kan herefter
udarbejde en momsangivelse eller afregning af moms.
Oversigtspanelet ’Indstillinger’
Navn
Startdato
Slutdato
Bilagsnr.
Bogføringsdato
Bogfør
Beskrivelse
Her skal du angive, fra hvilken dato der
ønskes omposteret for.
Her skal du angive den sidste dato i
perioden, der ønskes omposteret for.
Her skal du angive det bilagsnummer,
som omposteringen skal have.
Her skal du angive bogføringsdatoen.
Du skal markere dette felt, hvis du
ønsker at bogføring af omposteringen
Side 260 af 309
automatisk skal foretages. Hvis feltet
Bogfør er blankt kan du se, hvilke
omposteringer, der vil blive foretaget,
når kørslen efterfølgende afvikles med
bogføring.
Momsangivelse
Angiver, hvordan dit momsafregningsbeløb beregnes for en periode. Angiv,
hvordan angivelsen skal beregnes, og hvordan den skal se ud, når den udskrives.
Vinduet indeholder linjer, hvor du kan angive de oplysninger, der skal udskrives,
og hvordan finansbeløb skal sammenlægges. Du kan oprette flere momsangivelser
til forskellige formål.
Bemærk: De institutioner, der har flere momsnumre, har nu mulighed for at køre
Momsangivelsen pr. momsnummer.
Navn
Rubriknr.
Beskrivelse
Beskrivelse
Udfyld med den tekst, der fremgår af
skemaet fra SKAT.
Udfyld med den sammentællingsform,
som skal styre linje-indholdet.
Udfyld med den/de konti, du ønsker
Type
Kontosammentælling
I dette felt angives et tal, der identificerer
rækken.
Side 261 af 309
Bogføringstype
Momsvirksomhedsbogf.gruppe
Momsproduktbogf.gruppe
Beløbstype
Rubriksammentælling
Beregn med
Udskriv
Udskriv med
Sideskift
sammentalt. Skal udfyldes hvis Type =
Kontosammentælling.
 Udfyld med den type momsposter,
du ønsker sammentalt. Skal udfyldes
hvis Type =
Momspostsammentælling.
Skal udfyldes med en af de koder, der
er oprettet i vinduet
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe
hvis Type = Momspostsammentælling
 Skal udfyldes med en af de koder, der
er oprettet i vinduet Momsproduktbogføringsgruppe hvis Type =
Momspostsammentælling.
Udfyld med den type beløb, du ønsker
sammentalt (momsbeløb eller
momsgrundlag). Skal udfyldes hvis
Type = Momspostsammentælling
Udfyld for at definere de rubriknumre,
som skal sammentælles på linjen.
Her kan du vælge, om Navision i sine
interne beregninger skal kunne vende
fortegnet. Feltet kan bruges, når du vil
have sammentalt momsposter med
forskelligt fortegn - fx salgsmoms og
moms af EU-varekøb.
Her kan du vælge om linjen skal
udskrives eller kun bliver brugt til at
beregne på. Sæt ’hak’ hvis linjen skal
udskrives.
Her kan du vælge, om beløbene på
momsangivelsen skal udskrives med
fortegn. Ved at vælge ’modsat fortegn’ i
dette felt får man udskrevet alle beløb
på momsangivelsen med positivt
fortegn.
Her kan du vælge, om der ved
udskrivning af momsangivelsen skal
være et sideskift. Sæt et hak i
afkrydsningsfeltet, hvis der skal være
sideskift efter denne linje.
Opsætningen skal tilpasses den enkelte institution, idet institutionens
momsbogføringsgrupper kan være forskellige fra skabelonen. Ligeledes skal de
enkelte Energiafgiftskonti tilpasses institutionens kontoplan.
Du kan få vist momsangivelsen fra Handlingenbåndet/Fanen ’Naviger’
Fra Handlingsbåndet på ’Momsangivelse’/Fanen ’Rapport’/Handlingen
’momsangivelse’. På rapportens anfordringsbillede kan du opsætte følgende:
Side 262 af 309
Side 263 af 309
Oversigtspanelet ’Indstillinger’
Navn
Startdato
Slutdato
Medtag momsposter
Beskrivelse
Indtast den dato, hvor tidsinterval for
linjer i momsangivelse, der vises i
rapporten, skal starte.
Indtast den dato, hvor tidsinterval for
linjer i momsangivelse, der vises i
rapporten, skal slutte.
I dette felt kan du vælge at få vist åben,
lukket eller både åben og lukket
momsposter.
Side 264 af 309
Medtag momsposter
Afrund til hele beløb
Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta
Momsnr.
Her kan du angive om der skal
medtages momsposter ’Før og efter
periode’ eller ’i perioden’
Marker, hvis beløbene i rapporten
skal afrundes til hele tal.
Marker, hvis rapportbeløb skal vises i
ekstra rapporteringsvaluta.
I dette felt kan du angive momsnr
Her ses et eksempel på hvordan rapporten kan se ud.
Afregn Moms NS
Hvis du bruger denne kørsel, kan du lukke åbne momsposter og periodens
energiafgifter og overføre energiafgiftsbeløbet samt købs- og salgsmomsbeløb til
afregningskontoen.
For hver Momsbogføringsgruppe (dvs. for hver kombination af
Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og Momsproduktbogføringsgruppe i
tabellen Momsbogf.opsætning), finder kørslen alle de momsposter i tabellen
Momspost, der er angivet i filtrene i definitionsvinduet.
Når momsposterne lukkes, markeres afkrydsningsfeltet Lukket i tabellen
Momspost. Løbenummeret fra den afregningspost, der har lukket posten,
indsættes automatisk i feltet Lukket af løbenr. Det sker dog kun, hvis der skal
overføres beløb mellem finanskonti.
Når der overføres momsbeløb til afregningskontoen, betyder det, at kontoen for
købsmoms krediteres, og kontoen for salgsmoms debiteres med beløbet fra
momsangivelsesperioden. Kontonumre findes i tabellen Momsbogf.opsætning.
Kontoen for momsafregning krediteres med nettobeløbet (hvis købsmomsbeløbet
er størst, debiteres den).
Beløb bogført på Energiafgiftskontiene i den angivne periode nulstilles til
afregningskontoen.
Du kan enten bruge kørslen til at sætte bogføringen i gang eller til at udskrive en
kontrolrapport.
Side 265 af 309
Side 266 af 309
Oversigtspanelet ’Indstilling’
Navn
Startdato
Slutdato
Bogføringsdato
Beskrivelse
Her skal du angive en fra startdato, for
hvilken poster skal medtages
(Afregningsperiodens startdato).
Her skal du angive en slutdato, for
hvornår afregningsperioden skal slutte.
Her skal du angive en dato for,
hvornår overførslen til momskontoen
skal bogføres.
Side 267 af 309
Bilagsnr.
Her skal du angive et bilagsnr.
Bemærk: at nummeret ikke tildeles
Afregningskonto
Vis momsposter
Bogfør
Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta
Afregn pr. momsnr.
Momsnr.
Dimensionskode
Dimensionsværdikodefilter
Dimensionsværdi til afregningskonto
automatisk.
Her skal du angive en
momsafregningskonto 9726
En markering i dette felt betyder, at
rapporten, der udskrives efter kørslen,
viser de enkelte momsposter.
En markering i dette felt betyder, af der
automatisk bogføres på
momsafregningskontoen.
Hvis du ikke udfylder feltet udskrives
en kontrolrapport med teksten:
’Kontroludskrift (er ikke bogført)’.
Marker dette felt, hvis
rapporteringsbeløb skal vises i den
ekstra rapporteringsvaluta
Marker dette felt, hvis du ønsker at
afregne pr. momsnr..
Ønsker du at foretage
momsafregningen for hele regnskabet
samlet, skal feltet ikke udfyldes
Her kan du angive et momsnr.
Feltet udfyldes automatisk med
’DELREGNSKAB’, hvis du har
markeret feltet ’Afregn pr. momsnr.’.
Udfyldes automatisk med de
delregnskabsværdier, som er tilknyttet
det momsnummer, du har valgt i feltet
’Momsnr’.
Feltet kan opsættes med de
dimensionsværdier, der skal konteres
på afregningskontoen.
Feltet udfyldes automatisk med den
delregnskabsværdi, som har
markering i feltet ’Bogfør på
momsafregningskonto’ i tabellen
’Momsnummer pr. delregnskab’.
Opsætningen er gældende for både
Momsafregningen og
Energiafregningen.
Side 268 af 309
Afregn energi poster
Energi kontonr.
Marker dette felt, hvis du ønsker at
medtage energiafgifterne i afregningen.
Energiafgifterne vil blive nulstillet og
fremgå af rapporten.
I feltet ’Energikontonr.’ skal du angive
det 4-cifrede SKS-kontonummer, som
energiafgifter bogføres på. Er der
markering i feltet ’Afregn energiposter’,
vil poster bogført på disse konti i den
angivne periode blive nulstillet til
afregningskontoen og fremgå af
afregningen.
Oversigtspanelet ’Opsætning af momsbogf.’
Navn
Momsvirksomhedsbogf. gruppe
Momsproduktbogf. gruppe
Beskrivelse
Her kan du angive en kode for
Momsvirksomhedsbogf.gruppe
Her kan du angive en kode for
Momsproduktbogf.gruppe
Du skal trykke på knappen ’Udskriv’ for at foretage afregning, på den måde
lukkes alle åbne momsposter og overfører beløb på købs- og salgsmomskonti til
momsafregningskontoen.
Refusion af ikke-fradragsberettiget købsmoms (IFR)
I dette afsnit viser vi nogle af de ting du skal tage højde for, når du skal have
refunderet Ikke-fradragsberettiget moms.
Bemærk: Du skal benytte kontiene 6121, 6122 og 6123.
Bemærk: Der må i løbet af året ikke nulstilles på disse konti. Hvis der sker en
nulstilling i løbet af året, vil Moderniseringsstyrelsens aflæsning i Koncernsystemet
være forkert, og der vil blive refunderet for lidt.
Overblik over arbejdsgang
Arbejdsgangen ved Ikke-fradragsberettiget købsmoms består af en række faser.
Brug nedenstående skema til at danne dig et overblik over, hvem der sørger for
hvad, når der skal afregnes ikke-fradragsberettiget købsmoms:
Fase
1
Hvem
Institutionen
2
Institutionen
Handling
Bogfører på konto 6121 og/eller 6122 for ikkefradragsberettiget købsmoms.
Eksporterer dagligt fra Navision Stat til Koncernsystemet.
Side 269 af 309
3
4
5
Moderniseringsst
yrelsen
Moderniseringsst
yrelsen
Institutionen
Aflæser saldoen på konto 6121 og/eller 6122.
Anviser beløbet til institutionen måneds- eller
kvartalsvis, med dispositionsdato 1 uge efter
månedsafslutning i Koncern-systemet.
Bogfører (krediterer) det modtagne beløb på
konto 6123 ’Momsafregning fra ØS’ og debiterer
på SKB konto.
Korrektionsmoms
I dette afsnit giver vi dig nogle retningslinjer for hvordan du anvender
korrektionsmoms.
Bemærk: Hvis du posterer direkte på en momskonto, skal du altid benytte
momsproduktbogføringsgruppen vedr. korrektionsmoms. Hvis du ikke gør det,
vil posterne kun blive opfattet som finansposter og ikke også som momsposter.
Posterne vil så ikke blive medtaget i forbindelse med momsafregningen.
I det følgende beskrives retningslinjer:
Hvis du…
både har ikke-fradragsberettigetkøbsmoms og toldmoms, og du
ikke umiddelbart kan definere,
hvor meget der skal konteres
som toldmoms
står overfor alle andre typer
rettelser eller omposteringer af
moms
Så…
kan du i samråd med SKAT midlertidigt
kontere alt som ikke-fradragsberettigetkøbsmoms på konto 6121/6122.
Bemærk: Du definerer i samråd med
SKAT selv %-fordelingen, som skal
overføres fra konto 6121/6122 til
toldmoms. Ved denne ompostering skal du
benytte momsproduktbogføringsgrupperne
vedr. korrektionsmoms. Men KUN i dette
tilfælde.
skal du, hvis det er muligt, benytte samme
kombination af
momsvirksomhedsbogføringsgruppe og
momsproduktbogføringsgruppe som ved
den oprindelige indrapportering.
Rapporter til afstemning af Moms
Der findes 3 rapporter du kan bruge til afstemning af moms.
 Momsafstemning NS
 Finans-kontokort
 Moms – Listeangivelse TS
Momsafstemning NS
Rapporten viser en liste over finanskonti med momsgrundlaget og momsbeløbet
pr. finanskonto. Rapporten kan anvendes til at afstemme momsafregningen.
Du kan angive, hvilket finanskontonummer der skal medtages i rapporten ved at
angive filtre.
Du kan også bestemme, hvad der vises i rapporten ved at markere
afkrydsningsfelterne under fanen Indstillinger.
• Vis detaljer: Marker afkrydsningsfeltet, hvis alle transaktionsbeløb skal vises i
rapporten. Hvis afkrydsningsfeltet ikke er markeret, vises der kun en akkumuleret
linje pr. finanskonto.
• Vis transaktioner uden moms: Marker afkrydsningsfeltet, hvis du vil have vist en
liste over alle transaktioner uden momsbeløb i rapporten. Dette kan gøres for en
bestemt konto eller flere konti.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Moms
Finans – Kontokort
Her beskrives, hvordan du kan sandsynliggøre momsen.
Bemærk: Rapporten viser ikke hvilke Momsvirksomheds-bogføringsgrupper og
Momsprodukt-bogføringsgrupper, der er blevet anvendt. Derfor viser den heller
ikke en samlet sum for, hvad der er købt i EU eller Udland.
Trin
1
Handling
 Vælg Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster\Finans –
kontokort og klik på knappen Udskriv.
Side 270 af 309
Side 271 af 309
2
På fanebladet ’Finanskonto’ sættes flg. filtre:
 Nummer = 6121(+fri specifikation)|6122(+fri specifikation), hvor
| angiver og/eller.
 Datofilter = her indtastes den periode, som sandsynliggørelsen
vedrører.
3
 Udskriv rapporten ’Finans–kontokort’.
I eksemplet ses saldo på henholdsvis konto 612100 på kr. 775,00 og
konto 612200 på kr. 34,00.
Når denne rapport er udskrevet, skal du definere hvilke finanskonti
momsbeløbet vedrører. Det gør du som beskrevet nedenfor:
 Vælg Økonomistyring\Finans\Oversigt\Journaler\knappen
Journal\menupunkt Momspost
Når momsposterne er fremme, trykker du på knappen ’Vis alle’
øverst i menubjælken. Derved kommer samtlige momsposter frem
på skærmen.
I filteret opsætter du følgende:
Momsprodukt-bogføringsgruppe:
IFR6121|IFR6121YD|IFR6122|IFR6122YD|KOR6121|KOR6121
YD|KOR6122|KOR6122YD|REPRÆ6121
Bemærk: at nævnte filter er aktuelt, hvis der anvendes en standard
momsproduktbogføringsgruppe opsætning.
4
5
6
Bogføringsdato: Angiv den periode, som der skal vises momsposter
for.
Tryk på knapperne Anvend og OK.
Side 272 af 309
7
Nu kommer de poster frem, som opfylder ovennævnte filter. Disse
poster kopieres over i Excel.
Marker alle posterne med ’CTRL+A’, og tryk ’CTRL+C’ (kopier).
Åben Excel, stil markøren i feltet A1 og tryk ’CTRL+V’ (indsæt).
Nu er alle posterne kopieret over til Excel.
Da momsprocenten ikke er ens for alle Momsproduktbogføringsgrupper, er det nødvendigt at redigere i posterne.
Sortér kolonnen med Momsprodukt-bogføringsgrupperne.
Indsæt derefter en sumformel for hver gruppe på beløbskolonnen. Se
nedenfor:
I eksemplet fremkommer beløbene 775,00 kr. og 34,00 kr.
Moms listeangivelseTS
Her beskrives, hvordan du danner en listeangivelse til SKAT vedr. EU-moms.
Trin
1
Handling
 Vælg
Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Momsrapporteri
ngMoms – listeangivelse TS’
Side 273 af 309
2
Angiv din opsætning på anfordringsbilledet:
3
Derefter udskrives rapporten.
Rapporten viser det samlede beløb, der er blevet solgt for til hvert
enkelt EU-land i en given periode opdelt i vare og tjenesteydelser.
Side 274 af 309
Afstemning af beholdningsafstemning
Dette afsnit beskriver, hvordan du afstemmer finanskonti vha.
afstemningsfunktionen.
Inden du går i gang med at afstemme kontiene, skal der bl.a. opsættes nogle
afstemningsregler. De konti, der skal afstemmes, skal opsættes, og første
afstemning pr. konto skal oprettes. Dette gennemgås i de efterfølgende afsnit.
Opsætning
Opsætningen af beholdningsafstemningen omfatter følgende områder:



Beholdningsopsætning
Beholdningsafstemningskonti
Opret primo beholdningsafstemning
Opsætningen kan tilgås fra stien:
Demostyrelsen/Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Beholdningsafstemning
Beholdningsopsætning
Tabellen benyttes til opsætning af de regler, som skal benyttes for afstemningerne.
I dette billede skal du opsætte den periodisering, du ønsker at afstemme efter.
Oversigtspanelet ’Generelt’
Navn
Hent poster automatisk
Beskrivelse
Her angives om afstemningsposterne
Side 275 af 309
Afstemning Deadline Datoformel
Arbejdsdato
Standard Opfølgningsansvarlig
Eksempel
skal afhentes automatisk ved oprettelse
af en afstemning.
Her angives formel til afstemnings
deadline, som benyttes i tabellen
beholdningsafstemning.
Dette felt udfyldes automatisk med dd.
Her angives, hvis der skal benyttes en
standard opfølgningsansvarlig på
afstemningerne.
Et datofelt der viser kombinationen af
datoen i ’arbejdsdato’ og værdien i
’Afstemning Deadline Datoformel’
Beholdningsafstemningskonti
Tabellen indeholder oplysninger om de opsatte afstemningskonti. Fra
Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’ kan du opsætte ansvarlige personer knyttes til
kontoen
Navn
Finanskonto
Finanskontonavn
Medtag Ultimo Poster
Beskrivelse
I dette felt vælger du en eller flere
finanskonti, der skal afstemmes.
Feltet bliver automatisk udfyldt med
finanskontoens navn.
En markering i dette felt, betyder at
ultimoposter medtages. Feltet bruges
udelukkende til afstemning der
anvendes til statistikker. Der er
samtidig et check på at en afstemning
ikke kan startes midt i et år, da dette
Side 276 af 309
Afstem i åben periode
Valgte afstemnings dimensioner
Hent poster automatisk
Primo afstemning fra d.
Sidste afstemning
Sidste start dato
Sidste slut dato
Sidste afstem af
Lukket
ikke vil give mening.
En markering i dette felt betyder, at
løbende må oprettes afstemninger men
en afstemning må først afsluttes når
perioden er lukket.
Hvis der ikke er markering i dette felt
må der først oprettes afstemning for en
SKS periode, når perioden er lukket.
I dette felt kan du se en oversigt over
de dimensioner, som du kan vælge at
afstemme på.
Det er muligt på den enkelte
afstemningskonto fra
Handlingsbåndet/Fanen Naviger at
marker hvilke afstemnings dimensioner
der skal afstemmes på.
Sætter du en markering i dette felt,
hentes der automatisk poster for denne
afstemningskonto, når der oprettes en
ny afstemning.
I dette felt kan der indsættes en
startdato for primoafstemning. Når
primoafstemning oprettes, vil der blive
foreslået linjer fra denne dato og frem
til den valgte slut dato.
Feltet viser perioden for sidste
afstemning.
Feltet viser første dag i den periode,
der sidst er afstemt.
Feltet viser sidste dage i den periode,
der sidst er afstemt.
Feltet viser et brugerID, der svarer til
den bruger, der har foretaget sidste
afstemning.
En markering i dette feltet angiver, at
kontoen ikke længere bliver afstemt.
Når afstemningskontoen er oprettet skal den tilknyttes en kontoansvarlig. Du kan
opsætte en eller flere kontoansvarlig på samme afstemning. Opsætningen af
kontoansvarlig sker fra Handlingsbåndet/Fanen Naviger.
Side 277 af 309
Navn
Afstemningsansvarlig
Opfølgningsansvarlig
Udløbs Dato
Beskrivelse
Her kan du angive et brugerID, der
svarer til den person, der skal
afstemme kontoen.
I feltet kan du lave et opslag til brugere.
Er der opsat en Opfølgningsansvarlig i
tabellen ’Beholdningsafst. Opsætning’
bliver feltet automatisk udfyldt med
den pågældende brugerID.
Ønsker du en anden bruger som
opfølgningsanvarlig, kan brugerID
ændres til en anden.
Hvis Bruger-ID der er opsat i dette
billede, ikke skal foretage afstemningen
mere kan der opsættes en udløbsdato i
dette felt. Prøver brugeren at foretage
en afstemning, vil der komme en
fejlmeddelelse hvis datoen er
overskredet.
Afstemningsdimensioner
De dimensioner, der skal indgå i beholdningsafstemningen, vælges ind fra
Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’
Side 278 af 309
Navn
Markeret
Dimensionskode
Navn
Dimension kodetekst
Beskrivelse
En markering i dette felt betyder, at
dimensionskoden indgår i
beholdningsafstemningen.
I dette felt kan der enten hentes en
dimensionskode eller koden kan
automatisk med kørsel ’Hent
Dimensioner’ Fra
Handlingsbåndet/Fanen Naviger
Feltet udfyldes automatisk med
dimensionskodes navn.
Feltet udfyldes automatisk med
dimensionskodes navn.
Det er kun muligt at hente aktive dimensioner ind.
For at dimensionerne indgår i afstemningen, skal der sættes markering ud for de
relevante dimensioner
Bemærk: at de spærrede dimensionskoder ikke medtages automatisk, men ved
behov for at afstemme på en spærret dimension kan denne hentes ind manuelt.
Opret primo beholdningsafstemning
Opret primo beholdningsafstemning bruges til at oprette en primoafstemning for
hver af de konti, der skal afstemmes. Her vælges en finanskonto sammen med en
slut periode.
Bemærk: Primo afstemning kan kun oprettes af de brugere, der er opsat under
punktet Konto ansvarlige i feltet ’Afstemningsansvarlig’.
Side 279 af 309
Navn
Finanskonto
Slut periode
Beskrivelse
Her vælger du den finanskonto, du
ønsker at afstemme.
Her vælger du ”ultimo” periode for
primoafstemning.
Når konto og periode er valgt, kommer denne meddelelse viser start- og slutdato
for den periode, der dannes afstemningsposter for.
Afstemning
De løbende afstemninger foretager du i kontoplanen/Handlingsbåndet/Fanen
’Naviger’:



Igangværende afstemninger: Her ses nye afstemninger, der ikke er
afsluttet.
Afsluttede afstemninger: Her vises afsluttede afstemninger.
Opret primo afstemning: Her kan du oprette en primo afstemning.
Side 280 af 309
Igangværende afstemninger
En nyoprettet afstemning viser alle åbne poster, inden for den valgte Periode Start
og Periode Slut, på den valgte konto.
Oversigtspanelet ’Generelt’
Side 281 af 309
Navn
Afstemningsnr.
Finanskonto
Finanskontonavn
Bruger-ID
Status
Afstemnings Deadline
Valgte afstemnings dimensioner
Konteringsperiode
Periode start
Periode slut
Saldo (RV)
Saldo – åbne poster (RV)
Saldo – Udlignede poster (RV)
Beskrivelse
Feltet viser det aktuelle afstemningsnr.
Feltet viser finanskontoen som den
igangværende afstemning gælder for.
Feltet viser navnet på
afstemningskontoen.
Feltet viser det bruger-id der har
oprettet afstemningen.
Felter viser status for afstemningen.
Status vil altid være afstemning for
igangværende afstemninger.
Feltet viser deadline for afstemning.
Beregningen fortages ud fra
afstemningsslutdatoen og Afstemning
deadline formel.
Feltet beregnes ud fra opsætningen på
beholdningskontoen
I dette felt kan du se hvor mange
dimensioner, der er valgte at afstemme
på.
Feltet viser konteringsperiode.
Ved primoafstemning vises slut
konteringsperioden.
Feltet viser startdatoen for
afstemningen.
Feltet viser slutdatoen for
afstemningen.
Feltet viser finanspost beløbet for
afstemningens filter. Dvs. alle åbne
finansposter frem til slutdatoen for
afstemning indgår i beløbet.
Feltet viser de åbne poster for
afstemningslinjerne. Dvs. Beløbet
ændrer sig, hver gang der sættes et
udligningsID på en linje.
Feltet viser de lukkede poster for
afstemningslinjerne. Dvs. Beløbet
ændrer sig, hver gang der sættes et
udligningsID på en linje.
Oversigtspanelet ’Beh.afstemningslinie
Navn
Beskrivelse
Side 282 af 309
Linjenr.
Finanspostløbenr.
Bogføringsdato (Finanspost)
Finanspost bilagsnr.
Finanspost beløb
Finanspost beskrivelse
Restbeløb
Absolut beløb
RejsUd ID
Bemærkning
Åben
Lukket af bruger-ID
Lukket d.
Dimensionskode 1-8
Feltet viser det aktuelle
afstemningslinjenr.
Feltet viser det tilhørende Finanspost
løbenr.
Feltet viser den tilhørende Finanspost
posteringsdato.
Feltet viser den tilhørende Finanspost
bilagsnr.
Feltet viser det tilhørende Finanspost
beløb.
Feltet viser den tilhørende Finanspost
beskrivelse.
Feltet viser restbeløb til udligning.
Feltet viser postens absolutte beløb.
Denne kolonne kan du sortere på hvis
du vil have absolut beløb stående
under hinanden.
Feltet anvendes til automatisk rejse
udligning. Når RejseUd modtager
transaktioner fra Danske Bank,
overføres de med et transaktionsID.
Dette ID overføres fra RejsUd til
Navision. TransaktionsID sendes
ligeledes med de transaktioner som
Danske Bank skal have betaling
for(Rejse transaktioner), og som
kommer via INDFAK og bogføres på
en købsfaktura.
I beholdningsafstemning kan du fra
Handlingsbåndet/Fanen
’Naviger’/Handlingen ’Automatisk
udligning af rejseudligning’ foretages en
match, på den værdi der står i feltet
RejseUd ID.
Her angives kommentar til
posteringen.
Feltet viser om posten er åben eller
lukket.
Feltet viser hvilke bruger der har lukket
posten.
Feltet viser dato for lukning af posten.
Feltet viser værdien fra de 8
genvejsdimensioner.
Side 283 af 309
Afstemningsdato
Feltet benyttes internt af systemet.
Fra Beh. Afstemningslinien under Funktioner har du følgende valgmuligheder:
Navn
Sæt udlignings-id
Beskrivelse
Dette punkt bruger du til at markere de
poster, der kan udlignes med hinanden,
inden afstemningen afsluttes.
Bemærk: Du skal være op at når du
Afstem udligning
Annullere udligning
udligner poster med hinanden, så bliver
felterne ’Saldo –åbne poster (RV)’ og
’Saldo udlignede poster (RV) ikke altid
bliver opdateret. Du skal derfor
opdatere billedet med F5
Her foretager du bogføring af de
poster, der er markeret med udligningsid.
Er en udligning bogført, men
afstemningen er endnu ikke afsluttet,
kan du annullere udligningen.
Fra knappen linje:
Navn
Dimensioner
Udlignede poster
Beskrivelse
Her kan du se dimensioner tilknytte
linjen.
Her ses de poster, der er udlignede
med finansposten.
Fra Handlingsbåndet/Fanen Naviger har du følgende muligheder:
Afsluttede afstemning
Side 284 af 309
Via dette punkt kan du få adgang til de afsluttede afstemninger. Du kan læse mere
under afstnittet Afsluttede Beholdsningsafstemninger
Afstemningsdimensioner
I vinduet afstemningsdimensioner kan du se en oversigt over de dimensioner,
som du kan vælge at afstemme på. Du kan læse mere under afsnittet
Afstemningsdimensioner.
Opret ny afstemning
Her opretter du en ny afstemning for næste periode.
Hent poster
Denne funktion bruger du, hvis der ikke er sat en markering i feltet Hent poster
automatisk i Beholdningsafst.opsætning.
Automatisk Rejseudligning
Denne kørsel bruges til at automatisk udligning af RejsUD poster.
Når RejseUd modtager transaktioner fra Danske Bank, overføres de med et
transaktionsID. Dette ID overføres fra RejsUd til Navision. TransaktionsID
sendes ligeledes med de transaktioner som Danske Bank skal have betaling
for(Rejse transaktioner), og som kommer via INDFAK og bogføres på en
købsfaktura.
Afslut afstemning
Denne funktion bruger du til at afslutte afstemningen. Er en regnskabsperiode
ikke lukket, og du prøver at oprette en ny afstemning, kommer nedenstående
meddelelse, og du får ikke lov at afstemme.
Bemærk, meddelelsen optræder ikke, hvis kontoen er sat til ’Afstemning i åben
periode’ under vinduet Afstemningskonti.
Rapport
Rapporten Aktive Beholdningsafstemninger viser de igangværende afstemninger.
Rapporten kan tilgås fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske
aktiviteter/Afstemning
Side 285 af 309
På anfordringsbilledet
Oversigtspanelet ’Indstilling’
Navn
Udskriv afstemningsdimensioner
Beskrivelse
Marker dette felt hvis du vil have vist
afstemningsdimensioner på rapporten
Oversigtspanelet ’Beholdningsafstemning’
Navn
Afstemningsnr.
Finanskonto
Konteringsperiode
Beskrivelse
Her kan du angive et afstemningsnr. ,
for hvilke beholdningsafstemning der
skal vises i rapporten.
Her skal du angive en finanskonto.
Her skal du angive en
konteringsperiode.
Oversigtspanelet ’Beh.afstemningslinje’
Navn
Åben
Beskrivelse
Her kan du vælge om der skal
afgrænses på kun at vise åbne
linjeposter på afstemningen.
Side 286 af 309
Her ses et uddrag af rapporten:
Afsluttede Beholdsningsafstemninger
Når den igangværende Beholdningsafstemning afsluttes flyttes den til denne
oversigt.
Fra de ’Afsluttede Beholdningsafstemninger’ kan du få vist afstemningen fra
Handlingsbåndet/Fanen ’Start’/Handlingen ’Vis’.
Side 287 af 309
Fra Handlingsbåndet/Fanen ’Naviger’ kan du:
Igangværende afstemning
Her kan du se en oversigt over alle de afstemninger, der er afsluttet samt de
igangværende.
Afstemningsdimensioner
Her kan du se de afstemningsdimensioner du har valgt at afstemme på
Ret afstemning
Skal en afsluttet afstemning rettes, kan du vælge mellem
 Ret afstemning (ny): hvor du starter helt forfra.
 Ret afstemning (kopi) som indeholder de udligninger der har været foretaget
tidligere – dvs. du kan arbejde videre med den ’gamle’ afstemning.
Side 288 af 309
Fra den afsluttede beh.afstemninglinje har du følgende muligheder:
Navn
Dimensioner
Udlignede poster
Beskrivelse
Her ser du finanspostens dimensioner.
Her ser du de poster, der er udlignede
med finansposten.
Bemærk: At en Afsluttede Afstemning viser RejsUD id. Det kan blandet andet
bruges til at søge i RejsUd.
Rapport
Ligesom ved de igangværende Beholdningsafstemninger har du for de Afsluttede
Beholdningafstemninger mulighed for at trække en rapport. Du trækker rapporten
fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Afstemning
Vil du vide mere om opsætningen på anfordringsbillede kan du læse mere under
afsnittet Rapport.
Eksport til rapportering
Du kan udlæse en fil, der indeholder de afsluttede afstemninger. De eksporterede
filer kan indlæses i Excel og kan sendes rundt som dokumentation til videre
behandling.
Eksport til rapportering tilgås fra stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske
aktiviteter/Afstemning.
Side 289 af 309
Navn
Afstemningsnr.
Finanskonto
Åben
Beskrivelse
Her kan du angive et nr. svarende til
den afstemning, der skal eksporteres
data fra.
Her vælges evt. en finanskonto.
Du kan sættes filter på, om det kun er
åbne eller lukkede poster, der skal
eksporteres. Filteret udfyldes med en af
nedenstående værdier:
Blank: Alt udlæses
Ja: Åbneposter udlæses
Nej: udlignede/afstemte poster udlæses
Tryk OK
Du får nu denne meddelelse som du enten kan åbne, gemme eller Annuller.
For at indlæse filen i Excel, skal du starte med at åbne Excel. Derefter skal du
trykke på knappen Åbn. Ret filtypen til ’alle filer’ og markere filen du ønsker
åbnet. Tryk ok
Der fremkommer nu dette billede. Ret evt. filoprindelse til Central-europæisk og
tryk på Næste.
Side 290 af 309
Sæt markering i Semikolon og tryk næste.
Tryk ’Udfør’.
Side 291 af 309
Du kan udvide kolonnerne efter behov.
Bemærk: Der er et mindre problem mht. bogstaverne æ, ø og å, som bliver
erstattet med andre tegn i overskrifterne.
Side 292 af 309
Intercompany
Intercompany-bogføringer er udviklet til de brugere, som ex. har oprettet flere
regnskaber (bogføringskredse) for at adskille regnskabsfunktionerne for hver af
disse enheder.
Med Intercompany-bogføringer kan du gøre forretningsgange og transaktioner
mellem disse enheder lettere og mere strømlinede. Du kan spare tid og undgå de
fejl, der sædvanligvis opstår ved manuel indtastning af oplysninger, ved at
overføre transaktioner mellem dig og dine partnere elektronisk.
Du fjerner overflødig dataangivelse og afsendelse, modtagelse, udskrivning og
arkivering af salgs- og købsbilagene på papir.
Konteringen sker med udgangspunkt i en mapning fra hver af de involverede
regnskaber op imod en fælles Intercompany kontoplan og en fælles Intercompany
dimensionskontoplan.
Hvis alle regnskaber er placeret på samme database, kan du skrive direkte til
øvrige regnskabers indbakke. Hvis regnskaberne er placeret på forskellige
databaser og forskellige lokationer, kan du fremsende en fil, der kan indlæses i
indbakken af en bruger i det modtagne regnskab.
Alle konteringer i et regnskab, modtages i en indbakke hos de øvrige involverede
regnskaber, hvorfra konteringerne skal accepteres. Du kan også afvise et bilag, der
er sendt til dig, og på denne måde tilbageføre forkerte bogføringer.
Alle udgående transaktioner til andre regnskaber afsendes fra udbakken.
Vil du vide mere, kan du læse mere i Microsofts STD vejledning om
Intercompany
Side 293 af 309
Konsolidering
Mange virksomheder indgår som en del af en koncern. Man har derfor behov for
at kunne konsolidere de forskellige virksomheders regnskaber til ét samlet
lokalregnskab.
I Navision Stat skal der oprettes et lokalregnskab, der udelukkende anvendes til
konsolidering. I dette regnskab kan totalbeløbene for alle konti i koncernen regnes
sammen.
Der kan konsolideres for alle regnskaber, der er på samme database, på en gang.
Det er muligt gennem en batchkørsel at indlæse flere regnskaber fra forskellige
databaser.
I denne manual bruges begreberne Lokalregnskab og
koncernvirksomhedsregnskab.
Navn
Lokalt regnskab
Koncernvirksomhedsregnskabet
Beskrivelse
Er det regnskab, hvortil de
konsoliderede regnskaber indlæses.
Er det regnskab, man udlæser lokalt til
konsolidering i lokalregnskabet. Det
svarer til et regnskab fra et
datterselskab.
Opsætning af ØDUP Integrations Opsætningen
I ’ØDUP Integrations Opsætningen, skal du marker at der er et
konsolideringsregnskab. Det gør du på Oversigtspanelet ’Generelt’.
Når du har sat markering i feltet, vil du få en meddelelse om du vil aktivere
’Konsolideringsregnskabet’
Side 294 af 309
Ja: Regnskabet er oprettet som Lokalt regnskab
Nej: Regnskabet er ikke aktiveret som et konsolideringsregnskab, og du vil derfor
ikke kunne indlæse poster fra en koncernvirksomhed.
Bemærk: Når et regnskab oprettes som lokalt regnskab, må der ikke være opsat
synkroniserings parametre, derfor kan felterne ikke udfyldes.
Har man ved en fejl markering i feltet konsolideringsregnskab, kan hakket godt
fjernes igen, men kun hvis der ikke er bogført poster i regnskabet.
Et lokalt regnskab skal ikke integreres med SKS eller SLS. Ligeledes skal der heller
ikke eksporteres data fra et lokalt regnskab. Ved bogføring i et lokalt regnskab er
du ikke underlagt de sædvanlige restriktioner fra SKS mht. konteringsperioder og
delregnskabsværdier.
Da der ikke synkroniseres til et lokalt regnskab, skal feltet ”Global dimension 1kode” manuelt opsættes til delregnskab. I kørslen Rediger Globale dimensioner
udfyldes Global dimension 1-kode med delregnskab. Kørslen åbnes fra
Regnskabsopsætning.
Opsætning af Lokalt regnskab
Du skal opsætte dit lokale regnskab. Koncernvirksomhedsoversigten viser
oplysninger om de koncernvirksomheder (datterselskaber), der skal indgå i det
konsoliderede regnskab, herunder i hvilken grad deres regnskabsoplysninger skal
medtages. Du kan medtage et hvilket som helst antal koncernvirksomheder i en
konsolidering
Side 295 af 309
Navn
Kode
Beskrivelse
Her kan du indtaste en kode for
koncernvirksomheden.
Bemærk: I forbindelse med
Navn
Regnskabsnavn
Valutakode
Valutakurstabel
indlæsningen bliver indholdet i feltet
”Kode” brugt til at finde det
pågældende regnskab. Koden anvendes
også i koncernregnskabet og i nogle
rapporter.
Her kan du angive et navn
Her kan du indsætte navnet på det
regnskab (den koncernvirksomhed),
der skal indgå i lokalregnskabet. Tryk
evt. på pilen og hent navnet fra
regnskabsoversigten.
Her kan du indtaste en kode for den
valuta, som koncernvirksomheden
bruger.
Feltet angiver den valutakurstabel, som
programmet skal bruge ved indlæsning
af konsolideringsoplysninger.
Lokal – angiver, at det er
valutakurstabellen i det aktuelle (lokale)
Side 296 af 309
regnskab, som skal bruges.
Anvend opr. bogføring…
Konsolideres
Koncernvirksomhed – angiver, at det
er valutakurstabellen i
koncernvirksomhedens regnskab, som
skal bruges.
Hvis dette felt markeres, bevares de
oprindelige bogføringsdatoer når der
indlæses konsolideringsposter.
Når du har valgt et regnskab bliver
feltet automatisk udfyldt, og regnskabet
vil indgå i konsolideringen.
Bemærk: I vinduet
Konsolideringspct.
Startdato
”Koncernvirksomheder” kan du
oprette alle regnskaber fra de
virksomheder, der indgår i koncernen.
Ved hjælp af feltet ’Konsolideres’ kan
du så for hver konsolidering afgøre,
om du vil have det aktuelle regnskab
med i konsolideringen.
Her kan du angive, hvor stor en
procentdel af regnskabets konti, der
skal indgå i konsolideringen. Hvis feltet
ikke udfyldes, indlæses 100% af hver
konto fra regnskabet.
Her kan du skrive startdatoen for
regnskabets regnskabsår.
Bemærk: Startdatoen skal kun
Slutdato
indsættes i feltet, hvis regnskabets
regnskabsår afviger fra regnskabsåret i
lokalregnskabet.
Her kan du skrive slutdatoen for
regnskabets regnskabsår.
Bemærk: Slutdatoen skal kun
Datakilde
Filformat
indsættes i feltet, hvis regnskabets
regnskabsår afviger fra regnskabsåret i
lokalregnskabet.
Feltet angiver, om oplysningerne fra
koncernvirksomhedens regnskab skal
hentes i dennes regnskabsvaluta (RV)
eller i den ekstra rapporteringsvaluta
(EV).
Feltet angiver det filformat, som
koncernvirksomheden sender
Side 297 af 309
oplysninger i. Hvis virksomheden har
programversion 3.70 eller ældre, sender
de en .txt.fil. Hvis de har version 4.00
eller nyere, sender de en .xml.fil.
Dimensioner
I regnskabet skal der opsættes dimensioner. Du kan læse mere om opsætningen ar
dimensioner under afsnit Dimensioner. Dimensionerne i det lokale regnskab og
Koncernvirksomhedsregnskabet skal have de samme værdier, så der automatisk
kan blive mappet til dem der skal konsolideres.
Opsætning i Koncernvirksomhedsregnskabet
Før udlæsningen af koncernvirksomhedens regnskab kan foretages, skal de to
felter ’Kons.debetkonto’ og ’Kons.kreditkonto’ udfyldes i finanskontoplanen, og
feltet ’Konsolideringskode’ udfyldes i vinduet Dimensionsværdier.
Kontoplanen
I Finans\Kontoplan hentes felterne ’Kons.debetkonto’ og ’Kons.kreditkonto’
frem via Vis kolonne. I de to kolonner skal du indtaste den konto, som den enkelte
konto i koncernvirksomhedens kontoplan skal overføres til.
Bemærk: Der kan kun konsolideres, hvis lokalregnskabets konti er angivet i
felterne ’Kons.debetkonto’ og ’Kons.kreditkonto’ i koncernvirksomhedernes
regnskaber. Er felterne ikke udfyldt, stopper udlæsningen. Det er derfor
afgørende, at man ved, hvilken kontoplan lokalregnskabet indeholder, før
koncernvirksomhedernes regnskaber udlæses.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Kontoplan
Dimensionskontoplanen
I dimensionskontoplanen opsættes ”Konsolideringskode”.
Her udfyldes den kode, som den enkelte dimensionskode i
koncernvirksomhedens regnskab skal overføres til i lokalregnskabet.
Du kan læse mere under afsnittet Dimensionsværdier
Bemærk: Er dimensionsværdikoderne ikke ens i lokalregnskabet og
koncernvirksomhedsregnskabet, sker der automatisk en mapning, når du foretager
en konsolidering.
Udfyldes feltet ikke, bliver poster fra koncernvirksomhedens regnskab overført til
Lokalregnskabet uden denne dimensionsværdi.
Side 298 af 309
Konsolidering på samme database
Fra vinduet Koncernvirksomheder kan du indlæse regnskabet fra samme database
via en kørsel i lokalregnskabet. Inden indlæsning af poster fra regnskaberne kan
du kontrollere om alt er opsat korrekt.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Menupunktet
’Opgaver/Underpunktet ’Konsolidering/Handlingen ’Koncernvirksomheder’.
Når du skal kontrollere, om data er rigtige, skal du fra koncernvirksomhedskortet
vælge handelingen Kontroller database på Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’.
Oversigtspanelet ’Indstillinger’
Side 299 af 309
Navn
Konsolideringsperiode
Startdato
Slutdato
Beskrivelse
Her kan du angive den første dato i
perioden, hvor posterne for
koncernvirksomheden skal
kontrolleres. Hvis en
koncernvirksomhed arbejder med et
andet regnskabsår end
koncernregnskabet, skal start- og
slutdatoerne for
koncernvirksomheden angives i
tabellen Koncernvirksomhed.
Her kan du angive den sidste dato i
perioden, hvor posterne for
koncernvirksomheden skal
kontrolleres. Hvis en
koncernvirksomhed arbejder med et
andet regnskabsår end
koncernregnskabet, skal start- og
slutdatoerne for
koncernvirksomheden angives i
tabellen Koncernvirksomhed.
Side 300 af 309
Kopier feltindhold
Kopier dimensioner
Vælg de dimensioner, der skal
medtages i det afsluttede
konsoliderede regnskab.
Oversigtspanelet ’Koncernvirksomhed’
Navn
Kode
Beskrivelse
I dette felt vælger du den kode, du har
opsat dit regnskab med under
koncernvirksomhed.
Bemærk: Har alle regnskaber på
databasen samme opsætning, kan du
kontrollere alle regnskaber på en gang.
Det gør du ved at vælge første kode og
sidste kode adskilt med to prikker.
(10..11)
Når felterne er udfyldt, kan du vælge at ’Udskrive’ eller få ’Vist’ udskriftet.
Når kontrollen af databasen er foretaget, og der ikke er fundet fejl, kan du
konsolidere posterne fra koncernvirksomhedskortet via Handlingen Indlæs
database. Du finder handlingen på Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’.
Har du flere regnskaber på samme database, kan de konsolideres samlet.
Side 301 af 309
Oversigtspanlet ’Indstillinger’
Navn
Konsolideringsperiode
Startdato
Slutdato
Beskrivelse
Her kan du angive den første dato i
perioden, hvor posterne for
koncernvirksomheden skal
kontrolleres. Hvis en
koncernvirksomhed arbejder med et
andet regnskabsår end
koncernregnskabet, skal start- og
slutdatoerne for
koncernvirksomheden angives i
tabellen Koncernvirksomhed.
Her kan du angive den sidste dato i
perioden, hvor posterne for
koncernvirksomheden skal
kontrolleres. Hvis en
koncernvirksomhed arbejder med et
andet regnskabsår end
koncernregnskabet, skal start- og
slutdatoerne for
Side 302 af 309
koncernvirksomheden angives i
tabellen Koncernvirksomhed.
Kopier feltindhold
Kopier dimensioner
Bilagsnr.
Overordnet Valutakode
Vælg de dimensioner, der skal
medtages i det afsluttede
konsoliderede regnskab.
Her kan du indtaste
dokumentnumrene på de poster,
der indlæses.
Dette felt viser moderselskabets
valutakode. Oplysningerne
indsættes automatisk fra feltet
Regnskabsvalutakode (RV) i
Regnskabsopsætning.
Oplysningerne bør kun ændres, hvis
tabellen Valuta for
koncernvirksomhedsregnskabet
henviser til moderselskabets valuta
vha. en anden valutakode.
Oversigtspanelet ’Koncernvirksomhed’
Navn
Kode
Beskrivelse
I dette felt vælger du den kode, du har
opsat dit regnskab med under
koncernvirksomhed.
Bemærk: Har alle regnskaber på
databasen samme opsætning, kan du
kontrollere alle regnskaber på en gang.
Det gør du ved at vælge første kode og
sidste kode adskilt med to prikker.
(10..11)
Konsolidering af flere databaser
Skal flere regnskaber, der ikke ligger på samme database konsolideres, kan der kun
konsolideres et regnskab af gangen. Det vil sige, at i
koncernvirksomhedsregnskabaer, der skal konsolideres fra, udlæses en fil, der
efterfølgende indlæses i lokalregnskabet. Dette afsnit beskriver, hvordan en fil
udlæses fra koncernregnskabet og indlæses i lokalregnkabet.
Udlæsningen af konsolideringsposter sker fra stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Konsolidering
Side 303 af 309
Oversigtspanelet ’Indstillinger:
Navn
Filformat
Filnavn
Konsolideringsperiode
Startdato
Slutdato
Beskrivelse
Feltet angiver det filformat, som
koncernvirksomheden sender
oplysninger i. Hvis virksomheden har
programversion 3.70 eller ældre, sender
de en .txt-fil. Hvis de har version 4.00
eller nyere, sender de en .xml-fil.
I feltet angiver du den sti, som filen
skal gemmes på. Tryk på knappen ”…”
for opslag via stifinderen.
Feltet udfyldes med den dato, der skal
konsolideres fra.
Feltet udfyldes med den dato, der skal
konsolideres til.
Perioden, der er angivet i felterne
Startdato og Slutdato, må ikke være på
mere end 500 dage.
Side 304 af 309
Bemærk: Hvis du anvender en
Anvend opr. Bogføringsdato
Kopier feltindhold
Kopier dimensioner
ultimodato, skal startdatoen og
slutdatoen være den samme.
Er der et flueben i feltet betyder det at
bogføringsdatoen på den oprindelige
post overføres til konsolideringsposten.
Hvis feltet ikke er markeret, tages der i
stedet for den sidste
konsolideringsperiodes slutdato som
bogføringsdato for
konsolideringsposten. Hvis
konsolideringsperioden eksempelvis er
fra 1.1.2014 til 31.12.2014 vil posterne
få dato 31.12.2014.
I dette felt vælger du de dimensioner,
der skal medtages i
konsolideringsregnskabet. Tryk på
knappen ”…” og markér med et hak,
de ønskede dimensioner og tryk OK.
Bemærk: Vær opmærksom på at feltet
Overordnet valutakode
skal være udfyldt med de dimensioner,
du har markeret i oversigten.
Her kan du vælge valutakoden for det
virksomhedsregnskab, hvor
konsolideringen skal udføres.
Indlæsning af konsolideringsposter
Indlæsningen af konsolideringsposter i dit lokale regnskab, sker fra
koncernvirksomhedskortet/Handlingsbåndet/Fanen ‘Handlinger’. Når du skal
kontrollere om data er rigtige, skal du vælge først kontrollere filen, du vil indlæse.
Side 305 af 309
På Oversigtspanelet ’Indstillinger’ skal du vælge den sti, hvor du gemte den
udlæste fil. Tryk på knappen ’…’ for opslag på drevet. Herefter kan du vælge
’Udskriv’ eller ’Vis’
Bemærk: Er der ikke noget at udskrive, er filen klar til indlæsning.
Du kan nu indlæse filen fra Handlingsbåndet/Fanen ’Handlinger’ på
Koncernvirksomhedskortet.
Side 306 af 309
Navn
Filformat
Filnavn
Bilagsnr.
Beskrivelse
Feltet angiver det filformat, som
koncernvirksomheden sender
oplysninger i. Hvis virksomheden har
programversion 3.70 eller ældre, sender
de en .txt-fil. Hvis de har version 4.00
eller nyere, sender de en .xml-fil.
Feltet udfyldes med den sti, hvor du
gemte den udlæste fil. Tryk på knappen
”…” for opslag på drevet.
Feltet udfyldes manuelt med et
bilagsnr.
Journaler
Efter hver konsolidering dannes der en journal, der indeholder de poster der er
konsolideret. Under journaler ser du en oversigt over alle de journaler, der er
dannet. Konsolideringsposter får deres eget kildespor som du kan søge på for at
få vist alle konsolideringsposter.
Side 307 af 309
Årsafslutning
I forbindelse med årsafslutningen af dit regnskab i Navision Stat 7.0 vil der blive
udsendt en proces-beskrivelse af hvordan du skal foretage årsafslutningen på den
nye brugergrænseflade. Vejledningen kan findes på Moderniseringsstyrelsens
hjemmeside ( kvikguide til årsafslutning.)
Der er dog nogle Statslige tilretninger til Navision Stat 7.0 som der vil blive
gennemgået nedenfor.
Kørslen Årsafslutning (Nulstil Finans)
Denne kørsel bruges, når året skal afsluttes for regnskaber, hvor ØDUP
Integrations Opsætningen er sat til ’Import SKS Aktivitet.
Hvis regnskaber er opsat med ’Ekstra rapporteringsvaluta’ danner kørslen
automatisk finansposter til nulstilling. Hvis regnskaber ikke er opsat med ’Ekstra
rapporteringsvaluta’, danner kørslen et kladdeforslag, som skal bogføres, før de
relevante konti nulstilles.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Regnskabsår
Side 308 af 309
Navn
Regnskabsårets slutdato
Finanskladdetype
Finanskladdenavn
Bilagsnr.
Bogføringsbeskrivelse
Beskrivelse
Her skrives den sidste dato for det
afsluttede regnskabsår.
Her skal du angive navnet på den
finanskladdetype, som
bogføringsforslaget skal placeres i.
Her skal du angive navnet på det
finanskladdenavn, som
bogføringsforslaget skal placeres i.
Hvis du har udfyldt feltet
finanskladdetype og finanskladdenavn
ovenfor, udfylder kørslen automatisk
dette felt med næste tilgængelige
nummer fra nummerserien for
kladdenavn. Feltet kan også udfyldes
manuelt.
Her skal du angive en tekst, som
posterne i bogføringsforslaget skal
Side 309 af 309
bogføres med.
Nulstil pr.
Koncernvirksomhedskode
Dimensioner
Du skal marker dette felt, hvis der skal
oprettes en post for hver
konc.virksomhedskode.
Hvis der skal oprettes en post for hver
dimension, der anvendes i
finanskontoen skal du vælge koder for
dimensionerne.
Kørslen vil foretage et tjek på om:
1. At det er opsat en værdi i feltet ’Årsafslutningskonto’ i kontoplanen for
alle finanskonti af typen ’Konto’, som posterne skal nulstilles til.
2. At regnskabsåret og tidligere regnskabsår er lukket (Regnskabsperioder).
3. At der er foretaget ’nulstilling af Finans’ i tidligere regnskabsår
Finder kørslen ingen fejl vil du få en meddelelse om at posterne er overført til
en kladde, hvorfra du kan bogføre posterne.
QR-kode
Du finder denne vejledning via vores generelle Navision Stat site
på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, hvorfra du kan
navigerer frem til den ønskede version og manual eller kvikguide.
http://www.modst.dk/Systemer/Navision-Stat
Du kan scanne koden med en smartphone eller en iPad, hvor der er installeret en
QR-kodescanner.